Kritik mot Kriminalvården, frivården Skövde, för att på eget initiativ ha informerat en person om att handlingar begärts ut om honom samt i samband med detta lämnat ut uppgifter om den som gjort framställningen

[P]

Stf justitieombudsmannen Stefan Holgersson

Kritik mot Kriminalvården, frivården Skövde, för att på eget initiativ ha informerat en person om att handlingar begärts ut om honom samt i samband med detta lämnat ut uppgifter om den som gjort framställningen. Agerandet har utifrån grundtanken bakom anonymitetsskyddet i 2 kap. 18 § tryckfrihetsförordningen bedömts som olämpligt

Anmälan

I en anmälan till JO förde AA fram klagomål mot Kriminalvården, frivården Skövde, och uppgav bl.a. följande.

Hon arbetar som journalist och begärde i ett e-postmeddelande den 8 januari 2025 ut samtliga beslut gällande en viss klient (BB) hos Kriminalvården under en angiven tidsperiod. Samma dag fick hon svar från en frivårdsinspektör som meddelade henne att det inte fanns några uppgifter som motsvarade hennes begäran och därmed ingenting att lämna ut. Strax därefter mottog hon ett e-postmeddelande från BB som skrev ”Hej, Du har sökt uppgifter om mig från Frivården. Har du frågor kan du maila dem till mig här om du vill.” Dagen därpå talade AA med frivårdsinspektören som sade att hon och hennes kollegor på eget initiativ brukar informera en klient om någon har begärt ut handlingar om honom eller henne.

Hon tycker att förfarandet är anmärkningsvärt. Om Kriminalvården har en sådan rutin försvårar det journalisternas granskande arbete och det kan även få konsekvenser för målsägande. Hon är också kritisk till att den som har begärt ut handlingar inte får veta att den omfrågade personen kommer att informeras.

Utredning JO uppmanade Kriminalvården att yttra sig över anmälan och besvara de frågor som framgår av remissvaret nedan.

Myndigheten yttrade sig, genom en tillförordnad chef för verksjuridik – dataskydd, sekretess m.m., i huvudsak enligt följande:

Utredning

Uppgifter har inhämtats från Kriminalvårdens region väst som i sin tur inhämtat uppgifter från frivården Skövde. Berörd befattningshavare har fått möjlighet att lämna synpunkter. Av utredningen framgår att CC, som också var handläggare för klienten som begäran avsåg, har beskrivit att begäran vidarebefordrades till henne från myndighetsbrevlådan. Handläggaren utredde begäran och konstaterade att det inte fanns några beslut att lämna ut. Hon gick till närmaste chef för att få hjälp med hur beskedet skulle formuleras. Handläggaren nämnde då också att hon tänkte informera klienten om att begäran inkommit. Närmaste chef var osäker på frågan om formulering och hänvisade till att CC borde kontakta en kriminalvårdsjurist, vilket hon gjorde. I samtal med kriminalvårdsjurist framförde CC samma frågeställning och uppgav också att hon tänkte informera klienten om att begäran inkommit. Handläggaren upplevde inte att hon i de kontakter och stöd hon sökt i ärendet fått några synpunkter på att hon tänkte informera klienten. Mot bakgrund av att klienten är en person som bevakar sin rätt och tidigare krävt att få veta allt som rör honom tänkte handläggaren att det var, om inte en skyldighet, i vart fall lämpligt att informera honom om att en begäran inkommit. Handläggaren besvarade AA:s begäran och ringde därefter upp klienten och lämnade då information om att uppgifter begärts ut om honom. Klienten frågade då handläggaren vem som begärt ut information om honom. Då uppgiften ännu inte hade hunnit gallras lämnades den ut till klienten. Allt skedde inom loppet av några timmar.

Rättslig reglering

Av 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen, TF, framgår bl.a. att till främjande av ett fritt meningsutbyte, en fri och allsidig upplysning och ett fritt konstnärligt skapande ska var och en ha rätt att ta del av allmänna handlingar. Av 2 kap. 18 § TF framgår bl.a. att en myndighet inte på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling får efterforska vem denne är eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om det finns hinder mot att handlingen lämnas ut. Av Kriminalvårdens tillämpningsbeslut för gallring av handlingar rörande stödverksamhet (KV 2023-16418) framgår att begäran om utlämnande av allmän handling bevaras vid prövning och gallras vid utlämnandet. I avsnitt 5.2 i Kriminalvårdens handbok för hantering av allmänna handlingar och diarieföring (2023:6) framgår bl.a. följande: Utlämnande av allmän handling diarieförs enbart om något av nedan kriterier uppfylls: 1. Utlämnande av en handling, eller delar av den, nekas och myndighetens ombeds fatta ett överklagbart beslut om detta. 2. Handlingarna lämnas ut med beslutat förbehåll. 3. Särskilda skäl finns, t.ex. om en omfattande sekretessprövning behöver göras eller om flera personer behöver involveras för att besvara förfrågan. Särskilda skäl kan också föreligga om en person återkommande begär ut många handlingar, och diarieföring behövs för att kunna ha ordning på förfrågningarna.

Kriminalvårdens bedömning

Diarieför frivården Skövde begäran om att få ta del av en allmän handling? Om ja, i vilka fall och var görs den? När diarieföring ska ske vid begäran om allmän handling framgår av Kriminalvårdens handbok för hantering av allmänna handlingar och diarieföring (2023:6). Begäran av en allmän handling diarieförs inte om en handling kan lämnas ut. Begäran om allmän handling diarieförs i de fall hela eller delar av en begäran nekas och myndigheten ombeds fatta ett överklagbart beslut, beslut fattas med förbehåll eller om det föreligger särskilda skäl t.ex. vid omfattande behov av sekretessprövning eller återkommande förfrågningar från en person i syfte att ha ordning på handlingarna. Diarieföringen sker i dessa fall i Kriminalvårdens diarieföringssystem Platina.

Kan frivården söka på om en allmän handling begärts ut om en person? I diariet är det inte sökbart om en handling begärts ut gällande en viss person. Om ett ärende är diariefört på grund av att begäran nekas, om myndigheten ombeds fatta ett överklagbart beslut, beslut fattas med förbehåll eller om det föreligger särskilda skäl så går det dock att söka på allmänna handlingar på verksamhetsområdesnivå, på datum för registrering samt på sökandens namn.

Gallras en begäran och vilka rutiner gäller för en sådan åtgärd? Om en begäran inte diarieförs i enlighet med ovan så gallras den så snart den hanterats (jfr Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar inom stödverksamheter [RA-FS 2021:7] och Kriminalvårdens tillämpningsbeslut för gallring av handlingar rörande stödverksamhet [KV 2023-16418]). En begäran om utlämnande av allmän handling omfattas dock inte av sekretess.

Kriminalvårdens bedömning I 2 kap. 18 § TF regleras det s.k. anonymitetsskyddet. Detta innebär att den som begär ut en allmän handling i princip inte behöver uppge sitt namn eller skälet till att varför hen begär ut handlingen. En myndighet får inte på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling efterforska vem hen är eller vilket syfte hen har med sin begäran i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om det finns hinder mot att handlingen lämnas ut. Även om identiteten hos en person som begär att få ta del av allmänna handlingar är känd bör myndigheten, utifrån grundtanken bakom anonymitetsskyddet i 2 kap. 18 § TF, inte utan vidare föra uppgifterna vidare (se bl.a. JO 2013/14 s. 615, JO 2017 /18 s.491 och JO 2018/19 s. 326). Det som AA uppgett i anmälan är korrekt. Information om att begäran om utlämnande har inkommit till Kriminalvården och vem som har gjort begäran har lämnats till den klient som ärendet rört utan att klienten bett att få begäran om allmän handling utlämnad. Hanteringen har inte följt någon gängse rutin på myndigheten. Kriminalvården anser att handläggaren agerat felaktigt när hon informerat klienten om att AA begärt ut uppgifter gällande honom. En begäran om utlämnande av allmän handling omfattas i sig inte av sekretess, men att upplysa klienten om att begäran inkommit strider mot grundtanken med anonymitetsskyddet i 2 kap. 18 § TF. Att detta har inträffat har tydliggjort att det föreligger bristfälliga kunskaper på lokal nivå vad gäller hanteringen av begäran om utlämnande av allmänna handlingar från allmänheten. Kriminalvården behöver därför arbeta med att säkerställa att de anställda har tillräckliga kunskaper för att hantera begäran om utlämnande av allmänna handlingar på ett korrekt sätt.

AA fick tillfälle att yttra sig över remissvaret.

Bedömning

Av utredningen framgår att i snar anslutning till att AA begärde ut handlingar om BB tog en frivårdsinspektör på eget initiativ kontakt med BB och informerade om AA:s begäran.

Som Kriminalvården noterat i sitt yttrande har JO vid flera tillfällen uttalat att grundtanken bakom anonymitetsskyddet i 2 kap. 18 § tryckfrihetsförordningen innebär att en myndighet inte utan vidare bör föra vidare uppgifter om identiteten på någon som begär att få ta del av allmänna handlingar, även om informationen redan är känd (se t.ex. JO 2013/14 s. 615, dnr 3919-2012, JO 2017/18 s. 491, dnr 1167-2016, och JO 2018/19 s. 326, dnr 1200-2017).

Förklaringen till att BB kontaktades verkar ha varit att han tidigare krävt att få veta allt som rör honom. Det utgör dock enligt min mening inte sakliga skäl för att här bortse från de intressen som bär upp offentlighetsprincipen och att lämna ut den aktuella informationen. Agerandet har varit olämpligt och frivården förtjänar kritik för hanteringen. Dessutom har jag full förståelse för att den som begärt att få ta del av handlingar kan tycka att situationen är obehaglig om han eller hon plötsligt blir kontaktad av den omfrågade personen själv.

Frivårdsinspektören ska ha diskuterat ärendet med både sin chef och en kriminalvårdsjurist och då ha informerat om sitt tänkta agerande. Enligt uppgift ifrågasatte varken chefen eller kriminalvårdsjuristen lämpligheten av planen att informera BB om den aktuella framställningen, vilket jag finner anmärkningsvärt.

Avslutningsvis kan nämnas att jag denna dag har riktat kritik mot en annan frivård i ett liknande ärende (dnr 10371-2024). Det som har kommit fram i de två ärendena visar att det på vissa verksamhetsställen inom Kriminalvården saknas grundläggande kunskaper om hur en begäran om utlämnande av allmänna handlingar ska hanteras. Myndigheten har uppgett att man behöver arbeta med att säkerställa att de anställda har tillräckliga kunskaper för att hanteringen ska ske på ett korrekt sätt. Jag instämmer i detta och förutsätter att så sker.

Ärendet avslutas.

Beslutet har fattats av stf JO Stefan Holgersson. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift.

Rättssakkunniga Jessica Jern har föredragit ärendet och byråchefen Catrine Björkman har deltagit i beredningen.