Kritik mot Polismyndigheten för långsam handläggning av begäran om utlämnande av allmänna handlingar
Det tog drygt fem veckor innan Polismyndigheten påbörjade handläggningen av en begäran om att få ta del av allmänna handlingar och totalt cirka sju veckor innan begäran hade hanterats. Polismyndigheten kritiseras för att inte ha handlagt begäran med den skyndsamhet som tryckfrihetsförordningen kräver. Under den senaste tiden har JO mottagit flera anmälningar om långa handläggningstider hos Polismyndigheten när det gäller begäran om allmän handling. Det är enligt JO mycket angeläget att myndigheten snarast kommer till rätta med den rådande situationen. Polismyndigheten erinras också om att tryckfrihetsförordningen inte ger utrymme för att generellt hantera framställningar om att få ta del av allmänna handlingar i turordning.
Anmälan
I en anmälan som kom in till JO den 3 mars 2026 förde AA fram klagomål mot Polismyndigheten, som enligt AA hade åsidosatt sin skyldighet att skyndsamt handlägga en begäran om allmän handling. Av anmälan framgick i övrigt bl.a. följande.
Den 4 februari 2026 begärde AA via Polismyndighetens e-tjänst att få del av handlingar ur en nedlagd förundersökning. Eftersom hon inte fick något svar mejlade hon, den 21 februari 2026, och påminde om begäran. Inte heller då fick hon något svar. Den 3 mars 2026 kontaktade hon Polismyndigheten per telefon. Handläggaren som tog emot samtalet förklarade att arbetsbelastningen för tillfället var hög och att AA:s begäran låg i kö. Någon prognos för när den skulle hanteras kunde inte lämnas.
Utredning
JO hämtade inledningsvis in handlingar från Polismyndigheten. I samband med att handlingarna lämnades in till JO upplyste myndigheten om att handläggningstiden för en begäran om allmän handling vid den aktuella tidpunkten, den 11 mars 2026, uppgick till cirka 35 dagar. Vid granskningen av
de inkomna handlingarna kunde konstateras att AA:s begäran ännu inte hade hanterats.
Därefter begärde JO att Polismyndigheten skulle göra en utredning och yttra sig över det som fördes fram i anmälan.
Polismyndigheten (juristen BB) yttrade sig till JO den 23 april 2026. I yttrandet bekräftades de uppgifter som AA lämnat om när hon begärt handlingarna respektive påmint om sin begäran. I övrigt framgick bl.a. följande.
Den 13 mars 2026 tog en sekretesshandläggare upp ärendet och skickade ett kostnadsförslag till AA avseende kopiering av handlingar samt informerade om att handlingarna inte skulle lämnas ut i elektronisk form. AA accepterade avgiften den 20 mars 2026. Sekretessprövningen påbörjades den 23 mars 2026 och slutfördes dagen därpå, varigenom begäran delvis bifölls. Handlingarna skickades sedan till AA per post.
Polismyndigheten redovisade bl.a. följande upplysningar från myndighetens serviceavdelning. Under 2025 hanterade Polismyndigheten över 150 000 begäranden om allmän handling. Utlämnandeärendesektionen har under en period haft för få resurser i förhållande till inflödet, vilket har lett till att en ärendebalans har byggts upp. Ärenden hanteras i turordning efter ankomstdatum. Arbete pågår med att minska ärendebalansen genom effektivisering, rekrytering och omfördelning av resurser.
Polismyndigheten redogjorde vidare för rättslig reglering och redovisade därefter följande bedömning.
Av utredningen framgår att AA:s begäran om att få ta del av allmänna handlingar kom in till Polismyndigheten den 4 februari 2026. Någon åtgärd vidtogs inte i ärendet förrän den 13 mars 2026, då en handläggare tog upp ärendet och skickade en kostnadsförfrågan. Det innebär att det dröjde drygt fem veckor innan någon egentlig handläggningsåtgärd vidtogs. Enligt tryckfrihetsförordningen ska en begäran om att få ta del av allmän handling behandlas skyndsamt. Skyndsamhetskravet innebär som utgångspunkt att ett besked ska lämnas samma dag eller inom någon eller några dagar. Endast i undantagsfall kan ett längre dröjsmål godtas, exempelvis om begäran avser ett omfattande material eller kräver en mer kvalificerad sekretessprövning. Det har inte framkommit att den aktuella begäran varit av sådan omfattning eller komplexitet att det motiverat den inledande handläggningstid som förevarit i ärendet. Trots en hög ärendemängd och en upparbetad ärendebalans kvarstår kravet på skyndsam handläggning. När handläggningen väl påbörjades den 13 mars 2026 vidtogs därefter åtgärder i relativt nära anslutning till varandra. Det står dock klart att det förflöt cirka sju veckor från det att begäran kom in till dess att de sekretessprövade handlingarna skickades till AA. Detta är givetvis en oacceptabelt lång handläggningstid. Sammanfattningsvis bedömer Polismyndigheten att handläggningen inte har uppfyllt tryckfrihetsförordningens krav på skyndsamhet, särskilt vad gäller tiden från det att begäran kom in till dess att någon åtgärd vidtogs i ärendet. Polismyndigheten beklagar att handläggningen av ärendet har dragit ut på tiden.
AA kommenterade Polismyndighetens yttrande.
Rättslig reglering
Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet och utlämnande av sådana handlingar finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen. En allmän handling som får lämnas ut, dvs. inte omfattas av sekretess, ska tillhandahållas genast eller så snart det är möjligt. Det ska som utgångspunkt ske på stället och utan avgift. (Se 2 kap. 15 § tryckfrihetsförordningen.) Den som önskar ta del av en allmän handling har även som utgångspunkt rätt att mot en fastställd avgift få en kopia av handlingen. En sådan begäran ska hanteras skyndsamt. (Se 2 kap. 16 § tryckfrihetsförordningen.)
JO har i ett flertal beslut uttalat att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som begäran har gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om ett utlämnande får ske. Ett visst ytterligare dröjsmål kan vara ofrånkomligt om begäran avser eller kräver genomgång av ett omfattande material. I sådana fall kan det många gånger vara lämpligt att successivt ge besked om vad som kan lämnas ut. (Se bl.a. JO 2015/16 s. 665, dnr 6276-2012 m.fl., och 2021/22 s. 382, dnr 5301-2019.)
Bedömning
Av utredningen i ärendet framgår att det tog drygt fem veckor innan handläggningen påbörjades och totalt cirka sju veckor innan AA:s begäran hade hanterats. Jag kan konstatera att handläggningen inte har varit förenlig med tryckfrihetsförordningens skyndsamhetskrav. Polismyndigheten ska kritiseras för det.
Under den senaste tiden har JO mottagit flera anmälningar om långa handläggningstider hos Polismyndigheten när det gäller begäran om utlämnande av allmän handling. Utredningen i det här ärendet bekräftar att den långsamma hanteringen av AA:s begäran inte är en isolerad händelse. Det finns inte anledning att ifrågasätta att bl.a. resursbrist påverkar handläggningstiderna hos Polismyndigheten. Jag vill dock framhålla att myndigheten har en skyldighet att se till att bemanningen och organisationen är sådan att den klarar av att uppfylla tryckfrihetsförordningens krav. Det är mycket angeläget att Polismyndigheten snarast kommer till rätta med den rådande situationen.
Med anledning av de upplysningar som lämnats av serviceavdelningen, samt vad som i övrigt kommit fram i ärendet, vill jag även erinra Polismyndigheten om att tryckfrihetsförordningen inte ger utrymme för att generellt hantera framställningar om att få ta del av allmänna handlingar i turordning (se t.ex. JO:s beslut den 9 oktober 2024, dnr 1726-2024).
Ärendet avslutas.
Beslutet har fattats av stf JO Mari Andersson. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift. Seniora rättssakkunniga Lovisa Johansson har föredragit ärendet och byråchefen Sara Johannesson har deltagit i beredningen.