Kritik mot Boverket angående handläggningen av en begäran om utlämnande av handlingar

Anmälan

I en anmälan till JO framförde AA kritik mot hur Boverket hade handlagt hans begäran om utlämnande av handlingar. Av anmälan framgick bl.a. följande.

Den 29 december 2009 kontaktade han Boverket för att begära att få ta del av en energideklaration/besiktningsprotokoll för en bestämd byggnad i Göteborg. Han talade först med en person vid Boverkets registratur som hänvisade honom till Boverkets energideklarationsgrupp. En person vid denna grupp upplyste honom om att handlingar av den typ han efterfrågade endast lämnades ut av vissa handläggare samt att ingen av dessa var i tjänst mellan jul och nyår. Han blev vidare hänvisad att skicka in sin begäran via e-post till registraturet, vilket han gjorde samma dag. Boverket hade den 1 februari 2010 ännu inte besvarat hans begäran.

I sin anmälan till JO ifrågasatte AA den utdragna handläggningstiden samt omständigheten att Boverket begärde att han skulle framställa sin begäran skriftligt per e-post.

Utredning

Boverket anmodades att göra en utredning och yttra sig över vad som hade framförts i AA:s anmälan. I sitt remissvar anförde Boverket huvudsakligen följande.

Boverket besvarar en stor mängd frågor som inkommer via telefon och e-post. Under 2009 besvarades över 6 000 telefonsamtal och över 2 500 frågor angående energideklarationer som inkommit via e-post. Gruppen som arbetar med ovanstående uppgifter är organiserad så att inkomna frågor via brev eller e-post skickas till en samordnare inom gruppen. Samordnaren ser till att handlingar diarieförs. Därefter överförs frågorna till de specialister inom vars ansvarsområde frågan tillhör. Begäran att få ut uppgifter ur energideklarationsregistret som allmän handling har hittills också sänts till samordnaren som i sin tur överfört begäran till någon av de två jurister som är knutna till gruppen. De har gjort en sekretessbedömning innan handlingen kan lämnas ut. Vid efterforskning av AA:s begäran om utlämning av allmän handling i form av kopia av energideklaration för fastighet har det visat sig att begäran kom

in den 29 december 2009 till Boverkets registratur. Registrator vidarebefordrade omgående e-posten till samordnaren för energideklarationsgruppen. Boverket är medvetet om att även muntlig begäran ska hanteras skyndsamt men eftersom många uppgifter behövs för att finna rätt energideklaration brukar Boverket fråga om begäran kan sändas via e-post. Detta ställs aldrig upp som krav utan som en valmöjlighet. Trots påminnelser från AA effektuerades inte hans begäran. Boverket har inte kunnat lämna ut några handlingar då det inte fanns någon energideklaration för angiven fastighet. Oaktat att det inte fanns någon handling att lämna ut skulle AA:s begäran ha behandlats skyndsamt eftersom offentliga allmänna handlingar ska lämnas ut utan dröjsmål. Boverket beklagar att så inte skedde. Med anledning av det inträffade har Boverket förändrat rutinerna inom energideklarationsgruppen angående hanteringen av inkomna handlingar och i synnerhet för e-post och brev som avser begäran om utlämnande av allmän handling. Förändringen i denna del innebär att registrator omedelbart översänder inkommen begäran till administratör för energideklarationsregistret som skyndsamt kan hämta begärda uppgifter ur registret och översända dem. Endast i tveksamma fall, när en sekretessbedömning krävs, kontaktas jurist. Boverket utreder också möjligheten att låta allmänheten få tittarbehörighet till energideklarationsregistret i linje med tanken om 24-timmars myndigheter. AA kommenterade remissvaret. Han uppgav därvid bl.a. att Boverket den 9 februari 2010 hade underrättat honom om att det inte fanns någon handling att lämna ut.

Rättslig reglering

Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen, TF. Enligt 2 kap. 12 § TF ska en allmän handling som får lämnas ut – och som alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse – på begäran ”genast eller så snart det är möjligt” på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 2 kap. 13 § TF framgår att den som önskar ta del av en allmän handling också har rätt att mot fastställd avgift få en kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt.

Det finns inga formkrav för en begäran att få ta del av en allmän handling. En begäran får således framställas muntligt.

Besked i en utlämnandefråga bör normalt lämnas samma dag som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. För att leva upp till TF:s skyndsamhetskrav måste den som omfattas av regleringen organisera sin verksamhet på sådant sätt att framställningar om handlingsutlämnande kan behandlas även under semesterperioder och enskilda personers bortovaro.

För det fall en framställning om att få ta del av en handling inte kan tillmötesgås fullt ut ska den som begär handlingen enligt 6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, underrättas om detta. Han ska också underrättas om att han kan begära att frågan hänskjuts till myndigheten och att ett formligt beslut krävs för

att ett avgörande ska kunna överklagas. Mot myndighetens avslagsbeslut får sökanden enligt 6 kap. 7 och 8 §§ OSL föra talan hos kammarrätt.

Om en enskild begär att få ta del av en handling som inte förvaras hos myndigheten, ska denne omgående informeras om det. Om den enskilde, trots att han har informerats om att den handling han önskar ta del av inte finns, vidhåller sin framställning om att få ta del av handlingen och det rör sig om en handling som typiskt sett kan förekomma hos myndigheten, bör myndighetens handläggning följa den i 6 kap. OSL angivna ordningen, dvs. ett avslagsbeslut ska meddelas och en överklagandehänvisning lämnas. Därtill måste det i TF uppställda skyndsamhetskravet beaktas. Rätten att få ett överklagbart beslut tillkommer sökanden oavsett om avslaget grundar sig på en sekretessbestämmelse, på att den begärda handlingen inte är allmän eller på att handlingen överhuvudtaget inte finns eller kan påträffas.

Bedömning

AA framställde den 29 december 2009 en begäran att av Boverket utfå kopia av en energideklaration avseende en viss fastighet. Energideklarationer av det begärda slaget förvaras hos Boverket och utgör allmänna handlingar där. Det kom att dröja till den 9 februari 2010 innan Boverket lämnade honom besked att det inte fanns någon energideklaration rörande den ifrågavarande fastigheten. Det har således tagit Boverket en dryg månad att underrätta AA om att man inte hade den begärda handlingen. Detta är givetvis alldeles för lång tid.

Boverket har inte bemött AA:s uppgifter om att det mellan jul och nyår inte fanns någon på myndigheten som kunde pröva utlämnandefrågan. I den delen vill jag betona skyldigheten för myndigheter att organisera sin verksamhet på sådant sätt att framställningar om handlingsutlämnande kan behandlas även under semesterperioder och enskilda personers bortovaro.

Som Boverket har konstaterat i sitt remissvar får en myndighet inte ställa upp särskilda formkrav på en begäran om utfående av allmänna handlingar. En sökande som önskar framställa sin begäran muntligt ska således få göra det.

Med den kritik som ligger i det sagda avslutas ärendet.