title: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av pappershandlingar efter skanning

text: 1 kap. Tillämpning och omfattning

text: Dessa föreskrifter gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen och – sådana organ som avses i

text: 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

text: till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen. Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges, sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket.

text: Dessa föreskrifter gäller om det inte finns avvikande regler om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter eller beslut som grundar sig på lag eller förordning.

text: Allmänna råd. Avvikande regler finns till exempel i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet, i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m. och i myndighetsspecifika föreskrifter som reglerar gallring av pappershandlingar efter skanning.

text: Dessa föreskrifter gäller för pappershandlingar som har skannats så att elektroniska kopior har skapats. De gäller inte för skanning där endast uppgifter förs över till olika fält i en databas.

text: Dessa föreskrifter gäller för pappershandlingar som har skannats i samband med att de kom in eller upprättades. Föreskrifterna gäller inte för pappershandlingar som: 1. har skannats i ett senare skede för tillgängliggörande på webbplats, för att underlätta utlämnande av allmän handling eller för tillhandahållande för vidareutnyttjande, 2. har skannats i ett senare skede i syfte att elektroniska handlingar ska kunna ersätta dem i myndighetens arkiv eller 3. är övertagna från en annan myndighet och ingår i den myndighetens arkiv.

text: möjlighet att framställa om gallring hos Riksarkivet, som kan meddela myndighetsspecifika föreskrifter eller särskilda beslut om gallring.

text: Föreskrifterna gäller inte för skanning av handlingar på annat medium än papper.

text: 2 kap. Definitioner

text: I denna författning avses med

text: autenticitet en autentisk handling eller uppgift kan styrkas: a) ha upprättats eller kommit in med det innehåll och den utformning som myndigheten utger, b) ha upprättats eller kommit in vid den tidpunkt som anges, c) ha skapats eller skickats av den aktör – annan myndighet, organisation eller enskild – som uppges ha skapat eller skickat den, d) ha skapats och skickats vid den tidpunkt som aktören uppger och e) ha använts av myndigheten vid handläggning eller faktiskt handlande med det innehåll och den utformning som myndigheten uppger,

text: elektronisk handling upptagning för automatiserad behandling i enlighet med

text: 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen (1949:105)

text: elektronisk kopia elektronisk handling som avbildar ett pappersoriginal utan informationsförlust, – med samma innehåll och utseende, frånsett skillnaden i medium, – där innehållet kan bestå av text, bild och annan grafisk information,

text: gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför – förlust av betydelsebärande data, – förlust av möjliga sammanställningar, – förlust av sökmöjligheter, eller – förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet,

text: medium medel och metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar,

text: pappersoriginal pappershandling som kan utgöra underlag för skapandet av en elektronisk kopia och

text: skanning bildfångst där man med hjälp av pappersoriginal skapar en elektronisk kopia.

text: 3 kap. Gallring

text: Överföring av information till en databärare inom ett annat medium, såsom från papper till elektroniska handlingar, räknas alltid som gallring. Detta framgår av det allmänna rådet i 4 kap. 3 § Riksarkivets föreskrifter (RA- FS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter.

text: Pappersoriginal som har skannats så att elektroniska kopior har skapats får gallras med den frist som myndigheten själv fastställer, om förutsättningarna i detta kapitel är uppfyllda och om kravet på dokumentation i 4 kap. är uppfyllt.

text: Förutsättningar för gallring

text: Gallring med stöd av 2 § får endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att pappersoriginalen bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och för forskning.

text: Allmänna råd. Myndigheten bör ta hänsyn till om handlingarna omfattas av formkrav, såsom egenhändigt undertecknande, och om de innehåller ett bevisvärde som inte kan föras över till elektroniska handlingar. Till exempel kan avtal, överenskommelser och fullmakter behöva finnas kvar som pappersoriginal en viss tid. Myndighetens protokoll och beslut som har skrivits under på papper kan behöva bevaras en viss tid på grund av interna bestämmelser. Pappersoriginal av betydelse för Sveriges internationella åtaganden kan behöva bevaras. Pappersoriginal som utgör revisionsunderlag vid granskning av verksamhet som finansieras av Europeiska unionen kan behöva bevaras så länge kravet på underlag för revision föreligger.

text: De elektroniska kopiorna ska framställas enligt Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 2009:2

text: ) och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar. Säkerhetskopior av de elektroniska kopiorna ska framställas i enlighet med 6 kap. 5 § Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 2009:1

text: ) och allmänna råd om elektroniska handlingar.

text: Innehållet i pappersoriginalen ska ha förts över utan informationsförlust till elektroniska kopior. Myndigheter ska förvissa sig om att så har skett genom att kontrollera kopior nas riktighet. Kontrollerna ska visa att kopiorna inte är bristfälliga på grund av något har gått fel under skanningsprocessen. Innehåll – inklusive betydelsebärande data

text: Ändrade genom

text: RA-FS 2019:2

text: . 3

text: i form av färger, gråskalor eller kontraster – får inte ha feltolkats eller inte ha förts över till de elektroniska kopiorna. Kontrollerna ska ske utifrån av myndigheten uppställda kvalitetskrav. I dessa ska krav på grad av upplösning och på färgåtergivning ingå.

text: Kraven i Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 2009:1

text: ) och allmänna råd om elektroniska handlingar ska vara uppfyllda. Det innebär att de elektroniska kopiorna ska omfattas av en strategi för bevarande av elektroniska handlingar i enlighet med 3 kap. 1 §. Vidare ska de fortlöpande framställas, överföras, dokumenteras, hanteras, förvaras och vårdas så att de kan presenteras upprepat under den tid som de ska bevaras i enlighet med 4 kap. 1 §. Myndigheten ska fortlöpande kontrollera de elektroniska kopiorna i enlighet med 4 kap. 13 §. De elektroniska kopiorna ska skyddas genom att förses med behörighetssystem¸ loggsystem och skydd mot skadlig kod i enlighet med 6 kap. 4 §.

text: 4 kap. Dokumentation

text: Dokumentation om tillämpningen av föreskrifterna

text: Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Dokumentationen ska innehålla en frist för gallring och en motivering till ställningstagandet om när behovet av åtkomst till pappersoriginalen upphör. Dokumentationen ska även visa vilka kontroller som genomförs i enlighet med 3 kap. 5 § samt de åtgärder som genomförs i enlighet med 3 kap. 6 §.

text: Allmänna råd. Om skanningen omfattar handlingar som har kommit in eller upprättats inom olika typer av verksamheter kan dokumentationen ställas upp så att den följer myndighetens klassificeringsstruktur. Såväl pappersoriginalen som de elektroniska kopiorna ingår i arkivredovis ningen. Om tillämpningen är omfattande kan dokumentationen ingå i en plan för framställning, överföring till annat medium, kontroller, registrering, gallring och långtidslagring av allmänna handlingar i enlighet med det allmänna rådet till 3 kap 1 § Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 1991:1

text: Dokumentation med hänsyn tagen till behovet av att kunna fastställa autenticitet

text: Myndigheten ska dokumentera de elektroniska kopiorna med hänsyn tagen till behovet av att kunna fastställa deras autenticitet över tid.

text: 4 Ändrade genom

text: RA-FS 2019:2

text: Allmänna råd. Myndigheten bör förse de elektroniska kopiorna med uppgifter om kontrollsummor och dokumentera vilken algoritm som har använts vid beräkningen av dem. De integritetskontroller som genomförs med hjälp av kontrollsummorna bör dokumenteras. Hanteringen av de elektroniska kopiorna över tid bör dokumenteras. I det kan ingå överföringar mellan olika system och lagringslösningar, vilka behörigheter i att hantera de elektroniska kopiorna som har funnits samt vilka loggningar över eventuella ändringar som har gjorts.

text: 1. Denna författning träder i kraft den 15 april 2021. 2. Författningen får tillämpas retroaktivt för handlingar inkomna eller upprättade efter den 31 december 2009, förutsatt att – handlingarna skannades i samband med att de kom in eller upprättades, – de kontroller som anges i 3 kap. 5 § är genomförda och att – kraven i författningen även i övrigt är uppfyllda.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Monika Jansson

text: Elanders Sverige AB, 2021


fs: rafs

publisher: Riksarkivet

title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet

text: Denna författning träder i kraft den 15 april 2021.

type: stycke

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Fredrik Lindberg

text: Handlingar Återlämnande, Anmärkningar bevarande och gallring Rekrytera personal

type: rubrik

text: Annonser. Bevaras. Kravprofiler. Gallras när de inte Verkställande av längre behövs för gallring förutsätter att verksamheten. annonser bevaras. Ansökningshandlingar Bevaras. Avser till exempel avseende den sökande följebrev, meritförsom har anställts. teckningar, bilagor, betyg, arbetsprover, registerutdrag och handlingar rörande komplettering av ansökningshandlingar. Ansökningshandlingar 1. Gallras 2 år efter det För sökande som har avseende sökande som att beslutet om an ställ- överklagat anställinte har anställts. ning har vunnit laga ningsbeslutet hänvisas kraft. till Handlingar rörande 2. Vid preskriptions- överklagandeärenden. avbrott enligt

text: diskrimineringslagen (2008:567)

text: får handlingar istället gallras först då den väckta talan har av slutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.

text: Återlämnande:

text: Ansökningshandlingar på papper får återlämnas efter det att gall ringsfristen har löpt ut. Om handlingen har skannats eller kopierats får den återlämnas när myndigheten inte längre har behov av handlingen i original. Ansökningshandlingar Återlämnas eller där ansökan har åter - gallras när de inte tagits av den sökande. längre behövs för verksamheten.

text: Ändringen innebär att handlingstyperna Grunduppgifter i säkerhetsprövningar och 2 Handlingar rörande registerkontroll och särskild personutredning utgår.

text: Ansökningshandlingar 1. Gallras 2 år efter avseende tjänster som det att rekryteringen har dragits tillbaka avbröts. efter annonsering. 2. Vid preskriptionsavbrott enligt

text: diskrimineringslagen (2008:567)

text: Återlämnande:

text: Handlingarna får åter lämnas efter det att gallringsfristen har löpt ut. Om handlingen har skannats eller kopierats får den återlämnas när myndigheten inte längre har behov av handlingen i original. Ansökningshandlingar Återlämnas eller Avser till exempel som inte avser viss gallras när de inte intresseanmälningar ledigförklarad tjänst. längre behövs för och spontan ansökverksamheten. ningar. Anmälan om före- Bevaras. Avser en sökandes trädesrätt. anspråk på företrädesrätt till återanställning enligt lagen (

text: ) om anställningsskydd. Handlingar rörande 1. Gallras 2 år efter det Avser till exempel utvärdering av att beslutet om anställ - testresultat från urvals sökande. ning har vunnit laga tester, anteckningar kraft. från intervjuer eller 2. Vid preskriptions- referenstagning och avbrott enligt diskrimi- enkätfrågor och svar

text: neringslagen (2008:567)

text: som använts som får handlingar istället urvalsinstrument. gallras först då den

text: Undantag från gallring:

text: Handlingar som avser den anställde bevaras. Läkarintyg. Gallras 2 år efter det att Avser till exempel beslutet om anställning hälsodeklarationer. har vunnit laga kraft.

text: Undantag från gallring:

text: Läkarintyg som avser den anställde. Registerutdrag ur Återlämnas eller Avser till exempel belastningsregistret. gallras efter det att utdrag enligt lagen myndigheten har (

text: ) om antecknat att utdraget registerkontroll av har visats upp. personer som ska arbeta med barn. Förteckningar över Bevaras. Avser till exempel sökande. rekryteringsrapporter för information enligt lagen (

text: ) om medbestämmande i arbetslivet. Användarprofiler. Gallras 2 år efter Uppgifter som den användarens sista sökande själv registreinloggning i systemet. rat i rekryteringssystem, till exempel kontaktuppgifter och uppgifter om vilka tjänster hen sökt hos myndigheten. Handlingar rörande Bevaras. Avser till exempel arbetstillstånd. ansökan och beslut av Migrationsverket om arbetstillstånd för utländska medborgare. Anställningsbeslut. Bevaras. Avser myndighetens beslut som kan överklagas.

text: Information om Bevaras. Avser till exempel myndighetens beslut anslag, kungörelser om anställning. eller meddelanden om tillsatta tjänster. Korrespondens. 1. Gallras 2 år efter det Avser korrespondens att beslutet om anställ - som har betydelse för ning har vunnit laga beslutet om rekrykraft eller rekryte- tering, till exempel ringen har avbrutits. meddelande om åter - 2. Vid preskriptions- kallande av ansökan avbrott enligt diskrimi- eller meddelande om

text: neringslagen (2008:567)

text: avbruten rekrytering. får handlingar istället Avser även information gallras först då den till och korrespondens väckta talan har av - med fackliga företräslutats genom en dom dare och information eller ett beslut som har till Arbetsförmedvunnit laga kraft. lingen. Korrespondens som Gallras när den inte Avser till exempel motsaknar betydelse för längre behövs för tagningsbekräftelser, beslutet om rekryte- verksamheten kallelser till intervju ring. och tackbrev. Handlingar rörande Bevaras. Avser till exempel avvisade överkla- beslut och korresponganden. dens rörande överklaganden som avvisats för att de har kommit in för sent. Handlingar rörande Bevaras Avser till exempel: överklagandeärenden. – överklagande av anställningsbeslut, – myndighetens ytt rande i ärendet, – platsannonsen, – anslaget, – anställningsavtalet, – klagandens ansöknings handlingar in klu sive cv,

text: . – den eller de anställdas ansökningshandlingar inklusive cv, – referenser för den klagande och den eller de anställda eller – övriga handlingar i ärendet.

text: Hantera uppgifter om anställda

text: Elanders Sverige AB, 2021

type: foreskrift


title: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av säkerhetshandlingar

text: 1 kap. Omfattning och tillämpningsområde

text: I denna författning finns föreskrifter som reglerar vilka allmänna handlingar som får eller ska gallras inom statliga myndigheters arbete med informationssäkerhet och säkerhetsskydd. Författningen ska tillämpas vid gallring av dessa handlingar.

type: paragraf

text: Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, – sådana organ som avses i

text: 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

text: till den del de allmänna handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, – sådana enskilda organ som avses i lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring. Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges, sådana myndigheter och organ som upptas i

text: första stycket

text: Föreskrifterna i denna författning gäller om det inte finns avvikande regler om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter eller beslut som grundar sig på lag eller förordning.

type: kapitel

text: 2 kap. Definitioner

text: I denna författning avses med

text: fysisk säkerhet att förhindra eller försvåra fysisk åtkomst till, skador på och störningar i tillgången till organisationens information och informationssystem, för säkerhetsskydd detsamma som anges i

text: 2 kap. 3 § säkerhetsskyddslagen (2018:585)

text: gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför – förlust av betydelsebärande data, – förlust av möjliga sammanställningar, – förlust av sökmöjligheter, eller – förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet, informationssäkerhet bevarande av konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet hos information, för säkerhetsskydd detsamma som anges i

text: 2 kap. 2 § säkerhetsskyddslagen (2018:585)

text: , informationssystem applikationer, tjänster eller andra komponenter som hanterar information, i begreppet ingår också nätverk och infrastruktur, lagringsmedium fysiskt underlag för handlingar som används för att kunna lagra och läsa uppgifter i till exempel USB-minnen, mobiltelefoner, bärbara datorer, kopiatorer och skrivare, personalsäkerhet att säkerställa att anställda eller de som deltar i verksamheten förstår sitt ansvar och är lämpliga för de roller som de är tilltänkta för, för säkerhetsskydd detsamma som anges i

text: 2 kap. 4 § säkerhetsskyddslagen (2018:585)

text: , signalskyddstjänst kryptografiska funktioner som är godkända av försvarsmakten och som är avsedda för att skydda säkerhetskänslig verksamhet, säkerhetsskydd detsamma som anges i

text: 1 kap. 2 § säkerhetsskyddslagen (2018:585)

text: , säkerhetskänslig detsamma som anges i 1 kap. 1 § verksamhet

text: säkerhetsskyddslagen (2018:585)

text: säkerhetsskyddsklassi- detsamma som anges i 1 kap. 4 § ficerad handling

text: säkerhetsskyddsförordningen (2018:658)

text: säkerhetsskyddsklassi- detsamma som anges i 1 kap. 2 § säkerhetsskyddsficerade uppgifter lagen (

text: 3 kap. Gallring

text: Gallring av räkenskapsinformation, löne- och personaladministrativa handlingar samt handlingar vid upphandling regleras i Riksarkivets föreskrifter om gallring av sådana handlingar.

text: Allmänna handlingar som efter en tid förlorar betydelse för myndigheternas arbete med informationssäkerhet och säkerhetsskydd, till exempel överflödiga sammanställningar eller sammanställningsmöjligheter för fortlöpande intern kontroll, avstämning eller rapportering, får gallras med frister som myndigheten själv fastställer.

text: Myndigheter får, med de begränsningar som följer av 4 och 5 §§, gallra allmänna handlingar som anges i bilagorna till denna författning. I bilaga 2 finns en bestämmelse om att signalskyddsnycklar ska gallras, vilket innebär att de begränsningar som följer av 4 och 5 §§ inte kan tillämpas för denna handlingstyp.

text: Gallringen får endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning.

text: Allmänna råd. Myndigheterna bör kontinuerligt genomföra analyser av sin tillämpning av författningens föreskrifter och med dess resultat som stöd bevara handlingar som bedömts som viktiga för förståelsen av säkerhetsarbetet i den egna verksamheten eller förståelsen för hur det egna säkerhetsarbetet påverkat eller påverkats av omvärlden.

text: För allmänna handlingar som får gallras när de inte behövs för verksamheten ska fristen eller tidpunkten för gallring fastställas så att inte handlingarna gallras innan: – föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts, – tidsfrist för revision och preskription har gått ut, – betydelse för styrkande av rättigheter och skyldigheter eller – betydelse för förståelse av andra handlingar har upphört.

text: 4 kap. Dokumentation

text: Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.

text: Att myndighetens arkivredovisning ska omfatta hela myndighetens arkivbestånd framgår av 6 kap. 2 § Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA–FS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter1. Av 16 § framgår även att handlingar som gallras ska förtecknas.

text: Ytterligare föreskrifter om dokumentation av elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) finns i 5 kap Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).

text: Ändrad genom

text: RA-FS 2019:2

text: 1. Denna författning träder i kraft den 15 april 2021. 2. Denna författning får tillämpas retroaktivt.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Fredrik Lindberg

text: Bilaga 1 Gallring av informationssäkerhetshandlingar förutom säkerhetsskydd

text: Myndigheter får gallra handlingar enligt nedan

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Handlingar och lagringsmedium

text: Dokumentation över När de inte behövs för Avser till exempel: förstörda handlingar verksamheten. – Förstörings- eller eller lagringsmedium. gallringsrapporter. – Makuleringslistor. – Kassations- och avyttringsprotokoll/ rapporter. Dokumenterade till - När de inte behövs för stånd om att föra ut verksamheten. utrustning, handlingar eller datorprogram utanför organisationens lokaler. Dokumentation över När de inte behövs för Avser handlingar om transport av handlingar verksamheten. hur handlingar och och lagringsmedium. lagringsmedium skyddas mot obehörig åtkomst, missbruk eller förvanskning under transport. Avser till exempel: – Transportsäkerhetsanalyser. – Transportsäkerhetsplaner. – Beslut om transportnivåer. Handlingar och upp- När de inte behövs för Avser handlingar och gifter rörande hantering verksamheten. uppgifter om att styra av användar åtkomst och begränsa åtkomst eller behörig hets kon- till handlingar och troll till hand lingar och informationssystem, informations system. säkerställa behörig användaråtkomst och att förhindra obehörig åtkomst till informationssystem och tjäns ter samt att förhindra obehörig åtkomst till system och tillämpningar.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Avser till exempel: – Dokumenterade beslut om tilldelning av användaridentitet och behörighet. – Förteckningar över användare med åtkomsträttigheter eller behörigheter. – Handlingar rörande autentisering och behörighetskontroll. – Lösenord. – Användarkonton, administratörskonton och testkonton. Handlingar rörande När de inte behövs för Avser handlingar för kryptografiska verksamheten. sådant som hantering säkerhetsåtgärder. av krypteringsnycklar och krypteringsmateriel vid generering, lagring, hämtning, distribution, återkallande och destruering. För gallring av handlingar rörande signalskyddstjänst, se bilaga 2. Handlingar rörande När de inte behövs för Avser till exempel: aktiva kort och mjuka verksamheten. – Beställningshandcertifikat. lingar. – Kvittenser. – Register över kort och certifikat. – Kortet eller certifikatet. För gallring av handlingar inom signalskyddstjänst, se bilaga 2.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Informationssystem

text: Uppgifter och hand När de inte behövs för Avser handlingar och

text: lingar som rör säkerhet verksamheten. uppgifter som syftar till vid utveckling av och att säkerställa att förändringar i informa- ändringar är säkra, tionssystem. kontrollerade, god kän da och införs på ett systematiskt, spår bart och kontrollerat sätt. Kan ingå i en samlad dokumenta tion avseende utveck ling och ärenden om änd ringar. Avser till exempel: – Ändringsförslag. – Lösningsförslag. – Rapporter om genomförda förändringar. – Handlingar rörande test. Avser inte den dokumentation som behövs för att doku mentera elektroniska handlingar som ska bevaras. Förteckningar över När de inte behövs för Avser förteckningar tillgångar kopplade till verksamheten. som identifierar och informationssystem. kartlägger sådant som maskinvaruenheter, programvaror och tjänster i syftet att skaffa överblick över tillåtna och otillåtna enheter och programinstallationer och att ha kontroll över gäl lande konfigura tioner.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Handlingar och upp - När de inte behövs för Avser dokumentation gifter som beskriver verksamheten. som redogör för de ingående delar i infor - säkerhetsåtgärder som mationssystem och som avser informationshar betydelse för verk - systemet och vad som samhetens säkerhet. är av betydelse för att kunna upprätthålla säkerheten i och kring systemet. Kan ingå i en sam lad dokumenta tion som beskriver ingående delar i informationssystemet. Avser inte den dokumentation som behövs för att doku mentera elektroniska handlingar som ska bevaras. Handlingar rörande När de inte behövs för Avser handlingar och ändringshantering inom verksamheten. uppgifter rörande it-drift. säkerheten vid änd rin gar i informationssystem. Avser till exempel: – Uppgifter i register över ändringar. – Bedömningar av den potentiella påver kan, inbegripan de påverkan på informaionssäkerhet. – Verifieringar av att informationssäkerhetskrav är uppfyllda. Kan ingå i en samlad dokumentation som rör ändringshantering. Avser inte den dokumentation som behövs för att dokumentera elektroniska handlingar som ska bevaras

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Handlingar rörande När de inte behövs för Avser handlingar och kapacitetshantering. verksamheten. uppgifter om när användningen av informationssystem övervakas och justeras samt när prognoser görs av framtida kapacitetskrav. Kan ingå i en samlad dokumentation om kapacitetshantering. Handlingar rörande När de inte behövs för Avser till exempel skydd mot skadlig kod. verksamheten. inkomna program och handlingar rörande uppdatering av pro gram för upptäckt av skadlig kod m.m. Uppgifter i loggar som När de inte behövs för Avser manuell eller registrerar händelser verksamheten. automatisk registre ring som kan påverka av uppgifter i loggar säkerheten i eller kring som syftar till att ett informationssystem. upptäcka och utreda sådant som skadlig eller otillåten påver kan, obehörig åtkomst och funk tions störningar i informationssystem. Kan benämnas som säkerhetsloggar. Dokumenterade ana - När de inte behövs för Avser även de upp lyser av innehållet i verksamheten. gifter i loggar som säkerhetsloggar. identifierats, samlats in, kopierats för att ligga till grund för analys. Uppgifter i analyser kan bestå av t.ex. beskrivning av händelser som för ändringar och störningar i driften, be dömd orsak och vid tagen åtgärd. Kan ingå i myndighetens incidenthantering.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Personalsäkerhet

text: Handlingar rörande 1) När de inte behövs Avser den bakgrundsbakgrundskontroll för för verksamheten om kontroll som kan göras den som inte anställs kontrollen avbryts av på sökande som ska eller anlitas. arbetsgivaren eller om anställas eller anlitas. den sökande återtar Avser inte hand lingar ansökan. rörande den som 2) 2 år efter det att be - anställts eller anlitats. slutet om anställning har vunnit laga kraft. 3) Vid preskriptionsavbrott enligt

text: diskrimineringslagen (2008:567)

text: får handlingar istället gallras först då den väckta talan avslutats genom dom eller beslut som vunnit laga kraft. Handlingar rörande När de inte behövs för Kan benämnas som till tystnadsplikt. verksamheten. exempel: – Sekretessbevis. – Sekretessförbindelser. – Tystnadspliktsförbindelser. Förteckningar över När de inte behövs för leverantörers personal verksamheten. som är behörig att komma åt eller ta emot myndighetens information. Larmlistor. När de inte behövs för Avser listor med verksamheten. kontaktuppgifter för att nå personal vid t.ex. händelser av kris. Handlingar vid När de inte behövs för Avser till exempel: ansökan, utlämnande verksamheten. – Ansökningar om eller återlämnande av tjänstekort. tjänstekort. – Beställningshand lingar. – Kvittenser. Uppgifter i När de inte behövs för tjänstekortsregister. verksamheten. Tjänstekort. När kortet har återlämnats.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Förlustanmälningar av När de inte behövs för tjänstekort. verksamheten.

text: Fysisk säkerhet

text: Handlingar rörande När de inte behövs för Avser handlingar och säkerhetsåtgärder för verksamheten. uppgifter rörande: att förhindra otillåten – Tillträdesbegränsfysisk åtkomst till, ning till olika delar av skador på och stör- verksamheten, till ningar i tillgången till exempel besökshanteorganisationens infor- ring eller hantering av mation och informa- kort, koder, nycklar tionssystem. eller liknande . – Skydd mot yttre och miljörelaterade hot. – Upptäckande funktioner till exempel yttre och inre larm och objektslarm eller annan systematisk bevakning. – Personell bevakning, t.ex. rapport efter vaktbolags utryckning. Ljud- och bildupptag- När de inte behövs för Handlingar som har ningar vid kamerabe- verksamheten. överförts till ett ärende vakning. gallras enligt reglerna för ärendet i övrigt.

text: Incidenthantering

text: Handlingar rörande När de inte behövs för Avser handlingar om incidenter och verksamheten. incidenter och av avvikelser. vikelser rörande till exempel information, it och personal och som efter en tid förlorar betydelse för verksamheten. Avser inte handlingar som: – Ingår i eller leder till brottsutredningar.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: – Leder till att betydande åtgärder eller ändringar vidtas i sådant som till exempel interna regelverk eller informationssystem. – Redogör för att och hur incidenten påverkat riktighet, äkthet, autenticitet, tillförlitlighet eller integritet i handlingar som ska bevaras. – Redogör för inci denter som innebär otillåten gallring.

text: Bilaga 2 Gallring av säkerhetsskyddshandlingar

text: Myndigheter får eller ska gallra handlingar enligt nedan

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Handlingar och lagringsmedium

text: Kvittenser av 1) 10 år efter utgången Avser till exempel: handlingar eller av det år då handlingen – Kvitton. lagringsmedium. i säkerhetsskyddsklas- – Delgivningskvittensen konfidentiell eller ser. hemlig har lämnats – Delgivningslistor. tillbaka. – Uppgifter i register 2) 10 år efter utgången och liggare av det år då lagrings- – Kvittensposter. mediet i säkerhets- För myndigheter som skyddsklassen konfi- tillämpar Säkerhetsdentiell eller hemlig polisens föreskrifter förstördes eller skrevs om säkerhetsskydd över. finns inget krav om 3) 25 år efter utgången kvittenser för handav det år då handlingen lingar eller lagringsmei säkerhetsskydds- dium i säkerhetsklassen kvalificerat skyddsklassen konhemlig har lämnats fidentiell eller lägre. tillbaka. 4) 25 år efter utgången av det år då lagringsmediet i säkerhetsskyddsklassen kvalificerat hemlig förstördes eller skrevs över. Dokumenterade beslut 1) 10 år efter utgången om att medföra hand - av det år då beslutet om ling i säkerhetsskydds- att medföra handling i klass konfiden tiell eller säkerhetsskyddsklass hemlig från myndig hets konfidentiell eller lokaler eller områden. hemlig har upphört att gälla. 2) 25 år efter utgången av det år då beslutet om att medföra handling i säkerhetsskyddsklass kvalificerat hemlig har upphört att gälla.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Dokumenterade 10 år efter utgången av överenskommelser om det år då beslutet har distribution av hand- upphört att gälla. lingar med annat land eller mellanfolklig organisation. Samförvaringsbeslut. 1) Beslut som omfattar Avser de fall där mynhandlingar med upp- digheten dokumenterar gifter i säkerhets- beslut om att ett förskyddsklassen konfi- varingsutrymme får dentiell eller hemlig får användas gemensamt gallras 10 år efter nytt av flera personer. beslut. 2) Beslut som omfattar handlingar i säkerhetsskyddsklassen kvalificerat hemlig får gallras 25 år efter nytt beslut. Dokumenterade beslut 1) Beslut som omfattar Avser de fall där mynom gemensam använd- handlingar i säkerhets- digheten dokumenterar ning av säkerhets- skyddsklassen konfi- beslut om gemensam skydds klassificerade dentiell eller hemlig får användning av säkerhandlingar. gallras 10 år efter nytt hets skyddsklassificebeslut. rade handlingar. 2) Beslut som omfattar Med gemensam anhandlingar i säkerhets- vändning avses att en skyddsklassen kvalifi- avgränsad grupp av cerat hemlig får gallras personer ges åtkomst 25 år efter nytt beslut. till säker hets skyddsklassi ficerade handlingar som är gemensamma för gruppen. Dokumenterade 1) 10 år efter utgången godkännanden av av det år då lagringslagringsmedium. mediet avsedd för att behandla uppgifter i säker hets skydds klassen konfidentiell eller hemlig inte längre används för att behandla säkerhets skydds klassificerade uppgifter.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: 2) 25 år efter utgången av det år då lagringsmediet avsedd för att behandla uppgifter i säkerhetsskyddsklassen kvalificerat hemlig förstörts. Uppgifter i förteck- 1) 10 år efter utgången ningar över lagrings- av det år då lagringsmedium som innehåller mediet med uppgifter i eller innehållit upp- säkerhetsskyddsklassen gifter i säkerhets- konfidentiell eller hem skydds klassen konfi- lig förstördes eller dentiell eller hemlig. skrevs över. 2) 25 år efter utgången av det år då lagringsmediet med uppgifter i säkerhetsskyddsklassen kvalificerat hemlig förstördes eller skrevs över. Dokumentation över 1) 10 år efter utgången Avser till exempel: förstörda handlingar av det år då handlingen – Förstöringsrapporter. eller lagringsmedium. i säker hets skydds- – Förstöringslistor. klassen konfidentiell – Makuleringslistor. eller hemlig förstördes. – Kassations– och 2) 10 år efter utgången avyttringsprotokoll/av det år då notering rapporter. gjordes om att lagrings- För myndigheter som mediet i säkerhets- tillämpar Säkerhetsskydds klassen konfi- polisens föreskrifter dentiell eller hemlig har om säkerhetsskydd förstörts. finns inget krav om att 3) 25 år efter utgången dokumentera förstöring av det år då handlingen av handlingar eller i säkerhetsskydds- lagringsmedium i klassen kvalificerat säkerhetsskyddsklassen hemlig förstördes. konfidentiell eller lägre. 4) 25 år efter utgången av det år då notering gjordes om att lagringsmediet i säkerhetsskyddsklassen kvalificerat hemlig förstörts.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Handlingar och upp - 1) 10 år efter att be - Avser handlingar och gifter rörande hantering hörig heten eller mot- uppgifter om att styra av användaråtkomst svarande har upphört och begränsa åtkomst eller behörighetskon- att gälla för handlingar till handlingar och troll till handlingar och och uppgifter i säker- informationssystem, informationssystem. hetsskyddsklass konfi - säkerställa behörig dentiell eller hemlig. användaråtkomst och 2) 25 år efter att be- att förhindra obehörig hörigheten eller mot- åtkomst till informasvarande har upphört tionssystem och tjänster att gälla för handlingar samt att förhindra och uppgifter i säker- obehörig åtkomst till hetsskyddsklass kvali- system och tillämpfi cerat hemlig. ningar. Avser till exempel: – Dokumenterade beslut om tilldelning av användaråtkomst, användaridentitet och behörighet. – Förteckningar över användare med åtkomst rättigheter eller behörigheter. – Användaridentiteter. – Handlingar rörande autentisering och behörighetskontroll. – Hantering av lösenord. – Användar-, administratörs-, och testkonton. För myndigheter som tillämpar Säkerhetspolisens föreskrifter om säkerhetsskydd gäller dokumentationskrav endast för säkerhetsskyddsklassen hemlig eller lägre.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Handlingar rörande 1) 10 år efter utgången Avser till exempel: skyddad transport av av det år då transporten – Transportsäkerhetssäkerhetsskyddsklassi- genomfördes av hand - analyser. ficerade handlingar, lingar, lagringsmedium – Transportsäkerhetslagringsmedium och eller materiel i säker- planer. skyddsvärd materiel. hetsskyddsklassen – Beslut om transportkonfidentiell eller nivåer. hemlig. 2) 25 år efter utgången av det år då transporten genomfördes av handlingar, lagringsmedium eller materiel i säkerhetsskyddsklassen kvalificerat hemlig. 3) När de inte behövs för verksamheten då transporten genomförts av handlingar, lagringsmedium eller materiel som inte faller under klassificeringarna ovan.

text: Signalskyddstjänst

text: Förkortningar som används i Försvarsmaktens föreskrifter om signalskyddstjänsten. SG = Signalskyddsgrad R = Restricted C = Confidential S = Secret TS = Top Secret TRF = Trafikskydd Handlingar rörande 10 år efter att ärendet Avser incidenter med hantering av incidenter. om incidenten har signalskyddsnycklar, avslutats eller 10 år signalskyddsmateriel, efter det att handlingen aktiva kort eller mjuka om incident kommit in. certifikat. Avser till exempel: – Anmälningar. – Handlingar och uppgifter i utredningar. – Beslut och meddelande om åtgärder. – Information till Försvarsmakten.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Med handlingar som kommit in till myndigheten avses inkomna meddelanden om till exempel vilka åtgärder som ska vidtas vid incidenter. Avser inte handlingar som: – Ingår i eller leder till brottsutredningar. – Leder till att betydande åtgärder eller ändringar vidtas i sådant som interna regelverk. Beställningar av Efter att signalskyddsnycklar. signalskyddsnycklarna har distribuerats. Mottagningsbevis När de inte behövs för rörande signalskydds- verksamheten. nycklar. Kvitton och kvittens- 10 år efter att respeklistor för signalskydds- tive nyckel har upphört nycklar och delgivning att gälla. av signalskyddsnycklar med beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF. Kvitton och kvittens- 25 år efter att listor för signalskydds- respektive nyckel har nycklar och delgivning upphört att gälla. av signalskyddsnycklar med beteckningen SG TS. Förteckningar över 10 år efter den sista signalskyddspersonal anteckningen. som har tillgång till signalskyddsnycklar för signalskyddsnycklar med beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Förteckningar över 25 år efter den sista signalskyddspersonal anteckningen. som har tillgång till signalskyddsnycklar för signalskyddsnycklar med beteckningen SG TS. Uppgifter i register När de inte behövs för över signalskydds- verksamheten. utbildad personal. Dokumenterade När de inte behövs för Avser handlingar som individuella resultat verksamheten. upprättas efter genomfrån utbildning i förd signalskyddssignalskydd. utbildning och som skickas till Totalförsvarets signalskyddsskola. Dokumentation över 10 år efter att respekproduktion av signal- tive nyckel har upphört skyddsnycklar. att gälla. Signalskyddsnycklar. Ska gallras när signal- Avser även avskrifter skyddsnycklarna har eller kopior av signalupphört att gälla eller skyddsnycklar. när de inte behövs för Av Försvarsmaktens verksamheten. föreskrifter om signalskyddstjänsten ska varje signalskyddsnyckel snarast förstöras när den har upphört att gälla eller när den inte längre behövs för tjänsten. Dokumenterade till- 10 år efter att respekstånd för avskrift eller tive nyckel har upphört kopia av signalskydds- att gälla. nycklar. Dokumentation över att 10 år efter det att resavskrifter eller kopior pektive nyckel har upphar gjorts. hört att gälla. Följesedlar för signal- 10 år efter det att resskyddsnycklar med pektive nyckel har beteckningarna SG S, upphört att gälla. SG C, SG R eller SG TRF. Följesedlar för signal- 25 år efter det att resskyddsnycklar med pektive nyckel har beteckningen SG TS. upphört att gälla.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Dokumenterade beslut 10 år efter att signalom utförsel av sig- skyddsnycklarna inte nalskyddsnycklar. behövs i verksamheten. Dokumenterade resultat 10 år efter av inventering av sig- inventeringsdatum. nalskyddsnycklar med beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF. Dokumenterade resultat 25 år efter av inventering av sig- inventeringsdatum. nalskyddsnycklar med beteckningen SG TS. Trafiklistor över mot- När de inte behövs för tagna och skickade verksamheten. krypterade meddelanden. Dokumentation av 10 år efter att de har förstöring av sig- förstörts. nalskyddsnycklar med beteckningarna SG S, SG C, SG R eller SG TRF. Dokumentation av 25 år efter att de har förstöring av signal- förstörts. skyddsnycklar med beteckningarna SG TS. Uppgifter i register När de inte behövs för över samtliga signal- verksamheten. skyddsnycklar. Planer för internkon- När planen har troll av signalskydds- reviderats. tjänst. Protokoll från intern- 10 år efter utgången av kontroll av signal- det år då de upprättaskyddstjänst. des. Dokumenterade resultat 10 år efter utgången av Avser inte anmälningar vid signalkontroll. det år då de upprätta- till Försvarsmakten. des. Kvittenser av signal- Efter att materielen har skyddsmateriel. återlämnats.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Uppgifter i register När de inte behövs för Avser de uppgifter en över signalskydds- verksamheten. verksamhet registrerar materiel. om till exempel var skyddsmaterial finns och dess individnummer. Dokumenterade resultat 5 år efter utgången av av inventering av det år då inventeringen signalskyddsmateriel. utfördes. Dokumenterade 10 år efter utgången överenskommelser om överenskommelse. utlån av signalskyddsmateriel. Dokumenterade god- 10 år efter att utförseln Avser inkomna godkännande om utförsel inte längre är aktuell. kännanden från Förav signalskyddsmateriel svarsmaktens högutanför svenskt territo- kvarter. rium. Mottagningsbevis till När de inte behövs för aktiva kort och mjuka verksamheten. certifikat. Följesedlar vid mot- 10 år efter det att tagning av aktiva kort följesedeln upprättats. och mjuka certifikat. Kvitton och kvittens- 10 år efter det att det liggare om aktiva kort aktiva kortet som innesom innehåller certifi- håller certifikat har kat och mjuka certifi- återlämnats eller det kat. mjuka certifikatet upphört att gälla. Kvitton och kvittens- När de inte behövs för liggare om aktiva kort verksamheten. som inte innehåller certifikat. Uppgifter i register om När de inte behövs för Avser de uppgifter en aktiva kort och mjuka verksamheten. verksamhet registrerar certifikat. om till exempel var aktiva kort och mjuka certifikat finns, innehavare och dess serienummer. Mjuka certifikat. När mjukt certifikat upphört att gälla eller när de inte behövs för verksamheten.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Informationssystem

text: Uppgifter och hand- När de inte behövs för Avser handlingar och lingar som rör säkerhet verksamheten. uppgifter som syftar till avseende utveckling att säkerställa att föroch ändringar i infor- ändringar är säkra, mationssystem. kontrollerade, godkända och införs på ett systematiskt, spårbart och kontrollerat sätt. Kan ingå i en samlad dokumentation avseende utveckling och ärenden om ändringar. Avser till exempel: – Ändringsförslag. – Lösningsförslag. – Rapporter om genomförda förändringar. – Handlingar om test. Avser inte den dokumentation som behövs för att dokumentera elektroniska handlingar som ska bevaras. Förteckningar över När de inte behövs för Avser förteckningar informationstillgångar. verksamheten. som identifierar och kartlägger sådant som maskinvaruenheter, programvaror och tjänster i syftet att skaffa överblick över tillåtna och otillåtna enheter och programinstallationer och ha kontroll över gällande konfiguration. Handlingar och upp- När de inte behövs för Avser dokumentation gifter som beskriver verksamheten. som redogör för de ingående delar i infor- säkerhetsåtgärder som mationssystemet som avser informationshar betydelse för säker- systemet och vad som hetskänslig verksamhet. är av betydelse för att kunna upprätthålla säkerheten i och kring systemet.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Kan ingå i en samlad dokumentation som beskriver ingående delar i informationssystemet. Avser inte den dokumentation som behövs för att dokumentera elektroniska handlingar som ska bevaras. Handlingar rörande När de inte behövs för Avser handlingar och ändringshantering inom verksamheten. uppgifter rörande it-drift. säkerheten vid ändringar i informationssystem. Kan ingå i en samlad dokumentation som rör ändringar. Avser till exempel: – Uppgifter i register över ändringar. – Bedömningar av den potentiella påverkan, inbegripande påverkan på informationssäkerhet. – Verifieringar av att informationssäkerhetskrav är uppfyllda. Avser inte den dokumentation som behövs för att dokumentera elektroniska handlingar som ska bevaras. Handlingar rörande När de inte behövs för Avser handlingar och kapacitetshantering. verksamheten. uppgifter om när användning av informationssystem övervakas och justeras samt när prognoser görs av framtida kapacitetskrav. Kan ingå i en samlad dokumentation om kapacitetshantering.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Handlingar rörande När de inte behövs för Avser till exempel skydd mot skadlig kod. verksamheten. inkomna program och handlingar rörande uppdatering program för upptäckt av skadlig kod m.m. Uppgifter i loggar som 1) 10 år efter utgången Avser manuell eller registrerar händelser av det år då uppgifterna automatisk registrering som kan påverka säker- registrerades om de rör av uppgifter i loggar heten i eller kring ett uppgifter i säkerhets- som syftar till att informationssystem. skyddsklass konfiden- upptäcka och utreda tiell eller hemlig. sådant som skadlig eller 2) 25 år efter utgången otillåten påverkan, av det år då uppgifterna obehörig åtkomst och registrerades om de rör funktionsstörningar i uppgifter i säkerhets- informationssystem. skyddsklass kvalificerat Kan benämnas som hemlig. säkerhetsloggar. 3) 5 år efter utgången av det år då uppgifterna registrerades om för uppgifter som inte faller under klassificeringarna ovan. Dokumenterade 1) 10 år efter utgången Avser även de uppgifter analyser av innehållet i av det år då analysen i loggar som identifiesäkerhetsloggar. upprättats över uppgif- rats, samlats in eller ter i säkerhetsskydds- kopierats för att ligga klass konfidentiell eller till grund för analys. hemlig. Uppgifter i analyser 2) 25 år efter utgången kan bestå av t.ex. beav det år då analysen skrivning av händelser upprättats över uppgif- som förändringar och ter i säkerhetsskydds- störningar i driften, klass kvalificerat bedömd orsak och hemlig. vidtagen åtgärd. 3) 5 år efter utgången Kan ingå i myndigav det år då analysen hetens incidenthanteupprättats över uppgif- ring. ter som inte faller under klassificeringarna ovan.

text: Personalsäkerhet

text: Anmälan till Säkerhets- När de inte behövs för polisen om kontaktper- verksamheten. soner som beslutar om registerkontroll.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Handlingar i grundut- 1) När de inte behövs Avser dokumentation redningar inom säker- för verksamheten om inom grundutredningar hetsprövningar för den prövningen avbryts av av sådant som säkersom inte har anställts arbetsgivaren eller om hetsprövningsintervju, eller anlitats. den sökande återtar bedömning av betyg, ansökan. referenser eller infor- 2) 2 år efter det att mation hämtad från beslutet om anställning öppna källor på internet har vunnit laga kraft. och som myndigheten 3) Vid preskriptions- bedömer vara allmänna avbrott enligt diskrimi- handlingar.

text: neringslagen (2008:567)

text: Med avbruten prövfår handlingar istället ning avses till exempel gallras först då den de fall när tjänster har väckta talan avslutats dragits tillbaka efter genom dom eller beslut annonsering eller om som vunnit laga kraft. behovet av deltagande i säkerhetskänslig verksamhet upphört under tiden som säkerhetsprövningen pågår. Handlingar i grund- När de inte behövs för Avser dokumentation utredningar inom säker- verksamheten. inom grundutredningar hetsprövningar som är av sådant som säkerutöver det dokumen- hetsprövningsintervju, terade resultatet för den bedömning av betyg, som anställts eller referenser eller inforanlitats. mation hämtad från öppna källor på internet och som myndigheten bedömt vara allmänna handlingar. Avser inte det dokumenterade resultatet av säkerhetsprövningen enligt

text: 5 kap. 5 § säkerhetsskyddsförordningen (2018:658)

text: . Avser inte säkerhetsskyddsbeslut i personärende.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Dokumenterade sam- När deltagandet i den tycken till registerkon- säkerhetskänsliga troll för den som har verksamheten avslutats. anställts eller på annat sätt ska delta i den säkerhetskänsliga verksamheten. Dokumenterade sam- När beslutet om att tycken till registerkon- anställa en annan troll för den som inte kandidat har vunnit har anställts eller laga kraft eller när anlitats. anställningsärendet avbryts och ingen anställs . Framställningar om När de inte behövs för Avser när myndigheten registerkontroll för den verksamheten. tagit en kopia av som har anställts, är framställan till anställd eller på annat Säkerhetspolisen. sätt ska delta, eller deltar, i den säkerhetskänsliga verksamheten. Framställningar om När anställningsbeslutet Avser när myndigheten registerkontroll för den för den som fått tagit en kopia av fram eller de som inte har tjänsten har vunnit laga ställan till Säkerhetsanställts eller anlitats. kraft eller efter beslut polisen. om att person inte ska anlitas eller anställningsärendet avbryts och ingen anställs. Avanmälningar eller När de inte behövs för Avser de fall myndigändringar av den kon- verksamheten. heten tagit kopia på den trollerades förhållan- skriftliga underrättelden. sen som skickas till Säkerhetspolisen. Handlingar rörande När de inte behövs för Kan benämnas som till tystnadsplikt. verksamheten. exempel: – Sekretessbevis. – Sekretessförbindelser. – Tystnadspliktsförbindelser.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Fysisk säkerhet

text: Handlingar som syftar 1) 2 år efter att Avser handlingar över till att förebygga att tillståndet har upphört vilka som har behörigendast behöriga får att gälla eller att het att tillträda olika tillträde till byggnader ansökan har avslagits delar verksamheten där som används för till byggnader som de kan få tillgång till säkerhetskänslig rymmer handlingar i säkerhetsskyddsklassiverksamhet. säkerhetsskyddsklassen ficerade uppgifter och begränsat hemlig. handlingar eller att få 2) 10 år efter att insyn i säkerhetskänslig tillståndet har upphört verksamhet. att gälla eller att Avser både områden, ansökan har avslagits byggnader och andra till byggnader som anläggningar eller rymmer handlingar i objekt. säkerhetsskyddsklassen Avser till exempel: konfidentiell upp till – Besökstillstånd. hemlig – Avslagna ansökningar. 3) 25 år efter att – Uppgifter i förtecktillståndet har upphört ningar över besökare. att gälla eller att ansökan har avslagits till byggnader som rymmer handlingar säkerhetsskyddsklassen kvalificerat hemlig. Uppgifter i förteck- 1) 2 år efter senast Avser både områden, ningar över kort, koder, införda uppgift avse- byggnader eller nycklar eller liknande ende byggnader som utrymmen. till byggnader som rymmer handlingar i används för säker- säkerhetsskyddsklassen hetskänslig verksamhet. begränsat hemlig. 2) 10 år efter senast införda uppgift avseende byggnader som rymmer handlingar i säkerhetsskyddsklassen begränsat hemlig upp till hemlig. 3) 25 år efter senast införda uppgift avseende byggnader som rymmer handlingar i säkerhetsskyddsklassen kvalificerat hemlig.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Handlingar rörande När de inte behövs för Avser handlingar och teknisk bevakning. verksamheten. uppgifter i och rörande upptäckande funktioner till exempel yttre och inre larm och objektslarm eller annan systematisk bevakning. Avser även handlingar som rör säkerhetsteknisk dokumentation för sådant som inbrottslarm, överfallslarm, brandlarm, passersystem och kamerasystem. Ljud- och bildupptag- När de inte behövs för Handlingar som har ningar vid kamerabe- verksamheten. överförts till ett ärende vakning. gallras eller bevaras enligt reglerna för ärendet i övrigt. Handlingar rörande När de inte behövs för Avser till exempel personell bevakning. verksamheten. rapporter från vaktbolag. Handlingar som har överförts till ett ärende gallras eller bevaras enligt reglerna för ärendet i övrigt. Handlingar rörande När de inte behövs för Avser till exempel: skyddad transport av verksamheten. – Transportsäkerhetssäkerhetsskydds- analyser. klassificerade hand- – Transportsäkerhetslingar och skyddsvärd planer. materiel. – Beslut om transportnivåer.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Incidenthantering

text: Handlingar rörande 1) 10 år efter utgången Avser handlingar om incidenter och av det år då ärenden om incidenter och avvikelavvikelser. incidenter i säkerhets- ser rörande till exempel skyddsklass konfiden- information, it och tiell eller hemlig avslu- personal och som efter tades. en tid förlorar betydelse 2) 25 år efter utgången för verksamheten. av det år då ärenden om Avser inte handlingar incidenter i säkerhets- som: skyddsklass kvalificerat – Ingår i eller leder till hemlig avslutades. brottsutredningar. 3) När de inte behövs – Leder till att betyför verksamheten då dande åtgärder eller incidenten inte faller ändringar vidtas i under klassificeringar- sådant som t.ex. na ovan. interna regelverk eller informationssystem. – Redogör för att och hur incidenten påverkat riktighet, äkthet, autenticitet, tillförlitlighet eller integritet i handlingar som ska bevaras. – Redogör för incidenter som innebär otillåten gallring.

text: Elanders Sverige AB, 2021


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter

text: 1 kap. Tillämpningsområde

text: Upphävd. – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

text: 9 kap. Överlämnande

text: Vad som sägs i 4 § första stycket avser endast sådan verksamhetsöverföring som beslutats av regeringen eller riksdagen. I de fall då bestämmelserna i 4 § första stycket inte är tillämpliga kan Riksarkivet efter framställning från myndigheten föreskriva om överlämnande i särskilda föreskrifter.

text: Allmänna råd. Framställningen bör innehålla en beskrivning av de handlingar som föreslås till överlämnande, uppgift om handlingarnas omfattning, redogörelse för deras användning och betydelse samt en motivering till förslaget. – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

text: Dokumentation som har upprättats i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om handlingar på papper, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på mikrofilm, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på ritfilm och reprografisk film, Riksarkivets föreskrifter om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband samt Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), och som behövs för fortsatt bevarande ska följa med vid överlämnandet. – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

text: Senaste lydelse

text: RA-FS 2019:2

text: 1. Denna författning träder i kraft den 15 april 2021. 2. I fråga om överlämnanden som ägt rum före ikraftträdandet gäller föreskrifterna i sin lydelse enligt

text: RA-FS 2019:2

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Carl Billengren

text: Elanders Sverige AB, 2021


text: 6 kap. Arkivredovisning

text: För förvaringsenheter för pappershandlingar och handlingar på databärare som avgränsats fysiskt genom att de sammanförts till volymer ska en unik beteckning anges i arkivförteckningen för varje enskild förvaringsenhet. Utöver vad som anges i första stycket ska följande uppgifter anges i den utsträckning som behövs för handlingarnas identifiering, åtkomst och hantering över tiden: typ av förvaringsenhet, förvaringsenhetens omfattning, och förvaringsenhetens fysiska placering.

text: Det som anges i första och andra stycket gäller för handlingar som ska bevaras.

text: Allmänna råd. Uppgifter om den enskilda förvaringsenheten syftar till att handlingarna genom arkivförteckningen ska kunna återsökas, identifieras och hanteras över tiden.

text: Uppgifter om förvaringsenheter för elektroniska handlingar ska anges i den utsträckning som behövs för handlingarnas identifiering, åtkomst och hantering över tiden. – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

text: Senaste lydelse

text: RA-FS 2019:2

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 september 2021. 2. Bestämmelserna ska även tillämpas på handlingar som har inkommit eller upprättats före ikraftträdandet om handlingarna har klassificerats efter en klassificeringsstruktur i enlighet med 6 kap. 7 § Föreskrifter om ändring (

text: RA-FS 2008:4

text: ) i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1991:1

text: ) om arkiv hos statliga myndigheter.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Anna-Kristina Andersson

text: Elanders Sverige AB, 2021


text: 1 kap. Tillämpning

text: Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, och – sådana organ som avses i

text: 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

text: till den del de allmänna handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen. – sådana organ som förvarar allmänna handlingar med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges, sådana myndigheter och organ som upptas i

text: första stycket

text: RA-FS 2022:1

text: Föreskrifterna i denna författning gäller om det inte finns avvikande regler om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter eller beslut som grundar sig på lag eller förordning.

text: Föreskrifterna i denna författning får inte tillämpas på allmänna handlingar som är styrande för myndighetens verksamheter eller som dokumenterar myndighetens kärnverksamheter utöver vad som anges i bilagan till författningen.

text: 2 kap. Definitioner

text: I denna författning avses med

text: Konsoliderad version (fulltext) 1

text: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2021:6

text: ) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd-, och kärnverksamheter ________________________________________________________________________

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför – förlust av betydelsebärande data, – förlust av möjliga sammanställningar, – förlust av sökmöjligheter, eller – förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.

text: 3 kap. Gallring

text: Upphävd. (

text: RA-FS 2023:2

text: Allmänna handlingar som är av uppenbart ringa betydelse för verksamheten ska gallras när de inte behövs för myndighetens verksamhet.

text: Allmänna råd. Allmänna handlingar av uppenbart ringa betydelse för verksamheten avser allmänna handlingar av samma slag som avses i

text: 5 kap. 1 § fjärde stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

text: Myndigheten får, med de begränsningar som följer av 4 och 5 §§, gallra sådana allmänna handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter och som anges i bilagan till författningen.

text: Gallringen får endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning.

text: För allmänna handlingar som får gallras när de inte behövs för verksamheten ska fristen eller tidpunkten för gallring fastställas så att inte handlingarna gallras innan: – föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts, – tidsfrist för revision och preskription har gått ut, eller – betydelse för styrkande av rättigheter och skyldigheter.

text: 4 kap. Dokumentation

text: Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2021:6

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Innehållsförteckning

text: Bilaga, Handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamhet ………………4

text: Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett lågt informationsvärde över tid………………………………………………………………………………4

text: Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har förts över till andra databärare, eller genom att handlingarna har ersatts av andra handlingar………………6-7

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2021:6

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Bilder, fotografier och När de inte behövs för rörliga bilder med när- verksamheten. liggande innehåll och komposition.

text: Dubbletter och kopior. När de inte behövs för Avser inte handlingar med verksamheten. samma form och innehåll men som får ett nytt syfte och ny betydelse i en annan process.

text: Elektroniska handlingar När de inte behövs för som inkommit och som verksamheten. inte går att öppna.

text: Handlingar i form av en- När de inte behövs för Avser inte enkätsammankäter och enkätsvar. verksamheten. ställningar eller enkäter som inkommer eller upprättas i myndigheternas statistikuppdrag.

text: Handlingar rörande frå- När de inte behövs för gor, svar och meddelan- verksamheten. den av rutinmässig karaktär.

text: Handlingar som har När de inte behövs för hamnat utanför sin kon- verksamheten. text och blivit obegripliga genom att de saknar relevanta metadata.

text: Handlingar som inkom- När de inte behövs för mit för kännedom och verksamheten. som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt saknar betydelse.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2021:6

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Handlingar som har ut- När de inte behövs för gjort underlag för myn- verksamheten. dighetens planering.

text: RA-FS 2022:1

text: Handlingar inom mötes- När de inte behövs för hantering med begränsat verksamheten. informationsvärde över tid. (

text: RA-FS 2022:1

text: Register, förteckningar, När de inte behövs för liggare och listor som verksamheten. har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera myndighetens verksamhet.

text: Rutinbeskrivningar som När de inte behövs för har tillkommit för att un- verksamheten. derlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera myndighetens verksamhet.

text: Uppgifter i e-postloggar När de inte behövs för över inkommande och verksamheten. utgående e-post.

text: Uppgifter i loggar som När de inte behövs för Avser inte uppgifter i loggar syftar till att styrka ut- verksamheten. som är nödvändiga för att biförda behandlingar. behålla spårbarhet och autenticitet i handlingar som ska bevaras. Avser inte heller e-postloggar.

text: Uppgifter som har till- När de inte behövs för förts ett register genom verksamheten. skriv- eller räknefel eller genom förbiseende.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2021:6

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Handlings- eller språk- När de inte behövs för versioner där föränd- verksamheten. ringen varit så liten att den saknar betydelse.

text: RA-FS 2022:1

text: Väl avgränsade bilagor När de inte behövs för Avser inte bilagor som mynsom inkommit och inte verksamheten. digheten efterfrågar för sin har utgjort underlag för handläggning. myndighetens bedömning eller som myndigheten i övrigt inte kan förväntas agera på, och som uppenbart saknar betydelse för myndighetens verksamhet. (RA-FS

text: Handlingar på fysiska När de inte behövs för Avser inte pappershandlingar databärare som har över- verksamheten. som skannas. förts och ersätts av andra En förutsättning för Bestämmelser om gallring handlingar. gallring är att den kan ske av pappershandlingar efter utan eller med endast skanning finns i Riksarkivets ringa förlust avseende be- föreskrifter och allmänna råd tydelsebärande uppgifter om gallring av pappershandeller data, sammanställ- lingar efter skanning. nings- och sökmöjligheter, samt möjligheter att fastställa autenticiteten. Ytterligare en förutsättning för gallring är att de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riksarkivets föreskrifter med tekniska krav.

text: Elektroniska handlingar När de inte behövs för som har överförts och verksamheten. ersätts av andra elektroniska handlingar.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2021:6

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: En förutsättning för gallring är att överföringen inte ska ha lett till förlust av betydelsebärande data eller förlust av möjligheten att bedöma handlingens autenticitet. Ytterligare en förutsättning för gallring är att de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav.

text: Elektroniska handlingar Efter utskrift på papper. som innehåller säker- Förutsättningar för gallhetsskyddsklassificerade ring av den elektroniska uppgifter. handlingen är att: (

text: RA-FS 2024:6

text: ) - kontroll av utskriften har skett, - myndigheten saknar systemstöd som är godkänt för att hantera säkerhetsskyddsklassificerade handlingar där handlingen kan bevaras, och - de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav.

text: RA-FS 2024:6

text: Handlingar som har do- När de inte behövs för kumenterats genom en verksamheten. tjänsteanteckning.

text: Handlingar som kan er- När de inte behövs för sättas av senare inkomna verksamheten. handlingar med en underskrift.

text: Konsoliderad version (fulltext)

title: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr,- stöd- och kärnverksamheter

text: 1 kap. Tillämpning

text: till den del de allmänna handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen. Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges, sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket.

text: 2 kap. Definitioner

text: I denna författning avses med

text: gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför - förlust av betydelsebärande data, - förlust av möjliga sammanställningar, - förlust av sökmöjligheter, eller - förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.

text: Gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet, räkenskapsinformation, löne- och personaladministrativa handlingar, handlingar vid upphandling, pappershandlingar efter skanning och säkerhetshandlingar regleras i Riksarkivets föreskrifter om gallring av sådana handlingar.

text: 4 kap. Dokumentation

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2022. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1991:6

text: omtryckta

text: RA-FS 1997:6

text: och ändrade

text: RA-FS 2012:2

text: ) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. 3. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1991:6

text: ) i sin lydelse från och med 1998-07-01 får tillämpas till och med 2021-12-31.

text: Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett lågt Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har förts över till andra databärare, eller genom att handlingarna har ersatts av andra

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Bilder, fotografier och När de inte behövs för rörliga bilder med verksamheten. närliggande innehåll och komposition.

text: Dubbletter och kopior. När de inte behövs för Avser inte handlingar verksamheten. med samma form och innehåll men som får ett nytt syfte och ny betydelse i en annan process.

text: Handlingar i form av När de inte behövs för Avser inte enkätsamenkäter och enkätsvar. verksamheten. manställningar eller enkäter som inkommer eller upprättas i myndigheternas statistikuppdrag.

text: Handlingar rörande När de inte behövs för frågor, svar och medde- verksamheten. landen av rutinmässig karaktär.

text: Handlingar som har När de inte behövs för hamnat utanför sin verksamheten. kontext och blivit obegripliga genom att de saknar relevanta metadata.

text: Handlingar som utgjort När de inte behövs för underlag för myndighet- verksamheten. ens interna planering.

text: Handlingar Gallring Anmärkning

text: Rutinbeskrivningar som När de inte behövs för har tillkommit för att verksamheten. underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera myndighetens verksamhet.

text: Uppgifter i loggar som När de inte behövs för Avser inte uppgifter i syftar till att styrka ut- verksamheten. loggar som är nödvänförda behandlingar. diga för att bibehålla spårbarhet och autenticitet i handlingar som ska bevaras. Avser inte heller e-postloggar.

text: Handlingar på fysiska När de inte behövs för Avser inte pappershanddatabärare som har över- verksamheten. lingar som skannas. förts och ersätts av andra En förutsättning för Bestämmelser om gallhandlingar. gallring är att den kan ring av pappershandlingske utan eller med en- ar efter skanning finns i dast ringa förlust avse- Riksarkivets föreskrifter ende betydelsebärande och allmänna råd om uppgifter eller data, gallring av pappershandsammanställnings- och lingar efter skanning. sökmöjligheter, samt möjligheter att fastställa autenticiteten. Ytterligare en förutsättning för gallring är att de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riksarkivets föreskrifter med tekniska krav.

text: Elektroniska handlingar När de inte behövs för som har överförts och verksamheten. ersätts av andra elektro- En förutsättning för niska handlingar. gallring är att överföringen inte ska ha lett till förlust av betydelsebärande data eller förlust av möjligheten att bedöma handlingens autenticitet. Ytterligare en förutsättning för gallring är att de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Handlingar som har När de inte behövs för dokumenterats genom verksamheten. en tjänsteanteckning.

text: Handlingar som kan När de inte behövs för ersättas av senare in- verksamheten. komna handlingar med en underskrift.

text: Elanders Sverige AB, 2021


title: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar inom stödverksamheter

text: 1 kap. Tillämpning

text: Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, och – sådana organ som avses i

text: 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

text: till den del de allmänna handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen. Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges, sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket.

text: Föreskrifterna i denna författning gäller om det inte finns avvikande regler om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter eller beslut som grundar sig på lag eller förordning.

text: Föreskrifterna i denna författning får inte tillämpas på allmänna handlingar som är styrande för myndighetens verksamheter eller som dokumenterar myndighetens kärnverksamheter.

text: 2 kap. Definitioner

text: I denna författning avses med gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför – förlust av betydelsebärande data, – förlust av möjliga sammanställningar, – förlust av sökmöjligheter, eller – förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.

text: Gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet, räkenskapsinformation, löne- och personaladministrativa handlingar, handlingar vid upphandling, pappershandlingar efter skanning och säkerhetshandlingar regleras i Riksarkivets föreskrifter om gallring av sådana handlingar.

text: Myndigheten får, med de begränsningar som följer av 3 och 4 §§, gallra allmänna handlingar i stödverksamheter som anges i bilagan till författningen.

text: Gallringen får endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning.

text: För allmänna handlingar som får gallras när de inte behövs för verksamheten ska fristen eller tidpunkten för gallring fastställas så att inte handlingarna gallras innan: – föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts, – tidsfrist för revision och preskription har gått ut, eller – betydelse för styrkande av rättigheter och skyldigheter.

text: 4 kap. Dokumentation

text: Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.

text: Denna författning träder i kraft den 1 september 2021.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Anna-Kristina Andersson

text: Bilaga, Handlingar inom stödverksamheter

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: 1 Utrymmen och infrastruktur

text: 1.1 Fastigheter, anläggningar och lokaler

text: Handlingar rörande När de inte behövs för förvaltning, drift, un- verksamheten. derhåll och kontroll av fastigheter och lokaler. Handlingar rörande När de inte behövs för utemiljöer. verksamheten. Handlingar rörande När de inte behövs för lokalvård. verksamheten. Handlingar rörande När de inte behövs för service och anpassning verksamheten. av arbetsplats.

text: 2 Verksamhet och organisation

text: 2.1 Informations- och kommunikationsteknik

text: Handlingar rörande När de inte behövs för Avser inte dokumendrift och förvaltning verksamheten. tation enligt 5 kap. av informationssys- Riksarkivets föreskriftem. ter (

text: RA-FS 2009:1

text: ) och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).

text: 2.2 Logistik

text: Transporter, lagerhållning och resor

text: Handlingar rörande När de inte behövs för transporter och lager- verksamheten. hållning. Handlingar rörande När de inte behövs för resor och färdmedel. verksamheten.

text: Posthantering

text: Handlingar rörande När de inte behövs för posthantering. verksamheten.

text: Bibliotek

text: Handlingar som När de inte behövs för inkommer eller upp- verksamheten. 4 rättas inom ramen för myndighetens biblioteksverksamhet.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: 2.3 Verksamhetsstöd

text: Ekonomi

text: Räkenskapsinforma- Se Riksarkivets företion. skrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation. Handlingar vid upp- Se Riksarkivets förehandlingar. skrifter och allmänna råd om gallring av handlingar vid upphandling.

text: Juridik

text: Administrativa hand- När de inte behövs för lingar rörande person- verksamheten. dataskydd. Handlingar i ärenden När de inte behövs för Avser inte handlingar i rörande registerutdrag, verksamheten. ärenden rörande rättelradering eller rättelser. se eller radering som överklagas. Handlingar i ärenden När de inte behövs för Avser inte handlingrörande utlämnande av verksamheten. ar i ärenden rörande allmänna handlingar. utlämnande som överklagas eller som lämnas ut med förbehåll.

text: Kommunikation information och utbildning

text: Handlingar rörande När de inte behövs för Avser inte webbplatser kommunikation, in- verksamheten. som helhet. formation och intern utbildning.

text: Löner och personaladministration

text: Handlingar inom löne- Se Riksarkivets föreoch personaladminis- skrifter och allmänna trativ verksamhet. råd om återlämnande och gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Informationssäkerhet

text: Säkerhetshandlingar. Se Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av säkerhetshandlingar och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar vid upphandling.

text: Elanders Sverige AB, 2021


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter

text: 3. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1991:6

text: ) i sin lydelse från och med 1998-07-01 får tillämpas till och med 2022-12-31.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Fredrik Lindberg

text: Elanders Sverige AB, 2021


text: 1 kap. Tillämpning

text: Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, och – sådana organ som avses i

text: 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

text: till den del de allmänna handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen. – sådana organ som förvarar allmänna handlingar med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges, sådana myndigheter och organ som upptas i

text: första stycket

text: 4. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2021:6

text: ) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter får tillämpas på handlingar som har inkommit eller upprättats efter den 31 december 2009. 5. Genom dessa föreskrifter upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2000:1

text: ) om gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättats i EU-samarbetet hos statliga myndigheter. 6. 1–2 och 4 §§ Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2000:1

text: ) om gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättats i EU-samarbetet hos statliga myndigheter får tillämpas på handlingar som inkommit eller upprättats till och med den 31 december 2023.

text: Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 december 2022. KARIN ÅSTRÖM IKO Morgan Nordberg

text: Bilaga, Handlingar som är generiska för styr-, stöd- och

text: Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har förts över till andra databärare, eller genom att handlingarna har

text: kärnverksamhet

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett lågt

text: informationsvärde över tid

text: Bilder, fotografier och När de inte behövs för rörliga bilder med verksamheten. närliggande innehåll och komposition. Dubbletter och kopior. När de inte behövs för Avser inte handlingar verksamheten. med samma form och innehåll men som får ett nytt syfte och ny betydelse i en annan process. Elektroniska handling- När de inte behövs för ar som inkommit och verksamheten. som inte går att öppna. Handlingar i form av När de inte behövs för Avser inte enkätsamenkäter och enkätsvar. verksamheten. manställningar eller enkäter som inkommer eller upprättas i myndigheternas statistikuppdrag. Handlingar rörande När de inte behövs för frågor, svar och verksamheten. meddelanden av rutinmässig karaktär. Handlingar som har När de inte behövs för hamnat utanför sin verksamheten kontext och blivit obegripliga genom att de saknar relevanta metadata. Handlingar som När de inte behövs för inkommit för känne- verksamheten. dom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt saknar betydelse. Handlingar som har När de inte behövs för utgjort underlag för verksamheten. myndighetens planering.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Handlingar inom När de inte behövs för möteshantering med verksamheten. begränsat informationsvärde över tid. Register, förteckningar, När de inte behövs för liggare och listor som verksamheten. har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera myndighetens verksamhet. Rutinbeskrivningar När de inte behövs för som har tillkommit för verksamheten. att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera myndighetens verksamhet. Uppgifter i e-postlog- När de inte behövs för gar över inkommande verksamheten. och utgående e-post. Uppgifter i loggar som När de inte behövs för Avser inte uppgifter i syftar till att styrka verksamheten. loggar som är nödvänutförda behandlingar. diga för att bibehålla spårbarhet och autenticitet i handlingar som ska bevaras. Avser inte heller e-postloggar. Uppgifter som har När de inte behövs för tillförts ett register verksamheten. genom skriv- eller räknefel eller genom förbiseende. Handlings- eller När de inte behövs för språkversioner där verksamheten. förändringen varit så liten att den saknar betydelse.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Väl avgränsade bilagor När de inte behövs för Avser inte bilagor som som inkommit och inte verksamheten. myndigheten efterfråhar utgjort underlag för gar för sin handläggmyndighetens bedöm- ning. ning eller som myndigheten i övrigt inte kan förväntas agera på, och som uppenbart saknar betydelse för myndighetens verksamhet. Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har förts över till andra databärare, eller genom att handlingarna har ersatts av

text: andra handlingar

text: Handlingar på fysiska När de inte behövs för Avser inte pappersdatabärare som har verksamheten. handlingar som överförts och ersätts av En förutsättning för skannas. Bestämmelser andra handlingar. gallring är att den kan om gallring av ske utan eller med pappershandlingar endast ringa förlust efter skanning finns i avseende betydelsebä- Riksarkivets föreskrifrande uppgifter eller ter och allmänna råd data, sammanställ- om gallring av nings- och sökmöjlig- pappershandlingar heter, samt möjligheter efter skanning. att fastställa autenticiteten. Ytterligare en förutsättning för gallring är att de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riks-arkivets föreskrifter med tekniska krav.

text: Handlingar Gallring Anmärkningar

text: Elektroniska handling- När de inte behövs för ar som har överförts verksamheten. och ersätts av andra En förutsättning för elektroniska handlingar gallring är att överföringen inte ska ha lett till förlust av betydelsebärande data eller förlust av möjligheten att bedöma handlingens autenticitet. Ytterligare en förutsättning för gallring är att de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav. Handlingar som har När de inte behövs för dokumenterats genom verksamheten. en tjänsteanteckning. Handlingar som kan När de inte behövs för ersättas av senare verksamheten. inkomna handlingar med en underskrift.

text: Elanders Sverige AB, 2022


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:7) om gallring av handlingar inom stödverksamheter

text: Elanders Sverige AB, 2022


title: Riksarkivets föreskrifter om upphävande av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2013:3) om arkiv hos kommittéer under regeringen

text: 1. Dessa föreskrifter träder i kraft den 31 december 2022.

text: 2. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2013:3

text: ) om arkiv hos kommittéer under regeringen får tillämpas till och med den 31 december 2023.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Fredrik Lindberg

text: Senaste lydelse

text: RA-FS 2018:9

text: . 1

text: Elanders Sverige AB, 2022


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter

text: Omtryckt genom

text: RA-FS 2019:2

text: . 1

text: Elanders Sverige AB, 2022


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2018:10) om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.

text: Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 november 2023.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Katrin Askergren

text: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

text: Räkenskaps- Bevarande Gallring information m.m.

text: Verifikationer, 13 § Verifikationer som Övriga verifikationer FBF. enligt 6 § dessa får gallras 7 år efter före skrifter ska utgången av det undantas gallring, ska räkenskapsår som bevaras. handlingarna avser. Fakturor, 2 kap. 9 § Fakturor som enligt 6 § Övriga fakturor får mervärdesskat telagen dessa före skrifter ska gallras 7 år efter (

text: ). undantas gallring, ska utgången av det bevaras. räkenskapsår som handlingarna avser.

text: Undantag:

text: Fakturor på papper som har skannats får gallras 3 år efter ut gången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Verkställande av gallring förutsätter att de skan nade bilderna är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år.

text: Elektroniska fakturor, Elektroniska fakturor Övriga elektroniska

text: 21 f §

text: FBF och 2 kap. som enligt 6 § dessa fakturor får gallras 7 år 10 § mervärdesskatte la- föreskrifter ska efter utgången av det gen (

text: ). undantas gallring, ska räkenskapsår som bevaras. handlingarna avser.

text: Undantag:

text: Elektroniska fakturor som har förts över till myndighetens format för elektroniska fakturor får gallras efter överföring under förutsättning att ur sprungets äkthet har säker ställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en faktura inte har föränd rats och att myndighetens elektroniska fakturor är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år. Systemdokumentation De delar av systemdo- Övrig systemdokumenoch behandlings- kumentation och tation och behandlingshistorik,

text: 18 §

text: FBF och behandlingshistorik historik får gallras 7 år förord ningen som är nödvändiga för efter utgången av det (

text: ) om att presentera de räkenskapsår som statliga myndigheters ekonomiska händelser- handlingarna avser. redovisningssystem. na som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring ska bevaras. Därutöver ska dokumentation bevaras enligt vad som anges i

text: 8 §

text: Elanders Sverige AB, 2023


text: KARIN ÅSTRÖM IKO Fredrik Lindberg

text: Elanders Sverige AB, 2024


text: 9 kap. Överlämnande

text: I överlämnandet ska ingå de antal exemplar av handlingarna som framgår av de föreskrifter som räknas upp i 16 §, om inte Riksarkivet beslutar annat. Dessa föreskrifter träder i kraft den 12 mars 2024. KARIN ÅSTRÖM IKO Martin Pålsson

text: Föreskrifterna omtryckta

text: RA-FS 2019:2

text: . 1

text: Elanders Sverige AB, 2024


text: 1. Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 juli 2024. 2. Föreskrifterna får tillämpas på räkenskapsinformation från och med den 1 januari 2011.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Manda Gabrielsson

text: Räkenskapsinforma- Bevarande Gallring tion m.m.

text: Sidoordnad bokföring, De ekonomiska händel-

text: 11 §

text: FBF. serna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror, ska bevaras. Verifikationer, 13 § Verifikationer som Övriga verifikationer FBF. enligt 6 § dessa före- får gallras 7 år efter skrifter ska undantas utgången av det räkengallring, ska bevaras. skapsår som handlingarna avser.

text: Undantag:

text: Verifikationer får gallras efter överföring till ny handling eller databärare, under förutsätt ning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en verifikation inte har förändrats och att myndighetens verifikationer är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år.

text: Fakturor, 2 kap. 9 § Fakturor som enligt 6 § Övriga fakturor får

text: mervärdesskattelagen

text: dessa föreskrifter ska gallras 7 år efter (

text: Undantag:

text: Fakturor får gallras efter överföring till ny handling eller databärare, under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en faktura inte har förändrats och att myndighetens fakturor är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år. Elektroniska fakturor, Elektroniska fakturor Övriga elektroniska

text: 21 f §

text: FBF och 2 kap. som enligt 6 § dessa fakturor får gallras 7 år 10 § mervärdes- föreskrifter ska undan- efter utgången av det

text: skattelagen (2023:200)

text: . tas gallring, ska be- räkenskapsår som varas. handlingarna avser.

text: Undantag:

text: Elektroniska fakturor som har förts över till myndighetens format för elektroniska fakturor får gallras efter överföring under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en faktura inte har förändrats och att myndighetens elektroniska fakturor är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år.

text: Elanders Sverige AB, 2024


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:1) om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling)

text: 6 kap. Informationssäkerhet

text: Myndigheten ska för att säkerställa ett bevarande av de elektroniska handlingarna skapa och upprätthålla rutiner för samt vidta åtgärder för att skydda handlingarna från skada, manipulation, obehörig åtkomst och stöld.

text: Myndigheten ska vid förvaring av elektroniska handlingar, säkerhetskopior och dokumentation tillämpa Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler.

text: Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 juli 2024.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Fredrik Lindberg

text: Elanders Sverige AB, 2024


text: Bilaga

text: Handlingar Återlämnande, Anmärkningar bevarande och gallring

text: Sammanställningar 1. Gallras när de inte över beräkningar av längre behövs för retroaktiva löner. verksamheten under förutsättning att upp gifterna framgår av löne sam man ställningar. 2. Gallras 2 år efter utgången av det år som uppgifterna avser om 1. inte är tillämpligt. Verifikationer rörande 1. Gallras 7 år efter det Avser verifikationer friskvårds-, läkar- att ersättningen be tala- som lämnas in av den vårds- eller läke me- des ut. anställde för att begära dels er sätt ningar. 2. Verifikationer får ersättning. gallras efter överföring till ny handling eller databärare, under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en verifikation inte har förändrats och att myndighetens verifikationer är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år. Uppgifter som visar Gallras 2 år efter Benämns även avvikelser i samband utgången av det år då signallistor. med löneberäkningar. löneberäkningen gjordes. Sammanställningar Gallras när hand- Avser till exempel och avstämningar av lingarna inte längre sammanställningar lönehändelser. behövs för verksam- som görs i syfte att heten. vara tillfälliga hjälpmedel i arbetet.

text: Arvodesuppgifter. Gallras 7 år efter det att ersättningen betalades ut. Reseräkningar med 1. Gallras 7 år efter det Med bilagor avses till bilagor. att ersättningen beta- exempel verifikationer lades ut. över utlägg för resor 2. Verifikationer får med buss eller taxi. gallras efter överföring till ny handling eller databärare, under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en verifikation inte har förändrats och att myndighetens verifikationer är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år. Avstämningar för Gallras när hand- Avser integrationer kontroll av tran sak- lingarna inte längre med andra myndigtions in for ma tion. behövs för verk sam- heter för periodvisa heten. rapporteringar av uppgifter ur lönesystemet, till exempel rapportering till Försäkringskassan avseende sjukdom de första 14 dagarna, Statistiska centralbyrån avseende lönestatistik, Statens pensionsverk avseende information för kommande pensionsutbetalningar eller Arbetsgivarverket avseende lönestatistik.

text: Elanders Sverige AB, 2024


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2018:3) om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling

text: 3. Dessa föreskrifter tillämpas från och med den 1 januari 2017. De upphävda föreskrifterna gäller dock för sådan upphandling som har påbörjats före den 1 januari 2017.

text: Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 november 2024.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Morgan Nordberg

text: Föreskrifterna omtryckta

text: RA-FS 2020:2

text: Bilaga till

text: RA-FS 2024:5

text: Handlingar som får återlämnas eller gallras

text: Handlingar Återlämnande eller Anmärkningar gallring

text: Upphandling enligt förfaranden i lagar enligt 1 kap. 1 § med undantag

text: av lagen (

text: ) om valfrihetssystem

text: Anbud inklusive 4 år från den dag Avser även anbud bilagor som inte har avtalet slöts eller inklusive bilagor som antagits. upphandlingen inte har antagits i avbröts. direkt upp hand lingar vars värde överstiger 100 000 kronor. Allmänna råd. Myndigheten bör, före verkställande av återlämnande eller gallring, säkerställa att uppgifter om kvalificering och utvärdering av inkomna anbud framgår av den dokumentation som bevaras.

text: Anbuds ansök ningar 4 år från den dag Omfattar även annan eller pre kva lifice avtalet slöts eller dokumentation som rings hand lingar som upphandlingen tillhör an buds an sökinte hör till antagna avbröts. ningen eller pre kvalianbud. fi ce rings hand lingen.

text: Intyg, bevis eller 4 år från den dag Avser anbudsgivare motsvarande som avtalet slöts eller som inte har antagits. inhämtats för kontroll upphandlingen av leverantören. avbröts.

text: Förtydliganden och 4 år från den dag Avser anbud som inte kompletteringar av avtalet slöts eller har antagits. anbud och an buds an- upphandlingen sök ningar. avbröts.

text: Ändringen innebär bl.a. att rubriken Säkerhetsskyddad upphandling och handlingar under den rubriken samt handlingar som ska bevaras tas bort ur bilagan. Övriga änd- 2 ringar är kantmarkerade.

text: Handlingar vid direkt- När de inte längre upp hand lingar vars behövs för redovisvärde inte över stiger ning, kontroll, revi - 100.000 kronor. sion eller för styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter.

text: Ordererkännande. 2 år efter det att handlingen har inkom mit eller när avtalet har upphört att vara giltigt.

text: Handlingar vid avrop Beställningar där Avser inte upphandfrån ram avtal, rang - värdet av det beställda ling av ramavtal. ordnade eller med inte överstiger annan för del nings- 100 000 kronor får nyckel. gallras när de inte längre behövs för redovisning, kontroll, revision eller för styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter.

text: Handlingar vid avrop Anbud som inte har Avser inte upphandfrån ramavtal, för - antagits får gallras ling av ramavtal och nyad kon kur rens ut- 4 år från den dag antagna anbud. sätt ning. av rops av talet slöts eller den för nyade kon kur rens ut sättningen avbröts.

text: Upphandling enligt förfarandet i lagen (

text: ) om valfrihetssystem

text: Ansökningar om 2 år efter det att myndeltagande i valfri- digheten beslutat att hetssystem som inte inte godkänna den har godkänts, inklu- sökande som handsive bilagor. lingarna avser. Får gallras under förutsättning att ansökningarna och utvärdering av dessa har dokumenterats.

text: Förtydliganden och 2 år efter det att myn kompletteringar av digheten beslutat att ansökningar om att inte godkänna den delta i valfrihets- sökande som handsystem som inte har lingarna avser. godkänts.

text: Intyg och bevis om 2 år efter det att mynkontroll av sökande digheten beslutat att som inte har inte godkänna den godkänts. sökande som handlingarna avser.

text: Övriga handlingar

text: Spontanofferter. När de inte behövs för verksamheten.

text: Listor och produkt- När de inte behövs för Avser handlingar som kataloger. verksamheten. inte ingår i anbud eller liknande.

text: Följesedlar och pack- När de inte längre sedlar. behövs för att styrka rättigheter eller skyldigheter.

text: Tillfälliga hjälp medel När de inte behövs för Avser exempelvis som inte tillför upp- verksamheten. listor och förteckhand lingen sakupp- ningar som använts gift. för egna sammanställningar och uträkningar.

text: Elanders Sverige AB, 2024