title: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling

text: 1 kap. Omfattning och tillämpning

text: Föreskrifterna gäller för handlingar som inkommit eller upprättats vid upphandling som regleras i – lagen (

text: ) om offentlig upphandling, – lagen (

text: ) om upphandling inom försörjningssektorerna, – lagen (

text: ) om upphandling av koncessioner, – lagen (

text: ) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, samt – lagen (

text: ) om valfrihetssystem.

text: Regler om säkerhetsskyddad upphandling finns i

text: säkerhetsskyddslagen (2018:585)

text: Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, – sådana organ som avses i

text: 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

text: , till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, och – sådana enskilda organ som avses i lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.

text: Föreskrifterna omfattar inte handlingar i mål som rör upphandling vid de allmänna förvaltningsdomstolarna eller de allmänna domstolarna. För dessa föreskrivs särskilt.

text: Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter.

text: Handlingarna får gallras enligt vad som anges i bilagan till dessa föreskrifter. Gallringsbara handlingar får även återlämnas under angivna förutsättningar. Allmänna råd. Gallringsfristerna utgör minimigränser och annan reglering kan innehålla krav på längre gallringsfrister. För att underlätta tillämpningen har även vissa handlingar som ska bevaras tagits med i bilagan.

text: Handlingarna får inte gallras eller återlämnas om de har eller kan antas få betydelse för forskning eller förståelse av handlingar som bevaras. Allmänna råd. Handlingar kan generellt anses ha betydelse för forskning om upphandlingen de härrör från har stor påverkan på samhället, berör ett större antal individer eller på annat sätt medför stora konsekvenser för de berörda. Exempel på sådana upphandlingar kan vara vid vissa större infrastrukturinvesteringar eller upphandling av omfattande ramavtal.

text: 3 kap. Dokumentation

text: Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter. Allmänna råd. Om myndigheterna väljer att undanta handlingar från gallring eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen till det dokumenteras.

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2019. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2013:1

text: ) om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling. 3. Denna författning får tillämpas från och med den 1 januari 2017. De upphävda föreskrifterna får fortsatt tillämpas på handlingar vid upphandlingar som har påbörjats den 31 december 2016 eller tidigare.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Morgan Nordberg

text: Elanders Sverige AB, 2018

text: Återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling

text: Handlingar Återlämnande eller Anmärkningar gallring

text: Upphandling enligt förfaranden i lagar enligt 1 kap. 1 § med undantag av lagen (

text: ) om valfrihetssystem. Avtal. Bevaras. Antagna anbud inklusive Bevaras. bilagor. Bilagor till antagna anbud Allmänna råd. Bör bevaras i Avser till exempel modeller som utgörs av föremål som originalform eller på annat och arbetsprover. myndigheten bedömt inte är sätt dokumenteras i ärendet allmänna handlingar. exempelvis genom en avbildning. Anbud inklusive bilagor som Får gallras 4 år från den dag Allmänna råd. Myndigheten inte har antagits. avtalet slöts eller upphand- bör, före verkställande av lingen avbröts. återlämnande eller gallring, För ramavtal ska fristen säkerställa att uppgifter om börja räknas från det att det kvalificering och utvärdering inte längre är möjligt att ut- av inkomna anbud framgår nyttja avtalet. av den dokumentation som bevaras. Bilagor till anbud som inte Allmänna råd. Bör bevaras i Avser till exempel modeller har antagits och utgörs av fö- originalform eller på annat och arbetsprover. remål som myndigheten be- sätt dokumenteras i ärendet dömt inte är allmänna hand- exempelvis genom en avbildlingar. ning i 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts. Anbudsansökningar eller Bevaras. Avser upphandlingar där prekvalificeringshandlingar anbudsgivare ansöker om tillhörande antagna anbud. att få delta i upphandlingen. Övriga anbudsansökningar Får gallras 4 år från den dag Omfattar även annan dokueller prekvalificeringshand- avtalet slöts eller upphand- mentation som tillhör anlingar. lingen avbröts. budsansökningen eller prekvalificeringshandlingen. Intyg, bevis eller motsvaran- Bevaras. Avser anbudsgivare som har de som inhämtats för kontroll antagits. av leverantören. Intyg, bevis eller motsvaran- Får gallras 4 år från den dag Avser anbudsgivare som inte de som inhämtats för kontroll avtalet slöts eller upphand- har antagits. av leverantören. lingen avbröts.

text: Förtydliganden och komplet- Bevaras. Avser antagna anbud. teringar av anbud och anbudsansökningar. Förtydliganden och komplet- Får gallras 4 år från den dag Avser anbud som inte har teringar av anbud och an- avtalet slöts eller upphand- antagits. budsansökningar. lingen avbröts. Handlingar vid direktupp- Bevaras. handlingar vars värde överstiger värdet som anges i

text: 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145)

text: om offentlig upphandling. Handlingar vid direktupp- Får gallras när de inte längre handlingar vars värde inte behövs för redovisning, konöverstiger värdet som anges i troll, revision eller för styrk- 19 kap. 30 § andra stycket ande av fordringar eller andra lagen (

text: ) om offent- rättigheter och skyldigheter. lig upphandling. Handlingar vid avrop från Beställning där värdet av det Avser inte upphandling av ramavtal, rangordnade eller beställda överstiger det som ramavtal. med annan fördelningsnyck- anges i

text: 19 kap. 30 §

text: andra el. stycket lagen (

text: ) om offentlig upphandling bevaras. Handlingar vid avrop från 1. Antagna anbud med bila- Avser inte upphandling av ramavtal, förnyad konkur- gor bevaras. ramavtal. rensutsättning. 2. Anbud som inte har antagits får gallras 4 år från den dag avropsavtalet slöts eller den förnyade konkurrensutsättningen avbröts. Upphandling enligt förfarandet i lagen (

text: ) om valfrihetssystem. Avtal. Bevaras. Godkända ansökningar om Bevaras. deltagande i valfrihetssystem inklusive bilagor.

text: Bilagor till anbud som har Allmänna råd. Bör bevaras i Avser till exempel modeller antagits och som utgörs av originalform eller på annat och arbetsprover. föremål som myndigheten sätt dokumenteras i ärendet bedömt inte är allmänna till exempel genom en avhandlingar. bildning. Ansökningar om deltagande i Får gallras 2 år efter det att valfrihetssystem som inte har myndigheten beslutat att inte godkänts, inklusive bilagor. godkänna den sökande som handlingarna avser. Får gallras under förutsättning att ansökningarna och utvärdering av dessa har dokumenterats. Bilagor till anbud som inte Allmänna råd. Bör bevaras i Avser till exempel modeller har antagits och som utgörs originalform eller på annat och arbetsprover. av föremål som myndigheten sätt dokumenteras i ärendet bedömt inte är allmänna exempelvis genom en avbildhandlingar. ning i 2 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts. Förtydliganden och komplet- Får gallras 2 år efter det att teringar av ansökningar om myndigheten beslutat att inte att delta i valfrihetssystem godkänna den sökande som som inte har godkänts. handlingarna avser. Intyg och bevis om kontroll Får gallras 2 år efter det att av sökande som inte har god- myndigheten beslutat att inte känts. godkänna den sökande som handlingarna avser. Säkerhetsskyddad upphandling. Säkerhetsanalyser och sär- Bevaras. Avser att inför ett anbud eller skilda säkerhetsanalyser. en upphandling göra en särskild säkerhetsanalys avseende det aktuella uppdraget. Säkerhetsplaner. Bevaras. Avser säkerhetsplaner inom säkerhetsskyddad upphandling. Kontrollplaner. Bevaras. Avser tidsplaner för genomförande av intern kontroll, inklusive SUA-företag, av säkerhetsskyddet.

text: Kravspecifikationer med Bevaras. Ingår i upphandlingens förspecificerade säkerhets- frågningsunderlag. skyddskrav. Säkerhetsskyddsavtal. Bevaras. Handlingar från förstagångs- Får gallras 5 år efter utfört Avser PM och rapporter över besök och uppföljningskon- besök eller kontroll. kontroll av företags lokaler troll. Undantag från gallring: och övriga förhållanden. Protokoll samt beslut om åtgärder som ska vidtas vid konstaterade brister bevaras. Säkerhetsskyddsinstruktio- Bevaras. ner. Grunduppgifter vid säker- Bevaras. Avser säkerhetsprövning av hetsprövning. företagsledningen och företagets säkerhetschef samt för dem som anlitas. Även en allmän bedömning av företagets lämplighet kan ingå i grunduppgifterna. Samtycken. Bevaras. Kan ingå i grunduppgifter vid säkerhetsprövning. Framställningar om register- Får gallras vid förnyad fram- Med person eller personer kontroll för person eller per- ställan eller efter avslutat avses även ledningen för ett soner som har anlitats. uppdrag. företag. Företag ska bifoga ett registreringsbevis från Bolagsverket tillsammans med underlaget för registerkontroll. Framställningar om register- Får gallras efter beslut om att Med person eller personer kontroll för person eller per- person eller personer inte ska avses även ledningen för ett soner som inte har anlitats. anlitas. företag. Företag ska bifoga ett registreringsbevis från Bolagsverket tillsammans med underlaget för registerkontroll. Förteckningar över personer Får gallras 5 år efter senast som är föremål för säkerhets- införda uppgift eller efter avprövning. anmälan till Säkerhetspolisen.

text: Beslut om godkännande av Bevaras. leverantörens säkerhetsskydd. Avtal med anbudsgivare/le- Bevaras. verantör om skydd av sekretessbelagda uppgifter i anbud/upphandling. Underlag till Säkerhetspoli- Får gallras 5 år efter säkersen om säkerhetsskyddsavtal hetsskyddsavtalets utgång. som träffats eller upphört. Sekretessbevis. Får gallras 25 år efter uppdragets slut. Anmälningar om överlåtelse Bevaras. Avser anmälningar till Förav verksamhet. svarsmakten eller till Säkerhetspolisen.

text: Elanders Sverige AB, 2018


fs: rafs

publisher: Riksarkivet

title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RAFS 2006:1) och allmänna råd om handlingar på papper

text: Ändrade

text: RA-FS 2012:6

text: och

text: RA-FS 2015:3

text: . 1

type: stycke

text: Elanders Sverige AB, 2018

type: foreskrift


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RAFS 2006:2) och allmänna råd om handlingar på mikrofilm

text: Ändrade

text: RA-FS 2012:6

text: och

text: RA-FS 2015:3

text: . 1

text: Elanders Sverige AB, 2018


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RAFS 2006:3) och allmänna råd om handlingar på ritfilm och reprografisk film

text: Ändrade

text: RA-FS 2012:7

text: . 1

text: Elanders Sverige AB, 2018


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RAFS 2009:1) och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling)

text: Denna författning träder i kraft den 1 januari 2019.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Carl Billengren

text: 1056452 RAFS 7 2018.fm Page 2 Monday, December 10, 2018 9:49 AM Elanders Sverige AB, 2018

type: rubrik


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RAFS 2013:2) och allmänna råd om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband

text: Elanders Sverige AB, 2018


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RAFS 2013:3) och allmänna råd om arkiv hos kommittéer under regeringen

text: En kommitté som ska överlämna sitt arkiv till en annan myndighet ska innan överlämnandet skriftligen rapportera detta till Riksarkivet. Överlämnandet ska dokumenteras i kommitténs arkivbeskrivning och kommittén ska sända in denna dokumentation till Riksarkivet inom sex månader efter överlämnandet. En myndighet som tar över handlingar från en kommitté får inte blanda samman handlingarna med det egna arkivet. Den övertagande myndigheten kan dock om det finns särskilda skäl införliva vissa handlingar med det egna arkivet. Allmänna råd. Med särskilda skäl avses t.ex. att ett införlivande av handlingarna är en förutsättning för att verksamheten ska kunna bedrivas vidare hos den övertagande myndigheten. Den övertagande myndigheten bör överväga om det finns alternativ till att övertagna arkivhandlingar införlivas i myndighetens arkiv, t.ex. genom att endast kopior av handlingar lämnas över och införlivas. Handlingar som tillhör ett ärende som ska införlivas i arkivet hos den myndighet som tar över ärendet bör även dokumenteras i ärenderegister eller motsvarande sökmedel till myndighetens allmänna handlingar

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Carl Billengren

text: Elanders Sverige AB, 2018

type: paragraf


text: 1 kap. Tillämpning

text: Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, – sådana organ som avses i

text: 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

text: , till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, och – sådana enskilda organ som avses i lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.

text: Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter.

type: kapitel

text: 2 kap. Återlämnande eller gallring

text: Med de begränsningar som följer av 2 § får myndigheten återlämna eller gallra handlingar i enlighet med bilagan till denna författning.

text: Handlingar som redovisas i bilagan ska undantas från gallring eller gallras med en längre gallringsfrist än vad som anges om de har betydelse för – pensionsutredningar, – utfärdande av betyg eller intyg, – styrkande av arbetsgivarens eller arbetstagarens fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter, – föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision, – statistikframställning eller utredningar i verksamheten eller – forskning.

text: Handlingar på papper som får gallras enligt bilagan får skannas och därefter gallras med en frist som myndigheten själv fastställer. Verkställande av gallring förutsätter att de skannade bilderna är sökbara och kan presenteras vid behov tills dess att gallringsfristen som anges i bilagan har löpt ut.

text: Konsoliderad version (fulltext) 1

text: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2019:1

text: ) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Handlingar på papper som får återlämnas enligt bilagan får skannas och därefter återlämnas med en frist som myndigheten själv fastställer. Verkställande av återlämnandet förutsätter att de skannande bilderna är sökbara och kan presenteras vid behov tills dess att fristen för återlämnande som anges i bilagan har löpt ut.

text: Handlingar som efter en tid förlorar betydelse för löne- eller personaladministration, som till exempel kopior eller överflödiga sammanställningar som använts för till exempel fortlöpande intern kontroll, avstämning eller rapportering, får gallras med frister som myndigheten själv fastställer. (

text: RA-FS 2020:1

text: 3 kap. Dokumentation

text: Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.

text: Allmänna råd. Om myndigheten väljer att undanta handlingar från gallring eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen till det dokumenteras.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2019:1

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Bilaga

text: Återlämnande, bevarande och gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet

text: Allmänna råd. För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna redovisas även handlingar som ska bevaras. Kolumnen Återlämnande, bevarande och gallring anger om handlingarna ska bevaras eller med vilken frist handlingarna får återlämnas eller gallras.

text: Handlingar Återlämnande, bevarande Anmärkningar och gallring

text: Rekrytera personal

text: Annonser. Bevaras.

text: Kravprofiler. Gallras när de inte längre Verkställande av gallring behövs för verksamheten. förutsätter att annonser bevaras.

text: Ansökningshandlingar Bevaras. Avser till exempel följebrev, avseende den sökande som meritförteckningar, bilagor, har anställts. betyg, arbetsprover, registerutdrag och handlingar rörande komplettering av ansökningshandlingar.

text: Ansökningshandlingar 1. Gallras 2 år efter det att För sökande som har överavseende sökande som inte beslutet om anställning har klagat anställningsbeslutet har anställts. vunnit laga kraft. hänvisas till Handlingar 2. Vid preskriptionsavbrott rörande överklagandeenligt

text: diskrimineringslagen

text: ärenden. (

text: ) får handlingar istället gallras först då den väckta talan har avslutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.

text: Återlämnande:

text: Ansökningshandlingar på papper får återlämnas efter det att gallringsfristen har löpt ut. Om handlingen har skannats eller kopierats får den återlämnas när myndigheten inte längre har behov av handlingen i original.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2019:1

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Ansökningshandlingar där Återlämnas eller gallras när de ansökan har återtagits av inte längre behövs för den sökande. verksamheten.

text: Ansökningshandlingar 1. Gallras 2 år efter det att avseende tjänster som har rekryteringen avbröts. dragits tillbaka efter 2. Vid preskriptionsavbrott annonsering. enligt

text: diskrimineringslagen (2008:567)

text: får handlingar istället gallras först då den väckta talan har avslutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.

text: Återlämnande:

text: Handlingarna får återlämnas efter det att gallringsfristen har löpt ut. Om handlingen har skannats eller kopierats får den återlämnas när myndigheten inte längre har behov av handlingen i original.

text: Ansökningshandlingar Återlämnas eller gallras när de Avser till exempel som inte avser viss inte längre behövs för intresseanmälningar och ledigförklarad tjänst. verksamheten. spontanansökningar.

text: Anmälan om Bevaras. Avser en sökandes anspråk företrädesrätt. på företrädesrätt till återanställning enligt lagen (

text: ) om anställningsskydd.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2019:1

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Handlingar rörande 1. Gallras 2 år efter det att Avser till exempel testutvärdering av sökande. beslutet om anställning har resultat från urvalstester, vunnit laga kraft. anteckningar från intervjuer 2. Vid preskriptionsavbrott eller referenstagning och enligt

text: diskrimineringslagen

text: enkätfrågor och svar som (

text: ) får handlingar använts som urvalsistället gallras först då den instrument. väckta talan har avslutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.

text: Undantag från gallring:

text: Handlingar som avser den anställde bevaras.

text: Läkarintyg. Gallras 2 år efter det att Avser till exempel hälsobeslutet om anställning har deklarationer. vunnit laga kraft.

text: Undantag från gallring:

text: Läkarintyg som avser den anställde.

text: Registerutdrag ur Återlämnas eller gallras efter Avser till exempel utdrag belastningsregistret. det att myndigheten har an- enligt lagen (

text: ) om tecknat att utdraget har visats registerkontroll av personer upp. som ska arbeta med barn.

text: Grunduppgifter i säkerhetsprövningar.

text: (Har utgått genom

text: RA-FS 2021:2

text: Handlingar rörande registerkontroll och särskild personutredning.

text: (Har utgått genom

text: RA-FS 2021:2

text: Förteckningar över Bevaras. Avser till exempel sökande. rekryteringsrapporter för information enligt lagen (

text: ) om medbestämmande i arbetslivet.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2019:1

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Användarprofiler. Gallras 2 år efter användarens Uppgifter som den sökande sista inloggning i systemet. själv registrerat i rekryteringssystem, till exempel kontaktuppgifter och uppgifter om vilka tjänster hen sökt hos myndigheten.

text: Handlingar rörande Bevaras. Avser till exempel ansökan arbetstillstånd. och beslut av Migrationsverket om arbetstillstånd för utländska medborgare.

text: Anställningsbeslut. Bevaras. Avser myndighetens beslut som kan överklagas.

text: Information om myn- Bevaras. Avser till exempel anslag, dighetens beslut om kungörelser eller meddeanställning. landen om tillsatta tjänster.

text: Korrespondens. 1. Gallras 2 år efter det att Avser korrespondens som har beslutet om anställning har betydelse för beslutet om vunnit laga kraft eller rekrytering, till exempel rekryteringen har avbrutits. meddelande om återkallande 2. Vid preskriptionsavbrott av ansökan eller meddelande enligt

text: diskrimineringslagen

text: om avbruten rekrytering. (

text: ) får handlingar Avser även information till istället gallras först då den och korrespondens med väckta talan har avslutats fackliga företrädare och genom en dom eller ett beslut information till Arbetssom har vunnit laga kraft. förmedlingen.

text: Korrespondens som saknar Gallras när den inte längre Avser till exempel betydelse för beslutet om behövs för verksamheten. mottagningsbekräftelser, rekrytering. kallelser till intervju och tackbrev.

text: Handlingar rörande Bevaras. Avser till exempel beslut och avvisade överklaganden. korrespondens rörande överklaganden som avvisats för att de har kommit in för sent.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2019:1

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Handlingar rörande Bevaras. Avser till exempel: överklagandeärenden. – överklagande av anställningsbeslut, – myndighetens yttrande i ärendet, – platsannonsen, – anslaget, – anställningsavtalet, – klagandens ansökningshandlingar inklusive cv, – den eller de anställdas ansökningshandlingar inklusive cv, – referenser för den klagande och den eller de anställda eller – övriga handlingar i ärendet.

text: Hantera uppgifter om anställda

text: Uppgifter i personalsystem Gallras när de inte längre Avser endast till exempel om den anställde. behövs för verksamheten. adress- och kontaktuppgifter till den anställde och den anställdes anhöriga, bankkonto m.m.

text: Aviseringar om Gallras när de inte längre adressändring. behövs för verksamheten.

text: Fullmakter. Gallras 2 år efter det att Avser fullmakter för postanställningen har upphört. öppning och liknande.

text: Aviseringar och övriga Bevaras. Avser även handlingar handlingar rörande rörande person- eller namnändring. samordningsnummer.

text: Befattningsbeskrivningar. Bevaras.

text: Personalförteckningar. Bevaras.

text: Hantera ledigheter och frånvaro

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2019:1

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Ledighetsansökningar. Gallras 2 år efter utgången av Avser till exempel semester, det år som ansökan avsåg. föräldraledighet och tjänstledighet.

text: Undantag från gallring:

text: Ledighetsansökningar där uppgifter om tiden och orsaken till tjänstledigheten inte framgår av tjänstgöringsjournaler eller motsvarande handlingar som bevaras.

text: Sjukförsäkran. 1. Gallras 2 år efter sjukperiodens slut under förutsättning att sjukperioden framgår av tjänstgöringsjournaler eller motsvarande handlingar som bevaras. 2. Gallras 10 år efter sjukperiodens slut om inte 1. är tillämpligt.

text: Kopior av läkarintyg. Gallras 2 år efter sjukperiodens Avser kopior av original som slut. har översänts till Försäkringskassan.

text: Läkarintyg. Gallras 10 år efter sjuk- Avser läkarintyg för kortare periodens slut. sjukfrånvaro som behålls i original vid myndigheten.

text: Anmälningar av Gallras 10 år efter det att Avser arbetsgivarens sjukdomsfall som anmälan har gjorts. anmälan till fortsätter efter Försäkringskassan. sjuklöneperiodens slut.

text: Ansökningar om ersättning Gallras 10 år efter det att Avser arbetsgivarens ansökan för kostnader för arbets- beslutet har fattats. till Försäkringskassan. tagare med omfattande korttidsfrånvaro.

text: Beslut från Gallras 10 år efter det att Försäkringskassan om beslutet har fattats. ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2019:1

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Betala ut löner och ersättningar

text: Årsvisa sammanställningar Bevaras. Kan även redovisa uppgifter av uppgifter som för varje om anledningen till frånvaro, anställd redovisar när- och tjänstebenämning, anställfrånvaro. ningsform, fast lön och årsarbetstid. Benämns även årsjournaler, kalendarier eller tjänstgöringsjournaler.

text: Månatliga samman- Gallras när de inte längre Benämns även månadsställningar av uppgifter behövs för verksamheten. journaler. som för varje anställd redovisar när- och frånvaro.

text: Övertids- eller mertids- Gallras 2 år efter utgången av Avser lönegrundande uppgifter. det år ersättning betalades ut. underlag.

text: Anteckningar om jourtid, Gallras 2 år efter utgången av Avser sammanställningar övertid och mertid. det år som anteckningarna som används för att avser. kontrollera att gränsvärden för jourtid, övertid och mertid inte överskrids enligt

text: arbetstidslagen (1982:673)

text: Skatteuppgifter. Gallras 2 år efter det att Avser till exempel jämkuppgifterna har upphört att ningsbeslut eller begäran om gälla. höjning av skatteavdrag.

text: Uppgifter för Gallras 7 år efter utgången av Avser till exempel uppgifter skatteredovisning. det räkenskapsår som som redovisar preliminär uppgifterna avser. skatt, kontrolluppgifter eller uppbördsspecifikationer.

text: Utmätningsbeslut. Gallras 2 år efter det att Avser beslut som inkommer beslutet har upphört att gälla. från Kronofogdemyndigheten.

text: Sammanställningar över Bevaras. Avser beskrivningar i lönearter. klartext av löneartskoder i ett lönesystem. Benämns även löneartsförteckningar.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2019:1

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Lönesammanställningar. Bevaras. Kan även benämnas lönespecifikationer eller lönelistor. Avser sammanställningar av uppgifter som redogör för lönetransaktioner för en viss månad och en viss anställd. Uppgifterna syftar bland annat till att kunna utreda pensioner. Kan bland annat bestå av uppgifter som: – Individ (Personnummer, namn och adress). – Utbetalningsperiod (år och månad). – Anställningsperiod. – Arbetsgivarkod (vid behov). – Kön. – Anställningsnummer. – Löneart (kod och klartext). – Löneindelning (kod och klartext). – Korrigering. – Löneförmåner och löneavdrag. – Tjänstledigheter. – Lönehändelsens omfattning. – Antal (dagar, timmar m.m. beroende på ersättning/avdrag). – A-pris. – Belopp. – Valuta.

text: RA-FS 2020:1

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2019:1

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Sammanställningar över 1. Gallras när de inte längre beräkningar av retroaktiva behövs för verksamheten under löner. förutsättning att uppgifterna framgår av lönesammanställningar. 2. Gallras 2 år efter utgången av det år som uppgifterna avser om 1. inte är tillämpligt.

text: Verifikationer rörande 1. Gallras 7 år efter det att Avser verifikationer som friskvårds-, läkarvårds- ersättningen betalades ut. lämnas in av den anställde eller läkemedels- 2. Verifikationer får gallras för att begära ersättning. ersättningar. efter överföring till ny handling (

text: RA-FS 2024:4

text: RA-FS 2024:4

text: ) eller databärare, under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en verifikation inte har förändrats och att myndighetens verifikationer är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år.

text: RA-FS 2024:4

text: Uppgifter som visar av- Gallras 2 år efter utgången av Benämns även signallistor. vikelser i samband med det år då löneberäkningen löneberäkningar. gjordes.

text: Sammanställningar och Gallras när handlingarna inte Avser till exempel avstämningar av löne- längre behövs för verk- sammanställningar som görs händelser. samheten. i syfte att vara tillfälliga hjälpmedel i arbetet.

text: Arvodesuppgifter. Gallras 7 år efter det att ersättningen betalades ut.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2019:1

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Reseräkningar med 1. Gallras 7 år efter det att Med bilagor avses till bilagor. ersättningen betalades ut. exempel verifikationer över 2. Verifikationer får gallras utlägg för resor med buss efter överföring till ny handling eller taxi. (

text: RA-FS 2024:4

text: RA-FS 2024:4

text: Avstämningar för kontroll Gallras när handlingarna inte Avser integrationer med av transaktions- längre behövs för verk- andra myndigheter för information. samheten. periodvisa rapporteringar av uppgifter ur lönesystemet, till exempel rapportering till Försäkringskassan avseende sjukdom de första 14 dagarna, Statistiska centralbyrån avseende lönestatistik, Statens pensionsverk avseende information för kommande pensionsutbetalningar eller Arbetsgivarverket avseende lönestatistik.

text: Sammanställningar av Gallras när handlingarna inte Personal- eller lönehändelser aviseringar om olika längre behövs för verk- avser till exempel personal- eller samheten. pensionsavgångar eller lönehändelser. slutdatum för tillfälligt anställda.

text: Övriga underlag för Gallras 2 år efter det att Avser till exempel underlag utbetalningar. ersättningen betalades ut. till tidsredovisnings- eller flextidsystem, underlag för utbetalning av föräldrapenning m.m.

text: Hantera personalärenden

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2019:1

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Utredningar rörande Bevaras. arbetssociala och psykosociala frågor på individnivå.

text: Handlingar rörande avsked Bevaras. Handlingar rörande avsked eller omplaceringar. ingår även i Hantera avveckling av personal.

text: Handlingar rörande Bevaras disciplinärenden och personalansvarsnämnd.

text: Hantera arbetsmiljöfrågor

text: Handlingar rörande Bevaras. Avser anmälan, beslut och arbetsskador. övriga handlingar som har haft betydelse i ärendet.

text: Handlingar rörande Bevaras. Avser anmälan, beslut och rehabiliteringsutredningar. övriga handlingar som har haft betydelse i ärendet.

text: Handlingar rörande Bevaras. Ansökan om bidrag för arbetshjälpmedel. arbetshjälpmedel görs till Försäkringskassan.

text: Handlingar rörande Bevaras. Avser handlingar som ingår i systematiskt Arbetsmiljöverkets förearbetsmiljöarbete. skrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, till exempel arbetsmiljöpolicy, handlingsplaner, riskbedömningar eller uppföljningar.

text: Jämställdhetsplaner. Bevaras.

text: Handlingar rörande Bevaras. Avser till exempel förebyggande hälsovård. friskvårdssatsningar.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2019:1

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Sammanställningar som Bevaras. rör arbetsskador, tillbud eller olyckor på arbetsplatsen.

text: Hälsobokslut. Bevaras.

text: Utredningar rörande Bevaras. arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå.

text: Hantera avveckling av personal

text: Ansökningar om Bevaras. entledigande.

text: Handlingar rörande Bevaras. Avser till exempel varsel om uppsägningar. uppsägning, besked om att en tidsbegränsad anställning inte kommer att fortsätta och uppsägning. Se även Hantera personalärenden för handlingar rörande avsked.

text: Tjänstgöringsbetyg. Bevaras. Avser tjänstgöringsbetyg som har utfärdats av myndigheten.

text: Tjänstgöringsintyg. Gallras när handlingen inte Avser tjänstgöringsintyg som längre behövs för verksam- har utfärdats av myndigheten. heten under förutsättning att uppgifterna i intyget framgår av tjänstgöringsjournaler eller motsvarande handlingar som bevaras.

text: Undantag från gallring:

text: Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen ska bevaras.

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: RA-FS 2019:1

text: Konsoliderad version (fulltext)

text: Handlingar i samband med Bevaras. Avser till exempel ansökan pensionsutredning. och beslut om pension eller deltidspension, handlingar rörande anstånd med pensionsavgång eller utdrag från tjänstematrikel.

text: Konsoliderad version (fulltext)

title: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet

text: 1 kap. Tillämpning

text: 2 kap. Återlämnande eller gallring

text: Handlingar på papper som får gallras enligt bilagan får skannas och därefter gallras med en frist som myndigheten själv fastställer.

text: Verkställande av gallring förutsätter att de skannade bilderna är sökbara och kan presenteras vid behov tills dess att gallringsfristen som anges i bilagan har löpt ut.

text: 3 kap. Dokumentation

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 april 2019. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:5

text: ) om gallring och återlämnande av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet och Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 2004:1

text: ) om gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst. 3. Denna författning får tillämpas retroaktivt.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Sara Jacobson

text: Bilaga

text: Återlämnande, bevarande och gallring av handlingar inom löneoch personaladministrativ verksamhet

text: Handlingar Återlämnande, bevarande och Anmärkningar gallring

text: Rekrytera personal

text: Annonser. Bevaras.

text: Kravprofiler. Gallras när de inte längre behövs Verkställande av gallring förutför verksamheten. sätter att annonser bevaras.

text: Ansökningshandlingar av- Bevaras. Avser till exempel följebrev, seende den sökande som meritförteckningar, bilagor, behar anställts. tyg, arbetsprover, registerutdrag och handlingar rörande komplettering av ansökningshandlingar.

text: Ansökningshandlingar av- 1. Gallras 2 år efter det att beslutet För sökande som har överseende sökande som inte om anställning har vunnit laga klagat anställningsbeslutet hänhar anställts. kraft. visas till Handlingar rörande 2. Vid preskriptionsavbrott enligt överklagandeärenden.

text: diskrimineringslagen (2008:567)

text: Återlämnande:

text: Ansökningshandlingar där Återlämnas eller gallras när de ansökan har återtagits av inte längre behövs för verksamden sökande. heten.

text: Ansökningshandlingar av- 1. Gallras 2 år efter det att rekryseende tjänster som har teringen avbröts. dragits tillbaka efter 2. Vid preskriptionsavbrott enligt annonsering.

text: diskrimineringslagen (2008:567)

text: Återlämnande:

text: Ansökningshandlingar Återlämnas eller gallras när de Avser till exempel intressesom inte avser viss ledig- inte längre behövs för verksam- anmälningar och spontanförklarad tjänst. heten. ansökningar.

text: Anmälan om företrädes- Bevaras. Avser en sökandes anspråk på rätt. företrädesrätt till återanställning enligt lagen (

text: ) om anställningsskydd.

text: Handlingar rörande 1. Gallras 2 år efter det att beslutet Avser till exempel testresultat utvärdering av sökande. om anställning har vunnit laga från urvalstester, anteckningar kraft. från intervjuer eller referens- 2. Vid preskriptionsavbrott enligt tagning och enkätfrågor och

text: diskrimineringslagen (2008:567)

text: svar som använts som urvalsfår handlingar istället gallras först instrument. då den väckta talan har avslutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.

text: Undantag från gallring:

text: Läkarintyg. Gallras 2 år efter det att beslutet Avser till exempel hälsoom anställning har vunnit laga deklarationer. kraft.

text: Undantag från gallring:

text: Läkarintyg som avser den anställde.

text: Registerutdrag ur belast- Återlämnas eller gallras efter det Avser till exempel utdrag enligt ningsregistret. att myndigheten har antecknat att lagen (

text: ) om registerutdraget har visats upp. kontroll av personer som ska arbeta med barn.

text: Grunduppgifter i säker- 1. Får gallras 2 år efter det att be- Avser till exempel minneshetsprövningar. slutet om anställning har vunnit anteckningar eller sammanlaga kraft. fattande dokumentation från 2. Vid preskriptionsavbrott enligt samtal, referenstagning,

text: säkerdiskrimineringslagen (2008:567)

text: hetsprövningssamtal (personfår handlingar istället gallras först bedömningssamtal) och då den väckta talan har avslutats registerkontroll enligt Säkergenom en dom eller ett beslut som

text: hetsskyddslagen (2018:585)

text: . har vunnit laga kraft.

text: Undantag från gallring:

text: Grunduppgifter i säkerhetsprövningar som avser den anställde bevaras.

text: Handlingar rörande Gallras när de inte längre behövs Avser framställan och ansökan registerkontroll och sär- för verksamheten. från myndigheten till Säkerskild personutredning. hetspolisen samt samtycke till registerkontroll.

text: Förteckningar över Bevaras. Avser till exempel rekrytesökande. ringsrapporter för information enligt lagen (

text: ) om medbestämmande i arbetslivet.

text: Handlingar rörande arbets- Bevaras. Avser till exempel ansökan och tillstånd. beslut av Migrationsverket om arbetstillstånd för utländska medborgare.

text: Information om myndig- Bevaras. Avser till exempel anslag, kunhetens beslut om anställ- görelser eller meddelanden om ning. tillsatta tjänster.

text: Korrespondens. 1. Gallras 2 år efter det att beslutet Avser korrespondens som har om anställning har vunnit laga betydelse för beslutet om rekrykraft eller rekryteringen har av- tering, till exempel meddelande brutits. om återkallande av ansökan 2. Vid preskriptionsavbrott enligt eller meddelande om avbruten

text: diskrimineringslagen (2008:567)

text: rekrytering. Avser även inforfår handlingar istället gallras först mation till och korrespondens då den väckta talan har avslutats med fackliga företrädare och genom en dom eller ett beslut som information till Arbetsförmedhar vunnit laga kraft. lingen.

text: Korrespondens som saknar Gallras när den inte längre behövs Avser till exempel mottagbetydelse för beslutet om för verksamheten. ningsbekräftelser, kallelser till rekrytering. intervju och tackbrev.

text: Handlingar rörande av- Bevaras. Avser till exempel beslut och visade överklaganden. korrespondens rörande överklaganden som avvisats för att de har kommit in för sent.

text: Handlingar rörande över- Bevaras. Avser till exempel: klagandeärenden. – överklagande av anställningsbeslut, – myndighetens yttrande i ärendet, – platsannonsen, – anslaget, – anställningsavtalet, – klagandens ansökningshandlingar inklusive cv, – den eller de anställdas ansökningshandlingar inklusive cv, – referenser för den klagande och den eller de anställda eller – övriga handlingar i ärendet.

text: Hantera uppgifter om anställda

text: Uppgifter i personalsystem Gallras när de inte längre behövs Avser endast till exempel om den anställde. för verksamheten. adress- och kontaktuppgifter till den anställde och den anställdes anhöriga, bankkonto m. m.

text: Aviseringar om adress- Gallras när de inte längre behövs ändring. för verksamheten.

text: Fullmakter. Gallras 2 år efter det att anställ- Avser fullmakter för postningen har upphört. öppning och liknande.

text: Aviseringar och övriga Bevaras. Avser även handlingar rörande handlingar rörande namn- person- eller samordningsändring. nummer.

text: Befattningsbeskrivningar. Bevaras.

text: Personalförteckningar. Bevaras.

text: Hantera ledigheter och frånvaro

text: Ledighetsansökningar. Gallras 2 år efter utgången av det Avser till exempel semester, år som ansökan avsåg. föräldraledighet och tjänstledighet.

text: Undantag från gallring:

text: Läkarintyg. Gallras 10 år efter sjukperiodens Avser läkarintyg för kortare slut. sjukfrånvaro som behålls i original vid myndigheten.

text: Anmälningar av sjukdoms- Gallras 10 år efter det att anmälan Avser arbetsgivarens anmälan fall som fortsätter efter har gjorts. till Försäkringskassan. sjuklöneperiodens slut.

text: Ansökningar om ersättning Gallras 10 år efter det att beslutet Avser arbetsgivarens ansökan för kostnader för arbets- har fattats. till Försäkringskassan. tagare med omfattande korttidsfrånvaro.

text: Beslut från Försäkrings- Gallras 10 år efter det att beslutet kassan om ersättning från har fattats. första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro.

text: Betala ut löner och ersättningar

text: Årsvisa sammanställ- Bevaras. Kan även redovisa uppgifter ningar av uppgifter som för om anledningen till frånvaro, varje anställd redovisar tjänstebenämning, anställnär- och frånvaro. ningsform, fast lön och årsarbetstid. Benämns även årsjournaler, kalendarier eller tjänstgöringsjournaler.

text: Månatliga sammanställ- Gallras när de inte längre behövs Benämns även månadsningar av uppgifter som för för verksamheten. journaler. varje anställd redovisar när- och frånvaro.

text: Övertids- eller mertids- Gallras 2 år efter utgången av det Avser lönegrundande underlag. uppgifter. år ersättning betalades ut.

text: Anteckningar om jourtid, Gallras 2 år efter utgången av det Avser sammanställningar som övertid och mertid. år som anteckningarna avser. används för att kontrollera att gränsvärden för jourtid, övertid och mertid inte överskrids enligt

text: arbetstidslagen (1982:673)

text: Skatteuppgifter. Gallras 2 år efter det att uppgifter- Avser till exempel jämkningsna har upphört att gälla. beslut eller begäran om höjning av skatteavdrag.

text: Uppgifter för skatteredo- Gallras 7 år efter utgången av det Avser till exempel uppgifter visning. räkenskapsår som uppgifterna som redovisar preliminär skatt, avser. kontrolluppgifter eller uppbördsspecifikationer.

text: Utmätningsbeslut. Gallras 2 år efter det att beslutet Avser beslut som inkommer har upphört att gälla. från Kronofogdemyndigheten.

text: Sammanställningar över Bevaras. Avser beskrivningar i klartext lönearter. av löneartskoder i ett lönesystem. Benämns även löneartsförteckningar.

text: Lönesammanställningar. Bevaras. Avser även lönespecifikationer eller lönelistor.

text: Sammanställningar över 1. Gallras när de inte längre beberäkningar av retroaktiva hövs för verksamheten under förlöner. utsättning att uppgifterna framgår av lönesammanställningar. 2. Gallras 2 år efter utgången av det år som uppgifterna avser om 1. inte är tillämpligt.

text: Kvitton rörande frisk- Gallras 7 år efter det att ersätt- Avser kvitton som lämnas in av vårds-, läkarvårds- eller ningen betalades ut. den anställde för att begära erläkemedelsersättningar. sättning.

text: Uppgifter som visar av- Gallras 2 år efter utgången av det Benämns även signallistor. vikelser i samband med år då löneberäkningen gjordes. löneberäkningar.

text: Sammanställningar och Gallras när handlingarna inte Avser till exempel sammanavstämningar av löne- längre behövs för verksamheten. ställningar som görs i syfte att händelser. vara tillfälliga hjälpmedel i arbetet.

text: Reseräkningar med bila- 1. Gallras 7 år efter det att ersätt- Punkten 2. avser till exempel gor. ningen betalades ut. utlägg för resor med buss eller 2. Bilagor i form av kvitton som taxi. redovisar utlägg som den anställde har gjort i tjänsten får skannas och därefter gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.

text: Avstämningar för kontroll Gallras när handlingarna inte Avser integrationer med andra av transaktionsinforma- längre behövs för verksamheten. myndigheter för periodvisa tion. rapporteringar av uppgifter ur lönesystemet, till exempel rapportering till Försäkringskassan avseende sjukdom de första 14 dagarna, Statistiska centralbyrån avseende lönestatistik, Statens pensionsverk avseende information för kommande pensionsutbetalningar eller Arbetsgivarverket avseende lönestatistik.

text: Sammanställningar av Gallras när handlingarna inte Personal- eller lönehändelser aviseringar om olika per- längre behövs för verksamheten. avser till exempel pensionsavsonal- eller lönehändelser. gångar eller slutdatum för tillfälligt anställda.

text: Övriga underlag för utbe- Gallras 2 år efter det att ersätt- Avser till exempel underlag till talningar. ningen betalades ut. tidsredovisnings- eller flextidsystem, underlag för utbetalning av föräldrapenning m. m.

text: Hantera personalärenden

text: Handlingar rörande avsked Bevaras. Handlingar rörande avsked ineller omplaceringar. går även i Hantera avveckling av personal.

text: Handlingar rörande disci- Bevaras plinärenden och personalansvarsnämnd.

text: Hantera arbetsmiljöfrågor

text: Handlingar rörande arbets- Bevaras. Avser anmälan, beslut och skador. övriga handlingar som har haft betydelse i ärendet.

text: Handlingar rörande rehabi- Bevaras. Avser anmälan, beslut och literingsutredningar. övriga handlingar som har haft betydelse i ärendet.

text: Handlingar rörande arbets- Bevaras. Ansökan om bidrag för arbetshjälpmedel. hjälpmedel görs till Försäkringskassan.

text: Handlingar rörande syste- Bevaras. Avser handlingar som ingår i matiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, till exempel arbetsmiljöpolicy, handlingsplaner, riskbedömningar eller uppföljningar.

text: Jämställdhetsplaner. Bevaras.

text: Handlingar rörande före- Bevaras. Avser till exempel friskvårdsbyggande hälsovård. satsningar.

text: Hälsobokslut. Bevaras.

text: Hantera avveckling av personal

text: Ansökningar om entledi- Bevaras. gande.

text: Handlingar rörande upp- Bevaras. Avser till exempel varsel om sägningar. uppsägning, besked om att en tidsbegränsad anställning inte kommer att fortsätta och uppsägning. Se även Hantera personalärenden för handlingar rörande avsked.

text: Tjänstgöringsintyg. Gallras när handlingen inte längre Avser tjänstgöringsintyg som behövs för verksamheten under har utfärdats av myndigheten. förutsättning att uppgifterna i intyget framgår av tjänstgöringsjournaler eller motsvarande handlingar som bevaras.

text: Undantag från gallring:

text: Handlingar i samband med Bevaras. Avser till exempel ansökan och pensionsutredning. beslut om pension eller deltidspension, handlingar rörande anstånd med pensionsavgång eller utdrag från tjänstematrikel.

text: Elanders Sverige AB, 2019


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA–FS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter

text: 1 kap. Tillämpningsområde

text: Föreskrifterna gäller för arkiv hos – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, – sådana organ som avses i

text: 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

text: till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, – sådana enskilda organ som avses i lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring, och – Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges, sådana myndigheter och organ som upptas i

text: första stycket

text: Senaste lydelse

text: RA-FS 2012:1

text: . 1

text: Föreskrifterna gäller även i tillämpliga delar för handlingar som – överlämnats till myndigheten från annan myndighet eller enskild och som införlivats med myndighetens arkiv, – överlämnats till myndigheten från annan myndighet och som förvaras skilda från myndighetens arkiv, – myndigheten framställer för annan myndighets räkning eller förvarar för annan myndighets räkning för teknisk bearbetning eller teknisk lagring, och – myndigheten har lånat in från annan myndighet. Allmänna råd. Bestämmelsen bör även omfatta handlingar som myndigheten med full äganderätt har övertagit som gåva eller legat från enskild, uteslutande för förvaring och vård eller för forsknings- och studieändamål.

text: Om en myndighet överlåter framställning, teknisk bearbetning eller teknisk lagring av handlingar till en annan myndighet eller till en enskild, ska denna genom en skriftlig överenskommelse åläggas skyldighet att följa tillämpliga föreskrifter inom arkivområdet.

text: Föreskrifterna i denna författning gäller om det inte finns avvikande regler i lag eller förordning, eller i föreskrifter eller beslut som grundar sig på lag.

text: RA-FS 1997:4

text: Riksarkivet kan föreskriva om undantag från föreskrifterna i 6 kap. om det finns särskilda skäl.

text: Vad som sägs i 9 kap. 5, 6 och 10 §§ gäller inte för Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar. Bestämmelser enligt första stycket meddelas istället i särskilda föreskrifter.

text: 2 kap. Definitioner

text: I dessa föreskrifter avses med aktivitet led i en process, databärare fysiskt underlag för handlingar, elektronisk handling upptagning för automatiserad behandling i enlighet med

text: 2 kap. 6 § tryckfrihetsförordningen (1949:105)

text: , förvaringsenhet mängd av handlingar som avgränsas fysiskt eller logiskt,

text: Angavs felaktigt som 4 §

text: RA-FS 2008:4

text: . Angavs felaktigt som 5 §

text: RA-FS 2018:2

text: . 2 Senaste lydelse

text: RA-FS 2018:2

text: gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför – förlust av betydelsebärande data, – förlust av möjliga sammanställningar, – förlust av sökmöjligheter, eller – förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet, handlingsslag de handlingar som inkommer eller upprättas genom att en process genomförs upprepat, handlingstyp de handlingar som inkommer eller upprättas genom att en aktivitet genomförs upprepat, klassificeringsstruktur struktur som representerar verksamheten, och som används för klassificering av handlingsslag, medium medel och metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar, process avgränsad följd av aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten, strukturenhet del av klassificeringsstruktur.

text: 3 kap. Avgränsning och organisation

text: Myndigheten ska fortlöpande planera och styra arkivets avgränsning och organisation. Allmänna råd. Myndigheter med omfattande eller komplex arkivbildning bör fastställa en plan för framställning och hantering av de allmänna handlingarna. Planen kan innehålla uppgifter om hur olika slag av handlingar ska framställas och i vissa fall överföras till nya databärare (val av medium, databärare och format), kontrolleras avseende kvalitet och autenticitet vid framställning och överföring, registreras och i vissa fall märkas, arkiveras, förvaras och skyddas samt gallras eller långtidslagras. Vid behov kan planen kompletteras med grafiska beskrivningar. RA-FS

text: Myndigheten ska, förutom allmänna handlingar, arkivera sådana minnesanteckningar, utkast och koncept som avses i

text: 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen (1949:105)

text: , om de är av betydelse för myndighetens verksamhet, allmänhetens insyn, rättskipning, förvaltning eller forskning. Övriga handlingar ska avlägsnas när handläggning eller annat arbete har avslutats.

text: Senaste lydelse

text: RA-FS 1997:4

text: . 3

text: Handlingar som ska tillhöra myndighetens arkiv ska, redan från det att de kommer in till eller upprättas hos myndigheten, hållas skilda från andra myndigheters och enskildas handlingar. Allmänna råd. Om flera myndigheter använder ett gemensamt system bör myndigheterna redan vid planeringen av systemet överväga hur handlingarna ska kunna skiljas åt, logiskt och vid behov även fysiskt, så att de kan tillföras respektive myndighets arkiv.

text: RA-FS 1997:4

text: Handlingar som tillkommit under handläggningen av ett ärende eller annan avgränsad process, ska kunna presenteras och lämnas ut samlat. Handlingarna ska så långt möjligt ges en organisation som avspeglar processen. Allmänna råd. En samlad presentation kan ske genom att handlingarna fysiskt förvaras tillsammans i akter, dossierer eller motsvarande, men även genom att logiska samband upprättas mellan handlingarna.

text: RA-FS 1997:4

text: Handlingarna ska arkiveras på ett sådant sätt att det klart framgår vilket innehåll de hade när de inkom till myndigheten, upprättades där, eller användes som underlag för myndighetens handläggning eller övriga handlande. Allmänna råd. Det bör särskilt uppmärksammas hur arkivering ska ske av sådana uppgifter och uppgiftssammanställningar som hämtats ur interna och externa databaser, samt uppgifter som legat till grund för automatiska beslut.

text: RA-FS 1997:4

text: Handlingar som myndigheten upprättar för publicering eller motsvarande spridning, ska arkiveras på ett sådant sätt att de kan skiljas från myndighetens publikationslager, distributionssystem och bibliotekshandlingar.

text: RA-FS 1997:4

text: Genom strukturering med utgångspunkt i myndighetens verksamhet, och klassificering i enlighet med i förväg bestämda kriterier, ska arkivet ges en organisation som – befrämjar sökning och tillgänglighet, – bidrar till att skydda handlingarna från obehörig åtkomst, och – möjliggör en ändamålsenlig hantering och lagring. Om så krävs ska handlingarna märkas eller på annat sätt ges en identitet som gör att de kan återsökas, och som gör att arkivets struktur kan upprätthållas.

text: RA-FS 1997:4

text: 4 kap. Framställning och överföring

text: Myndigheten ska välja medium och databärare med beaktande av att handlingarna ska kunna framställas, hanteras, förvaras och vårdas på ett tillfredsställande sätt. Hänsyn ska även tas till de olika mediernas förutsättningar avseende sökbarhet och tillgänglighet. Allmänna råd. Myndigheten bör även beakta de olika databärarnas lagringskapacitet.

text: nan databärare under den tid som de ska bevaras.

text: Förstöring av den ursprungliga databäraren, efter överföring av handlingar från en databärare till en annan, kan i enlighet med definitionen i

text: 2 kap. 1 § utgöra gallring. Förstöring får i sådana fall endast ske med stöd av gallringsföreskrifter.

text: Allmänna råd. Överföring av information till en databärare inom samma medium, t.ex. från hårddisk till magnetband räknas i allmänhet inte som gallring medan överföring till en databärare inom ett annat medium, t.ex. från magnetband till mikrofilm eller från papper till elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) alltid räknas som gallring.

text: 5 kap. Hantering, förvaring och skydd

text: Handlingarna ska under hela bevarandetiden hanteras, förvaras och skyddas så att den fysiska och logiska kvaliteten bibehålls.

text: Allmänna råd. Myndigheten bör fastställa rutiner för att skydda handlingarna mot obehörig åtkomst, manipulation och stöld. Även rutiner för transport inom och utom myndigheten bör fastställas. Handlingarna bör endast efter myndighetens medgivande vara tillgängliga för personer som inte tillhör myndigheten. Vid tillhandahållande av handlingar till allmänheten bör myndigheten övervaka hur handlingarna handhas.

text: RA-FS 1997:4

text: Myndigheten ska välja förvaringsmedel med hänsyn till de krav som ställs på handlingarnas användning och skydd.

text: Allmänna råd. Myndigheten bör härvid beakta – handlingarnas bevarandetid, – handlingarnas användning (hanterbarhet, slitage m.m.), – behov av skydd mot yttre påverkan samt – krav på säkerhet (skydd mot skingring m.m.).

text: RA-FS 1997:4

text: Myndigheten ska förvara arkivet i sådan ordning att kontroll och sökning i arkivet underlättas.

text: 6 kap. Arkivredovisning Arkivredovisningens funktion och omfattning

text: Myndigheten ska upprätta en arkivredovisning som gör det möjligt att – förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar, – överblicka handlingsbeståndet, – söka och ta fram handlingar, och – hantera och förvalta handlingar.

text: RA-FS 2008:4

text: Senaste lydelse

text: RA-FS 1997:4

text: . 5

text: Arkivredovisningen ska omfatta myndighetens hela arkivbestånd.

text: Arkivredovisningen ska bestå av uppgifter som kan presenteras som – en arkivbeskrivning, – en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, och – en arkivförteckning. Arkivredovisningens uppgifter ska relateras till varandra över tiden. Till arkivredovisningen ska knytas uppgifter om hur arkivredovisningen ska användas. Allmänna råd. Uppgifter enligt tredje stycket avser t.ex. uppgifter om arkivredovisningens utformning, standarder och metoder som har använts vid utarbetandet, och förklaring av använda symboler och koder.

text: RA-FS 2008:4

text: Arkivredovisningen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande.

text: RA-FS 2008:4

text: Arkivbeskrivning

text: Arkivbeskrivningen ska bestå av följande uppgifter om myndigheten, verksamheten, arkivet och arkivverksamheten: – myndighetens namn, – tidpunkt för myndighetens tillkomst (och upphörande), – myndighetens verksamhet, – myndighetens organisation, – sökmedel till arkivet, – inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess och gallring, – överlämnande av arkiv eller verksamhet från annan myndighet eller enskild, – överlämnande av arkiv eller verksamhet till annan myndighet eller arkivmyndighet, och – arkivverksamhetens organisation.

text: När uppgifter i arkivbeskrivningen har blivit inaktuella ska en ny version av arkivbeskrivningen upprättas. Arkivbeskrivningen ska ges en struktur som underlättar en samlad presentation av versionerna.

text: RA-FS 2008:4

text: Klassificeringsstruktur

text: Representation av verksamheten

text: Myndigheten ska fastställa en klassificeringsstruktur som representerar verksamheten.

text: Senaste lydelse

text: RA-FS 2008:4

text: . Senaste lydelse

text: RA-FS 2008:4

text: . 6 Senaste lydelse

text: RA-FS 2008:4

text: Klassificeringsstrukturen ska användas för klassificering vid upprättande av arkivförteckning. Allmänna råd. Klassificeringsstrukturen bör användas som utgångspunkt vid registrering enligt

text: 5 kap.

text: offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

text: . RA-FS

text: Klassificeringsstrukturen ska vara hierarkiskt-systematiskt uppbyggd. Den översta nivån i klassificeringsstrukturen ska representera myndighetens verksamhetsområden, och den nedersta nivån de processer som har identifierats i verksamheten. Klassificeringsstrukturen får omfatta flera nivåer. Allmänna råd. På klassificeringsstrukturens översta nivå bör verksamheterna ges följande ordning: – styrande verksamheter, – stödjande verksamheter, och – kärnverksamheter.

text: RA-FS 2008:4

text: Samtliga processer som avsätter handlingar ska representeras i klassificeringsstrukturen.

text: RA-FS 2008:4

text: Uppgifter om klassificeringsstrukturen

text: Följande uppgifter ska anges om klassificeringsstrukturen: – myndighetens namn, – klassificeringsstrukturens versionsnummer, – tidpunkt när klassificeringsstrukturen tas i bruk, – tidpunkt när klassificeringsstrukturen avslutas, och – myndighetens beslut.

text: RA-FS 2008:4

text: Uppgifter om strukturenheterna

text: Följande uppgifter ska anges om strukturenheterna på samtliga nivåer: – beteckning på strukturenheten, – namn på strukturenheten. Strukturenhetens beteckning ska bildas genom numerisk punktnotation.

text: RA-FS 2008:4

text: Ändringar av strukturenheterna

text: Vid ändringar i verksamheten får strukturenheter läggas till eller avslutas. Gamla och nya strukturenheter som har ett nära samband ska relateras till varandra. En beteckning får inte återanvändas inom samma struktur.

text: RA-FS 2008:4

text: För en nytillkommen strukturenhet ska följande uppgifter anges, förutom beteckning och namn enligt 11 §: – tidpunkt när strukturenheten tas i bruk, och – myndighetens beslut. Om en strukturenhet motsvarar en verksamhet som förts över från en annan myndighet ska uppgifter anges om vilken myndighet detta gäller.

text: När en strukturenhet avslutas ska tidpunkten för detta anges. Om den avslutade strukturenheten motsvarar en verksamhet som förts över till en annan myndighet ska uppgifter anges om vilken myndighet detta gäller.

text: Ny klassificeringsstruktur

text: Vid genomgripande förändringar av verksamheten, eller när klassificeringsstrukturen riskerar att bli oöverskådlig på grund av ändringar, ska den avslutas och en ny tas i bruk. Vid byte av struktur ska strukturenheter som har ett nära samband relateras till varandra.

text: RA-FS 2008:4

text: Processbeskrivningar

text: Samtliga processer som representeras i klassificeringsstrukturen ska beskrivas grafiskt eller i text. Det ska framgå av processbeskrivningen vad som initierar och avslutar en process samt vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i processen. I de fall myndigheten arbetar i en process som är gemensam med en annan myndighet eller enskild ska detta framgå. Processbeskrivningen får utelämnas om det är uppenbart att den inte behövs för förståelsen av processen eller dess samband med det handlingsslag som bildas.

text: RA-FS 2008:4

text: Arkivförteckning

text: Redovisning av handlingsslag och handlingstyper

text: Följande uppgifter ska anges om handlingsslag och handlingstyper: – beteckning på handlingsslaget, – namn på handlingsslaget, – namn på ingående handlingstyper, – handlingsslagets och de ingående handlingstypernas organisation, – tidpunkt för när handlingstyperna tas i bruk eller avslutas, – gallring, och – sekretess.

text: Senaste lydelse

text: RA-FS 2008:4

text: . 8 Senaste lydelse

text: RA-FS 2008:4

text: Upphävd

text: Redovisning av förvaringsenheter

text: Uppgifter om förvaringsenheterna ska anges i den utsträckning som behövs för handlingarnas identifiering, åtkomst och hantering.

text: RA-FS 2019:2

text: Klassificeringsstruktur, handlingsslag och förvaringsenheter ska relateras till varandra i den utsträckning som behövs för handlingarnas identifiering, åtkomst och hantering.

text: 7 kap. Gallring

text: Myndigheten ska fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring.

text: Föreskrifter eller beslut om gallring utfärdas av Riksarkivet. Framställning om gallring inges till Riksarkivet.

text: Allmänna råd. Framställningen bör innehålla en beskrivning av de handlingar som föreslås till gallring, uppgift om handlingarnas omfattning, redogörelse för deras användning och betydelse samt en motivering till gallringsförslaget.

text: Handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut ska förstöras under kontroll.

text: Allmänna råd. Särskild aktsamhet bör iakttas när det gäller handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter.

text: 8 kap. Återlämnande

text: Föreskrifter om återlämnande av handlingar till annan myndighet eller enskild utfärdas av Riksarkivet. Framställning om återlämnande inges till Riksarkivet.

text: Allmänna råd. Framställningen bör innehålla en beskrivning av de handlingar som föreslås till återlämnande, uppgift om handlingarnas omfattning, redogörelse för deras användning samt en motivering till förslaget. Återlämnande av enstaka handlingar bör noteras i ärenderegister eller motsvarande.

text: Senaste lydelse

text: RA-FS 2008:4

text: . Senaste lydelse

text: RA-FS 2008:4

text: . Senaste lydelse

text: RA-FS 2008:4

text: . Senaste lydelse

text: RA-FS 1997:4

text: . Senaste lydelse

text: RA-FS 1997:4

text: . Senaste lydelse

text: RA-FS 1997:4

text: . Senaste lydelse

text: RA-FS 1997:4

text: . 9

text: Bestämmelser om överlämnande av handlingar i andra författningar

text: Bestämmelser om överlämnande av allmänna handlingar till enskilda organ som avses i

text: 2 kap. 21 § tryckfrihetsförordningen (1949:105)

text: finns i lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.

text: Bestämmelser för kommittéer som avses i

text: 1 § kommittéförordningen (1998:1474)

text: om överlämnande av arkiv till en annan myndighet finns i Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 2013:3

text: ) och allmänna råd om arkiv hos kommittéer under regeringen.

text: Bestämmelser för en myndighet som ska överlämna arkiv till en annan

text: myndighet

text: En myndighet som upphör helt och hållet och vars verksamhet inte förs över till en annan myndighet, ska i enlighet med

text: 11 § arkivlagen (1990:782)

text: lämna över sitt arkiv till Riksarkivet inom tre månader, om inte regeringen eller Riksarkivet föreskriver något annat.

text: RA-FS 2018:2

text: En myndighet som upphör helt eller delvis och vars verksamhet förs över till en annan myndighet ska lämna över sitt arkiv eller berörda delar av arkivet till den myndighet som tar över verksamheten, om inte annat följer av. – lag eller föreskrift som meddelas av regeringen – särskilt beslut av regeringen, eller – överenskommelse med Riksarkivet i enlighet med

text: 9 § arkivlagen (1990:782)

text: Om elektroniska handlingar införlivas i den övertagande myndighetens arkiv ska arkivexemplar framställas och tillföras den överlämnande myndighetens arkiv, med undantag av det som gäller enligt 9 §. Allmänna råd. Överlämnandet bör dock ske endast under förutsättning att den mottagande myndigheten behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna bedriva den överförda verksamheten. En myndighet som ska lämna över delar av arkivet bör överväga möjligheten att för överlämnande framställa kopior av handlingarna eller att föra över handlingarna till elektroniska handlingar. Myndigheten bör även överväga att tillgodose den övertagande myndighetens behov av tillgång till handlingarna genom utlån för tjänsteändamål i enlighet med

text: 7 § arkivförordningen (1991:446)

text: RA-FS 2018:2

text: En myndighet vars verksamhet upphör helt eller delvis och överförs till en annan myndighet ska innan överföringen skriftligen rapportera detta till Riksarkivet.

text: RA-FS 2018:2

text: Senaste lydelse

text: RA-FS 2018:2

text: . 10 Senaste lydelse

text: RA-FS 2018:2

text: Arkiv som överlämnas ska dokumenteras i myndighetens arkivredovisning i enlighet med 6 kap. Dokumentation som avses i första stycket ska sändas till Riksarkivet inom sex månader efter det att verksamheten har förts över. Allmänna råd. Handlingar som tillhör ett ärende som ska införlivas i arkivet hos den myndighet som tar över ärendet bör även dokumenteras i ärenderegister eller motsvarande sökregister till myndighetens allmänna handlingar.

text: RA-FS 2018:2

text: Dokumentation som har upprättats i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om handlingar på papper, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på mikrofilm, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på ritfilm och reprografisk film samt Riksarkivets föreskrifter om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband, och som behövs för fortsatt bevarande ska följa med vid överlämnandet.

text: RA-FS 2018:2

text: Bestämmelser för en myndighet som ska ta över arkiv från en annan

text: myndighet

text: En myndighet som tar över arkiv från en annan myndighet får inte blanda samman handlingarna med det egna arkivet. Myndigheten kan dock om det finns särskilda skäl införliva vissa handlingar med det egna arkivet. Allmänna råd. Med särskilda skäl avses t.ex. att ett införlivande av handlingarna är en förutsättning för att verksamheten ska kunna bedrivas vidare hos den övertagande myndigheten. Myndigheten bör överväga om det finns alternativ till att övertagna arkivhandlingar införlivas i myndighetens arkiv, t.ex. genom att endast kopior av handlingar lämnas över och införlivas.

text: RA-FS 2018:2

text: Elektroniska handlingar som införlivas i den övertagande myndighetens arkiv ska i den fortsatta hanteringen kunna påvisa samband med den överlämnande myndigheten.

text: RA-FS 2018:2

text: Arkiv som tas över ska dokumenteras i den övertagande myndighetens arkivredovisning i enlighet med 6 kap. Dokumentation som avses i första stycket ska sändas till Riksarkivet inom sex månader efter det att verksamheten har förts över. Allmänna råd. Handlingar som tillhör ett ärende som ska införlivas i arkivet hos den myndighet som tar över ärendet bör även dokumenteras i ärenderegister eller motsvarande sökregister till myndighetens allmänna handlingar.

text: RA-FS 2018:2

text: Om Riksarkivet har föreskrivit eller beslutat om gallring eller annat avhändande för de handlingar som tas över och fristen för avhändandet inte har löpt ut, får den övertagande myndigheten istället verkställa detta. Allmänna råd. Ändring, rättelse och gallring i övertagna handlingar bör dokumenteras på ett sådant sätt att det framgår vem som har vidtagit åtgärden.

text: RA-FS 2018:2

text: Bestämmelser om överlämnande till Riksarkivet

text: En myndighet kan enligt

text: 9 § arkivlagen (1990:782)

text: , efter överenskommelse överlämna arkivmaterial till Riksarkivet.

text: RA-FS 2018:2

text: En myndighet som önskar att lämna över arkiv till Riksarkivet ska komma in med en framställning om detta. Allmänna råd. Myndighetens framställning avses utgöra underlag för en överenskommelse om överlämnande till Riksarkivet. Framställningen bör innehålla en förteckning över de handlingar som överlämnandet avser.

text: RA-FS 2018:2

text: Myndigheten ska kontakta Riksarkivet i så god tid före överlämnandet att Riksarkivet ges tillfälle att samråda kring överlämnandet eller inspektera de handlingar som ska överlämnas.

text: RA-FS 2018:2

text: Arkiv som överlämnas ska vara förtecknade och handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut ska vara gallrade om inte myndigheten kommer överens om annat med Riksarkivet.

text: RA-FS 2018:2

text: Dokumentation som har upprättats i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om handlingar på papper, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på mikrofilm, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på ritfilm och reprografisk film samt Riksarkivets föreskrifter om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband, och som behövs för fortsatt bevarande, vård och tillhandahållande, ska följa med vid överlämnandet.

text: RA-FS 2018:2

text: Vid överlämnande till Riksarkivet gäller bestämmelser om transporter av handlingar i enlighet med de föreskrifter som räknas upp i 16 §. RA-

text: FS 2018:2

text: I överlämnandet ska ingå de antal exemplar av handlingarna som framgår av de föreskrifter som räknas upp i 16 §.

text: RA-FS 2018:2

text: Vid överlämnande av arkivmaterial ska Riksarkivet i enlighet med

text: 17 § andra stycket arkivförordningen (1991:446)

text: träffa en överenskommelse med myndigheten om ersättning för kostnader hos Riksarkivet för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna samt för engångskostnader i samband med övertagandet. Allmänna råd. Om myndigheten inte har följt kraven i Riksarkivets föreskrifter kan detta leda till särskilda kostnader för myndigheten i samband med överlämnandet.

text: RA-FS 2019:2

text: 12 Senaste lydelse

text: RA-FS 2018:2

text: Särskilda bestämmelser om överlämnande av elektroniska handlingar till

text: Riksarkivet

text: Vid överlämnande till Riksarkivet gäller bestämmelser om transporter av elektroniska handlingar i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar.

text: RA-FS 2018:2

text: Inför ett överlämnande ska myndigheten på begäran av Riksarkivet tillhandahålla de elektroniska handlingarna samt tillhörande dokumentation för analys eller verifiering. Riksarkivet kommer i varje enskilt fall överens med myndigheten hur detta ska ske.

text: RA-FS 2018:2

text: Elektroniska handlingar som överlämnas till Riksarkivet ska uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav för elektroniska handlingar.

text: Vid överlämnandet av elektroniska handlingar till Riksarkivet ska Riksarkivet besluta om – innehåll och omfattning – vilken dokumentation som krävs, och – hur överlämnandet ska ske

text: RA-FS 2018:2

text: Överlämnandet får ske först sedan – analys eller verifiering i enlighet med 21 § har genomförts, – innehållet och omfattningen av de elektroniska handlingarna har fastställts, – dokumentationen har godkänts av Riksarkivet, och – Riksarkivet har kommit överens med myndigheten på vilket sätt överlämnandet ska ske.

text: Varje överlämnande ska omfatta – elektroniska handlingar, – dokumentation i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar, och – utdrag ur myndighetens arkivredovisning.

text: 10 kap. Utlån

text: Handling som lånats in till en myndighet för tjänsteändamål får lånas vidare till annan myndighet för tjänsteändamål under förutsättning att den långivande myndighetens medgivande inhämtats.

text: Utlån för forsknings- och studieändamål får endast ske i enlighet med Riksarkivets föreskrifter eller beslut.

text: RA-FS 1997:4

text: Senaste lydelse

text: RA-FS 2018:2

text: . Senaste lydelse

text: RA-FS 2018:2

text: . Senaste lydelse

text: RA-FS 2018:2

text: . 13

text: Utlån för utställningsändamål och därmed jämförligt ändamål får ske efter Riksarkivets beslut i varje enskilt fall.

text: Annat utlån än vad som avses i 1–3 §§ får inte ske utan föreskrifter eller beslut från Riksarkivet.

text: RA-FS 1997:4

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 1991 . 2. Genom föreskrifterna upphävs riksarkivets cirkulär (

text: ) om tilllämpningen av allmänna arkivstadgan den 10 november 1961 (nr 590) och riksarkivets cirkulär (

text: ) om ändring av detta cirkulär. 3. Arkivbeskrivning i enlighet med

text: 6 kap.

text: 2 §§

text: , ska omfatta myndighetens arkiv fr.o.m. tidpunkten för den senaste större omorganisationen, dock senast fr.o.m.

text: arkivlagens

text: ikraftträdande. 4. Riksarkivet och krigsarkivet har den 23 maj 1991 beslutat att riksarkivets och krigsarkivets cirkulär (

text: ) angående plan till förteckning över centrala ämbetsverks m.fl. arkiv ska upphöra att gälla fr.o.m. den 1 juli 1991. I de fall myndigheten har upprättat arkivförteckning i enlighet med – kungörelsen (

text: ) angående plan till förteckning över vissa centrala ämbetsverks arkiv, – riksarkivets och krigsarkivets cirkulär (

text: ) angående plan till förteckning över centrala ämbetsverks m.fl. arkiv eller – riksarkivets och krigsarkivets cirkulär (

text: ) angående plan till förteckning över centrala ämbetsverks m.fl. arkiv får myndigheten fortsätta att använda den avvikande förteckningsplanen till dess att arkivförteckningen avslutas och en ny arkivförteckning påbörjas. I de fall riksarkivet eller krigsarkivet har beslutat om särskild förteckningsplan för en myndighet eller en grupp av myndigheter ska förteckningsplanen gälla till dess att riksarkivet beslutar annat.

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 februari 1998 . 2. Genom ikraftträdandet av denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 1995:1

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, med föreskrifter om ändring (

text: RA-FS 1996:3

text: ). 3. Föreskrifter eller beslut som Riksarkivet utfärdat med stöd av 9 kap. 2 §

text: RA-FS 1991:1

text: , om undantag från 3 kap. 3 §, ska fortsättningsvis gälla som om de utfärdats med stöd av 9 kap. 3 § i denna författning. 4. Allmänna handlingar som Riksarkivet överlämnat i enlighet med 3 § Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 1995:1

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, ska tills vidare förvaras hos enskilt organ till dess att det enskilda organet överlämnar allmänna handlingar till annat enskilt organ, i enlighet med förordningen (

text: Senaste lydelse

text: RA-FS 1997:4

text: RA-FS 1991:1

text: . 14

text: RA-FS 1997:4

text: om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter, eller till dess att de allmänna handlingarna överlämnas till arkivmyndighet för förvaring.

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2009 . 2. Handlingar som tillkommer före den 1 januari 2013 får redovisas enligt 6 kap.

text: RA-FS 1991:1

text: (ändrad 1997:4). Redovisning enligt tidigare bestämmelser ska vara avslutad senast den 1 januari 2014. Riksarkivet kan föreskriva om senare sluttidpunkt. 3. Handlingar som har tillkommit före den 1 januari 2014 får redovisas enligt bestämmelserna i 6 kap. denna författning efter särskilt beslut från arkivmyndigheten. 4. I de fall Riksarkivet före den 1 januari 2009 har föreskrivit om alternativ till förteckningsplanen i 6 kap. 7 § 1991:1 (ändrad 1997:4), får den föreskrivna klassificeringsstrukturen användas även i fortsättningen.

text: Denna författning träder i kraft den 15 december 2012 .

text: Denna författning träder i kraft den 1 januari 2019 .

text: Denna författning träder i kraft den 1 september 2019 .

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Håkan Lövblad

text: RA-FS 2008:4

text: RA-FS 2012:1

text: RA-FS 2018:2

text: RA-FS 2019:2

text: . 15

text: Elanders Sverige AB, 2019


title: Riksarkivets föreskrifter om upphävande av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:9) om fortsatt giltighet av vissa föreskrifter om arkiv och gallring hos statliga myndigheter, utfärdade med stöd av allmänna arkivstadgan (1961:590)

text: Denna författning träder i kraft den 1 januari 2020.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Fredrik Lindberg

text: 1080321 RAFS 3 2019.fm Page 2 Friday, November 15, 2019 2:19 PM Elanders Sverige AB, 2019


title: Riksarkivets föreskrifter om upphävande av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2008:2) om återlämnande av handlingar från domstol

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Ian Fallenius

text: 1080321 RAFS 4 2019.fm Page 2 Friday, November 15, 2019 2:21 PM Elanders Sverige AB, 2019


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet

text: Handlingar som efter en tid förlorar betydelse för löne- eller personaladministration, som till exempel kopior eller överflödiga sammanställningar som använts för till exempel fortlöpande intern kontroll, avstämning eller rapportering, får gallras med frister som myndigheten själv fastställer.

text: Sammanställningar över Bevaras. Avser beskrivningar i lönearter. klartext av löneartskoder i ett lönesystem. Benämns även löneartsförteckningar.

text: Lönesammanställ- Bevaras. Kan även benämnas löneningar. specifikationer eller lönelistor. Avser sammanställningar av uppgifter som redogör för lönetransaktioner för en viss månad och en viss anställd. Uppgifterna syftar bland annat till att kunna utreda pensioner. Kan bland annat bestå av uppgifter som:

text: – Individ (Personnummer, namn och adress). – Utbetalningsperiod (år och månad). – Anställningsperiod. – Arbetsgivarkod (vid behov). – Kön. – Anställningsnummer. – Löneart (kod och klartext). – Löneindelning (kod och klartext). – Korrigering. – Löneförmåner och löneavdrag. – Tjänstledigheter. – Lönehändelsens omfattning. – Antal (dagar, timmar m.m. beroende på ersättning/avdrag). – A-pris. – Belopp. – Valuta.

text: Sammanställningar 1. Gallras när de inte längre över beräkningar av behövs för verksamheten retroaktiva löner. under förutsättning att uppgifterna framgår av lönesammanställningar. 2. Gallras 2 år efter utgången av det år som uppgifterna avser om 1. inte är tillämpligt.

text: Denna författning träder i kraft den 1 juli 2020.

text: Karin Åström Iko Fredrik Lindberg

text: Elanders Sverige AB, 2020


title: Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2018:3) och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling

text: 1 kap. Omfattning och tillämpning

text: Föreskrifterna gäller för handlingar som inkommit eller upprättats vid eller som har samband med upphandling som regleras i − lagen (

text: ) om offentlig upphandling, − lagen (

text: ) om upphandling inom försörjningssektorerna, − lagen (

text: ) om upphandling av koncessioner, − lagen (

text: ) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, samt − lagen (

text: ) om valfrihetssystem.

text: Regler om säkerhetsskyddad upphandling finns i

text: säkerhetsskyddslagen (2018:585)

text: Föreskrifterna gäller för − statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, − sådana organ som avses i

text: 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

text: , till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, och − sådana enskilda organ som avses i lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.

text: Föreskrifterna omfattar inte handlingar i mål som rör upphandling vid de allmänna förvaltningsdomstolarna eller de allmänna domstolarna. För dessa föreskrivs särskilt.

text: Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter.

text: Handlingarna får gallras enligt vad som anges i bilagan till dessa föreskrifter. Gallringsbara handlingar får även återlämnas under angivna förutsättningar.

text: Allmänna råd. Gallringsfristerna utgör minimigränser och annan reglering kan innehålla krav på längre gallringfrister. För att underlätta tillämpningen har även vissa handlingar som ska bevaras tagits med i bilagan.

text: Handlingarna får inte gallras eller återlämnas om de har eller kan antas få betydelse för forskning eller förståelse av handlingar som bevaras.

text: Allmänna råd. Handlingar kan generellt anses ha betydelse för forskning om upphandlingen de härrör ifrån har stor påverkan på samhället, berör ett större antal individer eller på annat sätt medför stora konsekvenser för de berörda. Exempel på sådana upphandlingar kan vara vid vissa större infrastrukturinvesteringar eller upphandlingar av omfattande ramavtal.

text: Handlingar som efter en tid förlorar betydelse för verksamheten, till exem pel kopior och överflödiga sammanställningar som har använts för till exempel fortlöpande avstämning eller rapportering, får gallras med frister som myndigheten själv fastställer.

text: 3 kap. Dokumentation

text: Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.

text: Allmänna råd. Om myndigheten väljer att undanta handlingar från gallring eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen till det dokumenteras.

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2019 . 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2013:1

text: ) om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling. 3. Denna författning får tillämpas från och med den 1 januari 2017. De upphävda föreskrifterna får fortsatt tillämpas på handlingar vid upphandlingar som har påbörjats den 31 december 2016 eller tidigare.

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 februari 2021.

text: KARIN ÅSTRÖM IKO Carl Billengren

text: RA-FS 2018:3

text: Bilaga

text: Handlingar som får återlämnas eller gallras

text: Handlingar som ska bevaras har medtagits i bilagan för att underlätta tillämpningen.

text: Handlingar Bevarande, återläm- Anmärkningar nande eller gallring

text: Upphandling enligt förfaranden i lagar enligt 1 kap. 1 § med undantag av

text: lagen (

text: ) om valfrihetssystem

text: Annons. Bevaras.

text: Avtal. Bevaras. Från och med den 1 juli 1991.

text: Antagna anbud Bevaras. Avser även antagna an bud inklusive bilagor. inklusive bilagor i direkt upphandlingar vars värde överstiger värdet som anges i

text: 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145)

text: om offentlig upphandling.

text: Bilagor till antagna Allmänna råd. Bör Avser till exempel anbud som utgörs av bevaras i original- modeller och föremål som myndig- form eller på annat arbetsprover. heten bedömt inte är sätt dokumenteras i allmänna handlingar. ärendet exempelvis genom en avbildning.

text: Anbud inklusive 4 år från den dag Avser även anbud bilagor som inte har avtalet slöts eller inklusive bilagor som inte antagits. upphandlingen har antagits i direktavbröts. upphandlingar vars värde För ramavtal ska överstiger värdet som fristen börja räknas anges i 19 kap. 30 § andra från det att det inte stycket lagen (

text: ) längre är möjligt att om offentlig upphandling. utnyttja avtalet. Allmänna råd. Myndigheten bör, före verkställande av åter lämnande eller gallring, säkerställa att uppgifter om kvali fi cering och utvär dering av inkomna anbud framgår av den dokumen tation som bevaras.

text: Individuell rapport Bevaras. eller protokoll.

text: Bilagor till anbud Allmänna råd. Bör Avser till exempel som inte har antagits bevaras i modeller och och utgörs av föremål originalform eller på arbetsprover. som myndigheten annat sätt bedömt inte är dokumenteras i allmänna handlingar. ärendet exempelvis genom en avbildning i 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts.

text: Anbudsansökningar Bevaras. Avser upphandlingar där eller prekvalifice- anbudsgivare ansöker om rings handlingar att få delta i upphandtillhörande antagna lingen. anbud.

text: Övriga anbuds- 4 år från den dag Omfattar även annan ansökningar eller avtalet slöts eller dokumentation som prekvalificerings- upphandlingen tillhör anbudsansökhandlingar. avbröts. ningen eller kvalificerings handlingen.

text: Intyg, bevis eller Bevaras. Avser anbudsgivare som motsvarande som har antagits. inhämtats för kontroll av leverantören.

text: Intyg, bevis eller 4 år från den dag Avser anbudsgivare som motsvarande som avtalet slöts eller inte har antagits. inhämtats för kontroll upphandlingen av leverantören. avbröts.

text: Förtydliganden och Bevaras. Avser antagna anbud. kompletteringar av anbud och anbudsansökningar.

text: Förtydliganden och 4 år från den dag Avser anbud som inte har kompletteringar av avtalet slöts eller antagits. anbud och anbuds- upphandlingen ansökningar. avbröts.

text: Handlingar vid Bevaras. direktupphandlingar vars värde överstiger värdet som anges i

text: om offentlig upphandling.

text: Handlingar vid När de inte längre direktupphandlingar behövs för vars värde inte redovisning, kontroll, överstiger värdet som revision eller för anges i 19 kap. 30 § styrkande av andra stycket lagen fordringar eller andra (

text: ) om rättigheter och offentlig upphandling. skyldigheter.

text: Ordererkännande. 2 år efter det att handlingen har inkommit eller när avtalet har upphört att vara giltigt.

text: Handlingar vid avrop Beställningar där Avser inte upphandling från ramavtal, värdet av det av ramavtal. rang ordnade eller beställda överstiger med annan det som anges i 19 fördelnings nyckel. kap.

text: 30 § andra stycket lagen (2016:1145)

text: om offentlig upphandling bevaras.

text: Handlingar vid avrop Beställningar där Avser inte upphandling från ramavtal, värdet av det av ramavtal. rang ordnade eller beställda inte med annan överstiger det som fördelnings nyckel. anges i

text: om offentlig upphandling får gallras när de inte längre behövs för redovisning, kontroll, revision eller för styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter.

text: Handlingar vid avrop 1. Antagna anbud Avser inte upphandling från ramavtal, med bilagor bevaras. av ramavtal. förnyad konkurrens- 2. Anbud som inte utsättning. har antagits 4 år från den dag avropsavtalet slöts eller den förnyade konkurrensutsättningen avbröts.

text: Upphandling enligt förfarandet i lagen (

text: ) om valfrihetssystem

text: Annons. Bevaras.

text: Kontrakt. Bevaras.

text: Förfrågnings- Bevaras. underlag.

text: Godkända ansök- Bevaras. ningar om deltagande i valfrihetssystem inklusive bilagor.

text: Bilagor till anbud Allmänna råd. Bör Avser till exempel som har antagits och bevaras i original- modeller och som utgörs av form eller på annat arbetsprover. före mål som myndig- sätt dokumenteras i heten bedömt inte är ärendet till exempel allmänna handlingar. genom en avbildning.

text: Ansökningar om 2 år efter det att deltagande i myndigheten beslutat valfrihetssystem som att inte godkänna den inte har godkänts, sökande som inklusive bilagor. handlingarna avser. Får gallras under förutsättning att ansökningarna och utvärdering av dessa har dokumenterats.

text: Bilagor till anbud Allmänna råd. Bör Avser till exempel som inte har antagits bevaras i modeller och och som utgörs av originalform eller på arbetsprover. föremål som annat sätt myndigheten bedömt dokumenteras i inte är allmänna ärendet exempelvis handlingar. genom en avbildning i 2 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts.

text: Förtydliganden och 2 år efter det att kompletteringar av myndigheten beslutat ansökningar om att att inte godkänna den delta i valfrihets- sökande som system som inte har handlingarna avser. godkänts.

text: Intyg och bevis om 2 år efter det att kontroll av sökande myndigheten beslutat som inte har att inte godkänna den godkänts. sökande som handlingarna avser.

text: Övriga handlingar

text: Begäran om Bevaras. Avser Request for information. information, även benämnt Rfi.

text: Spontanofferter. När de inte behövs för verksamheten.

text: Listor och När de inte behövs Avser handlingar som produktkataloger. för verksamheten. inte ingår i anbud eller liknande.

text: Följesedlar och När de inte längre packsedlar. behövs för att styrka rättigheter eller skyldigheter.

text: Tillfälliga hjälpmedel När de inte behövs Avser exempelvis listor som inte tillför för verksamheten. och för teckningar som upp handlingen använts för egna sakuppgift. sammanställningar och uträkningar.

text: Säkerhetsskyddad upphandling.

text: Säkerhetsanalyser Bevaras. Avser att inför ett anbud och särskilda eller en upphandling göra säkerhets analyser. en särskild säkerhetsanalys avseende det aktuella uppdraget.

text: Säkerhetsplaner. Bevaras. Avser säkerhets planer inom säker hets skyddad upphandling.

text: Kontrollplaner. Bevaras. Avser tidsplaner för genomförande av intern kontroll, inklusive SUA-företag, av säkerhetsskyddet.

text: Kravspecifikationer Bevaras. Ingår i upphandlingens med specificerade förfrågningsunderlag. säkerhetsskyddskrav.

text: Säker hetsskydds- Bevaras. avtal.

text: Handlingar från 5 år efter utfört besök Avser PM och rapporter förstagångsbesök och eller kontroll. över kontroll av företags uppföljningskontroll. Undantag från lokaler och övriga gallring: Protokoll förhållanden. samt beslut om åtgärder som ska vidtas vid konstaterade brister bevaras.

text: Säkerhetsskydds- Bevaras. instruktioner.

text: Grunduppgifter vid Bevaras. Avser säkerhetspröv ning säkerhetsprövning. av företags ledningen och företagets säkerhets chef samt för dem som anlitas. Även en allmän bedömning av företagets lämplighet kan ingå i grund uppgifterna.

text: Samtycken. Bevaras. Kan ingå i grunduppgifter vid säkerhetsprövning.

text: Framställningar om Vid förnyad Med person eller register kontroll för framställan eller efter personer avses även person eller personer avslutat uppdrag. ledningen för ett företag. som har anlitats. Företag ska bifoga ett registrerings bevis från Bolagsverket tillsammans med underlaget för registerkontroll.

text: Framställningar om Efter beslut om att Med person eller register kontroll för person eller personer personer avses även person eller personer inte ska anlitas. ledningen för ett företag. som inte har anlitats. Företag ska bifoga ett registreringsbevis från Bolagsverket tillsammans med underlaget för registerkontroll.

text: Förteckningar över 5 år efter senast personer som är införda uppgift eller föremål för efter avanmälan till säkerhetsprövning. Säkerhetspolisen.

text: Beslut om Bevaras. godkännande av leverantörens säkerhetsskydd.

text: Avtal med anbuds- Bevaras. givare/leverantör om skydd av sekretessbelagda uppgifter i anbud/upphandling.

text: Underlag till 5 år efter säkerhets- Säker hets polisen om skydds avtalets säkerhetsskyddsavtal utgång. som träffats eller upphört. Sekretessbevis. 25 år efter uppdragets slut. Anmälningar om Bevaras. Avser anmälningar till överlåtelse av Försvarsmakten eller till verksamhet. Säkerhetspolisen.

text: Elanders Sverige AB, 2021