title: Skadeståndsanspråk med hänvisning till ifrågasatt husrannsakan samt beslag av datorutrustning

text: Justitiekanslern avslår CAD-specialisten AB:s ersättningsanspråk, men uttalar kritik mot åklagaren för dennes bristfälliga dokumentation av beslutet om husrannsakan.

text: Ärendet

text: Bakgrund

text: Den 25 november 1998 inkom till polismyndigheten i Östergötlands län, polisen Linköping, en anmälan om brott från Sigma CadSupport AB (Sigma). Av denna framgår bl.a. följande.

text: "Sigma är ett IT-företag med säte i Malmö och ingår i ett O-listnoterat bolag. Sigma säljer bl. a. cad-program. Sigma har ett regionkontor i Linköping. En nödvändig och mycket värdefull del i Sigmas verksamhet är dess kundregister. Detta har vuxit fram sedan början av 90-talet och medfört stora kostnader vid adressinköp och registerövertagande. Kundregistret finns vid Sigmas regionkontor i Linköping.

text: En av Sigmas konkurrenter är CAD-specialisten AB. Detta bolag har kontor i Linköping. AA och /---/ är anställda vid CAD-specialisten. De har tidigare varit anställda vid vårt regionkontor i Linköping.

text: I början av oktober månad i år kom till Sigmas kännedom via en f.d. anställd i Sigma att dennes far - som har en liten mekanisk verkstad i Motala - fått ett till honom adresserat utskick från CAD-specialisten AB. Utskicket innehöll en förfrågan om han ville köpa ett cad-program. Han blev förvånad över att han fanns med i CAD-specialistens register.

text: Sigma blev misstänksamma och valde att undersöka saken. Sigma tog därför kontakt med ett antal trogna kunder samt ett antal bekanta som inte har med Sigmas verksamhet att göra men som av olika anledningar erhållit utskick. De flesta kom ihåg att de fått direktadresserad information från CAD-specialisten AB. Sigma kunde efter undersökningen konstatera bl. a. följande.

text: En av Sigmas kunder heter Johnny Dahl AB. Det är ett enmansföretag. Att Sigma har med detta i sitt register beror på att företaget tidigare varit granne med Sigma. Företaget säljer läktare och stolar och är inte en "normal" cad-kund. Företagit har erhållit ett utskick från CAD-specialisten AB direktadresserat till företaget.

text: Wahlin, Mats & Gun AB är en annan av Sigmas kunder. I Sigmas register finns två fel om denna kund; dels är företagsnamnet felstavat - Wahlins i stället för Wahlin, dels innehåller det ett felaktigt postnummer. Sigma har tagit del av de kuvert som CAD-specialisten AB använt. Sigma har då kunnat konstatera att nyssnämnda felaktigheter även fanns med på det utskick CAD-specialisten gjort till Wahlin, Mats & Gun AB.

text: Sigma har kundföretag med ett stort antal människor registrerade. Många av dessa sitter ute i organisationen som slutanvändare. CAD-specialisten AB har kontaktat många av dessa. Det är en omöjlighet att utan en lång och aktiv bearbetning få tag i dessa personer.

text: Förevarande kundregister är en företagshemlighet i den bemärkelse som anges i lagen om skydd för företagshemligheter. Sigma har helt naturligt valt att hålla registret hemligt eftersom ett röjande skulle medföra skada för Sigma i konkurrenshänseende.

text: Mot ovan redovisade bakgrund är det vår bestämda uppfattning att AA och/eller /---/ tagit Sigmas register och använt sig av det för att sprida information om och försälja CAD-specialistens produkter. De har genom sitt handlande gjort ett obehörigt angrepp på en företagshemlighet som tillhört Sigma. Detta har skett uppsåtligen och enligt Sigmas förmenande har de gjort sig skyldiga till företagsspioneri. Avslutningsvis kan omnämnas att AA och /---/ troligtvis har aktuellt register hos CAD-specialisten AB i Linköping."

text: Kammaråklagaren BB vid åklagarkammaren i Linköping beslutade den 10 december 1998 att inleda förundersökning angående brottet olovligt förfogande. Den 21 december 1998 hölls ett möte mellan företrädare för Sigma och åklagaren respektive utredande polismän. Vid mötet redogjorde Sigma närmare för de omständigheter som låg till grund för anmälan.

text: Den 22 december 1998 fattade åklagaren följande beslut om husrannsakan.

text: "Husrannsakan skall företagas vid företaget CAD-specialisten AB:s driftställe med adress Hertig Karlsgatan 5 i Linköping för eftersökande av ett datorbaserat kundregister och ett faktureringsregister jämte därtill relevanta handlingar, då registren skäligen kan antagas åtkomna genom brott."

text: Husrannsakan verkställdes av polis den 7 januari 1999 i CAD-specialisten AB:s lokaler i Linköping. Utöver utredningsmän och tekniker från polismyndigheten medverkade även representanter från Rikskriminalpolisens IT-rotel i Stockholm. Av de protokoll som polisen upprättade vid husrannsakan framgår att hos CAD-specialisten beslagtogs, förutom skriftliga handlingar, viss datorutrustning. Enligt polisens protokoll förelåg misstanke om brott mot lagen (

text: ) om skydd för företagshemligheter. Såsom skäligen misstänkt angavs AA. Beslagen fastställdes av åklagaren i beslut den 8 januari 1999. Det eftersökta kundregistret anträffades efter undersökning dels i en hårddisk till en s.k. server, dels på s.k. backupband, dels i en dator som användes av en av de misstänkta och dels på en CD-skiva. Merparten av beslagen avseende datautrustning hävdes den 14 januari 1999; ett beslag rörande en hårddisk hävdes den 25 januari 1999.

text: Åklagaren beslutade den 22 juni 1999 att väcka åtal mot AA för stöld alternativt olovligt förfogande. Vid rättegången i målet påstod åklagaren därvid följande.

text: "Sigma Cadsupport Aktiebolag (fortsättningsvis 'Sigma') är ett IT-företag med säte i Malmö. Sigma säljer bl. a. datorprogram för tredimensionella ritningar, s.k. CAD. En nödvändig och värdefull del i bolagets verksamhet är dess kundregister. Detta har vuxit fram sedan början av 1990-talet och medfört stora kostnader för adressköp och registerövertagande. Genom uppköp av företaget AB Slagrutan Cad i Linköping har Sigma bl. a. förvärvat ett kundregister från det aktuella bolaget.

text: AA har varit anställd hos AB Slagrutan Cad. Han har inom ramen för sina arbetsuppgifter där haft tillgång till det aktuella kundregistret, vilket han egenhändigt kopierat på en cd-skiva. I samband med att han lämnat sin anställning hos AB Slagrutan Cad har han under 1998 i Linköping uppsåtligen underlåtit att till AB Slagrutan Cad lämna tillbaka skivan. Han har därigenom olovligen tagit och tillägnat sig aktuellt register. AA har därefter erhållit anställning hos CAD-specialisten AB vid dess driftställe i Linköping, varvid han medfört cd-skivan till sin nya arbetsgivare. Han har därefter överfört registret från cd-skivan till CAD-specialisten AB:s lokala server. Registret har kommit till användning i CAD-specialisten AB:s verksamhet.

text: Sigma har genom AA:s förfarande lidit skada och har därtill berövats sin rätt."

text: Linköpings tingsrätt ogillade åtalet i dom den 6 oktober 1999 med följande motivering.

text: "Det är klarlagt att det har gått till på det sätt som åklagaren anger i gärningsbeskrivningen. Frågan är hur det skall bedömas från straffrättslig synpunkt.

text: Inledningsvis kan konstateras att cd-skivan som sådan inte har något ekonomiskt värde utan att det är informationen på skivan (registret) som är det viktiga. Samtidigt innebär inte tillgången till cd-skivan någon ensambesittning till denna information. Samma information fanns uppenbarligen tillgänglig på andra håll inom företaget och det faktum att AA tog med sig cd-skivan när han bytte anställning innebar inte att någon annan fråntogs besittningen av informationen.

text: Det nu sagda innebär att AA:s åtgärder med cd-skivan inte har inneburit en sådan förmögenhetsöverföring eller besittningsrubbning som krävs för att förfarandet skall vara straffbart som stöld eller olovligt förfogande. Det har inte gjorts gällande att AA innehade en sådan förtroendeställning som förutsätts för att förfarandet skall kunna bedömas som trolöshet mot huvudman. Förfarandet är inte heller straffbart enligt något annat lagrum. Åtalet /---/ skall därför ogillas."

text: Anspråket m.m.

text: CAD-specialisten AB har i en skrivelse hit framställt anspråk på ersättning av staten med sammanlagt 210 000 kr, varav 60 000 kr för lönekostnader under den tid då verksamhet inte kunnat bedrivas, 40 000 kr för uteblivna intäkter under samma period, 100 000 kr för förlorad good-will och 10 000 kr för tidsspillan. CAD-specialisten har gjort gällande att användandet av tvångsmedel mot bolaget utgjort fel eller försummelse enligt

text: 3 kap. 2 § skadeståndslagen

text: CAD-specialisten har anfört bl.a. följande.

text: "Efter det att husrannsakan genomförts, förhördes AA och /---/ som misstänkta för brott mot lagen om företagshemligheter. Misstanke mot någon ställföreträdare eller annan anställd hos CAD-specialisten AB förelåg inte. På grund av beslaget av företagets dataserver och kundregister, förhindrades CAD-specialisten AB helt att bedriva verksamhet vid kontoret i Linköping. Verksamheten var beroende framförallt av att datornätverket fungerade. Avlägsnandet av servern medförde att nätverket sattes ur funktion. Verksamheten vid kontoret hämtade sig aldrig från den skada driftsstoppet orsakade och CAD-specialisten AB tvingades lägga ner verksamheten vid Linköpingskontoret under våren 1999.

text: Med beaktande av att misstanke om brott endast riktats mot AA och /---/ och att dessa vid förhör samma dag uppgett att det register över Sigmas kunder som hade påträffats i AA:s besittning inte var känt för eller disponerades av någon annan hos CAD-specialisten AB än de själva, och de mycket ingripande åtgärder som företogs mot företaget och dess egendom, finns det skäl att såvitt avser CAD-specialistens egendom ställa sig frågande till grunderna för åklagarens beslut och hur det verkställdes. Av åklagarens beslutet framgår varken grund, vilket brott som avses och mot vilken eller vilka personer husrannsakan skulle företas. Beslutet hänvisar överhuvudtaget inte någon grund hänförlig till

text: rättegångsbalkens

text: regler om husrannsakan hos annan än den misstänkte utan hänför sig, såvitt kan förstås, endast till reglerna om beslag. Någon sådan synnerlig anledning som enligt

text: 28 kap. 1 § andra stycket rättegångsbalken

text: krävs för att husrannsakan skall få göras har inte funnits.

text: De uppgifter som åklagaren har lagt till grund för sitt beslut kommer uteslutande från målsäganden Sigma. I en situation som den föreliggande, med två konkurrerande företag inblandade, är avsevärd försiktighet påkallad vad avser de uppgifter från part som kan läggas till grund för beslut om tvångsmedel. Åklagaren riskerar annars att försättas i en situation där han genom ett beslut om tvångsmedel mot ett företag medverkar till att utöva påtryckningar på en konkurrent. Genom att CAD-specialisten AB till följd av tvångsåtgärderna tvingades till ett längre driftsstopp och sedermera att upphöra med sin verksamhet i Linköping, har Sigma uppnått en betydande konkurrensfördel. Mot bakgrund av innehållet i anmälan, vilken tar sikte just på konkurrensförhållandet mellan Sigma och CAD-specialisten, ter det sig sannolikt att ett av Sigmas syften med anmälan har varit just detta. Inför beslut om tvångsmedel skall en avvägning enligt proportionalitetsprincipen företas. Principen innebär att en tvångsåtgärd i fråga om art, styrka, räckvidd och varaktighet skall stå i rimlig proportion till vad som står att vinna med åtgärden. De gärningar som lades AA till last utgjorde, föga förvånande, inte brott. Med tanke på den ingripande åtgärd som företogs hos tredje man är det uppenbart att åklagaren inte alls eller i vart fall inte i tillräcklig grad beaktat proportionalitetsprincipen."

text: Efter remiss har Åklagarmyndigheten i Linköping och Riksåklagaren (RÅ) avgett yttranden i ärendet. Såväl åklagarmyndigheten som RÅ har bestritt bifall till skadeståndsanspråket.

text: CAD-specialisten AB har inkommit med synpunkter på anförda yttranden.

text: Rättslig reglering

text: Förundersökning skall enligt

text: 23 kap. 1 § rättegångsbalken

text: (RB) inledas så snart det på grund av angivelse eller av annat skäl finns anledning att anta att ett brott som hör under allmänt åtal har förövats.

text: Förekommer anledning att misstänka att ett brott har förövats som kan följas av fängelse, får enligt

text: 28 kap. 1 §

text: RB husrannsakan företas för eftersökande av föremål som är underkastade beslag eller i övrigt till utrönande av omständigheter som kan ha betydelse för brottet (s.k. reell husrannsakan). Husrannsakan får därvid företas i hus, rum eller slutet förvaringsställe. Hos annan än den som skäligen kan misstänkas för brottet gäller enligt lagrummets andra stycke att husrannsakan får företas endast om brottet förövats hos honom eller den misstänkte gripits där eller eljest synnerlig anledning förekommer, att genom rannsakningen föremål, som är underkastat beslag, skall anträffas eller annan utredning om brottet vinnas.

text: I

text: 27 kap. 1 §

text: RB stadgas att ett föremål som skäligen kan antas ha betydelse för en utredning om brott eller vara någon avhänt genom brott eller förverkat på grund av brott får tas i beslag. Vidare anges i

text: 27 kap. 4 §

text: RB att den som med laga rätt verkställer husrannsakan får ta föremål som därvid påträffas i beslag. Verkställs beslag av någon annan än undersökningsledaren eller åklagaren och har denne inte beslutat beslaget, skall anmälan skyndsamt göras hos honom, som omedelbart skall pröva om beslaget skall bestå. Om det inte längre finns skäl för ett beslag skall beslaget omedelbart hävas (

text: 27 kap. 8 §

text: RB).

text: Av bestämmelserna i 27 kap. 1 § 3 st och 28 kap. 3 a § RB framgår att husrannsakan och beslag får beslutas endast om skälen för en sådan åtgärd uppväger det intrång eller men i övrigt som åtgärden innebär för den misstänkte eller för något annat motstående intresse.

text: Närmare om utredningen

text: Åklagarmyndigheten har anfört bl.a. följande

text: "De uppgifter som lämnats av företrädare för Sigma innan beslutet om husrannsakan har varit sådana att de misstänkta personerna kunde antas vara i besittning av kopia av register tillhöriga Sigma i form av handlingar eller på datamedium och att dessa tillägnats CAD. Oavsett om Sigma haft samma information i sin besittning var kopian inte under rättmätige ägarens kontroll. Sigma kunde därför inte avgöra hur materialet användes och har därigenom i realiteten blivit berövad sin rätt till egendomen. Misstanke om i vart fall olovligt förfogande förelåg därför vid BB:s beslut om husrannsakan.

text: Husrannsakan har skett på CAD:s driftsställe i Linköping. Fråga är till en början om husrannsakan därmed företagits hos annan än den som skäligen kunde misstänkas för brottet. /---/ Om så skulle anses vara fallet har det krävts synnerlig anledning att föremål, som är underkastat beslag, skulle anträffas eller annan utredning om brottet vinnas. På de uppgifter som lämnats av företrädare för Sigma om kundregistrets karaktär och att det använts av CAD samt de misstänktas anknytning till det senare bolaget har det förelegat faktiska omständigheter som påtagligt visar att man med fog kunde förvänta sig att påträffa föremål som är underkastat beslag eller vinna annan utredning om brottet (JO 1988/89 s 70).

text: Det eftersökta kundregistret har anträffats vid husrannsakan. De beslag som gjorts har - i de delar det bedömts sakna värde för utredningen - hävts inom kort. Datorutrustningen i allt väsentligt inom en vecka.

text: Även om förundersökningen i första hand synes ha avsett misstanke om företagsspioneri/olovlig befattning med företagshemlighet har misstanken om olovligt förfogande följt ärendet från inledande av förundersökning fram till åtalet mot en av de misstänkta. Husrannsakan och verkställda beslag har varit motiverade i vart fall med avseende på misstanken om olovligt förfogande."

text: Kammaråklagaren BB har i ett yttrande som fogats som bilaga till åklagarmyndighetens yttrande anfört följande såvitt gäller beslutet om husrannsakan och åtalet.

text: "Genomgången gav inledningsvis vid handen att AA inte haft någon förtroendeställning inom Sigma eller att han inom ramen för sina arbetsuppgifter där haft att handha någon kvalificerad teknisk uppgift eller att övervaka skötseln av någon sådan uppgift.

text: Genomgången med Sigma gav dock vid handen att de aktuella registrena var företagsunika och till sin beskaffenhet sådana att de i ett annat bolags händer skulle kunna snedvrida konkurrensen på marknaden. De utgjorde således en företagshemlighet på sätt angetts i förarbetena till lagen (

text: ) om skydd för företagshemligheter.

text: Genomgången gav slutligen vid handen att det fanns anledning att misstänka att ett av registrena, nämligen kundregistret, kommit till användning i CAD:s verksamhet. På fråga från mig uppgav Sigma att bolaget misstänkte att AA medfört det aktuella registret för att inom ramen för sin nya anställning kunna utnyttja informationen till egen fördel. Sigma uppgav vidare att CAD var ett etablerat företag i branschen och att skäl saknades att misstänka att CAD medverkat till eller eljest haft någon insikt om att en konkurrents kundregister skulle kunna komma att användas i verksamheten.

text: På föreliggande material beslöt jag att husrannsakan skulle företagas vid CAD:s kontor i Linköping för eftersökande av aktuella register.

text: Med avseende på AA hade jag vid tiden får åtalsbeslutet kommit till insikt om att denne haft tillgång till kundregistret inom ramen för sina arbetsuppgifter i den tidigare anställningen. Då han således inte på sätt anges i

text: 3 § lagen (1990:609)

text: om företagshemligheter kunde anses ha olovligen berett sig tillgång till uppgifterna förelåg enligt min bedömning inte förutsättningar för att väcka åtal för företagsspioneri. Emellertid kvarstod den omständigheten att han olovligen kopierat eller i vart fall förfogat över kundregistret efter det att anställningen hos den forne arbetsgivare upphört. Jag väckte därför åtal för stöld, alternativt olovligt förfogande."

text: RÅ har i sitt yttrandet hit anfört följande.

text: "Vid en bedömning av om fel eller försummelse begåtts vid myndighetsutövning är frågan alltså ytterst om beslutet om husrannsakan och beslag varit förenligt med reglerna i

text: rättegångsbalken

text: . Till utredning härav finns det därför anledning att i nu nämnd ordning närmare beröra vilken brottsmisstanke som varit aktuell i förundersökningen, vem som varit skäligen misstänkt för brott, hos vem husrannsakan företagits och hur beslutet förhållit sig till framför allt proportionalitetsprincipen. Slutligen måste också något beröras hur beslutet dokumenterats.

text: Av handlingarna framgår att Sigma gjort en anmälan om företagsspioneri som kom in till Åklagarkammaren i Linköping den 1 december 1998 och att kammaråklagaren BB den 10 december samma år beslutat att förundersökning skulle inledas angående olovligt förfogande.

text: Frågan hur förfarandet som brottsanmälan avsåg skall bedömas straffrättsligt är inte självklar. I ett mål där omständigheterna var likartade ansåg Göta hovrätt att gärningen var att bedöma som ett olovligt förfogande. Högsta domstolen fann efter att ha inhämtat ett yttrande från Riksåklagaren inte skäl att meddela prövningstillstånd. (Kopia av hovrättens dom, Riksåklagarens yttrande och Högsta domstolens beslut bifogas.) En gärning som den nu aktuella skulle också under vissa förutsättningar kunna bedömas som ett olovlig brukande på vilket böter eller fängelse i högst ett år kan följa. Det förhållandet att tingsrätten ogillat åtalet innebär inte att skäl för misstanke om brott saknats vid tiden för husrannsakan.

text: Frågan om vem som vid tiden för beslutet om husrannsakan skäligen kunde misstänkas för brott har BB berört i sitt yttrande. Vid en samlad bedömning av de omständigheter som då var kända har åklagaren enligt min mening haft skäl för sin uppfattning att AA var skäligen misstänkt för i vart fall olovligt förfogande.

text: Brottet olovligt förfogande har fängelse i straffskalan vilket är en av förutsättningarna för att besluta om husrannsakan.

text: Den husrannsakan som företagits och nu ifrågasatts har skett på AA:s arbetsplats (i CAD-Specialisten AB:s lokaler). Det har inte funnits någon misstanke mot någon företrädare för eller annan ansvarig hos bolaget vid tiden för husrannsakan. Husrannsakan har också kommit att omfatta andra utrymmen än dem som disponerades av AA. Husrannsakan bör därför i första hand anses ha företagits hos annan i den mening som avses i

text: 28 kap 1 § andra stycket rättegångsbalken

text: Enligt bestämmelserna om husrannsakan hos annan krävs antingen att det misstänkta brottet förövats där, den misstänkte gripits där eller annars synnerlig anledning förekommer att genom rannsakningen föremål som är underkastat beslag skall anträffas där eller annan utredning om brottet vinnas.

text: Fråga är då om dessa förutsättningar i

text: rättegångsbalken

text: varit uppfyllda.

text: Jag ansluter mig till åklagarmyndighetens bedömning att det, med hänsyn till vad som var känt vid tiden för beslutet om husrannsakan, förelåg omständigheter som påtagligt visade att det med fog kunde antas att kundregistret i någon form fanns i CAD-Specialisten AB:s lokaler. Det förelåg därmed synnerlig anledning att det skulle anträffas där i den mening som avses i bestämmelserna om husrannsakan hos annan.

text: Även om lagliga förutsättningar i och för sig föreligger är det inte givet att en husrannsakan i det konkreta fallet ändå bör komma i fråga. Det kan finnas andra mindre ingripande tillvägagångssätt för att uppnå önskat resultat. Enligt min mening är det dock inte självklart att CAD-Specialisten AB frivilligt skulle ha tillmötesgått åklagare och polis i den pågående förundersökningen. Min bedömning är alltså att husrannsakan av utredningsskäl framstått som nödvändig för att nå det avsedda resultatet; ett beslagtagande av det eftersökta kundregistret.

text: I

text: 28 kap 3 a § rättegångsbalken

text: upptas en proportionalitetsregel. Där föreskrivs att husrannsakan får beslutas endast om skälen för åtgärden uppväger det intrång eller men som åtgärden innebär för den misstänkte eller för något annat motstående intresse.

text: 27 kap

text: rättegångsbalken

text: , där bl.a. reglerna om beslag finns, innehåller en motsvarande bestämmelse. Proportionalitetsprincipen kräver att man i varje enskilt fall prövar, om arten och varaktigheten av ingripandet står i rimlig proportion till det önskade målet. Skulle åtgärden i sig få allvarliga skadeverkningar bör övervägas om annat tillvägagångssätt skall väljas eller om man helt skall avstå från att använda tvångsmedel.

text: CAD-Specialisten AB har gjort gällande att de beslag som företogs vid husundersökningen innebar att verksamheten vid företaget inte kunde bedrivas. Särskilt har påpekats att beslaget av servern fick till följd att nätverket inte fungerade och att driftstoppet ledde till att företaget tvingades lägga ned verksamheten under våren 1999.

text: Jag delar bolagets synpunkter att det i och för sig har varit fråga om ingripande åtgärder mot bakgrund av den typ av datorstödd verksamhet som där bedrevs. Det bör dock anmärkas att beslag av för verksamheten betydelsefull datorutrustning hävdes och lämnades åter redan efter en vecka. I ljuset härav ställer jag mig något frågande inför de långtgående följder åtgärderna påstås ha haft för verksamheten.

text: Konsekvenserna av vidtagna åtgärder skall under alla förhållanden vägas mot skälen till de beslutade åtgärderna, mot den brottsmisstanke som fanns i förundersökningen och behovet av att genomföra husrannsakan och ta kundregistret i beslag. I sammanhanget kan inte heller bortses från den skada som Sigma hade drabbats av som en följd av att kundregistret uppenbarligen utnyttjats av ett konkurrerande bolag.

text: Vid en sådan avvägning uppväger enligt min mening skälen för åtgärderna det intrång eller det men som åtgärderna kan ha orsakat. Sammanfattningsvis anser jag att de beslutade åtgärderna faller inom ramen för de bedömningar som lagligen kan göras. Fel eller försummelse vid myndighetsutövning enligt

text: 3 kap 2 § skadeståndslagen

text: föreligger därför inte enligt min uppfattning.

text: Även om tillräckliga grunder har förelegat för att besluta om husrannsakan i detta fall har dokumentationen av beslutet varit bristfällig. Det innehåller inte uppgift om vilken brottsmisstanke som varit aktuell och inte heller uppgift om grunden för beslutet, att fråga varit om husrannsakan enligt andra stycket i

text: 28 kap 1 § rättegångsbalken

text: Det förhållandet att dokumentationen varit bristfällig kan dock inte grunda skadeståndsskyldighet för staten enligt

text: 3 kap 2 § skadeståndslagen

text: CAD-specialisten AB har sammanfattningsvis lämnat följande synpunkter på RÅ:s och åklagarmyndighetens yttranden.

text: "Även om man skulle anse att fog förelåg för uppfattningen att AA var skäligen misstänkt för olovligt förfogande och - vilket CAD-specialisten bestrider - att förutsättningarna för husrannsakan hos annan enligt

text: var uppfyllda redan till följd av anställningsförhållandet, har dock inte det mycket ingripande tillvägagångssätt som tillämpats vid beslagen varit förenligt med behovs- eller proportionalitetsprincipen."

text: Justitiekanslerns bedömning

text: Regler om det allmännas skadeståndsansvar finns i

text: skadeståndslagen (1972:207)

text: . Enligt

text: 3 kap. 2 § skadeståndslagen

text: skall staten ersätta personskada, sakskada eller ren förmögenhetsskada som vållas genom fel eller försummelse vid myndighetsutövning i verksamhet för vars fullgörande staten svarar.

text: Staten bär således inte något strikt ansvar för skador som uppkommer i den statliga verksamheten. För skadeståndsansvar räcker det vidare inte med att en myndighet gjort en rättstillämpning eller bedömning som kan ifrågasättas. Uppfattningar i sådana frågor kan växla i sådan grad att det mera sällan kan talas om fel och försummelse i den mening som avses i den ovan nämnda bestämmelsen i

text: skadeståndslagen

text: . Endast uppenbart oriktiga bedömningar kan därför föranleda skadeståndsansvar (jfr

text: NJA 1994 s. 194

text: och s. 654 samt NJA 1998 A1).

text: När det gäller användningen av tvångsmedel, såsom exempelvis husrannsakan eller beslag, måste det emellertid enligt min uppfattning alltid krävas att de skäl som åberopas för en sådan är objektivt godtagbara och föreligger då beslutet fattas.

text: I det nu aktuella fallet kan jag inledningsvis - i likhet med RÅ - konstatera att åklagarens dokumentation av beslutet den 22 december 1998 om husrannsakan varit bristfällig. Såsom RÅ har anfört saknas i beslutet uppgift om vilken brottsmisstanke som varit aktuell liksom grunden för beslutet. Det är enligt min mening ett grundläggande krav vid all myndighetsutövning att handlingarna i ett ärende på ett fullständigt och korrekt sätt redovisar de åtgärder som vidtagits och övriga relevanta omständigheter, däribland de skäl för ett beslut om tvångsmedel som faktiskt förelegat (jfr JO 1988/89 s. 52 och JO 1997/98 s. 173). Åklagaren kan därför inte undgå kritik för sin underlåtenhet att dokumentera beslutet i nämnda delar.

text: Även om det hade varit en fördel om åklagaren närmare redovisat skälen för beslutet om husrannsakan, är emellertid det förhållandet att beslutsmotiveringen varit bristfällig i sig inte en omständighet som kan föranleda att beslutet skall anses grundat på en uppenbar felbedömning. Helt avgörande för skadeståndsfrågan är i stället huruvida de faktiska förhållandena var sådana att åklagaren haft fog för sitt beslut samt huruvida det varit motiverat att ta aktuell egendom i beslag med hänsyn till bl.a. proportionalitetsprincipen.

text: Jag delar till fullo den bedömning som RÅ redovisat i sitt yttrande hit beträffande förutsättningarna för användningen av tvångsmedel mot CAD-specialisten AB. Åklagaren samt polisen har alltså enligt min uppfattning haft fog för besluten om husrannsakan och beslag. En särskild fråga är emellertid om beslaget skulle verkställts på det sätt som skedde, nämligen genom omhändertagande av centrala delar till datornätverket i företaget. Datorstödet har numera stor betydelse för olika verksamheter inom både den offentliga och privata sektorn. Ett beslag som innebär att datorstödet inte kan fungera får därmed anses vara av särskilt ingripande natur och speciellt i de fall åtgärden vidtas beträffande egendom som tillhör annan än den misstänkte. Enligt min mening är alltså särskild försiktighet påkallad vid beslag av datorutrustning och det bör alltid övervägas om syftet med beslaget kan tillgodoses på något annat sätt än genom att utrustningen tas om hand och avlägsnas från platsen. Ett exempel på ett sådant mindre ingripande tillvägagångssätt är att innehållet på en hårddisk kopieras i sin helhet och förs över till en annan hårddisk. I vad mån omständigheterna motiverar att datorutrustning tas om hand är emellertid alltid en bedömningsfråga och även i viss mån en fråga om tillgång till erforderliga tekniska resurser för t.ex. kopiering av innehållet på en hårddisk. I förevarande fall kan jag inte finna att tvångsåtgärden beträffande datorutrustningen stått i strid med proportionalitetsprincipen och i vart fall inte på ett så uppenbart sätt att ett skadeståndsansvar uppkommit för staten.

text: Sammanfattningsvis finner jag att det inte kan anses ha förekommit sådant skadeståndsgrundande vållande från åklagare eller polis att staten har ådragit sig skadeståndsansvar gentemot CAD-specialisten AB på grund av de åtgärder som vidtagits den 7 januari 1999. CAD-specialistens ersättningsanspråk kan alltså inte vinna mitt gillande.

text: Med den kritik som ligger i det tidigare sagda avslutar jag ärendet.


publisher: Justitiekanslern

title: Diarieföring vid universitet

org: jk

text: Justitiekanslerns beslut

type: rubrik

text: Med de uttalanden som görs i detta beslut avslutas ärendet.

type: stycke

text: Ärendet

text: Bakgrund

text: Justitiekanslern inspekterade Göteborgs universitet i december 1997 (dnr

text: ). Protokollet från inspektionen fogas som bilaga till detta beslut (här utesluten). I protokollet är bl.a. följande antecknat:

text: Granskningen föranleder följande uttalande från Justitiekanslern: Under inspektionen har framkommit att det sätt på vilket universitetets diarieföring är ordnad kan ifrågasättas. Anmärkningsvärt är att den granskade institutionen saknat diarium fram till helt nyligen och att institutionen varken diariefört eller arkiverat sina handlingar. Vidare har framkommit att institutionernas ärenden inte redovisas i de förteckningar över äldre oavgjorda ärenden som universitet enligt

text: 30 § verksförordningen (1995:1322)

text: årligen lämnar till JK. På fråga har upplysts att den centrala universitetsförvaltningen saknar närmare kännedom om hur diarieföringen sker på övriga institutioner. Dessa omständigheter föranleder mig att inleda ett initiativärenden om diarieföring vid universitet (se dnr

text: I ärendet har Uppsala, Lunds, Stockholms och Linköpings universitet ombetts att hit inkomma med en redogörelse för hur diarieföringen är ordnad vid respektive universitet med uppgift tillika om huruvida allmänna handlingar diarieförs centralt eller vid både centralförvaltningen och institutionerna. Universiteten har även ombetts att hit inkomma med en beskrivning av de register hos myndigheten som förs med hjälp av automatisk databehandling (ADB-register) samt eventuella befintliga myndighetsföreskrifter, allmänna råd, instruktioner och skriftligt informationsmaterial för internt bruk rörande diarieföringsrutinerna.

text: Göteborgs universitet har för sin del ombetts att hit inkomma med uppgift om hur andra än den rättsvetenskapliga institutionen sköter diarieföringen samt vilka åtgärder som universitetet avser att vidta med anledning av vad som enligt inspektionsprotokollet framkommit vid inspektionen och vad Justitiekanslern uttalat i saken.

text: I sammanhanget tas också upp några frågor rörande de ärendeförteckningar som universiteten skall ge in hit.

text: Utredningen

text: Av de hit inkomna redogörelserna från universiteten framgår sammanfattningsvis följande.

text: Ansvaret för diarieföringen ligger på central nivå och på ytterligare minst en nivå, nämligen institution eller motsvarande. De diarier som förs centralt för registrering av förvaltningarnas och fakultetsnämndernas eller motsvarande organs handlingar förs med hjälp av ADB.

text: Det bör särskilt nämnas att Lunds universitet har upplyst att vissa ärendetyper som avser myndighetsutövning mot enskilda alltid registreras i huvuddiariet samt att en särskild diariestation har inrättats för de individrelaterade studie- och antagningsärenden som handläggs vid universitetets studerandeenhet.

text: Vidare bör nämnas att Linköpings universitet har upplyst att all diarieföring sker med hjälp av ADB i ett gemensamt system i vilket sökning kan göras i samtliga diarier. Enligt universitetet kan man därigenom snabbt fastställa om ett ärende finns och vilken institution som ansvarar för ärendet. I systemet registreras varje handling i ärendet så att det går att söka enskilda handlingar utan att veta till vilket ärende handlingen hör. Vid de övriga universitet som ombetts yttra sig tycks institutionerna till övervägande del föra manuella diarier i den mån de över huvud taget registrerar allmänna handlingar. Institutionernas diarieföring torde huvudsakligen avse sådana handlingar som är ställda direkt till institutionen i fråga och handlingar som utväxlas mellan förvaltningen och institutionen.

text: Uppsala, Lunds, Stockholms och Linköpings universitet har hit inkommit med diarieplaner, en beskrivning eller förteckning över de ADB-register som förs vid universitetet samt med visst annat material.

text: Göteborgs universitet har lämnat uppgift om i vilken utsträckning institutionerna diarieför samt att universitetet planerade utbildning i diarieföring och fortsatt utbildning i arkivering.

text: Gällande rätt

text: Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten och massmedierna skall ha insyn i statens och kommunernas verksamhet. I

text: tryckfrihetsförordningen

text: (TF) föreskrivs att varje svensk medborgare till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning har rätt att ta del av allmänna handlingar (

text: 2 kap. 1 §

text: TF). Denna rätt som innebär att vem som helst får läsa myndigheternas allmänna handlingar som inte är hemliga, den s.k. handlingsoffentligheten, utgör en viktig del av offentlighetsprincipen.

text: Diarieföring - registrering av allmänna handlingar

text: I

text: 2 kap.

text: TF finns bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet. Med en handling förstås en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 eller

text: 7 §

text: TF är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten (

text: 2 kap. 3 § första stycket

text: TF).

text: En sådan upptagning som avses i

text: 2 kap. 3 § första stycket

text: TF anses förvarad hos en myndighet, om upptagningen är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Detta gäller dock inte en upptagning som ingår i ett personregister, om myndigheten enligt lag eller förordning eller särskilt beslut, som grundar sig på lag, saknar befogenhet att göra överföringen. Med personregister förstås register, förteckning eller andra anteckningar som innehåller uppgift som avser enskild person och som kan hänföras till denne. (

text: 2 kap. 3 § andra stycket

text: TF)

text: För att allmänheten i praktiken skall kunna utnyttja sin rätt till insyn i myndigheternas verksamhet är det betydelsefullt att det går lätt att se vilka allmänna handlingar som finns hos myndigheterna. 15 kap. sekretesslagen, som kompletterar TF:s bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet, innehåller föreskrifter om att allmänna handlingar i princip skall registreras hos myndigheterna. Skyldigheten att registrera handlingar inträder vid den tidpunkt som handlingarna blir allmänna, dvs. när de kommer in till myndigheten eller upprättas där.

text: Grundläggande bestämmelser om myndigheternas skyldighet att registrera allmänna handlingar och om vad sådana register skall innehålla finns i

text: 15 kap.

text: och

text: 2 §§

text: sekretesslagen (1980:100)

text: ; se

text: prop. 1979/80:2

text: del A,

text: bet. 1979/80:KU37

text: och

text: prop. 1981/82:37

text: bet. 1981/82:KU21

text: När allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål , om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handling har kommit in eller upprättats. (1 § första stycket)

text: Om särskilda skäl föreligger får regeringen föreskriva undantag från registreringsskyldigheten enligt första stycket i fråga om handlingar av visst slag som hos myndighet förekommer i betydande omfattning. (1 § andra stycket; sådana föreskrifter finns i 5 § sekretessförordningen, 1980:657)

text: I 13 § finns bestämmelser om undantag från registreringsskyldigheten i fråga om vissa upptagningar för automatisk databehandling. (1 § tredje stycket).

text: Beträffande handling som registreras enligt 1 § skall av registret framgå

text: datum, då handlingen kom in eller upprättades,

text: diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen,

text: i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats,

text: i korthet vad handlingen rör. (2 § första stycket)

text: Vid registrering skall dock uppgift enligt första stycket 3 eller 4 utelämnas eller särskiljas om det behövs av sekretesskäl. (2 § andra stycket)

text: Regeringen får beträffande visst register föreskriva att föreskriften i andra stycket inte skall tillämpas, om denna annars skulle omfatta flertalet i registret upptagna handlingar. (2 § tredje stycket; sådan föreskrifter finns i 6 § sekretessförordningen)

text: Av förarbetsuttalandena (se

text: prop. 1979/80:2

text: Del A s. 353 f.) och

text: Sekretesslagen

text: En kommentar, 1998, av Göran Regner, Marianne Eliason och Sigurd Heuman (s. 15:2 f.) framhålls bl.a. följande beträffande

text: sekretesslagens

text: grundläggande bestämmelser om diarieföring.

text: Syftet med bestämmelserna är att garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar. Myndigheternas skyldighet att registrera allmänna handlingar skall således fylla den funktionen att allmänheten därigenom kan få vetskap om vilka handlingar som finns hos en myndighet. Detta gäller oavsett om myndigheten i stället för att registrera allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller utnyttjar möjligheten att hålla handlingarna så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handlingen har kommit in eller upprättats. Det skall alltid gå att konstatera vilka allmänna handlingar som finns hos myndigheten.

text: När det gäller allmänna handlingar som uppenbarligen är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet finns i 15 kap. 1 § första stycket ett generellt undantag från registrering. Handlingar som omfattas av detta undantag behöver således varken registreras eller på annat sätt hållas lättillgängliga. Vilka dessa handlingar är måste avgöras från fall till fall med utgångspunkt i en handlings betydelse för myndighetens verksamhet. Som exempel på denna typ av handlingar kan dock nämnas pressklipp, cirkulär och reklamtryck som bara indirekt eller i ringa mån rör myndighetens verksamhet, statistiska meddelanden och kopior av andra myndigheters yttranden samt som regel anonyma skrifter och skrifter med meningslöst eller obegripligt innehåll som kommer in från enskilda.

text: I

text: sekretesslagen

text: finns som nämnts endast grundläggande bestämmelser om hur diarieföringen skall ordnas. Myndigheterna har således stor frihet att ordna registreringen efter vad som är lämpligast för den enskilda myndigheten. Registreringen kan ske med eller utan hjälp av automatisk databehandling. Lagen ställer inget krav på central registrering eller på att myndigheterna skall föra en daglig lista över inkomna handlingar (jfr

text: RÅ 1991 ref. 50

text: Det står myndigheterna fritt att föra speciella register, t.ex. för viss del av verksamheten eller för vissa typer av handlingar. I paragrafen [1 §] ställs således i formellt hänseende inga krav på registreringen. Det kan många gånger vara fullt tillräckligt att erforderliga anteckningar om handlingarna görs t.ex. på omslaget till den akt där handlingarna förvaras, på ett dagboksblad eller i en liknande innehållsförteckning till akten (jfr JO 1991/92 s. 124) Oavsett vilken metod som tillämpas, bör den användas konsekvent (JO 1995/96 s. 485). De regler om vad registret skall innehålla som finns i 2 § anger bara ett minimikrav som måste uppfyllas för att möjligheterna till insyn skall tillgodoses. Självfallet står det myndigheterna fritt att vid sidan härav föra de ytterligare register som är nödvändiga för att verksamheten skall kunna bedrivas effektivt. (se Regner, Eliason, Heuman a.a. s. 15:4)

text: Det skall påpekas att skyldigheten att anteckna diarienummer eller annan beteckning endast gäller ifall myndigheten har åsatt handlingen sådant nummer eller liknande beteckning. Man behöver alltså inte tillskapa ett system med diarienumrering bara för att tillgodose denna bestämmelse. När det gäller att ange vad handlingen rör får detta inte tolkas så att registret skall utvisa innehållet i varje enskild skrivelse i ett ärende. Det räcker här med att det i registret eller på dagboksbladet finns en ärendemening som visar vad ärendet handlar om. De enskilda handlingarna kan sedan, som är brukligt, anges med enbart t.ex. "ansökan" eller dylikt. (se Regner, Eliason, Heuman a.a. s. 15:6 f.)

text: När det gäller allmänna handlingar som inte är hemliga föreligger valfrihet mellan att registrera handlingarna och att hålla dem så ordnande att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. Det ankommer på den enskilda myndigheten att avgöra vilket tillvägagångssätt som är att föredra. Bestämmelsen [1 § första stycket] hindrar t.ex. inte att den handling som initierar ett ärende registreras medan övriga handlingar i ärendet ordnas så att deras existens utan omgång kan fastställas. Handlingar som hålls samlade utan registrering bör inte blandas med hemliga handlingar (JO 1995/96 s. 489). (se Regner, Eliason, Heuman a.a. s. 15:3)

text: I de fall då handlingarna är offentliga och registrering därför underlåts krävs i stället att de hålls ordnade på ett lättillgängligt sätt. Det torde här vara tillräckligt t.ex. att handlingarna i tidsföljd finns inlagda i akten i ärendet eller på annat sätt är ordnade enligt något system som gör att det är lätt för en utomstående att skaffa sig en överblick över vilka handlingar som finns. (se Regner, Eliason, Heuman a.a. s. 15:4)

text: Tillämpningen av registreringsskyldigheten har belysts i JO 1986/87 s. 231 (Statens arbetsgivarverk), JO 1988/89 s. 223, JO 1990/91 s. 375, 381 (sjukvårdsförvaltningar i alla tre fallen) och 409 (Generaltullstyrelsen) samt JK 1988 s. 26 (kommunal förvaltning). (se Regner, Eliason, Heuman a.a. s. 15:5)

text: Det finns inte några bestämmelser i TF eller

text: sekretesslagen

text: om att myndigheter skall förvara och bevara allmänna handlingar. För offentlighetsprincipens upprätthållande är det emellertid av stor betydelse att sådana handlingar som har kommit in till eller upprättats hos en myndighet finns kvar hos myndigheten och inte förstörs eller återlämnas till avsändaren (jfr Alf Bohlin, Offentlighetsprincipen, 4:e upplagan, 1994, s. 25).

text: Intresset av att handlingar bevaras hos myndigheterna tillgodoses genom de regler härom som finns i

text: arkivlagen (1990:782)

text: och

text: arkivförordningen (1991:446)

text: . Utöver vad som följer om gallring och överlämnande av handlingar till en arkivmyndighet får en statlig myndighet - med undantag för lånehandlingar - avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker enligt särskilt författningsstöd eller efter ett särskilt beslut av regeringen (

text: 12 § första stycket arkivlagen

text: Särskilda bestämmelser om upptagningar för automatisk databehandling

text: I

text: 15 kap.

text: 14 §§

text: sekretesslagen

text: finns särskilda bestämmelser om upptagningar för automatisk databehandling, ADB-upptagningar (se

text: prop. 1981/82:37

text: bet. 1981/82:KU21

text: och

text: prop. 1990/91:60

text: bet. 1990/91:KU11

text: samt

text: prop. 1997/98:44

text: bet. 1997/98:KU18

text: En myndighet som i sin verksamhet använder ADB skall ordna denna med beaktande av den i TF föreskrivna rätten att ta del av allmänna handlingar. Man brukar här tala om att myndigheten skall ha en god offentlighetsstruktur (jfr Regner, Eliason, Heuman a.a. s. 15:26).

text: I

text: 15 kap. 9 § sekretesslagen

text: anges att myndigheten för att tillgodose det nämnda kravet särskilt skall beakta

text: att allmänna handlingar bör hållas åtskilda från andra handlingar,

text: att skyddet av sekretessbelagda uppgifter i upptagningar som är allmänna handlingar bör vara sådant att insynen enligt TF inte försvåras,

text: att uppgifter i upptagningar som är allmänna handlingar inte bör innehålla förkortningar, koder och liknande som kan försvåra för den enskilde att ta del av handlingen,

text: det bör framgå när uppgifter tillförts en upptagning som är allmän handling och, om de ändrats eller gallrats, vid vilken tidpunkten detta skett. (9 § första stycket)

text: Myndigheten skall vidare ordna databehandlingen med beaktande av det intresse som enskilda kan ha att själva utnyttja terminal eller annat tekniskt hjälpmedel hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar. (9 § andra stycket)

text: Myndighet skall på begäran bereda enskild tillfälle att själva använda terminal eller annat tekniskt hjälpmedel som myndigheten förfogar över för att ta del av upptagning för automatisk databehandling. Sådan skyldighet föreligger dock inte, om sökande därigenom får tillgång till upptagning som inte anses som allmän handling hos myndigheten eller om hinder möter på grund av bestämmelse om sekretess, på grund av fara för förvanskning eller förstöring eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. (10 § första stycket)

text: I fråga om beslut, varigenom myndighet har avslagit enskilds begäran enligt första stycket, tillämpas vad som är föreskrivet om överklagande av beslut som avses i 7 § första stycket. (10 § andra stycket)

text: Varje myndighet skall för allmänheten hålla tillgänglig en beskrivning av de register, förteckningar eller andra anteckningar hos myndigheten som förs med hjälp av automatisk databehandling (ADB-register). Sådan skyldighet föreligger dock inte i fråga om ADB-register som inte till någon del anses som allmän handling hos myndigheten. Myndigheten är inte heller skyldig att tillhandahålla en beskrivning som uppenbarligen skulle vara av ringa betydelse för enskildas rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheten. (11 § första stycket)

text: En sådan beskrivning som avses i första stycket skall ge upplysning om:

text: ADB-registrets benämning,

text: ADB-registrets ändamål,

text: vilka typer av uppgifter i ADB-registret som myndigheten har tillgång till och på vilket sätt dessa uppgifter normalt inhämtas,

text: hos vilka andra myndigheter ADB-registret är tillgängligt för överföring till läsbar form,

text: vilka terminaler eller andra tekniska hjälpmedel som enskild själv kan få utnyttja hos myndigheten,

text: vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen skall tillämpa på uppgifter i ADB-registret,

text: vem som hos myndigheten kan lämna närmare upplysningar om ADB-registret och dess användning i myndigheternas verksamhet,

text: rätt till försäljning av personuppgifter i personregister som avses i

text: datalagen (1973:289)

text: 11 § andra stycket

text: I beskrivningen skall dock uppgift enligt andra stycket utelämnas, om det behövs för att beskrivningen i övriga delar skall kunna företes för allmänheten. (11 § tredje stycket)

text: Myndigheten skall på begäran av enskild lämna de särskilda upplysningar som den enskilde behöver för att kunna ta del av upptagningar för automatisk databehandling som anses som allmänna handlingar hos myndigheten. Sådan skyldighet föreligger dock inte i den mån hinder möter av hänsyn till arbetets behöriga gång. (12 §)

text: Om upptagning för automatisk databehandling förs in i ett ADB-register som är tillgängligt för flera myndigheter för överföring i läsbar form, är endast den myndighet som gör införingen registreringsskyldig enligt 1 §. (13 §)

text: Om en myndighet för handläggning av ett mål eller ärende använder sig av en upptagning för automatisk databehandling skall upptagningen tillföras handlingarna i målet eller ärendet i läsbar form, om inte särskilda skäl föranleder annat. (14 §)

text: Som framgår av Datalagskommitténs betänkande Integritet Offentlighet Informationsteknik (

text: SOU 1997:39 s. 572

text: f.) konstaterades vid tillkomsten av specialbestämmelsen för registrering av elektroniska handlingar i

text: 15 kap. 13 § sekretesslagen

text: att föreskrifterna i

text: sekretesslagen

text: om registreringsskyldighet är svåra att tillämpa på ADB-upptagningar (jfr

text: prop. 1981/82:37 s. 29

text: ). Departementschefen pekade särskilt på följande tre omständigheter. Det första problemet hänger samman med synen på delade databaser. Eftersom en upptagning som finns tillänglig i en databas till vilken flera myndigheter är anslutna anses vara en allmän handling vid alla dessa myndigheter skall upptagningen i princip bli föremål för registrering vid samtliga myndigheter. Detta ansågs i praktiken vara omöjligt. Ett annat problem är att det kan vara svårt att avgöra när en handling är upprättad om den inte har expedierats, detta eftersom innehållet i upptagningen inte fixeras. För det tredje är det svårt att skilja en upptagning från en annan. Det går inte att registrera alla uppgiftskonstellationer - potentiella handlingar - som kan åstadkommas med hjälp av de ursprungligen registrerade uppgifterna. Bestämmelsen i

text: 13 §

text: och den nya bestämmelsen om myndigheternas skyldigheter att tillhandahålla registerbeskrivningar (

text: 15 kap. 11 § sekretesslagen

text: ) ansågs tills vidare få råda bot på problemen med registreringen av ADB-upptagningar (a. prop. 30).

text: Utlämnande av allmän handling

text: I 2 kap. 12-17 §§ TF finns grundläggande bestämmelserna om vad myndigheterna har att rätta sig efter när någon önskar ta del av en allmän handling. Dessa grundlagsregler kompletteras av bestämmelserna i

text: 15 kap.

text: 8 §§

text: sekretesslagen

text: om vem inom en myndighet som i första hand har att fatta beslut i en utlämnandefråga och de olika leden i prövningen, om den utfaller negativt för sökanden.

text: Justitiekanslerns bedömningar

text: Diarieföringen

text: Efter min granskning av de redogörelser av hur diarieföringen är ordnad vid de i ärendet aktuella universiteten har jag funnit skäl att särskilt klargöra och uttala följande.

text: Först vill jag erinra om att ett universitet är en myndighet i

text: tryckfrihetsförordningens

text: och

text: sekretesslagens

text: mening.

text: I

text: 2 kap. 8 §

text: TF föreskrivs att om ett organ som ingår i eller är knutet till ett verk eller liknande myndighetsorganisation har överlämnat en handling till ett annat organ inom samma myndighetsorganisation eller framställt en handling för ett sådant överlämnande, skall handlingen inte anses som därigenom inkommen eller upprättad i annat fall än då organen uppträder som självständiga i förhållande till varandra.

text: Huvudregeln är alltså att en handling som utväxlas mellan olika enheter inom samma myndighetsorganisation skall betraktas som en myndighets interna angelägenhet. Det uppkommer då inte någon handlingsoffentlighet förrän myndigheten slutligt avgjort det ärende till vilket handlingen hör.

text: I förarbetena till denna bestämmelse (se

text: prop. 1975/76:160 s. 151

text: f.) uttalas att ju mer självständig någon av de berörda enheterna kan sägas vara i förhållande till myndigheten i övrigt, desto starkare kräver emellertid offentlighetsintresset att handlingar som passerar till och från denna enhet betraktas på samma sätt som handlingar som sänds mellan åtskilda myndigheter.

text: Vidare uttalas att om ett organ i eget namn har fattat ett överklagbart beslut av konstitutiv betydelse skall den handling som innefattar beslutet självfallet anses upprättad respektive inkommen även om handlingen bara sänds till ett annat organ i samma myndighetsorganisation. Detsamma skall normalt gälla i fråga om ett yttrande som avges självständigt och innebär att ifrågavarande organ definitivt skiljer sig från frågan. Förhållanden kan dock ibland vara sådana att en annan ståndpunkt framstår som motiverad.

text: Även i vissa andra fall bör enligt förarbetena ett organ som ingår i en större enhet anses som så självständigt i förhållande till andra organ inom samma enhet att handlingar som utväxlas dem emellan därigenom anses upprättade respektive inkomna. Omständigheter av betydelse i detta sammanhang kan enligt förarbetena vara att ett organ självständigt förvaltar viss egendom, har viss handlingsfrihet inom en angiven ekonomisk ram eller i övrigt kan vidta vissa faktiska åtgärder självständigt och på eget ansvar. Föredragande statsråd framhöll i detta sammanhang att det givetvis kan förhålla sig så att ett visst organ endast i vissa särskilda hänseenden intar en så självständig ställning i förhållande till modermyndigheten att utväxlade handlingar omedelbart bör anses som allmänna.

text: De olika organ (fakultetsnämnder, institutioner och liknande) som ingår i universitets organisation kan enligt min mening inte generellt anses ha en sådan självständig ställning som avses i förarbetsuttalandena. Alla delar av universitetet tillhör alltså som regel en och samma myndighet.

text: Detta innebär att om ett organ som ingår i myndigheten universitet (ex. en institution) överlämnar en handling till ett annat organ hos universitetet (ex. en enhet vid den centrala förvaltningen) eller framställt en handling för ett sådant överlämnande, anses handlingen normalt inte som därigenom inkommen eller upprättad (jfr t.ex. JO 1990/91 s. 378). Förutsättningen för att handlingen skall anses inkommen eller upprättad är att organen på det sätt som avses i

text: 2 kap. 8 §

text: TF uppträder som självständiga i förhållande till varandra. Ledning för hur man i det särskilda fallet skall se på denna fråga får hämtas i de bestämmelser som gäller de olika organens organisation, beslutsbefogenheter etc.

text: I detta sammanhang finns det skäl att understryka att inte endast korrespondens till och från universitetet utgör allmänna handlingar. Allmänna handlingar är nämligen även sådana hos universitetet förvarade handlingar som upprättats där utan att ha expedierats. En handling anses upprättad hos universitetet, inte bara när den har expedierats, utan även när det ärende till vilket den hänför sig har slutbehandlats hos universitetet eller, om handlingen inte hänför sig till ett visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts (jfr

text: 2 kap. 7 §

text: TF).

text: Det ankommer på universitetet som myndighet att se till att myndighetens allmänna handlingar diarieförs. Det finns dock, vilket jag återkommer till nedan, i och för sig inte något som hindrar att universitetet delegerar till organ inom universitetet, ex. enskilda institutioner, att föra egna diarier över sådana allmänna handlingar som kommit in till institutionerna eller upprättats där.

text: Det har framkommit av ett par av de hit ingivna redogörelserna att ett ärende kan komma att diarieföras både centralt och vid en institution. Att så sker kan vara ett tecken på att det inte råder full klarhet i fråga om när en handlingen i TF:s mening anses inkommen eller upprättad. För att hålla ordning i ärendehanteringen kan det naturligtvis finnas behov av att för en handling som skickas mellan olika enheter inom universitetet, registrera när handling lämnar respektive återkommer till den enhet som handlägger det ärende till vilket handlingen hör (jfr JO 1995/96 s. 491). Ett förfarande med dubbla diarienummer bör emellertid undvikas eftersom det kan leda till oklarheter om var en handling förvaras och om vem som i första hand har att avgöra om handlingen skall lämnas ut. Dessutom kan det rent internt också leda till missförstånd om vem som ansvarar för att ärendet inom rimlig tid avslutas och arkiveras.

text: Det är naturligtvis en fördel för den som önskar att ta del av allmänna handlingar hos ett universitet att centralt kunna ta del av myndighetens diarium eller diarier, särskilt som universitet i regel är stora myndigheter vars olika organ ofta är utspridda i olika byggnader. Med hänsyn till myndigheternas frihet att ordna sin diarieföring kan emellertid, som tidigare nämnts, något krav på central diarieföring inte ställas. Eftersom en allmän handling som kommit in till eller upprättats hos en myndighet skall registreras utan dröjsmål torde det också vara en fördel om handlingar som kommer in till eller upprättats hos t.ex. en institution vid ett universitet också diarieförs där.

text: När diarier även förs lokalt, t.ex. på institutionsnivå, är det av stor vikt att den som vill ta del av en allmän handling hos universitetet utan att veta vilket organ som har diariefört handlingen ändå kan få svar på om handlingen finns hos universitetet eller inte. Detta kräver att framför allt den administrativa personal som har att diarieföra allmänna handlingar också har kunskaper om vilka andra organ inom universitetet som för register över allmänna handlingar, vilka typer av handlingar som diarieförs på de olika enheterna och vem som där ansvarar för registreringen. Ett gemensamt diarieföringssystem för hela myndigheten är naturligtvis att föredra. Universiteten bör enligt min mening också eftersträva att på sikt ordna sitt diarieföringssystem på det sättet, att samtliga diarier är tillgängliga från en och samma terminal för den som vill ta del av allmänna handlingar hos universitetet. Det ADB-baserade diariesystemet vid Linköpings universitet är enligt min mening en god förebild.

text: I detta sammanhang vill jag även erinra om att också ett diarium hos en myndighet är att anses som en allmän handling när det har färdigställts för anteckning eller införing (jfr vad som i

text: 2 kap. 7 § andra stycket

text: TF föreskrivs om diarier och andra register som förs fortlöpande).

text: Som redovisats ovan kan avsteg göras från huvudregeln om diarieföring beträffande inte sekretessbelagda allmänna handlingar. För att garantera envars rätt att ta del av allmänna handlingar och därmed tillgodose insynsrätten måste för att diarieföring skall kunna underlåtas dessa ändå hållas ordnade på ett lättillgängligt sätt. Detta kan t.ex. ske genom aktbildning där endast den handling som initierat ärendet diarieförs och övriga handlingar antecknas på ett dagboksblad eller dylikt i akten. Ett annat sätt är att i kronologisk ordning samla vissa typer av handlingar i pärmar eller dylikt. För att det utan svårighet skall kunna fastställas om en viss handling har kommit in eller upprättats kan det ifrågasättas om det kan anses tillräckligt att hålla t.ex. förordnanden ordnade i personnummerföljd, som jag i något fall noterat förekommer. Den fråga man måste ställa sig är naturligtvis hur det lättast går att återfinna en allmän handling. Det bör rimligen vara lättare att återfinna sådana handlingar som t.ex. förordnanden om de är ordnade i kronologisk och/eller alfabetisk ordning efter namnen på dem som förordnandena avser.

text: Som JO i ämbetsberättelsen 1995/96 s. 485 uttalat, måste när myndigheten har bestämt sig för ettdera systemet för handlingar av ett visst slag detta tillämpas konsekvent. Det kan således inte godtas att allmänna handlingar av ett visst slag ömsom registreras, ömsom "bara" hålls förvarade i viss ordning. Även ett system med ordnad handlingsförvaring för sådana handlingar som myndigheten bestämt sig för att inte registrera, ställer enligt JO stora krav på förvaringssystemets uppbyggnad och på konsekvens i tillämpningen av systemet. I kravet på konsekvens ligger enligt min mening också att olika enheters system för förvaring av handlingar som inte diarieförs, inte får avvika från varandra. Om det brister i detta hänseende försvåras möjligheterna för den som önskar ta del av institutionernas handlingar att konstatera huruvida en viss handling finns eller inte.

text: Registerbeskrivningarna

text: Vad gäller universitetens beskrivningar av ADB-register vill jag erinra om att enligt bestämmelserna i

text: 15 kap. 11 § sekretesslagen

text: behöver en sådan beskrivning endast uppta ADB-register som till någon del anses som allmän handling hos myndigheten. En myndighet är inte heller skyldig att tillhandahålla en beskrivning som uppenbarligen skulle vara av ringa betydelse för enskildas rätt att ta del av allmänna handlingar hos universitetet. För beskrivningen gäller att den, med det undantag som framgår av 15 kap. 11 tredje stycket

text: sekretesslagen

text: , enligt

text: andra stycket

text: samma lagrum skall ge upplysning om ADB-registrets ändamål m.m.

text: Av förarbetesuttalandena framgår att utgångspunkten för en myndighets bedömning av behovet av en registerbeskrivning bör vara att beskrivningen skall finnas (

text: prop. 1981/82:37 s. 54

text: f). För de fall då en sådan registerbeskrivning upprättas skall den hålla den minimistandard som framgår av

text: 15 kap. 11 § sekretesslagen

text: Vid granskningen av de hit ingivna beskrivningarna av ADB-register har jag särskilt noterat att de diarier som förs med hjälp av ADB inte i samtliga fall finns med i beskrivningarna av ADB-register. I de fall diarieföringsregistret tagits med har ändamålet med registret inte preciserats så att därav framgår att inte alla universitetets allmänna handlingar diarieförs i registret. Om ett ADB-registers ändamål omvänt skulle vara diarieföring av allmänna handlingar vid en viss institution bör detta också framgå av beskrivningen av ADB-register för att kraven på god offentlighetsstruktur enligt min mening skall anses uppfyllda.

text: Jag har även noterat att den största delen av de ADB-register som förs vid de universitet som ombetts yttra sig, är olika slags forskningsregister. Enligt min bedömning torde dessa forskningsregister i allmänhet vara register för vilka det krävs det slag av beskrivning som avses i

text: 15 kap. 11 § första stycket sekretesslagen

text: . De registerbeskrivningar som universiteten har gett in håller dock inte den minimistandard som en sådan beskrivning skall uppfylla. Här tänker jag särskilt på att det i beskrivningarna kan saknas upplysning om vilka typer av uppgifter i registret som universitetet har tillgång till och på vilket sätt dessa uppgifter normalt inhämtas, vilka terminaler eller andra tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få utnyttja, vilka bestämmelser om sekretess som universitetet vanligen skall tillämpa på uppgifter i registret eller vem som hos myndigheten kan lämna närmare upplysningar om ADB-registret och dess användning i universitetets verksamhet.

text: Ett sätt att komma till rätta med dessa brister skulle förslagsvis kunna vara att, såsom Lunds universitet har gjort, skapa en blankett för ändamålet. Beskrivningarna skall hållas tillängliga för allmänheten och bör därför lämpligen hållas samlade centralt.

text: Regeringen har beslutat att en kommitté skall göra en översyn bl.a. av bestämmelserna om allmänna handlingars offentlighet i syfte att vidga möjligheterna för offentlighetsprincipens tillämpning i IT-samhället (se kommittédirektiven Offentlighetsprincipen och IT samt översyn av

text: sekretesslagen

text: m.m. 1998:32). I det sammanhanget kommer bestämmelserna om beskrivningar av ADB-register att ses över. Jag finner därför inte anledning att nu ytterligare fördjupa mig i dessa frågor.

text: I samband härmed vill jag emellertid avslutningsvis nämna att ADB-upptagningar i register som en myndighet har tillgång till genom avtal med enskilda omfattas av den s.k. biblioteksregeln i

text: 2 kap. 11 § första stycket 3

text: TF. Av biblioteksregeln framgår att tryckt skrift, ljud- eller bildupptagning eller annan handling som ingår i bibliotek inte är att betrakta som allmän handling (jfr

text: prop. 1990/91:60

text: bet. 1990/91:KU11

text: och 1991/92:KU2). Innehållet på Internet torde med andra ord vanligtvis inte utgöra allmänna handlingar (se JO:s beslut den 9 januari 1998, dnr

text: Informationsmaterialet

text: I ärendet har Uppsala, Lunds, Stockholms och Linköpings universitet samtliga inkommit med något slag av internt informationsmaterial om diarieföring. Härvid har jag med tillfredsställelse noterat att telefax och e-post i de flesta fall särskilt omnämnts i materialet.

text: Med hänsyn till de i detta beslut aktuella bestämmelsernas komplexitet och betydelse för offentlighetsprincipens förverkligande bör det enligt min mening kunna krävas av samtliga universitet att det för internt bruk finns någon slags handledning om allmänna handlingar och diarieföring. I en sådan handledning bör syftet med handlingsoffentlighet och diarieföring förklaras. Av handledningen bör också framgå vad som avses med en allmän handling, vilka handlingar som skall registreras och av vem, vilka uppgifter som skall registreras, för vilka slag av handlingar registrering lämpligen kan underlåtas och hur man då i stället lämpligen förfar samt exempel på handlingar som uppenbart är av ringa betydelse för universitetets verksamhet och som därför är undantagna från registrering.

text: En sådan handledning, som med jämna mellanrum bör ses över och vid behov uppdateras, är tillsammans med återkommande utbildningsinsatser naturligtvis av största vikt för den personal som är satt att sköta diarieföring. Men samtliga anställda bör enligt min mening på lämpligt sätt informeras om vad som gäller om allmänna handlingar och registrering av sådana handlingar. Sådan information är inte minst viktig när det gäller diarieföring av allmänna handlingar i form av telefax och e-post.

text: Sammanfattande slutsatser

text: Granskningen utvisar stora skillnader i hur diarieföringssystemen är ordnade och hur de i detta sammanhang aktuella bestämmelserna i

text: sekretesslagen

text: tillämpas vid de universitet som ombetts yttra sig i ärendet. Enligt min mening skulle det vara en fördel om större enhetlighet kunde uppnås. Jag ifrågasätter därför om inte Högskoleverket skulle kunna ta ett initiativ i syfte att - inom ramen för lärosätenas befintliga organisatoriska och ADB-tekniska lösningar - skapa större enhetlighet i diarieföringssystemen.

text: Ärendeförteckningarna

text: Granskningen av de ärendeförteckningar som universiteten skulle ge in senast den 1 mars 1998 utvisar eller ger anledning att misstänka att det hos vissa universitet alltjämt råder oklarheter om vad ärendeförteckningen skall innehålla. Detta föranleder mig att erinra om och klargöra följande.

text: Verksförordningen (1995:1322)

text: tillämpas på myndigheter under regeringen i den omfattning som regeringen föreskriver i myndighetens instruktion eller i någon annan förordning. Enligt

text: 1 kap. 5 § högskoleförordningen (1993:100)

text: tillämpas bl.a.

text: 30 § verksförordningen

text: på universitet och högskolor.

text: Enligt

text: 30 § verksförordningen

text: skall myndigheten varje år senast den 1 mars lämna Justitiekanslern en förteckning över de ärenden som kommit in till myndigheten före den 1 juli föregående år men som inte avgjorts vid årets utgång. Justitiekanslern får i det enskilda fallet besluta något annat.

text: Vad först gäller den tidsmässiga avgränsningen för den förteckning som skall ges in senast den 1 mars 2000 gäller följande. I förteckningen tas upp alla de ärenden som kommit in till myndigheten någon gång före den 1 juli 1999 (första halvåret 1999, under 1998 eller tidigare) och som inte är slutligt handlagda eller avgjorda vid 1999 års utgång. De ärenden som kommit in efter den 30 juni 1999 skall alltså inte tas med i förteckningen.

text: Samtliga myndighetens ärenden, dvs. även ärenden som handläggs på annan än central nivå som t.ex. institutionsnivå, som kommit in till universitetet före den 1 juli 1999 och som inte är slutligt handlagda eller avgjorda vid 1999 års utgång skall tas upp i förteckningen.

text: Det är vidare endast sådana ärenden som kommit in till universitetet före den 1 juli 1999 och som inte slutligt handlagts eller avgjorts vid 1999 års utgång som skall tas upp i förteckningen. Sådana ärenden som universitetet självt tagit upp , s.k. initiativärenden, och andra ärenden av rent intern natur skall inte redovisas .

text: Universiteten har tidigare också upplysts om att ärendena skall redovisas med inkomstdatum, diarienummer, ingivare/anmälare, uppgift om vad ärendet avser samt senaste åtgärd, med angivande av datum för denna åtgärd. Upplysningar som "handläggning pågår", "under utredning" eller liknande kan som regel inte godtas.

text: Härmed förutsätter jag att universitetens ärendeförteckningar fortsättningsvis kommer att innehålla den information som de är avsedda att ge.