nyckelord:
Beredningsorganisation
Dokumentation
Objektivitet, opartiskhet, saklighet

title: Initiativärende mot Förvaltningsrätten i Stockholm avseende fördelningen av mål på dömande domare

sammanfattning: Frågan om fördelning av mål mellan domare utreddes av Domarlagsutredningen, som i betänkandet SOU 2011:42 föreslog en regel i rättegångsbalken om fördelning av mål. I beslutet konstateras att den föreslagna lagbestämmelsen motsvarar vad som rimligen bör gälla redan idag. Domarlagsutredningen uttalade vidare vilka krav som bör ställas på domstolarnas fördelningsbestämmelser. Enligt beslutet ger det uttalandet uttryck för ett krav som det redan idag är rimligt att ställa på domstolarna. I beslutet konstateras att de metoder att fördela mål mellan dömande domare som förekommer på förvaltningsrättens allmänna avdelning i huvudsak kan godtas. Däremot uttalas kritik mot hur förvaltningsrätten har utformat sina skriftliga regler för fördelningen.

text: Initiativet

text: Förvaltningsrätten i Stockholm är organiserad på tre dömande avdelningar; en skatteavdelning, en migrationsavdelning och en allmän avdelning. Avdelningarna är i sin tur indelade i enheter. Den 30 november–2 december 2011 genomfördes en inspektion vid förvaltningsrättens allmänna avdelning. I samband med inspektionen noterades vid en genomgång av samtliga enheters s.k. enhetsdokument att sätten för att tilldela domare mål för avgörande skilde sig åt mellan enheterna. Såvitt framgick av enhetsdokumenten fördelades målen till dömande domare inom vissa enheter på så sätt att domarna själva ”plockade” mål. Jag beslutade mot denna bakgrund att ta upp saken till utredning i ett särskilt ärende.

text: Utredning

text: Ärendet remitterades till förvaltningsrätten som anmodades att bl.a. lämna upplysningar och redovisa sin bedömning av fördelningsprincipernas – vid den allmänna avdelningen – överensstämmelse med kravet på att fördelning av mål ska ske genom ett slumpmässigt, i förväg angivet system (jfr bl.a.

text: 8 § andra stycket förordningen (1996:382)

text: med förvaltningsrättsinstruktion).

text: Förvaltningsrätten (lagmannen AA) kom in med ett remissvar till vilket fogades en sammanställning av svar från enheterna samt ett yttrande från avdelningschefen och chefsrådmannen BB.

text: AA anförde följande.

text: Jag beskriver först hur vi har tänkt när vi har organiserat oss på domstolen och redogör för vilka överväganden vi har gjort när vi delat in oss i enheter. Sedan redogör jag för olika dokument som reglerar frågan om fördelning av mål. Slutligen redovisar vi svar på frågorna om fördelning på enheterna och jag redovisar hur jag ser på om vi har lyckats möta kraven i olika regelverk.

text: Vår omorganisation och hur vi har resonerat

text: Hösten 2009 omorganiserades domstolen så att den delades in i tre dömande avdelningar, som i sin tur delades in i sammanlagt 22 dömande enheter och tre kanslienheter. Varje avdelning leds av en chefsrådman. På varje dömande enhet finns tre eller fyra rådmän, varav en är enhetschef, oftast en eller två fiskaler samt tolv-sexton handläggare (föredragande och notarier). Antalet enheter på de olika avdelningarna har förändrats sedan dess beroende på vilken avdelning vi för tillfället satsar mest på. Att vi valde att dela in oss i tre avdelningar beror på att vi vill ge våra parter ett så bra bemötande som möjligt genom att vi specialiserar oss, vilket är viktigt på en så här stor domstol med en stor personalstyrka (drygt 500 anställda i tjänst) och många olika måltyper (ca 500). Att dela in domstolar i enheter har varit en trend inom förvaltningsrätterna och tingsrätterna. Att vi valde enheter i stället för rotlar beror på vår erfarenhet att rotlar är sårbara på det sättet att vissa fungerar väldigt bra medan andra kan ha problem av olika skäl. Detta kunde drabba parterna bl.a. genom att genomströmningstiden kunde vara väsentligt olika på olika rotlar. Ett mål vid omorganisationen var alltså att minska sårbarheten och att hålla omloppstiderna jämnare inom domstolen. Ett annat skäl var att genom att de anställda specialiserar sig inom enheterna – såväl föredragande som i viss utsträckning rådmän och notarier – får de djupare kunskaper inom vissa områden och på det sättet kan de arbeta både mer rättssäkert och mer effektivt. En större arbetsenhet har dessutom fler mål att välja mellan när det blir dags för handläggarna att ”sätta upp” målen och för domarna att döma. Då kan man lättare hålla samman en ”bunt” av mål. Genom att man kan göra en gemensam rättsutredning och få frågan belyst ur flera olika synvinklar kan man få såväl en högre rättssäkerhet som en bättre effektivitet. Är det frågan om enklare mål är det framförallt effektiviteten som kan gynnas av ett sådant arbetssätt. Oavsett vilket menar vi att våra parter får bättre service från domstolen. Inför förvaltningsrättsreformen i februari 2010 fick jag dessutom som lagman ett uppdrag från regeringen att se till att öka specialiseringen på domstolen. Det är därför något som vi i ledningen arbetat hårt för och som vi har reglerat i vår arbetsordning och tryckt på i vår verksamhetsplan.

text: Regleringar av fördelning av mål

text: Förvaltningsrättsinstruktionen Enligt 8 § första stycket förvaltningsrättsinstruktionen ska mål fördelas mellan de organisatoriska enheter som anges i arbetsordningen. Fördelningen av mål ska enligt andra stycket ske genom lottning. Undantag från kravet på lottning får göras bl.a. för mål av särskild art och för att mål som har inbördes samband ska kunna handläggas av samma organisatoriska enhet.

text: Arbetsordningen I förvaltningsrättens arbetsordning regleras i 2.2 att det finns enheter på de dömande avdelningarna. I ett senare avsnitt finns regler om fördelning av mål enligt följande:

text: 4 Fördelning av mål, ansvarig domare och förtursmål m.m.

text: 4.1 Fördelning av mål

text: 4.1.1 Mellan avdelningarna

text: Huvudprincipen är att nya mål fördelas mellan avdelningarna så att migrationsavdelningen tilldelas migrationsmål, skatteavdelningen tilldelas skattemål och allmänna avdelningen tilldelas övriga mål. Den närmare fördelningen beslutar lagmannen i ett administrativt beslut.

text: 4.1.2 Mellan enheterna

text: Inom avdelningen fördelas målen mellan enheterna i turordning genom lottning. Avdelningschefen bestämmer efter samråd med lagmannen och enhetscheferna på avdelningen efter vilka grunder lottningen ska göras och beslutar avdelningens lottningsschema. Turordningen gäller inte mål som har ett sådant inbördes samband att de ska handläggas vid samma enhet som ett tidigare inkommet mål. Av 3.5.2 framgår att avdelningschefen får omfördela mål.

text: 4.1.3 Inom enheterna

text: Inom enheterna tilldelas målen den eller de domare som ansvarar för beredningen av mål av en viss måltyp (beredningsansvarig domare). Vem eller vilka domare som är beredningsansvarig domare för en viss måltyp fastställs av enhetschefen efter samråd med domarna på enheten. Om det finns flera beredningsansvariga domare för samma måltyp ska målen tilldelas beredningsdomarna i turordning efter en förutbestämd andel. Enhetschefen kan för ett visst mål eller för en viss fråga i målen besluta att en annan domare är beredningsansvarig domare, om det finns särskilda skäl för det. När beredningen av ett mål är avslutad, tilldelar enhetschefen en domare på enheten målet för avgörande (dömande domare). När enhetschefen tilldelar en dömande domare ett mål, ska enhetschefen utgå från vad som sägs i 4.3 och då ta hänsyn till den enskilde domarens arbetsbelastning vid tillfället. Om det för ett enskilt mål eller för en viss måltyp bedöms lämpligt kan målet tilldelas en dömande domare innan beredningen är avslutad. För domare som inte är indelade på en enhet sker tilldelningen av målen i särskild ordning. Mål som har återförvisats till förvaltningsrätten tilldelas en annan domare än den som tidigare handlagt eller dömt i målet, om målet har prövats i sak av förvaltningsrätten.

text: 4.2 Ansvarig domare

text: Ansvaret för ett mål enligt 14 § första stycket förvaltningsrättsinstruktionen är vid varje tidpunkt fördelat enligt följande. • Den beredningsansvarige domaren har ansvaret för målet under beredning-en av målet. • Enhetschefen har ansvar för målet när beredningen är avslutad men målet inte har tilldelats någon annan domare. • Den dömande domaren har ansvaret när målet har tilldelats domaren, även om beredningen av målet vid denna tidpunkt inte är avslutad. Ansvaret för ett mål vid varje tidpunkt framgår av registreringar i målhanteringssystemet Vera. Om det inte finns någon domare registrerad, har enhetschefen ansvaret för målet. I 14 § andra stycket förvaltningsrättsinstruktionen finns bestämmelser om ansvar för mål som notarier handlägger med stöd av förordnanden enligt 20–21 §§. I

text: 3 § förordningen (2001:989)

text: om försöksverksamhet med förändrad beredningsorganisation vid förvaltningsrätt finns bestämmelser om ansvar för mål som föredragande handlägger med stöd av sådana förordnanden.

text: 4.3 Förtursmål och i vilken turordning övriga mål avgörs

text: I bilaga 2 anges vilka mål som är förtursmål enligt 17 § förvaltningsrättsinstruktionen eller annars av förturskaraktär. I bilaga 3 anges i vilka fall registraturen utan dröjsmål ska anmäla inkomna mål och andra handlingar till en dömande avdelning eller den administrativa avdelningen. Den som är ansvarig domare enligt 4.2 ska se till att målen handläggs med den skyndsamhet som krävs. Mål som inte är förtursmål eller av förturskaraktär ska som regel tas upp till slutligt avgörande i den ordning som bidrar till effektivitet och kvalitet i arbetet och i övrigt i den ordning som de kommit in till förvaltningsrätten. De målsättningar som anges i enhetens verksamhetsplan ska särskilt beaktas. För mål som i beslut har förtursförklarats enligt lagen (

text: ) om förtursförklaring i domstol gäller den handläggningstid som anges i beslutet.

text: Andra dokument I artikel 6 i Europeiska konventionen om skydd för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande friheterna (EKMR) slås det fast att var och en har rätt till en rättvis förhandling inför en oavhängig och opartisk domstol. I detta ligger också ett krav på att domarna på ett opartiskt och korrekt sätt förordnats att döma i målet. Det finns ytterligare internationella dokument som tar upp frågan, t.ex. Europarådets rekommendation om domares självständighet, effektivitet och ansvar. Dessa frågor har utförligt diskuterats i Domarlagsutredningens betänkande

text: SOU 2011:42

text: , avsnitt 7. JO har i ärendet 2700-2010 angående Attunda tingsrätt behandlat en likartad fråga. JO godtog i det ärendet det system som tillämpades vid Attunda tingsrätt. Han uttalade att han vid den bedömningen fäster avgörande vikt vid att den inledande fördelningen av mål och ärenden på enheter med grupper av domare sker helt slumpvis, att en eventuell omfördelning normalt sker inom den grupp av domare på vilka målet initialt lottats samt att fördelningen av ordförandeskap sker öppet vid ett gemensamt möte och uteslutande på grundval av sådana arbetsrelaterade hänsyn som t.ex. intresset av en jämn arbetsbelastning.

text: Rutiner på domstolen. Fördelas målen genom ett slumpmässigt i förväg angivet system? Är kravet på en förhandling inför en oavhängig och opartisk domstol uppfyllt?

text: Målen lottas på våra enheter på registratorskontoret i samband med registreringen. Vi har tolkat lagen om allmänna förvaltningsdomstolar på så sätt att vi uppfyller kravet i 8 § andra stycket på lottning genom att målen lottas på våra numera 21 enheter (se 4.1.2 i arbetsordningen). En uppfattning som så småningom stärktes av JO:s bedömning av den fördelning som sker på Attunda tingsrätt. En svårare fråga är hur vi ska åstadkomma en sådan fördelning att vi uppfyller kraven på att vara en oavhängig och opartisk domstol i bl.a.

text: 6 §

text: EKMR. Vi har därför varit angelägna om att reglera fördelningen av målen till domarna på ett tydligt och transparant sätt. Vi menar att vår arbetsordning är en utgångspunkt för att få en sådan fördelning att den uppfyller kraven. Där framgår av 4.1.3 första stycket hur målen ska fördelas på beredningsansvarig domare. Det normala är att ansvaret sedan går över till enhetschefen (se 4.2) för att denne ska samordna fördelningen av målen och enligt 4.1.3 andra stycket fördela målen till dömande domare på ett sätt som leder till effektivitet och kvalitet och som i övrigt utgår från en åldersordning, med beaktande av den enskilde domarens arbetsbelastning vid tillfället. Med effektivitet och kvalitet menar vi bl.a. att enhetschefen ska se till att uppnå en specialisering, att likartade mål ska sammanföras och att mer brådskande mål tas före andra. Vi har gått vidare för att få transparanta och på förhand beslutade kriterier för hur målen fördelas genom att ta in ytterligare reglering av detta i enhetsdokumenten. Vi

text: har diskuterat frågan vid åtskilliga tillfällen inom ledningen på domstolen och har tagit upp frågan bl.a. genom att vi i domstolens Verksamhetsplan under några år har skrivit in som ett kvalitativt delmål: ”Det är också viktigt att fördelningen av mål till domarna sker enligt ett i förväg angivet system för att tillgodose kravet på domstolarnas opartiskhet. Därför är det viktigt att reglerna i vår arbetsordning kompletteras med regler i enhetsdokumenten.” Som JO har sett så regleras dessa frågor i enhetsdokumenten. Jag har bett avdelningschefen BB att redogöra närmare för hur fördelningen sker på den allmänna avdelningen och att göra en sammanställning av våra enhetschefers svar på de frågor som JO ställt om fördelning av mål på vissa enheter. Jag har tagit in hans yttrande i bilaga 2 och sammanställningen i bilaga 3. Frågan är då om vi har lyckats i våra enhetsdokument. En frågeställning som är slående när man läser våra enhetsdokument är hur olika fördelningen går till. Kan det vara ett problem i förhållande till

text: 6 §

text: EKMR? Vi har från ledningens sida sagt att den interna fördelningen av arbetsuppgifter ska ske på så sätt att enhetschefen tar till vara allas kompetens på bästa sätt och så att de får den kompetensutveckling som är viktig bland personalen. Motivet är att vi ska bli så effektiva och så rättssäkra som möjligt. Vi har därför initialt låtit enheterna avgöra hur de ska uppnå kraven om fördelning av målen på domarna. Vi avser att ha en uppföljning av vår omorganisation senare detta år och det skulle kunna resultera i att vi kräver en mer enhetlig reglering av fördelningen. Den fördelning av mål till dömande domare som sker, görs – liksom på Attunda tingsrätt – inom gruppen av domare på enheten. Några enheter tillämpar samma metod för fördelning på dömande domare som vid Attunda tingsrätt, dvs. vid ett gemensamt enhetsmöte. På andra enheter har enhetschefen beslutat i vilken ordning uppsatta mål ska avgöras och strävar då på annat sätt efter effektivitet, flexibilitet och rationalitet i verksamheten. Att flera enheter har en annan metod att fördela målen än den de tillämpade på Attunda tingsrätt kan bero på att våra mål skiljer sig från målen på tingsrätterna. Domarna på förvaltningsrätterna dömer i genomsnitt mer än dubbelt så många mål som på tingsrätterna. Vi arbetar på ett helt annat sätt än tingsrättsdomarna med våra handläggare. Jag tror att det är naturligare på en tingsrätt att samlas och gå igenom domarnas scheman för att avgöra vilken domare som ska ta hand om vilken förhandling en viss vecka än att samlas och diskutera vilka mål en domare ska döma på handlingarna en viss vecka. Men självklart fungerar ett sådant system även på en förvaltningsrätt. Det viktiga är, som i alla fördelningssystem, att man i efterhand kan kontrollera att systemet har följts och att domstolen kan redovisa varför en domare har tilldelats ett mål. Vi inser att det kan vara svårare att följa upp att rätt domare dömt målet i ett enhetssystem än i ett rotelsystem och därför är det särskilt viktigt i ett enhetssystem att domstolen kan redovisa varför en domare har dömt i målet. Det är därför vi har ett krav på att detta ska framgå av alla enhetsdokument på domstolen. Jag har noterat att JO ställer frågor om att domarna själva ”plockar” målen och det är något som jag också har reagerat inför. Jag har dock kommit till slutsatsen att om ”plockningen” sker av objektivt godtagbara skäl och på ett i förväg i enhetsdokumenten bestämt sätt som också kan förklaras i efterhand, så kan det i kombination med den initiala lottningen på enheter accepteras också utifrån kravet på domstolarnas oavhängighet och opartiskhet.

text: BB uppgav följande.

text: Principer för fördelning av mål

text: En domstol ska inte bara vara oavhängig och opartisk. Det förutsätts också att den är rättvis och dömer rättssäkert. Rättskipningen ska vara effektiv och av hög kvalitet. Den ordning som tillämpas vid fördelningen av mål bör medverka till att rättsskipningen uppnår detta. Fördelning av mål mellan organisatoriska enheter i domstolen ska ske genom lottning (8 § andra stycket förvaltningsrättsinstruktionen). Härigenom uppnås en

text: sorts slumpmässighet vid fördelningen. Ett syfte med denna ordning är att domstolen ska framstå som oavhängig och opartisk. I nyss nämnda paragraf anges emellertid också några tillåtna undantag från huvudregeln, bl.a. för mål av särskild art, för att mål som har inbördes samband skall kunna handläggas av samma organisatoriska enhet, samt för att uppnå en fördelning av mål mellan förvaltningsrättens domare som tillgodoser kraven i 10 och 24 §§ och i övrigt framstår som rimlig. Fördelning, liksom omfördelning, av mål får vidare bara ske på objektiva grunder, detta främst för att inte domarnas och därmed domstolens självständighet ska äventyras. Ovidkommande hänsyn får inte tas vid fördelningen av mål på dömande domare (jfr JK 1989 s. 70). I förvaltningsrättens arbetsordning (avsnitt 4.3) anges att mål som inte är förtursmål enligt arbetsordningen eller annars av förturskaraktär som regel ska tas till slutligt avgörande i den ordning som bidrar till effektivitet och kvalitet i arbetet och i övrigt i den ordning som de kommit in till förvaltningsrätten. Enligt arbetsordningen (4.1.3) ska vidare en enhetschef vid fördelning av mål på dömande domare ta hänsyn till den enskilde domarens arbetsbelastning vid tillfället. För att tillgodose samhällets och medborgarnas krav på insyn i och kontroll av fördelningen av mål bör fördelningssystemet vara normbundet och transparent. Inom allmänna avdelningen finns regler om fördelningen av mål i lottningsschemat och i varje dömande enhets enhetsdokument.

text: Allmänna avdelningens organisation och verksamhet

text: Allmänna avdelningen består numera av nio dömande enheter och en kanslienhet. På varje dömande enhet finns en enhetschef, ytterligare två eller tre rådmän, oftast en fiskal samt mellan 14 och 16 handläggare (föredragande och notarier). Sammanlagt finns det för närvarande två chefsrådmän, 29 rådmän och 10 fiskaler på avdelningen. Lagmannen har i ett administrativt beslut beslutat vilka målkategorier som ska fördelas på varje dömande avdelning i domstolen. I avdelningens lottningsschema anges hur målen ska fördelas mellan de dömande enheterna. På allmänna avdelningen handläggs upp mot 450 måltyper. Biståndsmål och socialförsäkringsmål är de klart största målkategorierna. Andra stora målkategorier är t.ex. psykiatrimål, LOU-mål, LVU-mål, kommunalbesvärsmål, skolmål och kriminalvårdsmål. En hel del måltyper är emellertid mycket små. De två senaste åren har det totalt kommit in omkring 23 000 resp. 19 000 mål till avdelningen och har avgjorts omkring 18 000 resp. 23 000 mål. När jag för drygt två år sedan blev chef för allmänna avdelningen var målbalansläget mycket besvärande. Överbalansen var betydande och ökande, handläggningstiderna – målens omloppstider – var alldeles för långa och antalet gamla mål av flera slag, inte minst socialförsäkringsmål av alla sorter, var alldeles för många. Avdelningen var därför tvungen att fokusera på att minska balanserna och förkorta handläggningstiderna. För att uppnå detta vidtogs åtskilliga åtgärder för vilka har redogjorts i andra sammanhang. En åtgärd som vidtogs var att öka specialiseringen i målhanteringen. Avsikten med detta var att stärka beredningen av målen och öka effektiviteten i dömandet och kvaliteten på avgörandena. För såväl domare som handläggare är det enklare att handlägga måltyper som man är väl bekant med. Dessutom förenklar en specialisering samordningen av målen, dvs. det blir lättare att hitta mål att ”bunta”.

text: Fördelningen av mål mellan de dömande enheterna

text: Inom avdelningen skedde specialiseringen på det sättet att det beslutades om förändringar i lottningsschemat. Nu gäller i princip följande. De stora målgrupperna – biståndsmål, vanliga socialförsäkringsmål, körkortsmål och flertalet fristmål (LVU, LVM och psykiatrimål) – lottas på alla eller nästan alla dömande enheter. Mindre målgrupper lottas på två eller flera enheter, t.ex. skolmål, LOU-mål, LSS-mål, Hsanmål och kommunalbesvärsmål. Härigenom anser vi att vi lever upp till kravet i 8 §

text: förvaltningsrättsinstruktionen på slumpmässighet enligt en i förväg bestämd ordning. De riktigt små målgrupperna lottas emellertid bara på en enhet. I detta fall anser vi oss kunna åberopa undantagsbestämmelsen avseende mål av särskild art i nämnda paragraf.

text: Fördelningen av mål inom de dömande enheterna

text: Även inom de dömande enheterna arbetar man numera mer och mer specialiserat. Flertalet enheter har en form av förtursgrupp, som handlägger fristmål och vissa förtursliknande mål. Sedan har de olika måltyperna fördelats mellan grupper eller team av olika storlek. På vissa avdelningar är endast handläggarna indelade i sådana grupper, men det blir allt vanligare att även domarna är indelade för viss tid i grupperna. På flertalet enheter finns det både beredningsgrupper och uppsättandegrupper med inriktning på särskilda måltyper. Handläggarna i uppsättandegrupperna är inte sällan knutna till vissa speciella domare, som dömer i de mål i vilka handläggaren sätter upp domsförslag. Knytningen handläggare och domare kan grundas på måltyper eller på handledarskap. På några enheter sköter grupperna såväl beredningen av målen som uppsättningen av domsförslag. Åtskilliga mål fördelas då genom s.k. direktlottning. En sådan ordning underlättar handledningen och kunskapsöverföringen och bidrar till att dubbelarbete kan undvikas. Genom att en och samma domare har ansvaret från målet under hela handläggningstiden tydliggörs just den enskilde domarens ansvar för målet. När det gäller de största målgrupperna – främst socialförsäkringsmål och biståndsmål – måste regelmässigt mer än en domare på enheten vara engagerad i dömandet. I dessa fall finns i enhetsdokumenten instruktioner om hur fördelningen av målen ska ske. Därvid tas hänsyn huvudsakligen till måltyp, angelägenhetsgrad, mängden mål i balans, målens ålder och samordningsfördelar. Rena förtursmål och en del förtursliknande mål fördelas mellan domarna i regel i turordning på sätt som anges i enhetsdokumenten. Muntliga förhandlingar kan undantagsvis kräva omfördelning av mål på grund av tidsskäl och arbetsbelastning men oftast påverkar sådana förhandlingar inte den fördelning som sker med stöd av enhetsdokumenten. I domstolens notarieplan och fiskalsplan, liksom i enhetsdokumenten, finns härutöver anvisningar som reglerar hur s.k. behörighetsdömande och fiskalernas dömande ska organiseras (jfr 8 § andra stycket 4 i instruktionen). Enhetschefen har, oavsett vilket fördelningssystem som tillämpas, ett verksamhetsansvar för arbetet på enheten. Häri ligger bl.a. att vid behov omfördela mål så att kraven på effektivitet och kvalitet uppnås, att tillse att arbetsbördan är rimligt fördelad mellan domarna på enheten, att notarier och fiskaler får lämpliga mål att avgöra samt att tillse att mål av lika slag buntas och avgörs i rätt ordning. Det bör i sammanhanget avslutningsvis framhållas att domarna på enheterna regelmässigt har domarmöten på vilka frågor om fördelning av mål och eventuella omfördelningar av mål återkommande dryftas. Här diskuteras också prioriteringar av mål, särskilda avverkningsprojekt, fördelningen av muntliga förhandlingar och domarnas arbetsbelastning (jfr JO 2700-2010). Dessutom bör det nämnas att avdelningen till sitt förfogande har haft några förstärkningsdomare, som arbetat i varierande omfattning och som tilldelats uppsatta mål för att avlasta dömande enheter när behov härav har uppstått.

text: Några slutsatser

text: Genom att flertalet mål som tillhör avdelningen fördelas på enhet genom lottning anser jag att kravet på slumpmässighet uppfylls. Den ordningen att några, relativt få, mål fördelas direkt till viss enhet har stöd i det undantag som finns i instruktionen. Vid den vidare fördelningen av mål på dömande domare är effektivitet och kvalitet ledstjärnan. Rättskipningen blir härigenom rättssäker. Den specialisering som förekommer ska säkerställa att domare och handläggare har goda kunskaper på rätts-

text: området och att goda rutiner tillämpas vid målhanteringen. Verksamhetsnytta och ett medborgarperspektiv präglar arbetet på avdelningen. Jag anser också att vi når upp till kravet på oavhängighet och opartiskhet. Endast objektiva faktorer får ligga till grund för fördelningen och omfördelningen av mål mellan domare på avdelningen. Systemet är normbundet och i huvudsak transparent. I arbetsordningen, lottningsschemat och enhetsdokumenten finns anvisningar om hur fördelningen av mål ska ske. Enheterna har emellertid av olika skäl valt något olika lösningar på frågan hur målen ska fördelas inom enheten. I en föränderlig värld måste reglerna dock vara flexibla och kunna anpassas till olika och nya förutsättningar. Vår strävan är likväl att på sikt söka skapa ett något enhetligare och tydligare regelverk avseende fördelningen av mål inom enheterna. Enheternas svar är här utelämnade.

text: Bedömning

text: Inledning Frågan om fördelning av mål avhandlas i flera internationella dokument, där frågan ses som en aspekt av domstolarnas och domarnas självständighet. I Sverige har frågan behandlats av JO, som uttalat att det förhållandet att ansvaret för mål och ärenden fördelas slumpvis enligt ett i förväg angivet system är av stor betydelse inte främst för att säkerställa domarnas oberoende i snäv mening utan mera för att tillgodose kravet på opartiskhet, dvs. för att undvika att ens misstanke uppkommer om att obehöriga hänsyn tas vid fördelningen av nya mål (JO 2008/09 s. 42 och 2011/12 s. 58). Frågan har också behandlats av Domarlagsutredningen i betänkandet

text: SOU 2011:42

text: . Utredningen föreslår en särskild regel i

text: rättegångsbalken

text: om fördelning av mål. Bestämmelsen föreslås få följande lydelse: Varje domstol bestämmer själv hur mål och ärenden ska fördelas mellan enskilda domare. Fördelningen får inte vara ägnad att påverka målens eller ärendenas utgång. Fördelningen ska vara baserad på i förväg fastställda objektiva kriterier som är ägnade att medföra en rimlig arbetsfördelning och ett effektivt utnyttjande av såväl domstolens resurser som domarnas särskilda kunskaper. Om det föreligger särskilda skäl får domstolen besluta att visst mål ska fördelas på annat sätt än vad som följer av dessa kriterier. Den föreslagna lagbestämmelsen motsvarar enligt min mening vad som rimligen bör gälla redan idag. För förvaltningsrätternas del tillkommer regler i förordningen (

text: ) med förvaltningsrättsinstruktion. Enligt

text: 8 §

text: i förordningen ska mål fördelas mellan de organisatoriska enheter som anges i domstolens arbetsordning. Fördelningen ska ske genom lottning. Undantag från kravet på lottning får göras för mål av särskild art, för mål från en viss del av domkretsen, för att mål som har inbördes samband ska kunna handläggas av samma organisatoriska enhet och för att uppnå en fördelning av mål som tillgodoser kraven i förordningens

text: 10 §

text: (avser tilldelning till fiskal) och

text: 24 §

text: (avser deltagande av chefsdomare i vissa fall) och som i övrigt framstår som rimlig. Domarlagsutredningen uttalade vidare angående fördelningssystemets transparens (

text: SOU 2011:42 s. 240

text: Som tjänsteman vid domstolen, som part eller som utomstående betraktare bör det vara möjligt att kunna få veta på vilket sätt en viss domare tilldelas ett visst mål. Detta förutsätter att domstolarna utformar sina arbetsordningar mer konkret än vad som idag är fallet vid många domstolar. De i arbetsordningen upptagna fördelningsbestämmelserna måste ha ett reellt innehåll så att fördelningen verkligen styrs av i förväg uppsatta objektiva kriterier. Även detta uttalande ger enligt min mening uttryck för ett krav som det redan idag är rimligt att ställa på domstolarnas fördelningsbestämmelser. I det följande kommer jag först att översiktligt gå igenom hur enheterna på den allmänna avdelningen i praktiken går till väga för att fördela mål mellan de domare som slutligt ska avgöra målen. Därefter kommer jag att redovisa min syn på frågan om domstolens fördelningsbestämmelser är tillräckligt konkreta och i övrigt godtagbara.

text: Fördelningen av mål Målen fördelas mellan förvaltningsrättens domare i flera steg. Den första fördelningen sker mellan domstolens tre avdelningar och har att göra med vad det är fråga om för mål – skattemål och migrationsmål fördelas på var sin specialavdelning medan övriga mål tilldelas domstolens allmänna avdelning. Mot denna första fördelning kan naturligtvis ingen kritik riktas. Det nästa ledet i fördelningen, när det gäller den allmänna avdelningen, sker mellan avdelningens nio dömande enheter. Här sker viss specialisering så att några målgrupper bara tilldelas en enhet. Dessutom gäller att mål som har inbördes samband ska handläggas på samma enhet. I övrigt sker lottning, vilken går till så att mål som tillhör de stora målgrupperna tilldelas alla enheterna medan andra mål tilldelas vissa av avdelningens enheter. Inte heller denna fördelning kan kritiseras. När målet väl har tilldelats en av de nio dömande enheterna gäller enligt 14 § första stycket förordningen med förvaltningsrättsinstruktion att det ska finnas en domare som ansvarar för målet. Den domaren ansvarar för målet under ett beredningsskede och kommer i de flesta fall inte vara samma domare som till slut ska avgöra målet. Jag har inga erinringar mot hur förvaltningsrätten utser den domaren. Den ur ett opartiskhetsperspektiv känsligaste fördelningen är den sista – att utse den domare som ska avgöra målet. Här har olika metoder kommit till användning inom enheterna. I vissa brådskande mål fördelas målet genom lottning mellan domare när målet kommer till enheten och den domaren avgör därefter målet. En sådan fördelning kan inte kritiseras. En annan metod är att målen fördelas på handläggare beroende på måltyp och att valet av handläggare sedan styr vem av enhetens domare som ska avgöra målet. Inte heller denna metod kan kritiseras. I något fall sker fördelning av mål vid domarmöten. I JO 2011/12 s. 58 granskade JO en tingsrätt där målen lottades på enheter bestående av flera domare och fördelningen av muntliga förhandlingar mellan enhetens domare skedde vid domarmöten. JO ansåg att systemet borde kunna godtas. JO fäste vikt vid att den

text: inledande fördelningen skedde helt slumpvis, att en eventuell omfördelning normalt skedde inom den grupp av domare på vilka målet initialt lottats samt att fördelningen av ordförandeskap skedde öppet vid ett gemensamt möte och uteslutande på grundval av sådana arbetsrelaterade hänsyn som t.ex. intresset av en jämn arbetsbelastning. Då jag förutsätter att även den fördelning som sker vid förvaltningsrättens domarmöten uteslutande sker på grundval av arbetsrelaterade hänsyn måste enligt min mening systemet godtas även här. På en enhet gäller att vissa mål kan domarbindas t.ex. om handläggaren och en domare haft en mer ingående diskussion i någon sakfråga – den domaren kommer då att avgöra målet. Vidare gäller på den enheten att den domare som fattar beslut om att hålla muntlig förhandling i regel blir dömande domare i målet. Dessa principer är i regel ägnade att främja effektiviteten i domstolsarbetet och kan inte kritiseras. På två enheter är det beträffande flera måltyper så att uppsatta mål läggs ut sorterade efter måltyp och att domarna själva går och tar mål ur dessa högar varvid förtursmål tas först och övriga mål i princip tas i åldersordning. Jag kan förstå fördelarna med detta system. Det är lätt att administrera och rätt skött kan det leda till att domarresurserna blir effektivt utnyttjade. Däremot kan man ifrågasätta om systemet har tillräcklig stadga för att kunna godtas. För en utomstående betraktare kan systemet uppfattas som godtyckligt. Jag vill inte underkänna systemet men det bör utgå från klara och tydliga regler med reellt innehåll. Det är närmast en fråga om hur reglerna för plockningen utformas i arbetsordning eller enhetsdokument och jag kommer in på hur detta kan ske i det följande.

text: Förvaltningsrättens fördelningsbestämmelser De metoder att fördela mål som enligt det sagda förekommer på den allmänna avdelningens enheter bör alltså enligt min mening i huvudsak kunna godtas. Men som jag varit inne på tidigare räcker inte det. För att systemet ska vara godtagbart bör också krävas att det är baserat på i förväg fastställda objektiva kriterier. Det krävs skriftliga regler för fördelningen; regler som är konkreta och begripliga så att en part eller en utomstående betraktare kan ta del av dem och förstå dem. I det följande ska jag ta ställning till hur förvaltningsrätten uppfyller detta krav. Enligt 7 § förordningen med förvaltningsrättsinstruktion ska grunderna för fördelningen av arbetsuppgifterna och de övriga bestämmelser som behövs för verksamheten i förvaltningsrätten framgå av arbetsordningen. Beslut om arbetsordning är ett administrativt ärende som enligt huvudregeln i förordningens 26 § första stycke avgörs av lagmannen. Lagmannen kan enligt 26 § andra stycket hänskjuta frågan till domstolens kollegium. Om lagmannen väljer att avgöra frågan själv, är han eller hon enligt 29 § andra stycket skyldig att samråda med kollegiet före sitt beslut. Lagmannen kan enligt 32 § uppdra åt en avdelning eller någon som är anställd vid förvaltningsrätten eller vid en tingsrätt på samma ort som förvaltningsrätten att i sitt ställe avgöra administrativa ärenden. Av AA:s yttrande framgår vad som föreskrivs i arbetsordningen rörande fördelningen av mål mellan avdelningarna, mellan enheterna och inom enheterna.

text: Det måste i och för sig vara möjligt att förvaltningsrätten i arbets-ordningen fastställer övergripande grunder för denna fördelning och med stöd av 32 § förordningen med förvaltningsrättsinstruktion delegerar till avdelningschef eller enhetschef att med utgångspunkt från dessa grunder närmare besluta om fördelningen. Så är också tanken i förvaltningsrättens arbetsordning. Enligt min mening uppfyller förvaltningsrättens arbetsordning inte fullt ut kravet att den ska ange grunderna för den slutliga fördelningen av mål till dömande domare. Arbetsordningen ger det intrycket att enhetschefen beträffande varje mål fattar ett beslut om vem av domarna som ska avgöra målet. Som framgått går det emellertid inte till så på den allmänna avdelningens enheter. De flesta målen fördelas mellan dömande domare utan att enhetschefen kopplas in. Arbetsordningen är alltså missvisande. För att arbetsordningen ska stämma med verkligheten när det gäller fördelningen av mål mellan dömande domare bör den alltså innehålla ett uppdrag till enhetscheferna att meddela föreskrifter om denna fördelning enligt de grunder som anges i arbetsordningen. Dessa grunder kan vara ganska allmänt hållna. En utgångspunkt kan t.ex. vara den lagregel om fördelning av mål som Domarlagsutredningen föreslog och som jag har redovisat i det föregående. Enheternas regler om fördelning av mål mellan dömande domare återfinns i de s.k. enhetsdokumenten. Dessa dokument bör enligt min mening ses över när det gäller regleringen av hur mål fördelas till dömande domare. De nuvarande dokumenten är uppenbarligen avsedda för internt bruk på domstolen och är delvis ganska svåra att förstå för en utomstående. Det är viktigt att dokumenten har ett reellt innehåll så att fördelningen verkligen styrs av i förväg uppsatta objektiva kriterier. Dokumenten bör utformas med tanke på att det för tilltron till verksamheten är viktigt att kunna visa – även för andra än domstolens egna anställda – att domstolen fördelar målen enligt objektiva kriterier. Siktet bör vara inställt på att huvudreglerna och undantagen preciseras mera noggrant än idag och samlas i ett avsnitt som vid behov kan visas upp för den som vill ifrågasätta varför ett mål fördelats på ett visst sätt. ____________

text: Sammanfattningsvis anser jag alltså att de metoder att fördela mål mellan dömande domare som förekommer på förvaltningsrättens allmänna avdelning i huvudsak kan godtas. Däremot är jag kritisk till hur förvaltningsrätten har utformat sina skriftliga regler för fördelningen. Med dessa uttalanden avslutas ärendet.


avgjordAv: Justitieombudsmannen Cecilia Renfors

publisher: Justitieombudsmannen

title: Kritik mot Polismyndigheten Värmland för att ha lämnat ut sekretessbelagda uppgifter till en socialnämnd

org: jo

sammanfattning: En kvinna misstänktes för rattfylleri och narkotikabrott (eget bruk). Med anledning av att hon hade en underårig son (född 1999) gjorde Polismyndigheten Värmland en s.k. orosanmälan till socialnämnden. Anmälan gjordes trots att den provtagning som gjorts endast visade positivt resultat för substanser i en smärtstillande medicin som hon hade recept på. Förundersökningen avseende brotten lades senare ned. Uppgifter i en förundersökning omfattas av sekretess. Poliser har en anmälningsskyldighet till socialnämnden när de i sin verksamhet får kännedom om eller misstänker att ett barn far illa, vilken bryter sekretessen och innebär att sådana uppgifter kan lämnas ut. De får dock inte lämnas ut rutinmässigt. En bedömning av omständigheterna i det enskilda fallet ska alltid göras. När polismyndigheten lämnade ut uppgifterna om brottsmisstankarna till socialnämnden måste det enligt JO ha stått klart för polisen att kvinnan inte längre var misstänkt för brott och att det enbart rörde sig om ett normalt bruk av medicin som hon hade recept på. Uppgifterna gav inte grund för misstanke om att hennes barn riskerade att fara illa och omfattades därmed inte av anmälningsplikten. Polismyndigheten kritiseras i beslutet för att ha lämnat ut uppgifterna.

text: Anmälan m.m.

type: rubrik

text: I en anmälan till JO riktade AA klagomål mot Polismyndigheten Värmland för att polisen, utan att det funnits anledning till det, lämnat ut uppgifter till socialtjänsten i AA:s hemkommun om att hon misstänktes för rattfylleri och ringa narkotikabrott.

type: stycke

text: Av anmälan och handlingarna i ärendet framgick bl.a. följande. AA:s bil stoppades av polisen i en kontroll den 12 december 2013. Polisen misstänkte att AA var narkotikapåverkad och hon fick följa med för att lämna urin- och blodprov. I samband med provtagningarna berättade AA att hon åt smärtstillande medicin som var narkotikaklassad och hon gav samtidigt polisen lov att hämta in hennes medicinlista. Av Rättsmedicinalverkets rättskemiska undersökning som blev klar den 22 januari 2014 framgick att provet innehöll just den narkotikaklassade substans som ingick i AA:s medicin.

text: Med anledning av analysresultatet och då AA hade en underårig son (född 1999) skickade polisen protokollet, där det framgick att AA misstänktes för rattfylleri och ringa narkotikabrott, till socialtjänsten i kommunen. Socialtjänstens vuxenenhet kallade därefter AA till ett möte. Efter att AA hade förklarat att analysresultatet berodde på hennes medicin sade den person hon kallats till att socialtjänsten egentligen inte skulle ha fått protokollet från polisen och att misstankarna skulle skrivas av. Den 11 februari 2014 lades förundersökningen om rattfylleri och narkotikabrott ned.

text: AA ansåg att det var fel av polisen att lämna uppgifterna till socialtjänsten eftersom hon hade berättat om att hon åt medicin som skrivits ut av läkare och polisen hade tillgång till hennes medicinlista.

text: Utredning

text: Efter att ha granskat handlingarna begärde JO att Rikspolisstyrelsen skulle hämta in upplysningar från polismyndigheterna om praxis när det gäller att underrätta socialtjänsten om misstankar om narkotikabrott och sedan yttra sig över det aktuella förfarandet.

text: Polismyndigheten Värmland lämnade bl.a. följande upplysningar om den anmälda händelsen till Rikspolisstyrelsen:

text: Sammanfattningsvis menar polismyndigheten att utlämnande av uppgifter om att en person testats positivt avseende bruk av droger inte kan ske slentrianmässigt, utan måste föregås av en särskild sekretessprövning i varje enskilt fall. I aktuellt fall har polisinspektör BB uppgett att bedömningen att lämna ut information till socialtjänsten har gjorts gentemot

text: 3 § polislagen

text: och

text: 14 kap. 1 § socialtjänstlagen

text: (SoL). Vidare att den sistnämnda bestämmelsen har använts eftersom AA har en son född 1999. Polismyndigheten får konstatera att det är korrekt att bedöma situationen utifrån

text: 14 kap. 1 §

text: SoL eftersom det finns barn med i bilden som kan fara illa men att det saknas en prövning utifrån den sekretessbrytande bestämmelsen i

text: 10 kap. 28 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

text: , OSL, om uppgiftsskyldighet. Bestämmelsen i

text: 14 kap. 1 §

text: SoL ger ingen självständig rätt att lämna ut sekretessbelagda uppgifter utan sekretessprövningen skulle också ha innefattat bestämmelsen i OSL.

text: Rikspolisstyrelsen lämnade därefter bl.a. följande upplysningar:

text: Av [polismyndigheternas] yttranden kan den slutsatsen dras att det inte finns någon enhetlig praxis när det gäller hur uppgiftslämnande till socialtjänsten närmare går till vid misstanke om rattfylleri och ringa narkotikabrott. Det finns dock inget som tyder på att uppgifter inte lämnas till socialtjänsten i enlighet med de bestämmelser som finns i bl.a.

text: 6 § lagen (1988:870)

text: om vård av missbrukare i vissa fall (LVM). – – – De flesta polismyndigheter anger att de inte lämnar ut uppgifter rutinmässigt till socialtjänsten utan först efter en sekretessprövning. Två myndigheter hänvisar dock enbart till

text: 3 § polislagen

text: i sina yttranden och det är något oklart om dessa myndigheter rutinmässigt lämnar ut uppgifter till socialtjänsten utan föregående sekretessprövning.

text: Ett antal polismyndigheter lämnar ut uppgifter till socialtjänsten med hänvisning till 14 kap. l § SoL,

text: 6 §

text: LVM samt

text: och

text: 34 §§

text: lagen (

text: ) med särskilda bestämmelser om unga lagöverträdare (LUL). En myndighet har hänvisat till l,

text: och

text: 21 §§

text: lagen (

text: ) med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) och uppger att de tillämpar generalklausulen i OSL [10 kap. 27 §] vid utlämnande. Några myndigheter anför att praxisen kan skifta från polisområde (eller liknande) till polisområde eller enhet, men att man genom utbildning och lokala tjänsteföreskrifter avser att få till stånd en enhetlig praxis. Flera polismyndigheter anger att då de lämnar uppgifter avseende rattfylleri och ringa narkotikabrott sker det efter att analysresultaten är färdiga. Någon myndighet lämnar ut uppgifter först då förundersökningen är klar och det är klart att åtal ska väckas. Några myndigheter anger att när det gäller unga sker uppgiftslämnandet redan då misstanke uppkommit. Ett fåtal polismyndigheter har uppgett att de lämnar hela förundersökningen till socialtjänsten. Det är oklart om dessa myndigheter menat såväl när misstänkt är underårig som icke underårig.

text: Rikspolisstyrelsen (rikspolischefen CC) gjorde bl.a. följande bedömning:

text: Uppgifter om att en person misstänks för rattfylleri och ringa narkotikabrott omfattas av sekretess. Den uppgiftsskyldighet som finns i bl.a. 14 kap. l § SoL och

text: 6 §

text: LVM innebär en sådan uppgiftsskyldighet som avses i

text: 10 kap. 28 §

text: OSL och som bryter sekretessen och möjliggör att uppgifter kan lämnas ut till socialtjänsten. Polisens skyldighet enligt

text: 3 § polislagen

text: att underrätta myndigheter inom socialtjänsten innebär enligt Rikspolisstyrelsens bedömning inte en sådan uppgiftsskyldighet som avses i

text: 10 kap. 28 § första stycket

text: OSL och som bryter sekretessen. Härutöver bör uppgifter också kunna lämnas ut till socialtjänsten med stöd av 10 kap. 2 § samt 10 kap. 27 § OSL. En annan fråga är hur många och vilka uppgifter som omfattas av uppgiftsskyldigheten. Rikspolisstyrelsen delar Polismyndigheten Värmlands bedömning att en prövning måste ske för att kunna avgöra vilka uppgifter som omfattas av uppgiftsskyldigheten och att endast sådana uppgifter som kan antas vara av betydelse för socialtjänstens bedömning ska lämnas (se Lenberg m.fl. Offentlighets- och sekretesslagen - En kommentar l jan 2014 Zeteo). Styrelsen vill härutöver nämna att vill polismyndigheten exempelvis att ett utdrag från misstankeregistret eller en sammanställning av uppgifter från detta register medföljer anmälan till socialnämnden måste detta bedömas separat, skilt från frågan om anmälningsskyldigheten och bestämmelserna i

text: 10 kap. 28 §

text: OSL. I dessa fall blir det bestämmelserna i respektive registerförfattning, t.ex. lagen (

text: ) om misstankeregister och förordningen (

text: ) om misstankeregister som styr möjligheten att lämna ut uppgifter, tillsammans med bestämmelserna i OSL (i detta fall

text: 35 kap.

text: l § 7 OSL). Bestämmelserna om för vilka ändamål uppgifter får behandlas och bestämmelser om till vilka myndigheter uppgifter får lämnas ut kan i dessa fall innebära begränsningar i möjligheten att lämna uppgifter från vissa register till socialnämnden. En bedömning måste göras i varje enskilt fall. En ytterligare fråga som är av betydelse är när en uppgift ska lämnas. Av

text: 14 kap.

text: l § SoL och

text: 6 §

text: LVM framgår att anmälan ska ske genast. Det ligger i sakens natur att ett sådant uppgiftslämnande ska ske skyndsamt för att socialtjänsten ska kunna agera snabbt vid behov. Det finns dock för polisen i vissa fall möjlighet att avvakta med underrättelse. "I de fall då det kan antas att syftet med beslutade åtgärder motverkas eller den framtida verksamheten - t.ex. en förundersökning i brottmål - skadas om

text: uppgiften lämnas måste enligt motiven (

text: prop. 1983/84:111 s. 57

text: ) förutsättas att uppgiften lämnas först när en sådan risk inte längre föreligger" (Berggren & Munck,

text: Polislagen

text: , En kommentar, uppl. 8, s. 44). I det nu aktuella fallet underrättade polismyndigheten socialtjänsten skyndsamt vilket följer av lagstiftningen. Rikspolisstyrelsen finner inte att polismyndigheten agerat felaktigt i detta hänseende. Praxis inom polisen i den aktuella typen av ärenden visar att polismyndigheterna som regel gör en bedömning i varje enskilt fall innan uppgifter lämnas till socialtjänsten av såväl uppgiftsskyldigheten som sekretessen. Av polismyndigheternas yttranden framgår dock att det finns ett behov av uppföljning av och i en del fall förtydliganden av rutiner och riktlinjer avseende bl.a. enligt vilka lagrum en prövning ska ske samt vilka uppgifter som kan och i så fall bör lämnas. Rikspolisstyrelsen anser det mycket angeläget att relevanta uppgifter avseende personer som misstänkts för rattfylleri kan lämnas till socialtjänsten som ett led i trafiksäkerhetsarbetet. Detta måste dock ske efter en bedömning av uppgiftsskyldigheten och sekretessen i varje enskilt fall. AA kommenterade yttrandet.

text: Rättslig reglering

text: Enligt

text: 35 kap. 1 § första stycket offentlighets- och sekretesslagen

text: (OSL) gäller sekretess för uppgift om enskilds personliga förhållanden som förekommer i en förundersökning, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider skada eller men.

text: En uppgift som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen får inte röjas för enskilda eller för andra myndigheter, om inte annat anges i bl.a. den lagen (

text: 8 kap. 1 §

text: OSL). Enligt

text: 10 kap. 28 §

text: OSL hindrar sekretess inte att en uppgift lämnas till annan myndighet om uppgiftsskyldigheten följer av lag eller förordning. Sekretessbelagda uppgifter kan i vissa fall också lämnas till en annan myndighet om det är uppenbart att intresset av att uppgiften lämnas har företräde framför det intresse som sekretessen ska skydda, enligt den s.k. generalklausulen i

text: 10 kap. 27 §

text: OSL.

text: Polisens samverkan med andra myndigheter regleras i

text: 3 § polislagen

text: . I bestämmelsen anges bl.a. att det särskilt åligger polisen att samarbeta med myndigheterna inom socialtjänsten och snarast underrätta dessa om förhållanden som bör föranleda någon åtgärd av dem. I paragrafen erinras det även om att bestämmelser om skyldighet att anmäla till socialnämnden att ett barn kan behöva nämndens skydd finns i

text: 14 kap. 1 § socialtjänstlagen

text: Enligt

text: 14 kap. 1 § socialtjänstlagen

text: är myndigheter vars verksamhet berör barn och ungdomar skyldiga att genast anmäla till socialnämnden om de i sin verksamhet får kännedom om eller misstänker att ett barn far illa. Med att ett barn far illa avses t.ex. alla de fall då det kan antas att brister i omsorgen om en underårig eller något annat förhållande i hemmet medför fara för den underåriges hälsa eller utveckling. Om en förälder som bor tillsammans med underåriga barn frihetsberövas på grund av misstankar om allvarlig brottslighet bör enligt JO en anmälan till socialtjänsten göras (se JO 2010/11 s. 130, dnr

text: Bestämmelsen fick sin nuvarande lydelse den 1 januari 2013. De ändringar som då gjordes avsåg att tydliggöra när en anmälan ska ske och klargöra att anmälaren inte behöver sätta sig in i om socialtjänsten behöver ingripa till ett barns skydd utan kan utgå från sina egna iakttagelser och sin egen bedömning om att ett barn far illa eller misstänks fara illa (se

text: prop. 2012/13:10 s. 46

text: ). Anmälningsplikten förutsätter alltså inte att det är klarlagt att socialnämnden behöver ingripa och även uppgifter som är svårbedömda eller obestyrkta ska anmälas om de tyder på att ett barn kan vara i behov av stöd eller hjälp från socialtjänstens sida (se Lundgren, Sunesson och Thunved, Nya sociallagarna, den 1 januari 2014, Zeteo, kommentaren till

text: 14 kap. 1 § socialtjänstlagen

text: Bedömning

text: Uppgifterna om att AA misstänktes för rattfylleri och narkotikabrott var sekretessbelagda hos polismyndigheten enligt

text: 35 kap. 1 § första stycket

text: OSL. Sekretessen gällde som utgångspunkt även i förhållande till andra myndigheter.

text: Enligt bestämmelsen i

text: 10 kap. 28 § första stycket

text: OSL bryter emellertid en uppgiftsskyldighet som följer av lag eller förordning den sekretess som gällde för uppgifterna. Den anmälningsplikt som gäller för bl.a. polisen enligt

text: 14 kap. 1 § socialtjänstlagen

text: är en sådan uppgiftsskyldighet. Polismyndigheterna och deras anställda ska alltså, om de i sin verksamhet får kännedom om eller misstänker att ett barn far illa, lämna de uppgifter som föranleder den bedömningen till socialtjänsten, även om uppgifterna är sekretessbelagda. Avgörande för om det var riktigt av polisen att lämna de aktuella uppgifterna om AA till socialtjänsten är alltså om det fanns en anmälningsplikt för polisen beträffande uppgifterna.

text: Uppgifter om att en person är misstänkt för narkotikabrott och rattfylleri, och de omständigheter som ligger till grund för misstankarna, är sådana uppgifter som mycket väl kan omfattas av anmälningsplikten. Polisanställda får dock inte med stöd av bestämmelserna om anmälningsplikt lämna ut sekretessbelagda uppgifter om brottsmisstankar eller andra förhållanden till socialtjänsten på ett rutinmässigt sätt, t.ex. genom att misstankar om vissa brott alltid anmäls när den misstänkte har ansvar för ett barn. Det måste alltid göras en bedömning i det enskilda fallet om en anmälan ska göras. Det kan ofta vara svårt för den enskilde polismannen att bedöma om det finns en anmälningsplikt. Genom de ändringar i

text: 14 kap. 1 § socialtjänstlagen

text: som trädde i kraft den 1 januari 2013 betonades att en anmälningspliktig person kan utgå från sina egna iakttagelser och sin egen bedömning om att ett barn far illa eller misstänks fara illa. Även uppgifter som är svårbedömda eller obestyrkta kan anmälas. Lagstiftaren har alltså, i barnets intresse, gett dem som omfattas av bestämmelsen ett inte obetydligt utrymme att själva bedöma när en anmälan ska göras.

text: När polisen lämnade uppgifterna om brottsmisstankarna mot AA till socialtjänsten måste det, trots att förundersökningen ännu inte lagts ned, ha stått klart att hon inte längre var misstänkt för något brott och att det endast rörde sig om ett normalt bruk av medicin som AA hade recept på. De aktuella uppgifterna var därmed under alla

text: förhållanden inte sådana att det fanns grund för någon misstanke om att AA:s barn riskerade att fara illa. Uppgifterna omfattades alltså inte av anmälningsplikt och polisen skulle inte ha lämnat ut dem till socialtjänsten. Polismyndigheten ska kritiseras för att detta ändå gjordes.

text: När det gäller frågor om polisens uppgiftsskyldighet i förhållande till socialtjänsten finns, som Rikspolisstyrelsen framhåller, ett behov av uppföljning och förtydligande av rutiner och riktlinjer. Jag förutsätter att detta kommer att ske.

type: avgorande


nyckelord:
Ansökan
God förvaltning/myndighetsetik
Objektivitet, opartiskhet, saklighet

title: Kritik mot Bolagsverket för användandet av ett ansökningsformulär i vilket den arbetssökande uppmanas att ladda upp en bild av sig själv

sammanfattning: Bolagsverket använder i sina anställningsärenden ett ansökningsformulär där den arbetssökande ska uppge bl.a. födelsedatum och kön. Den arbetssökande uppmanas även att ladda upp en bild. I beslutet konstaterar JO att många myndigheter på motsvarande sätt efterfrågar uppgifter om födelsedatum och kön samt att dessa normalt används för statistiska ändamål eller i andra godtagbara syften. JO utgår från att även Bolagsverket efterfrågar uppgifterna i ett godtagbart syfte och ifrågasätter inte att Bolagsverket vid rekrytering fäster avseende endast vid sakliga grunder. Det är dock viktigt att även ansökningsformuläret förmedlar detta. Bolagsverket borde därför informera den arbetssökande om syftet med att begära in uppgifter om födelsedatum och kön. När det gäller uppmaningen att ladda upp en bild saknas det i formuläret uppgift om att detta är valfritt. Det finns därför enligt JO en risk för att en arbetssökande uppfattar uppmaningen som obligatorisk och får intrycket att myndigheten fäster avseende vid bilden, och därmed sökandens utseende, i anställningsprocessen. Det kan inte uteslutas att någon enskild till följd av detta avstår från att söka en anställning eller ifrågasätter om myndigheten agerar sakligt och opartiskt. I det sammanhanget påminner JO om en av dataskyddsförordningens principer för behandling av personuppgifter, enligt vilken personuppgifter ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till de ändamål för vilka de ska behandlas. JO har svårt att se vilken nytta Bolagsverket i en anställningsprocess kan ha av en bild av den arbetssökande och uttalar att det närmast framstår som olämpligt att en myndighet på detta sätt uppmanar en arbetssökande att ladda upp en bild av sig själv. Bolagsverket kan inte undgå kritik i den delen. JO uttalar sammanfattningsvis att en myndighet som använder eller avser att använda ett ansökningsformulär bör säkerställa att formuläret är utformat på ett sätt som förmedlar att myndigheten vid rekrytering fäster avseende endast vid sakliga grunder och på ett sätt som undviker hantering av fler personuppgifter än nödvändigt.

text: Anmälan

text: I en anmälan som kom in till JO den 11 oktober 2017 framförde AA klagomål mot Bolagsverket. Hon anförde i huvudsak följande:

text: Den som söker anställning hos Bolagsverket uppmanas i det ansökningsformulär som myndigheten använder att ange sitt födelsedatum och ladda upp

text: ett fotografi av sig själv. Vid beslut om statliga anställningar ska avseende fästas endast vid sakliga grunder, såsom förtjänst och skicklighet. Genom att Bolagsverket begär fotografi och födelsedatum lägger myndigheten vikt vid andra förhållanden än sådana som är sakligt grundade. Även om myndigheten skulle ställa krav på ett visst antal års arbetslivserfarenhet, kan en arbetssökande visa sådan erfarenhet på annat sätt än genom att ange sitt födelsedatum. Bolagsverkets intresse för en arbetssökandes ålder och utseende leder dessutom till misstanke om att myndigheten bryter mot skyddet mot diskriminering och missgynnar den som tillhör en minoritet. Det finns risk att en sökande sorteras bort redan före en intervju på grund av att fotografiet visar t.ex. personens hudfärg eller ett religiöst tecken som den rekryteringsansvarige – medvetet eller undermedvetet – anser inte önskvärt.

text: Utredning

text: JO har haft tillgång till Bolagsverkets ansökningsformulär avseende ”Handläggare till årsredovisningsenheten (55/17)”.

text: Efter remiss anförde Bolagsverket i huvudsak följande:

text: Rekryteringsförfarandet vid Bolagsverket

text: Innan en tjänst vid Bolagsverket utannonseras tas en kravprofil fram och denna utgör underlag för rekryteringsprocessen. Kravprofilen innehåller bl.a. en beskrivning av aktuella arbetsuppgifter och vilka krav som ställs på den sökande i form av utbildning, arbetslivserfarenhet och personliga egenskaper. Bolagsverket använder sig av rekryteringsverktyget Offentliga jobb (Visma Recruit) för att lägga ut sina annonser. Offentliga jobb är i korthet en tjänst som kan användas för annonsering och rekrytering inom offentlig sektor. I den annons som publiceras i rekryteringsverktyget finns en länk till ett ansökningsformulär som sökanden kan fylla i. Bolagsverket tar dock även emot ansökningar som kommer in med vanlig post och e-post. Ansökningar som inkommer på detta sätt scannas in i rekryteringsverktyget och behandlas på samma sätt som övriga ansökningar som inkommer via verktyget. För att en ansökan ska kunna skickas in via rekryteringsverktyget måste vissa poster fyllas i. Sökanden måste bl.a. ange för- och efternamn, postadress och e-postadress samt personnummer eller födelsedatum. Det finns även möjlighet att bifoga ett fotografi. Fotografi är emellertid inte obligatoriskt och det kan noteras att merparten av de sökande avstår från att bifoga detta. När ansökningstiden löpt ut gås alla ansökningar igenom av rekryterande chef tillsammans med en intern HR-specialist eller en extern rekryteringshjälp. Med kravprofilen som utgångspunkt fattar dessa beslut om vilka sökande som ska kallas till intervju. Det ska alltid finnas en tydlig skillnad i kvalifikationer mellan de personer som kallas till intervju och de som inte kallas. I förekommande fall kan minst en medarbetare vid berörd avdelning vara delaktig i urvalsarbetet och lämna synpunkter på vilka hen anser ska kallas till intervju. Den interna HRspecialisten (eller externa rekryteringshjälpen) har erfarenhet av rekryteringsprocessen och har till uppgift att säkerställa att Bolagsverkets interna riktlinjer följs och att rekryteringar sker utifrån sökandenas förtjänst och skicklighet. I vissa fall förekommer olika former av tester under intervjuförfarandet. Efter att intervjuerna genomförts beslutar rekryterande chef vem som ska erbjudas tjänsten.

text: Efter att sökanden erbjudits tjänsten, anställningsvillkoren förhandlats mellan denne och arbetsgivaren samt övriga intervjuade kandidater fått besked ska berörda fackföreningar beredas tillfälle att yttra sig över rekryteringen. Fackföreningarna har fem arbetsdagar på sig att inkomma med yttrande. Efter att fackföreningarna fått tillfälle att yttra sig skrivs anställningsavtal med sökanden och tjänstetillsättningen tillkännages därefter på Bolagsverkets intranät och i receptionen. De berörda fackföreningarna får en kopia av det underskrivna anställningsavtalet. Det kan noteras att det är ytterst ovanligt att fackföreningarna har synpunkter på en tjänstetillsättning. De sökande som inte erbjudits tjänsten underrättas om Bolagsverkets anställningsbeslut och att de har möjlighet att överklaga beslutet.

text: Bolagsverkets yttrande

text: Enligt

text: regeringsformen

text: ska bl.a. förvaltningsmyndigheter som fullgör offentliga förvaltningsuppgifter i sin verksamhet beakta allas likhet inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet (

text: 1 kap. 9 § regeringsformen

text: ). Dessa krav på likabehandling, saklighet och opartiskhet återkommer i lagen (

text: ) om offentlig anställning, vilken innehåller särskilda föreskrifter om bl.a. arbetstagare hos myndigheter under regeringen. Bolagsverket är en sådan myndighet under regeringen och ska därmed tillämpa lagen om offentlig anställning och den tillhörande

text: anställningsförordningen (1994:373)

text: . I lagen om offentlig anställning framgår att det vid anställning endast ska fästas avseende vid sakliga grunder, såsom förtjänst och skicklighet (

text: 4 §

text: lagen om offentlig anställning). Med skicklighet avses den lämplighet för ett arbete som visats främst genom teoretisk och praktisk utbildning samt erfarenhet från tidigare verksamhet (

text: Prop. 1973:90 s. 406

text: ). Begreppet förtjänst avser närmast den vana som förvärvats genom föregående tjänstgöring (

text: Prop. 1973:90 s. 405

text: ). Även andra sakliga grunder kan vägas in i bedömningen såsom strävan efter jämställdhet mellan könen på arbetsplatsen, omplaceringsskyldigheten och återanställningsrätten. Av

text: anställningsförordningen

text: följer att myndigheten utöver skicklighet och förtjänst också ska beakta sådana sakliga grunder som stämmer överens med allmänna arbetsmarknads-, jämställdhets-, social- och sysselsättningspolitiska mål (

text: 4 § anställningsförordningen

text: ). Vid rekrytering av personal till Bolagsverket är det sökandens förtjänst och skicklighet som ska ligga till grund för anställningsbeslutet. Det stämmer att sökandens personnummer eller födelsedatum efterfrågas i rekryteringsverktyget och att sökanden har möjlighet att bifoga ett fotografi. Det är dock sökandens lämplighet för arbetet som är avgörande, inte sökandens ålder eller utseende. Bolagsverket beklagar att anmälaren uppfattat verkets rekryteringsprocess som diskriminerande men vår uppfattning är att rekryteringsförfarandet inte står i strid med lag.

text: K.S. kommenterade remissvaret och anförde bl.a. att hon saknade en förklaring till varför Bolagsverket efterfrågar den arbetssökandes ålder och fotografi.

text: Bedömning

text: Bolagsverket har i sitt remissvar redogjort för bestämmelser som har betydelse i ärendet. Därutöver anges i

text: 1 kap. 2 § femte stycket regeringsformen

text: att det allmänna ska motverka diskriminering av människor på grund av kön, hudfärg, nationellt eller etniskt ursprung, språklig eller religiös tillhörighet, funktionshinder, sexuell läggning, ålder eller andra omständigheter som gäller den enskilde som person. Av

text: diskrimineringslagen (2008:567)

text: följer att en arbetsgivare inte får diskriminera en arbetssökande på grund av t.ex. kön, ålder

text: eller religion.

text: Som Bolagsverket har redogjort för anges i 4 § lagen om offentlig anställning att myndigheten vid anställning endast får fästa avseende vid sakliga grunder, såsom förtjänst och skicklighet. När det gäller det ansökningsformulär som Bolagsverket använder har det kommit fram att en arbetssökande måste ange sitt födelsedatum eller personnummer. Vidare framgår av det ansökningsformulär jag har haft tillgång till att den arbetssökande även ska ange sitt kön. Jag kan konstatera att många myndigheter på samma sätt efterfrågar likartade uppgifter och att dessa används bl.a. för statistiska ändamål eller i andra legitima syften. Jag utgår från att även Bolagsverket efterfrågar uppgifterna i ett godtagbart syfte. Jag finner därför inte skäl att se kritiskt på att myndigheten efterfrågar uppgifterna i ansökningsformuläret. Utredningen ger mig inte heller skäl att ifrågasätta Bolagsverkets uppgifter om att myndigheten vid rekrytering fäster avseende endast vid sakliga grunder. Det är givetvis viktigt att detta förmedlas även i det ansökningsformulär som myndigheten tillämpar. Av den anledningen är det lämpligt att Bolagsverket informerar den arbetssökande om syftet med att begära in de aktuella uppgifterna.

text: Vidare har det kommit fram att en arbetssökande kan ladda upp en bild av sig själv i ansökningsformuläret. Bolagsverket har framhållit att det är valfritt att ladda upp en bild och att de flesta arbetssökande inte gör det. I det ansökningsformulär jag har haft tillgång till anges i det sammanhanget ”Ladda upp bild”. Någon uppgift om att detta är valfritt finns inte. Det finns därför en risk för att en arbetssökande uppfattar uppmaningen som obligatorisk och får intrycket att myndigheten fäster avseende vid bilden, och därmed sökandens utseende, i anställningsprocessen. Det kan inte uteslutas att någon enskild till följd av detta avstår från att söka en anställning eller ifrågasätter om myndigheten agerar sakligt och opartiskt. I sammanhanget vill jag påminna om en av dataskyddsförordningens principer för behandling av personuppgifter, enligt vilken personuppgifter ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till de ändamål för vilka de ska behandlas. Jag har för egen del svårt att se vilken nytta Bolagsverket i en anställningsprocess kan ha av en bild av den arbetssökande. För mig framstår det närmast som olämpligt att en myndighet på detta sätt uppmanar en arbetssökande att ladda upp en bild av sig själv. Bolagsverket kan inte undgå kritik i den delen.

text: Se

text: artikel 5.1 c i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016

text: om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv

text: (allmän dataskyddsförordning), även kallad GDPR.

text: Sammanfattningsvis bör en myndighet som använder eller avser att använda ett ansökningsformulär säkerställa att formuläret är utformat på ett sätt som förmedlar att myndigheten vid rekrytering fäster avseende endast vid sakliga grunder och på ett sätt som undviker hantering av fler personuppgifter än nödvändigt. Jag förutsätter att Bolagsverket ser över utformningen av de formulär som myndigheten använder.