Stockholms stad – Granskning av meddelanden om kontraktstilldelning (efterannonsering)
Stockholms stad – Granskning av meddelanden om kontraktstilldelning (efterannonsering)
Konkurrensverkets beslut
Stockholms stad har brutit mot 7 kap. 3 § lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (ÄLOU).
Skäl för beslutet
Ni har brutit mot reglerna om efterannonsering genom att i 27 fall inte efterannonsera resultatet av upphandlingar över tröskelvärdet samt genom att 59 efterannonser saknat den obligatoriska uppgiften om kontraktets värde. De upphandlingar och efterannonser det gäller framgår av bilaga 1.
Vad säger regelverket När ni tilldelat ett kontrakt eller ingått ett ramavtal ska ett meddelande skickas till Europeiska kommissionen. Där ska resultatet av er upphandling redovisas. Annonsen ska skickas senast 48 dagar efter det att kontraktet tilldelats eller ramavtalet ingåtts. Bestämmelserna om efterannonsering finns i 7 kap. 3 § ÄLOU.
Även kontrakt avseende B-tjänster ska efterannonseras om kontraktsvärdet överstiger tröskelvärdet. Det framgår av 15 kap. 21 § ÄLOU.
Vilka uppgifter som ska finnas med i efterannonsen står i bilaga VII A till direktiv 2004/18/EG. Det är bland annat obligatoriskt att ange kriterierna för tilldelning av kontrakt, antal inkomna anbud och det tilldelade kontraktets värde.
Från och med den 1 januari 2017 gäller lagen (2016:1145) om offentlig upphandling samt lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna. Enligt övergångsbestämmelserna ska de äldre bestämmelserna tillämpas på alla upphandlingar som påbörjats före den 1 januari 2017. En bedömning enligt de nya reglerna skulle dock leda till samma resultat.
Konkurrensverkets utredning i ärendet Vid en genomgång av annonser och efterannonser som publicerades i EUs annonsdatabas TED år 2015 noterade vi att flera av era annonser inte hade följts av någon efterannons. Vi noterade även att flera efterannonser saknade den obligatoriska uppgiften om det tilldelade kontraktets värde.
Vår tillsyn i detta ärende avser om de upphandlingar som ni annonserade under 2015 har efterannonserats och om efterannonserna innehöll uppgift om det tilldelade kontraktets värde.
Ni har berättat att er upphandlingsverksamhet är decentraliserad. Det innebär att varje nämnd är ansvarig för upphandling inom sitt verksamhetsområde. Ert svar bygger på uppgifter som lämnats från berörda förvaltningar.
Trafikkontoret har förklarat att upphandlingsprocessen ofta blir långdragen vilket gör att efterannonsering kan komma att ske för sent. När efterannonsering väl görs i e-verktyget Tendsign upplever man att de inte alltid blir registrerade, vilket är förklaringen till att upphandlingarna verkar sakna efterannons. Trafikkontoret har även noterat att man blir utkastad ur Tendsign när man klickar på ”nästa steg” i slutet av annonseringsprocessen. Man måste då logga in på nytt vilket gör att man kan tvingas återuppta efterannonseringen vid ett annat tillfälle.
Kulturförvaltningen uppger att processen för efterannonsering är komplicerad. Såsom efterannonseringen är utformad idag är risken stor för att göra fel. Samtliga uppgifter och detaljer som efterfrågas måste fyllas i del för del i flera steg. Hela upplägget skulle kunna vara enklare, till exempel genom att man bifogar en pdf på avtalet där i stort sett alla punkter som man idag måste fylla i redan finns.
Serviceförvaltningen uppger att efterannonsen är förifylld med uppgifter från upphandlingen. Man fyller i de frågor som finns om tilldelningen. Det finns ingen fråga om kontraktets värde och det är svårt att hitta var man fyller i det. Om det är obligatoriskt att fylla i värdet så borde det inte gå att skicka annonsen om man inte har fyllt i ett värde. Detta är de främsta anledningarna till att belopp saknas. Några belopp har man helt enkelt missat att fylla i.
Fastighetskontoret uppger att de flesta upphandlingar som man fått frågor om från oss är efterannonserade i Dibus då efterannonseringen inte har gått att göra i Tendsign. I Dibus är det inte tvingande att ange volymen, därför har volymen inte angetts. I åtta fall har man inte kunnat fastställa värden, därför har inga värden angetts i efterannonsen.
Exploateringskontoret uppger att de referensnummer till annonser i TED som bifogades till vår skrivelse inte har kunnat ge information om vilken upphandling som avses. Därför har svar inte kunnat ges angående i vilka fall efterannonsering skett eller inte. Men på grund av bristande rutiner kan efterannonsering ha förbisetts då man inte tidigare har arbetat med avtalsprocessen i Tendsign. Exploateringskontoret är medvetet om att man missat att fylla i kontraktsvärden eftersom det ofta är svårt att uppskatta ett värde på de tjänster som man upphandlar. Man har nu en ny rutin där en person hanterar efterannonsering gemensamt för hela kontoret.
Utbildningsförvaltningen ger inget specifikt svar för varje upphandling utan anger att man brustit i tillämpningen av de egna rutinerna och att detta kommer att åtgärdas.
Av vår utredning framgår att ni i 27 fall inte efterannonserat resultatet av era upphandlingar över tröskelvärdet samt att 59 av era efterannonser saknat uppgift om kontraktets värde.
Bakgrund till ärendet
Vi har i uppdrag att utöva tillsyn över upphandlingslagstiftningen för att se till att reglerna följs och bidra till en effektiv offentlig upphandling. Tillsynen bedrivs bland annat genom tillsynsbeslut eller ansökan om upphandlingsskadeavgift.
Ärendet mot er är ett av flera ärenden som gäller efterannonsering. Vi har sett i vår statistikinsamling att en hög andel svenska upphandlande myndigheters upphandlingar inte efterannonseras överhuvudtaget. I de fall en efterannons blir publicerad saknar den i de allra flesta fall den obligatoriska uppgiften om kontraktets värde.1 Det leder till en bristfällig statistik avseende offentliga inköp i Sverige. Mot den bakgrunden har vi valt att prioritera området i vår tillsyn.
Övrigt
Vi noterar att Exploateringskontoret och Utbildningsförvaltningen kommer att vidta åtgärder för att efterannonsering i fortsättningen kommer att ske i enlighet med gällande regelverk.
Av svaren från era olika förvaltningar att döma verkar det i flera fall saknas fungerande rutiner och man förlitar sig på att användande av ett e-verktyg leder till att efterannonsering sker i enlighet med upphandlingsreglerna.
Bilagor Uteblivna respektive bristfälliga efterannonser (bilaga 1). Hur man överklagar (bilaga 2).