Ändring i Bokföringsnämndens allmänna råd (BFNAR 2013:2) om bokföring
Bemyndigande
dels att punkterna 2.5, 7.1, 7.3, 7.5, 7.7, 8.2, 8.5, 8.6, 8.7, 8.8, 8.9, 8.10, 8.11, 8.12 och 9.12 samt rubriken närmast före 9.12 ska ha följande lydelse,
dels att rubriken närmast före punkten 2.8 ska lyda ”När får flera affärshändelser bokföras och presenteras i en bokföringspost?”,
dels att rubriken närmast före punkten 8.4 ska lyda ”Utomlands förvaring av elektroniska handlingar, utrustning och system”,
dels att rubriken i kapitel 8 närmast före rubriken ”Förstöring efter överföring” ska lyda ”När får handlingar med räkenskapsinformation förstöras?”, dels att det ska införas en ny punkt 8.5A av följande lydelse.
2.5 Vid omräkning till redovisningsvalutan får ett företag, i stället för avistakurs enligt punkt 2.4, använda a) en valutakurs som är en approximation av faktiska kurser, om den inte ger en för stor avvikelse från en omräkning till avistakurs, eller b) den valutakurs som ska tillämpas för affärshändelsen enligt mervärdesskattelagen (2023:200). 7.1 Är räkenskapsinformation sparad med teknik som företaget inte längre använder accepteras en viss fördröjning vid utskrift till en
pappershandling enligt 7 kap. 1 § första stycket 2 bokföringslagen (1999:1078).
7.3 Räkenskapsinformation som företaget hämtar via någon annans webbplats eller liknande får sparas i det elektroniska format i vilken räkenskapsinformationen är avsedd att presenteras i företaget.
7.5 Räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat anses sammanställd enligt 7 kap. 1 § andra och tredje styckena bokföringslagen (1999:1078) när den fått den form och det format i vilken den är avsedd att presenteras i företaget.
7.7 Tar ett företag emot räkenskapsinformation i en handling som inte uppfyller kravet på varaktighet i 7 kap. 2 § första stycket bokföringslagen (1999:1078), ska företaget överföra räkenskapsinformationen till en annan handling som uppfyller kravet på varaktighet.
8.2 Elektronisk räkenskapsinformation ska säkerhetskopieras.
Hur ofta räkenskapsinformationen ska säkerhetskopieras får bedömas med hänsyn till förhållandena i det enskilda företaget.
En säkerhetskopia ska förvaras åtskild från den kopierade räkenskapsinformationen.
8.5 Särskilda skäl enligt 7 kap. 3 § bokföringslagen (1999:1078) för tillfällig förvaring utomlands av en pappershandling som innefattar en verifikation finns om handlingen behövs för hantering, bearbetning eller bokföring i utlandet.
8.5A Om ett företag förvarar en pappershandling med räkenskapsinformation utomlands och överför räkenskapsinformationen med stöd av 7 kap. 6 § bokföringslagen (1999:1078), får förstöringen av pappershandlingen ske utomlands. Om räkenskapsinformationen inte överförs ska handlingen återföras till Sverige enligt punkt 8.6 eller 8.7.
8.6 En pappershandling som innefattar en verifikation och som behövs för hantering eller bearbetning i utlandet ska återföras till Sverige så snart handlingen har tjänat sitt syfte utomlands. Behövs handlingen för bokföring i utlandet, ska den återföras till Sverige så snart arbetet med den redovisningsperiod i vilken verifikationen har bokförts är avslutat.
8.7 Pappershandlingen får återföras till Sverige senare än vad som anges i punkt 8.6, dock senast tre månader efter att den fördes ut ur Sverige eller togs emot utomlands för företagets räkning, om a) handlingen förvaras i ett land inom Europeiska unionen eller ett land med vilket det finns rättsliga instrument om ömsesidigt bistånd enligt 7 kap. 3 a § andra stycket bokföringslagen (1999:1078), b) det finns uppgift om var handlingen förvaras, c) företaget har omedelbar elektronisk åtkomst till handlingen, och d) handlingen vid behov omedelbart kan återföras till Sverige.
8.8 Ett företag som senarelagt bokföringen enligt någon av punkterna 3.6–3.9 och som avser att tillfälligt förvara en pappershandling utomlands, ska i avvaktan på hantering, bearbetning eller bokföring utomlands förvara handlingen i Sverige.
8.9 Särskilda skäl enligt 7 kap. 3 § bokföringslagen (1999:1078) för tillfällig förvaring utomlands av en pappershandling som innefattar en verifikation finns om handlingen behövs för att kunna återkräva skatt eller av annat skäl behöver uppvisas i original.
8.10 När en pappershandling förs ut ur landet med stöd av punkt 8.9 ska företaget spara en kopia av handlingen i Sverige. Av kopian eller på annat sätt ska det framgå a) när originalet skickades, b) vart det skickades, och c) i vilket syfte det skickades.
8.11 En pappershandling som förts ut ur landet med stöd av punkt 8.9 ska återföras till Sverige så snart handlingen har tjänat sitt syfte utomlands.
8.12 Företag som avses i 6 kap. 1 § bokföringslagen (1999:1078) och som inte bedriver någon egen verksamhet utan endast flera verksamheter tillsammans med andra ska löpande bevara uppgifterna om ställning och resultat enligt 4 kap. 4 § andra stycket andra meningen bokföringslagen (1999:1078) åtskilda från de andra verksamheternas bokföring.
Systemdokumentation vid elektronisk räkenskapsinformation
9.12 Systemdokumentationen ska innehålla en beskrivning av hur elektronisk räkenskapsinformation kan tas fram i en pappershandling. _______________ Detta allmänna råd gäller från och med den 16 september 2024.
STEN ANDERSSON
Stefan Pärlhem