avgjordAv: Kerstin André

nyckelord: Domstolstrots Omhändertagande

title: Fråga bl.a. om det förelåg förutsättningar för att fatta ett nytt beslut om omedelbart omhändertagande enligt 6 § LVU dagen efter att länsrätten hade upphävt ett tidigare omhändertagandebeslut

text: Bakgrund

text: AA och BB har tillsammans dottern CC, född 2006. BB har ensam vårdnaden om CC.

text: Den 29 mars 2007 beslutade vice ordföranden i Vård- och omsorgsnämnden i Nykvarns kommun att, med stöd av

text: 6 § lagen (1990:52)

text: med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) omedelbart omhänderta CC. Länsrätten i Stockholms län upphävde beslutet den 19 april 2007 och därmed upphörde vården.

text: Ordföranden i Vård- och omsorgsnämnden i Nykvarns kommun beslutade den 20 april 2007 att CC på nytt skulle omedelbart omhändertas.

text: Anmälan

text: I anmälningar till JO framförde AA och BB (JO:s dnr 1784-2007) klagomål mot Vård- och omsorgsnämnden i Nykvarns kommun angående nämndens handläggning av det aktuella LVU-ärendet. En kort tid därefter kom DD, som var BB:s offentliga biträde, också in med en anmälan mot nämnden (JO:s dnr 2110- 2007). Anmälarna ifrågasatte bl.a. om nämnden den 20 april 2007 hade kunnat fatta ett nytt beslut om omedelbart omhändertagande av CC trots att länsrätten i sitt beslut den 19 april 2007 konstaterat att vårdbehov ej förelåg och då några nya omständigheter i denna del inte framkommit.

text: Utredning

text: Inledningsvis inhämtades Länsrättens i Stockholms län beslut den 19 april 2007 i mål nr 7297-07 samt bl.a. journalanteckningar i ärendet från nämnden.

text: Därefter remitterades anmälningarna till Vård- och omsorgsnämnden i Nykvarns kommun för utredning och yttrande över vad som hade framförts i anmälningarna.

text: Nämnden antog som sitt remissvar en tjänsteskrivelse som var undertecknad av vård- och omsorgschefen EE och IFO-chefen FF. I remissvaret anfördes bl.a.

text: följande (redogörelsen för bl.a. förvaltningens iakttagelser i huset och av barnets tillstånd samt i remissvaret omnämnda bilagor har här utelämnats).

text: Ärendets bakgrund

text: I anmälan mot Vård- och omsorgsnämnden i Nykvarns kommun framförs klagomål från föräldrarna AA och BB och DD om formerna och beslutet om det omedelbara omhändertagandet enligt §§ 6 och 2 LVU, lag om vård av unga i vissa fall. Omhändertagandet gällde parets dotter CC. Omhändertagandet föranleddes av en anmälan, där anmälarens identitet belades med sekretess, om att CC for illa och att familjen levde i misär. – – –

text: Beslutsunderlag och åtgärder

text: Polisen uppgav att det var mycket olämpligt om handläggare från socialtjänsten skulle åka till familjen ensamma utan polis. [– – –] En handräckningsbegäran sändes via fax till spaningsroteln 070328. Syftet med denna begäran var att få till stånd en bedömning av CC:s situation då föräldrarna vägrade komma på besök och fadern förbjöd socialtjänsten att göra hembesök. Den anmälan om missförhållanden togs på stort allvar. Om samtycke till frivilliga insatser vägrades kunde ett omedelbart omhändertagande med stöd av LVU bli aktuellt. Hembesök företogs med hjälp av fem civilklädda poliser från Södertälje. Då handläggarna anlände till huset och knackade på dörren var det ingen som öppnade. – – –

text: Det dröjde länge innan fadern till slut öppnade dörren. [– – –] Efter ca en timmes förhandlande från polis släpptes socialtjänstens handläggare in i huset [– – –]. Den unges skyddsbehov bedömdes akut. Föräldrarna gick inte med på någon form av samarbete eller samtal i detta läge. Därför framstod det som uppenbart att det inte fanns någon möjlighet till samarbete i det aktuella läget. Då det saknades förutsättningar för frivillig placering av CC beslutade vård- och omsorgsnämndens vice ordförande om beslut i enlighet med §§ 6 och 2 LVU. Individ- och familjeomsorgen värnade främst om CC:s behov av skydd. Föräldrarna informerades om beslutet på plats och en polis gick med mamma BB in i huset och plockade ihop lite kläder etc. att ta med till CC. Föräldrarna informerades också om att CC skulle komma till ett jourhem i väntan på utredning. – – –

text: Omhändertagandet verkställdes och CC placerades i jourhem med skyddad adress för att förhindra att föräldrarna skulle försvinna utomlands med flickan. – – – Vid samtal och möte 070404 med föräldrarna och ombudet DD förnekades de faktiska omständigheterna i huset och bristerna i CC:s omvårdnad. Enligt dem rådde det inte någon misär och CC var välskött. Det framstod som uppenbart att föräldrarna saknade insikt och att de inte såg sitt barns behov. Detta gjorde det mycket komplicerat att i fortsättningen kommunicera med föräldrarna och ombudet. Grunderna för omhändertagandet som gällde vanvården av CC och misären i huset förnekades kategoriskt och under detta skede av processen förelåg inte samtycke. – – –

text: Länsrätten fastställde inte det underställda beslutet då de ansåg att föräldrarna genom lämnat samtycke skulle samarbeta med socialtjänsten. Dessutom framkom att enbart BB var vårdnadshavare och att hon bedyrade ett medgivande till en mor- och

text: barnplacering. Dock skriver länsrätten: ”När beslutet fattades den 29 mars 2007 förelåg sådana uppgifter att rekvisiten för ett omedelbart omhändertagande måste anses ha varit uppfyllda. Beslutet var således riktigt”. Notera i sammanhanget att CC:s ställföreträdare och offentliga biträde understödde att det underställda beslutet fastställdes. Det kan vara på sin plats att påpeka att rådmannen GG i sin motivering anför bl.a. följande: ”Det kvarstår också viss osäkerhet beträffande i första hand AA:s inställning till att CC på frivillig väg får behövlig vård; oaktat att han inte är formell vårdnadshavare har hans inställning i praktiken stor betydelse för om frivilliga insatser kan genomföras. Vad han har uppgett vid den muntliga förhandlingen är inte av den karaktären att de av nämnden redovisade farhågor härvidlag helt har undanröjts.”

text: Direkt efter länsrättens förhandling ägde samtal rum mellan socialtjänstens företrädare och vårdnadshavaren, dvs. modern BB. Det framkom från henne att ett allvarligt menat intresse förelåg för en mor- och barnplacering. Socialtjänsten åtog sig att utröna om en dylik placering kunde erbjudas ”inom några dagar”. Det framfördes från moderns ombud att hon fann en samplacering tilltalande, och att hon väl hade kunnat avstå från muntlig förhandling i länsrätten om en samplacering hade kunnat ordnas. Dagen efter den muntliga förhandlingen anlände länsrättens beslut. Efter länsrättens beslut hölls 070420 ett möte med föräldrarna i Nykvarns kommun för att komma fram till en lösning. Fadern framförde då något överraskande att pratet om samtycke blott varit en förhandlingslösning under den muntliga förhandlingen i länsrätten för att undvika ett fastställande av beslutet. Någon hållbar samförståndslösning med samtliga inblandade gick dessvärre inte att träffa i den uppkomna situationen. Ordföranden i vård- och omsorgsnämnden beslutade istället om ett nytt beslut enligt §§ 6 och 2 LVU som utmynnade i en gemensam mor- och barnplacering. Inom någon vecka övergick placeringen från LVU till SoL. Föräldrarna hade än en gång ändrat inställning och förutsättningar för frivillig vård ansågs uppfyllda, om än med tvekan.

text: Yttrande

text: Individ- och familjeomsorgen har agerat med hänsyn till barnets bästa och tillvaratagit barnets intresse i detta fall. Samverkan med föräldrarna fungerade inte då de med understöd av ombudet förnekade grunderna för omhändertagandet. CC var vanvårdad och i huset rådde stor social misär. Detta innebar att en orimlig situation uppkom, socialtjänsten ville prata om grunderna för ingripandet och föräldrarna förnekade hela situationen. En väsentlig förutsättning för ett hållbart samarbete med socialtjänst är att vårdnadshavare och föräldern inser att det finns förhållanden i hemmet som kan bli bättre och att någon form av vårdbehov föreligger. Något allvarligt menat samtycke lämnades inte och det fanns en överhängande risk att föräldrarna skulle försvinna utomlands med barnet då de inte är skrivna i Sverige. Under vistelsen i jourhemmet gick CC upp i vikt och började utvecklas socialt och bli mer åldersadekvat än hon var innan omhändertagandet. Innan förhandlingen i länsrätten rörande det omedelbara omhändertagandet var inga frivilliga samförståndslösningar synliga för socialtjänsten. AA och BB har under hela processens gång hävdat att de inte vistats någon längre tid i huset. Individ- och familjeomsorgen i Nykvarns kommun har andra uppgifter som framkommit från grannar som bekräftar att familjen bott en lägre tid i huset, se akt. Telia verifierar att teleräkningen är sådan att man kan anta att de vistats regelbundet i huset under hela året. AA hävdar att katterna och hönsen tas om hand av BB:s mamma som bor i Strängnäs. Andra uppgifter har kommit till individ- och familjeomsorgen som bestyrker att detta inte är fallet, se akt. Agerandet från socialtjänstens sida efter länsrättsförhandlingen syftade till att möjliggöra en mor- och barnplacering som vårdnadshavaren uttryckligen, sent under handläggningen, önskade få till stånd. Ett möte med föräldrarna ägde rum 070420.

text: Handläggarna från individ- och familjeomsorgen, IFO-chef FF samt vård- och omsorgschef EE deltog i mötet. Den kritik som DD riktar i sin JO-anmälan gentemot Nykvarns kommun är bl.a. att ”vårdnadshavaren gjort sitt yttersta för att övertyga nämnden om att hon samtyckte till den av nämnden föreslagna vårdplan som innebar en frivillig samplacering”. Nämndens vårdplan bestod av en placering på utredningshem under 8 veckor. Denna vårdplan samtyckte inte vårdnadshavaren BB till. Under mötet som pågick under ca 1 1/2 timme försökte båda föräldrarna att förhandla sig till en egenhändigt komponerad vårdplan som bl.a. skulle innebära en begränsning av antalet veckodagar på institutionen, hemresor på helgerna etc. Detta accepterades inte av nämnden då en utredning kräver full närvaro under 8 veckors tid. Förhandlingen fortgick under hela mötet som till slut resulterade i en överenskommelse att föräldrarna tillsammans med sitt ombud skulle diskutera situationen och återkomma under dagen. Fadern AA ringde senare till IFO-chef FF och meddelade att de inte gick med på nämndens föreslagna vårdplan. Då den unges skyddsbehov kom i förgrunden nödgades ordföranden i vård- och omsorgsnämnden att besluta om ett nytt omedelbart omhändertagande. – – –

text: Beslut

text: Individ- och familjeomsorgen har haft barnperspektivet som riktmärke i handläggningen. När det gäller barns bästa måste ibland föräldrarnas intressen vika för barnets rättigheter. Individ- och familjeomsorgen har handlagt detta komplicerade ärende med hänsyn till barnets behov av trygghet, stabilitet och säkerhet.

text: Anmälarna bereddes tillfälle att yttra sig över remissvaret. AA och BB inkom med yttrande.

text: I ett e-brev, som kom in till JO den 15 maj 2008, framförde AA och BB ytterligare klagomål mot nämnden. Av e-brevet framgick att nämnden på nytt beslutat att omedelbart omhänderta CC samt även hennes syster HH, född 2008.

text: I anledning av dessa uppgifter inhämtade JO Länsrättens i Stockholms län beslut den 29 april 2008 samt dom den 5 juni 2008 i mål nr 20535-07.

text: I ett beslut den 15 december 2008 anförde JO André följande.

text: Rättslig reglering

text: Enligt

text: 1 §

text: LVU ska insatser inom socialtjänsten för barn och ungdomar göras i samförstånd med den unge och hans eller hennes vårdnadshavare enligt bestämmelserna i

text: socialtjänstlagen (2001:453)

text: . Den som är under 18 år ska dock beredas vård enligt LVU om någon av de situationer som anges i 2 eller

text: 3 §

text: föreligger och det kan antas att behövlig vård inte kan ges den unge med samtycke av den eller dem som har vårdnaden om honom eller henne och, när den unge fyllt

text: 15 år, av honom eller henne själv.

text: Av

text: 2 §

text: LVU framgår att vård ska beslutas om det på grund av fysisk eller psykisk misshandel, otillbörligt utnyttjande, brister i omsorgen eller något annat förhållande i hemmet finns en påtaglig risk för att den unges hälsa eller utveckling skadas.

text: Beslut om vård med stöd av LVU meddelas av länsrätten efter en ansökan från socialnämnden (

text: 4 §

text: LVU).

text: Socialnämnden får med stöd av

text: 6 §

text: LVU besluta att den som är under 20 år omedelbart ska omhändertas, om det är sannolikt att den unge behöver beredas vård med stöd av LVU, och rättens beslut om vård inte kan avvaktas med hänsyn till risken för den unges hälsa eller utveckling eller till att den fortsatta utredningen allvarligt kan försvåras eller vidare åtgärder hindras. Om socialnämndens beslut om omhändertagande inte kan avvaktas, får nämndens ordförande eller någon annan ledamot som nämnden har förordnat besluta om omhändertagande.

text: Ett beslut om omedelbart omhändertagande ska underställas länsrätten inom en vecka från den dag då beslutet fattades. Om beslutet inte har underställts länsrätten inom föreskriven tid, upphör omhändertagandet (

text: 7 §

text: LVU).

text: När någon vårdas med stöd av LVU bestämmer socialnämnden hur vården av den unge ska ordnas och var han eller hon ska vistas under vårdtiden (

text: 11 §

text: LVU).

text: Bedömning

text: Inledningsvis vill jag framhålla att JO:s granskning är av rättslig art och att den främst avser en kontroll av att myndigheterna har följt de regler som gäller för förfarandet, dvs. att ärendehandläggningen har varit korrekt i formellt hänseende. Jag har mot den bakgrunden valt att begränsa mig till att här uttala följande.

text: Den 29 mars 2007 beslutade vice ordföranden i Vård- och omsorgsnämnden i Nykvarns kommun att omedelbart omhänderta CC ”för vård med stöd av 2 och 6 §§ lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga LVU”. Beslutet underställdes länsrätten som höll en muntlig förhandling den 18 april 2007. I sitt beslut den 19 april 2007 upphävde länsrätten omhändertagandebeslutet. Länsrätten anförde bl.a. följande.

text: Det måste sammantaget anses att påvisade missförhållanden numera inte står i proportion till det tvångsingripande som ännu pågår, även med beaktande av kvarstående osäkerhetsmoment. Det förefaller inte sannolikt att CC vid ett upphävande av det underställda beslutet – och således vid ett upphörande av den pågående vården – skulle löpa en sådan risk att skadas som förutsätts för att LVU skall vara tillämplig. Det förefaller inte heller sannolikt att CC:s föräldrar nu skulle underlåta att samarbeta med nämnden för att förhindra att skäl för vård enligt LVU uppkommer. Härvid bör framhållas att nämnden alltid har möjlighet att ånyo besluta om ett omedelbart omhändertagande av CC om förhållandena så skulle kräva. Slutligen kan anmärkas att den åberopade grunden för LVU är starkt förknippad med den omvittnat olämpliga miljön i Taxinge; det har inte påståtts eller på annat sätt framkommit att miljön i familjens hemvist i Lettland eller annorstädes skulle vara skadlig för CC. Det underställda beslutet skall således upphävas. Nämndens ordförande beslutade den 20 april 2007, dvs. dagen efter att länsrätten hade upphävt det tidigare beslutet, att på nytt omhänderta CC med stöd av

text: 6 §

text: LVU.

text: I ärendet uppkommer frågan om det fanns förutsättningar att fatta ett nytt beslut om omedelbart omhändertagande dagen efter att länsrätten hade upphävt nämndens tidigare omhändertagandebeslut.

text: När en domstol har upphävt ett beslut om omedelbart omhändertagande är det en utgångspunkt att socialnämnden ska rätta sig efter det ställningstagandet. För att nämnden ska kunna fatta ett nytt omhändertagandebeslut fordras i princip att nya omständigheter har tillkommit. Ett återkallat samtycke till frivilliga vårdinsatser kan vara en sådan omständighet som kan motivera ett nytt beslut.

text: Direkt efter länsrättens förhandling den 18 april 2007 diskuterade parterna en s.k. mor- och barnplacering. Vid mötet den 20 april 2007 förelåg dock inte något samtycke till en sådan placering. AA uppgav, åtminstone som nämnden uppfattade hans uttalande, att ”pratet om samtycke blott varit en förhandlingslösning under den muntliga förhandlingen i länsrätten för att undvika ett fastställande av beslutet”.

text: Enligt länsrättens mening stod, vid tiden för länsrättens prövning, påvisade missförhållanden inte i proportion till tvångsingripandet. Länsrätten synes visserligen ha utgått från att vårdnadshavaren skulle samarbeta med nämnden så att det i framtiden inte skulle uppstå en situation som innebar att vård med stöd av LVU skulle bli aktuell. Upphävandet av omhändertagandebeslutet grundades dock inte på att föräldrarna hade samtyckt till en gemensam placering av modern och CC utan på en bedömning av missförhållandena som sådana. Eftersom det inte hade framkommit något nytt rörande CC:s förhållanden i denna del efter länsrättens förhandling fanns det, vid en strikt tolkning av länsrättens beslut, inte fog för ordföranden att den 20 april 2007 fatta ett nytt beslut om att omedelbart omhänderta CC på den grunden att samtycke inte förelåg.

text: Det måste emellertid beaktas att länsrätten i sitt beslut framhöll att vårdnadshavarens vid förhandlingen uttryckliga medgivande till att ta emot stödinsatser inte behövde sättas i fråga och att nämnden hade möjlighet att på nytt besluta om ett omedelbart omhändertagande om förhållandena så skulle kräva. Mot den bakgrunden har jag viss förståelse för att nämnden ansåg att det inte förelåg något hinder för att fatta ett nytt omhändertagandebeslut med hänsyn till vad som förevar vid mötet den 20 april 2007. Jag låter därför saken bero med den kritik som innefattas i det ovan anförda.

text: Vad AA, BB och DD i övrigt har anfört föranleder inte någon ytterligare åtgärd eller något uttalande från min sida.


nyckelord: Avgift Beslut

publisher: Justitieombudsmannen

title: Fråga om en lantmäterimyndighets avgiftsdebitering vid utlämnande av kopior av allmänna handlingar

org: jo

text: Anmälan

type: rubrik

text: AA klagade på Lantmäterimyndigheten i Gotlands län och anförde att myndigheten tog ut en avgift på 100 kr för att skicka en kopia av en vanlig karta i A4-format. Avgiften omfattade, enligt förklaring hon fått, dels porto, dels arbets- och materialkostnader.

type: stycke

text: Utredning

text: Efter remiss översände lantmäterimyndigheten (överlantmätaren BB) som sitt yttrande en av CC upprättad skrivelse, vari anförts följande (bilagorna här utelämnade).

text: Frågan om avgifter vid myndighetsservice

text: Vi brukar säga att vi har tre sorters människor som besöker oss eller kontaktar oss per telefon: Sakägare, Kunder och Medborgare. En Sakägare är en (fysisk eller juridisk) person som är part i en lantmäteriförrättning. Lantmäteriförrättningarna är helt avgiftsfinansierade och sakägarna betalar därför uppkomna förrättningskostnaderna genom en utställd faktura. En person som står i begrepp att förändra sitt fastighetsinnehav eller t ex planerar att köpa en tomt får dock kostnadsfri rådgivning och vanligtvis även behövligt kartunderlag kostnadsfritt. En förutsättning för detta är naturligtvis att personen berättar om sina överväganden och syftet med framställda frågor. Vi måste också veta vilken eller vilka fastigheter det gäller. En Kund är en person som köper en viss produkt (t ex en karta) eller en tjänst (t ex en fastighetsutredning). Flertalet kunder betalar kontant mot kassakvitto och kan därför förbli anonyma. Vill man betala via enkelt postgiroinbetalningskort, faktura eller vill ha handlingarna sig tillsända, måste man uppge namn och adress. De tjänster vi tillhandahåller kunderna kallas myndighetsservice och sker med stöd av

text: 19 § i förordningen (1995:1418)

text: med instruktion för det statliga lantmäteriet. Avgifterna för myndighetsservice beslutas länsvis. Gällande beslut 1997-03-21 om avgifter för myndighetsservice i Gotlands län bilägges (bilaga 1). En Medborgare är en person som utnyttjar sina medborgerliga rättigheter att ta del av offentliga register och handlingar. En medborgare har ingen affärsrelation med myndigheten. Den kostnad som myndigheten har för medborgarbesöken och telefonförfrågningarna skall (eller säges skola) betalas via anslag. Gränsdragningen mellan medborgare och kund kan vara diffus, då en intresserad medborgare ofta övergår till att bli kund genom att köpa en produkt.

text: Myndigheten har tidigare haft en ganska generös inställning till medborgarna vad gäller kostnadsfri service. Vårt länskontor är visserligen litet, men på grund av det stora kulturhistoriska intresset för ön är antalet besök och telefonförfrågningar förhållandevis stort. Anslagsnedskärningarna har de senaste åren varit så omfattande att anslagen inte längre täcker kostnaden för att hålla den service som medborgarna ofta förväntar sig. Vi tar därför betalt för all kopiering och alla typer av utskick. Intäkterna blir inte särskilt stora men möjliggör att vi kan hålla oss med modern kopieringsutrustning och göra de delbearbetningar av kartor mm som kunderna begär. AA begärde den 22 april per telefon en karta över Ljugarn där man ser vad som är åker, skog mm. Fastigheten som speciellt skulle redovisas på kartan är A. 3:1 i Gotlands kommun. AA presenterade sig som journalist och framhöll även sitt yrke vid ett flertal tillfällen under telefonsamtalet med först lantmäteriingenjören Ingrid Pettersson och i ett senare skede även med undertecknad. Eftersom AA ständigt upprepade betydelsen av sin journalistiska gärning, pressfriheten, offentlighetsprincipen etc etc fick jag det intrycket att kartan skulle publiceras i något sammanhang. Jag framhöll då att allmänna kartor (förlagsprodukter som vi inte själva framställer) är kopieringsskyddade och att man måste ha tillstånd av Lantmäteriverket för kopiering och publicering. Även om AA ville ha en vanlig karta, så tar myndigheten betalt för framtagandet och postdistribution. AA ville då inte ha kartan sig tillsänd (den skulle i stället avhämtas påföljande vecka) utan begärde i stället att få ett skriftligt beslut på att myndigheten avsåg att ta betalt för såväl kartan som postdistributionen. Jag skickade därför samma dag en fullständig kopia på vårt beslut om avgifter för myndighetsservice (=Bilaga 1). Den begärda kartan har sedermera hämtats av en anhörig till AA. Det är en vanlig missuppfattning att en aktuell karta över en fastighet finns att hämta hos lantmäterimyndigheten. De kartor som finns i vårt arkiv har så gott som uteslutande tillkommit i samband med någon lantmäteriförrättning och kan ibland vara mycket gamla. Det finns alltså normalt inga aktuella kartor som enligt

text: tryckfrihetsförordningen

text: kan betraktas som ”upprättade” hos myndigheten.

text: En översikt över fastighetsindelning i länet, en så kallad registerkarta, finns däremot i de flesta fall. Registerkartverket, som är ett komplement till det skrivna fastighetsregistret, har som huvudsyfte att redovisa fastigheternas inbördes läge och lämna viss fastighetsrättslig information. Registerkartan redovisar däremot inte pågående markanvändning, vilket AA efterfrågade. Lantmäteriverket håller dock för närvarande på att utveckla en särskild kartprodukt som kallas AutoKa-Vy. Kartan är datorlagrad och redovisar, förutom viss fastighetsrättslig information, även pågående markanvändning i sån utsträckning att det framgår vad som hävdas som åker, skog, öppen mark mm. Med hjälp av denna karta kan myndigheten framställa kundanpassade kartor i färg (se bilaga 2) eller i svartvitt (se bilaga 3) där den efterfrågade fastigheten ligger placerad centralt i kartbilden. Eftersom tjänsten är under utveckling har inget pris fastställts ännu. Vi tar idag 40 kr för en A4-karta i färg och 30 kr för en A4 i svartvitt. Om vi skall skicka kartan per post blir totalkostnaden 100 kr plus moms. Man kan hävda att myndighetens diskussion med AA tagit en olycklig vändning. Jag vill därför betona att situationen är unik och jag har inte upplevt den tidigare. AA har kanske negativa erfarenheter av myndighetskontakter i andra sammanhang och fann det säkrast att gå på ”anmälningslinjen” direkt. Hade hon i stället sagt att hon ville ha en karta över sin egen fastighet och hon stod i begrepp att dela upp fastigheten hade vi som vanligt förmedlat sedvanliga råd i fastighetsbildningsfrågor och skickat karta och ansökningshandlingar utan kostnad. En bra inledning på ett fastighetsbildningsärende underlättar nämligen både för myndigheten och den blivande sakägaren. Dessutom brukar en smidig handläggning medföra lägre förrättningskostnader i slutändan.

text: I bilaga 6 till beslutet den 21 mars 1997, vilken berörde avgifter för kopiering av allmänna handlingar, anfördes bl.a. följande.

text: Kopiering som sker för att utlämna offentliga handlingar skall ske på enklaste sätt och ersättning tas ut enligt avgiftsförordning,

text: LMVFS 1996:8

text: , 1996:9, 1996:10 och därefter beslutade ändringar. I

text: 5 § avgiftsförordningen (1992:191)

text: säges: ”Om inget annat ekonomiskt mål för verksamheten beslutats, skall avgifter beräknas så att full kostnadstäckning uppnås.” Myndigheten beslutar med stöd av

text: 16 § tredje stycket avgiftsförordningen

text: att 1:a och 2:a styckena i nämnda paragraf inte skall tillämpas. I stället skall avgift för kopiering i format A4 och A3 uttagas med stöd av 18§ i

text: LMVFS 1996:10

text: . Förlaga i format A4 kopieras på A4-papper. Förlaga i format Folio och A3 kopieras på A3-papper. Större förlaga än A3 skall, för att minimera slitage, alltid kopieras på rullkopiator. Registerkarta må dock på kunds begäran kopieras i vanlig kontorskopiator om kunden är beredd att betala slitageersättning enligt nedan (kartan måste nyritas efter 15–20 ”manglingar” i kopiatorn). – – –

text: Ovan angiven taxa för kopiering av handlingar och registerkartor mm bygger på förhållandet att servicen tillhandahålles på plats i myndighetens lokaler eller att kunden vid ett senare tillfälle själv avhämtar (och betalar kontant) beställt material. Om beställt material levereras per post, mail eller per fax skall alltid tidsdebitering tillämpas enligt nedan angiven rådgivningstaxa. Kostnader för kopiering, porto och emballage m m skall tas ut om denna kostnad överstiger ½ av den påförda tidsdebiteringen. – – –

text: Minsta tid som debiteras är ¼ timme. ”Rådgivning i fastighetsrättsliga frågor” föreligger alltid då kunden begär mer service än vad som följer av bestämmelserna [i]

text: tryckfrihetsförordningen

text: Tryckfrihetsförordningen

text: gäller endast tillhandahållande av en angiven handling genom hänvisning till akt eller dagboksnummer. Tillgång till fastighetsdatasystem för att t.ex. söka efter aktnummer på förrättningshandling är gratis. Alla frågor om innebörden av beslut eller fastighetsrättsliga skäl skall handläggas som myndighetsservice. Skall service ske enligt

text: tryckfrihetsförordningen

text: får man inte ställa frågor om varför vissa handlingar efterfrågas. Om kunden har ett problem som han beskriver så är det som regel ett uppdrag. Till exempel är frågan om en viss fastighet belastas av servitut att anse som myndighetsservice.

text: AA kommenterade remissvaret.

text: Anmälan jämte lantmäterimyndighetens remissvar remitterades till Lantmäteriverket för yttrande. I remissvar den 25 oktober 2000 anförde Lantmäteriverket, generaldirektören DD, följande.

text: Fråga om tillhandahållande

text: LMV har upprättat en databas, GDB-Alfa, för olika slag av fastighets- och geografisk information. Varje lantmäterimyndighet har tillgång till den information som finns i GDB-Alfa och som avser det egna länet. Efter genomförd fastighetsbildning uppdaterar myndigheten informationen i databasen. Enligt LMVs bedömning är det digitala kartverket i GDB-Alfa en allmän handling i TFs mening. Genom en programvara – AutoKa-Vy – hade lantmäterimyndigheten Gotlands län (LM) i april 1999 möjlighet att på ett enkelt sätt dels ta fram en skärmbild för en eller flera fastigheter i länet, dels göra en utskrift av informationen.

text: AA:s begäran avsåg en kopia av en karta över fastigheten A. 3:1 i Gotlands kommun. Informationen om fastigheten, som fanns i GDB-Alfa, var tillgänglig för LM. LMV anser därför att LM var skyldig att tillmötesgå AA:s begäran.

text: Fråga om avgift

text: Regler om avgifter för kopior av allmänna handlingar finns för det statliga lantmäteriet i

text: avgiftsförordningen (1992:191)

text: . LMV har i regeringens regleringsbrev bemyndigats att utfärda föreskrifter (LMVFS) som komplement till

text: avgiftsförordningen

text: . Lantmäterimyndigheterna bedriver även – enligt

text: 19 §

text: instruktionen (

text: ) för det statliga lantmäteriet – viss uppdragsverksamhet, s.k. myndighetsservice. Avgifterna för denna verksamhet beslutas av LMV i särskilda föreskrifter och av lantmäterimyndigheten. LMV har hittills inte meddelat några föreskrifter om avgifter för utskrifter från GDB-Alfa. Enligt LMVs uppfattning bör därför avgiften för en utskrift i förevarande situation bestämmas enligt reglerna i

text: avgiftsförordningen

text: . Den av AA begärda handlingen borde sålunda ha lämnats ut utan avgift. En sådan handling som begärdes av AA kan ingå i ett uppdrag och, i enlighet med vad LMV anfört ovan, även omfattas av särskilda föreskrifter. LMV anser därför att lantmäterimyndighetens beslut att ta ut avgift av AA närmast är att betrakta som ett olycksfall i arbetet. I beslut den 15 december 2000 anförde JO Berggren följande.

text: Bedömning

text: Av lantmäterimyndighetens remissvar framgår att vad som enligt myndighetens bedömning bäst uppfyllde de kriterier på den efterfrågade handlingen som AA uppställt var en på datamedium lagrad kartprodukt, framtagen med programvaran AutoKa-Vy. Myndigheten har uppgett att denna tjänst var under utveckling och att inget pris hade fastställts, men att man för en utskrift i A4-format begärde 40 kr för en karta i färg och 30 kr för en karta i svartvitt, exklusive moms. Hur dessa priser räknats fram har inte närmare kommenterats i remissvaret.

text: För statliga myndigheter gäller

text: avgiftsförordningen (1992:191)

text: . Denna skall enligt

text: 2 §

text: tillämpas om inte något annat följer av en annan förordning eller av ett särskilt beslut av regeringen. Såvitt avser kopior av allmänna handlingar och utskrifter av ADB-upptagningar gäller för lantmäterimyndigheterna

text: 15 § avgiftsförordningen

text: (se regleringsbrev för budgetåret 1999 avseende Lantmäteriverket, regeringsbeslut den 17 december 1998, s. 9). Av denna bestämmelse framgår att en myndighet skall ta ut avgift enligt bestämmelserna i

text: 22 §§

text: för att den efter särskild begäran lämnar ut (såvitt nu är i fråga) utskrift av upptagning för automatisk databehandling. Av

text: 16 §

text: första–

text: andra stycket

text: framgår följande. Om en beställning omfattar tio sidor eller mer skall avgift tas ut för kopior av allmänna handlingar och för utskrifter av upptagningar för automatisk databehandling enligt

text: 15 §

text: och

text: Avgiften för en beställning av tio sidor är 50 kronor. För varje sida därutöver är avgiften 2 kronor. Av

text: tredje stycket

text: framgår att myndigheten får besluta om undantag från första och

text: andra styckena

text: om det finns särskilda skäl.

text: Jag konstaterar liksom Lantmäteriverket att det inte funnits någon grund i

text: avgiftsförordningen

text: eller någon annan författning för den avgift som

text: lantmäterimyndigheten beslutat att ta ut av AA Utskriften skulle således ha lämnats ut utan avgift. Begäran att få ett beslut Av

text: 23 § avgiftsförordningen

text: framgår att den som anser att den avgift som en myndighet tagit ut av honom enligt 15 § är oriktig, har möjlighet att inom 30 dagar efter den dag då avgiften betalades begära ett särskilt skriftligt beslut om avgiften hos myndigheten. Ett sådant beslut kan enligt 24 § överklagas hos Riksskatteverket.

text: AA begärde enligt remissvaret ett skriftligt beslut på att myndigheten avsåg att ta betalt för såväl kartan som postdistributionen. Myndigheten skickade då en kopia av det generella beslutet den 21 mars 1997 om avgifter för myndighetsservice.

text: Enligt min mening borde myndigheten med anledning av AA:s begäran ha klargjort för henne möjligheten att överklaga myndighetens beslut angående avgiften. Att så ej skedde får tillskrivas myndighetens uppfattning att avgiften inte grundat sig på

text: 15 § avgiftsförordningen

text: . Jag går inte vidare i denna del. Kostnad för postbefordran m.m. Av

text: 15 § andra stycket avgiftsförordningen

text: framgår att myndigheten när avgift tas ut för kopior m.m. samtidigt skall ta ut ersättning för portokostnad om försändelsen väger mer än 20 gram samt för eventuell postförskottsavgift eller annan särskild kostnad för att med post, bud eller liknande förmedling sända den begärda handlingen eller kopian till mottagaren.

text: I myndighetens beslut den 21 mars 1997, bilaga 6, föreskrivs att om beställt material levereras per post, mail eller per fax tidsdebitering alltid skall tillämpas enligt en angiven rådgivningstaxa och att kostnader för kopiering, porto och emballage m.m. skall tas ut om denna kostnad överstiger halva den påförda tidsdebiteringen. Det anges också att minsta tid som debiteras är en fjärdedels timme, 100 kr exklusive moms.

text: Jag kan inte tolka detta på annat sätt än att myndigheten tar betalt för framtagandet av allmänna handlingar enligt en ”rådgivningstaxa” i de fall handlingarna skall sändas per post. Ett sådant förfarande är inte tillåtet, lika lite som att ta betalt för att ta fram en handling som skall läsas i myndighetens lokaler.

text: Eftersom den begärda kopian hämtades hos myndigheten kom någon avgift för postbefordran aldrig att påföras. Jag lämnar därför frågan med det gjorda påpekandet.

type: avgorande


avgjordAv: Justitieombudsmannen Per Lennerbrant

nyckelord:
Allmänna handlingar
Diarieföring
God förvaltning/myndighetsetik

title: Kritik mot Kommunstyrelsen i Arvika kommun för hanteringen av ett utkast till rapport och användningen av privata e-postadresser i tjänsten

sammanfattning: I en anmälan till JO fördes det fram klagomål mot att tjänstemän vid Arvika kommun använt sina privata e-postadresser i kommunikation med en extern konsult och raderat allmänna handlingar efter att en e-postlogg begärts ut. Genom JO:s utredning har det kommit fram att en extern konsult skickat ett utkast till en rapport till flera tjänstemäns privata e-postadresser och att tjänstemännen inte behandlat utkastet som en allmän handling. Utredningen ger dock inte stöd för att någon allmän handling raderats med anledning av att en e-postlogg begärts ut. Det framgår av utredningen att kommunen ansåg att konsultens färdiga rapport blev en allmän handling när den kom till kommunen. Mot den bakgrunden konstaterar JO att kommunen betraktat den externa konsulten som så fristående att handlingar som kom in från henne till kommunen skulle anses som allmänna. Enligt JO skulle därför utkastet som skickades till tjänstemännen ha behandlats som en allmän handling. Vidare uttalar JO att en utomstående har kunnat uppfatta användningen av de privata e-postadresserna som ett försök att kringgå bestämmelserna om handlingsoffentlighet. JO kritiserar Kommunstyrelsen i Arvika kommun för att utkastet till rapport hanterades i strid med tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen samt för att tjänstemän använt privata e-postadresser i tjänsten. Avslutningsvis uttalar JO att det som kommit fram i ärendet tyder på utbredda kunskapsbrister inom kommunen i fråga om allmänna handlingar. JO förutsätter att kommunen vidtar nödvändiga åtgärder för att komma till rätta med dessa.

text: Anmälan

text: I en anmälan som kom in till JO den 29 februari 2020 förde AA fram klagomål mot Arvika kommun och tjänstemän där i fråga om bl.a. användningen av privata e-postadresser i tjänsten och radering av allmänna handlingar. Han anförde i huvudsak följande.

text: P4 Värmland och Arvika Nyheter begärde den 13 februari 2020 ut e-postloggar från Arvika kommun. När de efterföljande dag begärde att få ta del av vissa av

text: de e-postmeddelanden som framgick av loggarna hade flera av meddelandena raderats och gick inte att ta fram.

text: Ett av de raderade meddelandena hade skickats från den biträdande kommundirektörens privata e-postadress till en enhetschef på överförmyndarenheten. E-postmeddelandet innehöll ett utkast till rapport från en extern konsult, BB. Om tjänstemän på det sätt som skett i det här fallet raderar meddelanden kan det ge intryck av ett medvetet försök att dölja innehållet i vad som kan vara allmänna handlingar.

text: Utredning

text: JO beslutade att inleda en utredning av de delar av AA:s anmälan som avsåg hanteringen av utkastet till rapport, användningen av privata e-postadresser i tjänsten och raderingen av allmänna handlingar efter att e-postloggar begärts ut. Kommunstyrelsen i Arvika kommun uppmanades att yttra sig över anmälan i de delarna. Yttrandet skulle innehålla svar på ett antal frågor.

text: Kommunstyrelsen i Arvika kommun yttrade sig, efter att ha gett berörda befattningshavare tillfälle att lämna synpunkter. Yttrandet kom in till JO den

text: 9 september 2020. Kommunstyrelsen lämnade följande svar på JO:s frågor.

text: Fråga 1. Vilket uppdrag hade konsulten BB och hur var hennes ställning i förhållande till Arvika kommun? (Anställd av kommunen eller externt anlitad? Rådgivande? Självständig? Vilken roll har hon haft i förhållande till kommunen vid upprättandet av den aktuella rapporten?)

text: BB har som uppdragstagare arbetat med att svara på kommunstyrelsens formulerade uppdrag från augusti 2019. Arvika kommun har betalat ut ersättning till BB för arbetade dagar. Arvika kommun har även betalat arbetsgivaravgift och skatt. Beslutet i kommunstyrelsen anger att uppdraget utförs i samverkan med tjänstepersoner och förtroendevalda.

text: Fråga 2. Har kommunen använt privata e-postadresser för kommunikation med konsulten BB? Vilket var i så fall syftet med detta?

text: Om handlingar inkommer på privata e-postadresser ska handlingen värderas. I detta fall inkom ett utkast på en privat e-postadress och syftet var säkerställa att materialet förblev behandlat som ett utkast.

text: Fråga 3. I vilken omfattning och i vilket syfte använder anställda inom kommunen privata e-postadresser i tjänsten?

text: Anställda och förtroendevalda ska följa kommunens riktlinjer och hantera både arbetsmaterial och allmänna handlingar på ett korrekt sätt. I kommunens e-postsystem finns funktionsbrevlådor och personadresser. Handlingar in och ut från kommunen ska i första hand gå till/från funktionsbrevlådorna där en bevakning finns över tid. I övrigt sker kommunikation via e-postsystemet direkt till/från tjänsteadresser där tjänstepersoner ansvarar för att handlingar tas om hand korrekt. Handlingar till/från tjänsteadresser ska hanteras enligt riktlinjerna. Om handlingar inkommer på privata adresser har tjänstepersoner/förtroendevalda ett ansvar att värdera om handlingen hör till ärende hos kommunen och om det är en allmän handling. Är det en allmän handling ska den diarieföras. Rent generellt kan konstateras att kontaktvägarna in till både förtroendevalda och tjänstepersoner har ökat ex. på grund av sociala medier och gör uppgiften att

text: följa lagstiftningen mer komplex. Vikten av att styra handlingar till våra funktionsbrevlådor har ökat.

text: Fråga 4. Enligt anmälan har bitr. kommundirektören CC den 3 februari 2020, från sin privata e-postadress, skickat ett utkast till rapport till kommunens enhetschef DD. När fick CC utkastet till rapporten från konsulten BB och till vilken e-postadress skickades det?

text: Berörda tjänstepersoner fick till sina privata e-postadresser ett utkast direkt från BB den 2 februari 2020, som också värderades som ett utkast.

text: Fråga 5. Var det utkast till rapport som skickades från CC till DD att betrakta som en allmän handling? När blev utkastet i så fall, enligt kommunens bedömning, en allmän handling? När blev rapporten färdigställd i sitt slutliga utförande?

text: Nej det var ingen allmän handling. Den färdiga rapporten inkom till kommunen 7 februari 2020 och diariefördes samma dag.

text: Fråga 6. Enligt anmälan begärde P4 Värmland och tidningen Arvika Nyheter den

text: 13 februari 2020 att få del av e-postloggar över bl.a. CC:s och DD:s e-postkorrespondens. Dagen därpå begärde man att få del av mejl som fanns i e-postloggarna. Vissa av dessa mejl hade då, enligt uppgift från kommunen, kastats och kunde inte återskapas. När och av vilken anledning raderades de aktuella mejlen? Vilket rättsligt stöd hade kommunen för att radera mejlen?

text: Enligt dokumenthanteringsplanen fastställd av kommunstyrelsen den 11 februari 2019 § 35, gallras e-post av ringa betydelse omgående. Det framgår även av kommunstyrelsens riktlinje för e-post vilka handlingar som anses som allmänna och vilka som inte anses som allmänna handlingar. Tjänstepersonerna i detta fall hanterade ett utkast inför färdig rapport. Kommunens system för e-post kräver ett handhållande av varje tjänsteperson för att säkra att e-post hanteras enligt våra riktlinjer och att kraven på skyndsamhet vid besvarande efterlevs. Det innebär att handlingar som inte är allmänna raderas och töms ur systemet löpande. Det finns begränsningar för lagring och en e-postanvändare ska sköta sitt konto så att inte nya mail hindras in i systemet på grund av kapacitetsproblem. E-loggen sparas tre månader bakåt och av loggen framgår all mailhantering. Det som ska registreras ska dras ut på papper och hanteras enligt våra rutiner.

text: JO uppmanade därefter Kommunstyrelsen i Arvika kommun att lämna ett kompletterande yttrande. Det skulle innehålla svar på ett antal ytterligare frågor.

text: Ett kompletterande yttrande kom in till JO den 20 november 2020. Kommunstyrelsen lämnade följande svar på de kompletterande frågorna.

text: 1. Av kommunens pp-bilder [Powerpointbilder, JO:s anm] från presseminariet i februari

text: 2020 framgår att BB är jurist och anställd i Nacka kommun och att hon anlitades av Arvika kommun som extern konsult. Stämmer detta? Hur var BB:s uppdrag från kommunstyrelsen formulerat? Var BB att betrakta som en självständig och rådgivande i förhållande till kommunstyrelsen?

text: BB är vid tidpunkten anställd av Nacka kommun och verksam inom överförmyndarverksamheten. BB fick av Nacka kommun tillåtelse att utöver sitt uppdrag där, på ledig tid, åta sig uppdraget för Arvika kommun. BB arvoderades som uppdragstagare. Bifogar kommunstyrelsens beslut med bifogad tjänsteskrivelse där det är framgår att uppdraget ska vara att identifiera behov framåt och göra det i samverkan med verksamheten.

text: 2. Vilka personer inom Arvika kommun fick del av utkastet till rapport som skickades från BB till de anställdas privata e-postadresser den 2 februari 2020?

text: De som svarade för utredningen från kommunens sida. Verksamhetschef, kanslichef, enhetschef, ordförande och vice ordförande i nämnden.

text: 3. Av vilken anledning var utkastet till rapport som skickades från BB till anställda inom Arvika kommun, enligt kommunens uppfattning, inte en allmän handling? Vilket rättsligt stöd grundar sig kommunens uppfattning på? Vilken skillnad hade det enligt kommunens uppfattning gjort om utkastet istället hade skickats till de anställdas tjänstemailadresser inom Arvika kommun?

text: Arbetsgruppen beslöt tillsammans med BB att utväxla synpunkter på utkastet innan det inkom, precis som överenskommits, till kommunen som färdig rapport den 7 februari 2020. BB:s utkast var under bearbetning mellan oss från 2 februari och fram till färdig rapport (

text: TF 2:4

text: och 12). Den färdiga handlingen expedierades från hennes sida och inkom den 7 februari. Från verksamhetens sida fanns ingen handling att lämna ut förrän den 7 februari. Bedömningen är att samma tillvägagångssätt tillämpats om arvika.se använts. Alternativt om mer tid funnits till förfogande kunde exempelvis digitala möten ha arrangerats. Detta var före Office 365 hos oss och före Corona. Sedan dess har vi utvecklat en digital vana t.ex. via Teams eller Zoom. I dag hade det varit ett förstahandsval vid kommunikation.

text: 4. Enligt anmälan begärde P4 Värmland och tidningen Arvika Nyheter den 13 februari

text: 2020 att få del av e-postloggar över två tjänstepersoners e-postkorrespondens. Dagen därpå begärde man att få del av mejl som fanns i e-postloggarna. Vissa av dessa mejl hade då, enligt uppgift från kommunen kastats och kunde inte återskapas. När och av vilken anledning raderades just dessa mail?

text: E-postloggarna lämnades ut och de handlingar som fanns, lämnades ut. De handlingar som utgör allmänna handlingar som ska registreras lämnas till registrator för diarieföring och de handlingar som inte utgör allmän handling gallras och hamnar i borttaget för att tas helt bort från mailsystemet vilket regelbundet sker för att kunna ha kontroll över mailkorgen. Gallring framgår av dokumenthanteringsplanen som skickades tidigare. E-postloggarna avsåg en längre tid bakåt i tiden – och gallring/tömning av systemet sker regelbundet.

text: 5. Vilken är kommunstyrelsens bedömning av hanteringen av utkastet till rapport och användandet av privata e-postadresser i tjänsten?

text: Utifrån den kunskap kommunstyrelsen har om hanteringen så var kommunstyrelsens uppdrag tydligt att en resurs var angelägen som stöd och att uppdraget utförts tillsammans med både chefer, medarbetare och förtroendevalda helt i linje med kommunstyrelsens beslut. Om tiden medgett kunde kommunikationen mellan kommunen och BB skett på annat sätt. Privat e-post ska inte användas men som alltid så har tjänstepersoner ansvar för att om handling inkommer privat så ansvarar tjänstepersonen för att den tas om hand på rätt sätt. Är det en inkommen handling som ska registreras så ska det ske. Syftet med hanteringen var inte att undanhålla information.

text: 6. Vilken är kommunstyrelsens bedömning av hanteringen av begäran att få del av mejl och raderandet av mejlen?

text: Arvika kommun har tillmötesgått begäran att få del av e-postlogg och utlämnande av e-post och övrig hantering har skett enligt de av kommunstyrelsen fastställda riktlinjerna. Enligt dokumenthanteringsplanen kan e-post gallras direkt om det är av karaktären att de ersätter telefonsamtal, mötesbokningar och liknande.

text: AA kommenterade yttrandena.

text: Rättsliga utgångspunkter

text: Allmänna handlingar Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i

text: 2 kap.

text: tryckfrihetsförordningen

text: , TF.

text: En handling är allmän, om den förvaras hos en myndighet och enligt 9 eller 10 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet (se

text: 2 kap. 4 §

text: TF).

text: En handling anses ha kommit in till en myndighet när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa (se

text: 2 kap. 9 § första stycket

text: TF).

text: En handling anses ha upprättats hos en myndighet, när den har expedierats. En handling som inte har expedierats anses upprättad när det ärende som den hänför sig till har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till ett visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller färdigställts på annat sätt. (Se

text: 2 kap. 10 § första stycket

text: TF.)

text: Brev eller annat meddelande som är ställt personligen till den som innehar befattning vid en myndighet anses som allmän handling, om handlingen gäller ett ärende eller annan fråga som ska handläggas av myndigheten och inte är avsedd för mottagaren endast som innehavare av annan ställning (se

text: 2 kap. 8 §

text: TF). En handling som enligt denna bestämmelse är att anse som allmän, har denna egenskap oavsett om den har anlänt till myndighetens lokaler eller tillställts en befattningshavare vid myndigheten på annat sätt, t.ex. till hans eller hennes privata adress (se

text: JO 2009/10 s. 462

text: Utkast eller koncept till en myndighets beslut eller skrivelse och andra därmed jämställda handlingar som inte har expedierats anses inte som allmänna. Handlingen anses dock vara allmän om den tas om hand för arkivering. (Se

text: 2 kap. 12 § andra stycket

text: TF.) Handlingar som framställs inom en myndighet och som inte fått sin definitiva utformning är inte att anse som allmänna handlingar om de inte tas om hand för arkivering. Bestämmelsen gör det möjligt för en myndighet att, som ett led i den interna beredningen, skicka utkast eller koncept till beslut eller skrivelser till externa mottagare för att hämta in synpunkter utan att handlingarna blir allmänna hos myndigheten. (Se

text: prop. 1975/76:160 s. 170

text: .) Registrering av handlingar Allmänna handlingar ska som huvudregel registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet (se 5 kap. 1 § första stycket offentlighetsoch sekretesslagen, OSL). Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver dock inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in till eller upprättats hos myndigheten. Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet,

text: behöver den varken registreras eller hållas ordnad. (Se 5 kap. 1 § tredje och fjärde styckena OSL.)

text: Bedömning

text: Granskningens inriktning Min granskning har avsett hanteringen av utkastet till rapport, användningen av privata e-postadresser i tjänsten och frågan om huruvida allmänna handlingar raderats efter att e-postloggar begärts ut. Utkastet till rapport Av utredningen framgår att konsulten BB den 2 februari 2020 skickade ett utkast till en rapport till fem tjänstemän vid Arvika kommun. Utkastet skickades till tjänstemännens privata e-postadresser. Tjänstemännen behandlade inte utkastet som en allmän handling och registrerade det inte som inkommet. Som skäl för det har kommunen hänvisat till bestämmelsen i

text: 2 kap. 12 §

text: TF och uppgett att det var fråga om ett utkast som var under bearbetning. Kommunen har dock inte närmare utvecklat varför utkastet skulle omfattas av den aktuella bestämmelsen.

text: Med anledning av kommunens uppgifter vill jag inledningsvis göra klart att utkast och andra preliminära handlingar som skickas från en enskild blir allmänna när de kommer in till myndigheten (se

text: RÅ 1958 ref. 55

text: och Bohlin, Offentlighetsprincipen, nionde uppl. s. 94). Handlingens karaktär, som exempelvis ett utkast, saknar därvid betydelse. Situationen måste hållas skild från den då myndigheten i sin beredning använder sig av möjligheten i

text: 2 kap. 12 §

text: TF att skicka t.ex. ett utkast till en extern mottagare för att hämta in synpunkter.

text: En handling som framställts inom en myndighet blir allmän när den anses upprättad och en handling som framställts utanför en myndighet blir allmän när den kommit in till myndigheten. Den relevanta frågan i det här ärendet är om utkastet till rapport ska anses ha framställts inom kommunen eller om utkastet ska ses som en handling som kommit in till myndigheten. Det avgörande för att besvara frågan är om BB intagit en fristående ställning i förhållande till kommunen (se t.ex.

text: RÅ 1987 ref. 1

text: Trots att kommunen vid två tillfällen tillfrågats om BB:s roll, har den i sina yttranden till JO inte utvecklat sin syn på om hon intog en fristående ställning till kommunen. Detta anser jag är anmärkningsvärt med tanke på vilken central betydelse frågeställningen har i sammanhanget. Det har också försvårat min granskning. Av utredningen framgår dock att kommunen ansåg att den färdiga rapporten blev en allmän handling genom att den kom in till kommunen den 7 februari 2020. Därmed framstår det som att kommunen betraktat BB som så pass fristående att handlingar från henne skulle betraktas som handlingar som kommit in till kommunen. Således var även utkastet som skickades den 2 februari 2020 en allmän handling sedan det tagits emot av tjänstemännen.

text: Utkastet skulle ha diarieförts på samma sätt som skedde med den slutliga rapporten.

text: Användningen av privata e-postadresser i tjänsten Kommunen har inte närmare redogjort för i vilken omfattning kommunikationen med BB skett via tjänstemännens privata e-postadresser. Av utredningen framgår dock att BB i vart fall skickade utkastet till rapporten till tjänstemännens privata e-postadresser.

text: JO har tidigare uttalat sig om de risker som är förknippade med att en befattningshavare på en myndighet använder en privat e-postadress vid kommunikation i tjänsten. En sådan användning försvårar myndighetens möjligheter att säkerställa en korrekt hantering av allmänna handlingar. Det finns också en uppenbar risk för att allmänna handlingar som har kommit in till en befattningshavares privata e-postadress vidarebefordras till myndigheten först efter det att viss tid gått eller att de över huvud taget inte överlämnas dit. En omfattande användning av en privat e-postadress i tjänsten medför vidare att det kan uppstå misstankar om att avsikten är att kringgå handlingsoffentligheten. (Se t.ex.

text: JO 2009/10 s. 462

text: och JO:s beslut den 12 mars 2019, dnr

text: Kommunen har i sitt första yttrande uppgett att syftet med användningen av de privata e-postadresserna var att säkerställa att utkastet till rapport behandlades som ett utkast. Efter en kompletterande fråga från JO har kommunen uppgett att det inte skulle ha gjort någon skillnad om BB hade skickat utkastet till tjänstemännens kommunala e-postadresser och att syftet inte var att undanhålla information.

text: Jag kan konstatera att kommunen inte har kunnat ge någon egentlig förklaring till varför de privata e-postadresserna användes. Oavsett vilket syftet var kan användandet av privata e-postadresser i det här fallet för en utomstående uppfattas som ett försök att kringgå bestämmelserna om handlingsoffentlighet. Agerandet har riskerat att skada förtroendet för kommunen.

text: Mot bakgrund av vad kommunen uppgett om att syftet var att rapporten som skickades den 2 februari 2020 skulle behandlas som ett utkast finns det anledning för mig att poängtera att det saknar betydelse för frågan om en handlings status som allmän om den skickas till en tjänstemans privata e-postadress eller myndighetsadressen. Det avgörande är om handlingen någonstans tagits emot av en behörig befattningshavare där vederbörande kan besluta om dess utlämnande (se

text: 2 kap. 9 §

text: TF och Bohlin, Offentlighetsprincipen, nionde uppl. s. 60 f.). Radering av e-postmeddelanden AA har påstått att tjänstemän vid kommunen raderade e-postmeddelanden efter att en e-postlogg begärts ut för att dölja meddelandena och förhindra en prövning av om de var allmänna handlingar. Kommunen har trots att JO ställt

text: kompletterande frågor inte gett något klart svar på frågan om när de aktuella meddelandena raderades. Som kommunens svar får förstås skedde det dock kort efter att e-postmeddelandena kommit in och alltså innan loggen begärdes ut. Utredningen ger alltså inte stöd för att raderingen skulle ha gått till på det sätt som AA gjort gällande. Det finns därför inte anledning till några uttalande från mig i den frågan.

text: Kritik och avslutande synpunkter Kommunstyrelsen i Arvika kommun kritiseras för att utkastet till rapport hanterades i strid med

text: tryckfrihetsförordningen

text: Det som kommit fram i ärendet tyder på utbredda kunskapsbrister inom kommunen i fråga om allmänna handlingar. Det förhållandet att flera chefer varit inblandade i felaktigheterna och att kommunen trots begäran om ett kompletterande yttrande inte kunnat ge tillfredsställande svar på de frågor som ställts tyder på att bristerna inte är begränsade till enskilda medarbetare.

text: Jag förutsätter att kommunen nu vidtar nödvändiga åtgärder för att komma till rätta med detta. Inom ramen för det arbetet bör kommunstyrelsen också, om det inte redan är gjort, se till att riktlinjerna för e-post uppdateras så att det tydligt framgår att privata adresser som huvudregel inte ska användas i tjänsten.

text: Vad AA i övrigt anfört ger inte anledning till några uttalanden från min sida.

text: Ärendet avslutas.


avgjordAv: Hans Ragnemalm

title: Fråga om vilandeförklaring i förvaltningsrätten - kritik mot polismyndighet för att handläggningen av ett vapenärende uppskjutits i avvaktan på domstolsprövning av ett överklagande av myndighetens beslut i ett annat vapenärende

text: Fråga om vilandeförklaring i förvaltningsrätten – kritik mot polismyndighet för att handläggningen av ett vapenärende uppskjutits i avvaktan på domstolsprövning av ett överklagande av myndighetens beslut i ett annat vapenärende

text: Anmälan

text: AA framställde klagomål mot Polismyndigheten i Kalmar län för handläggning av vapenärenden (tillstånd att förvärva och inneha ammunition för samlingsändamål).

text: Utredning

text: Från polismyndigheten infordrades handlingarna i ärendena dnr – – – (nedan kallat ärende A) och – – – (nedan kallat ärende B). Av handlingarna framgick bl.a. följande.

text: I ärende A beslutade polismyndigheten den 1 juni 2006 att avslå en ansökan från AA om tillstånd att för samlingsändamål förvärva ammunition (2 500 patroner). Beslutet överklagades av AA.

text: AA kom den 26 januari 2007 in till polismyndigheten med ytterligare en ansökan om tillstånd att för samlingsändamål förvärva ammunition (100 patroner avsedda för europeiska skjutvapen), ärende B. Polismyndigheten underrättade AA i slutet av januari 2007 om att den skulle avvakta länsrättens avgörande i ärende A innan ansökan i ärende B behandlades. I en skrivelse till polismyndigheten i mitten av februari 2007 ifrågasatte AA detta besked med hänvisning till

text: 7 § förvaltningslagen

text: Den 23 mars 2007 upphävde Länsrätten i Kalmar län polismyndighetens beslut i ärende A och överlämnade målet till polismyndigheten för utfärdande av tillstånd för AA att för samling inneha högst 2 500 patroner avsedda för nordamerikanska handeldvapen. Polismyndigheten överklagade länsrättens dom och Kammarrätten i Jönköping meddelade den 11 april 2007 prövningstillstånd i målet.

text: Enligt en ärendeanteckning den 28 mars 2007 i ärende B avvaktade polismyndigheten kammarrättens beslut i ärende A innan beslut meddelas i ärende B.

text: Ärendet remitterades till polismyndigheten som anmodades att lämna upplysningar om och yttra sig över vilka rättsliga överväganden som föregått myndighetens beslut att avvakta med att ta ställning till ansökan i ärende B innan ärende A är avgjort.

text: Polismyndigheten (länspolismästaren BB) kom in med ett remissvar i vilket anfördes bl.a. följande.

text: Polismyndigheten vill inledningsvis klargöra att man är fullt medveten om innebörden av

text: 7 § förvaltningslagen

text: . Av

text: 7 § förvaltningslagen

text: framgår bl.a. att varje ärende där någon enskild är part skall handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Enligt förarbetena till denna bestämmelse uttalade departementschefen att paragrafen närmast bör uppfattas vara av målsättningskaraktär (

text: prop. 1985/86:80 s. 24

text: ). Vidare konstateras att en viktig utgångspunkt i ärendehandläggningen skall vara att myndigheten fattar materiellt riktiga beslut. I Bohlin och Warnling-Nereps bok Förvaltningsrättens grunder (s. 77) framgår vidare att handläggningstiden från anhängiggörandet till avgörandet inte kan anges generellt utan beror bl.a. på ärendets beskaffenhet. I detta fall har polismyndigheten primärt grundat sitt beslut beträffande ärende B utifrån handläggningsmässiga aspekter. I FAP 551-3 (RPSSFS 2006:12, s. 31) framgår följande ”Tillståndsgivning för innehav av ammunition för samling bör vara frikostig så länge innehavet har en begränsad omfattning t.ex. en eller två patroner av samma kaliber inom ett visst kaliberintervall. Vid tillståndsgivning till en större samling eller samling av mindre ammunitionsförpackningar, högst 50 skottsförpackningar, bör regelmässigt krävas att sökanden anger en bestämd inriktning på samlingen och att han eller hon genom en tidigare, begränsad samling, visat ett varaktigt intresse för ammunitionssamling.”

text: Polismyndigheten anser att båda samlingsärendena har flera beröringspunkter och beslutade därför den 29 januari 2007 att låta ärende B vila i avvaktan på länsrättens bedömning av ärende A. Huvudskälet till detta var att polismyndigheten ville se vilken bedömning domstolen gjorde avseende mängden ammunition för samling. Detta beslut ansåg polismyndigheten vara av väsentlig betydelse för ärende B:s fortsatta handläggning då det inte var klarlagt vad som i lagens mening varit att anse som begränsad omfattning. Polismyndigheten ansåg vid beslutstillfället att de kommande domskälen skulle vara av stor betydelse för riktigheten i myndighetens materiella prövning. Den 23 mars 2007 meddelade länsrätten i Kalmar sin dom varvid domstolen upphävde polismyndighetens tidigare beslut. Den 28 mars 2007 överklagade polismyndigheten länsrättens dom. Den 11 april 2007 meddelade kammarrätten polismyndigheten prövningstillstånd i ärendet. Anledning till att polismyndigheten valt att ännu inte påbörja handläggningen av ärende B är att om kammarrätten ogillar polismyndighetens yrkande i ärende A är det uppenbart onödigt att bereda ärende B. Detta skulle i så fall kunna beviljas direkt, med anledning av att sökt ammunitionsmängd i ärende B endast uppgår till 100 st.

text: AA bereddes tillfälle att yttra sig över remissvaret, varvid han bl.a. anförde följande. Ärendena är helt skilda både till inriktning och till kvantitet, varför han har svårt att förstå varför polismyndigheten kopplat samman dem. Det finns inte något juridiskt hinder för polismyndigheten att, oavsett utgången av det första ärendet, behandla hans ansökan om samlingslicens för 100 patroner.

text: Därefter infordrades handlingar (bl.a. ärendeanteckningar i ärende – – – och kammarrättens dom i mål 1194-07) samt inhämtades muntliga upplysningar från polismyndigheten, varvid sammanfattningsvis följande kom fram. Med bifall till polismyndighetens överklagande upphävde kammarrätten i dom den 16 oktober 2008 länsrättens dom och fastställde polismyndighetens beslut den 1 juni 2006. Polismyndigheten hade den 10 november 2008 ännu inte meddelat något beslut i ärende B. Enligt vapenhandläggaren CC avvaktar man nu Regeringsrättens avgörande med anledning av att AA har överklagat kammarrättens dom.

text: I ett beslut den 12 november 2008 anförde stf JO Ragnemalm följande.

text: Bedömning

text: Av

text: 2 kap.

text: och

text: 2 §§

text: vapenlagen (1996:67)

text: framgår att tillstånd krävs för att inneha skjutvapen eller ammunition och att polismyndigheten prövar frågor om sådant tillstånd. Enligt

text: 2 kap. 8 § vapenlagen

text: får den som har tillstånd eller rätt att inneha ett visst vapen för skjutning utan särskilt tillstånd inneha ammunition till vapnet, om ammunitionen är avsedd för samma ändamål som tillståndet eller rätten till innehav av vapnet avser. Tillstånd att i andra fall inneha ammunition får meddelas bl.a. enskilda personer, om det skäligen kan antas att ammunitionen inte kommer att missbrukas. Ytterligare bestämmelser finns i

text: vapenförordningen (1996:70)

text: . Vidare har Rikspolisstyrelsen meddelat föreskrifter och allmänna råd om vapenlagstiftningen (FAP 551-3).

text: I det nu aktuella ärendet har polismyndigheten valt att avvakta länsrättens avgörande i ett mål avseende tillstånd att förvärva 2 500 patroner (avsedda för nordamerikanska handeldvapen) innan den behandlade AA:s senare till polismyndigheten inkomna ansökan om tillstånd att förvärva 100 patroner (avsedda för europeiska skjutvapen). Myndigheten har därefter ytterligare låtit prövningen av AA:s ansökan i det senare ärendet vila i avvaktan på först kammarrättens och nu Regeringsrättens avgörande.

text: Även om polismyndigheten inte uttryckligen förordnat om ärendets vilandeförklaring, kan det de facto sägas röra sig om en sådan. Innan jag kommer in på frågan om det sakligt motiverade i myndighetens förfarande, vill jag säga något om möjligheterna att över huvud tillgripa vilandeförklaring inom förvaltningsrätten.

text: Enligt

text: 32 kap. 5 § rättegångsbalken

text: får ett mål vid en allmän domstol förklaras vilande under vissa i lagrummet angivna förutsättningar. Någon motsvarande regel finns inte vare sig i

text: förvaltningsprocesslagen (1971:291)

text: eller

text: förvaltningslagen (1986:223)

text: . Ingen av dessa lagar – och allra minst den kortfattade

text: förvaltningslagen

text: – är emellertid avsedd att på ett uttömmande sätt reglera förfarandet. En rättsutveckling genom praxis är förutsedd. I rättsfallet

text: RÅ 2005 ref. 33

text: har Regeringsrätten således utan särskilt lagstöd ansett sig kunna vilandeförklara ett mål i avvaktan på att EG-domstolen meddelat ett av annan

text: domstol (HD) begärt förhandsavgörande. Institutets existens inom förvaltningsrätten är därmed numera fastslagen.

text: Därav får man naturligtvis inte dra slutsatsen, att möjligheterna att fördröja avgörandena i förvaltningsärenden skulle ha vidgats. För förvaltningsmyndigheternas vidkommande gäller enligt

text: 7 § förvaltningslagen

text: den grundläggande principen, att ”varje ärende där någon enskild är part skall handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts”. Det innebär att dröjsmål kan tolereras endast om det är oundgängligen nödvändigt för att avgörandet ska vila på ett tillfredsställande underlag. Oavsett grunden för uppskovet och hur det formuleras – som vilandeförklaring, bordläggning etc. – ska parten eller parterna givetvis informeras om anledningen till fördröjningen och i görligaste mån ges en prognos om när ett slutligt ställningstagande är att vänta.

text: Polismyndigheten har i det nu aktuella fallet anfört bl.a. att förvaltningsdomstolarnas bedömning i ärende A var av väsentlig betydelse för den fortsatta handläggningen av ärende B. Jag kan emellertid för min del inte se att ett slutligt domstolsavgörande skulle vara av sådan vägledande betydelse för – eller annars ha ett sådant samband med – prövningen av AA:s senare ansökan att det på grund härav funnits anledning till uppskov. En sådan fördröjning bör som regel för övrigt endast godtas om det väntade avgörandet i högre instans är mycket nära förestående. Jag kan här konstatera att det nu dröjt drygt ett år och nio månader utan att polismyndigheten prövat AA:s ansökan i ärende B. Det är enligt min mening oacceptabelt att i ett ärende som det här aktuella avvakta ett avgörande från en högre instans under så lång tid.

text: Med den kritik som ligger i det sagda avslutas ärendet.


avgjordAv: Cecilia Nordenfelt

title: Försäkringskassan har, i ett ärende om assistansersättning, felaktigt valt att tillämpa 20 kap. 10 a § lagen (1962:381) om allmän försäkring vid felaktighet endast i redogörelsen av en beräkning

text: AA klagade hos JO på Försäkringskassans hantering av hennes ärende om assistansersättning och anförde bl.a. att Försäkringskassan hade fattat två beslut avseende samma tidsperiod, ett den 1 november 2004 och ett den 21 december 2004.

text: Sedan delar av Försäkringskassans akt granskats hos JO anmodades kassan att yttra sig över det som framkommit om att kassan hade fattat två beslut avseende samma tidsperiod. AA fick tillfälle att kommentera remissvaret.

text: I sitt beslut den 14 november 2007 anförde JO Nordenfelt i bedömningsdelen följande.

text: AA hade ansökt om förhöjt timbelopp enligt

text: 10 § andra stycket lagen (1993:389)

text: om assistansersättning (LASS). Försäkringskassan fastställde i beslut den 1 november 2004 beloppet per assistanstimme för AA:s räkning till 206 kr fr.o.m. den 20 oktober 2003. I beslutsmotiveringen redogjorde kassan för hur beloppet hade beräknats. Sedan det framkommit att redogörelsen för beräkningen innehöll felaktigheter fattade kassan ett nytt beslut den 21 december 2004 och fastställde däri beloppet per assistanstimme för AA:s räkning till 206 kr fr.o.m. den 20 oktober 2003. Beslutet den 21 december 2004 innebar således ingen ändring av beslutet den 1 november 2004 men innehöll korrigeringar i redogörelsen för hur beloppet per assistanstimme hade beräknats.

text: Försäkringskassan har, som det får förstås, velat åstadkomma en självrättelse. Försäkringskassans möjlighet till självrättelse regleras i

text: 20 kap. 10 a § lagen (1962:381)

text: om allmän försäkring (AFL). Enligt detta lagrum skall Försäkringskassan, på eget initiativ eller sedan det har begärts av den försäkrade, ändra ett beslut som inte har prövats av domstol om beslutet har blivit oriktigt av en sådan anledning, t.ex. att det har fattats på uppenbart felaktigt eller ofullständigt underlag, som anges i lagrummet.

text: När det framkom att det fanns brister i redogörelsen för beräkningen skulle Försäkringskassan, precis som anförs i remissvaret, ha prövat om förutsättningarna för en ändring enligt 20 kap. 10 a § AFL var uppfyllda och i sådant fall ha ändrat det ursprungliga beslutet. För att ett beslut skall kunna ändras med stöd av 20 kap. 10 a § AFL krävs emellertid att det ursprungliga beslutet blivit materiellt felaktigt (jfr mitt beslut denna dag, dnr 4284-2006). I ett fall som det förevarande då kassan finner en felaktighet som inte bedöms utgöra grund för ändring av beslutet, bör Försäkringskassan i stället journalföra vad som framkommit samt därvid anteckna att grund för ändring med stöd av 20 kap. 10 a § AFL inte har bedömts föreligga. En beslutsmotivering saknar självständig betydelse och kan som sådan aldrig bli föremål för omprövning enligt 20 kap. 10 § eller ändring med stöd av 20 kap. 10 a § AFL. En beslutsmotivering kan för övrigt inte heller överklagas.