Kritik mot Jönköpings tingsrätt för brister i handläggningen av en begäran att få del av en allmän handling

Anmälan

I en anmälan till JO klagade AA på Jönköpings tingsrätt angående handläggningen av en begäran om att få ta del av ett protokoll från en häktningsförhandling. Av anmälan jämte bifogad mejlkorrespondens framgick att hon per mejl begärt att få ta del av protokollet och fått följande svar från tingsrätten.

Hej! Har ni utgivningsbevis? Behöver fråga det innan jag skickar häktningsprotokollet. … AA anförde att när hon ifrågasatte uppgiften i tingsrättens mejl fick hon till svar att tingsrättens policy var att häktningsprotokoll bara lämnades ut i elektronisk form till de som kunde uppvisa ett utgivningsbevis och att det var därför frågan hade ställts. I annat fall skickades häktningsprotokoll per post utan att frågan ställdes. Hon anser att det är fel att media på detta sätt får en ”gräddfil” när det gäller tillgången till offentliga handlingar.

Utredning

JO begärde att Jönköpings tingsrätt skulle yttra sig över anmälan och lämna upplysningar om handläggningen. Av yttrandet skulle särskilt framgå hur handläggningen förhöll sig till 2 kap. 18 § tryckfrihetsförordningen, TF.

Jönköpings tingsrätt lämnade genom lagmannen BB in ett yttrande där bl.a. följande framgick.

Upplysningar från tingsrätten Tingsrätten gör alltid en lämplighetsbedömning av på vilket sätt en allmän handling ska lämnas ut. Tingsrätten har tagit fram riktlinjer för detta. Tingsrättens tidigare E-postpolicy innehöll en lathund som sammanfattade de lämplighetsöverväganden som tingsrätten gjort utifrån handlingstyp och kategori av person som efterfrågar handlingen. Enligt den tidigare E-postpolicyn gjorde

tingsrätten skillnad på mediabolag med och utan utgivningsbevis vid val av sätt för utlämnande … Frågan om utgivningsbevis motiverades alltså av detta. – – –

Tingsrättens yttrande Det kan … konstateras att tingsrätten efterfrågat utgivningsbevis vid det aktuella tillfället och att detta skedde utifrån en tillämpning av tingsrättens tidigare e-postpolicy. Frågan ställdes av handläggaren för att kunna bedöma om utlämning av handlingen kunde ske via e-post. Detta ligger helt i linje med de rutiner som tingsrätten tillämpade vid tidpunkten. Visserligen hade nya riktlinjer beslutats den 28 mars 2022 men de hade ännu inte hunnit implementeras enligt den plan som gällde för det. Det framgår av e-postkorrespondensen att beställaren även informerades om att utlämning kunde ske via brevpost utan att tingsrätten då skulle behöva ställa frågan om utgivningsbevis. Integritetsskyddsaspekter ska beaktas vid valet av utlämnandeform, till exempel om det är fråga om känslig information. Vid framtagandet av de riktlinjer som nu tagits fram och tillämpas av tingsrätten har bedömningen gjorts att dessa aspekter beaktas genom att säkerställa nivån på den säkerhetslösning som används vid e-postbefordran. […]

För att kunna upprätthålla krav på informationssäkerhet och skydd av personuppgifter är det vid utlämnande av allmän handling relevant att ta hänsyn till hur beställaren förväntas hantera de efterfrågade handlingarna. För att underlätta bedömningen använder sig tingsrätten av riktlinjer där hänsyn tas till kategori av beställare. För att kunna göra rätt avvägning kring lämpligheten av e-postbefordran har frågan om utgivningsbevis behövt ställas. För det fall beställaren inte velat svara har vanlig postbefordran erbjudits (för att detta ska kunna ske måste å andra sidan en postadress efterfrågas) och ytterst har funnits möjlighet att ta del av handlingen på plats i tingsrättens lokaler. Tingsrätten har, även med beaktande av det så kallade efterforskningsförbudet i 2 kap. 18 § tryckfrihetsförordningen, gjort avvägningen att frågan behövt ställas för att kunna göra rätt val av utlämnandesätt. Som framgått efterfrågas inte längre denna uppgift i motsvarande situation eftersom våra riktlinjer numera ändrats och tingsrätten i mycket högre utsträckning än tidigare lämnar ut handlingar via e-post till alla kategorier av beställare.

AA kommenterade yttrandet.

Rättsliga utgångspunkter Var och en har rätt att ta del av allmänna handlingar till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning (se 2 kap. 1 § TF). Denna rätt får begränsas endast under vissa förutsättningar, t.ex. om det är påkallat med hänsyn till skyddet för enskildas personliga och ekonomiska förhållanden (se

2 kap. 2 § första stycket 6 TF). En allmän handling som får lämnas ut, dvs. som inte omfattas av sekretess, ska tillhandahållas genast eller så snart det är möjligt (se 2 kap. 15 § TF).

En myndighet får inte på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling efterforska vem denne är eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om det finns hinder mot att handlingen lämnas ut (se 2 kap. 18 § TF).

Bestämmelsen ger uttryck för det s.k. efterforskningsförbudet och gäller alltså vid en prövning av om en allmän handling får lämnas ut eller inte. Den innebär att var och en har rätt att ta del av allmänna handlingar utan att behöva uppge vem han eller hon är eller vad handlingen ska användas till (det s.k. anonymitetsskyddet). Om det med hänsyn till sekretess är en förutsättning att myndigheten kan bedöma vad ett utlämnande kan leda till får den som begär att få ut handlingen välja mellan att berätta vem han eller hon är och vad handlingen ska användas till eller avstå från att få del av den (se Lenberg m.fl., Offentlighets- och sekretesslagen [2023, version 27, JUNO], kommentar till 2 kap. 18 § TF).

Den som önskar ta del av en allmän handling har även rätt att mot en fastställd avgift få en avskrift eller kopia av handlingen till den del handlingen får lämnas ut. En myndighet är dock inte skyldig att i större utsträckning än vad som följer av lag lämna ut en upptagning för automatiserad behandling i annan form än utskrift. (Se 2 kap. 16 § första stycket TF.) Syftet med det utskriftsundantaget är att förhindra att utlämnande av uppgifter behandlas automatiserat på ett sätt som kan medföra otillbörligt intrång i enskildas personliga integritet (se prop. 1973:33 s. 85 f.). En myndighet kan trots utskriftsundantaget välja att tillhandahålla allmänna handlingar i elektronisk form. Detta förutsätter dock att det inte finns något förbud mot sådant utlämnande. (Se Heuman, Tryckfrihetsförordningen 2 kap. 16 §, Lexino 2022-07-29 [JUNO]).

Om det är lämpligt får en handling skickas med telefax eller elektronisk post eller på annat sätt tillhandahållas i elektronisk form (se 10 § förordningen [2003:234] om tiden för tillhandahållande av domar och beslut, m.m.). Frågan om huruvida en begärd handling ska skickas till sökanden via mejl eller i annan elektronisk form är alltså ytterst en lämplighetsfråga som avgörs av myndigheten. JO har tidigare uttalat att denna bedömning bör göras från fall till fall och att myndigheten alltså inte bör utfärda några generella direktiv i frågan (se t.ex. JO 1994/95 s. 63 och JO:s beslut den 26 juni 2013, dnr 6403-2011).

Bedömning

I samband med att AA begärde ut ett häktningsprotokoll från Jönköpings tingsrätt efterfrågade tingsrätten ett utgivningsbevis. Tingsrätten har förklarat att frågan ställdes för att bedöma om handlingen kunde lämnas ut via mejl. Frågan tog alltså inte sikte på om handlingen kunde lämnas ut, utan endast i vilken form som utlämnandet kunde ske.

Som framgår av den redovisade rättsliga regleringen har en domstol inte en skyldighet att lämna ut en handling elektroniskt (jfr också Högsta domstolens beslut i mål Ö 327-23 p. 11). Det kan dock ske som en serviceåtgärd. Domstolen får i sådana fall göra bedömningen om det bl.a. med hänsyn till t.ex. handlingens innehåll och informationssäkerhetsaspekter är lämpligt att handlingen lämnas ut på det sättet.

Om en myndighet ställer frågor för att bedöma om en handling kan lämnas ut elektroniskt är det enligt min mening viktigt att den enskilde samtidigt tydligt informeras om att handlingen kan lämnas ut per post eller läsas på plats i domstolens lokaler utan att sådana frågor behöver besvaras. I remissvaret har framhållits att AA informerades om att handlingen kunde lämnas ut via brevpost utan att tingsrätten då skulle behöva ställa frågan om utgivningsbevis. Denna information lämnades dock först sedan hon hade ifrågasatt att tingsrätten frågat efter ett utgivningsbevis. Så som frågan ställdes gav den därför snarast intryck av att uppvisande av att ett utgivningsbevis var ett villkor för att handlingen över huvud taget skulle lämnas ut, och mejlet kunde uppfattas som att tingsrätten efterforskade syftet med AA:s begäran. Även om det inte var avsikten med frågan har den därför enligt min mening varit oförenlig med de syften som bär upp efterforskningsförbudet i 2 kap. 18 § TF. Tingsrätten kan inte undgå kritik för utformningen av det aktuella mejlet.

Jag har inte anledning att ifrågasätta tingsrättens uppgift om syftet med att efterfråga ett utgivningsbevis. Eftersom ett häktningsprotokoll i regel innehåller integritetskänsliga och extra skyddsvärda personuppgifter finns det inte sällan skäl att särskilt överväga effekterna av ett elektroniskt utlämnande av en sådan handling. En sådan bedömning ska emellertid göras från fall till fall. Generella interna direktiv såvitt avser vilka som får, eller inte får, motta handlingar på annat sätt än per post bör alltså enligt min mening inte förekomma (jfr det tidigare nämnda JO-beslutet). Som framgår av tingsrättens remissvar gällde emellertid redan vid tidpunkten för AA:s begäran en ny rutin för utlämnande av handlingar elektroniskt. Jag har inte tagit del av de nya rutinerna och finner därför inte skäl att göra några ytterligare uttalanden i denna del.

Ärendet avslutas.

Katarina Påhlsson

Ärendet har föredragits av rättssakkunniga Lovisa Cronstedt. Byråchefen Johan Thorblad har deltagit i beredningen.