Uttalanden om Kriminalvårdens hantering av e -postmeddelanden från en offentlig försvarare till en intagen

[P]

Justitieombudsmannen Per Lennerbrant

Uttalanden om Kriminalvårdens hantering av epostmeddelanden från en offentlig försvarare till en intagen

Anmälan

I en anmälan mot Kriminalvården, häktet Gävle förde advokaten AA fram sammanfattningsvis följande. I november 2023 skickade han ett epostmeddelande till häktet, som var avsett för en intagen som han var offentlig försvarare för. Meddelandet gällde en brådskande fråga och innehöll handlingar från en tingsrätt. Häktet lämnade inte vidare e-postmeddelandet till den intagne, vilket var fel eftersom e-post utgör elektronisk kommunikation mellan en intagen och dennes offentlige försvarare som inte får vägras.

Även om meddelandet inte var att anse som elektronisk kommunikation borde häktet ha lämnat det vidare, då det rörde en brådskande fråga och möjlighet till snabb kommunikation via e-post kan ha stor betydelse för att en intagen ska kunna tillvarata sin rätt under en rättegång. Häktet har upplyst honom om att det i fortsättningen inte avser att vidarebefordra e-postmeddelanden som han i egenskap av offentlig försvarare skickar till intagna klienter.

Utredning JO uppmanade Kriminalvården att yttra sig över det som AA fört fram i sin anmälan, och särskilt besvara följande frågor:

• Hur anser Kriminalvården att ett häkte ska hantera ett e-postmeddelande som en försvarare skickar till häktet och som är avsett för en intagen? Hur ser myndigheten på frågan om ett sådant meddelande utgör elektronisk kommunikation mellan försvararen och den intagne, dvs. finns det en rättslig skyldighet för häktet att lämna vidare e-postmeddelandet till den intagne? Har det någon betydelse om försvararen angett den intagne som mottagare i den s.k. ämnesraden?

• Om Kriminalvården bedömer att häktet inte har en skyldighet att förmedla ett sådant meddelande till den intagne, anser myndigheten att häktet i något fall ändå bör göra det, t.ex. vid mycket brådskande angelägenheter? I vilken form bör då meddelandet lämnas till den intagne?

• Får personalen ta del av innehållet i ett sådant elektroniskt meddelande? Vad gäller om e-postmeddelandet har skrivits ut på papper?

I sitt remissvar anförde Kriminalvården, genom rättschefen, följande:

Utredning

Uppgifter om sakförhållandena har hämtats in från region Nord, som i sin tur har hämtat in uppgifter från häktet Gävle och från en kriminalvårdsjurist i region Nord som varit involverad i advokatens kontakter med häktet. Genom utredningen har följande kommit fram. Det finns inte någon situation vari häktet anser sig vara skyldigt att vidarebefordra e-postmeddelande från försvarare till intagen som kommit in till häktets e-postbrevlåda. Om det är brådskande, har försvarare rätt att kontakta sin klient per telefon eller besök i häktet. Försvarare har också möjlighet att i häktet lämna de handlingar som behöver förmedlas till den intagne. Att vidareförmedla e-post till intagna klienter är en serviceåtgärd som är resurskrävande för en redan ansträngd myndighet. Därmed sker det normalt endast avseende e-post från myndigheter. Häktet informerar den som har skickat e-postmeddelandet om att det inte kommer att befordras till den intagne. Att försvarare skickar e-post avsedd för en intagen klient till häktets e-postbrevlåda är besvärande, eftersom e-posten omöjligen kan hanteras utan att dess innehåll i någon grad blir synligt. Det innebär dock inte att häktet anser att personal får ta del av innehållet. Detta har också påtalats för anmälaren i aktuellt ärende, som uppgett sig vara högst medveten om det när denne sänder något till häktets myndighetsbrevlåda. Eftersom häktet inte tillhandahåller den servicegrad som det innebär att skriva ut e-postmeddelanden till intagna, har häktet inte heller haft anledning att se över hur hanteringen skulle ske. Anmälaren har varit i kontakt med såväl kriminalvårdsinspektör som klienthandläggare vid häktet Gävle och fått både muntligt och skriftligt svar enligt ovan. Häktet har hänvisat till samråd och rådfrågande av sektionen för allmän klientjuridik – östra (Härnösand) vid Kriminalvårdens huvudkontor samt fått numret till sektionen och haft e-postkontakt med en kriminalvårdsjurist.

Rättslig reglering

Enligt 3 kap. 4 § häkteslagen (2010:611), HäL, får en intagen stå i förbindelse med en annan person genom elektronisk kommunikation i den utsträckning det lämpligen kan ske. Av tredje stycket framgår att elektronisk kommunikation mellan en intagen och hans eller hennes offentliga försvarare inte får vägras. Detsamma gäller elektronisk kommunikation mellan en intagen och en försvarare som den intagne har utsett om försvararen uppfyller de krav som ställs i 21 kap. 5 § första stycket rättegångsbalken. Enligt 3 kap. 5 § andra stycket HäL får elektronisk kommunikation mellan en intagen och hans eller hennes försvarare inte avlyssnas. Enligt 3 kap. 6 § HäL ska försändelser mellan en intagen och bl.a. hans eller hennes offentliga försvarare vidarebefordras utan granskning. Enligt 6 § förvaltningslagen (2017:900) ska en myndighet se till att kontakterna med enskilda blir smidiga och enkla. Myndigheten ska lämna den enskilde sådan hjälp att han eller hon kan ta till vara sina intressen. Hjälpen ska ges i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Den ska ges utan onödigt dröjsmål. Enligt 10 § häktesförordningen (2010:2011) får elektronisk kommunikation endast äga rum med utrustning som tillhandahålls eller godkänns av Kriminalvården eller den myndighet som svarar för förvaringslokalen. Enligt 3 kap. 8 § Kriminalvårdens föreskrifter och allmänna råd (KVFS 2011:2) om häkte, FARK Häkte, får en intagen endast använda sådan utrustning för elektronisk kommunikation som tillhandahålls av Kriminalvården. Enligt 3 kap. 15 § FARK Häkte ska en försändelse till eller från en intagen befordras samma dag som försändelsen kommer till häktet, om det är möjligt och försändelsen inte ska granskas eller hållas kvar. Av allmänna råd till 3 kap. 4 § HäL i 3 kap. FARK Häkte framgår att med uttrycket lämpligen kan ske avses praktiska förutsättningar för elektronisk kommunikation, t.ex. vad som är möjligt med hänsyn till häktets rutiner samt tillgången till personal och utrustning för sådan kommunikation. I förarbeten till fängelse- och häkteslagstiftningen uttalas bl.a. följande. Med elektronisk kommunikation avses här ljud, text, bild, data eller annan information som förmedlas med hjälp av radio, ljus eller elektromagnetiska svängningar som utnyttjar särskilt anordnade ledare (jfr 6 kap. 19 § andra stycket lagen [2003:389] om elektronisk kommunikation). Det innebär att t.ex. användning av fast telefoni, mobiltelefoni, Internet och e-post omfattas av begreppet (se prop. 2009/10:135 s. 145). Med försändelse avses varje försändelse, t.ex. brev, skriftliga meddelanden, andra skriftliga handlingar och paket, som är avsedda att genom Kriminalvårdens försorg befordras till eller från den intagne. Med försändelse avses däremot inte ett elektroniskt meddelande, t.ex. e-post, såvitt meddelandet inte har skrivits ut. Ett elektroniskt meddelande omfattas av bestämmelserna om elektronisk kommunikation i 4 och 5 §§ (se a. prop. s. 147). I avsnitt 3.3 i Kriminalvårdens handbok om intagnas försändelser (2015:2) anges bl.a. följande. När det gäller inkommen e-post till intagna, som inte skrivits ut, finns således inte någon formell skyldighet enligt FäL eller HäL för Kriminalvården att skriva ut och befordra den. Inkommen e- post från en myndighet till en intagen ska dock i regel befordras av serviceskäl. Även e-post från en privatperson till en intagen kan vidarebefordras av serviceskäl. Om e-post inte vidarebefordras bör avsändaren underrättas om detta och anledningen därtill (observera att tystnadsplikten kan behöva beaktas).

Kriminalvårdens bedömning

Försändelser till och från intagna i häkte ska befordras enligt bestämmelserna i häkteslagen och FARK Häkte. Som framgår av de ovan redovisade förarbetsuttalandena är ett icke utskrivet elektroniskt meddelande, t.ex. e-post, inte en försändelse i den mening som avses i fängelse- och häkteslagstiftningen. Sådan

kommunikation omfattas i stället av bestämmelserna om elektronisk kommunikation, som endast får äga rum med utrustning som tillhandahålls eller godkänns av Kriminalvården. Myndigheten tillhandahåller utrustning för elektronisk kommunikation i form av telefon- och videosamtal, men inte utrustning för elektronisk kommunikation via e-post. Ett häkte ska hantera ett e-postmeddelande som en försvarare skickar till häktet och som är avsett för en intagen på det sätt som följer av myndighetens handbok om intagnas försändelser. Häktet Gävle har i förevarande fall hanterat ett epostmeddelande på det beskrivna sättet. Eftersom elektronisk kommunikation endast får äga rum med utrustning som tillhandahålls eller godkänns av bl.a. Kriminalvården, och intagna saknar teknisk möjlighet att kommunicera via e-post, anser myndigheten att ett e-postmeddelande av det slaget rätteligen utgör ett meddelande från försvararen till Kriminalvården. Varken häkteslagen, häktesförordningen eller FARK Häkte innehåller någon rättslig skyldighet för ett häkte att skriva ut och därefter lämna det e-postmeddelandet vidare till den intagne. Enligt Kriminalvårdens bedömning saknar det därför betydelse om försvararen har angett den intagne som mottagare i den s.k. ämnesraden. Ett häkte kan förmedla ett sådant e-postmeddelande som det nu är fråga om inom ramen för sin serviceskyldighet. Att vidareförmedla e-post till intagna klienter är dock en resurskrävande serviceåtgärd. Kriminalvården bedömer därför att ett häkte normalt inte heller vid t.ex. mycket brådskande angelägenheter bör förmedla ett e-postmeddelande som en försvarare har skickat till ett häkte men ställt till en intagen klient. I stället bör försvararen i regel informeras om att en vidareförmedling av e-postmeddelandet inte kommer att ske, skälet för det och vilka kontaktmöjligheter som finns. Så har skett i detta fall. Elektronisk kommunikation mellan en intagen och hans eller hennes försvarare får inte avlyssnas och försändelser mellan en intagen och hans eller hennes försvarare ska som utgångspunkt vidarebefordras utan granskning. Kriminalvården bedömer därför att personal inte får ta del av innehållet i vare sig ett elektroniskt meddelande, som en försvarare har skickat till ett häkte men ställt till en intagen, eller en utskrift av detsamma. Det ligger dock i sakens natur att ett sådant e-postmeddelande inte kan hanteras utan att dess innehåll i någon mån blir känt för personal. Även av den anledningen vore det önskvärt att försvarare – vars kontakter med intagna klienter inte får avlyssnas, övervakas eller granskas – inte skickar e-post som är avsedd för en intagen klient till ett häkte.

AA kommenterade remissvaret och anförde bl.a. följande. E-postmeddelandet var ställt till hans huvudman och inte till häktet. Det har i vart fall ålegat häktet att vidarebefordra meddelandet inom ramen för sin serviceskyldighet.

Bedömning

Fanns det en skyldighet att föra e-postmeddelandet vidare enligt bestämmelsen om elektronisk kommunikation i häkteslagen?

I 3 kap. 4 § häkteslagen (2010:611) sägs bl.a. följande. En intagen får stå i förbindelse med en annan person genom elektronisk kommunikation i den utsträckning det lämpligen kan ske (första stycket). Elektronisk kommunikation mellan en intagen och hans eller hennes offentliga försvarare får inte vägras (tredje stycket).

Bestämmelsen kan uppfattas som att det finns en undantagslös rätt för en offentlig försvarare att kommunicera elektroniskt, exempelvis via e-post, med sin klient i ett häkte. Av förarbetena framgår dock tydligt att bestämmelsen inte

är avsedd att förstås på det sättet. Avgörande för möjligheterna till elektronisk kommunikation är bl.a. häktets rutiner och tillgången till kommunikationsutrustning. Det är detta som avses med uttrycket ”i den utsträckning det lämpligen kan ske”. (Se prop. 2015/16:187 s. 27 f.)

Av 10 § häktesförordningen (2010:2011) framgår att elektronisk kommunikation endast får äga rum med utrustning som tillhandahålls eller godkänns av Kriminalvården eller den myndighet som svarar för förvaringslokalen (se även 3 kap. 8 § Kriminalvårdens föreskrifter och allmänna råd [KVFS 2011:2] om häkte, FARK Häkte).

Kriminalvården tillhandahåller generellt sett inte utrustning för kommunikation via e-post, och har inte heller gjort så i det här fallet. Den intagne som AA:s epostmeddelande var avsett för hade alltså inte någon möjlighet att kommunicera via e-post. Någon skyldighet för häktet att föra AA:s meddelande vidare till den intagne på grund av bestämmelsen om elektronisk kommunikation i häkteslagen fanns således inte. Det saknar i sammanhanget betydelse om det framgick att meddelandet var avsett för den intagne, t.ex. genom att denne angavs som mottagare i ämnesraden.

Borde e-postmeddelandet lämnats vidare som en serviceåtgärd? En myndighet ska lämna den enskilde sådan hjälp att han eller hon kan ta till vara sina intressen. Det framgår av 6 § förvaltningslagen (2017:900). Vidare ska varje intagen bemötas med förståelse för de särskilda svårigheter som är förenade med frihetsberövandet (1 kap. 4 § häkteslagen).

Kriminalvården har uppgett att det är en resurskrävande åtgärd att vidareförmedla e-post och att ett häkte därför normalt inte ens vid mycket brådskande angelägenheter bör göra detta från en försvarare till en intagen. I stället bör försvararen i regel informeras om att en vidareförmedling inte kommer att ske, skälet för det och vilka kontaktmöjligheter som finns, vilket också skett i det här fallet. Myndigheten har också pekat på att det framstår som oundvikligt att häktespersonalen i någon mån ser innehållet i ett meddelande som skickas till ett häktes funktionsbrevlåda.

Jag kan inte se att det finns någon skyldighet enligt författning att som en serviceåtgärd vidareförmedla e-post från en försvarare till en intagen. Det som kommit fram i ärendet ger mig därför inte anledning att föra fram någon kritik mot häktet för hanteringen av AA:s e-postmeddelande.

Samtidigt finns det skäl att beakta att sådan e-post ofta kan avse viktiga angelägenheter i det straffrättsliga förfarandet. Jag noterar att häktet hade förmedlat e-postmeddelandet till den intagne om det skickats direkt från exempelvis tingsrätten. Till saken hör även att det på ett mer generellt plan förekommer praktiska svårigheter för försvarare att komma i kontakt med intagna inom Kriminalvården (se mina beslut den 24 juni 2025, dnr 6612-2023 samt dnr 7632-2023 och 944-2024).

Mot den angivna bakgrunden framstår det som önskvärt med en något mer nyanserad inställning till e-postmeddelanden från en offentlig försvarare än den som häktet Gävle verkar ha intagit. Jag uppfattar att Kriminalvården i sitt remissvar ger uttryck för en mindre kategorisk hållning. Som myndigheten är inne på riskerar dock konfidentialiteten mellan en intagen och dennes försvarare oundvikligen att inskränkas om försvararen skickar e-post avsedd för den intagne till ett häkte. Det måste förutsättas att en försvarare är införstådd med detta.

Ärendet avslutas.

Beslutet har fattats av JO Per Lennerbrant. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift.

Rättssakkunniga Emma Söderberg Majanen har föredragit ärendet och byråchefen Johan Thorblad har deltagit i beredningen.