Arkivförordning (1991:446)

Version:

Jämför med tidigare versioner

Departement
Kulturdepartementet
Utfärdad
1991-05-16
Ändring införd
SFS 1991:446 i lydelse enligt SFS 2018:1487
Ikraft
1991-07-01
Upphäver
Cirkulär (1955:693) till samtliga länsstyrelser angående utgallring av handlingar i prövningsnämndernas arkiv
Kungörelse (1955:32) angående återställande eller utgallring av vissa ansökningshandlingar hos myndigheter tillhörande försvaret
Förordning (1946:167) av gallring av verifikationerna till länsstyrelsernas räkenskaper
Kungörelse (1946:705) angående inventering av kyrkoarkiv och kontraktsprostarkiv
Förordning (1974:648) om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling
Förordning (1953:716) om utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter
Brev (1950:544) till krigsarkivet angående förvaring av krigsfiskalernas arkiv
Kungörelse (1947:323) om utgallring ur statliga ämbetsverks och myndigheters arkiv av till apoteksräkningar hörande bilagor
Skrivmaterielkungörelse (1964:504)
Kungörelse (1961:514) med särskilda bestämmelser rörande dispositionen av vissa kyrkliga arkiv vid ändring i den kyrkliga indelningen eller den prästerliga organisationen
Allmän arkivstadga (1961:590)
Brev (1951:147) till krigsarkivet angående förvaring av krigsdomarnas arkivalier
Källa
Regeringskansliets rättsdatabaser
Senast hämtad
  • RA-FS 1997:4: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets RA-FS 1997 :4 föreskrifter (RA-FS 1991:1) och allmänna råd Utkom fråntrycket om arkiv hos statliga myndigheter; den 29 januari 1993

Allmänna bestämmelser

1 §  I denna förordning ges bestämmelser om sådana arkiv och arkivmyndigheter som avses i arkivlagen (1990:782). Dessutom ges bestämmelser om godkännande och märkning av sådana skrivmateriel och förvaringsmedel som avses i lagen (1990:783) om skydd för beteckningen svenskt arkiv.

2 §  Riksarkivet får, om regeringen inte föreskriver annat, meddela föreskrifter om

  1. godkännande och märkning av skrivmateriel och förvaringsmedel,
  2. vad som för olika fall krävs av materiel och metoder med hänsyn till behovet av beständighet.

  • RA-FS 2016:1: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:4) och allmänna råd om tekniska krav och certifiering
  • RA-FS 2012:5: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:1) och allmänna råd om handlingar på papper
  • RA-FS 2015:4: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:4) och allmänna råd om tekniska krav och certifiering
  • RA-FS 2013:2: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband
  • RA-FS 2008:1: Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering
  • RA-FS 2015:3: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:2) och allmänna råd om handlingar på mikrofilm
  • RA-FS 2012:7: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:3) och allmänna råd om handlingar på ritfilm och reprografisk film
  • RA-FS 2009:2: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om
  • RA-FS 2012:6: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:2) och allmänna råd om handlingar på mikrofilm
  • RA-FS 2009:1: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling)
  • RA-FS 2012:8: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:4) och allmänna råd om tekniska krav och certifiering

3 §  Sedan ett ärende hos en myndighet har slutbehandlats skall de allmänna handlingarna i ärendet arkiveras. I samband därmed skall myndigheten pröva i vilken omfattning sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen skall tas omhand för arkivering.

[S2]Allmänna handlingar som inte tillhör ett ärende skall arkiveras så snart de har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts.

[S3]I fråga om diarier och journaler samt register och förteckningar som förs fortlöpande skall varje införd anteckning anses arkiverad i och med att den har gjorts.

[S4]Riksarkivet får meddela ytterligare föreskrifter om när en handling skall anses vara arkiverad.

  • RÅ 1999:36:Uppgifter som utväxlats mellan en skattemyndighet och Riksskatteverket via elektronisk post har ansetts utgöra allmänna handlingar. Även fråga om sådant utkast som avses i 2 kap. 9 § andra stycket TF och som sänts över till annan myndighet för synpunkter har omhändertagits för arkivering.
  • RA-FS 2009:1: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling)

4 §  Riksarkivet får meddela föreskrifter om hos vilken myndighet en upptagning för automatisk databehandling som är tillgänglig för flera myndigheter ska bilda arkiv, om en eller flera statliga myndigheter svarar för ungefär lika stora delar av upptagningen.

[S2]Riksarkivet får meddela motsvarande föreskrifter för enskilda organ i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. Detsamma gäller för Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Förordning (2015:606).

  • RA-FS 2009:1: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling)

5 §  Arkiven skall regelbundet inspekteras av respektive arkivmyndighet.

6 §  När en myndighets organisation eller arbetssätt ändras, skall myndighetens arkivbildning ses över. Den inverkan som ändringen kan få på arkivbildningen och på förutsättningarna för gallring skall beaktas. Innan ändringen sker bör myndigheten samråda med arkivmyndigheten.

[S2]Om en myndighets verksamhet avses bli överförd till ett enskilt organ helt eller delvis skall myndigheten i god tid samråda med arkivmyndigheten.

7 §  En myndighet får låna ut arkivhandlingar till andra myndigheter för tjänsteändamål. Vid tillämpningen av denna bestämmelse ska som myndighet också räknas

  1. sådana organ som avses i 2 § 1 arkivlagen (1990:782),
  2. enskilda organ i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring, och
  3. Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Förordning (2015:606).

7 a §  En arkivmyndighet behöver inte lämna bekräftelse, tillgång till personuppgifter och information enligt artikel 15 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), här benämnd EU:s dataskyddsförordning, när det gäller personuppgifter i arkivmaterial som har överlämnats till myndigheten, om detta visar sig vara omöjligt eller skulle innebära oproportionerligt stor arbetsinsats. Förordning (2018:197).

7 b §  En arkivmyndighet behöver inte rätta eller komplettera personuppgifter enligt artikel 16 i EU:s dataskyddsförordning, när det gäller personuppgifter i arkivmaterial som har överlämnats till myndigheten. Förordning 2018:197).

7 c §  En arkivmyndighet behöver inte begränsa behandlingen av personuppgifter enligt artikel 18 i EU:s dataskyddsförordning, när det gäller personuppgifter i arkivmaterial som har överlämnats till myndigheten. Förordning (2018:197).

7 d §  Rätten att göra invändningar enligt artikel 21 i EU:s dataskyddsförordning gäller inte vid en arkivmyndighets behandling av personuppgifter i arkivmaterial som har överlämnats till arkivmyndigheten. Förordning (2018:197).

Bestämmelser för statliga myndigheter

8 §  Riksarkivet är statlig arkivmyndighet. Förordning (2009:1594).

9 §  Närmare bestämmelser om Riksarkivets organisation och uppgifter finns i förordningen (2009:1593) med instruktion för Riksarkivet. Förordning (2009:1594).

10 §  Bestämmelserna i 6 och 1119 §§ gäller inte för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet eller utrikesrepresentationen.

[S2]Det som i denna förordning gäller för statliga myndigheters arkiv ska gälla även för arkiv hos

  1. sådana myndigheter och organ som avses i 2 § arkivlagen (1990:782),
  2. enskilda organ i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring, och
  3. Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Förordning (2015:606).

11 §  Riksarkivet får, om inte regeringen föreskriver annat, meddela föreskrifter för statliga myndigheters arkiv om

  1. användande av skrivmateriel och förvaringsmedel,
  2. arkivvård, såsom
    • hur arkivet skall organiseras för att rätten att ta del av allmänna handlingar skall underlättas,
    • arkivbeskrivning,
    • arkivförteckning,
    • skydd av arkivet,
    • avgränsning av arkivet,
    • verkställande av gallring,
  3. överlämnande av hela arkivet eller delar därav till en annan myndighet eller till en arkivmyndighet,
  4. återlämnande av handlingar.

  • RA-FS 2012:1: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter1
  • RA-FS 2016:1: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:4) och allmänna råd om tekniska krav och certifiering
  • RA-FS 2012:5: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:1) och allmänna råd om handlingar på papper
  • RA-FS 2015:4: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:4) och allmänna råd om tekniska krav och certifiering
  • RA-FS 2012:2: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse1
  • RA-FS 2013:2: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband
  • RA-FS 2013:4: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler
  • RA-FS 2015:3: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:2) och allmänna råd om handlingar på mikrofilm
  • RA-FS 2012:7: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:3) och allmänna råd om handlingar på ritfilm och reprografisk film
  • RA-FS 2009:2: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om
  • RA-FS 2012:6: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:2) och allmänna råd om handlingar på mikrofilm
  • RA-FS 2012:3: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2004:1) och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst
  • RA-FS 2009:1: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling)
  • RA-FS 2012:9: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:5) och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet
  • RA-FS 2012:8: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:4) och allmänna råd om tekniska krav och certifiering

12 §  Riksarkivet får meddela föreskrifter om gallring.

[S2]Om föreskrifter saknas får Riksarkivet meddela särskilda beslut om gallring. Förordning (1995:680).

  • RA-FS 2012:2: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse1
  • RA-FS 2012:3: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2004:1) och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst
  • RA-FS 2009:1: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling)
  • RA-FS 2012:9: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:5) och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet
13 § Har upphävts genom förordning (2001:648).

14 §  Statliga myndigheter får gallra allmänna handlingar endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning. Förordning (2001:648).

  • HFD 2015:71:Riksarkivets beslut att avslå en begäran om att få allmänna handlingar gallrade har inte ansetts vara överklagbart.

15 §  Myndigheten för digital förvaltning får för statliga myndigheter samt organ som anges i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) meddela närmare föreskrifter om innehållet i och utformningen av den förteckning som ska publiceras enligt 11 § andra stycket lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen. Förordning (2018:1487).

16 §  Riksarkivet får meddela föreskrifter om utlåning av arkivhandlingar i andra fall än som avses i 7 §. Förordning (2001:556).

  • RA-FS 2015:2: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.

17 §  Ett arkiv som överlämnas till Riksarkivet ska vara förtecknat och de handlingar som gallringsfristen har löpt ut för ska vara gallrade.

[S2]I samband med att arkivhandlingar överlämnas till Riksarkivet enligt 9 § arkivlagen (1990:782) eller 6 § förordningen (2009:1593) med instruktion för Riksarkivet ska Riksarkivet träffa en överenskommelse med den avlämnande myndigheten om ersättning för kostnader hos arkivmyndigheten för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna samt för engångskostnader i samband med övertagandet.

[S3]Det som anges i andra stycket ska dock inte gälla allmänna handlingar som senast den 31 december 1999 har kommit in till eller upprättats hos

  1. myndigheter som har upphört och som har haft uppgifter som hänför sig till Svenska kyrkans verksamhet, eller
  2. Svenska kyrkans beslutande församlingar. Förordning (2009:1594).

18 §  Myndigheterna ska lämna Riksarkivet förslag till ny- eller ombyggnad av arkivlokaler i så god tid att Riksarkivets synpunkter på förslaget kan beaktas.

[S2]Innan en myndighet hyr en lokal avsedd för arkivförvaring ska den inhämta yttrande från Riksarkivet. Förordning (2009:1594).

19 §  Myndigheterna ska i god tid underrätta Riksarkivet om tidpunkten för tekniskt samråd enligt 10 kap. 14 § plan- och bygglagen (2010:900) om åtgärder som berör arkivlokaler.

[S2]Riksarkivet ska också underrättas om när en myndighet flyttar in arkiv i en ny- eller ombyggd arkivlokal. Förordning (2011:362).

Överklagande

20 §  I 40 § förvaltningslagen (2017:900) finns bestämmelser om överklagande till allmän förvaltningsdomstol. Andra beslut än beslut enligt 7 a7 d §§ får dock inte överklagas. Förordning (2018:407).

  • HFD 2015:71:Riksarkivets beslut att avslå en begäran om att få allmänna handlingar gallrade har inte ansetts vara överklagbart.
21 § Har upphävts genom förordning (2009:1594).

Ändringar och övergångsbestämmelser

Arkivförordning (1991:446)

    Ikraftträder
    1991-07-01

Förordning (1991:971) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

    Omfattning
    ändr. 9 §
    Ikraftträder
    1991-07-01

Förordning (1992:513).om ändring i arkivförordningen (1991:446)

    Omfattning
    ändr. 9 §
    Ikraftträder
    1992-07-01

Förordning (1992:1056) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

    Omfattning
    ändr. 12, 13, 14, 15, 20 §§
    Ikraftträder
    1993-01-01

Förordning (1993:451) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

    Förarbeten
    Rskr. 1992/93:316, Prop. 1992/93:100, Bet. 1992/93:KrU22
    Omfattning
    ändr. 17 §
    Ikraftträder
    1993-07-01

Förordning (1994:1496) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

    Omfattning
    ändr. 4, 7, 10 §§
    Ikraftträder
    1995-01-01

Förordning (1995:680) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

    Omfattning
    upph. 15 §; ändr. 4, 8, 9, 12, 13, 14, 16, 19, 20 §§
    Ikraftträder
    1995-07-01

Förordning (1996:1600) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

    Omfattning
    ändr. 10 §
    Ikraftträder
    1997-01-01

Förordning (1999:977) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ändr. 4, 7, 10, 17 §§
Ikraftträder
2000-01-01

Förordning (2001:556) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ändr. 16, 20 §§; ny 7 a §
Ikraftträder
2001-08-01

Förordning (2001:648) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
upph. 13 §; ändr. 14 §
Ikraftträder
2001-10-01

Förordning (2008:557) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ändr. 9, 17 §§
Ikraftträder
2008-08-15

Förordning (2009:1594) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
upph. 21 §, rubr. närmast före 21 §; ändr. 8, 9, 17, 18, 19 §§
Ikraftträder
2010-01-01

Förordning (2011:362) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ändr. 19 §
Ikraftträder
2011-05-02

Förordning (2015:287) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ny 15 §
Ikraftträder
2015-07-01

Förordning (2015:606) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Övergångsbestämmelse

  1. Denna förordning träder i kraft den 1 januari 2016.
  2. Äldre föreskrifter gäller till och med den 31 december 2016 för enskilda organ som förvarar allmänna handlingar med stöd av ett beslut om överlämnande och förvaring som fattats före ikraftträdandet.
Omfattning
ändr. 4, 7, 10 §§
Ikraftträder
2016-01-01

Förordning (2018:197) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ändr. 7 a, 20 §§; nya 7 b, 7 c, 7 d §§
Ikraftträder
2018-05-25

Förordning (2018:407) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ändr. 20 §
Ikraftträder
2018-07-01

Förordning (2018:1487) om ändring i arkivförordningen (1991:446)

Omfattning
ändr. 15 §
Ikraftträder
2018-09-01