Alvesta kommun - köp av skrivare
Alvesta kommun – avtal avseende kopiatorer och toner
Konkurrensverkets beslut
Alvesta kommun har brutit mot 15 kap. 4 § LOU genom att under 2014 ingå 38 avtal om leasing av kopiatorer samt ett antal muntliga avtal avseende toner med Sharp Center utan föregående annonsering, trots att förutsättningarna för sådant agerande inte var uppfyllda.
_____________________________
Ärendet
Vi har systematiskt granskat er inköpsverksamhet (en fördjupad upphandlingsgranskning). Granskningen har i detta fall inneburit att vi har begärt bokföringsinformation elektroniskt från er. Vi har därefter jämfört ett antal av era inköp med vilka upphandlingsförfaranden som ni har genomfört. Vi valde att bland annat titta närmare på om era avtal om era köp från Sharp Center (Sharp) följer LOU.
Ni har under 2014 löpande ingått skriftliga avtal omfattande leasing av kopiatorer med Sharp. Enligt era uppgifter har ni under 2013 betalat 845 000 kronor exklusive mervärdesskatt för kopiatorer och 890 000 kronor exklusive mervärdesskatt för 2014.
Ni ingick muntliga avtal avseende toner i takt med att detta behövdes. Enligt er beräkning har ni köpt toner för 630 000 kronor exklusive mervärdesskatt under 2014. Motsvarande belopp för 2013 var 510 000 kronor exklusive mervärdesskatt.
Era förvaltningar köper/leasar sina kopiatorer och köper tillbehör. De enskilda inköpen uppgick inte till så stora summor att direktupphandlingsgränsen överskreds. Det har tyvärr dels på grund av personalomsättning, dels på grund av minskade personella resurser på upphandlingsenheten inte funnits tillräckliga
resurser för att kontrollera kommunens samlade inköp av kopiatorer och tillbehör. Detta har medfört att de totala kostnaderna i för skrivare respektive toner har överstigit gällande gräns för direktupphandling.
Ni har fått tillfälle att yttra er över vårt utkast till beslut. Ni delar vår bedömning och har nu genomfört en annonserad upphandling där ni har tilldelat Sharp kontraktet.
Skäl för beslutet
Vi bedriver tillsyn över upphandlingslagstiftningen i syfte att öka regelefterlevnaden och att bidra till en effektiv offentlig upphandling. Tillsynen bedrivs bland annat genom tillsynsbeslut eller ansökan om upphandlingsskadeavgift enligt 17 kap. 1 § LOU.
En ansökan om upphandlingsskadeavgift ska göras inom ett år från att de aktuella avtalen ingicks. Eftersom denna tid har passerats har vi istället valt att fatta ett tillsynsbeslut.
Rättsläget
Syftet med upphandlingsreglerna är bland annat att upphandlande myndigheter ska använda offentliga medel för köp av varor och tjänster på bästa sätt, genom att uppsöka och dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad. Samtidigt syftar regelverket till att ge leverantörerna möjlighet att tävla på lika villkor i varje upphandling.
Alla offentliga upphandlingar ska genomföras på ett öppet och transparent sätt. Leverantörerna ska behandlas lika och principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet ska följas. Det framgår av 1 kap. 9 § LOU.
En upphandlande myndighet som planerar att tilldela ett kontrakt ska som huvudregel annonsera upphandlingen om värdet överstiger en viss procent av det tröskelvärde som är aktuellt (direktupphandlingsgränsen).
Direktupphandlingsgränsen har varierat under de år som ni har gjort de aktuella inköpen. Under 2013 var den cirka 284 000 kronor. År 2014 var gränsen satt till 270 000 kronor. Därefter höjdes genom en lagändring den 1 juli samma år gränsen till ca 505 000 kronor. Vid beräkningen av kontraktsvärdet ska den upphandlande myndigheten titta på vad som totalt ska betalas enligt avtalet samt ta hänsyn även eventuella övriga inköp av samma slag under räkenskapsåret.
De undantag som finns från huvudregeln om annonsering anges i 4 kap. 5-9 §§ och 15 kap. 3 § LOU. Till exempel får enligt 4 kap. 5 § första stycket 3 LOU en
upphandlande myndighet genomföra en direktupphandling om det finns synnerlig brådska som myndigheten inte har kunnat förutse. Det ska då också vara nödvändigt att ingå det aktuella kontraktet.
Konkurrensverkets bedömning
Era avtal med Sharp om hyra av kopiatorer och köp av toner utgör otillåtna direktupphandlingar.
Vi har tagit del av och sammanställt samtliga avtal avseende leasing av kopiatorer som ni har ingått med Sharp under 2014. Vid denna genomgång har vi funnit totalt 38 avtal (se bilaga). Av försiktighetsskäl har vi inte räknat med avtal där det finns oklarheter kring om de har ingåtts under 2014. Vi har beräknat avtalens värde, det vill säga vad ni totalt ska betala med anledning av avtalen, till drygt en miljon kr. Det är denna beräkning som ska ligga till grund för om ni har överskridit gränsen för direktupphandling. De olika avtalen avseende kopiatorer är att se som av samma slag. Även era samlade inköp av toner överstiger gränsen för direktupphandling.
Vår utredning ger inte stöd för att något undantag från skyldigheten att annonsera tilldelningen av kontrakt skulle vara uppfyllt. Det finns inte något som tyder på att det har funnits synnerlig brådska när ni ingick avtalen. Vi har här särskilt beaktat att ni på samma sätt löpande har ingått avtal till ett sammanlagt belopp som överskred direktupphandlingsgränsen även under 2013. Ni borde därför ha kunnat förutse ert behov av dessa tjänster under 2014. Att ni har haft en hög personalomsättning och minskade resurser på er upphandlingsenhet är inte omständigheter som påverkar vår bedömning.
Det finns även andra undantagsbestämmelser från kravet på att annonsera än synnerlig brådska. Dessa framgår av 15 kap. 3 § och 4 kap. 5-9 §§ LOU. Det finns ingenting i ärendet som tyder på att övriga undantag aktualiseras.
Vi har baserat våra bedömningar på att era avtal om leasing av kopiatorer och toner, har överstigit direktupphandlingsgränsen men understigit tröskelvärdet. Det gäller även om de bedöms var för sig och inte räknas samman som av samma slag, Ni borde därför ha annonserat era inköp enligt 15 kap. LOU.
Ni har ingått muntliga avtal med er leverantör av toner och gör regelbundet muntliga beställningar. Vi anser att det är lämpligast att ingå skriftliga avtal för att en upphandlande myndighet ska kunna ha en god kontroll över sina inköp. Risken för att en upphandlande myndighet av misstag överskrider direktupphandlingsgränsen minskar då. Myndigheten kan också i större utsträckning försäkra sig om att den följer de avtal som den har ingått.
Slutsats
Ni har genomfört otillåtna direktupphandlingar genom leasing av kopiatorer och köp av toner från Sharp. Värdet av era samlade inköp överstiger, även om kopiatorer och toners bedöms var för sig, gränsen för direktupphandling. Förutsättningar att ingå avtal utan föregående annonsering fanns inte vid tidpunkten. _____________________________ Detta beslut har fattats av generaldirektören. Föredragande har varit Dick Moberg.