Kritik mot Uppsala tingsrätt för hanteringen av uppgifter om ett vittne med skyddad folkbokföring

Anmälan

I en anmälan till JO framförde AA klagomål mot Uppsala tingsrätt beträffande tingsrättens hantering av hennes skyddade personuppgifter. Av anmälan framgick följande. Hon var vittne i ett brottmål. Några dagar före hennes förhör upplyste hon tingsrätten om att hon hade skyddade personuppgifter. Detta bekräftades även av tingsrätten när hon kopplades upp på videolänk dagen för förhöret. Trots att tingsrätten kände till att hon hade skyddade personuppgifter framgick både hennes namn och arbetsplatsadress i tingsrättens dom.

Utredning

JO tog del av dagboksbladet, domen, anteckningarna från huvudförhandlingen, en tjänsteanteckning samt en bevisuppgift där AA åberopades som vittne i det aktuella målet.

Uppsala tingsrätt yttrade sig över anmälan. Till yttrandet fanns redogörelser från den ansvariga rådmannen respektive chefsrådmannen för aktuell avdelning bifogade.

Den ansvariga rådmannen yttrade sig enligt följande.

Jag var ordförande och ansvarig domare i det aktuella brottmålet som avsåg ett åtal för misshandel. En tid innan huvudförhandlingen i målet åberopade försvaret vittnesförhör med bl.a. AA. Av bevisuppgiften framgick att AA var hörd under förundersökningen och ett förhör med AA fanns redovisat i förundersökningsprotokollet. Varken av bevisuppgiften eller förundersökningsprotokollet framgick något som tydde på att AA:s namn eller kontaktuppgifter omfattas av sekretess. Jag beslutade senare att AA skulle kallas till huvudförhandlingen. Dagen innan förhandlingen hörde AA av sig till tingsrätten och önskade enligt den tjänsteanteckning som då upprättades delta vid förhandlingen via video på grund av sjukdom, vilket jag beviljade. Inte heller av tjänsteanteckningen framgick att AA:s namn eller kontaktuppgifter omfattades av sekretess. Tjänsteanteckningen hade emellertid en sekretessmarkering i tingsrättens målhanteringssystem. I vilket skede jag såg detta minns jag inte. Såvitt jag kunnat se i min e-postinkorg ställdes frågan om medverkan via video till mig per e-post som jag besvarade med vändande svar, varför jag inte tror att jag såg det redan då. I något skede har jag i vart fall sett markeringen då det framgår att jag tog bort markeringen efter huvudförhandlingen, några dagar innan domen meddelades. Såvitt jag kan minnas skedde detta för att jag utgick ifrån att markeringen avsåg uppgiften om AA:s sjukdom som jag bedömde som harmlös. Om jag uppmärksammat markeringen innan förhandlingen torde jag ha utgått ifrån detta. Jag torde i vart fall inte utifrån det ha föreställt mig att AA:s namn kunde omfattas av sekretess, eftersom namnet finns utskrivet på flera ställen i dagboksbladet, bl.a. händelseanteckningarna närmast före och efter tjänsteanteckningen. Inför förhandlingen hade jag således såvitt jag kan minnas inte tagit del av någon uppgift som talade för att AA:s namn eller kontaktuppgifter omfattas av sekretess. Förhandlingen var offentlig. Under sakframställningarna nämndes AA:s namn, var AA arbetade och vilken relation AA hade till tilltalad. Dessa uppgifter framkom även under förhöret med AA. Inte någon gång under förhandlingen fick jag till mig att någon av dessa uppgifter kunde omfattas av sekretess. Således gjordes i det avseendet inga närmare överväganden vid utformningen av domen, varför dessa uppgifter som hade viss betydelse för bedömningen av AA:s uppgifter, återgavs i domen. Efter att domen meddelats tillskrev AA tingsrätten och påtalade att hen hade skyddade personuppgifter och skyddat namn samt att hens namn framgick av domen. Eftersom de uppgifter som står i domen hade lagts fram vid en offentlig förhandling upphörde eventuell sekretess att gälla för dessa redan vid förhandlingen, enligt 43 kap. 8 § [offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)] och något lagligt utrymme att efter att domen meddelats ta bort eller ändra uppgifterna fanns inte. I svar till AA informerade jag om detta och beklagade om någon uppgift som omfattas av sekretess hade blivit röjd. I efterhand har jag kunnat konstatera att det vid en närmare kontroll av AA:s aktörsuppgifter i domstolens målhanteringssystem framgår att AA har skyddad folkbokföring. Sådana uppgifter är ingenting som jag rutinmässigt kontrollerar innan en förhandling, om jag inte har fått till mig något som gett särskild anledning att kontrollera detta, vilket jag i detta fall inte hade fått. Hade jag innan förhandlingen fått till mig att AA har skyddad folkbokföring kunde det ha funnits anledning att i samråd med AA samt eventuellt försvararen och åklagaren, överväga vilka åtgärder som kunde vidtas för att skydda de uppgifter som omfattades av sekretess. Det hade då kunnat bli aktuellt att hålla delar av förhandlingen bakom stängda dörrar, ta in ett sekretessförordnande i domen och noggrannare överväga vad beträffande AA som var nödvändigt att där redovisa. Huruvida det med stöd av 21 kap. 3 a § [offentlighets- och

sekretesslagen] hade varit möjligt att besluta att AA:s namn skulle omfattas av sekretess i målet, i likhet med vad jag uppfattat att AA hade önskat, framstår dock för mig som oklart (jfr prop. 2017/18:145 s. 92 f.).

Avdelningens chefsrådman anförde följande.

Jag är chefsrådman på den avdelning som har handlagt det mål som omfattas av anmälan. Utöver vad [den ansvariga] rådmannen … har skrivit i sitt yttrande kan jag för egen del tillägga följande. Försvarets bevisuppgift kom in till tingsrätten den 29 januari 2025, och en kallelse skickades per post till AA den 31 januari. Jag kan konstatera att det i kallelsen anges ”Sekretess på adress”, och att tingsrätten alltså vid den tidpunkten hade kännedom [om] detta förhållande. Däremot anges AA:s namn i kallelsen. Jag har diskuterat ärendet med min handläggarchef, som i sin tur har pratat med handläggarna på avdelningen. Ingen säger sig komma ihåg att AA i samtal uppgett att hon har skyddade personuppgifter – än mindre vilka åtgärder man i sådant fall vidtog med anledning av detta. Inte heller är det någon som minns hur man hade fått veta att AA:s adressuppgifter omfattades av sekretess. Jag ifrågasätter i och för sig inte att de uppgifter som AA har lämnat i sin anmälan stämmer, och jag kan inte annat än djupt beklaga om brister i tingsrättens hantering har lett till att AA:s skyddade personuppgifter har röjts. Tingsrätten kommer att se över sina rutiner och för samtliga handläggare påtala vikten av att informera ansvarig domare om det under handläggningen framkommer att någon har skyddade personuppgifter.

Tingsrätten, genom tf. lagmannen BB, redovisade följande bedömning.

Av [yttrandena från den ansvariga rådmannen och avdelningens chefsrådman] sammantagna framgår tingsrättens handläggning och relevant lagstiftning. Det finns inte mycket för mig att tillägga. Utöver vad som framgår av [yttrandena från de angivna befattningshavarna] har jag vid min genomgång av aktuellt mål noterat en delgivningsbekräftelse från AA, som enligt rutin har placerats under Arbetsyta i målhanteringssystemet Vera. Det handlar om ett e-postmeddelande, genom vilket AA har bekräftat att hen har tagit del av kallelsen till huvudförhandling. Meddelandet har skickats den 6 februari 2025 kl. 00:38. Av meddelandet framgår även att hen behöver delta via länk eller telefon från viss ort, dvs. delvis samma information som har antecknats i den tjänsteanteckning som nämns i [den ansvariga rådmannens yttrande], när AA senare samma dag hört av sig på telefon till tingsrätten. Delgivningsbekräftelsen har sekretessmarkerats med en hänvisning till 22 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen. Jag konstaterar att delgivningsbekräftelsen, liksom tjänsteanteckningen, inte innehåller någon information om att AA har skyddade personuppgifter. Jag ifrågasätter dock inte att AA i något skede har informerat tingsrätten om det förhållandet. Det synes då ha varit brister i dokumentationen och den interna kommunikationen som har medfört att den för målet ansvariga domaren inte har nåtts av informationen. Jag beklagar den uppkomna situationen för AA. Frågor om sekretess är ofta förekommande vid tingsrätten och de måste i princip alltid hanteras mycket snabbt och konsekvent. Detta ställer särskilda krav på samtliga medarbetare men givetvis också på tingsrättens rutiner och allas kännedom om vad dessa innebär. Tingsrätten har en särskilt utsedd domare som är ansvarig för sekretessfrågor. Det finns ett rutindokument som den domaren är ansvarig för att uppdatera. Rutindokumentet utgör ett gott stöd i sekretesshanteringen. För närvarande pågår också intern utbildning av handläggare i sekretessfrågor.

Med anledning av anmälan kommer tingsrätten att genom information på nytt säkerställa att tingsrättens sekretessrutiner tillämpas och att ansvarig domare alltid nås av eventuell information om skyddade personuppgifter.

Rättslig reglering

Skyddade personuppgifter är ett samlingsbegrepp inom folkbokföringen för de olika skyddsåtgärder kring personuppgifter som finns. Beroende på arten av hot finns det tre grader av skydd för en enskilds personuppgifter: sekretessmarkering, skyddad folkbokföring och fingerade personuppgifter. I det följande berörs endast skyddad folkbokföring och sekretessmarkering.

En person som av särskilda skäl kan antas bli utsatt för brott, förföljelser eller allvarliga trakasserier på annat sätt, får efter egen ansökan medges att vara folkbokförd på en annan folkbokföringsort än där personen är bosatt (skyddad folkbokföring) om åtgärden med hänsyn till den enskildes förmåga och övriga förutsättningar kan antas tillgodose behovet av skydd (se 16 § första stycket folkbokföringslagen [1991:481]).

Sekretess gäller i mål eller ärende vid domstol eller annan myndighet där en part har skyddad folkbokföring enligt 16 § folkbokföringslagen för uppgift som lämnar upplysning om var den parten bor stadigvarande eller tillfälligt, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne kan komma att utsättas för hot eller våld eller lida annat allvarligt men. Detsamma gäller om uppgiften tillsammans med annan uppgift i målet eller ärendet bidrar till sådan upplysning. (Se 21 kap. 3 a § offentlighetsoch sekretesslagen.) Sekretessen gäller med ett omvänt skaderekvisit, vilket innebär att det gäller en presumtion för att uppgifterna omfattas av sekretess.

För uppgifter som förekommer i verksamhet som avser folkbokföring gäller sekretess för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs (se 22 kap. 1 § första stycket offentlighets- och sekretesslagen). Skatteverket kan efter ansökan av en enskild göra en sekretessmarkering i folkbokföringsdatabasen avseende den personens uppgifter. Förfarandet är inte närmare reglerat utan grundar sig på 2 kap. 20 § tryckfrihetsförordningen och 5 kap. 5 § offentlighets- och sekretesslagen. En sekretessmarkering innebär inte något bindande avgörande av sekretessfrågan utan tjänar endast som en påminnelse om behovet av en noggrann sekretessprövning om den handling där uppgifterna förekommer begärs ut.

Om en domstol i sin rättskipande eller rättsvårdande verksamhet får en sekretessreglerad uppgift från en domstol eller en annan myndighet blir sekretessbestämmelsen som huvudregel tillämplig på uppgiften även hos den mottagande domstolen (se 43 kap. 2 § första stycket offentlighets- och sekretesslagen). Detta gäller när en domstol t.ex. får uppgifter om en persons adress från Skatteverket och det finns en sekretessmarkering för uppgifterna hos Skatteverket. Skatteverket aviserar då den registrerade sekretessmarkeringen

tillsammans med övriga uppgifter om personen till domstolen varefter domstolen självständigt har att avgöra om sekretess föreligger för uppgifterna.

I domstol gäller även 21 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen. Enligt den bestämmelsens första stycke gäller sekretess för uppgift om en enskilds bostadsadress eller annan jämförbar uppgift som kan lämna upplysning om var den enskilde bor stadigvarande eller tillfälligt, den enskildes telefonnummer, e-postadress eller annan jämförbar uppgift som kan användas för att komma i kontakt med denne samt för motsvarande uppgifter om den enskildes anhöriga, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne kan komma att utsättas för hot eller våld eller lida annat allvarligt men om uppgiften röjs. Sekretessen gäller med ett s.k. kvalificerat rakt skaderekvisit, vilket betyder att det gäller en extra stark presumtion för att uppgifterna är offentliga.

Om det kan antas att det vid en förhandling kommer att läggas fram en uppgift som är sekretessbelagd hos domstolen, får rätten i vissa fall besluta att förhandlingen i den del som rör uppgiften ska hållas inom stängda dörrar (se 5 kap. 1 § andra stycket rättegångsbalken).

En sekretessbestämmelse som gäller för en uppgift i ett mål upphör att vara tillämplig om uppgiften läggs fram vid en offentlig förhandling i samma mål. Om en sådan uppgift läggs fram vid en förhandling inom stängda dörrar fortsätter sekretessbestämmelsen att vara tillämplig under den fortsatta handläggningen av målet, om inte domstolen beslutar annat. Sedan domstolen har avslutat målet fortsätter dock sekretessbestämmelsen att vara tillämplig endast i den utsträckning domstolen i sitt avgörande har beslutat om det. (Se 43 kap. 5 § första och andra stycket offentlighets- och sekretesslagen.)

Bedömning

AA har skyddade personuppgifter. Klagomålet till JO handlar om att hennes namn och arbetsplats trots detta har angetts i tingsrättens dom i ett brottmål där hon var vittne. Det framgår av tingsrättens dom att en del av händelseförloppet som målet handlade om utspelade sig på AA:s arbetsplats, att AA arbetade där och att hon var bekant med parterna i målet.

Det har inte blivit klarlagt i ärendet om AA har skyddad folkbokföring eller en sekretessmarkering i folkbokföringsregistret. Enligt vad den ansvariga rådmannen har angett hade hon skyddad folkbokföring. Jag kommer därför utgå ifrån att så var fallet.

Enligt 21 kap. 3 a § offentlighets- och sekretesslagen sekretesskyddas vissa uppgifter om parter som har skyddad folkbokföring (se även prop. 2017/18:145 s. 91 f.). AA var emellertid inte part, utan vittne, i tingsrättens mål. Bestämmelsen var alltså inte tillämplig beträffande uppgifter om henne.

Jag kan dock konstatera att 21 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen var tillämplig på uppgifter om AA. Genom den bestämmelsen kan sekretess gälla bl.a. för uppgift om en enskilds bostadsadress, vissa kontaktuppgifter till den enskilde eller annan jämförbar uppgift som kan användas för att komma i kontakt med denne. Med formuleringen annan jämförbar uppgift som kan användas för att komma i kontakt med den enskilde avses t.ex. uppgift om vem som är den enskildes arbetsgivare (se prop. 2005/06:161 s. 98). En enskilds namn skyddas däremot inte och kan därför inte sekretessbeläggas med stöd av bestämmelsen (jfr prop. 2005/06:161 avsnitt 4.3.2, se även SOU 2015:69 s. 248 f. och prop. 2017/18:145 s. 92 f.).

AA har bl.a. angett att det förhållandet att hon har skyddade personuppgifter berördes under huvudförhandlingen. Den ansvariga rådmannen har angett att såvitt han kan minnas kom den frågan inte upp. Jag konstaterar att ord står mot ord och att det som förekom på huvudförhandlingen därför inte föranleder några uttalanden från min sida.

Det som däremot framgår av utredningen är att det vid tingsrätten, i vart fall vid tidpunkten för när AA kallades till huvudförhandlingen, fanns kunskap om att hon hade skyddade personuppgifter. Därefter kontaktade AA tingsrätten och informerade om detta, men det dokumenterades inte och informationen om att hon hade skyddad folkbokföring lämnades inte heller vidare till den ansvariga rådmannen. Detta ledde till att rådmannen inte gjorde några överväganden av om det fanns uppgifter i målet, i detta fall uppgifter om AA:s arbetsgivare, som kunde omfattas av sekretess med anledning av att AA hade skyddad folkbokföring. Därmed gjordes inte heller några överväganden om behovet av stängda dörrar vid huvudförhandlingen. Eftersom förhandlingen var offentlig fanns det inte i ett senare skede möjlighet att förordna om fortsatt sekretess för uppgifter som hade kommit fram vid förhandlingen.

En domstol måste ha rutiner för vilka åtgärder som ska vidtas när det framkommer information om att ett vittne, en part eller någon annan har skyddade personuppgifter. Sådana rutiner ska säkerställa att informationen dokumenteras och når fram till den som behöver den. Det är också tingsrättens ansvar att se till att rutinerna följs.

Jag kan konstatera att tingsrätten inte hanterade informationen om att AA hade skyddad folkbokföring på ett fullgott sätt, vilket resulterade i att AA:s arbetsplats kom att anges i domen utan att några överväganden gjordes om huruvida uppgiften omfattades av sekretess. Tingsrätten kritiseras för detta. Det finns däremot inte grund att kritisera tingsrätten för att AA:s namn angavs i domen, eftersom det inte fanns någon tillämplig sekretessbestämmelse avseende namnet.

Med anledning av det som framförs i tingsrättens yttrande angående en sekretessmarkering på en delgivningsbekräftelse från AA vill jag även säga följande. Enligt tingsrätten hade som tillämplig sekretessbestämmelse

antecknats 22 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen. En förutsättning för att bestämmelsen ska vara tillämplig hos en domstol är att domstolen fått uppgiften från Skatteverket (se vidare Heuman m.fl., Sekretess m.m. i allmän domstol – En handbok, sjätte upplagan, s. 102 f.). Uppgiften i delgivningsbekräftelsen kom i det här fallet från AA. Den angivna sekretessbestämmelsen var därför inte tillämplig.

Det har i ärendet framkommit att Uppsala tingsrätt brustit i hanteringen av uppgifter om en person med skyddade personuppgifter. Liknande frågor har nyligen behandlats i ett annat ärende beträffande tingsrätten (se mitt beslut den 12 juni 2025, dnr 5387-2024). Jag noterar att tingsrätten nu avser att se över sina rutiner i sekretessfrågor och säkerställa att rutinerna tillämpas.

Ärendet avslutas.

Beslutet har fattats av chefsJO Erik Nymansson. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift.

Rättssakkunniga Beatrice Norin har föredragit ärendet och byråchefen Stefan Nyman har deltagit i beredningen.