Arbetsförmedlingen kritiseras för att ha begärt att en enskild legitimerar sig för att få del av allmänna handlingar och för att inte ha lämnat ut handlingarna tillräckligt skyndsamt
En enskild begärde hos Arbetsförmedlingen att få ta del av vissa allmänna handlingar. Under handläggningen av utlämnandet gav Arbetsförmedlingen besked om att den enskilde på grund av sekretess behövde besöka myndighetens kontor och legitimera sig för att sedan få del av handlingarna på plats. Något besök blev inte av och den enskilde informerades i stället om att handlingarna skulle sekretessprövas och skickas till henne. Det gjorde de emellertid inte och den enskilde underrättades om att det berodde på att myndigheten bl.a. behövde försäkra sig om att sekretessreglerna hade följts. Arbetsförmedlingen bedömde därefter att handlingarna inte omfattades av sekretess och skickade dem sedan till den enskilde. Det hade då gått ungefär tre månader sedan den enskildes framställan om utlämnande kom in till myndigheten. JO är kritisk mot att Arbetsförmedlingen lämnat olika besked om hur och när handlingarna skulle lämnas ut. Myndigheten har enligt JO också uttryckt sig på ett sådant sätt att den enskilde kunde få uppfattningen att hon behövde besöka huvudkontoret och legitimera sig för att få del av handlingarna. Den efterföljande hanteringen visar att det inte fanns lagligt stöd för ett sådant krav. Arbetsförmedlingen kritiseras för detta och för att inte ha lämnat ut handlingarna med tillräcklig skyndsamhet. Avslutningsvis påminner JO om att det inte finns något lagligt stöd för en myndighet att anvisa den enskilde att göra sin framställan om utlämnande av allmän handling på ett visst sätt, t.ex. till en särskild e-postadress eller genom att fylla i ett särskilt formulär.
Anmälan I en anmälan till JO klagade AA på Arbetsförmedlingens hantering av hennes begäran om utlämnande av allmänna handlingar. Hon framförde bl.a. följande. Den 8 mars 2023 begärde hon att få ta del av allmänna handlingar från Arbetsförmedlingen. Hon angav att hon ville ha handlingarna skickade till sin hemadress och ombads då att specificera sin begäran, vilket hon gjorde samma dag. Därefter hände ingenting. Hon skickade påminnelser till Arbetsförmedlingen om att hon inte hade fått handlingarna och fick sedan olika
besked om hur hennes begäran hanterades. En handling skickades till henne via e-post, men det dröjde till den 20 juni 2023 innan hon fick ta del av samtliga handlingar som hon hade begärt.
Till sin anmälan fogade AA bl.a. flera e-postmeddelanden som Arbetsförmedlingen hade skickat till henne. Av ett e-postmeddelande som hade skickats den 27 april 2023 framgick att AA behövde besöka Arbetsförmedlingens huvudkontor och legitimera sig för att få ta del av handlingarna. I ett annat e-postmeddelande informerades AA om att en begäran om utlämnande av allmänna handlingar ska göras via ett särskilt formulär eller en viss e-postadress.
Utredning
JO begärde att Arbetsförmedlingen skulle yttra sig över det som framförts i anmälan.
I yttrandet redogjorde Arbetsförmedlingen för vad som hade hänt och uppgav bl.a. följande. AA:s begäran om utlämnande av allmänna handlingar kom in den 8 mars 2023. Avdelningen som hanterade ärendet behövde säkerställa att handlingarna lämnades ut på ett rättssäkert sätt, vilket medförde att utlämnandet drog ut på tiden. Den 27 april 2023 informerades AA via e-post om hur utlämnandet kunde ske och om avgiftsförordningen. Arbetsförmedlingen hade då ännu inte tagit ställning till om handlingarna kunde lämnas ut. Epostmeddelandet var endast en del av handläggningen av utlämnandet. Samtliga handlingar lämnades ut den 13 juni 2023. Det borde rätteligen ha skett långt tidigare och så snart myndigheten hade tagit ställning till om handlingarna kunde lämnas ut. Utlämnandet har inte hanterats skyndsamt.
AA kommenterade yttrandet.
Bedömning
Utlämnandet har inte skett tillräckligt skyndsamt Den som begär ut en allmän handling som får lämnas ut ska genast eller så snart det är möjligt och utan avgift få ta del av handlingen på stället (se 2 kap. 15 § tryckfrihetsförordningen, TF). Den som önskar att ta del av en allmän handling har även rätt att mot en fastställd avgift få en kopia av handlingen (se 2 kap. 16 § TF).
En begäran om att ta del av en allmän handling eller en kopia av en sådan ska behandlas skyndsamt. JO har i ett flertal beslut uttalat att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som begäran har gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om handlingarna får lämnas ut. Om framställningen avser eller kräver genomgång av ett omfattande material kan det vara ofrånkomligt med ytterligare dröjsmål. I sådana fall kan det många gånger vara lämpligt att
successivt lämna besked om vad som kan lämnas ut. (Se t.ex. JO 2015/16 s. 665, dnr 6276-2012 m.fl.)
AA:s begäran om utlämnande av allmänna handlingar kom in till Arbetsförmedlingen den 8 mars 2023. Den 20 april 2023 påminde AA myndigheten om att hon ännu inte fått handlingarna, och den 27 april 2023 fick hon besked om att hon på grund av sekretess behövde åka till Arbetsförmedlingens huvudkontor för att legitimera sig och ta del av handlingarna på plats. Samma dag informerades AA om att en begäran om utlämnande ska göras till registratorns e-postadress eller via ett särskilt formulär på Arbetsförmedlingens webbplats. AA fick därefter ytterligare ett e-postmeddelande från Arbetsförmedlingen i vilket hon informerades om att handlingarna skulle sekretessprövas och postas till henne. Den 5 juni 2023 informerades AA om att handlingarna skulle skickas samma vecka. Det gjorde de emellertid inte, och den 9 juni 2023 fick hon veta att det berodde på att Arbetsförmedlingen bl.a. behövde försäkra sig om att myndigheten hade följt sekretessreglerna. Den 13 juni 2023 meddelade Arbetsförmedlingen att handlingarna hade postats till henne. AA fick handlingarna den 20 juni 2023.
Utredningen har visat att det dröjde ungefär sju veckor innan AA över huvud taget fick någon information om varför utlämnandet drog ut på tiden – och det först efter att AA själv hört av sig till Arbetsförmedlingen och påmint om att hon ännu inte hade fått handlingarna. AA har under handläggningen fått olika besked om hur och när Arbetsförmedlingen skulle lämna ut handlingarna. Detta medförde att det dröjde mer än tre månader efter att A.H. hade begärt ut handlingarna innan de lämnades ut till henne. Det är givetvis inte acceptabelt. Arbetsförmedlingen förtjänar kritik för sin hantering och för att handlingarna inte lämnades ut tillräckligt skyndsamt.
Arbetsförmedlingens e-postmeddelande den 27 april 2023 En myndighet får inte på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling efterforska vem denne är eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om det finns hinder mot att handlingen lämnas ut (2 kap. 18 § TF).
Myndigheten kan alltså som huvudregel inte kräva att den enskilde legitimerar sig som ett villkor för att handlingen lämnas ut. Det får myndigheten dock göra om den kommer fram till att handlingen omfattas av sekretess och det behövs kännedom om den enskildes identitet för att ta ställning till om den trots det kan lämnas ut. Om inte någon sekretessbestämmelse är tillämplig kan myndigheten inte kräva att den enskilde legitimerar sig för att få ta del av handlingen. (Se JO 1999/2000 s. 384, dnr 941-1998, och JO:s beslut den 28 augusti 2013, dnr 4171- 2011.)
Av det e-postmeddelande som Arbetsförmedlingen skickade den 27 april 2023 framgick att myndigheten bedömde att de begärda handlingarna omfattades av sekretess och att AA behövde legitimera sig för att få ta del av dem.
Arbetsförmedlingen har emellertid i sitt yttrande uppgett att myndigheten vid den tidpunkten ännu inte hade tagit ställning till om de begärda handlingarna kunde lämnas ut och att e-postmeddelandet endast var en del av handläggningen av utlämnandet.
Som jag har redovisat ska myndigheten först ta ställning till om den handling som begärs utlämnad omfattas av sekretess. Först om myndigheten vid den prövningen bedömer att handlingen omfattas av sekretess kan myndigheten i vissa fall kräva att den enskilde identifierar sig. I det här fallet har det framkommit att Arbetsförmedlingen slutligen bedömde att handlingarna inte omfattades av sekretess och att de kunde skickas till AA via post. Jag kan därför inte komma fram till någon annan slutsats än att innehållet i e-postmeddelandet till AA var missvisande och att Arbetsförmedlingen inte hade fog för sin begäran om att AA skulle legitimera sig.
Det är givetvis viktigt att en myndighet som tar emot en begäran om utlämnande av allmän handling noggrant prövar om handlingen kan lämnas ut och att den information som lämnas till den enskilde är tydlig och korrekt. Arbetsförmedlingen har uttryckt sig på ett sådant sätt att e-postmeddelandet kunde uppfattas som ett beslut om att AA behövde besöka huvudkontoret och legitimera sig för att få ta del av handlingarna. Den efterföljande hanteringen visar att det inte fanns något lagligt stöd för ett sådant krav. Arbetsförmedlingen förtjänar kritik för sin handläggning i denna del.
Arbetsförmedlingens e-postmeddelande med anvisning om hur en begäran ska göras
Arbetsförmedlingen har i ett e-postmeddelande som skickades till AA den 27 april 2023 uppgett att en begäran om utlämnande ska skickas till registratorns e-post och att ett alternativ till det är att fylla i ett formulär via myndighetens webbplats. Informationen skickades efter att AA påmint myndigheten om att hon ännu inte fått del av de handlingar som hon hade begärt ut. Det har inte framkommit annat än att Arbetsförmedlingen hanterat AA:s begäran utan att hon hade följt anvisningen i e-postmeddelandet. Jag har inte för avsikt att vidta någon annan åtgärd med anledning av skrivelsen än att påminna Arbetsförmedlingen om följande.
En begäran om att få ta del av en allmän handling ska göras hos den myndighet som förvarar den (2 kap. 17 § TF). Det finns inte några formkrav för hur en framställan om utlämnande ska se ut. Begäran kan, oavsett om den enskilde vill ta del av handlingen på stället eller i kopia, göras muntligen eller skriftligen och genom någon av de kommunikationsvägar som myndigheten tillhandahåller, t.ex. i en reception eller via e-post (se JO:s beslut den 16 maj 2017, dnr 4436- 2016, med vidare hänvisningar). Det finns således inte något lagligt stöd för en myndighet att anvisa den enskilde att en begäran om utlämnande av allmän handling ska göras på ett visst sätt.
Övrigt Det som AA framfört i övrigt ger inte anledning till något uttalande från min sida. Jag har denna dag fattat ytterligare ett beslut som gäller Arbetsförmedlingens hantering av en begäran om utlämnande av allmän handling (dnr 2541-2023). Ärendet avslutas. Beslutet har fattats av JO Thomas Norling. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift. Rättssakkunniga Maria Karlströms har föredragit ärendet och byråchefen Anneli Svensson har deltagit i beredningen.