avgjordAv: Justitieombudsmannen Cecilia Renfors

nyckelord: Information Rättidsprövning

title: Kritik mot Migrationsverket för bristfällig information om ett beslut och för att inte ha iakttagit tillräcklig noggrannhet vid en rättidsprövning

sammanfattning: JO har granskat Migrationsverkets rutin att skicka första sidan av beslut i ärenden om uppehållstillstånd på grund av anknytning till referentpersonen för kännedom. JO konstaterar att ett utskick till en referentperson som inte har fullmakt att företräda sökanden får betraktas som en serviceåtgärd. Åtgärden kan underlätta för sökanden att ta till vara sin rätt. JO är dock tveksam till att myndigheter skickar ut inkompletta handlingar, bl.a. eftersom det lätt kan leda till missförstånd. Behåller Migrationsverket sin rutin bör det framgå av utskicket att det enbart är beslutets första sida som skickas till referentpersonen och att den skickas för kännedom. I beslutet riktar JO även kritik mot att Migrationsverket utan närmare kontroll lade en ambassads uppgift om en underrättelse av ett beslut till grund för en rättidsprövning, trots att det på grund av omständigheterna i ärendet fanns skäl att ställa sig tveksam till uppgiften. JO uttalar att det är Migrationsverkets ansvar att vid sin rättidsprövning av ett överklagande ta ställning i frågan om när klaganden fick del av beslutet och göra en självständig bedömning av det underlag man har.

text: Anmälan

text: I en anmälan förde makarna AA och BB fram klagomål mot Migrationsverket angående hanteringen av CC:s, född den 1 maj 1996, och DD:s, född den 17 december 1996, ansökningar om uppehållstillstånd och uppgav i huvudsak följande.

text: Den 18 november 2014 avslog Migrationsverket CC:s och DD:s ansökningar om uppehållstillstånd. Besluten saknade motivering. Efter att CC och DD överklagat besluten avvisade Migrationsverket CC:s överklagande med motiveringen att CC enligt en notering i verkets centrala utlänningsdatabas fick del av beslutet den 18 november 2014 och att överklagandet därför kommit in för sent.

text: Besluten sändes till Sveriges ambassad i Dar es-Salaam i Tanzania. Det måste anses uppenbart att besluten inte kan ha delgetts CC och DD samma dag som de meddelades eftersom CC och DD är bosatta i Burundi och Sverige saknar fast representation där. Noteringen i databasen måste vara en felregistrering.

text: Utredning

text: Migrationsverket (generaldirektören EE) yttrade sig över anmälan och anförde i huvudsak följande om handläggningen av ärendena.

text: Den 6 februari 2013 gjorde BB en elektronisk ansökan om uppehållstillstånd på grund av anknytning till AA. CC och DD var medsökande. I ansökan uppgav BB att familjen var bosatt i Burundi och att hon önskade besöka Sveriges ambassad i Dar es-Salaam i fråga om sådant som rörde ansökningarna. Migrationsverket beviljade BB ett tidsbegränsat uppehållstillstånd den 22 juli

text: 2014 och underrättade henne om beslutet genom att skicka det till Sveriges ambassad i Dar es-Salaam.

text: Den 18 november 2014 avslog Migrationsverket CC:s och DD:s ansökningar om uppehålls- och arbetstillstånd. Besluten skickades till Sveriges ambassad i Dar es-Salaam med CC och DD som huvudmottagare. Till besluten bifogades en överklagandehänvisning. Kopior av första sidan i respektive beslut skickades till AA. CC:s och DD:s överklaganden kom in till Migrationsverket den 15 december 2014. Den 16 december 2014 lämnade verket DD:s överklagande till migrationsdomstolen. Samma dag avvisade verket CC:s överklagande. Beslutet att avvisa överklagandet har inte överklagats.

text: Migrationsverket lämnade därefter i huvudsak följande redogörelse för de rutiner som legat till grund för hanteringen.

text: Rutiner för handläggningen av ärendena vid Migrationsverket finns bland annat i verkets rutinhandbok för tillståndsärenden. När en ansökan inkommit till verket genomför handläggande enhet inledningsvis ett antal kontroller av handlingarna, till exempel om referentpersonen i Sverige [dvs. den person i Sverige som den sökande har anknytning till eller som han eller hon uppgett som kontaktperson i t.ex. ett anknytningsärende, JO:s anm.] har fullmakt att företräda sökanden. Om referenten inte har en fullmakt ska sökanden anges som huvudmottagare av hela beslutet och referenten får en kopia av första sidan. En beskrivning av hur tillståndsärenden handläggs vid utlandsmyndigheter finns i huvudsak i Migrationsverkets handbok för handläggning av migrationsärenden vid utlandsmyndigheterna. I handboken framkommer att beslut till utlandsmyndigheterna ska expedieras huvudsakligen med e-post genom ärendehanteringssystemet Wilma. De uppgifter som registreras i Wilma lagras i verkets databas. När Migrationsverket skickat ett beslut om avslag på ansökan om uppehållstillstånd och sökanden står som huvudmottagare ska myndigheten underrätta om innehållet, skälen för beslutet och hur det kan överklagas. Sökanden ska få en kopia av beslutet och bör bekräfta mottagandet skriftligen. För att kunna ta ställning till om ett överklagande inkommer i rätt tid är det viktigt att dokumentera vilket datum som sökanden tog del av beslutet och hur underrättelsen skett, till exempel vid besök, telefon eller på annat sätt. Beskickningen registrerar underrättelsen i Wilma eller meddelar Migrationsverket datumet på annat sätt.

text: Migrationsverket gjorde följande bedömning.

text: I ansökan om arbets- och uppehållstillstånd har BB uppgett att hon önskar uppsöka den svenska ambassaden i Dar es-Salaam i sådant som rör ansökningarna. Migrationsverket har expedierat beslut i hennes samt CC:s och DD:s [ärenden] till ambassaden för underrättelse av besluten.

text: Besluten är motiverade. Enligt utredningen i ärendet och vad som framgår av Migrationsverkets centrala utlänningsdatabas expedierade verket CC:s och DD:s beslut den 18 november 2014. Underrättelser av besluten är registrerade samma datum. Datum för registreringen utgör underlag för verkets bedömning när ett överklagande inkommit för att kunna besluta om det ska överlämnas till domstol eller fatta beslut om avvisning av överklagandet. Vid bedömningen om överklagandena inkommit i rätt tid har beslutsfattaren beräknat tiden inom vilket överklagandet ska ha kommit in till verket med utgångspunkt från underrättelsedatum och bedömt att överklagandet inkommit för sent i CC:s ärende. På grund av ett förbiseende har beslutsfattaren inte noterat att samma underrättelsedatum gällde för DD. Migrationsverket har således gjort en bedömning och beräknat tiden för när överklagandet inkom i endast ett av ärendena. Migrationsverket beklagar detta och handläggande enhet har vidtagit åtgärder för att försäkra sig om att hanteringen sker enligt gällande standard framöver. Huruvida Sveriges ambassad i Dar es-Salaam gjort en felaktig registrering av när underrättelserna skett är inte något som Migrationsverket kan kommentera. JO tog del av handlingarna i CC:s och DD:s ärenden hos Migrationsverket.

text: Rättslig reglering

text: Ett beslut om uppehållstillstånd ska vara skriftligt och innehålla de skäl som ligger till grund för beslutet (se

text: 13 kap. 10 § utlänningslagen

text: En sökande, klagande eller annan part ska underrättas om innehållet i det beslut genom vilket en myndighet avgör ett ärende, om detta avser myndighetsutövning mot någon enskild och en underrättelse inte är uppenbart obehövlig. Om beslutet går parten emot och kan överklagas, ska parten underrättas om hur han eller hon kan överklaga det. Myndigheten bestämmer om underrättelsen ska ske muntligt, genom vanligt brev, genom delgivning eller på något annat sätt. Underrättelsen ska dock alltid ske skriftligt, om parten begär det. (Se

text: 21 § förvaltningslagen

text: Den som vill överklaga ett beslut ska lämna in överklagandet till den myndighet som meddelat beslutet inom tre veckor från den dag han eller hon fick del av beslutet. Myndigheten ska pröva om överklagandet kommit in i rätt tid. Om överklagandet kommit in för sent ska myndigheten normalt avvisa det. (Se

text: och

text: 24 §§

text: förvaltningslagen

text: Bedömning

text: Av utredningen framgår att Migrationsverket skickade första sidan i besluten till AA. Av den sidan framgår Migrationsverkets ställningstagande men inte skälen för beslutet. Jag har förståelse för att man av utskicket kan få uppfattningen att sidan utgjorde hela beslutet och att det därmed saknade motivering.

text: Det finns inte någon skyldighet att underrätta en referentperson i ett anknytningsärende om innehållet i beslutet, om han eller hon inte har fullmakt att företräda sökanden som ombud. Att första sidan av beslutet skickas till referentpersonen för kännedom får närmast betraktas som en serviceåtgärd, vilket i och för sig är positivt och kan göra det lättare för en sökande att ta till

text: vara sin rätt. Jag är dock principiellt tveksam till att en myndighet skickar ut handlingar som inte är kompletta till enskilda. Som framgår av anmälan i detta ärende kan det ge upphov till missförstånd. Om rutinen att skicka ut första sidan av beslutet behålls bör den kompletteras så att det framgår av utskicket att det är just en kopia på beslutets första sida och att den skickas till referentpersonen för kännedom.

text: Även om det i de aktuella ärendena var ambassaden som i enlighet med verkets rutiner skulle genomföra underrättelsen till CC och DD, måste det anses följa av

text: 21 § förvaltningslagen

text: att det är den myndighet som fattat beslutet som har det yttersta ansvaret för att sökanden underrättas om innehållet i beslutet (jfr

text: 7 § delgivningslagen

text: ). Vidare är det givetvis verkets ansvar att vid sin rättidsprövning av ett överklagande ta ställning i frågan om när klaganden fick del av beslutet och självständigt göra en bedömning av det underlag man har.

text: Av utredningen framgår att ambassaden angett i ärendehanteringssystemet att CC och DD underrättades samma dag som Migrationsverket fattade besluten. Det är givetvis inte omöjligt att så kan ha skett, men mot bakgrund av omständigheterna i ärendena fanns det skäl för Migrationsverket att ställa sig tveksam till uppgiften. Såvitt framgår av utredningen lämnade ambassaden inte heller några upplysningar om hur underrättelserna hade genomförts. Som Migrationsverket anfört i sitt yttrande är det viktigt att även sådana uppgifter dokumenteras för att man ska kunna ta ställning till om ett överklagande har kommit in i rätt tid. Enligt min mening borde Migrationsverket hämtat in ytterligare uppgifter från ambassaden för att förvissa sig om att sökandena verkligen fick del av besluten den 18 november 2014.

text: Sammanfattningsvis är jag kritisk till att Migrationsverket skickade första sidan av besluten till AA utan att informera om att det var just kopior av förstasidorna som skickades till honom för kännedom, samt till att verket inte iakttagit tillräcklig noggrannhet vid rättidsprövningen av CC:s överklagande.

text: Mot bakgrund av vad Migrationsverket anfört i sitt yttrande om underrättelsen till DD vill jag även peka på att DD vid tidpunkten för beslutet att avslå hans ansökan om uppehållstillstånd inte hade fyllt 18 år och alltså inte kunde föra sin talan själv.

text: Ärendet avslutas.


avgjordAv: Justitieombudsmannen Lilian Wiklund

nyckelord: Integritet Sekretess

publisher: Justitieombudsmannen

title: Anmälan mot Limhamn-Bunkeflo stadsdelsförvaltning (numera Stadsområde Väster) i Malmö kommun; fråga om sekretessbelagda uppgifter har kunnat skickas per e-post

org: jo

sammanfattning: En pappa klagade på att en socialsekreterare under en pågående barnavårdsutredning hade skickat e-postmeddelanden med information om utredningen till honom och hans fru. JO uttalar bl.a. följande: Om den enskilde vill att myndigheten ska kommunicera med honom eller henne per e-post bör detta kunna göras under vissa förutsättningar. När ett e-postmeddelande innehåller känsliga uppgifter krävs särskilda säkerhetsåtgärder för att säkerställa att rätt person får åtkomst till uppgifterna och att de överförs på ett säkert sätt (t.ex. genom kryptering). E-postmeddelanden av enklare slag, som inte innehåller personuppgifter som är känsliga ur integritetssynpunkt, bör emellertid kunna skickas även utan kryptering eller liknande. Om den enskilde däremot inte vill bli kontaktad per e-post ska detta respekteras. Det kan dock undantagsvis finnas tillfällen när en sådan kontakt ändå får godtas, t.ex. om saken är brådskande och socialtjänsten gjort flera misslyckade försök att få tag på den enskilde på annat sätt. JO uttalar förståelse för att handläggaren i det aktuella fallet kontaktade föräldrarna på det sätt som gjordes och uttalar ingen kritik mot förvaltningen.

text: Anmälan

type: rubrik

text: I en anmälan till JO framförde AA klagomål mot Limhamn-Bunkeflo stadsdelsförvaltning (numera Stadsområde Väster) i Malmö kommun. Han uppgav bl.a. följande:

type: stycke

text: En socialsekreterare har skickat e-postmeddelanden till honom och hans fru med information om en pågående utredning som gällde deras barn. Socialsekreteraren har i meddelandet skrivit bl.a. var hon arbetar och att hon vill att de ska kontakta henne. Trots att socialsekreteraren hade deras telefonnummer kontaktade hon dem inte per telefon. De vet inte hur hon lyckades få tag på deras e-postadresser eller hur hon visste att deras e-postadresser fortfarande var aktiverade. När ett e-postmeddelande skickas över ett öppet nät passerar det flera e-postservrar på vägen och meddelandet kan då kopieras och arkiveras av andra. Meddelandet kan också hamna i någon annan persons inkorg. Socialtjänsten har inte respekterat den sekretess som

text: gäller, och socialsekreteraren har genom sitt agerande kränkt familjens integritet.

text: AA lämnade tillsammans med anmälan in de e-postmeddelanden som socialsekreteraren hade skickat till honom och hans fru. Meddelandet till AA hade följande lydelse (namnet på sonen har ändrats till BB):

text: Hej! Vi talades vid för ett par veckor sedan angående din son BB. Jag har fått uppgifter att det har skett förändringar i BB:s liv och att han kanske inte befinner sig i Limhamn längre? Med anledning av pågående utredning skulle jag vilja få information kring hur BB:s vardag ser ut idag avseende boende och skolgång, kontakt med BUP osv. Tacksam för svar på denna e-post eller om du har möjlighet kan du ringa mig på telefon […].

text: Vänliga hälsningar […] SDF Limhamn-Bunkeflo

text: Utredning

text: JO begärde att Limhamn-Bunkeflo stadsdelsfullmäktige skulle yttra sig över anmälan. Stadsdelsfullmäktige (socialutskottet) anförde i ett remissvar bl.a. följande:

text: Sammanfattning av utredning 121211-130410: Sommaren 2011 gjordes anmälan enl 14 kap. l § SoL [

text: socialtjänstlagen

text: , JO:s anmärkning] avseende BB från tidigare skola. Utredning enl

text: 11 kap.

text: l § SoL inleddes och genomfördes av socialtjänsten i Limhamn-Bunkeflo. Utredningen avslutades utan åtgärd då föräldrarna inte önskade insatser från socialtjänsten. Utredningen visade att BB levde under ordnade förhållanden tillsammans med sina föräldrar och att de var måna om honom men att BB hade stora svårigheter i skolan [ . . . ]. Föräldrarna hade svårt att se dessa svårigheter och hänvisade till BB:s låga ålder och skolans brister. BB:s föräldrar blev då rekommenderade att låta BB utredas hos Barn- och Ungdomspsykiatrin (BUP). BB bytte därefter skola och ny anmälan inkom 121114 från denna skola, Geijerskolan. Bedömningssamtal skedde 121205 med båda föräldrarna och anmälaren. [ – – – ] Utredning inleds 121211, vilket föräldrarna informeras om av den handläggare som genomförde förhandsbedömningen. En första kontakt av utredande socialsekreterare togs med föräldrarna per telefon 130115. Föräldrarna var mycket upprörda över anmälan och att utredning hos socialtjänsten inleds. Fadern uppgav att han inte såg någon mening med utredning hos socialtjänsten då föräldrarna kontaktat BUP och önskat utredning hos dem. Fadern uppgav att han inte samtyckte till att socialtjänsten har samtal med BB. Fadern bedömde att socialtjänsten istället borde ha kontakt med skola och BUP för att få information om BB. Även modern uppgav att hon ansåg att BUP är den hjälp som BB behöver. Hon uppgav att hon inte vill komma på samtal hos socialtjänsten men samtyckte till att kontakt tas med BUP. I samtal med BUP 130215 framkommer att BB och hans föräldrar erbjudits tider för utredning, men att fadern ringt och avbokat tiderna och tackat nej till utredningen. 130125 kontaktade rektor CC på Geijerskolan socialtjänsten. Hon uppgav att modern kontaktat skolan via mail dagen innan och meddelat att hon och BB åkt till Iran. Rektorn informerade också om att fadern 130125 kommit till skolan för att skriva ut

text: BB från skolan. Fadern hade uppgett att familjen var på väg att flytta och att resten av familjen redan flyttat. De befann sig i Iran och de hade planerat skolgång för BB där. Fadern uppgav att han var kvar i Sverige för att sälja bostaden. Vid ny telefonkontakt med rektorn CC 130213 lämnade hon information om vidare kontakt hon haft med fadern. Hon beskrev en oro för BB:s välbefinnande med tanke på faderns ilska och beteende i de senaste kontakterna hon haft med honom. Handläggande socialsekreterare skickade mail till modern 130215 till den mailadress modern använt när hon mailat skolan. Ytterligare mail skickades 130301 till modern och fadern som en påminnelse efter att handläggaren inte fått kontakt med dem per telefon. Moderns telefon var ur bruk och fadern svarar inte. 130303 skickade fadern mail med information att han inte ville att kontakt tas via mail. 130305 skickade fadern ett mail till handläggaren. Han önskade inte kontakta handläggaren per telefon som var överenskommet. Han beskrev BB:s situation i Iran och menade att BB har det bra och att BB går i skolan där. 130312 ringde handläggaren fadern. Fadern beskrev då missnöjet med BB:s skolsituation i Sverige och berättade att BB trivs bra i Teheran. Fadern uppgav åter att det bästa för BB skulle vara att utredas på BUP. Handläggaren påpekade att BUP sagt att familjen velat avsluta kontakten med BUP. Ett längre telefonsamtal mellan fadern och handläggaren fördes om BB:s situation både i Sverige och i Teheran. Handläggaren uppgav att hon önskade prata med modern också för att få informationen bekräftad. Fadern föreslår en "säker session" med chattande med modern. Utredaren uppgav att av sekretesskäl ville utredaren få kontakt via telefon eller via Skype för att veta vem hon pratar med. 130408 förs ett planerat telefonsamtal med modern. Modern bekräftar att hon befinner sig i Teheran med BB och att han går i skolan där och beskriver detta arrangemang som välfungerande. Ett längre telefonsamtal förs om BB:s situation både i Sverige och i Teheran. Intyg från skolan i Teheran har inkommit till Geijerskolan som bekräftar att BB är inskriven i en skola där. Båda föräldrarna har uppgett att modern och BB har för avsikt att återvända till Sverige till höstterminen 2013. Med anledning av att BB befinner sig i Iran och att eventuella insatser ej går att genomföra, avslutas utredningen utan insats. Bedömning: Utredaren har önskat möte och personliga samtal med föräldrarna och BB under utredningstiden. Dessa önskemål har avvisats av föräldrarna och har heller inte varit möjliga att genomföra eftersom modern och BB befunnit sig utomlands. Handläggaren försökte etablera kontakt via telefon och när detta misslyckades skickades mail istället. Det bedömdes vara mycket angeläget att komma i kontakt med familjen med tanke på anmälans art. Ytterligare oro uppstod i samband med föräldrarnas agerande när modern åkte utomlands med BB och det inte gick att nå dem. Efter faderns påtalande om att inte använda mail som korrespondens har handläggaren inte skickat några mail varken till fadern eller modern. Fadern själv har dock fortsatt att skicka mail till handläggaren med information om sonen. Utöver detta har handläggaren, utifrån föräldrarnas önskemål, haft kontakt med skolan och BUP under utredningen. Handläggaren har dock endast inhämtat information till utredningen, ej delgivit information. Socialtjänstens handläggare på SDF Limhamn-Bunkeflo har kännedom om att mailkontakt inte kan användas till sekretesskänsliga uppgifter. I detta fall fanns inget annat sätt att fortsätta utredningen och för att kunna tillförsäkra att BB inte for illa samt att han fick skolundervisning. Vår bedömning var att utredningen måste fortskrida och att BB:s välmående och säkerhet stod i centrum.

text: AA fick del av remissvaret och anförde bl.a. följande: Det stämmer inte att det inte gick att få tag på honom eller hans fru. Han var vid tidpunkten tillgänglig

text: både på mobiltelefon och hemtelefon. Det var också möjligt att nå honom och hans fru med vanlig post.

text: Bedömning

text: Inledning Socialtjänsten inledde i mitten av december 2012 en s.k. barnavårdsutredning avseende AA:s son BB. Under utredningstiden skickade socialsekreteraren e-postmeddelanden till föräldrarna vid två tillfällen, dels den 15 februari 2013 till modern, dels den 1 mars 2013 till båda föräldrarna. E-postmeddelandena var relativt kortfattade. Av dessa framgick bl.a. att socialsekreteraren med anledning av den pågående utredningen ville få information om hur BB:s vardag såg ut när det gällde boende och skolgång, kontakt med BUP osv. och att hon ville att föräldrarna skulle kontakta henne. Enligt remissvaret var orsaken till att socialsekreteraren kontaktade föräldrarna per e-post att hon inte fick tag på dem per telefon.

text: Jag kan konstatera att det numera är mycket vanligt att e-post används i kommunikationen mellan myndigheter och enskilda. Den fråga som nu är aktuell är om socialtjänstens agerande, dvs. att skicka vissa uppgifter per e-post, är förenlig med regleringen i offentlighets- och

text: sekretesslagen (2009:400)

text: , OSL, och

text: personuppgiftslagen (1998:204)

text: , PuL.

text: Det finns anledning att först redovisa vissa bestämmelser om myndigheters serviceskyldighet, sekretess inom socialtjänsten och krav på säkerhetsåtgärder enligt PuL. Jag kommer därefter in på frågan i vilken utsträckning socialtjänsten kan använda e-post i kommunikationen med enskilda. Slutligen tar jag ställning till socialtjänstens agerande i det aktuella fallet.

text: Myndigheters serviceskyldighet Enligt

text: förvaltningslagen (1986:223)

text: ska det vara möjligt för enskilda att kontakta en myndighet per e-post. Det ska även vara möjligt för myndigheten att lämna svar på samma sätt (

text: 5 § andra stycket

text: ). Bestämmelsen innebär att myndigheten, som en del av serviceskyldigheten, ska vara tillgänglig per e-post. Den medför dock ingen skyldighet för myndigheten att själv använda e-post i sin kommunikation med enskilda. Det är myndigheten som avgör när detta är lämpligt (se

text: prop. 2002/03:62 s. 20

text: ). Sekretess inom socialtjänsten Inom socialtjänsten gäller sekretess för uppgift om en enskilds personliga förhållanden om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (

text: 26 kap. 1 §

text: OSL). I princip omfattar uttrycket ”personliga förhållanden” alla uppgifter som hänför sig till den berörda personen. En uppgift om att det pågår en utredning hos socialtjänsten kan vara känslig och omfattas vanligtvis av sekretess.

text: Sekretess till skydd för enskild hindrar inte att en uppgift lämnas till en enskild eller en annan myndighet, om den enskilde samtycker till det (

text: 10 kap. 1 §

text: OSL). Den enskilde kan helt eller delvis häva den sekretess som gäller till skydd för honom eller henne, om inte annat anges i OSL (

text: 12 kap. 2 §

text: OSL).

text: Krav på säkerhetsåtgärder enligt PuL I

text: personuppgiftslagen

text: finns bestämmelser om säkerhet vid behandling av personuppgifter. Syftet med PuL är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks vid behandling av personuppgifter. Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet och begreppet behandling av personuppgifter omfattar alla åtgärder som vidtas beträffande sådana uppgifter (

text: 3 §

text: PuL).

text: Den personuppgiftsansvarige ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Åtgärderna ska åstadkomma en säkerhetsnivå som är lämplig med beaktande av a) de tekniska möjligheter som finns, b) kostnaden för åtgärderna, c) särskilda risker med behandlingen och d) hur pass känsliga uppgifterna är (31 § PuL).

text: Enligt PuL är det som huvudregel förbjudet att behandla känsliga personuppgifter. Känsliga personuppgifter är enligt 13 § PuL uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening. Det är också förbjudet att behandla personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv.

text: Som exempel på andra personuppgifter som normalt ska anses som känsliga enligt 31 § PuL kan nämnas uppgifter om ekonomisk hjälp eller vård inom socialtjänsten. Ett uttryck för att det är fråga om känsliga uppgifter kan vara att uppgifterna omfattas av sekretess (se Datainspektionens allmänna råd Säkerhet för personuppgifter).

text: Kraven på säkerhetsåtgärder kan inte frångås ens med den registrerades samtycke (se Öman och Lindblom,

text: Personuppgiftslagen

text: – En kommentar, version den 15 oktober 2015, Zeteo, kommentaren till

text: 31 §

text: Informationssäkerhet vid användandet av e-post Hantering av personuppgifter i e-post innefattar särskilda risker. Det krävs därför en hög säkerhetsnivå vid sådan hantering. På Datainspektionens webbplats finns information om säkerhet för personuppgifter i e-post. Där anförs bl.a. följande: Det är svårt att försäkra sig om att endast den avsedda mottagaren kan ta del av ett e-postmeddelande. I många fall är det omöjligt att säkerställa identiteten hos en mottagare enbart utifrån en uppgiven e-postadress. När ett e-postmeddelande skickas mellan olika e-postservrar över internet passerar det ofta andra servrar på vägen. Om informationen i e-postmeddelandet är okrypterad eller på annat sätt oskyddad finns det inget som hindrar att kopior av informationen sparas på var och en av dessa servrar. Det kan också vara svårt att förhindra att obehöriga tar del av kopior av e-postmeddelanden som ligger

text: kvar i enskilda användares brevlådor, särskilt om e-posten är åtkomlig via ett öppet nät.

text: På socialtjänstens område saknas föreskrifter som talar om i vilken utsträckning och under vilka förutsättningar e-post får användas. Generellt gäller dock att det måste ställas höga krav på säkerhet vid överföring av uppgifter som omfattas av sekretess. Om en tillfredsställande säkerhetsnivå inte kan upprätthållas bör sådana uppgifter inte föras över via e-post (se

text: prop. 2002/03:62 s. 12

text: och JO 2001/02 s. 201, dnr

text: Föreskrifter om när och hur e-post får användas finns i viss utsträckning på andra områden. När det gäller hälso- och sjukvården finns bestämmelser i

text: 5 kap. 6 § patientdatalagen (2008:355)

text: och i Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården (

text: SOSFS 2008:14

text: ). Enligt Socialstyrelsens föreskrifter får överföring av patientuppgifter göras över öppna nät om det kan ske så att ingen obehörig kan ta del av uppgifterna och om åtkomst till patientuppgifter föregås av stark autentisering (2 kap. 5 §). Det innebär i praktiken ett krav på att patientuppgifterna i ett e-postmeddelande ska krypteras på ett sådant sätt att endast den avsedda mottagaren kan ta del av dem. En vårdgivare får dock under vissa villkor och efter en behovs- och riskanalys besluta att påminnelser och kallelser till vård och behandling kan skickas med sms eller oskyddad e-post. En överföring av en påminnelse eller en kallelse får endast göras efter att patienten har gett sitt medgivande och överföringen får inte avslöja detaljer om en patients hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden (2 kap. 5 §). Den person som lämnar ut patientuppgifter ska försäkra sig om att endast rätt mottagare tar emot uppgifterna (4 kap. 8 §).

text: Datainspektionen har i ett flertal beslut uttalat sig om hanteringen av e-post inom socialtjänsten och om kravet i 31 § PuL att vidta säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter. I ett tillsynsbeslut den 12 december 2006 (dnr 1082-2006) anförde Datainspektionen bl.a. följande: I Datainspektionens Allmänna råd ”Säkerhet för personuppgifter” nämns uppgifter angående ekonomisk hjälp eller vård inom socialtjänsten som exempel på personuppgifter som normalt är att anse som känsliga. Vid bedömning av hur pass känsliga uppgifterna hos socialtjänsten är ska särskilt beaktas om personuppgifterna definieras som känsliga i

text: personuppgiftslagen

text: , om de omfattas av tystnadsplikt eller sekretess enligt

text: sekretesslagen (1980:100)

text: [numera OSL, JO:s anm.] eller annan lagstiftning samt om de är att anse som ömtåliga enligt lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten (

text: ). Känsliga uppgifter enligt

text: 13 § personuppgiftslagen

text: får endast lämnas ut via öppna nät till identifierade användare vars identitet är säkerställd med en teknisk funktion som kryptering, engångslösenord eller motsvarande. Känsliga personuppgifter ska dessutom vid överföring via öppet nät, t.ex. Internet, förses med krypteringsskydd. Datainspektionen har vidare, i ett beslut den 12 december 2011 (dnr 757-2011), uttalat att det inte är tillräckligt att göra en klient svåridentifierad, t.ex. genom

text: att endast ange denne med initialer och födelsenummer, när känsliga uppgifter skickas oskyddat via e-post. I ett annat beslut samma dag (dnr 749-2011) som gällde hälso- och sjukvården uttalade Datainspektionen att säkerhetskraven i bl.a. PuL inte tar hänsyn till den registrerades inställning och att det saknas möjlighet för patienter att samtycka till otillräckliga säkerhetsåtgärder. Kan socialtjänsten använda e-post vid kommunikationen med enskilda? I dag väljer många människor att skicka e-post till myndigheter, även till socialtjänsten. Att kommunicera via e-post är många gånger effektivt och kan medföra fördelar både för myndigheten och den enskilde. I vissa fall kan det dessutom vara så att den enskilde saknar fast postadress och är svår att få tag på per telefon. E-post måste dock användas på ett sådant sätt att det inte står i strid med bestämmelser som skyddar personuppgifter.

text: Om den enskilde vill att myndigheten ska kommunicera med honom eller henne per e-post bör detta kunna göras under vissa förutsättningar. När e-posten innehåller känsliga uppgifter krävs särskilda säkerhetsåtgärder för att säkerställa att rätt person får åtkomst till uppgifterna och att de överförs på ett säkert sätt (t.ex. genom kryptering). Om det rör sig om personuppgifter som inte är känsliga ur integritetssynpunkt bör viss kommunikation kunna ske även utan kryptering eller liknande. De föreskrifter som finns på hälso- och sjukvårdsområdet kan här ge viss vägledning. Exempel på uppgifter som bör kunna kommuniceras per e-post med någon som gett sitt samtycke till kommunikation på detta sätt kan vara information om tider för möten, information om att en utredning är klar och kan hämtas hos socialtjänsten m.m. Ett e-postmeddelande som skickas utan kryptering över ett öppet nät får dock inte avslöja detaljer kring personliga förhållanden.

text: Om den enskilde inte vill bli kontaktad via e-post ska detta naturligtvis respekteras. Det kan dock undantagsvis finnas tillfällen när en sådan kontakt ändå får godtas, t.ex. om saken är brådskande och socialtjänsten har gjort flera misslyckade försök att få tag på den enskilde på annat sätt. Självfallet gäller även i en sådan situation att ett e-postmeddelande som skickas utan kryptering inte får innehålla detaljer kring personliga förhållanden.

text: För att undvika att integritetskänsliga uppgifter hanteras felaktigt bör det finnas tydliga rutiner inom socialnämnden som talar om i vilken utsträckning e-post får användas. Min bedömning av socialtjänstens agerande De e-postmeddelanden som socialsekreteraren skickade till AA och hans fru innehöll sekretessbelagda uppgifter. Mot bakgrund av att det av säkerhetsskäl inte är lämpligt att skicka sådana uppgifter med e-post utan kryptering borde socialsekreteraren ha kommunicerat med föräldrarna på något annat sätt. Jag har dock förståelse för att handläggaren, som enligt remissvaret hade försökt att komma i kontakt med föräldrarna per telefon, valde att kontakta föräldrarna på det sätt som hon gjorde. Såvitt framgår av remissvaret befann sig modern

text: dessutom utomlands. E-postmeddelandena var kortfattade och innehöll begränsad information om sonen. Mot bakgrund av dessa omständigheter finner jag inte skäl att uttala någon kritik mot förvaltningens handläggning.

text: De frågor som behandlas i detta beslut är av principiellt intresse. Jag översänder därför en kopia av beslutet till Socialstyrelsen och Inspektionen för vård och omsorg för kännedom.

text: Ärendet avslutas.

type: avgorande


avgjordAv: Justitieombudsmannen Per Lennerbrant

nyckelord: Frihetsberövande Förhör Ombud/biträde/försvarare Tvångsmedel/tvångsåtgärder Underrättelse

title: Uttalanden med anledning av att en åklagare inte informerade en offentlig försvarare om att den misstänkte anhållits

sammanfattning: En person som var gripen misstänkt för brott blev förhörd inför åklagarens ställningstagande om ett anhållande. Den misstänkte hade sedan tidigare en offentlig försvarare förordnad för sig. Förhöret genomfördes dock utan att försvararen var närvarande. Efter förhöret anhöll åklagaren den misstänkte. Åklagaren informerade inte försvararen om anhållandet innan en häktningsframställning gjordes. Enligt JO var det inte förenligt med den misstänktes försvararrättigheter att förhöret genomfördes utan försvararen. Även om det inte finns någon bestämmelse i författning om det, anser JO att åklagaren utifrån omständigheterna borde ha sett till att försvararen informerades om att den misstänkte anhållits. Åklagarens agerande fick konsekvensen att den misstänkte var frihetsberövad i över 48 timmar utan att försvararen kände till det. Detta får anses ha medfört en begränsning i den misstänktes möjligheter att förbereda sitt försvar. JO är kritisk till hur åklagaren hanterade situationen.

text: Inledning

text: Ärendet hos JO rör handläggningen av två förundersökningar vid Göteborgs åklagarkammare där kammaråklagaren AA var undersökningsledare och advokaten BB var förordnad som offentlig försvarare.

text: Den ena förundersökningen rör CC som den 17 maj 2023 greps misstänkt för olaga frihetsberövande och misshandel. Samma dag hölls ett anhållningsförhör enligt

text: 24 kap. 8 § rättegångsbalken

text: (RB) med honom. BB närvarade inte vid förhöret. Efter förhöret beslutade AA att CC skulle anhållas och två dagar senare begärde han att CC skulle häktas. I begäran stod det att en polis hade underrättat CC och BB om häktningsframställningen.

text: Den andra förundersökningen rör DD. Han var sedan tidigare häktad i ett mål vid Södertörns tingsrätt. Den 18 oktober 2023 beslutade AA att DD skulle anhållas i sin frånvaro avseende de misstankar som är aktuella i JO:s ärende. Beslutet verkställdes dagen därpå i samband med att häktningen hävdes, och i direkt anslutning till det hölls ett anhållningsförhör med DD. BB var inte närvarande vid förhöret. Efter att häktningen i Södertörns tingsrätts mål hävts,

text: beslutade AA att DD skulle vara fortsatt anhållen. Han begärde sedan vid Göteborgs tingsrätt att DD skulle häktas.

text: Anmälan

text: I en anmälan som kom in till JO den 13 februari 2024 förde advokaten BB fram klagomål mot kammaråklagaren AA. Enligt BB verkade AA medvetet ha kringgått honom i hans roll som offentlig försvarare för CC respektive DD. BB förde vidare fram i huvudsak följande.

text: Förundersökningen mot CC Det var först när tingsrätten den 19 maj 2023 kontaktade honom för att boka in en häktningsförhandling som han fick kännedom om att CC hade frihetsberövats. Frihetsberövandet hade då pågått i över 48 timmar. Han hade inte underrättats om häktningsframställningen. Han ifrågasätter också att han inte informerades om anhållningsbeslutet och att han varken i förväg eller i efterhand informerades om förhöret med CC. Han fick inte möjlighet att närvara vid förhöret och anser att CC fråntogs möjligheten att samråda med sin försvarare samt rätten att pröva frihetsberövandets laglighet med hjälp av sin försvarare. Förundersökningen mot DD Det var DD själv som den 19 oktober 2023 informerade honom om anhållandet. Han kontaktade då AA som bekräftade uppgiften. Han ifrågasätter att AA inte informerade honom om beslutet att anhålla DD i dennes frånvaro och att AA dagen därpå inte informerade honom om beslutet att DD skulle vara fortsatt anhållen. Han ifrågasätter även att han inte informerades om förhöret med DD och att han inte gavs möjlighet att närvara vid detta.

text: Utredning

text: Inhämtade handlingar JO hämtade in relevanta handlingar från Polismyndigheten. Av dessa framgår följande.

text: Förundersökningen mot CC

text: CC greps under natten och en jouråklagare beslutade tidigt på morgonen om att ett anhållningsförhör skulle hållas. Det framgår inte om jouråklagaren gav några närmare direktiv till förhörsledaren. Det framgår inte heller om förhörsledaren hade kontaktat jouråklagaren för att rådgöra om försvararens närvaro. Enligt förhörsprotokollet inleddes förhöret kl. 11.40 och pågick under drygt en timme. Förhöret var inte begränsat till att delge CC brottsmisstanke, utan han hördes även i sak. Det är antecknat att CC godtog att den del av förhöret som avsåg misshandel hölls utan försvarare. En sådan anteckning finns dock inte när misstanken om olaga frihetsberövande behandlades.

text: Förundersökningen mot DD

text: Det var AA som beslutade om anhållningsförhöret med DD. Förhöret pågick i sju minuter och var i allt väsentligt begränsat till att delge DD brottsmisstanke.

text: Åklagarmyndighetens yttrande Mot bakgrund av vad som kom fram i de handlingar som hämtats in beslutade JO att utreda handläggningen vid Åklagarmyndigheten och begärde att myndigheten skulle yttra sig.

text: Åklagarmyndigheten (riksåklagaren EE) inkom med yttrande den 28 maj 2024 efter att upplysningar lämnats av AA och kammarledningen genom chefsåklagaren FF.

text: Åklagarmyndigheten redogjorde för bakgrund, i huvudsak enligt vad som angetts ovan. Av yttrandet framkommer även att anhållningsförhöret med CC fördröjts eftersom CC var påverkad av berusningsmedel och i behov av läkarvård.

text: Kammaråklagaren AA uppgav bl.a. följande.

text: Han övertog ansvaret som undersökningsledare i ärendet som gällde CC den 17 maj 2023. Jouråklagaren hade under natten gett direktiv om att CC skulle delges misstanke i ett s.k. 24:8-förhör. Han noterade vid sitt övertagande av ärendet att CC sedan tidigare förekom som misstänkt i ärendet. Efter att han samrått med den tidigare undersökningsledaren och läst in sig på ärendet, anmäldes det genomförda 24:8-förhöret till honom. Han beslutade då att anhålla CC för de brott som han gripits för under natten. CC godtog att anhållningsförhöret hölls utan försvarare närvarande. I samband med att han begärde CC häktad, instruerade han utredaren att lämna underrättelse om häktningsframställningen och fick bekräftat att det skulle ske. Han fann inte skäl att dessförinnan underrätta BB om att CC var frihetsberövad. Avgörande för den bedömningen var att han inte avsåg att hålla något förhör med CC i tiden mellan anhållningsbeslutet och häktningsframställningen. Eftersom BB redan var förordnad som offentlig försvarare gjordes ingen ny framställan om detta.

text: Vad gäller DD fick han (AA) under kvällen den 18 oktober 2023 kännedom om att häktningen eventuellt skulle hävas av en annan åklagare. Han anhöll därför DD i dennes frånvaro. Polismyndigheten ombads att skyndsamt verkställa beslutet. När han läste förhörsanteckningarna noterade han att BB inte varit närvarande vid förhöret. Utredaren förklarade att det inte funnits tid för att möjliggöra sådan närvaro med hänsyn till den brådskande situationen. Han (AA) informerade inte BB om beslutet att anhålla DD eftersom det hade kunnat skada utredningen. Sedan han beslutat att anhållandet skulle kvarstå, instruerade han utredaren att informera BB om situationen och hans avsikt att begära DD häktad. BB hann dock kontakta honom innan detta skett.

text: Varken CC eller DD förhindrades att kommunicera med BB eller att förbereda sina försvar.

text: Chefsåklagaren FF förde i fråga om CC fram bl.a. att CC avstod från sin rätt att företrädas av försvarare och att det inte var fråga om så allvarliga brott att det inte gick att höra CC utan försvarare. FF uppgav också att det naturligtvis hade varit önskvärt om försvaren underrättats om anhållandet men eftersom CC avstod från att låta sig höras med försvarare och inte hindrades från att kontakta försvararen har CC:s rättigheter inte åsidosatts.

text: Åklagarmyndigheten redogjorde för rättslig reglering och redovisade därefter följande bedömning.

text: Ärende A

text: BB var förordnad som offentlig försvarare för [CC], som var anhållen. Det framgår av handlingarna att BB närvarade vid ett förhör i sak som hölls med [CC]. Därefter hävde en åklagare anhållandebeslutet. Det framgår vidare att [CC], en tid därefter, greps på nytt misstänkt för ny brottslighet och att ett 24:8-förhör hölls utan att BB närvarade. Enligt klagomålet till JO har inte BB underrättats om tidpunkten för förhöret. Som framgår ovan [i Åklagarmyndighetens redogörelse för rättslig reglering, utelämnad här, JO:s anm.] gäller som huvudregel att en misstänkt person har rätt till biträde av försvarare redan vid det första polisförhöret. Däremot innebär det inte med automatik att en försvarare måste närvara när den misstänkte hörs (jfr. JO:s beslut den 28 oktober 2011, dnr

text: ). En misstänkt person kan godta att delta i ett förhör utan att någon försvarare är närvarande. Det är dock alltid förundersökningsledarens ansvar att tillgodose att den misstänkte personens försvararrättigheter respekteras. Vid bedömningen av om en försvarare ska närvara vid förhör har förhörets art, brottets allvar, den misstänktes ålder och utredningsläget betydelse (se bl.a. JO:s beslut 2016/17 s. 414). Det framgår inte av handlingarna om jouråklagaren gjorde någon bedömning avseende [CC:s] behov av försvarare redan vid det inledande förhöret. Jag kan dock konstatera att det rörde sig om ett kortare förhör som enligt huvudregeln ska äga rum så snart som möjligt efter gripandet och att [CC] godtog att förhöret hölls utan försvarare. Enligt min bedömning kan varken brottens allvar, [CC:s] ålder eller utredningen i övrigt varit av sådan karaktär att en försvarare oundgängligen behövde närvara. Vidare har det framkommit att BB inte underrättades om tidpunkten för förhöret. Även om det faller under förundersökningsledarens ansvar att tillgodose att den misstänkte personens rätt till försvarare respekteras är åtgärden att underrätta en offentlig försvarare om att förhör ska hållas med en frihetsberövad person en sådan rutinåtgärd som ska utföras av förhörsledaren utan särskilt direktiv av förundersökningsledaren (se JO:s beslut 2016/17 s. 393). Det är således en underrättelseskyldighet som i normalfallet åligger polisen. Vad gäller frågan om att BB inte underrättades om att [CC] var frihetsberövad såsom anhållen, kan jag konstatera att det inte finns någon skyldighet för en åklagare att underrätta försvararen om ett anhållandebeslut. Däremot ska den anhållne få besked om det brott han eller hon är misstänkt för samt grunden för frihetsberövandet. Den som anhålls har även rätt att ta del av de omständigheter som ligger till grund för beslutet om anhållande. Det har inte framkommit något som tyder på att [CC:s] rättigheter inte har tillgodosetts i denna del. Av åklagarens upplysningar framgår att han, efter 24:8-förhöret hade hållits, bedömde att det inte fanns behov av något ytterligare förhör i sak med [CC]

text: under anhållningstiden. Det fanns därför inte skäl för någon underrättelse till försvararen i den delen. Jag vill i sammanhanget lyfta att det inte synes ha förelegat något hinder för [CC] att själv kontakta sin offentliga försvarare i enlighet med bestämmelserna i häkteslagen. Åklagaren är dock skyldig att genast underrätta den anhållne och försvararen om att häktningsframställning har gjorts. Underrättelseskyldigheten kan delegeras till polisen. Av häktningsframställan framgår att åklagaren delegerade uppgiften till en polisman. Sammanfattningsvis kan åklagarnas handläggning inte anses vara felaktig i denna del.

text: Ärende B

text: BB var förordnad som offentlig försvarare för [DD] som var misstänkt för bl.a. flera fall av misshandel. Av handlingarna framgår att BB närvarat vid ett förhör i sak som ägde rum med [DD] och att åklagaren senare samma dag beslutade att anhålla [DD] i sin frånvaro. I samband med att [DD] greps av polisen hölls ett 24:8-förhör med [DD] utan att BB närvarade. BB underrättades inte heller om tidpunkten för förhöret. Av klagomålet till JO framgår även att åklagaren inte underrättade BB om beslutet att anhålla BB [rätteligen DD, JO:s anm.] i sin frånvaro. Jag kan konstatera att 24:8-förhöret med [DD] var mycket kortfattat och att det inte förekom några frågor i sak. Syftet med förhöret synes ha varit att underrätta [DD] om vilka brottsmisstankar som låg till grund för frihetsberövandet. Det får normalt sett anses vara godtagbart att hålla ett delgivningsförhör utan att en försvarare är närvarande (se JO:s beslut 2016/17 s. 414). Till saken hör även att BB dagen innan hade närvarat vid ett längre förhör i sak om de aktuella brottsmisstankarna. I likhet med vad som anges ovan bör skyldigheten att underrätta försvararen om tidpunkt för förhöret ha ålegat polisen. Avslutningsvis kan jag konstatera att det inte finns någon skyldighet för en åklagare att underrätta en förordnad offentlig försvarare om beslut om anhållande i frånvaro eller att ett sådant beslut har verkställts. Sammanfattningsvis har åklagarens handläggning inte varit felaktig.

text: Advokaten BB:s kommentar över Åklagarmyndighetens yttrande BB förde i fråga om CC fram bl.a. följande. Det kan inte förväntas att den misstänkte själv ska känna till hur han eller hon får del av de omständigheter som ligger till grund för anhållandet. Det är oftast den offentliga försvararen som begär sådana upplysningar. Om den offentlige försvararen inte underrättas om frihetsberövandet innebär det i praktiken att den enskilde aldrig på egen hand kan få beslutets riktighet prövad.

text: Rättsliga utgångspunkter

text: Anhållningsförhör och information till den misstänkte Har någon gripits enligt

text: 24 kap. 7 §

text: RB ska han eller hon så snart som möjligt förhöras vid ett s.k. anhållningsförhör. Efter förhöret ska åklagaren omedelbart besluta om den misstänkte ska anhållas. Liknande bestämmelser gäller när beslut om att anhålla någon i dennes frånvaro har verkställts. (Se 24 kap. 8 § första och andra styckena RB.)

text: När någon grips eller anhålls eller när ett beslut om att anhålla någon i dennes frånvaro verkställs, ska den frihetsberövade få besked om det brott som han

text: eller hon är misstänkt för samt grunden för frihetsberövandet (se

text: 24 kap. 9 §

text: RB). Den som anhålls har vidare rätt att ta del av de omständigheter som ligger till grund för beslutet om anhållande (se

text: 24 kap. 9 a §

text: RB). Syftet med den sistnämnda bestämmelsen är att den frihetsberövade ska kunna få till stånd en effektiv prövning av beslutet om anhållande. Bestämmelsen genomför vissa krav i ett EU-direktiv om rätten till information vid straffrättsliga förfaranden.

text: Den som anhålls ska utan dröjsmål få skriftlig information om bl.a. sin rätt att enligt

text: 24 kap. 9 a §

text: RB ta del av de omständigheter som ligger till grund för beslutet om anhållande (se 12 a § första stycket förundersökningskungörelsen, FUK).

text: Rätten till tillgång till försvarare En person som misstänks för ett brott har en generell rätt att biträdas av en försvarare för att förbereda och utföra sin talan (se

text: 21 kap. 3 § första stycket

text: RB). Den som är anhållen eller häktad har rätt till en offentlig försvarare om han eller hon begär det. Detsamma gäller om personen är misstänkt för ett brott för vilket det inte är stadgat lindrigare straff än fängelse i sex månader. (Se

text: 21 kap. 3 a § första stycket

text: RB.)

text: Rätten till tillgång till försvarare är en del av rätten till en rättvis rättegång enligt

text: artikel 6 i Europakonventionen

text: . En sådan rätt följer även av

text: artikel 48 i EU:s stadga om de grundläggande rättigheterna

text: samt av EU:s försvarardirektiv. Den misstänktes försvararrättigheter är en central rättssäkerhetsfråga.

text: Av Europadomstolens praxis framgår att rätten till försvarare inträder tidigt under förundersökningen, som huvudregel redan från och med första förhöret (se Salduz mot Turkiet [stor kammare], no. 36391/02, 27 november 2008, p. 52, 54 och 55 samt Danelius m.fl., Mänskliga rättigheter i europeisk praxis, sjätte uppl. s. 418 f.).

text: Vid ett förhör med den som är misstänkt har han eller hon en ovillkorlig rätt att ha sin offentliga försvarare närvarande (se

text: 23 kap. 10 § fjärde stycket

text: RB). Om den misstänkte har en försvarare som har rätt att närvara vid ett förhör ska han eller hon informeras om tid och plats för förhöret (se JO 2016/17 s. 393, dnr

text: Även om den misstänkte generellt sett har rätt att ha tillgång till försvarare redan vid det första förhöret får det normalt anses godtagbart att hålla ett s.k. delgivningsförhör utan försvarare närvarande. Ett sådant förhör ska vara kortfattat och inriktat på att delge brottsmisstanke och få besked om den misstänktes inställning. (Se t.ex. JO 2013/14 s. 133, dnr

text: och JO 2016/17 s. 414, dnr

text: Avstående från rätten till tillgång till försvarare Enligt artikel 9 i EU:s försvarardirektiv kan den misstänkte avstå från rätten till tillgång till försvarare. Det förutsätter dock att den misstänkte har fått tydlig och

text: tillräcklig information på ett enkelt och begripligt språk om innebörden av rättigheten och om de eventuella konsekvenserna av att avstå från den. Avståendet ska vara frivilligt, otvetydigt och kunna återkallas. Avståendet och de omständigheter under vilka det gjordes ska dokumenteras.

text: Bedömningen av om ett förhör kan genomföras utan försvarare kan inte helt överlåtas på den misstänkte. Exempelvis kan brottsmisstankarna, utredningsläget eller den misstänktes ålder medföra att en försvarare ska närvara vid förhöret för att den misstänktes försvararrättigheter inte ska äventyras, även om den misstänkte godtagit att förhöret hålls utan försvarare. (Se bl.a. JO 2011/12 s. 77, dnr

text: samt tidigare nämnda JO 2013/14 s. 133 och

text: JO 2016/17 s. 393

text: .) Ansvaret för att rätten till försvarare respekteras Undersökningsledaren har ansvar för förundersökningen i dess helhet. Han eller hon ska se till att utredningen bedrivs effektivt och att den enskildes rättssäkerhetsintressen tas till vara. (Se 1 a § andra stycket FUK.)

text: Det är undersökningsledarens ansvar att göra de överväganden, och ge de direktiv, som krävs med hänsyn till behovet av offentlig försvarare (se ovan nämnda JO 2011/12 s. 77 och JO 2013/14 s. 133). Om den misstänkte redan har en försvarare är det normalt sett en uppgift för polisen att underrätta försvararen om att förhör ska hållas, utan särskilt direktiv från undersökningsledaren (se tidigare nämnda

text: JO 2016/17 s. 414

text: och

text: JO 2016/17 s. 393

text: Bedömning

text: Handläggningen avseende CC Förhöret med CC pågick i drygt en timme. Han uppmanades att redogöra för händelseförloppet kring gärningarna och det ställdes uppföljande frågor. Förhöret avsåg misstanke om misshandel och olaga frihetsberövande. För det senare brottet är det föreskrivet fängelse lägst ett och högst tio år (se

text: 4 kap. 2 § första stycket brottsbalken

text: ). Det rörde sig alltså om allvarlig brottslighet. Dessutom hade CC tidigare bedömts vara för påverkad för att genomföra ett förhör samt varit i behov av någon form av läkarvård.

text: BB var sedan tidigare förordnad som offentlig försvarare för CC. Enligt min mening borde CC inte ha hörts över misstankarna på det sätt som skedde utan att BB var närvarande. Det gäller även om det finns en anteckning om att CC godtog att förhöret genomfördes såvitt avser misshandeln. Jag delar alltså inte Åklagarmyndighetens uppfattning i denna fråga. Utredningen ger dock inte svar på vem som bär ansvaret för att CC:s försvararrättigheter inte respekterades vid förhöret.

text: Förhöret anmäldes till AA i egenskap av ordinarie undersökningsledare, som beslutade att CC skulle anhållas. AA valde att inte underrätta BB om att CC var anhållen. AA har som skäl för det uppgett bl.a. att han inte avsåg att hålla något

text: ytterligare förhör med CC i tiden mellan anhållningsbeslutet och en eventuell häktningsframställning.

text: Jag instämmer visserligen i Åklagarmyndighetens uppfattning att AA inte har åsidosatt någon bestämmelse i författning om underrättelse till en försvarare. Samtidigt måste det beaktas att AA som undersökningsledare hade att säkerställa att CC:s rättssäkerhetsintressen faktiskt kunde tas till vara. BB:s roll som försvarare var därvid av central betydelse. Det förhållandet att BB inte underrättades om att CC var anhållen fick emellertid konsekvensen att CC var frihetsberövad i över 48 timmar utan att BB kände till det.

text: AA:s agerande får anses ha inneburit en begränsning av CC:s möjligheter att på ett effektivt sätt få till stånd en prövning av anhållningsbeslutet enligt

text: 24 kap. 9 a §

text: RB – vilket är en processuell rättighet – och även i övrigt att förbereda sitt försvar. Omständigheterna i det här fallet var sådana att AA skyndsamt borde ha sett till att BB underrättades om att CC anhållits. Det gäller oavsett om CC informerats om sina rättigheter enligt 12 a § FUK och att han hade möjlighet att själv kontakta BB. Jag är kritisk till hur AA hanterade situationen.

text: Vad avser framställningen om häktning framgår det av utredningen att AA delegerat till Polismyndigheten att underrätta CC och BB om denna.

text: Handläggningen avseende DD Det finns inte någon författningsreglerad skyldighet att underrätta en försvarare om ett beslut att anhålla en misstänkt i dennes frånvaro. Den misstänktes rätt enligt

text: 24 kap. 9 §

text: RB att underrättas om ett sådant beslut inträder först när beslutet har verkställts. Innan verkställighet har skett kan en misstänkt, eller dennes försvarare, inte anses ha något berättigat intresse av att underrättas om beslutet.

text: Det förhör som hölls med DD var i allt väsentligt inriktat på att delge honom brottsmisstanke. I normalfallet får det anses godtagbart att ett förhör som är begränsat på det sättet kan hållas utan en försvarare närvarande. AA har dessutom uppgett att han informerades om att det inte hade funnits tid att möjliggöra BB:s närvaro med hänvisning till den brådskande situationen. AA har vidare förklarat att han, sedan han beslutat att anhållandet skulle kvarstå, instruerade utredaren att informera BB om situationen och avsikten att begära DD häktad. Det finns inte anledning att ifrågasätta AA:s uppgifter.

text: Mot bakgrund av det som har kommit fram kan jag inte se att DD:s rätt till tillgång till försvarare har begränsats och det saknas skäl att kritisera AA:s handläggning i denna del. Övriga frågor Vad som i övrigt kommit fram i ärendet ger inte anledning till några uttalanden från min sida.

text: Mot bakgrund av mina uttalanden om att CC:s försvarrättigheter inte respekterades vid förhöret med honom, skickas beslutet till Polismyndigheten för kännedom. Ärendet avslutas.

text: Beslutet har fattats av JO Per Lennerbrant. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift. Rättssakkunniga Mauro Villaggi har föredragit ärendet och byråchefen Nils Västberg har deltagit i beredningen.


avgjordAv: Jan Pennlöv

nyckelord: Beslut Serviceskyldighet Underrättelse

title: Skatteverkets handläggning av en ideell förenings ansökan om organisationsnummer

text: I en anmälan till JO klagade AA på Skatteverkets hantering av föreningen B:s ansökan om organisationsnummer. Han anförde bl.a. att Skatteverket, i en begäran om kompletterande uppgifter, hade uppgett att en ideell förening bl.a. skall ha årsmöte varje år och då bl.a. välja styrelse och revisor. Verket hade vidare uppgett att detta innebar att B:s stadgar måste ändras.

text: Sedan Skatteverkets handlingar hade granskas anmodades verket att yttra sig över det som AA anfört angående verkets påstående att B:s stadgar måste ändras. Skatteverket anmodades att även redogöra för hur verket avslutade det i anmälan aktuella ärendet.

text: I sitt remissvar anförde Skatteverket i korthet följande. Med anledning av en ansökan om tilldelning av organisationsnummer skickade skattekontor 2 i Linköping den 31 maj 2005 en förfrågan till B. I förfrågan angavs att skattekontoret önskade vissa kompletteringar av ansökan enligt följande. Stadgar och/eller protokoll måste kompletteras med uppgift om firmatecknare. En ideell förening ska ha årsmöte varje år. På årsmötet ska man välja styrelse och revisor. Stadgarna måste ändras och kompletteras. Ärendet är vilande tills begärda kompletteringar inkommit. Den 22 augusti 2005 skickade skattekontoret en påminnelse till B. vari kontoret angav att svar önskades på tidigare utsänd förfrågan. Vidare angavs att svaret skulle komma in till kontoret senast den 30 september 2005 och att vid uteblivet svar så skulle ansökan komma att lämnas utan åtgärd. I tjänsteanteckning den 17 oktober 2005 konstaterade handläggaren att myndighetens förfrågan var obesvarad. Någon mer åtgärd vidtogs därför inte utan ärendet avslutades samma dag.

text: AA kommenterade remissvaret.

text: I sitt beslut den 17 januari 2008 anförde stf JO Pennlöv i bedömningsdelen följande.

text: Jag vill inledningsvis framhålla att det inte är JO:s uppgift att ta ställning i sakfrågor. Jag kommer således inte att uttala mig i den materiella frågan om

text: Skatteverkets syn på vilka krav som gäller för att en ideell förening skall kunna tilldelas ett organisationsnummer. Oavsett påståendets riktighet i sak anser jag emellertid att Skatteverkets formulering ”Stadgarna måste ändras och kompletteras”, var olämplig. Ett bättre sätt att uttrycka saken hade varit att ange vilka kriterier som skulle vara uppfyllda för ett möjligt bifall.

text: Vid sin påminnelse om den tidigare utsända skrivelsen upplyste Skatteverket att ansökan skulle komma att lämnas utan åtgärd vid ett uteblivet svar. Upplysningen visar på bristande kunskaper om Skatteverkets skyldigheter. En myndighet kan inte skilja sig från ett anhängiggjort ärende på annat sätt än genom ett beslut. Det kan vara ett beslut i sak eller ett beslut om avvisning eller avskrivning.

text: Om en ingiven handling är ofullständig följer redan av myndigheternas serviceskyldighet, så som den uttrycks i

text: 4 §

text: FL, att myndigheten bör ge den enskilde vägledning i fråga om hur handlingen bör kompletteras. Om bristen gäller en förutsättning för att en framställning skall kunna prövas i sak bör myndigheten, motsvarande vad som enligt

text: 5 § förvaltningsprocesslagen (1971:291)

text: gäller för förvaltningsdomstolarna, förelägga sökanden eller klaganden att inom viss tid avhjälpa bristen vid påföljd att hans talan annars inte tas upp till prövning.

text: Oavsett om myndighetens utredning mynnar ut i ett beslut i sak eller i ett avvisnings- eller avskrivningsbeslut skall den sökande, om det inte är uppenbart obehövligt, också underrättas om innehållet i beslutet. Går beslutet sökanden emot skall han dessutom underrättas om hur beslutet kan överklagas.

text: I förevarande fall har Skatteverket, sedan begärd komplettering uteblivit, avslutat det av föreningen B. anhängiggjorda ärendet utan att alls ha fattat något beslut. B. har därigenom fråntagits möjligheten att begära omprövning och, i ett senare led, överklaga Skatteverkets beslut.

text: Skatteverket förtjänar allvarlig kritik för sin hantering av ärendet.


avgjordAv: Cecilia Nordenfelt

nyckelord:
Långsam handläggning
Serviceskyldighet

title: Anmälan mot Pensionsmyndigheten beträffande bristande tillgänglighet och långsam handläggning

text: Anmälan

text: I en anmälan, som kom in till JO den 8 mars 2010, anförde AA i huvudsak följande. Den 14 februari 2010 skickade hon per post en begäran om fondbyte till Pensionsmyndigheten. Fondbytet är ännu inte genomfört. Det är vidare näst intill en omöjlighet att komma i kontakt med myndighetens telefonkundtjänst. Hon begär ersättning av Pensionsmyndigheten från och med den 22 februari 2010 till och med den dag som fondbytet åtgärdas.

text: Utredning

text: Anmälan remitterades till Pensionsmyndigheten för yttrande. Pensionsmyndigheten anförde i remissvar den 26 april 2010, genom generaldirektören BB, bl.a. följande.

text: Bakgrund

text: Pensionsmyndigheten bildades den 1 januari 2010, genom att pensionsdelarna i Försäkringskassan slogs samman med Premiepensionsmyndigheten (PPM). Vårt uppdrag är att administrera och betala ut den allmänna pensionen, men också att ge såväl generell som individuell information om pensionen. Myndigheten är uppdelad på sex avdelningar och ett antal staber. Varje avdelning är indelad i enheter. Avdelningen leds av en avdelningschef, som också ingår i myndighetens ledningsgrupp. Varje enhet leds i sin tur av en enhetschef. Exempel på avdelningar är kundmötesavdelningen och pensionsadministrationsavdelningen. Pensionsmyndighetens telefonikundservice På kundmötesavdelningen finns kundserviceenheten. Enheten består av 74 medarbetare fördelade på tre grupper: två i Gävle och en i Söderhamn. Förutom det traditionella kundtjänstarbetet med att svara i telefon och på e-post, ansvarar enheten även för muntlig pensionsinformation och bokade lokala möten med pensionärer och pensionssparare. Enheten ansvarar dessutom för Pensionsmyndighetens växel samt för handläggningen av ansökningar om premiepension. Den nuvarande organisationsformen för Pensionsmyndighetens kundservice togs fram inom ramen för ett av projekten i Pensionsmyndighetsutredningen (S 2008:05) (PMU), som pågick under åren 2008 och 2009. Bemanningen av kundservice beslutades utifrån den samtalsstatistik för åren 2008 och 2009 som fanns tillgänglig

text: för besvarade samtal till dåvarande Försäkringskassans pensionskundservice i Gävle och PPM:s kundservice i Söderhamn. I utredningen gjorde man en bedömning av hur många som skulle komma att ringa till den nya myndighetens kundservice, och kom fram till att mellan 20 och 30 procent fler samtal skulle komma in jämfört med volymerna hos PPM och Försäkringskassan. Det betyder ett totalt antal om ungefär 7 000 samtal per dag. Enligt den tillgängliga statistiken fanns det stora volymvariationer över året. Det beslutades därför att handläggarna i den pensionsadministration som utförs vid Pensionsmyndighetens kontor i Halmstad, Karlstad och Växjö skulle finnas som en tillgänglig resurs och kunna sättas in vid temporära efterfrågetoppar. Dessa toppar har historiskt uppkommit under perioden december-mars varje år. Det är under den perioden som årsbesked (Orange kuvert) och besked om omräkning av pensionsbelopp har nått pensionärer och pensionssparare. Organisationen med pensionshandläggare som en tillgänglig resurs har också i uppgift att vara specialistsupport till kundservice i mer komplicerade ärenden. PMU beslutade att den organisationen skulle bemannas med 60 personer. Med en organisation på 74 handläggare i kundservice var bedömningen att runt 40-50 personer samtidigt kunde finnas tillgängliga för att svara i telefon vid hög belastning. Detta med hänsyn tagen till att även andra arbetsuppgifter måste utföras, såsom att besvara e-post, handlägga premiepensionsärenden samt informationsverksamhet och administration. Kundservice och de handläggare som även arbetar som temporär resursförstärkning, beräknades ha en maxkapacitet på runt 110 handläggare samtidigt tillgängliga. Eftersom en handläggare beräknades kunna besvara runt 100 samtal per dag innebär det en högsta kapacitet på runt 11 000 samtal per dag för myndigheten. Den siffran stämmer också väl överens med en toppnotering som fanns i statistiken över besvarade samtal till PPM och Försäkringskassan den 14 januari 2009. Under första kvartalet 2010 har det kommit in mer än dubbelt så många telefonsamtal till Pensionsmyndigheten än beräknat. För årets tre första månader hade man beräknat att det skulle komma in 295 241 samtal. Utfallet har blivit 539 726 samtal. När det gäller bemanningen av kundservice visade det sig att arbetsuppgifterna med hantering av e-post, handläggning av premiepensionsärenden och informationsverksamhet har tagit avsevärt mer resurser i anspråk än beräknat. Det har inneburit att vi istället för 40-50 personer i kundservice bara har kunnat bemanna med 25-30 personer. Pensionsadministrationsavdelningen har heller inte haft möjlighet att bemanna med de 60 personer som planerats, eftersom de haft hög arbetsbelastning för att säkerställa pensionsutbetalningarna. Pensionsmyndigheten hade höga balanser med sig när verksamheten startade och balanserna har vuxit ytterligare under årets första kvartal. Vi har därför tvingats fatta beslut om att minska antalet pensionshandläggare från 60 till cirka 20 som temporär resurs i kundservice per dag från mitten av februari. Under årets tre första månader har Pensionsmyndighetens kundservice haft en ungefärlig genomsnittlig svarstid i telefon på 5,30 minuter för januari, 12,30 minuter för februari och 19,10 minuter för mars. Denna statistik är dock inte tillförlitlig eftersom myndigheten från början inte hade någon statistik över hur många som ringde och kopplades vidare och fick prata med pensionshandläggarna. Vi hade heller ingen viktning mot hur många som ringde. Pensionsmyndighetens mål är att kundservice ska besvara inkommande telefonsamtal inom tio minuter under högsäsong och fem minuter under normalsäsong. Ärendetiden har satts till sex minuter: fem minuter för samtalstid samt en minuts efterbehandling.

text: Fondbyte med blankett En stor del av Pensionsmyndighetens ärendehandläggning handhas digitalt. Alla ansöknings- och fondbytesblanketter som kommer in till myndigheten skannas och hanteras via vårt automatiserade ärendeflöde. Bland dessa finns det blanketter som

text: inte kan identifieras maskinellt, utan som måste identifieras manuellt innan slutlig handläggning kan ske. De blanketter och andra handlingar som måste identifieras manuellt läggs i en gemensam kö för manuell handläggning. Det finns också blanketter som inte kan identifieras maskinellt. Dessa läggs i kö för manuell identifiering. Myndigheten har samma kö för samtliga handlingar som ska identifieras manuellt oavsett om det är en blankett för fondbyte, ansökan om pension eller annat dokument. Till kön för manuell identifiering läggs dessutom blanketter som identifierats men som inkommer tillsammans med oidentifierade handlingar, till exempel bilagor. Blanketter för fondbyte skannades tidigare av PPM. I samband med bildandet av Pensionsmyndigheten beslutade PMU att skanningtjänsten skulle köpas av Försäkringskassan. Vi beslutade också att blanketter som har Försäkringskassans eller PPM:s logotyp, men som rör pensionsärenden, inte ska avvisas, utan istället skannas tillsammans med övriga blanketter. De gamla blanketterna för fondbyte anpassades dock inte för skanning, på grund av tidsbrist i förberedelserna inför starten av myndigheten. De måste därför identifieras manuellt innan de kan tas om hand för manuell registrering och fondhandel. Pensionsmyndighetens nya blanketter för fondbyten tolkas och hanteras i ett flöde som i princip är helt automatiserat. Fondbyten som genomförs på myndighetens webbplats följer samma automatiserade flöde. Efter årsskiftet visade det sig att antalet blanketter som på något sätt var felaktiga var fler än myndigheten räknat med. Pensionärer och pensionssparare använder gamla blanketter från Försäkringskassan och PPM i större utsträckning än beräknat. De förändringar vi gjorde visade sig också leda till att antalet fel ifyllda blanketter ökat. Detta ledde till att köerna för manuell handläggning växte. Även kön för manuell identifiering av handlingar växte, eftersom antalet identifierade handlingar med oidentifierade bilagor ökade i antal. Som mest har Pensionsmyndigheten haft ungefär 47 000 dokument för manuell identifiering i balans. I dag har vi ungefär 16 000, vilket ger en handläggningstid på ungefär en vecka. Målet för manuell identifiering av fondbytesblanketter är att den ska ske samma dag den kommer in till myndigheten.

text: Fondbyte En normal handläggningstid vid byte av fond är tre-fyra handelsdagar. De fondbyten som pensionsspararna beställer under ett dygn sammanställs av Pensionsmyndigheten under efterföljande natt. I stället för att lägga en begäran om köp eller försäljning av andelar för respektive begärt byte till fonderna, lägger myndigheten samman samtliga byten till en och samma fond. Det betyder att vi måste ligga ute med likvida medel till dess betalning kommit in. Vi lämnar därför en prognos för vårt behov av likvida medel till Riksgälden, som ger oss kredit på beloppet. Efterföljande morgon lämnas en ackumulerad handelsorder till respektive fond. Om en pensionssparare beställer ett fondbyte via Pensionsmyndighetens webbplats före klockan 24.00, utförs handeln som regel två handelsdagar senare. Om extremt många pensionssparare beställer fondbyten samma dag kan fondhandeln ta längre tid. Ett mindre antal fonder tillämpar fördröjd kursrapportering eller förlängd handel. Ett fondbyte tar då något längre tid, normalt fyra-fem dagar. När en pensionssparare beställer ett fondbyte via en fondbytesblankett genomförs bytet från och med den dag Pensionsmyndigheten identifierat och handlagt den inkomna begäran.

text: Utredning

text: AA kontaktade Pensionsmyndighetens kundservice per telefon den 12 februari 2010. Totalt kom 5 695 telefonsamtal in till kundservice den dagen. Av de inkomna samtalen besvarade vi 3 376. Den genomsnittliga väntetiden var 9,47 minuter och den maximala väntetiden var 45,05 minuter.

text: Den 16 februari 2010 kom en blankett för fondbyte in från AA till myndighetens skanningscentral. Blanketten hade framställts av PPM före årsskiftet och lades därför i kö för att identifieras manuellt. Vi utförde den manuella identifieringen den 2 mars och fondbytet beställdes den 4 mars genom manuell registrering. Fondbytet var genomfört den 9 mars och bekräftelsebrev skickades till AA den 10 mars. AA har angett att hon ringt till vår kundservice den 26 februari 2010 utan att komma i kontakt med någon handläggare. Det finns heller inget samtal registrerat på henne hos Pensionsmyndigheten den dagen. Den 26 februari kom totalt 9 908 samtal till kundservice. Av dem besvarades 2 167. Den genomsnittliga väntetiden var 14,04 minuter och den maximala väntetiden var 59,10 minuter.

text: Pensionsmyndighetens inställning

text: Pensionsmyndighetens telefonikundservice Det står klart att Pensionsmyndigheten inte lyckats med att nå de mål vi själva satt upp när det gäller vår tillgänglighet. Vi har heller inte levt upp till de krav de som ringer till oss har rätt att ställa. Detta har bland annat lett till att AA fått vänta alltför länge i telefonkö, eller inte ens kommit fram, vilket vi beklagar. Pensionsmyndigheten kan konstatera att telefonköerna i myndighetens kundservice har varit, och fortfarande är, oacceptabelt långa. För att förbättra vår service har vi på kort sikt arbetat med förbättrade knappval i telefon med styrning av frågeställningar till handläggare med bättre kunskap inom respektive område. Detta för att få ner samtalstider och öka kvaliteten. Vi har också förbättrat vårt talsvar med tydligare köbesked och försök till styrning på ett bättre sätt till våra självbetjäningskanaler. Vidare har vi beslutat att kundservice ska utökas med 30 handläggare. Den 12 april hade 11 nyanställda påbörjat sitt arbete i Gävle. Resterande 19 personer börjar den 3 maj. Det kommer naturligtvis att vara en startsträcka för dessa medarbetare innan de är inne i full produktion. Vi ser därför ett fortsatt högt tryck i telefonerna i åtminstone ett par månader till. På längre sikt har Pensionsmyndigheten initierat ett stort förändringsprogram med arbetsnamnet ”Telefoni 2011”. Målsättningen med det är att förkorta telefonköerna till senast 2011. En handlingsplan ska tas fram till den 21 maj 2010. Inom programmet ser vi över organisationen och samtliga de delar som styr tillgänglighet och kötider, allt från kompetens till teknikfrågor. Vi tror att vi med dessa åtgärder kommer att nå väsentligt bättre tillgänglighet och kortare kötider fram till hösten 2011.

text: Fondbytet Av utredningen framgår att AA:s fondbytesblankett kom in till myndigheten den 16 februari och att fondbytet lades den 4 mars, 12 bankdagar senare. Myndigheten konstaterar därför att handläggningen av hennes begäran om fondbyte varit alltför långsam. Den manuella identifieringen skulle ha skett samma dag som blanketten kom in till Pensionsmyndigheten. Fondbytet i sig tog fem dagar, vilket är i enlighet med vårt mål. Att det tar 12 bankdagar för Pensionsmyndigheten att påbörja ett fondbyte är naturligtvis inte acceptabelt. Vi har dock lyckats arbeta bort en del av de köer som var i den manuella identifieringen av dokument, bland annat genom övertidsinsatser. I dag identifieras ett nytt dokument på ungefär en vecka. Vi är inte nöjda med det, utan arbetar vidare på att vi ska uppnå våra mål även inom det här området. Vi kommer bland annat att utöka antalet personer som arbetar med manuell identifiering av skannade dokument, dels genom omorganisation av befintlig personal, dels genom nyanställningar. Vi håller just nu på att rekrytera tio personer till vårt kontor i Stockholm. Vi beklagar förstås att det tog lång tid för myndigheten att genomföra AA:s fondbyte. AA har i sin anmälan till JO även efterfrågat möjligheten att pensionsspararna återigen ska kunna begära fondbyte via telefon.

text: Möjligheten att byta fonder via telefon togs bort under 2008 i samband med att PPM bytte telefonisystem. Det var få som använde möjligheten och det ansågs för dyrt att utveckla funktionen i den nya telefoniplattformen. Dessutom fanns tanken på PPM att man skulle ersätta PIN-koden pensionsspararna använde för att logga in på sitt premiepensionskonto med e-legitimation. I ett sådant läge skulle fondbyten per telefon ändå inte vara möjliga. Det finns för närvarande inte några planer på att införa möjligheten att byta fonder via telefon. AA yttrade sig över remissvaret. Hon anförde därvid bl.a. att hon önskade få veta om Pensionsmyndighetens nya blanketter för fondbyten kan beställas via myndighetens talsvar samt att hon önskade erhålla sådana blanketter.

text: Rättslig reglering

text: Enligt

text: 4 § förvaltningslagen (1986:223)

text: ska varje myndighet lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Frågor från enskilda ska besvaras så snart som möjligt. Om någon enskild av misstag vänder sig till fel myndighet, bör myndigheten hjälpa honom till rätta.

text: Av

text: 5 § förvaltningslagen

text: framgår att myndigheterna ska ta emot besök och telefonsamtal från enskilda. Om särskilda tider för detta är bestämda, ska allmänheten underrättas om dem på lämpligt sätt. Myndigheterna ska också se till att det är möjligt för enskilda att kontakta dem med hjälp av telefax och elektronisk post och att svar kan lämnas på samma sätt.

text: Varje ärende där någon enskild är part ska enligt

text: 7 § förvaltningslagen

text: handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts.

text: Bedömning

text: Av Pensionsmyndighetens remissvar framgår att telefonköerna i myndighetens kundservice vid tiden för AA:s kontakter med myndigheten var mycket långa. Detta ledde till att AA, när hon ringde myndigheten, fick vänta alltför länge i telefonkö eller inte ens kom fram. Detta är naturligtvis inte acceptabelt. Pensionsmyndigheten förtjänar allvarlig kritik.

text: Av utredningen framgår att AA:s fondbytesblankett kom in till Pensionsmyndigheten den 16 februari 2010 och att fondbytet lades den 4 mars 2010, dvs. 12 bankdagar senare. Jag instämmer i Pensionsmyndighetens bedömning att handläggningen av AA:s begäran om fondbyte varit för långsam. Jag är kritisk till den långsamma handläggningen.

text: Pensionsmyndigheten har i sitt remissvar utförligt beskrivit vilka åtgärder myndigheten vidtagit och avser att vidta för att komma till rätta med problemen med bristande tillgänglighet och långsam handläggning. Jag utgår från att de åtgärder som myndigheten beskriver ska vara verkningsfulla och problemen därmed övergående.

text: Vad AA anfört i övrigt ger inte anledning till något uttalande från min sida.

text: JO prövar inte frågor om skadestånd. Vad beträffar AA:s frågor rörande Pensionsmyndighetens nya blanketter för fondbyten hänvisas hon till Pensionsmyndigheten. Ärendet avslutas.