Kritik mot Kommunstyrelsen i Skinnskattebergs kommun för bristande service genom att inte informera om att en begäran om kopior av allmänna handlingar omfattade en synnerligen stor mängd handlingar och att avgiften kunde komma att bli mycket hög

Anmälan

I en anmälan till JO den 29 februari 2024 framförde AA, redaktionschef och ansvarig utgivare för SVT Nyheter Västmanland, klagomål mot Skinnskattebergs kommun enligt i huvudsak följande.

Den 16 januari 2024 begärde en reporter på SVT ut samtliga fakturor, original och bilagor som kommunen under 2023 fått från två företag samt, med visst undantag, samtliga fakturor, original och bilagor som under samma år inkommit till kommunens sektor Teknik och service. Den 19 januari återkom reportern om begäran och fick svar av kommunens ekonomichef att sekretessbedömning och utskrifter hade påbörjats och att det inte gick att bedöma hur lång leveranstiden skulle bli. Ekonomichefen frågade efter faktureringsuppgifter och postadress för att kunna skicka mot postförskott. Reportern hänvisade till att man tidigare hade fått allmänna handlingar på mejl men fick till svar att handlingarna skulle skickas i pappersformat. Reportern bad då om att få hämta utskrifterna i kommunhuset. Den 31 januari återkom reportern till kommunen som meddelade att de sista dokumenten nu var utskrivna men att det återstod viss sekretessbedömning samt vägning av kartongerna för debiteringen. Samma kväll meddelade kommunen att det rörde sig om cirka 9 kartonger. Reportern

bad att få hämta materialet nästa dag. Påföljande dag meddelade kommunen att det var fråga om 7,5 kartonger.

Efter att ha fått fakturan ifrågasatte redaktionen att kommunen inte i samband med beställningen hade upplyst om mängden dokument eller kostnaden. Kommunen svarade att sådan information inte brukar ges eftersom mängden handlingar visar sig först vid utskrift samt upplyste att arbetet med kommunens årsredovisning lagts åt sidan för att personalen skulle hantera utlämnandet. Ekonomichefen hade vid ett senare tillfälle uppgett att man brukar informera privatpersoner om uppskattad kostnad men utgår från att journalister känner till taxan.

Utredning

JO begärde att Kommunstyrelsen i Skinnskattebergs kommun skulle yttra sig över det som fördes fram i anmälan. Av yttrandet skulle framgå bl.a. om kommunen har som rutin att i ett tidigt skede informera enskilda som begär att få kopior av allmänna handlingar om uppskattad avgift och/eller uppskattat antal sidor som begäran omfattar.

Kommunstyrelsen yttrade bl.a. följande.

Det är korrekt att kommunen inte informerade om uppskattad avgift eller antal sidor i samband med att begäran inkom. Begäran var oerhört omfattande. Det rörde sig om drygt 15 000 sidor och det var inte möjligt för kommunen att inledningsvis göra en uppskattning av den totala kostnaden. Kommunen anser att det i kommunikationen med den enskilde ändå tidigt bör ha framgått att det rörde sig om en omfattande mängd handlingar och bedömer att handläggningen av utlämnandet varit förenlig med gällande lagstiftning. Avgiften uppgick till 30 112 kr i enlighet med kommunens taxa. Kommunen har som rutin att informera enskilda som begär kopior av allmänna handlingar om uppskattad avgift respektive antal sidor vid en större begäran där så är möjligt. Det har dock visat sig kunna vara vilseledande att i ett tidigt skede uttala sig om antalet handlingar och den totala kostnaden. Kommunen har påbörjat arbetet med att revidera taxan för kopiering och rutinen för utlämnande av allmän handling. Utifrån att kommunen tidigare fått klagomål dels när den lämnat en uppskattad totalkostnad och dels nu när den inte gjort en tydligare uppskattning av totalkostnaden i ett tidigare skede så kommer kommunen att se över hur detta kan klargöras ytterligare i rutinerna.

AA kommenterade yttrandet och uppgav bl.a. att hon inte delade kommunens uppfattning att reportern borde ha förstått att begäran omfattade en stor mängd handlingar.

Rättslig reglering

I 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF) finns grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet och utlämnande av sådana handlingar. En allmän

handling som får lämnas ut, dvs. som inte omfattas av sekretess, ska genast eller så snart det är möjligt tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Det ska ske på stället och utan avgift. Den som önskar ta del av en allmän handling har även rätt att mot en fastställd avgift få en kopia av handlingen. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. (2 kap. 15 och 16 §§ TF)

För statliga myndigheter är avgifterna för kopior av allmänna handlingar fastställda i avgiftsförordningen. För myndigheter på det kommunala området saknas särskilda regler motsvarande bestämmelserna i avgiftsförordningen. Varje kommun ska i stället själv fastställa de avgifter som ska tas ut inom ramen för den självkostnadsprincip som gäller enligt 2 kap. 6 § kommunallagen.

Vid handläggningen av en begäran om utlämnande av allmänna handlingar gäller bestämmelsen i 6 § förvaltningslagen om myndigheters serviceskyldighet gentemot enskilda. Där anges att en myndighet ska se till att kontakterna med enskilda blir smidiga och enkla. Myndigheten ska lämna sådan hjälp att den enskilde kan ta till vara sina intressen. Hjälpen ska ges i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Den ska ges utan onödigt dröjsmål.

Bedömning

Min granskning har avsett om kommunen har iakttagit sin serviceskyldighet enligt förvaltningslagen.

Allmänhetens tillgång till allmänna handlingar är en central del av offentlighetsprincipen. En begäran om att få en kopia av en allmän handling ska behandlas skyndsamt. Om begäran avser ett omfattande material kan myndigheten behöva föra en dialog med sökanden för att tryckfrihetsförordningens krav på skyndsam handläggning ska uppfyllas. På så sätt kan sökanden få en uppfattning om mängden handlingar som träffas av begäran och vid behov begränsa eller precisera sin begäran för att bl.a. påskynda handläggningen.

Både sökanden och myndigheten har såklart ett intresse av att det inte tas fram kopior av allmänna handlingar som egentligen inte efterfrågas. En dialog med sökanden kan därför vara motiverad även av det skälet. Det ligger i serviceskyldigheten att myndigheten tar initiativ till dialogen, vilket bör ske så tidigt som möjligt. De närmare formerna för kontakterna får bestämmas utifrån omständigheterna i det enskilda fallet.

Som ett led i sin service till enskilda kan det vara värdefullt att en myndighet på ett lättillgängligt sätt upplyser om aktuella avgifter vid handlingsutlämnande, exempelvis på myndighetens webbsida eller motsvarande. Informationen underlättar för enskilda att på förhand bedöma om de vill ta del av en allmän handling kostnadsfritt på plats hos myndigheten eller mot en avgift få en kopia av handlingen. En myndighet kan också besluta att i ett enskilt fall ta ut avgiften i förskott (6 kap. 1 a § andra stycket offentlighets- och sekretesslagen).

När det gäller den anmälda händelsen har jag förstått saken som att begäran visade sig vara avsevärt mer omfattande än vad reportern förutsåg. Utredningen ger inget svar på om kommunstyrelsen kände till vad reportern förväntade sig när det gäller hur många handlingar som skulle lämnas ut.

Även om styrelsen inte från början insåg omfattningen av begäran måste det ändå relativt tidigt under handläggningens gång ha stått klart att ett synnerligen stort antal kopior behövde tas fram. Mot bakgrund av sin serviceskyldighet borde myndigheten redan då och på ett tydligt sätt ha informerat reportern om detta och att avgiften kunde komma att bli mycket hög. Informationen kom nu i stället att lämnas när i princip alla kopior hade tagits fram.

Kommunstyrelsen kritiseras för att inte ha levt upp till sin serviceskyldighet vid handläggningen av reporterns begäran.

Vad som i övrigt kommit fram i ärendet ger inte anledning till några uttalanden från min sida.

Ärendet avslutas.

Beslutet har fattats av JO Per Lennerbrant. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift.

Rättssakkunniga Karin Hallåker har föredragit ärendet och byråchefen Charlotte Håkansson har deltagit i beredningen.