HFD 2025 ref. 12

Sökord Allmän handling · Upphandling · Tilldelningsbeslut · Slutbehandlat upphandlingsärende

Ett upphandlingsärende är slutbehandlat i den mening som avses i 2 kap. 10 § första stycket tryckfrihets-förordningen när den upphandlande myndigheten har meddelat ett tilldelningsbeslut.

Högsta förvaltningsdomstolen meddelade den 7 mars 2025 följande dom (mål nr 5734-24).

1 Var och en har rätt att ta del av allmänna handlingar förutsatt att uppgifterna i dem inte omfattas av sekretess. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen dit eller upprättad där. En handling som tillkommit inom en myndighet och som inte har expedierats anses vara upprättad när det ärende som den hänför sig till har slutbehandlats hos myndig­heten.

2 Transportstyrelsen har genomfört en upphandling avseende tillverkning av registreringsskyltar. Myndigheten begärde in prov­exemplar av skyltar från anbudsgivarna och gjorde en okulär­besiktning av provskyltarna. Resultatet av besiktningen dokument­erades i en handling.

3 A.U. begärde ut dels dokumentation över Transportstyrelsens kon­takter med den vinnande anbudsgivarens referenser, dels doku­mentationen från okulärbesiktningen av provskyltarna. Vissa delar av dokumentationen gällande referenser lämnades inte ut med hänvisning till att uppgifterna omfattades av sekretess. Dokumenta­tionen från okulärbesiktningen lämnades inte ut eftersom myndig­heten bedömde att handlingen inte var allmän.

4 A.U. överklagade beslutet till Kammarrätten i Jönköping som avslog överklagandet. I fråga om dokumentationen från okulär­besiktningen av ingivna provskyltar ansåg kammarrätten att den inte var en allmän handling, vilket motiverades med att upp­handlingsärendet inte var slutbehandlat vid tidpunkten för det över­klagade beslutet eftersom det då pågick en över­prövningsprocess.

5 A.U. fullföljer sin talan.

6 Högsta förvaltningsdomstolen har meddelat prövningstillstånd i den del av målet som avser dokumentationen från okulär­besiktningen av provskyltar. Prövningstillstånd har inte meddelats i den del som avser dokumentationen över Transportstyrelsens kontakter med den vinnande anbudsgivarens referenser. Kammar­rättens avgörande i den delen står därmed fast.

7 Frågan i Högsta förvaltningsdomstolen är om den omständlig­heten att en upphandling är föremål för en pågående överprövnings­process innebär att upphandlingsärendet inte kan anses ha slut­behandlats i den mening som avses i 2 kap. 10 § första stycket tryckfrihetsförordningen.

8 Enligt 2 kap. 10 § första stycket tryckfrihetsförordningen anses en handling ha upprättats hos en myndighet när den har expedierats. En handling som inte har expedierats anses upprättad när det ärende som den hänför sig till har slutbe­handlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till ett visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller färdigställts på annat sätt.

9 Handlingen med Transportstyrelsens dokumentation från okulär­besiktningen av provskyltar har såvitt framgår inte expedierats. Eftersom handlingen hänför sig till ett ärende krävs därmed att ärendet har slutbehandlats hos myndigheten för att handlingen ska anses upprättad och därmed allmän.

10 Enligt Högsta förvaltningsdomstolens mening måste ett ärende anses slutbe­handlat hos en myndighet när denna skiljer ärendet från sig. I regel sker detta genom att myndigheten fattar ett slutligt beslut. Vad som därefter händer i ärendet, exempelvis att beslutet överklagas och att överinstansen då kan komma att för­ordna rörande saken eller återförvisa ärendet för ny handläggning och beslut, inverkar inte på tidpunkten för när ärendet ska anses vara slut­behandlat hos myndigheten. Det förhållandet att upp­handlingsärenden företer en del särdrag i förhållande till många andra ärendeslag föranleder inte att det finns anledning att bedöma dessa ärenden på annat sätt.

11 När en upphandlande myndighet meddelar ett tilldelnings­beslut får det anses innebära att myndigheten skiljer ärendet ifrån sig. Ärendet är då för myndighetens del slutbehandlat. Att en upp­handling är föremål för en överprövningsprocess innebär således inte att upphandlingsärendet inte ska anses ha slutbehandlats hos myndigheten i den mening som avses i 2 kap. 10 § första stycket tryckfrihetsförordningen.

12 Vid tidpunkten för Transportstyrelsens beslut att avslå begäran om utlämnande av dokumentationen hade Transport­styrelsen fattat ett tilldelningsbeslut och upphandlingsärendet var således slutbehandlat hos myndigheten. Den aktuella handlingen var därmed upprättad och allmän. Det var därför fel av under­instanserna att neka ett utlämnande på den angivna grunden.

13 Eftersom dokumentationen från okulärbesiktningen av prov­skyltar är en allmän handling ska den lämnas ut om det inte finns hinder på grund av sekretess. Det ankommer på Transportstyrelsen att som första instans göra en prövning av om det finns uppgifter i handlingen som omfattas av sekretess. Underinstansernas avgör­anden ska således upphävas i de delar som avser dokumentationen från okulärbesiktningen av provskyltar och målet visas åter till Transportstyrelsen för ny prövning.

Högsta förvaltningsdomstolen upphäver underinstansernas avgör­anden i de delar som avser dokumentation från okulärbesiktning av provskyltar och visar målet åter till Transportstyrelsen för ny prövning i enlighet med vad som anges i punkt 13.

I avgörandet deltog justitieråden Jermsten, Askersjö, Baran, von Essen och Nilsson. Föredragande var justitiesekreteraren Mårten Olsson.

De sekretessprövade handlingarna i form av korrespondens mellan Transportstyrelsen och vinnande anbudsgivares referenser innehåller upp­gifter om bolagets referenser, innefattande bland annat uppgifter om person- och företagsnamn, kontaktuppgifter och uppgifter om referens­uppdragens art och omfattning. Kammarrätten anser att maskerade uppgifter avser vinnande anbudsgivares affärs- och driftförhållanden. Med hänsyn till uppgifternas karaktär kan av särskild anledning antas att bolaget lider skada om uppgifterna röjs. Uppgifterna omfattas således av sekretess enligt 31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Vad gäller Transportstyrelsens dokumentation från okulärbesiktningen av ingivna registreringsskyltar anser kammarrätten, i likhet med A.U., att handlingarna tillför det aktuella ärendet sakuppgifter. Det är emellertid så att det ärende som dokumentationen hänför sig till inte kan anses ha varit slutbehandlat vid tidpunkten för Transportstyrelsens beslut. Det beror på att det, såvitt har framkommit, har pågått en överprövnings­process. Handlingarna är följaktligen inte upprättade i den mening som avses i 2 kap. 10 § tryckfrihetsförordningen. Eftersom handlingarna inte är upprättade är de inte heller allmänna. Det har i övrigt inte framkommit skäl att ifrågasätta Transport­styrelsens beslut. Överklagandet ska därför avslås.

– Kammarrätten avslår överklagandet.