title: Anmälan mot Polismyndigheten i Västra Götaland m.fl.

text: Anmälan

text: AA och BB har klagat på bl.a. Polismyndigheten i Västra Götaland med anledning av handläggningen av en polisanmälan.

text: Utredning

text: Polismyndighetens och Åklagarmyndighetens i Göteborg handlingar i ärendet K162060-01 infordrades och granskades. Därvid framkom följande av en skrivelse, daterad den 30 oktober 2001, från inspektören CC till assistentåklagaren DD, Åklagarmyndigheten i Göteborg. Hej DD. Översänder materialet som överenskommet. AA var en väldigt ”sötsliskig mammagris” (ursäkta uttrycket). Enligt AA själv var han nog den mest oförvitlige och den i särklass hederligaste unga man vi kommer att få skåda. Med vänlig hälsning CC Ärendet remitterades till polismyndigheten för upplysningar och yttrande över vad inspektören CC framfört i sin skrivelse.

text: Polismyndigheten kom in med ett yttrande till vilket hade fogats upplysningar från bl.a. CC i form av en promemoria.

text: Av CC:s promemoria framgick bl.a. följande. Något liknande kommer aldrig att upprepas och jag ber om ursäkt för det inträffade. Då jag är ny som utredare trodde jag att dessa utredningsdirektiv var informella mellan utredare och Åklagare. Det var ett osakligt uttalande och beskrev bara en känsla. Polismyndigheten anförde följande. Polismyndigheten har i begäran från JO uppmärksammats på en skrivelse daterad den 30 oktober 2001. Skrivelsen är författad av inspektören CC och skickad till assistentåklagaren DD. Den avser en begäran om utredningsdirektiv. I fältet för

text: anteckningar har CC formulerat subjektiva, negativa omdömen om person som är misstänkt i aktuell utredning. Polismyndigheten kan konstatera att inspektören CC i sin skrivelse har använt i sammanhanget helt onödiga omdömen om en i ärendet misstänkt person. Polismyndighetens uppfattning är att CC på ett felaktigt sätt har gett yttryck för sina egna subjektiva värderingar i skrivelsen till åklagaren. Efter kontakt med inspektören CC i aktuellt ärende kan Polismyndigheten konstatera att han känner sig djupt ångerfull och inser det felaktiga i sitt beteende. CC inser nu vikten av att framdeles förhålla sig objektiv i sitt utredningsarbete.

text: Bedömning

text: I

text: 4 kap. 1 § polisförordningen (1998:1558)

text: föreskrivs att anställda inom polisen skall uppträda på ett sätt som inger förtroende och aktning. De skall uppträda hövligt, hänsynsfullt och med fasthet samt iaktta självbehärskning och undvika vad som kan uppfattas som utslag av ovänlighet eller småaktighet.

text: Jag delar polismyndighetens uppfattning att CC gett uttryck för sina egna subjektiva värderingar och för i sammanhanget helt ovidkommande omdömen om en i ärendet misstänkt person. Att skrivelsen enligt CC:s uppfattning skulle ha varit informell saknar betydelse. Jag ser allvarligt på det inträffade men anser mig, om också med viss tvekan, kunna stanna vid den kritik som ligger i det sagda.

text: Vad som i övrigt förekommit i ärendet föranleder ingen åtgärd eller något uttalande från min sida.

text: Ärendet avslutas.


avgjordAv: Cecilia Nordenfelt

nyckelord:
Långsam handläggning
Serviceskyldighet

publisher: Justitieombudsmannen

title: Mycket allvarlig kritik mot Försäkringskassan för att den har åsidosatt de förvaltningsrättsliga kraven vid sin omorganisation

org: jo

text: JO Nordenfelt meddelade den 26 januari 2009 beslut i ett antal ärenden med anknytning till Försäkringskassans omorganisation. Här återges inledningsvis hennes beslut i två ärenden, varav ett upptogs på hennes eget initiativ. I de följande referaten återges hennes beslut i de fem typfall som utgjorde grund för utredningen samt ett beslut som gäller kassans hantering av inkommen e-post.

type: stycke

text: Sammanfattning

type: rubrik

text: Under senare delen av 2008 skedde en kraftig ökning av antalet JO-anmälningar mot Försäkringskassan. Anmälningarna syntes i betydande omfattning ha samband med den omorganisation av kassan som genomfördes under framför allt 2008. Anmälarna klagade bl.a. på långsam handläggning och bristande tillgänglighet. Jag uttalar i detta beslut mycket allvarlig kritik mot Försäkringskassan för att ha åsidosatt de förvaltningsrättsliga kraven i samband med omorganisationen.

text: Bakgrund

text: Riksförsäkringsverket och landets 21 försäkringskassor slogs den 1 januari 2005 ihop och bildade en statlig myndighet, Försäkringskassan. Den nya myndigheten inledde ett omfattande förändringsarbete. Genomförandet av den nya organisationen har skett successivt, omfördelningen av ärenden och medarbetare har pågått sedan sommaren 2007 och avslutades under hösten 2008.

text: Jag blev redan i slutet av 2007 uppmärksammad på vissa problem som föreföll ha samband med Försäkringskassans omorganisation. Klagomål som gällde dröjsmål med Försäkringskassans handläggning och utbetalning av aktivitetsstöd ökade märkbart vid denna tid. Det föranledde mig att den 30–31 januari 2008 inspektera Försäkringskassan, Nationellt koncentrerad verksamhet Aktivitetsstöd. Vid inspektionen besökte jag såväl huvudkontoret i Stockholm som det handläggande kontoret i Östersund. Under inspektionen (dnr 405-2008) framkom att en del av de uppkomna svårigheterna kunde hänföras till faktorer som kassan inte hade haft möjlighet att påverka. I protokollet från inspektionen framhöll jag att det likväl var angeläget att kassan inför framtiden tog tillvara erfarenheterna från den då genomförda omorganisationen av aktivitetsstödet.

text: Jag besökte därefter den 8 april 2008 Försäkringskassans huvudkontor och fick en redogörelse för Försäkringskassans förändringsarbete och hur den framtida organisationen skulle se ut (dnr 2002-2008). Jag kan i efterhand konstatera att Försäkringskassan vid den tidpunkten, trots erfarenheterna från aktivitetsstödet, inte till fullo insåg vilka problem som skulle uppstå.

text: Under den senare delen av 2008 kom det in ett mycket stort antal klagomål till JO som gällde dels långa handläggningstider hos Försäkringskassan, dels svårigheter att komma i kontakt med kassans handläggare. Klagomålen handlade främst om ärenden gällande sjukpenning, föräldrapenning och bostadstillägg till pensionärer. Många anmälare beskrev den oro och ilska de kände över att Försäkringskassans handläggningstid fått ekonomiska konsekvenser för dem, t.ex. svårigheter att betala räkningar i tid. Många var också mycket upprörda över att det inte längre var möjligt att ringa direkt till en handläggare utan att man i stället hänvisades till Försäkringskassans kundtjänst. Denna skulle i sin tur vidarebefordra ett meddelande till en handläggare att man ville bli uppringd; detta fungerade dåligt. Initiativärendet (dnr 4346-2008) De problem som det ökade antalet anmälningar tog upp föreföll sammanhänga med Försäkringskassans omorganisation. Jag beslutade därför att inom ramen för ett initiativärende anmoda Försäkringskassan att yttra sig över ett antal typfall där klagomålen såg ut att böra hänföras till denna. I de anmälningar som därefter har kommit in till JO och som jag bedömt sammanhänger med omorganisationen har jag som regel endast underrättat anmälaren om att klagomål av samma slag, t.ex. om kontaktsvårigheter och långsam handläggning, redan var under utredning i initiativärendet. Anmälan från AA (dnr 5359-2008) Liknande frågor togs också upp i en anmälan av AA, LO-TCO Rättsskydd AB. Försäkringskassan har yttrat sig även i det ärendet. Jag kommer dock i detta beslut endast att behandla de frågor som avser svårigheter att komma i kontakt med kassan och att få veta vem som fattat beslut i ärendet. – Härutöver tog AA också upp frågor som rör bl.a. kassans rutiner vid verkställighet av domar och hanteringen av fullmakter m.m. AA bifogade exempel på ärenden som enligt hans mening inte behandlats korrekt. När det gäller de delarna kan jag konstatera att problemen är av den art att de med viss regelbundenhet aktualiseras hos JO och att de inte har direkt samband med omorganisationen. Jag finner mot den bakgrunden inte tillräcklig anledning att ytterligare fördjupa mig i de frågeställningarna. AA har naturligtvis möjlighet att återkomma i de enskilda ärendena.

text: De remitterade typfallen Jag har fattat ett separat beslut beträffande de remitterande typfallen denna dag, varför jag här endast i korthet redogör för dem.

text: I ett ärende, dnr 4319-2008, som avsåg sjukpenning, beskrev anmälaren sin kontakt med Försäkringskassan. Kassan hade hjälpt henne att fylla i en sjukförsäkran. När hon hörde av sig efter två månader hade hennes ärende ännu inte börjat handläggas.

text: Hon ringde därefter vid upprepade tillfällen för att få närmare besked om sitt ärende och hänvisades vidare till olika tjänstemän utan att ha fått något besked. När hon äntligen fick kontakt visade det sig att hennes försäkran var felaktigt ifylld trots att hon hade fått hjälp av kassan. Hon måste därför fylla i en ny ansökan. För att det hela skulle gå snabbare besökte hon kassan igen för att få hjälp. När hon kom dit var det emellertid ”datastopp” hos kassan vilket gjorde att det inte gick att fylla i en ny försäkran på ett tillförlitligt sätt. I ett annat ärende, dnr 4452-2008, som gällde föräldrapenning, fick Försäkringskassans handläggningstid till följd att anmälaren för att klara ekonomin var tvungen att begära ekonomisk hjälp genom kyrkan och socialtjänsten. I ytterligare ett ärende, dnr 4459-2008, ansökte anmälaren i juni 2008 om havandeskapspenning från och med september 2008. I slutet av augusti hade hon ännu inte fått något besked och inte heller trots flera försök lyckats få kontakt med någon handläggare på Försäkringskassan.

text: Andra klagomål behandlade främst svårigheten att få kontakt med Försäkringskassan. I ett ärende, dnr 4382-2008, beskrev anmälaren, som är anställd vid Skatteverket, de svårigheter hon upplevde när hon i tjänsten skulle kontakta Försäkringskassan. Det gällde bl.a. att Försäkringskassan inte ringde tillbaka trots att hon hade lämnat meddelanden och att kassan inte heller besvarade epostmeddelanden. I ett annat ärende, dnr 4266-2008, beskrev anmälaren, en tandläkare, liknade svårigheter avseende kontakten med Försäkringskassan.

text: Utredning

text: Initiativärendet Ärendet remitterades till Försäkringskassan för yttrande enligt en hos JO upprättad promemoria. Denna innehöll i huvudsak vad som ovan upptagits under rubriken Bakgrund. I remissen angavs att kassans remissvar särskilt borde behandla de generella problem som tycktes ha uppstått i samband med omorganisationen och vilka åtgärder som Försäkringskassan ansåg nödvändiga för att komma till rätta med situationen.

text: Försäkringskassan anförde i remissvaret (daterat den 24 oktober 2008) genom dåvarande generaldirektören BB följande (här har inte tagits med kassans bedömningar i de enskilda ärendena).

text: Försäkringskassans omorganisation

text: Försäkringskassan möter ökade krav från såväl medborgare som uppdragsgivare om att bli en mer serviceinriktad och effektiv myndighet med rätt och enhetlig tillämpning av försäkringen. Genomgripande förändringar krävs för att nå Försäkringskassans målbild om att ha medborgarnas fulla förtroende när det gäller service, bemötande och effektivitet, att aktivt bidra till färre sjukskrivna och fler i arbete och att vara en av landets mest utvecklande arbetsplatser med mycket låg sjukfrånvaro. Målet är att det ska vara enkelt, snabbt och rätt för medborgarna. Riksdagen beslutade, att från och med 2005, slå samman de tidigare 21 allmänna försäkringskassorna och Riksförsäkringsverket till en myndighet. Detta kombinerat med att dåtidens Försäkringskassa inte klarade de krav som kan ställas på en modern myndighet krävde en genomgripande förändring av verksamheten. Ett av de viktigaste skälen till riksdagens beslut var de stora regionala skillnaderna i regeltillämpningen.

text: Mot denna bakgrund fattade Försäkringskassans styrelse, i november 2006, ett inriktningsbeslut om verksamhetsstrategi för Försäkringskassan. Beslutet följdes under våren 2007 av ställningstaganden kring verksamhetsstruktur och etableringsorter för en ny kundmötesorganisation. Styrelsens beslut innebar att de tidigare länskontoren upphörde och i stället har ett kundcenter för privatpersoner och partners samt 60 lokala försäkringscenter etablerats. Av planerade 20 nationella försäkringscenter är i dagsläget nitton invigda. Det sista kommer att etableras den 6 november 2008.

text: Försäkringskassans tillgänglighet

text: Enligt

text: förvaltningslagen (1986:223)

text: ska varje myndighet ta emot besök och telefonsamtal från enskilda. Myndigheterna ska också se till att det är möjligt för enskilda att kontakta dem via telefax och e-post. Varje ärende där någon enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Försäkringskassan har i sin verksamhetsstruktur valt följande tillvägagångssätt för att uppfylla

text: förvaltningslagens

text: krav. Försäkrade och partners kan kontakta Försäkringskassan genom • kundcenter (KC), • personlig handläggare (PHL), • personligt besök (lokalkontor/service- och samverkanskontor), • självbetjäning via telefon eller Internet, • post, • e-post och • telefax.

text: KC:s uppgift är att vara den försäkrades första kontakt med Försäkringskassan och så långt möjligt lösa den enskildes ärende direkt. Frågor som inte kan omhändertas av KC förs vidare till nationellt alternativt lokalt försäkringscenter/lokalkontor (NFC, LFC/LK) via journalföring/konversation i ärendehanteringssystemet eller via e-post. Mottagande handläggare ska kontakta den enskilde inom 48 timmar. Direktkontakter med enskilda sköts i första hand av personliga handläggare eller handläggare som är verksamma vid KC eller LK. Syftet med detta är att öka tillgängligheten för kunderna, snabba upp handläggningen och effektivisera verksamheten.

text: Generella problem

text: Förändringsarbetet inom Försäkringskassan är en av de allra största omdaningarna i svensk statsförvaltning. Den praktiska omflyttningen av ärenden och medarbetare har pågått sedan sommaren 2007 och kommer att vara slutförd under hösten 2008. Sedan den nya myndigheten etablerades den 1 januari 2005 har antalet anställda minskat med ca 3 000, till största delen beroende på myndighetens anslagssituation. Samtidigt som den strukturella omvandlingen pågår har riksdagen fattat beslut om genomgripande regelförändringar inom sjukförsäkringen och tandvården från den 1 juli 2008. Även inom andra områden har regelförändringar verkställts. Härutöver har regeringen fattat beslut om att bilda en ny pensionsmyndighet. Detta beslut får givetvis inverkan på Försäkringskassans planerade omflyttningar och utbildningar. Strukturomvandlingen har medfört att en stor del av handläggarna utbildas för att kunna hantera nya förmånsslag. Nyrekryterade medarbetare behöver därtill grundläggande kunskaper om bl.a.

text: förvaltningslagen

text: och andra regelverk kopplat till myndighetsutövning.

text: Även flytten av ärenden, såväl digitalt som fysiskt, är mycket omfattande. Flertalet av de s.k. volymärendena har flyttats. Med volymärenden förstås frekventa ärenden som ofta inte kräver ett personligt möte och som handläggs inom de nationella försäkringscentren. KC för privatpersoner och partners har etablerats. Under sommaren har otillräcklig bemanning i kundcentren medfört oacceptabelt långa väntetider. I det IT-system som driftsattes vid införandet av det nya tandvårdssystemet samverkar Försäkringskassans system med sju systemleverantörers. De senare arbetar på uppdrag av tandläkarna. Initialt har tekniska problem uppstått. Sedan driftsättningen har Försäkringskassans IT-organisation haft regelbundna kontakter med systemleverantörerna för att analysera de fel som uppstått. För Försäkringskassans del handlar det om ett 40-tal fel som rättats inom maximalt några dagar.

text: Åtgärder

text: Kundcenter För KC har väntetiden för privatpersoner hittills under oktober i genomsnitt varit två minuter. Svarstiden för e-post är för närvarande 24 timmar. Detta är i enlighet med den målnivå som fastställts i Försäkringskassan. KC för privatpersoner har sedan april 2008 anställt ytterligare ca 100 medarbetare, vilket har förbättrat bemanningen men även inneburit att utbildningsinsatser har krävts. I KC för partners har bemanningen ökat med 21 personer under samma period. Från och med den 13 oktober har KC för privatpersoner utökat sina öppettider. De nya öppettiderna är 8.00 till 21.00 samtliga vardagar, 8.00 till 15.00 på lördagar samt 15.00 till 21.00 på söndagar. För föräldraförsäkringen finns sedan den 17 september möjligheten att få svar på generella frågor genom en chattfunktion på Försäkringskassans webbplats. De nya tandvårdsreglerna som trädde i kraft den 1 juli 2008 har medfört en ökad belastning på KC för partners. För att möta efterfrågan har kompetensgruppen för tandvård utökats från åtta till 28 personer. All personal har genomgått en kompletteringsutbildning. De ärenden som rör odontologi och som KC för partners inte kan besvara, hanteras av försäkringsodontologiska rådgivare som ringer upp vårdgivarna. Ett system för mottagande och åtgärdande av tekniska problem har införts under oktober månad. KC för partners ger service till arbetsgivarna, sjukvården och tandvården. Från och med mitten av september har partnergruppen utökats med Arbetsförmedlingen, kommunerna, Kronofogdemyndigheten och försäkringsbolagen. Under 2009 planeras ytterligare vidgning av partnergruppen med bl.a. Skatteverket och Migrationsverket.

text: Nationella försäkringscenter Som ovan beskrivits har den största strukturomvandlingen skett från de tidigare länsorganisationerna till NFC. Vid NFC handläggs ärendeslag med stora volymer där personlig kundkontakt ofta inte är nödvändig. Försäkringskassan har uppmärksammat att telefaxnummer och e-postadress saknas på våra brevmallar, vilket kan medföra svårigheter för de försäkrade att vid behov komma i kontakt med rätt person inom myndigheten. Beslut om åtgärder för att komma till rätta med detta problem pågår. Genom införandet av ett produktionsplaneringsverktyg har möjligheten att aktivt matcha ärendevolymer med antalet medarbetare väsentligt förbättrats. Den eftersläpning i handläggningen som, inom flera ärendeslag, uppstod under sommaren har reducerats och målnivån för de flesta ärendeslagen beräknas nås under senhösten. Information om beräknad handläggningstid publiceras på

text: Försäkringskassans webbsida och uppdateras varje vecka. Besked om handläggningstider kommer även att införas i KC:s talsvar.

text: Tandvårdssystemet För den partnergrupp som berörs av tandvårdsreformen har det initialt varit viktigt att förstärka KC för partners i syfte att korta väntetiderna. Detta har gjorts i två steg där Försäkringskassan i juli och augusti utökade bemanningen från åtta medarbetare till arton och därefter med ytterligare tio medarbetare. Den talsvarsfunktion som finns har kompletterats med en callbackfunktion som ger tandläkaren möjlighet att själv ta beslut om att stanna kvar i kön eller behålla sin plats i kön och bli uppringd. I augusti tillfördes talsvarsfunktionen en slinga för att besvara ärenden som gäller den gamla tandvårdsförsäkringen 65+/65-. Som tidigare sagts tillhandahåller Försäkringskassan sedan den 1 oktober odontologisk support genom sina försäkringsodontologiska rådgivare. En förbättrad IT-support har etablerats under oktober. Den innehåller i ett första steg att Försäkringskassans IT-helpdesk via KC för partners bedömer det tekniska problemet på grundval av ifyllda webbformulär och därefter återkopplar till vårdgivaren/systemleverantören. Inför driftssättningen den 1 juli 2008 och inom ramen för de gemensamma testerna tillhandahöll Försäkringskassan en testmiljö för de externa systemleverantörerna. Testmiljön hölls öppen några veckor efter avslutade gemensamma tester. Behovet av testmiljö har dock framställts som ytterst önskvärt för fortsatta analyser och vidareutveckling hos leverantörerna. Försäkringskassan har därför återställt tillgången till testmiljö fr.o.m. den 5 september 2008.

text: Enskilda ärenden Försäkringskassan har ett internt servicemål att skriftlig vidareförmedling för kontakt med en försäkrad ska ske inom 48 timmar (två arbetsdagar) efter det att den blivit registrerad. Dessa vidareförmedlingar besvaras i den turordning de inkommer. Vid otydliga frågor eller om ett svar till en försäkrad resulterar i flera följdfrågor ringer handläggare tillbaka till denne. På grund av sommarens höga belastning i kombination med låg bemanning och pågående omställning av personalen har servicemålet inte kunnat uppnås under denna period. – – –

text: Försäkringskassans slutsatser

text: Som angetts ovan har Försäkringskassan under de gångna månaderna haft stora svårigheter att tillgodose de krav enskilda och partners har rätt att ställa. Detta beror till stor del på den pågående förnyelsen. I regeringens uppdrag till Sveriges förvaltningsmyndigheter ingår att fortlöpande utveckla verksamheten. Försäkringskassans organisation har inte i nämnvärd grad förändrats sedan de allmänna försäkringskassorna infördes på 1950-talet. Trots en mycket noggrann planering har problem uppstått i samband med förnyelsen och främst under innevarande år. Erfarenheter från andra stora förändringsarbeten visar att detta inte är unikt. Förändringarna som görs är dock nödvändiga för att klara myndighetens uppdrag på lång sikt. Försäkringskassans utveckling har, sedan 2005 då en myndighet infördes, varit positiv. Det praktiska fullföljandet av den struktur som beslutet att skapa en myndighet innebar, har dock orsakat att den positiva resultatutvecklingen tillfälligt har brutits. Resultaten för september 2008 pekar på att den tidigare positiva trenden är tillbaka. Försäkringskassan beklagar självfallet de svårigheter som drabbat de försäkrade under denna period. – – –

text: Försäkringskassan beklagar att vi under sommaren inte kunnat upprätthålla den servicenivå som enskilda och partners har rätt att kräva. De åtgärder som vidtagits i kombination med att omorganisationen inom de närmaste veckorna är genomförd har påtagligt förbättrat både tillgänglighet och resultat.

text: AA:s anmälan Försäkringskassan anförde i remissvaret (daterat den 21 november 2008) genom dåvarande generaldirektören BB såvitt nu är av intresse följande.

text: 1. Inte möjligt för enskilda att kontakta Försäkringskassan via telefax eller e-post

text: På den här punkten har det under en period på några månader funnits brister i kontaktinformationen på myndighetens brev och skrivelser som gått ut till försäkrade, och det är beklagligt. Detta har emellertid nu åtgärdats. I alla kommuniceringsskrivelser och andra skrivelser anges numera faxnummer. Där lämnas också liksom tidigare en hänvisning till Försäkringskassans hemsida www.forsakringskassan.se. På hemsidan finns ytterligare kontaktinformation, till exempel ett webbformulär och numera också en vanlig e-postadress. [...]

text: 2. Vid kommuniceringar anges inte namn på vem som handlägger ärendet eller till vem som muntliga uppgifter kan lämnas

text: När det gäller beslut finns ett uttryckligt krav på att beslutsfattarens och i förekommande fall föredragandens namn ska anges (21 § myndighetsförordningen [2007:515]). När det gäller andra typer av skrivelser, till exempel kommuniceringsskrivelser, finns inte ett uttryckligt rättsligt krav på att handläggarens namn ska anges, även om både handläggarens namn och telefonnummer givetvis lämnas ut på begäran från den enskilde. I myndigheters serviceskyldighet enligt

text: förvaltningslagen (1986:223)

text: ligger dock att det ska vara enkelt att ha med myndigheten att göra, till exempel om man vill lämna synpunkter i sitt ärende. Direktkontakter med försäkrade hanteras i första hand av personliga handläggare eller handläggare som är knutna till kundcenter eller lokalkontor. Alla försäkrade med mer omfattande ärenden, till exempel försäkrade som har tidsbegränsad sjukersättning, har en personlig handläggare. En försäkrad som inte har en personlig handläggare och som ringer till Försäkringskassan och vill ställa en fråga eller ha hjälp med något får i första hand hjälp av en handläggare på kundcenter. Handläggarna på kundcenter har god generell kunskap om förmånerna. De har också tillgång till Försäkringskassans elektroniska ärendehanteringssystem. Han eller hon kan därmed få information om det aktuella ärendet. Kundcenter har öppet 8.00 till 21.00 samtliga vardagar, 8.00 till 15.00 på lördagar samt 15.00 till 21.00 på söndagar. Om en försäkrad efter att ha pratat med en handläggare på kundcenter behöver prata direkt med den tjänsteman som handlagt ärendet ska kundcenter informera handläggaren som då ringer upp den försäkrade inom 48 timmar. Under några månader har det förekommit att handläggarens namn inte angetts i skrivelser, till exempel kommuniceringsskrivelser, som gått ut till den försäkrade. I stället har hänvisning gjorts till kundcenter. Detta har gällt ärenden där den försäkrade oftast inte har särskilt behov av stöd. De som har sådant behov har en personlig handläggare och då har de försäkrade direktkontakt med sin handläggare, jfr ovan. Tanken har varit att kundcenter ska ta samtalen och så långt det är möjligt minska telefonsamtalen till övriga handläggare för att därigenom snabba upp handläggningen och effektivisera verksamheten. Det är emellertid rimligt att försäkrade även i till exempel kommuniceringsskrivelser som går ut från myndigheten får information om vem som handlagt ärendet. I alla skrivelser ska därför handläggarens namn anges. Information om detta har den 4 november i år gått ut i organisationen i form av ett internt meddelande. Även i

text: fortsättningen kommer det dock av skrivelserna framgå att man i första hand ska vända sig till kundcenter om man har synpunkter eller frågor i ärendet. Om den försäkrade önskar prata direkt med den som handlagt ärendet kontaktar kundcenter handläggaren som ringer upp den försäkrade inom 48 timmar. – – –

text: Sammanfattande bedömning

text: I anmälan hävdar AA att de brister han påpekar i vissa fall skulle vara uttryck för ”ett systematiskt och medvetet åsidosättande av

text: förvaltningslagen

text: ”. Försäkringskassan vill bestämt tillbakavisa detta påstående. Som framgår av Försäkringskassans yttrande till JO den 24 oktober 2008 är syftet med förnyelsearbetet tvärtom att Försäkringskassan ska bli en mer serviceinriktad och effektiv myndighet än tidigare. I detta ligger givetvis att Försäkringskassan på bästa sätt ska uppfylla de krav

text: förvaltningslagen

text: ställer. Redovisningen ovan visar dock att det beträffande de tre första punkterna i anmälan [varav två behandlas här; JO:s anm.] under en period förekommit brister av mer generell karaktär i Försäkringskassans hantering. Detta beklagar Försäkringskassan. Av redovisningen framgår vilka åtgärder Försäkringskassan vidtagit för att komma till rätta med bristerna. AA kommenterade remissvaret.

text: Bedömning

text: Försäkringskassan fördelar en betydande del av statens medel. För en stor del av landets befolkning är socialförsäkringsersättning, t.ex. barnbidrag, föräldrapenning, pension eller sjukpenning, av avgörande betydelse för försörjningen. Både för staten och för den enskilde är det därför av synnerligen stor betydelse att Försäkringskassans handläggning av socialförsäkringsärenden sker effektivt och rättssäkert i enlighet med bestämmelserna i bl.a. lagen (

text: ) om allmän försäkring (AFL) och i

text: förvaltningslagen (1986:223)

text: Förvaltningslagen

text: innehåller grundläggande regler för hur myndigheterna ska handlägga sina ärenden och sköta kontakterna med allmänheten.

text: Förvaltningslagen

text: har också till ändamål att säkerställa att myndigheterna lämnar service till allmänheten. Av intresse i det sammanhanget är särskilt

text: 7 §§

text: förvaltningslagen

text: 4 § förvaltningslagen

text: behandlar myndigheternas allmänna serviceplikt. I paragrafen anges att varje myndighet ska lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Frågor från enskilda ska besvaras så snart som möjligt. Om någon enskild av misstag vänder sig till fel myndighet, bör myndigheten hjälpa honom till rätta.

text: Av

text: 5 § förvaltningslagen

text: framgår att myndigheterna ska ta emot besök och telefonsamtal från enskilda. Om särskilda tider för detta är bestämda, ska allmänheten underrättas om dem på lämpligt sätt. Myndigheterna ska också se till att det är möjligt för enskilda att kontakta dem med hjälp av telefax och elektronisk post och att svar kan lämnas på samma sätt.

text: Enligt

text: 6 § förvaltningslagen

text: ska varje myndighet lämna andra myndigheter hjälp inom ramen för den egna verksamheten. Vidare anges i

text: 7 § förvaltningslagen

text: att varje ärende där någon enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Vid handläggningen ska myndigheten beakta möjligheten att själv inhämta upplysningar och yttranden från andra myndigheter, om sådana behövs. Myndigheten ska sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt. Även på andra sätt ska myndigheten underlätta för den enskilde att ha med den att göra.

text: Reglerna i 4 § ger – tillsammans med 5–7 §§ om myndigheternas tillgänglighet för allmänheten, om samverkan mellan myndigheter och om allmänna krav på handläggningen av ärenden – uttryck åt vad statsmakten anser bör känneteckna kontakterna mellan myndigheterna och enskilda och myndigheterna emellan. De beskriver med andra ord vad som kan betecknas som god förvaltningsstandard. Regleringen syftar också till att stärka serviceandan i förvaltningen. Den inskärper vikten av att myndigheterna underlättar allmänhetens kontakter med dem. För att reglerna ska fylla sitt syfte har de getts lagform och gjorts tillämpliga i all förvaltningsverksamhet (se Hellners-Malmqvist,

text: Förvaltningslagen

text: med kommentarer, 2 uppl. 2007, s. 66)

text: I

text: 21 § myndighetsförordningen (2007:515)

text: anges att det för varje beslut i ett ärende ska upprättas en handling som visar dagen för beslutet, beslutets innehåll, vem som har fattat beslutet, vem som har varit föredragande och vem som varit med vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet.

text: Försäkringskassan blev den 1 januari 2005 en statlig myndighet efter att tidigare ha bestått av 21 skilda försäkringskassor och Riksförsäkringsverket. Bakgrunden till reformen var bl.a. att försäkringskassorna inte tillämpade lagstiftningen på ett enhetligt sätt. Efter reformen påbörjades ett arbete med att förändra och modernisera Försäkringskassan. I remissvaret har kassan redogjort för de olika åtgärder som redan vidtagits eller nu planeras för att kassan ska bli en modern, serviceinriktad och effektiv myndighet.

text: Jag vill understryka att jag inte lägger några synpunkter på Försäkringskassans organisation. Den frågan ligger utanför mitt uppdrag. Min utgångspunkt i detta beslut är i stället de förvaltningsrättsliga krav som ställs på myndigheten bl.a. i fråga om snabbhet, service och tillgänglighet. Dessa krav gör sig särskilt starkt gällande i en verksamhet som många enskilda är beroende av för sin försörjning.

text: Försäkringskassan beskriver sig som en organisation med högt ställda mål. Beskrivningen motsvarar dock inte den verklighet som mött många enskilda som kontaktat Försäkringskassan. Tvärtom har det funnits stora brister, särskilt i fråga om snabbhet, service och tillgänglighet.

text: I sammanhanget kan jag nämna att anmälningarna till JO mot Försäkringskassan ökade med drygt 65 % under perioden augusti–december 2008 jämfört med samma period 2007 (310 resp. 186 anmälningar). Min bedömning är att en mycket stor del

text: av ökningen kan hänföras till problem som uppstått i omorganisationen. Den bild som förmedlas i dessa anmälningar och i de typfall som varit underlag för Försäkringskassans yttrande i initiativärendet är att det varit svårt eller omöjligt för enskilda att komma i kontakt med kassan. Det har framkommit att telefonkundtjänsten inte gått att nå inom rimlig tid och att meddelanden om önskemål om uppringning inte åtgärdats. Den försäkrade har inte heller, ens på direkt fråga, fått veta namnet på handläggaren eller fått dennes direkttelefonnummer. Vidare har det i skrivelser till berörda försäkrade inte framgått hur man via telefax och elektronisk post kommer i kontakt med kassan, och skrivelser och beslut har saknat uppgift om handläggare. Det har också varit svårt att få besked om hur det går med det egna ärendet. Samtidigt har handläggningstiderna i en del fall blivit mycket långa, och många har fått vänta orimligt länge på beslut och utbetalning av t.ex. sjukpenning och föräldrapenning.

text: Försäkringskassan har i arbetet med omorganisationen uppenbarligen försummat att i tillräcklig utsträckning beakta de förvaltningsrättsliga kraven på ärendehandläggningen. Det är också anmärkningsvärt att Försäkringskassan inte hade bättre beredskap för de problem som en så omfattande omorganisation rimligen kunde väntas medföra. Det är tydligt att Försäkringskassan underskattade svårigheterna vid genomförandet av den nya organisationen.

text: Min förhoppning är naturligtvis att de åtgärder för att komma till rätta med problemen som Försäkringskassan utförligt beskriver i sina remissvar ska vara verkningsfulla och problemen därmed övergående. Detta hindrar emellertid inte att Försäkringskassan förtjänar mycket allvarlig kritik för att ha åsidosatt de förvaltningsrättsliga kraven i omorganisationen.

text: Avslutningsvis vill jag nämna att jag i dag har fattat beslut i fler ärenden där klagomålen har samband med Försäkringskassans omorganisation. Förutom ovannämnda ärenden, dnr 4266-2008, 4319-2008, 4382-2008, 4452-2008 och 4459-2008, gäller det även dnr 1308-2008, 2489-2008 och 4560-2008.

text: Jag överlämnar en kopia av detta beslut till socialförsäkringsutskottet och Socialdepartementet för kännedom.

type: avgorande


nyckelord:
Avskildhet (isolering)
Beslut
Underrättelse

title: Anmälan mot Kriminalvården, anstalten Hall, angående behandlingen av en intagen m.m.

text: Anmälan

text: I en anmälan, som kom in till JO den 9 juni 2009, framförde AA klagomål mot anstalten Hall och redovisade en rad händelser där han ansåg sig på olika vis ha blivit felaktigt behandlad. Klagomålen avsåg bl.a. att kriminalvårdspersonalen slagit honom den 20 april 2009. Händelsen var enligt AA föranledd av att han hade bett personalen att sänka volymen på en radio. Vidare gjorde han gällande att han den 30 april 2009 åter blev slagen av personalen, denna gång i bröstet.

text: AA anförde därutöver bl.a. följande.

text: a) Vårdaren BB åtog sig att faxa tre dokument åt honom. När AA bad om att återfå dokumenten förnekade BB med ett hånfullt leende att han hade tagit emot handlingarna. Tre veckor senare fick han tillbaks två av dokumenten från vårdaren CC, men en handling saknas alltjämt. b) Han anhöll om att få tala med ”anstaltsdirektören”, men personalen vägrade till en början att behandla hans ansökan om han inte fyllde i en ”ansökningsblankett”, men sådana framställningar kastas regelmässigt i papperskorgen. c) Löften om att han ska få tillgång till en skrivmaskin och så småningom en dator har inte infriats. I stället har han blivit underrättad om att han inte kommer få ”någonting”. d) Det dröjde två månader innan han fick tillgång till en gelé som han behövde till sin tandprotes. Dröjsmålet medförde att han fick en infektion i tandköttet. e) Anstalten delgav honom ett beslut om placering i avskildhet fyra dagar efter det att beslutet hade verkställts. Beslutet motiverades med att han var arrogant och att han hade begärt att få tillgång till en skrivmaskin.

text: Utredning

text: Anmälan remitterades till Kriminalvården för yttrande. I sitt remissvar anförde myndigheten (region Stockholm) genom regionchefen DD, bl.a. följande.

text: Utredning

text: I ärendet har utredning/yttrande (biläggs i sin helhet) inhämtats av kriminalvårdschefen EE. Till denna har bifogats olika bilagor som ej bifogas materialet till JO.

text: Händelsen den 20 april då AA klagade på radions höga volym AA har den 20 april klagat för personal angående avdelningsstädaren som enligt AA hade för hög volym på sin tv. AA framförde sitt klagomål genom att skrika högljutt åt personalen samt kalla dem för okvädningsord. En av samordnarna på avdelningen pratade med städaren och bad denne att sänka volymen, vilket så skedde. Trots att volymen sänktes var AA inte nöjd utan fortsatte med att vara otrevlig mot personalen. Beslut fattades om placering i avskildhet med stöd av 20 § 1 st. 1 p. Kval (lag 1974:203) om kriminalvård i anstalt. JO:s anm.).

text: Tillgång till skrivmaskin/dator (AA:s uppgifter om att han förespeglats sådant innehav inför förflyttning till B2 samt hanteringen av hans framställan om skrivmaskin i senare skede.) Anstalten har inte gett AA löfte om att det i framtiden kommer att finnas dator att tillgå i avdelning B. Dåvarande tillförordnade kriminalvårdsinspektören FF samtalade med AA den 22 april 2009 under cirka två timmar med hjälp av svensk-polsk ordbok. Under samtalet förklarades för AA att en presumtiv s.k. avdelningsdator inte är att förvänta sig inom närstående tid men att det stod honom fritt att själv ansöka om innehav av en skrivmaskin och själv ombesörja införskaffandet av detsamma. Under samtalet tydliggjordes det att anstalten inte har möjlighet att bistå honom ytterligare i göromålet. Det förefaller som om AA muntligen begärt tidigare onämnda hjälpmedel även senare i samband med händelsen den 30 april 2009. AA har då ånyo erinrats om att skriftligen inkomma med hemställan för prövning av frågan. Det saknas ytterligare information om AA:s påstådda skriftliga framställan.

text: AA:s ansökan om att få träffa KVC samt formaliakravet på skriftlig framställan trots att han enligt egen uppgift skrivit en egen lapp Av anstaltens ordningsregler framgår bl.a. följande: ”Samtal med företrädare för anstaltsledningen sker efter skriftlig anhållan som lämnas till avdelningens personal. Av ansökan skall det tydligt framgå vad samtalet gäller.” Av daganteckning den 29 april 2009, framgår att personal medelst polskspråkig tjänsteman för AA har förklarat ovanstående förfarande. Rörande händelsen den 30 april 2009 finns en upprättad rapport. Av denna framgår i sak bl.a. följande: Kl. 09:45 står AA framför vaktrummet och samtalar med vårdare GG. Han kräver att få träffa kriminalvårdschefen EE. AA visar en lapp om det som är skriven på svenska och kräver att detta ska hända nu. GG ber AA att skriva en anhållan och ger honom ett anhållanblankett. AA blir arg och slänger pappret mot GG. han skriker högljudd på polska och använder ordet ”kurva”. Därefter slår han med näven mot vaktrummets fönster och fortsätter skrika högljudd. Vårdare HH ringer efter samordnare JJ och ber honom att komma ner till vaktrummet B1+2. Samtidigt ringer GG till samordnare KK och ber honom att komma till vaktrummet. När KK kommer till vaktrummet begär AA att han ska få träffa anstaltschefen omgående. AA som blir ombedd att skriva anhållan börjar skrika på vårdaren. JJ ber AA att följa honom ner till personalkorridoren, vilket AA också gör. JJ uppger att han ”styrde” AA från avdelningen då denne vägrat att flytta på sig. Detta skedde genom att samordnaren varligt lade sin arm om AA:s arm och ledde honom mot utgången, vilket bekräftas av annan närvarande personal som också uppgivit att händelsen avlöpte utan att AA blev knuffad i bröstet eller att han greps våldsamt i axeln.

text: AA har i stor omfattning krävt att få samtala med anstaltschefen istället för sin kontaktman eller annan avdelningspersonal. AA:s krav därom har också tillmötesgåtts i stor utsträckning och anstaltspersonal har också den 13 maj 2009 medverkat i en sammankomst med AA och det polska konsulatet. Denna finns dokumenterad i s.k. daganteckning daterad den 14 maj 2009.

text: AA:s uppgift om att han utsatts för våld efter att han belagts med handfängsel den 20 april och innan han placerades i avskildhet den 30 april AA:s uppgifter är nya för anstalten. Händelsen som föranledde placering i avskildhet finns noggrant dokumenterad av anstalten i form av KLAS-rapport samt i incidentrapport.

text: AA:s uppgift om sena delgivningar av beslut rörande placering i avskildhet den 20 april (delgiven den 23 april) och den 30 april (delgiven den 4 maj) Avskildhet den 20 april 2009: Beslut om placering i avskildhet fattades skriftligen när AA fördes från A-avdelningen till isoleringsavdelningen. Så snart beslutet var fattat skriftligen (samma dag) sändes det via intern postgång till isoleringsavdelningen. Skälet till att AA delgavs beslutet skriftligen först den 23 april torde vara det faktum att han, när beslutet ankom isoleringsavdelningen för delgivning, hade placerats på B-avdelningen. Beslutet sändes då till Bavdelningen för delgivning via den interna postgången. När beslutet anlände Bavdelningen för delgivning var AA åter placerad på isoleringsavdelningen varför beslutet på nytt sändes via den interna postgången till isoleringsavdelningen för delgivning. AA hade då åter placerats på B-avdelningen varför beslutet fick sändas dit via den interna postgången. Vidare måste det tas i beaktande att delgivningar till AA inte kan genomföras av vem som helst p.g.a. språket. AA har dock vid samtliga avskildhetsplaceringar muntligen informerats om avskildhetsbeslutens innebörd. Beträffande händelsen den 20 april 2009 kan fördröjningen således förklaras med att AA bytte avdelning vid tre tillfällen under samma dag och respektive avsändare/vidareförmedlare av besluten har sänt dessa enligt gängse rutin. Beträffande beslutet den 30 april 2009 kan fördröjningen förklaras med att AA vägrat ta del av det skriftliga dokumentet innan polskspråkig personal fanns tillgänglig.

text: AA:s uppgift om isoleringscellens inredning samt uppgift om att han enbart fick tillgång till blyertspenna den första tiden då han placerats i avskildhet den 30 april Anstaltens rutiner: När en intagen kommer till isoleringsavdelningen placeras han först i s.k. hårdcell för att kunna få en uppfattning om vilken status den intagne har. Han suicidscreenas, de intagna ska inte kunna utföra självskadande handlingar eller utgöra en fara för personal. Under denna tid får man endast blyertspenna då det förekommer stora mängder av klotter. Efter en tid flyttas den intagne till s.k. mjukcell och får då bl.a. TV samt kulspetspenna.

text: Handlingar som AA uppger att han bett att få faxade till konsulat och advokat AA menar att han överlämnat tre dokument till vårdare BB. BB hävdar att han inte tagit emot dessa dokument. AA:s uppgifter om att han fått dokumenten åter av vårdare CC stämmer. Dessa tre dokument låg plötsligt en dag i CC:s postfack. Vem som lagt dit dem är inte klarlagt. Här synes anstalten ha brustit. Någon har onekligen tagit emot dokumenten, dock oklart vem. Någon har även valt att inneha dem någonstans för att sedan, lång tid efter, lämna dem i en annans vårdares fack. Om dessa dokument är faxade eller inte är oklart. Kritik gällande denna händelse är befogad.

text: Tillgång till gelé till tänderna Den 3 april 2009 tog AA i samtal med kriminalvårdschefen upp frågan om täckningsmedel till protes. Det var första gången han nämnt önskemål om sådant innehav. Den 17 april fick AA skriftligt svar gällande täckningsmedel, samt blev delgiven skriften på ryska. Av denna framgår hur han ska gå tillväga för att få tillgång till täckningsmedlet.

text: Förutsättningar för psykologsamtal Inför samtal med psykiatriker (med hjälp av tolk) hade inte AA framfört något krav. När psykiatrikern tillsammans med tolk träffade AA för samtal den 31 mars krävde AA att samtalet skulle spelas in. Detta gick psykiatrikern inte med på varför AA avstod från samtal.

text: Information om förflyttning till annan anstalt Den 20 maj 2009, och även den 13 augusti 2009, underrättades AA om upprättade placeringsunderlag, vilket kan antas ha feltolkats såsom beslut om ny anstaltsplacering. Placeringsunderlag är ett dokument som översänds till Kriminalvårdens placeringsenhet som underlag vid prövning om frågan av förflyttning till annan anstalt. Rörande underrättelsen den 13 augusti finns dokumentation kring förfarandet i s.k. daganteckning.

text: Kriminalvårdschefens sammanfattning rörande AA:s verkställighet AA ankom till Hall den 26 januari 2009. Han placerades på anstaltens mottagningsavdelning och därefter på avdelning A. Därefter har AA varit placerad på avdelning B samt psykiatriska avdelningen. Han har vid flera tillfällen även varit avskildhetsplacerad. AA har under hela sin verkställighet hittills arbetsvägrat både på anstalten Kumla och anstalten Hall. Anstaltschefen har personligen träffat AA vid ett långt möte med polsk tolk under våren 2009 gällande diverse klagomål under hans tid på avdelning A. Därefter har anstaltschefen även haft brevkontakt med polska ambassaden vid flera tillfällen, vilket slutat i att anstalten bett ambassaden besöka AA för att få direktkontakt med honom. Anstalten har vidare på olika sätt försökt att, i den mån det är möjligt, tillmötesgå de krav AA haft för att underlätta hans verkställighet. Anstaltschefens bedömning är att Hall i dagsläget har tömt ut de möjligheter som anstalten har. En omplacering till mindre avdelning för utvisningsdömda är begärd.

text: Kriminalvårdens, region Stockholm, sammanfattning och bedömning AA har framfört klagomål mot behandlingen av honom i olika delar, vilka har utretts och kommenterats av anstalten. I ett avseende framgår att det funnits skäl för AA:s kritik. Det har konstaterats att någon av personalen, oklart vem, har tagit emot handlingar från AA då denne bad att fa dem faxade till polska konsulatet och sin advokat, och att dessa dök upp igen vid ett senare tillfälle. I övrigt ger utredningen, och den dokumentation som finns, en bild av en intagen med olika slags problem som anstalten lagt ner både tid och resurser för att i möjligaste mån hantera och försöka avhjälpa.

text: AA yttrade sig över remissvaret och framförde därvid ytterligare klagomål mot anstalten. Med anledning härav har kompletterande upplysningar inhämtats från Kriminalvården.

text: Bedömning

text: I fråga om AA:s påståenden om att han på olika vis utsatts för bl.a. fysiska övergrepp vill jag inledningsvis framhålla följande. Det är allvarligt när en intagen anser sig ha blivit utsatt för dåligt bemötande och förödmjukande behandling av personal inom kriminalvården. Intagna har rätt att bli behandlade med aktning för sitt människovärde. AA:s uppgifter i denna del har dock tillbakavisats av Kriminalvården. Ytterligare utredningsåtgärder framstår inte som meningsfulla, och jag kan därför endast konstatera att det inte föreligger grund för kritik från min sida i denna del.

text: Vad gäller AA:s klagomål i övrigt konstaterar jag följande. Av utredningen framgår att det dröjde flera veckor innan AA återfick handlingar som han enligt egen uppgift bett personalen skicka via fax till bl.a. en advokat. Omständigheterna kring hur dessa handlingar hanterats och vad det uppkomna dröjsmålet beror på har inte kunnat klarläggas, men Kriminalvården förtjänar ändå kritik för den bristfälliga hanteringen. – Kriminalvården är till skillnad mot AA av uppfattningen att samtliga handlingar återlämnades. I denna del står således ord mot ord. Det framstår inte som meningsfullt att utreda frågan ytterligare. Jag vill ändå framhålla vikten av att personal hanterar och förvarar egendom som de tagit emot för intagnas räkning på ett sådant sätt att egendomen inte förstörs eller förkommer.

text: När det gäller hanteringen av AA:s begäran om att få tala med ”anstaltsdirektören” noterar jag följande. Av Kriminalvårdens remissvar framgår att anstaltens ordningsregler föreskriver att en begäran om att få tala med företrädare för anstaltsledningen ska framställas skriftligt. Vidare framgår att AA:s skriftliga anhållan om att få tala med kriminalvårdschefen inte behandlades, eftersom den inte var framställd på en för detta syfte särskild framtagen blankett. Enligt min mening kan sådana formella krav onödigt försvåra intagnas möjligheter att tillvarata sin rätt och bör därför inte förekomma. Jag vill i sammanhanget erinra om

text: 7 § förvaltningslagen (1986:226)

text: , som anger att handläggningen av ärenden ska vara så enkel, snabb och billig som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Kriminalvården förtjänar även i denna del kritik. Jag utgår från att anstalten omgående ändrar sina rutiner i denna fråga.

text: Av utredningen framgår att AA delgavs besluten om placeringen i avskildhet fyra respektive tre dagar efter det att beslutet verkställts. En intagen bör fä del av ett beslut av denna karaktär snarast möjligt efter att det fattats, eftersom den intagne kan ha ett stort intresse av en skyndsam överprövning. Det är med andra ord inte tillräckligt att i ett fall som detta hänvisa till den interna postgången. Jag är alltså kritisk till dröjsmålet, även om jag har förståelse för att behovet av tolk bidrog till att det dröjde innan beslutet från den 30 april 2009 kunde delges.

text: Med anledning av att AA uttryckt missnöje med att han inte får inneha en gelé till sin tandprotes m.m. vill jag erinra om att JO:s granskning är av rättslig art och avser främst en kontroll av att myndigheterna har följt de regler som gäller för förfarandet. JO kan inte ändra eller upphäva myndigheters beslut. Granskningen är inte heller avsedd att föregripa eller ersätta den prövning som kan eller har kunnat ske i ordinarie ordning. JO brukar således inte ta ställning till om ett beslut är riktigt i sak. Den som är missnöjd med ett beslut som Kriminalvården har fattat är hänvisad att begära omprövning av det. Den som därefter fortfarande är missnöjd med ett beslut har möjlighet att överklaga det till förvaltningsrätten.

text: Det som framkommit i övrigt föranleder inte några uttalanden från min sida.

text: Ärendet avslutas.


title: Anmälan mot Tekniska nämnden i Nybro kommun angående hanteringen av inkommande handlingar, brister avseende diarieföring m.m.

text: Anmälan

text: I en anmälan mot Tekniska nämnden i Nybro kommun framförde journalisterna AA, BB, CC och DD bl.a. följande. Vid ett flertal tillfällen har tidningarna i Nybro haft svårt att få fram handlingar från tekniska kontoret i Nybro kommun. De har inte lyckats få ut kopior på den utgående posten eller delegationsbesluten. Merparten av kontorets ingående post inkomststämplas aldrig och kan inte ses bland den inkommande posten.

text: Till grund för anmälan anfördes bl.a. följande.

text: Torsdagen den 15 november 2001 inkom ett brev rörande avfallshantering från ett kommunalråd i Kalmar kommun till kommunstyrelsekontoret i Nybro kommun. Måndagen den 19 november hämtade tekniska förvaltningens chef, EE, handlingen på kommunstyrelsekontoret. Trots detta ”finns den inte i den inkomna posten” och har inte ankomststämplats. – Vid flera tillfällen har brev från kommuninvånare inte registrerats.– Rapporter som kommer in till såväl samhällsbyggnadskontoret som till tekniska kontoret finns aldrig med i posten på tekniska kontoret. Vid ett samtal med EE i mitten av november 2001 låg tre rapporter från företaget AB Jacobson & Widmark (J&W) på hans bord. Utredningarna, som J&W hade skickat den 27 augusti, den 9 september samt den 1 oktober 2001, var inte försedda med ankomststämplar. Det diskuterades om huruvida materialet inte borde vara åtminstone ankomststämplat och helst diariefört eftersom utredningarna var beställda och betalda av förvaltningen. Trots det diariefördes rapporterna först den 23 november 2001 efter påtryckningar från massmedia. Rapporterna hade fortfarande ingen ankomststämpel.

text: Anmälan kompletterades med kopior av bl.a. två artiklar från tidningen Östra Småland, den 24 november respektive den 15 september 2001, samt kopior av konsultrapporterna från J&W.

text: I artikeln från den 15 september 2001 anfördes bl.a. följande.

text: En ek höggs ned på Madesjöskolans skolgård i våras. Vaktmästaren anmälde händelsen. Men på tekniska kontoret registrerades inte anmälan som en inkommen handling. Ett brev från brukshundsklubben om tippade massor på en väg registrerades först sedan tekniske chefen tänkt ut vad han skulle svara.

text: Utredning

text: Anmälan remitterades till tekniska nämnden för yttrande över vad som framförts i AA:s m.fl. anmälan till JO. Yttrandet skulle också innefatta en redogörelsen för nämndens rutiner för registrering (diarieföring) av handlingar. Nämnden åberopade som sitt remissvar ett yttrande upprättat av tjänstemannen EE vid tekniska kontoret. I detta yttrande anförs bl.a. följande (bilagorna utelämnade här).

text: Nämndens nuvarande rutiner för registrering av handlingar

text: Öppning av såväl extern som intern post till tekniska kontoret utförs kl. 9-10.30 varje arbetsdag av någon av våra tre assistenter vilka tillhör staben som betjänar hela förvaltningen. Postmängden består till största delen av fakturor, reklam, kursinbjudningar, tidskrifter och andra publikationer o.d. Mängden projektanknutet material t ex ritningar och protokoll är också ganska omfattande. Även den kommuninterna posten – oftast budpåsar – som är adresserad direkt till handläggare öppnas. Det är löpande material av typ ledighetsansökningar, ekonomiskt och personaladministrativt material. Antalet nya ärenden som diarieförs i medeltal 1-2 per dag. Exempel på sådana är önskemål om hastighetsnedsättning, synpunkter på standard på gator samt klagomål. Det kan också vara interna ärenden såsom att kommunstyrelsen begär yttrande. Slutligen införs i diariet post som rör pågående ärenden t ex svar på av oss initierade ärenden. Den inkommande posten stämplas med datum och placeras i normalfallet i resp. handläggares postfack. Samma rutiner har tillämpats i mer än tio år. Synpunkter på vår hantering har inte förekommit förrän efter sommaren 2001. Tekniska kontoret för inte något hemligt diarium. Handlingar där sekretess är aktuell såsom ansökningar om parkeringstillstånd och anbud förvaras av resp. handläggare under arbetstid och i låst arkiv under icke arbetstid. När våra handläggare initierar nytt ärende hämtar de nytt diarienummer av staben. När det gäller e-post som kommer direkt till resp. handläggare har vi följande rutin. Ärende som ska diarieföras skrivs ut och lämnas för diarieföring. Detsamma gäller när handläggare svarar med e-post eller öppnar nytt ärende via e-post. Under åren 1998 - 2001 har antalet diarieförda ärenden på tekniska kontoret uppgått till 288, 293, 264 resp. 339 st. Förklaring till ökningen 2001 är huvudsakligen att ett stort antal parkeringstillstånd för rörelsehindrade har förnyats. – – – Ärendet rörande ”Gemensam framtida avfallshantering” är ställt till kommunstyrelsen i Nybro kommun, kopia på brevet bifogas. Ärendet avser Kalmar kommuns önskan om att Nybro kommun tar ställning till att delta i utredningsarbete i syfte att senare bilda ett avfallsbolag för avfallsbehandling. Ärendet är vederbörligen diariefört på kommunstyrelsekontoret och handläggs där för beslut i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i början av 2002. Vare sig tekniska nämnden eller tekniska kontoret kommer att yttra sig. Såsom ansvarig för avfallshanteringen i Nybro kommun uttalade jag mig för en av tidningarna på dess förfrågan – för övrigt utan att ha läst brevet. Kopia av artikeln bifogas. Skälet till att jag skaffade en arbetskopia var att jag behövde den vid ett sammanträde. Vi anser att det inte fanns någon anledning att diarieföra ärendet även på vår förvaltning då handläggningen inte sker här. Någon större öppenhet än vad som skedde skulle inte uppnåtts om diarieföring skett.

text: Påståendet att brev från kommuninnevånare inte registrerats är felaktigt liksom citatet. Dylika brev som är adresserade till tekniska kontoret eller tekniska nämnden är självklara exempel på ärenden som diarieförs direkt vid vår postöppning. Skulle så inte ske är det fråga om misstag. Anmälaren redovisar heller inget exempel. I anmälan påstås att tidningarna inte lyckats få ut delegationsbeslut. Fakta är att vi löpande för förteckning över delegationsbeslut. Den som frågar efter delegationsbeslut kan ta del av dem. Förteckningen finns alltid tillgänglig. Delegationsbesluten redovisas varje månad i föredragningslistan till tekniska nämnden. Det har tidigare inte framförts synpunkter på detta förfarande. Vidare till frågan om konsultrapporter och projektarbete i allmänhet. Tekniska kontoret utför 70 - 80 % av kommunens investeringar på totalt 25 - 30 milj. kr per år. Det innebär för vår del ett stort antal såväl stora som små projekt. Vi använder löpande konsulter för att verkställa projekten. Det handlar om ett tjugotal uppdrag. Det kan vara allt från utredning i tidigt skede via förfrågningsunderlag med ritningar och beskrivningar för entreprenadupphandling till slutbesiktningsprotokoll. När varje projekt startas upprättas en akt som får ett diarienummer. Alla handlingar som upprättas inom projektet tillförs akten. De diarieförs dock inte i normalfallet utan datumstämplas och sätts in i projektpärmen hos resp. handläggare. Inom ramen för samma ärende ingår ofta upphandling av entreprenörer. När projektet är färdigställt ingår en-tre pärmar. Projektet kan ha pågått under flera år. Handlingarna rensas varefter akten arkivläggs. För relationsritningar gäller särskild rutin liksom för inordning av digitalt material i databank. Det är så med projekt att ändringar ofta görs under den tid de pågår. Det gäller framför allt i tidigt skede. Det är t ex tänkbart att delar i en ombyggnad av kostnadsskäl måste strykas vid ett tillfälle men att de senare ändå kommer med om förhållandena ändras. I sådana lägen är det olyckligt om tidningar skriver om detaljer i projekt. Ett annat exempel kan vara en kostnadskalkyl som görs i samband med projekteringen. Skulle en sådan komma in i tidningen skulle det kunna påverka de anbud som ska lämnas. Det redovisade är normalt inget problem eftersom materialet oftast inte anses nyhetsmässigt intressant. Konsulternas uppdrag lämnas regelmässigt först som utkast för genomläsning och granskning. I detta skede betraktar vi konceptet som arbetsmaterial. Efter kommunikation där ändringar och kompletteringar införs lämnas uppdraget som ett färdigt material. Då är det en allmän handling som diarieförs. De i anmälan angivna konsultrapporterna visades av undertecknad upp för anmälaren A. som typiska exempel på arbetsmaterial som vi rutinmässigt inte diarieför. Det var koncept som var översända för granskning. Att de angivna rapporterna inte var datumstämplade får ses som förbiseende av undertecknad. Det hör till bilden att i samtliga tre projekt kunde utomstående fastighetsägare vara berörda. Ingen av dessa var ännu kontaktad för information. De aktuella projekten var tänkta att möjligen ingå i den ansökan om statligt bidrag till lokalt investeringsprogram som kommunen då arbetade med. När samtalet ägde rum var det oklart om de skulle ingå i ansökan. Även om utkasten till rapporter var preliminära fann jag ingen anledning att inte lämna ut materialet. Därför kopierade jag dem och lämnade över dem. Vid tiden för anmälan ett par veckor senare hade vi bestämt att ett projekt skulle ingå och att rapporten skulle ligga som bilaga till bidragsansökan, ett skulle utföras men inte ingå medan det tredje inte alls skulle genomföras. Vi hade också haft kontakt med den markägare som skulle bli mest berörd. Därmed var konsultrapporterna inte arbetsmaterial längre. Det var därför naturligt att diarieföra dem.

text: Nya rutiner

text: Den diskussion som pågått med anmälaren under hösten har medfört att vi tagit del av vilka rutiner andra förvaltningar inom kommunen har. Det har lett till att vi sedan början av december vid postöppningen lägger inkommande post med undantag av fakturor, reklam och kursinbjudningar i ett särskilt fack för påseende. Efter lunch lämnas posten vidare till resp. handläggare. När våra assistenter väl kommit på den här lösningen var det enkelt att genomföra rutinen eftersom endast tre personer

text: öppnar posten. Så här långt tror vi att dagstidningarnas önskemål om insyn i varje fall till viss del kan tillgodoses även om handlingarna inte diarieförs. Vad gäller utgående post har under alla år tidningarna naturligtvis fått del av de ärenden som tekniska nämnden behandlat. Tidningarna har även framfört önskemål om att ta del av våra svar i sådana ärenden som inte behandlats i tekniska nämnden. Numera prövar vi att sätta in kopior på vår utgående post i en särskild pärm. Med hänsyn till att många personer är berörda tar det dock viss tid att etablera denna rutin.

text: Sammanfattning

text: Tekniska kontoret har i vårt yttrande redovisat våra hittillsvarande och nya rutiner samt våra erfarenheter vad gäller hantering och registrering av allmänna handlingar. Vi är beredda att ändra våra rutiner för det fall att JO har erinringar. AA m.fl. kommenterade remissvaret samt ingav ytterligare material, bl.a. kopior av artiklar i tidningarna Östra Småland och Barometern.

text: Rättslig reglering

text: Diarieföring I

text: 15 kap.

text: och

text: 2 §§

text: sekretesslagen (1980:100)

text: finns grundläggande bestämmelser om myndigheters skyldighet att registrera allmänna handlingar samt om vad ett register skall innehålla. Bestämmelsernas syfte är bl.a. att garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar. För att offentlighetsprincipen i praktiken skall fungera på det sätt som är avsett i

text: tryckfrihetsförordningen

text: (TF) har det ansetts nödvändigt att myndigheterna håller sina allmänna handlingar registrerade eller i vart fall ordnade så att det går att konstatera vilka handlingar som finns.

text: Bestämmelserna om registrering i

text: sekretesslagen

text: avser allmänna handlingar. Av

text: 2 kap. 3 §

text: TF framgår att en handling är allmän, om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 eller

text: 7 §

text: är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten.

text: I

text: 2 kap. 9 § andra stycket

text: TF finns speciella regler rörande utkast och koncept till myndigheters beslut eller skrivelser, s.k. mellanprodukter. De anses inte som allmänna handlingar om de ej har expedierats och inte heller tagits om hand för arkivering. För att regeln skall vara tillämplig krävs att utkastet etc. har utarbetats inom en myndighet. Härrör utkastet eller förslaget från enskild, är bestämmelsen inte tillämplig, oavsett om handlingen angetts vara av enbart preliminär natur. (

text: RÅ 1958:55

text: ). Utkastet blir i sådant fall en allmän handling, då den kommer in till myndigheten (

text: 2 kap. 6 §

text: TF), och ett eventuellt skriftligt svar på framställningen underkastas reglerna om allmänna handlingars offentlighet, när det avsänds från myndigheten (

text: 2 kap. 7 § första stycket

text: TF).

text: Enligt huvudregeln i

text: 15 kap. 1 § första stycket sekretesslagen

text: skall allmänna handlingar som inkommit till eller upprättats hos en myndighet registreras utan dröjsmål. Emellertid får, i fråga om allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller, registrering underlåtas om handlingarna istället hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling inkommit eller upprättats. En ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar bara handlingar för vilka sekretess gäller. När det gäller allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess kan myndigheten välja

text: mellan att registrera dem eller hålla dem så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handlingen har inkommit eller upprättats. Vilket tillvägagångssätt som är att föredra ankommer det på myndigheten att avgöra. Det är t.ex. inget som hindrar att den handling som ger upphov till ett ärende registreras medan övriga handlingar i ärendet, om de inte innehåller uppgifter som kan vara föremål för sekretess, ordnas så att deras existens utan omgång kan fastställas. När myndigheten har bestämt sig för ettdera systemet måste detta emellertid tillämpas konsekvent inom myndigheten.

text: Från huvudregeln om registrering görs även ett generellt undantag i fråga om allmänna handlingar som uppenbarligen är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Handlingar av sådant slag behöver alltså inte registreras och inte heller hållas lättillgängliga på det sätt som anvisas som ett alternativ till registrering beträffande icke sekretessbelagda handlingar.

text: Bestämmelsen i

text: 15 kap. 1 § sekretesslagen

text: om att en allmän handling skall registreras utan dröjsmål innehåller inte någon bestämd tidsgräns. Det ligger emellertid i sakens natur att registreringen skall ske så snart det är praktiskt möjligt. Genom registreringen ges den enskilde möjlighet att kontrollera vilka ärenden och handlingar som förekommer hos en myndighet. Om handlingen inte registreras eller om registrering fördröjs inskränker detta allmänhetens möjlighet till insyn i myndighetens verksamhet. För en handling som kommer in till en myndighet med post ligger det närmast till hands att registrering följer i omedelbar anslutning till själva postöppningen. För handlingar som inges till myndigheten på annat sätt är det önskvärt att de diarieförs i nära anslutning till ingivandet. I normalfallet bör registrering ske senast påföljande arbetsdag.

text: Bedömning

text: Nämnden har i remissvaret redogjort för registreringsrutinerna. Bl.a. har uppgetts att handlingar som initierar ett ärende liksom handlingar i pågående ärenden registreras. När det gäller handlingar som hör till olika projekt redovisas dock en annan ordning. När ett projekt inleds upprättas en akt och de handlingar som tillkommer inom projektet tillförs akten utan att diarieföras.

text: Som jag nyss har nämnt föreligger en ovillkorlig registreringsskyldighet endast för handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter. Jag har således inget att erinra mot nämndens rutin att hålla handlingarna i ”projektärendena” ordnade i akter så länge dessa handlingar inte omfattas av sekretess.

text: Nämndens redogörelse ger emellertid intryck av att främsta anledningen till att registrering underlåts i dessa ärenden är att man vill undvika att materialet ges offentlighet. Om det i dessa ärenden förekommer allmänna handlingar som omfattas av sekretess är det som nämnts i strid med

text: sekretesslagens

text: regler att inte registrera dessa handlingar. Jag antar dock att det i dessa ärenden kan ingå handlingar, t.ex. arbetsmaterial i form av utkast, som inte utgör allmänna handlingar. Sådana handlingar behöver inte registreras och självfallet inte heller lämnas ut till t.ex. representanter för massmedier. Jag vill i sammanhanget också erinra om att uppgifter i allmänna handlingar inte kan hemlighållas utan stöd i

text: sekretesslagen

text: Nämnden gör gällande att konsultrapporter i ett inledande skede, då de lämnats in till myndigheten för genomläsning och granskning, utgör arbetsmaterial och att dessa handlingar blir allmänna handlingar först efter kommunikation då ändringar och kompletteringar införts. Vid denna tidpunkt sker även diarieföring av rapporterna.

text: Myndigheten har emellertid ingen möjlighet att själv bestämma när en handling skall anses inkommen och vara allmän utan den frågan skall avgöras av de faktiska omständigheterna och mot bakgrund av reglerna i

text: tryckfrihetsförordningen

text: . Som nämnts finns det en möjlighet att överlämna utkast och koncept i konsultationssyfte mellan myndigheter utan att handlingen anses som inkommen till myndigheten. Regeln härom är inte tillämplig om utkastet eller förslaget härrör från en enskild.

text: De i detta ärende aktuella rapporterna hade lämnats in av ett utomstående företag. I och med att de inkommit till nämnden var de allmänna handlingar. Detta betyder inte med nödvändighet att handlingarna blivit offentliga. Utifrån karaktären av uppgifterna i handlingarna har nämnden haft att bedöma om uppgifterna kunde hemlighållas med stöd av

text: sekretesslagens

text: bestämmelser. Mot bakgrund av att nämnden har som rutin att registrera konsultrapporter i samband med att de blir allmänna handlingar borde rapporterna enligt det sagda ha registrerats tidigare än vad som skett.

text: Nämnden har tillbakavisat påståendena om att brev från kommuninvånare inte har registrerats. De exempel på detta som anmälarna lämnat har emellertid inte kommenterats. Jag förutsätter dock att, om registrering i dessa fall underlåtits, det rör sig om enstaka misstag och att nämndens rutiner i övrigt överensstämmer med de regler som jag redogjort för.

text: Vad anmälarna i övrigt anfört föranleder inte något uttalande eller någon ytterligare åtgärd från min sida.

text: Ärendet avslutas.


title: Kritik mot Kriminalvården, huvudkontoret, för långsam handläggning av ett ärende rörande omprövning av särskilda villkor

sammanfattning: Kriminalvårdens, huvudkontoret, handläggningstid i ett ärende angående omprövning av särskilda villkor har uppgått till drygt två och en halv månad. Kriminalvården, huvudkontoret, kritiseras för det inträffade. I beslutet tar JO även ställning till Kriminalvårdens, anstalten Kumla, handläggning av det aktuella ärendet.

text: Anmälan

text: I en anmälan, som kom in till JO den 29 augusti 2011, framförde AA klagomål mot Kriminalvården. Enligt anmälan begärde AA den 2 mars 2011 omprövning av sina särskilda villkor, men det dröjde till den 15 juli 2011 innan anstalten Kumla upprättade ett yttrande i ärendet. Vid genomläsning av yttrandet upptäckte AA vissa sakfel som han den 17 juli 2011 bad anstalten korrigera. Därefter hade han inte fått något besked om vad som hänt i ärendet.

text: Utredning

text: Anmälan remitterades till Kriminalvården för yttrande. I sitt svar anförde myndigheten (huvudkontoret), genom dåvarande generaldirektören BB, följande.

text: Anmälan

text: I anmälan till JO har AA anfört huvudsakligen följande. I mars begärde han ändring av sina särskilda villkor. Anstalten Kumla upprättade ett yttrande den 15 juli. Den 17 juli begärde han att anstalten skulle ändra vissa fel i yttrandet. Han har sedan dess inte hört något om ärendet. Han vill åstadkomma en varaktig förändring och Kriminalvårdens senfärdighet har kostat honom ett år av verkställigheten.

text: Sakförhållanden

text: Av akten om begäran om omprövning av särskilda villkor samt av inhämtade yttranden från gruppen för centrala klientärenden och region Mitt framgår bl.a. följande. Av de särskilda villkor som beslutades för AA den 28 juli 2008 framgår att anstalten tidigast i mars 2011 ska initiera omprövning av de särskilda villkoren inför frågan om placering i annan anstalt samt annan vistelse utanför anstalt än särskild permission. Det framgår vidare att anstalten som underlag för riskbedömning ska inhämta yttrande från psykolog eller psykiater.

text: AA begärde omprövning av sina särskilda villkor den 2 mars 2011. Den 3 mars 2011 meddelade anstalten AA att man beställt en förnyad riskbedömning. Utredning hos psykolog planerades in att äga rum så snart som möjligt. Den 21 maj 2011 var utredningen klar och skickades från psykologen till anstalten. Utredningen påvisade inga sänkta risker varför anstalten inte ansåg sig kunna tillstyrka en ändring av villkoren. Detta kommunicerades med AA som i vart fall vid behandlingskollegium den 4 juli 2011 uttryckte att han var enig med anstalten om att det bästa vore att ha en fortsatt psykologkontakt innan begäran skickades in till huvudkontoret för prövning. AA ändrade sig sedermera och begärde att hans begäran skulle prövas. Anstalten upprättade då ett yttrande som delgavs AA den 15 juli 2011. AA inkom med synpunkter på yttrandet den 17 juli 2011. Akten i ärendet inkom till huvudkontoret den 26 juli 2011. Beslut fattades den 13 oktober 2011. Någon handläggningsåtgärd vidtogs inte däremellan. Tidsutdräkten beror till viss del på att man hade begränsad bemanning under sommaren, och till större del på de balanser av ärenden om särskilda villkor som finns vid huvudkontoret.

text: Aktuella författningsbestämmelser

text: Av

text: 7 § förvaltningslagen (1986:223)

text: framgår följande. Varje ärende där någon enskild är part skall handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Vid handläggningen skall myndigheten beakta möjligheten att själv inhämta upplysningar och yttranden från andra myndigheter, om sådana behövs. Myndigheten skall sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt. Även på andra sätt skall myndigheten underlätta för den enskilde att ha med den att göra.

text: Kriminalvårdens bedömning

text: Efter att ansökan om omprövning av särskilda villkor gjorts har anstalten Kumla utan dröjsmål beställt tid för förnyad riskbedömning. Av utredningen i ärendet har inte framkommit annat än att AA har varit införstådd med att en ny riskbedömning skulle göras innan ansökan kunde prövas. Sedan riskbedömning gjorts av psykolog har anstalten bedömt att det vore bäst med en fortsatt psykologkontakt innan ärendet överlämnades till huvudkontoret för prövning. Enligt uppgift från anstalten Kumla har AA först varit ense med anstalten om att ha en fortsatt psykologkontakt, men har sedan ändrat sig och begärt att hans hemställan ska prövas. Anstalten har därefter omgående upprättat ett yttrande och, efter att AA beretts tillfälle att lämna synpunkter, överlämnat ärendet till huvudkontoret för prövning. Det finns således en förklaring till den i och för sig långa handläggningstiden innan yttrandet skickades in till huvudkontoret. Ärendet inkom till huvudkontoret den 26 juli 2011 och beslut fattades den 13 oktober 2011. Däremellan vidtogs ingen handläggningsåtgärd. Tidsutdräkten berodde främst på rådande balanser av ärenden om särskilda villkor. Denna handläggningstid får, enligt Kriminalvårdens mening, anses som oskäligt lång. Kriminalvården har i flera yttranden till JO vidgått att handläggningstiden för ärenden om särskilda villkor har varit för lång. Efter att Kriminalvården vidtagit åtgärder har emellertid dessa handläggningstider minskat. Handläggningstiderna är alltjämt för långa men bedöms kunna minskas ytterligare genom fortsatta åtgärder.

text: AA fick tillfälle att kommentera remissyttrandet.

text: Bedömning

text: Vad utredningen visat angående Kriminalvårdens, anstalten Kumla, handläggning av det aktuella ärendet ger inte anledning till kritik eller något uttalande.

text: När det gäller Kriminalvårdens, huvudkontoret, handläggning har det framkommit att det inte vidtogs några åtgärder i ärendet mellan den 26 juli 2011, dvs. då

text: handlingarna inkom till huvudkontoret från anstalten Kumla, och den 13 oktober 2011. Kriminalvården har anfört att handläggningstiden i den delen varit alltför lång, och jag instämmer i den bedömningen. Kriminalvården, huvudkontoret, förtjänar kritik för det inträffade.

text: Ärendet avslutas.


title: Anmälan mot Kommunstyrelsen i Borgholms kommun angående handläggningen av ett ärende rörande ändringar i kommunens renhållningsordning

text: Anmälan

text: AA och BB anmälde Borgholms kommun och klagade på handläggningen av ett ärende angående ändringar i kommunens renhållningsordning. De uppgav att Borgholms kommun genom en kungörelse i en tidning hade informerat om att synpunkter på ett förslag till nya renhållningsföreskrifter skulle ges in till det kommunala bolaget Borgholm Energi AB. De ifrågasatte om det var lagligt att bolaget på detta sätt deltog i handläggningen.

text: Utredning

text: Muntliga upplysningar samt en kopia av den aktuella kungörelsen hämtades in.

text: Kommunstyrelsen i Borgholms kommun anmodades därefter att göra en utredning och yttra sig i ärendet.

text: I yttrandet anförde kommunstyrelsen bl.a. följande.

text: Borgholms kommun har till sitt helägda kommunala bolag Borgholm Energi AB i enlighet med

text: kommunallagens

text: 3 kap

text: , § 16 överlämnat verksamhetsansvaret för viss kommunal verksamhet. Enligt

text: kommunallagen

text: står föreskrivet att: ”Kommuner och landsting får efter beslut av fullmäktige lämna över vården av en kommunal angelägenhet, för vars handhavande särskild ordning inte förskrivits, till ett bolag” Borgholms kommun har sedan 1 januari 2003 låtit Borgholm Energi AB bedriva kommunens tekniska verksamhet så även renhållningsverksamheten. Det föll sig alltså helt naturligt att när vissa ändringar skulle göras i de gällande renhållningsföreskrifterna att Borgholm Energi AB ansvarade för och samordnade detta arbete. Det rent praktiska arbetet med förslaget utfördes av en arbetsgrupp bestående av tjänstemän från Borgholm Energi AB och miljö- och byggnadsförvaltningen. Förslaget har därefter varit kungjort i media under tiden 2005-09-26-2005-10-24. Förslaget hanterades enligt följande:

text: Synpunkterna skulle lämnas skriftligt till Borgholm Energi AB som tog kopia och för sin del av arbetet registrerade den kopierade handlingen. Därefter skickades originalet till kommunen för registrering. – – – Det praktiska arbetet gällande hanteringen av de inkomna synpunkterna samordnades därefter av Borgholm Energi AB medan alltså originalen fanns i kommunens diarium. – – – Bolaget har alltså enligt kommunstyrelsens uppfattning enbart varit samordnare av beredningen inför det kommande beslutet i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. AA och BB kommenterade remissvaret och vidhöll sin anmälan. I en senare skrivelse ifrågasatte de också handläggningen i samband med en av Borgholms kommun utfärdad kungörelse om utställning av en detaljplan.

text: Rättslig reglering

text: I

text: 15 kap.

text: miljöbalken

text: regleras frågor om avfall och producentansvar. I kapitlet finns föreskrifter om den kommunala renhållningsskyldigheten (8 §). Vidare finns bestämmelser om kommunal renhållningsordning, av vilka framgår bl.a. följande. För varje kommun skall det finnas en renhållningsordning som skall innehålla de föreskrifter om hantering av avfall som gäller för kommunen och en avfallsplan (11 §). Om renhållningsordningar med stöd av regeringens bemyndigande skall beslutas av kommunerna, skall de antas av kommunfullmäktige (12 §). När ett förslag till renhållningsordning upprättas, skall kommunen på lämpligt sätt och i skälig omfattning samråda med fastighetsinnehavare och myndigheter som kan ha ett väsentligt intresse i saken. Innan förslaget till renhållningsordning antas, skall det ställas ut till granskning under minst fyra veckor. När renhållningsordningen antas skall de synpunkter som kommit fram vid samrådet beaktas. (13 §).

text: Enligt 6 kap. 4 § punkten 1

text: kommunallagen (1991:900)

text: ankommer det på kommunstyrelsen att bereda de ärenden som skall handläggas av kommunfullmäktige.

text: Möjligheten att inom det kommunala området överlämna förvaltningsuppgifter regleras i

text: 3 kap. 16 § kommunallagen

text: . Av bestämmelsen framgår att kommuner och landsting efter beslut av fullmäktige kan lämna över vården av en kommunal angelägenhet, för vars handhavande särskild ordning inte föreskrivits, till ett aktiebolag, ett handelsbolag, en ekonomisk förening, en ideell förening, en stiftelse eller en enskild individ. Vidare framgår att enligt

text: 11 kap. 6 § regeringsformen

text: får vården av en angelägenhet som innefattar myndighetsutövning överlämnas endast om det finns stöd för det i lag.

text: Regeln i

text: 3 kap. 16 § kommunallagen

text: har kommit till för att reglera förutsättningarna för att lägga ut verksamhet på kommunala företag. Regeln har emellertid getts en sådan utformning att den allmänt reglerar förutsättningarna för kommuner och landsting att lämna över förvaltningsuppgifter till privaträttsliga subjekt (se

text: bet. 1990/91:KU38 s. 44

text: ). Vad som avses i paragrafen med att en särskild ordning har föreskrivits har berörts i förarbetsuttalanden (

text: prop. 1992/93:43 s. 5

text: ). En kommunal

text: angelägenhet får i princip inte överlåtas till ett särskilt rättssubjekt, om det i en författning har angetts att ett visst kommunalt organ skall handha denna. Detta utesluter dock inte att vissa delar av en specialreglerad uppgift, t.ex. vissa driftsfrågor eller andra verkställighetsuppgifter, kan bedrivas i privaträttsliga former. Möjligheten till detta är beroende främst av hur speciallagstiftningen är utformad inom det aktuella området.

text: Som framgått av det anförda krävs stöd i lag för ett överlämnande beträffande sådana uppgifter som innefattar myndighetsutövning. Utmärkande för all myndighetsutövning är att det rör sig om beslut, gynnande eller missgynnande, eller andra åtgärder som ytterst är ett uttryck för samhällets maktbefogenheter i förhållande till medborgarna. När det gäller sådan myndighetsutövning som avser beslutsfattande anses även beredningen inför beslutet innefatta myndighetsutövning (jfr JO 2001/02 s. 250).

text: Bedömning

text: Kommunstyrelsen har anfört att kommunen genom beslut av kommunfullmäktige hade överlämnat renhållningsverksamheten till det kommunala bolaget Borgholm Energi AB. Denna verksamhet, som uppenbarligen avser omhändertagandet av hushållsavfall, är av sådan art att den kan överlämnas till t.ex. ett kommunalt bolag genom beslut av kommunfullmäktige.

text: När det gäller handläggningen av frågan om ändringar i renhållningsordningen har kommunen uppgett att det föll sig naturligt att låta bolaget ansvara för och samordna detta arbete. Kommunen har upplyst att det praktiska arbetet med förslaget utfördes av en arbetsgrupp som bestod av tjänstemän från bolaget och kommunens miljö- och byggnadsförvaltning. Av utredningen framgår inte i detalj hur ärendet handlades i alla delar. Det framgår dock att bolaget var ansvarigt för att ta emot och samordna de synpunkter på förslaget som gavs in i samrådsförfarandet enligt

text: 15 kap. 13 § miljöbalken

text: och att bolaget även utförde dessa uppgifter.

text: Som nämnts i det föregående ankommer det enligt 6 kap. 4 § punkten 1

text: kommunallagen

text: på kommunstyrelsen att bereda de ärenden som skall handläggas av kommunfullmäktige. Det gäller exempelvis ett ärende om ändringar i renhållningsordningen. Det samrådsförfarande som skall genomföras ingår i beredningen av ett sådant ärende.

text: Det kan konstateras att det inte har gjorts gällande att kommunfullmäktige skulle ha beslutat att till bolaget lämna över beredningen helt eller delvis av ärendet om ändringar i renhållningsordningen. Redan av det skälet har kommunen inte fått lämna över en sådan uppgift till bolaget på det sätt som har skett i detta fall. Det kan också ifrågasättas om inte överlämnandet var otillåtet på grund av att det har föreskrivits en särskild ordning för denna förvaltningsuppgift eller på grund av att uppgiften innefattade myndighetsutövning. Jag stannar emellertid vid den uttalade kritiken rörande avsaknaden av ett kommunfullmäktigebeslut och har inte närmare bedömt de övriga nyss nämnda frågorna.

text: AA:s och BB:s klagomål angående handläggningen vid utställningen av en detaljplan föranleder inte någon åtgärd av mig. Ärendet avslutas.


avgjordAv: Justitieombudsmannen Lilian Wiklund

title: Kritik mot välfärdsförvaltningen i Örnsköldsviks kommun för hur genomförda samarbetssamtal har redovisats till tingsrätten

sammanfattning: Humanistiska nämnden i Örnsköldsvik hade fått i uppdrag av tingsrätten att genomföra samarbetssamtal med två föräldrar. Resultatet av sådana samtal ska redovisas till domstolen. Det ska framgå av redovisningen om föräldrarna har ingått överenskommelser eller om samtalen inte längre tjänar något syfte. Eftersom det som har kommit fram vid samtalen omfattas av sekretess ska man däremot inte redogöra för samtalens innehåll. Förvaltningen får kritik för att redovisningen av samtalen innehöll en redogörelse för innehållet i samtalen och familjerättens bedömning av föräldrarnas förmåga att se till barnens bästa, utan att detta hade begärts av domstolen.

text: Anmälan

text: I en anmälan till JO framförde AA klagomål mot två familjerättssekreterare vid välfärdsförvaltningen i Örnsköldsviks kommun. Klagomålen rörde bl.a. att familjerättssekreterarna till tingsrätten hade redovisat resultatet av samarbetssamtal som hade ägt rum med två föräldrar. Han anförde bl.a. följande.

text: BB och CC var parter i ett tvistemål vid Örnsköldsviks tingsrätt som rörde frågor om vårdnad och boende om deras tre gemensamma barn. Tingsrätten beslutade den 15 februari 2013 att uppdra åt Humanistiska nämnden att hålla s.k. samarbetssamtal med föräldrarna. Familjerättssekreterarna DD och EE genomförde fem samtal. De tre första samtalen dokumenterades i ett protokoll och de två övriga samtalen i var sitt protokoll. Han ifrågasätter den redovisning till tingsrätten som familjerättssekreterarna lämnade den 14 maj 2013.

text: Till anmälan hade bl.a. förvaltningens skrivelse till tingsrätten den 14 maj 2013 fogats. I det dokumentet, som var undertecknat av DD och EE, redovisades bl.a. när samarbetssamtal hade ägt rum, föräldrarnas inställning till skolgången för två av barnen och att ”Utifrån barnens bästa behöver föräldrarna snarast bestämma skolplaceringen så att [en av döttrarna] och [sonen] så tidigt som möjligt får veta vilken skola de ska börja på vid höstterminens start 2013.” Vidare anfördes bl.a. följande:

text: Föräldrarna är överens om att de misstror varandra och har lätt att missuppfatta vad det är de har kommit överens om. Följden av det här är att i dagsläget pratar inte föräldrarna med varandra om frågor som rör barnen. Någon möjlighet till flexibilitet inför barnens behov är svårt att uppnå. Föräldrarna upplevs ha stora svårigheter att samarbeta för gemensamma lösningar kring barnen. Samtalsledarna upplever att [modern] i större mån haft fokus på vad som blir bäst för barnen och strävan att föräldrarna gemensamt ska samarbeta i frågor kring [barnen]. Samtalsledarna bedömer inte att föräldrarna via samarbetssamtal eller liknande kan nå bättre samarbete i framtiden med anledning av föräldrarnas misstro mot varandra.

text: Utredning

text: JO begärde att Humanistiska nämnden skulle göra en utredning och lämna ett yttrande när det gällde frågan om det funnits förutsättningar för att redovisa samarbetssamtalen till tingsrätten på det sätt som hade gjorts.

text: Nämnden beslutade att som sitt remissvar lämna in en skrivelse från välfärdsförvaltningen. I skrivelsen anfördes bl.a. följande:

text: När tingsrätten beslutar att uppdra åt socialnämnden att i barnens intresse anordna samtal i syfte att nå enighet mellan föräldrarna (samarbetssamtal) så ska utfallet av samarbetssamtalet redovisas. Några tydliga direktiv hur dessa återrapporteringar ska se ut har inte getts av tingsrätten eller av socialstyrelsen. JO (JO 1994/95 s 506) har uttalat att information om föräldrarnas ståndpunkter under samtalen inte bör lämnas till domstolen. I normalfallet redovisas om föräldrarna kommit överens eller inte utan någon form av bedömning från samtalsledarnas sida. Inför ett slutgiltigt beslut brukar tingsrätten begära in en vårdnads-, boende- och umgängesutredning enligt

text: 6 kap. 19 § tredje stycket

text: FB. I det aktuella ärendet redovisades samtalets utfall till tingsrätten 2013-05-14. Vårdnadshavarna hade då inte nått en samförståndslösning kring var de två yngre barnen skulle gå i skola, tre månader innan skolstart. Handläggarna förmodade att tingsrätten skulle behöva fatta ett interimistiskt beslut i vårdnads- och boendefrågan för att skolfrågan därefter skulle kunna lösas. Det skulle inte enligt handläggarnas bedömning vara möjligt att genomföra en vårdnads-, boende-, umgängesutredning före skolstart. För att påskynda processen så att barnen så snart som möjligt skulle få veta vilken skola de skulle börja på efter sommarlovet valde handläggarna att redovisa utfallet av samarbetssamtalet på det sätt som gjordes. Syftet var att ge tingsrätten familjerättens uppfattning om vem av vårdnadshavarna som under samtalen tydligast förmått fokusera på barnens bästa.

text: AA kommenterade remissvaret.

text: Bedömning

text: Enligt

text: 6 kap. 18 § andra stycket föräldrabalken

text: , FB, kan en domstol i ett mål om vårdnad, boende eller umgänge uppdra åt socialnämnden att i barnets intresse anordna samarbetssamtal i syfte att nå enighet mellan föräldrarna.

text: Socialnämnden ska enligt

text: 5 kap. 3 § socialtjänstlagen (2001:453)

text: , SoL, sörja för att föräldrar kan erbjudas samarbetssamtal under sakkunnig ledning i syfte att nå enighet i frågor som rör deras barn när det gäller vårdnad, boende och umgänge.

text: En uppgift om en enskilds personliga förhållanden som har kommit fram under ett samarbetssamtal omfattas av sekretess om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till honom eller henne lider men. Det

text: framgår av

text: 26 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

text: , OSL. En uppgift som omfattas av sekretess får inte lämnas till en annan myndighet i andra fall än dem som anges i OSL, en annan lag eller i en förordning (

text: 8 kap. 1 §

text: OSL). Enligt

text: 12 kap. 2 §

text: OSL kan den enskilde som huvudregel helt eller delvis häva den sekretess som gäller till skydd för honom eller henne (den enskilde kan alltså samtycka till att en uppgift lämnas ut).

text: Resultatet av sådana samarbetssamtal som en domstol har uppdragit åt nämnden att genomföra ska redovisas till domstolen. Det innebär att familjerätten ska informera om huruvida föräldrarna har ingått överenskommelser eller huruvida samtalen inte längre tjänar något syfte. Eftersom det som har kommit fram vid samtalen omfattas av sekretess ska man däremot inte redogöra för samtalens innehåll. Information om parternas ståndpunkter bör inte heller lämnas till domstolen. Det är närmast parternas ansvar att i rättegången framföra sina ståndpunkter i tvistefrågorna. Det finns därför inte något behov av att familjerätten redovisar vad parterna i den delen har anfört vid samarbetssamtalen (JO 1994/95 s. 506, dnr

text: och Socialstyrelsen, ”Vårdnad, boende och umgänge”, s. 175).

text: I

text: föräldrabalken

text: finns regler (

text: 6 kap.

text: och

text: 20 §§

text: FB) om hur tingsrätten kan inhämta uppgifter från socialtjänsten innan domstolen fattar beslut om vårdnad, boende eller umgänge. Ett yttrande till domstol som avges av socialnämnden eller av en tjänsteman efter nämndens delegation ska som huvudregel kommuniceras med föräldrarna innan det ges in till domstolen (jfr JO 2001/02 s. 282, dnr

text: , och JO 1996/97 s. 297, dnr

text: I den skrivelse som i det här fallet lämnades till domstolen efter de genomförda samarbetssamtalen informerades domstolen bl.a. om respektive förälders inställning till barnens skolgång och om familjerättssekreterarnas bedömning av föräldrarnas förmåga att se till barnens bästa. Enligt remissvaret var det uttalade syftet att ge domstolen ”familjerättens uppfattning om vem av vårdnadshavarna som under samtalen tydligast förmått fokusera på barnens bästa”.

text: Handläggarnas redovisning och bedömning lämnades inte på begäran av tingsrätten utan på handläggarnas eget initiativ. JO har tidigare uttalat att bestämmelsen i

text: 5 kap. 2 § socialtjänstförordningen (2001:937)

text: ger stöd för att en socialnämnd som under en pågående tvist i domstol om vårdnad, boende och umgänge får kännedom om förhållanden som kan vara av betydelse för prövningen kan informera domstolen även om domstolen inte har begärt något yttrande (jfr JO:s beslut den 21 oktober 1997 i ärende dnr 3825-1996). Frågan om huruvida det finns skäl att lämna sådan information till domstolen ska prövas av nämnden som sådan eller av den eller de tjänstemän som nämnden har delegerat uppgiften till (jfr t.ex. JO 2001/02 s. 282, dnr 556-200). Ett sådant yttrande ska också enligt

text: 11 kap. 8 §

text: SoL kommuniceras med de som berörs innan det lämnas till domstolen.

text: Det kan ifrågasättas om uppgifterna i skrivelsen över huvud taget var av sådant slag att det fanns skäl att lämna dem till tingsrätten utan att domstolen hade begärt

text: ett yttrande. Under alla förhållanden borde den frågan inte ha prövats av de berörda tjänstemännen utan av nämnden eller någon som fått den uppgiften av nämnden. Det verkar även som om uppgifterna lämnades utan att föräldrarna hade fått ta del av dem. Förvaltningen förtjänar kritik för handläggningen.

text: Det som AA har anfört i övrigt ger inte anledning till någon åtgärd eller något uttalande från min sida.

text: Ärendet avslutas.