Kritik mot flera verksamhetsställen inom Kriminalvården för att intagnas försändelser och handlingar har lämnats ut till fel person

Bakgrund I anmälningar som kom in till JO under år 2023 klagade många intagna på att personal vid olika verksamhetsställen inom Kriminalvården lämnat ut deras försändelser eller handlingar till fel intagen. Vissa av ärendena remitterades till Kriminalvården medan andra skrevs av med bl.a. en påminnelse om den rättsliga regleringen och hänvisning till att jag redan utredde sådana frågor i flera fall. Jag ville dock fästa Kriminalvårdens uppmärksamhet på förhållandena och skickade i två av de ärenden som avslutades

en kopia av anmälningarna och besluten till myndighetens huvudkontor för kännedom.

I detta beslut behandlas merparten av de remitterade ärendena.

Anmälningar

Anstalten Kumla, dnr 1005-2023 AA, som har skyddade personuppgifter, klagade på att personalen vid inlåsning den 31 januari 2023 lämnade ett sekretessbelagt dokument som innehöll hans personuppgifter till en medintagen. AA anförde att han hade påpekat detta för personalen utan resultat.

Häktet Beateberg, dnr 2928-2023 BB framförde klagomål om att personalen vid flera tillfällen delat ut hans post till medintagna. Det hände bl.a. den 28 mars 2023 när ett brev till honom från sjukvården lämnades till fel intagen, som öppnade det och läste känslig information. BB anförde också att han den 13 april fick en medintagens post. Klagomålen gällde även bl.a. att hans medicin återkommande delats ut flera timmar för sent och att han krävts på betalning för att få läsa vissa dokument.

Anstalten Salberga, dnr 3645-2023 CC klagade i huvudsak på att en anteckning från hans patientjournal lämnats till en medintagen. En kriminalvårdsinspektör informerade honom om incidenten. Journalanteckningen innehöll uppgifter om bl.a. hans namn, personnummer, adress och sjukdomsproblematik samt om det brott han är dömd för. Uppgifterna är mycket känsliga och han är så rädd för sitt liv och sin säkerhet att han inte vågar delta i arbetsdriften. CC bifogade en kopia av journalanteckningen och berättade att han polisanmält saken.

Anstalten Borås, dnr 6068-2023 DD anförde att ett brev till honom från en myndighet delats ut till en medintagen och att uppgifterna i försändelsen därefter blivit kända för flera personer. Han och hans familj har levt med skyddad identitet. Brevet innehöll känsliga uppgifter om en närstående, och familjens adress röjdes. Han fick inte information om det inträffade förrän en medintagen påpekade att denne hade läst hans post. DD begärde ersättning för kränkning och kostnader för att byta adress.

Anstalten Skänninge, dnr 6313-2023 EE klagade på att personalen vid flera tillfällen delat ut hans post till en medintagen med samma förnamn som honom samt att han hade fått den medintagnes post och blivit ombedd att skriva på beslut som rörde denne. Vidare uppgav EE att han saknade post som skickats till honom och misstänkte att den hade lämnats till en annan medintagen med samma förnamn som honom.

Häktet Västervik och anstalten Västervik Norra, dnr 6426-2023 FF, som var placerad i häktet respektive anstalten mellan mars och juli 2023, anförde att en annan intagen i anstalten med samma namn som honom vid flera tillfällen fått hans besked och brev med bl.a. bilder på hans familj. När FF fick reda på det talade han med personalen, som skulle undersöka saken och återkomma. Efter några dagar berättade en anställd att den medintagne som fått

hans saker uppgett att denne lämnat dem till personalen. FF har dock inte fått sina bilder eller brev. I mitten av juli omplacerades han till anstalten Fosie. Efter det fick FF ett brev från den medintagne, som skrev att denne fortfarande får hans post.

Anstalten Skenäs, dnr 7006-2023 GG framförde klagomål mot en klienthandläggare på grund av att han i samband med delgivning även fick handlingar om en medintagen. Av dessa framgick den medintagnes personnummer, vad denne är dömd för, längden på straffet och att tidpunkten för personens villkorliga frigivning skjutits upp på grund av vägran att lämna urinprov. När GG påtalade detta för personalen blev hans situation ohållbar och han fick inte göra en polis- eller JO-anmälan.

Anstalten Salberga, dnr 8656-2023 HH klagade bl.a. på att en kriminalvårdare hade lämnat ett brev som var till honom från Polismyndigheten till en medintagen på en annan avdelning, där det lästes av intagna innan det lämnades tillbaka till personalen. Brevet innehöll extremt privat information om honom, som ansökt om fingerade personuppgifter. I en kompletterande skrift i november 2023 anförde HH att en annan intagen på hans avdelning i oktober hade fått ett brev som var adresserat till HH, och att den medintagne lämnat det till honom. Klagomålen rörde också att HH hade fått försändelser som varit adresserade till en annan intagen, och att ett brev från honom till en medintagen i anstalten lämnats till fel person. HH bifogade bl.a. framsidan av ett kuvert adresserat till honom från Polismyndigheten.

Utredning

JO uppmanade Kriminalvården att yttra sig i respektive ärende, varvid myndigheten anförde sammanfattningsvis följande.

Anstalten Kumla, dnr 1005-2023 Det är korrekt att handlingar rörande AA har lämnats till en annan intagen, vilket givetvis inte är acceptabelt. Det var fråga om ett beslut om varning för sysselsättningsvägran. Enligt uppgifter från den kriminalvårdare som lämnade de aktuella handlingarna till fel person hade beslutet om AA ”fastnat” bakom ett beslut som skulle ges till den medintagne. Flera i personalen har bett AA om ursäkt, och kriminalvårdaren inser att han måste vara noggrannare framöver. E n incidentrapport har upprättats, och Kriminalvårdens enhet för verksamhetsskydd har kontaktats för vidare utredning. Anstalten har påmint samtlig personal på enheten om vikten av att kontrollera och säkerställa att handlingar som innehåller sekretessbelagda eller känsliga uppgifter inte lämnas till fel person.

Häktet Beateberg, dnr 2928-2023 Häktesledningen har bekräftat att en försändelse till BB har befordrats till en annan intagen, dock inte ett brev från sjukvården. Ledningen känner inte till att

BB:s försändelser i andra fall har lämnats till fel person eller att han skulle ha fått en medintagens post. Häktet började ta emot intagna i mitten av mars 2023, och initialt delades försändelser till intagna ut på avdelningen under gemensamhetstid. I samband med att häktet utredde BB:s klagomål uppmärksammades att personal upplevde en press från intagna att lämna ut breven skyndsamt. Rutinen ändrades därför till att post delas ut när de intagna är inlåsta i sina bostadsrum.

BB får alltid en kopia av beslut när han önskar. Han har i flera fall begärt kopior av allmänna handlingar – andra handlingar än beslut som gällde honom själv – och häktet har då meddelat vad kostnaden för kopiorna skulle bli. BB får inte ha sin medicin i bostadsrummet. Det är upp till intagna som inte medges detta att säga till när de vill ta medicinen. När det gäller BB har häktet en rutin där de påminner honom om att ta sin medicin eftersom han ofta glömmer bort det.

Anstalten Salberga, dnr 3645-2023 Det har framkommit att en annan intagen har fått journalanteckningar som innehöll sekretessbelagda uppgifter om CC från anstaltens sjukvårdsavdelning. Av misstag lades den aktuella handlingen, som skulle till CC, i ett kuvert till en medintagen som var placerad på en annan avdelning. Saken upptäcktes när den intagne kontaktade personalen och påtalade att det inte var hans handling. Det inträffade är givetvis inte acceptabelt. Anstalten har påmint sjukvårdspersonal om vikten av noggrannhet vid hanteringen av sådana dokument. Vidare har anstalten genomfört förnyade säkerhetsbedömningar avseende CC och funnit att utlämnandet inte orsakat någon risk för hans säkerhet till liv eller hälsa samt bedömt att hans aktuella placering och sysselsättning varit lämplig även fortsättningsvis. CC har underrättats om detta, bl.a. i samband med att han fick information om händelsen.

Anstalten Borås, dnr 6068-2023 Det är korrekt att DD:s post av misstag delats ut till en medintagen med ett liknande namn. Bidragande orsaker till detta bedöms vara att det var nyanställd personal som tjänstgjorde vid det aktuella tillfället och att de intagna vars post förväxlades har förhållandevis lika namn. Av utredningen framgår att felet uppmärksammades omedelbart, innan de aktuella försändelserna hade hunnit öppnas. Det saknas stöd i utredningen för att DD:s myndighetspost skulle ha varit öppnad och att någon annan än han skulle ha fått del av innehållet i försändelserna. Att intagnas post förväxlas är naturligtvis inte acceptabelt. Kriminalvården ser allvarligt på det inträffade och kommer att följa upp händelsen, men risken för att intagnas post förväxlas kan aldrig helt undanröjas.

Anstalten Skänninge, dnr 6313-2023 Av utredningen framgår att anstaltspersonalen under sommaren 2023 av misstag delade ut EE:s post till en medintagen med samma förnamn. Kriminalvården beklagar och ser allvarligt på det inträffade. Anstalten saknar kännedom om att det skulle ha delats ut post felaktigt till ytterligare en intagen med samma förnamn som EE. Utredningen ger inte heller stöd för att något beslut skulle ha

lämnats till fel person. Anstalten har samtalat med de berörda, och personal har påmints om vikten av att säkerställa att försändelser hanteras på korrekt sätt. Enligt anstalten finns rutiner för att något liknande inte ska inträffa igen.

Häktet Västervik och anstalten Västervik Norra, dnr 6426-2023 Det har under en period funnits två inskrivna med liknande namn vid häktet Västervik och anstalten Västervik Norra, som är belägna på samma plats. Utredningen ger inte stöd för FF:s påståenden om att häktet har hanterat försändelser till honom felaktigt. FF kan dock vid något tillfälle ha återlämnat en försändelse som inte varit ställd till honom. Någon tidpunkt eller vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av detta har dock inte kunnat återges, och det finns inte någon uppgift i behandlingsjournalen om detta. Av journalen framgår att handlingar, dokument, försändelser och foton har översänts från häktet Västervik och skrivits in vid anstalten Fosie. Vilka försändelser som ska ha hanterats felaktigt har inte preciserats tillräckligt, varför det är svårt att i detalj bemöta FF:s påståenden. Av utredningen framgår vidare att det finns arbetssätt vid häktet för att minimera risken för att försändelser, beslut och annan dokumentation hanteras felaktigt. Annat har inte kommit fram än att anstalten Fosie vidtagit de åtgärder som den ansvarar för. Sammantaget är Kriminalvårdens bedömning att utredningen inte ger stöd för slutsatsen att försändelser till FF skulle ha hanterats felaktigt.

Anstalten Skenäs, dnr 7006-2023 När GG skulle delges ett beslut den 27 juli 2023 hade personal råkat lägga dokument tillhörande en medintagen bland de handlingar som GG skulle underrättas om. Till följd av detta kunde GG ta del av den medintagnes personnummer och vad denne verkställer samt om en prövning av uppskjutande av villkorlig frigivning. När misstaget uppmärksammades upprättades en incidentrapport, och kriminalvårdschefen samtalade med berörd personal. Kriminalvården bedömer att det inte behövs några ytterligare åtgärder för att förhindra att något liknande inträffar i framtiden. Den klient vars uppgifter blivit röjda har informerats om händelsen. Kriminalvården tillbakavisar att GG utsatts för negativa konsekvenser efter att han påpekat felaktigheter. Det är en rättighet för intagna att kunna göra t.ex. en JO-anmälan, och det finns inte några uppgifter i utredningen som tyder på att GG skulle ha hindrats från detta.

Anstalten Salberga, dnr 8656-2023 Det stämmer att myndighetspost adresserad till HH har delats ut till fel intagen, som haft möjlighet att ta del av innehållet i försändelsen. Kriminalvården beklagar det inträffade. Anstalten, som ser allvarligt på saken, har tidigare fått kritik från JO för att ha lämnat försändelser till fel intagen och har haft postutdelning som fokusområde. För att minska risken för att försändelser hanteras felaktigt kommer en kriminalvårdare per avdelning att ha ansvar för detta måndag till fredag. Han eller hon kommer att ha till uppgift att bl.a. säkerställa att rutiner följs och att arbetsuppgifter blir korrekt och noggrant utförda. Dessutom ska den som har detta ansvar handleda och stödja personal i det

dagliga arbetet. Personalen har inte någon kännedom om de uppgifter som HH för fram i sin kompletterande skrift.

Anmälarna fick tillfälle att kommentera remissvaren i sina respektive ärenden, vilket BB och CC gjorde.

BB anförde bl.a. följande. Den felaktiga utdelningen av en medintagens post till honom skedde inte under gemensamhetstid utan efter inlåsning. Vidare ifrågasatte BB Kriminalvårdens uppgifter när det gällde både utlämnande av kopior och medicinutdelning.

CC tillade bl.a. att han den 22 september 2023 fick veta att anstalten Salberga hade visat två av hans hemställningar för en medintagen.

Rättsliga utgångspunkter

Varje intagen ska bemötas med respekt för sitt människovärde och med förståelse för de särskilda svårigheter som är förenade med frihetsberövandet (se 1 kap. 4 § fängelselagen [2010:610], FäL).

Sekretess gäller inom hälso- och sjukvården för uppgift om en enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (se 25 kap. 1 § första stycket offentlighets- och sekretesslagen [2009:400], OSL). Det innebär att det råder presumtion för sekretess, och om uppgifter kan lämnas ut måste avgöras efter en skadeprövning i varje enskild situation. Bestämmelsen är tillämplig vid den hälso- och sjukvård som bedrivs inom Kriminalvården.

Vidare gäller inom kriminalvården sekretess för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående lider men eller att fara uppkommer för att någon utsätts för våld eller lider annat allvarligt men om uppgiften röjs (se 35 kap. 15 § första stycket OSL).

En uppgift för vilken sekretess gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen får inte röjas för enskilda eller för andra myndigheter, om inte annat anges i den lagen eller i lag eller förordning som offentlighets- och sekretesslagen hänvisar till (se 8 kap. 1 § OSL).

Bedömning

Detta beslut är inriktat på Kriminalvårdens hantering av sådana uppgifter om intagna som av något skäl är skyddsvärda. Jag går inte in på frågan om rätten till förtrolig kommunikation eller det förhållandet att myndigheten får anses vara den sista länken i befordran av försändelser till intagna.

Det är numera ett vanligt förekommande klagomål hos JO att intagnas försändelser och handlingar med sekretesskyddade eller annars känsliga

uppgifter lämnats till fel person. Olika verksamhetsställen inom Kriminalvården har flera gånger fått kritik för sådana händelser; se från senare tid t.ex. beslut den 10 juni 2022, dnr 9916-2021, den 24 maj 2023, dnr 5390-2022, den 25 maj 2023, dnr 7337-2022, den 30 juni 2023, dnr 9505-2022, och den 13 december 2023, dnr 9959-2022. I samband med detta har framhållits vikten av att kriminalvårdspersonal som hanterar handlingar med sekretesskyddade eller annars känsliga uppgifter sköter sitt uppdrag med stor omsorg och noggrannhet.

Dessutom tog många intagna upp liknande frågor vid mina inspektioner av anstalterna Ystad och Hinseberg i mars respektive oktober 2023 (se protokollen i dnr 1562-2023 och 7379-2023). Jag såg allvarligt på uppgifterna och framhöll i det senare protokollet att ett röjande av sekretessbelagda uppgifter i vissa fall kan innebära en fara för den intagnas trygghet och säkerhet samt utgöra brott mot tystnadsplikt (20 kap. 3 § brottsbalken).

Jag har därutöver i närtid kritiserat anstalten Sagsjön för att en intagen med skyddade personuppgifter inte fick tillfälle att gå igenom sina tillhörigheter och lägga undan handlingar med känsliga uppgifter innan hon skulle dela cell med en annan intagen (se mitt beslut den 30 oktober 2023, dnr 8017-2022).

Av remissvaren i de fall som behandlas här framgår att kriminalvårdspersonal i fråga om AA, BB, CC, DD, EE, GG och HH har lämnat ut intagnas försändelser eller andra handlingar till fel person. I vissa fall har det rört sig om uppgifter av ytterst känslig karaktär, såsom skyddade personuppgifter. Det är förstås helt oacceptabelt eftersom det kan medföra en direkt fara för bl.a. den intagnas säkerhet. Jag ser mycket allvarligt på händelserna och finner alltså anledning att nu rikta kritik mot vart och ett av de aktuella verksamhetsställena, dvs. anstalterna Borås, Kumla, Salberga, Skenäs och Skänninge samt häktet Beateberg.

När det gäller FF har hans klagomål tillbakavisats av Kriminalvården. Ytterligare utredningsåtgärder framstår inte som meningsfulla, och jag får därför konstatera att det som har kommit fram i hans fall inte ger grund för kritik. Med anledning av myndighetens uppgifter om att FF vid något tillfälle kan ha återlämnat en försändelse som inte var ställd till honom vill jag dock framhålla att ett verksamhetsställe enligt min mening alltid bör dokumentera den typen av incidenter. I annat fall försvåras möjligheterna till bl.a. intern uppföljning och extern granskning.

Särskilt utifrån mina tidigare iakttagelser och utredningen i de nu aktuella ärendena drar jag slutsatsen att bristande hantering av intagnas försändelser och handlingar är ett utbrett och återkommande problem inom Kriminalvården. Det är givetvis inte godtagbart. Som jag nyss har anfört kan brister i detta avseende få allvarliga konsekvenser för intagna och deras närstående, vilket förstås är mycket bekymmersamt. Dessutom kan det påverka de intagnas förtroende för myndigheten och dess anställda. Jag vill därför på nytt understryka vikten av att kriminalvårdspersonal som hanterar handlingar med sekretesskyddade eller

annars känsliga uppgifter sköter sitt uppdrag med stor omsorg och noggrannhet. I sammanhanget kan nämnas att jag för närvarande utreder ytterligare ett ärende med liknande klagomål mot myndigheten (dnr 10342-2023) och anmälningar med samma påståenden fortsätter att komma in till JO. Jag vill genom detta beslut fästa Kriminalvårdens uppmärksamhet på problemets omfattning. Det är oklart för mig vad orsakerna närmare kan vara, men jag uppmanar myndigheten att omgående vidta åtgärder för att komma till rätta med saken. Beslutet skickas därför även till Kriminalvårdens huvudkontor för kännedom.

Det som i övrigt har anförts – bl.a. BB:s klagomål om kopior av handlingar och medicinutdelning samt CC:s uppgifter om att hans hemställningar visats för medintagna – ger inte tillräckliga skäl till några ytterligare utredningsåtgärder eller uttalanden från min sida.

Med anledning av DD:s begäran om ersättning vill jag informera om att JO inte prövar frågor om skadestånd.

Ärendena avslutas.

Katarina Påhlsson

Seniora rättssakkunniga Nathalie Stenmark har föredragit ärendena och byråchefen Catrine Björkman har deltagit i beredningen.