avgjordAv: Justitieombudsmannen Lars Lindström

nyckelord:
Behörighet
God man/förvaltare

title: Kritik mot Göteborgs tingsrätt för bristande behörighetskontroll av nämndeman

sammanfattning: En person tjänstgjorde som nämndeman vid sex brottmålsförhandlingar trots att han inte var behörig då han hade förvaltare enligt 11 kap. 7 § föräldrabalken. Tingsrätten kritiseras för sin bristande kontroll av nämndemannens behörighet.

text: Initiativet

text: I två artiklar i SvD Nyheters respektive Göteborgs-Postens nätupplaga den 19 mars 2012, med rubrikerna ”Nämndeman var omyndigförklarad” och ”Omyndigförklarad blev nämndeman”, angavs i huvudsak följande. En man som tjänstgjorde som nämndeman vid Göteborgs tingsrätt begärde den 2 april 2009 att han skulle entledigas från sitt uppdrag. En tid därefter anordnade tingsrätten förvaltarskap för mannen då han ansågs vara ur stånd att vårda sin egendom. Två år senare gjorde mannen ”comeback” och satt under perioden oktober – december 2011 som nämndeman vid sex brottmålsrättegångar. Sedan mannen berättat för sin förvaltare att han hade jobbat i tingsrätten kontaktade förvaltaren tingsrätten som den 14 februari 2012 stängde av mannen från tjänstgöring.

text: Lagmannen vid Göteborgs tingsrätt, AA, uttalade sig i artiklarna och uppgav bl.a. följande. ”– Det finns inte någon ursäkt från vår sida. Detta borde ha upptäckts. Vi ska noggrant kontrollera nämndemännen innan de träder i tjänst. Om så skett hade vi förstås märkt att den här mannen var satt under förvaltare”.

text: Jag beslutade mot denna bakgrund att ta upp saken till utredning i ett särskilt ärende.

text: Utredningen

text: Ärendet remitterades till tingsrätten för upplysningar om vilken prövning som gjorts avseende den valde personens behörighet och för redovisning av tingsrättens bedömning av det som kommit fram.

text: Tingsrätten (lagmannen AA) kom in med ett remissvar till vilket fyra bilagor var fogade (bilagorna här utelämnade, JO:s anmärkning) och yttrade följande.

text: I huvudsak stämmer de uppgifter som framgår av tidningsartiklarna, men följande kan klargöras. Den aktuelle personen var verksam som nämndeman under förra mandatperioden, från december 2006, men entledigades på egen begäran den 2 april 2009. Tingsrätten hade då haft vissa synpunkter på honom eftersom han hade kommit försent och missat förhandlingar han var kallad till. Tingsrätten förordnade om förvaltarskap enligt

text: 11 kap. 7 § föräldrabalken

text: för honom, i beslut den 10 oktober 2009. Personen tjänstgjorde därefter som nämndeman, trots att han inte var behörig på grund av förvaltarskapet, vid tingsrätten från den 27 september 2011. När det uppdagades att nämndemannen var obehörig entledigades han omedelbart den 14 februari 2012. Under den tiden satt personen som nämndeman vid huvudförhandling i sex brottmål under november och december (tingsrättens målnummer B 9140-11, B 14605-11, B 12247-11, B 13553-11, B 5529-11 och B 13666-11). Inget av målen har överklagats och ingen i rätten var skiljaktig. Tingsrätten har den 22 mars 2012 brevledes underrättat parter och ombud om det inträffade. Enligt besked från Hovrätten i Västra Sverige den 14 maj 2012 har ingen part klagat över domvilla i något av dessa mål. Jag vill även redogöra för hur nämndemän tillsätts vid tingsrätten. De nämndemän som har utsetts av kommunfullmäktige anges i ett protokoll, som skickas till tingsrätten. Tingsrätten genomför vissa kontroller av dessa nämndemän. Denna kontroll utförs av två nämndsamordnare, som är domstolssekreterare. En blankett skickas ut till de av fullmäktige utsedda nämndemännen, där de bland annat ska ange adressuppgifter samt om de är nämndemän i hovrätten eller är närstående med annan nämndeman. I folkbokföringsregistret kontrolleras att nämndemännen har svenskt medborgarskap och är bosatta inom kommunen. I tingsrättens målhanteringssystem Vera kontrolleras om nämndemännen är försatta i konkurs, har förvaltare eller förekommer i brottmål. På handlingarna anges att kontroll mot folkbokföringsregistret och i Vera har skett. I september 2011, då den nu aktuelle personen utsågs till nämndeman, var rutinen att det var lagmannen som fattade beslut beträffande samtliga nämndemän om dessa var behöriga som nämndemän eller ej. Numera är rutinen sådan att om nämndsamordnaren anser att en nämndeman är behörig, registreras denne som nämndeman hos tingsrätten. I de fall när nämndsamordnarna kan anta att nämndemannen inte är behörig, lämnas underlaget till lagmannen för bedömning. Lagmannen beslutar i dessa fall om personen är behörig eller inte att tjänstgöra som nämndeman vid tingsrätten. När den nu aktuelle personen utsågs till nämndeman, upptäckte nämndsamordnaren vid kontrollen att personen förekom i Vera såsom misstänkt i ett brottmål, och tog av den anledningen ut en utskrift från Vera med de mål och ärenden där personen förekom. Det gick dock även att från detta utdrag se att personen förekom i ett ärende om förvaltarskap. Nämndsamordnaren upptäckte inte det, utan antecknade ”ej förvaltare eller konkurs” på handlingarna som gavs till mig. Jag godtog hennes uppgift om att personen inte hade förvaltare eller var försatt i konkurs, utan att kontrollera detta särskilt. Möjligen borde jag ha kontrollerat detta. Eftersom misstankarna i brottmålet hade avskrivits beträffande personen, fanns det av den anledningen inte hinder mot att förklara honom behörig som nämndeman. Nämndsamordnarna är väl medvetna om vilka krav som gäller för nämndemän. Nämndsamordnaren har förklarat det inträffade med att hon reagerade på att personen var misstänkt i ett brottmål och att hon därför måste ha missat att personen även förekom i ett ärende om förvaltarskap. Det tycks alltså som om det är fråga om ett olycksfall i arbetet. Sammanfattningsvis kan sägas att tingsrätten har rutiner för behörighetskontroll av nämndemän, men att tingsrätten i just detta fall, av misstag, inte upptäckte att

text: nämndemannen var obehörig, vilket borde ha gjorts. Detta är högst beklagligt och har inneburit att rätten inte har varit domför under sex huvudförhandlingar i brottmål. Det som inträffat har gett tingsrätten anledning att se över rutinerna. Den blankett som skickas ut till nämndemännen har numera uppdaterats, så att nämndemannen även ska ange om denne har förvaltare eller är försatt i konkurs. Oavsett vad nämndemannen svarat på frågan ska kontroll göras i Vera. Det kan tilläggas att det måste vara ovanligt att partierna nominerar en person som är satt under förvaltarskap till nämndeman. Naturligtvis är det ändå tingsrättens ansvar att kontrollera en nämndemans behörighet. Tingsrätten kan i Vera endast kontrollera om en person förekommer i mål och ärenden vid Göteborgs tingsrätt. Det går alltså inte att se om personen förekommer i mål eller ärenden vid andra tingsrätter. Det hade inte varit någon nackdel om även de nominerande partierna gjorde vissa kontroller, eller i vart fall ställde vissa kontrollfrågor till kandidaterna. Detta gäller särskilt om domsagan är stor, som vid Göteborgs tingsrätt, eftersom tingsrättens personal svårare kan ha personkännedom om ett stort antal nämndemän.

text: Med anledning av tingsrättens uppgift om att kontroll av en vald nämndemans behörighet bl.a. sker genom sökningar i domstolens interna målhanteringssystem anmodades Datainspektionen att yttra sig över om ett sådant förfarande står i överensstämmelse med 9 § första stycket punkten d)

text: personuppgiftslagen (1998:204)

text: , PUL.

text: Datainspektionen (generaldirektören BB) kom in med remissvar och yttrade följande.

text: Sammanfattning

text: Datainspektionen bedömer att en tingsrätts kontroll av en nämndemans behörighet genom sökning i målhanteringssystemet VERA inte innebär att personuppgifter kan anses behandlas för något ändamål som är oförenligt med det ändamål för vilket uppgifterna samlades in. En sådan kontroll kan således anses stå i överensstämmelse med bestämmelsen i 9 § första stycket punkten d) i

text: personuppgiftslagen

text: . Samtidigt konstaterar Datainspektionen att en tingsrätt vid en sådan behandling av personuppgifter måste beakta bestämmelserna i förordningen (

text: ) om registerföring m.m. vid allmänna domstolar med hjälp av automatiserad behandling. Förordningen innehåller bestämmelser som begränsar för vilka ändamål en tingsrätt får föra och använda vissa register i sin rättskipande eller rättsvårdande verksamhet. Enligt Datainspektionens mening får en domstols kontroll, enligt

text: 4 kap. 6 § rättegångsbalken

text: , av en nämndemans behörighet i verksamhetssystemet VERA anses utgöra ett led i den rättskipande och rättsvårdande verksamheten. Datainspektionen bedömer att en sådan kontroll bör kunna anses tillåten enligt förordningen när den förekommer vid handläggningen av mål och ärenden.

text: Bakgrund

text: Datainspektionen har anmodats av Riksdagens ombudsmän (JO) att inkomma med ett yttrande avseende frågan om Göteborgs tingsrätts kontroll i målhanteringssystemet VERA av en nämndemans behörighet står i överensstämmelse med 9 § första stycket punkten d

text: personuppgiftslagen

text: . Bakgrunden till frågan är att JO har beslutat att granska ett fall där en person som har förvaltare enligt

text: 11 kap. 7 § föräldrabalken

text: har tjänstgjort som nämndeman vid Göteborgs tingsrätt. Tingsrätten har i sitt svar till JO uppgivit att tingsrätten rutinmässigt, genom sökningar i domstolens målhanteringssystem VERA,

text: kontrollerar om valda nämndemän är försatta i konkurs, har förvaltare eller förekommer i brottmål.

text: Tillämpliga bestämmelser m.m.

text: Enligt 9 § första stycket punkten d) i

text: personuppgiftslagen

text: ska den personuppgiftsansvarige se till att personuppgifter inte behandlas för något ändamål som är oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in. Tingsrättens behandling av personuppgifter i målhanteringssystemet VERA regleras i förordningen (

text: ) om registerföring m.m. vid allmänna domstolar med hjälp av automatiserad behandling (förordningen). Förordningen gäller, enligt

text: 1 §

text: , utöver

text: personuppgiftslagen

text: vid automatiserad behandling av personuppgifter i Högsta domstolen, hovrätternas och tingsrätternas rättskipande eller rättsvårdande verksamhet. Enligt

text: 2 §

text: får en domstol föra automatiserade register över mål och ärenden som handläggs vid domstolen. Registren får användas för handläggning av mål och ärenden, fullgörande av underrättelseskyldighet som följer av lag eller annan författning, planering, uppföljning och utvärdering av verksamheten samt framställning av statistik. Dessutom får domstolarna föra automatiserade register för återsökning av vägledande avgöranden, rättsutredningar och liknande information (

text: 6 §

text: ). Vid sidan av eller i anslutning till de nämnda registren får domstolarna behandla personuppgifter automatiserat i löpande text, ljudupptagningar eller ljud- och bildupptagningar enligt

text: 7 §

text: . För domstolarnas behandling av personuppgifter som sker utanför den rättskipande eller rättsvårdande verksamheten gäller

text: personuppgiftslagen

text: . Datainspektionen kan konstatera att det inte finns förordningsmotiv till förordningen (

text: ) om registerföring m.m. vid allmänna domstolar med hjälp av automatiserad behandling. Såvitt Datainspektionen känner till grundar sig förordningen på ett förslag från Domstolsdatautredningen. Utredningens betänkande (

text: SOU 2001:32

text: ) kan således tjäna till vägledning för uttolkning av bestämmelserna i förordningen.

text: Datainspektionens bedömning

text: För att avgöra om en behandling av personuppgifter för något ändamål inte är oförenligt med det ändamål för vilka uppgifterna samlades in och således inte strider mot 9 § första stycket punkten d)

text: personuppgiftslagen

text: kan man utgå från hur en registrerad person typiskt sett skulle se på saken. Kommer man fram till att den registrerade rimligen har att räkna med att de insamlade personuppgifterna också får behandlas för det ändamålet kan det inte anses oförenligt med det ursprungliga ändamålet. Av

text: 4 kap. 6 § rättegångsbalken

text: följer att en domstol ska självständigt pröva en nämndemans behörighet. Av andra bestämmelser i

text: 4 kap.

text: rättegångsbalken

text: följer också att en domstol har att i andra fall pröva en nämndemans lämplighet. En person som har varit eller blir föremål för handläggning av domstolen i dess rättskipande eller rättsvårdande verksamhet bör således rimligen ha att räkna med att relevanta uppgifter om honom eller henne i det målet eller ärendet kan komma att användas vid domstolens behörighetskontroll av denne som nämndeman. Datainspektionen bedömer därför att en sådan behandling av personuppgifter får anses stå i överensstämmelse med bestämmelsen i

text: 9 § första stycket

text: punkten d) i

text: personuppgiftslagen

text: . Datainspektionen kan samtidigt konstatera att en tingsrätt vid en sådan behandling av personuppgifter måste beakta bestämmelserna i förordningen (

text: ) om registerföring m.m. vid allmänna domstolar med hjälp av automatiserad behandling. Den nämnda förordningen innehåller bestämmelser som begränsar för vilka ändamål en tingsrätt får föra och använda vissa register i sin rättskipande eller rättsvårdande verksamhet. Förordningen tillåter bl.a. att en domstol använder

text: uppräknade uppgifter i ett verksamhetsregister för handläggning av mål och ärenden (se 2 §). Varken av förordningen eller av Domstolsdatautredningens betänkande (

text: SOU 2001:32

text: ) framgår vad som avses med ”handläggning av mål och ärenden”. Det framstår dock som att Domstolsdatautredningen avsett att det ändamålet skulle ges en vid tolkning. Utredningen ansåg t.ex. att registren skulle få användas utan begränsning i den rättskipande eller rättsvårdande verksamheten under förutsättning att det handlar om mål och ärenden (

text: SOU 2001:32 s. 107

text: ). Enligt Datainspektionens mening får en domstols kontroll enligt

text: 4 kap. 6 § rättegångsbalken

text: av en nämndemans behörighet anses utgöra ett naturligt led i den rättskipande och rättsvårdande verksamheten, även om ett eventuellt beslut med anledning av en sådan prövning formellt sett torde vara att hänföra till ett administrativt beslut. Datainspektionen bedömer därför att en sådan kontroll i en domstols verksamhetsregister av en nämndemans behörighet bör kunna anses tillåten enligt förordningen när den förekommer vid handläggningen av mål och ärenden. I ett beslut den 9 november 2012 anförde JO Lindström följande.

text: Bedömning

text: Rättskipningen i våra domstolar sker i stor utsträckning under medverkan av nämndemän. Att nämndemän ingår i rätten bidrar till att ge allmänheten insyn i domstolarnas verksamhet. Dessutom utgör nämndemännen en garanti för att allmänna värderingar blir beaktade i den rättskipande verksamheten. En medverkan av nämndemän i domstolarna är också ägnad att upprätthålla förtroende för rättsväsendet.

text: Den som valts till nämndeman har alltså ett viktigt uppdrag. I en tingsrätt och en förvaltningsrätt består rätten av en juristdomare och tre nämndemän. Varje ledamot har en röst och varje röst väger lika tungt. Det är förstås viktigt att alla ledamöter i rätten är lämpliga för sina uppdrag. De flesta juristdomare utses av regeringen i ett förfarande som måste anses innehålla tillräckliga garantier för att inga olämpliga personer utses. Nämndemännen utses däremot av kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige, i allmänhet efter förslag från de politiska partier som är representerade i fullmäktige. Förfarandet är inte lagreglerat; lagstiftaren har alltså litat på att fullmäktige klarar av att sålla bort olämpliga personer.

text: Lagen innehåller ett antal bestämmelser med krav på dem som ska vara nämndemän. Dessa bestämmelser återfinns för de allmänna domstolarnas del i

text: 4 kap. 6 § rättegångsbalken

text: , RB. I bestämmelsens första stycke finns absoluta krav. Nämndemannen ska vara svensk medborgare, får inte vara underårig och får inte ha förvaltare enligt

text: föräldrabalken

text: . Nämndemannen måste vidare vara folkbokförd i domstolens domkrets och slutligen får nämndemannen inte ha vissa yrken som har anknytning till rättsväsendet. Om någon av dessa förutsättningar brister, kan fullmäktige inte utse personen till nämndeman.

text: I

text: 4 kap. 6 § tredje stycket

text: RB finns härutöver en regel som kan beskrivas som ett råd till den som ska utse nämndemän. Regeln föreskriver att fullmäktige till nämndemän bara bör utse sådana personer som med hänsyn till

text: omdömesförmåga, självständighet, laglydnad och övriga omständigheter är lämpliga för uppdraget.

text: En ytterligare garanti för att de formella kraven för att få bli nämndeman är uppfyllda ligger i tingsrättens uppgift enligt

text: 4 kap. 6 § femte stycket

text: RB att självmant kontrollera att den som fullmäktige valt till nämndeman också är behörig. Kontrollen ska alltså avse de formella kraven i

text: 4 kap. 6 § första stycket

text: RB, bl.a. att nämndemannen inte har förvaltare enligt

text: föräldrabalken

text: I det aktuella fallet utsåg kommunfullmäktige i Göteborg en person som hade förvaltare till nämndeman. Förutsättningen för att en person ska få en förvaltare är att han eller hon på grund av sjukdom, psykisk störning, försvagat hälsotillstånd eller liknande förhållanden inte kan vårda sig eller sin egendom. Tingsrätten har i sitt yttrande skrivit att det inte vore någon nackdel om de nominerande partierna gjorde vissa kontroller av dem som kandiderar till uppdrag som nämndeman. Även om varken kommunfullmäktige eller de politiska partierna står under min tillsyn, vill jag säga att jag håller med tingsrätten. I det nu aktuella fallet framstår det som sannolikt att den process som lett till att fullmäktige utsett den aktuella personen till nämndeman varit bristfällig. Om partierna och fullmäktige inte är noggranna när de föreslår och utser nämndemän, riskerar domstolarna och nämndemannasystemet att hamna i vanrykte.

text: Normalt borde kommunfullmäktiges misstag ha upptäckts vid den kontroll som tingsrätten är ålagd att göra enligt

text: 4 kap. 6 § femte stycket

text: RB. Göteborgs tingsrätt har också en rutin av innebörd att den nyvalde nämndemannen får svara på frågor, att kontroll görs i folkbokföringsregistret och att en kontroll görs i målhanteringssystemet Vera. Datainspektionen har bedömt att den sistnämnda kontrollen står i överensstämmelse med

text: personuppgiftslagens

text: reglering och jag delar den bedömningen. Jag anser också att den beskrivna rutinen är ändamålsenlig även om – som tingsrätten också påpekat – det inte går att se om den nyvalde nämndemannen förekommer i ärenden hos andra tingsrätter.

text: I det aktuella fallet uppmärksammade tingsrätten inte vid den behörighetskontroll som företogs att nämndemannen i fråga hade förvaltare enligt

text: 11 kap. 7 § föräldrabalken

text: . Det inträffade har inneburit att tingsrätten inte varit domför vid sex huvudförhandlingar i brottmål, vilket naturligtvis är mycket allvarligt. Även om detta, som framkommit, berott på ett beklagligt förbiseende kan tingsrätten inte undgå kritik.

text: Eftersom mitt beslut berör domstolarnas användning av målhanteringssystemet Vera skickar jag en kopia av beslutet till Domstolsverket för kännedom.


avgjordAv: Cecilia Nordenfelt

nyckelord: Anstalt Sekretess

publisher: Justitieombudsmannen

title: Kritik mot Kriminalvården för handläggningen av en begäran enligt 26 § personuppgiftslagen om ett registerutdrag

org: jo

text: (Dnr 2665-2009)

type: stycke

text: Anmälan

type: rubrik

text: I en anmälan, som kom in till JO den 12 maj 2009, klagade AA på anstalten Åbys handläggning av hans begäran om att få ”fullständiga registeruppgifter” ur Kriminalvårdens klientadministrativa system (KLAS) och kriminalvårdsregistret (KVR) angående sitt eget fall. Enligt AA hade anstalten hemlighållit vissa uppgifter. Han fick veta detta genom ett ”muntligt beslut” den 8 maj 2009.

text: Utredning

text: Anstalten lämnade muntligen följande upplysningar. De uppgifter som AA inte har fått ta del av gäller målsägandeinformation och en sekretessmarkerad daganteckning upprättad i anstalten Kolmården. Dessa uppgifter har strukits över i det registerutdrag som AA har fått. Något formligt beslut härom fattades inte.

text: Kriminalvården anmodades att yttra sig över anmälan. I sitt remissvar anförde Kriminalvården (region Mitt), genom regionchefen BB, följande.

text: Av upprättad tjänsteanteckning, aktbil. 2, framgår sakomständigheterna (avser de uppgifter som anstalten Åby har lämnat muntligen, JO:s anm.).

text: Författningsbestämmelser

text: Enligt

text: 26 § personuppgiftslagen (1998:204)

text: , PUL, är den personuppgiftsansvarige skyldig att till var och en som ansöker om det en gång per kalenderår gratis lämna besked om personuppgifter som rör den sökande behandlas eller ej. Behandlas sådana uppgifter skall skriftlig information lämnas också om 1. vilka uppgifter om den sökande som behandlas, 2. varifrån dessa uppgifter har hämtats, 3. ändamålen med behandlingen, och 4. till vilka mottagare eller kategorier av mottagare som uppgifterna lämnas ut. En ansökan enligt första stycket skall göras skriftligen hos den personuppgiftsansvarige och vara undertecknad av den sökande själv. Information enligt första stycket skall lämnas inom en månad från det att ansökan gjordes. Om det finns särskilda skäl för det, får information dock lämnas senast fyra månader efter det att ansökan gjordes.

text: Enligt 27 § ska i den utsträckning det är särskilt föreskrivet i lag eller annan författning eller annars framgår av beslut som har meddelats med stöd av författning att uppgifter inte får lämnas ut till den registrerade gäller inte bestämmelserna i 23– 26 §§. En personuppgiftsansvarig som inte är en myndighet får därvid i motsvarande fall som avses i offentlighets- och

text: sekretesslagen (2009:400)

text: vägra att lämna ut uppgifter till den registrerade. Enligt offentlighets- och

text: sekretesslagen

text: 6 kap. 3 §

text: följer att om en anställd vid en myndighet, enligt arbetsordningen eller på grund av särskilt beslut, har ansvar för vården av en handling, är det i första hand han eller hon som ska pröva om handlingen ska lämnas ut. I tveksamma fall ska den anställde låta myndigheten göra prövningen, om det kan ske utan onödigt dröjsmål. Myndigheten ska pröva om handlingen ska lämnas ut om den anställde vägrar att lämna ut handlingen eller lämnar ut den med förbehåll som inskränker en enskilds rätt att röja innehållet eller annars förfoga över handlingen, och den enskilde begär myndighetens prövning. Den enskilde ska informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas.

text: Kriminalvårdens bedömning

text: I det fall uppgifter i utdraget maskas så skall sökanden underrättas om att han kan begära frågans hänskjutande till myndigheten och att ett beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas. Detta har inte skett i aktuellt fall. Ett utdrag enligt 26 § ger inte den registrerade rätt att få ett registerutdrag med personuppgifter om någon annan än sig själv. Det kan därför vara klokt att före utlämnandet rensa registerutdraget från alla personuppgifter om andra än den som begärt utdraget. Det kan ifrågasättas om uppgifter om Kriminalvårdens underrättelseskyldighet till en målsägande verkligen är att hänföra till den intagne. Den intagne är i vart fall ingen part i ett dylikt ärende eftersom dokumentationen enbart rör målsäganden och Kriminalvården. Mot detta talar bestämmelsen i

text: 5 § 6 p. förordningen (2001:682)

text: om behandling av personuppgifter inom kriminalvården samt det faktum att den information som lämnas, direkt är kopplad till beslut som rör den enskilda intagne. Oaktat detta spörsmål så har även andra uppgifter maskats. AA har inte informerats om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas.

text: AA gavs tillfälle att yttra sig över remissvaret.

text: Kriminalvården, huvudkontoret anmodades därefter att avge yttrande i ärendet. I sitt yttrande anförde Kriminalvården, genom generaldirektören CC, följande.

text: Kompletterande yttrande med anledning av en intagens klagomål JO har begärt att Kriminalvårdens huvudkontor ska yttra sig över två frågor: 1. hur beslut om s.k. registerutdrag, som innebär att viss information inte lämnas ut, ska överklagas, samt 2. om uppgifter om andra personer än den intagne, som är antecknade i den intagnes journal, är att betrakta som personuppgifter om den intagne.

text: 1. Överklagande av beslut

text: 2.1 Författningsbestämmelser m.m. Enligt

text: 26 §

text: PUL är den personuppgiftsansvarige skyldig att till var och en som ansöker om det en gång per kalenderår gratis lämna besked om personuppgifter som

text: rör den sökande behandlas eller ej. Behandlas sådana uppgifter skall skriftlig information lämnas också om vilka uppgifter om den sökande som behandlas, varifrån dessa uppgifter har hämtats, ändamålen med behandlingen samt till vilka mottagare eller kategorier av mottagare som uppgifterna lämnas ut. Enligt

text: 27 §

text: PUL gäller inte bestämmelserna i bl.a. 26 § i den utsträckning det är särskilt föreskrivet i lag eller annan författning eller annars framgår avbeslut som har meddelats med stöd av författning att uppgifter inte får lämnas ut till den registrerade. Enligt

text: 52 §

text: PUL får en myndighets beslut om information enligt 26 §, om rättelse och underrättelse till tredje man enligt 28 §, om information enligt 29 § andra stycket och om upplysningar enligt 42 § med vissa angivna undantag överklagas hos allmän förvaltningsdomstol. Enligt

text: 2 § lagen (2001:617)

text: om behandling av personuppgifter inom kriminalvården (KV-PUL) tillämpas, om inte annat följer av lagen eller föreskrifter som har meddelats med stöd av den,

text: personuppgiftslagen

text: vid behandling av personuppgifter inom kriminalvården. Enligt

text: 12 §

text: KV-PUL får Kriminalvårdens beslut om rättelse och om information enligt

text: 26 § personuppgiftslagen

text: överklagas hos allmän förvaltningsdomstol. Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten. Vissa ytterligare regler om överklagande, som inte är aktuella här, finns i

text: 16 §§

text: . En myndighets beslut att inte lämna ut en allmän handling på grund av att den omfattas av sekretess överklagas enligt

text: 6 kap. 8 § offentlighets- och sekretesslagen

text: (2009:400, OSL) till kammarrätt.

text: 2.2 Förarbeten m.m. I såväl

text: 52 §

text: PUL som 12 § KV-PUL anges att beslut enligt 26 § får överklagas hos allmän förvaltningsdomstol. Någon hänvisning till

text: 27 §

text: PUL, som innehåller bestämmelser om under vilka förutsättningar information kan nekas, görs dock inte i någon av bestämmelserna. Frågan om i vilken ordning en inskränkning i utlämnandet som sker med stöd av

text: 27 §

text: PUL ska överklagas uppkommer därmed. Förarbetena till KV-PUL (

text: prop. 2000/01:126

text: ) ger inget svar på frågan. Bestämmelsen om överklagande av vissa beslut enligt PUL i 52 § infördes 2007 (SFS 2006:398). I utredningen som ligger till grund för lagstiftningen anfördes bl.a. följande: ”Utredningen ställer sig bakom principen att myndighetsbeslut som direkt berör den enskilde ska kunna överklagas och att andra myndighetsbeslut, som kan betecknas som interna eller administrativa, inte bör få överklagas. Utredningen har med den utgångspunkten gått igenom bestämmelserna i

text: personuppgiftslagen

text: för att finna de bestämmelser enligt vilka myndigheter kan fatta beslut som direkt berör den enskilde.” Utredningen uppger därefter vilka bestämmelser som avses, nämligen

text: och

text: 42 §§

text: PUL och anför vidare att ”övriga myndighetsbeslut enligt

text: personuppgiftslagen

text: är enligt utredningens mening interna eller administrativa på ett sådant sätt att besluten inte direkt berör den enskilde och därmed inte kan – eller i vart fall inte bör kunna – överklagas” (

text: SOU 2004:6

text: sid. 219). Regeringen delade den bedömningen (

text: prop. 2005/06:173

text: sid. 51 f.). Frågan hur ett beslut att inte lämna ut vissa uppgifter med stöd av

text: 27 §

text: PUL har också behandlats i samband med stiftandet av andra myndigheters registerförfattningar. Av förarbetena till lagen (

text: ) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet m.fl. lagar framgår följande. Lagrådet påpekade att en följd av den föreslagna uppdelningen i överklagbara och icke överklagbara beslut – som överensstämmer med den senare föreslagna regleringen i PUL – medförde att vissa beslut som direkt berör en enskild kan komma att tillhöra kategorin icke överklagbara beslut. Som exempel nämnde lagrådet bl.a. beslut om vägrat utlämnande av uppgifter (

text: prop. 2000/01:53

text: sid. 348). Regeringen anförde följande. Frågan om utlämnande av uppgifter regleras inte i de föreslagna lagarna utan endast formen för utlämnande. En begäran om utlämnande

text: av uppgifter prövas enligt

text: sekretesslagens

text: regler och överklagas enligt den där stadgade ordningen. Någon särskild överklaganderegel i de nu föreslagna lagarna behövs därför enligt regeringens mening inte (a. prop. sid. 109). Frågan diskuterades även i förarbetena till lagen (

text: ) om behandling av personuppgifter i Försvarsmaktens försvarsunderrättelseverksamhet och militära säkerhetstjänst och lagen (

text: ) om behandling av personuppgifter i Försvarets radioanstalts försvarsunderrättelse- och utvecklingsverksamhet. Av Lagrådets yttrande framgår följande. Försvarsmaktens beslut om den information som skall lämnas enligt

text: 2 kap.

text: och

text: 2 §§

text: skall enligt överklagandebestämmelsen i paragrafen kunna överklagas hos allmän förvaltningsdomstol. Då information enligt

text: 2 kap. 4 §

text: inte behöver lämnas i de fall sekretess hindrar att uppgifterna lämnas ut till den registrerade kommer ett överklagande av ett avslag enligt sekretessbestämmelsen i

text: 4 §

text: på en ansökan om besked huruvida personuppgifter rörande den sökande finns att prövas av länsrätt. En motsvarande sekretessprövning kommer däremot att prövas av kammarrätt som första instans vid ett överklagande av ett avslag på en begäran om utfående av en allmän handling med de uppgifter om den sökande som behandlas av Försvarsmakten. – Oaktat att – som anförts i lagrådsremissen – en liknade reglering av överklagandemöjligheterna skett i

text: personuppgiftslagen

text: och olika registerförfattningar vill Lagrådet ändå ifrågasätta det lämpliga i att en enahanda sekretessprövning kan komma i fråga med olika utgångspunkter hos såväl länsrätt som kammarrätt som första instans. Regleringen medför också att såvida sökanden inte i sin framställning klart anger på vad denna grundas tveksamhet kan uppkomma om fråga är om en begäran om utlämnande av allmän handling eller en ansökan om information enligt den nu föreslagna registerlagen. Denna osäkerhet kompliceras också av att endast i sist nämnda fall en så lång väntetid på att beslut som anges i

text: 2 kap. 2 §

text: lagen kan accepteras. Lagrådet vill mot nu angiven bakgrund i allt fall ifrågasätta om inte prövningen av ett beslut om information som innebär att sekretess hindrar ett utlämnande av den begärda informationen bör prövas av kammarrätt som första instans och om inte frågan om instansordningen vid överklagande bör bli föremål för förnyade överväganden med avseende på såväl

text: personuppgiftslagen

text: som de olika registerlagarna (

text: prop. 2006/07:46

text: sid. 196). – Regeringen anförde häremot följande. Den aktuella frågeställningen berördes inte av regeringen i anslutning till den ändring i

text: personuppgiftslagen

text: som trädde i kraft den 1 januari 2007 och som bl.a. innebär att en myndighets beslut om information enligt

text: 26 § personuppgiftslagen

text: får överklagas hos allmän förvaltningsdomstol (

text: prop. 2005/06:173

text: sid. 50 ff.). Personuppgiftslagsutredningen konstaterade emellertid att i de överklagandebestämmelser som intagits i nyare registerförfattningar har man inte anknutit till ordningen för överklagande av beslut att avslå en begäran om utfående av allmän handling, utan i stället utgått från

text: 22 a § förvaltningslagen

text: SOU 2004:6 s. 220

text: ). Det bör enligt regeringens uppfattning eftersträvas att

text: personuppgiftslagen

text: och andra författningar som reglerar behandling av personuppgifter i offentlig verksamhet så långt möjligt har enhetliga regleringar av sådana frågeställningar som är gemensamma, i synnerhet när det gäller processuella frågor. Det finns enligt regeringens mening inte anledning att i det här lagstiftningsärendet avvika från den ordning som enligt bl.a.

text: personuppgiftslagen

text: gäller för överklagande av beslut. Frågeställningen, som inte behandlas i promemorian, kräver ytterligare överväganden och får därför behandlas i ett annat sammanhang. Sören Öman och Hans-Olof Lindblom har i sin kommentar till

text: 27 §

text: PUL (

text: Personuppgiftslagen

text: . En kommentar. Fjärde upplagan på Internet, version den 1 oktober 2009) anslutit sig till den ståndpunkt Lagrådet framförde i

text: prop. 2006/07:46

text: och uppger att möjligheten att enligt

text: 52 §

text: PUL överklaga en myndighets beslut även gäller när ansökan om registerutdrag avslås helt eller delvis på grund av att sekretess gäller mot den registrerade för uppgifterna.

text: 2.3 Kriminalvårdens bedömning Av det anförda följer att åsikterna om ett överklagande av ett beslut enligt

text: 26 §

text: PUL även omfattar en inskränkning av den lämnade informationen enligt

text: 27 §

text: PUL går isär. Kriminalvården bedömer, i likhet med Lagrådet och Öman/Lindblom men

text: synbarligen i motsats till regeringen, att ett beslut i vilket viss information utelämnats med stöd av

text: 27 §

text: PUL bör överklagas enligt bestämmelsen i

text: 52 §

text: PUL, dvs. till allmän förvaltningsdomstol. Kriminalvården anser att följande omständigheter talar för denna slutsats. En begäran från en enskild att få ett registerutdrag är inte detsamma som en begäran om att få ut en allmän handling. En begäran om registerutdrag kan nämligen – i alla fall teoretiskt – innebära att andra handlingar än allmänna sådana lämnas ut (jfr

text: 26 § tredje stycket första meningen

text: PUL och

text: 2 kap. 7 §

text: TF). Den kan vidare ställas till andra subjekt som behandlar personuppgifter än myndigheter och andra organ som omfattas av skyldigheten att lämna ut allmänna handlingar. Ett beslut att inte lämna ut vissa uppgifter med stöd av

text: 27 §

text: PUL kan svårligen ses som ett beslut som inte direkt berör en enskild. Det utredningen och regeringen anförde i förarbetena till

text: 52 §

text: PUL talar därför för att en tillämpning av

text: 27 §

text: PUL bör ses som en del i tillämpningen av 26 § och därmed vara överklagbart i den ordningen. Enligt Kriminalvårdens uppfattning talar även formuleringen i

text: 27 §

text: PUL för denna slutsats – informationsskyldigheten enligt 26 § gäller inte om annat följer av 27 §. Möjligen talar också utredningens uttalande om att beslut av sådana formellt privaträttsliga organ som avses i

text: 1 kap.

text: och

text: 9 §§

text: sekretesslagen (1980:100)

text: och som har allmänna handlingar inte bör jämställas med myndighetsbeslut (

text: SOU 2004:6

text: sid. 220) för denna slutsats; uttalandet kan tolkas som att en myndighets sekretessprövning av ett registerutdrag ska överklagas enligt bestämmelserna i PUL. Det kan slutligen noteras att det med en annan tolkning är oklart exakt vilka beslut som skulle vara överklagbara enligt

text: 52 §

text: PUL, förutom rena formaliabeslut av typen att en myndighet vägrar lämna ett begärt registerutdrag varpå domstolen beslutar att myndigheten är skyldig att göra det (dvs. i princip vid rent lagtrots). Detta blir särskilt tydligt vid en jämförelse med lagen (

text: ) om behandling av personuppgifter i Försvarsmaktens försvarsunderrättelseverksamhet och militära säkerhetstjänst.

text: 2 kap. 2 §

text: den lagen motsvarar

text: 26 § första

text: och

text: andra styckena

text: PUL,

text: 2 kap. 3 §

text: motsvarar

text: 26 § tredje stycket

text: PUL och

text: 2 kap. 4 §

text: motsvarar i stort

text: 27 §

text: PUL. Enligt

text: 6 kap. 3 §

text: lagen får av dessa bestämmelser endast

text: 2 kap. 2 §

text: överklagas. Med en annan tolkning än den Kriminalvården gör skulle enbart beslut enligt motsvarande

text: 26 § första

text: och

text: andra styckena

text: PUL i den lagen vara överklagbara. Värdet av en sådan möjlighet till överklagande kan starkt ifrågasättas. Kriminalvården gör sålunda sammanfattningsvis bedömningen att ett beslut, som innebär att information om vissa registrerade uppgifter inte lämnas ut med stöd av

text: 27 §

text: PUL, överklagas i den ordning som anges i

text: 12 §

text: KV-PUL, dvs. hos allmän förvaltningsdomstol. Ytterst ankommer det dock på domstolen att göra den bedömningen.

text: 2. Personuppgifter om andra än den intagne

text: 2.1 Författningsbestämmelser m.m. Med personuppgift förstås enligt

text: 3 §

text: PUL all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Definitionen är avsedd att ha samma innebörd som i det bakomliggande direktivet (

text: prop. 1997/98:44

text: sid. 117). Någon närmre ledning ges dock inte i förarbetena. Av Datalagskommitténs betänkande Integritet Offentlighet Informationsteknik (

text: SOU 1997:39

text: ) framgår dock att en viss uppgift i och för sig kan utgöra en personuppgift avseende flera personer (betänkandet sid. 338). Detsamma framgår av den ovan nämnda kommentaren till PUL. Bestämmelser om att Kriminalvården får registrera vissa uppgifter om närstående och målsägande till intagen m.m. finns i bl.a.

text: och

text: 15 §§

text: förordningen (

text: ) om behandling av personuppgifter inom kriminalvården (KV-PUF). Enligt 3 § får sålunda – i fråga om personer som omfattas av 1 § första stycket 1–9 KV-PUL – uppgifter om närståendes namn, adress och telefonnummer samt relation

text: till den registrerade (dvs. Kriminalvårdens klient) behandlas. Enligt 9 § 8 och 15 § 1 får Kriminalvården i fråga om personer som är häktade respektive dömda till fängelse behandla bl.a. uppgifter om namn, personnummer, adress och telefonnummer samt uppgift om språk och relation till den häktade om annan besökare än vissa tjänsteutövande besökare. Enligt 20 § Kriminalvårdens föreskrifter och allmänna råd om journal (

text: KVFS 2008:11

text: , journalföreskrifterna) ska anteckningar föras löpande. I journalen ska införas alla beslut som har fattats, viktiga händelser samt väsentliga uppgifter om vidtagna eller planerade åtgärder om klienten. Av de allmänna råden till bestämmelsen framgår att bl.a. uppgifter om besök till klienten samt uppgifter om målsägandeinformation förs i journalen.

text: 2.2 Kriminalvårdens bedömning En viss uppgift som utgör en personuppgift kan naturligtvis isoleras så att den i sig inte ger information om mer än en person. En sådan isolerad uppgift om t.ex. en besökare till en intagen utgör naturligtvis inte en personuppgift om någon annan än besökaren. Frågan här är dock om det är rimligt att anlägga ett sådant snävt perspektiv. En förutsättning för att Kriminalvården ska ha rätt att behandla personuppgifter om en person som inte är myndighetens klient är att personen i fråga har någon relation till en klient. Detta framgår redan av ordalydelsen i KV-PUF: ”I fråga om personer som är [häktade/dömda till fängelse etc.] får […] följande personuppgifter behandlas […]”. Uppgifterna förs i en klientjournal. Den enda vägen att komma åt uppgiften är således att nå den via en sådan journal. Redan dessa omständigheter talar enligt Kriminalvårdens uppfattning för att en uppgift i en intagens journal om en annan person än den intagne utgör en uppgift om såväl den intagne som den andra personen. Man kan härutöver ifrågasätta värdet av uppgifter som inte förekommer i en kontext. Inom Kriminalvården förekommer att intagna begär att beviljas t.ex. telefontillstånd till en viss person. Kriminalvården har då rätt att göra vissa kontroller av personen i fråga och registrerar, till följd av den intagnes begäran, uppgifter om personen i fråga i den intagnes journal. Om denne då begär ett registerutdrag är det naturligtvis intressant att få veta i vilket sammanhang uppgiften förekommer, inte bara att Kriminalvården behandlar den. Även detta talar enligt Kriminalvårdens uppfattning för att man inte bör se personuppgiften helt isolerad utan i sin kontext. Kriminalvården anser sålunda att det finns starka skäl som talar för att betrakta uppgifter om andra personer än den intagne, som är antecknade i den intagnes journal, som personuppgifter även avseende den intagne. Kriminalvården kan dock avslutningsvis notera att det praktiska värdet av hur man ser på frågan torde vara av mindre betydelse. Om uppgifter om andra personer än den intagne inte är att betrakta som uppgifter om honom eller henne kommer de inte att lämnas ut med stöd av

text: 26 §

text: PUL. Om uppgifterna å andra sidan ses som personuppgifter avseende såväl den intagne som den andra personen kommer de i och för sig att omfattas av en begäran enligt

text: 26 §

text: PUL men i de flesta fall inte lämnas ut med hänsyn till regleringen i 27 §.

text: I ett beslut den 30 december 2010 anförde JO Nordenfelt följande.

text: Bedömning

text: Enligt

text: 26 § personuppgiftslagen (1998:204)

text: Frågan är om uppgifter om en målsägande, som har registrerats för att Kriminalvården ska kunna fullgöra sin skyldighet att lämna målsägandeinformation

text: enligt

text: 35 § lagen (1974:203)

text: om kriminalvård i anstalt, är att betrakta som uppgifter som rör den intagne. Huvudkontoret har i remissvaret anfört att starka skäl talar för att uppgifter om andra personer än den intagne, som är antecknade i den intagnes journal, ska betraktas som personuppgifter även avseende den intagne. Jag delar den uppfattningen men noterar samtidigt att Kriminalvårdens möjlighet att registrera personupppgifter begränsas genom regleringen i förordningen (

text: ) om behandling av personuppgifter inom kriminalvården. Därmed inte sagt att den intagne har rätt att ta del av sådana uppgifter. Enligt

text: 35 kap. 15 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

text: gäller sekretess inom kriminalvården för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men eller att fara uppkommer för att någon utsätts för våld eller lider annat allvarligt men om uppgiften röjs. Det ankommer på Kriminalvården att pröva om ett registerutdrag innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. JO avstår i regel från att uttala sig om sådana bedömningar.

text: Om en intagen begär att få ett registerutdrag, och ett fullständigt utdrag inte kan lämnas ut på grund av sekretess, måste emellertid den intagne ges möjlighet att få frågan prövad i domstol. Huruvida överprövningen ska ske i den ordning som anges i

text: 12 § lagen (2001:617)

text: om behandling av personuppgifter inom kriminalvården eller enligt bestämmelserna i

text: tryckfrihetsförordningen

text: och offentlighets- och

text: sekretesslagen

text: är en fråga som bör avgöras i domstolarna och som jag därför inte vill anlägga några synpunkter på. Jag noterar i sammanhanget att Kammarrätten i Stockholm i en dom den 15 december 2010 (målnummer 6554- 2010) i sak prövat ett överklagande av ett beslut varigenom Kriminalvården sekretessbelagt vissa partier i ett registerutdrag. Från JO:s perspektiv är det viktiga att den intagne faktiskt ges möjlighet att gå vidare med saken till domstol.

text: När det gäller anstalten Åbys handläggning av AA:s begäran kan jag konstatera att anstalten varken meddelade ett överklagbart beslut eller informerade AA om hur han skulle gå till väga för att få till stånd ett sådant beslut. Det är jag kritisk till.

text: Vad som övrigt framkommit i ärendet föranleder inte något uttalande från min sida.

text: Ärendet avslutas med den kritik som ligger i det ovan sagda.

type: avgorande


nyckelord:
Allmänna handlingar
Diarieföring
Fullmakt

title: Rutiner för hantering av elektronisk post (e-post); bl.a. fråga om myndighetens tillgång till befattningshavares e-post under tid som denne är frånvarande

text: Anmälan

text: I en anmälan till JO ifrågasatte AA (TV4 Sundsvall) Sundsvalls kommuns rutiner för hantering av e-post. Hon uppgav i huvudsak följande. Kommunens rutiner ställer till problem i samband med tjänstemäns och politikers semester och annan frånvaro. Deras e-post och de datalagrade förteckningarna över in- och utgående sådan post kan då vara otillgängliga under flera veckor i sträck. Hon uppmärksammade detta när hon fick del av kommunstyrelsens yttrande till Kammarrätten i Sundsvall i ett mål om utlämnande av handlingar utgörande epostmeddelanden.

text: AA bifogade det omnämnda yttrandet av kommunstyrelsen, daterat den 25 juli 2000. Av yttrandet framgick bl.a. följande. Kammarrätten hade i protokoll den 10 juli 2000 anmodat kommunstyrelsen att komplettera utredningen med kopior av de i målet aktuella e-postmeddelandena. Kommunstyrelsen anförde i yttrandet att vissa av dessa meddelanden inte var tillgängliga för kopiering inom den tid som kammarrätten angett som sluttid, med anledning av att de berörda tjänstemännen och politikerna hade semester. De skulle återkomma den 7 respektive den 20 augusti 2000 och kommunstyrelsen skulle kunna komplettera utredningen inom en vecka efter det att de återkommit.

text: Utredning

text: Anmälan remitterades till kommunstyrelsen för utredning och yttrande.

text: Kommunstyrelsen beslutade att avge yttrande i enlighet med ett vid kommunstyrelsekontoret upprättat förslag till yttrande, vari anfördes bl.a. följande.

text: Kammarrättens mål nr 1993- -1996-00

text: AA, TV 4 Sundsvall, besökte tjänstemän och politiker inom Sundsvalls kommun och bad att få titta på förteckningar över inkommande och utgående elektronisk post – vilket hon fick. (I vart fall har inte framkommit annat än att de gjordes tillgängliga för henne.)

text: Härefter återkom AA med begäran om att få kopia av fem stycken epostmeddelanden som hade skickats av och tillställts olika politiker och tjänstemän – inom kommunstyrelsen och dess förvaltning. AA förvägrades rätt att ta del av dessa meddelanden, med hänvisning till att de efterfrågade e-postmeddelandena inte var allmänna handlingar. Hon tillställdes 2000-06-22 fyra beslut av kommunstyrelsen (fattade med stöd av delegation) med nämnda innehåll. AA överklagade de fyra besluten till kammarrätten. Kammarrätten hemställde för sin prövning om att kommunstyrelsen skulle komplettera utredningen med kopior av e-postmeddelandena samt med yttrande. Ett yttrande ingavs till kammarrätten 2000- 07-26 och detta yttrande överensstämmer med den handling som AA bilagt sin anmälan. Ett kompletterande yttrande ingavs till kammarrätten 2000-08-25. – – –

text: Sundsvalls kommuns rutiner ifråga om hantering av e-post

text: Sundsvalls kommuns rutiner ifråga om hur den elektroniska posten ska hanteras finns tillgängliga för anställda och berörda förtroendevalda såsom dokument i det kommunala intranätet. Rutinernas innehåll kan sammanfattas i följande tre punkter.  Handlingar som inkommer till eller expedieras från myndigheten genom tekniskt hjälpmedel ska hanteras på samma sätt som handlingar som inkommer eller expedieras med post, d v s utifrån handlingens innehåll.

text:  Allmänna handlingar som inkommer till eller expedieras från enskild tjänsteman eller politiker såsom e-post ska tas ut i papperskopia och registreras utan fördröjning.

text:  När tjänsteman (och sådan förtroendevald som ska vara tillgänglig genom epost) avser vara frånvarande p g a semester eller annan anledning och då inte själv ska öppna sin e-post ska vederbörande lägga in ett frånvaromeddelande i datorn (den s k frånvarohanteraren). Den som vill skicka ett e-postmeddelande till den tjänstemannen/politikern erhåller då med automatik den information som lagts in, d v s regelmässigt information om när vederbörande återkommer. Även annan information som bedöms lämplig, exempelvis vilken person som man istället bör vända sig till, kan samtidigt läggas in i samma meddelande. Ifrågavarande rutiner innebär att det inte bör finnas någon risk för att allmänna handlingar ska bli liggande otillgängliga i någons dator. Att en tjänsteman är frånvarande innebär inte heller att allmänheten är förhindrad att ge in en allmän handling till den kommunala myndigheten. Tilläggas kan att det vid sjukdom är ett vanligt förfarande att kod lämnas till en annan tjänsteman för inmatning av lämpligt frånvaromeddelande. Den som har en dator hemma har också möjlighet att hemifrån själv kontrollera innehållet i den e-post som inkommer till datorn på arbetsplatsen.

text: Kommentarer med anledning av kritiska synpunkter från AA

text: Om det vore så att allmänna handlingar inte skulle vara tillgängliga på grund av någon tjänstemans (eller politikers) semester, sjukdom eller annan frånvaro så skulle detta inte vara en acceptabel situation. Med de rutiner som gäller finns dock inte anledning anta att allmänna handlingar inte är och görs tillgängliga på det sätt som offentlighetsprincipen förutsätter. AA har heller inte, varken enligt kommunstyrelsens mening eller enligt vad som framkommer av hennes anmälan, förvägrats ta del av någon allmän handling. Om utgången i det pågående kammarrättsmålet mot kommunstyrelsen mot kommunstyrelsens förmodan skulle visa att något av de aktuella e-postmeddelandena skulle utgöra allmän handling så finns emellertid anledning för kommunen att ompröva nu gällande rutiner. – – –

text: AA kommenterade remissvaret och framförde bl.a. följande. Handläggningen i kammarrätten av hennes överklagande hade försenats med över en månad på grund av att kommunens rutiner gjorde att e-postmeddelanden som kommit in till

text: enskilda befattningshavare inte var tillgängliga för andra. Det var troligt att kommunen diarieförde allmänna handlingar på ett korrekt sätt. Problem uppstår dock när någon enskild gör gällande att en handling är allmän och beslut i saken överklagas.

text: I beslut den 22 januari 2002 anförde JO Berggren följande.

text: Till bemötande av vad AA framfört i anmälan beträffande tillgängligheten till epostmeddelanden hos tjänstemän och förtroendevalda har kommunstyrelsen, såsom jag uppfattat vad styrelsen framfört, ansett att kommunförvaltningen i princip inte behöver ha tillgång till andra e-postmeddelanden än sådana som utgör allmänna handlingar. Kommunstyrelsen fäster i yttrandet också avseende vid att befattningshavarna vid fall av frånvaro använder sig av automatiska svarsmeddelanden som anger att de är frånvarande.

text: De i ärendet aktuella rättsfrågorna ger mig anledning att redogöra för de grundläggande bestämmelserna om allmänna handlingar.

text: Enligt

text: 2 kap. 3 § första stycket tryckfrihetsförordningen

text: (TF) är en handling allmän om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten.

text: Med handling förstås enligt

text: 2 kap. 3 § första stycket

text: TF inte endast konventionella handlingar på papper, utan även upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. Av paragrafens andra stycke framgår att en sådan upptagning anses förvarad hos myndighet, om upptagningen är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Detta gäller dock ej upptagning som ingår i personregister, om myndigheten enligt lag eller förordning eller särskilt beslut, som grundar sig på lag, saknar befogenhet att göra överföringen.

text: Enligt huvudregeln i

text: 2 kap. 6 §

text: TF anses en handling vara inkommen då den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. I fråga om en upptagning som avses i

text: 2 kap. 3 § första stycket

text: TF gäller i stället att den anses inkommen till myndighet när annan har gjort den tillgänglig för myndigheten på det sätt som anges i

text: 2 kap. 3 § andra stycket

text: TF.

text: En handling som är adresserad direkt till t.ex. en förtroendevald är en allmän handling, om handlingen gäller ärende eller annan fråga som ankommer på myndigheten och ej är avsedd för mottagaren endast som innehavare av annan ställning, se

text: 2 kap. 4 §

text: TF.

text: Av dessa bestämmelser följer att ett e-postmeddelande som har kommit in till en befattningshavare i dennes e-postbrevlåda hos myndigheten kan utgöra en allmän handling om de angivna förutsättningarna är uppfyllda. Att befattningshavaren, när meddelandet kommer in, är frånvarande p.g.a. semester eller av något annat skäl saknar betydelse för bedömningen av om meddelandet skall anses utgöra en allmän handling. Den omständigheten att den som har skickat meddelandet får ett

text: svarsmeddelande som anger att befattningshavaren inte är närvarande ändrar inte heller det förhållandet att det inkomna meddelandet kan utgöra en allmän handling. Myndigheten måste således ha tillgång till e-postmeddelanden som kommer in till en befattningshavare när han eller hon är frånvarande.

text: Även om några nya e-postmeddelanden inte har kommit in till en befattningshavare under dennes frånvaro kan en enskild vilja påkalla prövning av om ett meddelande som tidigare har skickats från eller kommit in till befattningshavarens e-postlåda utgör en allmän handling. En sådan prövning skall ske skyndsamt (se 2 kap. 12 och 13 §§ TF) och för prövningen fordras givetvis att handlingen är tillgänglig för myndigheten.

text: Datalagrade förteckningar över in- och utgående e-postmeddelanden (e-postlogg) hos myndigheters tjänstemän m.fl. utgör i sig allmänna handlingar enligt TF (se

text: RÅ 1998 ref. 44

text: JO 2001/02 s. 460

text: ). Myndigheter måste således ha tillgång även till dessa förteckningar.

text: Det nu anförda innebär sammanfattningsvis att om befattningshavare har egna epostadresser hos en myndighet, måste myndigheten ha rutiner som tillförsäkrar att såväl innehållet i befattningshavarens e-postbrevlåda som e-postloggen är tillgängligt för myndigheten även under befattningshavarens frånvaro. Myndigheters rätt att ta del av vanliga postförsändelser som adresserats direkt till befattningshavare grundas normalt på fullmakt från befattningshavaren. Ett sådant system är lämpligt även beträffande e-post.

text: När det gäller rutinerna hos Kommunstyrelsen i Sundsvalls kommun kan jag av vad som framkommit konstatera att de i vart fall inte uppfyllde samtliga de krav som jag nyss har redogjort för. Utredningen visar att de e-postmeddelanden som kammarrätten efterfrågade från kommunstyrelsen inte var tillgängliga under flera veckor p.g.a. befattningshavarnas ledigheter. Styrelsen bör därför, om så inte redan har skett, se över sina rutiner i det nu aktuella hänseendet.

text: Med dessa besked avslutas ärendet.


nyckelord: Anmälningsskyldighet Information

title: Kritik mot Bolagsverket för bristfällig information om förfarandet vid anmälan om verkliga huvudmän m.m.

sammanfattning: Den 1 augusti 2017 trädde lagen om registrering av verkliga huvudmän i kraft. Genom lagen och i förordning samt föreskrifter ålades ett stort antal juridiska personer, även mycket små bolag och föreningar, att anmäla verkliga huvudmän till Bolagsverket. Enligt huvudregeln ska en sådan anmälan göras elektroniskt, men i undantagsfall finns det en möjlighet till dispens från detta krav. ChefsJO har mottagit flera klagomål från enskilda som bl.a. anfört att kraven på elektronisk anmälan medför onödiga problem för dem att fullgöra sina lagstadgade skyldigheter. ChefsJO kritiserar Bolagsverket för att bl.a. ha skickat ut bristfällig information till ett stort antal juridiska personer i anslutning till lagens ikraftträdande samt för att onödigt ha försvårat för enskilda genom att inte göra blanketten för dispensansökan lätt tillgänglig. Det framstår enligt chefsJO vidare som att Bolagsverket inte har förvissat sig om att berörda handläggare haft tillräcklig kunskap om hur den införda dispensbestämmelsen skulle tillämpas, vilket inte är acceptabelt.

text: Anmälningar

text: I anmälningar som kom in till JO den 12 januari–17 april 2018 och i efterföljande skrifter framförde AA (dnr 267-2018), BB (dnr 502-2018), CC (dnr 605-2018) och DD (dnr 2722-2018) klagomål mot Bolagsverket. Anmälarna anförde sammanfattningsvis bl.a. följande:

text: Enligt

text: 2 kap. 3 § lagen (2017:631)

text: om registrering av verkliga huvudmän åläggs vissa juridiska personer att anmäla uppgifter om verkliga huvudmän till Bolagsverket. Enligt

text: 2 kap. 1 § förordningen (2017:667)

text: om registrering av verkliga huvudmän ska en sådan anmälan göras elektroniskt, om det inte finns särskilda skäl. Detta innebär att företrädare för juridiska personer tvingas att införskaffa dator, internetanslutning eller viss programvara som uppfyller kraven för e-legitimation för att kunna fullgöra sina lagstadgade skyldigheter, vilket inte är rimligt. I ett fall uppgavs Bolagsverket ha hänvisat en anmälare att använda stadsbibliotekets dator för att anmäla uppgifter om verklig huvudman, men inte heller denna var tillräckligt modernt utrustad. Bolagsverket har även intagit en mycket restriktiv hållning till den undantagsmöjlighet som uppställs i

text: förordningen, vilket i praktiken omöjliggör en ansökan om registrering på annat sätt än elektroniskt.

text: Utredning

text: En föredragande vid JO hämtade in muntliga upplysningar från en enhetschef vid Bolagsverket, som bl.a. uppgav följande:

text: Inför lagens ikraftträdande skickade Bolagsverket ut ca 600 000 brev och e-postmeddelanden till berörda företag m.fl. som förekommer i verkets register. En tid därefter skickade Bolagsverket även ut påminnelser till berörda. I utskicken angavs troligen inte någon närmare information om möjligheterna till dispens enligt 2 kap. 1 § andra stycket förordningen om registrering av verkliga huvudmän. Den blankett som Bolagsverket tillämpar vid ansökan om dispens finns inte på Bolagsverkets hemsida. Anledningen till det är att Bolagsverket i sådana fall skulle få ett mycket stort antal dispensansökningar. Bolagsverket skickar i stället ut blanketten efter kontakt med den som önskar ansöka om dispens. Blanketten för dispensansökan har skickats ut till flera hundra företagare och Bolagsverket har tagit emot ca 400 ansökningar om dispens.

text: Exempel på sådan information som hade skickats ut av Bolagsverket begärdes in och granskades. Därefter remitterades anmälningarna till Bolagsverket för yttrande. JO begärde även att Bolagsverket skulle yttra sig över vissa frågor, vilka framgår av myndighetens yttrande nedan. I sitt remissvar den 15 juni 2018 anförde Bolagsverket, genom stf. chefsjuristen, bl.a. följande:

text: Bolagsverket har anmodats att yttra sig över vad som framförts i de anmälningar som skickats in till JO samt att även svara på ett antal frågor med anledning av dessa ärenden. Bolagsverket vill med anledning härav framföra följande.

text: Registret över verkliga huvudmän – en kort beskrivning

text: Den 1 augusti 2017 fick Bolagsverket ansvaret att föra ett helt nytt register, nämligen registret över verkliga huvudmän. Registret har sin bakgrund i det s.k. penningtvättsdirektivet, ett EU-direktiv som antogs av Europaparlamentet 2015 och som Sverige därefter har implementerat. Totalt är det 800 000 företag och föreningar som berörs och som är skyldiga att anmäla verklig huvudman till registret. För närvarande har knappt 600 000 företag och föreningar lämnat sin anmälan elektroniskt till registret. De befintliga företagen och föreningarna som omfattas var skyldiga att senast till den 1 februari 2018 inkomma med anmälan om verklig huvudman till Bolagsverket. Eftersom det är ett omfattande register där ett mycket stort antal företag och föreningar under en relativt begränsad period har varit tvingade att anmäla uppgift om verklig huvudman till Bolagsverket har det varit verkets utgångspunkt att så långt möjligt förenkla ingivandet för dessa genom att inrätta en enkel e-tjänst för ändamålet. För att förmå så många som möjligt att använda e-tjänsten fick Bolagsverket författningsstöd för att kräva att anmälan ska överföras elektroniskt till verket. I samma bestämmelse finns även stöd för att erhålla dispens från att

text: Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2015/849 av den 20 maj 2015

text: om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för penningtvätt eller finansiering av terrorism (penningtvättsdirektivet). De svenska författningarna är lag (

text: ) om registrering av verkliga huvudmän och förordning (

text: ) om registrering av verkliga huvudmän. Bolagsverket har också, efter bemyndigande, utfärdat föreskrifter,

text: BOLFS 2017:2

text: anmäla elektroniskt om företaget eller föreningen kan visa på särskilda skäl. Av lagen följer också att Bolagsverket får skicka ut föreläggande vid vite att inom viss tid göra en anmälan eller ge in uppgifter som den juridiska personen är skyldig att lämna.

text: Kort om bakgrunden till yttrandet

text: JO har fått in ett antal anmälningar angående Bolagsverkets handläggning gällande dispens från att anmäla verklig huvudman elektroniskt. Detta föranledde JO att ställa fem kategorier med frågor som Bolagsverket särskilt ska svara på. Bolagsverket bereddes också möjlighet att yttra sig över anmälningarna specifikt.

text: Bolagsverkets redogörelse i korthet över DD:s ärende med diarienummer 2722-18

text: Anmälan riktad mot en av Bolagsverkets handläggare Bolagsverket mottog den 15 januari 2018 en skrivelse från DD gällande bolaget AB S.S. & S. […]. Skrivelsen var angiven som en anmälan om verklig huvudman i bolaget. Om anmälan inte kunde godtas skulle skrivelsen tolkas som en ansökan om dispens från att anmäla elektroniskt. Denna del av skrivelsen har handläggaren inte tagit hänsyn till i sin bedömning konstaterar Bolagsverket. Som förklaring kan ges att det var ett stort inflöde av ärenden och samtal till Bolagsverket gällande verklig huvudman vid tidpunkten då skrivelsen kom in, och det var hög press att klara av allt innan den 2 februari 2018, då ärendena skulle förenas med en avgift. Den andra delen av skrivelsen har dessvärre missats av handläggaren. Det har således skett ett förbiseende i handläggningen. Detta berodde med största sannolikhet på en hög arbetsbelastning, men för att säkerställa att det inte upprepas har en utbildningsinsats gjorts med detta tema. Det kan också påpekas att även om skrivelsen hade tolkats som en dispensansökan, så hade den avslagits av Bolagsverket. Detta eftersom det som framläggs i anmälan inte kan ses som särskilda skäl för att ge dispens, menar Bolagsverket. Bolaget har företrädare med svenskt personnummer som är behöriga att göra anmälan och befinner sig på en plats med internetuppkoppling. Det är inte Bolagsverkets uppfattning att avsaknaden av en dator med möjlighet till nedladdning av BankID är ett särskilt skäl. Det finns fler typer av e-legitimation, som inte är beroende av datorns programvara. Även om en begränsning i datorkapacitet skulle kunna räknas som ett särskilt skäl, är inget av det styrkt och kan därför inte ligga till grund för dispens enligt Bolagsverkets bedömning.

text: Anmälan riktad mot Bolagsverket I det avvisningsbeslut av anmälan som DD mottagit gällande AB S.S. & S. […] står en informationstext om dispens från skyldigheten att göra anmälan till registret över verkliga huvudmän elektroniskt. I den texten står att dispens enbart ges ”om företrädarna inte kan få svensk e-legitimation eller inte kommer åt internet”. Denna informationstext är felaktig och har ändrats så att det står att Bolagsverket alltid ger dispens enligt de uppräknade omständigheterna. Avvisningsbeslutet har vunnit laga kraft. Någon elektronisk anmälan har ännu inte kommit in till Bolagsverket.

text: 2 Se 2 kap. 1 § förordningen om registrering av verkliga huvudmän. Se 3 kap. 6 § lagen om registrering av verkliga huvudmän.

text: Bolagsverkets redogörelse i korthet över BB:s ärende med diarienummer 502-18

text: BB kom in den 29 januari 2018 med en dispensansökan för I.M.S. Aktiebolag […] att ge in anmälan på papper. Den godkändes efter en samlad bedömning av de skäl som BB framförde, och den 1 februari 2018 kom det en anmälan in på blankett.

text: Bolagsverkets redogörelse i korthet över CC:s ärende med diarienummer 605-18

text: CC kom in den 18 januari 2018 med en anmälan om verklig huvudman för Handelsbolag P.-S.T.D. […] på papper. Anmälan avvisades på den grunden att bolaget inte hade fått dispens från att komma in med anmälan elektroniskt. Den 24 januari 2018 gjorde handelsbolaget en anmälan om verklig huvudman elektroniskt. Anmälan är undertecknad av CC. Anmälan registrerades samma dag som den kom in. Enligt 5 kap. 5 § förordning om registrering av verkliga huvudmän är det bara beslut om dispens som får överklagas.

text: Bolagsverkets redogörelse i korthet över AA:s ärende med diarienummer 267-18

text: AA kom in den 24 november 2017 med en anmälan om verklig huvudman för U.E. AB […] på papper. Anmälan avvisades på den grunden att bolaget inte hade fått dispens från att komma in med anmälan elektroniskt. Den 27 november 2017 kommer AA in med en dispensansökan för bolaget. De skäl som framfördes i ansökan ansågs inte som tillräckliga för att ge dispens, och ansökan avslogs därför. AA kommer in med ytterligare en anmälan om verklig huvudman på papper som avslås på samma grund som den tidigare anmälan. Något överklagande av Bolagsverkets avslagsbeslut gällande dispensen har däremot inte kommit in.

text: Bolagsverkets yttrande till frågeställningarna från JO

text: 1. Hur har Bolagsverket resonerat kring förutsättningarna för och möjligheterna till dispens Bolagsverket har tolkat förordningstexten som att kraven för att få dispens från att lämna in anmälan elektroniskt är högt ställda. Det ska alltså inte räcka med en avsaknad av eller ovilja att skaffa e-legitimation för att få dispens. Bolagsverket tolkar kravet på särskilda skäl för att få dispens som att det krävs ett materiellt hinder från att kunna göra anmälan elektroniskt. Inför ikraftträdandet av lagen försökte Bolagsverket identifiera några fall där en dispens skulle kunna bli aktuell. Två sådana kom då fram; att ingen av företrädarna för den juridiska personen kan få e-legitimation samt att ingen av företrädarna för den juridiska personen kan komma åt internet. Den andra situationen ska läsas så som att företrädarna befinner sig på en plats där det inte finns internetuppkoppling. Att man befinner sig på en plats där internetuppkoppling är möjlig, men inte har tecknat ett avtal för att få tillgång, ska alltså inte ses som ett skäl för dispens, menar Bolagsverket. Dessa två skäl identifierades när Bolagsverket arbetade med implementeringen av lagstiftningen, som exempel på skäl som kunde godkännas för dispens. Det var inte på något sätt begränsat till att vara de enda skälen, utan varje ansökan skulle bedömas individuellt. Om fler godtagbara skäl dök upp efter att Bolagsverket börjat ta emot ansökningar av dispens skulle dessa naturligtvis leda till en godkänd dispens. Som nämnts ovan är kravet på att anmälningar som kommer in till registret över verkliga huvudmän ska överföras elektroniskt och dispens från det kravet stadgat i förordningen. Bolagsverket har då att ta ställning till under vilka omständigheter dispens kan ges. Om Bolagsverkets tolkning av vad som ska ses som särskilda skäl för att få dispens från kravet att anmäla elektroniskt är för högt satta är en fråga för rättspraxis att klarlägga.

text: 2. Bolagsverkets resonemang kring informationen om dispensmöjligheterna Bolagsverket har tolkat det som att kraven för att få dispens ska ställas relativt högt. Därför har informationen främst koncentrerats kring att det finns möjlighet att få dispens men att det krävs särskilda skäl för det. Eftersom Bolagsverket inte har kunnat avgöra vilka företag och föreningar som kan vara aktuella för att få en dispens, eller om de ens är beredda att använda sig av sin dispensmöjlighet, så har ingen riktad information om dispenser skett. Information om möjligheten till dispens har funnits sedan starten på Bolagsverkets hemsida.

text: 3. Mottagna dispensärenden, beslut och överklagande av avslag Det har kommit in drygt 400 ansökningar om dispens. Av dessa har 265 dispenser beviljats. De flesta av dessa har beviljats på grund av att ingen av företrädarna kan få e-legitimation, att ingen av företrädarna kan komma åt internet eller på grund av medicinska skäl (synnedsättningar, sjukhusvistelse m.m.). Från och med den 2 februari 2018 är det förenat med en avgift att söka dispens. Efter det datumet har Bolagsverket tagit emot ungefär ett hundra ansökningar, och av dessa har bara nio avslagits. Bolagsverket noterar att de ansökningar om dispens som kommit in efter den 2 februari 2018 har varit utförligare och bättre motiverade än de ansökningar som kom in innan det datumet generellt var. Totalt sett har tio avslagsbeslut överklagats till förvaltningsrätten. Av dessa har tre återkallats.

text: 4. Bolagsverkets resonemang kring avgiftsnivåerna Avgiftsnivåerna är beslutade av Regeringen och införda i förordningen. Inför arbetet med förordningen bad Näringsdepartementet att Bolagsverket skulle ta fram en uppskattning om ärendemängd och kostnadsberäkning för varje ärendetyp. Den låg sedan till grund för storleken på avgifterna, så att Bolagsverket skulle få kostnadstäckning för hanteringen av de olika ärendena. Det kan tilläggas att hanteringen av en ansökan om dispens och en anmälan om registrering som kommer in på papper kräver mer granskning av en handläggare än en anmälan som kommer in elektroniskt. Det är därför naturligt att de ärenden som kommer in på papper är förenade med en högre avgift, anser Bolagsverket.

text: 5. Information och tillgänglighet avseende ansökningsblanketten för dispens Bolagsverket har tagit fram en blankett som kan användas vid ansökan om dispens från att anmäla elektroniskt. Även skrivelser som kan tolkas som en dispensansökan behandlas som en sådan, trots att sökanden inte använt blanketten. Tolkningen av om en ansökan ska ses som en dispensansökan eller inte är generös, eftersom det är det enda beslutet inom området för registret över verkliga huvudmän där ett avslag kan prövas genom ett överklagande. Dessutom kontrollerar Bolagsverket om möjlighet till dispens finns enligt de två identifierade skälen enligt 1 ovan för de företag och föreningar som finns i Bolagsverkets övriga register, även om dessa inte förts fram i ansökan om dispens. Det måste framgå tydligt för den som ansöker om dispens att kraven för att få den godkänd är, enligt Bolagsverket, högt ställda och att en ansökan är förenad med en avgift, oavsett om dispens ges eller inte. Det är därför inte möjligt att ladda ner ansökningsblanketten från Bolagsverkets hemsida. Om en sökande vill använda blanketten måste den ta kontakt med Bolagsverket och få den skickad till sig. I kontakten med Bolagsverket kan då den ovannämnda informationen ges på ett tydligt och individualiserat sätt. Det handlar bara om att förmedla information, och en blankett skickas alltid ut om sökanden begär det. Blanketten kan skickas ut med vanlig post eller e-post till den adress som sökanden uppgett.

text: Avslutande kommentarer

text: Sammanfattningsvis anser Bolagsverket att verkets riktlinjer angående vad som ska anses utgöra särskilda skäl är rimliga, och att verkets hantering av den nya ärendetypen är godtagbar sett till den mängd anmälningar som Bolagsverkets handläggare måste ta om hand under en begränsad tid. Bolagsverket har dock förståelse för om verkets riktlinjer i enskilda fall kan uppfattas alltför hårda. Av den anledningen är det bra och välkommet att Bolagsverket - både från domstol och genom beslut i de ärenden som nu handläggs hos JO - får ytterligare vägledning för hur dessa anmälningar och ansökningar på bästa sätt ska tas om hand av Bolagsverket. Anmälarna kommenterade remissvaret.

text: Rättslig reglering

text: Vid tiden för anmälningarna till JO gällde

text: förvaltningslagen (1986:223)

text: . Den 1 juli 2018 trädde en ny förvaltningslag (

text: ) i kraft. Nedan hänvisas till de lagbestämmelser som numera gäller. Grunder för god förvaltning Domstolar samt förvaltningsmyndigheter och andra som fullgör offentliga förvaltningsuppgifter ska i sin verksamhet beakta allas likhet inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet (

text: 1 kap. 9 § regeringsformen

text: I sin verksamhet ska myndigheten vara saklig och opartisk. Myndigheten får ingripa i ett enskilt intresse endast om åtgärden kan antas leda till det avsedda resultatet. Åtgärden får aldrig vara mer långtgående än vad som behövs och får vidtas endast om det avsedda resultatet står i rimligt förhållande till de olägenheter som kan antas uppstå för den som åtgärden riktas mot (

text: 5 § förvaltningslagen

text: En myndighet ska se till att kontakterna med enskilda blir smidiga och enkla. Myndigheten ska lämna den enskilde sådan hjälp att han eller hon kan ta till vara sina intressen. Hjälpen ska ges i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Den ska ges utan onödigt dröjsmål (

text: 6 § förvaltningslagen

text: En myndighet ska vara tillgänglig för kontakter med enskilda och informera allmänheten om hur och när sådana kan tas (

text: 7 § förvaltningslagen

text: ). Registrering av verkliga huvudmän En juridisk person ska ha tillförlitliga uppgifter om vem som är dess verkliga huvudman och om arten och omfattningen av hans eller hennes intresse i den juridiska personen (2 kap. 1 § första stycket lagen om registrering av verkliga huvudmän).

text: En juridisk person ska anmäla nämnda uppgifter till Bolagsverket för registrering i registret över verkliga huvudmän (2 kap. 3 § första stycket lagen om registrering av verkliga huvudmän). Enligt

text: 3 kap. 6 § samma lag

text: får Bolagsverket vid vite förelägga en juridisk person eller befattningshavare att inom viss

text: tid göra en anmälan eller ge in uppgifter som den juridiska personen är skyldig att lämna enligt lagen.

text: En anmälan om registrering enligt lagen om registrering av verkliga huvudmän ska överföras elektroniskt till Bolagsverket enligt föreskrifter som verket får meddela (2 kap. 1 § första stycket förordningen om registrering av verkliga huvudmän). Enligt bestämmelsens andra stycke får Bolagsverket, om det finns särskilda skäl, efter ansökan besluta om undantag från kravet på elektronisk anmälan enligt föreskrifter som verket får meddela. Av

text: 5 kap. 5 § samma förordning

text: följer att beslut enligt bl.a. 2 kap. 1 § andra stycket får överklagas.

text: Av 4 kap. 1–3 §§ ovannämnda förordning framgår att det för Bolagsverkets handläggning av en elektronisk anmälan om registrering tas ut en avgift med 250 kronor, att det för prövning av en ansökan om undantag från elektronisk anmälan tas ut en avgift med 400 kronor och att det för handläggning av en anmälan om registrering som inte överförs elektroniskt tas ut en avgift med 400 kronor.

text: En anmälan till registret över verkliga huvudmän ska ges in elektroniskt via Bolagsverkets e-tjänster för sådan anmälan (2 § Bolagsverkets föreskrifter om registrering av verkliga huvudmän [

text: BOLFS 2017:2

text: ]). Enligt 4 § första stycket ska en ansökan om undantag från kravet på elektronisk anmälan ske skriftligen på av Bolagsverket anvisad blankett.

text: Bedömning

text: Inledande kommentarer JO ska bl.a. kontrollera att myndigheterna följer de regler som gäller för hur ärenden ska handläggas. JO brukar däremot inte uttala sig om myndigheternas bedömningar och beslut i sakfrågor, t.ex. om huruvida det finns särskilda skäl för att inte behöva ge in en anmälan om verklig huvudman i elektronisk form. JO kan inte heller ändra eller upphäva myndigheters beslut. Jag kommer därför inte att uttala mig i sak om de beslut som Bolagsverket fattat med anledning av enskilda dispensansökningar. Digitalisering av förvaltningen Den digitala utvecklingen i samhället har medfört högre ställda krav på myndigheters möjligheter till kommunikation med enskilda. Under senare år har även flera åtgärder vidtagits för att främja digitaliseringen av den offentliga förvaltningen; bl.a. har en ny myndighet upprättats i delvis detta syfte, Myndigheten för digital förvaltning. Sedan den 1 januari 2019 gäller även lagen (

text: ) om tillgänglighet till digital offentlig service.

text: Den offentliga förvaltningens anpassning till ny teknik speglas även genom ändringar i

text: förvaltningslagen

text: . Exempelvis infördes det 2003 en uttrycklig skyldighet för myndigheter att se till att enskilda kan kommunicera med dem genom bl.a. e-post (

text: 5 § andra stycket förvaltningslagen

text: [1986:223]). I förarbetena till bestämmelsen anfördes att informationstekniken är ett centralt

text: redskap när det gäller att utveckla servicen inom förvaltningen och att det var angeläget att det införs en otvetydig skyldighet för myndigheterna att erbjuda medborgarna möjlighet att komma i kontakt med dem med hjälp av moderna kommunikationsmedel (

text: prop. 2002/03:62 s. 10

text: f.). Genom införandet av den nya

text: förvaltningslagen

text: ändrades bestämmelsen så att den i stället numera anger att en myndighet ska vara tillgänglig för kontakter med enskilda och informera allmänheten om hur och när sådana kan tas. Detta motiverades med att regleringen borde anpassas på ett teknikneutralt sätt i förhållande till den omfattande och kontinuerligt ökande digitala förvaltningen (

text: prop. 2016/17:180 s. 68

text: f.).

text: Förvaltningslagen

text: ger alltså inte några anvisningar i fråga om formen för myndigheternas kommunikation med enskilda. Myndigheten ska i stället själv ta ställning till om digitala tjänster ska erbjudas och hur dessa ska utformas (se

text: SOU 2018:25 s. 235

text: Det har nyligen genomförts en utredning om bl.a. de juridiska förutsättningarna att främja digitalisering av förvaltningen (

text: SOU 2018:25

text: ). Utredningens slutsats var att det inte bör införas en förvaltningsgemensam reglering som ålägger enskilda en generell skyldighet att använda de digitala tjänster som förvaltningen tillhandahåller (a.a. s. 240 f.).

text: Regelverket om registrering av verkliga huvudmän Som Bolagsverket har redogjort för i sitt yttrande har regleringen om registrering av verkliga huvudmän tillkommit som en följd av det s.k. fjärde penningtvättsdirektivet. Syftet med regleringen är bl.a. att skapa en öppenhet om fysiska personers kontroll av juridiska personer för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism (

text: prop. 2016/17:173 s. 446

text: ). Det är ett mycket stort antal juridiska personer som berörs av regleringen. De juridiska personer som omfattas är bl.a. vissa aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag, bostadsrättsföreningar, ekonomiska föreningar och samfällighetsföreningar. Bland dessa återfinns även många mycket små bolag och föreningar.

text: Eftersom en anmälan om registrering av verklig huvudman som huvudregel ska göras elektroniskt kan förfarandet allmänt sett sägas vara i linje med den övergripande målsättning som finns om en utökad digital förvaltning. Det finns givetvis fördelar med en sådan ordning. Den innebär bl.a. att myndighetens tjänster blir lätt tillgängliga för enskilda även vid tider när myndigheten har stängt, exempelvis under kvällar och helger. En elektronisk hantering är i regel även snabbare och effektivare än sedvanlig post- och pappershantering. En långtgående digitalisering är dock inte okomplicerad. Som framgått i ärendena är det långt ifrån alla enskilda som är vana vid, eller hyser förtroende för, digitala verktyg och tjänster. Vissa enskilda saknar av olika anledningar helt möjlighet att använda sig av elektronisk kommunikation, och andra vill helt enkelt inte använda sig av sådan. Det kan också vara så att den enskilde visserligen använder elektronisk kommunikation men saknar tillgång till den teknik som behövs för att kunna använda vissa tjänster. Myndigheter måste

text: dock vara tillgängliga för och erbjuda lämpliga kommunikationsvägar även för dessa enskilda.

text: Bestämmelserna om registrering av verkliga huvudmän innebär inte att en enskild undantagslöst åläggs att använda sig av elektronisk kommunikation med Bolagsverket. Som framgår av redogörelsen för den rättsliga regleringen ovan finns det en möjlighet till undantag från det allmänna kravet på elektronisk anmälan, men det krävs då särskilda skäl.

text: Jag noterar att kravet på att anmälan ska ges in elektroniskt inte har kommit till uttryck i lag utan i en förordning beslutad av regeringen. I förarbetena till lagen om registrering av verkliga huvudmän framgår att Bolagsverket i sitt remissvar fört fram ett ”flertal förslag om kraven på ingivande av anmälan, undertecknande av anmälan m.m.” (

text: prop. 2016/17:173 s. 466

text: ). Regeringen stannar dock för att föreskrifter ”om innehållet i och övriga krav på anmälan” bör kunna meddelas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer. Vidare sägs att ”de synpunkter som Bolagsverket framför i detta avseende får beaktas inom ramen för förordningsarbetet”. Det framgår inte av propositionen att ett av de förslag som Bolagsverket framfört i sitt remissvar var att anmälningar till registret endast skulle kunna göras elektroniskt. Närmare överväganden om föroch nackdelar med detta förslag redovisas således inte av regeringen.

text: Som framgått ovan finns i 3 kap. lagen om registrering av verkliga huvudmän bestämmelser om åtgärder som Bolagsverket får vidta för att åstadkomma rättelse av uppgifter eller få in anmälningar från anmälningsskyldiga juridiska personer, genom förelägganden och viten. Syftet med dessa bestämmelser är att säkerställa att kraven i artikel 30.4 i fjärde penningtvättsdirektivet uppfylls, dvs. att de uppgifter som finns i registret är adekvata, korrekta och aktuella. Bland de brister som måste kunna avhjälpas nämns i förarbetena bl.a. formella krav på anmälan, ”t.ex. att anmälan inte undertecknats på rätt sätt eller att det till anmälan inte fogats sådana handlingar som efterfrågats” (

text: a. prop. s. 477

text: ). Möjligheten att en i övrigt korrekt anmälan skulle kunna vägras registrering med hänvisning till att den getts in på ”fel” sätt – exempelvis i pappersformat i stället för en särskilt anvisad e-tjänst – nämns inte. Regeringen framhåller att en bristfällig anmälan inte automatiskt bör leda till att registrering vägras ”eftersom det framstår som önskvärt att så många juridiska personer som möjligt ska komma med i registret”, men att ”om en anmälan däremot är helt otjänlig, bör det finnas en möjlighet för Bolagsverket att kunna vägra registrering”, vilket bör framgå i lagen.

text: För egen del har jag svårt att förena de syften som uttalas i lagförarbetena med en sträng tillämpning av det i förordning reglerade kravet på anmälan via en särskild e-tjänst, en tillämpning som tycks medföra att i övrigt korrekta anmälningar som lämnas in i pappersformat endast undantagsvis förs in i registret över verkliga huvudmän.

text: Jag delar emellertid Bolagsverkets uppfattning att det är en fråga för rättspraxis att klarlägga om myndighetens bedömningar har varit för restriktiva när det gäller vad som kan utgöra särskilda skäl för dispens från kravet på att anmälan görs via den särskilda e-tjänsten. Det är inte heller JO:s uppgift att bedöma om bestämmelserna om elektronisk anmälan har blivit föremål för tillräckligt noggranna överväganden i den process som föregått regeringens förordning, eller om de är utformade på ett sådant sätt att de tillgodoser det bakomliggande syftet enligt fjärde penningtvättsdirektivet. I en situation som denna, där vägledande förarbetsuttalanden saknas om formerna för fullgörandet av en ny anmälningsplikt och förutsättningarna för dispens från dessa, måste det emellertid enligt min mening krävas att den myndighet som ska tillämpa de nya bestämmelserna noga överväger hur dessa bör tolkas för att bäst tillgodose syftet med lagstiftningen. Myndigheten bör också förvissa sig om att berörda befattningshavare får klara riktlinjer för handläggningen, så att denna blir enhetlig och förutsebar. Det är en självklarhet att de enskilda som berörs av de nya bestämmelserna måste få tillfredsställande information om möjligheten till dispens och formerna för en dispensansökan. Bolagsverkets utformning och tillhandahållande av information m.m. Det är viktigt att den information som en myndighet lämnar är så klart och tydligt formulerad att den inte lämnar utrymme för onödiga missförstånd. När det gäller information som kan få stor spridning, exempelvis genom uppgifter som läggs ut på en myndighets webbplats eller skickas med post till ett stort antal mottagare, måste myndigheten lägga ned särskild omsorg (jfr JO:s beslut den 13 april 2018, dnr

text: I den informationsskrift som JO har hämtat in, och som enligt uppgift från Bolagsverket skickades ut till ett mycket stort antal mottagare som berördes av de nya reglerna om registrering av verkliga huvudmän, anges bl.a. följande: Du anmäler på bolagsverket.se Det är obligatoriskt att anmäla i vår e-tjänst på bolagsverket.se. Där hittar du också mer information om vad ditt företag måste göra och hur anmälan går till. Anmäl uppgifterna gratis senast den 1 februari 2018. Informationsskriften ger således i denna del uttryck för att den enskilde undantagslöst måste använda sig av myndighetens e-tjänst för att anmäla verklig huvudman, vilket i och för sig är huvudregeln enligt regleringen på området. Enligt min mening framstår det som anmärkningsvärt att informationsskriften inte innehåller någon upplysning om möjligheten till dispens från detta krav, och att det i sådant fall krävs särskilda skäl. Behovet av en sådan upplysning torde vara särskilt angeläget i ett fall som detta, dvs. när en myndighet informerar enskilda om ny författningsreglering som medför skyldigheter för den enskilde. Jag är mycket kritisk till Bolagsverkets bristfälliga utformning av informationen i denna del.

text: Det har även framkommit att Bolagsverket i sitt avvisningsbeslut i fråga om DD:s anmälan om verklig huvudman har angett att dispens endast ges

text: ”om företrädarna inte kan få svensk e-legitimation eller inte kommer åt internet”. Formuleringen är enligt min mening missvisande bl.a. genom att det som anges endast är två exempel på vad som kan utgöra särskilda skäl enligt 2 kap. 1 § andra stycket förordningen om registrering av verkliga huvudmän. Jag noterar att samma formulering finns i avvisningsbeslut som CC och BB har skickat in till JO. Det verkar alltså som att Bolagsverket återkommande har angett denna motivering i sina beslut, vilket även antyds i myndighetens remissvar. Jag är mycket kritisk till detta.

text: Bolagsverket har uppgett att den särskilda blanketten för ansökan om dispens inte har gjorts tillgänglig via myndighetens webbplats. Enskilda har i stället fått kontakta Bolagsverket på annat sätt för att få blanketten skickad till sig. Enligt Bolagsverket är anledningen till detta att enskilda, i samband med att de beställer blanketten, på ett tydligt och individualiserat sätt bör ges information om att ansökan är avgiftsbelagd och att kraven för dispens är högt ställda. Jag ställer mig frågande till Bolagsverkets resonemang. Det står enskilda fritt att ansöka om dispens från kravet på att anmälan ska göras via den anvisade e-tjänsten. Skriftlig information om avgifter och exempel på vad som kan utgöra särskilda skäl för dispens kan lämpligen bifogas blanketten. Jag bedömer att Bolagsverkets hantering i denna del onödigt har försvårat för enskilda att ansöka om dispens. Jag är kritisk till Bolagsverkets hantering även i denna del.

text: Jag vill i detta sammanhang anmärka att Bolagsverket inte verkar ha tillämpat sina egna föreskrifter i fråga om formkraven vid ansökningar om dispens. Som framgått av redogörelsen för den rättsliga regleringen ovan anges i 4 § Bolagsverkets föreskrifter om registrering av verkliga huvudmän att en ansökan om dispens ska göras på nyss nämnda särskilda blankett. Bolagsverket har emellertid i sitt yttrande anfört att blanketten kan användas vid en sådan ansökan, men att även skrivelser som kan tolkas som en dispensansökan behandlas som en sådan. Jag ser naturligtvis positivt på att Bolagsverket gör en generös tolkning av om exempelvis en anmälan ska ses som en dispensansökan eller inte. Jag vill emellertid framhålla att det är viktigt att en myndighets verksamhet präglas av enhetlighet och förutsebarhet. I annat fall finns det risk för att det uppstår osäkerhet om vilka krav myndigheten ställer på en ansökan. Jag noterar i detta sammanhang att en anmälare, AA, har anfört att han blev lovad av en tjänsteman vid Bolagsverket att få den aktuella blanketten skickad till sig, men att så inte skedde. I stället tolkade myndigheten en av hans tidigare skrivelser som en dispensansökan och avslog denna. Enligt AA fråntogs han därigenom möjligheten att lämna in en formell ansökan och anföra ytterligare skäl för dispens. Mot bakgrund av vad som kommit fram i denna del, och inte minst med hänsyn till Bolagsverkets egna uppgifter, ifrågasätter jag om inte Bolagsverket bör se över föreskrifternas utformning i detta avseende.

text: Sammanfattningsvis är det enligt min mening uppenbart att berörda enskilda inte har fått tillfredsställande information om dispensmöjligheten och att Bolagsverket onödigt har försvårat för enskilda att söka dispens. Det framstår

text: vidare som att Bolagsverket inte har förvissat sig om att berörda handläggare haft tillräcklig kunskap om hur den införda dispensbestämmelsen skulle tillämpas. Det är givetvis inte acceptabelt. Underlåtenhet att hantera en begäran från en anmälare Det har kommit fram att Bolagsverket vid sin handläggning av DD:s anmälan om registrering av verklig huvudman inte har hanterat hans begäran att skriften i andra hand skulle ses som en ansökan om dispens enligt 2 kap. 1 § förordningen om registrering av verkliga huvudmän. DD:s begäran borde enligt min uppfattning ha lett till någon form av åtgärd från myndighetens sida, t.ex. en upplysning om regleringen i 4 § Bolagsverkets föreskrifter om registrering av verkliga huvudmän, tillsammans med ett exemplar av den aktuella blanketten. Bolagsverket förtjänar kritik även för denna bristfälliga hantering. Övrigt Vad som i övrigt har framkommit ger inte anledning till någon åtgärd eller något uttalande från min sida.

text: Ärendena avslutas.