Kritik mot Kommunstyrelsen i Kristinehamns kommun för utformningen av en digital tjänst för utlämnande av allmänna handlingar som kräver e-legitimation

Anmälan

AA anmälde Kristinehamns kommun den 28 november 2024 och förde fram följande.

När man ska begära en allmän handling från kommunen blir man vidarebefordrad till en självservicefunktion för att skapa en beställning. För att sedan skapa en beställning tvingas man logga in via bank-id. Med kommunens egna ord så används bank-id ”för att kommunen ska vara säker på vem det är som använt e-tjänsten”. Detta går rakt emot att man har rätt att vara anonym vid utkrävande av allmän handling.

Till anmälan fogade AA bilder på information från kommunens hemsida och ett mejl i vilket en tjänsteman hänvisade honom till kommunens digitala självservice.

Utredning

Kommunstyrelsen i Kristinehamns kommun (tf. enhetschefen BB) yttrade sig den 6 mars 2025 och uppgav följande.

AA begärde via mejl ut lönelistor innehållande personuppgifter. För att kunna hantera personuppgifter på ett säkert sätt har kommunen en e-tjänst för sådana framställningar. AA hänvisades dit. AA återkom och meddelade att han ville vara anonym varpå registrator vidarebefordrade mejlet till kommunens

HR-avdelning som hanterade begäran och lämnade ut handlingarna. Kommunen har därmed hanterat AA:s begäran och hans önskemål om att vara anonym.

Kommunens e-tjänst har förtydligats med hur den som vill vara anonym ska gå till väga för att begära ut en handling. På hemsidan anges nu följande under rubriken ”Rätt att vara anonym”.

Den som begär ut handlingar har rätt att vara anonym. För att begära ut anonymt kan du ringa kommunens växel på 0550-880 00 eller kontakta kommunen@kristinehamn.se. Ange i meddelandet till kommunen att du vill vara anonym. Eventuell betalning av handlingarna sker då kontant. AA gavs möjlighet att kommentera kommunens yttrande.

Bedömning

Utformningen av kommunens självservice är inte förenlig med anonymitetsskyddet En myndighet får inte på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling efterforska vem denne är eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om det finns hinder mot att handlingen lämnas ut (2 kap. 18 § tryckfrihetsförordningen, anonymitetsskyddet). En myndighet kan därför inte kräva att en enskild legitimerar sig som ett villkor för att framställa en begäran om allmän handling eller för att ta del av en sådan handling.

Det finns inget förbud mot att en myndighet som en service erbjuder en digital tjänst för utlämnande av allmänna handlingar. Om det tydligt framgår att det finns andra sätt att göra en begäran om utlämnande ser jag inget hinder mot att den digitala tjänsten förutsätter e-legitimering. Det är dock viktigt att myndigheten formulerar sig omsorgsfullt så att en enskild inte ges uppfattningen att uppgifter om dennes identitet måste lämnas för att en begäran överhuvudtaget ska kunna ges in. Det är även lämpligt att myndigheten tydligt upplyser hur en begäran kan göras av den som vill vara anonym.

En digital tjänst med e-legitimering får alltså inte utformas som ett förstahandsalternativ för tillgången till allmänna handlingar och medföra att andra kontaktvägar kommer i skymundan eller diskrimineras på något annat sätt.

Kommunens självservice för allmänna handlingar är utformad på så sätt att den enskilde direkt länkas till en inloggning med e-legitimation. Där finns också information om att legitimeringen används för att kommunen ska vara säker på vem som använder e-tjänsten. Utformningen är inte förenlig med tryckfrihetsförordningens anonymitetsskydd.

Informationen på webbplatsen är missvisande Det är positivt att kommunen efter JO:s remiss har justerat informationen på sin hemsida om rätten att vara anonym. Jag ser trots det anledning att påtala att även enskilda som inte önskar vara anonyma har möjlighet att per telefon eller

via mejl begära ut handlingar. Dessutom har enskilda enligt tryckfrihetsförordningen alltid rätt att göra sådana framställningar på plats hos myndigheten.

Informationen på kommunens webbplats är alltså fortfarande inte helt rättvisande. Brister i informationen till den som vill ta del av allmänna handlingar kan leda till att den som överväger att begära ut en handling väljer att inte göra det. Det finns därför anledning att understryka vikten av att den information som en myndighet lämnar till enskilda är tydlig och korrekt.

Hanteringen av AA:s begäran AA gav in sin begäran till myndigheten via mejl, men han hänvisades till att i stället göra begäran via kommunens självservice på hemsidan.

JO har tidigare uttalat att en begäran kan ställas till vem som helst inom en myndighet. Den som vill ta del av handlingar har ingen skyldighet att vända sig till en särskilt inrättad utlämningsfunktion med sin begäran. Om begäran om att ta del av handlingar kommer in till myndigheten via någon annan kontaktväg än den som anvisats är det myndighetens uppgift att hantera den. (JO 2024 s. 26, dnr 3055-2023, och JO 2024 s. 242, dnr 1274-2023)

I stället för att hänvisa AA till att göra en ny begäran via självservicen på kommunens hemsida borde kommunen skyndsamt ha tagit ställning till om de begärda handlingarna kunde lämnas ut. Kritik Kommunstyrelsen i Kristinehamns kommun kritiseras för att självservicen för tillgången till allmänna handlingar är utformad på ett sätt som inte är förenligt med anonymitetsskyddet och för att AA:s begäran inte behandlades i enlighet med tryckfrihetsförordningens krav. Jag förutsätter att kommunen ändrar självservicens utformning och informationen på webbplatsen om hur en begäran om allmänna handlingar kan göras.

Ärendet avslutas.

Beslutet har fattats av JO Per Lennerbrant. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift.

Rättssakkunniga Johanna Cervin-Ellqvist har föredragit ärendet och byråchefen Charlotte Håkansson har deltagit i beredningen.