Kritik mot Sahlgrenska Universitetssjukhuset för långsam och bristfällig handläggning av två framställningar om att ta del av allmänna handlingar

Anmälan I en anmälan till JO klagade AA på Sahlgrenska Universitetssjukhuset inom Västra Götalandsregionen. Hon anförde i huvudsak följande.

Den 8 februari 2024 gjorde hon och hennes partner en varsin beställning av sina respektive journalkopior via vårdgivarens e-tjänst. Dagen därpå fick de en varsin bekräftelse via 1177 om att Arkiv och informationsstruktur vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset hade tagit emot deras beställningar. Av bekräftelsen framgick att beställningar hanterades i turordning och att handläggningstiden vid tidpunkten var längre än vanligt.

När omkring sex veckor hade gått kontaktade hon Arkiv och informationsstruktur via e-post. Hon fick svaret att handläggningstiden just då var cirka sex veckor. Handlingarna kom dock inte och den 18 april 2024, dvs. tio veckor efter att beställningen hade gjorts, ringde hon Arkiv och informationsstruktur. Hon fick då veta att beställningen var hanterad och att handlingarna hade skickats

den 15 april. Vid samtalet passade hon på att fråga om sin partners beställning. Svaret blev att det inte fanns någon registrerad beställning från partnern. Personen hon pratade med tog emot en ny, muntlig beställning gällande partnerns journal. Samma dag, den 18 april, fick hon hem sina egna journalkopior. Hennes partners handlingar kom den 22 april.

Utredning

Anmälan remitterades till styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset som yttrade sig den 30 augusti 2024 och anförde i huvudsak följande.

I enheten Arkiv och informationsstrukturs uppdrag ingår att handlägga framställningar om att ta del av allmänna handlingar. De flesta verksamheter inom Sahlgrenska Universitetssjukhuset har överlämnat denna uppgift till enheten men ett tiotal verksamheter sköter fortfarande uppgiften på egen hand.

Arkiv och informationsstruktur har under en längre tid haft mycket svårt att i samtliga ärenden uppfylla lagens krav på skyndsam hantering. Under lång tid har enheten försökt korta ned handläggningstiderna för journalbeställningar. Verksamhetens medarbetare har genomgått kompetenshöjande insatser och processerna har effektiviserats. Samtidigt har enhetens budgetramar minskat och sedan maj 2023 har antalet nettoårsarbetare minskat med 7,7, vilket utgör cirka 17 procent av det totala antalet medarbetare. Verksamheten har krav på sig att minska antalet nettoårsarbetare ytterligare med anledning av sjukhusets beslut våren 2024 om att minska antalet medarbetare med administrativa arbetsuppgifter. Sjukhuset genomgår just nu en större omorganisation. Arkiv och informationsstrukturs uppdrag och resurstilldelning är under översyn.

Journalbeställningar kommer in till enheten från externa beställare via bl.a. post, telefonsamtal, besök i enhetens reception eller via 1177 Vårdguidens e-tjänster. Till externa beställare räknas bl.a. vårdgivare, försäkringsbolag, myndigheter (t.ex. Polismyndigheten och Försäkringskassan) och privatpersoner. Verksamheten har ett inflöde på cirka 165 beställningar per dag och lämnar i genomsnitt ut 4 500 beställningar per månad. Sedan år 2018 har det årliga antalet beställningar ökat med cirka 15 000–20 000.

Beställningar som inte är av akut karaktär handläggs med lägre prioritet. Verksamhetens mål är att alla journalbeställningar ska hanteras inom en vecka räknat från det att beställningen är komplett. För att kunna leva upp till den målsättningen kan verksamheten ha cirka 600–800 beställningar i kö. Det ökade inflödet av beställningar och reduceringen av antalet anställda har gjort att verksamheten under våren 2024 hade cirka 4 000 beställningar i kö.

Sahlgrenska Universitetssjukhuset bekräftar AA:s beskrivning av händelseförloppet och beklagar att verksamheten inte kan leva upp till kravet på skyndsam handläggning. När det gäller AA:s partners beställning beror den uteblivna registreringen sannolikt på den mänskliga faktorn.

AA kommenterade Sahlgrenska Universitetssjukhusets remissyttrande.

Rättslig reglering

Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet och utlämnande av sådana handlingar finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Enligt dessa bestämmelser har var och en rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet om den är inkommen till myndigheten eller upprättad där, förutsatt att den inte omfattas av sekretess (2 kap. 1, 2 och 4 §§ TF).

Den som begär ut en allmän handling som får lämnas ut ska genast eller så snart det är möjligt och utan avgift få ta del av handlingen på stället. Den som önskar ta del av en allmän handling har även rätt att mot en fastställd avgift få en kopia av den. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt (2 kap. 15 och 16 §§ TF).

JO har i ett flertal beslut uttalat att ett besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som framställningen görs. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om ett utlämnande får ske. Ett visst ytterligare dröjsmål kan vara ofrånkomligt om framställningen avser eller kräver genomgång av ett omfattande material.

Bedömning

Av utredningen framgår att handläggningstiden för AA:s begäran om handlingar uppgick till nästan tio veckor. Det är uppenbart att Sahlgrenska Universitetssjukhuset inte har hanterat framställningen med den skyndsamhet som krävs enligt tryckfrihetsförordningen. Vidare har det framkommit att myndigheten inte har kunnat hitta den begäran om handlingar som AA:s partner gett in, trots att myndigheten har skickat en bekräftelse på att beställningen har tagits emot. Jag noterar att handlingarna senare har lämnats ut efter att AA har uppmärksammat myndigheten på misstaget. Sahlgrenska Universitetssjukhuset får kritik för handläggningen av de båda utlämnandeframställningarna.

Det har dessutom visat sig att enheten Arkiv och informationsstruktur – som hanterar merparten av de utlämnandeframställningar som ges in till verksamheterna inom Sahlgrenska Universitetssjukhuset – under lång tid har haft problem med att uppfylla skyndsamhetskravet. Myndigheten har anfört att Arkiv och informationsstruktur har vidtagit åtgärder för att försöka korta ned handläggningstiderna. Det har framkommit att enhetens budgetramar, liksom antalet nettoårsarbetare, har minskat. Detta har skett samtidigt som antalet utlämnandeframställningar har ökat väsentligt sedan 2018.

Det som har kommit fram talar för att Sahlgrenska Universitetssjukhuset inte ger arbetet med utlämnandeframställningar tillräcklig prioritet. Detta är mycket oroande. Jag vill understryka att den grundlagsreglerade offentlighetsprincipen är central i den svenska rättsordningen och ett fundament i vår demokrati. En myndighet måste helt enkelt se till att skyndsamhetskravet får genomslag i frågor om t.ex. bemanning.

Avslutningsvis vill jag framhålla att ett besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som framställningen görs. En viss fördröjning kan vara godtagbar om den är hänförlig till själva sekretessprövningen, men tidsåtgången får inte bero på formerna för myndighetens arbete. Det förhållandet att en myndighet tar emot ett stort antal utlämnandeframställningar innebär inte att kraven på myndigheten kan sättas ned. Sahlgrenska Universitetssjukhuset har som målsättning att alla journalbeställningar ska hanteras inom en vecka räknat från det att beställningen är komplett. Detta mål kommer i många fall inte att vara tillräckligt för att leva upp till skyndsamhetskravet. Ett grundkrav är att handläggningen av en utlämnandebegäran påbörjas skyndsamt efter att begäran har gjorts.

Jag förutsätter att Sahlgrenska Universitetssjukhuset nu vidtar de lämpliga åtgärder som krävs för att grundlagens krav på skyndsam handläggning ska kunna följas framöver.

Jag har även i ett annat beslut denna dag (dnr 5636-2024) riktat kritik mot Sahlgrenska Universitetssjukhuset för långsam och bristfällig handläggning av en begäran om att ta del av allmänna handlingar.

Ärendet avslutas.

Beslutet har fattats av chefsJO Erik Nymansson. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift.

Rättssakkunniga Emilia Franke har föredragit ärendet och byråchefen Dan Johansson har deltagit i beredningen.