Timrå kommun – Köp av stängsel
Timrå kommun – köp av stängsel med montering
Konkurrensverkets beslut
Timrå kommun har brutit mot 15 kap. 3 § LOU genom att under 2014 köpa stängsel med montering från Selångers lastmaskiner AB utan föregående annonsering trots att det saknades förutsättningar mot detta.
_____________________________
Ärendet
Vi har systematiskt granskat er inköpsverksamhet (en fördjupad upphandlingsgranskning). Granskningen har i detta fall inneburit att vi har begärt bokföringsinformation elektroniskt från er. Vi har därefter jämfört ett antal av era inköp med vilka upphandlingsförfaranden som ni har genomfört. Vi valde att bl.a. titta närmare på om era köp av stängsel med montering har skett i enlighet med LOU.
Ni uppger att ni har ett muntligt avtal med en leverantör avseende montering och reparation av stängsel sedan 2004. Ni har också uppgett att timpriset för arbeten och kostnaden för materiel omförhandlas årligen.
Beställning av arbeten går till så att ni under året löpande kontaktar leverantören och begär en offert för det arbete som ska utföras. Offerten gås sedan igenom på den aktuella platsen och om den accepteras läggs en beställning. Ni har inte genomfört något annonserat upphandlingsförfarande.
Priset på materiel regleras i en skriftlig prislista vilken omförhandlas årligen. Under 2014 avropades stängsel för sammanlagt 1 147 380 kronor. Motsvarande
belopp för 2013 var 498 246 kronor och för 2012 1 068 747 kronor. Ni har inte hänvisat till något undantag från skyldigheten att genomföra något annonserat upphandlingsförfarande. Ni har endast kvar prislistor för 2014 och 2015. Prislistorna för tidigare år har inte sparats.
Ni har fått tillfälle att yttra er över ett utkast till beslut men ni har avstått.
Skäl för beslutet
Vi bedriver tillsyn över upphandlingslagstiftningen i syfte att öka regelefterlevnaden och att bidra till en effektiv offentlig upphandling. Tillsynen bedrivs bland annat genom tillsynsbeslut eller ansökan om upphandlingsskadeavgift enligt 17 kap. 1 § LOU.
Vi anser att det med hänsyn till processekonomiska skäl inte är befogat att ansöka om upphandlingsskadeavgift utifrån vår prioriteringspolicy. Vi har istället valt att fatta ett tillsynsbeslut.
Rättsläget
Syftet med upphandlingsreglerna är bland annat att upphandlande myndigheter ska använda offentliga medel för köp av varor och tjänster på bästa sätt, genom att uppsöka och dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad. Samtidigt syftar regelverket till att ge leverantörerna möjlighet att tävla på lika villkor i varje upphandling.
Alla offentliga upphandlingar ska genomföras på ett öppet och transparent sätt. Leverantörerna ska behandlas lika och principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet ska följas. Det framgår av 1 kap. 9 § LOU.
En upphandlande myndighet som planerar att tilldela ett kontrakt ska som huvudregel annonsera upphandlingen om värdet överstiger en viss procent av det tröskelvärde som är aktuellt (direktupphandlingsgränsen). Denna gräns har varierat under de år som ni har gjort de aktuella inköpen. Under 2012 och 2013 var den cirka 284 000 kronor. År 2014 var gränsen satt till 270 000 kronor. Därefter höjdes genom en lagändring den 1 juli samma år gränsen till ca 505 000 kronor. Vid beräkningen av kontraktsvärdet ska hänsyn även tas till myndighetens övriga direktupphandlingar av samma slag under räkenskapsåret.
De undantag från huvudregeln om annonsering som finns anges i 4 kap. 5-9 §§ och 15 kap 3 § LOU. Till exempel får en upphandling genomföras utan föregående annonsering om det finns tekniska skäl eller om det är fråga om kompletterande leveranser. Undantagen ska tolkas restriktivt. För att det ska vara fråga om
tekniska skäl krävs att arbetena endast kan utföras av en särskild leverantör. En tillämpning av bestämmelsen om kompletterande leveranser av varor förutsätter bl.a. att det finns ett krav på teknisk förenlighet med tidigare anskaffningar
Konkurrensverkets bedömning
Ni har gjort otillåtna direktupphandlingar av stängsel.
Ni har angett att ni har ett muntligt avtal avseende stängsel sedan 2004. Vi anser dock att det varit fråga om nya avtal när timpriser och prislistor fastställs. Enligt de uppgifter som ni har lämnat sker detta i början av varje år. Villkoren för leverans av stängsel fastställs varje år. Ni vänder er till någon annan om de villkor som leverantören föreslår inte är acceptabla utan några konsekvenser.
Era inköp av stängsel har för de tidigare åren, liksom för 2014, med marginal överstigit gränsen för direktupphandling. Ni borde därför ha insett att det avtal som ni ingick i början av året, om det inte fanns något tillämpligt undantag, skulle annonseras.
Vår utredning ger inte stöd för att något undantag från skyldigheten att annonsera tilldelningen av kontrakt skulle vara uppfyllt. Enligt vad som framkommit är det inte fråga om komplexa varor som endast kan tillhandahållas av en viss leverantör. Det finns därför inte förutsättningar att tillämpa undantaget för tekniska skäl. Utredningen tyder inte heller på att det skulle finnas frågor om teknisk förenlighet på det sätt som förutsätts för undantaget för kompletterande leveranser av varor.
Det finns även andra undantag än tekniska skäl och kompletterande leveranser. Dessa framgår av 15 kap. 3 § och 4 kap. 5-9 §§ LOU. Det finns ingenting i ärendet som tyder på att övriga undantag aktualiseras.
Vi har baserat våra bedömningar på att era inköp har understigit tröskelvärdet för varor och tjänster. Ni borde därför ha konkurrensutsatt inköpen enligt 15 kap. LOU.
Ni har ingått muntliga avtal med er leverantör och gör regelbundet muntliga beställningar från dessa avtal. Centrala frågor i avtalen har inte dokumenterats. Ni har inte bevarat prislistorna för tidigare år. Vi anser att det är lämpligast att ingå skriftliga avtal för att en upphandlande myndighet ska kunna ha en god kontroll över sina inköp så att direktupphandlingsgränsen inte överskrids och att de avtal som myndigheten ingår följs.
Slutsats
Ni har ingått avtal om köp av stängsel med montering varje år under åren 2004- 2014. Avtalen har ingåtts utan annonsering enligt LOU. Vår utredning ger inte stöd för att något undantag från huvudregeln om att varuköp som överstiger
direktupphandlingsgränsen ska annonseras skulle vara tillämpligt. Era köp av stängsel under 2013 och 2014 är alltså otillåtna direktupphandlingar. Vi har också funnit brister i er dokumentation av inköpen. _____________________________ Detta beslut har fattats av generaldirektören. Föredragande har varit Dick Moberg.