text: 1 kap. Tillämpningsområde

text: Föreskrifterna gäller lokaler för förvaring av arkiv hos – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, – sådana organ som avses i

text: 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

text: till den del de allmänna handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, – sådana enskilda organ som förvarar allmänna handlingar med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring, – Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar vid förvaring av allmänna handlingar med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring m.m. I dessa föreskrifter avses med begreppet myndighet sådana myndigheter och organ som upptas i

text: första stycket

text: RA-FS 2025:2

text: Om en myndighet lämnar arkiv för förvaring hos en kommunal myndighet eller hos en enskild ska myndigheten genom skriftlig överenskommelse säkerställa att den som förvarar arkivet tillämpar Riksarkivets föreskrifter.

text: Denna författning gäller vid nybyggnad, ombyggnad och ändring i befintliga lokaler samt för befintliga arkivlokaler, om inget annat anges.

text: Allmänna råd. Författningens bestämmelser kompletterar annan reglering inom byggområdet och bör tillämpas tillsammans med dessa. Sådana bestämmelser finns exempelvis i Boverkets byggregler och i föreskrifter som utfärdas av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Elsäkerhetsverket samt Arbetsmiljöverket.

text: 2 kap. Definitioner

text: I dessa föreskrifter används följande termer med nedan angiven betydelse. (RA-FS

text: Konsoliderad version (fulltext) 1

text: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2013:4

text: ) om arkivlokaler ________________________________________________________________________

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Arkivlokal Lokal som är anpassad för förvaring av arkiv.

text: Automatiskt brandlarm Anläggning avsedd att elektroniskt påverkas av vid brand normalt förekommande händelseförlopp så att larm avges.

text: Automatiskt System som i händelse av brand aktiveras automatiskt, släcksystem utan manuell insats, och vars syfte är att släcka en brand i dess begynnelseskede eller att hålla den under kontroll så att släckningen kan fullföljas av personal på platsen eller av räddningstjänsten.

text: Brandbelastning – yttre Brandbelastning i angränsande utrymmen.

text: Brandcell Avskild del av en byggnad inom vilken en brand under hela eller delar av ett brandförlopp kan utvecklas utan att sprida sig till andra delar av byggnaden eller andra byggnader.

text: Brandskydds- Dokumentation som visar hur man uppfyller gällande krav på dokumentation brandskydd; dokumentationen kan bl.a. redovisa brandtekniska klasser, brandcellsindelning, luftbehandlingsinstallationens funktion vid brand och i förekommande fall beskriva brandtekniska lösningar som automatiska släcksystem och automatiska brandlarm.

text: Brandteknisk klass Klass för indelning av material, beklädnader, golvbeläggningar, taktäckningar, ytskikt och byggnadsdelar med avseende på brandtekniska egenskaper.

text: Byggnadsdel Enhet som ingår i byggnad och som kan avgränsas med avseende på sin byggnadstekniska funktion.

text: Funktionsbyggnad Byggnad som i sin helhet eller till övervägande delen är uppförd eller används för ett specifikt ändamål, här avses en byggnad för förvaring av arkiv.

text: Inrymningsväg Väg till skyddsrum från kringliggande utrymmen (se även utrymningsväg).

text: Konditionering Gradvis anpassning av material till den miljö som handlingarna ska föras till.

text: Luftbehandling Behandling av luft genom luftberedning, luftdistribution och luftväxling (se även ventilation).

text: Nybyggnad Uppförande av en ny byggnad eller flyttning av en tidigare uppförd byggnad till en ny plats.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2013:4

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Ombyggnad Ändring av en byggnad som innebär att hela byggnaden eller en betydande och avgränsbar del av byggnaden påtagligt förnyas.

text: Radiator Värmeelement; anordning för att värma upp inomhusluft.

text: Skyddsrum Anläggning, byggnad eller del av denna som är utformad för att skydda människor, föremål e.d. mot verkningar av stridsmedel (och som är registrerad som skyddsrum av ansvariga myndigheter).

text: Utrymningsväg Väg från brandcell till det fria eller till annan säker plats där brand och brandgas inte kan påverka utrymmande personer.

text: Ventilation Transport och utbyte av luft (se även luftbehandling).

text: Ändring En eller flera åtgärder som ändrar konstruktion, installationer, inredning och material i en befintlig arkivlokal eller i en lokal som anpassas till arkivlokal.

text: 3 kap. Riksarkivets handläggning av arkivlokalsärenden

text: Vid planeringen av en nybyggnad, ombyggnad eller vid anpassningen av en befintlig lokal till arkivlokal ska myndigheten, i enlighet med

text: och

text: 19 §§

text: arkivförordningen (1991:446)

text: , i god tid inhämta Riksarkivets yttrande samt informera arkivmyndigheten om tidpunkten för när det tekniska samrådet ska ske. Detsamma gäller när myndigheten avser att hyra en arkivlokal eller genomföra ändringar i en befintlig arkivlokal. I samband med kommunikationen ska myndigheten komma in med dokumentation som beskriver arkivlokalens utformning och tänkta placering.

text: Allmänna råd. För att underlätta kommunikationen med Riksarkivet har myndigheten ett ansvar för att sammanställa och tillhandahålla dokumentation rörande den tänkta arkivlokalen. Här avses exempelvis – handlingar som beskriver arkivlokalens placering, såväl byggnadens placering i omgivningen som arkivlokalens placering inne i byggnaden, – ritningar med kompletterande beskrivningar av lokalens utformning och inredning, – brandskyddsdokumentation, samt – annan relevant dokumentation.

text: Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från bestämmelserna i denna författning. Vid ansökan om undantag ska myndigheten ange skälen för undantaget och lämna förslag till kompenserande åtgärder.

text: 4 kap. Grundläggande skyddskrav

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2013:4

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Handlingar som tillhör myndighetens arkiv ska förvaras i arkivlokal som ger skydd mot – vatten och skadlig fukt, – brand, brandgas och skadlig upphettning, – skadlig klimat- och miljöpåverkan, samt – skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst.

text: Arkivlokalen får inte – användas för andra ändamål än förvaring av arkiv, – förläggas i en lokal som är registrerad som skyddsrum eller – utgöra ut- eller inrymningsväg från och till andra utrymmen.

text: Handlingar får förvaras i förvaringsskåp som tillsammans med den lokal i vilken skåpet placeras ger ett skydd som tillgodoser bestämmelserna i denna författning.

text: Allmänna råd. Belastningen på golv och golvbjälklag bör utredas och nödvändiga åtgärder vidtas innan förvaringsskåp placeras i lokalen då skåpen med sin särskilda konstruktion oftast är tunga.

text: Vid val av arkivlokalens placering ska myndigheten undersöka hur den omgivande miljön påverkar möjligheterna att skapa ett tillfredsställande skydd enligt 1 §. Resultatet av undersökningen ska dokumenteras och redovisas i enlighet med 3 kap. 1 § andra stycket.

text: Allmänna råd.

text: Riskbedömning av miljön utanför byggnaden

text: Vid bedömning av den yttre miljön bör hänsyn tas till risker för exempelvis – brandspridning från angränsande byggnader eller anläggningar, – inträngande fukt från t.ex. närliggande vattendrag, – negativ påverkan från luftföroreningar i omgivningen, t.ex. luftföroreningar från tung trafik eller industri, samt – skadegörelse på byggnaden och arkivlokalen. Myndigheten bör undersöka vilka verksamheter som bedrivs i omgivningen och vilka risker som normalt är förknippade med dessa. Det kan röra sig om miljöer där risken för olyckor är högre än normalt, t.ex. hamnar, flygplatser eller i närheten av tungt trafikerade transportvägar. Som stöd för en sådan analys kan bedömningsunderlag finnas hos kommuner och de myndigheter som har att övervaka och följa utvecklingen av t.ex. klimat- och miljöförändringar.

text: Riskbedömning av miljön inom byggnaden

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2013:4

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: – påverkan av elektriska och magnetiska fält i omgivningen.

text: Vid placering av en funktionsbyggnad ställs särskilt höga krav på den omgivande miljön i vilken byggnaden placeras.

text: Allmänna råd. Vid planeringen av en funktionsbyggnad bör myndigheten, utöver vad som anges i de allmänna råden under 4 §, undersöka vilka planer som finns för den framtida användningen av området. Myndigheten bör även undersöka om det finns risk för jordskred, ras eller översvämningar inom området eller om det tänkta området kan utgöra ett strategiskt mål för militära angrepp eller terrorhandlingar. Upplysningar om sådana förhållanden kan finnas hos kommuner och de myndigheter som har att övervaka och följa utvecklingen av klimat och miljö, säkerhet m.m.

text: Byggnadens bärande konstruktion ska vara dimensionerad för den belastning som arkivet och arkivverksamheten medför. (

text: RA-FS 2025:2

text: Allmänna råd. Föreskrifter och allmänna råd till

text: 3 kap. 7 § Plan- och byggförordningen (2011:338)

text: finns i Boverkets föreskrifter och allmänna råd om bärförmåga, stadga och beständighet i byggnader m.m. (

text: BFS 2024:6

text: ). Regler om bärförmåga vid brand finns i Boverkets föreskrifter och allmänna råd om säkerhet i händelse av brand i byggnader (

text: BFS 2024:7

text: ). Fram till den sista juni 2026 kan de äldre reglerna i Boverkets föreskrifter och allmänna råd (

text: BFS 2011:10

text: ) om tillämpning av europeiska konstruktionsstandarder (eurokoder), EKS, under vissa förutsättningar tillämpas i sin helhet. Konstruktionen bör vara dimensionerad för långtidsbelastning med syfte att förhindra en sådan nedböjning hos bjälklagen som kan orsaka att mobila kompakthyllsystem kommer i egenrullning.

text: 5 kap. Arkivlokalens utformning och inredning

text: Vid nybyggnad av en arkivlokal ska lokalen utföras utan fönster. Om det finns fönster i en befintlig lokal som anpassas till arkivlokal ska fönsteröppningen byggas igen eller kompletteras med brandklassad fönsterlucka som uppfyller bestämmelserna i 7 kap 4 § andra stycket.

text: Vid planering av arkivlokalen ska hänsyn tas till arkivets beräknade omfattning och till behovet av de teknikutrymmen som kan krävas för driften av arkivlokalen. Arkivlokalens inredning ska vara placerad så att den ger arkivhandlingarna ett tillfredsställande skydd vid översvämning, brand och mot klimatpåverkan.

text: Allmänna råd. Extra utrymme kan krävas för belysning och andra installationer för användningen av arkivlokalen. Utrymmen kan också krävas för att skapa en god luftcirkulation i arkivlokalen. Vid placering av hyllor intill väggarna bör avståndet mellan väggen och hyllan vara ca 200 mm. Det rekommenderade avståndet är av särskild betydelse när hyllan står vid en yttervägg där risken för kalla ytor och fukt kan vara högre än i arkivlokalen i övrigt. Luftväxlingen i luftspalten mellan hyllorna och väggen bör därför vara tillräcklig för att förhindra att arkivhandlingarna skadas.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2013:4

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Avståndet mellan hyllornas takplan och taket bör minst vara 500 mm. Det lägsta hyllplanet bör placeras ca 150 mm över golvnivån. För att underlätta transporten av och åtkomsten till handlingar samt minska risken att skada handlingarna bör arkivlokalens huvudgångar vara minst 1 200 mm breda.

text: 6 kap. Skydd mot vatten och skadlig fukt

text: Arkivlokalen ska skydda handlingarna mot vatten och skadlig fukt.

text: Allmänna råd. Installationer och avskiljande byggnadsdelar bör utformas så att risken för att vatten från läckor i andra delar av byggnaden tränger in i arkivlokalen minimeras. Detsamma gäller för utformningen av skyddet mot inträngande släckvatten från bränder i övriga delar av byggnaden.

text: Rör för fjärrvärme och fjärrkyla får inte finnas i arkivlokalen.

text: Rör för vätskor får inte dras igenom en arkivlokal, med undantag för vattenledande rör för arkivlokalens uppvärmning och rör för arkivlokalens automatiska släcksystem. Rören för lokalens uppvärmning ska förläggas nära golvet. Vid ombyggnad av eller ändring i befintliga lokaler får inga nya vätskeledande rör installeras. Om det finns genomgående rör för vätskor i en befintlig arkivlokal, eller en lokal som anpassas till arkivlokal, ska ett tillfredsställande skydd mot fukt och läckage anordnas. Tappkranar får inte finnas i arkivlokalen.

text: Allmänna råd. För att uppnå ett tillfredsställande skydd kan rörinstallationer t.ex. kompletteras med avledande dropp- och uppsamlingsrännor. Om det finns golvbrunnar i lokalen bör de vara försedda med manuell avstängningsventil. Ventilens funktion bör kontrolleras regelbundet. Där risken för vattenläckage eller inträngande fukt inte är obetydlig bör myndigheten installera ett fuktlarm med signal till bemannad plats.

text: 7 kap. Skydd mot brand, brandgas och skadlig upphettning

text: Arkivlokalen ska utföras så att risken för uppkomst och spridning av brand inom arkivlokalen minimeras.

text: Arkivlokaler vars golvarea överstiger 400 m ska sektioneras. I arkivlokaler som består av flera brandceller ska sektioneringen inom arkivlokalen ha en brandavgränsande funktion om lägst EI 60. I arkivlokaler som har utrustats med ett automatiskt släcksystem enligt 16 § eller ett syrereducerande system enligt 17 § får brandcellens golvarea uppgå till högst 1 200 m .

text: Allmänna råd. För att ytterligare begränsa skadorna vid en eventuell brand bör takhöjden i en arkivlokal som saknar automatiska släcksystem inte överstiga 4 m.

text: Brandtekniskt skydd

text: Arkivlokalens brandceller ska utföras så att risken för spridning av brand och brandgas till arkivlokalen från angränsande utrymmen begränsas.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2013:4

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Arkivlokalen ska utföras så att den, vid en brand i angränsande utrymmen, under 120 minuter, ger skydd mot  skadlig upphettning,  brandgas,  öppen låga och  genombränning. Dörrar, fönsterluckor och portar ska vara brandgastäta. Dörrar ska vara utrustade med automatisk stängare och anslagströskel eller annan skyddsanordning som ger motsvarande skydd. Om någon av arkivlokalens väggar utgörs av byggnadens ytterväggar får dessa väggar utföras i en lägre brandteknisk klass förutsatt att skyddet mot skadlig upphettning i arkivlokalen upprätthålls vid utvändig brand enligt SS-EN 1991-1-2:2024 (5.2.2). (

text: RA-FS 2025:2

text: Allmänna råd. Kravet på att arkivlokalen ska skydda arkivet under 120 minuter kan uppnås om arkivlokalen utförs i följande brandtekniska klasser, under förutsättning att den yttre brandbelastningen är lägre än 800 MJ/m . – väggar och bjälklag EI 120 – dörrar (självstängande) EI 120-C – brandspjäll och brandgasspjäll EI 120 – ventilations- och imkanaler EI 120 – genomföringar för rör, kablar och ventilationskanaler EI 120 Ett utförande i de brandtekniska klasser som angivits ger emellertid inte tillräckligt skydd mot skadlig upphettning. Med skydd mot skadlig upphettning avses att yttemperaturen på den icke brandutsatta sidan av väggen, bjälklaget eller den brandavskiljande konstruktionen, efter 120 minuters brand, inte bör överstiga en temperatur som är skadlig för det förvarade materialet. Skyddet kan förbättras genom tilläggsisolering av de brandavskiljande väggarna eller genom att omkringliggande utrymmen sprinklas. Vid bestämning av det brandtekniska skyddet bör isoleringskraven (I) specificeras genom temperaturangivelse. Med skadlig upphettning avses normalt för – pappershandlingar > 50 °C – mikrofilm > 70 °C – magnetiska databärare > 55 °C – optiska databärare > 55 °C Kraven på att dörrar, fönsterluckor och portar ska vara brandgastäta kan anses vara uppfyllda om de är klassificerade i lägst klass Sa enligt SS-EN 13501-2:2023. Med anslagströsklar avses trösklar som ligger an mot dörrbladet när dörren är stängd, eller motsvarande skyddsanordning. Avsikten är att dörren ska vara så tät att det inte läcker in rök, brandgas eller sticklågor vid en brand utanför arkivlokalen. Om den yttre brandbelastningen är högre än 800 MJ/m och inte kan nedbringas, eller om omständigheterna i övrigt är ogynnsamma, kan det bli nödvändigt att välja en högre brandteknisk klass. Vid bedömning av lämplig brandteknisk klass bör myndigheten även kontrollera de krav som ställs i Boverkets föreskrifter. I det fall den yttre brandbelastningen är betydligt lägre än 800 MJ/m kan det innebära att en lägre brandteknisk klass kan väljas. För att förhindra vattenånga från t.ex. betongväggar att avges till arkivlokalen vid brand utanför arkivlokalen bör en ångspärr monteras mellan den sida av betongväggen som vetter mot arkivlokalen och arkivlokalens ytskikt.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2013:4

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Arkivlokalens bärande konstruktion och de delar av byggnadens bärande konstruktion som kan påverka arkivlokalens stabilitet vid sammanstörtning ska lägst ha brandteknisk klass R60.

text: Allmänna råd. Byggnadsdelar delas in beroende på funktion i olika klasser. R avser bärförmåga vid brand. Regler om bärförmåga vid brand finns även i Boverkets föreskrifter. Dessa kan visa sig ställa högre krav på bärande byggnadsdelar vid brand än vad Riksarkivet föreskriver.

text: I funktionsbyggnader för arkiv ska den bärande konstruktionen som omfattar arkivlokalens stabilitet vara konstruerad av obrännbart material och ha lägst brandteknisk klass R120.

text: Allmänna råd. Regler om bärförmåga vid brand finns även i Boverkets föreskrifter. Dessa kan visa sig ställa högre krav på bärande byggnadsdelar vid brand än vad som föreskrivs i denna författning. Arkivlokalens väggar och tak bör utformas så att de vid brand tål mekanisk påverkan från sammanstörtande entresoler, entresolsystem, hyllor och hyllsystem. Detsamma gäller för annan inredning och utrustning som bedöms kunna orsaka motsvarande skada vid sammanstörtning.

text: Elektriska installationer i arkivlokalen

text: I arkivlokalen får det endast finnas sådana fasta elektriska installationer som är nödvändiga för arkivlokalens drift.

text: Allmänna råd. Bestämmelsen tar sikte på sådana normalt förekommande elektriska installationer som behövs för arkivlokalens drift, exempelvis belysning, radiatorer och mobila hyllsystem.

text: Elektrisk arbetsplatsutrustning får inte finnas i arkivlokalen. Med undantag för vad som föreskrivs i första stycket får bärbar elektrisk utrustning användas i lokalen. Sådan utrustning ska dock, när den inte används, förvaras utanför arkivlokalen.

text: Allmänna råd. Elektrisk arbetsplatsutrustning, t.ex. datorer, skrivare, elektriskt höjoch sänkbara bord samt kopieringsmaskiner, kan placeras i ett från arkivlokalen brandtekniskt avskilt utrymme, d.v.s. i en annan brandcell som inte utgör en del av arkivlokalen. Med bärbar elektrisk utrustning avses olika typer av bärbara datorer eller liknande som används för exempelvis förteckningsarbete.

text: Elektriska installationer för luftbehandling ska vara brandtekniskt avskilda från arkivlokalen i enlighet med 4 §. (

text: RA-FS 2025:2

text: Arkivlokalens belysning ska utgöras av LED-armaturer eller lysrörsarmaturer som har ett tillfredsställande skydd mot damm. Den elektriska anslutningen ska vara fast monterad.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2013:4

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Lysrörsarmaturer ska vara försedda med säkerhetsglimtändare eller högfrekvensdon. (

text: RA-FS 2025:2

text: Allmänna råd. Vad som är ett tillfredsställande skydd mot damm beror på luftkvaliteten i arkivlokalen. Luftens partikelinnehåll påverkas av det arkivmaterial som förvaras i lokalen och den verksamhet som förekommer där. Vid nybyggnad, ändring eller byte av armatur bör myndigheten välja armatur i kapslingsklass lägst IP 43, i enlighet med SS-EN 60529 utgåva 1.2.

text: Strömtillförseln för belysning, mobila hyllsystem och vägguttag, som är nödvändiga för arkivlokalens drift och underhåll, ska kunna frånkopplas när ingen vistas i arkivlokalen. Frånkopplingen ska kunna utföras och kontrolleras från arkivlokalens utsida. Denna bestämmelse gäller inte för automatiska brandlarm och annan utrustning som behövs för att säkerställa lokalens utrymningssäkerhet.

text: Allmänna råd. Manövrering och kontroll av strömtillförseln kan lämpligen ske med hjälp av strömbrytare med kontrollampa som monteras på utsidan av arkivlokalen. Strömbrytaren bör placeras så att den är oåtkomlig för obehöriga. Om en sådan placering inte är möjlig bör strömbrytaren vara låsbar. Alternativt kan dörren till arkivlokalen förses med en mikrobrytare som är kopplad till en kontrollampa.

text: Finns eller installeras elektriska radiatorer i arkivlokalen ska dessa vara slutna och försedda med överhettningsskydd. Radiatorernas yttemperatur får inte överstiga 60 °C.

text: Allmänna råd. För att minska risken för brand bör uppvärmning av arkivlokalen i första hand ske med luft- eller vattenburen värme. Vid installation av elektriska radiatorer bör de skyddas från yttre påverkan, t.ex. genom att de förses med ett påkörningsskydd.

text: Rörinstallationer

text: Rör för brandfarlig gas och vätska får inte finnas i en arkivlokal .

text: Allmänna råd. I Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps författningssamling (

text: MSBFS 2010:4

text: ) anges vilka egenskaper en gas eller vätska ska ha för att klassas som brandfarlig.

text: Ytskikt och beklädnad

text: Arkivlokalen ska utföras med material som endast kan ge ett försumbart bidrag till brandspridning inom arkivlokalen. Vid val av arkivlokalens ytskikt och beklädnad ska materialet för tak och väggar lägst motsvara brandteknisk klass B-s1, d0 och för golv lägst klass Cfl -s1.

text: Installationer som kan hindra eller begränsa brandspridningen i lokalen

text: Arkivlokalen ska vara utrustad med ett automatiskt brandlarm som vidarebefordrar larm till en bemannad plats. Detektorer ska finnas såväl i arkivlokalen som i till arkivlokalen angränsande brandceller som myndigheten förfogar över. (

text: RA-FS 2025:2

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2013:4

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Allmänna råd. Den bemannade platsen kan vara en ständigt bemannad plats i byggnaden, ett vakt- eller larmbolag eller räddningstjänsten. Exempel på lämpliga komponenter i ett automatiskt brandlarm finns i standardserien SS-EN 54. Exempel på lämpligt utförande finns i Brandskyddsföreningens skrift Regler för brandlarm, SBF 110:8.

text: Allmänna råd. I ett förutlösningssystem för vattensprinkler är rören i systemet fyllda med luft fram till dess att ett detekteringssystem för t.ex. rök aktiveras. Vid erhållen impuls från ett sådant detekteringssystem fylls rörnätet med vatten. Därefter aktiveras sprinklermunstycken individuellt vid termisk påverkan i händelse av brand. Genom att använda den här typen av system minskas risken för onödiga vattenskador till följd av t.ex. läckage. Om myndigheten väljer att installera ett sprinklersystem för vatten är det viktigt att säkerställa att släcksystemet och arkivlokalens övriga inredning, t.ex. hyllsystem, utformas så att avsedd släckeffekt uppnås.

text: För att förhindra att brand uppstår i arkivlokalen får system med avsikt att sänka syrenivån i arkivlokalen användas.

text: Allmänna råd. Till skillnad från traditionella brandsläckningssystem som är avsedda att släcka branden efter att den upptäcks, är syrereducerande system avsedda att förhindra att branden uppstår i lokalen. Normalt ersätts 5–10 % av syremolekylerna i luften med samma mängd kvävemolekyler. Vid installation av den här typen av brandskyddssystem är det viktigt att relevanta arbetsmiljöregler beaktas.

text: I eller i anslutning till arkivlokalen ska det finnas handbrandsläckare. Avståndet till närmaste handbrandsläckare i arkivlokalen får vara högst 25 m. (

text: RA-FS 2025:2

text: Allmänna råd. Släckmedlet i handbrandsläckaren väljs med utgångspunkt från de handlingar som förvaras i arkivet och den sanering som blir aktuell efter det att handbrandsläckaren använts.

text: 8 kap. Skydd mot skadlig klimat- och miljöpåverkan i arkivlokalen

text: Arkivlokalen ska avseende temperatur, relativ luftfuktighet, luftens renhet och övriga miljöfaktorer, vara anpassad till de handlingar som förvaras där. (

text: RA-FS 2025:2

text: Allmänna råd. Luftföroreningar såsom svaveldioxid, kväveoxider m.fl. har en menlig inverkan på handlingarna. Om arkivlokalen ligger i en omgivning med förorenad luft bör tilluften renas genom avskiljning av både fasta och gasformiga föroreningar. Kraven på luftens renhet är olika för olika slag av handlingar. Vid höga krav på luftens renhet bör en reningsutrustning monteras i till- och återluftskanalerna. Vidare bör

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2013:4

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: I arkivlokalen och dess byggnadskonstruktioner, ytskikt och inredning får det endast användas material som inte påverkar handlingarna negativt. (

text: RA-FS 2025:2

text: Allmänna råd. Källor till flyktiga organiska ämnen bör minimeras vilket kan göras genom noggrant val av konstruktions- samt inredningsmaterial. Exempel på material som kan avge dessa ämnen är laminat, plastgolv, färger, oljebaserade lacker, polyuretanskum, syrahärdande silikoner, adhesiver och icke-stabil PVC.

text: Handlingarna får inte utsättas för annat ljus än det som krävs för deras vård och åtkomst. (

text: RA-FS 2025:2

text: Allmänna råd. Eftersom ljusets inverkan är ackumulativ bör intensitet, varaktighet samt ljuskällans spektralfördelning och värmeutveckling kontrolleras för att minimera skadlig påverkan. UV-strålning bör uteslutas. Vid städning och rumsinspektion bör 100 lux vid golvyta vara tillräcklig ljusstyrka.

text: Handlingar som kan påverka varandra negativt ska förvaras åtskilda. (RA-FS

text: Arkivlokalen får inte stå i direkt kontakt med utomhusmiljön. Infart och gång- eller transportväg till arkivlokalen ska vara försedd med luftsluss. Luftsluss behöver inte finnas för nödutrymningsväg i yttervägg i arkivlokalen om nödutrymningsvägen endast är avsedd för utrymning vid nödsituation.

text: Lufttemperaturen och den relativa luftfuktigheten i arkivlokalen ska hållas stabil och kontrolleras fortlöpande. Kontrollerna och eventuella åtgärder ska dokumenteras. (RA-FS

text: Allmänna råd. Generellt innebär en lägre förvaringstemperatur att beständigheten hos handlingarna ökar under förutsättning att luftfuktigheten kan hållas vid en lämplig och jämn nivå. Korttidsfluktuationer för lufttemperatur bör inte vara större än 3 °C sett som bandbredd kring ett månadsmedelvärde. Säsongsvariationer bör inte vara mer än 5 grader per månad. För den relativa luftfuktigheten bör korttidsfluktuationer inte vara större än 5 % -enheter. Säsongsvariationer bör inte ske med mer än 5 % -enheter per månad. Arkivlokalens lufttemperatur och relativa luftfuktighet för specifika materialkategorier bör följa nedanstående värden.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2013:4

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Material Lufttemperatur (°C) Relativ luftfuktighet (%)

text: Årsmedel Min. Max. Årsmedel Min. Max. ≥ ≤ ≥ ≤ Papper ≤ 18 ≤ 50 13 22 35 60

text: Årsmedel Årsmedel Pergament ≤ 18 13 22 ≤ 50 35 60

text: Glasplåtar* ≤ 18 1 30 40

text: Nitrat – film/nega- ≤ 2 20 30 tiv**

text: Acetat – film/nega- ≤ 2 20 50 tiv ***

text: Årsmedel Polyester – film/ne- 13 22 20 50 gativ s/v ≤ 18

text: Polyester – film/ne- ≤ 2 20 30 gativ färg

text: Årsmedel Påsiktsbilder s/v 13 22 30 50 ≤ 18

text: Påsiktsbilder färg ≤ 2 30 50

text: 50 Magnetiska data- ≤ 18 8**** 15 (30 vid bärare (band) 18 °C)

text: Optiska databärare ≤ 18 1 20 50 (polykarbonat)

text: Mikrofilm (säker- ≤ 12 25 35 hetsexemplar)

text: * Äldre glasnegativ kan spricka och emulsion och bas kan separera vid nedfrysning. ** Vid nedbrytning av nitratfilm (film med filmbas av cellulosanitrat) bildas nitrösa gaser som dels accelererar nedbrytningen av filmen, dels skadar andra material som förvaras i samma utrymme. Detta kan bromsas genom förvaring under 2 °C. Nitratfilm är brandfarlig och film på spole kan självantända vid så låg temperatur som ≈ 40 °C. Nitratfilm måste därför förvaras i särskild arkivlokal med separat ventilation. För film på spole (t.ex. biograffilm) finns särskilda regler i Sprängämnesinspektionens föreskrifter

text: SÄIFS 1989:4

text: om hantering av brandfarlig biograffilm.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2013:4

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: *** Vid nedbrytning av acetatfilm (film med filmbas av cellulosaacetat) bildas ättiksyra som skadar omgivande material. Nedbrytningen kan bromsas genom förvaring under 2 °C. Gäller både s/v och färgfilm. **** Smörjmedel kan avsöndras vid temperaturer under 8 grader.

text: Allmänna råd.

text: Fluktuationer

text: Temperatur och luftfuktighet bör inte variera på sådant sätt att det skadar materialet. Storleken, hastigheten och frekvensen på förändringen är faktorer som har betydelse för påverkan. Generellt kan sägas att en stabil miljö är bra och att vissa materialkategorier är mer känsliga för fluktuationer än andra. Exempel på materialsammansättningar som är speciellt känsliga för fluktuationer är fotografiska material på papper, glas och plast och skiktstrukturer så som färg/bläck på pergament och CD/DVD-skivor. Hastiga och återkommande större fluktuationer (t.ex. veckovis eller dygnsvis) kommer på sikt att öka nedbrytningsgraden och bör undvikas. Effekten av fluktuationer kan motverkas genom inkapsling och byggnadskonstruktion. Långsamma, gradvisa och säsongsvis återkommande temperaturfluktuationer bör inte variera mer än 10 grader inom ovan angivna ramar för relativ luftfuktighet och temperatur och förutsätter inkapsling. Det är tillåtet att låta den bandbredd inom vilken temperatur (T) och relativ luftfuktighet (RH) rör sig följa årstiderna. Detta gör det möjligt att tillåta högre T och RH på sommaren och lägre på vintern. Denna säsongsvariation bör dock inte vara för snabb, T och RH kan ändras med maximalt 5 °C och 5 % RH per månad och denna förändring måste ske gradvis. Denna strategi kan resultera i energibesparingar, men om så faktiskt är fallet beror på den specifika situationen.

text: För handlingar som kräver konditionering ska ett särskilt konditioneringsutrymme anordnas.

text: Allmänna råd. Vid flyttning av handlingar till och från arkivlokalen kan handlingarna bland annat utsättas för temperaturskillnader som påverkar handlingarna negativt, som kondensbildning eller skiktlossning, t.ex. på fotografiskt material och andra analoga databärare. Syftet med konditioneringsutrymmet är att låta handlingarna successivt anpassa sig till den miljö som de ska föras till.

text: 9 kap. Skydd mot skadegörelse, tillgrepp och obehörigt tillträde

text: Arkivlokalens begränsande byggnadsdelar ska vara utförda så att arkivet skyddas mot skadegörelse, tillgrepp och obehörigt tillträde. (

text: RA-FS 2025:2

text: Allmänna råd. Vid bedömningen av arkivets behov av tekniska inbrottsskydd bör myndigheten bl.a. beakta om arkivmaterialet är stöldbegärligt, om det omfattas av sekretess eller på annat sätt innefattar integritetskänslig information. Om arkivlokalens läge eller de förvarade handlingarna bedöms medföra risk för obehörigt intrång bör arkivlokalen förses med inbrottslarm. Arkivlokalens olika delar bör hålla en likvärdig fysisk skyddsnivå, d.v.s. lås,

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2013:4

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: dörrar, brytskydd, inbrottsgaller och karmars infästning m.m. bör ges samma styrka. Om arkivlokalens omslutande väggar består av gipsskivor krävs i allmänhet en komplettering med skivor av stål för att ett tillfredsställande skydd ska kunna uppnås. För säkerhetsklassade handlingar finns särskilda bestämmelser som myndigheterna är skyldiga att beakta, se t.ex. Säkerhetspolisens föreskrifter om säkerhetsskydd,

text: PMFS 2022:1

text: och Försvarsmaktens föreskrifter om säkerhetsskydd,

text: FFS 2019:2

text: . Vidare har Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, riktlinjer för myndigheternas informationssäkerhet.

text: Vid bestämning av arkivlokalens skydd ska myndigheten ta hänsyn till byggnadens, verksamhetens och handlingarnas övriga skyddsnivå. (

text: RA-FS 2025:2

text: Allmänna råd. Lås med tillbehör bör ge en bryt- och dyrksäkerhet som är anpassad till kraven på arkivlokalens skyddsnivå. Om det finns fönster som kan användas som inbrottsväg bör dessa förses med tillräckliga skyddsanordningar. Detsamma gäller om det finns fönster som är så belägna att det finns en uppenbar risk för skadegörelse. Stöd för klassindelningen finns i SS-EN 1627:2021.

text: 10 kap. Drift och underhåll

text: Myndigheten ska fortlöpande bevaka förändringar i byggnaden och dess omgivning. Vid förändringar som försämrar arkivlokalens skyddsnivå ska myndigheten omgående vidta lämpliga åtgärder för att återställa skyddet. Vid bygg- eller underhållsarbeten i arkivlokalen eller angränsande utrymmen får handlingarnas skydd inte försämras.

text: Samtliga installationer som tillhör arkivlokalen ska underhållas och funktionskontrolleras och eventuella brister ska åtgärdas. Funktionskontroller och åtgärder ska dokumenteras.

text: Allmänna råd. Exempel på funktionskontroller är regelbunden mätning av lufttemperatur och relativ luftfuktighet i arkivlokalen, kontroll av brandlarm, brand-/brandgasspjäll, brandgasfläktar, rökluckor, släckutrustning, fuktlarm, inbrottslarm, automatiska dörrstängare och belysningsarmaturer.

text: Myndigheten ska utarbeta och besluta interna rutiner och regler för bruket av arkivlokalen. Den dokumentation som föreskrivs i denna författning ska hållas samlad.

text: Allmänna råd. För att underlätta tillsynen och driften av arkivlokalen bör myndigheten inhämta och sammanställa dokumentation över byggnadens och arkivlokalens brandskydd, arkivlokalens utförande och de tekniska installationer som finns i lokalen eller som kan påverka arkivlokalens funktion.

text: Konsoliderad version (fulltext)

title: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler

text: Denna författning gäller vid nybyggnad, ombyggnad och ändring i befintliga lokaler samt för befintliga arkivlokaler, om inget annat anges. Allmänna råd: Författningens bestämmelser kompletterar annan reglering inom byggområdet och bör tillämpas tillsammans med dessa. Sådana bestämmelser finns exempelvis i Boverkets byggregler och i föreskrifter som utfärdas av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Elsäkerhetsverket samt Arbetsmiljöverket.

text: 2 kap. Definitioner

text: Termerna i detta avsnitt har hämtats ur plan- och

text: bygglagen (2010:900)

text: om inte annat anges. Vissa definitioner har återgivits i sammandraget skick. Riksarkivets definitioner och förtydliganden har markerats med (RA).

text: I denna författning avses med termen

text: arkivlokal lokal som är anpassad för förvaring av arkiv, (RA), automatiskt anläggning avsedd att elektroniskt påverkas av vid brand brandlarm normalt förekommande händelseförlopp så att larm avges, automatiska system som i händelse av brand aktiveras automatiskt, släcksystem utan manuell insats, och vars syfte är att släcka en brand i dess begynnelseskede eller att hålla den under kontroll så att släckningen kan fullföljas av personal på platsen eller av räddningstjänsten, brandbelastning – brandbelastning i angränsande utrymmen, (RA), yttre brandcell avskild del av en byggnad inom vilken en brand under hela eller delar av ett brandförlopp kan utvecklas utan att sprida sig till andra delar av byggnaden eller andra byggnader (definition enligt Boverkets föreskrifter,

text: BFS 2011:26

text: ), brandskydds- dokumentation som visar hur man uppfyller gällande dokumentation krav på brandskydd; dokumentationen kan bl.a. redovisa brandtekniska klasser, brandcellsindelning, luftbehandlingsinstallationens funktion vid brand och i förekommande fall beskrivning av brandtekniska lösningar som automatiskt släcksystem och automatiskt brandlarm,

text: brandteknisk klass klass för indelning av material, beklädnader, golvbeläggningar, taktäckningar, ytskikt och byggnadsdelar med avseende på brandtekniska egenskaper,

text: byggnadsdel enhet som ingår i byggnad och som kan avgränsas med avseende på sin byggnadstekniska funktion, funktionsbyggnad byggnad som i sin helhet eller till övervägande delen är uppförd eller används för ett specifikt ändamål, här avses en byggnad för förvaring av arkiv, (RA), inrymningsväg väg till skyddsrum från kringliggande utrymmen (begreppet används i MSB:s skyddsrumsregler; se även utrymningsväg), konditionering gradvis anpassning av material till den miljö som handlingarna ska föras till, luftbehandling behandling av luft genom luftberedning, luftdistribution och luftväxling (se även ventilation), nybyggnad uppförande av en ny byggnad eller flyttning av en tidigare uppförd byggnad till en ny plats, ombyggnad ändring av en byggnad som innebär att hela byggnaden eller en betydande och avgränsbar del av byggnaden påtagligt förnyas, radiator värmeelement; anordning för att värma upp inomhusluft, (RA), skyddsrum anläggning, byggnad eller del av denna som är utformad för att skydda människor, föremål e.d. mot verkningar av stridsmedel (och som är registrerad som skyddsrum av ansvariga myndigheter), utrymningsväg väg från brandcell till det fria eller till annan säker plats där brand och brandgas inte kan påverka utrymmande personer, (begreppet används i Boverkets föreskrifter

text: BFS 2011:26

text: , se även inrymningsväg), ventilation transport och utbyte av luft (se även luftbehandling), ändring en eller flera åtgärder som ändrar konstruktion, installationer, inredning och material i en befintlig arkivlokal eller i en lokal som anpassas till arkivlokal, (RA).

text: och

text: 19 §§

text: arkivförordningen (1991:446)

text: , i god tid inhämta Riksarkivets yttrande samt informera arkivmyndigheten om tidpunkten för när det tekniska samrå-

text: det ska ske. Detsamma gäller när myndigheten avser att hyra en arkivlokal eller genomföra ändringar i en befintlig arkivlokal. I samband med kommunikationen ska myndigheten komma in med dokumentation som beskriver arkivlokalens utformning och tänkta placering. Allmänna råd: För att underlätta kommunikationen med Riksarkivet har myndigheten ett ansvar för att sammanställa och tillhandahålla dokumentation rörande den tänkta arkivlokalen. Här avses exempelvis – handlingar som beskiver arkivlokalens placering, såväl byggnadens placering i omgivningen som arkivlokalens placering inne i byggnaden, – ritningar med kompletterande beskrivningar av lokalens utformning och inredning, – brandskyddsdokumentation, samt – annan relevant dokumentation.

text: 4 kap. Grundläggande skyddskrav

text: Handlingar får förvaras i förvaringsskåp som tillsammans med den lokal i vilken skåpet placeras ger ett skydd som tillgodoser bestämmelserna i denna författning. Allmänna råd: Belastningen på golv och golvbjälklag bör utredas och nödvändiga åtgärder vidtas innan förvaringsskåp placeras i lokalen då skåpen med sin särskilda konstruktion oftast är tunga.

text: Vid val av arkivlokalens placering ska myndigheten undersöka hur den omgivande miljön påverkar möjligheterna att skapa ett tillfredsställande skydd enligt 1 §. Resultatet av undersökningen ska dokumenteras och redovisas i enlighet med 3 kap. 1 § andra stycket. Allmänna råd:

text: Vid bedömning av den yttre miljön bör hänsyn tas till risker för exempelvis – brandspridning från angränsande byggnader eller anläggningar,

text: Riskbedömning av miljön inom byggnaden

text: Vid bedömning av miljön inom byggnaden bör hänsyn tas till risker för exempelvis – brandspridning från angränsande utrymmen, – översvämningar och inträngande fukt från t.ex. angränsande våtutrymmen, kök, terrasser, tak, – negativ påverkan från luftföroreningar i angränsande utrymmen, t.ex. garage, samt – påverkan av elektriska och magnetiska fält i omgivningen.

text: Allmänna råd: Vid planeringen av en funktionsbyggnad bör myndigheten, utöver vad som anges i de allmänna råden under 4 §, undersöka vilka planer som finns för den framtida användningen av området. Myndigheten bör även undersöka om det finns risk för jordskred, ras eller översvämningar inom området eller om det tänkta området kan utgöra ett strategiskt mål för militära angrepp eller terrorhandlingar. Upplysningar om sådana förhållanden kan finnas hos kommuner och de myndigheter som har att övervaka och följa utvecklingen av klimat och miljö, säkerhet m.m.

text: Byggnadens bärande konstruktion ska vara dimensionerad för den belastning som arkivet och arkivverksamheten medför.

text: Allmänna råd: I Boverkets föreskrifter och allmänna råd (

text: BFS 2011:10

text: ) om tillämpning av europeiska konstruktionsstandarder (eurokoder), EKS, finns grundläggande föreskrifter och allmänna råd till

text: 3 kap.

text: och

text: 8 §§

text: Plan- och byggförordningen (2011:338)

text: om bärförmåga, stadga och beständighet hos bärande konstruktioner m.m. Konstruktionen bör vara dimensionerad för långtidsbelastning med syfte att förhindra en sådan nedböjning hos bjälklagen som kan orsaka att mobila kompakthyllsystem kommer i egenrullning.

text: 5 kap. Arkivlokalernas utformning och inredning

text: Vid planering av arkivlokalen ska hänsyn tas till arkivets beräknade omfattning och till behovet av de teknikutrymmen som kan krävas för driften av arkivlokalen.

text: na ett tillfredsställande skydd vid översvämning, brand och mot klimatpåverkan.

text: Allmänna råd: Extra utrymme kan krävas för belysning och andra installationer för användningen av arkivlokalen. Utrymmen kan också krävas för att skapa en god luftcirkulation i arkivlokalen. Vid placering av hyllor intill väggarna bör avståndet mellan väggen och hyllan vara ca 200 mm. Det rekommenderade avståndet är av särskild betydelse när hyllan står vid en yttervägg där risken för kalla ytor och fukt kan vara högre än i arkivlokalen i övrigt. Luftväxlingen i luftspalten mellan hyllorna och väggen bör därför vara tillräcklig för att förhindra att arkivhandlingarna skadas. Avståndet mellan hyllornas takplan och taket bör minst vara 500 mm. Det lägsta hyllplanet bör placeras ca 150 mm över golvnivån. För att underlätta transporten av och åtkomsten till handlingar samt minska risken att skada handlingarna bör arkivlokalens huvudgångar vara minst 1 200 mm breda.

text: Allmänna råd: Installationer och avskiljande byggnadsdelar bör utformas så att risken för att vatten från läckor i andra delar av byggnaden tränger in i arkivlokalen minimeras. Detsamma gäller för utformningen av skyddet mot inträngande släckvatten från bränder i övriga delar av byggnaden.

text: Allmänna råd: För att uppnå ett tillfredsställande skydd kan rörinstallationer t.ex. kompletteras med avledande dropp- och uppsamlingsrännor. Om det finns golvbrunnar i lokalen bör de vara försedda med manuell avstängningsventil. Ventilens funktion bör kontrolleras regelbundet. Där risken för vattenläckage eller inträngande fukt inte är obetydlig bör myndigheten installera ett fuktlarm med signal till bemannad plats.

text: Arkivlokaler vars golvarea överstiger 400 m ska sektioneras. I arkivlokaler som består av flera brandceller ska sektioneringen inom arkivlokalen ha en brandavgränsande funktion om lägst EI 60. I arkivlokaler som har utrustats med ett automatiskt släcksystem enligt

text: eller ett syrereducerande system enligt 17 § får brandcellens golvarea uppgå till högst 1 200 m .

text: Allmänna råd: För att ytterligare begränsa skadorna vid en eventuell brand bör takhöjden i en arkivlokal som saknar automatiska släcksystem inte överstiga 4 m.

text: Brandtekniskt skydd

text: Arkivlokalen ska utföras så att den, vid en brand i angränsande utrymmen, under 120 minuter, ger skydd mot – skadlig upphettning, – brandgas, – öppen låga och – genombränning. Dörrar, fönsterluckor och portar ska vara brandgastäta. Dörrar ska vara utrustade med automatisk stängare och anslagströskel eller annan skyddsanordning som ger motsvarande skydd. Om någon av arkivlokalens väggar utgörs av byggnadens ytterväggar får dessa väggar utföras i en lägre brandteknisk klass förutsatt att skyddet mot skadlig upphettning i arkivlokalen upprätthålls vid utvändig brand enligt SS- EN 1991-1-2 (3.2.2).

text: Allmänna råd: Kravet på att arkivlokalen ska skydda arkivet under 120 minuter kan uppnås om arkivlokalen utförs i följande brandtekniska klasser, under förutsättning att den yttre brandbelastningen är lägre än 800 MJ/m . – väggar och bjälklag EI 120 – dörrar (självstängande) EI 120-C – brandspjäll och brandgasspjäll EI 120 – ventilations- och imkanaler EI 120 – genomföringar för rör, kablar och ventilationskanaler EI 120 Ett utförande i de brandtekniska klasser som angivits ger emellertid inte tillräckligt skydd mot skadlig upphettning. Med skydd mot skadlig upphettning avses att yttemperaturen på den icke brandutsatta sidan av väggen, bjälklaget eller den brandavskiljande konstruktionen, efter 120 minuters brand, inte bör överstiga en temperatur som är skadlig för det förvarade materialet. Skyddet kan förbättras genom tilläggsisolering av de brandavskiljande väggarna eller genom att omkringliggande utrymmen sprinklas. Vid bestämning av det brandtekniska skyddet bör isoleringskraven (I) specificeras genom temperaturangivelse. Med skadlig upphettning avses normalt för – pappershandlingar > 50 °C – mikrofilm > 70 °C – magnetiska databärare > 55 °C – optiska databärare > 55 °C Kraven på att dörrar, fönsterluckor och portar ska vara brandgastäta innebär att de ska uppfylla lägst klass Sa enligt SS-EN 13501-2. Föreskriften stadgar anslagströsklar, med vilket avses trösklar som ligger an mot dörrbladet när

text: Allmänna råd: Byggnadsdelar delas in beroende på funktion i olika klasser . R avser bärförmåga vid brand. Regler om bärförmåga vid brand finns även i Boverkets föreskrifter. Dessa kan visa sig ställa högre krav på bärande byggnadsdelar vid brand än vad Riksarkivet föreskriver.

text: Allmänna råd: Regler om bärförmåga vid brand finns även i Boverkets föreskrifter. Dessa kan visa sig ställa högre krav på bärande byggnadsdelar vid brand än vad som föreskrivs i denna författning. Arkivlokalens väggar och tak bör utformas så att de vid brand tål mekanisk påverkan från sammanstörtande entresoler, entresolsystem, hyllor och hyllsystem. Detsamma gäller för annan inredning och utrustning som bedöms kunna orsaka motsvarande skada vid sammanstörtning.

text: Allmänna råd: Bestämmelsen tar sikte på sådana normalt förekommande elektriska installationer som behövs för arkivlokalens drift, exempelvis belysning, radiatorer och mobila hyllsystem.

text: Allmänna råd: Elektrisk arbetsplatsutrustning, t.ex. datorer, skrivare, elektriskt höj- och sänkbara bord samt kopieringsmaskiner, kan placeras i ett från

text: Beroende på funktion indelas byggnadsdelar, i enlighet med Boverkets byggregler, i olika brandtekniska klasser: – R (bärförmåga). Bokstäverna åtföljs av ett tidskrav i 8 minuter på skyddseffekten.

text: arkivlokalen brandtekniskt avskilt utrymme, d.v.s. i en annan brandcell som inte utgör en del av arkivlokalen. Med bärbar elektrisk utrustning avses olika typer av bärbara datorer eller liknande som används för exempelvis förteckningsarbete.

text: Elektriska installationer för luftbehandling ska vara brandtekniskt avskilda från arkivlokalen i enlighet med 4 §. Om det finns behov av utrymningslarm, belysta eller genomlysta utrymningsskyltar och nödbelysning i arkivlokalen ska dessa vara av brandskyddat utförande.

text: Arkivlokalens belysning ska utgöras av lysrörsarmatur som har ett tillfredsställande skydd mot damm. Den elektriska anslutningen ska vara fast monterad. Lysrörsarmaturen ska vara försedd med säkerhetsglimtändare eller högfrekvensdon.

text: Allmänna råd: Vad som är ett tillfredsställande skydd mot damm beror på luftkvaliteten i arkivlokalen. Luftens partikelinnehåll påverkas av det arkivmaterial som förvaras i lokalen och den verksamhet som förekommer där. Vid nybyggnad, ändring eller byte av armatur bör myndigheten välja armatur i kapslingsklass lägst IP 43, i enlighet med standard för "Kapslingsklasser för elektrisk materiel" svensk standard SS-EN 60 529 utgåva 1.

text: Allmänna råd: Manövrering och kontroll av strömtillförseln kan lämpligen ske med hjälp av strömbrytare med kontrollampa som monteras på utsidan av arkivlokalen. Strömbrytaren bör placeras så att den är oåtkomlig för obehöriga. Om en sådan placering inte är möjlig bör strömbrytaren vara låsbar. Alternativt kan dörren till arkivlokalen förses med en mikrobrytare som är kopplad till en kontrollampa.

text: Allmänna råd: För att minska risken för brand bör uppvärmning av arkivlokalen i första hand ske med luft- eller vattenburen värme. Vid installation av elektriska radiatorer bör de skyddas från yttre påverkan, t.ex. genom att de förses med ett påkörningsskydd.

text: Rörinstallationer

text: Rör för brandfarlig gas och vätska får inte finnas i en arkivlokal.

text: Allmänna råd: I Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps författningssamling (

text: MSBFS 2010:4

text: Ytskikt och beklädnad

text: Arkivlokalen ska utföras med material som endast kan ge ett försumbart bidrag till brandspridning inom arkivlokalen. Vid val av arkivlokalens ytskikt och beklädnad ska materialet för tak och väggar lägst motsvara brandteknisk klass B-s1, d0 och för golv lägst klass Cfl-s1.

text: Arkivlokalen ska vara utrustad med ett automatiskt brandlarm som vidarebefordrar larm till en bemannad plats. Detektorer ska finnas såväl i arkivlokalen som i till arkivlokalen angränsande brandceller som myndigheten förfogar över. Allmänna råd: Den bemannade platsen kan vara en ständigt bemannad plats i byggnaden, ett vakt- eller larmbolag eller räddningstjänsten. Exempel på lämpliga komponenter i ett automatiskt brandlarm finns i standardserien SS- EN 54. Exempel på lämpligt utförande finns i Brandskyddsföreningens skrift Regler för automatisk brandlarmsanläggning, SBF 110:6.

text: Automatiska släcksystem får installeras i arkivlokalen om de är gassläcksystem eller sprinklersystem för vatten av typen förutlösningssystem. Om ett förutlösningssystem för vattensprinkler installeras ska det vara en systemlösning av typ A enligt SS-EN 12845. Innan ett automatiskt släcksystem tas i bruk ska myndigheten ha fastställt en handlingsplan för sanering av handlingar och arkivlokal. Allmänna råd: I ett förutlösningssystem för vattensprinkler är rören i systemet fyllda med luft fram till dess att ett detekteringssystem för t.ex. rök aktiveras. Vid erhållen impuls från ett sådant detekteringssystem fylls rörnätet med vatten. Därefter aktiveras sprinklermunstycken individuellt vid termisk påverkan i händelse av brand. Genom att använda den här typen av system minskas risken för onödiga vattenskador till följd av t.ex. läckage. Om myndigheten väljer att installera ett sprinklersystem för vatten är det viktigt att säkerställa att släcksystemet och arkivlokalens övriga inredning, t.ex. hyllsystem, utformas så att avsedd släckeffekt uppnås.

text: För att förhindra att brand uppstår i arkivlokalen får system med avsikt att sänka syrenivån i arkivlokalen användas. Allmänna råd: Till skillnad från traditionella brandsläckningssystem som är avsedda att släcka branden efter att den upptäcks, är syrereducerande system avsedda att förhindra att branden uppstår i lokalen. Normalt ersätts 5–10 % av syremolekylerna i luften med samma mängd kvävemolekyler. Vid installation av den här typen av brandskyddssystem är det viktigt att relevanta arbetsmiljöregler beaktas.

text: I eller i anslutning till arkivlokalen ska det finnas handbrandsläckare. Avståndet till närmaste handbrandsläckare i arkivlokalen får vara högst 25 m.

text: Allmänna råd: Släckmedlet i handbrandsläckaren ska väljas med utgångspunkt från de handlingar som förvaras i arkivet och den sanering som blir aktuell efter det att handbrandsläckaren använts. Normalt rekommenderas skumsläckare i arkivlokaler.

text: Arkivlokalen ska avseende temperatur, relativ luftfuktighet, luftens renhet och övriga miljöfaktorer, vara anpassad till de handlingar som förvaras där. I arkivlokalen och dess byggnadskonstruktioner, ytskikt och inredning får det endast användas material som inte påverkar handlingarna negativt. Handlingarna får inte utsättas för annat ljus än det som krävs för deras vård och åtkomst. Handlingar som kan påverka varandra negativt ska förvaras åtskilda.

text: Allmänna råd: Luftföroreningar såsom svaveldioxid, kväveoxider m.fl. har en menlig inverkan på handlingarna. Om arkivlokalen ligger i en omgivning med förorenad luft bör tilluften renas genom avskiljning av både fasta och gasformiga föroreningar. Kraven på luftens renhet är olika för olika slag av handlingar. Vid höga krav på luftens renhet bör en reningsutrustning monteras i till- och återluftskanalerna. Vidare bör ett övertryck på 5-10 Pa skapas i arkivlokalen. Övertrycket hindrar orenad luft från att tränga in i arkivlokalen. För att övertrycket ska kunna behållas bör en luftsluss byggas mellan arkivlokalen och angränsande utrymme. Om ett övertryck skapas är det av särskild vikt att arkivlokalens omslutande byggnadsdelar utförs på så sätt att de inte skadas på grund av fuktdiffusion och fuktkonvektion.

text: Lufttemperaturen och den relativa luftfuktigheten i arkivlokalen ska hållas stabil och kontrolleras fortlöpande. Kontrollerna och eventuella åtgärder ska dokumenteras.

text: Allmänna råd: Generellt innebär en lägre förvaringstemperatur att livslängden hos handlingarna ökar under förutsättning att luftfuktigheten kan hållas vid en lämplig och konstant nivå. Dygnsvariation för lufttemperatur bör inte vara större än ± 2 °C. För den relativa luftfuktigheten bör dygnsvariationen inte vara större än ± 5 %. Vid långtidsförvaring av handlingar bör arkivlokalens lufttemperatur och relativa luftfuktighet ha följande värden.

text: Material Lufttemperatur Relativ luftfuktighet

text: Papper ≤ 18 °C 35 % Magnetiska databärare ≤ 15 °C 30 % Optiska databärare * ≤ 18 °C 35 % Film- och bildmaterial i svart/ ≤ 18 °C 30 % vitt Film- och bildmaterial i färg ≤ -5 °C 30 % Nitratfilm och negativ ** ≤ 2 °C 30 % Acetatfilm *** ≤ 2 °C 30 % Mikrofilm (säkerhetsexemplar) ≤ 12 °C 30 %

text: Allmänna råd: Vid flyttning av handlingar till och från arkivlokalen kan handlingarna bland annat utsättas för temperaturskillnader som påverkar handlingarna negativt, som kondensbildning eller skiktlossning, t.ex. på fotografiskt material och andra analoga databärare. Syftet med konditioneringsutrymmet är att låta handlingarna successivt anpassa sig till den miljö som de ska föras till.

text: Arkivlokalens begränsande byggnadsdelar ska vara utförda så att arkivet skyddas mot skadegörelse, tillgrepp och obehörigt tillträde.

text: Allmänna råd: Vid bedömningen av arkivets behov av tekniska inbrottsskydd bör myndigheten bl.a. beakta om arkivmaterialet är stöldbegärligt, om det omfattas av sekretess eller på annat sätt innefattar integritetskänslig information. Om arkivlokalens läge eller de förvarade handlingarna bedöms medföra risk för obehörigt intrång bör arkivlokalen förses med inbrottslarm. Arkivlokalens olika delar bör hålla en likvärdig fysisk skyddsnivå, d.v.s. lås, dörrar, brytskydd, inbrottsgaller och karmars infästning m.m. bör ges samma styrka. Om arkivlokalens omslutande väggar består av gipsskivor krävs i allmänhet en komplettering med skivor av stål för att ett tillfredsställande skydd ska kunna uppnås. För säkerhetsklassade handlingar finns detaljerade bestämmelser som myndigheterna är skyldiga att beakta, se t.ex. Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om säkerhetsskydd,

text: RPSFS 2010:03

text: FFS 2010:1

text: Vid bestämning av arkivlokalens skydd ska myndigheten ta hänsyn till byggnadens, verksamhetens och handlingarnas övriga skyddsnivå.

text: * Gäller även för mellanexemplar av mikrofilm. ** Vid nedbrytning av nitratfilm (nitrocellulosabaserad film) bildas nitrösa gaser som dels accelererar nedbrytningen av filmen, dels skadar andra material som förvaras i samma utrymme. Detta kan bromsas genom förvaring under 2 °C. Nitratfilm är mycket brandfarlig och film på spole kan självantända. Nitratfilm måste därför förvaras i särskild arkivlokal med separat ventilation. För film på spole (t.ex. biograffilm) finns särskilda regler i Sprängämnesinspektionens föreskrifter

text: SÄIFS 1989:4

text: om hantering av brandfarlig biograffilm. *** Vid nedbrytning av acetatfilm bildas ättiksyra som skadar omgivande material. 12 Nedbrytningen kan bromsas genom förvaring under 2 °C.

text: passad till kraven på arkivlokalens skyddsnivå. Om det finns fönster som kan användas som inbrottsväg bör dessa förses med tillräckliga skyddsanordningar. Detsamma gäller om det finns fönster som är så belägna att det finns en uppenbar risk för skadegörelse. Stöd för klassindelningen finns i SS-EN 1627:2011.

text: 10 kap. Drift och underhåll

text: Samtliga installationer som tillhör arkivlokalen ska underhållas och funktionskontrolleras och eventuella brister ska åtgärdas. Funktionskontroller och åtgärder ska dokumenteras. Allmänna råd: Exempel på funktionskontroller är regelbunden mätning av lufttemperatur och relativ luftfuktighet i arkivlokalen (se 8 kap. 3 §), kontroll av brandlarm, brand-/brandgasspjäll, brandgasfläktar, rökluckor, släckutrustning, fuktlarm, inbrottslarm, automatiska dörrstängare och belysningsarmaturer.

text: Myndigheten ska utarbeta och besluta interna rutiner och regler för bruket av arkivlokalen. Den dokumentation som föreskrivs i denna författning ska hållas samlad. Allmänna råd: För att underlätta tillsynen och driften av arkivlokalen bör myndigheten inhämta och sammanställa dokumentation över byggnadens och arkivlokalens brandskydd, arkivlokalens utförande och de tekniska installationer som finns i lokalen eller som kan påverka arkivlokalens funktion.

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 juni 2013. 2. Genom författningen upphävs – Riksarkivets föreskrifter (

text: ) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler samt – Riksarkivets föreskrifter (

text: ) om ändring av Riksarkivets föreskrifter (

text: ) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. 3. Om de befintliga arkivlokalerna inte uppfyller kraven i denna författning ska bristerna vara åtgärdade senast före utgången av 2018. 4. Bestämmelserna i –

text: 4 kap.

text: 5 §§

text: 6 kap.

text: 3 §§

text: 7 kap. 2 §

text: 7 §§

text: och

text: 17 §§

text: samt –

text: 8 kap. 2 §

text: gäller från och med den nya författningens ikraftträdande vid nybyggnad eller ombyggnad av befintlig lokal till arkivlokal.

text: 5. Bestämmelserna i 7 kap. 10 §, andra stycket och 14 § andra stycket gäller från och med den nya författningens ikraftträdande vid nybyggnad, ombyggnad eller ändring i befintlig arkivlokal eller vid anpassning av en befintlig lokal till arkivlokal.

text: BJÖRN JORDELL Britt-Marie Östholm

text: Elanders Sverige AB, 2013


fs: rafs

publisher: Riksarkivet

title: Riksarkivets föreskrifter om upphävande av vissa allmänna råd för kommuner och landsting

text: Denna författning träder i kraft omedelbart.

type: stycke

text: BJÖRN JORDELL Gunnar Sundberg

text: Elanders Sverige AB, 2013

type: foreskrift


title: Föreskrifter om upphävande av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1992:2) om samsortering av församlingsboksblad inför mikrofilmning och överlämnande till landsarkiven av kyrkobokföringshandlingar.

text: Denna författning träder i kraft den 1 september 2014.

text: BJÖRN JORDELL Gunnar Sundberg

text: Elanders Sverige AB, 2014


title: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.

text: Föreskrifterna gäller för de myndigheter som omfattas av förordningen (

text: ) om statliga myndigheters redovisningssystem, förordningen (

text: ) om årsredovisning och budgetunderlag och förordningen (

text: ) om myndigheters bokföring. Förutom vad som sägs i

text: första stycket

text: gäller föreskrifterna för sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, såvitt gäller allmänna handlingar.

type: paragraf

text: Med räkenskapsinformation avses detsamma som i 3 § 4. a)-c) förordningen (

text: ) om myndigheters bokföring.

text: Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter.

text: Gallring

type: rubrik

text: Med de begränsningar som följer av 6 § får myndigheten gallra räkenskapsinformation m.m. i enlighet med bilagan. Allmänna råd. För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna redovisas i bilagan även räkenskapsinformation som enligt

text: 5 § förordningen (2000:606)

text: om myndigheters bokföring ska bevaras. I bilagan redovisas även handlingar enligt förordningen (

text: ) om årsredovisning och budgetunderlag som ska bevaras.

text: Allmänna handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse, t.ex. kopior av handlingar, får gallras med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1991:6

text: ) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse.

text: Ändrade genom

text: RA-FS 1997:6

text: och

text: RA-FS 2012:2

text: Gallring får endast ske av räkenskapsinformation som inte har eller kan antas få någon annan funktion än enligt 2 §. Räkenskapsinformation m.m. ska undantas från gallring om den har betydelse för – styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter, – annan föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision, – beräkning av pensionsgrundande inkomst, – myndighets internationella åtaganden, – statistikframställning, utvärdering eller forskning, och – förståelsen av andra handlingar som bevaras. Allmänna råd. Myndigheten bör även överväga om verifikationer och fakturor hörande till vissa verksamheter eller som har förts över till eller lagras som elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) eller mikrofilm ska undantas från gallring.

text: Dokumentation

text: Myndigheten ska besluta om tillämpningen av dessa föreskrifter. Beslutet ska dokumenteras. Allmänna råd. Beslutet bör utformas som en plan för bevarande och gallring i vilken de olika handlingstyperna med tillhörande gallringsfrister anges. Det bör framgå hur sammanställningar av uppgifter i myndighetens redovisningssystem motsvaras av räkenskapsinformation m.m. i bilagan. Tillämpningsbeslutet bör integreras med myndighetens arkivredovisning.

text: Ytterligare föreskrifter om dokumentation av elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) finns i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2009:1

text: ) om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).

text: Utlån

text: Myndigheten får låna ut verifikationer i original till utländsk myndighet för återhämtning av utländsk mervärdesskatt och för kontroll i samband med deltagande i projekt inom Europeiska unionen (EU). En förutsättning är att en bestyrkt kopia förvaras på originalets plats under utlåningstiden.

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2015. 2. Denna författning ska tillämpas på räkenskapsinformation m.m. fr.o.m. det räkenskapsår som börjar 2001-01-01. Författningen får tillämpas på räkenskapsinformation m.m. tillkomna t.o.m. räkenskapsåret 2000. 3. Genom denna författning upphävs: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2004:3

text: , ändrade

text: RA-FS 2012:4

text: ) om gallring och utlån av räkenskapshandlingar.

text: Björn Jordell Håkan Lövblad

text: Bilaga

text: Bevarande och gallring av räkenskapsinformation m.m.

text: I tabellen används följande förkortningar: FÅB

text: Förordningen (2000:605)

text: om årsredovisning och budgetunderlag FBF

text: Förordningen (2000:606)

text: om myndigheters bokföring

text: Räkenskapsinforma- Bevarande Gallring tion m.m.

text: Avtal och andra hand- Regleringsbrev, avtal, Rutinbetonad korrelingar av särskild bety- kontrakt, beslutshand- spondens, t.ex. avräkdelse för att belysa lingar, bevis, dona- ningsnotor och blanketverksamhetens ekono- tionsförordnanden och ter för rekvisition för miska förhållanden, handlingar rörande lån, mervärdesskatt, och av- 3 § 4. b) FBF. fordringar, investering- tal av en art och omfattar, marknadsstrategier, ning som är frekvent försäkring, förvalt- förekommande och ningsuppdrag, m.m., som inte enligt 6 § ska bevaras. dessa föreskrifter ska undantas gallring, får gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Uppgifter som är av be- Instruktioner om redo- Instruktioner och protydelse för att det ska gå visningsprinciper, vär- gram till programmeratt följa och förstå de deringsnormer, pris- bara kassaapparater, enskilda bokförings- överenskommelser, rät- kontokuranter, lagerposternas behandling i telseposter m.m. , ska inventeringslistor, m.m. bokföringen, 3 § 4. c) bevaras. får gallras 10 år efter utoch

text: 12 §

text: FBF. gången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Grundbokföring, De ekonomiska händel-

text: 8 §

text: FBF. serna bokförda så att de kan presenteras i registreringsordning (dagbok), ska bevaras. Huvudbokföring, De ekonomiska händel-

text: 8 §

text: FBF. serna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning (huvudbok), ska bevaras.

text: Sidoordnad bokföring, De ekonomiska händel-

text: 11 §

text: FBF. serna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror, ska bevaras. Verifikationer, Verifikationer som en- Övriga verifikationer

text: 13 §

text: FBF. ligt 6 § dessa föreskrif- får gallras 10 år efter ter ska undantas gall- utgången av det räkenring, ska bevaras. skapsår som handlingarna avser. Fakturor,

text: 21 §

text: FBF och Fakturor som enligt 6 § Övriga fakturor får gall- 1 kap. 17 § mervärdes- dessa föreskrifter ska ras 10 år efter utgången

text: skattelagen (1994:200)

text: . undantas gallring, ska av det räkenskapsår bevaras. som handlingarna avser. Undantag: Fakturor på papper som har skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Verkställande av gallring förutsätter att de skannade bilderna bevaras och är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 10 år. Elektroniska fakturor, Elektroniska fakturor Övriga elektroniska

text: 21 f §

text: FBF och

text: 1 kap.

text: som enligt

text: 6 §

text: dessa fakturor får gallras 10

text: 17 a §

text: mervärdesskatte- föreskrifter ska undan- år efter utgången av det lagen (

text: ). tas gallring, ska beva- räkenskapsår som ras. handlingarna avser. Undantag: Elektroniska fakturor som har förts över till myndighetens format för elektroniska fakturor får gallras efter överföring under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en

text: faktura inte har förändrats och att myndighetens elektroniska fakturor bevaras och är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 10 år. Systemdokumentation De delar av systemdo- Övrig systemdokumenoch behandlingshisto- kumentation och be- tation och behandlingsrik,

text: 18 §

text: FBF och för- handlingshistorik som historik får gallras 10 år ordningen (

text: ) är nödvändiga för att efter utgången av det om statliga myndig- presentera de ekono- räkenskapsår som heters redovisnings- miska händelserna som handlingarna avser. system. grund-, huvud- och sidoordnad bokföring ska bevaras.

text: Därutöver ska dokumentation bevaras enligt vad som anges i 8 §. Årsredovisning, 19 § Bevaras. FBF, 2 kap. 4 § och 10 kap. 1 § FÅB. Specifikation till årsre- Bevaras. dovisningen,

text: 20 §

text: FBF. Rapportering till och Register över myndig- Myndighets rapportefrån statsredovisningen, heter som tillhör den ring för hela räken-

text: 21 §

text: FBF och förord- statliga redovisningsor- skapsåret som visar att ningen (

text: ) om ganisationen, ska beva- denna överensstämmer statliga myndigheters ras hos Ekonomistyr- med årsredovisningen redovisningssystem. ningsverket. får gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.

text: Övrig rapportering till och från statsredovisningen får hos myndighet gallras 2 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.

text: Inrapporterade uppgif- Övriga inrapporterade ter avseende underlag uppgifter får hos Ekoför finansiellt sparande nomistyrningsverket klassificerade och för- gallras 10 år efter utdelade myndighetsvis gången av det räkenper räkenskapsår, ska skapsår som handlingbevaras hos Ekonomi- arna avser. styrningsverket. Dokumentation av Förteckning över behö- Dokumentation av utorganisation och righeten att förfoga tag på statens centralrutiner,

text: 22 §

text: FBF. över myndighetens konto, betalningar, avmedel, inventeringspro- stämningar och kontroll tokoll, register över m.m. får gallras 10 år inventarier och anlägg- efter utgången av det ningstillgångar m.m. räkenskapsår som per räkenskapsår, ska handlingarna avser. bevaras. Delårsrapport med spe- Får gallras 10 år efter cifikation, 8 kap, och utgången av det räken- 10 kap. 2 § FÅB. skapsår som handlingarna avser. Budgetunderlag, 9 kap. Bevaras. 3 § FÅB. Beräkningsunderlag, Bevaras. 9 kap. 3 a § FÅB i dess lydelse 2004-03-01- 2005-01-31. Särskild rapport som Bevaras. underlag för regeringens fördjupade prövning av verksamheten, 9 kap. 6 § FÅB. Verksamhetsplan, Bevaras. 10 kap. 3 § FÅB.

text: Elanders Sverige AB, 2015


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:2) och allmänna råd om handlingar på mikrofilm

text: 8 kap. Hantering, förvaring och vård av säkerhetsexemplaret

text: Säkerhetsexemplaret ska förvaras i burk, låda eller box, som ska vara tillverkad av aluminium, rostfritt stål eller kartong. Förvaringsmedlet ska vara slutet. Papper, plastpåsar, gummiband eller andra föremål får inte finnas inuti förvaringsmedlet. Allmänna råd: Att förvaringsmedel ska vara slutet innebär att det ska vara försett med lock.

text: Märkning av förvaringsmedel

text: Märkning av förvaringsmedel ska ske med en unik identitet som kan knytas till myndighetens arkivredovisning. Märkning ska utföras genom prägling eller gravering och för kartong genom självhäftande etiketter eller direkt påskrift. Skrivmedel och självhäftande etiketter för märkning ska uppfylla de tekniska krav som anges i 4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering. Allmänna råd: Kompletterande märkning av förvaringsmedel av aluminium eller rostfritt stål får göras med självhäftande etiketter eller direkt påskrift.

text: Senaste lydelse

text: RA-FS 2006:2

text: . Senaste lydelse

text: RA-FS 2006:2

text: . Ändrad genom

text: RA-FS 2012:8

text: . 1

text: Klimatreglerad arkivlokal

text: Säkerhetsexemplaret ska förvaras i en klimatreglerad arkivlokal som uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2013:4

text: ) om arkivlokaler. Den arkivlokal där säkerhetsexemplaret förvaras får endast användas för förvaring av säkerhetsexemplar.

text: Denna föreskrift träder i kraft den 1 augusti 2015.

text: BJÖRN JORDELL Martin Pålsson

text: 2 Senaste lydelse

text: RA-FS 2006:2

type: kapitel


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:4) och allmänna råd om tekniska krav och certifiering

text: 5 kap. Tekniska krav för handlingar på mikrofilm

text: Tekniska krav för förvaringsmedel

text: Förvaringsmedel av kartong ska vara tillverkat av material som med godkänt resultat har genomgått prövningsmetoden PAT i enlighet med SS- ISO 18916:2011, Material för bilder – Framkallade filmer, plåtar och pappersbilder – Photographic activity test (PAT) för förvaringsmaterial, utgåva 1. Allmänna råd: Ett godkänt PAT-resultat innebär inte med automatik att materialet är lämpligt för långtidsbevarande av fotografiskt material. För detta ändamål bör materialet även uppfylla kraven i SS-ISO 18902:2011, Material för bilder – Framkallade filmer, plåtar och pappersbilder – Omslag och behållare för långtidsförvaring, utgåva 2, avsnitt 4, punkterna 4.1 och 4.2.

text: Märkning av förvaringsmedel

text: För självhäftande etiketter gäller föreskrifterna för pappershandlingar i 4 kap. 16 §.

text: BJÖRN JORDELL Martin Pålsson

text: Senaste lydelse

text: RA-FS 2012:8

text: . 1

text: Elanders Sverige AB, 2015


title: Riksarkivets föreskrifter om upphävande av allmänna råd om arkivreglemente för kommuner och landsting

text: Denna författning träder i kraft den 1 januari 2016.

text: BJÖRN JORDELL Gunnar Sundberg

text: Elanders Sverige AB, 2015


text: 1 kap. Omfattning och tillämpning

text: Tillämpningsområde

text: Föreskrifterna gäller för arkiv hos – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, – sådana organ som avses i

text: 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

text: till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, – sådana enskilda organ som avses i lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring, och – Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring m.m.

text: 3 kap. Certifiering, leverantörsförsäkran och märkning

text: Certifieringsorgan ska ingå avtal med de leverantörer som önskar få en produkt certifierad, om typprovning, övervakande kontroll och leverantörens egenkontroll, för att kunna säkerställa kvaliteten hos levererade produkter. Kontrollen ska utformas i enlighet med SPCR 004, 2015.

text: Senaste lydelse

text: RA-FS 2012:8

text: . Senaste lydelse

text: RA-FS 2006:4

text: . 1

text: Kontroll enligt 3 § får även utföras av myndigheten under förutsättning att myndigheten har certifierats för egenkontroll av mikrofilm. Certifiering för egenkontroll ska utföras av ackrediterat certifieringsorgan.

text: Denna författning träder i kraft den 1 maj 2016. BJÖRN JORDELL Martin Pålsson

text: 2 Senaste lydelse

text: RA-FS 2006:4

text: . Elanders Sverige AB, 2016


title: Riksarkivets föreskrifter om upphävande av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor

text: Denna författning träder i kraft den 1 februari 2018.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Anna-Kristina Andersson

text: Elanders Sverige AB, 2018


text: Föreskrifterna gäller för de myndigheter som omfattas av förordningen (

text: ) om statliga myndigheters redovisningssystem, förordningen (

text: ) om årsredovisning och budgetunderlag och förordningen (

text: ) om myndigheters bokföring. Förutom vad som sägs i

text: första stycket

text: gäller föreskrifterna för sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, såvitt gäller allmänna handlingar.

text: Med räkenskapsinformation avses detsamma som i 3 § 4 a–c förordningen (

text: ) om myndigheters bokföring.

text: Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter.

text: Gallring

text: Med de begränsningar som följer av 6 § får myndigheten gallra räkenskapsinformation m.m. i enlighet med bilagan. Allmänna råd. För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna redovisas i bilagan räkenskapsinformation enligt

text: 5 § förordningen (2000:606)

text: om myndigheters bokföring som ska bevaras. I bilagan redovisas även handlingar enligt förordningen (

text: ) om årsredovisning och budgetunderlag som ska bevaras.

text: Räkenskapsinformation m.m. som efter en tid förlorar betydelse för den ekonomiska redovisningen, till exempel kopior och överflödiga sammanställningar som använts för fortlöpande intern kontroll, avstämning eller rapportering, får gallras med frister som myndigheten själv fastställer.

text: Gallring får endast ske av räkenskapsinformation som inte har eller kan antas få någon annan funktion än enligt 2 §. Räkenskapsinformation m.m. ska undantas från gallring om den har betydelse för – styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter, – annan föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision, – beräkning av pensionsgrundande inkomst, – myndighets internationella åtaganden, till exempel deltagande i verksamhet som finansieras av Europeiska unionen, – statistikframställning, utvärdering eller forskning, och – förståelsen av andra handlingar som bevaras. Allmänna råd. Myndigheten bör även överväga om verifikationer och fakturor hörande till vissa verksamheter eller som har förts över till eller lagras som elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) eller mikrofilm ska undantas från gallring.

text: Dokumentation

text: Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter. Allmänna råd. Om myndigheten väljer att undanta handlingar från gallring eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen till det dokumenteras.

text: Ytterligare föreskrifter om dokumentation av elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) finns i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).

text: Utlån

text: Myndigheten får låna ut verifikationer i original till utländska myndigheter för återhämtning av utländsk mervärdesskatt och för kontroll i samband med deltagande i verksamhet som finansieras av Europeiska unionen. En förutsättning är att en bestyrkt kopia förvaras på originalets plats under utlåningstiden.

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 februari 2019. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2015:2

text: ) om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Håkan Lövblad

text: Bilaga

text: Bevarande och gallring av räkenskapsinformation m.m.

text: I tabellen används följande förkortningar: FÅB

text: Förordningen (2000:605)

text: om årsredovisning och budgetunderlag FBF

text: Förordningen (2000:606)

text: om myndigheters bokföring

text: Räkenskapsinformation Bevarande Gallring m.m.

text: Avtal och andra handlingar av Regleringsbrev, avtal, kontrakt, Rutinbetonad korrespondens, särskild betydelse för att belysa beslutshandlingar, bevis, dona- till exempel avräkningsnotor verksamhetens ekonomiska tionsförordnanden och hand- och blanketter för rekvisition förhållanden, 3 § 4. b) FBF. lingar rörande lån, fordringar, för mervärdesskatt, och avtal av investeringar, marknadsstrate- en art och omfattning som är gier, försäkring, förvaltnings- frekvent förekommande och uppdrag, m.m., ska bevaras. som inte enligt 6 § dessa föreskrifter ska undantas gallring, får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Uppgifter som är av betydelse Instruktioner om redovisnings- Instruktioner och program till för att det ska gå att följa och principer, värderingsnormer, programmerbara kassaapparaförstå de enskilda bokförings- prisöverenskommelser, rättel- ter, kontokuranter, lagerinvenposternas behandling i bok- seposter m.m. , ska bevaras. teringslistor, m.m. får gallras föringen, 3 § 4. c) och 12 § 7 år efter utgången av det FBF. räkenskapsår som handlingarna avser. Grundbokföring,

text: 8 §

text: FBF. De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras i registreringsordning (dagbok), ska bevaras. Huvudbokföring,

text: 8 §

text: FBF. De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning (huvudbok), ska bevaras. Sidoordnad bokföring, 11 § De ekonomiska händelserna FBF. bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror, ska bevaras.

text: Verifikationer,

text: 13 §

text: FBF. Verifikationer som enligt 6 § Övriga verifikationer får gallras dessa föreskrifter ska undantas 7 år efter utgången av det gallring, ska bevaras. räkenskapsår som handlingarna avser. Fakturor, 1 kap. 17 § mervär- Fakturor som enligt 6 § dessa Övriga fakturor får gallras 7 år

text: desskattelagen (1994:200)

text: . föreskrifter ska undantas gall- efter utgången av det räkenring, ska bevaras. skapsår som handlingarna avser.

text: Undantag:

text: Fakturor på papper som har skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Verkställande av gallring förutsätter att de skannade bilderna är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år. Elektroniska fakturor, 21 f § Elektroniska fakturor som en- Övriga elektroniska fakturor får FBF och 1 kap. 17 a § mervär- ligt 6 § dessa föreskrifter ska gallras 7 år efter utgången av

text: desskattelagen (1994:200)

text: . undantas gallring, ska bevaras. det räkenskapsår som handlingarna avser.

text: Undantag:

text: Elektroniska fakturor som har förts över till myndighetens format för elektroniska fakturor får gallras efter överföring under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en faktura inte har förändrats och att myndighetens elektroniska fakturor är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år.

text: Systemdokumentation och be- De delar av systemdokumenta- Övrig systemdokumentation handlingshistorik,

text: 18 §

text: FBF tion och behandlingshistorik och behandlingshistorik får och förordningen (

text: ) som är nödvändiga för att pre- gallras 7 år efter utgången av om statliga myndigheters redo- sentera de ekonomiska händel- det räkenskapsår som handlingvisningssystem. serna som grund-, huvud- och arna avser. sidoordnad bokföring ska bevaras. Därutöver ska dokumentation bevaras enligt vad som anges i

text: 8 §

text: . Årsredovisning,

text: 19 §

text: FBF, 2 Bevaras. kap.

text: 4 §

text: och

text: 10 kap. 1 §

text: FÅB. Specifikation till årsredovis- Bevaras. ningen,

text: 20 §

text: FBF. Rapportering till och från stats- Register över myndigheter som Myndighets rapportering för redovisningen,

text: 21 §

text: FBF och tillhör den statliga redovis- hela räkenskapsåret som visar förordningen (

text: ) om ningsorganisationen, ska beva- att denna överensstämmer med statliga myndigheters redovis- ras hos Ekonomistyrningsver- årsredovisningen får gallras ningssystem. ket. 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Övrig rapportering till och från statsredovisningen får hos myndighet gallras 2 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Inrapporterade uppgifter av- Övriga inrapporterade uppseende underlag för finansiellt gifter får hos Ekonomistyrsparande klassificerade och för- ningsverket gallras 7 år efter utdelade myndighetsvis per rä- gången av det räkenskapsår kenskapsår, ska bevaras hos som handlingarna avser. Ekonomistyrningsverket. Dokumentation av organisation Förteckning över behörigheten Dokumentation av uttag på staoch rutiner,

text: 22 §

text: FBF. att förfoga över myndighetens tens centralkonto, betalningar, medel, inventeringsprotokoll, avstämningar och kontroll register över inventarier och an- m.m. får gallras 7 år efter utläggningstillgångar m.m. per gången av det räkenskapsår räkenskapsår, ska bevaras. som handlingarna avser. Delårsrapport med specifika- Får gallras 7 år efter utgången tion,

text: 8 kap

text: , och

text: 10 kap. 2 §

text: av det räkenskapsår som hand- FÅB. lingarna avser.

text: Budgetunderlag, 9 kap. 3 § Bevaras. FÅB. Beräkningsunderlag, 9 kap. Bevaras. 3 a § FÅB i dess lydelse 2004-03-01 --2005-01-31. Särskild rapport som underlag Bevaras. för regeringens fördjupade prövning av verksamheten, 9 kap. 7 § FÅB. Verksamhetsplan, 10 kap. 3 § Bevaras. FÅB.

text: Elanders Sverige AB, 2019


title:
Riksarkivets föreskrifter om upphävande av vissa allmänna råd för kommuner och
landsting;

text: Denna författning träder i kraft den 1 februari 2019.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Håkan Lövblad

text: Elanders Sverige AB, 2019


title: Riksarkivets föreskrifter om upphävande av Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1997:5) om registrering

text: Elanders Sverige AB, 2019


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RAFS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter

text: 1 kap. Tillämpningsområde

text: Vad som sägs i 9 kap. 5, 6 och 10 §§ gäller inte för Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar. Bestämmelser enligt första stycket meddelas istället i särskilda föreskrifter.

text: 2 kap. Definitioner

text: databärare fysiskt underlag för handlingar,

text: elektronisk handling upptagning för automatiserad behandling i enlighet med

text: 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen (1949:105)

text: förvaringsenhet mängd av handlingar som avgränsas genom sitt förvar,

text: 9 kap. Överlämnande

text: Bestämmelser om överlämnande av handlingar i andra författningar

text: Bestämmelser om överlämnande av allmänna handlingar till enskilda organ som avses i

text: 2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen

text: , finns i lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.

text: Ändrade

text: RA-FS 1997:4

text: RA-FS 2008:4

text: och

text: RA-FS 2012:1

text: . 1

text: Bestämmelser för kommittéer som avses i

text: 1 § kommittéförordningen (1998:1474)

text: om överlämnande till en annan myndighet, finns i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om kommittéer under regeringen.

text: Bestämmelser för en myndighet som ska överlämna arkiv till en annan myndighet

text: En myndighet som upphör helt och hållet och vars verksamhet inte förs över till en annan myndighet, ska i enlighet med

text: 11 § arkivlagen (1990:782)

text: lämna över sitt arkiv till Riksarkivet inom tre månader, om inte regeringen eller Riksarkivet föreskriver något annat.

text: En myndighet som upphör helt eller delvis och vars verksamhet förs över till en annan myndighet ska lämna över sitt arkiv eller berörda delar av arkivet till den myndighet som tar över verksamheten, om inte annat följer av – lag eller föreskrift som meddelas av regeringen, – särskilt beslut av regeringen, eller – överenskommelse med Riksarkivet i enlighet med

text: 9 § arkivlagen (1990:782)

text: . Om elektroniska handlingar införlivas i den övertagande myndighetens arkiv ska arkivexemplar framställas och tillföras den överlämnande myndighetens arkiv, med undantag av det som gäller enligt 9 §.

text: Allmänna råd. Överlämnandet bör dock ske endast under förutsättning att den mottagande myndigheten behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna bedriva den överförda verksamheten. En myndighet som ska lämna över delar av arkivet bör överväga möjligheten att för överlämnande framställa kopior av handlingarna eller att föra över handlingarna till elektroniska handlingar. Myndigheten bör även överväga att tillgodose den övertagande myndighetens behov av tillgång till handlingarna genom utlån för tjänsteändamål i enlighet med

text: 7 § arkivförordningen (1991:446)

text: En myndighet vars verksamhet upphör helt eller delvis och överförs till en annan myndighet ska innan överföringen skriftligen rapportera detta till Riksarkivet.

text: Arkiv som överlämnas ska dokumenteras i myndighetens arkivredovisning i enlighet med 6 kap. Dokumentation som avses i det första stycket ska sändas till Riksarkivet inom sex månader efter det att verksamheten har förts över.

text: Allmänna råd. Handlingar som tillhör ett ärende som ska införlivas i arkivet hos den myndighet som tar över ärendet bör även dokumenteras i ärenderegister eller motsvarande sökmedel till myndighetens allmänna handlingar.

text: 2 Ändrat

text: RA-FS 2008:4

text: mikrofilm, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på ritfilm och reprografisk film samt Riksarkivets föreskrifter om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband, och som behövs för fortsatt bevarande, vård och tillhandahållande av handlingarna, ska följa med vid överlämnandet.

text: En myndighet som tar över arkiv från en annan myndighet får inte blanda samman handlingarna med det egna arkivet. Myndigheten kan dock om det finns särskilda skäl införliva vissa handlingar med det egna arkivet.

text: Allmänna råd. Med särskilda skäl avses t.ex. att ett införlivande av handlingarna är en förutsättning för att verksamheten ska kunna bedrivas vidare hos den övertagande myndigheten. Myndigheten bör överväga om det finns alternativ till att övertagna arkivhandlingar införlivas i myndighetens arkiv, t.ex. genom att endast kopior av handlingar lämnas över och införlivas.

text: Elektroniska handlingar som införlivas i den övertagande myndighetens arkiv ska i den fortsatta hanteringen kunna påvisa samband med den överlämnande myndigheten.

text: Arkiv som tas över ska dokumenteras i myndighetens arkivredovisning i enlighet med 6 kap. Dokumentation som avses i första stycket ska sändas in till Riksarkivet inom sex månader efter det att verksamheten har tagits över.

text: Allmänna råd. Handlingar som tillhör ett ärende som införlivas i arkivet bör även dokumenteras i ärenderegister eller motsvarande sökmedel till myndighetens allmänna handlingar.

text: Om Riksarkivet har föreskrivit eller beslutat om gallring eller annat avhändande för de handlingar som tas över och fristen för avhändandet inte har löpt ut, får den övertagande myndigheten istället verkställa detta.

text: Allmänna råd. Ändring, rättelse och gallring i övertagna handlingar bör dokumenteras på ett sådant sätt att det framgår vem som har vidtagit åtgärden.

text: Bestämmelser om överlämnande till Riksarkivet

text: En myndighet kan enligt

text: 9 § arkivlagen (1990:782)

text: , efter överenskommelse överlämna arkivmaterial till Riksarkivet.

text: En myndighet som önskar lämna över arkivmaterial till Riksarkivet ska komma in med en framställning om detta.

text: Ändrat

text: RA-FS 2008:4

text: . 3

text: enskommelse om överlämnande till Riksarkivet. Framställningen bör innehålla en förteckning över de handlingar som överlämnandet avser.

text: Myndigheten ska kontakta Riksarkivet i så god tid före överlämnandet att Riksarkivet ges tillfälle att samråda kring överlämnandet eller inspektera de handlingar som ska överlämnas.

text: Arkiv som överlämnas ska vara förtecknade och handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut ska vara gallrade om inte myndigheten kommer överens om annat med Riksarkivet.

text: Dokumentation som har upprättats i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om handlingar på papper, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på mikrofilm, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på ritfilm och reprografisk film samt Riksarkivets föreskrifter om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband, och som behövs för Riksarkivets fortsatta bevarande, vård och tillhandahållande av handlingarna, ska följa med vid överlämnandet.

text: Vid överlämnande till Riksarkivet gäller bestämmelser om transporter av handlingar i enlighet med de föreskrifter som räknas upp i 16 §.

text: I överlämnandet ska ingå det antal exemplar av handlingarna som framgår av de föreskrifter som räknas upp i 16 §.

text: Vid överlämnande av arkivmaterial ska Riksarkivet i enlighet med

text: 17 § andra stycket arkivförordningen (1991:446)

text: träffa överenskommelse med myndigheten om ersättning för kostnader hos Riksarkivet för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna samt för engångskostnader i samband med övertagandet.

text: Allmänna råd. Om myndigheten inte har följt kraven i Riksarkivets föreskrifter kan detta leda till särskilda kostnader för myndigheten i samband med överlämnandet.

text: Särskilda bestämmelser om överlämnande av elektroniska handlingar till Riksarkivet

text: Vid överlämnande till Riksarkivet gäller bestämmelser om transporter av elektroniska handlingar i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar.

text: Inför ett överlämnande ska myndigheten på begäran av Riksarkivet tillhandahålla de elektroniska handlingarna samt tillhörande dokumentation för analys eller verifiering. Riksarkivet kommer i varje enskilt fall överens med myndigheten hur detta ska ske.

text: Elektroniska handlingar som överlämnas till Riksarkivet ska uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar.

text: Vid överlämnande av elektroniska handlingar till Riksarkivet ska Riksarkivet besluta om – innehåll och omfattning, – vilken dokumentation som krävs, och – hur överlämnandet ska ske.

text: Överlämnandet får ske först sedan – verifiering eller analys i enlighet med 21 § har genomförts, – innehållet och omfattningen av de elektroniska handlingarna har fastställts, – dokumentationen har godkänts av Riksarkivet, och – Riksarkivet har kommit överens med myndigheten på vilket sätt överlämnandet ska ske.

text: Varje överlämnande ska omfatta – elektroniska handlingar, – dokumentation i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, och – utdrag ur myndighetens arkivredovisning.

text: Denna författning träder i kraft den 1 januari 2019.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Carl Billengren

text: Elanders Sverige AB, 2018