titel: Beslut – Omsorgsnämnden

titel: Beslut – Äldrenämnden

nyckelord:
Dataskydd
Hälso- och sjukvård

slug: uppsala-kommun

title: Uppsala kommun

text: Beslut – Omsorgsnämnden

text: Omsorgsnämnden Uppsala kommun Omsorgsförvaltningen 753 75 Uppsala

text: Tillsyn enligt dataskyddsförordningen

text: (EU) 2016/679

text: – behörighetstilldelning, spärrar, m.m. enligt

text: patientdatalagen

text: Datainspektionens beslut

text: Datainspektionen konstaterar att Omsorgsnämnden i Uppsala kommun behandlar personuppgifter i strid med

text: artikel 32

text: dataskyddsförordningen, genom att:

text: 1. Omsorgsnämnden inte har begränsat användarnas behörigheter till enbart vad som behövs för att användaren ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården. Omsorgsnämnden i Uppsala kommun har därmed behandlat personuppgifter i strid med

text: 4 kap. 2 §

text: och

text: 6 kap. 7 §

text: patientdatalagen (2008:355)

text: och 4 kap. 2 § Socialstyrelsen föreskrifter och allmänna råd om journalföring och behandling av personuppgifter i hälso- och sjukvården (

text: HSLF-FS 2016:40

text: 2. Omsorgsnämnden inte har tekniska funktioner för spärrar i journalsystemet Siebel mellan Omsorgsnämnden och Äldrenämnden i Uppsala kommun, vad gäller vårddokumentationen i ”Observandum”. Omsorgsnämnden i Uppsala kommun har därmed behandlat personuppgifter i strid med

text: 4 kap. 4 §

text: och

text: 5 kap. 4 §

text: patientdatalagen

text: Datainspektionen förelägger Omsorgsnämnden i Uppsala kommun att:

text: 1. Efter en behovs- och riskanalys tilldela varje användare individuell behörighet för åtkomst till personuppgifter i journalsystemet Siebel till vad som behövs för att den enskilde ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården, i enlighet med

text: 4 kap. 2 §

text: och

text: 6 kap. 7 §

text: patientdatalagen

text: och

text: 4 kap. 2 §

text: HSLF-FS 2016:40.

text: 2. Införa tekniska funktioner för spärrar i journalsystemet Siebel mellan Omsorgsnämnden och Äldrenämnden i Uppsala kommun enligt

text: 4 kap. 4 § patientdatalagen

text: Upplysning

text: Den 25 maj 2018 började EU:s dataskyddsförordning att tillämpas. Eftersom dataskyddsförordningen är direkt tillämplig i Sverige, likväl som i de andra medlemsstaterna inom EU, är det följaktligen bestämmelserna i förordningen som numera ska tillämpas vid behandling av personuppgifter.

text: Patientdatalagen

text: och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om journalföring och behandling av personuppgifter i hälso- och sjukvården (

text: HSLF-FS 2016:40

text: ), utgör kompletterande lagstiftning vad gäller personuppgiftsbehandling inom hälso- och sjukvården.

text: Innan dataskyddsförordningen började tillämpas tillsatte regeringen en utredning – Socialdataskyddsutredningen – som har sett över registerförfattningarna inom Socialdepartementets verksamhetsområde, exempelvis

text: patientdatalagen

text: och

text: HSLF-FS 2016:40

text: . Datainspektionen konstaterar att när det gäller

text: patientdatalagens

text: bestämmelser som är aktuella i detta beslut, är dessa i sak oförändrade.

text: Datainspektionens inspektion av Omsorgsnämnden i Uppsala kommun genomfördes innan dataskyddsförordningen började tillämpas, varför inspektionen inte i detta beslut kommer att använda sig av de korrigerande befogenheterna såvitt avser sanktionsavgifter.

text: Redogörelse för tillsynsärendet

text: Datainspektionen har granskat omsorgsnämnden och äldrenämndens tilldelning av behörigheter, loggkontroller samt ställt frågor inom ramen för den sammanhållna journalföringen vad gäller journalsystemet Siebel (härefter journalsystemet).

text: En inspektion genomfördes hos dels omsorgsnämnden, dels äldrenämnden den 3 februari 2017. Datainspektionen granskade den kommunala hälso- och sjukvårdens behandling av personuppgifter hänförliga till patienter inom ramen för journalsystemet.

text: Omsorgsnämnden inkom den 24 februari 2017 med kompletterande uppgifter till Datainspektionen samt lämnade vissa synpunkter på inspektionsprotokollet.

text: Den 25 oktober 2018 begärde Datainspektionen att omsorgsnämnden skulle lämna kompletterande uppgifter, med anledning av att handläggningen hade dragit ut på tiden. Framförallt ville inspektionen veta om personuppgiftsbehandlingen i journalsystemet hade förändrats i förhållande till när inspektionen utfördes den 3 februari 2017.

text: Yttrande från omsorgsnämnden inkom till Datainspektionen den 13 november 2018, och bl.a. följande framkommer. ”Personuppgiftsbehandlingarna i journalsystemet har inte förändrats i förhållande till när inspektionen gjordes. Däremot kan nämnas att kommunen har inlett en upphandling av framtida dokumentationssystem vilket kommer att ersätta Siebel. Tanken är således att ett nytt journalsystem ska vara på plats under 2019 eller i vart fall 2020.”

text: Datainspektionen har avgränsat sin tillsyn på så sätt att granskningen rör behörighetstilldelning och spärrar i journalsystemet.

text: Omsorgsnämnden har i huvudsak uppgett följande.

text: Allmänt om den kommunala hälso- och sjukvården

text: Uppsala kommun har sedan den 1 januari 2017 delat upp ansvaret för den kommunala hälso-och sjukvården på två olika nämnder – omsorgsnämnden och äldrenämnden.

text: Omsorgsnämnden

text: Omsorgsnämnden ansvarar för uppgifter avseende det kommunala åtagandet enligt hälso- och sjukvårdslagen för personer under 65 år som omfattas av lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) eller som har en fysisk funktionsnedsättning. Omsorgsnämndens verksamhet bedrivs av Omsorgsförvaltningen under ledning av en förvaltningsdirektör. Förvaltningen har i första hand ansvar för hemsjukvård i särskilt boende för funktionshindrade och ordinärt boende för personer som fått beslut enligt LSS eller

text: socialtjänstlagen

text: (SOL) och är under 65 år. Förvaltningen har även anställd legitimerad personal som är organiserad i en egen avdelning med avdelningschef och verksamhetschef enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) samt egen medicinsk ansvarig sköterska (MAS).

text: Äldrenämnden

text: Äldrenämnden ansvarar för uppgifter avseende kommunala åtaganden enligt HSL för personer över 65 år, dock inte för personer som omfattas av LSS eller som har en psykisk funktionsnedsättning. Äldrenämndens verksamhet bedrivs av Äldreförvaltningen under ledning av en förvaltningsdirektör. Äldreförvaltningen ansvarar för hemsjukvård i särskilda boenden för äldre och hemsjukvård i ordinärt boende för de över 65 år. MAS är organiserad i en kvalitets- och utvecklingsenhet med en avdelningschef. Områdeschef samt verksamhetschef enligt HSL finns för ordinärt boende organiserad under avdelningschef för hemvård. Alla särskilda boenden för äldre har en egen verksamhetschef HSL, som finns organiserad under avdelningschef vid avdelningen för boenden. Äldreförvaltningen har en stab som ansvarar för strategiska hälso- och sjukvårdsfrågor samt upphandling, avtal och avtalsuppföljning.

text: Joursjukvård

text: I Uppsala kommun finns flera privata aktörer som utför kommunal hemsjukvård. Deras uppdrag styrs genom avtal mellan nämnderna och de privata leverantörerna. Vid inspektionen uppgavs att Uppsala kommuns överenskommelse om hälso- och sjukvård med de privata vårdgivarna enbart avser tiden mellan kl. 07-17. Övriga tider, dvs. mellan 17-07, är det kommunen som ansvarar för patienter inom den kommunala hälso- och sjukvården och för de privata vårdgivarnas patienter.

text: Av de kompletterande uppgifterna som inkom till Datainspektionen den 24 februari 2017 framkom att när det gäller hälso- och sjukvårdsinsatser i

text: Äldreförvaltningen utför all hälso- och sjukvård under jourtid, ”joursjukvård”, även för brukare som hör till omsorgsnämndens ansvarsområde eller som nämnderna har ett huvudmannaansvar för men som bedrivs av privata aktörer.

text: Personuppgiftsansvaret för behandling av personuppgifter i journalsystemet beträffande den kommunala hälso- och sjukvården i Uppsala kommun

text: Omsorgsnämnden uppger att nämnderna är personuppgiftsansvariga för respektive nämnds ansvarsområde enligt

text: patientdatalagen

text: . Det framgår att en patient kan vara aktuell inom både omsorgsnämnden och äldrenämnden.

text: Personuppgiftsbehandling i journalsystemet

text: Journalsystemet har använts inom Uppsala kommun sedan juni 2012 och det är kommunen som sköter driften av systemet. Journalsystemet används både inom hälso- och sjukvården och inom socialtjänsten. Journaluppgifterna från de olika verksamhetsområdena är dock separerade.

text: Högst upp i patientens journal visas om det finns specifik information om patienten under rubriken ”varning eller observandum”. För att ”varning eller observandum” ska synas i journalen, skrivs en vanlig journalanteckning och raden markeras med sökord 1 ”observandum” och sedan med sökord 2 ”varning, smitta eller observation”. Varningar är t.ex. allergier och dessa markeras med en röd triangel. Smitta och observationer markeras med ett utropstecken. Observandum ligger alltid synligt i patientens journal av patientsäkerhetsskäl. Det är p.g.a. ett tidigare klagomål som man har beslutat att göra detta.

text: Behörighetstilldelning

text: Av dokumentet Siebel – Organisationsträd Patientjournal framgår följande.

text: Behörighetsnivå 1 – ”Journaler finns enbart tillgängliga för leg. personal inom en och samma organisation, i detta fall för leg. personal inom Uppsala

text: kommun (egen regi). Det betyder att när leg. personal inom Uppsala kommun (egen regi) skriver en journalanteckning för en kund så har all leg. personal inom den egna organisationen åtkomst till den oavsett vilket affärsområde/verksamhetsområde leg. personalen är placerad i/arbetar i. Detta beror på att journaler upprättas/skrivs på den högsta nivån (Nivå 1), vilket innebär att kund har alltid en journal oavsett om denne är aktuell inom flera affärsområden/verksamhetsområden inom Uppsala kommun (egen regi).  Legitimerad personal, oberoende var de har sin placering, skriver alltid i en och samma journal.  Om patienten flyttar till annan enhet/avdelning, oavsett var i organisationen, förblir patientjournalen intakt. Exempel: Legitimerad personal på ett särskilt boende kan fortsätta arbeta i en påbörjad vårdplan, skapad av legitimerad personal på ett växelvårdsboende.  Journalen påverkas inte vid en eventuell omorganisation.  Så länge vårdrelation finns, behöver ingen dialog ske utanför verksamhetssystemet (fax, mail, telefon etc.). Detta leder till en hög patientsäkerhet.”

text: Behörighetsnivå 2 – De privata vårdgivarna upprättar/journalför på mellannivån (Nivå 2), ”vilket innebär att leg. personal som arbetar med samma kund men som är placerad/arbetar i ett annat affärsområde/verksamhetsområde inte har möjlighet att läsa journalanteckningen. Det betyder också att det är sekretess mellan de olika affärsområdena/verksamhetsområdena i och med att varje affärsområde/verksamhetsområde upprättar en egen journal för kund som man har en vårdrelation till. Med andra ord kan en kund ha flera journaler inom en och samma organisation då detta sker på Nivå 2."

text: Behörighetsnivå 3 – Innebär åtkomst till journaler för en eller flera enheter.

text: Vid inspektionen lämnades en lista in till Datainspektionen - Beställ systemroll - som beskriver de olika rollerna som finns i verksamhetssystemet. Av denna lista framgår bl.a. att vissa roller – såsom sjuksköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster/fysioterapeuter – har behörighetsnivå 1. Någon behovs- och riskanalys har inte presenterats av omsorgsnämnden.

text: Sammanhållen journalföring enligt

text: 6 kap.

text: patientdatalagen

text: Omsorgsnämnden uppger att den kommunala hälso- och sjukvården deltar i system för sammanhållen journalföring genom nationell patientöversikt (NPÖ) och genom journalsystemet. Innan den sammanhållna journalföringen infördes i kommunen, gjordes utredningar för att kontrollera att genomförandet var korrekt. Kommunen anser att man uppfyller kraven i

text: 6 kap.

text: patientdatalagen

text: Det finns riktlinjer för den sammanhållna journalföringen inom den kommunala hälso- och sjukvården. I verksamhetssystemet ingår den kommunala hälso- och sjukvården tillsammans med ca 10 privata vårdgivare. Dokumentet Riktlinje för informationshantering och journalföring gällande hälso- och sjukvård har getts in till Datainspektionen.

text: För att hälso- och sjukvårdspersonal i kommunen ska kunna ta del av uppgifter från och tillgängliggöra uppgifter för privata vårdgivare, som också använder sig av journalsystemet, måste patientens samtycke först inhämtas. Kommunen uppger att inhämtat samtycke enbart innebär att aktuell vårdgivare ges möjlighet att läsa andra vårdgivares anteckningar. Att dokumentera samtycke är tvingande för att möjliggöra läsning av andra vårdgivares journal.

text: Kommunen genomförde informationsinsatser riktade till kommunens medborgare i samband med att system för sammanhållen journalföring infördes. Det finns även information om sammanhållen journalföring på kommunens webbplats.

text: Den personal som inhämtar patientens samtycke till att ta del av uppgifter genom sammanhållen journalföring, ger information till patienten i samband med att samtycket inhämtas.

text: Spärr (sammanhållen journalföring)

text: Omsorgsnämnden uppger att patienten kan spärra sin journal så att privata vårdgivare inte kan ta del av dennes uppgift genom journalsystemet. Patienten spärrar inte mot en speciell vårdgivare, utan patienten spärrar all möjlighet för alla andra vårdgivare att läsa. Spärren kan bara hävas av vårdgivaren som spärren är upprättad av, oavsett om det är en privat vårdgivare eller vårdgivare i Uppsala kommun.

text: Det finns dock ingen möjlighet för patienten att spärra sina uppgifter som behandlas av omsorgsnämnden för äldrenämnden och vice versa. En diskussion pågår inom kommunen om vilka åtgärder som måste vidtas med anledning av omorganisationen av den kommunala hälso- och sjukvården.

text: Dokumentation av åtkomsten (loggar)

text: Samtliga roller som har åtkomst till patientuppgifter i verksamhetssystemet loggas, inklusive t.ex. tekniker som behöver åtkomst till systemet.

text: Omsorgsnämndens uppfattning är att loggarna innehåller all den information som

text: patientdatalagen

text: och Socialstyrelsens föreskrifter (

text: SOSFS 2008:14

text: ) om journalföring och informationshantering i hälso- och sjukvården föreskriver. Kommunen gör även loggkontroller.

text: Skäl för beslutet

text: Behörighetstilldelning i journalsystemet

text: Det framgår av

text: 4 kap. 2 §

text: och

text: 6 kap. 7 §

text: patientdatalagen

text: , att vårdgivaren ska bestämma villkor för tilldelning av behörighet för åtkomst till sådana uppgifter om patienter som förs helt eller delvis automatiserat. Sådan behörighet ska begränsas till vad som behövs för att den enskilde ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården.

text: Av 4 kap. 1-3 §§

text: HSLF-FS 2016:40

text: framgår att vårdgivaren ska ansvara för att varje användare tilldelas en individuell behörighet för åtkomst till personuppgifter och innan denne beslutar om tilldelning av behörighet, ska en behovs- och riskanalys genomföras.

text: Datainspektionens bedömning

text: Bestämmelserna i

text: patientdatalagen

text: syftar till att omhänderta både integritetsskydd och patientsäkerhet, se

text: 1 kap. 2 § patientdatalagen

text: . Lagstiftaren har således gjort en avvägning när det gäller hur informationen ska behandlas för att uppfylla såväl patientsäkerhet som integritetskrav.

text: Datainspektionen kan konstatera att kraven på vårdgivarens behörighetstilldelning i

text: 4 kap. 2 §

text: och

text: 6 kap. 7 §

text: patientdatalagen

text: är tydliga. Behörigheten ska begränsas till vad som behövs för att den enskilde ska kunna

text: fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården, utifrån en behovsoch riskanalys i enlighet med

text: 4 kap. 2 §

text: HSLF-FS 2016:40.

text: Datainspektionen kan vidare konstatera att all legitimerad personal inom omsorgsnämnden har tilldelats behörighetsnivå 1, vilket innebär att de har åtkomst till alla journaler som upprättas/skrivs på denna nivå.

text: Eftersom olika användare har olika arbetsuppgifter inom olika arbetsområden, är detta en vidare behörighet än vad som är tillåtet enligt

text: patientdatalagen

text: . Begränsning av en användares behörigheter ska göras utifrån en behovs- och riskanalys både inom ramen för den inre sekretessen, och inom ramen för den sammanhållna journalföringen.

text: Datainspektionen konstaterar att omsorgsnämnden inte har begränsat användarnas behörigheter till enbart vad som behövs för att användaren ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården. Omsorgsnämnden har därmed behandlat personuppgifter i strid med

text: artikel 32

text: dataskyddsförordningen och

text: 4 kap. 2 §

text: och

text: 6 kap. 7 §

text: patientdatalagen

text: och

text: 4 kap. 2 §

text: HSLF-FS 2016:40.

text: Datainspektionen förelägger därför omsorgsnämnden att efter en behovs- och riskanalys tilldela varje användare individuell behörighet för åtkomst till personuppgifter i journalsystemet Siebel, till vad som behövs för att den enskilde ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården i enlighet med

text: 4 kap. 2 §

text: och

text: 6 kap. 7 §

text: patientdatalagen

text: och

text: 4 kap. 2 §

text: HSLF-FS 2016:40.

text: Patientens rätt till spärr i journalsystemet

text: Reglerna om vårdgivarens skyldighet att tillhandahålla en möjlighet för patienten att spärra sin vårddokumentation i it-system återfinns i

text: 4 kap. 4 §

text: och

text: 6 kap. 2 §

text: patientdatalagen

text: . Vidare kompletteras

text: patientdatalagens

text: bestämmelser av

text: HSLF-FS 2016:40

text: . Se särskilt

text: 4 kap. 5 §

text: och

text: 4 kap.

text: 8 §§

text: HSLF-FS 2016:40

text: Av

text: 4 kap. 4 § första stycket patientdatalagen

text: sådana fall ska uppgiften genast spärras. Vårdnadshavare till ett barn har dock inte rätt att spärra barnets uppgifter. Uppgift om att det finns spärrade uppgifter får vara tillgänglig för andra vårdenheter eller vårdprocesser.

text: Av

text: 6 kap. 2 § fjärde stycket patientdatalagen

text: framgår att om en patient motsätter sig att andra uppgifter än dem som anges i andra stycket samma lagrum görs tillgängliga för andra vårdgivare genom sammanhållen journalföring ska uppgifterna genast spärras. Vårdnadshavaren till ett barn kan dock inte spärra uppgifter om barnet. Av paragrafen framgår således att patientens rätt att motsätta sig att uppgifter tillgängliggörs i den sammanhållna journalföringen omfattar samtliga uppgifter, utom uppgift om att det finns spärrade uppgifter och vilken vårdgivare som har spärrat dessa.

text: Det följer vidare av

text: 5 kap. 4 § patientdatalagen

text: att utlämnande genom direktåtkomst till personuppgifter endast är tillåten i den utsträckning som anges i lag eller förordning. Av andra stycket följer att om ett landsting eller en kommun bedriver hälso- och sjukvård genom flera myndigheter, får en sådan myndighet ha direktåtkomst till personuppgifter som behandlas av någon annan sådan myndighet i samma landsting eller kommun.

text: ” Det förhållandet att direktåtkomst i ett visst fall medges inom en vårdgivarorganisation påverkar dock inte tillämpningen av de bestämmelser som innebär andra begränsningar av möjligheterna att i en specifik vårdsituation få tillgång till personuppgifter, t.ex. reglerna om spärrning av personuppgifter enligt 4 kap.” (Se

text: prop. 2007/08:126, s. 245

text: Omsorgsnämnden har uppgett att uppgifterna i ”Observandum” alltid är synliga i patientens journal av patientsäkerhetsskäl, med anledning av tidigare klagomål.

text: Omsorgsnämnden har vidare uppgett att det inte finns någon möjlighet för patienten att spärra sina uppgifter som behandlas av omsorgsnämnden för äldrenämnden och vice versa.

text: Omsorgsnämnden har dock uppgett att det tekniskt går att spärra patientens uppgifter mot alla andra vårdgivare inom ramen för den sammanhållna journalföringen samt att spärren enbart kan hävas av den vårdgivaren som upprättat spärren.

text: Datainspektionens bedömning

text: Patientens rätt till spärr gäller både i den inre sekretessen såväl som i system för sammanhållen journalföring. När patienten begär att dennes vårddokumentation ska spärras får vårddokumentationen inte finnas elektronisk tillgänglig för andra vårdenheter alternativt vårdprocesser eller, via direktåtkomst, för andra vårdgivare.

text: Det finns inte någon laglig möjlighet för vårdgivaren att undanta viss vårddokumentation från patientens spärrmöjlighet inom ramen för den inre sekretessen. Detta innebär att om patienten begär det, ska vårdgivaren spärra all vårddokumentation i journalsystemet – vilket inkluderar vårddokumentation som finns i ”Observandum”.

text: Mot bakgrund av ovanstående konstaterar Datainspektionen att omsorgsnämnden inte har tekniska funktioner för spärrar i journalsystemet Siebel mellan omsorgsnämnden och äldrenämnden, vad gäller vårddokumentationen i ”Observandum”. Omsorgsnämnden har därmed behandlat personuppgifter i strid med

text: artikel 32

text: dataskyddsförordningen och

text: 4 kap. 4 §

text: och

text: 5 kap. 4 §

text: patientdatalagen

text: Datainspektionen förelägger omsorgsnämnden att införa tekniska funktioner för spärrar i journalsystemet mellan omsorgsnämnden och äldrenämnden enligt

text: 4 kap. 4 § patientdatalagen

text: Detta beslut har fattats av enhetschefen Katarina Tullstedt efter föredragning av juristen Maria Bergdahl.

text: Katarina Tullstedt Maria Bergdahl

text: Kopia till: Dataskyddsombud (via e-post för kännedom) Inspektionen för vård och omsorg

text: Hur man överklagar

text: Om ni vill överklaga beslutet ska ni skriva till Datainspektionen. Ange i skrivelsen vilket beslut som överklagas och den ändring som ni begär. Överklagandet ska ha kommit in till Datainspektionen senast tre veckor från den dag beslutet meddelades. Datainspektionen sänder överklagandet vidare till Förvaltningsrätten i Stockholm för prövning om inspektionen inte själv ändrar beslutet på det sätt ni har begärt.

text: Beslut – Äldrenämnden

text: Äldrenämnden Uppsala kommun Äldreförvaltningen 753 75 Uppsala

text: Tillsyn enligt dataskyddsförordningen

text: (EU) 2016/679

text: patientdatalagen

text: Datainspektionens beslut

text: Datainspektionen konstaterar att Äldrenämnden i Uppsala kommun behandlar personuppgifter i strid med

text: artikel 32

text: dataskyddsförordningen, genom att:

text: 1. Äldrenämnden inte har begränsat användarnas behörigheter till enbart vad som behövs för att användaren ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården. Äldrenämnden i Uppsala kommun har därmed behandlat personuppgifter i strid med

text: 4 kap. 2 §

text: och

text: 6 kap. 7 §

text: patientdatalagen (2008:355)

text: HSLF-FS 2016:40

text: 2. Nattsjuksköterskor inom äldrenämndens joursjukvård tar del av patienters ospärrade personuppgifter hos andra vårdgivare utan samtycke från patienterna. Äldrenämnden i Uppsala kommun har därmed behandlat personuppgifter i strid med

text: 6 kap. 3 § patientdatalagen

text: och

text: 4 kap. 6 §

text: HSLF-FS 2016:40.

text: 3. Äldrenämnden inte har tekniska funktioner för spärrar i journalsystemet Siebel mellan Äldrenämnden och Omsorgsnämnden

text: i Uppsala kommun, vad gäller vårddokumentationen i ”Observandum”. Äldrenämnden i Uppsala kommun har därmed behandlat personuppgifter i strid med

text: 4 kap. 4 §

text: och

text: 5 kap. 4 §

text: patientdatalagen

text: Datainspektionen konstaterar vidare att Äldrenämnden i Uppsala kommun behandlar personuppgifter i strid med

text: artikel 5

text: dataskyddsförordningen, genom att:

text: 4. Nattsjuksköterskor inom äldrenämnden journalför i andra vårdgivares patientjournaler vid sjukvård under jourtid. Genom att äldrenämnden journalför i andra vårdgivares patientjournaler uppfyller inte äldrenämnden kraven i

text: 3 kap. 1 § patientdatalagen

text: och heller inte sitt personuppgiftsansvar enligt

text: artikel 5

text: dataskyddsförordningen. Äldrenämnden kan varken ansvara för eller visa att de behandlar personuppgifterna på ett lagligt och korrekt sätt eller tillse att uppgifterna är korrekta och om nödvändigt uppdaterade, inte heller att uppgifterna behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna – inbegripet skydd mot obehörig eller otillåten behandling och mot förlust, förstöring eller skada genom olyckshändelse.

text: Datainspektionen förelägger Äldrenämnden i Uppsala kommun att:

text: 4 kap. 2 §

text: och

text: 6 kap. 7 §

text: patientdatalagen

text: och

text: 4 kap. 2 §

text: HSLF-FS 2016:40.

text: 2. Upphöra med att ge användare åtkomst till patienters ospärrade personuppgifter hos andra vårdgivare, utan samtycke och utan att det föreligger skäl till undantag enligt

text: 6 kap. 3 §

text: och

text: 6 kap. 4 §

text: patientdatalagen

text: 3. Införa tekniska funktioner för spärrar i journalsystemet Siebel mellan Äldrenämnden och Omsorgsnämnden i Uppsala kommun enligt

text: 4 kap. 4 § patientdatalagen

text: 4. Tillse att all journalföring sker i äldrenämndens egna patientjournaler.

text: Upplysning

text: Patientdatalagen

text: HSLF-FS 2016:40

text: patientdatalagen

text: och

text: HSLF-FS 2016:40

text: patientdatalagens

text: Datainspektionens inspektion av Äldrenämnden i Uppsala kommun genomfördes innan dataskyddsförordningen började tillämpas, varför inspektionen inte i detta beslut kommer att använda sig av de korrigerande befogenheterna såvitt avser sanktionsavgifter.

text: Redogörelse för tillsynsärendet

text: Datainspektionen har granskat äldrenämndens och omsorgsnämndens tilldelning av behörigheter, loggkontroller samt ställt frågor inom ramen för den sammanhållna journalföringen vad gäller journalsystemet Siebel (härefter journalsystemet).

text: Äldrenämnden inkom den 24 februari 2017 med kompletterande uppgifter till Datainspektionen samt lämnade vissa synpunkter på inspektionsprotokollet.

text: Den 25 oktober 2018 begärde Datainspektionen att äldrenämnden skulle lämna kompletterande uppgifter, med anledning av att handläggningen hade dragit ut på tiden. Framförallt ville inspektionen veta om personuppgiftsbehandlingen i journalsystemet hade förändrats i förhållande till när inspektionen utfördes den 3 februari 2017.

text: Yttrande från äldrenämnden inkom till Datainspektionen den 13 november 2018, och bl.a. följande framkommer. ”Personuppgiftsbehandlingarna i journalsystemet har inte förändrats i förhållande till när inspektionen gjordes. Däremot kan nämnas att kommunen har inlett en upphandling av framtida dokumentationssystem vilket kommer att ersätta Siebel. Tanken är således att ett nytt journalsystem ska vara på plats under 2019 eller i vart fall 2020.”

text: Äldrenämnden har i huvudsak uppgett följande.

text: Uppsala kommun har sedan den 1 januari 2017 delat upp ansvaret för den kommunala hälso-och sjukvården på två olika nämnder – äldrenämnden och omsorgsnämnden.

text: Äldrenämnden

text: Äldrenämnden ansvarar för uppgifter avseende kommunala åtaganden enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) för personer över 65 år, dock inte för personer som omfattas av lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) eller som har en psykisk funktionsnedsättning. Äldrenämndens verksamhet bedrivs av Äldreförvaltningen under ledning av en förvaltningsdirektör. Äldreförvaltningen ansvarar för hemsjukvård i särskilda boenden för äldre och hemsjukvård i ordinärt boende för de över 65 år. MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) är organiserad i en kvalitets- och utvecklingsenhet med en avdelningschef. Områdeschef samt verksamhetschef enligt HSL finns för ordinärt boende organiserad under avdelningschef för hemvård. Alla särskilda boenden för äldre har en egen verksamhetschef HSL, som finns organiserad under avdelningschef vid

text: avdelningen för boenden. Äldreförvaltningen har en stab som ansvarar för strategiska hälso- och sjukvårdsfrågor samt upphandling, avtal och avtalsuppföljning.

text: Omsorgsnämnden har uppgett följande

text: Omsorgsnämnden ansvarar för uppgifter avseende det kommunala åtagandet enligt HSL för personer under 65 år som omfattas av LSS eller som har en fysisk funktionsnedsättning. Omsorgsnämndens verksamhet bedrivs av Omsorgsförvaltningen under ledning av en förvaltningsdirektör. Förvaltningen har i första hand ansvar för hemsjukvård i särskilt boende för funktionshindrade och ordinärt boende för personer som fått beslut enligt LSS eller

text: socialtjänstlagen

text: (SOL) och är under 65 år. Förvaltningen har även anställd legitimerad personal som är organiserad i en egen avdelning med avdelningschef och verksamhetschef enligt HSL samt egen MAS.

text: Joursjukvård

text: Av de kompletterande uppgifterna som inkom till Datainspektionen den 24 februari 2017 framkom att när det gäller hälso- och sjukvårdsinsatser i ordinärt boende (dvs. för den som bor kvar i sitt hem) har hemvårdsleverantörerna ansvar för sjukvårdsinsatser mellan kl. 7-16. När det gäller särskilda boenden har de privata aktörerna ansvar mellan kl. 7-22. Övrig tid tillgodoses enskildas behov av hälso- och sjukvårdsinsatser av den kommunala joursjukvården, dvs. en del av kommunens egenregi.

text: Äldreförvaltningen utför all hälso- och sjukvård under jourtid ”joursjukvård”, även för brukare som hör till omsorgsnämndens ansvarsområde eller som nämnderna har ett huvudmannaansvar för men som bedrivs av privata aktörer.

text: Äldrenämnden uppger att nämnderna är personuppgiftsansvariga för respektive nämnds ansvarsområde enligt

text: patientdatalagen

text: När det gäller verksamheten som benämns ”joursjukvård” har äldrenämnden utifrån den definition som anges i

text: 2 kap. 6 § patientdatalagen

text: - bedömt att personuppgiftsansvaret är kopplat till den behandling som en myndighet rent faktiskt utför. Eftersom den utförande myndigheten i detta fall är äldrenämnden, har kommunen gjort bedömningen att äldrenämnden ansvarar för personuppgiftsbehandlingen i verksamhetssystemet såvitt avser dokumentation som avser sjukvård under jourtid.

text: Behörighetstilldelning

text: Behörighetsnivå 1 – ”Journaler finns enbart tillgängliga för leg. personal inom en och samma organisation, i detta fall för leg. personal inom Uppsala kommun (egen regi). Det betyder att när leg. personal inom Uppsala kommun (egen regi) skriver en journalanteckning för en kund så har all leg. personal inom den egna organisationen åtkomst till den oavsett vilket

text: Vid inspektionen lämnades en lista in till Datainspektionen - Beställ systemroll - som beskriver de olika rollerna som finns i journalsystemet. Av denna lista framgår bl.a. att vissa roller – såsom sjuksköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster/fysioterapeuter – har behörighetsnivå 1. Någon behovs- och riskanalys har inte presenterats av äldrenämnden.

text: Joursjukvård

text: Äldrenämnden uppger att nattsköterskorna, ca 15-20 sjuksköterskor, arbetar jour nattetid och samtliga av dessa sjuksköterskor är anställda av äldrenämnden. Dessa sjuksköterskor har behörigheter till uppgifter i journalsystemet hänförliga till dels patienter inom den kommunala hälso-

text: och sjukvården, dels till uppgifter om patienter hos de privata vårdgivarna. För att kunna logga in sig i de privata vårdgivarnas patientjournaler använder sig sjuksköterskorna av så kallad positionering. Positionering innebär att sjuksköterskorna byter den enhet/organisationsdel som de för stunden arbetar utifrån, exempelvis vilken vårdgivare eller vilken enhet inom vårdgivaren som de arbetar utifrån. Det är endast dessa nattsköterskor som har den aktuella positioneringsmöjligheten.

text: Nattsköterskor som besöker de privata vårdgivarnas patienter loggar in i och journalför i den privata vårdgivarens journal. Det finns inget samtycke från aktuella patienter till att personal inom den kommunala hälso- och sjukvården får ges åtkomst till de privata vårdgivarnas patientuppgifter i journalsystemet.

text: Kommunens uppfattning är att det är den kommunala vårdgivaren som är ansvarig vårdgivare under de tider på dygnet då det inte finns något avtal med de privata vårdgivarna. Kommunen anser att detta är problematiskt rent rättsligt, oavsett hur stor eller liten den privata vårdgivaren är.

text: Sammanhållen journalföring enligt

text: 6 kap.

text: patientdatalagen

text: Äldrenämnden uppger att den kommunala hälso- och sjukvården deltar i system för sammanhållen journalföring genom nationell patientöversikt (NPÖ) och genom journalsystemet. Innan den sammanhållna journalföringen infördes i kommunen, gjordes utredningar för att kontrollera att genomförandet var korrekt. Kommunen anser att man uppfyller kraven i

text: 6 kap.

text: patientdatalagen

text: Det finns riktlinjer för den sammanhållna journalföringen inom den kommunala hälso- och sjukvården. I journalsystemet ingår den kommunala hälso- och sjukvården tillsammans med ca 10 privata vårdgivare. Dokumentet Riktlinje för informationshantering och journalföring gällande hälso- och sjukvård har getts in till Datainspektionen.

text: För att hälso- och sjukvårdspersonal i kommunen ska kunna ta del av uppgifter från och tillgängliggöra uppgifter för privata vårdgivare som också använder sig av journalsystemet, förutom vad som tidigare angetts beträffande nattsjuksköterskor vid joursjukvård, måste patientens samtycke först inhämtas. Kommunen uppger att inhämtat samtycke enbart innebär att aktuell vårdgivare ges möjlighet att läsa andra vårdgivares anteckningar. Att

text: dokumentera samtycke är tvingande för att möjliggöra läsning av andra vårdgivares journal.

text: Spärr (sammanhållen journalföring)

text: Äldrenämnden uppger att patienten kan spärra sin journal så att privata vårdgivare inte kan ta del av dennes uppgift genom journalsystemet. Patienten spärrar inte mot en speciell vårdgivare, utan patienten spärrar all möjlighet för alla andra vårdgivare att läsa. Spärren kan bara hävas av vårdgivaren som spärren är upprättad av, oavsett om det är en privat vårdgivare eller vårdgivare i Uppsala kommun.

text: Det finns dock ingen möjlighet för patienten att spärra sina uppgifter som behandlas av äldrenämnden för omsorgsnämnden och vice versa. En diskussion pågår inom kommunen om vilka åtgärder som måste vidtas med anledning av omorganisationen av den kommunala hälso- och sjukvården.

text: Dokumentation av åtkomsten (loggar)

text: Samtliga roller som har åtkomst till patientuppgifter i journalsystemet loggas, inklusive t.ex. tekniker som behöver åtkomst till systemet.

text: Äldrenämndens uppfattning är att loggarna innehåller all den information som

text: patientdatalagen

text: och Socialstyrelsens föreskrifter (

text: SOSFS 2008:14

text: Skäl för beslutet

text: Det framgår av

text: 4 kap. 2 §

text: och

text: 6 kap. 7 §

text: patientdatalagen

text: Av 4 kap. 1-3 §§

text: HSLF-FS 2016:40

text: Datainspektionens bedömning

text: Bestämmelserna i

text: patientdatalagen

text: 1 kap. 2 § patientdatalagen

text: 4 kap. 2 §

text: och

text: 6 kap. 7 §

text: patientdatalagen

text: är tydliga. Behörigheten ska begränsas till vad som behövs för att den enskilde ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården, utifrån en behovsoch riskanalys i enlighet med

text: 4 kap. 2 §

text: HSLF-FS 2016:40.

text: Datainspektionen kan vidare konstatera att all legitimerad personal inom äldrenämnden har tilldelats behörighetsnivå 1, vilket innebär att de har åtkomst till alla journaler som upprättas/skrivs på denna nivå. När det gäller nattsjuksköterskorna vid äldrenämnden har de även tilldelats möjligheten att använda sig av så kallad positionering i journalsystemet, vilket medför faktisk åtkomst till alla privata vårdgivares patientjournaler vid joursjukvård utan att patienterna har samtyckt till detta.

text: patientdatalagen

text: Datainspektionen konstaterar att äldrenämnden inte ha begränsat användarnas behörigheter till enbart vad som behövs för att användaren ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården. Äldrenämnden har därmed behandlat personuppgifter i strid med

text: artikel 32

text: dataskyddsförordningen och

text: 4 kap. 2 §

text: och

text: 6 kap. 7 §

text: patientdatalagen

text: och

text: 4 kap. 2 §

text: HSLF-FS 2016:40.

text: Datainspektionen förelägger därför äldrenämnden att efter en behovs- och riskanalys tilldela varje användare individuell behörighet för åtkomst till personuppgifter i journalsystemet Siebel, till vad som behövs för att den enskilde ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården i enlighet med

text: 4 kap. 2 §

text: och

text: 6 kap. 7 §

text: patientdatalagen

text: och

text: 4 kap. 2 §

text: HSLF-FS 2016:40.

text: En vårdgivares behandling av en annan vårdgivares ospärrade personuppgifter

text: Bestämmelserna om under vilka förutsättningar en vårdgivare får behandla ospärrade personuppgifter som en annan vårdgivare gjort tillgängliga i systemet med sammanhållen journalföring, finns i

text: 6 kap. 3 § patientdatalagen

text: . Där framgår att tre villkor ska vara uppfyllda - det krävs att uppgifterna rör en patient som det finns en aktuell vårdrelation med, att uppgifterna kan antas ha betydelse för att förebygga, utreda eller behandla sjukdomar och skador hos patienten inom hälso- och sjukvården och att patienten samtycker till detta.

text: Av förarbetena till

text: patientdatalagen

text: framgår att det fordras ett aktivt samtycke från patientens sida (

text: prop. 2007/08:126, s. 252

text: f).

text: Vidare följer av

text: 4 kap. 6 §

text: HSLF-FS 2016:40 att vårdgivaren ska ansvara för att en behörig användares åtkomst till ospärrade uppgifter om en patient hos en annan vårdgivare, föregås av att användaren kontrollerar att förutsättningarna för behandling av personuppgifter enligt

text: 6 kap. 3 §

text: eller

text: 3 a §

text: patientdatalagen (2008:355)

text: är uppfyllda och därefter gör ett aktivt val för att ta del av uppgifterna.

text: Äldrenämnden har uppgett att nattsjuksköterskorna vid joursjukvård kan använda sig av så kallad positionering i journalsystemet - för att på så sätt få åtkomst till dels patienternas personuppgifter i de privata vårdgivarnas journaler, dels till patienternas personuppgifter inom den kommunala hälso-

text: och sjukvården. Vidare journalför nattsjuksköterskorna i de privata vårdgivarnas journaler. Nämnden har också uppgett att något samtycke från de aktuella patienterna inte har inhämtats innan detta sker.

text: Datainspektionens bedömning

text: Datainspektionen kan konstatera att äldrenämnden inte har inhämtat ett aktivt samtycke från patienterna hos de privata vårdgivarna, innan nattsjuksköterskorna tar del av patienternas personuppgifter hos de privata vårdgivarna.

text: Ett aktivt samtycke krävs innan användare hos äldrenämnden får behandla ospärrade personuppgifter som en annan vårdgivare har gjort tillgängliga genom systemet för sammanhållen journalföring. För att en vårdgivare ska få behandla sådana uppgifter som en vårdnadshavare inte har rätt att spärra enligt 2 § fjärde stycket andra meningen krävs att förutsättningarna enligt första stycket 1 och 2 eller andra stycket 1 och 2 är uppfyllda (se

text: 6 kap. 3 § tredje stycket patientdatalagen

text: Om det föreligger fara för patientens liv eller annars föreligger allvarlig risk för dennes hälsa, och samtycket inte kan inhämtas enligt

text: 6 kap. 3 § patientdatalagen

text: , kan vårdgivaren under vissa förutsättningar ändå behandla de ospärrade uppgifterna, se

text: 6 kap. 4 § andra stycket patientdatalagen

text: När det gäller samtyckesfrågan noterar Datainspektionen att det av förarbetena framgår att ett samtycke i vissa fall kan lämnas i förväg, innan den aktuella patientrelationen har uppstått (

text: prop. 2007/08:126, s. 253

text: Datainspektionen konstaterar att nattsjuksköterskor inom äldrenämndens joursjukvård tar del av patienters ospärrade personuppgifter hos andra vårdgivare utan samtycke från patienterna, och utan att det föreligger något annat undantag enligt

text: 6 kap. 3 §

text: och

text: 6 kap. 4 §

text: patientdatalagen

text: . Äldrenämnden har därmed behandlat personuppgifter i strid med

text: artikel 32

text: dataskyddsförordningen och

text: 6 kap. 3 § patientdatalagen

text: och

text: 4 kap. 6 §

text: HSLF-FS 2016:40.

text: Datainspektionen förelägger äldrenämnden att upphöra med att ge användare åtkomst till patienters ospärrade personuppgifter hos andra vårdgivare, utan samtycke och utan att det föreligger skäl till undantag enligt

text: 6 kap. 3 §

text: och

text: 6 kap. 4 §

text: patientdatalagen

text: 4 kap. 4 §

text: och

text: 6 kap. 2 §

text: patientdatalagen

text: . Vidare kompletteras

text: patientdatalagens

text: bestämmelser av

text: HSLF-FS 2016:40

text: . Se särskilt

text: 4 kap. 5 §

text: och

text: 4 kap.

text: 8 §§

text: HSLF-FS 2016:40

text: Av

text: framgår att personuppgifter som dokumenterats för ändamål som anges i 2 kap. 4 § punkterna 1 och 2 hos en vårdenhet eller inom en vårdprocess, inte får göras tillgängliga genom elektronisk åtkomst för den som arbetar vid en annan vårdenhet eller inom en annan vårdprocess hos samma vårdgivare, om patienten motsätter sig det. I sådana fall ska uppgiften genast spärras. Vårdnadshavare till ett barn har dock inte rätt att spärra barnets uppgifter. Uppgift om att det finns spärrade uppgifter får vara tillgänglig för andra vårdenheter eller vårdprocesser.

text: Av

text: Det följer vidare av

text: 5 kap. 4 § patientdatalagen

text: ”Det förhållandet att direktåtkomst i ett visst fall medges inom en vårdgivarorganisation påverkar dock inte tillämpningen av de bestämmelser som innebär andra begränsningar av möjligheterna att i en specifik vårdsituation få tillgång till personuppgifter, t.ex. reglerna om spärrning av personuppgifter enligt 4 kap”, (se

text: prop. 2007/08:126, s. 245

text: Äldrenämnden har uppgett att uppgifterna i ”Observandum” alltid är synliga i patientens journal av patientsäkerhetsskäl, med anledning av tidigare klagomål.

text: Äldrenämnden har vidare uppgett att det inte finns någon möjlighet för patienten att spärra sina uppgifter som behandlas av äldrenämnden för omsorgsnämnden och vice versa.

text: Äldrenämnden har dock uppgett att det tekniskt går att spärra patientens uppgifter mot alla andra vårdgivare inom ramen för den sammanhållna journalföringen samt att spärren enbart kan hävas av den vårdgivaren som upprättat spärren.

text: Datainspektionens bedömning

text: Mot bakgrund av ovanstående konstaterar Datainspektionen att äldrenämnden inte har tekniska funktioner för spärrar i journalsystemet Siebel mellan äldrenämnden och omsorgsnämnden, vad gäller vårddokumentationen i ”Observandum”. Äldrenämnden har därmed behandlat personuppgifter i strid med

text: artikel 32

text: dataskyddsförordningen och

text: 4 kap. 4 §

text: och

text: 5 kap. 4 §

text: patientdatalagen

text: Datainspektionen förelägger äldrenämnden att införa tekniska funktioner för spärrar i journalsystemet mellan äldrenämnden och omsorgsnämnden enligt

text: 4 kap. 4 § patientdatalagen

text: En vårdgivares journalföringsplikt

text: Det framgår av

text: 1 kap. 1 § patientdatalagen

text: att denna lag tillämpas vid vårdgivares behandling av personuppgifter inom hälso- och sjukvården.

text: I

text: 3 kap.

text: samma lag finns uttryckliga bestämmelser vad gäller skyldigheten att föra patientjournal. Enligt

text: 3 kap. 1 § patientdatalagen

text: ska det vid vård av patienter föras patientjournal.

text: Datainspektionens bedömning

text: Äldrenämnden är personuppgiftsansvarig för all behandling av personuppgifter som sker hos nämnden, vilket inkluderar behandling av personuppgifter i patientjournaler.

text: Om en vårdgivare journalför personuppgifter hos en annan vårdgivare, dvs. i patientjournaler hos andra personuppgiftsansvariga, innebär detta att de mest grundläggande förutsättningarna i

text: patientdatalagen

text: inte är uppfyllda.

text: Datainspektionen kan konstatera att nattsjuksköterskorna journalför i patientjournaler hos andra personuppgiftsansvariga. Kravet på journalföring, dess riktighet, dess bevarande osv. innebär att journalen måste föras och bevaras av äldrenämnden. Rätteligen ska äldrenämndens nattsköterskor därför enbart journalföra personuppgifter i äldrenämndens journalsystem.

text: Datainspektionen konstaterar att äldrenämnden behandlar personuppgifter i strid med

text: artikel 5

text: dataskyddsförordningen, genom att nattsjuksköterskor inom äldrenämnden journalför i andra vårdgivares patientjournaler, och inte i de egna patientjournalerna, vid sjukvård under jourtid. Genom att journalföra i andra vårdgivares patientjournaler uppfyller inte äldrenämnden kraven i

text: 3 kap. 1 § patientdatalagen

text: och därmed inte sitt personuppgiftsansvar enligt

text: artikel 5

text: Datainspektionen förelägger äldrenämnden att tillse att all journalföring sker i äldrenämndens egna patientjournaler.

text: Katarina Tullstedt Maria Bergdahl

text: Hur man överklagar