title: Initiativärende angående en kommunal nämnds arkivhantering

text: Initiativet

text: Vid min inspektion av Byggnadsnämnden i Helsingborgs kommun den 6–8 september 2005 antecknades följande till protokollet under punkten 3.2 (JO:s dnr 3523-2005).

text: Under inspektionen framkom att nämnden efter det att ett ärende har vunnit laga kraft mikrofilmar och därefter förstör samtliga handlingar i ärendet. Detta medförde svårigheter att granska avslutade ärenden, eftersom JO inte hade tillgång till handlingarna. Det sist nämnda kan belysas av att försöken att skriva ut handlingar ur avslutade ärenden som gjordes av kanslipersonal vid stadsbyggnadskontoret misslyckades då utskrifterna höll väldigt låg kvalitet. Vid den avslutande genomgången uppgav företrädare för nämnden bl.a. följande. Detta är ett nytt system för arkivering som infördes för ett par år sedan och det har tagit tid att få det att fungera. Under ca ett år har parallella system använts. Dessutom är handlingarna i ett ärende inte tillgängliga under den månad som akten skickas iväg för mikrofilmning. Nästan alla Sveriges större kommuner tillämpar detta system. Handlingarna kan läsas och skrivas ut via dator. Målet är att handlingarna skall vara tillgängliga för allmänheten genom en särskild terminal. Systemet är dock fortfarande i en uppbyggnadsfas. Att en person på kansliet endast har varit anställd ca två veckor kan ha bidragit till problemen med utskrifter. Det skall annars inte vara några problem att få handlingar utskrivna. JO anförde följande till protokollet. Grundläggande bestämmelser om myndigheters arkiv finns i

text: arkivlagen (1990:782)

text: och i

text: arkivförordningen (1991:446)

text: . Dessutom meddelar Riksarkivet de föreskrifter som kan anses behövliga och kommuner kan också själva utfärda sådana ytterligare föreskrifter. Enligt

text: 3 § tredje stycket arkivlagen

text: skall myndigheternas arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. I arkivvården ingår bl.a. att organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas (se

text: 6 § 1 arkivlagen

text: ). Oberoende av vilken teknik som har valts för lagring av handlingar måste sökning kunna ske snabbt och säkert. Handlingar och uppgifter skall vara lätta att återfinna och gången av ett ärende lätt att följa. Givetvis följer av detta att det dessutom skall vara lätt att hitta i arkivet för myndighetens egen personal (se bl.a. Gränström m.fl.,

text: Arkivlagen

text: , Bakgrund och kommentarer, 2 uppl. 2000, s. 111 f).

text: Överföring av information från en databärare, dvs. det fysiska underlaget (t.ex. papper), till en annan med påföljande förstöring av informationen på den ursprungliga databäraren kan likställas med gallring om överföringen medför informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet (se 6 § Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd,

text: RA-FS 1991:4

text: , om framställning och hantering av handlingar på mikrofilm). Enligt Riksarkivets allmänna råd (RA- FS 1997:8) om gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv, punkten 1.2, måste ett gallringsbeslut fattas om man vill överföra information från papper till mikrofilm eller till någon form av ADB-databärare (och förstöra papperet). Regler om gallring finns i

text: 10 § arkivlagen

text: . Gallring innebär att handlingar sorteras ut och förstörs. Vid gallring skall alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ändamål som anges i den tidigare redovisade bestämmelsen i

text: 3 § tredje stycket arkivlagen

text: . Dessutom får gallring inte ske utan att beslut om detta har meddelats. Vem som beslutar om gallring i en kommun framgår av kommunens arkivreglemente. Jag har tagit del av arkivreglementet för Helsingborgs kommun. Av 8 § i reglementet följer att varje myndighet, här alltså byggnadsnämnden, fattar beslut om gallring och att detta skall ske efter samråd med arkivmyndigheten, dvs. kommunstyrelsen. Arkivmyndigheten har rätt att besluta om undantag från gallring som har beslutats av en myndighet. Stadsarkivet skall genomföra inspektioner och ge råd i arkivfrågor samt hålla kommunstyrelsen underrättad om myndigheternas arkivvård (se 4 §). Enligt gallringsbestämmelser fogade till en till JO lämnad handling om posthantering (se aktbilaga 4 sista sidan) kan bl.a. handlingar som har tillfällig betydelse p.g.a. att innehållet har överförts till annat format eller annan databärare gallras omedelbart. Av muntliga upplysningar från kommunstyrelsen framgår att styrelsen den 30 november 1999 beslutade att anta nämnda gallringsbestämmelser för allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse samt att rekommendera övriga nämnder, styrelser och bolag att anta liknande bestämmelser. Mot bakgrund av de iakttagelser som gjordes vid inspektionen kan det ifrågasättas om nämndens arkivbildning och arkivvård uppfyller de krav som jag nyss har redogjort för. Kommunstyrelsen har som arkivmyndighet tillsyn över nämndens arkivhantering. Styrelsen skall därför anmodas att, efter hörande av byggnadsnämnden, yttra sig över nämndens arkivhantering.

text: Utredning

text: I yttrande den 8 februari 2006 anförde kommunstyrelsen i huvudsak följande (bilagorna utelämnade här).

text: Kommunstyrelsen har låtit höra byggnadsnämnden som, i yttrande den 24 januari 2006, anfört att nämndens arkivhantering är reglerad genom den arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan som utarbetats i samråd med arkivmyndigheten, dvs. kommunstyrelsen genom dess Stadsarkiv, och som antagits av byggnadsnämnden genom beslut 2002. De handlingar som varit föremål för JO:s granskning, det s.k. bygglovsarkivet, har mikrofilmats. Handlingarna har därefter gallrats, dvs. förstörts omedelbart. Denna rutin för hanteringen har varit förenlig med av kommunstyrelsen beslutade Gallringsbestämmelser. Emellertid har rutinerna på senare tid förbättrats, genom att handlingarna numera även skannas till digital form. Efter JO:s inspektion kommer ytterligare förbättringar att genomföras. I fortsättningen kommer även handlingar som avser förhandsbesked i bygglovsärenden och ärenden som blir föremål för avskrivning att skannas till digital form. Även rutinerna rörande tillgång till allmänna handlingar kommer att förbättras. Nämnden noterar avslutningsvis att

text: inspektionen skedde vid ett tillfälle då personalbyte gjordes och då tillräcklig erfarenhet av det nya digitala systemet saknades. Detta har åtgärdats genom utbildning av aktuell personalgrupp. De utskrivna handlingarnas dåliga läskvalitet har åtgärdats genom byte av aktuell maskinvara. Yttrandet i sin helhet bilägges, bilaga 1. Kommunstyrelsen delar i allt väsentligt de synpunkter som framförts i JO:s protokoll avseende byggnadsnämndens hantering av allmänna handlingar och vill betona vikten av att nämndens arkivvård är förenlig med såväl gällande rätt som med Helsingborgs stads regelverk inom området. I Helsingborgs stads Arkivreglemente, beslutad av kommunfullmäktige den 16 juni 1998, bilaga 2, anges att det åligger varje myndighet, dvs. nämnd, att ansvara för att dess arkiv vårdas enligt

text: arkivlagen

text: och på det sätt som framgår av

text: 7 §§

text: i reglementet. Dessa paragrafer reglerar nämndens ansvar för handlingars upprättande och registrering (

text: 6 §

text: ) samt rensning och arkivavgränsning av handlingar (

text: 7 §

text: ). Av protokollet över JO:s inspektion framgår att byggnadsnämnden inte efterlever dessa föreskrifter på ett tillfredsställande sätt. Av

text: 3 §

text: Arkivreglementet framgår att kommunstyrelsen är kommunens arkivmyndighet och att det åligger kommunstyrelsen att övervaka att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt

text: arkivlagen

text: och Arkivreglementet. Av flera skäl har kommunstyrelsens tillsynsplikt över nämndernas arkivhantering under senare år ej fungerat tillfredsställande. Kommunstyrelsen har nu för avsikt att intensifiera denna sin tillsynsverksamhet, där byggnadsnämnden har en given prioritet. Som ett led i denna verksamhet kommer kommunstyrelsen, genom dess Stadsarkiv, att under våren 2006 genomföra en inspektion av stadsbyggnadskontoret. Vid denna kommer särskild uppmärksamhet att fästas på de av JO påpekade bristerna. Kommunstyrelsen har anmodats att yttra sig över byggnadsnämndens arkivhantering. Det finns mot bakgrund av de övriga påpekanden som JO anfört i sitt protokoll och som inte är föremål för kommunstyrelsens yttrande i detta ärende, skäl för kommunstyrelsen att med omedelbar verkan inleda en dialog med nämnden, i syfte att dels säkerställa efterlevnaden av offentlighetsprincipen,

text: arkivlagen

text: och stadens arkivreglemente, dels säkerställa en ändamålsenlig och professionell dokument- och ärendehantering.

text: Handlingarna i ärendet överlämnades därefter till Riksarkivet för det yttrande ur arkivsynpunkt som ärendet kunde föranleda, särskilt beträffande nämndens förfarande att gallra samtliga handlingar i pappersform efter mikrofilmning.

text: Riksarkivet anförde i yttrande den 15 maj 2006 i huvudsak följande (bilagorna utelämnade här).

text: Sammanfattning

text: De av JO observerade problemen gällde framförallt läsbarheten hos handlingar som överförts till mikrofilm varefter pappersoriginalen gallrats. Att Byggnadsnämnden i Helsingborgs stad mikrofilmar/skannar dessa handlingar och därefter förstör pappersoriginalen kan inte generellt sägas strida mot arkivlagstiftningen. Det finns åtskilliga exempel på såväl statliga som kommunala myndigheter som tillämpar liknande rutiner på olika områden, på det statliga området efter medgivande från Riksarkivet. Om handlingarna efter mikrofilmning inte har en acceptabel läsbarhet är det däremot inte förenligt med

text: arkivlagens

text: krav på tillgänglighet på kort och lång sikt. Av kommunens yttrande framgår att problemet har uppmärksammats och åtgärdats bl.a. genom utbyte av maskinvara. Handlingar som redan har mikrofilmats eller skannats med dålig kvalitet måste anses som förlorade om originalen redan har förstörts, och detta måste betraktas som en gallring som inte är förenlig med

text: arkivlagens

text: intentioner. Ett krav på kontroll av läsbarheten innan man gallrar originalen är en förutsättning. För att kunna uppfylla såväl

text: tryckfrihetsförordningens

text: bestämmelser om tillhandahållande av allmänna handlingar som

text: arkivlagen

text: , måste myndigheterna vid sådan överföring till annat lagringsmedium som även innebär gallring av originalhandlingarna ha fungerande rutiner för att undvika informationsförluster. I det aktuella fallet är en sådan informationsförlust särskilt allvarlig eftersom det kan innebära rättsförluster för den enskilde.

text: Gällande rätt

text: Grundläggande bestämmelser om myndigheternas arkiv finns, som nämns i inspektionsprotokollet, i

text: arkivlagen (1990:782)

text: och i

text: arkivförordningen (1991:446)

text: . Den praktiska arkivhanteringen, som är nödvändig för att uppfylla

text: tryckfrihetsförordningens

text: syfte, regleras i stora drag i de för den offentliga sektorn gemensamma regler som ges i

text: 10 §§

text: arkivlagen

text: Arkivlagens

text: 16 §§

text: innehåller dessutom bestämmelser särskilt om kommunala arkiv. Enligt

text: arkivlagens

text: 16 §

text: får kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige meddela föreskrifter om arkivvården inom kommunen eller landstinget i den utsträckning något annat inte är särskilt föreskrivet. Detta innebär att den beslutande församlingen får besluta om sådana föreskrifter om arkivvården inom kommunen eller landstinget som inte har meddelats i lag eller på annat sätt.

text: Arkivförordningen (1991:446)

text: innehåller vissa bestämmelser som är gemensamma för statliga och kommunala myndigheter (

text: 7 §§

text: ), varigenom regeringen har meddelat ett fåtal följdföreskrifter till

text: arkivlagen

text: även för kommuner och landsting. Här har regeringen också bemyndigat Riksarkivet att i begränsad utsträckning utfärda föreskrifter även för kommuner och landsting. Denna föreskriftsrätt gäller godkännande och märkning av skrivmateriel och förvaringsmedel samt vad som för olika fall krävs av materiel och metoder med hänsyn till behovet av beständighet (

text: 2 §

text: ). Riksarkivet får vidare meddela närmare föreskrifter om när en handling skall anses vara arkiverad (

text: 3 §

text: ). Riksarkivet har dock hittills valt att, med hänsyn till den kommunala självstyrelsen, avstå från att utfärda föreskrifter för kommuner och landsting, och att endast utfärda allmänna råd för den kommunala sektorn.

text: Riksarkivets roll

text: Enligt förordningen (

text: ) med instruktion för Riksarkivet och landsarkivet skall Riksarkivet däremot ge kommunerna allmänna råd i arkivfrågor (

text: 3 § 4)

text: . Sådana allmänna råd har beslutats främst beträffande bevarande och gallring på en rad kommunala områden, och även om arkivreglemente för kommuner.

text: Beslut om gallring

text: Arkivlagens

text: bestämmelser om gallring (

text: 10 §

text: ) gäller för såväl statliga som kommunala myndigheter. En skillnad jämfört med statliga myndigheter, för vilka Riksarkivet genom

text: arkivförordningen

text: har bemyndigats att föreskriva om gallring, är dock att gallringsföreskrifter för kommunala myndigheter meddelas av respektive kommun, om inte sådana föreskrifter har meddelats i lag eller förordning. I regeringens proposition (1989/90:72) om arkiv m.m. sägs (s. 43) att ”Principen om att verkställighetsföreskrifterna skall ankomma på riksarkivet bör dock ha en väsentlig modifikation när det gäller kommunerna. Huvuddelen av gallringsnormerna för ett kommunalt arkiv bör sålunda ankomma på kommunerna själva att besluta.”

text: Beträffande gallring uttalas i

text: arkivlagen

text: endast att allmänna handlingar får gallras, och att vid gallring alltid skall beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ändamål som anges i lagens

text: 3 §

text: (rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov).

text: I Riksarkivets allmänna råd (

text: RA-FS 1997:8

text: ) om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv betonas, vilket påpekas i inspektionsprotokollet, i avsnitt 1.2 ”Mikrofilmning eller scanning (ersättningsfilmning)” att om man vill överföra information från papper till mikrofilm eller till någon form av ADB-databärare (och förstöra papperet), måste nämnd eller styrelse fatta ett gallringsbeslut. Kravet att beslut skall dokumenteras får närmast sägas vara underförstått. Som framgår ovan är Riksarkivets föreskriftsrätt gentemot kommunerna begränsad, och Riksarkivet har hittills inte utfärdat några föreskrifter för den kommunala sektorn. För statliga myndigheter har dock Riksarkivet i sina tillämpningsföreskrifter till

text: arkivlagen

text: och

text: arkivförordningen

text: RA-FS 1991:1

text: , ändr. o. omtr.

text: RA-FS 1997:4

text: ) sagt att som gallring räknas förstöring av allmänna handlingar, eller uppgifter i allmänna handlingar, i samband med överföring till annan databärare om överföringen medför informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet. I det förslag till lag om hantering av allmänna handlingar som lämnades i Offentlighets- och sekretesskommitténs betänkande (

text: SOU 2002:97

text: ) Ordning och reda bland allmänna handlingar fanns en motsvarande, förtydligande definition av gallring, men eftersom förslaget hittills inte har resulterat i någon ny lag, kan denna definition av gallringsbegreppet ännu endast sägas gälla för statliga myndigheter och därmed i

text: arkivlagen

text: jämställda organ. Kommunerna har att fatta beslut om gallring utifrån bestämmelserna i

text: arkivlagen

text: och i kommunens eget arkivreglemente. De får sägas ha uppfyllt bestämmelserna om gallring om de har tagit hänsyn till de förutsättningar för gallring som nämns i

text: arkivlagens

text: 10 §

text: , och om beslut om gallring har fattats i enlighet med vad som sägs i reglementet. Riksarkivet har utfärdat allmänna råd (

text: RA-FS 1995:3

text: ) om arkivreglemente för kommuner. Där lämnas följande förslag till lydelse beträffande ett avsnitt om Bevarande och gallring: ”Myndighet beslutar, efter samråd med arkivmyndigheten, om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida ej annat följer av lag eller förordning. Beträffande arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten beslutar denna efter samråd med överlämnande myndighet. Handlingar som gallras skall utan dröjsmål förstöras.” I en kommentar till den rekommenderade skrivningen nämns bl.a. att all gallring bör ske med restriktiv inställning även om myndigheten gallrar en stor del av sina arkivhandlingar, och att gallring bör föregås av utredning och beslut hos myndigheten/arkivmyndigheten samt att den verkställda gallringen bör redovisas i protokoll eller jämförbart dokument. Vidare sägs i kommentaren att fullmäktige som alternativ kan föreskriva i reglementet antingen att all gallring skall beslutas av arkivmyndigheten, eller att myndigheternas förslag till gallringsbeslut alltid remitteras till arkivmyndigheten som får möjlighet att föreskriva undantag. Av det medsända arkivreglementet för Helsingborgs stad framgår (

text: 8 §

text: ) att varje myndighet beslutar om gallring efter samråd med arkivmyndigheten, och att de vid gallringen har att ta hänsyn till de ändamål som anges i

text: arkivlagens

text: och

text: 10 §§

text: . Däremot beslutar arkivmyndigheten om gallring i arkiv som överlämnats till denna, efter samråd med överlämnande myndighet, och arkivmyndigheten har även rätt att besluta om undantag från den gallring som beslutats av myndighet. Helsingborgs stads arkivreglemente får därmed sägas vara i samklang med Riksarkivets allmänna råd om arkivreglemente för kommuner.

text: Allmänna handlingars tillgänglighet

text: Enligt

text: 6 § 1 arkivlagen

text: skall myndigheterna organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Riksarkivet har i sina allmänna råd (

text: RA-FS 1995:3

text: ) om arkivreglemente för kommuner föreslagit att bestämmelsen kan förtydligas genom en skrivning om att varje myndighet skall upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). Begreppet

text: dokumenthanteringsplan nämns visserligen inte i

text: arkivlagen

text: , men i en kommentar till förslaget till arkivreglemente betonar Riksarkivet att en sådan dokumenthanteringsplan är nödvändig om förvaltningen skall kunna åstadkomma en effektiv dokumentstyrning, liksom att i en modern förvaltning där handlingar bearbetas och lagras med hjälp av olika medier detta knappast kan åstadkommas utan en dokumenthanteringsplan. Av Helsingborgs stads arkivreglemente framgår att varje myndighet skall upprätta en plan som redovisar myndighetens handlingar och hur dessa hanteras, samt att planen bör innehålla uppgifter om medium, sorteringsordning, ordning för avställning och överföring till arkivmyndigheten samt eventuell gallringsfrist. Enligt

text: 5 § 2 arkivlagen

text: skall myndigheten vid framställning av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Riksarkivet har i sina allmänna råd (

text: RA-FS 1995:3

text: ) om arkivreglemente för kommuner föreslagit att det i reglementet skrivs in att handlingar som skall bevaras skall framställas med materiel och metoder som garanterar informationens beständighet, att arkivhandlingar alltid skall förvaras under betryggande former och att närmare bestämmelser om arkivbeständighet och förvaring bör meddelas av arkivmyndigheten. I en kommentar sägs att arkivmyndigheten, för att inte reglementet skall tyngas med detaljer, kan ges befogenheter att konkretisera innebörden av begreppen arkivbeständighet och betryggande förvaring. Vidare sägs i kommentaren att av Riksarkivet till statliga myndigheter utfärdade föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav därvid kan tjäna som norm även i kommunal arkivvård och att detta i så fall kan skrivas in i regeln. Beträffande handlingar som kommer att gallras betonas att myndigheten måste se till att handlingarna framställs och förvaras så att informationen kan användas under den tid som krävs, och att dokumentationen alltid måste uppfylla de rättsliga krav som finns för verksamheten, t.ex. i plan- och bygglagen, liksom att detta bör beaktas vid upprättande av dokumenthanteringsplan. Av Helsingborgs stads arkivreglemente framgår att myndigheternas handlingar skall framställas med materiel och metoder som garanterar informationens äkthet och beständighet under bevarandetiden. Dessutom anges att av Riksarkivet utfärdade föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav skall tjäna som norm för den kommunala arkivvården. De av JO observerade problemen gällde framförallt läsbarheten hos handlingar som överförts till mikrofilm varefter pappersoriginalen gallrats. Av Helsingborgs stads svar framgår att man haft en rutin med mikrofilmning av de bygglovshandlingar som enligt dokumenthanteringsplanen skall bevaras, men att dessa handlingar numera bevaras både på mikrofilm och i digital form. Att Byggnadsnämnden i Helsingborgs stad mikrofilmar/skannar dessa handlingar och därefter förstör pappersoriginalen kan inte generellt sägas strida mot arkivlagstiftningen. Det finns åtskilliga exempel på såväl statliga som kommunala myndigheter som tillämpar liknande rutiner på olika områden, på det statliga området efter medgivande från Riksarkivet. Riksarkivet har i ett antal fall utfärdat gallringsföreskrifter för ursprungshandlingar efter överföring av innehållet till annat medium. De informationsförluster som uppkommer vägs alltid mot de vinster som erhålls, exempelvis i form av tillgänglighet. Om handlingarna efter mikrofilmning inte har en acceptabel läsbarhet är det däremot inte förenligt med

text: arkivlagens

text: krav på tillgänglighet på kort och lång sikt. Detta är närmast en teknisk hanteringsfråga, och av kommunens yttrande framgår att problemet har uppmärksammats och åtgärdats bl.a. genom utbyte av maskinvara. Handlingar som redan har mikrofilmats eller skannats med dålig kvalitet måste dock anses som förlorade om originalen redan har förstörts, och detta måste betraktas som en gallring som inte är förenlig med

text: arkivlagens

text: I Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1991:4

text: ) om framställning och hantering av handlingar på mikrofilm specificeras ett antal kvalitetskrav vid överföring från papper till mikrofilm, bl.a. att myndigheten skall planera och dokumentera hanteringen samt genomföra kvalitetskontroller. I Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1994:2

text: ändr. o. omtr.

text: RA-FS 2003:2

text: ) om upptagningar för automatisk databehandling finns motsvarande hanteringskrav vid skanning av pappersdokument, bl.a. att myndigheten fortlöpande skall kontrollera att samtliga förlagor har överförts och att handlingarna/uppgifterna är läsbara i denna form. Dessutom anges att förlagorna inte får gallras förrän läskontroll har skett och fel åtgärdats (6 §). Dessa föreskrifter och allmänna råd är utfärdade för statliga myndigheter men enligt Helsingborgs stads arkivreglemente (6 §) skall Riksarkivets föreskrifter och tekniska krav tjäna som norm för den kommunala arkivvården, varför fullmäktige har gjort dem bindande även för kommunens arkivhantering. Riksarkivet beslutade den 19 april 2006 nya föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper (

text: RA-FS 2006:1

text: ), om handlingar på mikrofilm (

text: RA-FS 2006:2

text: ), om handlingar på ritfilm och reprografisk film (

text: RA-FS 2006:3

text: ) och om tekniska krav och certifiering (

text: RA-FS 2006:4

text: ). Dessa bifogas för kännedom. Avslutningsvis vill Riksarkivet framhålla att myndigheterna, för att kunna uppfylla såväl

text: tryckfrihetsförordningens

text: arkivlagen

text: , vid sådan överföring till annat lagringsmedium som även innebär gallring av originalhandlingarna måste ha fungerande rutiner för att undvika informationsförluster. I det aktuella fallet är en sådan informationsförlust särskilt allvarlig eftersom det kan innebära rättsförluster för den enskilde.

text: Bedömning

text: Den av byggnadsnämnden valda ordningen för arkivering förutsätter att gallring av originalhandlingar inte sker utan att nämnden har försäkrat sig om att handlingarna i sin nya form är läsbara och kan hållas tillgängliga för var och en som vill ta del av dem. Jag vill i sammanhanget även påpeka att handlingarna i ett ärende torde vara att anse som i tryckfrihetsrättslig mening förvarade hos nämnden under den tid som de är bortlämnade för mikrofilmning (jfr JO 1981/82 s. 282).

text: Utredningen visar att hanteringen har brustit i nämnda hänseenden. Jag ser allvarligt på att nämndens arkivhantering under lång tid har kunnat fortgå utan att det har funnits fungerande rutiner för att undvika informationsförluster.

text: Nämnden har redogjort för vidtagna och planerade förbättringar av rutinerna. Jag förutsätter att kommunstyrelsen i sin egenskap av arkivmyndighet tillser att dessa rutiner fortsättningsvis är förenliga med

text: tryckfrihetsförordningens

text: och

text: arkivlagens

text: krav.

text: Med den kritik som ligger i det sagda avslutas ärendet.


nyckelord: Beslut Tillsyn

publisher: Justitieombudsmannen

title: Anmälan mot Miljö- och hälsoskyddsnämnden i Växjö kommun angående handläggningen av ett djurskyddsärende

org: jo

text: Anmälan

type: rubrik

text: I en anmälan till JO ifrågasatte AA Miljö- och hälsoskyddsnämndens i Växjö kommun handläggning av ett djurskyddsärende. Han anförde i huvudsak följande.

type: stycke

text: En tjänsteman vid miljö- och hälsoskyddskontoret i Växjö kommun hade i sällskap med en representant för föreningen Djurens vänner företagit en oanmäld inspektion i hans hem av hans katt. Vid tidpunkten för inspektionen var endast hans då 14årige son hemma. Några dagar efter inspektionen fick han ett inspektionsprotokoll innehållande krav på att han skulle köpa en viss medicin till katten och därefter redovisa kvittot för medicinen. Han ålades också att betala 600 kronor för inspektionen. Protokollet innehöll inga uppgifter om åberopade lagrum eller upplysningar om hur ett överklagande skulle gå till. Efter det att en veterinär konstaterat att katten var fullt frisk anmälde han ärendet till länsstyrelsen samt begärde av kommunen att beslutet skulle undanröjas. Från miljö- och hälsoskyddsnämndens ordförande fick han beskedet att det inte fanns något beslut och att inspektionsrapporten inte gick att överklaga.

text: Utredning

text: Inledningsvis lånades miljö- och hälsoskyddsnämndens handlingar i ärendet in. I det meddelande, daterat den 13 september 2004, som skickades till AA efter inspektionen uppgavs att AA och hans hustru samt en representant för föreningen Djurens vänner och miljö- och hälsoskyddsinspektören BB varit närvarande vid inspektionen. Vidare anfördes bl.a. följande. För att uppföljning inte ska göras, kräver miljökontoret in en kopia på ett recept/kvitto på avmaskningsmedel är inköpt och att katten är behandlad senast 2004-10-13. Meddelandet var undertecknat av BB.

text: Nämndens akt innehöll också ett tidkort och fakturaunderlag avseende den ifrågavarande inspektionen. På handlingen fanns dokumenterat ett beslut om tillsynsavgift. Vidare lämnades följande information. ”Om ni har synpunkter på

text: avgiften, kontakta miljö- och hälsoskyddskontoret inom tre veckor från det att ni erhållit fakturan”.

text: Miljö- och hälsoskyddsnämnden anmodades därefter att göra en utredning och yttra sig över vad som hade anförts i anmälan till JO.

text: Miljö- och hälsoskyddsnämnden anförde i huvudsak följande.

text: Nämnden har efter en anonym anmälan inspekterat en katt. Inspektionen utfördes av djurskyddsinspektör BB som är anställd av nämnden. Med vid inspektionen var även CC från Djurens Vänner. Båda presenterade sig med namn och organisationstillhörighet. Inspektionen skedde vid ytterdörren till bostaden genom att katten bars dit av sonen i huset. I samband med att inspektören lämnade bostaden anslöt sig AA och DD varvid ett avslutande samtal hölls. Resultatet av inspektionen sammanfattades sedan i ett dokument daterat 2004-09-13 som är översänt till AA och DD. Detta är inte ett beslut som kan överklagas utan en anteckning på vad som framkom vid inspektionen. AA och DD har därefter framfört klagomål på nämndens hantering av ärendet till Länsstyrelsen i Kronobergs län (Länsstyrelsen). Klagomålen innebar bland annat att ärendet skulle avskrivas och att tillsynsfakturan skall krediteras. Länsstyrelsen har givit nämnden möjlighet att lämna synpunkter på klagomålen vilket också skett 2004-11-08. Länsstyrelsen har beslutat i ärendet 2005-02-18. Som synpunkt på detta beslut vill Nämnden framföra att givetvis är avgiftsbeslutet överklagbart. Nämnden menar att AA och DD har gjort detta i sin skrivelse till Länsstyrelsen 2004-09-24. Till remissvaret var fogat bl.a. det beslut som Länsstyrelsen i Kronobergs län meddelat i ärendet.

text: AA kommenterade remissvaret. Han uppgav bl.a. att nämnden numera hade återbetalat inspektionsavgiften. Han anförde vidare att nämnden även borde ersätta honom för hans kostnader för veterinärbesöket och för den arbetstid han använt för skriftväxlingen i ärendet.

text: Bedömning

text: Inspektionen Vid tiden för inspektionen var Statens jordbruksverks allmänna råd om tillsyn tillämpliga (Statens jordbruksverks allmänna råd [2000:4] i anslutning till

text: djurskyddslagen

text: [1988:534] om tillsyn m.m.) I dessa fanns råd om hur en inspektion skulle utföras. Bland annat anfördes följande. Alla anmälningar om brister i en djurhållning bör föranleda en inspektion. Inspektionen bör genomföras skyndsamt och utan föranmälan. Tillsynen bör ske i närvaro av djurhållaren eller ett ombud för denne. Om en inspektion måste genomföras och djurhållaren eller någon annan ansvarig inte kan anträffas, bör handräckning från polismyndigheten begäras så att inspektionen kan ske även utan djurhållarens eller annan ansvarigs tillåtelse. En sakkunnig kan, när så är lämpligt, även närvara vid genomförandet av en inspektion. I sådant fall bör nämnden klargöra för den sakkunnige att denne agerar på nämndens uppdrag. Motsvarande råd återfinns numera i Djurskyddsmyndighetens allmänna råd (

text: DFS 2004:9

text: ) om tillsyn m.m.

text: Av utredningen har framkommit att inspektionen inte utfördes i enlighet med de riktlinjer som uppställs i de allmänna råden. Jag finner det särskilt anmärkningsvärt att inspektionen ägde rum med enbart ett underårigt barn hemma. Inget i

text: utredningen tyder på att ärendet inte hade kunnat vänta till dess djurägaren själv kunde närvara. Jag är också kritiskt till att en person som, enligt vad som framkommit, inte hade något uppdrag från nämnden att agera som sakkunnig tilläts delta i inspektionen. Inspektionsrapporten Det som framkommer vid en inspektion skall dokumenteras i en handling. Jordbruksverket (och under senare tid Djurskyddsmyndigheten) har i de allmänna råden redovisat vad en inspektionsrapport bör innehålla. Bland annat uppges att i rapporten bör ingå uppgifter om ”vad som skall åtgärdas och tidpunkt då åtgärderna senast skall vara vidtagna” och ”vilka upplysningar och råd som lämnats”.

text: Miljö- och hälsoskyddsnämndens meddelande den 13 september 2004 innehåller uppgifter som bör ingå i en inspektionsrapport, bl.a. en redogörelse för de observationer som gjordes och uppgifter om de rekommendationer och råd som lämnades. Meddelandet avslutas dock med ett krav på att djurägaren inom en viss tid skall visa upp kvitto på att en viss medicin köpts in till katten.

text: Det är möjligt att avsikten med meddelandet varit att underrätta djurägaren om vad som måste åtgärdas för att inte nämnden skulle gå vidare i ärendet med tvingande åtgärder. Den utformning som meddelandet fått, med instruktion om vilken behandling som skulle ges och krav på kvitto inom viss tid, kan emellertid inte tolkas på annat sätt än att djurägaren redan genom meddelandet förelagts att vidta dessa åtgärder. Ett sådant föreläggande utgör ett beslut som kan överklagas. Tillsynsavgiften m.m. Miljö- och hälsoskyddsnämnden får ta ut en avgift för djurskyddstillsynen (57 a § djurskyddsförordningen, 1988:539). Avgiften tas ut enligt en taxa som kommunen bestämmer. Ett beslut att debitera någon en sådan avgift är ett överklagbart beslut och enligt

text: 21 § förvaltningslagen (1986:223)

text: skall en part underrättas om hur han kan överklaga beslutet om det går honom emot.

text: Enligt

text: 23 § förvaltningslagen

text: skall ett överklagande göras skriftligt och klaganden skall ange vilket beslut som överklagas och den ändring i beslutet han begär. Skrivelsen skall ges in till den myndighet som har meddelat beslutet och den skall ha kommit in dit inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Den myndighet som har meddelat det överklagade beslutet skall pröva om skrivelsen har kommit in i rätt tid. Har den kommit in för sent skall den enligt huvudregeln avvisas i annat fall skall skrivelsen och övriga handlingar i ärendet överlämnas till den myndighet som skall pröva överklagandet (

text: 24 § förvaltningslagen

text: ). I detta fall är denna myndighet länsstyrelsen.

text: Miljö- och hälsoskyddsnämnden har meddelat ett beslut om tillsynsavgift och har i remissvaret anfört att beslutet givetvis var överklagbart. Någon korrekt anvisning om hur beslutet kunde överklagas har dock inte lämnats.

text: Vad AA i övrigt anfört föranleder inget uttalande av mig.

type: avgorande


avgjordAv: Justitieombudsmannen Cecilia Renfors

title: Allvarlig kritik mot dåvarande Polismyndigheten i Skåne för bristerna vid behandlingen av personuppgifter inom myndighetens kriminalunderrättelseverksamhet

sammanfattning: Efter uppgifter i media om att dåvarande Polismyndigheten i Skåne hade ett olagligt register över mer än 4 000 romer granskades saken av Säkerhets- och integritetsskyddsnämnden och åklagare. Granskningarna visade att det fanns allvarliga brister vid personuppgiftsbehandlingen i två uppgiftssamlingar inom polisens kriminalunderrättelseverksamhet. Samlingarna innehöll uppgifter om flera tusen personer, varav ett större antal kunde antas vara romer. Bristerna bestod bl.a. i att det ändamål för personuppgiftsbehandlingen som angetts var alltför generellt, att användningen inte hade loggats, att gallring inte hade skett i tillräcklig omfattning och att det inte hade angetts vilka som inte var misstänkta. JO har granskat ansvaret inom polismyndigheten för bristerna. I beslutet uppger JO att de brister som konstaterats fick mycket allvarliga konsekvenser. Särskilt den bristande gallringen har medfört att det byggdes upp ett mer eller mindre permanent släktregister avseende ett stort antal personer av romskt ursprung. De två uppgiftssamlingarna har de facto fått karaktären av ett register över etnisk tillhörighet. Enligt JO har den mycket otydliga ansvarsfördelningen inom polismyndigheten varit en förutsättning för bristerna i uppgiftssamlingarna. Den beslutsordning som polismyndigheten tillämpat för behandling av personuppgifterna medförde att beslut i praktiken fattades av personer som saknade behörighet för detta. Oklarheterna i ansvarsfördelningen medförde att de inblandade inte var medvetna om omfattningen av sitt ansvar. Det saknades styrning och kontroll över vilka uppgiftssamlingar som byggdes upp och mycket begränsade möjligheter att upptäcka eventuella missförhållanden i dem. Vidare saknades det tekniska möjligheter att tillämpa myndighetens rutiner för loggning, gallring och markering av personer som det saknades misstankar mot. Myndigheten kände till detta, men vidtog inte nödvändiga åtgärder för att säkerställa att integritetsskyddsbestämmelserna följdes. Det inträffade visar på omfattande och allvarliga brister inom kriminalunderrättelseverksamheten. JO riktar därför allvarlig kritik mot dåvarande Polismyndigheten i Skåne. Det vilar enligt JO ett tungt ansvar för bristerna på dem som innehaft befattningen som chef för länskriminalavdelningen. Ansvaret för de grundläggande bristerna när det gäller myndighetens organisation, instruktioner och praxis vilar dock ytterst på polismyndigheten och på dess högsta chef – länspolismästaren. JO är också mycket kritisk till chefen för kriminalunderrättelsetjänsten i Lund, som hade ett ansvar för att uppgiftssamlingarna faktiskt byggdes upp, och till den polis som byggde upp dem för det konkreta innehållet i dem. JO förutsätter att den nya Polismyndigheten vidtar nödvändiga åtgärder för att garantera att polisdatalagens integritetsskyddsbestämmelser efterlevs inom hela myndigheten.

text: Bakgrund

text: I en serie tidningsartiklar publicerade i Dagens Nyheter med start den 23 september 2013 gjordes det gällande att dåvarande Polismyndigheten i Skåne hade ett olagligt register över mer än 4 000 romer. Med anledning av dessa uppgifter beslutade Säkerhets- och integritetsskyddsnämnden att inleda ett tillsynsärende mot Polismyndigheten i Skåne (dnr 173-2013). Uppgifterna medförde också att Åklagarmyndigheten inledde en förundersökning eftersom det fanns anledning att anta att brott som hörde under allmänt åtal förövats vid polismyndighetens personuppgiftsbehandling (AM-139971-13).

text: Säkerhets- och integritetsskyddsnämndens granskning avsåg polismyndighetens uppgiftssamling Kringresande. Nämnden uttalade sig i ärendet den 15 november 2013 och konstaterade att polismyndighetens behandling av personuppgifter i flera avseenden inte var förenlig med bestämmelserna i

text: polisdatalagen

text: . Justitiekanslern (JK) har därefter i ett beslut den 7 maj 2014 instämt i Säkerhets- och integritetsskyddsnämndens bedömning och funnit att den som varit föremål för personuppgiftsbehandling i uppgiftssamlingen ska vara berättigad till ersättning för kränkning med 5 000 kr (JK:s dnr 1441-14).

text: Förundersökningen avsåg den särskilda undersökningen Länsövergripande brottslighet, som polismyndigheten beslutat inleda den 22 oktober 2009, och de uppgiftssamlingar inom denna undersökning som benämndes Konflikt, Staffanstorp, romer respektive Kringresande. Överåklagaren AA beslutade den 20 december 2013 att lägga ned förundersökningen. Av beslutet framgick att personuppgiftsbehandlingen varit behäftad med flera fel. Det rörde sig dock huvudsakligen om systemfel som en enskild befattningshavare vid polismyndigheten inte kunde hållas straffrättsligt ansvarig för.

text: Även Diskrimineringsombudsmannen (DO) har granskat registreringen (ärende GRA 2013/617). I sitt beslut fann DO att det inte kunde uteslutas att polismyndigheten använt sig av etnisk profilering i sin brottsbekämpande verksamhet. Polismyndigheten rekommenderades att utreda detta.

text: JO:s ärende och beslutets disposition

text: I samband med Dagens Nyheters artikelserie kom det in nio anmälningar till JO mot Polismyndigheten i Skåne. Efter att ha tagit del av Säkerhets- och integritetsskyddsnämndens och överåklagare AA:s beslut kunde jag konstatera att lagligheten i polismyndighetens personuppgiftsbehandling blivit föremål för noggrann prövning. Det saknades därför skäl för JO att granska denna. Mot bakgrund av framför allt de bedömningar som gjordes i den straffrättsliga utredningen ansåg jag däremot att det fanns skäl för mig att närmare granska ansvarsfördelningen inom Polismyndigheten i Skåne när det gäller uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande. Min utredning har därför varit inriktad på den frågan.

text: I det följande redogörs först för de aktuella uppgiftssamlingarna, den rättsliga regleringen av polisens personuppgiftsbehandling och resultatet av de tidigare

text: granskningarna av uppgiftssamlingarna. Därefter behandlas de uppgifter som polismyndigheten lämnat till JO. Avslutningsvis redovisar jag min bedömning.

text: Uppgiftssamlingarna

text: Den 22 oktober 2009 beslutade den dåvarande chefen för länskriminalavdelningen vid Polismyndigheten i Skåne att personuppgifter skulle behandlas i en särskild undersökning enligt den då gällande

text: polisdatalagen (1998:622)

text: . Den särskilda undersökningen gavs beteckningen Länsövergripande brottslighet. I beslutet uppgavs att ändamålet med personuppgiftsbehandlingen var att identifiera och kartlägga allvarlig brottslig verksamhet av länsövergripande karaktär genom att lokalt identifiera och kartlägga nyckelpersoner och nätverk kring dessa. Chefen för länskriminalavdelningen angavs som ansvarig för den särskilda undersökningen, som skulle pågå mellan den 30 oktober 2009 och den 30 oktober 2010. Den särskilda undersökningen förlängdes genom flera beslut till den 27 februari 2013. Den 28 februari 2013 beslutade den nya chefen för länskriminalavdelningen att personuppgifter skulle behandlas i en särskild – gemensamt tillgänglig – uppgiftssamling med beteckningen G-SUS KUT Skåne enligt bestämmelserna i den nya

text: polisdatalagen (2010:361)

text: . I det beslutet gavs under rubriken närmare ändamål en allmän beskrivning av kriminalunderrättelseverksamhetens syften. Chefen för kriminalunderrättelsetjänsten i Skåne (KUT Skåne) angavs som ansvarig för uppgiftssamlingen. Uppgiftssamlingarna i den avslutade särskilda undersökningen Länsövergripande brottslighet överfördes till den särskilda – gemensamt tillgängliga – uppgiftssamlingen.

text: Personuppgifterna i den särskilda undersökningen behandlades i ett antal olika uppgiftssamlingar som lagrades i filmappar. De två nu aktuella uppgiftssamlingarna har funnits i filmapparna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande. Dessa båda mappar har bestått av en Excelfil och ett antal filer i formatet Analyst´s Notebook. När den särskilda undersökningen avslutades i februari 2013 fördes uppgiftssamlingarna oförändrade över till den särskilda – gemensamt tillgängliga – uppgiftssamlingen. Denna lagrades på en särskild server benämnd X.

text: Uppgiftssamlingen Konflikt, Staffanstorp, romer påbörjades vid polisområde mellersta Skåne i juli 2011 inom ramen för den särskilda undersökningen Länsövergripande brottslighet. Kriminalunderrättelsetjänsten i Lund (KUT Lund) påbörjade arbetet med uppgiftssamlingen efter ett möte med den operativa ledningsgruppen i polisområdet. Avsikten med den var att förebygga och förhindra att en konflikt mellan fyra romska släkter, i vilka det ingick personer som bodde i Staffanstorp, eskalerade. Under hösten 2011 misstänktes personer som varit aktuella i konflikten i Staffanstorp för bl.a. ett större antal bostadsinbrott, brott mot äldre och omfattande fakturabedrägerier. Med anledning av detta påbörjade KUT Lund i december 2011 uppgiftssamlingen Kringresande. Uppgifterna i Konflikt, Staffanstorp, romer utgjorde grunden för den nya uppgiftssamlingen Kringresande, som efterhand byggdes på med nya uppgifter.

text: Uppgiftssamlingen Konflikt, Staffanstorp, romer innehöll 1 049 unika personnummer, varav omkring 500 avsåg personer som var under 15 år och ett antal personer som var avlidna. Personuppgiftssamlingen Kringresande innehöll 4 673 unika personnummer, varav 1 104 avsåg personer som var under 15 år och omkring 45 personer som var avlidna. Ett större antal av de registrerade personerna kan på grund av att uppgiftssamlingarna byggde på släktskap antas vara romer, men det finns inga noteringar om etnicitet. Många av de registrerade var bosatta utanför Skåne. Uppgiftssamlingarna innehåller uppgifter om namn, personnummer, kön, adresser och släktskapsförhållanden. Det finns ingen anteckning om ändamålet med uppgiftssamlingarna eller uppgifterna i dem. Inte heller finns det några noteringar om vilka personer som inte är misstänkta för brott.

text: Personuppgiftsbehandling i polisens kriminalunderrättelseverksamhet

text: Personuppgiftsbehandlingen i polisens brottsbekämpande verksamhet reglerades fram till den 1 mars 2012 i

text: polisdatalagen (1998:622)

text: . Den lagen ersattes då av en ny polisdatalag (

text: ). Enligt den nya lagens övergångsbestämmelser skulle den gamla lagen tillämpas till utgången av år 2014 vid behandling av personuppgifter i en särskild undersökning som hade beslutats före ikraftträdandet av den nya lagen. Den gamla

text: polisdatalagens

text: bestämmelser har alltså varit tillämpliga för personuppgiftsbehandlingen i uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande t.o.m. den 27 februari 2013, när den särskilda undersökningen Länsövergripande brottslighet avslutades. För tiden därefter har den nya

text: polisdatalagens

text: bestämmelser varit tillämpliga.

text: Både den gamla och den nya

text: polisdatalagen

text: innehåller förbud mot att behandla uppgifter om en person enbart på grund av vad som är känt om personens etniska ursprung (se

text: 5 §

text: i den gamla

text: polisdatalagen

text: och

text: 2 kap. 10 §

text: i den nya). Enligt båda lagarna är vissa bestämmelser i

text: personuppgiftslagen

text: tillämpliga (se

text: 1 §

text: i den gamla

text: polisdatalagen

text: och

text: 2 kap. 2 §

text: i den nya

text: polisdatalagen

text: ). Av särskilt intresse är här

text: 9 § första stycket personuppgiftslagen

text: där det bl.a. anges att den personuppgiftsansvarige ska se till att personuppgifter samlas in bara för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål (punkten c) och att inte fler personuppgifter behandlas än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen (punkten f). I den nya

text: polisdatalagen

text: finns särskilda bestämmelser om gallring av personuppgifter i

text: 2 kap. 12 §

text: . Enligt den bestämmelsen får personuppgifter inte bevaras under längre tid än vad som behövs för något eller några av de i lagen angivna ändamålen. I den lagen finns också bestämmelser som anger hur länge uppgifter som längst får bevaras. Beträffande den gamla

text: polisdatalagen

text: gällde

text: personuppgiftslagens

text: gallringsbestämmelse i

text: 9 § första stycket

text: i). Enligt den bestämmelsen får personuppgifter inte bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen.

text: Uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande skapades inom och användes i polisens kriminalunderrättelseverksamhet, dvs. i den

text: verksamhet som består av att samla in, bearbeta och analysera information för att klarlägga om brottslig verksamhet har utövats eller kan komma att utövas och som inte utgör förundersökning enligt

text: 23 kap.

text: rättegångsbalken

text: (se definitionen i 3 § i den gamla

text: polisdatalagen

text: ). För denna verksamhet finns särskilda bestämmelser i både den gamla och den nya

text: polisdatalagen

text: . Den gamla

text: polisdatalagen

text: Enligt den gamla

text: polisdatalagen

text: fick personuppgifter behandlas i kriminalunderrättelseverksamheten endast om en särskild undersökning hade inletts och det fanns anledning att anta att allvarlig brottslighet hade utövats eller kunde komma att utövas (se

text: 14 §

text: ). En särskild undersökning definierades som en undersökning i kriminalunderrättelseverksamhet som innebär insamling, bearbetning och analys av uppgifter i syfte att ge underlag för beslut om förundersökning eller om särskilda åtgärder för att förebygga, förhindra eller upptäcka brott. Med allvarlig brottslig verksamhet avsågs verksamhet som innefattar brott för vilket är föreskrivet fängelse i två år eller däröver (se definitionerna i

text: 3 §

text: Ett beslut om att behandla personuppgifter i kriminalunderrättelseverksamheten skulle innehålla uppgifter om ändamålet med behandlingen och de villkor i övrigt som behövdes för att förebygga otillbörligt intrång i de registrerades personliga integritet (se 15 §). Uppgifter om en enskild person som det inte fanns någon misstanke mot skulle förses med en upplysning om detta förhållande (se 14 §). Den nya

text: polisdatalagen

text: Enligt den nya

text: polisdatalagen

text: får personuppgifter behandlas bl.a. om det behövs för att förebygga, förhindra eller upptäcka brottslig verksamhet (se

text: 2 kap. 7 §

text: ). Om personuppgifter kan antas ha samband med misstänkt brottslig verksamhet som innefattar brott för vilket är föreskrivet fängelse i ett år eller däröver eller som sker systematiskt, får de göras gemensamt tillgängliga i polisens brottsbekämpande verksamhet (se

text: 3 kap. 2 §

text: ). Uppgifter anses ha gjorts gemensamt tillgängliga när fler än ett fåtal personer har rätt att ta del av dem (se

text: 3 kap. 1 §

text: Vid behandling av personuppgifter som har gjorts gemensamt tillgängliga ska det genom en särskild upplysning eller på något annat sätt framgå för vilket närmare ändamål personuppgifterna behandlas (se 3 kap. 3 §). Om personuppgifterna direkt kan hänföras till en person som inte är misstänkt för brott eller för att ha utövat eller komma att utöva brottslig verksamhet enligt 3 kap. 2 § ska det genom en särskild upplysning eller på något annat sätt framgå att personen inte är misstänkt. Uppgifter om en person som kan antas ha samband med misstänkt brottslig verksamhet ska vidare förses med en upplysning om uppgiftslämnarens trovärdighet och uppgifternas riktighet i sak, om inte detta på grund av särskilda omständigheter är onödigt (se 3 kap. 4 §).

text: Säkerhets- och integritetsskyddsnämndens uttalande

text: Säkerhets- och integritetsskyddsnämndens tillsyn omfattar personuppgiftsbehandling som sker med stöd av den nya

text: polisdatalagen

text: . Nämndens granskning

text: har därför avsett den personuppgiftsbehandling som skett i uppgiftssamlingen Kringresande fr.o.m. den 28 februari 2013.

text: Säkerhets- och integritetsskyddsnämnden kom vid sin granskning fram till att polismyndigheten inte kunde anses ha behandlat uppgifter om personer enbart på grund av vad som var känt om deras etnicitet. Nämnden fann däremot att personuppgiftsbehandlingen i flera avseenden inte uppfyllde de krav som uppställs i

text: polisdatalagen

text: Säkerhets- och integritetsskyddsnämnden fann vid sin granskning att det ändamål som polismyndigheten uppgett för behandlingen av personuppgifterna – att identifiera och kartlägga allvarlig brottslig verksamhet av länsövergripande karaktär genom att lokalt identifiera och kartlägga nyckelpersoner och nätverk kring dessa – inte uppfyllde de krav som ställs i

text: 9 § första stycket c) personuppgiftslagen

text: . Nämnden anförde:

text: Det ändamål som polismyndigheten har angett är enligt nämnden alldeles för generellt formulerat för att uppfylla lagens krav. Om man skulle godta detta ändamål, skulle ett orimligt stort antal uppgifter av mycket varierande slag kunna registreras i uppgiftssamlingen. Det angivna ändamålet utgör således inte en tillräcklig precisering av syftet med uppgiftssamlingen på det sätt som

text: polisdatalagen

text: kräver. Enligt nämndens uppfattning innebär en brist på precisering av ändamål i praktiken att

text: polisdatalagens

text: integritetsskydd sätts ur spel. Det av polismyndigheten angivna ändamålet kan därför inte godtas. Nämnden konstaterade också att polisens personuppgiftsbehandling inte heller uppfyllde kravet i

text: 3 kap. 3 § polisdatalagen

text: , att det närmare ändamålet med behandlingen ska framgå genom en särskild upplysning eller på något annat sätt.

text: Vidare fann nämnden att personuppgiftsbehandlingen inte var förenlig med bestämmelserna i

text: 2 kap. 7 § polisdatalagen

text: , eftersom det inte fanns något behov av att behandla ett stort antal av personuppgifterna. Uppgiftssamlingen innehöll bl.a. ett stort antal personer bosatta utanför Skåne, över 1 000 barn och flera avlidna personer. Nämnden uppgav följande:

text: Sammanfattningsvis menar […] nämnden att det inte ens om man utgår från det vida ändamål som polismyndigheten hänvisar till finns anledning att anta att det för varje personuppgift verkligen finns ett konkret behov av att behandla personuppgiften eller ett tillräckligt samband med den av polismyndigheten beskrivna brottsliga verksamheten. Det kan enligt nämnden slås fast att åtskilliga personer i uppgiftssamlingen inte borde finnas där. Nämnden får intrycket av att uppgiftssamlingen i vart fall delvis har kommit att få karaktären av en ”bra att ha”-uppgiftssamling. Säkerhets- och integritetsskyddsnämnden konstaterade även att tillgången till personuppgifterna varit alltför omfattande inom polismyndigheten, att det inte skett någon loggning av personuppgiftsbehandlingen, att gallringen av personuppgifter varit otillräcklig och att det inte funnits några särskilda upplysningar om vilka som inte var misstänkta.

text: Justitiekanslerns beslut

text: JK prövade i sitt beslut den 7 maj 2014 om personer som varit registrerade i uppgiftssamlingen Kringresande var berättigade till ersättning från staten på grund av att deras personliga integritet hade kränkts genom registreringen. JK instämde i Säkerhets- och integritetsskyddsnämndens bedömning att polisens personuppgiftsbehandling i flera avseenden hade stått i strid med lag. Tre generella brister lyftes fram: att ändamålet med personuppgiftsbehandlingen var för oprecist, att tillgången till personuppgifterna inte var begränsad till varje tjänstemans behov och att ingen loggning hade förekommit när personuppgifterna behandlades. JK redovisade följande bedömning av statens skadeståndsskyldighet med anledning av dessa brister:

text: De personuppgifter som polisen behandlar i sin brottsbekämpande verksamhet med stöd av

text: polisdatalagen

text: är till sin natur av integritetskänslig karaktär. Det är därför särskilt viktigt att polisen i alla delar noggrant följer

text: polisdatalagens

text: bestämmelser för hur sådana uppgifter får behandlas. I detta fall har tre generella brister konstaterats. Dessa är sammantaget så allvarliga att de personer vilkas uppgifter behandlats i registret måste anses ha blivit utsatta för en sådan kränkning av sin personliga integritet att de är berättigade till ersättning av staten enligt

text: 48 § personuppgiftslagen

text: . JK gjorde bedömningen att den som varit föremål för personuppgiftsbehandling i uppgiftssamlingen ska vara berättigad till ersättning för kränkning med 5 000 kr. I beslutet lämnade JK följande avslutande synpunkter:

text: Jag instämmer i den kritik som [Säkerhets- och integritetsskyddsnämnden] har riktat mot polismyndigheten i uttalandet den 15 november 2013. Polisens möjlighet att behandla personuppgifter i sin brottsbekämpande verksamhet är viktig och nödvändig men innebär samtidigt ett stort ansvar. Det är oacceptabelt att en polismyndighet upprättar ett register och behandlar personuppgifter utan att fullt ut uppfylla de krav som lagen föreskriver. Jag utgår från att samtliga polismyndigheter – om det inte redan har skett – går igenom sina register för att försäkra sig om att behandlingen av personuppgifter uppfyller de krav som gäller enligt relevanta lagar, förordningar och föreskrifter.

text: Den straffrättsliga prövningen

text: Överåklagare AA betonade i sitt beslut att Åklagarmyndigheten inte är en tillsynsmyndighet, utan att en allmän åklagares uppgift är att göra straffrättsliga bedömningar och utreda och lagföra sådana brott där man på objektiv grund kan förvänta sig en fällande dom vid en domstolsprövning. Han uppgav vidare följande:

text: Det är inte åklagarens uppgift att lagföra varje formellt eller annat fel, omdömesbrist eller andra tillkortakommanden om inte dessa samtidigt når upp till en brottslig nivå. Hans prövning var därför inriktad på om fel vid personuppgiftsbehandlingen i de båda uppgiftssamlingarna kunde styrkas och om någon kunde hållas straffrättsligt ansvarig för dessa.

text: I beslutet uppges att det var chefen för länskriminalavdelningen som 2009 beslutade om den särskilda undersökningen, men att chefen för KUT Lund 2011 beslutade att de aktuella personuppgiftsbehandlingarna skulle ske och att en polis

text: vid den enheten sedan byggde upp uppgiftssamlingarna. Enligt AA kunde chefen för länskriminalavdelningen inte rimligen bära straffrättsligt ansvar för den personuppgiftsbehandling som beslutats och utförts av medarbetare på den lokala nivån flera år efter att beslutet om den särskilda undersökningen meddelades. I stället delgavs chefen för KUT Lund och den polis som faktiskt skötte uppgiftssamlingarna misstanke om brott. Dessa båda hördes i utredningen.

text: Av beslutet framgår att det vid förhör med chefen för KUT Lund och den handläggande polisen hade framkommit att ändamålet och syftet med personuppgiftssamlingen Konflikt, Staffanstorp, romer var att utröna och förebygga allvarlig brottslighet som var kopplad till en konflikt mellan romska släkter i polisområdet och att man genom behandlingen försökt klarlägga släktsamband. Vidare hade det framkommit att ändamålet och syftet med behandlingen i personuppgiftssamlingen Kringresande bl.a. var att utröna och förebygga allvarlig åldrings- och annan angiven brottslighet. Att de båda uppgiftssamlingarna skulle skapas och vilka ändamålen med dem skulle vara dokumenterades dock inte. Chefen för KUT Lund hade uppfattningen att någon dokumentationsskyldighet inte förelegat eftersom ändamål hade angetts i beslutet om den särskilda undersökningen. AA redovisade följande straffrättsliga bedömning i fråga om uppgiftssamlingarnas ändamål och dokumentationen av detta:

text: De uppgivna ändamålen med behandlingarna är i sig inte olagliga. Däremot finns det inte något beslut där ändamålen framgår. Ändamålen framgår inte heller på något sätt, t.ex. genom en särskild upplysning i personuppgiftssamlingarna. De ändamål och syften som anges i beslutet om den särskilda undersökningen uppfyller inte polisdatalagarnas krav. Det är en allvarlig brist då polisdatalagarnas regler syftar till att behandlingen av personuppgifter ska ske på ett rättssäkert och kontrollerbart sätt. […] chefen för KUT Lund [har] inte uppsåtligen […] underlåtit att upprätta sådana formella beslut eller upplysningar. Det kan inte styrkas att den oaktsamhet som han visat i detta hänseende når upp till en straffbar nivå då han trott sig tillämpa en tillåten rutin vid myndigheten. Det kan här vara fråga om ett systemfel som inte kan läggas en enskild befattningshavare till last. Framför allt mot bakgrund av de uppgivna ändamålen med behandlingen fann AA att personuppgifterna i uppgiftssamlingarna inte hade behandlats enbart på grund av etnisk tillhörighet.

text: I beslutet uppges att det kunde tyckas uppseendeväckande att personuppgiftssamlingarna innehöll så många personuppgifter. AA bedömde dock att det inte gick att styrka att det varit oförenligt med ändamålet med personuppgiftssamlingarna att behandla dessa. Däremot konstaterade han att

text: polisdatalagens

text: gallringsbestämmelser inte hade följts. Personuppgiftssamlingen Konflikt, Staffanstorp, romer borde ha gallrats i samband med att uppgifterna tillfördes uppgiftssamlingen Kringresande. Det stora antalet personuppgifter, den geografiska spridningen och det faktum att barn och avlidna funnits registrerade visade dessutom att det fanns ett större antal personuppgifter i de båda uppgiftssamlingarna som rimligen inte behövdes för ändamålet med dem. Uppgiftssamlingarna borde därför ha gallrats i betydligt större utsträckning än vad polisen uppgett hade gjorts. AA bedömde dock att det här huvudsakligen tycktes ha varit

text: fråga om ett systemfel och att det inte kunde styrkas att någon enskild befattningshavare skulle bära det straffrättsliga ansvaret för detta.

text: I beslutet uppges att det inte har varit möjligt att logga personuppgiftsanvändningen i uppgiftssamlingarna och att alltför många inom polismyndigheten har kunnat ta del av innehållet i dessa samlingar. Dessa brister bedömdes dock utgöra systemfel som ingen enskild befattningshavare kunde lastas för.

text: I personuppgiftssamlingarna fanns det inte några upplysningar som angav vilka personer det inte fanns någon misstanke mot, vilket föreskrivs i polisdatalagarna. AA gjorde följande straffrättsliga bedömning beträffande denna brist:

text: Då ett mycket stort antal personer behandlats i personuppgiftssamlingarna, då dessa var uppbyggda på släktsamband samt då underåriga barn och avlidna personer registrerats måste det för den som tagit del av personuppgiftssamlingarna ha varit uppenbart att långtifrån alla var misstänkta. Med beaktande härav och då avsikten uppgetts vara att upplysningar om vilka personer som inte var misstänkta för brott skulle lämnas vid presentationer samt då ledningen, styrningen och kontrollen av verksamheten vid kriminalunderrättelseenheten kan ha brustit är åsidosättandet av vad som gällt för uppgiften i nu aktuellt hänseende att bedöma som ett ringa tjänstefel och gärningen således inte brottslig. Det kan också här vara fråga om ett systemfel som inte ska läggas en enskild befattningshavare till last.

text: AA redovisade avslutningsvis följande sammanfattande bedömning:

text: Det kan inte styrkas att anställd vid polismyndigheten gjort sig skyldig till brott genom att inte formellt ange ändamålet med behandlingen av personuppgifter på det sätt som bort ske. Det kan heller inte styrkas att det varit oförenligt med ändamålen med personuppgiftssamlingarna att behandla de personuppgifter som ingick i dessa. Det har inte framkommit anledning att anta att personuppgifterna […] utlämnats eller faktiskt spridits till obehöriga. Det kan inte längre antas att personuppgifterna förts in i personuppgiftssamlingarna enbart på grund av etnisk tillhörighet. Att uppgift inte förts in i personuppgiftssamlingarna om vilka personer i dessa som inte varit misstänkta för brott är ett ringa tjänstefel som inte utgör brott. Det kan inte styrkas att någon uppsåtligen eller av oaktsamhet underlåtit att gallra i personuppgiftssamlingarna i den omfattning som bort ske. Det är ett systemfel att loggning av arbetet med personuppgiftssamlingarna inte kunnat ske. Fördelningen av processägarskap, processledning, övriga lednings- och styrningsförhållanden och inte minst bristande kontroll av kriminalunderrättelseverksamheten vid polismyndigheten kan ha bidragit till de systemfel vid polismyndigheten som konstaterats under förundersökningen. En enskild befattningshavare vid Polismyndigheten i Skåne kan inte straffrättsligt hållas ansvarig för detta.

text: Förundersökningen lades därför ned.

text: Uppgifter från Polismyndigheten i Skåne

text: Min utredning har, som tidigare nämnts, varit inriktad på ansvaret för de brister i uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande som har konstaterats av Säkerhets- och integritetsskyddsnämnden och åklagare. Dåvarande Polismyndigheten i Skåne har anmodats att yttra sig över ett antal frågor som gäller detta.

text: Polismyndigheten i Skåne (länspolismästaren BB) har yttrat sig och gett in dokumentation avseende den särskilda undersökningen Länsövergripande

text: brottslighet. Vid min granskning har jag också haft tillgång till de yttranden som polismyndigheten tidigare gav in till Säkerhets- och integritetsskyddsnämnden och till handlingarna i förundersökningen. Kriminalunderrättelsetjänstens organisation I sitt yttrande lämnade Polismyndigheten i Skåne en redogörelse för kriminalunderrättelsetjänstens organisation. Av denna redogörelse och övrigt tillgängligt material framgår att polismyndighetens kriminalunderrättelsetjänst bestod dels av en central enhet, KUT Skåne, dels av lokala kriminalunderrättelsetjänster vid de olika polisområdena, däribland KUT Lund.

text: KUT Skåne utgjorde en sektion inom underrättelseenheten vid länskriminalavdelningen. KUT Skåne var huvudsakligen inriktad mot organiserad och gränsöverskridande brottslighet, kartläggning av yrkeskriminella och särskilda händelser av större omfattning. KUT Skåne hade också bl.a. ett myndighetsövergripande ansvar för arbetsmetoder, arbetsverktyg och utbildning i kriminalunderrättelsefrågor.

text: I varje polisområde fanns en lokal kriminalunderrättelsetjänst, däribland KUT Lund vid polisområde mellersta Skåne. Den var huvudsakligen inriktad mot mängdbrottslighet och lydde under chefen för polisområdet. I polisområdet fanns en operativ ledningsgrupp som ansvarade för kriminalunderrättelsetjänstens arbete (i polismyndighetens yttrande benämnt linjeansvar). Ledningsgruppen beslutade om inriktning, ansvarsfördelning och uppföljning av beslutade och genomförda ärenden. Efter beslut i den operativa ledningsgruppen överlämnades ansvaret för genomförandet till den som utsetts att leda insatsen eller projektet.

text: Inriktningen på de lokala kriminalunderrättelsetjänsternas arbete beslutades av länskriminalavdelningens underrättelseenhet (i polismyndighetens yttrande benämnt processledarskap). Detta avsåg bl.a. beslut om uppgiftssamlingar, hur data ska lagras, användning av programvara och utbildning av personal. Länskriminalavdelningens underrättelseenhet fördelade också uppdrag av länsövergripande karaktär och uppdrag som begärts av rikskriminalpolisens kriminalunderrättelsetjänst till de lokala kriminalunderrättelsetjänsterna.

text: Fram till hösten 2009 hade polisområdena befogenhet att själva besluta om att behandla personuppgifter i en särskild undersökning. Det fanns då ett stort antal lokalt beslutade särskilda undersökningar vars ämnesområden var splittrade, samtidigt som flertalet av dem mer eller mindre överlappade varandra ur ett länsgemensamt perspektiv. Under hösten 2009 påbörjades ett arbete med att revidera de särskilda undersökningarna och samtidigt skapa en ny, länsövergripande, beslutsordning. Genom den nya ordningen ändrades delegationsreglerna, och behörigheten att fatta beslut om att behandla personuppgifter i en särskild undersökning flyttades från polisområdeschefen till chefen för länskriminalavdelningen. Ett av de länsövergripande beslut om att behandla personuppgifter i en särskild undersökning som då fattades var det som avsåg den här aktuella

text: särskilda undersökningen Länsövergripande brottslighet. Chefen för länskriminalavdelningen fick senare befogenheten att besluta om behandling av personuppgifter i en särskild – gemensamt tillgänglig – uppgiftssamling enligt bestämmelserna i den nya

text: polisdatalagen

text: Ansvaret för den särskilda undersökningen och uppgiftssamlingarna I sitt yttrande har Polismyndigheten i Skåne uppgett att chefen för länskriminalavdelningen har haft det övergripande ansvaret för personuppgiftsbehandlingen i den särskilda undersökningen Länsövergripande brottslighet och i den senare gemensamt tillgängliga uppgiftssamlingen. Chefen för länskriminalavdelningen har svarat för lagligheten i och utformningen av besluten om att inleda den särskilda undersökningen och att behandla personuppgifter i en gemensamt tillgänglig uppgiftssamling. Denne har också svarat för de övergripande konsekvenser som besluten kunde få för behandlingen av personuppgifter i verksamheten. Polismyndigheten uppgav följande: Chefen för länskriminalavdelningen är och har alltså varit ansvarig för beslutet att starta [den särskilda undersökningen] och [den gemensamt tillgängliga uppgiftssamlingen] ”Länsövergripande brottslighet”, för att syftet med [dessa] är korrekt beskrivet utifrån behovet av behandlingen av personuppgifter samt för att omfattningen av personuppgifter i [dem] avgränsas genom att ange ändamålet i beslutet i enlighet med gällande integritetsskyddande lagstiftning för personuppgifter. Enligt polismyndighetens yttrande har de som har haft behörighet att arbeta i en särskild undersökning eller en gemensamt tillgänglig uppgiftssamling också haft behörighet att besluta om att inom ramen för dessa bygga upp uppgiftssamlingar. I beslutet om att behandla personuppgifter i den särskilda undersökningen och den gemensamt tillgängliga uppgiftssamlingen uppges bl.a. att behörighet till databasen ges till behörig personal inom kriminalunderrättelsetjänsten vid länskriminalavdelningen eller polisområdena. Enligt polismyndigheten skapades uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande av en polisman som hade behörighet att arbeta i den särskilda undersökningen Länsövergripande brottslighet, och han informerade chefen för KUT Lund om att uppgiftssamlingarna byggdes upp. Enligt polismyndigheten får därmed chefen för KUT Lund anses som behörig beslutsfattare för båda uppgiftssamlingarna, och det är också han som har fattat besluten om att bygga upp dem. Dessa beslut har dock inte dokumenterats av chefen för KUT Lund, vilket enligt polismyndigheten borde ha skett. Enligt yttrandet har chefen för länskriminalavdelningen, som haft det övergripande ansvaret för den särskilda undersökningen, ”på sedvanligt sätt […] inte informerats i frågan.”

text: Polismyndigheten har uppgett att ansvaret för att integritetsskyddsbestämmelserna följdes vid hanteringen av uppgiftssamlingar vilade på de handläggare som hade behörighet att arbeta i dem och chefen för kriminalunderrättelsetjänsten i respektive polisområde. Detta innefattar bl.a. ett ansvar för att uppgiftssamlingarna gallras, att personuppgiftsbehandlingen loggas och att det anges om en registrerad person inte är misstänkt. Chefen för kriminalunderrättelsetjänsten i respektive

text: polisområde ansvarade för att detta arbete följdes upp. Ansvaret för att integritetsskyddsbestämmelserna följts vid hanteringen av uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande har alltså enligt polismyndigheten vilat på den polis som skapade och hanterade dem och chefen för KUT Lund.

text: I beslutet om den särskilda undersökningen uppges att all användaraktivitet loggas. Vidare anges att integritetsskyddet säkerställs genom en särskilt föreskriven gallringsrutin (Rutin för gallring av särskilda undersökningar). Av denna framgår följande. Personuppgifterna ska behandlas i en viss angiven databasmiljö (SURFA/ i2 iBase 4). Enbart personer vid kriminalunderrättelsetjänsten som genomgått viss utbildning och som arbetar med den särskilda undersökningen har tillträde till undersökningens databas. Huvudansvaret för informationen i den särskilda undersökningen vilar på chefen för länskriminalavdelningen, medan de enskilda användarna ansvarar för den information som de tillför databasen. För att administrera användare, behörighetsnivåer och gallring finns en administratörsgrupp. All användning av databaserna i den särskilda undersökningen ska loggas. Det ska framgå vilka personer som inte misstänks för brott. Detta ska ske genom att det på ett visst angivet sätt markeras vilka som misstänks för brott. Gallring av uppgifter om en registrerad person ska prövas minst en gång var tolfte månad. Detta ska ske dels genom att de som arbetar i den särskilda undersökningen fortlöpande prövar om personuppgifter ska gallras, dels genom en delvis automatiserad rutin som innebär att personuppgifter som inte skapats eller uppdaterats under de senaste tolv månaderna ska gallras. Rutinerna uppdaterades under 2011.

text: I beslutet om att behandla personuppgifter i en särskild – gemensamt tillgänglig – uppgiftssamling hänvisas vad gäller integritetsskyddet i stället till ett dokument benämnt Rutiner för gemensamma uppgifter på X-servern. I detta dokument uppges att det inte behövs någon särskild uppgift om ändamålet med behandlingen om detta framgår på annat sätt. Anledningen till att en uppgift behandlas framgår enligt dokumentet för den enskilde tjänstemannen dels genom att denne kan se var i mappstrukturen uppgiften lagras, bearbetas och analyseras, dels utifrån den specifika arbetsuppgift tjänstemannen tilldelats för att behandla personuppgiften. Vidare uppges att det i majoriteten av datafilerna på nätverksenhet X framgår av omständigheterna vilka personer som inte är misstänkta för brott. I dessa fall behövs därför inte någon särskild upplysning om detta. För de fall det inte framgår vilka som inte misstänks för brott anges hur man ska markera detta. I dokumentet anges vidare en delvis automatiserad gallringsrutin för uppgifter som enligt tidsfristerna i

text: polisdatalagen

text: måste gallras. Någon rutin för den löpande gallringen av uppgifter som inte längre behövs utifrån det angivna ändamålet med behandlingen anges däremot inte.

text: Polismyndigheten har uppgett att rutinerna för loggning, gallring och markering av de som inte är misstänkta, förutsatte att arbetet skedde i en viss databasmiljö. Den tekniska lösningen gick dock inte att tillämpa i bl.a. polisområde mellersta Skåne. Det har därför delvis saknats automatiserade möjligheter för detta arbete. Enligt

text: polismyndigheten kan därför enskilda handläggare inte helt lastas för brister vad gäller gallring av personuppgifter och loggning av behandlingen i uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande. Enligt polismyndighetens yttrande har de tekniska problemen behandlats vid polismyndighetens it-råd, och man har även påtalat för Rikspolisstyrelsen att man har tekniska problem som man inte själva kunnat lösa.

text: Polismyndigheten i Skåne uppgav avslutningsvis följande:

text: Sammanfattningsvis kan polismyndigheten konstatera att ansvaret för uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande i enlighet med den organisation som polismyndigheten valt att använda sig av, åvilar en rad olika befattningshavare.

text: Bedömning

text: Inledning Min granskning har varit inriktad på ansvaret för personuppgiftsbehandlingen i uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande vid dåvarande Polismyndigheten i Skåne. Personuppgiftsbehandlingen i dessa uppgiftssamlingar har varit föremål för prövning av Säkerhets- och integritetsskyddsnämnden och av överåklagare AA. Vid båda granskningarna har allvarliga brister konstaterats. Min bedömning utgår från de brister vid personuppgiftsbehandlingen som Säkerhetsoch integritetsskyddsnämnden och åklagaren har funnit.

text: I det följande sammanfattas dessa brister. Därefter beskrivs sammanfattningsvis ansvarsfördelningen inom polismyndigheten enligt myndighetens yttrande till JO och de uppgifter som funnits tillgängliga i ärendet. Efter det redovisar jag min bedömning av ansvaret för besluten om att bygga upp uppgiftssamlingarna och ansvaret för att integritetsskyddsbestämmelserna följs vid hanteringen av dem. Sist görs en avslutande bedömning av det inträffade. Innan jag går in på dessa frågor vill jag dock säga något om personuppgiftsbehandlingen i polisens kriminalunderrättelseverksamhet och betydelsen av ett starkt och fungerande integritetsskydd.

text: Polisens brottsbekämpande verksamhet förutsätter att uppgifter av skiftande slag kan behandlas. Polisen har därför getts omfattande möjligheter att behandla personuppgifter. Dessa är inte sällan integritetskänsliga, och för polisens personuppgiftsbehandling i den brottsbekämpande verksamheten gäller särskilda bestämmelser som ska skydda mot otillbörliga ingrepp i de registrerades personliga integritet. Polisens kriminalunderrättelseverksamhet är särskilt integritetskänslig. I denna verksamhet behandlar polisen personuppgifter i situationer där man med olika grad av styrka misstänker att brottslig verksamhet pågår eller planeras, men utan att det finns några konkreta brottsmisstankar. Vid sådana förhållanden är det oundvikligt att närgångna uppgifter om personer som senare visar sig sakna all koppling till brottslig verksamhet ibland kommer att behandlas. Uppgifter om personer som inte själva misstänks för brottslig verksamhet behöver också många gånger behandlas.

text: Polisdatalagens

text: integritetsskyddsbestämmelser fyller därför en viktig funktion och är en förutsättning för polisens omfattande rätt att behandla personuppgifter.

text: Vid personuppgiftsbehandlingen i polisens kriminalunderrättelseverksamhet saknar de registrerade så gott som alltid möjlighet att själva ta till vara sina intressen, eftersom de oftast inte känner till behandlingen och många gånger inte heller kan få kännedom om den i efterhand. Integritetsskyddet förutsätter därför en fungerande kontroll från tillsynsmyndigheterna och det är mycket viktigt att dessa har goda förutsättningar för sitt arbete. Bestämmelser om dokumentation har i det sammanhanget en avgörande funktion. Konstaterade brister De tidigare granskningarna har visat att polisens behandling av personuppgifter i de aktuella uppgiftssamlingarna på flera punkter skett i strid med såväl den nya som den gamla

text: polisdatalagens

text: bestämmelser. Det ändamål för behandlingen som angavs i beslutet om att behandla personuppgifter i den särskilda undersökningen Länsövergripande brottslighet var alltför generellt formulerat för att uppfylla lagens krav. Samma brist har funnits i det senare beslutet om att behandla personuppgifter i en särskild – gemensamt tillgänglig – uppgiftssamling. Säkerhets- och integritetsskyddsnämnden har funnit att det även med detta alltför generellt formulerade ändamål saknades behov av att behandla ett stort antal av personuppgifterna i uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande. Överåklagare AA ansåg att det inte gick att styrka att uppgifter behandlades i strid med det ändamål som beskrivits av de hörda poliserna. På grund av att uppgiftssamlingarna inte gallrades kom de dock att innehålla ett stort antal personuppgifter som det saknades behov av att behandla. Granskningarna visade också att den krets som hade tillgång till personuppgifterna var alltför stor, att det inte skett någon loggning av personuppgiftsbehandlingen, att gallringen av personuppgifter varit otillräcklig och att det inte funnits några särskilda upplysningar om vilka som inte var misstänkta för brott. Ansvarsfördelning enligt uppgifter från polismyndigheten Av utredningen framgår att det var chefen för länskriminalavdelningen som var behörig att besluta om att behandla personuppgifter i en särskild undersökning enligt den gamla

text: polisdatalagen

text: . Enligt den lagen skulle ett sådant beslut innehålla bl.a. uppgifter om ändamålet med behandlingen och de villkor i övrigt som behövs för att förebygga otillbörligt intrång i de registrerades personliga integritet. Att ett beslut fattades var en förutsättning för att polisen då överhuvudtaget skulle få behandla personuppgifter i sin kriminalunderrättelseverksamhet. I den nya

text: polisdatalagen

text: finns inte något motsvarande krav på att ett sådant särskilt beslut ska fattas. Av polismyndighetens yttrande framgår att det är chefen för länskriminalavdelningen som är behörig att besluta om att göra personuppgifter i en uppgiftssamling inom kriminalunderrättelseverksamheten gemensamt tillgängliga.

text: Enligt polismyndighetens yttrande har chefen för länskriminalavdelningen ett ansvar som i huvudsak begränsar sig till utformningen av beslutet om att behandla

text: personuppgifter i den särskilda undersökningen Länsövergripande brottslighet och det senare beslutet om att behandla personuppgifter i en gemensamt tillgänglig uppgiftssamling. Enligt yttrandet har det varit cheferna för de lokala kriminalunderrättelsetjänsterna, i detta fall chefen för KUT Lund, som haft att besluta om vilka olika uppgiftssamlingar som skulle byggas upp, beslut som enligt polismyndighetens praxis inte behövde rapporteras till chefen för länskriminalavdelningen. Polismyndigheten har uppgett att chefen för KUT Lund var behörig att besluta om att uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande skulle byggas upp. Enligt yttrandet har chefen för KUT Lund och den handläggande polisen haft ansvaret för de konkreta uppgifter som registrerades i uppgiftssamlingarna och ansvaret för att det angavs vilka som inte misstänktes för brott samt för att gallring skedde.

text: Ansvaret för brister vid tillkomsten av uppgiftssamlingarna Enligt beslutet om den särskilda undersökningen Länsövergripande brottslighet var ändamålet med personuppgiftsbehandlingen att identifiera och kartlägga allvarlig brottslig verksamhet av länsövergripande karaktär genom att lokalt identifiera och kartlägga nyckelpersoner och nätverk kring dessa. Det uppfyllde som tidigare framgått inte kraven i den dåvarande

text: polisdatalagen

text: . Den formulering som användes är så generell att ändamålet innefattar i princip alla slags uppgifter.

text: Det bristfälligt angivna ändamålet för personuppgiftsbehandlingen i den särskilda undersökningen innebar att det saknades tydliga riktlinjer från den ansvarige beslutsfattarens sida om vilka uppgifter som skulle och fick behandlas. I förening med den ansvarsfördelning som polisen har beskrivit blev beslutet om att behandla personuppgifter i den särskilda undersökningen i praktiken ett medgivande in blanco till de lokala KUT-cheferna att skapa de uppgiftssamlingar som de ansåg behövdes. I det här aktuella fallet var det följaktligen chefen för KUT Lund som i praktiken beslutade om att behandla personuppgifter i uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande. Detta skedde drygt två år efter det att ändamålet med personuppgiftsbehandlingen i den särskilda undersökningen angetts. Enligt den då gällande

text: polisdatalagen

text: skulle de ändamål för vilka personuppgifter fick behandlas i de två uppgiftssamlingarna ha framgått av beslutet om den särskilda undersökningen, eller av ett annat beslut om att behandla personuppgifter i den särskilda undersökningen. Konsekvensen av det nu beskrivna blev att chefen för KUT Lund fattade beslut som enligt myndighetens delegationsordning skulle ha fattats av chefen för länskriminalavdelningen.

text: Av förhör under förundersökningen framgår att chefen för KUT Lund inte dokumenterade att uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande skulle byggas upp. Enligt hans uppfattning omfattades detta av beslutet om att behandla personuppgifter i den särskilda undersökningen. Följden blev att varken uppgiftssamlingarnas existens eller det närmare ändamålet med dem dokumenterades. Eftersom skapandet av uppgiftssamlingar enligt myndighetens praxis inte anmäldes till chefen för länskriminalavdelningen, som var behörig beslutsfattare, har denne inte heller haft kännedom om vilka uppgifts-

text: samlingar som fanns i den särskilda undersökningen eller för vilka närmare ändamål uppgifter behandlas i dessa. Den bristande dokumentationen har avsevärt försvårat myndighetens möjlighet att kontrollera och följa upp sin personuppgiftsbehandling inom detta mycket integritetskänsliga område.

text: De uppgiftssamlingar som fanns i den särskilda undersökningen överfördes när denna avslutades oförändrade till den nya gemensamt tillgängliga uppgiftssamlingen. I beslutet om den särskilda – gemensamt tillgängliga – uppgiftssamlingen angavs inte något närmare ändamål med behandlingen, utöver en allmän beskrivning av kriminalunderrättelseverksamheten. Något närmare ändamål framgick inte heller av själva uppgiftssamlingarna. Inför beslutet genomfördes inte någon genomgång av det konkreta innehållet i de befintliga uppgiftssamlingarna, vilket hade varit naturligt. Det dokumenterades inte heller vilka uppgiftssamlingar som fanns. De brister som jag har konstaterat när det gäller ansvaret för den särskilda undersökningen överfördes alltså till den gemensamt tillgängliga uppgiftssamlingen.

text: Sammantaget har alltså den ordning som dåvarande Polismyndigheten i Skåne tillämpade för beslut om behandling av personuppgifter i den särskilda undersökningen Länsövergripande brottslighet, och den senare gemensamt tillgängliga uppgiftssamlingen, uppvisat grundläggande brister. Oklarheter i ansvarsfördelningen har inneburit att de inblandade inte har varit medvetna om omfattningen av sitt ansvar. Vidare har bristerna medfört att det inte fanns någon styrning från den ansvarige beslutsfattarens sida över vilka personuppgifter som skulle behandlas och att möjligheterna att kontrollera och följa upp personuppgiftsbehandlingen avsevärt försvårats. Detta har inneburit att integritetsskyddet till stor del sattes ur spel. För dessa allvarliga brister måste dåvarande Polismyndigheten i Skåne, ytterst länspolismästaren, kritiseras.

text: Ansvaret för loggning, gallring och särskilda markeringar i uppgiftssamlingarna Av de tidigare granskningarna framgår att användningen av uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande inte loggades, att det inte har angetts vilka som inte var misstänkta för brott och att uppgiftssamlingarna inte gallrades i tillräcklig omfattning. Dessa brister är allvarliga. Den uteblivna loggningen har väsentligt försvårat möjligheterna att kontrollera användningen av uppgiftssamlingarna. Den bristande gallringen har fått till följd att uppgifter registrerats mer eller mindre permanent i uppgiftssamlingarna. Eftersom uppgiftssamlingarna bygger på släktrelationer mellan personer av romskt ursprung har denna brist fått allvarliga konsekvenser. Uppgiftssamlingarna har fått karaktären av ett mer eller mindre permanent släktregister över ett stort antal personer av huvudsakligen romskt ursprung. Att det saknas uppgifter om vilka som inte misstänks för brott har förstärkt detta intryck.

text: Ansvaret för att de här aktuella integritetsskyddsbestämmelserna följs har enligt polismyndighetens yttrande vilat på chefen för KUT Lund och den handläggande

text: polisen. Polismyndigheten har vidare uppgett att de särskilt föreskrivna rutinerna som gällt i dessa delar inte gick att tillämpa eftersom de förutsatte att behandlingen skedde i en viss databasmiljö, vilket inte var möjligt vid bl.a. KUT Lund. Det har därför delvis saknats automatiserade möjligheter för detta arbete, något som chefen för KUT Lund och den handläggande polisen enligt myndigheten inte kan lastas för.

text: Jag kan konstatera att det för uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande saknades tekniska möjligheter att logga behandling. På grund av att uppgiftssamlingarna inte skapades i den databasmiljö som anges i rutinerna för den särskilda undersökningen, gick det inte att tillämpa den rutin som angavs för att markera vilka personer som inte var misstänkta för brott. Den delvis automatiserade rutin som skulle garantera att gallringsprövning av alla uppgifter i den särskilda undersökningen genomfördes var tolfte månad gick inte heller att tillämpa. Trots de tekniska problem som polismyndigheten redogjort för hade det dock varit fullt möjligt för den som arbetat med uppgiftssamlingarna att genomföra både gallringsprövningen och markeringen av dem som inte var misstänkta, om än på ett mer resurskrävande sätt. När det gäller den gemensamt tillgängliga uppgiftssamlingen noterar jag att det inte har funnits rutiner för en kontinuerlig gallringsprövning annat än enligt de högst tillåtna bevarandetiderna som anges i den nya

text: polisdatalagen

text: Av utredningen framgår att polismyndigheten varit medveten om de tekniska problemen vid bl.a. KUT Lund. Trots denna kunskap vidtog man inte några åtgärder för att garantera att

text: polisdatalagens

text: integritetsskyddsbestämmelser följdes, t.ex. genom att ändra eller ta fram nya fungerande rutiner för de fall där den avsedda databasmiljön inte kunde användas. Polismyndigheten har inte heller följt upp och kontrollerat hur dessa bestämmelser efterlevdes vid de behandlingar som skedde i en annan databasmiljö än den avsedda. Jag kan också konstatera att de rutiner som togs fram för den gemensamt tillgängliga uppgiftssamlingen var bristfälliga i fråga om den löpande gallringsprövningen. Den polis som hanterade de aktuella uppgiftssamlingarna har naturligtvis trots detta ett ansvar för att han underlät att markera vilka som inte var misstänkta och för att uppgiftssamlingarna inte gallrades i tillräcklig utsträckning. Underlåtenheten att logga behandlingen, att markera vilka som inte var misstänkta för brott och att gallra uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande, måste dock huvudsakligen anses bero på att ledningen inte vidtagit nödvändiga åtgärder. Det är oacceptabelt att det inom polismyndigheten samlades in och behandlades personuppgifter inom den integritetskänsliga kriminalunderrättelseverksamheten utan fungerande rutiner för loggning, markering av personer som inte misstänks för brott och gallring. Att det funnits vissa tekniska problem utgör ingen godtagbar ursäkt. Dåvarande Polismyndigheten i Skåne, ytterst länspolismästaren, måste kritiseras för dessa allvarliga brister.

text: Avslutande bedömning Av förundersökningen framgår att det inte har kunnat uteslutas att det inledningsvis fanns godtagbara skäl att behandla uppgifter i uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande. Vid de tidigare granskningarna har man kommit fram till att personuppgifterna i dessa båda uppgiftssamlingar inte enbart behandlats på grund av de registrerades etniska tillhörighet. Jag ifrågasätter inte dessa bedömningar. Vid min granskning har jag dock kunnat konstatera att bristerna vid polismyndighetens personuppgiftsbehandling medförde att det byggdes upp ett mer eller mindre permanent register över ett stort antal personer av romskt ursprung. Uppgiftssamlingarna har alltså de facto fått karaktären av ett register över just etnisk tillhörighet. Det finns därför skäl att se mycket allvarligt på bristerna hos dåvarande Polismyndigheten i Skåne. Att registreringen drabbade en redan utsatt grupp förstärker allvaret i det inträffade.

text: Bristerna i polismyndighetens hantering av den särskilda undersökningen Länsövergripande brottslighet har också medfört att det saknades särskild dokumentation över såväl existensen av uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande som anledningen till att de skapades. Mycket tyder på att den som varit chef för länskriminalavdelningen, och därmed ansvarade för besluten om den särskilda undersökningen och den gemensamt tillgängliga uppgiftssamlingen, saknade närmare kännedom om vilka uppgiftssamlingar som fanns. Dessa brister har avsevärt försvårat en fungerande uppföljning och kontroll av personuppgiftsbehandlingen i uppgiftssamlingarna, vilket är mycket allvarligt. Jag noterar särskilt att förekomsten av de två uppgiftssamlingarna uppmärksammades av tillsynsmyndigheterna först efter att medierna avslöjat deras existens.

text: Av utredningen framgår att det var en polis som, under ledning av chefen för KUT Lund, skapade och i övrigt hanterade uppgiftssamlingarna Konflikt, Staffanstorp, romer och Kringresande. Av utredningen framgår vidare att en förutsättning för att dessa uppgiftssamlingar har uppvisat de mycket allvarliga brister som konstaterats vid tidigare granskningar är att ansvarsfördelningen när det gäller personuppgiftsbehandlingen i den särskilda undersökningen och den gemensamt tillgängliga uppgiftssamlingen var mycket oklar. Polismyndighetens organisation, instruktioner och praxis har medfört att det varken funnits någon styrning eller kontroll över vilka uppgiftssamlingar som byggts upp och mycket begränsade möjligheter att upptäcka eventuella missförhållanden i dem. Det har därtill varit känt inom polismyndigheten att det saknades förutsättningar för att tillämpa rutiner av avgörande betydelse för integritetsskyddet. Trots detta vidtog man inte nödvändiga åtgärder för att säkerställa att integritetsskyddsbestämmelserna följdes. Det inträffade visar på omfattande och allvarliga brister inom polismyndighetens kriminalunderrättelseverksamhet. Med det ansvar som chefen för länskriminalavdelningen haft för kriminalunderrättelseverksamheten i allmänhet, och den särskilda undersökningen och den gemensamt tillgängliga uppgiftssamlingen i synnerhet, vilar ett tungt ansvar för de brister som konstaterats på dem som innehaft den befattningen. Ansvaret för de grundläggande brister när det gäller

text: myndighetens organisation, instruktioner och praxis som jag funnit vid min granskning vilar dock ytterst på polismyndigheten och på dess högsta chef – länspolismästaren. Dåvarande Polismyndigheten i Skåne förtjänar allvarlig kritik för dessa brister.

text: Även om polismyndigheten måste bära det yttersta ansvaret för uppgiftssamlingarna har chefen för KUT Lund ett ansvar för att uppgiftssamlingarna faktiskt byggdes upp och den polis som byggde upp dem ett ansvar för deras konkreta innehåll. Jag är mycket kritisk också till deras agerande.

text: Jag förutsätter att den nya Polismyndigheten på grund av de allvarliga brister som funnits inom dåvarande Polismyndigheten i Skånes kriminalunderrättelseverksamhet vidtar nödvändiga åtgärder för att garantera att

text: polisdatalagens

text: integritetsskyddsbestämmelser efterlevs inom hela myndigheten. Ansvarsfördelningen inom kriminalunderrättelseverksamheten måste vara tydlig och det måste finnas fungerande riktlinjer för personuppgiftsbehandlingen. Det måste också finnas en fungerande intern uppföljning och kontroll som säkerställer att behandlingen uppfyller

text: polisdatalagens

text: integritetsskyddsbestämmelser. Jag vill avslutningsvis poängtera att det förtroende som lagstiftaren har gett Polismyndigheten, genom den omfattande rätten att behandla uppgifter inom kriminalunderrättelseverksamheten, förutsätter att man noggrant efterlever och respekterar

text: polisdatalagens

text: integritetsskyddsbestämmelser.