Förordning om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor

I denna förordning finns det bestämmelser om

1. 1.registrering av uppgifter om studier inom utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå vid statliga universitet och högskolor (2 kap.),
2. 2.rapportering av uppgifter till Statistiska centralbyrån (SCB) om studenter för officiell statistik (3 kap.),
3. 3.framställning av personalstatistik vid SCB (3 kap.), och
4. 4.registrering av uppgifter om studie- och yrkesmeriter vid Universitets- och högskolerådet (4 kap.).

Denna förordning gäller utöver personuppgiftslagen (1988:204) vid helt eller delvis automatiserad behandling av personuppgifter.

Ett universitet, en högskola, SCB och Universitets- och högskolerådet är personuppgiftsansvariga för behandling av personuppgifter i sin verksamhet. Förordning (2012:713).

Med högskolor avses i fortsättningen både universitet och högskolor. Förordning (2007:264).

I denna förordning avses med

student: den som ansöker till utbildning vid en högskola, den som antas till utbildning vid en högskola och den som bedriver studier vid högskolan, och

doktorand: en student som antas till utbildning på forskarnivå vid en högskola och den som bedriver studier på forskarnivå vid högskolan. Förordning (2007:264).

Vid ansökan om antagning till en utbildning, skall högskolan informera den sökande om att uppgifter som har lämnats, liksom uppgifter om studier kommer att behandlas automatiserat i register. Informationen skall innehålla upplysning om att bestämmelser om registren finns i denna förordning och omfatta den information som skall lämnas enligt personuppgiftslagen (1998:204). Förordning (2001:1133).

Bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204) om rättelse och skadestånd gäller vid behandling av personuppgifter enligt denna förordning. Förordning (2005:665).

Att beslut om rättelse och avslag på ansökan om information enligt 26 § personuppgiftslagen (1998:204) får överklagas hos allmän förvaltningsdomstol följer av 22 a § förvaltningslagen (1986:223). Förordning (2005:665).

Varje högskola ska dokumentera uppgifter om studenter.

Varje högskola ska föra ett studieregister och där ange uppgifterna individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad behandling.

En högskola ska upprätthålla en god intern kontroll över registret, och det ska finnas en beskrivning av hur registret förs.

Om en högskola avser att införa ett nytt system för att föra registret eller göra väsentliga förändringar i ett befintligt system, ska högskolan samråda dels med Ekonomistyrningsverket i syfte att säkerställa att de uppgifter i registret som ligger till grund för resurstilldelningen blir tillförlitliga, dels med Universitetskanslersämbetet och Universitets- och högskolerådet i syfte att säkerställa att uppgifterna i registret uppfyller krav på kvalitet och jämförbarhet mellan olika högskolor. Förordning (2012:713).

Ändamålet med studieregistret är att säkra att uppgifter om sökande till utbildning, genomgångna studier, betyg över utbildningar och examina bevaras. Härutöver ska uppgifterna kunna läggas till grund för uppföljning och utvärdering, för antagning av studenter, för beslut om anmälningsavgift och studieavgift, för avstängning av studieavgiftsskyldiga studenter, för administration inom respektive högskola, för ändamål som anges i 6 och 6 a §§, för sådan officiell statistik som avses i 3 kap. samt för resurstilldelning.

Registret får användas även för forskning. Förordning (2010:595).

I studieregistret ska det för varje student dokumenteras uppgifter om

1. 1.behörighet,
2. 2.urvalsgrund,
3. 3.skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift,
4. 4.betalning av anmälningsavgift och studieavgift,
5. 5.antagning,
6. 6.deltagande i utbildning och prov,
7. 7.studieresultat,
8. 8.betyg,
9. 9.tillgodoräknad utbildning eller annan tillgodoräknad verksamhet, och
10. 10.examen.

Studieregistret ska därutöver innehålla sådana uppgifter som krävs för att högskolan ska kunna lämna uppgifter till SCB enligt 3 kap. och Universitets- och högskolerådet enligt 4 kap.

Studieregistret får också innehålla de uppgifter om studenter som behövs för resultatredovisning. Förordning (2012:713).

Uppgifterna i studieregistret om dels deltagande i utbildning, dels studieresultat skall föras i kronologisk och systematisk ordning. Underlaget för uppgifterna skall behandlas i enlighet med föreskrifterna om verifikationer i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Förordning (2001:1133).

I studieregistret skall varje students identitet anges med hjälp av namn och personnummer. Om ett svenskt personnummer saknas, anges ett för denna student vid högskolan unikt nummer.

En högskola får behandla känsliga personuppgifter som avses i 13 § personuppgiftslagen (1998:204) i antagningsärenden, om den enskilde har lämnat samtycke till detta. Förordning (2005:665).

Uppgifter på medium för automatiserad behandling får lämnas ut från en högskolas studieregister till

1. 1.en annan högskola, om uppgifterna rör behörighet och underlag för urval eller studiemeriter som en student vill tillgodoräkna sig eller åberopa i samband med antagning till en utbildning eller utfärdande av examen, eller om uppgifterna behövs för utbildningssamarbete eller annan överenskommen samverkan mellan högskolorna,
2. 2.ett lärosäte i en annan stat inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller i Schweiz under samma förutsättningar som uppgifter får lämnas ut till en högskola enligt 1,
3. 3.Centrala studiestödsnämnden, om uppgifterna behövs för beviljande och utbetalning av studiestöd,
4. 4.Universitets- och högskolerådet eller något annat organ som biträder högskolan med automatiserad behandling av ansökningar till en utbildning, om uppgifterna behövs för att genomföra arbetet,
5. 5.SCB, enligt bestämmelserna i denna förordning,
6. 6.en annan myndighet, om uppgifterna behövs för att handlägga ärenden om utfärdande av yrkeslegitimation eller meddelande av annan behörighet för ett yrke,
7. 7.en myndighet i en annan stat inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller i Schweiz under samma förutsättningar som uppgifter får lämnas ut till svenska myndigheter enligt denna paragraf,
8. 8.en studentkår som har sådan ställning enligt beslut av högskolan enligt 4 kap. 8 § högskolelagen (1992:1434) eller en nation som har sådan ställning enligt 4 kap. 15 § högskolelagen, om uppgifterna rör en students registrering på kurser och behövs för att studentkåren eller nationen ska kunna bestämma om han eller hon har rätt att vara medlem i studentkåren eller nationen,
9. 9.en student, om uppgifterna rör honom eller henne själv,
10. 10.Vetenskapsrådet, Verket för innovationssystem, Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande samt Forskningsrådet för hälsa, arbetsliv och välfärd, om uppgifterna behövs för beviljande av medel för forskning,
11. 11.Svenska institutet, om uppgifterna behövs för beviljande och utbetalning av stipendier, och
12. 12.Universitetskanslersämbetet, om uppgifterna behövs för uppföljning eller för att granska hur effektivt verksamheten bedrivs vid universitet och högskolor. Förordning (2015:133).

Högskolan ska utan dröjsmål till Migrationsverket lämna ut uppgift om att

1. 1.en studieavgiftsskyldig student har antagits till en utbildning, och
2. 2.en student som avses i 1 inte har registrerat sig på utbildningen.

Om det, utifrån de uppgifter som finns registrerade om en studieavgiftsskyldig student, finns anledning att anta att studenten har avbrutit sina studier, ska högskolan meddela Migrationsverket detta.

De uppgifter som avses i första och andra styckena får lämnas ut på medium för automatiserad behandling. Förordning (2010:595).

För gallring av studieregistret gäller 10 § första och andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat föreskrivs i denna förordning.

Uppgifter om den utbildning som en student har genomgått med godkänt resultat eller fått tillgodoräkna sig vid högskolan, om studentens betyg i godkända prov och om den eller de examina som studenten har avlagt får inte gallras.

Uppgifter om en sökande som inte har antagits till utbildning vid högskolan eller om en sökande som har antagits men inte påbörjat sina studier skall gallras så snart det kan göras med hänsyn till

1. 1.högskolans eget behov av material för uppföljningar och statistiska bearbetningar,
2. 2.kraven på resultatredovisning, och
3. 3.kraven på rapportering för den officiella statistiken. Förordning (2001:1133).

En uppgift om medborgarskap som högskolan behöver för beslut om skyldighet att betala anmälningsavgift eller studieavgift ska gallras så snart studieregistret har uppdaterats med uppgift om huruvida studenten tillhör den personkrets som ska betala anmälningsavgift eller studieavgift. Förordning (2010:595).

SCB skall föra ett register och där ange uppgifterna individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad behandling. Förordning (2001:1133).

Registret får användas av SCB för att ge underlag för att framställa sådan officiell statistik över utbildningen vid landets högskolor som behövs för uppföljning, utvärdering och information samt annan statistik, om ändamålet med behandlingen inte är oförenligt med nämnda ändamål.

Registret får användas också för forskning. Förordning (2001:1133).

Registret ska innehålla uppgifter om samtliga studenter i utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Uppgifterna får hämtas från högskolornas studieregister och ska omfatta följande:

1. 1.identitetsuppgifter,
2. 2.uppgifter om högskola, registrering på kurser per termin eller kalenderhalvår,
3. 3.skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift,
4. 4.betalning av anmälningsavgift och studieavgift,
5. 5.eventuellt utbildningsprogram som studenten har antagits till,
6. 6.avklarade högskolepoäng på kurser för varje termin eller kalenderhalvår,
7. 7.för avlagd examen: examens namn och nivå, inriktning, omfattning i högskolepoäng, datum för utfärdande av examensbevis och det huvudsakliga området (huvudområdet) för utbildningen för en kandidat-, magister- eller masterexamen,
8. 8.för varje kurs:
   1. aom kursen är på grundnivå eller avancerad nivå,
   2. bkursens ämnesgrupp enligt den definition som SCB använder, utbildningsområde, fördjupning enligt högskolans bedömning och kursens omfattning i högskolepoäng,
   3. ckurstakt, kurstid och distributionsform,
   4. dden kommun eller det land där kursen huvudsakligen ges, och
   5. etermin då kursen ges, samt
9. 9.för studenter som har avlagt en generell eller konstnärlig examen på avancerad nivå: tidigare avlagd examen enligt examenskraven för den aktuella examen på avancerad nivå. Förordning (2010:595).

Följande uppgifter från andra register inom SCB får föras in i SCB:s universitets- och högskoleregister:

1. 1.genomgången linje, program eller kurs i gymnasieskolan, annan utbildningsbakgrund samt betyg,
2. 2.boendekommun före och efter högskolestudierna, och
3. 3.det land där studenten har genomgått utbildning som gett behörighet till den sökta utbildningen på grundnivå eller avancerad nivå. Förordning (2007:264).

Från systemen för antagning av studenter vid högskolorna och Universitets- och högskolerådet får uppgifter om följande föras in i SCB:s universitets- och högskoleregister:

1. 1.identitetsuppgifter,
2. 2.kurs, utbildningsprogram och högskola som studenten sökt respektive antagits till,
3. 3.studentens prioritering av de sökta utbildningarna,
4. 4.behörighet,
5. 5.skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift, och
6. 6.betalning av anmälningsavgift och studieavgift. Förordning (2012:713).

Från Centrala studiestödsnämndens register (STIS) får följande uppgifter påföras SCB:s universitets- och högskoleregister:

1. 1.identitetsuppgifter,
2. 2.utbetalade studiemedel fördelade på bidrag och lån per kalenderhalvår, och
3. 3.utlandsstudier.

Registret ska innehålla uppgifter om samtliga doktorander. Uppgifterna får hämtas från högskolornas studieregister och ska omfatta följande:

1. 1.identitetsuppgifter,
2. 2.datum för antagning och termin för studiernas påbörjande,
3. 3.ämne och högskola samt, i förekommande fall, sådan forskarskola som regeringen bestämt,
4. 4.terminsvis registrering och aktivitet,
5. 5.typ av studiefinansiering,
6. 6.tidigare utbildning som gett behörighet till utbildningen på forskarnivå,
7. 7.tillgodoräknad utbildning eller annan tillgodoräknad verksamhet i högskolepoäng och, i förekommande fall, om tillgodoräknandet avser utbildning på grundnivå eller avancerad nivå,
8. 8.högskola i Sverige eller det land där doktoranden har genomgått sådan utbildning som avses i 6 eller 7, och
9. 9.för avlagd examen: examens namn och ämne samt datum för utfärdande av examensbevis. Förordning (2012:501).

För gallring av universitets- och högskoleregistret gäller 10 § första och andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat föreskrivs i denna förordning.

Uppgifter om personnummer och högskola får gallras efter 30 år.

Uppgifter om en sökande som inte har antagits till utbildning vid en högskola eller om en sökande som har antagits men inte påbörjat sina studier ska gallras efter tio år. Förordning (2008:712).

SCB får, efter samråd med Universitetskanslersämbetet och högskolorna, meddela närmare föreskrifter om hur uppgifterna ska rapporteras till SCB. Förordning (2012:713).

Som underlag för statistik över högskolornas personal ska SCB ur sådana register som finns inom SCB sammanställa följande uppgifter om de personer som är anställda vid en högskola:

1. 1.identitetsuppgifter,
2. 2.högskola,
3. 3.anställningskategori,
4. 4.grupper av ämnen som en lärare och, i förekommande fall, övrig personal huvudsakligen är verksam inom,
5. 5.arbetets omfattning och om personen har en anställning tills vidare eller en tidsbegränsad anställning,
6. 6.utbildningsbakgrund, och
7. 7.högskola där examen avlagts.

Uppgifterna ska sammanställas i ett register som förs med hjälp av automatiserad behandling. Förordning (2012:501).

Ny beteckning 1 kap. 5 § genom förordning (2005:665).

Ny beteckning 1 kap. 6 § genom förordning (2005:665).

Universitets- och högskolerådet får föra ett antagningsregister och där ange uppgifterna individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad behandling.

Ändamålet med registret är att vara till hjälp för högskolor vid antagning av studenter. Uppgifterna får också användas för ändamål som anges i 4 §, för sådan officiell statistik som avses i 3 kap. och för forskning. Förordning (2012:713).

Uppgifterna i antagningsregistret får hämtas in från högskolornas studieregister och får omfatta följande:

1. 1.de uppgifter som anges i 2 kap. 3 § första stycket,
2. 2.behörighetsgrundande meriter,
3. 3.urvalsgrundande meriter och uppgifter, och
4. 4.de uppgifter i övrigt som en student åberopar i samband med antagning till en utbildning, med undantag för sådana uppgifter som en student lämnar in som underlag för beslut om anmälningsavgift eller studieavgift.

Varje students identitet ska anges på det sätt som föreskrivs i 2 kap. 5 §. Förordning (2010:595).

Universitets- och högskolerådet får behandla känsliga personuppgifter som avses i 13 § personuppgiftslagen (1998:204) i antagningsärenden, om den enskilde har lämnat samtycke till det. Förordning (2012:713).

Uppgifter på medium för automatiserad behandling får lämnas ut från antagningsregistret till

1. 1.en högskola, om uppgifterna rör
   1. abehörighet och underlag för urval eller studiemeriter som en student vill tillgodoräkna sig eller åberopa i samband med antagning till en utbildning eller utfärdande av examen,
   2. bskyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift, och
   3. cuppgift om betald anmälningsavgift och studieavgift,
2. 2.Centrala studiestödsnämnden, om uppgifterna behövs för beviljande och utbetalning av studiestöd,
3. 3.SCB, enligt bestämmelserna i denna förordning,
4. 4.en student, om uppgifterna rör honom eller henne själv,
5. 5.Svenska institutet, om uppgifterna behövs för beviljande och utbetalning av stipendier, och
6. 6.Säkerhetspolisen, om uppgifterna behövs för att myndigheten ska kunna fullgöra verksamhet som anges i 3 § polislagen (1984:387). Förordning (2017:260).

Den registrerade får ha direktåtkomst till sådana personuppgifter om sig själv i antagningsregistret som får lämnas ut till henne eller honom. Vid sådan direktåtkomst skall den registrerades identitet kontrolleras genom en säker metod för identifiering. Förordning (2005:665).

För gallring av antagningsregistret gäller 10 § första och andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat föreskrivs i denna förordning.

Uppgifter om en student ska gallras tio år efter det att uppgifterna senast har påförts.

En uppgift om medborgarskap som Universitets- och högskolerådet behöver som underlag för beslut om anmälningsavgift eller studieavgift ska gallras så snart antagningsregistret har uppdaterats med uppgift om huruvida studenten tillhör den personkrets som ska betala anmälningsavgift eller studieavgift. Förordning (2013:78).