title: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering

text: 1 kap. Omfattning och tillämpning

text: Omfattning

text: Denna författning omfattar krav på certifiering och leverantörsförsäkran avseende produkters överensstämmelse med Riksarkivets tekniska krav, samt specificerar bestämmelserna i följande författningar med avseende på tekniska krav: – Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:1

text: ) om handlingar på papper – Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:2

text: ) om handlingar på mikrofilm – Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:3

text: ) om handlingar på ritfilm och reprografisk film. Författningen hänvisar även till internationell standard, svensk standard och andra tekniska specifikationer.

text: I författningen finns bestämmelser om omfattning och tillämpning (1 kap.), definitioner (2 kap.), certifiering, leverantörsförsäkran och märkning (3 kap.), samt tekniska krav för handlingar på papper (4 kap.), handlingar på mikrofilm (5 kap), och handlingar på ritfilm och reprografisk film (6 kap.).

text: Tillämpningsområde

text: Författningen gäller för statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen. Med statliga myndigheter jämställs i denna författning sådana organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket, första meningen

text: sekretesslagen (1980:100)

text: när det gäller allmänna handlingar i den verksamhet som avses i bilagan i

text: sekretesslagen

text: Författningen skall även tillämpas av – sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, och – Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar vid förvaring av allmänna handlingar med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring m.m.

text: 2 kap. Definitioner

text: I denna författning avses med begreppen ackreditering förfarande där ett ackrediteringsorgan formellt erkänner att ett organ (laboratorium, certifierings- eller kontrollorgan) är kompetent att utföra specificerade uppgifter, aktomslag förvaringsmedel, bestående av papper, kartong eller papp, avsett att omsluta och avskilja handlingar, arkivbeständigt papper papper med förmågan att under lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende, samt inverkan av slitage och nötning vid användning, arkivbox förvaringsmedel bestående av kartong eller papp, i form av box med flik, lock eller annan tillslutningsanordning, avsett att ge skydd åt handlingar, certifiering förfarande där ett certifieringsorgan skriftligen försäkrar att en produkt uppfyller specificerade tekniska krav, COM-film Computer Output Microfilm; mikrofilm som framställs från dator, förvaringsmedel hjälpmedel, avsett att ge skydd åt handlingar vid hantering och förvaring, t.ex. aktomslag, arkivbox och ritningsportfölj, leverantör den part som levererar en produkt, t.ex. tillverkare, importör, grossist eller detaljist, leverantörsförsäkran dokument där en leverantör skriftligen försäkrar att en produkt uppfyller specificerade tekniska krav,

text: myndighet sådana myndigheter och organ som avses i 1 kap. 3– 4 §§ denna författning,

text: reprografisk film film av polyester belagd med ett fotografiskt skiktbestående av en emulsion innehållande ljuskänsligt silversalt, och som kan vara försedd med ritskikt där skriften kan anbringas med tusch, kopiator eller skrivare,

text: ritfilm film av polyester, som på en eller båda sidor är försedd med ritskikt där skriften kan anbringas med tusch, kopiator eller skrivare,

text: ritningsportfölj förvaringsmedel, bestående av papp med förstärkningar och tillslutningsanordningar, avsett att ge skydd åt handlingar av större format,

text: skrivmedel material eller utrustning avsedd för framställning av tecken, bilder och liknande på papper, t.ex. pennor, tusch, stämpelfärger, tryckfärger, skrivare, kopiatorer och faxar,

text: SP-metod metod som fastställts av SP Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut,

text: åldringsbeständigt papper papper med förmågan att under lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende.

text: 3 kap. Certifiering, leverantörsförsäkran och märkning

text: Produkter som uppfyller Riksarkivets krav

text: Vid upphandling av arkivbeständigt papper, åldringsbeständigt papper, skrivmedel för papper, aktomslag, arkivboxar, ritningsportföljer, självhäftande etiketter, mikrofilm, ritfilm, reprografisk film samt skrivmedel för ritfilm och reprografisk film skall myndigheten – välja produkter som har certifierats i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav, eller – begära en leverantörsförsäkran som visar att produkterna uppfyller dessa krav.

text: Upphandling av bindning skall ske mot leverantörsförsäkran. För leverantörsförsäkran som avser bindning gäller inte bestämmelserna i 12 § f.

text: Allmänna råd. Leverantörsförsäkran kan användas i tillämpliga delar även för andra produkter än de som anges i 1–2 §§, t.ex. vid upphandling av lim, plastmappar och plastfickor.

text: Även vid avrop mot ramavtal skall myndigheten kontrollera att produkten är certifierad eller att leverantörsförsäkran föreligger.

text: Krav vid certifiering

text: Certifiering skall ha utförts av ett certifieringsorgan som har ackrediterats för uppgiften enligt lagen (

text: ) om teknisk kontroll. Certifieringsorganet skall vara ackrediterat för certifiering i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav i 4–

text: 6 kap.

text: Certifiering kan även utföras av ett certifieringsorgan från ett annat land inom EES om organet dels uppfyller kraven i svensk standard SS-EN 45011, utgåva 2, Certifieringsorgan – Allmänna krav vid certifiering av produkter, och dels ackrediterats för uppgiften av ett ackrediteringsorgan som uppfyller kraven i standarden ISO/IEC 17011, Conformity assessment – General requirements for accreditation bodies accrediting conformity assessment bodies.

text: Allmänna råd. Ackreditering som certifieringsorgan utfärdas av SWEDAC eller motsvarande organ i annat land.

text: Certifieringsorgan skall ingå avtal med de leverantörer som önskar få en produkt certifierad, om typprovning, övervakande kontroll och leverantörens egenkontroll, för att kunna säkerställa kvaliteten hos levererade produkter. Kontrollen skall utformas i enlighet med SPCR 004, 2006.

text: För certifierade produkter skall det finnas ett certifikat. Certifikatet skall innehålla hänvisning till de föreskrifter som ligger till grund för certifieringen. Certifikatet skall vara utfärdat med specificering av de kombinationer av produkter som certifieringen avser, om så är tillämpligt.

text: Allmänna råd. Om ett ackrediterat certifieringsorgan tillhandahåller listor över certifierade produkter är det tillräckligt att myndigheten tar del av aktuell lista.

text: Märkning med beteckningen svenskt arkiv

text: Bestämmelser om skydd för beteckningen svenskt arkiv, finns i lagen (

text: ) om skydd för beteckningen svenskt arkiv. En produkt, som har certifierats i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav, får märkas med beteckningen svenskt arkiv. Självhäftande etiketter får inte märkas med beteckningen svenskt arkiv. Se bilaga 3.

text: Beteckningen svenskt arkiv får användas i kombination med certifikatets nummer eller det registreringsnummer som certifieringsorganet har tilldelat produkten, samt det ackrediterade certifieringsorganets märke.

text: Arkivbeständigt papper som har certifierats, får märkas med vattenmärke som innehåller beteckningen svenskt arkiv. Beteckningen svenskt arkiv får endast användas i sammansättning med tillverkarens namn och tillverkningsår. Uppgift om ytvikt får finnas.

text: Vid användning av beteckningen svenskt arkiv på förpackningar skall anges om certifieringen avser arkivbeständigt papper eller åldringsbeständigt papper.

text: Krav vid leverantörsförsäkran

text: En leverantörsförsäkran om överensstämmelse med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav, skall uppfylla kraven i – svensk standard SS-EN ISO/IEC 17050-1:2005, utgåva 1, Bedömning av överensstämmelse – Leverantörsförsäkran om överensstämmelse – Del 1 Allmänna krav (ISO/IEC 17050-1:2004), med undantag för avsnitt 6–7, – svensk standard SS-EN ISO/IEC 17050-1:2005, utgåva 1, Bedömning av överensstämmelse – Leverantörsförsäkran om överensstämmelse – Del 2 Stödjande dokumentation (ISO/IEC 17050-1:2004).

text: Den försäkran som myndigheten begär skall omfatta a) identifierande beteckning på försäkran, b) utfärdarens namn och adress, c) produktens namn och typ, d) eventuell specificering av de produkter som försäkran avser, e) uttalande om överensstämmelse med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav i 4–6 kap. (RA-FS-beteckning, kapitel och paragraf, eller standardbeteckning, utgåva, avsnitt och punkt), f) uttalande att utfärdaren på begäran kan tillhandahålla – en provningsrapport, – intyg som visar att produkten överensstämmer med den som använts vid provningen, – en beskrivning av ansvarsförhållanden och rutiner hos leverantören, g) datum och plats för utfärdande av försäkran, h) namn och befattning på den person som företräder utfärdaren, i) namnteckning eller motsvarande utställarangivelse.

text: Allmänna råd. Exempel på utformning av en leverantörsförsäkran finns i bilaga 1 till denna författning.

text: Åldringsbeständigt och arkivbeständigt papper

text: För åldringsbeständigt papper skall kraven i svensk standard SS- EN ISO 9706, utgåva 1, Information och dokumentation – Dokumentpapper – Krav för åldringsbeständighet, avsnitt 5, vara uppfyllda.

text: För arkivbeständigt papper skall kraven i svensk standard SS-ISO 11108, utgåva 1, Information och dokumentation – Arkivpapper – Krav för åldringsbeständighet och hållbarhet, avsnitt 4, vara uppfyllda.

text: Utöver vad som sägs i 1–2 §§ skall åldringsbeständigt och arkivbeständigt papper vara av standardiserat format: A-serien, i enlighet med svensk standard SS 01 47 11, utgåva 2, Formatserier, samt vara ofärgat.

text: Allmänna råd. Papper av format A3 och mindre bör ha en nominell ytvikt på minst 80 g/m≈, och papper av format större än A3 en nominell ytvikt på minst 100 g/m≈.

text: Skrivmedel

text: För skrivmedel skall kraven i svensk standard SS-ISO 11798, utgåva 1, Dokumentation – Beständighet och hållbarhet hos skrift på papper – Krav och provningsmetoder, avsnitt 4 vara uppfyllda, med undantag för tabell 2 som skall ha följande lydelse.

text: Tabell 2 — Maximala förändringar av flerfärgad skrift

text: ∆ L* ∆ a* ∆ b* Avsnitt 4.3, 4.4 and 4.7, ± 8 ± 8 ± 8 alla färger med undantag av gul Avsnitt 4.3, 4.4 and 4.7, ± 8 ± 8 ± 15 gul ANM. ∆ L*, ∆ a* och ∆ b* är färgskillnader.

text: Allmänna råd. Skrivmedel som används för framställning av pappershandlingar är t.ex. pennor, tusch, stämpelfärger, skrivare, kopiatorer och faxar. De tekniska kraven kan även tillämpas på färg som används för färgläggning av kartor och ritningar, samt för tryckfärger som används för logotyper, färgade fält på blanketter m.m.

text: För kopiatorer gäller, förutom vad som sägs i 4 § om skrivmedel, att en kopiator som är utrustad med funktioner för automatisk dokumentmatning eller dubbelsidig kopiering, skall kunna användas utan att dessa funktioner är aktiva.

text: För aktomslag skall kraven i svensk standard SS 62 81 07, utgåva 2, Dokumentförvaring – Förvaringsmedel för handlingar på papper – Arkivboxar och aktomslag av papper eller papp, avsnitt 4, vara uppfyllda. För att handlingarna skall vara skyddade vid hantering och förvaring skall aktomslaget ha ett sådant format att det kan skjuta något utanför handlingarna eller omsluta handlingarna genom överlappning.

text: Allmänna råd. Exempel på lämpliga format på aktomslag för handlingar av A4format är – 460/470 mm × 300 mm för akter upp till 10/20 mm tjocklek, och – 580/620 mm × 300 mm för akter av större omfång eller för placering runt samtliga akter i arkivboxen. Olika sätt att vika aktomslag framgår av fig.1–3.

text: Fig. 1 Fig. 2 Fig. 3

text: Aktomslag får ha svart eller färgat tryck, t.ex. myndighetens logotyp eller linjering för tjänsteanteckningar.

text: Allmänna råd. Bestämmelser om att aktomslag bör vara ofärgade finns i svensk standard SS 62 81 07, utgåva 2, Dokumentförvaring – Förvaringsmedel för handlingar på papper – Arkivboxar och aktomslag av papper eller papp, avsnitt 4, punkt 4.4.1. Se 6 §. Vid val av aktomslag bör beaktas att arkivbeständigt papper är tåligare vid hantering än åldringsbeständigt papper och att vitt (ofärgat) papper, från beständighetssynpunkt, är att föredra framför färgat.

text: Arkivboxar

text: För arkivboxar skall kraven i svensk standard SS 62 81 07, utgåva 2, Dokumentförvaring – Förvaringsmedel för handlingar på papper – Arkivboxar och aktomslag av papper eller papp, avsnitt 5, vara uppfyllda.

text: Om den arkivbox som används i sin helhet uppfyller de krav som gäller för åldringsbeständigt papper får handlingarna förvaras utan aktomslag.

text: Allmänna råd. För att hålla samman en större mängd handlingar i en arkivbox, t.ex. en omfattande akt, kan en dragbandskapsel användas. Se fig 4. Den papp som används för dragbandskapseln bör uppfylla kraven för åldringsbeständighet, i enlighet med 1 §. De band som används bör vara av bomull. Ett sätt att hålla samman handlingar som har hålslagits är att använda band eller garn av linne eller bomull tillsammans med hålförstärkare av papp som uppfyller kraven på åldringsbeständighet, enligt 1 §.

text: Fig. 4

text: Ritningsportföljer

text: För ritningsportföljer skall kraven för arkivboxar i svensk standard SS 62 81 07, utgåva 2, Dokumentförvaring – Förvaringsmedel för handlingar på papper – Arkivboxar och aktomslag av papper eller papp, avsnitt 5, punkterna 5.1, 5.2.2 och 5.3. vara uppfyllda.

text: Utöver vad som sägs i 9 § skall en ritningsportfölj – kunna öppnas helt (180°), – kunna öppnas och stängas på avsett sätt minst 300 gånger, och – vara konstruerad för liggande förvaring.

text: Rullar

text: För rullar skall kraven för arkivboxar i svensk standard SS 62 81 07, utgåva 2, Dokumentförvaring – Förvaringsmedel för handlingar på papper – Arkivboxar och aktomslag av papper eller papp, avsnitt 5, punkt 5.1 med undantag för Cobbtal, samt punkterna 5.2.2 och 5.3 vara uppfyllda. Rullar skall vara minst 150 mm i diameter, och ha en längd som gör att de skjuter utanför handlingarna efter rullning.

text: Om den rulle som används i sin helhet uppfyller kraven i ISO 9706, utgåva 1, Information och dokumentation – Dokumentpapper – Krav för åldringsbeständighet, punkt 5.4, får handlingarna rullas direkt på rullen utan inre aktomslag.

text: Bindning skall uppfylla kraven i svensk standard SS 66 70 05, utgåva 1 (1997), Dokumentation – Bindning av böcker, periodika och andra pappershandlingar för arkiv och bibliotek, metoderna T2, T3 eller T4. Som alternativ till metod T2, punkt 7.2.2 i standarden, får myndigheten tillämpa de tekniska kraven i bilaga 2 till denna författning.

text: Plastmappar och plastfickor

text: Allmänna råd. Om plastmappar eller plastfickor används för tillfällig förvaring under handläggningen, bör de vara av polyester (PET, PETP), polyeten (PE) eller polypropen (PP). Den yta som vänds mot handlingarna bör vara matterad.

text: Etiketter och lim

text: Material som används för etikettering skall uppfylla följande tekniska krav. Lim för etikettering skall vara etylvinyl-acetatlim (EVA). Papper för etiketter skall uppfylla kraven för – åldringsbeständigt papper i SS-EN ISO 9706, utgåva 1, Information och dokumentation – Dokumentpapper – Krav för åldringsbeständighet, avsnitt 5, eller – arkivbeständigt papper i SS-ISO 11798, utgåva 1, Information och dokumentation – Arkivpapper – Krav för åldringsbeständighet och hållbarhet, avsnitt 4 med de undantag som anges i 4 kap. 4 §. Papperet skall vara vitt, men får ha färgat tryck, t.ex. i form av ränder.

text: Självhäftande etiketter för märkning

text: Självhäftande etiketter för märkning av arkivboxar och ritningsportföljer, skall uppfylla de tekniska kraven i bilaga 3 till denna författning.

text: 5 kap. Tekniska krav för handlingar på mikrofilm

text: Material

text: Den mikrofilm som används vid framställning av säkerhetsexemplar och mellanexemplar av mikrofilm, skall uppfylla de tekniska kraven i bilaga 4 till denna författning.

text: Framställning av provfilm skall, liksom utvärdering och fastställande av krav för den kommande mikrofilmningen, utföras enligt SP-metod 1126, utgåva 4, 2005-03-15, Mikrofilm – undersökning av provfilm, av ackrediterat provningslaboratorium.

text: Allmänna råd. SP Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut är, när denna bestämmelse träder ikraft (år 2006), det enda laboratorium som är ackrediterat för provning i enlighet med SP-metod 1126, utgåva 4, 2005-03-15.

text: Kontroll av den framkallade mikrofilmen

text: Kontroll av den framkallade filmens upplösning, bakgrundssvärtning, läslighet och förekomsten av fixersalt skall utföras av ackrediterat provningslaboratorium i enlighet med SP-metod 1127, utgåva 5, 2005- 03-15, Kontroll av mikrofilm.

text: Allmänna råd. SP Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut är, när denna bestämmelse träder ikraft (år 2006), det enda laboratorium som har ackrediterats för provning i enlighet med SP-metod 1127, utgåva 5, 2005-03-15.

text: Kontroll enligt 3 § får även utföras av myndigheten under förutsättning att myndigheten har certifierats för egenkontroll av mikrofilm. Certifiering för egenkontroll skall utföras av ackrediterat certifieringsorgan.

text: Allmänna råd. SP Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut är, när denna bestämmelse träder ikraft (år 2006), det enda organ som har ackrediterats för certifiering av egenkontroll. Regler för certifiering av egenkontroll finns i SPCR 004, 2006.

text: Disposition, märkskyltar och grafiska symboler

text: Disposition och märkskyltar skall uppfylla kraven i SS-ISO 6199, utgåva 2, Micrographics – microfilming of documents on 16 mm and 35 mm silver-gelatin type of microfilm – Operating procedures, avsnitt 7.1–7.2.

text: Allmänna råd. Grafiska symboler bör uppfylla kraven i ISO 9878, utgåva 1, Graphic symbols.

text: Utöver de krav som anges i 5 §, skall filmen innehålla avsnitt, i början eller slutet av remsan, som kan användas för sådan kontroll som överenskoms med provningslaboratorium, i enlighet med 3 §.

text: För självhäftande etiketter gäller föreskrifterna för pappershandlingar i 4 kap. 14 §.

text: Återkommande kontroll

text: Allmänna råd. Rekommendationer för återkommande kontroll återfinns i teknisk rapport SS-ISO/TR 12031.

text: 6 kap. Tekniska krav för handlingar på ritfilm och reprografisk film

text: Ritfilm och reprografisk film

text: Ritfilm och reprografisk film skall uppfylla kraven i SP-metod 3101, utgåva 2, 2003-04-02.

text: Reprografisk film skall vara fri från rester av fixersalt från framkallningsprocessen. Provning skall utföras i enlighet med 18 §, bilaga 1 till SP-metod 3101, utgåva 2, 2003-04-02.

text: Skrivmedel

text: Skrivmedel skall uppfylla kraven i SP-metod 3102, utgåva 2, 2003-04-02.

text: Allmänna råd. Skrivmedel som används för framställning av skrift, bild m.m. på ritfilm och reprografisk film är t.ex. tusch, skrivare och kopiatorer. De tekniska kraven kan även tillämpas på färg som används för färgläggning av kartor och ritningar, samt för tryckfärger som används för logotyper, färgade fält på blanketter m.m.

text: En kopiator eller printer som är utrustad med funktioner för automatisk vikning eller annan efterbehandling av handlingar, skall utöver vad som sägs i 3 § kunna användas utan att dessa funktioner är aktiva.

text: Tekniska krav för förvaringsmedel

text: För aktomslag och arkivboxar gäller föreskrifterna för pappershandlingar i 4 kap. 6–9 §§.

text: För ritningsportföljer gäller föreskrifterna för pappershandlingar i 4 kap. 10–11 §§.

text: För rullar gäller föreskrifterna för pappershandlingar i 4 kap. 12–13 §§.

text: För plastmappar och plastfickor gäller de allmänna råden om plastfickor och plastmappar för pappershandlingar i 4 kap.

text: För etiketter och lim gäller föreskrifterna för pappershandlingar i 4 kap. 15 §.

text: För självhäftande etiketter gäller föreskrifterna för pappershandlingar i 4 kap. 16 §.

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2006. Genom föreskrifterna upphävs – Riksarkivets cirkulär (

text: KRFS 1981:2

text: ) med tekniska föreskrifter beträffande material och metoder för bindning av arkivhandlingar, – Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 1991:10

text: ) om tekniska krav för papper, – Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 1992:4

text: ) om tekniska krav för skrivmedel vid framställning av skrift på papper, – Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 1992:5

text: ) om provningsmetoder vid utvärdering av skrivmedel vid framställning av skrift på papper, – Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 1992:6

text: ) om tekniska krav för kopiatorer, laserskrivare, telefaxar m.m. för framställning av skrift på papper, – Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 1992:7

text: ) om provningsmetoder vid utvärdering av kopiatorer, laserskrivare, telefaxar m.m. för framställning av skrift på papper, – Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 1992:8

text: ) om tekniska krav för mikrofilm, – Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 1992:9

text: ) om provningsmetoder vid utvärdering av mikrofilm, – Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 1992:10

text: ) om tekniska krav för ritfilm och reprografisk film , – Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 1992:11

text: ) om provningsmetoder vid utvärdering av ritfilm och reprografisk film, – Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 1992:12

text: ) om tekniska krav för tusch, skrivare och kopiatorer för framställning av skrift på ritfilm och reprografisk film, – Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 1992:13

text: ) om provningsmetoder vid utvärdering av tusch, skrivare och kopiatorer för framställning av skrift på ritfilm och reprografisk film,

text: – Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1994:1

text: ) om vissa krav vid upphandling av skrivmateriel,

text: 2. För produkter certifierade enligt tidigare föreskrifter gäller följande. Papper: Certifikat utfärdat enligt

text: RA-FS 1991:10

text: äger fortsatt giltighet fram till nästkommande övervakande kontroll för förlängning av giltighetstiden för certifikatet. Kontroller utförda efter det att denna författning har trätt i kraft skall utföras enligt SS-EN ISO 9706, utgåva 1, avsnitt 5, (åldringsbeständigt papper) och SS-ISO 11108, utgåva 1, avsnitt 4 (arkivbeständigt papper). Skrivmedel för skrift på papper: Certifikat utfärdat enligt

text: RA-FS 1992:4

text: eller

text: RA-FS 1992:6

text: (ändr. 1993:1) äger fortsatt giltighet fram till nästkommande övervakande kontroll för förlängning av giltighetstiden för certifikatet. Vid övervakande kontroll utformad så att hela provningsprogrammet är uppdelat på en period av fyra år, gäller följande: – provning skall utföras enligt specifikation i SS-ISO 11798, utgåva 1, – nytillkomna eller ändrade delar av provningsprogrammet skall prioriteras, – samtliga provningsmoment enligt SS-ISO 11798, utgåva 1, skall vara genomgångna före 2008. Mikrofilm: Certifikat utfärdat enligt

text: RA-FS 1992:8

text: äger fortsatt giltighet fram till nästkommande övervakande kontroll för förlängning av giltighetstiden för certifikatet. Kontroller utförda efter det att denna författning trätt i kraft skall utföras i enlighet med bilaga 4.

text: TOMAS LIDMAN Britt-Marie Östholm

text: 2. Se 4 kap 4 § om lydelsen av avsnitt 4, tabell 2. 13

text: Bilaga 1 till allmänna råd under 3 kap. 12 §

text: Leverantörsförsäkran

text: Nr.

text: Leverantör

text: Namn: Adress:

text: Föremål för försäkran:

text: Produktens namn och typ: Specificering (kombination) av produkter som försäkran avser

text: Ovanstående produkt är i överensstämmelse med kraven i följande dokument

text: RA-FS kapitel paragraf Standard utgåva avsnitt punkt Hänvisning till provningsrapport beteckning

text: Följande dokument kan tillställas Riksarkivet och upphandlande/avropande myndighet på begäran och utan dröjsmål:

text: – provningsrapport – intyg som visar att produkten överensstämmer med den som använts vid provningen – beskrivning av ansvarsförhållanden och rutiner hos leverantören Undertecknad för och på uppdrag av

text: plats och datum för utfärdandet (namn, funktion) (namnteckning)

text: Tekniska krav som får tillämpas, i enlighet med 4 kap.

text: som alternativ till metod T2, punkt 7.2.2 i svensk standard SS 66 70 05, utgåva 1 (1997), Dokumentation – Bindning av böcker, periodika och andra pappershandlingar för arkiv och bibliotek

text: Följande metod får användas som alternativ till metod T2, punkt 7.2.2 i svensk standard SS 66 70 05, utgåva 1, Dokumentation – Bindning av böcker, periodika och andra pappershandlingar för arkiv och bibliotek.

text: a) Volymen skall blocklimmas i ryggen. Efter blocklimning skall volymen delas i ca. 2 mm tjocka lägg.

text: b) Varje lägg skall häftas från sidan i en symaskin, av typ sadelmakarsymaskin, med skyttelsöm med ca 10 mm långa stygn. Sömmen skall utföras ca 3 mm från ryggen på lägget, och får inte vara närmare huvud och fot än 10 mm och inte längre ifrån än 25 mm. Efter sidhäftningen skall sömmen pressas eller slås ned.

text: c) Hopfogningen av volymen skall utföras så att de häftade läggen sprids i en trappstegsform så att häftningen blir synlig på samtliga ark. Därefter skall lim påföras med pensel över hela den upplagda ytan. Volymen skall därefter stötas jämn i ryggen och överflödigt lim strykas ut.

text: d) Avlimning kan ske nu eller senare.

text: Tekniska krav för självhäftande etiketter för märkning av arkivboxar m. m.

text: 1 Omfattning

text: Dessa tekniska krav och provningsmetoder gäller för självhäftande etiketter som skall användas för märkning av arkivboxar m.m. Kraven är avsedda för etiketter av papper med häftämne av akrylat. Kraven är utformade så att etiketten skall ha god vidhäftning initialt och på några års sikt. Det kan inte förväntas att etiketten kommer att sitta kvar för all framtid. Etiketter får inte märkas med beteckningen svenskt arkiv.

text: 2 Referenser

text: I dessa tekniska krav avses med

text: ISO 5-3, Photography – Density measurements – Part 3: utgåva 2 Spectral conditions ISO 5-4, Photography – Density measurements – Part Geomet utgåva 2 ric conditions for transmission density SS-EN ISO 9706, Information och dokumentation – Dokumentpapper utgåva 1 – Krav för åldringsbeständighet SS-ISO 11108, Information och dokumentation – Arkivpapper utgåva 1 –Krav för åldringsbeständighet och hållbarhet SS-ISO 11798, Dokumentation – Beständighet och hållbarhet hos utgåva 1 skrift på papper – Krav och provningsmetoder SS 62 81 07, Dokumentförvaring – Förvaringsmedel för handlingutgåva 2 ar på papper – Arkivboxar och aktomslag av papper eller papp

text: Följande tekniska krav skall vara uppfyllda.

text: a) Etiketten skall vara av papper som uppfyller kraven i SS-EN ISO 9706, utgåva 1, avsnitt 5, eller SS-ISO 11108, utgåva 1, avsnitt 4.

text: b) Häftämnet skall vara av akrylat.

text: c) Häftämnet skall ha sådan vidhäftning till arkivboxen att etiketten lossnar maximalt 10 mm under 10 minuter med en belastning av 150 g vid provning enligt punkt 4 b). Två av tre prov på samma slag av arkivbox skall uppfylla kravet och medelvärdet av de tre proven får inte överstiga kravet.

text: d) Efter förvaring vid 80° C och 50 % RH under 28 dygn skall häftämnet ha sådan vidhäftning till arkivboxen att etiketten lossnar maximalt 10 mm under 10 minuter med en belastning av 300 g vid provning enligt punkt 4 b). Två av tre prov på samma slag av arkivbox skall uppfylla kravet och medelvärdet av de tre proven får inte överstiga 10 mm under 10 minuter.

text: e) Efter förvaring vid 80° C och 50 % RH under 28 dygn skall ändringen i visuell optisk täthet i reflektion hos etiketten inte överstiga 0,10 (ISO 5). Häftämnet får inte blöda genom papperet.

text: Etiketten skall inte lyfta i hörnen, bli bucklig eller skrynklig och häftämnet får inte blöda ut utanför etikettens kant.

text: f) Etiketten skall vara skrivbar med kulpenna och skrivare (t.ex. laserskrivare och bläckstråleskrivare). Ark med etiketter skall kunna matas genom skrivaren utan att fastna och utan att etiketter lossnar. Skriften skall uppfylla kravet i SS-ISO 11798, avsnitt 4.2 med de undantag som anges i 4 kap. 4 §.

text: g) Skriften på etiketten skall vara minst lika beständig mot vatten och nötning som skrift framställd med samma skrivmedel på papper som uppfyller kraven i SS-EN ISO 9706, utgåva 1, avsnitt 5 eller SS-ISO 11108, utgåva 1, avsnitt 4.

text: Provning av skriftens beständighet mot vatten och nötning skall utföras enligt SS-ISO 11798, utgåva 1, avsnitt 6.4 respektive 6.6.

text: Följande provningsmetoder skall användas.

text: Provberedning för utvärdering av vidhäftning

text: a) Två typer av arkivboxar med olika ytskikt skall användas som underlag. Arkivboxarna skall uppfylla kraven i SS 62 81 07, utgåva 2, avsnitt 5.1.1.

text: Anbringa etiketter i format 25 × 50 mm på underlaget och tryck fast genom att rulla en rulle med massan 2 kg fyra gånger över etiketten. Framställ sex prov och förvara enligt följande:

text: 3 prov förvaras vid 23° C och 50 % RH under minst 7 dygn 3 prov förvaras vid 80° C och 50 % RH under 28 dygn

text: Vidhäftning

text: b) Placera provet horisontellt med etiketten nedåt och fäst en tyngd med massan 150 g vid etikettens kortsida. Mät hur lång sträcka etiketten lossnar från underlaget under 10 minuter.

text: Prov förvarade vid 80° C och 50 % RH provas på samma sätt men med en tyngd med massan 300 g.

text: 5 Provningsrapport

text: Provningslaboratoriet skall i sin rapport ange följande. – datum och plats för provningen, – noggrann identifiering av det provade materialet och av använda arkivboxar, – antal provföremål använda vid provningen, – erhållna provningsresultat vid provning enligt dessa föreskrifter, – iakttagelser av annan typ som kan ha betydelse för beständigheten hos handlingar, – avvikelser från dessa föreskrifter och andra omständigheter som kan ha påverkat resultaten, – ett uttalande om materialet uppfyller eller inte uppfyller kraven i dessa föreskrifter; i det sistnämnda fallet skall skälet specificeras.

text: Tekniska krav för mikrofilm

text: 1 Omfattning

text: Dessa föreskrifter specificerar tekniska krav och provningsmetoder för mikrofilm som skall användas för framställning av säkerhetsexemplar och mellanexemplar av mikrofilm. Kraven avser polyesterbaserad mikrofilm av konventionell silvertyp, som framkallas genom en process som omfattar framkallning, fixering och en avslutande sköljning. Kraven inkluderar även s.k. omvändningsframkallning.

text: Föreskrifterna gäller för mikrofilmer avsedda för användning i kamera, för kopiefilm och för datorframställd film.

text: 2 Referenser

text: I dessa tekniska krav avses med ISO 5-2, Photography – Density measurements – Part 2: utgåva 4 Geometric conditions for transmission density ISO 5-3, Photography – Density measurements – Part 3: utgåva 2 Spectral conditions ISO 5626, Paper – Determination of folding endurance utgåva 2 SS-ISO 3334, Mikrografi – ISO upplösningskort nr 2 –Utformutgåva 1 ning och användning SS-ISO 8514-1, Mikrografi – Datorframställd mikrofilm (COM) utgåva 1 av text – Kvalitetsstyrning – Del 1: Specifikation av blankettbild och testdata SS-ISO 8514-2, Mikrografi – Datorframställd mikrofilm (COM) utgåva 1 av text – Kvalitetsstyrning – Del 2: Kontrollmetod SS-ISO 10550, Mikrografi – Plankamerasystem – Provtavla för utgåva 1 funktionskontroll SS-EN ISO 1924-2, Papper och papp – Bestämning av dragegenskaper utgåva 1 – Del 2: Metod baserad på konstant förlängningshastighet

text: Följande tekniska krav skall vara uppfyllda: a) Mikrofilm som används vid provningen skall vara fri från rester av fixersalt. Kontroll skall utföras enligt punkt 4.2. b) Efter förvaring vid 23° C och 50 % relativ luftfuktighet (RH) respektive 90° C och 50 % RH i enlighet med punkt 4.4 skall filmen vara fri från defekter eller ändringar som är av betydelse för filmens användning som säkerhetsexemplar. Granskning skall utföras enligt punkt 4.5. c) Inga defekter i vidhäftning får uppstå vid provning av vidhäftningen mellan mikrofilmens skikt enligt punkt 4.6. Kravet gäller för film som förvarats vid 23° C och 50 % RH och vid 90° C och 50 % RH enligt punkt 4.4. d) Prov som förvarats sammanlagda i kontakt med varandra under belastning enligt punkt 4.7 skall inte häfta samman och får inte uppvisa bildskador. e) Upplösningen, bestämd enligt SS-ISO 3334, utgåva 1, skall vara oförändrad efter åldring vid 90° C och 50 % RH enligt punkt 4.4. f) Ändringen i visuell optisk täthet i transmission, mätt enligt ISO 5-3, utgåva 2, av bas + slöja skall vara högst 0,10 och av bild högst 20 % efter förvaring vid 90° C och 50 % RH enligt punkt 4.4. g) Dragstyrkan hos prov som förvarats vid 90° C och 50 % RH enligt punkt 4.3 skall vara minst 80 % av dragstyrkan hos film förvarad vid 23° C och 50 % RH. Dragstyrkan skall bestämmas enligt punkt 4.8. h) Brottöjningen skall vara minst 80 %. Brottöjningen hos prov som förvarats vid 90° C och 50 % RH enligt punkt 4.3 skall vara minst 70 % av töjningen hos film förvarad vid 23° C och 50 % RH. Brottöjningen skall bestämmas enligt punkt 4.8. i) Viktalet hos polyesterbaserad film förvarad vid 23° C och 50 % RH skall vara minst 1000 vid provning enligt punkt 4.9. j) Mikrofilmen skall även i övrigt vara lämpad för framställning av beständiga handlingar.

text: Följande provningsmetoder skall användas:

text: 4.1 Provframställning

text: a) Exponering skall utföras enligt följande: Mikrofilm avsedd för exponering i kamera: Provtavla för avfotografering skall innehålla ISO testkort nr 2 i enlighet med SS-ISO 3334, utgåva 1. Exponeringen skall utföras så att bilden av en gråskiva (jfr SS-ISO 10550, utgåva 1) har visuell optisk täthet i transmission 0,9–1,1 vid mätning enligt ISO 5-3, utgåva 2. Om filmen exponeras i kamera där gråskivor inte kan användas, exponeras bilden av ett enfärgat (vitt) ark så att optiska tätheten 0,9 –1,1 erhålls. Förminskningen skall vara sådan att bilden av gråskivan alternativt det enfärgade arket är minst 4 × 4 mm. Rullfilmer skall exponeras med 50 testbilder jämnt fördelade över filmen. Mikroficher skall exponeras med minst två testbilder per fiche. Framställ 25 exponerade mikroficher.

text: Kopiefilm: Kopiera en film med bilder enligt ovan så att bilden av en av gråskivorna (eller annan förlaga) har optiska tätheten 0,9–1,2.

text: COM: Det är önskvärt att testkort av typ ISO testkort nr 2 används (jfr SS- ISO 8514-1 och 2, utgåva 1). Om detta inte är möjligt skall de minsta tecken som kan genereras av utrustningen reproduceras. Provet skall innehålla bilder med hög och låg (bas + slöja) optisk täthet med minsta storlek 2 × 2 mm. b) Filmen skall framkallas med de kemikalier som används tillsammans med filmen enligt tillhörande anvisningar. Två 16 eller 35 mm rullfilmer med längd 30 – 60 m skall framkallas, eller motsvarande längd från minst två rullar i större format. Från 105 mm rullfilm skall minst 30 m tas från två rullar. Om filmen skärs ned till ficheformat skall 200 mikroficher framställas.

text: 4.2 Provning av fixersaltrester

text: Film som används vid undersökningen skall vara i tillfredsställande grad befriad från fixersalt. Provningen skall utföras enligt följande beskrivning: Prov av framkallad film skall behandlas enligt nedan. Osvärtad film skall användas. – 10 g silvernitrat , 20 ml ättiksyra (isättika), 1000 ml avjoniserat vatten, – 50 g natriumklorid, 1000 ml avjoniserat vatten, – 20 g natriumsulfit, 50 g natriumtiosulfat pentahydrat, 1000 ml avjoniserat vatten. Tiderna för respektive bad skall vara 4 minuter. Skölj därefter filmen 20 minuter under rinnande kranvatten och låt den torka. Granska provet i mikrofilmläsare med ca 15× förstoring med avseende på gula till bruna fläckar. Om det finns sådana skall filmen inte användas för provning enligt dessa föreskrifter.

text: 4.3 Provberedning för undersökning av mekaniska egenskaper

text: Filmen skall exponeras, framkallas och kontrolleras enligt punkterna 4.1 och 4.2. Framställ prov enligt följande beskrivning:

text: Utrustning: Följande utrustning skall användas: – skärutrustning för tillskärning av remsor med bredden 15,0 ± 0,1 mm, – stans för hålslagning, – remshållare, – klimatskåp.

text: Provberedning: 16 mm rullfilm används i befintlig bredd. Skär till 60 remsor med längden ca 200 mm från film med oskadade kanter. Från film med bredden 35 mm eller mer: skär till 60 remsor med längden ca 200 mm. Skär remsor med bredden 15,0 ± 0,1 mm från dessa. Film i bladformat: skär 60 remsor med bredden 15,0 ± 0,1 mm parallellt med långsidan. Dela remsorna i två grupper så att remsor uttagna intill varandra hamnar i olika grupper. Varje grupp skall innehålla lika många remsor från samma film/samma område på filmen. Stansa hål nära ändarna av 200 mm-remsorna och placera remsorna i hållare så att remsorna inte berör varandra och inte är sträckta. Kortare remsor placeras i lämpliga ställ så att de inte berör varandra.

text: Förvaring av prov: Förvara den ena gruppen vid 90° C och 50 % RH under 12 dygn. Förvara den andra gruppen vid 23° C och 50 % RH.

text: 4.4 Provberedning för utvärdering av vidhäftning och optisk täthet

text: samt för visuell granskning

text: Filmen skall exponeras, framkallas och kontrolleras enligt 4.1 och 4.2. Framställ prov enligt följande beskrivning:

text: Utrustning: Följande utrustning skall användas: – stans för hålslagning, – remshållare, – klimatskåp.

text: Provberedning: Prov som skall granskas får inte hanteras med oskyddade händer. Använd vantar av bomull eller nylon. Rullfilm: använd film i full bredd. Skär till 20 remsor med längden ca 200 mm. Film i bladformat: använd 20 blad i fullt format. Dela proven i två grupper så att prov uttagna intill varandra hamnar i olika grupper. Varje grupp skall innehålla lika många prov från samma film/samma område på filmen. Stansa hål nära ändarna av 200 mm-remsorna och placera dem i hållare så att de inte berör varandra och inte är sträckta. Kortare remsor placeras i lämpliga ställ så att de inte berör varandra. Förvaring av prov: Förvara den ena gruppen vid 90° C och 50 % RH under 12 dygn. Förvara den andra gruppen vid 23° C och 50 % RH.

text: 4.5 Visuell granskning

text: Proven skall granskas enligt följande beskrivning:

text: Utrustning: Följande utrustning skall användas: – ljusbord (bord med underbelysning), – stereomikroskop med 4–50 × förstoring, – konventionellt mikroskop med 40–1000 × förstoring, – mikroficheläsare med 10–40 × förstoring, – svepelektronmikroskop. 23

text: Provberedning: Prov får inte hanteras med oskyddade händer. Använd vantar av bomull eller nylon. De prov vars beständighet skall granskas, bör granskas även före behandling, eftersom enbart jämförelse av behandlat och obehandlat prov kan ge missvisande resultat. Jämförelser underlättas om referensprov och det prov, vars beständighet skall undersökas, tas ut intill varandra. Behandla proven enligt beskrivningen av den aktuella provningsmetoden. Förvara referensproven vid 23° C och 50 % RH så att de inte utsätts för ljus, skadliga ämnen osv.

text: Provningens utförande: Granskningen skall avse egenskaper av betydelse för filmens användning som säkerhetsexemplar. Vid granskningen används i regel de fyra förstnämnda utrustningarna under punkt 4.5. Om defekter upptäcks som normalt inte brukar förekomma hos den aktuella materialtypen, kan dessa studeras mer ingående med hjälp av övrig utrustning. Granska först provet utan förstoringshjälpmedel. Kontrollera färgändring eller ändring i optisk täthet på bord med underbelysning. Granskning av ändring i ytskikt utförs lämpligen i motljus eller sidoljus med liten infallsvinkel. Studera provet i stereomikroskop, dels med påfallande belysning, dels med sidoljus. Halogenlampa med fiberoptik är då ett bra hjälpmedel. Vissa typer av defekter framträder tydligt i genomfallande ljus. Mikrofilmläsare har den fördelen framför mikroskopet att ett större område kan inspekteras samtidigt.

text: Utvärdering: Förändringar och defekter av alla slag noteras.

text: 4.6 Provning av vidhäftning

text: Provning skall utföras enligt följande:

text: Utrustning: Följande utrustning skall användas: – anordning för att mäta maximal kraft, t.ex. dragprovare, – självhäftande tejp med maximal vidhäftning 0,3– 0,4 N/mm mellan

text: tejp och prov vid bestämning enligt nedan, helst med ett tunt transparent ryggskikt, med bredden högst 15 mm, – plan skiva, ca 50 × 200 mm. Provberedning: Framställ prov enligt punkt 4.4. Provningens utförande: Före provningen förvaras proven vid 23° C och 50 % RH under minst 15 timmar. Fäst provet på en plan skiva. Anbringa en ca 150 mm lång tejpremsa på provets yta så att tejpen inte kommer i kontakt med filmens kanter. Pressa försiktigt fast tejpen så att inga luftbubblor uppkommer. Lämna kvar en tillräckligt lång bit av tejpen vid ena änden så att det går att gripa tag i den. Pressa fast tejpen med tummens mjukdelar eller med en rulle så att vidhäftningen, mätt enligt nedan, blir 0,3– 0,4 N per mm tejpbredd. Förläng tejpens fria ände med ett ”handtag”. Montera skivan i dragprovarens övre klämma med handtaget uppåt. Vik ned handtaget i 180° vinkel och ryck. Notera den maximala kraften. Vidhäftningen beror i viss utsträckning på anbringningstryck och kontakttid. Om kraften efter 5 minuter är lägre än 0,3 N/mm måste annan tejp användas. Är kraften högre än 0,4 N/mm och ingen defekt upptäcks behöver ingen ytterligare provning utföras. Om skada upptäcks måste man använda en tejp med vidhäftningen 0,3–0,4 N/mm. Undersök båda sidorna av filmen.

text: Utvärdering: Provet skall granskas visuellt. Notera alla defekter av typ skiktlossning och blåsbildning.

text: 4.7 Provning av tendens till hophäftning

text: Hophäftning vid förvaring under belastning skall undersökas på följande sätt: Utrustning: Följande utrustning används: – skivor av aluminium eller rostfritt stål i format ca 60 × 60 mm,

text: – stans eller skärutrustning, – belastningsvikter, – klimatskåp. Provberedning: Framställ prov enligt punkterna 4.1 och 4.2. Använd prov som inte vidrörts med oskyddad hud. Provningens utförande: Skär till tio prov i storlek 40 × 40 mm eller 40 mm långa remsor. Konditionera vid 23° C och 50 % relativ luftfuktighet. Lägg proven på varandra på en plan skiva. Täck med en skiva och belasta med 35 kPa (5,6 kg för prov i storlek 40 × 40 mm). Förvara vid 40° C och 60 % RH under 3 dygn. Avlägsna belastningen och låt proven svalna vid 23° C och 50 % RH under minst 15 timmar innan proven säras. Utvärdering: Sära proven. Granska proven visuellt. Notera eventuell hophäftning, skador på skikten, krympning o.s.v.

text: 4.8 Bestämning av dragstyrka och brottöjning

text: Dragstyrka och brottöjning hos prov enligt punkt 4.3 skall bestämmas i utrustning enligt SS-EN ISO 1924-2, utgåva 1. Inspänningslängden skall vara 100 mm (50 mm för film i mikroficheformat) och draghastigheten 200 mm/min. Utvärdering: Resultaten anges som medelvärden av tio bestämningar.

text: 4.9 Bestämning av viktal

text: a) Viktal hos prov enligt punkt 4.3 skall bestämmas i utrustning enligt ISO 5626, utgåva 2 (Köhler-Molin apparat). Belastningen skall dock vara 1200,0 ± 0,5 g. Utvärdering: Viktalet beräknas som medelvärdet av tio bestämningar. Viktalet hos polyesterfilm kan vara mycket högt. Om syftet med provningen är att verifiera att ett minimikrav är uppfyllt, kan provningen avbrytas efter det att angivet värde uppnåtts.

text: b) Mikrofilm som inte uppfyller kraven enligt punkterna 3 b), 3 c) och 3 f) efter åldring vid 90° C och 50 % RH under 12 dygn kan undersökas med avseende på utseende, vidhäftning och optisk täthet efter åldring vid 70° C och 50 % RH under 3 månader. Om följande krav är uppfyllda är mikrofilmen i överensstämmelse med dessa föreskrifter: – filmen skall vara fri från defekter eller ändringar som är av betydelse för filmens användning som säkerhetsexemplar, – inga defekter i vidhäftningen mellan mikrofilmens skikt får uppstå vid provning enligt punkt 4.4, – ändringen i visuell optisk täthet i transmission, mätt enligt ISO 5-3, utgåva 2, av bas+slöja skall vara högst 0,10 och av bild högst 10 %.

text: 5 Provningsrapport

text: Provningslaboratoriet skall i sin rapport ange följande: – noggrann identifiering av det provade materialet, – datum och plats för provningen, – beskrivning av framkallningskemikalier och framkallningsprocess, – antal provföremål använda vid provningen, – erhållna provningsresultat vid provning enligt dessa föreskrifter, – iakttagelser av annan typ som kan ha betydelse för beständigheten hos handlingar, – avvikelser från dessa föreskrifter och andra omständigheter som kan ha påverkat resultaten, – ett uttalande om materialet uppfyller eller inte uppfyller kraven i dessa föreskrifter; i det sistnämnda fallet skall skälet specificeras.

text: 08-tryck, Bromma 2006


fs: rafs

publisher: Riksarkivet

title: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löneoch personaladministrativ verksamhet

text: Denna författning omfattar handlingar inom det löne- och personaladministrativa området. I de fall Riksarkivet har utfärdat föreskrifter om löne- och personaladministrativa handlingar speciellt för en eller flera myndigheter (myndighetsspecifika föreskrifter) gäller de föreskrifterna före denna författning.

type: stycke

type: paragraf

text: Handlingar inom det löne- och personaladministrativa området som bedöms vara av tillfällig eller ringa betydelse, t.ex. kopior där huvudexemplaret förvaras vid myndigheten, kan gallras med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1991:6

text: ) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse.

text: Tillämpningsområde

type: rubrik

text: Författningen gäller för – statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen och – sådana organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket, första meningen

text: sekretesslagen (1980:100)

text: , till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till

text: sekretesslagen

text: 1. Ändrade

text: RA-FS 1997:6

text: . 1

text: Handlingar som inte gallras i enlighet med denna författning skall bevaras i ursprungligt skick, med det innehåll och den form som de hade när de inkom till eller upprättades hos myndigheten. Bestämmelser om hur handlingar skall framställas, hanteras och vårdas finns i Riksarkivets mediespecifika och tekniska föreskrifter.

text: Allmänna råd. För att upptagningar för automatiserad behandling skall betraktas som bevarade i ursprungligt skick, skall de kunna presenteras upprepat över tiden i elektronisk form.

text: Gallring

text: Handlingar som redovisas i bilaga 1 till denna författning får gallras med de gallringsfrister som anges, under förutsättning att handlingarna inte bedöms ha betydelse för – pensionsutredningar, – utfärdande av betyg/intyg, – styrkande av fordringar eller andra rättigheter/skyldigheter, – föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision, – statistikframställan eller utredningar i verksamheten samt forskningsändamål.

text: Allmänna råd. Myndigheten bör pröva behovet av förlängda gallringsfrister för vissa typer av handlingar. Särkilt bör uppmärksammas handlingar som kan ha betydelse i en kommande pensionsutredning. Ett exempel är handlingar för personer med en anställning som understiger 20 %, där pensionsavtalet PA91 tilllämpats, vilket innebar att rapporteringskrav till matrikelsystemet MAREG inte fanns. Fr.o.m. det att pensionsavtalet PA03 infördes finns ett rapporteringskrav till MAREG, där all tid skall rapporteras oavsett tjänstgöringsgrad och anställningsform.

text: Överföring till annat medium

text: Handlingar som får gallras i enlighet med bilaga 1 till denna författning får överföras och konverteras till annat medium under bevarandetiden. Riksarkivets mediespecifika och tekniska föreskrifter skall följas. Efter överföring får de ursprungliga handlingarna gallras med gallringsfrist som myndigheten själv fastställer.

text: Dokumentation

text: Myndigheten skall dokumentera tillämpningen av denna författning.

text: Allmänna råd beträffande personaladministration finns i bilaga 2 till denna författning.

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 oktober 2006. Föreskrifterna skall tillämpas för löne- och personaladministrativa handlingar som kommer in till eller upprättas hos myndigheten från och med den 1 januari 2007. Föreskrifterna får tillämpas för äldre handlingar.

text: 2. Genom föreskrifterna upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1996:4

text: ) om bevarande respektive gallring av handlingar tillkomna genom lokal löne- och personaladministrativ verksamhet hos statliga myndigheter.

text: TOMAS LIDMAN Agneta Mann

text: Handlingar som får gallras enligt 6 §.

text: Kommentarer till bilagan:

text: För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna samt för att styra arkivbildningen på området redovisas även vissa handlingar som skall bevaras.

text: I anmärkningskolumnen hänvisas till förvaring i personaldossier i vid mening, även om sekretessbelagda handlingar eventuellt förvaras på annat sätt, t.ex. i personalsociala dossierer.

text: Handlingar Bevarande/gallring Anmärkningar

text: LÖNEADMINISTRATION – Lönegrundande underlag

text: Ledighetsansökningar som semester, 2 år. Ansökningar om tjänstledighet Allmänna råd. Se under rubriken Perföräldraledighet och tjänstledighet över sex månader skall under vissa sonaladministration, Anställning. förutsättningar bevaras. Övertids-/mertidsuppgifter 2 år Allmänna råd. Både inarbetad övertid/mertid och uttag av kompensationsledighet.

text: Skatteuppgifter 2 år Allmänna råd. Jämkningsbeslut, begäran om höjning av skatteavdrag m.m. Utmätningsbeslut 2 år Allmänna råd. Beslut om utmätning av lön. Arvodesuppgifter 10 år Allmänna råd. Ersättningar som betalas via lönesystemet. Underlag för manuellt utbetald lön 10 år Reseräkningar med bilagor 10 år Allmänna råd. Genomförda resor samt utlägg i samband med resor. Sjukförsäkran 10 år. Får gallras med 2 års gallringsfrist under förutsättning att sjukperioden framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om när- och frånvaro under kalenderåret eller motsvarande handlingar som bevaras. Läkarintyg 10 år Allmänna råd. Läkarintyg för kortare sjukfrånvaro som behålls i original vid myndigheten. Kopior av läkarintyg 2 år. Av praktiska eller andra skäl Allmänna råd. Längre tids sjukfrånkan behov finnas av att förlänga gall- varo där läkarintyget i original överringsfristen till 10 år. sänts till Försäkringskassan.

text: Kvitton rörande läkarvårds- och läke- 10 år medelsersättningar

text: Aviseringar om adressändring Vid inaktualitet

text: Aviseringar och övriga handlingar Bevaras Allmänna råd. Se även under rubrirörande namnändring ken Personaladministration, Anställning.

text: Övriga underlag 2 år Allmänna råd. T.ex. underlag till tidredovisnings-/flextidssystem.

text: LÖNEADMINISTRATION – Sammanställningar och avstämningar av lönehändelser

text: Loggsammanställningar 10 år Allmänna råd. Redovisar samtliga genomförda transaktioner, inklusive eventuella ändringar, vem som registrerat och vid vilken tidpunkt.

text: Sammanställningar över lönearter Bevaras Allmänna råd. Kodbeskrivning till lönearterna i ett digitalt lönesystem. Benämns även löneartsförteckningar.

text: Lönesammanställningar/lönespeci- Bevaras Allmänna råd. Benämns även lönefikationer listor.

text: Sammanställningar över beräkning 2 år. Får dock gallras vid inaktualitet av retroaktiva löner om uppgifterna framgår av lönesammanställningar/lönespecifikationer.

text: Avstämningar av ringa eller tillfällig 2 månader Allmänna råd. Integrationer med exbetydelse för kontroll av transak- terna intressenter för periodvisa raptionsinformation porteringar, t.ex. Försäkringskassan avseende information om sjukdom de första 14 dagarna, Statistiska centralbyrån avseende lönestatistik, Statens pensionsverk avseende nödvändig information för kommande pensionsutbetalningar från system MAREG, Arbetsgivarverket avseende lönestatistik.

text: Avstämningar av betydelse för kon- Bevaras Allmänna råd. Utbetalningsunderlag troll av transaktionsinformation för t.ex. KÅPAN, preliminär skatt, arbetsgivaravgifter men också för löneavdrag, t.ex. utmätningar och olika intresseavdrag.

text: Uppgifter för skatteredovisning 10 år Allmänna råd. Uppgifter som redovisar preliminär skatt, kontrolluppgifter, uppbördsspecifikationer m.m.

text: Uppgifter som visar avvikelser 2 år Allmänna råd. Benämns även signali samband med löneberäkningar listor.

text: Sammanställningar för avisering om Vid inaktualitet Allmänna råd. T.ex. pensionsavgångolika personal- eller lönehändelser ar eller slutdatum för tillfälligt anställda.

text: Uppgifter som för varje anställd Bevaras. Motsvarande månatliga Allmänna råd. Redovisar även uppredovisar när- och frånvaro under uppgifter får gallras vid inaktualitet. gifter om anledningen till frånvaro, kalenderåret tjänstebenämning, anställningsform, fast lön och årsarbetstid. Benämns även årsjournaler/kalendarier/tjänstgöringsjournaler, år.

text: Övertids-/mertidsrapporter 2 år

text: Övriga sammanställningar och av- Vid inaktualitet stämningar av lönehändelser

text: PERSONALADMINISTRATION – Anställning

text: Tjänstledighetsansökningar över sex Får gallras med 2 års gallringsfrist Allmänna råd. Tjänstledighetsansökmånader under förutsättning att uppgifter om ningar som skall bevaras ingår vantiden och orsaken till tjänstledigheten ligtvis i personaldossier. framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om näroch frånvaro under kalenderåret eller motsvarande handlingar som bevaras.

text: Tjänstgöringsintyg utfärdade vid Vid inaktualitet. Samma förutsätt- Allmänna råd. Tjänstgöringsintyg myndigheten ningar gäller som för tjänstledighets- som innehåller värdeomdömen skall ansökningar över sex månader. bevaras. Ingår vanligtvis i personaldossier.

text: PERSONALADMINISTRATION – Personalsocialt

text: Anmälningar av sjukdomsfall som 10 år fortsätter efter sjuklöneperiodens slut

text: Beslut från Försäkringskassan om 10 år Allmänna råd. Högriskskydd/särskilt ersättning från första sjukdagen till högriskskydd. arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro

text: Ansökningar om ersättning för kost- 10 år nader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro

text: Huvudregeln är att en statlig myndighet bara får avhända sig allmänna handlingar med stöd av lag eller föreskrift som meddelas av regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer,

text: 12 § arkivlagen (1990:782)

text: . Inom området personaladministration skall flertalet handlingar bevaras, då det inte finns några bestämmelser om gallring.

text: PERSONALADMINISTRATION – Övergripande

text: Personalförteckningar, organisations- Bevaras I en myndighetsorganisation med lokala planer eller regionala enheter, där bokslutet upprättas gemensamt är det tillräckligt om bevarandet sker hos den centrala myndigheten. Befattningsbeskrivningar Bevaras Kan även benämnas anställningsprofil, kompetensprofil, befattningsklassificering.

text: Handlingar rörande löneförhandlingar Bevaras T.ex. avtal, förhandlingsprotokoll, listor över anställda och övriga handlingar av betydelse. Personalpolicyhandlingar Bevaras Personalekonomiska sammanställningar Bevaras

text: Jämställdhetsplaner Bevaras Viktigare handlingar rörande kompetens- Bevaras Vid bedömning av handlingarnas betydelsatsningar på personalen se hänvisas till de kriterier för bevarande som omnämns i 5 §. Handlingar med sammanställningar som Bevaras rör arbetsskador, tillbud, olyckor vid arbetsplatsen Handlingar rörande arbetsmiljöfrågor Bevaras Handlingar rörande förebyggande hälso- Bevaras vård (friskvårdssatsningar etc.) Hälsobokslut Bevaras Resultat av friskvårdssatsningar etc. Utredningar rörande arbetssociala och Bevaras psykosociala frågor på gruppnivå

text: PERSONALADMINISTRATION – Anställning

text: Anställningsavtal/-bevis eller motsvarande Bevaras Ingår vanligtvis i personaldossier.

text: Tjänstgöringsbetyg utfärdade vid myn- Bevaras Ingår vanligtvis i personaldossier. digheten

text: Viktigare handlingar rörande anställds Bevaras Vid bedömning av handlingarnas betypersonalutbildningar och annan kompe- delse hänvisas till de kriterier för bevarantensutveckling/förnyelse de som omnämns i 5 §. Ingår vanligtvis i personaldossier.

text: Aviseringar och övriga handlingar röran- Bevaras Avisering om namnändring, utdrag ur de namnändring folkbokföringen m.m. Ingår vanligtvis i personaldossier.

text: Ansökningar om entledigande Bevaras Ingår vanligtvis i personaldossier.

text: Handlingar rörande avsked, uppsägningar, Bevaras Ingår vanligtvis i personaldossier. omplaceringar

text: Utredningar rörande arbetssociala och Bevaras Ingår vanligtvis i personaldossier. psykosociala frågor på individnivå

text: Handlingar rörande arbetsskador Bevaras Anmälan, beslut och övriga handlingar som haft betydelse i ärendet. Ingår vanligtvis i personaldossier.

text: Handlingar rörande rehabiliteringsutred- Bevaras Utredningar med eventuella underlag. ningar Ingår vanligtvis i personaldossier.

text: Ansökningar om bidrag till arbetshjälp- Bevaras Ingår vanligtvis i personaldossier. medel

text: PERSONALADMINISTRATION – Pension

text: Handlingar i samband med pensions- Bevaras Ansökan om entledigande, beslut om utredning pension, deltidspension, anstånd med pensionsavgång, utdrag från tjänstgöringsmatrikel (MAREG vid SPV). Ingår vanligtvis i personaldossier.

type: foreskrift


title: Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering

text: 4 kap. Tekniska krav för handlingar på papper

text: Åldringsbeständigt och arkivbeständigt papper

text: Utöver vad som sägs i 1–2 §§ skall åldringsbeständigt och arkiv beständigt papper vara av standardiserat format: A-serien i enlighet med ISO 216, utgåva 2, 2007-08-29 samt vara ofärgat.

text: Allmänna råd. Papper av format A3 och mindre bör ha en nominell ytvikt på minst 80 g/m², och papper av format större än A3 en nominell ytvikt på minst 100 g/m².

text: För skrivmedel skall kraven i svensk standard SS-ISO 11798, ut gåva 1, Dokumentation – Beständighet och hållbarhet hos skrift på papper – Krav och provningsmetoder, avsnitt 4 vara uppfyllda. Följande undantag medges från i första stycket ställda krav: 1. Skrift med kulspetspennor, som ger blå skrift får vid provning av beständighet mot ljus och värme övergå från blått till grönt. 2. Beträffande flerfärgad skrift skall tabell 2 ha följande lydelse.

text: Tabell 2 — Maximala förändringar av flerfärgad skrift

text: ΔL* Δa* Δb* Avsnitt 4.3, 4.4 och 4.7, ± 8 ± 8 ± 8 alla färger med undantag av gul Avsnitt 4.3, 4.4 och 4.7, ± 8 ± 8 ± 15 gul Anmärkning ΔL*, Δa* och Δb* är färgskillnader.

text: Allmänna råd. Skrivmedel som används för framställning av pappershandlingar är t.ex. pennor, tusch, stämpelfärger, skrivare, kopiatorer och faxar. De tekniska kraven kan även tillämpas på färg som används för färgläggning av kartor och ritningar, samt för tryckfärger som används för logotyper, färgade fält på blanketter m.m.

text: Material som används i bindningen skall uppfylla kraven i svensk standard SS 66 70 05, utgåva 1 (1997), Dokumentation – Bindning av böcker, periodika och andra pappershandlingar för arkiv och bibliotek, avsnitt 5, med undantag för – kravet på densitet för papp i 5.2.1.4 som skall vara minst 0,8 g/cm , samt – kraven på överdragsmaterial i 5.2.3 som skall vara i enlighet med. 3.11 och 3.12 i Bibliotheks-Bucheinbände Gütebestimmungen, RAL-RG 495 (2003). Papp för bindning skall uppfylla kraven 5.3, 5.4 och 5.5 i SS EN ISO 9706.

text: Allmänna råd.Ett lämpligt lim för bindningsändamål är etylenvinylacetatlim (EVA).

text: Metoder som används vid bindningen skall uppfylla kraven i standarden SS 66 70 05, utgåva 1 (1997) för metoderna T2, T3 eller T4. Som alternativ till metod T2, punkt 7.2.2 i standarden, får myndigheten tillämpa de tekniska kraven i bilaga 2 till denna författning. Vid användning av metod T3 skall volymen placeras i arkivbox.

text: Denna författning träder i kraft den 1 juli 2008.

text: TOMAS LIDMAN Per Jansson

type: kapitel


title: Riksarkivets föreskrifter om återlämnande av handlingar från domstol

text: Denna författning gäller för tingsrätterna, hov rätterna och Högsta domstolen samt länsrätterna, kammarrätterna och Regeringsrätten.

text: Återlämnande

text: En handling som lämnats till en domstol i ett mål eller ärende får återlämnas om den är av särskild vikt för ingivaren.

text: Ersättningskopia

text: Vid återlämnande ska domstolen ersätta den återlämnade handlingen med en bestyrkt kopia eller anteck ning om innehållet om kopia inte kan tas. Notering om återlämnandet ska göras i mål- och ärenderegister eller motsvarande.

text: Tidpunkten för återlämnande

text: Återlämnande får inte ske innan målet eller ärendet har avgjorts. Allmänna råd: När ett mål eller ärende har avgjorts genom dom eller beslut bör handlingen inte åter lämnas förrän domen eller beslutet vunnit laga kraft.

text: TOMAS LIDMAN Per Jansson


title: Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter

text: 1 kap. Tillämpning

text: Riksarkivet kan föreskriva om undantag från föreskrifterna i 6 kap. om det finns särskilda skäl.

text: 2 kap. Definitioner

text: I dessa föreskrifter avses med aktivitet led i en process,

text: databärare fysiskt underlag för handlingar,

text: förvaringsenhet mängd av handlingar som avgränsas genom sitt förvar,

text: gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför – förlust av betydelsebärande data, – förlust av möjliga sammanställningar, – förlust av sökmöjligheter, eller – förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet,

text: handlingsslag mängd av handlingar som tillkommer genom att en process genomförs upprepat,

text: handlingstyp handling som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat,

text: klassificeringsstruktur struktur som representerar verksamheten, och som används för klassificering av handlingsslag,

text: medium medel och metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar

text: process avgränsad följd av aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten,

text: strukturenhet del av klassificeringsstruktur.

text: 6 kap. Arkivredovisning Arkivredovisningens funktion och omfattning

text: Myndigheten ska upprätta en arkivredovisning som gör det möjligt att – förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar, – överblicka handlingsbeståndet, – söka och ta fram handlingar, och – hantera och förvalta handlingar.

text: Arkivredovisningen ska omfatta myndighetens hela handlingsbestånd.

text: Arkivredovisningen ska bestå av uppgifter som kan presenteras som – en arkivbeskrivning, – en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, och – en arkivförteckning. Arkivredovisningens uppgifter ska relateras till varandra över tiden. Till arkivredovisningen ska knytas uppgifter om hur arkivredovisningen ska användas.

text: Allmänna råd

text: Uppgifter enligt tredje stycket avser t.ex. uppgifter om arkivredovisningens utformning, standarder och metoder som har använts vid utarbetandet, och förklaring av använda symboler och koder.

text: Arkivredovisningen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande.

text: Arkivbeskrivning

text: Arkivbeskrivningen ska bestå av följande uppgifter om myndigheten, verksamheten, arkivet och arkivverksamheten: – myndighetens namn, – tidpunkt för myndighetens tillkomst (och upphörande), – myndighetens verksamhet, – myndighetens organisation, – sökmedel till arkivet,

text: – inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess och gallring, – överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild, – överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet, och – arkivverksamhetens organisation.

text: När uppgifter i arkivbeskrivningen har blivit inaktuella ska en ny version av arkivbeskrivningen upprättas. Arkivbeskrivningen ska ges en struktur som underlättar en samlad presentation av versionerna.

text: Klassificeringsstruktur

text: Representation av verksamheten

text: Myndigheten ska fastställa en klassificeringsstruktur som representerar verksamheten. Klassificeringsstrukturen ska användas för klassificering vid upprättande av arkivförteckning.

text: Allmänna råd

text: Klassificeringsstrukturen bör användas som utgångspunkt vid registrering, enligt 15 kap. sekretesslagen.

text: Klassificeringsstrukturen ska vara hierarkiskt-systematiskt uppbyggd. Den översta nivån i klassificeringsstrukturen ska representera myndighetens verksamhetsområden, och den nedersta nivån de processer som har identifierats i verksamheten. Klassificeringsstrukturen får omfatta flera nivåer.

text: Allmänna råd

text: På klassificeringsstrukturens översta nivå bör verksamheterna ges följande ordning: – styrande verksamheter, – stödjande verksamheter, och – kärnverksamheter.

text: Samtliga processer som avsätter handlingar ska representeras i klassificeringsstrukturen.

text: Uppgifter om klassificeringsstrukturen

text: Följande uppgifter ska anges om klassificeringsstrukturen: – myndighetens namn, – klassificeringsstrukturens versionsnummer, – tidpunkt när klassificeringsstrukturen tas i bruk, – tidpunkt när klassificeringsstrukturen avslutas, och – myndighetens beslut.

text: Uppgifter om strukturenheterna

text: Följande uppgifter ska anges om strukturenheterna på samtliga nivåer:

text: – beteckning på strukturenheten, – namn på strukturenheten. Strukturenhetens beteckning ska bildas genom numerisk punktnotation.

text: Ändringar av strukturenheterna

text: Vid ändringar i verksamheten får strukturenheter läggas till eller avslutas. Gamla och nya strukturenheter som har ett nära samband ska relateras till varandra. En beteckning får inte återanvändas inom samma struktur.

text: För en nytillkommen strukturenhet ska följande uppgifter anges, förutom beteckning och namn enligt 11 §: – tidpunkt när strukturenheten tas i bruk, och – myndighetens beslut. När en strukturenhet avslutas ska tidpunkten för detta anges.

text: Ny klassificeringsstruktur

text: Vid genomgripande förändringar av verksamheten, eller när klassificeringsstrukturen riskerar att bli oöverskådlig på grund av ändringar, ska den avslutas och en ny tas i bruk. Vid byte av struktur ska strukturenheter som har ett nära samband relateras till varandra.

text: Processbeskrivningar

text: Samtliga processer som representeras i klassificeringsstrukturen ska beskrivas grafiskt eller i text. Det ska framgå av processbeskrivningen vad som initierar och avslutar en process samt vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i processen. I de fall myndigheten arbetar i en process som är gemensam med annan myndighet eller enskild ska detta framgå. Processbeskrivningen får utelämnas om det är uppenbart att den inte behövs för förståelsen av processen eller dess samband med det handlingsslag som bildas.

text: Arkivförteckning

text: Redovisning av handlingsslag och handlingstyper

text: Följande uppgifter ska anges om handlingsslag och handlingstyper: – beteckning på handlingsslaget, – namn på handlingsslaget, – namn på ingående handlingstyper, – handlingsslagets och de ingående handlingstypernas organisation, – gallring, och – sekretess.

text: Om en handlingstyp utgörs av sammanställningar ur en databas ska följande uppgifter anges: – typer av uppgifter som ingår i handlingstypen, – hur handlingstypen presenteras, – samband med andra handlingstyper, – i vilken eller vilka databaser handlingstypen ingår, och – samband med dokumentation över systemet eller systemen.

text: Redovisning av förvaringsenheter

text: Följande uppgifter om förvaringsenheterna ska anges i den utsträckning som behövs för handlingarnas identifiering, åtkomst och hantering över tiden: – beteckning på förvaringsenheten, – typ av förvaringsenhet, – förvaringsenhetens omfattning, och – förvaringsenhetens fysiska placering.

text: Klassificeringsstruktur, handlingsslag och förvaringsenheter ska relateras till varandra över tiden. Uppgifterna ska kunna presenteras samlat.

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2009. 2. Handlingar som tillkommer före den 1 januari 2013 får redovisas enligt 6 kap.

text: RA-FS 1991:1

text: (ändrad 1997:4). Redovisning enligt tidigare bestämmelser ska vara avslutad senast den 1 januari 2014. Riksarkivet kan föreskriva om senare sluttidpunkt. 3. Handlingar som har tillkommit före den 1 januari 2009 får redovisas enligt bestämmelserna i 6 kap. denna författning efter särskilt beslut från arkivmyndigheten. 4. I de fall Riksarkivet före den 1 januari 2009 har föreskrivit om alternativ till förteckningsplanen i 6 kap. 7 § 1991:1 (ändrad 1997:4), får den föreskrivna klassificeringsstrukturen användas även i fortsättningen.

text: Tomas Lidman Britt-Marie Östholm

text: Elanders, Vällingby 2008 224491


text: 1 kap. Omfattning och tillämpning

text: Omfattning

text: Denna författning ska tillämpas för elektroniska handlingar.

text: Upphävd. (

text: RA-FS 2024:3

text: Riksarkivet beslutar om tillämpningen av denna författning i de fall elektroniska handlingar inkommer till eller upprättas hos flera myndigheter i en gemensam verksamhet.

text: Upphävd. (

text: RA-FS 2024:3

text: Upphävd. (

text: RA-FS 2024:3

text: Upphävd. (

text: RA-FS 2024:3

text: Vilka tekniska krav som gäller för elektroniska handlingar framgår av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2009:2

text: ) om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).

text: Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, föreskriva om undantag från bestämmelser i denna författning. Sådant undantag kan vara förenat med krav på kompenserande åtgärder. I vissa fall kan undantag ges för en bestämd tid.

text: Upphandling och uppdrag

text: En myndighet som upphandlar program eller tjänster för utveckling eller drift av ett system, ska överenskomma med leverantören om tillgång till program och dokumentation i den utsträckning som krävs för tillämpningen av denna författning.

text: Konsoliderad version

text: Av överenskommelsen ska framgå att såväl myndigheten som arkivmyndigheten har rätt att vid behov kontrollera efterlevnaden av bestämmelserna.

text: Allmänna råd. Det bör särskilt uppmärksammas att myndigheten inte kan överlåta ansvaret för de elektroniska handlingarnas informationsinnehåll åt någon annan. Inte heller prövningen av utlämnandet av de allmänna handlingarna kan överlåtas åt annan.

text: Tillämpningsområde

text: Författningen gäller för statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen. Med statliga myndigheter jämställs i denna författning sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslag (

text: ) när det gäller allmänna handlingar i den verksamhet som avses i bilagan i offentlighets- och sekretesslagen.

text: Författningen ska även tillämpas av – sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring och – Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar vid förvaring av allmänna handlingar med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring m.m.

text: 2 kap. Definitioner

text: I denna författning avses med

text: bevarandeexemplar databärare som används för att säkerställa bevarandet av elektroniska handlingar via fastställda rutiner,

text: databärare fysiskt underlag för handlingar (t.ex. magnetband, hårddisk),

text: elektronisk handling upptagning för automatiserad behandling i enlighet med

text: 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen (1949:105)

text: gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför – förlust av betydelsebärande data, – förlust av möjliga sammanställningar, – förlust av sökmöjligheter, eller – förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet,

text: medium medel och metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar,

text: myndighet sådana myndigheter och organ som avses i 1 kap. 11-12 §§ denna författning,

text: riskanalys process som identifierar hot mot bevarandet av myndighetens elektroniska handlingar och uppskattar storleken av riskerna,

text: Konsoliderad version (fulltext) 2

text: Konsoliderad version

text: rutin en procedur som utförs manuellt eller automatiskt i samband med hantering av elektroniska handlingar,

text: system för bevarande system som används för att säkerställa bevarandet av elektroniska handlingar,

text: säkerhetskopia kopia av elektroniska handlingar som skapats för att kunna användas vid förlust av hela eller delar av de ursprungliga elektroniska handlingarna,

text: överföring till bevarande överföring av elektroniska handlingar till system för bevarande, bevarandeexemplar eller överlämnande till arkivmyndighet.

text: 3 kap. Strategi och planering för bevarande

text: Strategi för bevarande av elektroniska handlingar

text: Myndigheten ska upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar. Av strategin ska framgå vilka åtgärder myndigheten avser att vidta för att säkerställa ett bevarande av handlingarna. Åtgärderna ska dokumenteras i enlighet med 2 §. Strategin ska fortlöpande kompletteras och hållas aktuell.

text: Allmänna råd. Med åtgärder avses hur elektroniska handlingar ska framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas under den tid som de ska bevaras. Myndigheten bör vid planeringen av system och rutiner, i enlighet med bestämmelserna i

text: 6 § arkivförordningen (1991:446)

text: , samråda med arkivmyndigheten.

text: I strategin för bevarande ska följande uppgifter anges innan driftsättningen – val av format för system i drift, – val av format för bevarande och vid överlämnande till arkivmyndighet, – plan för tidpunkter och periodicitet för överföring till bevarande, – information om lagrad data, kodning av teckenmängder m.m., – överföring till annan databärare (tidpunkt och periodicitet), – uppgifter om databärare och – hänvisning till övrig dokumentation.

text: Planering av system och rutiner

text: Konsoliderad version (fulltext) 3

text: Konsoliderad version

text: – vilka åtgärder som behöver vidtas för att elektroniska handlingar ska kunna skyddas i enlighet med 6 kap. och – hur överlämnandet till arkivmyndigheten i enlighet med 7 kap. ska kunna ske.

text: Myndigheten ska planera för hur elektroniska handlingar – som ska gallras eller rensas ska kunna skiljas från elektroniska handlingar som ska bevaras, – som kan omfattas av sekretess ska kunna skiljas från elektroniska handlingar som är offentliga, – som upprättas i ett system som är gemensamt ska kunna skiljas åt så att de kan överföras till bevarande hos respektive myndighet och – ska kunna utlämnas eller utlånas i enlighet med kraven i denna författning.

text: Test och utvärdering

text: Myndigheten ska innan ett system tas i drift testa och utvärdera systemet utifrån kraven i denna författning i enlighet med 4 kap. 11 §. Utvärderingen ska dokumenteras i enlighet med 5 kap. 4 §, följas upp och nödvändiga åtgärder ska vidtas.

text: 4 kap. Åtgärder för bevarande hos myndigheten

text: De elektroniska handlingarna ska fortlöpande framställas, överföras, dokumenteras, hanteras, förvaras och vårdas så att de kan presenteras upprepat under den tid som de ska bevaras. Det ska ske i överensstämmelse med den strategi som upprättas i enlighet med 3 kap. 1 §.

text: Tekniska krav

text: Myndigheten ska framställa elektroniska handlingar i enlighet med kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2009:2

text: ) om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). Om detta inte är möjligt ska handlingarna senast vid överföring till bevarande uppfylla kraven i

text: RA-FS 2009:2

text: . Överföringen ska ske så snart det är möjligt.

text: Myndigheten ska under drift av system och rutiner fortlöpande ta ställning till om de elektroniska handlingarna ska överföras till bevarande.

text: Gallringsstruktur

text: Myndigheten ska fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring av elektroniska handlingar.

text: Myndigheten ska samråda med Riksarkivet i de fall gallring eller bevarande av elektroniska handlingar regleras i registerförfattningar.

text: Gallring av elektroniska handlingar eller dokumentation får inte ske om det medför risk för informationsförlust i de handlingar som ska bevaras.

text: Sökbehov

text: Konsoliderad version (fulltext) 4

text: Konsoliderad version

text: Informationskvalitet

text: Myndigheten ska fortlöpande vidta åtgärder som främjar en god informationskvalitet. Informationskvaliteten ska dokumenteras i enlighet med 5 kap. 4 §.

text: Bevara ändringar

text: Myndigheten ska säkerställa bevarandet av de ursprungliga elektroniska handlingarna innan ändringar görs. Det gäller inte om handlingarna ska gallras i enlighet med lag, förordning eller myndighetsföreskrifter.

text: Uppgifter om elektroniska handlingar

text: Elektroniska handlingar ska förses med uppgifter i den utsträckning det behövs för förståelsen av handlingarna.

text: Uppföljning av system

text: Myndigheten ska regelbundet utvärdera sina system och rutiner samt vidta nödvändiga åtgärder för att upprätthålla kraven i denna författning.

text: Samband

text: Sambandet mellan elektroniska handlingar och andra handlingar ska upprätthållas även efter överföring till bevarande.

text: Kontroll

text: Myndigheten ska vid överföring av elektroniska handlingar till bevarande genomföra kontroller samt åtgärda brister som kan medföra informationsförluster i handlingarna. Myndigheten ska fortlöpande kontrollera handlingarna och åtgärda eventuella brister.

text: Beteckning på fil och databärare

text: Myndigheten ska senast vid överföring av elektroniska handlingar till bevarande ge varje fil en unik beteckning.

text: Databärare med elektroniska handlingar som ska bevaras, ska ges en beteckning. Databäraren ska redovisas som en förvaringsenhet i myndighetens arkivredovisning och ska knytas till dokumentationen.

text: Hantering av databärare

text: Myndigheten ska vid överföring av elektroniska handlingar till bevarande välja databärare med hänsyn till livslängd, vårdbehov, klimatkrav, bevarandetid samt krav på handlingarnas tillgänglighet.

text: Myndigheten ska tillse att bevarandet av elektroniska handlingar säkerställs genom framställning av flera exemplar med identiskt informationsinnehåll.

text: Konsoliderad version (fulltext) 5

text: Konsoliderad version

text: 5 kap. Dokumentation

text: Dokumentation

text: Myndigheten ska dokumentera sina elektroniska handlingar för att handlingarna ska kunna framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas på ett tillfredsställande sätt under den tid som de ska bevaras. Dokumentationen ska kunna presenteras samlat. Dokumentationen ska kunna knytas till eller integreras med myndighetens arkivredovisning.

text: Allmänna råd. Bestämmelser om arkivredovisning finns i Riksarkivets föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1991:1

text: ) om arkiv hos statliga myndigheter.

text: Dokumentationens omfattning

text: Dokumentationens disposition, omfattning och detaljnivå ska anpassas till den typ av elektroniska handlingar som avses. Om det krävs för förståelsen ska dokumentationen förses med innehållsförteckning, läsanvisning samt beskrivning av den eller de metoder som har använts vid framtagning av dokumentation.

text: Komplettering och samband

text: Dokumentationen ska fortlöpande kompletteras och hållas aktuell. Sambanden mellan elektroniska handlingar och dokumentation ska upprätthållas över tid.

text: Dokumentationens innehåll

text: Dokumentation med följande innehåll ska upprättas eller sammanställas – översiktlig beskrivning, – redogörelse för informationsinnehåll, – redogörelse för indata och utdata, – redogörelse för registrerings- och uttagsmöjligheter, – beskrivning av relationer mellan olika delar, – beskrivning över hur koder och förkortningar har använts, – beskrivning av rutiner och funktioner, – beskrivning av lagrade data såsom struktur, samband och definitioner, – redogörelse för ändringar, – redogörelse för informationskvalitet, – redogörelse för användningen av standarder samt i förekommande fall avvikelser från standarder, – dokumentation av strategi för bevarande i enlighet med 3 kap. 2 §, – dokumentation av test och utvärdering vid driftsättning i enlighet med 3 kap. 5 §, – dokumentation rörande informationssäkerhet i enlighet med 6 kap. och – dokumentation rörande den gallring som sker av elektroniska handlingar. Om myndigheten tillämpar Riksarkivets generella gallringsföreskrifter ska tillämpningsbeslut bifogas dokumentationen.

text: 1 Ändrad

text: RA-FS 2008:4

text: Konsoliderad version (fulltext) 6

text: Konsoliderad version

text: Dokumentation av åtgärder vid bevarande

text: Följande uppgifter ska även dokumenteras vid bevarande hos myndighet – beteckning på databärare i enlighet med 4 kap. 15 §, – klimat vid bevarande (avläsning och registrering av avvikelser över tid), – kontrolläsning och annan vård, – tidpunkt för konvertering, – användningsfrekvens (anges om beständigheten kan påverkas), – bevakningsdatum för olika moment och – ansvarig funktion.

text: Gallringsbara handlingar

text: För elektroniska handlingar som ska gallras i sin helhet, d.v.s. varken ska bevaras i form av elektroniska handlingar eller i utskrift på annat medium, krävs en översiktlig dokumentation, i enlighet med 4 § första strecksatsen. Undantag från dokumentationskravet medges om handlingarna uppenbart är av tillfällig eller ringa betydelse.

text: 6 kap. Informationssäkerhet

text: Myndigheten ska för att säkerställa ett bevarande av de elektroniska handlingarna skapa och upprätthålla rutiner för samt vidta åtgärder för att skydda handlingarna från skada, manipulation, obehörig åtkomst och stöld. (

text: RA-FS 2024:3

text: Plan för informationssäkerhet

text: Myndigheten ska upprätta en plan för hur de elektroniska handlingarna ska skyddas och dokumentera de åtgärder och rutiner som ska vidtas. Myndigheten ska regelbundet kontrollera och dokumentera hur planen efterlevs.

text: Riskanalys innan driftsättning eller uppdrag

text: Myndigheten ska genomföra en riskanalys innan driftsättning eller innan uppdrag ges till annan myndighet eller enskild för att bedöma behovet av säkerhetsrutiner.

text: Skydd

text: Elektroniska handlingar ska förses med behörighetssystem, loggsystem och skydd mot skadlig kod om det inte är uppenbart obehövligt.

text: Säkerhetskopior

text: Konsoliderad version (fulltext) 7

text: Konsoliderad version

text: Myndigheten ska säkerställa tillgången till sådan utrustning och programvara som behövs för att kunna återställa de elektroniska handlingarna. Utrustning och programvara ska förvaras geografiskt åtskilda från handlingarna.

text: Hantering och förvaring

text: Myndigheten ska vid förvaring av elektroniska handlingar, säkerhetskopior och dokumentation tillämpa Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler. (RA-FS

text: Myndigheten ska hantera och transportera elektroniska handlingar under sådana former att de inte skadas och så att de inte riskerar att bli utsatt för obehörig åtkomst. Handlingarna och dokumentationen om dessa ska transporteras åtskilda. Särskild aktsamhet ska iakttas när det gäller handlingar som kan omfattas av sekretess.

text: 7 kap. Upphävd. (

text: RA-FS 2018:7

text: Konsoliderad version (fulltext) 8

title: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling)

text: 1 kap. Omfattning och tillämpning

text: Omfattning

text: I författningen finns bestämmelser om omfattning och tillämpning (1 kap.), definitioner (2 kap.), strategi och planering för bevarande (3 kap.), åtgärder för bevarande hos myndigheten (4 kap.), dokumentation (5 kap.), informationssäkerhet (6 kap.) och överlämnande till arkivmyndighet eller annan myndighet (7 kap.).

text: Bestämmelser om när elektroniska handlingar blir allmänna finns i

text: 2 kap.

text: tryckfrihetsförordningen (1949:105)

text: och bestämmelser om när handlingarna ska anses arkiverade finns i

text: 3 § arkivförordningen (1991:446)

text: Allmänna råd. Riksarkivet får i enlighet med

text: 3 § fjärde stycket arkivförordningen

text: meddela ytterligare föreskrifter om när en handling ska anses vara arkiverad.

text: Bestämmelser om god offentlighetsstruktur finns i offentlighets- och sekretesslag (

text: Bestämmelser om att statliga myndigheter endast får gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning, finns i

text: 14 § arkivförordningen (1991:446)

text: RA-FS 2009:2

text: ) om tekniska 1

text: krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).

text: Upphandling och uppdrag

text: Om myndigheten genom uppdrag överlåter teknisk framställning, bearbetning eller bevarande av elektroniska handlingar till en annan myndighet eller enskild ska dessa genom skriftlig överenskommelse åläggas skyldighet att följa de bestämmelser som är tillämpliga. Av överenskommelsen ska framgå att såväl myndigheten som arkivmyndigheten har rätt att vid behov kontrollera efterlevnaden av bestämmelserna.

text: Tillämpningsområde

text: ) när det gäller allmänna handlingar i den verksamhet som avses i bilagan i offentlighetsoch sekretesslagen.

text: I denna författning avses med

text: myndighet sådana myndigheter och organ som avses i 1 kap. 11–12 §§ denna författning,

text: 6 § arkivförordningen (1991:446)

text: , samråda med arkivmyndigheten.

text: Planering av system och rutiner

text: Myndigheten ska redan vid planeringen ta ställning till – bevarande och gallring av elektroniska handlingar i enlighet med 4 kap. 4 §, – hur överföring till bevarande i enlighet med 4 kap. ska kunna ske, – hur sökbehoven i enlighet med 4 kap. 7 § ska kunna tillgodoses, – hur god informationskvalitet ska kunna upprätthållas i enlighet med 4 kap. 8 §, – hur bevarande av ursprungliga elektroniska handlingar ska kunna ske innan ändringar görs i handlingarna i enlighet med 4 kap. 9 §, – vilket behov av uppgifter om de elektroniska handlingarna som föreligger i enlighet med 4 kap. 10 §, – vilken dokumentation som ska framställas och hållas aktuell i enlighet med 5 kap., – vilka åtgärder som behöver vidtas för att elektroniska handlingar ska kunna skyddas i enlighet med 6 kap. och – hur överlämnandet till arkivmyndigheten i enlighet med 7 kap. ska kunna 4 ske.

text: Test och utvärdering

text: Tekniska krav

text: RA-FS 2009:2

text: RA-FS 2009:2

text: Gallringsstruktur

text: Sökbehov

text: Under drift ska hänsyn tas till sökbehoven av de elektroniska handlingarna. Sambandet mellan elektroniska handlingar och andra handlingar ska upprätthållas över tid. 5

text: Informationskvalitet

text: Bevara ändringar

text: Uppgifter om elektroniska handlingar

text: Uppföljning av system

text: Samband

text: Kontroll

text: Beteckning på fil och databärare

text: Hantering av databärare

text: Dokumentation

text: RA-FS 1991:1

text: ) om arkiv hos statliga myndigheter.

text: Dokumentationens omfattning

text: Komplettering och samband

text: Dokumentationens innehåll

text: Ändrad

text: RA-FS 2008:4

text: . 7

text: – dokumentation rörande den gallring som sker av elektroniska handlingar. Om myndigheten tillämpar Riksarkivets generella gallringsföreskrifter ska tillämpningsbeslut bifogas dokumentationen. Elektroniska handlingar som har överförts till bevarande ska därutöver dokumenteras i den utsträckning som behövs för att handlingarna ska kunna läsas, tolkas och överföras under den tid de ska bevaras.

text: Dokumentation av åtgärder vid bevarande

text: Gallringsbara handlingar

text: 6 kap. Informationssäkerhet

text: Myndigheten ska för att säkerställa ett bevarande av de elektroniska handlingarna skapa och upprätthålla rutiner för samt vidta åtgärder för att skydda handlingarna från skada, manipulation, obehörig åtkomst och stöld. Det ska ske med utgångspunkt ur SS-ISO/IEC 27001:2006, Informationsteknik – Säkerhetstekniker – Ledningssystem för informationssäkerhet (LIS), och med stöd av riktlinjerna i SS-ISO/IEC 27002:2005, Informationsteknik – Säkerhetstekniker – Riktlinjer för styrning av informationssäkerhet.

text: Plan för informationssäkerhet

text: Skydd

text: Elektroniska handlingar ska förses med behörighetssystem¸ loggsystem och skydd mot skadlig kod om det inte är uppenbart obehövligt.

text: Säkerhetskopior

text: Myndigheten ska regelbundet framställa säkerhetskopior av de elektroniska handlingarna. Säkerhetskopiorna ska omfatta samtliga handlingar som är allmänna. Säkerhetskopiering ska ske på ett sådant sätt och med sådan periodicitet att handlingarna kan återställas. Rutiner för säkerhetskopiering och för återställning av elektroniska handlingar ska dokumenteras i enlighet med 2 §. Säkerhetskopior ska förvaras geografiskt åtskilt från de kopierade elektroniska handlingarna.

text: Hantering och förvaring

text: Myndigheten ska vid förvaring av elektroniska handlingar, säkerhetskopior och dokumentation tillämpa Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1994:6

text: ) om planering, utförande och drift av arkivlokaler.

text: 7 kap. Överlämnande till arkivmyndighet eller annan myndighet

text: Samråd

text: Myndigheten ska i god tid före överlämnande av elektroniska handlingar till arkivmyndighet eller annan myndighet samråda med arkivmyndigheten.

text: Överlämnande av elektroniska handlingar till arkivmyndighet

text: Vid överlämnande av elektroniska handlingar till arkivmyndighet beslutar Riksarkivet om – innehåll och omfattning, – vilken dokumentation som krävs,

text: Ändrad

text: RA-FS 1997:3

text: . 9

text: – om provleverans behövs och – hur överlämnandet ska ske.

text: Tidpunkt för överlämnande

text: Överlämnande får ske först sedan – överenskommelse om överlämnande har slutits mellan myndigheten och arkivmyndigheten, – arkivmyndigheten har kommit överens med myndigheten om tillämpningen av denna författning, – innehållet och omfattningen av de elektroniska handlingarna har fastställts, – dokumentationen har godkänts av arkivmyndigheten, – godkänd provleverans har genomförts, i de fall arkivmyndigheten har beslutat att en sådan ska ske och – arkivmyndigheten har kommit överens med myndigheten på vilket sätt överlämnandet ska ske.

text: Överenskommelse

text: I samband med överlämnandet ska myndigheten, i enlighet med

text: 17 § arkivförordningen (1991:446)

text: träffa överenskommelse med arkivmyndigheten om ersättning för kostnaderna hos arkivmyndigheten för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna samt för engångskostnader i samband med övertagandet.

text: Allmänna råd. Om myndigheten inte har efterlevt kraven i Riksarkivets föreskrifter kan det leda till särskilda kostnader.

text: Teknisk profil

text: Elektroniska handlingar som överlämnas till arkivmyndigheten ska ha en teknisk profil som överensstämmer med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2009:2

text: I 4 kap. 2 § finns bestämmelser om att myndigheten senast vid överföring till bevarande ska överföra de elektroniska handlingarna till format som uppfyller Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2009:2

text: ) om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). Där sägs även att överföringen ska ske så snart det är möjligt med hänsyn till myndighetens verksamhet.

text: Provleverans

text: Myndigheten ska på begäran av arkivmyndigheten genomföra en provleverans. Arkivmyndigheten överenskommer i varje enskilt fall med myndigheten om provleveransens utformning.

text: Omfattning

text: Varje överlämnande ska omfatta – elektroniska handlingar, – dokumentation i två uppsättningar, i enlighet med 5 kap. 4 §, – leveransreversal, och – utdrag ur myndighetens arkivredovisning.

text: Överlämnande av elektroniska handlingar till annan myndighet

text: Vid överlämnande av elektroniska handlingar till en annan myndighet ska dokumentation medfölja varje överlämnande i enlighet med 5 kap.

text: Vid överlämnande av elektroniska handlingar till en annan myndighet ska elektroniska handlingar framställas och tillföras den överlämnande myndighetens arkiv i enlighet med

text: 3 § arkivlagen (1990:782)

text: 1. Denna författning träder ikraft den 1 juli 2009. 2. Genom ikraftträdandet av denna författning upphävs – Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1994:2

text: ) om upptagningar för automatisk databehandling (ADB-upptagningar), med föreskrifter om ändring (

text: RA-FS 2003:2

text: ). Om det i annan författning hänvisas till bestämmelser i

text: RA-FS 1994:2

text: eller

text: RA-FS 2003:2

text: , som har ersatts genom bestämmelser i denna författning, ska istället de nya bestämmelserna tillämpas. – Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1994:7

text: ) om överlämnande av upptagningar för automatisk databehandling (ADB-upptagningar) till Riksarkivet och landsarkiven, med föreskrifter om ändring (

text: RA-FS 2003:3

text: ). 3. Författningen ska tillämpas för elektroniska handlingar från och med 1 juli 2009. Författningen får tillämpas för äldre handlingar.

text: Tomas Lidman Britt-Marie Östholm

text: Elanders Sverige AB, 2009