Uttalanden med anledning av att en myndighet hänvisat en anställd till att själv gå in i myndighetens system och ta del av handlingar som den anställde begärt ut

Anmälan

I en anmälan till JO den 5 november 2024 klagade AA på att Leksands kommun inte hade lämnat ut allmänna handlingar. Av anmälan med bilagor framgick bl.a. följande.

I april 2024 var AA anställd i kommunen men han saknade tillgång till sitt mejlkonto. Han begärde därför av kommunen att få del av mejl- och chattkonversationer som han hade haft med en avdelningschef. Trots att han upprepade begäran flera gånger lämnades inga handlingar ut. Efter ytterligare en påminnelse i oktober 2024 fick han avslag på begäran med hänvisning till att handlingarna inte längre fanns förvarade hos kommunen annat än som säkerhetskopia.

Utredning

JO hämtade in handlingar i ärendet och begärde därefter att Kommunstyrelsen i Leksands kommun skulle yttra sig över anmälan.

Kommunstyrelsen förde fram bl.a. följande om handläggningen.

AA gav in en begäran om handlingar till registraturen den 8 april 2024. Han hade då lämnat ifrån sig sin arbetsdator och tjänstetelefon men hade fortfarande behörighet till sitt mejlkonto. Begäran skickades till den berörda

avdelningschefen. När registraturen följde upp om ärendet hade hanterats var svaret att AA var anställd i kommunen och själv hade tillgång till de begärda handlingarna. I samband med att AA hade kontakt med en annan tjänsteman inom kommunen meddelade han att han ännu inte hade fått ut handlingarna. Under den efterföljande hanteringen hänvisades AA vid flera tillfällen till att själv gå in i kommunens system för att ta del av de begärda handlingarna. Ärendet föll sedan mellan stolarna.

AA återkom i oktober 2024 med en ny begäran om att få del av handlingarna. Då hade emellertid både AA och den berörde avdelningschefen avslutat sina anställningar och deras mejlkonton fanns därför inte längre kvar.

Kommunstyrelsen redovisade bl.a. följande bedömning.

Det ska inte spela någon roll för handläggningen av en begäran om allmänna handlingar om den har gjorts av en person som är anställd. I detta fall var dock situationen ovanlig då den anställde begärde ut handlingar som han själv hade varit med och framställt, i ett system som han fortfarande hade behörighet och tillgång till. Han hade i formell mening handlingarna i sin vård och begäran rörde mejlväxling som han själv var part i. Med hänsyn till rätten till partsinsyn bedömdes det inte finnas risk för att något som inte fick lämnas ut skulle röjas. Formen för utlämnande valdes efter dialog med AA. Att hänvisa en anställd till att själv gå in på sitt mejlkonto och ta del av begärda handlingar kan vara ett sätt att hantera ett utlämnande på om det ges tillräcklig information om hur det ska göras. Avsikten med förfarandet var inte att försvåra utlämnandet, utan att vara transparent.

Kommunstyrelsen beklagade att det tog så lång tid att handlägga ärendet att berörda mejlkonton hann bli borttagna.

AA kommenterade yttrandet. Han tillbakavisade bl.a. uppgifterna om att det förts en dialog om formen för utlämnande.

Bedömning

Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Den som begär ut en allmän handling som får lämnas ut ska genast eller så snart det är möjligt och utan avgift få ta del av handlingen på stället på ett sådant sätt att den kan läsas eller avlyssnas eller uppfattas på annat sätt. Den som begär det har också rätt att mot en fastställd avgift få en kopia av handlingen. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. (2 kap. 15 och 16 §§ TF)

AA:s begäran avsåg mejl och chattmeddelanden som – såvitt framkommit av utredningen – hade skickats internt mellan honom och hans chef. Det finns därför anledning att inledningsvis säga något om regleringen om vad som är en allmän handling.

En handling är allmän, om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet (2 kap. 4 § TF). En handling anses ha upprättats hos en myndighet, när den har expedierats. En handling som inte har expedierats anses upprättad när det ärende som den hänför sig till har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till ett visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller färdigställts på annat sätt. (2 kap. 10 § första stycket TF) Att ett mejl har skickats mellan tjänstemän inom en myndighet innebär inte i sig att handlingen är att anse som färdigställd och därmed upprättad enligt tryckfrihetsförordningen (HFD 2013 ref. 86).

Jag förstår remissvaret som att kommunstyrelsen utgått från att den aktuella korrespondensen utgjorde allmänna handlingar. AA:s begäran avsåg mejl- och chattkonversationer med en chef inom kommunen. Det framstår alltså inte som att det har varit fråga om handlingar som kommit in till myndigheten eller expedierats från den. Det har inte heller kommit fram att det vidtagits några åtgärder som medför att handlingarna ska anses färdigställda eller att de hade någon ärendeanknytning.

Utredningen ger således inte stöd för att AA:s begäran verkligen avsåg allmänna handlingar. Jag gör därför inte någon bedömning av hur handläggningen i detta fall förhåller sig till de krav som ställs i tryckfrihetsförordningen. Jag uttalar mig i stället i generella termer om det fallet när en myndighet hänvisar en person som också är anställd, till att själv gå in i myndighetens system och ta del av allmänna handlingar som begärts ut.

Handlingsoffentligheten enligt tryckfrihetsförordningen bygger på att en handling som begärs ut ska tas fram och tillhandahållas av en tjänsteman, som före utlämnandet ska pröva om handlingen är allmän och offentlig (se t.ex. Bohlin, Offentlighetsprincipen, nionde uppl. s. 113). Myndigheten har ett långtgående ansvar att tillhandahålla handlingen på ett sådant sätt att sökanden kan tillgodogöra sig innehållet i den. Att det kan finnas andra möjligheter för sökanden att få del av handlingen fråntar inte myndigheten det ansvaret. När det är fråga om en allmän handling som ska lämnas ut enligt tryckfrihetsförordningen kan en myndighet således inte enbart hänvisa en sökande som är anställd vid myndigheten till att själv ta fram handlingen genom sin egen åtkomst till myndighetens system.

Det som i övrigt har kommit fram i ärendet ger inte anledning till någon åtgärd eller ytterligare uttalande från min sida.

Ärendet avslutas.

Beslutet har fattats av JO Per Lennerbrant. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift.