Kritik mot IVO för långsam handläggning av framställningar om utlämnande av allmänna handlingar

Anmälan

I en anmälan som kom in till JO den 8 mars 2023 klagade AA på Inspektionen för vård och omsorg, IVO, för långsam handläggning av framställningar om utlämnande av allmänna handlingar. Av anmälan och en komplettering av denna framgick i huvudsak följande:

AA hade vid flera tillfällen begärt att IVO skulle lämna ut handlingar, utan att få något svar. I ett mejl till IVO den 9 februari 2023 efterfrågade han e-postloggar för tre personer för perioden den 9 december 2022–9 februari 2023. Myndigheten lämnade ut handlingar den 14 mars 2023. Dessa handlingar motsvarade dock endast delvis vad han hade begärt.

Utredning

Efter remiss anförde IVO den 19 juni 2023 bl.a. följande:

AA begärde den 3 februari 2023 att IVO skulle lämna ut vissa handlingar hänförliga till ett ärende. Den 8 februari 2023 påminde AA om denna begäran. Därefter skickade AA den 9 februari 2023 ett mejl till en avdelningschef med kopia till registratorn. Av mejlet framgick att AA vid flera tillfällen hade begärt att få ta del handlingarna utan att få något svar. Handlingarna lämnades ut den 13 februari 2023 efter sekretessgranskning.

I mejlet den 9 februari 2023 begärde AA också att få ta del av e-postloggar för tre chefer hos IVO för perioden den 9 december 2022–9 februari 2023. Begäran lämnades över till enheten för utlämnanden någon gång mellan den 9 och 15 februari 2023. Den 15 februari 2023 skickades förfrågan till Iver (IVO:s upphandlade it-support), som bistår myndigheten med att ta fram e-postloggar. IVO tog emot loggarna från Iver den 16 februari 2023. Loggarna sekretessgranskades den 13 mars 2023 och lämnades ut dagen därpå.

IVO bedömer att AA:s framställningar om utlämnande inte handlades korrekt och ser allvarligt på det inträffade. AA borde ha fått ett skyndsamt svar och ta del av de efterfrågade handlingarna utan dröjsmål. När det gäller begäran om handlingar hänförliga till ett ärende har myndigheten inte till fullo kunnat klarlägga hur den hanterades innan den skickades till registratorn. Den bristfälliga hanteringen bedöms därför bero på den mänskliga faktorn. I fråga om begäran om e-postloggar kan den långa handläggningstiden förklaras med att det fanns en obalans mellan inflödet av framställningar om utlämnande av handlingar och de resurser som myndigheten hade för att hantera dem.

IVO har vidtagit flera åtgärder i syfte att korta sina handläggningstider, bl.a. nyligen anställt ytterligare tre medarbetare till registraturenheten och påbörjat ett arbete med att ta fram ett bedömningsstöd för sekretessprövningar. Myndigheten planerar även att lansera en e-tjänst för utlämnandefrågor i syfte att öka möjligheterna för en skyndsam hantering.

AA fick tillfälle att kommentera remissvaret.

JO tog under perioden mars–augusti 2023 emot flera anmälningar med liknande klagomål mot IVO (se ärenden med dnr 2284-2023, 2797-2023, 5027-2023, 5035-2023 och 6181-2023). Mot bakgrund av utredningen i detta ärende fanns det dock inte tillräcklig anledning att utreda även dem, utan ärendena avslutades.

Rättslig reglering

Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet och utlämnande av sådana handlingar finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen, TF. Enligt dessa bestämmelser har var och en rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet om den är inkommen till myndigheten eller upprättad där, förutsatt att den inte omfattas av sekretess (2 kap. 1–4 §§ TF). Det kan noteras att en e-postlogg utgör en allmän handling (se 2 kap. 10 § andra stycket 1 TF och RÅ 1998 ref. 44).

Den som begär ut en allmän handling som får lämnas ut ska genast eller så snart det är möjligt och utan avgift få ta del av handlingen på stället (2 kap. 15 § TF). Den som önskar ta del av en allmän handling har även rätt att mot en fastställd avgift få en kopia av handlingen (2 kap. 16 § TF). En sådan begäran ska behandlas skyndsamt.

JO har i ett flertal beslut uttalat att ett besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som framställningen gjordes. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om ett utlämnande får ske. Ett visst ytterligare dröjsmål kan vara ofrånkomligt om framställningen avser eller kräver genomgång av ett omfattande material.

Bedömning

Av utredningen framgår att handläggningstiden för AA:s begäran om utlämnande av allmänna handlingar uppgick till tio dagar respektive närmare fem veckor. Jag kan därför konstatera att IVO inte hanterade framställningarna med den skyndsamhet som krävs enligt tryckfrihetsförordningen. För detta får myndigheten kritik.

Enligt IVO var skälet till att handläggningstiden uppgick till närmare fem veckor att myndigheten inte hade tillräckliga resurser för att hantera utlämnandebegäran skyndsamt. Jag vill därför understryka att offentlighetsprincipen är central i den svenska rättsordningen och ett fundament i vår demokrati. Det är därför mycket viktigt att en myndighet kan se till att principen får genomslag. Med det sagt ser jag positivt på att IVO har vidtagit åtgärder för att förkorta sina handläggningstider. Jag utgår även från att myndigheten genomför de lämpliga åtgärder som krävs för att det grundlagsskyddade skyndsamhetskravet ska följas framöver.

Det som i övrigt har kommit fram ger inte anledning till någon åtgärd eller något uttalande från min sida.

Ärendet avslutas.

Erik Nymansson

Ärendet har föredragits av rättssakkunniga Lovisa Danielsson. Byråchefen Dan Johansson har deltagit i beredningen.