Kritik mot Bollnäs kommun för handläggningen av en begäran om utlämnade av allmänna handlingar

Anmälan

I en anmälan som kom in till JO den 19 april 2024 klagade AA på Bollnäs kommuns handläggning av en begäran om utlämnande av allmänna handlingar. Han anförde bl.a. följande. Den 3 januari 2024 begärde han ut diverse handlingar från Bollnäs kommun. Under januari månad fick han del av ett fåtal handlingar. Han skickade en påminnelse i ärendet den 12 april 2024. Han har ännu inte fått samtliga handlingar som angavs i begäran.

Till anmälan bifogades mailkorrespondens med kommunen.

Utredning

Anmälan remitterades till Kommunstyrelsen i Bollnäs kommun. I sitt yttrande anförde kommunstyrelsen i huvudsak följande.

I detta fall lämnade kommunen ut ett stort antal handlingar som bedömdes vara relevanta. Anmälaren begärde även ut handlingar som inte fanns upprättade eller tillgängliga med en begränsad arbetsinsats hos kommunen och därmed inte kunde lämnas ut. I syfte att förtydliga begäran och tillmötesgå anmälaren så långt som möjligt samt förklara innehållet i en excelmodell erbjöds anmälaren ett möte i januari månad. Under mötet redogjorde tjänstemän vid kommunen för förvaltningens budgetmodell och resursfördelningsmodellens beräkningar.

Anmälaren fick även tillfälle att ställa frågor. Efter mötet skickades ytterligare ett antal handlingar ut till anmälaren.

Kommunen lämnade ut handlingar i ärendet bl.a. den 16 och 22 januari samt den 19 april 2024. Ingen av de handlingarna som anmälaren begärde ut omfattades av sekretess. Kommunen lämnade ut de handlingar som efterfrågades som var upprättade eller bedömdes vara möjliga att ta fram med maximalt 4–6 timmars arbetsinsats. Efter att samtliga handlingar lämnats ut har anmälaren inte återkommit med något besked om att handlingar saknades varför kommunen bedömde att ärendet var färdighanterat.

AA kommenterade remissvaret.

Rättslig reglering

Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen, TF. Den som begär ut en allmän handling som får lämnas ut ska genast eller så snart det är möjligt och utan avgift få ta del av handlingen på stället. Den som begär det har också rätt att mot en fastställd avgift få en kopia av handlingen. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. (Se 2 kap. 15 och 16 §§ TF.)

JO har vid upprepade tillfällen framhållit att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som framställningen gjordes. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om handlingen får lämnas ut. Om framställningen avser eller kräver genomgång av ett omfattande material kan det vara ofrånkomligt med ytterligare dröjsmål.

Om myndigheten helt eller delvis inte kan tillmötesgå en begäran om att få ta del av en handling ska den som har gjort framställningen underrättas om det. Den enskilde ska då också informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas (6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen [2009:400], OSL). Den enskilde har rätt att få ett sådant formellt beslut oavsett vad som är grunden för att avslå begäran dvs. även när grunden exempelvis är att handlingarna inte finns eller att begäran inte är tillräckligt preciserad (se bl.a. JO:s beslut den 19 oktober 2022 med dnr 8329-2021). Myndighetens avslagsbeslut får överklagas till kammarrätt (2 kap. 19 § första stycket TF och 6 kap. 7 och 8 §§ OSL). Ett beslut ska vara motiverat och försett med anvisning om hur det kan överklagas (32 och 33 §§ förvaltningslagen [2017:900]).

Bedömning

Av utredningen framgår att AA den 3 januari 2024 framställde en begäran om att få del av ett flertal olika handlingar från bl.a. barn- och utbildningsnämnden, teknik- och fritidsnämnden samt kommunstyrelsen hos Bollnäs kommun. Kommunen lämnade ut vissa handlingar i ärendet den 16 och 22 januari 2024. Den 12 april 2024 skickade AA en påminnelse där han framförde att han

fortfarande inte hade fått samtliga handlingar, bl.a. de handlingar som begärts från teknik- och fritidsnämnden. Kommunen lämnade ut ytterligare handlingar i ärendet den 19 april 2024.

Av remissvaret framgår att en del av de handlingarna som begärdes ut den 3 januari 2024 inte lämnades ut förrän den 19 april 2024, dvs. efter ca 3,5 månader. Kommunstyrelsen har i sitt remissvar inte redovisat något skäl för detta dröjsmål. En så pass lång handläggningstid är givetvis inte acceptabel. Kommunen kritiseras för handläggningen av AA:s begäran i detta avseende.

Genom utredningen har det även framkommit att myndigheten bedömt att en del av de av handlingar som efterfrågades av olika skäl inte kunde lämnas ut. Kommunstyrelsen har i sitt remissvar inte redogjort för om myndigheten underrättat AA om detta. Jag vill därför påminna om att den enskilde, i de fall en begäran helt eller delvis inte kan tillmötesgås, skyndsamt ska få besked om detta och även informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning samt att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas.

Det som i övrigt har framkommit i ärendet ger inte anledning till någon ytterligare åtgärd eller något uttalande från min sida.

Ärendet avslutas.

Beslutet har fattats av chefsJO Erik Nymansson. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift.

Rättssakkunniga Emma Johnsson har föredragit ärendet och byråchefen Dan Johansson har deltagit i beredningen.