Förnyad kritik mot Inspektionen för vård och omsorg för långsam handläggning av ett ärende om journalförstöring. Även uttalanden om myndighetens handläggningstider generellt i sådana ärenden
I oktober 2022 riktade chefsJO kritik mot IVO för långsam handläggning av ett ärende om journalförstöring. Vidare uttalade han att den generella handläggningstid som angavs på myndighetens webbplats i fråga om journalförstöringsärenden – cirka ett år – normalt framstår som alltför lång och att situationen var mycket bekymmersam. ChefsJO har nu, med utgångspunkt i en anmälan som kom in till JO i maj 2024, följt upp det som kom fram vid den tidigare granskningen. IVO får kritik för passiv och långsam handläggning av det journalförstöringsärende som anmälan avser. Vidare konstaterar chefsJO med oro att den genomsnittliga handläggningstiden för journalförstöringsärenden i dag är lika lång som vid den föregående granskningen, dvs. ett år. Under en period har läget varit ännu allvarligare med handläggningstider på cirka 20 månader. ChefsJO understryker att långa handläggningstider inte bara drabbar enskilda personer utan också medför en risk för att allmänhetens förtroende för myndighetens verksamhet skadas. IVO har redogjort för de åtgärder som myndigheten har vidtagit och planerar att vidta för att komma till rätta med problemet. ChefsJO:s uppfattning är att beskrivningen av åtgärderna – med undantag för tillförandet av extra medel – saknar den konkretion som kan förväntas med hänsyn till det allvarliga läge som råder. Han förutsätter att IVO nu snarast vidtar de konkreta och effektiva åtgärder som krävs för att myndigheten så fort som möjligt ska kunna komma till rätta med handläggningstiderna.
Bakgrund I ett beslut den 10 oktober 2022 (JO 2023 s. 120, dnr 486-2022) kritiserade jag Inspektionen för vård och omsorg (IVO) för långsam handläggning av ett ärende om journalförstöring. Jag underströk vikten av att myndigheten skulle göra sitt yttersta för att så snabbt som möjligt korta ned handläggningstiderna. IVO uppmanades också att – utöver att begära ytterligare medel – överväga vilka andra åtgärder som kunde behövas för att komma till rätta med de långa handläggningstiderna.
Den 15 maj 2024 gav AA in en anmälan till JO angående långsam handläggning av ett ärende om journalförstöring. Jag har valt att med utgångspunkt i hans anmälan följa upp det som kom fram i det tidigare ärendet.
Anmälan
I sin anmälan till JO anförde AA bl.a. följande. I november 2022 begärde han att vissa uppgifter i hans patientjournal skulle förstöras. Efter 14 månaders handläggningstid utan beslut begärde han, med stöd av 12 § förvaltningslagen (2017:900), att IVO skulle avgöra ärendet inom fyra veckor. IVO avslog begäran men förvaltningsrätten biföll hans överklagande och beslutade att ärendet skulle avgöras snabbt. IVO avgjorde ärendet först den 13 maj 2024.
Utredning
JO hämtade in dagboksbladet i IVO:s ärende. Därefter begärde JO att myndigheten skulle yttra sig över det som AA hade anfört i fråga om handläggningstid. IVO uppmanades också att redogöra för:
- handläggningstiderna generellt för ärenden om journalförstöring, - vilka eventuella åtgärder myndigheten hade vidtagit för att förkorta handläggningstiderna för dessa ärenden, - vilken effekt de eventuella åtgärderna bedömdes ha haft, och - en prognos för myndighetens handläggningstider för dessa ärenden under kommande år.
I sitt remissyttrande den 3 september 2024 anförde IVO bl.a. följande.
Det aktuella ärendet inleddes den 30 november 2022. Den 24 juli 2023 skickade IVO en underrättelse om väsentlig försening till AA. I december 2023 begärde AA att ärendet skulle avgöras inom fyra veckor, varvid IVO avslog begäran. AA överklagade beslutet till förvaltningsrätten som den 19 februari 2024 biföll överklagandet och förelade IVO att snarast möjligt avgöra ärendet. Efter förvaltningsrättens dom begärde IVO att AA skulle ge in kompletterande uppgifter. Myndigheten begärde sedan in journalkopior och gav berörda vårdenheter möjlighet att yttra sig. Därefter skickades en begäran om komplettering till AA. Den 13 maj 2024 fattade IVO beslut i ärendet.
IVO beklagar den långa handläggningstiden. Den generella handläggningstiden i journalförstöringsärenden uppgår till cirka 20 månader vilket inte är tillfredsställande. Det finns utmaningar med långa handläggningstider inom flera ärendeslag som IVO behöver arbeta vidare med.
Under hösten 2023 har journalförstöringsgruppen fått ökade resurser och arbetat med att bygga upp kompetensen för dessa ärenden. Handläggningstiderna har börjat minska och det finns en nedåtgående trend. IVO har också genomfört förändringar vad gäller beslutsfattandet inom ärendeslaget genom att enhetschef har fått ett tydligare beslutsfattarmandat. Detta beräknas leda till ökade möjligheter att leda och fördela arbetet och korta ned handläggningstiderna. Under hösten 2024 kommer IVO att fortsatt se över arbetssätt, klarlägga rättsläget för vissa principiella frågor och fortsatt se över resursfördelningen.
En effektiv och snabb handläggning är en viktig rättssäkerhetsfråga som IVO arbetar med på olika sätt. Förutom de nämnda åtgärderna har IVO för avsikt att ta fram en avarbetningsplan för att minska balanserna för journalförstöringsärenden. IVO har även generellt förstärkt rättstillämpningen på myndigheten genom att införa en tydligare beredning av ärenden, vilket innebär att andra funktioner än tidigare arbetar med journalförstöringsärenden. Myndigheten kommer kontinuerligt att följa upp och utvärdera vidtagna åtgärder och fortsätta arbetet med att utveckla hanteringen av detta ärendeslag. Genom de vidtagna åtgärderna kan IVO få en ökad möjlighet att prognostisera myndighetens handläggningstider för ärenden om journalförstöring.
AA kommenterade remissyttrandet.
Rättslig reglering
Av 9 § förvaltningslagen framgår att ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts.
Enligt 12 § förvaltningslagen får en enskild part skriftligen begära att myndigheten ska avgöra ärendet, om ärendet inte har avgjorts i första instans senast inom sex månader. Myndigheten ska inom fyra veckor från den dag då en sådan begäran kom in antingen avgöra ärendet eller i ett särskilt beslut avslå begäran.
I 49 § förvaltningslagen föreskrivs att om en domstol eller en förvaltningsmyndighet bifaller ett överklagande av ett sådant avslagsbeslut som avses i 12 §, ska den besluta att förelägga den myndighet som har meddelat avslagsbeslutet att snarast eller inom den tid som överinstansen bestämmer avgöra det ärende som överklagandet avser.
Bedömning
Av utredningen framgår att handläggningstiden för AA:s ärende om journalförstöring uppgick till nästan ett och ett halvt år. Under mer än 14 månader av den tiden vidtog IVO inte några åtgärder utöver att underrätta AA om att avgörandet bedömdes bli väsentligt försenat. Det var först efter att förvaltningsrätten hade förelagt IVO att avgöra ärendet snarast möjligt som myndigheten vidtog aktiva handläggningsåtgärder. Det är uppenbart att handläggningen av ärendet har varit passiv och handläggningstiden oacceptabelt lång. IVO får kritik för dessa brister.
Det har också visat sig att handläggningstiderna för ärenden om journalförstöring generellt sett är långa och att de har varit det under en längre tid. I mitt beslut den 10 oktober 2022 konstaterade jag att handläggningstiden för det ärende som anmälan gällde uppgick till mer än ett och ett halvt år. Jag noterade också att IVO på sin webbplats informerade om att handläggningstiden för journalförstöringsärenden vid tidpunkten var cirka ett år. Jag uttalade att en
handläggningstid på ett år normalt framstår som alltför lång och att situationen var mycket bekymmersam.
Det är med oro som jag konstaterar att handläggningstiderna i dag är lika långa som vid min förra granskning. Enligt information på IVO:s webbplats är den genomsnittliga handläggningstiden nu ett år. Vid tidpunkten för IVO:s yttrande till JO i september 2024 var läget ännu allvarligare med handläggningstider på cirka 20 månader. Som IVO konstaterat har myndigheten problem med långa handläggningstider inte bara i ärenden om journalförstöring utan även i t.ex. klagomålsärenden, vilket JO har kritiserat myndigheten för vid upprepade tillfällen (se t.ex. JO 2024 s. 100, dnr 8914-2022 m.fl.).
Att ärenden avgörs inom skälig tid är en fråga om rättssäkerhet. Jag vill understryka att långa handläggningstider inte bara drabbar enskilda personer utan också medför en risk för att allmänhetens förtroende för myndighetens verksamhet skadas. IVO har redogjort för de åtgärder som myndigheten har vidtagit sedan min föregående granskning samt för åtgärder som planeras. Min uppfattning är att beskrivningen av åtgärderna – med undantag för tillförandet av extra resurser – saknar den konkretion som kan förväntas med hänsyn till det allvarliga läge som råder. De hittills vidtagna åtgärderna har inte lett till att situationen har förbättrats sedan min förra granskning. IVO har inte heller presenterat någon prognos för handläggningstiderna i ärenden om journalförstöring under 2025 trots att JO uttryckligen har bett myndigheten att lämna en sådan redogörelse.
Jag förutsätter att IVO nu snarast vidtar de konkreta och effektiva åtgärder som krävs för att myndigheten så fort som möjligt ska kunna komma till rätta med handläggningstiderna.
Vad AA i övrigt har anfört ger inte anledning till några uttalanden från min sida.
Jag har även i ett annat beslut denna dag (dnr 2940-2024) riktat kritik mot IVO för långsam handläggning av ett klagomålsärende.
Ärendet avslutas.
Beslutet har fattats av chefsJO Erik Nymansson. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift.
Rättssakkunniga Emilia Franke har föredragit ärendet och byråchefen Dan Johansson har deltagit i beredningen.