avgjordAv: Stf justitieombudsmannen Cecilia Nordenfelt

title: Allvarlig kritik mot Socialnämnden i Kumla kommun för handläggningen av ett ärende om en man med missbruksproblem

sammanfattning: Uppsökarteamet för vuxna i Stockholms kommun skickade en orosanmälan om en man med missbruksproblem till Socialnämnden i Kumla kommun. Anmälan innehöll detaljerad information om mannens förhållanden. När anmälan kom in till socialnämnden inledde nämnden genast en utredning enligt 11 kap. 1 § socialtjänstlagen (SoL). Socialnämnden skickade en kallelse om ett möte till mannens folkbokföringsadress i Kumla och ringde en socialsekreterare i Stockholms kommun. De uppgifter som hämtats in från socialsekreteraren dokumenterades inte. Ärendet avslutades sedan utan åtgärd. Utifrån uppgifterna i orosanmälan fanns det enligt JO starka skäl för socialnämnden att i stället inleda en utredning enligt 7 § lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM). Det skulle ha inneburit att socialnämnden snabbt hade kunnat hämta in uppgifter om mannen från andra myndigheter utan hinder av sekretess. Nämnden hade dessutom kunnat få till stånd en läkarundersökning av mannen. När det till en socialnämnd kommer in uppgifter från en person som är verksam inom arbetet med missbrukare måste man kunna kräva att socialnämnden tar uppgifterna på allvar och ser till att behovet av insatser utreds på ett sådant sätt att utredningen kan ligga till grund för ett korrekt beslut. JO anser att det hade behövt göras en betydligt mer noggrann undersökning av mannens förhållanden och att socialnämndens utredning inte uppfyller de krav som kan ställas på en utredning. De åtgärder som vidtogs var varken genomtänkta eller tillräckliga. Inhämtade uppgifter som var av stor betydelse för ärendet hade inte heller dokumenterats. Socialnämnden i Kumla kommun får sammantaget allvarlig kritik för att inte ha inlett en utredning enligt 7 § LVM och för den bristfälliga utredningen enligt 11 kap. 1 § SoL. JO skickar även en kopia av beslutet till Inspektionen för vård och omsorg.

text: Bakgrund

text: Uppsökarteamet för vuxna i Stockholms kommun skickade en orosanmälan om AA till Socialnämnden i Kumla kommun. Teamet uppgav i anmälan bl.a. att bedömningen var att AA gått ned sig kraftigt i sitt missbruk under en kort tid och att han var mycket destruktiv i både tankar och handling. Hans fysiska skick gjorde att han befann sig i en väldigt utsatt situation. Vidare bedömde teamet att AA inte hade förmåga att på egen hand förändra sin livssituation.

text: Anmälan

text: I anmälan till JO den 9 juni 2016 klagade biträdande enhetschefen BB, uppsökarteamet i Stockholms kommun, på socialtjänsten i Kumla kommun. Hon ifrågasatte nämndens handläggning av ärendet om AA.

text: Utredning

text: JO hämtade in och granskade vissa handlingar om AA från socialförvaltningen i Kumla kommun. Anmälan remitterades därefter till Socialnämnden i Kumla kommun för yttrande. I remissen angavs att yttrandet särskilt skulle belysa vissa frågor. JO:s frågor återges nedan i samband med redovisningen av nämndens remissvar.

text: Socialnämnden i Kumla kommun beslutade att som sitt remissvar översända ett yttrande som hade upprättats av enhetschefen CC. I yttrandet anfördes bl.a. följande:

text: 1) Vilka överväganden gjorde nämnden när man inledde en utredning enligt

text: 11 kap. 1 § socialtjänstlagen (2001:453)

text: (SoL) i stället för 7 § lagen

text: ) om vård av missbrukare i vissa fall (LVM)?

text: Förhandsbedömning av det som inkommit av anmälan inte var av den art att LVM skulle startas. 2) Varför skickade nämnden ett brev till AA:s adress i Kumla i stället för att försöka komma i kontakt med AA i Stockholm, där han enligt uppgift

text: vistades?

text: Det har framkommit till nämnden att AA vistades under perioder om 3-4 månader i Stockholm och perioder i Kumla varav ett första försök att nå AA var genom folkbokföringsadressen till AA. Av inkommen anmälan framkom inga kontaktuppgifter till AA. 3) Varför dröjde det till den 10 juni 2016 innan utredaren kontaktade en tjänsteman vid Uppsökarteamet i Stockholm för att hämta in uppgifter om

text: AA?

text: Det dröjde innan kontakt togs med Uppsökarteamet då bedömning gjordes att anmälan inte var så pass akut att omedelbar kontakt behövdes. Uppgifter om AA framkom av anmälan. 4) Hur dokumenterades de uppgifter som utredaren fick vid telefonsamtalet

text: den 10 juni 2016?

text: Uppgifterna som framkom av utredare Stockholm dokumenterades i akten.

text: 5) Övervägde nämnden om man borde vidta någon ytterligare

text: utredningsåtgärd med anledning av de till synes olika uppgifterna i orosanmälan och de uppgifter som man fick från en tjänsteman vid

text: Uppsökarteamet den 10 juni 2016?

text: Tjänstemannen uppgav sig ha god kontakt med AA varför det inte fanns anledning att inte godta dessa uppgifter. AA har dock kallats till besök till socialkontoret Kumla samt att uppgörelse med handläggare Stockholm gjordes att de skulle skicka AA åter till Kumla för kontakt med socialtjänsten då AA önskade ansöka om frivilliga insatser. 6) När och varför faxades Uppsökarteamets anmälan om oro till Stadsmissionen med uppgift om att ”Kumla inte kommer ta sig an ärendet”? 160607 faxades anmälningarna åter Stockholms stad Uppsökarteam. Detta då AA inte hade vistats i Kumla sedan slutet/början av mars/april 2016

text: (vistelsebegreppet). AA är folkbokförd på adress där det föreligger ett socialt andrahandskontrakt och AA har inte haft kontakt med nämnden om att AA har för avsikt att bo där. AA har inte haft kontakt med nämnden i Kumla. Handlingar faxades felaktigt till Stadsmissionen vilket inte följde gängse rutiner. En avvikelse är upprättad och händelsen utreds. BB kommenterade remissvaret.

text: Rättsliga utgångspunkter

text: Socialnämnden ska aktivt sörja för att en enskild som har problem med missbruk får den hjälp och vård som han eller hon behöver för att komma ifrån missbruket. Nämndens insatser bygger på frivillighet från den enskildes sida. Under vissa förutsättningar kan det dock bli aktuellt med tvångsvård. Bestämmelser om sådan vård finns i lagen (

text: ) om vård av missbrukare i vissa fall (LVM).

text: Vård med stöd av LVM ska beslutas om 1) någon till följd av ett fortgående missbruk av alkohol, narkotika eller flyktiga lösningsmedel är i behov av vård för att komma ifrån sitt missbruk, 2) vårdbehovet inte kan tillgodoses enligt bestämmelserna i

text: socialtjänstlagen (2001:453)

text: , SoL, eller på något annat sätt, och 3) han eller hon till följd av missbruket utsätter sin fysiska eller psykiska hälsa för allvarlig fara, löper en uppenbar risk att förstöra sitt liv eller kan befaras komma att allvarligt skada sig själv eller någon närstående (

text: 4 § första stycket

text: LVM).

text: Socialnämnden får besluta att en missbrukare omedelbart ska omhändertas, om det är sannolikt att missbrukaren kan beredas vård med stöd av LVM och rättens beslut om vård inte kan avvaktas på grund av att missbrukaren kan antas få sitt hälsotillstånd allvarligt försämrat om han eller hon inte får omedelbar vård eller på grund av att det finns en överhängande risk för att missbrukaren till följd av sitt tillstånd kommer att allvarligt skada sig själv eller någon närstående (

text: 13 § första stycket

text: LVM).

text: Myndigheter som i sin verksamhet regelbundet kommer i kontakt med missbrukare är skyldiga att genast anmäla till socialnämnden om de får kännedom om att någon kan antas vara i behov av vård enligt LVM (

text: 6 § första stycket första meningen

text: LVM). Socialnämnden ska utan dröjsmål inleda en utredning av vad som genom ansökan, anmälan eller på annat sätt har kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden (

text: 11 kap. 1 § första stycket

text: SoL).

text: När socialnämnden genom en anmälan eller på något annat sätt har fått kännedom om att det kan finnas skäl att bereda någon tvångsvård ska nämnden inleda en s.k. LVM-utredning (

text: 7 §

text: LVM).

text: En LVM-utredning skiljer sig från en utredning enligt

text: 11 kap. 1 §

text: SoL på så sätt att den kan bedrivas mot den enskildes vilja. Det finns också en skyldighet för vissa myndigheter att till socialnämnden lämna uppgifter som kan vara av

text: betydelse för en utredning som bedrivs enligt

text: 7 §

text: LVM. De myndigheterna är skyldiga att lämna ut även sekretessbelagda uppgifter, även om den enskilde motsätter sig det. Att nämnden bedriver en utredning med stöd av

text: 7 §

text: LVM klargör också för den enskilde att nämnden kan komma att ansöka om tvångsvård.

text: När en utredning enligt

text: 7 §

text: LVM har inletts ska socialnämnden, om det inte är uppenbart obehövligt, besluta om läkarundersökning av missbrukaren och utse en läkare för undersökningen. Läkaren ska i ett intyg ange missbrukarens aktuella hälsotillstånd (

text: 9 §

text: LVM).

text: Bedömning

text: Uppsökarteamet för vuxna i Stockholms kommun skickade den 12 maj 2016 en orosanmälan till Socialnämnden i Kumla kommun. Anmälan innehöll detaljerad information om AA:s förhållanden.

text: Av anmälan framgick bl.a. att personal vid teamet hade träffat AA den 22 april 2016. AA ska ha berättat att han mådde väldigt psykiskt dåligt och att han inte längre brydde sig ifall han levde eller dog. Teamet uppfattade AA ”som i avsevärt dåligt skick”. AA hade slutat att ta sina bromsmediciner för HIV och han hade ”gått på amfetamin under den senaste månaden”. Han hade bara sovit vid några få tillfällen och då i trapphus. Han ska flera gånger ha uttryckt att han inte brydde sig om hur mycket droger han tog och att det var ett långsamt sätt att ta sitt liv. Personal vid teamet träffade AA även den 10 maj 2016. AA var då mycket nedgången och vinglade framåt med kryckor. Han hade stora svårigheter att ta sig fram och han berättade att han ramlat och slagit i huvudet. Han grät och uttryckte att han inte ville leva. Han berättade att han hade försökt att ta sig till Kumla. Teamet försökte få AA till sjukhus, men AA ville ”gå och ta droger”.

text: När anmälan kom in till Socialnämnden i Kumla inledde nämnden genast en utredning enligt

text: 11 kap. 1 §

text: SoL om AA.

text: Uppgifterna i anmälan från uppsökarteamet var oroande. Jag bedömer att innehållet i anmälan var sådant att det kunde finnas skäl att bereda AA vård enligt LVM. Det fanns således starka skäl för att i stället inleda en utredning enligt

text: 7 §

text: LVM. Nämndens remissvar ger inte något besked om hur nämnden kom fram till sitt ställningstagande att inleda utredningen enligt bestämmelserna i SoL. Såvitt framgår av utredningen hade socialnämnden inte någon närmare kännedom om AA:s aktuella förhållanden. Jag anser att socialnämnden utifrån uppgifterna i anmälan borde ha inlett en utredning enligt

text: 7 §

text: LVM. Det skulle ha inneburit bl.a. att nämnden snabbt hade kunnat hämta in uppgifter från andra myndigheter om AA utan hinder av sekretess. Dessutom hade nämnden kunnat få till stånd en läkarundersökning av AA.

text: Efter att nämnden hade inlett en utredning med stöd av bestämmelserna i SoL skickade socialförvaltningen i Kumla den 23 maj 2016 en kallelse till AA:s

text: folkbokföringsadress om ett möte den 30 maj 2016. AA kom inte till mötet. Redan utifrån uppgifterna i orosanmälan framgick att AA inte befann sig på folkbokföringsadressen i Kumla dit kallelsen skickades. Förvaltningen hade dock inte några andra uppgifter om hur man skulle nå AA. Det hade sannolikt varit bättre om förvaltningen hade försökt att få kontakt med AA genom att be om hjälp av socialtjänsten i Stockholms kommun.

text: Nästa åtgärd vidtogs först den 10 juni 2016, dvs. nästan en månad efter det att orosanmälan kommit in. Socialförvaltningen kontaktade då en socialsekreterare i Stockholm. I utredningen anges följande om kontakten: Kontakt med socialsekreterare Stockholms stad 160609-160910 för stöd i bedömning LVM, enligt socialsekreteraren föreligger ej behov av tvångsvård utan han har haft kontakt med AA. Socialsekreteraren meddelar utredaren att AA har ett besök hos dem dagen efter och de ska hänvisa honom till att ta kontakt med Kumla socialtjänst alternativt återvända till Kumla och komma på spontant besök för att göra en ansökan om Vård- och behandling. Inga övriga kontaktuppgifter finns till AA förutom adress. Samtalet dokumenterades inte i journalen. En journalanteckning verkar ha gjorts först den 1 november 2016, dvs. efter det att JO begärde att ta del av handlingarna i ärendet. De uppgifter som lämnades vid telefonsamtalet var sådana att de skulle ha dokumenterats. I denna del kan jag hänvisa till bl.a. 4 kap. 9 § i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS (

text: SOSFS 2014:5

text: ). Det är uppenbart att de uppgifter som lämnades vid telefonsamtalet hade stor betydelse i ärendet. Bristen i dokumentationen är därför allvarlig.

text: De uppgifter som socialförvaltningen i Kumla fick från handläggaren inom socialtjänsten i Stockholm var i och för sig lugnande. Uppgifterna stod dock i skarp kontrast mot de detaljerade och oroande uppgifter som uppsökarteamet hade lämnat. Förenklat uttryckt kan man som utomstående fråga sig om uppgifterna om AA vid telefonsamtalet om anmälan rörde samma person. Det framgår inte av nämndens utredning eller av journalanteckningarna att handläggaren vid stadsdelsförvaltningen i Stockholm fick del av de uppgifter som uppsökarteamet hade lämnat. Nämndens remissvar ger inte heller något besked om hur nämnden vägde de motstridiga uppgifterna mot varandra.

text: Socialförvaltningen i Kumla beslutade den 15 september 2016 av avsluta utredningen enligt

text: 11 kap. 1 §

text: SoL utan någon åtgärd.

text: Enligt min mening visar den utredning som Socialnämnden i Kumla kommun utförde på omfattande och uppenbara brister. Det är anmärkningsvärt att nämnden i sitt yttrande till JO inte närmare kommenterat saken. LVM är en skyddslagstiftning som rör åtgärder för en mycket utsatt grupp. När det till nämnden kommer in uppgifter från en person som är verksam inom arbetet med missbrukare måste man kräva att socialnämnden tar uppgifterna på allvar och ser till att behovet av insatser utreds på ett sådant sätt att utredningen kan ligga till grund för ett korrekt beslut. Så har inte varit fallet när det gäller AA. Det

text: hade behövt göras en betydligt mer noggrann undersökning av AA:s förhållanden. Enligt min mening är bristerna i utredningen sådana att den inte borde ha fått ligga till grund för ett beslut om att ärendet skulle avslutas.

text: Av utredningen framgår slutligen att socialnämnden skickade uppgifter om AA till Stadsmissionen i Stockholm. Stadsmissionen är en fristående organisation. Stadsmissionen kan i och för sig antas ha kunnat hantera de felaktigt översända uppgifterna på ett tillfredsställande sätt. I praktiken torde AA därför inte ha lidit något men. Jag ser likväl allvarligt på att handlingar med sekretessbelagda uppgifter har skickats dit. Slutkommentar Socialnämnden borde ha inlett en utredning enligt

text: 7 §

text: LVM. Den utredning som nämnden genomförde enligt bestämmelserna i SoL var bristfällig och de utredningsåtgärder som vidtogs var varken genomtänkta eller tillräckliga. Sammantaget finns det skäl att rikta allvarlig kritik mot nämnden.

text: Omständigheterna är sådana att jag även skickar en kopia av detta beslut till Inspektionen för vård och omsorg (IVO), som är den ordinarie tillsynsmyndigheten över socialtjänsten i Kumla kommun.

text: Ärendet avslutas.


nyckelord:
Allmänna handlingar
Diarieföring

publisher: Justitieombudsmannen

title: Frågor angående registrering av allmänna handlingar hos en landstingsstyrelse. Uttalanden rörande registrering av handlingar vid politiska kanslier inom landstingsförvaltningen och beträffande information om att en myndighet använder sig av flera diarier

org: jo

text: Frågor angående registrering av allmänna handlingar hos en landstingsstyrelse. Bland annat uttalanden rörande registrering av handlingar vid politiska kanslier inom landstingsförvaltningen och beträffande information om att en myndighet använder sig av flera diarier

type: rubrik

text: Anmälan

text: AA, Sveriges Radio, anmälde Stockholms läns landsting och begärde att JO skulle granska landstingets hantering av allmänna handlingar. AA uppgav bl.a. följande. Den 16 juni 2004 fick landstingsrådet BB ett brev från en person i vilket pekades på missförhållanden i vissa av landstingets stiftelser. Brevskrivaren återkom i saken genom ett brev till samma landstingsråd den 23 mars 2005. Inget av breven diariefördes i landstingets allmänna diarium. Den 6 maj 2005 skrev personen ett nytt brev adresserat till den politiska oppositionen i landstinget. Den 12 maj 2005 diariefördes de två senast inkomna breven i landstingets allmänna diarium och de blev först därigenom tillgängliga för allmänheten. Det först inkomna brevet diariefördes i landstingets allmänna diarium den 2 juni 2005. Landstinget hävdade dock att brevet hade registrerats samma dag som det kom in men i något som kallades finansrotelns diarium. I samband med att brevet registrerades i landstingets allmänna diarium raderades vissa av de uppgifter om handlingen som hade antecknats i finansrotelns diarium. Som skäl för det uppgav landstinget att ärendet omfattades av sekretess. Landstinget inledde ett ärende angående frågan om förhållandena i stiftelserna och lät en advokat göra en utredning. Advokatens skriftliga utredning kom in till landstinget den 12 juli 2005. Handlingen var ännu inte diarieförd den 20 september 2005. Varken finansrotelns diarium eller det allmänna diariet innehöll uppgifter om en skriftväxling som skett mellan en befattningshavare vid landstinget och Sveriges Radio den 16 och 17 augusti 2005.

type: stycke

text: AA ifrågasatte utifrån bestämmelserna om offentlighetsprincipen landstingsstyrelsens rutiner samt handläggningen av de i anmälan omnämnda handlingarna. Han pekade särskilt på att det fanns flera diarier hos landstingsstyrelsens förvaltning och uppgav att diarierna inte var samordnade.

text: Utredning

text: Landstingsstyrelsen vid Stockholms läns landsting anmodades att göra en utredning och yttra sig över anmälan.

text: I ett av landstingsstyrelsen den 6 december 2005 beslutat yttrande anfördes bl.a. följande (bilagorna utelämnade här).

text: Utredning

text: Diarium inom landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsstyrelsens förvaltning har ett diarium för allmänna handlingar och ärenden inom förvaltningen som kallas LS-diariet. Alla inkomna handlingar förs upp på en postlista där inkomstdatum, avsändare, mottagare och en kort beskrivning av handlingen anges. Handlingar som kräver någon åtgärd och därmed blir ett ärende diarieförs i samma diarium och åsätts ett diarienummer. E-post hanteras på samma sätt som vanlig post. Även utgående skrivelser registreras. Det finns även diarier på de politiska kanslierna. Post till landstingsråden inkommer normalt sett direkt till varje landstingsråd eller till partikansliet. I fråga om handlingar till s-kansliet som det nu är fråga om gäller följande. Handlingar som inkommer till eller upprättas där diarieförs i kansliets diarium. I diariet anges datum, diarienummer, avsändare, mottagare, en kort beskrivning av handlingen samt en kort beskrivning av vilken åtgärd som vidtagits med anledning av handlingen. Även e-postbrev diarieförs i detta diarium. Samtliga handlingar förvaras i kronologisk ordning i en pärm. Om en handling kräver någon form av utredning eller på annat sätt bedöms bli ett ärende för landstingsstyrelsens förvaltning, eller tillhör ett ärende hos förvaltningen, skickas den till registrator för diarieföring i LS-diariet. Handlingar som inkommer till eller upprättas av m-kansliet diarieförs i kansliets diarium. I diariet anges datum, diarienummer, avsändare, mottagare, samt en kort beskrivning av vilken åtgärd som vidtagits med anledning av handlingen. Även epostbrev diarieförs i detta diarium. Samtliga handlingar förvaras i kronologisk ordning i en pärm. Om en handling bedöms bli ett ärende för landstingsstyrelsens förvaltning skickas den till registrator för diarieföring i LS-diariet. Om någon söker efter en handling och handlingen inte finns i LS-diariet hänvisar registrator till de politiska kanslierna. S- och m-kanslierna hänvisar på motsvarande sätt till registrator för LS-diariet. Diarieföring sker i enlighet med de riktlinjer om diarieföring och ärendehantering som finns i landstingsstyrelsens arkivhandbok.

text: Skrivelse den 16 juni 2004 E-postbrevet gäller påstådda missförhållanden i en stiftelse och det inkom till finanslandstingsrådet BB den 16 juni 2004. Det diariefördes omgående i s-kansliets diarium. Efter samråd med landstingsdirektören och biträdande landstingsdirektören bedömde BB att några åtgärder med anledning av innehållet i e-postbrevet inte skulle vidtas. Eftersom det således inte fanns någon anledning att öppna ett ärende skickades e- postbrevet inte till registrator för diarieföring i LS-diariet.

text: Skrivelse den 23 mars 2005 Även detta e-postbrev behandlar en påstådd intressekonflikt i en stiftelse och har samma avsändare som det e-postbrev som inkom till landstinget den 16 juni 2004. E-postbrevet inkom till finanslandstingsrådet BB den 23 mars 2005 och diariefördes även det omgående i s-kansliets diarium. Inte heller denna gång bedömdes innehållet i e-postbrevet föranleda någon åtgärd varför e-postbrevet inte skickades till registrator för diarieföring i LS- diariet.

text: Skrivelse den 6 maj 2005 E-postbrevet har samma avsändare som de två tidigare och i huvudsak samma innehåll. Det inkom till oppositionslandstingsrådet CC m.fl. den 6 maj 2005 och diariefördes i CC:s diarium på m-kansliet.

text: Skrivelser den 16 och den 17 augusti 2005 Breven gäller en begäran om rättelse angående ett inslag i Dagens eko om stiftelserna. E-postbrevet som DD, politisk sekreterare på finansroteln, skickade till EE på Sveriges Radio den 16 augusti 2005 och EE:s svar på detta e-postbrev den 17 augusti 2005 registrerades varken i s-kansliets diarium eller i LS-diariet. De finns dock registrerade och förvarade i DD:s e-postsystem.

text: Ärendet avseende stiftelserna Den 12 maj 2005 bestämde landstingsdirektören att de förhållanden som skrivelserna behandlade skulle utredas. E-postbreven daterade den 23 mars och 6 maj 2005 diariefördes då i LS-diariet i det nya ärendet LS 0505-0840. Vad som registrerades i diariet framgår av bilagan. Skrivelserna i sin helhet hemligstämplades samma dag. I samband med detta raderades uppgift om avsändare och beskrivning av handlingen i s-kansliets diarium avseende skrivelsen som inkom den 23 mars 2005. I kolumnen Kommentar angavs ”Ärendet sekretessförklarat. Hänvisning till landstingets chefsjurist”. Även CC uppmanades att radera uppgifterna i sitt diarium på m-kansliet avseende skrivelsen som inkom den 6 maj 2005 i samband med att skrivelsen flyttades över till LS-diariet eftersom skrivelsen sekretessförklarades. Uppgifterna raderades i diariet. Skrivelsen som inkom den 16 juni 2004 överfördes den 2 juni 2005 till LS- ärendet 0505-0840. I samband med detta raderades uppgift om avsändare och beskrivning av handlingen i s-kansliets diarium. I kolumnen Kommentar angavs ”Ärendet sekretessförklarat. Hänvisning till landstingets chefsjurist”. Skrivelsen blev dock vid denna tidpunkt inte diarieförd i LS-ärendet utan först den 2 november 2005, vilket framgår av bilagan. Som en del av utredningen i ärendet anlitades advokaten FF av landstingsdirektören som konsult och hans utredning, färdigställd den 8 juli 2005, behandlades som arbetsmaterial i ärendet och var således inte en till landstinget inkommen handling och därmed inte allmän. Den kunde således inte återfinnas i LS-diariet. I samband med att ärendet avslutats har handlingen dock blivit diarieförd i ärendet. Det stämmer att det fanns en markering i LS-diariet den 18 augusti 2005 om att ärendet var sekretessbelagt. Sekretessmarkeringen är nu borttagen. Ärendet avslutades den 24 november 2005. I samband med att ärendet avslutades diariefördes flera e-postbrev. – – –

text: Skrivelserna den 16 och 17 augusti 2005 Den 20 september begärde AA att få del av skrivelserna samt andra skrivelser med anknytning till ärendet om stiftelserna. Den 23 september skickades samtliga begärda handlingar till AA. – – –

text: Landstingets bedömning av uppgifterna i anmälan

text: Landstingsstyrelsen har ett och samma diarium för registrering av handlingar samt ärenden och därutöver finns diarium hos de politiska partikanslierna. Det finns inget krav på att en myndighet endast ska ha ett diarium. I diarierna registreras inkommande och utgående allmänna handlingar och det går utan svårighet att fastställa när en handling kommit in eller upprättats. De ansvariga för registreringen

text: upplyser också allmänheten om att en eftersökt handling som inte återfinns i ett av diarierna kan sökas i de andra diarierna. Mot bakgrund av detta tillbakavisas AA:s ifrågasättande av landstingets diarieföring av inkommande post. Skrivelserna som rör stiftelserna och som när de kom in inte innehöll sekretessbelagda uppgifter har diarieförts i s- respektive m-kansliets diarium. Det finns således ingen anledning att kritisera landstinget för bristande ordning vad gäller möjligheterna att fastställa om de aktuella handlingarna kommit in till landstinget. Det har inte heller varit något problem att återfinna handlingar som begärts utlämnade vid ett flertal tillfällen. I fråga om handlingarna den 16 och 17 augusti 2005 är det riktigt att dessa inte återfinns i s-kansliets diarium. Ett uttryckligt krav saknas i sekretesslagen vad gäller på vilket sätt handlingar ska hållas ordnade. Handlingarna har hållits ordnade i ett epostbibliotek och utan problem kunnat återfinnas som inkommande och utgående skrivelser varför AA:s kritik även i denna del tillbakavisas. Att e-postbreven inte finns registrerade i s-kansliets diarium får dock ses som ett undantag från det sedvanliga hanterandet av handlingarna på s-kansliet som det beskrivits ovan. Tilläggas ska att skrivelserna inte innehåller sekretessbelagda uppgifter och inte heller är av den karaktären att de ska tillhöra ärendet LS 0505-0840. När det beslutades att närmare utreda omständigheterna med anledning av vad som framförts i skrivelserna har skrivelserna den 23 mars och 6 juni 2005 tillförts ärendet LS 0505-0840 i LS-diariet. De har registrerats i enlighet med kraven i 15 kap. 2 § sekretesslagen vilket framgår av bilagan. De uppgifter som tidigare framgått av diarierna på s- respektive m-kanslierna återfinns nu i LS-diariet. Följaktligen är registreringen lagenlig. Att uppgifter samtidigt togs bort i diarierna på s- respektive m-kanslierna får dock anses felaktigt. Skrivelsen som inkom den 16 juni 2004 överfördes den 2 juni 2005 till LS-ärendet 0505-0840. Av misstag blev den dock inte införd i diariet men har sedan den togs från s-kansliet förvarats i akten och handlagts som en till ärendet hörande handling. Numer är handlingen rätteligen diarieförd i ärendet. Vad gäller anmälarens påstående att en utredning upprättad av advokat FF inte återfanns i registret som en handling i ärendet LS 0505-0840 är det riktigt. Utredningen är upprättad av advokaten som är anlitad som s.k. osjälvständig uppdragstagare av landstinget och därmed att jämställa med en anställd i landstinget vad gäller arbetsuppgiften dvs. utredningsuppdraget. Detta innebär att utredningen ansågs vara en del av ärendet och därmed inte en till landstinget inkommen handling utan arbetsmaterial att jämställa med en rättsutredning. Slutligt ställningstagande till om den skulle vara en allmän handling skedde när ärendet avslutades. Handlingen är numera diarieförd i ärendet. Det är också riktigt att det i diariet fanns en oriktig anteckning om att hela ärendet var sekretessbelagt. Detta har dock inte hindrat att en prövning omedelbart gjorts av AA:s och en annan persons begäran att få ut handlingar. Registrator är väl medveten om den begränsade betydelsen av en sådan anteckning. Vad anmälaren anför om aktens placering saknar relevans då begäran om utlämnande omedelbart handlagts. – – –

text: Sammanfattningsvis anser landstinget efter utredning att AA inte anfört något som styrker hans påståenden att landstinget inte har rutiner och följer

text: tryckfrihetsförordningens

text: och sekretesslagens bestämmelser. Vissa misstag har begåtts men de handlingar som begärts ut har alltid lätt kunnat återfinnas. Syftet med

text: tryckfrihetsförordningens

text: och sekretesslagens bestämmelser är att allmänheten ska kunna ha insyn i myndighetens verksamhet och offentlighetsprincipen upprätthållas. Av utredningen framgår att när AA begärt att få del av allmänna handlingar har han omgående fått handlingarna eller beslut att de inte lämnas ut. Landstinget anser mot bakgrund av detta att den ordning som gäller för landstingsstyrelsens diarium och registrering fyller lagens syfte.

text: Slutligen vill landstinget upplysa att det för närvarande pågår en översyn av system och anvisningar för registrering och diarieföring inom landstingsstyrelsens förvaltning bl.a. i syfte att utgöra underlag för en modernisering av diarieföringssystemet som i högre utsträckning ska garantera allmänhetens möjligheter till insyn. Särskilt gäller detta mot bakgrund av den alltmer omfattande hanteringen av handlingar via e-post. AA kommenterade remissvaret och uppgav bl.a. följande. Han fick inte av landstingets registrator någon hänvisning till de politiska kansliernas diarier. Om sådan information hade lämnats rutinmässigt skulle någon anmälan till JO inte ha blivit aktuell. Landstingets sätt att hantera handlingar medförde att det inte var praktiskt möjligt för allmänheten att skaffa sig en bild av vilka handlingar som fanns i det aktuella ärendet.

text: Ytterligare upplysningar hämtades in från Stockholms läns landsting varvid framkom bl.a. följande. Arbetsuppgifterna med att ta emot och registrera handlingar vid s- och m-kanslierna fullgörs av landstingsrådssekreterare. Landstingsrådssekreterarna är anställda av landstinget för tjänstgöring på de politiska kanslierna under den innevarande mandatperioden.

text: I ett beslut den 12 februari 2007 anförde JO Berggren följande.

text: Rättslig reglering

text: Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i

text: 2 kap.

text: tryckfrihetsförordningen

text: Med handling förstås enligt

text: 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen

text: framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En handling är allmän, om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 § eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. En upptagning anses förvarad hos myndighet, om upptagningen är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan uppfattas.

text: Av

text: 2 kap. 6 § tryckfrihetsförordningen

text: framgår att en handling anses inkommen till myndighet, när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. Åtgärd som någon vidtar endast som led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring av handling, som myndighet har tillhandahållit, skall inte anses leda till att en handling är inkommen till den myndigheten.

text: Enligt

text: 2 kap. 7 § första stycket tryckfrihetsförordningen

text: anses en handling upprättad hos myndighet, när den har expedierats, eller om den inte har expedierats, när det ärende till vilket den hänför sig har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts.

text: Av

text: 2 kap. 5 § tryckfrihetsförordningen

text: framgår att brev eller annat meddelande som är ställt personligen till den som innehar befattning vid myndighet anses som allmän handling, om handlingen gäller ärende eller annan fråga som ankommer på

text: myndigheten och ej är avsedd för mottagaren endast som innehavare av annan ställning.

text: I

text: 15 kap.

text: och

text: 2 §§

text: sekretesslagen (1980:100)

text: finns grundläggande bestämmelser om myndigheters skyldighet att registrera allmänna handlingar och om vad ett register skall innehålla. Bestämmelsernas syfte är bl.a. att garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar. För att offentlighetsprincipen i praktiken skall fungera på det sätt som är avsett i

text: tryckfrihetsförordningen

text: har det ansetts nödvändigt att myndigheterna håller sina allmänna handlingar registrerade eller i vart fall ordnade så att det går att konstatera vilka handlingar som finns.

text: Enligt huvudregeln i

text: 15 kap. 1 § första stycket sekretesslagen

text: skall allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en myndighet registreras utan dröjsmål. Emellertid får, i fråga om allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller, registrering underlåtas om handlingarna i stället hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling kommit in eller upprättats. En ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar därmed bara handlingar för vilka sekretess gäller. När det gäller andra handlingar har myndigheten att själv avgöra om registrering skall ske eller det alternativa tillvägagångssättet skall väljas. Det förutsätts att, sedan myndigheten i fråga om handlingar av ett visst slag bestämt sig för ettdera sättet, detta i praktiken tillämpas konsekvent.

text: Från huvudregeln om registrering görs även i

text: ett generellt undantag i fråga om allmänna handlingar som uppenbarligen är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Handlingar av sådant slag behöver alltså inte registreras och inte heller hållas lättillgängliga på det sätt som anvisas som ett alternativ till registrering beträffande icke sekretessbelagda handlingar.

text: Bestämmelserna om registrering ger myndigheterna en betydande frihet att ordna registreringen efter vad som är lämpligast för den enskilda myndigheten. De innebär inte något krav på central registrering och de ålägger inte heller myndigheterna att föra en daglig lista över inkomna handlingar. Registreringen kan ske såväl på konventionell väg som med hjälp av ADB. Det står myndigheterna fritt att föra speciella register, t.ex. för viss del av verksamheten eller för vissa typer av handlingar. (Se Regner m.fl.,

text: Sekretesslagen

text: – en kommentar, s. 15:4.)

text: Beträffande handlingar som registreras uppställs i

text: 15 kap. 2 § sekretesslagen

text: vissa minimikrav angående uppgifterna i ett register. Av registret skall framgå 1. datum, då handlingen kom in eller upprättades, 2. diarienummer eller annan beteckning som åsatts handlingen, 3. i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats samt 4. i korthet vad handlingen rör. Utgångspunkten är att dessa uppgifter skall vara allmänt tillgängliga. Uppgifterna under punkterna 3 och 4 får utelämnas eller särskiljas om det behövs för att registret i övriga delar skall kunna företes för allmänheten.

text: Bestämmelsen i

text: 15 kap. 1 § sekretesslagen

text: om att en allmän handling skall registreras utan dröjsmål innehåller inte någon bestämd tidsgräns. Det ligger emellertid i sakens natur att registreringen skall ske så snart det är praktiskt möjligt. För en handling som kommer in till en myndighet med post ligger det närmast till hands att registrering följer i omedelbar anslutning till själva postöppningen. För handlingar som inges till myndigheten på annat sätt är det önskvärt att de diarieförs i nära anslutning till ingivandet. I normalfallet bör registrering ske senast påföljande arbetsdag.

text: Bedömning

text: AA har i sin anmälan tagit upp frågor angående rutinerna för registrering av allmänna handlingar hos landstingsstyrelsen och hur landstinget har hanterat vissa handlingar som omnämnts i hans anmälan.

text: Landstingsstyrelsen har i yttrandet upplyst att det hos styrelsens förvaltning har funnits ett diarium för allmänna handlingar och ärenden inom förvaltningen, det s.k. LS-diariet, och att det även funnits diarier på de politiska kanslierna. Den post som har inkommit direkt till landstingsråden eller till partikanslierna eller upprättats där har diarieförts i det aktuella partikansliets diarium. Om en handling har krävt någon utredning eller på annat sätt bedömts bli ett ärende hos landstingsstyrelsens förvaltning eller om handlingen har tillhört ett ärende hos förvaltningen har den enligt landstinget diarieförts även i LS-diariet. Vidare har landstinget i yttrandet redogjort för vilka uppgifter som har antecknats i diarierna vid de politiska kanslierna. Landstinget har också beskrivit hanteringen av de i anmälan omnämnda handlingarna.

text: Vad som har kommit fram om landstingsstyrelsens rutiner och handläggningen av de aktuella handlingarna ger mig anledning att anföra följande.

text: Som nämnts i det föregående finns det inte något krav på en central registrering av allmänna handlingar utan det står en myndighet fritt att föra speciella register för vissa delar av verksamheten eller för vissa typer av handlingar. En grundläggande förutsättning för att en registrering av allmänna handlingar i ett register vid ett politiskt kansli hos landstinget skall anses kunna uppfylla kraven på registrering av allmänna handlingar är givetvis att denna ordning är sanktionerad av den ansvariga myndigheten, vilket jag av landstingsstyrelsens yttrande drar slutsatsen att den har varit. Jag noterar också att arbetsuppgifterna med att registrera handlingar vid partikanslierna fullgjordes av befattningshavare som var anställda hos landstinget.

text: Om en myndighet, såsom i detta fall, använder sig av flera diarier måste allmänheten vid kontakter med myndigheten få information om detta och om vilka rutiner som gäller (se JO 1990/91 s. 375). Landstingsstyrelsen har i yttrandet anfört att om någon söker en handling och handlingen inte finns i LS-diariet skall registrator hänvisa till de politiska kanslierna och att dessa kanslier på motsvarande sätt skall hänvisa till LS-diariet. AA har uppgett att han av landstingets registrator inte fick någon hänvisning till de politiska kansliernas diarier. Utredningen i

text: ärendet ger inte en klar bild av vad som förekom vid de aktuella kontakterna och jag går inte vidare i den saken. Jag vill dock påpeka att landstingets information till allmänheten om att handlingar kan eftersökas i flera diarier inte bör begränsas till de fall då någon eftersöker en redan känd handling. Sådana upplysningar kan behöva lämnas även då någon utan att efterfråga en särskild handling önskar att ta del av uppgifter i något av diarierna.

text: Beträffande vad landstingsstyrelsen allmänt har upplyst om de uppgifter som antecknats i diarierna vid de politiska kanslierna kan jag konstatera att det i mkansliets diarium inte synes ha gjorts några anteckningar om vad handlingarna rört. Ett diarium skall innehålla sådana uppgifter (se

text: 15 kap. 2 § första stycket 4 sekretesslagen

text: ). Rutinerna när det gäller anteckningar av uppgifter om handlingar i registren vid de politiska kanslierna synes i övrigt ha uppfyllt kraven enligt

text: sekretesslagen

text: Vad gäller handläggningen av de i anmälan omnämnda handlingarna framgår av utredningen att breven den 16 juni 2004, den 23 mars 2005 och den

text: 6 maj 2005 till landstingsråden diariefördes i respektive partikanslis diarium i samband med att de kom in till landstinget. När landstinget senare inledde ett ärende angående de stiftelser som breven rörde diariefördes breven även i LSdiariet. Jag noterar att landstingsstyrelsen har uppgett att i samband med registreringen i LS-diariet raderades felaktigt vissa uppgifter om handlingarna som hade antecknats i diarierna vid partikanslierna. Vad gäller de uppgifter om breven som antecknades i LS-diariet framgår av det utdrag ur diariet som har fogats till remissvaret att det inte antecknades vilka datum handlingarna kom in till landstinget, vilket rätteligen skulle ha skett (se

text: 15 kap. 2 § första stycket 1 sekretesslagen

text: ). I stället antecknades uppenbarligen uppgifter om när handlingarna registrerades i LS-diariet.

text: Skriftväxlingen via e-post den 16 och 17 augusti 2005 mellan en befattningshavare vid finansroteln och Sveriges Radio rörde en begäran om rättelse angående ett nyhetsinslag om stiftelserna. Breven innehöll enligt landstinget inte några uppgifter som omfattades av sekretess. Handlingarna diariefördes inte utan förvarades i befattningshavarens e-postsystem. Enligt vad landstinget har upplyst om sina rutiner för hanteringen av handlingar hos partikanslierna fanns emellertid inte några undantag från den tillämpade principen att allmänna handlingar skulle registreras. Detta talar för att breven skulle ha registrerats.

text: Beträffande den skriftliga utredning som upprättades av en advokat har landstingsstyrelsen som förklaring till att handlingen inte diariefördes i anslutning till att den färdigställdes uppgett bl.a. att advokaten hade anlitats som en s.k. osjälvständig uppdragstagare samt att utredningen var ett arbetsmaterial och att jämställa med en rättsutredning. Landstinget har vidare upplyst att i samband med att ärendet avslutades tog myndigheten ställning till om handlingen skulle vara en allmän handling och att den då diariefördes. Mot bakgrund av vad

text: landstingsstyrelsen har uppgett bedömer jag att handlingen inte var att anse som inkommen till landstinget och att den blev allmän först i och med att ärendet slutbehandlades (se

text: 2 kap.

text: och

text: 7 §§

text: tryckfrihetsförordningen

text: ). Jag har således inte något att erinra när det gäller hanteringen av handlingen.

text: Vad som har kommit fram i övrigt föranleder inte något uttalande av mig. Ärendet avslutas.

type: avgorande