Anmälan mot Stadsbyggnadsnämnden i Helsingborgs kommun angående bl.a. registrering av handlingar överlämnade till oppositionsledamot

Anmälan

AA klagade i en anmälan till JO på flera befattningshavare vid Stadsbyggnadsnämnden (tidigare tekniska nämnden) i Helsingborgs kommun. Klagomålen avsåg bl.a. brister i registrering av handlingar och svar på dessa. Av anmälan framgick bl.a. följande. Hösten 2005 uppförde gatukontoret ett bullerplank längs en gata. AA godtog inte tekniska nämndens och gatukontorets åtgärder. Han kontaktade därför BB, oppositionsledamot i nämnden. De kom överens om att han skulle sända BB vissa minnesanteckningar för att få upp ärendet i nämnden. När han efter sex månader inte hade fått svar från BB ställde han en fråga i en insändare i juli 2006. BB:s svar på den var att handlingarna hade överlämnats till gatuchefen. AA har i nämndens diarier inte kunnat återfinna några anteckningar om ärendet. Ärendet borde ha diarieförts i samband med att gatuchefen tog emot handlingarna. I brev den 9 maj 2006 till ordföranden i nämnd en hemställde han att grönområdet intill bullerplanket skulle återställas. Den 8 september 2006 påminde han om ärendet i ett brev till förvaltningen där han samtidigt begärde uppgifter om vilka som utförde besiktningarna av hans hus före respektive efter plankets montering. Eftersom han varken från nämnden eller förvaltningen fick svar skrev han i november 2006 till flera företrädare för kommunen med begäran om att få hjälp med att få svar. Brevet den 9 maj 2006 har tillsammans med påminnelsen diarieförts först den 15 september 2006. Tekniska nämnden har upphört och dess ledamöter ingår numera i stadsbyggnadsnämnden.

Utredning

Stadsbyggnadsnämnden i Helsingborgs kommun anmodades att göra en utredning och yttra sig över vad som framförts i AA:s anmälan.

Stadsbyggnadsnämnden lämnade ett yttrande av ordförande CC vari bl.a. anfördes följande. AA har varit i kontakt med BB, ledamot i tekniska nämnden och därefter skickat handlingar till honom i december 2005.

Under våren 2006 har BB berättat om sina kontakter med AA för gatuchef DD och vid ett senare tillfälle överlämnat ett kuvert, med det material han fått från AA, till gatuchefen. Gatuchefen diarieförde inte materialet utan sparade det i sin ärendemapp som en information om de kontakterna som BB berättat att han haft med AA. Gatuchefen uppfattade inte att materialet var ställt till tekniska förvaltningen eller tekniska nämnden och därmed hanterades det inte som en inkommande handling. Materialet bestod av följande (bilaga 1 [bilagorna här utelämnade, JO:s anmärkning]): En meddelandemapp till BB daterad 2005-12-13. En kopia av ett mail från AA till Silentia AB, som tillverkat bullerplanken, och deras svar, daterat 30 november resp 1 december 2005. Ett brev från AA till BB, ej daterat. Kopia av den insändare som AA skickat till Helsingborgs Dagblad, redaktionen för ”Min mening”, ej daterad.

Kopia av den insändare som Helsingborgs Dagblad publicerade den 12 november 2005. Kopia av bygglovritningen för bullerplanket. En produktkatalog från Silentia över bullerplank ”Nordic line”. Brevet daterat 2006-05-09 till tekniska nämnden inkom 2006-05-10 och diariefördes med diarienummer 293/06 (bilaga 2). Som handläggare anges gatukontoret, EE samt att kopia lämnas till tekniska nämndens presidium. Några dagar senare, den 17 maj 2006, inkommer en kopia av skrivelsen med en handskriven påskrift ”Kopia av tidigare översänd skrivelse”. Även denna fick diarienumret 293/06. Påståendet att brevet funnits hos förvaltningen under cirka fyra månader innan det diariefördes stämmer alltså inte. Ärendet om skada på byggnaden har diarienummer 335/06. När skada på byggnaden kommit till tekniska förvaltningens projektledares kännedom träffade han AA och lovade då att direkt beställa en opartisk efterbesiktning av byggnaden, att jämföra med den syn som utförts innan arbetena påbörjades. Besiktningen utfördes den 17 maj 2006 och protokoll från besiktningen skickades ut så att det inkom hos tekniska nämnden den 8 juni 2006. Projektledaren överlämnade därefter skadeärendet till stadens försäkringsbolag för handläggning och skadan åtgärdades i mitten av oktober 2006. Att det gått lång tid dels från det att skadan uppstått tills byggnaden blev besiktigad och dels från besiktning till åtgärd kan vi bara beklaga. I det första fallet beror det på att informationen om skadan inte kommit till projektledarens kännedom tidigare och i det andra fallet på att försäkringsbolaget inte fått dit en hantverkare snabbare.

AA kommenterade yttrandet och uppgav bl.a. följande. Gatuchefen borde inte ha mottagit handlingar som BB rätteligen skulle ha använt i sin egenskap av oppositionsledamot i nämnden. Trots att över ett år har förflutit har han med anledning av breven till nämnden och förvaltningen inte kontaktats varken i ärendet om bullerplanket eller i skadeärendet. I det sistnämnda har han ännu inte fått begärda uppgifter på dem som utförde besiktningen av hans fastighet. Han återtar dock sitt påstående om att brevet den 9 maj 2006 skulle ha funnits hos förvaltningen under fyra månader innan det diariefördes.

Handlingarna i nämndens ärenden dnr 293/06 och 335/06 infordrades den 28 januari 2008 och granskades. Av handlingarna att döma hade anmälarens nyss nämnda framställningar om bullerplanket och i skadeärendet inte besvarats.

Bedömning

En handling är enligt 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen (TF) allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Brev eller annat meddelande som är ställt personligen till den som innehar befattning vid myndighet anses enligt 2 kap. 4 § TF som allmän handling, om handlingen gäller ärende eller annan fråga som ankommer på myndigheten och ej är avsedd för mottagaren endast som innehavare av annan ställning. Handling som enligt bestämmelsen är allmän, har denna egenskap oavsett om den anlänt till myndighetens lokaler eller sänts till befattningshavarens privata adress (se t.ex. JO:s ämbetsberättelse 1994/95 s. 234).

De skrivelser som AA sände till BB rörde synpunkter på en fråga som vid den tiden redan låg under nämndens ansvar, dvs. det aktuella bullerplanket. Skrivelserna tillställdes uppenbarligen BB i dennes egenskap av ledamot i nämnden. Mot bakgrund av den nyss redovisade regleringen skulle skrivelserna därför redan då ha behandlats som allmänna handlingar. När BB senare lämnade materialet till gatuchefen DD skulle denne under alla förhållanden sett till att de tillfördes ärendet. Nämnden synes vidare ha underlåtit att besvara vissa framställningar från AA. I samtliga dessa hänseenden har handläggningen varit felaktig.