Lapplands kommunalförbund – inköp av utrustning
Lapplands kommunalförbund – Inköp av utrustning
Konkurrensverkets beslut
Lapplands kommunalförbund har brutit mot 15 kap. 4 § lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (ÄLOU). Under åren 2014 och 2015 köptes utrustning för undervisning till Hjalmar Lundbohmsskolans El- och energiprogram utan att inköpen annonserades.
Lapplands kommunalförbund har även brutit mot 15 kap. 18 § ÄLOU genom att inte dokumentera de direktupphandlingar vars värde översteg 100 000 kronor under perioden 20 september 2014 till 8 januari 2016.
_____________________________
Ärendet
Vi har via vår omvärldsbevakning uppmärksammat att ni har köpt utrustning till Hjalmar Lundbohmsskolans El- och energiprogram från leverantören EDUC AB. Ett antal av de granskade inköpen har finansierats via stiftelsen LKAB Akademi. Eftersom köpen har gjorts utan föregående annonsering har vi inlett en utredning.
Vi har valt att fokusera på inköp gjorda under åren 2014 och 2015. Enligt era egna uppgifter uppgick det sammanlagda värdet av inköpen till i vart fall 548 200 kronor under år 2014 och i vart fall till 573 285 kronor under år 2015.
Av de uppgifter ni lämnat under utredningen och efter att ha tagit del av vårt utkast till beslut framgår följande. Ni delar vår syn på sakförhållandena i ärendet. Sedan 2013 har ni via internkontroll följt upp gällande upphandlade ramavtal och rutiner kring genomförda direktupphandlingar. Denna internkontroll visar att otillåtna direktupphandlingar har genomförts under åren 2014 och 2015 avseende ett antal inköp av utrustning från leverantören EDUC AB. Det är också korrekt att de direktupphandlingar som överstiger 100 000 kronor och som gjorts efter den
1 juli 2014 inte har dokumenterats i enlighet med vad som föreskrivs i ÄLOU. Med anledning av vår granskning genomför ni för närvarande ett förbättringsarbete. Detta innefattar utbildning, information och revidering av styrdokument.
Skäl för beslutet
Vi bedriver tillsyn över upphandlingslagstiftningen i syfte att öka regelefterlevnaden och att bidra till en effektiv offentlig upphandling. Tillsynen bedrivs bland annat genom tillsynsbeslut eller ansökan om upphandlingsskadeavgift.
En ansökan om upphandlingsskadeavgift ska göras inom ett år från det att det aktuella avtalet ingicks. Eftersom denna tid har passerat för samtliga aktuella inköp har vi istället valt att fatta ett tillsynsbeslut.
Rättsläget
Från och med den 1 januari 2017 gäller den nya lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). Enligt övergångsbestämmelserna ska ÄLOU tillämpas på alla upphandlingar som påbörjats före den 1 januari 2017.
De granskade avtalen ingicks under 2014 och 2015. Det rättsläge som redogörs för nedan avser därför tiden före den 1 januari 2017. De nya reglerna innebär ingen förändring i sak rörande inköp som finansieras av en tredje part.
ÄLOU reglerar inköp av bland annat varor som görs av upphandlande myndigheter, även om en tredje part finansierar köpen. Enligt definitionen i ÄLOU avses med begreppet offentlig upphandling de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet i syfte att tilldela ett kontrakt.
Med upphandlande myndighet avses bland annat sammanslutningar av statliga och kommunala myndigheter.
Offentliga upphandlingar ska genomföras på ett öppet och transparent sätt. Leverantörerna ska behandlas lika och principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet ska följas.
Direktupphandlingar till ett värde som överstiger 100 000 kronor ska dokumenteras. I förarbetena anges att minst följande uppgifter bör dokumenteras:
• den upphandlande myndighetens eller enhetens namn och organisationsnummer, • föremålet för direktupphandlingen,
• hur konkurrensen togs till vara (annonsering eller tillkännagivande på myndighetens hemsida), • vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud,
• vilken leverantör som tilldelades kontraktet (och organisationsnummer) och det viktigaste skälet för tilldelningen, • avtalets (uppskattade) värde, och
Direktupphandlingar av samma slag som har gjorts under räkenskapsåret ska sammanräknas. Options- och förlängningsklausuler ska beaktas som om de utnyttjas vid beräkningen av kontraktsvärdet. En upphandling får inte delas upp i syfte att kringgå bestämmelserna.
Vid bedömningen av om varor och tjänster är av samma slag finns en rad omständigheter att beakta. Upphandlingar av identiska varor ska alltid sammanräknas. Begreppet samma slag innefattar dock även andra varor än de som är identiska. I förarbetena nämns att viss vägledning kan hämtas ur de s.k. 8 9 CPV-kodernas kategorisering, i bilagorna till lagen. En annan indikation på att det är fråga om varor av samma slag är att tjänsterna typiskt sett tillhandahålls av en och samma leverantör. En upphandlande myndighet måste därför undersöka hur marknaden för aktuella tjänster ser ut. En upphandling får inte delas upp i syfte att kringgå bestämmelserna i LOU.
Åren 2014 och 2015 var gränsen för direktupphandling ca 505 000 kronor.
Konkurrensverkets bedömning
Ni är en sammanslutning av kommunala myndigheter och därmed en upphandlande myndighet som är skyldig att iaktta bestämmelserna i ÄLOU. Det gäller oavsett om inköp görs för pengar som ni fått från en annan part. I detta fall LKAB Akademi.
År 2014 köpte ni utrustning i utbildningssyfte till Hjalmar Lundbohmsskolans El- och energiprogram för i vart fall 548 200 kronor. År 2015 köpte ni motsvarande utrustning för i vart fall 573 285 kronor.
Vi anser att den utrustning för undervisning på Hjalmar Lundbohmsskolans El- och energiprogram som ni har köpt utgör varor av samma slag. Att EDUC AB är en leverantör av läromedel och utrustning för tekniskt inriktad utbildning styrker vår bedömning att varorna typiskt sett erbjuds av en och samma leverantör på marknaden. Varorna har stora likheter med varandra och ett naturligt samband med varandra i tid och innehåll, då de har köpts in med avsikt att användas i utbildningssyfte till Hjalmar Lundbohmsskolans El- och energiprogram.
Då inköpen avser direktupphandlingar av varor av samma slag och inköpen under 2014 såväl som 2015 överstiger gränsen för direktupphandling skulle dessa ha annonserats enligt ÄLOU. Detta har inte skett. Inköpen utgör därför otillåtna direktupphandlingar. Inte heller har de direktupphandlingar som överstiger 100 000 kronor och som genomförts sedan den 1 juli 2014 dokumenterats i enlighet med dokumentationskravet i ÄLOU.
Slutsats
Vår bedömning är att de aktuella direktupphandlingarna varit otillåtna då annonsering inte skett i enlighet med ÄLOU. Som upphandlande myndighet enligt definitionen i ÄLOU har ni varit skyldig att följa reglerna även om ni har fått ersättningar av LKAB Akademi.
Ni har inte heller uppfyllt skyldigheten att dokumentera de genomförda upphandlingarna vilket följer av 15 kap. 18 § ÄLOU. _____________________________
Detta beslut har fattats av tf. generaldirektören. Föredragande har varit Andreas Kanellopoulos.