avgjordAv: Justitieombudsmannen Katarina Påhlsson

nyckelord:
Anstalt
Grundläggande fri- och rättigheter

title: Kritik mot Kriminalvården, anstalten Kumla, för brister i hanteringen när det gäller uthämtning av en aviserad postförsändelse

text: Anmälan

text: I en anmälan som kom in till JO den 18 oktober 2019 framförde AA klagomål mot Kriminalvården, anstalterna Skänninge och Kumla. Han anförde i huvudsak följande.

text: Anstalterna fördröjer systematiskt leveransen av postpaket till de intagna. Normalt tar det fyra-fem veckor från det att ett paket anlänt till det lokala utlämningsstället till det att paketet lämnas över till den intagne. Detta gäller de fall då anstalten över huvud taget hämtar ut paketet, det är inte ovanligt att paket inte hämtas ut alls och därför returneras till avsändaren.

text: Hans flickvän skickade ett paket till honom med bl.a. böcker, som anlände till PostNords utlämningskontor i Kumla den 24 september 2019. Efter att ha fått meddelande om att brevet fanns att hämta ut ansökte han den 30 september 2019 om att paketet skulle hämtas. Dagen efter mottog han avin, som han då överlämnade till personalen. Den 2 oktober 2019 fick han en påminnelse om att paketet måste hämtas före den 8 oktober 2019, annars skulle det returneras till avsändaren. Han skrev en ny ansökan och informerade om detta, men inget hände och paketet skickades tillbaka till hans flickvän.

text: Till anmälan fogade AA avisering av brev och påminnelse från PostNord.

text: Utredning

text: JO begärde att Kriminalvården skulle yttra sig över det som AA hade framfört i anmälan. I sitt remissvar anförde Kriminalvården, huvudkontoret, genom chefen för sektionen för verksjuridik, följande:

text: Yttrande över fördröjning av försändelser till intagna

text: Anmälan m.m.

text: JO har begärt att Kriminalvården ska yttra sig över vad som anförts i anmälan om fördröjning av intagnas försändelser vid anstalterna Kumla och Skänninge. Uppgifter om sakförhållandena har hämtats in från Kriminalvårdens regioner Öst

text: och Mitt. Regionerna har i sin tur hämtat in uppgifter från anstalterna Skänninge och Kumla samt från det centrala kriminalvårdsregistret.

text: Tillämpliga bestämmelser m.m.

text: Av

text: 5 kap. 1 § fängelselagen (2010:610)

text: framgår att intagna får ta emot och inneha sådana böcker, tidskrifter och tidningar som inte kan riskera ordningen eller säkerheten eller antas motverka behandling. I övrigt får intagna ta emot och inneha personliga tillhörigheter som är motiverade med hänsyn till att verkställigheten ska kunna genomföras på ett ändamålsenligt sätt. Med ”personliga tillhörigheter” avses all den egendom som tillhör intagen t.ex. kläder, skor, pengar och försändelser (

text: prop. 2009/10:135 s. 134

text: ). Av

text: 7 kap. 7 § fängelselagen

text: framgår att andra försändelser än s.k. myndighetspost till och från intagna i anstalt får granskas om det är nödvändigt med hänsyn till ordningen eller säkerheten. Enligt 7 kap. 8 § ska en granskad försändelse, om inte särskilda skäl talar emot det, lämnas ut till den intagne så snart som möjligt och senast när han eller hon inte längre ska vara frihetsberövad. Med ”försändelse” avses t. ex. brev, skriftliga meddelanden och paket som ska befordras till och från den intagne genom Kriminalvårdens försorg (

text: prop. 2009/10:135 s. 110

text: ). Av

text: 6 § förvaltningslagen (2017:900)

text: framgår att myndigheternas serviceskyldighet innefattar bl.a. att utan onödigt dröjsmål hjälpa enskilda att tillvarata sina intressen. Sådan hjälp ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet.

text: Kriminalvårdens bedömning

text: Ärendet gäller postpaket till intagna som ska hämtas ut från externa utlämningsställen. AA har gjort gällande att Kriminalvården systematiskt fördröjer leveranserna av sådana paket. Enligt honom tar det i regel fyra till fem veckor för myndigheten att hämta ut paket, undersöka och leverera innehållet till de intagna. Han uppger också att Kriminalvården har underlåtit att hämta ut ett paket som skickats till honom och att utlämningsstället därför returnerade paketet till avsändaren. Kriminalvården anser att det endast är den paketavi som skickas till anstalten som utgör en försändelse i

text: fängelselagens

text: mening. Avier hanteras som annan post som skickas till anstalterna och lämnas över skyndsamt till de intagna. Uthämtning av ett paket från ett externt utlämningsställe för vidarebefordran till en intagen är en ren serviceåtgärd som myndigheten kan välja att vidta på begäran av en intagen. Möjligheten att tillhandahålla serviceåtgärder styrs främst av tillgängliga resurser vid aktuellt verksamhetsställe. När det gäller uthämtning av paket måste det även göras en prövning av frågan om mottagande och innehav av personliga tillhörigheter. Den intagne behöver därför ansöka om att få ta emot och inneha det som paketet innehåller. Om ett paket innehåller något som den intagne får ta emot och inneha görs en avvägning mellan den intagnes behov av innehållet och anstaltens tillgängliga resurser för att hämta ut detta. Paket som bedöms ha otillåtet innehåll hämtas inte ut. De i ärendet aktuella anstalterna Skänninge och Kumla uppger att de har tydliga rutiner för vad som gäller vid uthämtning av paket från externa utlämningsställen och att det i regel tar en till tre veckor att hämta ut och vidarebefordra innehållet i ett paket till en intagen. Det är resurskrävande att låta anstaltspersonal hämta ut paket från externa utlämningsställen och därefter granska innehållet samt fatta beslut i frågan om innehav. Den tidsåtgång som anstalterna har uppgett får därför anses rimlig. AA har inte angett något specifikt tillfälle där tidsåtgången har varit

text: fyra till fem veckor. Det stämmer dock att ett paket som skickats till honom via ett externt utlämningsställe inte hämtades ut. Anledning till det var att han inte hade ansökt om att få ta emot och inneha paketets innehåll. Myndighetens serviceskyldighet kan inte anses omfatta att hämta ut ett paket med okänt innehåll. AA inkom med kompletterande skrifter och kommenterade remissvaret, varvid han anförde bl.a. följande.

text: Han hade ingen möjlighet att ansöka om att få ta emot paketet från sin flickvän, eftersom han inte visste att flickvännen hade skickat ett paket. Däremot, när paketavin hade anlänt, efterfrågade personalen vad som fanns i paketet, och de fick då en lista på innehållet. Trots detta hämtades inte paketet ut.

text: Ytterligare ett paket till honom har skickats tillbaka till avsändaren. På kvällen före nyårsafton fick han en påminnelseavi från PostNord om att hans paket måste hämtas ut senast den 2 januari 2020. PostNord var stängt fram till den dagen. Han och hans kontaktman ringde PostNord och försökte få dem att behålla paketet längre men det godtogs inte, utan paketet returnerades.

text: Anstalterna borde kunna hjälpa intagna med att beställa legala varor. Intagna har inte möjlighet att använda postförskott och kan oftast inte handla på kredit.

text: Till sina skrifter fogade AA en hemställan och en beställningsblankett.

text: Rättslig reglering

text: Kriminalvården har redogjort för vissa relevanta bestämmelser, bl.a.

text: 7 kap. 8 § fängelselagen (2010:610)

text: . Jag vill för egen del tillägga följande.

text: Enligt

text: 2 kap. 1 § första stycket 2 regeringsformen

text: är var och en gentemot det allmänna tillförsäkrad informationsfrihet: frihet att inhämta och ta emot upplysningar samt att i övrigt ta del av andras yttranden.

text: Informationsfriheten får begränsas genom lag och med hänsyn till - såvitt här är av intresse - allmän ordning och säkerhet, förebyggandet och beivrandet av brott, samt om särskilt viktiga skäl föranleder det (se

text: 2 kap.

text: och

text: 23 §§

text: regeringsformen

text: Det anges i

text: 1 kap. 4 § fängelselagen

text: att varje intagen ska bemötas med respekt för sitt människovärde och med förståelse för de särskilda svårigheter som är förenade med frihetsberövandet.

text: Enligt

text: 5 kap. 2 § fängelselagen

text: får tillhörigheter som en intagen inte får ta emot och inneha omhändertas och förvaras för den intagnes räkning. Tillhörigheter som omhändertagits ska lämnas ut till den intagne senast i samband med att han eller hon inte längre ska vara berövad friheten. Vidare anges i

text: 5 kap. 3 § fängelselagen

text: att tillhörigheter som omhändertagits får på den intagnes bekostnad sändas till den adress där han eller hon är folkbokförd eller till annan adress som han eller hon anger.

text: Bedömning

text: Försändelser till intagna Försändelser som skickas till en intagen ska, som utgångspunkt, befordras till den intagne genom Kriminalvårdens försorg. JO har tidigare uttalat att Kriminalvården i detta avseende måste ses som den sista länken i den postbefordran som postbefordringsföretagen står för såvitt avser personer som inte är berövade friheten (se JO 2014/15 s. 182).

text: Av den tidigare redogörelsen har framgått att det i

text: fängelselagen

text: har förts in inskränkningar av intagnas rätt att ta emot försändelser. Dessa lagregler ger Kriminalvården möjlighet att, under vissa givna förutsättningar, granska försändelser och kvarhålla dem med stöd av

text: 7 kap. 8 § fängelselagen

text: . Efter befordran av en försändelse kan Kriminalvården också begränsa den intagnes rätt att inneha försändelsen, och omhänderta den enligt

text: 5 kap. 2 § samma lag

text: Aviserade brev och paket I det här ärendet aktualiseras frågan om Kriminalvården är skyldig att erbjuda intagna hjälp med att hämta ut aviserade brev och paket från utlämningsställen belägna utanför anstalten.

text: Den aktuella frågan har tidigare varit föremål för uttalanden från JO:s sida. I ett beslut meddelat år 2008 uttalade dåvarande JO Cecilia Nordenfelt att hon delade den uppfattning som Kriminalvården då hade, nämligen att det i normalfallet måste anses åligga anstalten att hjälpa intagna med att hämta ut postförsändelser, om detta inte kan ordnas på annat sätt t.ex. vid normalpermission eller via ombud (JO:s beslut den 27 februari 2008, dnr

text: Jag har ingen annan uppfattning är den som kom till uttryck i 2008 års beslut. Utan Kriminalvårdens hjälp med uthämtning är det ofrånkomligt att många intagna i praktiken skulle sakna möjlighet att ta emot aviserade brev och paket. Att en sådan begränsning av rätten att ta emot och inneha försändelser skulle uppstå bara av det skälet att postförsändelsen levererats till ett externt utlämningsställe framstår inte som godtagbart.

text: Utgångspunkten är alltså att Kriminalvården har en skyldighet att hjälpa intagna med att hämta ut brev och paket från utlämningsställen utanför anstalten, om uthämtningen inte kan lösas på annat sätt. I den bemärkelsen har Kriminalvården följaktligen ett visst ansvar för att även aviserade postförsändelser vidarebefordras till intagna. Något egentligt utrymme för att avstå med hänvisning till tillgängliga resurser eller den intagnes bristande behov av försändelsens innehåll finns inte enligt min uppfattning. Jag har däremot inte några synpunkter på att andra alternativ än hämtning genom anstaltens försorg uttöms först om det finns sådana förutsättningar, t.ex. genom en anhörig som ombud.

text: Jag har ingen invändning mot att anstalten avstår från att hämta ut ett aviserat paket till en intagen i de fall det finns tillförlitliga uppgifter om vad paketet innehåller och anstalten i ett formellt beslut har nekat den intagne att ta emot och inneha tillhörigheterna i paketet.

text: Däremot bör Kriminalvårdens uthämtning av aviserade paket inte vara helt beroende av att den intagne på förhand ansöker om att få ta emot och inneha paketets uppgivna innehåll, på det sätt som Kriminalvården har beskrivit i sitt remissvar. Det kan enligt min mening nämligen inte rimligen krävas av en intagen att denne alltid måste känna till innehållet i ett paket för att ha praktisk möjlighet att ta emot det. Oavsett vilken information som finns tillgänglig om ett pakets innehåll, ligger det dessutom i sakens natur att det är först sedan ett paket hämtats ut som det med full säkerhet kan klarläggas vad som finns i paketet.

text: En konsekvens av det nu sagda är att det, enligt min uppfattning, inte bör förekomma att Kriminalvården avstår från att hämta ut ett aviserat paket till en intagen av det skälet att det före uthämtning är okänt vad paketet innehåller.

text: Det är givet att hjälp med uthämtning kan erbjudas först på förfrågan från en intagen, sedan denne mottagit en avi om leveransen. En rimlig tidsram är att anstalten ska ombesörja hämtning från utlämningsstället i vart fall inom sådan tid att paketet eller brevet inte returneras till avsändaren. Detta förutsätter dock att den intagne inom skälig tid före sista dag för uthämtning både mottagit avin och med hänvisning till denna begärt hjälp med att hämta ut postförsändelsen.

text: Sammanfattningsvis delar jag alltså inte Kriminalvårdens uppfattning att uthämtning av aviserad post till intagna är en ren serviceåtgärd som myndigheten kan välja att vidta utifrån tillgängliga resurser. Jag menar i stället att Kriminalvården som utgångspunkt har en skyldighet att hjälpa intagna med att hämta ut brev och paket från utlämningsställen belägna utanför anstalten, om inte uthämtningen kan ordnas på annat sätt. Jag förutsätter att Kriminalvården ser över rutinerna för uthämtning av postförsändelser och att mina uttalanden i detta beslut då beaktas.

text: Anstalten Kumlas hantering beträffande ett aviserat paket till AA AA har uppgett att han ansökte om uthämtning av ett paket den 30 september 2019 samt att han påföljande dag mottog och överlämnade avin. Han har vidare angett att han den 2 oktober 2019 på nytt ansökte om att paketet skulle hämtas ut och upplyste om att uthämtning måste ske före den 8 oktober 2019, men att inget hände utan att paketet returnerades till avsändaren.

text: Kriminalvården har bekräftat att ett paket som skickats till AA via ett externt utlämningsställe inte hämtades ut och anfört att skälet till det var att AA inte hade ansökt om att få ta emot och inneha paketets innehåll. AA har uppgett att personalen frågade honom vad paketet innehöll och att de då fick en lista på innehållet.

text: I linje med mina tidigare uttalanden anser jag att anstalten Kumla borde ha varit AA behjälplig med att hämta ut paketet från det externa utlämningsstället, även om paketets innehåll var okänt på förhand. Utredningen ger inte klarhet i om AA på förfrågan från anstaltspersonal överlämnade en lista med paketets innehåll. Om så skedde måste den emellertid anses ha utgjort en begäran om att få ta emot och inneha de angivna sakerna, vilket borde ha föranlett anstalten att åtminstone ta ställning till om paketet skulle hämtas ut. Om någon lista inte överlämnades borde AA i vart fall ha fått information om att han behövde göra en begäran om innehav för att få hjälp med att hämta ut paketet. Det framstår dessutom som att anstalten inte lämnade något besked alls till AA beträffande hans förfrågan om hjälp med uthämtning, vilket givetvis inte är acceptabelt.

text: Det står klart att anstalten Kumla förtjänar kritik för den bristfälliga hanteringen av frågan om uthämtning av det aktuella paketet.

text: Övrigt Vad AA har anfört i övrigt föranleder inget uttalande från min sida.


nyckelord:
Anmälningsskyldighet
God förvaltning/myndighetsetik
Information

publisher: Justitieombudsmannen

title: Kritik mot Läkemedelsverket för brister i annonseringen av lediga tjänster

org: jo

sammanfattning: Läkemedelsverket har i två anställningsärenden enbart informerat om de lediga tjänsterna på myndighetens intranät och anslagstavla, medan annonsering av en tredje ledig tjänst även har gjorts på myndighetens externa webbplats. Ingen av de tre tjänsterna har anmälts till Arbetsförmedlingen. En statlig myndighet som avser att anställa ska enligt anställningsförordningen på ett lämpligt sätt informera om detta så att de som är intresserade av anställningen kan anmäla det till myndigheten. I beslutet konstaterar JO att de som är intresserade av en anställning kan finnas både inom och utanför en myndighet. Det krävs därför i normalfallet mer än bara annonsering på myndighetens anslagstavla och intranät för att nå ut till dessa personer. Annonsering på myndighetens externa webbplats, och/eller i dags- och fackpress, får i stället enligt JO normalt anses som lämpliga sätt att sprida information om en anställning till de personer som är intresserade av den. JO kritiserar Läkemedelsverket för att två av tjänsterna inte utlystes på ett sådant sätt att även intresserade personer utanför myndigheten informerades om de lediga anställningarna. Myndigheten kritiseras även för att ingen av de tre tjänsterna anmäldes till Arbetsförmedlingen enligt förordningen om statliga anställningar och för att myndigheten under en period hade en intern anställningsinstruktion som avvek från gällande lagstiftning.

text: Anmälan

type: rubrik

text: I en anmälan som kom in till JO den 30 november 2016 framförde AA klagomål mot Läkemedelsverket och anförde bl.a. följande:

type: stycke

text: Läkemedelsverket har gjort systematiska avsteg från

text: 6 § anställningsförordningen (1994:373)

text: när det gäller att informera om lediga tjänster. Myndigheten informerar i många fall endast på sin anslagstavla och internt inom myndigheten samt anpassar annonserna efter den kandidat som myndigheten vill anställa. I ett anställningsärende som rörde en gruppchefstjänst inom inspektionsenheten berättade den rekryterande chefen på ett personalmöte vem hon ville anställa innan den interna annonseringen genomfördes (dnr 2.4.1-2014-076698). När samma tjänst annonserades nästa gång gynnades den rekryterade av en lång vänskap med den rekryterande chefen och av en lång fördröjning av utlysningen

text: (dnr 2.4.1-2016-067442). I ett tredje ärende som gällde en tjänst som gruppchef annonserade man enbart på Läkemedelsverkets webbplats men inte hos Arbetsförmedlingens platsbank (dnr 2.4.1-2016-094946). I annonsen ställdes krav på att den sökande var van vid myndighetsutövning, vilket inte var rimligt för den aktuella tjänsten men gynnade den förutvalda kandidaten. Läkemedelsverkets förfaranden gör att kompetenta personer utanför organisationen aldrig får chans att söka tjänster och ökar risken för att dåliga chefer rekryteras.

text: Utredning

text: Anmälan remitterades till Läkemedelsverket för yttrande. I sitt remissvar anförde Läkemedelsverket bl.a. följande (bilagorna har utelämnats):

text: Tjänsten annonserades på Insidan (verkets intranät) och på Läkemedelsverkets anslagstavla den 12–31 oktober 2014. Tjänsten anmäldes inte till Arbetsförmedlingen. Annonseringen skedde enligt då gällande ordinarie rutiner för myndigheten, se bilaga 1. Beslutet om anställning fattades den 29 december 2014 och har inte överklagats.

text: 2.4.1-2016- 067442

text: Tjänsten annonserades på Insidan och på myndighetens anslagstavla den 22 september 2016–6 oktober 2016. Tjänsten anmäldes inte till Arbetsförmedlingen. Annonseringen skedde enligt då gällande ordinarie rutiner för myndigheten, se bilaga 2. Beslutet om anställning fattades den 22 december 2016. Beslutet överklagades av AA. Statens överklagandenämnd har avvisat hans överklagande.

text: Tjänsten annonserades på Insidan, på verkets externa hemsida samt på myndighetens anslagstavla den 15 december 2016–9 januari 2017. Tjänsten anmäldes inte till Arbetsförmedlingen. Annonseringen skedde enligt då gällande ordinarie rutiner för myndigheten, se bilaga 3. Beslutet om anställning fattades den 17 mars 2017. Beslutet att tillsätta tjänsten har inte överklagats.

text: Bedömning

text: Enligt

text: 6 § första stycket anställningsförordningen (1994:373)

text: ska en statlig myndighet som avser att anställa en arbetstagare på något lämpligt sätt informera om detta så att de som är intresserade av anställningen kan anmäla det till myndigheten inom en viss tid. Det ankommer i första hand på myndigheten att bedöma vilket som är det bästa sättet att informera om en ledig anställning (se JO:s beslut den 21 mars 2016 dnr 6299-2014). Läkemedelsverket konstaterar inledningsvis att verkets instruktion (01134) om anställning av personal har följts vid annonseringen av samtliga ärenden som AA tar upp i sin anmälan. Det ska i sammanhanget nämnas att myndigheten i då gällande versioner av instruktionen inte haft som rutin att anmäla lediga tjänster till Arbetsförmedlingen enligt förordning (

text: ) om statliga anställningar. AA har således fog för sin kritik i detta avseende. Verket har åtgärdat bristen i den nu gällande versionen av verkets instruktion 01134, senast uppdaterad den 26 januari 2017, se bilaga 4. Annonseringen i de ärenden AA berör i sin anmälan har i vart fall inneburit att annonsen tillgängliggjorts allmänheten genom att hängas på myndighetens anslagstavla. Tiden för annonseringen kan inte anses vara oskäligt kort. Anslagstavlan hänger utanför myndighetens fysiska skalskydd vid Läkemedelsverkets

text: entré och finns tillgänglig för allmänheten utan att något särskilt tillträde behöver medges. Eftersom anmälningsskyldigheten enligt förordningen om statliga anställningar, enligt verkets tolkning, inte medför någon ytterligare annonseringsplikt får den annonsering som skett anses tillräcklig utifrån de krav som ställs i

text: 6 § anställningsförordningen

text: , jfr även JO:s beslut den 21 mars 2016 dnr 6299-2014.

text: Något ytterligare om vad AA i övrigt har anfört

text: AA har i sin anmälan gjort gällande att rekryterande chef i ärende 2.4.1-2014- 076698 vid ett personalmöte, före dess att tjänsten utlysts, uttalat sitt stöd till förmån för en namngiven person som senare också kom att söka och få tjänsten. Läkemedelsverket har inte kunnat få dessa uppgifter bekräftade. Varken den rekryterande chefen eller den beslutande direktören arbetar kvar på verket. Det som ändå har framkommit i verkets utredning strider mot AA:s minnesbild. Bevisläget försvåras ytterligare av att den påstådda händelsen ligger några år tillbaka i tiden och att uttalandet ska ha gjorts muntligen för en begränsad krets. Verket kan mot denna bakgrund varken bekräfta eller dementera AA:s uppgifter. Det har oaktat detta inte framkommit något i övrigt som visar att gängse rutiner har frångåtts vid denna rekrytering. AA har vidare nämnt att det, avseende ärende 2.4.1-2016- 067442, finns flera omständigheter som objektivt sett bör ha gynnat den person som fick tjänsten. Till exempel finns en långvarig vänskap med den rekryterande chefen och utlysningen av tjänsten har fördröjts på ett omotiverat sätt. Tre personer sökte den aktuella tjänsten. Rekryterande chef genomförde intervjuerna tillsammans med HR-partner och en läkemedelsinspektör från inspektionsenheten. Rekryterande chef hade umgåtts med en av kandidaterna under studietiden, dock inte privat i tiden därefter, vilket hon redovisade för övriga i rekryteringsgruppen. Denna kandidat var också den som gruppen enades om som den lämpligaste kandidaten. HR-partnern genomförde därefter en djupintervju med denna. Därefter anställdes kandidaten till tjänsten som gruppchef. Urvalet av den mest lämpliga kandidaten har gjorts i samråd med såväl facklig representant som beslutande direktör. Avseende ärende 2.4.1-2016-094946 har AA anfört att det inte är rimligt att ställa krav på vana av myndighetsutövning för den aktuella tjänsten och att kravet i allt för stor omfattning begränsar antalet kandidater. Annonsen var i relevanta delar utformad enligt följande.

text: Arbetsuppgifter

text: Som gruppchef är ditt uppdrag att leda arbetet på Kansliet, ta fram effektiva processer som möjliggör kvalitetssäkrad, riskbaserad tillsyn och utveckla arbetsmetoder vars syfte är att adekvata åtgärder vidtas vid situationer med anmälda kvalitetsfel, indragningar och bristsituationer. Kansliet tar även hand om administration rörande ekonomi, resor, tillståndsunderlag och arkivering. Du har personalansvar vilket innebär att du leder och fördelar arbetet, utvecklar medarbetarna samt följer upp verksamhetens resultat både på grupp- och individnivå. Du ingår i enhetens ledningsgrupp och har tillsammans med enhetschef samt två andra gruppchefer ett gemensamt ansvar att bidra till att enhetens arbete bedrivs effektivt och i enlighet med vårt uppdrag. Samverkan såväl internt som externt, till exempel med branschorganisationer samt med andra myndigheter, är viktigt.

text: Utbildning och erfarenhet

text: Du ska ha en naturvetenskaplig högskoleutbildning med farmaceutisk eller annan för tjänsten relevant inriktning kombinerad med dokumenterad god erfarenhet från tidigare chefstjänst eller personalledning. Vidare har du flerårig arbetslivserfarenhet från läkemedelstillverkning inom produktion, kvalitetssäkring eller kvalitetskontroll. Vi förväntar att du är kvalitetsmedveten, analytisk, har bred kunskap om relevanta regelverk och är van med

text: myndighetsutövning. Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och i skrift samt god datorvana är en förutsättning. Den aktuella tjänsten innebär att man även är operativ i verksamheten, dvs. det rör sig inte om en rent strategiskt inriktad chefstjänst. Tjänsten medför bl.a. ett ansvar för kansliet, framtagandet av effektiva processer för tillsynen och samverkan med andra myndigheter. Erfarenhet av myndighetsutövning får med hänvisning till detta anses vara relevant för tjänsten. Det bör noteras att den efterfrågade erfarenheten inte behöver vara förvärvad på Läkemedelsverket. AA kommenterade remissvaret och anförde bl.a. följande: Läkemedelsverkets arbetssätt vid rekrytering går ut på att först välja ut en lämplig kandidat och sedan anpassa annonsen efter den kandidaten. Det är tydligt eftersom det ställs olika krav i två av de aktuella annonserna trots att det rör sig om liknande tjänster. Det finns även ytterligare exempel. Myndighetens anslagstavla är under två tredjedelar av dygnet och under helger placerad innanför skalskyddet och därmed oåtkomlig för allmänheten.

text: Rättslig reglering m.m.

text: Vid beslut om statliga anställningar ska avseende fästas endast vid sakliga grunder, såsom förtjänst och skicklighet (

text: 12 kap. 5 § andra stycket regeringsformen

text: ). En statlig myndighet som avser att anställa en arbetstagare ska på något lämpligt sätt informera om detta så att de som är intresserade av anställningen kan anmäla det till myndigheten inom en viss tid (

text: 6 § anställningsförordningen

text: [1994:373]). Någon information behöver inte lämnas, om särskilda skäl talar mot det. Huvudregeln är alltså att statliga myndigheter ska informera om lediga anställningar.

text: Det ankommer i första hand på myndigheten att bedöma vilket som är det bästa sättet att informera om en ledig anställning, t.ex. genom en annons i dags- eller fackpress (Arbetsgivarverket, Att anställa [2014], s. 54 f.). Det är naturligt att annonsen om den lediga anställningen också anslås på myndighetens anslagstavla. Informationen kan även läggas ut på myndighetens webbplats. När en myndighet vidtar en åtgärd för att söka personal utanför myndigheten till en ledig anställning ska myndigheten även anmäla det till den offentliga arbetsförmedlingen (2 § förordningen [1984:819] om statliga platsanmälningar).

text: Som framgått ovan kan en myndighet avstå från att informera om en ledig anställning om det finns särskilda skäl som talar mot ett sådant förfarande. Särskilda skäl kan föreligga om t.ex. om en arbetstagare omplaceras till en ledig anställning enligt 7 § andra stycket lagen om anställningsskydd (

text: ) eller om en myndighet vill anställa en uppsagd arbetstagare som omfattas av avtalet om trygghetsfrågor eller en person som har återanställningsrätt (Arbetsgivarverket, Att anställa [2014], s. 54).

text: JO har tidigare kritiserat en myndighet som enbart annonserat ut en ledig tjänst internt och på myndighetens anslagstavla, som var placerad innanför myndighetens skalskydd (beslut den 21 mars 2016, dnr 6299-2014). JO uttalade att förfarandet i praktiken resulterade i att informationen endast nådde personer

text: som redan var anställda inom myndigheten och att det i regel inte kan anses vara ett lämpligt sätt för en myndighet att informera om en ledig anställning.

text: Bedömning

text: Genom utredningen har det kommit fram att annonseringen av två av de tre tjänster som AA har tagit upp i sin anmälan enbart skedde på Läkemedelsverkets intranät och på myndighetens anslagstavla, medan annonsering av den tredje tjänsten även gjordes på myndighetens externa webbplats. Ingen av tjänsterna anmäldes till Arbetsförmedlingen. Läkemedelsverket och AA har lämnat motstridiga uppgifter när det gäller frågan om placeringen av myndighetens anslagstavla. Det är dock utrett att allmänheten har tillgång till anslagstavlan åtminstone under kontorstid.

text: Som framgått ovan ska enligt

text: anställningsförordningen

text: en statlig myndighet som avser att anställa på ett lämpligt sätt informera om detta så att de som är intresserade av anställningen kan anmäla det till myndigheten. Det framstår som självklart att intresserade personer kan finnas både inom och utanför den aktuella myndigheten. Jag anser därför att det i normalfallet krävs mer än bara annonsering på myndighetens fysiska anslagstavla och intranät för att nå ut till de personer som avses i bestämmelsen. Annonsering på myndighetens externa webbplats, och/eller i dags- och fackpress, får i stället enligt min mening normalt anses som lämpliga sätt att sprida information om en anställning till de personer som är intresserade av den.

text: Mot den bakgrunden kan jag konstatera att Läkemedelsverkets annonsering i de två första anställningsärendena (ärende 2.4.1-2014-076698 och 2.4.1-2016- 067442) i princip innebar att information om de utlysta tjänsterna endast nådde personer som redan var anställda inom myndigheten. Som framgått ovan anser jag att ett sådant förfarande som regel inte är ett lämpligt sätt för en myndighet att informera om en ledig anställning. Vad som har kommit fram om omständigheterna kring de två aktuella utlysningarna medför inte heller att annonseringen framstår som lämplig. Läkemedelsverket förtjänar därför kritik för att myndigheten inte utlyste tjänsterna på ett sådant sätt att även intresserade personer utanför myndigheten informerades om de lediga anställningarna. Jag är även kritisk till att de två tjänsterna inte anmäldes till Arbetsförmedlingen enligt förordningen om statliga platsanmälningar.

text: När det gäller det tredje anställningsärendet (2.4.1-2016-094946) annonserades tjänsten även på myndighetens externa webbplats. I det fallet har alltså även personer utanför myndigheten informerats om den lediga anställningen. Jag har mot den bakgrunden inga synpunkter på hur annonseringen av den tjänsten gick till. Inte heller den tjänsten anmäldes dock till Arbetsförmedlingen. Läkemedelsverket ska kritiseras för det.

text: Av remissvaret framgår vidare att Läkemedelsverket i tidigare versioner av myndighetens instruktion för anställning av personal inte har haft som rutin att

text: anmäla lediga tjänster till Arbetsförmedlingen. Även om Läkemedelsverket nu har uppdaterat sin instruktion kan myndigheten inte heller undgå kritik för att under en längre tid ha haft en intern rutin som avvek från gällande lagstiftning. Jag förutsätter att Läkemedelsverket i fortsättningen kommer att hantera anställningsärenden på ett bättre sätt.

text: När det gäller AA:s övriga påståenden om brister i anställningsärendena har Läkemedelsverket lämnat andra beskrivningar av omständigheterna än han. Uppgift står alltså mot uppgift. Enligt min bedömning är det inte meningsfullt att försöka utreda saken vidare. Jag får därför konstatera att det som i övrigt har kommit fram i ärendet inte ger anledning till kritik eller någon annan åtgärd från min sida. I sammanhanget vill jag ändå påminna om det angelägna i att myndigheter i anställningsärenden uppfyller kraven på saklighet och opartiskhet för att garantera beslutens riktighet och upprätthålla förtroendet för myndighetens verksamhet.

text: Ärendet avslutas.

type: avgorande


avgjordAv: Justitieombudsmannen Thomas Norling

title: En undersökning av några kommuners handläggning av LSS-ärenden med inriktning på frågan om handläggningstiderna

sammanfattning: JO mottog under år 2017 flera klagomål om långa handläggningstider i ärenden om insatser enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. Mot den bakgrunden fann JO skäl att undersöka några kommuners handläggning av LSS-ärenden med inriktning på handläggningstiderna. Inom ramen för undersökningen har JO inspekterat fyra kommunala nämnder och granskat ärenden om personlig assistans. I beslutet konstaterar JO att handläggningstiderna generellt sett inte var långa vid de inspekterade nämnderna, även om det fanns ärenden med längre handläggningstider. JO har i tidigare beslut uttalat att det inte går att ange en bestämd tid inom vilken en utredning av en ansökan om personlig assistans ska vara klar eftersom utredningens omfattning är beroende av omständigheterna i det enskilda fallet. I beslutet uttalar JO att en handläggningstid om tre till fyra månader i ett ärende om personlig assistans skulle kunna vara ett rimligt riktvärde. Alla ärenden om personlig assistans kommer dock inte att kunna avgöras inom en sådan tidsperiod. För att en längre handläggningstid ska anses godtagbar krävs att det föreligger omständigheter som kan motivera denna. I beslutet behandlar JO några faktorer som inverkar på handläggningstiden.

text: Inledning

text: Lagen (

text: ) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, är en rättighetslag. Den som omfattas av lagens s.k. personkrets har rätt till vissa insatser om han eller hon behöver sådan hjälp i sin livsföring och behovet inte tillgodoses på något annat sätt. Målet med lagstiftningen är att den enskilde ska få möjlighet att leva som andra.

text: Den enskilde som önskar en insats enligt LSS ska göra en ansökan hos kommunen. Den kommunala nämnd som ansvarar för LSS-frågorna gör därefter en utredning och när utredningen är klar fattar nämnden ett beslut gällande insatsen.

text: Det ligger i sakens natur att beslut i ärenden enligt LSS är av stor betydelse för den enskilde. Det är därför särskilt angeläget att han eller hon inte behöver vänta längre än nödvändigt på att få sin rätt till en viss insats prövad av nämnden. Man bör hålla i minnet att det finns stora individuella variationer i ärendena när det gäller svårighetsgrad och behov av utredning.

text: Bakgrund

text: JO har i flera tidigare beslut kritiserat kommunala nämnder runt om i landet för att handläggningstiden i ärenden om insatser enligt LSS varit alltför lång. I ett ärende uppgick tiden för att handlägga en ansökan om personlig assistans till nästan ett år och åtta månader (se JO:s beslut den 27 oktober 2017 i ärende med dnr 4891-2016).

text: År 2017 kom det in omkring 120 klagomål rörande handläggningen av LSSärenden. Flera av dessa anmälningar handlade om långa handläggningstider i ärenden om personlig assistans. I vissa klagomål angavs handläggningstider som översteg ett år.

text: Initiativet

text: Mot bakgrund av de klagomål om långa handläggningstider som JO hade tagit emot och det som hade kommit fram i enskilda tillsynsärenden fann stf JO Lilian Wiklund skäl att inleda en undersökning av kommunernas handläggning av LSS-ärenden. Syftet med undersökningen var att se om de problem som hade noterats i de enskilda klagomålsärendena var mer allmänt förekommande hos landets kommuner eller om det var fråga om enstaka fall där handläggningen hade dragit ut på tiden.

text: JO:s beslut med uttalanden om långa handläggningstider i LSS-ärenden bedöms sällan vara av sådant allmänt eller principiellt intresse att de publiceras på JO:s hemsida. Besluten har därmed inte fått någon större spridning till landets kommuner. Det är dock angeläget att kommunerna har kunskap om och lever upp till de krav som lagstiftningen ställer när det kommer till handläggningstider. Tanken är att uttalandena i detta beslut ska kunna vara till ledning för kommunernas handläggning av LSS-ärenden.

text: Avgränsningar

text: För att få ett rimligt men samtidigt tillräckligt stor underlag för undersökningen, granskades ärenden vid fyra kommunala nämnder. Ett underlag av den omfattningen är alltför begränsat för att ligga till grund för allmänna slutsatser om situationen vid landets förvaltningar när det kommer till frågan om handläggningstider. En undersökning som avser ett mer begränsat antal kommuner bedömdes dock kunna ge en indikation på hur det förhöll sig med saken.

text: Eftersom JO hade tagit emot flera anmälningar som gällde långa handläggningstider i ärenden om personlig assistans har undersökningen framförallt fokuserat på dessa ärenden.

text: Undersökningens genomförande

text: Under november 2017 – februari 2018 inspekterade JO följande kommunala nämnder:

text: - Äldre- och omsorgsnämnden i Sigtuna kommun (dnr 7642-2017),

text: - Socialnämnden i Falu kommun (dnr 7958-2017),

text: - Vård- och omsorgsnämnden i Norrköpings kommun (dnr 8303-2017), och

text: - Omsorgsnämnden i Uppsala kommun (dnr 752-2018).

text: Inom ramen för undersökningen granskades sammanlagt cirka 250–300 akter. Merparten av de akter som granskades var ärenden där nämnden under år 2017 hade fattat beslut om personlig assistans. Vid två av inspektionerna granskades även ärenden där nämnden hade beslutat om ledsagarservice samt ärenden där förvaltningsrätten eller kammarrätten hade meddelat en dom i fråga om ledsagarservice eller personlig assistans.

text: Från varje inspektion finns ett protokoll där de iakttagelser som gjordes har redovisats. Protokollen finns samlade på JO:s hemsida.

text: Rättslig reglering m.m.

text: Insatser enligt LSS I LSS finns bestämmelser om insatser för särskilt stöd och särskild service till vissa personer med funktionsnedsättning. I

text: 1 §

text: LSS anges vilka personer, den s.k. personkretsen, som kan ha rätt till insatser enligt lagen. I personkretsen ingår exempelvis personer med utvecklingsstörning, autism eller autismliknande tillstånd.

text: En av insatserna enligt LSS är biträde av personlig assistent eller ekonomiskt stöd till skäliga kostnader för sådan assistans, till den del behovet av stöd inte täcks av beviljade assistanstimmar enligt

text: 51 kap.

text: socialförsäkringsbalken

text: , SFB (

text: 9 § 2

text: LSS). Med personlig assistans avses personligt utformat stöd som ges av

text: ett begränsat antal personer åt den som på grund av stora och varaktiga funktionshinder behöver hjälp med sin personliga hygien, måltider, att klä av och på sig, att kommunicera med andra eller annan hjälp som förutsätter ingående kunskaper om den funktionshindrade (

text: 9 a §

text: LSS).

text: Den som omfattas av personkretsen enligt LSS kan få assistansersättning från Försäkringskassan för kostnader för sådan personlig assistans som avses i

text: 9 a §

text: LSS (

text: 51 kap. 2 §

text: SFB). För rätt till assistansersättning krävs att den enskilde behöver personlig assistans i genomsnitt mer än 20 timmar i veckan för sådana grundläggande behov som avses i

text: 9 a §

text: LSS (

text: 51 kap. 3 §

text: SFB). Kommunen svarar för kostnaden för de första 20 assistanstimmarna per vecka (

text: 51 kap. 22 §

text: SFB). Ansvaret för personlig assistans är alltså delat mellan kommunerna och staten.

text: Handläggningstid Det finns inte någon särskild bestämmelse som reglerar handläggningstiden i ett LSS-ärende, dvs. inom vilken tid nämnden ska fatta ett beslut med anledning av en ansökan om insats. Bestämmelserna om ärendehandläggning i

text: förvaltningslagen (2017:900)

text: är dock tillämpliga. Vid tidpunkten för JO:s undersökning gällde 1986 års förvaltningslag (FL). Av

text: 7 §

text: FL framgick att varje ärende där en enskild är part skulle handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Skyndsamhetskravet återfinns numera i

text: 9 §

text: i den nya

text: förvaltningslagen

text: JO har i flera tidigare beslut uttalat sig om handläggningstider i ärenden om personlig assistans. Som exempel kan nämnas

text: JO 2014/15 s. 451

text: , dnr 5569- 2012. I det fallet tog det nämnden ett år och tio månader att handlägga en ansökan om personlig assistans. JO riktade allvarlig kritik mot nämnden för den långa handläggningstiden. I beslutet konstaterade JO att nämnden inte hade lämnat någon förklaring till varför handläggningen hade dragit ut på tiden och att det hade kommit fram att den enskildes ombud vid flera tillfällen varit i kontakt med förvaltningen gällande ärendet. Jag kommer längre fram i beslutet beröra ytterligare kritikbeslut där JO uttalat sig om långa handläggningstider. Dokumentation Handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om insatser enligt LSS ska dokumenteras (

text: 21 a §

text: LSS). Av dokumentationen ska det framgå vilka åtgärder som vidtas och vilka beslut som fattas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Dokumentationen ska ske fortlöpande och utan oskäligt dröjsmål (4 kap. 9 § i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd Dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS [

text: SOSFS 2014:5

text: Dokumentationsskyldigheten tillgodoser olika syften. Dokumentationen skapar t.ex. förutsättningar för den enskilde att följa handläggningen i sitt ärende. Vidare möjliggör en fullständig dokumentation en framtida intern eller extern granskning av handläggningen.

text: Det finns flera tidigare beslut från JO som behandlar bristande dokumentation i LSS-ärenden. I besluten kunde JO konstatera bl.a. att ett utredningsmöte och flera telefonsamtal inte hade dokumenterats i ärendet (dnr 4045-2016), att mejl från den enskilde till förvaltningen inte hade journalförts (dnr 442-2017) samt att journalanteckningar inte hade gjorts löpande i ärendet (dnr 6882-2015).

text: Iakttagelser under inspektionerna

text: Handläggningstid I Sigtuna kommun hade nämnden normalt sett en handläggningstid om ett par månader i ärenden om personlig assistans. I några enstaka fall översteg handläggningstiden sex månader. Det samlade intrycket vid inspektionen var att handläggningen av LSS-ärenden skedde på ett omsorgsfullt och strukturerat sätt.

text: Vid inspektionen av Omsorgsnämnden i Norrköpings kommun noterades flera ärenden om personlig assistans med handläggningstider på mellan sju och elva månader. I ett ärende uppgick handläggningstiden till ett år och två månader. Vid granskningen av journalanteckningarna i ärendena kunde konstateras att det inte fanns några längre perioder med passivitet från nämndens sida.

text: I Uppsala kommun hade nämnden endast tre ärenden med längre handläggningstider under den granskade perioden. I två ärenden var handläggningstiden cirka åtta månader och i ett ärende uppgick den till ett år. I det sistnämnda ärendet hade det inte gjorts några noteringar i den enskildes journal under en period om fyra månader; från det att ett ADL-intyg lämnades in till förvaltningen den 23 november 2016 till dess utredningen kommunicerades med den enskilde den 20 mars 2017. Det tycks alltså ha tagit nämnden fyra månader att sammanställa utredningen.

text: Vid inspektionen av Socialnämnden i Falu kommun noterades flera ärenden med handläggningstider mellan tio månader och ett år. I dessa ärenden fanns perioder om sex–sju månader där förvaltningen inte verkade ha vidtagit några åtgärder. I ett ärende kom ansökan in till nämnden i oktober 2016. Nämnden begärde att ansökan skulle kompletteras med ADL-utlåtande och ett läkar- eller psykologutlåtande senast den 30 november 2016. Sökanden lämnade in ett läkarutlåtande i oktober 2016. Av vad som framgick av journalen vidtogs inga åtgärder förrän i april 2017 när nämnden åter efterfrågade ett ADL-utlåtande. Beslut i ärendet fattades i augusti 2017.

text: Passivitet noterades även i ett ärende som inleddes genom en ansökan i juli 2016. I februari 2017 kontaktade den enskildes ombud förvaltningen och frågade om utredningen. Handläggaren meddelade att utredningen inte hade påbörjats, men att ansökan var prioriterad. I mars och april 2017 gjordes hembesök inom ramen för utredningen. Nämnden fattade beslut i ärendet i maj 2017. På liknande sätt förhöll det sig i ett ärende där en ansökan om personlig assistans kom in till förvaltningen i juli 2016. I februari 2017 kontaktade den

text: enskildes gode man förvaltningen. Hon fick beskedet att förvaltningen inte hade hunnit handlägga ärendet. Beslut i ärendet fattades i maj 2017.

text: Bevakning och uppföljning Två nämnder hade särskilda bevakningsrutiner för LSS-ärenden. I Sigtuna kommun registrerades varje ansökan i en Excelfil innan ärendet fördelades till en handläggare. Enhetschefen bevakade därefter handläggningen med hjälp av Excelfilen och hade regelbunden kontakt med handläggarna. Uppsala kommun använde systemet ClickView där man kan följa utredningen i varje ärende och bl.a. ta fram bevakningslistor för att se vilka beslut om insatser som är på väg att löpa ut. Enhetschefen hade uppföljning med handläggarna varje månad.

text: De två andra nämnderna hade inga särskilda rutiner när det kom till att bevaka handläggningen i ärenden om personlig assistans. I Falun kommun hade handläggarna ensamma ansvaret för att se till att utredningen fortskred. När en ansökan om personlig assistans kom in skedde en aktualisering i ärendehanteringssystemet Treserva. Om förvaltningen gjorde bedömningen att ansökan behövde kompletteras skickades en begäran om komplettering till sökanden. Först när begärda handlingar kom in avslutades aktualiseringen och ärendet fördelades till en handläggare.

text: Även Norrköpings kommun använde systemet Treserva. Nämnden utnyttjade emellertid inte systemets bevakningsfunktion. Varje handläggare bevakade sina ärenden och förväntades ta upp eventuella handläggningsproblem med enhetschefen. Arbetssituationen vid förvaltningarna Vid inspektionen i Falu kommun uppgav en enhetschef att förvaltningen under en period hade legat efter med handläggningen av ansökningar av personlig assistans, vilket hade orsakat långa handläggningstider i vissa ärenden. Enhetschefen uppgav att detta bl.a. berodde på hög personalomsättning och anförde vidare att förvaltningen var i fas med handläggningen sedan augusti 2017. Tillfälliga beslut om personlig assistans Nämnderna i Sigtuna kommun och Uppsala kommun uppgav att de fattade tillfälliga beslut om personlig assistans om nämnden inte hann utreda en ansökan innan en pågående insats löpte ut. Detta för att säkerställa att den enskilde inte stod utan insats under utredningstiden. Dokumentation I några ärenden framgick det av den utredning som låg till grund för beslutet om personlig assistans att hembesök hade ägt rum. Det fanns dock ingen notering om hembesök i den enskildes journal.

text: JO:s tidigare beslut

text: Under perioden januari 2017–oktober 2018 meddelade JO 27 kritikbeslut angående handläggningen av LSS-ärenden. Besluten avsåg nämnder runt om i landet. Ungefär hälften av besluten behandlade långa handläggningstider i ärenden om personlig assistans. I flera fall var handläggningstiden längre än ett år.

text: Jag berörde inledningsvis ett ärende där det tog nämnden ett år och åtta månader att handlägga en ansökan om personlig assistans (dnr 4891-2016). I beslutet riktade JO allvarlig kritik mot nämnden och uttalade bl.a. att det var anmärkningsvärt att inte någon vid förvaltningen uppmärksammade att handläggningen drog ut på tiden och såg till att ett beslut fattades i ärendet.

text: JO uttalade allvarlig kritik i ytterligare två ärenden. I det ena fallet uppgick handläggningstiden av en ansökan om personlig assistans till ett år och sex månader (dnr 7790-2017) och i det andra fallet till ett år och fyra månader (dnr 5786-2016). I andra beslut uppgick handläggningstiderna till ett år eller mer (dnr 5485-2016, 1853-2017, 3426-2017, 3251-2017 och 6433-2017).

text: Nämnderna har i sina remissvar till JO i stort sett undantagslöst uppgett att faktorer som hög arbetsbelastning och underbemanning vid förvaltningarna har påverkat handläggningstiden. I ett ärende där det hade tagit nämnden ett år och tre månader att handlägga en ansökan om personlig assistans uppgav nämnden bl.a. att handläggningsgruppen hade varit hårt belastad (dnr 5485-2016). Nämnden framhöll att den hade infört som rutin att en enhetschef skulle gå igenom ärendena med handläggarna en gång varje månad.

text: JO:s uttalanden

text: Bör det slås fast en godtagbar handläggningstid för ärenden om personlig assistans?

text: Inledning

text: Underlaget för min granskning utgörs av ärenden om personlig assistans vid fyra kommunala nämnder. Det som har kommit fram vid undersökningen har inte bekräftat den bild som förmedlats i de klagomål som JO tagit emot när det gäller långa handläggningstiderna. Handläggningstiderna var generellt sett inte långa vid de inspekterade nämnderna, även om undantag fanns som indikerar att handläggningstiderna kan bli onormalt långa vid t.ex. verksamhetsstörningar i form av resurs- eller kompetensbrist. Mot den bakgrunden har jag valt att inte utvidga undersökningen till att omfatta fler kommuner. Oaktat resultatet av undersökningen kommer jag att fortsätta att följa frågan om handläggningstider i LSS-ärenden.

text: Jag vill inledningsvis kort beröra begreppen lång handläggningstid och långsam handläggning. Med lång handläggningstid avses helt enkelt att handläggningen av ett ärende har pågått under lång tid. Begreppet långsam handläggning innebär att handläggningen av något skäl inte har fortskridit i den takt som den

text: borde ha gjort. Enbart den omständigheten att handläggningstiden i ett ärende är lång behöver inte betyda att handläggningen har varit långsam eller att det finns något att anmärka på i nämndens hantering.

text: Frågan är hur lång tid det får ta för en nämnd att handlägga en ansökan om personlig assistans. JO har i tidigare beslut uttalat att det inte går att ange en bestämd tid inom vilken en utredning av en ansökan om personlig assistans ska vara klar eftersom utredningens omfattning är beroende av omständigheterna i det enskilda fallet (se t.ex. JO 2015/16 s. 475, dnr

text: ). Jag delar den uppfattningen. Det finns en rad faktorer som inverkar på handläggningstiden i ett ärende om personlig assistans och jag kommer nedan att beröra några sådana faktorer.

text: Utredningens omfattning

text: I

text: 23 § förvaltningslagen

text: finns numera en bestämmelse om myndighetens utredningsansvar. Av bestämmelsen framgår att en myndighet ska se till att ett ärende blir utrett i den omfattning som dess beskaffenhet kräver.

text: När den enskilde ansöker om personlig assistans ska nämnden vidta de utredningsåtgärder som krävs för att skapa ett fullgott beslutsunderlag i ärendet. Ärendena varierar i svårighetsgrad och behovet av utredning kan vara större eller mindre. Att ta ställning till om den enskilde som har ansökt om personlig assistans tillhör personkretsen kan i ett ärende kräva en omfattande utredning, medan det i ett annat ärende kan vara uppenbart att det förhåller sig så. Vidare kan det vara så att den enskilde under många år har haft personlig assistans och att han eller hon ansöker om fortsatt insats med samma omfattning som tidigare. En sådan utredning kan många gånger vara mera begränsad.

text: Den enskildes medverkan

text: En enskild part som inleder ett ärende ska medverka genom att så långt som möjligt ge in den utredning som parten vill åberopa till stöd för sin framställning (

text: 23 § andra stycket förvaltningslagen

text: ). Om det behövs ska myndigheten genom frågor och påpekanden verka för att parten förtydligar och kompletterar framställningen.

text: Den enskilde som ansöker om personlig assistans ska lämna in underlag till stöd för sin ansökan. Det kan vara fråga om t.ex. läkarintyg och ADL-utlåtande. ADL står för aktiviteter i dagliga livet, dvs. aktiviteter som alla människor regelbundet måste utföra för att leva ett självständigt liv.

text: Vård- och omsorgsnämnden i Norrköpings kommun tog inom ramen för undersökningen upp att det kan ta lång tid att få in underlag från den enskilde. Att den enskilde inte till ansökan fogat nödvändigt underlag påverkar naturligtvis handläggningstiden. Nämnden måste i en sådan situation ge den enskilde möjligheten att komplettera sin ansökan. Myndigheten kan naturligtvis inte lastas för den tidsutdräkt som uppstår till följd av detta. Jag vill dock betona att nämnden har ett ansvar för att driva utredningen i ärendet framåt. Nämnden

text: kan alltså inte bara avvakta att den enskilde ska komma in med materialet, utan bör ge honom eller henne tidsmässiga ramar för detta.

text: Om ansökan behöver kompletteras i något avseende bör nämnden omgående ta en muntlig kontakt med den enskilde eller skicka en begäran om komplettering till honom eller henne. I den bör det enligt min mening alltid anges en frist för när komplettering ska ha kommit in till myndigheten. Om det vid det angivna datumet inte har kommit in någon komplettering kan myndigheten inte förhålla sig passiv, utan måste ta ställning till fortsatta handläggningsåtgärder. Det kan t.ex. finnas behov av att påminna den enskilde skriftligen eller muntligen. Om den enskilde efter en sådan påminnelse inte kommer in med materialet måste nämnden åter ta ställning till hur den ska gå vidare i ärendet. Med det inte sagt att nämnden ska skicka upprepade påminnelser till den enskilde. Om den enskilde inte medverkar i utredningen får nämnden till slut fatta ett beslut på befintligt underlag. Enligt min mening bör nämnden i en sådan situation informera den enskilde om att detta kan bli följden om han eller hon inte kommer in med den begärda kompletteringen.

text: Ibland begär den enskilde anstånd med att ge in visst material. Även i en situation när nämnden beviljar den enskilde anstånd bör nämnden alltid ange ett datum för när materialet ska ha kommit in till myndigheten. Detta underlättar för den enskilde som har ett visst datum att förhålla sig till. Även nämnden har på detta sätt en tidpunkt för när den har att ta ställning till fortsatta åtgärder.

text: Passivitet från nämndens sida

text: När en ansökan om personlig assistans kommer in till nämnden ska den skyndsamt bedöma ansökan och ta ställning till vilka utredningsåtgärder som ska vidtas. Jag har noterat att det i vissa av de granskade ärendena dröjde innan nämnden vidtog inledande utredningsåtgärder. När nämnden väl vidtog åtgärder i ärendet riskerade handläggningstiden att bli onödigt lång redan till följd av den inledande passiviteten.

text: Vid Socialnämnden i Falu kommun fanns det inte någon ansvarig handläggare för ärendena om personlig assistans under den inledande handläggningsperioden, den s.k. aktualiseringen. Jag kan konstatera att aktualiseringsprocessen i vissa ärenden dragit ut på tiden. Det fanns också ett antal ärenden där nämnden under perioder om sex-sju månader överhuvudtaget inte tycktes ha vidtagit några åtgärder. Enhetschefen uppgav att detta bl.a. berodde på hög personalomsättning vid förvaltningen. Det är inte ovanligt att en myndighet som skäl för varför ärendehandläggningen har dragit ut på tiden hänvisar till brist på resurser. Jag kan ha förståelse för att det kan medföra svårigheter för verksamheten när en eller flera handläggare avslutar sina anställningar. Nämnden måste dock organisera verksamheten på ett sådant sätt att den kan upprätthålla kravet på skyndsam handläggning oberoende av att sådana situationer uppstår. Jag vill också understryka att en fullständig passivitet från nämnden sida aldrig kan godtas.

text: Bevakning och uppföljning

text: Som framgår ovan hade två av nämnderna bevakningsrutiner för ärendena om personlig assistans. Rutinerna tycks fungera väl.

text: Genom att en enhetschef övergripande kontrollerar ärendena samt regelbundet följer upp dem säkerställs att ärenden inte faller mellan stolarna eller att handläggningen i ett visst ärende drar ut på tiden. Det är enligt min mening en lämplig ordning att en överordnad befattningshavare kontinuerligt stämmer av status i ärendena med ansvarig handläggare. En verksamhet som bygger på att handläggaren ensam är ansvarig för att driva ärendena framåt blir enligt min mening alltför sårbar.

text: För att stötta handläggarna i deras arbete behövs också en god struktur och tydliga rutiner vid förvaltningarna. Om en förvaltning inte har en ansvarig handläggare knuten till varje ärende är det ännu viktigare att det sker en kontinuerlig kontroll av att ärenden inte blir liggande utan åtgärd. Enligt min mening är det lämpligt att det utses en ansvarig handläggare för varje ärende. En sådan ordning underlättar också för den enskilde som bara behöver ha kontakt med en och samma handläggare i sitt ärende.

text: Arbetsbelastning och underbemanning

text: Jag är medveten om att det råder en ansträngd arbetssituation vid vissa förvaltningar i landet. Detta kan dock inte ursäkta att handläggningstiden i enskilda ärenden väsentligt drar ut på tiden. För den enskilde som är i behov av en insats är det viktigt att få ett beslut inom överskådlig tid. En beviljad ansökan är av stor betydelse för hur den enskildes vardagliga liv fungerar. Vidare innebär ett beslut från nämnden att den enskilde ges möjlighet att överklaga beslutet och få en domstols prövning av saken.

text: Jag vill understryka att det är den kommunala nämnd som är ansvarig för LSSärenden som ska säkerställa att det finns förutsättningar för förvaltningen att handlägga ärenden om personlig assistans korrekt och utan dröjsmål. Nämnden har vidare ett ansvar för att förvaltningen har tillräckligt med personal för detta och även att personalen besitter nödvändig kompetens för uppgiften.

text: Sammanfattande uttalande Mitt samlade intryck av vad som kommit fram vid inspektionerna är att de flesta ansökningar om personlig assistans har handlagts inom rimlig tid. Det fanns dock ett antal ärenden med längre handläggningstider än vad som är acceptabelt.

text: Flera nämnder uttryckte att deras mål var att handläggningstiden i ett ärende om personlig assistans maximalt skulle uppgå till tre till fyra månader. Ett sådant mål skulle enligt min mening kunna utgöra ett rimligt riktvärde för handläggningstiderna. En handläggningstid om tre till fyra månader i ett ärende om personlig assistans bör typiskt sett kunna anses godtagbar. Detta naturligtvis

text: under förutsättning att nämnden fortlöpande har vidtagit handläggningsåtgärder under utredningstiden.

text: Alla ärenden om personlig assistans kommer dock inte att kunna avgöras inom en sådan tidsperiod. Jag har pekat på ett antal faktorer som inverkar på handläggningstiden. För att en längre handläggningstid ska anses godtagbar måste det föreligga omständigheter som kan motivera tidsutdräkten. Förklaringsbördan bör här ligga på nämnden, dvs. om ett beslut inte har fattats inom tre till fyra månader trots att det i efterhand kan konstateras att det fanns förutsättningar för detta, bör det kunna krävas att nämnden förklarar vad det berott på.

text: En handläggningstid om exempelvis sju-åtta månader kan alltså vara godtagbar i ett ärende samtidigt som den i ett annat ärende måste bedömas vara alltför lång. Avgörande för bedömningen är som nämnts förhållandena i det enskilda fallet. Är det t.ex. fråga om ett komplext ärende där en rad utredningsåtgärder varit nödvändiga kan en utredningstid om sju-åtta månader vara nödvändig. Är det i stället fråga om ett ärende av relativt enkel beskaffenhet som dragit ut på tiden till följd av att nämnden inte drivit utredningen framåt kan någon annan bedömning inte göras än att handläggningen varit bristfällig.

text: För att en handläggningstid som överstiger sju-åtta månader ska kunna godtas krävs typiskt sett att det varit fråga om ett ärende där en mer omfattande utredning varit nödvändig. Vidare krävs att nämnden hela tiden har bedrivit ett aktivt utredningsarbete. Inom ramen för undersökningen har jag noterat ett fåtal ärenden där handläggningstiden uppgått till ett år eller mer. Enligt min mening ska den enskilde inte behöva vänta så länge på ett beslut i sitt ärende annat än i mycket speciella undantagsfall.

text: Vidare vill jag kort beröra vad som kommit fram om att vissa nämnder fattade tillfälliga beslut om att förlänga en pågående insats i form av personlig assistans under den tid som nämnden utredde en ansökan.

text: Om den enskilde kommer in med en ansökan om personlig assistans kort tid innan en pågående insats löper ut hinner nämnden inte utreda ansökan och fatta ett beslut före denna tidpunkt. Att nämnden i en sådan situation fattar ett tillfälligt beslut om att förlänga insatsen under utredningstiden är till fördel för den enskilde, som annars skulle stå utan insats. Jag vill i sammanhanget peka på att den ansökan som nämnden utreder kan gälla ett större antal timmar personlig assistans än den pågående insatsen. Den enskilde har då ett särskilt stort intresse av att få ansökan prövad av nämnden utan onödigt dröjsmål. Det får naturligtvis inte förekomma att en nämnd använder sig av tillfälliga beslut för att genomföra utredningen av en ansökan om personlig assistans mindre skyndsamt.

text: Dokumentation Vid undersökningen noterades vissa brister i dokumentationen i ärendena. Ett hembesök är en sådan åtgärd som naturligtvis bör dokumenteras i den enskildes journal utan dröjsmål.

text: Att händelser och åtgärder dokumenteras löpande är en förutsättning för att handläggningen av ärendet ska kunna fortsätta om den ansvarige handläggaren av något skäl är frånvarande eller har slutat sin anställning. Den handläggare som ska ta över ärendet måste av journalen kunna utläsa vad som har skett i ärendet och bedöma vad som är nästa steg i handläggningen. Dokumentationen gör det också möjligt för en ansvarig chef att följa ärendena och upptäcka ärenden där handläggningen inte drivs framåt tillräckligt aktivt.

text: Bestämmelser i nya

text: förvaltningslagen

text: Jag vill avslutningsvis beröra ett par bestämmelser i den nya

text: förvaltningslagen

text: . Bestämmelserna syftar till att stärka enskildas möjligheter att få en effektiv prövning av sitt ärende om ett slutligt avgörande uppehålls oskäligt länge (

text: prop. 2016/17:180 s. 105

text: f).

text: I

text: 11 § förvaltningslagen

text: finns nu en skyldighet för myndigheten att underrätta en part om att myndigheten bedömer att avgörandet i partens ärende kommer att bli väsentligt försenat. I underrättelsen ska myndigheten redovisa anledningen till förseningen. Det är inte möjligt att generellt uttala sig om vad som är en väsentlig försening eftersom det beror på omständigheterna i det enskilda fallet.

text: Vidare finns nu enligt

text: 12 § förvaltningslagen

text: en möjlighet för en part att föra talan om långsam handläggning, s.k. dröjsmålstalan. Om ett ärende som har inletts av en enskild part inte har avgjorts i första instans senast inom sex månader, får parten skriftligen begära att myndigheten ska avgöra ärendet. Myndighetens prövning får begäras av part vid ett tillfälle under ärendets handläggning. Inom fyra veckor från den dag då en sådan begäran kom in ska myndigheten antingen avgöra ärendet eller i ett särskilt beslut avslå begäran. Ett beslut om att avslå en begäran om att ärendet ska avgöras får överklagas till den domstol eller förvaltningsmyndighet som är behörig att pröva ett överklagande av avgörandet i ärendet. Bestämmelsen syftar till att påskynda det slutliga avgörandet.

text: Ärendet avslutas.