Kritik mot Region Västmanland för handläggningen av en begäran om utlämnande av allmänna handlingar

Anmälan I en anmälan till JO klagade AA på Region Västmanland. Han anförde i huvudsak följande. Han begärde att få del av regiondirektörens e-postlogg löpande under en period. Innan e-postloggen lämnades ut raderades uppgifter om meddelanden som ansågs vara av privat karaktär. Han fick del av den redigerade e-postloggen men informerades inte om att uppgifter hade raderats.

Utredning JO hämtade in handlingar och begärde därefter att regionstyrelsen inom Region Västmanland skulle yttra sig över anmälan och redovisa sin bedömning av det som kommit fram. I sitt remissvar anförde regionstyrelsen i huvudsak följande.

Regionstyrelsen instämmer i den bild som ges och lämnar nedan kommentarer om hantering av ärendet och vidtagna åtgärder:

Redogörelse för händelseförlopp och handläggning

Under våren 2024 inkom en begäran om att Region Västmanland skulle lämna ut e-postloggar avseende regiondirektör BB:s e-post. Av vägledande praxis med avseende på tillämpningen av 2 kap. 6 § (tidigare 2 kap. 7 § andra stycket 1) tryckfrihetsförordningen (TF) följer att e-postloggen är en allmän handling (se bland annat RÅ 1998 ref. 44). I avsaknad av tillräckligt tydligt formulerade rutiner för regionens handläggning av den aktuella ärendetypen redigerades e-postloggen felaktigt innan den lämnades ut. Loggposter med avseende på e-postmeddelanden som inte bedömdes utgöra allmänna handlingar avlägsnades från loggen. Det fanns inga uppgifter i den ursprungliga loggen som omfattades av sekretess. Den redigerade loggen diariefördes och lämnades ut utan information om att den redigerats.

Region Västmanland bedömer att det som framkommit innebär att myndighetens handläggning av ärendet varit felaktig. Otydliga rutiner bedöms ha skapat utrymme för enstaka fall av felaktig hantering av allmänna handlingar i form av e-postloggar. Agerandet står i strid med TF:s regler och JO:s uttalanden om att handlingar inte får kastas eller ändras när de har begärts ut. Regiondirektör BB och handläggaren av det administrativa ärendet CC har beretts tillfälle att lämna synpunkter och de har fått del av myndighetens remissvar. Ingen av de två berörda befattningshavarna har valt att lämna någon annan synpunkt än att de har bekräftat att yttrandet korrekt återger händelseförloppet och handläggningen.

Vidtagna åtgärder

En kort tid efter den ovan beskrivna handläggningen uppdagades att de skriftliga rutinerna för utlämnande av e-postloggar inte var tydliga nog för att utgöra ett fullgott stöd för handläggningen. Den administrative direktören initierade våren 2024 en översyn av arbetssätt och rutiner för utlämnande av e-postloggar och e-postmeddelanden. Ett första arbetsmöte med inblandade parter genomfördes den 25 april där ett utkast till process och arbetsrutiner tas fram. Ytterligare arbete vidtogs under maj och juni och det nya arbetssättet började sedan gälla från och med den 24 juni 2024. Avsikten är att utvärdera process och arbetssätt i augusti/september och därefter publicera process och arbetsrutin i regionens ledningssystem vilket beräknas vara genomfört senast den 15 oktober 2024. Ett arbete har också initierats för att starta en gemensam utlämningsfunktion inom Region Västmanland för att säkerställa enhetlighet i hantering av ärenden och följsamhet till regionens rutiner. Funktionen beräknas kunna vara på plats i början av 2025.

AA kommenterade yttrandet.

Rättsliga utgångspunkter Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen, TF. Enligt dessa bestämmelser har var och en rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet om den är inkommen till myndigheten eller upprättad där, förutsatt att den inte omfattas av sekretess (2 kap. 1–4 §§ TF).

Av 2 kap. 10 § andra stycket 1 TF framgår att diarier, journaler samt sådana register eller andra förteckningar som förs fortlöpande anses ha upprättats när de har färdigställts för anteckning eller införing. I RÅ 1998 ref. 44 fann Högsta förvaltningsdomstolen att datalagrade förteckningar över in- och utgående e-post (e-postlogg) omfattas av denna bestämmelse och att förteckningarna är allmänna handlingar. Att de i förteckningarna omnämnda meddelandena kanske inte alltid är att betrakta som allmänna handlingar förändrade enligt domstolen inte förteckningarnas karaktär.

Den som begär ut en allmän handling som får lämnas ut ska genast eller så snart det är möjligt och utan avgift få ta del av handlingen på stället. Den som begär det har också rätt att mot en fastställd avgift få en kopia av handlingen. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. (2 kap. 15 och 16 §§ TF)

För det fall en begäran om att få ta del av en handling helt eller delvis inte kan tillmötesgås ska den som har gjort framställningen underrättas om detta. Den enskilde ska då också informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas. (6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen [2009:400])

Bedömning

Av utredningen framgår att AA begärde att få del av regiondirektörens e-postlogg. E-postloggen lämnades ut först efter att vissa uppgifter hade raderats. AA fick alltså inte del av handlingen i dess helhet. Han underrättades dock inte om detta i samband med att e-postloggen lämnades ut. Han informerades inte heller om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas. Detta är naturligtvis helt oförenligt med reglerna i tryckfrihetsförordningen och omöjliggör en prövning av regionens bedömning i högre instans.

Reglerna om rätt att ta del av allmänna handlingar är av grundläggande betydelse för att offentlighetsprincipen ska kunna upprätthållas. Av regionens remissvar framgår att både regiondirektören och handläggaren hade bristande kunskap om den rättsliga regleringen samt att det saknades tydligt formulerade rutiner för handläggningen. Det måste läggas regionen till last. Regionen förtjänar därför kritik för den felaktiga handläggningen av AA:s begäran.

Med det sagt ser jag positivt på att regionen genomför åtgärder för att säkerställa att något liknande inte händer igen.

Vad AA i övrigt har framfört och vad som därutöver har framkommit ger inte anledning till några ytterligare åtgärder eller uttalanden från min sida.

Ärendet avslutas.

Beslutet har fattats av chefsJO Erik Nymansson. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift.

Rättssakkunniga Anika Andreevska har föredragit ärendet och byråchefen Dan Johansson har deltagit i beredningen.