Kritik mot Överförmyndarnämnden i Umeåregionen för felaktig hantering av ett överklagande. Även uttalanden om bl.a. omprövningar på nämndsammanträden

Bakgrund I protokollet över min inspektion av Överförmyndarnämnden i Umeåregionen den 25–27 april 2023 (dnr 2868-2023) gjordes följande noteringar om nämndens hantering av överklaganden:

När det gäller hanteringen av överklaganden berättade företrädare för överförmyndarnämnden sammanfattningsvis följande. När ett överklagande kommer in bedömer nämnden om det innehåller någon ny information. Om så är fallet, tar den ställning till om det finns anledning att ändra det överklagade beslutet. Sådana prövningar görs på delegation när det gäller arvodesbeslut, men i övrigt går prövningarna till nämnden. Om ett överklagande inte innehåller några nya uppgifter, skickas det till tingsrätten tillsammans med en rättidsprövning och ett yttrande från nämnden. Ibland skickas inget yttrande med, men enligt tingsrätten ska det helst ingå så att rätten inte behöver förelägga nämnden att yttra sig. Eftersom överklaganden ska överlämnas snabbt, är hanteringen av dem en prioriterad uppgift. I en av de granskade akterna hade nämnden i ett delegationsbeslut den 17 februari 2023 avvisat en ansökan avseende en fråga om överförmyndarspärrade konton. En skrift som ställföreträdaren betecknat överklagande av avvisningsbeslutet kom in till nämnden den 7 mars 2023. Ställföreträdaren yrkade att avvisningsbeslutet skulle upphävas och ärendet återförvisas till nämnden för prövning i sak. Vid sitt sammanträde den 29 mars 2023 prövade nämnden ansökan i sak och beslutade att avslå den.

Mot bakgrund av vad som framkommit beslutade jag att i ett särskilt ärende göra en fördjupad utredning av nämndens rutiner för hantering av överklaganden, med utgångspunkt i dess hantering av överklagandet i den granskade akten ovan.

Utredning

JO begärde att överförmyndarnämnden skulle yttra sig. Nämnden gav in följande yttrande:

När överklagan inkom till överförmyndarnämnden har chef och jurist, i enlighet med delegationsordning, handlagt överklagandet. Vid handläggningen bedömdes att beslutet att avvisa ansökan var uppenbart felaktigt eftersom nämnden enligt 14 kap 10 § föräldrabalken är behörig att fatta beslut om dispens från kravet på överförmyndarens samtycke för uttag från huvudmannens konto. Beslutet att avvisa ansökan kunde snabbt och enkelt ändras utan att det var till någon nackdel för den enskilde att beslutet ändrades. Överklagan och dess handlingar hade inte överlämnats till den högre instansen som ska pröva överklagandet varför ändring kunde ske i enlighet med 39 § förvaltningslagen. Ändringsbeslutet har dock inte dokumenterats som beslut. I och med att beslutet att avvisa ansökan ändrades togs ärendet upp till beslut i sakfrågan vid nämndens sammanträde den 29 mars 2023. Eftersom överklagan inte avvisades skulle överklagan ha överlämnats till överinstansen tillsammans med ändringsbeslutet i enlighet med 46 § förvaltningslagen. Då överklagan och det nya beslutet inte överlämnades till överinstansen var hanteringen felaktig. Det finns en fastställd rutin för hantering av överklagan av vilken framgår att överklaganden ska överlämnas till rätten även i de fall det överklagade beslutet ändras. De berörda handläggarna är vana att hantera överklaganden och följer den fastställda rutinen. Att rutinen inte följts i det aktuella ärendet får tillskrivas den mänskliga faktorn.

Rättsliga utgångspunkter

Enligt 37 § förvaltningslagen (2017:900) har en myndighet som utgångspunkt relativt långtgående befogenheter att ändra beslut som den själv har meddelat. Detta gäller emellertid inte om myndigheten har fått in ett överklagande av beslutet. I det läget är utrymmet för myndigheten att själv ändra det överklagade beslutet mycket begränsat. Det krävs då dels att beslutet är uppenbart felaktigt i något väsentligt hänseende, dels att ändringen kan ske snabbt och enkelt och utan att det blir till nackdel för någon enskild part. Sådana ändringar får dessutom endast ske om överklagandet ännu inte har överlämnats till överinstansen. Detta framgår av 38 och 39 §§ förvaltningslagen.

Om ett överklagande har kommit in i rätt tid ska beslutsmyndigheten skyndsamt överlämna det till överinstansen tillsammans med övriga handlingar i ärendet. Om en myndighet ändrar ett beslut som har överklagats ska den överlämna också det nya beslutet till överinstansen. Överklagandet ska anses omfatta det nya beslutet. Detta framgår av 46 § förvaltningslagen. Kravet på överlämnande av överklagandet till överinstansen gäller även om beslutet har ändrats helt i enlighet med vad klaganden begärt (se prop. 2016/17:180 s. 336).

JO har vid flera tillfällen uttalat att tiden för att överlämna ett överklagande inte bör överstiga en vecka. Om myndigheten bedömer att det är lämpligt att bifoga ett eget yttrande över överklagandet är det inte godtagbart att det leder till mer än på sin höjd ytterligare några dagars fördröjning (se t.ex. JO 2022/23 s. 516, dnr 9679-2020, 441-2021 och 2652-2021, som också innehåller hänvisningar till tidigare JO-beslut).

Bedömning

Överförmyndarnämndens rutiner för hantering i överklagandet Vid inspektionen uppgav överförmyndarnämndens företrädare att prövningen av om ett beslut ska ändras med anledning av nya uppgifter i ett överklagande i många fall görs vid nämndsammanträden. Mot bakgrund av den administration som är förknippad med beslutsfattande vid nämndsammanträden kan sådana ändringar enligt min bedömning sällan ske snabbt och enkelt. I detta sammanhang bör det också betonas att om det krävs mer ingående utredningsåtgärder eller andra inte helt enkla överväganden för att avgöra om nya uppgifter i ett överklagande ger anledning att ändra ett beslut, är kravet på att beslutet ska vara uppenbart oriktigt vidare i regel inte uppfyllt.

Jag vill vidare framhålla att kravet på att skyndsamt överlämna ett överklagande till överinstansen gäller även för överklaganden som innehåller nya uppgifter. Lång tid till nästa inplanerade nämndsammanträde är inte ett godtagbart skäl för att mer än en vecka förflyter innan ett överklagande överlämnas till tingsrätten. I situationer då det inte är möjligt att inom den tiden ta ställning till vilken betydelse de nya uppgifterna har, bör nämnden enligt min uppfattning i stället överlämna överklagandet till tingsrätten direkt efter det att den konstaterat att det kommit in i rätt tid. Om nämnden senare kommer fram till att beslutet bör ändras kan den i stället framföra det i ett yttrande till tingsrätten.

Mot denna bakgrund kan det finnas anledning för överförmyndarnämnden att se över sina rutiner för hantering av överklaganden.

Hanteringen av överklagandet i den granskade akten I inspektionsprotokollet beslutade jag att granska nämndens rutiner för hantering av överklaganden med utgångspunkt i dess hantering av ett överklagande av ett avvisningsbeslut daterat den 17 februari 2023. Det aktuella överklagandet kom in till nämnden den 7 mars 2023 och innehöll ett yrkande om att tingsrätten skulle upphäva avvisningsbeslutet och återförvisa ärendet till nämnden för prövning i sak. Vid sitt sammanträde den 29 mars 2023 prövade nämnden ansökan i sak och beslutade att avslå den.

I sitt remissvar har nämnden uppgett att avvisningsbeslutet ändrades snabbt och enkelt men att ändringsbeslutet inte har dokumenterats som ett beslut. Jag uppfattar det som att avslagsbeslutet enligt nämnden inte var det beslut genom vilket avvisningsbeslutet ändrades. Nämnden ska istället ha upphävt

avvisningsbeslutet vid en tidigare tidpunkt, utan att samtidigt fatta något annat beslut i dess ställe.

Ett beslut att ändra ett överklagat beslut ska skyndsamt överlämnas till överinstansen tillsammans med det ursprungliga beslutet, överklagandet och övriga handlingar i ärendet. Det medför att ett ändringsbeslut av detta slag måste vara skriftligt. Det är således inte godtagbart att avstå från att dokumentera ett sådant ställningstagande som ett beslut. Jag konstaterar vidare att nämnden aldrig överlämnade överklagandet till tingsrätten. Nämndens hantering har därmed varit felaktig, vilket den också har konstaterat i sitt remissvar. Nämnden förtjänar kritik.

Avslutningsvis vill jag nämna följande. Jag har valt att inte utreda de närmare detaljerna i handläggningen i anslutning till det ändringsbeslut som nämnden har hänvisat till. Såvitt framgår av remissvaret och de handlingar från akten som jag har tagit del av kan jag dock konstatera att det inte verkar ha upprättats någon skriftlig handling med sådana uppgifter om bl.a. datum och beslutets innehåll som enligt 31 § förvaltningslagen ska finnas för varje skriftligt beslut. Om det inte finns någon dokumentation av det slaget och den ställföreträdare som överklagade avvisningsbeslutet inte heller muntligen underrättades om något separat ändringsbeslut, ligger det enligt min mening nära till hands att ifrågasätta om nämnden över huvud taget kan anses ha meddelat något sådant beslut.

Ärendet avslutas.

Beslutet har fattats av JO Katarina Påhlsson. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift.

Rättssakkunniga Albert Pettersson har föredragit ärendet och byråchefen Johan Thorblad har deltagit i beredningen.