Kritik mot Regeringskansliet för långsam handläggning av en begäran om utlämnande av e-postloggar
Regeringskansliet får kritik för att en begäran om att ta del av epostloggar inte handlades i enlighet med tryckfrihetsförordningens skyndsamhetskrav. En handling får inte gallras när det finns en begäran om att ta del av den som ännu inte har prövats slutligt. JO uttalar att det därför måste säkerställas att en automatisk gallring inte sker av en e-postlogg som omfattas av en begäran om utlämnande.
Anmälan
I en anmälan den 21 maj 2025 klagade SVT-journalisten AA på Regeringskansliet, Utrikesdepartementet, och uppgav bl.a. följande. Han begärde den 14 maj 2025 att få ta del av e-postloggar mellan specifika e-postadresser. Registratorn förklarade att de endast kan exportera e-postloggar/e-post från de senaste 14 dagarna. E-post brinner alltså inne för varje dag som går. Han har fortfarande inte fått ta del av handlingarna.
Utredning
JO begärde att Regeringskansliet skulle yttra sig över begäran den 14 maj och redogöra för myndighetens rutiner för sammanställning och utlämnande av e-postloggar.
Regeringskansliet, Förvaltningsavdelningen (tf. chefsjuristen BB), uppgav bl.a. följande.
Regeringskansliets e-postlogg
I Regeringskansliets e-postsystem skapas en logg som för varje e-postmeddelande anger när meddelandet togs emot eller skickades, vem som är avsändare respektive mottagare samt en ämnesrad. Uppgifter i e-postloggen sparas i 14 dagar och gallras därefter automatiskt. Syftet med loggfilen är att den ska användas för felsökning när användare anmäler att e-postmeddelanden inte kommit fram. Loggfilen har således ett administrativt syfte av tillfällig betydelse i verksamheten och gallras när den inte längre behövs för driftsäkerheten eller säkerhetsskyddet i Regeringskansliet. Det som gallras automatiskt är uppgifterna i loggen i e-postsystemet. De e-postmeddelanden som inkommer till eller skickas från medarbetares e-postkonton gallras inte automatiskt. Allmänna handlingar diarieförs enligt
Regeringskansliets rutiner för diarieföring och gallras i enlighet med myndighetens gallringsföreskrifter.
Hantering av begäran
Onsdagen den 14 maj 2025 Begäran inkom till UD [ Utrikesdepartementet, JO:s anm. ]. Medarbetare där bad ingivaren om ett förtydligande huruvida begäran avsåg en logg över trafik mellan angivna e-postadresser. Ingivaren bekräftade att han önskade en logg och kompletterade sin begäran med ytterligare en e-postadress. Medarbetare vid UD informerade ingivaren om att begäran överlämnades till FA [ Regeringskansliets förvaltningsavdelning, JO:s anm. ] för vidare handläggning. Torsdagen den 15 maj 2025 FA tog fram den efterfrågade e-postloggen och påbörjade sekretessprövning. Samma dag kontaktades UD för inhämtande av information till prövningen. Tisdagen den 20 maj 2025 FA och UD hade kontakt angående sekretessprövningen varefter UD återkopplade till FA. Som en del i sekretessprövningen togs även en kontakt med en annan myndighet för att inhämta underlag för ställningstagande huruvida en uppgift i loggen omfattades av sekretess. Torsdagen den 22 maj 2025 FA lämnade ut den efterfrågade handlingen.
Bedömning
[– – –] Av utredningen framgår att det begärda loggutdraget togs fram dagen efter det att begäran inkom till myndigheten. Därefter påbörjades sekretessprövningen. Att sekretessprövningen tog några dagar i anspråk berodde på speciella omständigheter i detta utlämnandeärende. Ärendet handlades alltså med den skyndsamhet som var möjlig.
AA kommenterade yttrandet.
Bedömning En begäran om att få en kopia av en allmän handling ska behandlas skyndsamt (2 kap. 16 § andra stycket tryckfrihetsförordningen).
Skyndsamhetskravet innebär att myndigheten normalt sett måste ge ett besked i utlämnandefrågan samma dag som begäran görs. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om handlingen kan lämnas ut. Ett visst ytterligare dröjsmål kan vara ofrånkomligt om begäran avser eller kräver genomgång av ett omfattande material.
Min granskning har avsett AA:s begäran om att få ta del av e-postloggar. En e-postlogg utgör en allmän handling (2 kap. 10 § andra stycket 1 tryckfrihetsförordningen och RÅ 1998 ref. 44).
Det tog åtta dagar innan AA:s begäran hade behandlats av Regeringskansliet. Förvaltningsavdelningen har fört fram att sekretessprövningen tog några dagar i anspråk på grund av speciella omständigheter och att en kontakt behövde tas
med en annan myndighet. Med beaktande av den begränsade mängd information som fanns i e-postloggen borde dock sekretessprövning ha kunnat genomföras snabbare.
Regeringskansliets hantering av AA:s begäran har inte varit förenlig med tryckfrihetsförordningens skyndsamhetskrav och för detta kan myndigheten inte undgå kritik.
Med anledning av det som AA i övrigt fört fram i anmälan vill jag tillägga följande. En handling får inte gallras när det finns en begäran om att ta del av den som ännu inte har prövats slutligt (t.ex. JO 2021/22 s. 402, dnr 3718-2020 m.fl.). Det måste alltså säkerställas att en automatisk gallring inte sker av en epostlogg som omfattas av en begäran om utlämnande.
Jag har även i ett annat beslut denna dag kritiserat Regeringskansliet för att inte ha levt upp till tryckfrihetsförordningens krav på skyndsamhet vid en begäran om allmän handling (se dnr 3792-2025).
Ärendet avslutas.
Beslutet har fattats av JO Per Lennerbrant. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift.
Rättssakkunniga Johanna Cervin-Ellqvist har föredragit ärendet och byråchefen Sara Johannesson har deltagit i beredningen.