title: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper

text: 1 kap. Omfattning och tillämpning

text: Omfattning

text: Denna författning omfattar handlingar på papper, t.ex. utskrifter från skrivare och telefaxar, maskinskrivna och handskrivna dokument, blanketter, publikationer, kartor och ritningar. Författningen gäller inte för fotografiska bilder på papper (påsiktsbilder).

text: I författningen finns bestämmelser om omfattning och tillämpning (1 kap.), definitioner (2 kap.), tillämpning i särskilda fall (3 kap.), dokumentation (4 kap.), framställning (5 kap.), hantering och förvaring (6 kap.), förvaringsmedel för långtidslagring (7 kap.), vård (8 kap.) och överlämnande (9 kap.).

text: Författningen specificerar bestämmelser i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1991:1

text: ) om arkiv hos statliga myndigheter, med avseende på pappershandlingar.

text: Vilka tekniska krav som gäller för handlingar på papper framgår av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering.

text: Tillämpningsområde

text: Författningen gäller för statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen.

text: 1. Ändrad

text: RA-FS 1997:4

text: . 1

text: Med statliga myndigheter jämställs i denna författning sådana organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket, första meningen

text: sekretesslagen (1980:100)

text: när det gäller allmänna handlingar i den verksamhet som avses i bilagan i

text: sekretesslagen

text: Författningen skall även tillämpas av – sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, och – Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar vid förvaring av allmänna handlingar med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring m.m.

text: 2 kap. Definitioner

text: I denna författning avses med aktomslag förvaringsmedel, bestående av papper, kartong eller papp, avsett att omsluta och avskilja handlingar, arkivbeständigt papper papper med förmågan att under lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende, samt inverkan av slitage och nötning vid användning, arkivbox förvaringsmedel, bestående av kartong eller papp, i form av box med flik, lock eller annan tillslutningsanordning, avsett att ge ett skydd åt handlingar, beständig egenskapen hos en handling att under lång tid kunna bevaras utan informationsförlust, förvaringsmedel hjälpmedel avsett att ge skydd åt handlingar vid hantering och förvaring, t.ex. aktomslag, arkivbox och ritningsportfölj, gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför – förlust av betydelsebärande data, – förlust av möjliga sammanställningar, – förlust av sökmöjligheter, eller – förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet, gallringsfrist den tid som skall förflyta innan handlingar får gallras, räknat från en bestämd tidpunkt, t.ex. när ärendet till vilket handlingarna hör

text: har slutbehandlats, dom har avkunnats eller beslut expedierats, myndighet sådana myndigheter och organ som avses i 1 kap. 5 – 6 §§ denna författning, ritningsportfölj förvaringsmedel, bestående av kartong eller papp med förstärkningar och tillslutningsanordningar, avsett att ge skydd åt handlingar av större format, skrivmedel material eller utrustning avsedd för framställning av tecken, bilder och liknande på papper, t.ex. pennor, tusch, stämpelfärger, tryckfärger, skrivare, kopiatorer och faxar, åldringsbeständigt papper papper med förmågan att under lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende.

text: 3 kap. Tillämpning i särskilda fall

text: Handlingar som gallras är undantagna från bestämmelserna i denna författning.

text: Allmänna råd. Bestämmelserna i författningen bör tillämpas i den utsträckning som krävs för att handlingarna skall kunna läsas och kopieras fram till gallringstidpunkten. Hänsyn bör därvid tas till gallringsfristens längd och den hantering som handlingarna kommer att utsättas för under bevarandetiden.

text: För handlingar som inkommer till myndigheten i pappersform gäller denna författning med undantag för bestämmelserna i 5 kap.

text: Allmänna råd. Bestämmelserna i 5 kap. bör tillämpas för pappersblanketter som myndigheten framställer och som i ett senare skede ges in till myndigheten och bevaras där.

text: För arkivexemplar av myndighetens tryckta publikationer gäller denna författning med undantag för bestämmelserna i 5 kap. Bestämmelserna i författningen gäller inte för upplagor av myndighetens publikationer.

text: Allmänna råd. Vid arkivering av tryckta publikationer bör även beständiga utskrifter av innehållet tillföras arkivet.

text: 4 kap. Dokumentation

text: Myndigheten skall dokumentera de uppgifter som behövs för handlingarnas hantering, förvaring och vård.

text: Allmänna råd. Av dokumentationen bör framgå om det finns handlingar som behöver kopieras, transporteras eller i övrigt hanteras med särskild aktsamhet, t.ex. på grund av fysiskt skick eller avvikande format. Se även bestämmelser om dokumentation av skador och åtgärder i 8 kap. 1 §. Uppgifterna bör ingå i arkivredovisningen eller instrument som knyts till denna.

text: 5 kap. Framställning

text: Papper

text: Vid framställning av handlingar skall myndigheten använda åldringsbeständigt eller arkivbeständigt papper som uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering. Om myndigheten bedömer att handlingarna kommer att utsättas för omfattande hantering och användning skall arkivbeständigt papper användas. Arkivbeständigt papper skall även användas för handlingar som skall bindas med metoder där handlingarna sys.

text: Allmänna råd. Handlingar av stort format utsätts för mera slitage vid hantering, och bör därför framställas på arkivbeständigt papper. Se 4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering. För att underlätta hantering (läsning, kopiering m.m.) och förvaring bör myndigheten om möjligt använda samma pappersformat för handlingar som skall arkivläggas tillsammans.

text: Skrivmedel

text: Myndigheten skall vid framställning av handlingar använda skrivmedel som uppfyller de tekniska krav som anges i 4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering. Bestämmelserna gäller all framställning av skrift på papper, även märkning och stämpling av handlingar, påtecknande av underskrifter, tjänsteanteckningar och liknande åtgärder.

text: Allmänna råd. Skrivare, kopiatorer och annan utrustning används i allmänhet under lång tid. Tillverkarens rekommendationer rörande underhåll och maximalt antal kopior per tidsenhet bör beaktas.

text: Skadligt material

text: Material som kan skada handlingarna får inte användas vid framställning, ändring eller märkning av handlingarna. Etiketter och symboler som är självhäftande får inte fästas på handlingarna.

text: lingarna.

text: Utformning

text: Handlingarna skall utformas så att läsning, kopiering, skanning och mikrofilmning underlättas.

text: Allmänna råd. Vid framställning av mallar, blanketter och liknande dokument bör starkt färgade eller skuggade fält undvikas. Uppmärksamhet bör även ägnas åt tecknens storlek och avstånd, skriftens färgstyrka samt kontrasten mellan bakgrund och skrift. Om handlingarna skall bindas bör skriften placeras så att bindningen inte försvårar läsning och kopiering av handlingarna.

text: Vid utformning av dokumentmallar skall hänsyn tas till behovet av säker identifiering.

text: Allmänna råd. Dokumentmallar bör utformas så att varje sida kan ges en unik identitet som visar till vilken handling, akt eller dossier den hör.

text: 6 kap. Hantering och förvaring

text: Varsam hantering

text: Understrykning, överstrykning eller andra markeringar får inte göras i handlingarna. Bestämmelsen avser inte behöriga åtgärder.

text: Allmänna råd. Med överstrykning avses även användning av överstrykningspennor. Med behöriga åtgärder avses t.ex. påförande av tjänsteanteckning, ändring av beslut eller rättning av förbiseendefel. Som behöriga åtgärder räknas även sidnumrering eller annan märkning som görs för att hålla samman handlingarna.

text: Självhäftande, flyttbara noteringsblad får inte fästas på skrift eller annan informationsbärande yta. Om självhäftande, flyttbara noteringsblad används skall dessa avlägsnas senast när ett ärende eller annat arbete har avslutats.

text: Förvaringsmedel för kortare tids förvaring

text: Handlingarna skall så snart som möjligt ges en skyddad förvaring.

text: Allmänna råd. Handlingarna bör endast tillfälligt förvaras i pärmar, då dessa inte ger tillräckligt skydd mot skadlig påverkan. Pärmar och hängmappar bör inte överfyllas. Om plastfickor och plastmappar används för kortare tids förvaring bör de vara

text: av sådant material och utförande som rekommenderas i 4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering.

text: Skadliga föremål

text: Häftklamrar skall endast användas om handlingarna annars riskerar att skingras. Handlingar som har inkommit till myndigheten i häftat skick får även i fortsättningen vara häftade. Övriga föremål som kan skada handlingarna skall avlägsnas senast när handlingarna placeras i förvaringsmedel som är avsett för långtidsförvaring.

text: Allmänna råd. Anordningar som kan skada handlingarna vid hantering, kopiering och förvaring eller som är utrymmeskrävande, bör avlägsnas redan i samband med att ett ärende eller annat arbete avslutas. Åtgärder bör samtidigt vidtas för att hålla samman handlingarna på annat sätt, t.ex. genom särskiljande aktomslag. Exempel på föremål som kan skada handlingarna är plastfickor och gummisnoddar, samt anordningar i plast och metall som används för att hålla samman handlingarna, såsom gem, häftklamrar, spikar, nitar, skruvar och bindare (gafflar). Föremål av metall riskerar att ge rostfläckar och frätskador på handlingarna, vilket kan resultera i informationsförlust. Anordningar av plast eller metall är inte beständiga. Deras sammanhållande funktion är således begränsad i tiden.

text: Handlingar som består av material som kan skada pappershandlingar skall förvaras separat. Handlingarna skall i sådana fall märkas och registreras så att sambanden med övriga handlingar kan upprätthållas. Handlingar som är framställda så att informationen uppenbart riskerar att gå förlorad skall kopieras till annat underlag.

text: Kopiering

text: Varsamhet skall iakttas vid kopiering.

text: Allmänna råd. Vid kopiering av handlingar som skall bevaras bör automatisk dokumentmatning undvikas då handlingarna riskerar att skadas i dokumentmataren. Vid återkommande kopiering av en viss handling bör ett särskilt exemplar framställas som kan användas som förlaga vid kopieringen. Särskild försiktighet bör iakttas vid kopiering av inbundna handlingar. I de fall handlingarna riskerar att skadas vid kopiering bör alternativa metoder övervägas, t.ex. skanning eller reprografisk fotografering.

text: Vikning och rullning

text: Vikning och rullning av handlingarna skall undvikas, då skriften kan skadas och handlingarna deformeras. Handlingar som är vikta eller rullade när de inkommer till myndigheten, får förvaras vikta eller rullade även i fortsättningen.

text: Allmänna råd. Det bör beaktas att utplaning av vikta och rullade handlingar genom motvikning och motrullning kan skada handlingarna. För vikta handlingar som förväntas bli utsatta för upprepad användning, kan en utplaning med efterföljande plan förvaring ändå vara att föredra då uppkomna skador förvärras för varje vikning.

text: Vid transport får handlingar av format A0 eller större tillfälligt förvaras rullade. Handlingarna skall vara lindade utanpå rulle och skyddade av ett yttre omslag.

text: Allmänna råd. Rulle som används för transport bör uppfylla kraven i 4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering. Rullen bör ha en längd som gör att den skjuter utanför handlingarna efter rullning.

text: Om myndigheten återkommande framställer eller tar emot handlingar av format som kräver separat hantering och förvaring skall särskilda rutiner utarbetas för detta ändamål.

text: Förvaring utanför myndigheten

text: Vid utlån för tjänsteändamål, tjänsteförrättning eller annan tillfällig förvaring utanför myndigheten, skall handlingarna hanteras och förvaras så att de inte skadas eller riskerar att utsättas för tillgrepp och obehörig åtkomst.

text: Allmänna råd. För utlån och tjänsteförrättningar bör kopior av handlingarna användas, om det är möjligt att kopiera handlingarna med hänsyn till deras format, mängd och fysiska skick. Om handlingar medtas vid tjänsteförrättning bör de förvaras i en mapp som skyddar handlingarna mot väta och smuts och som är tillräckligt styv för att ge skydd mot deformering och andra skador.

text: Transporter

text: Säkerhetsnivån vid transport skall vara sådan att handlingarna skyddas mot skingring, tillgrepp och obehörig åtkomst. Handlingarna skall förvaras i låsta utrymmen när de inte övervakas av den som ansvarar för transporten. Under transport skall handlingarna förvaras så att de är skyddade mot smuts, stötar, fukt och annan skadlig påverkan. Även handlingar som förvaras i mappar, pärmar eller arkivboxar skall ges ett yttre skydd under transport.

text: Placering i arkivlokal

text: Handlingarna skall efter avslutad handläggning flyttas till ett förvaringsutrymme som uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och all- 7

text: männa råd (

text: RA-FS 1994:6

text: ) om planering, utförande och drift av arkivlokaler.

text: 7 kap. Förvaringsmedel för långtidsförvaring

text: Aktomslag

text: Handlingarna skall placeras i aktomslag innan de läggs i arkivbox, ritningsskåp eller ritningsportfölj. Aktomslag skall uppfylla de tekniska krav som anges i 4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA- FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering. Aktomslagets format och styvhet skall anpassas till handlingarnas format och antal.

text: Allmänna råd. Vid bestämning av hur många handlingar som skall förvaras i samma aktomslag bör beaktas att papperets format och ytvikt är av betydelse för hanterbarheten. För handlingar av format A4, kan antalet handlingar i varje aktomslag ofta anpassas till handlingarnas innehåll och ordning, så att handlingarna i ett ärende eller motsvarande placeras i samma aktomslag. Ett aktomslag bör alltid placeras så att handlingarna inte kommer i direkt kontakt med arkivboxen. Om en arkivbox i sin helhet uppfyller kraven på åldringsbeständighet behöver ett sådant aktomslag inte användas. Se även 4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering.

text: Arkivboxar

text: Handlingar av format A3 och mindre, som inte skall bindas, skall förvaras i arkivbox som uppfyller de tekniska krav som anges i 4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering. Handlingar av format A3 får även förvaras liggande i aktomslag i ritningsskåp.

text: Allmänna råd. Arkivboxarna bör fyllas helt, då handlingarna annars riskerar att deformeras vid stående förvaring. De bör inte heller vara överfyllda, då det ökar risken för skador på såväl förvaringsmedel som handlingar vid hantering och lagring.

text: Ritningsportföljer

text: Handlingar av format större än A3 skall förvaras liggande i ritningsskåp, eller i ritningsportfölj som förvaras liggande i skåp eller på hylla. Ritningsportföljer skall uppfylla de tekniska krav som anges i 4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering.

text: 8 2. Ändrad

text: RA-FS 1997:3

text: Antalet aktomslag eller ritningsportföljer i varje låda eller hylla skall vara sådant att handlingar och förvaringsmedel inte skadas vid förvaring och hantering.

text: Rullar

text: Rulle som används som förvaringsmedel för långtidsförvaring skall uppfylla kraven i 4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering. Rullen skall ha en längd som gör att den skjuter utanför handlingarna efter rullning. Handlingarna skall förvaras utanpå rullen, med den informationsbärande sidan vänd inåt. Ett inre aktomslag skall lindas runt rullen för att skydda handlingarna mot skadliga ämnen. Ett yttre aktomslag skall lindas runt handlingarna på rullen. Det yttre aktomslaget skall hållas på plats med bomullsband. Om rullen i sin helhet uppfyller kraven för åldringsbeständighet behövs inte något inre aktomslag.

text: Allmänna råd. Vid bestämning av hur många handlingar som skall förvaras på samma rulle bör beaktas att papperets format och ytvikt är av betydelse för handlingarnas hanterbarhet.

text: Bindning

text: Bindning skall ske i den omfattning som krävs med hänsyn till handlingarnas användning och säkerhet. Bindning skall utföras i enlighet med de tekniska krav som anges i 4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering.

text: Allmänna råd. Handlingar som kräver ett särskilt skydd mot skingring genom sin betydelse för rättskipningen eller för den enskildes rättssäkerhet, bör bindas.

text: Märkning av förvaringsmedel

text: Märkning av aktomslag skall ske genom direkt påskrift, stämpling eller förtryckning.

text: Allmänna råd. Med direkt påskrift avses t.ex. skrift som framställs med penna, skrivare eller kopiator. Skrivmedel som används skall uppfylla kraven i 4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering.

text: Arkivboxar och ritningsportföljer skall märkas genom etikettering eller direkt påskrift. Papper, skrivmedel, lim och självhäftande etiketter som används för märkning skall uppfylla de tekniska krav som anges i 4 kap. Riksarkivets

text: föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering.

text: Allmänna råd. Vid användning av självhäftande etiketter, bör märkning även ske med beständig skrift utanpå eller inuti förvaringsmedlet, eller genom att en papperskopia av etiketten placeras i förvaringsmedlet.

text: Märkningen skall omfatta myndighetens namn och en unik identitet som knyts till arkivredovisningen.

text: 8 kap. Vård

text: Kontroll av det fysiska skicket

text: Myndigheten skall regelbundet kontrollera handlingarnas och förvaringsmedlens fysiska skick. Skador som är av betydelse från bevarandesynpunkt och eventuella åtgärder skall dokumenteras. Se även 4 kap. 1 §. Vid omfattande skador på handlingar skall arkivmyndigheten kontaktas för råd om vilka åtgärder som skall vidtas.

text: Åtgärder vid skador

text: Förvaringsmedel som är skadade, så att de inte längre ger handlingarna avsett skydd, skall bytas ut. Skador på bindning skall lagas av personal som har god kännedom om material och teknik.

text: Allmänna råd. Om skador på bindning konstateras, och myndigheten inte har tillgång till den kompetens och utrustning som krävs för att åtgärda skadorna, bör arkivmyndigheten kontaktas för råd om vilka åtgärder som skall vidtas.

text: Om det har uppkommit en reva på en handling, och det finns risk för informationsförlust vid den fortsatta hanteringen, skall handlingen skyddas genom placering i eget aktomslag. Tejp får inte användas för lagning.

text: Allmänna råd. En brukskopia av den trasiga handlingen bör placeras i anslutning till handlingen.

text: Åtgärder vid slitage

text: Om en viss mängd handlingar har försatts i dåligt skick på grund av hög användningsfrekvens eller annan orsak skall arkivmyndigheten kontaktas. Arkivmyndigheten beslutar efter samråd med myndigheten vilka åtgärder som skall vidtas.

text: Om arkivlokalen eller intilliggande utrymmen utsätts för vattenläckage, brand, kemikalier, angrepp av skadedjur, sabotage eller annan händelse som medför att handlingarna skadas eller riskerar att skadas på längre sikt, skall myndigheten snarast anmäla händelsen till arkivmyndigheten för beslut om vilka åtgärder som skall vidtas.

text: 9 kap. Överlämnande

text: Överenskommelse om överlämnande

text: En myndighet kan enligt

text: 9 § arkivlagen (1990:782)

text: efter överenskommelse överlämna arkivmaterial till arkivmyndigheten.

text: Myndigheten skall kontakta arkivmyndigheten i så god tid före överlämnandet att arkivmyndigheten ges tillfälle att inspektera de handlingar som skall överlämnas.

text: Krav i samband med överlämnandet

text: Arkiv som överlämnas till arkivmyndigheten skall, i enlighet med

text: 17 § första stycket arkivförordningen (1991:446)

text: , vara förtecknade och handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut skall vara gallrade.

text: Vid överlämnandet skall dokumentation som har upprättats i enlighet med denna författning, och som behövs för arkivmyndighetens fortsatta förvaring och vård, medfölja leveransen.

text: Vid leverans till arkivmyndighet gäller bestämmelserna om transport i 6 kap. 8 och 11 §§.

text: Kostnader

text: Vid övertagande av arkivmaterial skall arkivmyndigheten, i enlighet med

text: 17 § andra stycket arkivförordningen (1991:446)

text: , träffa överenskommelse med myndigheten om ersättning för kostnader hos arkivmyndigheten för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna. Myndigheten skall även betala engångskostnader i samband med leverans.

text: Allmänna råd. Om myndigheten inte har efterlevt kraven i Riksarkivets föreskrifter kan detta leda till särskilda kostnader.

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2006. Föreskrifterna gäller för handlingar som kommer in till och upprättas hos myndigheten från 11

text: och med detta datum. Föreskrifterna får tillämpas för äldre handlingar. Skrivmateriel och förvaringsmedel som har upphandlats innan denna författning träder ikraft får dock tas i bruk till och med den 31 juli 2007. 2. Genom föreskrifterna upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1991:2

text: ) om framställning och hantering av pappershandlingar.

text: TOMAS LIDMAN Britt-Marie Östholm

text: 12 08-tryck, Bromma 2006


fs: rafs

publisher: Riksarkivet

title: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på mikrofilm

text: 1 kap. Omfattning och tillämpning

type: rubrik

text: Omfattning

type: stycke

text: Denna författning gäller vid överföring av handlingar till mikrofilm för långtidslagring – om förlagorna gallras (ersättningsfilmning), eller – om förlagorna är i sådant skick att de riskerar att förstöras (skyddsfilmning). Vid överföring av upptagningar för automatiserad behandling till mikrofilm för bevarande gäller författningen i tillämpliga delar.

text: Allmänna råd. När mikrofilmning övervägs bör myndigheten i ett tidigt skede kontakta Riksarkivet om tillämpning av författningen och om förutsättningarna för gallring av förlagorna.

type: paragraf

text: I författningen finns bestämmelser om omfattning och tillämpning (1 kap.), definitioner (2 kap.), säkerhet, autenticitet, åtkomst och gallring (3 kap.), dokumentation (4 kap.), provfilm (5 kap.), förberedande moment (6 kap.), framställning av säkerhetsexemplar (7 kap.), hantering, förvaring och vård av säkerhetsexemplar (8 kap.), framställning, hantering, förvaring och vård av mellanexemplar och bruksexemplar (9 kap.) och överlämnande (10 kap.).

text: Riksarkivets föreskriver i varje enskilt fall vad som skall gälla – vid användning av mikrofilm i hybridsystem, med avseende på antalet exemplar av mikrofilmen, och – vid användning av färgfilm.

text: Författningen specificerar bestämmelser i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1991:1

text: ) om arkiv hos statliga myndigheter, med avseende på mikrofilmning.

text: 1. Ändrad

text: RA-FS 1997:4

text: Vilka tekniska krav som gäller för handlingar på mikrofilm framgår av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering.

text: Tillämpningsområde

text: Författningen gäller för statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen. Med statliga myndigheter jämställs i denna författning sådana organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket, första meningen

text: sekretesslagen (1980:100)

text: när det gäller allmänna handlingar i den verksamhet som avses i bilagan i

text: sekretesslagen

text: Författningen skall även tillämpas av – sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, och – Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar vid förvaring av allmänna handlingar med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring m.m.

type: kapitel

text: 2 kap. Definitioner

text: I denna författning avses med bakgrundssvärtning svärtningen på den del av bilden som återger förlagans bakgrund, bruksexemplar mikrofilm avsedd för läsning, COM-film Computer Output Microfilm; mikrofilm som framställs från dator, databärare fysiskt underlag för handlingar, förlaga handling som mikrofilmas, förvaringsmedel hjälpmedel avsett att ge skydd åt handlingar vid hantering och förvaring, t.ex. burkar och lådor, gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför – förlust av betydelsebärende data, – förlust av möjliga sammanställningar, – förlust av sökmöjligheter, eller – förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet,

text: hybridsystem system där bevarande och presentation sker genom en kombination av mikrografisk och digital teknik, mellanexemplar mikrofilm avsedd för framställning av bruksexemplar, mikrofiche bladfilm, vanligen i format 105 × 148 mm, där bilderna har placerats i rader och kolumner, myndighet sådana myndigheter och organ som avses i 1 kap. 6 –7 §§, svärtning mått på ljusabsorptionen hos en bild, säkerhetsexemplar mikrofilm avsedd för framställning av mellanexemplar och nytt säkerhetsexemplar, upplösning mått på förmågan hos ett fotografiskt system att återge fina detaljer, ofta uttryckt i linjer per millimeter enligt använd testbild.

text: 3 kap. Säkerhet, autenticitet, åtkomst och gallring

text: Tre exemplar

text: För att säkerställa ett långsiktigt bevarande av handlingar på mikrofilm skall myndigheten framställa tre exemplar av mikrofilmen, med skilda funktioner: ett säkerhetsexemplar, ett mellanexemplar och ett bruksexemplar.

text: Säkerhetsexemplaret får endast användas för framställning av mellanexemplar och nytt säkerhetsexemplar. Mellanexemplaret får endast användas för framställning av bruksexemplar. Bruksexemplaret är avsett för användning i myndighetens verksamhet och för utlämnande i enlighet med

text: 2 kap.

text: tryckfrihetsförordningen

text: . Ytterligare exemplar skall framställas i vissa fall. Se 6 – 8 §§.

text: Allmänna råd. Med utlämnande i tredje stycket avses dels utlämnande av det befintliga bruksexemplaret, dels utlämnande av kopior som framställs från bruksexemplaret, t.ex. i form av mikrofilm, pappersutskrifter eller skannade bilder.

text: Säkerhetsexemplar

text: Vid framställning av säkerhetsexemplar skall myndigheten kontrollera att samtliga förlagor har filmats. Framställningen skall dokumenteras. Dokumentationen skall omfatta ett intygande av att samtliga förlagor har filmats, namn eller signatur på den som har utfört filmningen, tidpunkt för filmningen, antalet expone-

text: ringar, dubbla exponeringar, saknade förlagor och andra uppgifter av betydelse för autenticiteten. Vid framställning av nytt säkerhetsexemplar skall 4 § tillämpas.

text: Mellanexemplar och bruksexemplar

text: Vid framställning av mellanexemplar och bruksexemplar skall överensstämmelsen med det nya och det föregående exemplaret verifieras och dokumenteras. Dokumentation, i enlighet med första stycket, skall omfatta ett intygande om överensstämmelse mellan föregående och efterföljande exemplar, namn eller signatur på den som gjort kontrollen och tidpunkt för framställningen av det nya exemplaret.

text: Ursprungligt skick

text: Säkerhetsexemplaret, mellanexemplaret och bruksexemplaret skall bevaras i ursprungligt skick, med det innehåll och den informationsstruktur som de fått vid framställningen.

text: Allmänna råd. Kravet på överensstämmelse mellan exemplaren utgör inget hinder för växling mellan positivt och negativt utseende på filmen.

text: Extra exemplar

text: Om det kan förutses att bruksexemplaret kommer att utsättas för återkommande användning skall myndigheten redan från början framställa flera bruksexemplar.

text: Om myndigheten avser att återkommande framställa kopior av mikrofilmen för publicering eller annan spridning skall myndigheten redan från början framställa ett extra mellanexemplar som kan användas vid kopieringen.

text: Om myndigheten avser att redigera eller omstrukturera mikrofilmen, t.ex. genom uppklippning och montering i jackets (kanalkort), skall ett särskilt exemplar framställas för detta ändamål.

text: Åtkomst

text: Vid mikrofilmningen skall handlingarna vara arkivlagda i en slutlig ordning, så att handlingar som hör till samma ärende eller motsvarande filmas i en följd. Om vissa handlingar filmas separat eller undantas från mikrofilmning skall det genom registrering eller hänvisningar framgå hur handlingarna kan återsökas och tas fram.

text: Mikrofilmning och söksystem skall anordnas så att de mikrofilma-

text: de handlingarna kan återsökas och presenteras utan svårighet. Det skall således inte erfordras specifik utrustning eller programvara.

text: Gallring

text: Att statliga myndigheter endast får gallra allmänna handlingar i en-

text: lighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning, framgår av

text: 14 § arkivförordningen (1991:446)

text: En myndighet som önskar gallra handlingar (förlagor) som har

text: mikrofilmats skall göra en framställan om gallring till Riksarkivet. Av framställan skall framgå vilka konsekvenser mikrofilmningen får när det gäller – förlust av betydelsebärande färg, skalenlighet eller annan informationsförlust, – åtkomstmöjlighet, och – möjlighet att bedöma handlingarnas autenticitet. Även kostnadsmässiga konsekvenser skall beskrivas.

text: Till gallringsframställan skall fogas den dokumentation som har

text: upprättats över mikrofilmningssystemet, i enlighet med 4 kap. 1 § samt den utvärdering som har gjorts av provfilmningen, i enlighet med 5 kap. 3 §.

text: Gallring av förlagorna efter mikrofilmning, får tidigast verkställas

text: efter det att kontroll i enlighet med 3 kap. 3 § första stycket och 7 kap. 4 § har genomförts.

text: 4 kap. Dokumentation

text: Dokumentation över mikrofilmningssystemet

text: Innan mikrofilmning påbörjas skall myndigheten upprätta dokumentation över mikrofilmningssystemet. Dokumentationen skall innehålla uppgifter om – förlagornas format (t.ex. A4, lösblad eller inbundna handlingar), – förlagornas utformning (t.ex. maskinskrift, handskrift eller ritning), – återsökning och åtkomst till förlagor, – återsökning och åtkomst till handlingarna på mikrofilmen, – prepareringsrutiner (t.ex. separat filmning av vissa handlingar), – rutiner för kontroll av läslighet, bakgrundssvärtning m.m., – rutiner för kontroll av innehållslig överensstämmelse, – rutiner för dokumentation, – rutiner för gallring av förlagor, – val av förvaringsmedel,

text: – förvaringsmiljö, och – rutiner för återkommande kontroll.

text: Övrig dokumentation

text: Utöver den dokumentation som upprättas i enlighet med 1 §, 3 kap. 3– 4 §§, 7 kap. 1 §, 7 kap. 4 § och 8 kap. 11 §, skall myndigheten dokumentera övriga uppgifter som behövs för mikrofilmens hantering, förvaring och vård.

text: Allmänna råd. Uppgifterna bör ingå i arkivredovisningen eller i instrument som knyts till denna.

text: 5 kap. Provfilm

text: För kontroll av att förlagorna kan mikrofilmas med bibehållen läslighet skall en provfilm framställas med det material och den utrustning som skall användas vid filmningen. Vid provfilmningen skall ett representativt urval av förlagor användas. Med utgångspunkt från provfilmen och en efterföljande generationskopiering skall kravet på upplösning och bakgrundssvärtning för den kommande mikrofilmningen fastställas.

text: Den första generationen av mikrofilmen skall vara läslig, dvs varje enskilt tecken skall kunna identifieras utan hjälp av omgivande tecken.

text: Den fjärde generationen av mikrofilmen skall kunna tydas även om inte varje enskilt tecken kan identifieras. Om de mikrofilmade handlingarna omfattar siffror, symboler eller andra tecken som inte kan tydas med stöd av omgivande tecken, ställs högre krav på identifierbarhet.

text: Framställning och utvärdering av provfilmen, samt fastställande av krav för den kommande mikrofilmningen, skall ske i enlighet med 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering.

text: 6 kap. Förberedande moment

text: Separat filmning

text: Myndigheten skall fastställa hur förlagor med avvikande utformning, format eller skick skall hanteras vid mikrofilmningen. Vid behov får sådana förlagor filmas separat eller undantas från filmning.

text: Allmänna råd. Ett skäl för separat filmning kan vara att vissa förlagor kräver annan kamerainställning eller annan filmningsutrustning.

text: Förlagor som omfattar sekretessbelagda uppgifter får filmas separat, om det väsentligt underlättar förvaring och utlämnande.

text: Allmänna råd. Om myndigheten önskar gallra vissa uppgifter i förlagorna genom överstrykning eller motsvarande, skall detta framgå av gallringsframställan, i enlighet med 3 kap. 14 §.

text: Preparering av förlagor

text: Innan mikrofilmning påbörjas skall förlagorna prepareras. Prepareringen skall utföras så att information inte förvanskas eller går förlorad. Vid prepareringen skall häftklamrar, gem, plastfickor och andra föremål som försvårar mikrofilmningen avlägsnas.

text: Allmänna råd. Handlingar som är mindre till formatet än övriga handlingar bör kopieras, varefter kopian filmas i anslutning till förlagan. Om det kan antas att en enskild förlaga inte kan filmas utan viss informationsförlust bör handlingens innehåll förtydligas eller förklaras på ett särskilt blad som filmas i anslutning till förlagan. Det kan t.ex. gälla en betydelsebärande färg som inte kan återges på svartvit film, eller en svårläst anteckning som gjorts direkt på förlagan.

text: 7 kap. Framställning av säkerhetsexemplar

text: Material

text: Den mikrofilm som skall användas som säkerhetsexemplar skall uppfylla de tekniska krav som anges i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering. Framkallning skall utföras med de kemikalier och enligt det förfarande som användes vid utvärderingen av mikrofilmen. Myndigheten skall dokumentera vilket material som används vid framställning av säkerhetsexemplaret.

text: Disposition, märkskyltar m.m.

text: Filmens unika identitet skall anges i filmens början och slut. Om filmen utgörs av mikroficher skall den unika identiteten anges på varje fiche. Disposition och märkskyltar skall uppfylla de tekniska krav som anges i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering.

text: Allmänna råd. Förlagor som är defekta eller på annat sätt avvikande bör markeras med grafiska symboler som uppfyller de tekniska krav som anges i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering. Markering kan ske genom stämpling på förlagorna eller genom att lösa lappar placeras på förlagorna.

text: Rullfilm får innehålla maximalt en skarv. Skarvning skall utföras genom svetsning.

text: Säkerhetsexemplaret skall kontrolleras med avseende på – att upplösning och bakgrundssvärtning uppfyller de krav som har fastställts i samband med provfilmningen, – att filmen är läslig till alla sina delar och fri från defekter som kan påverka läsligheten på lång sikt, och – att filmen är fri från fixersaltrester. Kontroll skall ske i enlighet med de tekniska krav som anges i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering, och eventuella felaktigheter skall åtgärdas. Kontrollen skall dokumenteras.

text: 8 kap. Hantering, förvaring och vård av säkerhetsexemplaret

text: Varsam hantering

text: Säkerhetsexemplaret skall hanteras så att skador inte uppstår på filmen. Vid hanteringen skall luddfria bomullsvantar, nylonvantar eller talkfria plasthandskar användas.

text: Myndigheten skall upprätta en skriftlig instruktion för hantering, förvaring, konditionering, transporter m.m. för hantering av säkerhetsexemplaret. Endast personal som har erhållit särskilda instruktioner, får hantera säkerhetsexemplaret.

text: Förvaringsmiljö, allmänt

text: Säkerhetsexemplaret skall skyddas från kontakt med skadliga ämnen och material. Filmen skall avlägsnas från laboratoriemiljön direkt efter framkallningsprocessen.

text: Allmänna råd. Mikrofilmen är känslig och kan skadas av många ämnen i den omgivande miljön, t.ex. svaveldioxid, kväveoxid, formaldehyd, ammoniak och oxiderade kolväten från ofullständig förbränning. Mikrofilmen kan även skadas av luftburna partiklar som sot och damm. Vissa material avger skadliga ämnen, och får inte finnas i mikrofilmens förvaringsmiljö, t.ex. träfiberskivor och vissa lacker. Mikrofilmen får inte heller ha direkt kontakt med sådana pappersmaterial, lim eller klister som kan avge skadliga ämnen.

text: Förvaringsmedel

text: Säkerhetsexemplaret skall förvaras i burk eller låda av aluminium eller rostfritt stål. Förvaringsmedlet skall vara slutet. Om spole eller kärna används för montering av mikrofilmen skall de vara av samma material som förvaringsmedlet.

text: Papper, plastpåsar, gummiband eller andra föremål får inte finnas inuti förvaringsmedlet.

text: Allmänna råd. Att förvaringsmedel skall vara slutet innebär att det skall vara försett med lock.

text: I de fall myndigheten förvarar säkerhetsfilm på acetatbas får slutet förvaringsmedel inte användas.

text: Allmänna råd. Arkivmyndigheten bör kontaktas angående hantering och förvaring av säkerhetsfilm på acetatbas.

text: Märkning av förvaringsmedel

text: Märkning av förvaringsmedel skall ske med en unik identitet som kan knytas till myndighetens arkivredovisning. Märkning skall utföras genom prägling eller gravering. Kompletterande märkning får göras med hjälp av självhäftande etiketter eller direkt påskrift.

text: Klimatreglerad arkivlokal

text: Säkerhetsexemplaret skall förvaras i en klimatreglerad arkivlokal som uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA- FS 1994:6 ) om planering, utförande och drift av arkivlokaler. Den arkivlokal där säkerhetsexemplaret förvaras får endast användas för förvaring av säkerhetsexemplar.

text: Konditionering

text: När säkerhetsexemplaret flyttas till en lokal med annan temperatur och luftfuktighet än arkivlokalen skall filmen anpassas till de nya förhållandena (konditioneras) så att risken för skador elimineras.

text: Vid överflyttning till arkivlokalen från vanligt inomhusklimat skall säkerhetsexemplaret förvaras öppet i arkivlokalen under minst tre veckor, innan det placeras i förvaringsmedel. Vid överflyttning från arkivlokalen till vanligt inomhusklimat skall säkerhetsexemplaret under några timmar förvaras i förvaringsmedlet, som i sin tur har placerats i en tät förpackning, t.ex. en väl försluten plastpåse. Säkerhetsexemplaret skall därefter förvaras öppet under minst två dygn innan det hanteras.

text: Förvaring vid kopiering och kontroll

text: Den lokal där säkerhetsexemplaret av mikrofilmen förvaras för ko-

text: piering och kontroll skall hålla en temperatur på högst 25°C och en luft-

text: 2. Ändrad

text: RA-FS 1997:3

text: fuktighet på 35– 60 % RF. Kontakt med skadliga ämnen skall undvikas. Vid kopiering skall särskilt beaktas att mikrofilmen inte får komma i kontakt med kemikalier.

text: Återkommande kontroll

text: Säkerhetsexemplaret skall kontrolleras stickprovsvis, enligt en på

text: förhand uppgjord plan. Om ett säkerhetsexemplar visar tecken på förändring skall arkivmyndigheten kontaktas om vilka åtgärder som skall vidtas. Kontroll och eventuell åtgärd skall dokumenteras.

text: Allmänna råd. Ett säkerhetsexemplar som framställs, hanteras och förvaras på bästa sätt, beräknas ha en livslängd på ett par hundra år. Några garantier för beständigheten finns emellertid inte. För att ett bevarande skall kunna säkerställas krävs återkommande kontroller och vid behov framställning av nya säkerhetsexemplar. Kontrollen bör ske i enlighet med de tekniska krav som anges i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering.

text: Transporter

text: Säkerhetsnivån vid transport skall vara sådan att mikrofilmen skyd-

text: das mot skingring, tillgrepp och obehörig åtkomst. Under transport skall säkerhetsexemplaret förvaras i ordinarie förvaringsmedel, som i sin tur har placerats i en tät förpackning, t.ex. en väl försluten plastpåse. Därutöver skall en yttre förpackning skydda säkerhetsexemplaret mot stötar, kraftiga temperaturväxlingar och annan skadlig påverkan.

text: Åtgärder vid särskilda händelser

text: Om arkivlokalen eller intilliggande utrymmen utsätts för vatten-

text: läckage, brand, kemikalier, angrepp av skadedjur, sabotage eller annan händelse som medför att mikrofilmen skadas eller riskerar att skadas, skall myndigheten snarast anmäla händelsen till arkivmyndigheten för beslut om vilka åtgärder som skall vidtas.

text: Allmänna råd. Åtgärder som behandling med saneringsvätskor, upptorkning m.m. kan förvärra eventuella skador på mikrofilmen.

text: 9 kap. Framställning, hantering, förvaring och vård av mellanexemplar och bruksexemplar

text: Framställning

text: Mikrofilm som används för framställning av mellanexemplar skall uppfylla de tekniska krav som anges i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering. Fram-

text: kallning skall utföras med de kemikalier och i enlighet med det förfarande som användes vid utvärdering av mikrofilmen.

text: Allmänna råd. Bruksexemplaret bör framställas med mikrofilm som uppfyller de tekniska krav som anges i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA- FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering, eller med diazofilm. Vesikulärfilm bör undvikas.

text: Hantering

text: Mellanexemplaret skall hanteras varsamt och skyddas från kontakt med skadliga ämnen och material.

text: Förvaringsmedel

text: Märkning av förvaringsmedel för mellanexemplar och bruksexemplar skall ske med en unik identitet som kan knytas till myndighetens arkivredovisning. Märkning får ske med självhäftande etiketter eller direkt påskrift.

text: Förvaring

text: Mellanexemplar och bruksexemplar skall förvaras i arkivlokal som uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler, med undantag för de krav som som ställs på lokalens klimat.

text: Allmänna råd. För mellanexemplaret bör likartade klimatförhållanden som för säkerhetsexemplaret eftersträvas.

text: Transporter

text: Säkerhetsnivån vid transport skall vara sådan att mikrofilmen skyddas mot skingring, tillgrepp och obehörig åtkomst. Under transport skall mellanexemplaret förvaras i ordinarie förvaringsmedel. Därutöver skall en yttre förpackning skydda mellanexemplaret mot stötar, kraftiga temperaturväxlingar och annan skadlig påverkan. Bruksexemplaret skall ges samma skydd med undantag för skyddet mot temperaturväxlingar.

text: 10 kap. Överlämnande

text: Överenskommelse om överlämnande

text: En myndighet kan enligt

text: 9 § arkivlagen (1990:782)

text: Myndigheten skall kontakta arkivmyndigheten i så god tid före överlämnandet att arkivmyndigheten ges tillfälle att inspektera de mikrofilmer som skall överlämnas. 11

text: Vid överlämnandet skall samtliga tre exemplar av mikrofilmen, i enlighet med 3 kap 1 §, överlämnas.

text: Vid leverans till arkivmyndighet gäller bestämmelserna om transport i 8 kap. 12 § och 9 kap. 5 §.

text: Kostnader

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2006. Föreskrifterna gäller för mikrofilmning som påbörjas från och med detta datum. Mikrofilm och förvaringsmedel som har upphandlats innan denna författning träder ikraft får dock tas i bruk till och med den 31 juli 2007.

text: 2. Genom föreskrifterna upphävs Riksarkivets föreskrifter (

text: RA-FS 1991:4

text: ) och allmänna råd om framställning och hantering av mikrofilm och Riksarkivets cirkulär (

text: KRFS 1982:1

text: ) angående framställning och handhavande av mikrofilm för arkivändamål.

text: TOMAS LIDMAN Britt-Marie Östholm

text: 12 08-tryck, Bromma 2006


title: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på ritfilm och reprografisk film

text: 1 kap. Omfattning och tillämpning

text: Omfattning

text: Denna författning omfattar handlingar på ritfilm och reprografisk film, t.ex. kartor eller ritningar, framställda med tusch, skrivare och kopiatorer.

text: I författningen finns bestämmelser om omfattning och tillämpning (1 kap.), definitioner (2 kap.), tillämpning i vissa fall (3 kap.), dokumentation (4 kap.), framställning (5 kap.), hantering och förvaring (6 kap.), förvaringsmedel för långtidslagring (7 kap.), vård (8 kap.) och överlämnande (9 kap.).

text: Författningen specificerar bestämmelser i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1991:1

text: ) om arkiv hos statliga myndigheter, med avseende på ritfilm och reprografisk film.

text: Vilka tekniska krav som gäller för handlingar på ritfilm och reprografisk film framgår av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering.

text: Tillämpningsområde

text: Författningen gäller för statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen. Med statliga myndigheter jämställs i denna författning sådana organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket, första meningen sekretesslagen

text: 1. Ändrad

text: RA-FS 1997:4

text: . 1

text: ) när det gäller allmänna handlingar i den verksamhet som avses i bilagan i sekretesslagen.

text: Författningen skall även tillämpas av – sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, och – Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar vid förvaring av allmänna handlingar med stöd av lagen (

text: ) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring m.m.

text: 2 kap. Definitioner

text: I denna författning avses med aktomslag förvaringsmedel, bestående av papper, kartong eller papp, avsett att omsluta och avskilja handlingar, arkivbox förvaringsmedel, bestående av kartong eller papp, i form av box med flik, lock eller annan tillslutningsanordning, avsett att ge skydd åt handlingar, beständig egenskapen hos en handling att under lång tid kunna bevaras utan informationsförlust, förvaringsmedel hjälpmedel avsett att ge skydd åt handlingar vid hantering och förvaring, t.ex. aktomslag, arkivbox och ritningsportfölj, gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför – förlust av betydelsebärande data, – förlust av möjliga sammanställningar, – förlust av sökmöjligheter, eller – förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet, gallringsfrist den tid som skall förflyta innan handlingar får gallras, räknat från en bestämd tidpunkt, t.ex. när ärendet till vilket handlingarna hör har slutbehandlats, dom har avkunnats eller beslut expedierats, myndighet sådana myndigheter och organ som avses i 1 kap. 5 – 6 §§ denna författning, reprografisk film film av polyester belagd med ett fotografiskt skikt bestående av en emulsion innehållande

text: ljuskänsligt silversalt, och som kan vara försedd med ritskikt där skriften kan anbringas med tusch, kopiator eller skrivare, ritfilm film av polyester, som på en eller båda sidor är försedd med ritskikt där skriften kan anbringas med tusch, kopiator eller skrivare, ritningsportfölj förvaringsmedel, bestående av kartong eller papp med förstärkningar och tillslutningsanordningar, avsett att ge skydd åt handlingar av större format, skrivmedel material eller utrustning avsedd för framställning av tecken, bilder och liknande på papper, t.ex. pennor, tusch, stämpelfärger, tryckfärger, skrivare, kopiatorer och faxar.

text: 3 kap. Tillämpning i särskilda fall

text: Handlingar som gallras är undantagna från bestämmelserna i denna författning.

text: Allmänna råd. Bestämmelserna i författningen bör tillämpas i den utsträckning som krävs för att handlingarna skall kunna läsas och kopieras fram till gallringstidpunkten. Hänsyn bör därvid tas till gallringsfristens längd och den hantering som handlingarna kommer att utsättas för under bevarandetiden.

text: För handlingar som inkommer till myndigheten i form av ritfilm eller reprografisk film gäller denna författning med undantag från bestämmelserna i 5 kap.

text: Handlingar som kommer att utsättas för återkommande hantering och användning skall framställas i två exemplar. Exemplar nummer två får utgöras av mikrofilm eller upptagning för automatiserad behandling.

text: 4 kap. Dokumentation

text: Myndigheten skall dokumentera de uppgifter som behövs för handlingarnas hantering, förvaring och vård.

text: Allmänna råd. Av dokumentationen bör framgå om det finns handlingar som behöver kopieras, transporteras eller i övrigt hanteras med särskild aktsamhet, t.ex. på grund av fysiskt skick eller avvikande format. Se även bestämmelser om dokumentation av skador och åtgärder i 8 kap. 1 §. Uppgifterna bör ingå i arkivredovisningen eller instrument som knyts till denna.

text: Ritfilm, reprografisk film och skrivmedel

text: Vid framställning av handlingar skall myndigheten använda ritfilm eller reprografisk film som uppfyller de tekniska krav som anges i 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering.

text: Myndigheten skall vid framställning av handlingar använda skrivmedel som uppfyller de tekniska krav som anges i 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering. Det skrivmedel som används skall vara avsett för skriftframställning på den aktuella filmen.

text: Skadligt material

text: Material som kan skada handlingarna får inte användas vid framställning, ändring eller märkning av handlingarna. Etiketter och symboler som är självhäftande får inte fästas på handlingarna. Korrigeringsvätska eller korrigeringstejp får inte användas på handlingarna. Självhäftande, flyttbara noteringsblad får inte användas för anteckningar som skall bevaras.

text: Utformning

text: Handlingarna skall utformas så att läsning, kopiering, skanning och mikrofilmning underlättas.

text: 6 kap. Hantering och förvaring

text: Varsam hantering

text: Handlingar på ritfilm och reprografisk film skall hanteras med varsamhet.

text: Allmänna råd. Vid hantering av reprografisk film bör luddfria bomullsvantar, nylonvantar eller talkfria plasthandskar användas. Vid kopiering av handlingar på ritfilm och reprografisk film bör automatisk dokumentmatning undvikas, då handlingarna riskerar att skadas i dokumentmataren.

text: Understrykning, överstrykning eller andra markeringar, får inte göras i handlingarna. Bestämmelsen avser inte behöriga åtgärder.

text: Allmänna råd. Med överstrykning avses även användning av överstrykningspennor. Med behöriga åtgärder avses t.ex. påförande av tjänsteanteckning, ändring av beslut eller rättning av förbiseendefel. Som behöriga åtgärder räknas även sidnumrering eller annan märkning som görs för att hålla samman handlingarna.

text: Självhäftande, flyttbara noteringsblad får inte fästas på skrift eller annan informationsbärande yta. Om självhäftande, flyttbara noteringsblad används skall dessa avlägsnas senast när ett ärende eller annat arbete har avslutats.

text: Förvaringsmedel för kortare tids förvaring

text: Handlingarna skall så snart som möjligt ges en skyddad förvaring. Handlingarna får inte hålslås och förvaras i pärmar.

text: Allmänna råd. Förvaring i hängmappar bör undvikas. Om plastfickor eller plastmappar används för tillfällig förvaring, bör de vara av sådant material och utförande som rekommenderas i 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering.

text: Skadliga föremål

text: Föremål som kan skada handlingarna skall avlägsnas senast när handlingarna placeras i förvaringsmedel som är avsett för långtidsförvaring.

text: Allmänna råd. Anordningar som kan skada handlingarna vid hantering, kopiering och förvaring eller som är utrymmeskrävande, bör avlägsnas redan i samband med att ett ärende eller annat arbete avslutas. Åtgärder bör samtidigt vidtas för att hålla samman handlingarna på annat sätt, t.ex. genom särskiljande aktomslag. Exempel på föremål som kan skada handlingarna vid hantering, kopiering och förvaring är plastfickor och gummisnoddar, samt anordningar i plast och metall som används för att hålla samman handlingarna, såsom gem, häftklamrar, spikar, nitar, skruvar och bindare (gafflar). Föremål av metall riskerar att ge rostfläckar och frätskador på handlingarna, vilket kan leda till informationsförlust. Anordningar av plast eller metall är inte beständiga. Deras sammanhållande funktion är således begränsad i tiden.

text: Handlingar som består av material som kan skada ritfilm eller den reprografiska filmen skall förvaras separat. Handlingarna skall i sådana fall märkas och registreras så att sambanden med övriga handlingar kan upprätthållas. Handlingar som är framställda så att informationen uppenbart riskerar att gå förlorad skall kopieras till annat underlag.

text: Vikning av handlingarna skall undvikas, då skriften och filmen kan skadas. Handlingar som är vikta när de inkommer till myndigheten får förvaras vikta även i fortsättningen.

text: Allmänna råd. Vid kopiering, mikrofilmning eller skanning kan en vikning misstolkas som en markering (linje) på handlingen. Det bör beaktas att utplaning av vikta handlingar genom motvikning, kan skada handlingarna. För vikta handlingar som förväntas bli utsatta för upprepad användning, kan en utplaning med efterföljande plan förvaring ändå vara att föredra då uppkomna skador förvärras för varje vikning.

text: Vid transport får handlingar av format A0 eller större tillfälligt förvaras rullade. Handlingarna skall vara lindade utanpå rulle och skyddade av ett yttre omslag.

text: Allmänna råd. Rulle som används för transport bör uppfylla kraven i 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering. Rullen bör ha en längd som gör att den skjuter utanför handlingarna efter rullning.

text: Om myndigheten återkommande framställer eller tar emot handlingar av format som kräver separat hantering och förvaring skall särskilda rutiner utarbetas för detta ändamål.

text: Förvaring utanför myndigheten

text: Vid utlån för tjänsteändamål, tjänsteförrättning eller annan tillfällig förvaring utanför myndigheten skall handlingarna hanteras och förvaras så att de inte skadas eller riskerar att utsättas för tillgrepp eller obehörig åtkomst.

text: Allmänna råd. För utlån och tjänsteförrättningar bör kopior av handlingarna användas, om det är möjligt att kopiera handlingarna med hänsyn till deras format, mängd och fysiska skick. Om handlingar medtas vid tjänsteförrättning, bör de förvaras i en mapp som skyddar handlingarna mot väta och smuts och som är tillräckligt styv för att ge skydd mot deformering och andra skador.

text: Transporter

text: Säkerhetsnivån vid transport skall vara sådan att handlingarna skyddas mot skingring, tillgrepp och obehörig åtkomst. Handlingarna skall förvaras i låsta utrymmen när de inte övervakas av den som ansvarar för transporten. Under transport skall handlingarna förvaras så att de är skyddade mot smuts, stötar, fukt och annan skadlig påverkan. Även handlingar som för-

text: varas i mappar, pärmar, arkivboxar skall ges ett yttre skydd under transport.

text: Placering i arkivlokal

text: Handlingarna skall efter avslutad handläggning flyttas till ett förvaringsutrymme som uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1994:6

text: ) om planering, utförande och drift av arkivlokaler.

text: 7 kap. Förvaringsmedel för långtidslagring

text: Aktomslag

text: Handlingar på ritfilm och reprografisk film skall placeras i aktomslag innan de läggs i arkivbox, ritningskåp eller ritningsportfölj. Aktomslag skall uppfylla de tekniska krav som anges i 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering. Aktomslagets format och styvhet skall anpassas till handlingarnas format och mängd.

text: Allmänna råd. Vid bestämning av hur många handlingar som skall förvaras i samma aktomslag bör beaktas att handlingarnas format och ytvikt är av betydelse för hanterbarheten. Ett aktomslag bör alltid placeras så att handlingarna inte kommer i direkt kontakt med arkivboxen. Om en arkivbox i sin helhet uppfyller kraven på åldringsbeständighet behöver ett sådant aktomslag inte användas.

text: Stående och liggande förvaring

text: Handlingar av format A3 och mindre skall förvaras i en arkivbox som uppfyller de tekniska krav som anges i 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering. Handlingarna får även förvaras liggande i aktomslag i ritningsskåp.

text: Handlingar av format större än A3 skall förvaras liggande i ritningsskåp, eller i ritningsportfölj som förvaras liggande i skåp eller på hylla. Ritningsportföljer skall uppfylla de tekniska krav som anges i 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering. Antalet aktomslag eller ritningsportföljer i varje låda eller hylla skall vara sådant att handlingar och förvaringsmedel inte skadas vid förvaring och hantering.

text: 2. Ändrad

text: RA-FS 1997:3

text: . 7

text: Vid förvaring i ritningsskåp för hängande förvaring skall upphängningsanordningen vara sådan att den inte skadar handlingarna. Upphängningsanordningen skall kunna avlägsnas utan att skador uppstår.

text: Rullar

text: Rulle som används som förvaringsmedel för långtidsförvaring skall uppfylla kraven i 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering. Rullen skall ha en längd som gör att den skjuter utanför handlingarna efter rullning. Handlingarna skall förvaras utanpå rullen, med den informationsbärande sidan vänd inåt. Ett inre aktomslag skall lindas runt rullen för att skydda handlingarna mot skadliga ämnen. Ett yttre aktomslag skall lindas runt handlingarna på rullen. Det yttre aktomslaget skall hållas på plats med bomullsband. Om rullen i sin helhet uppfyller kraven för åldringsbeständighet behövs inte något inre aktomslag.

text: Allmänna råd. Vid bestämning av hur många handlingar som skall förvaras på samma rulle bör beaktas att formatet är av betydelse för handlingarnas hanterbarhet.

text: Märkning av förvaringsmedel

text: Märkning av aktomslag skall ske genom direkt påskrift, stämpling eller förtryckning.

text: Allmänna råd. Med direkt påskrift avses t.ex. skrift som framställs med penna, skrivare eller kopiator. Skrivmedel som används skall uppfylla kraven i 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering.

text: Arkivboxar och ritningsportföljer skall märkas genom etikettering eller direkt påskrift. Papper, skrivmedel, lim och självhäftande etiketter som används för märkning skall uppfylla de tekniska krav som anges i 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 2006:4

text: ) om tekniska krav och certifiering.

text: Allmänna råd. Vid användning av självhäftande etiketter, bör märkning även ske med beständig skrift utanpå eller inuti förvaringsmedlet, eller genom att en papperskopia av etiketten placeras i förvaringsmedlet.

text: Märkning skall omfatta myndighetens namn och en unik identitet som kan knytas till arkivredovisningen.

text: Kontroll av det fysiska skicket

text: Myndigheten skall regelbundet kontrollera ritfilmens, den reprografiska filmen och förvaringsmedlens fysiska skick. Skador som är av betydelse från bevarandesynpunkt samt eventuella åtgärder skall dokumenteras. Se allmänna dokumentationskrav i 4 kap.1 §. Vid omfattande skador på handlingar skall arkivmyndigheten kontaktas för råd om vilka åtgärder som skall vidtas.

text: Åtgärder vid skador

text: Förvaringsmedel som är skadade, så att de inte längre ger handlingarna avsett skydd, skall bytas ut.

text: Om det har uppkommit en reva på en handling, och det finns risk för informationsförlust vid den fortsatta hanteringen, skall handlingen skyddas genom placering i eget aktomslag. Tejp får inte användas för lagning.

text: Allmänna råd. En brukskopia av den trasiga handlingen bör placeras i anslutning till handlingen.

text: Åtgärder vid slitage

text: Om en viss mängd handlingar har försatts i dåligt skick på grund av hög användningsfrekvens eller annan orsak skall arkivmyndigheten kontaktas. Arkivmyndigheten beslutar efter samråd med myndigheten vilka åtgärder som skall vidtas.

text: Åtgärder vid särskilda händelser

text: Om arkivlokalen eller intilliggande utrymmen utsätts för vattenläckage, brand, kemikalier, angrepp av skadedjur, sabotage eller andra händelser som medför att handlingarna skadas eller riskerar att skadas på länge sikt, skall myndigheten snarast anmäla händelsen till arkivmyndigheten för beslut om vilka åtgärder som skall vidtas.

text: 9 kap. Överlämnande

text: Överenskommelse om överlämnande

text: En myndighet kan enligt

text: 9 § arkivlagen (1990:782)

text: efter överenskommelse överlämna arkivmaterial till arkivmyndigheten.

text: Myndigheten skall kontakta arkivmyndigheten i så god tid före överlämnandet att arkivmyndigheten ges tillfälle att inspektera de handlingar som skall överlämnas.

text: Krav i samband med överlämnandet

text: Arkiv som överlämnas till arkivmyndigheten skall, i enlighet med

text: 17 § första stycket arkivförordningen (1991:446)

text: , vara förtecknade och handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut skall vara gallrade.

text: Vid överlämnandet skall dokumentation som har upprättats i enlighet med denna författning, och som behövs för arkivmyndighetens fortsatta förvaring och vård, medfölja leveransen.

text: Om handlingarna har framställts i två exemplar, i enlighet med 3 kap. 3 §, skall bägge exemplaren överlämnas samtidigt till arkivmyndigheten.

text: Vid leverans till arkivmyndighet gäller bestämmelserna om transport i 6 kap. 8 och 11 §§.

text: Kostnader

text: Vid övertagande av arkivmaterial skall arkivmyndigheten, i enlighet med

text: 17 § andra stycket arkivförordningen (1991:446)

text: träffa överenskommelse med myndigheten om ersättning för kostnader hos arkivmyndigheten för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna. Myndigheten skall även betala engångskostnader i samband med leverans.

text: Allmänna råd. Om myndigheten inte har efterlevt kraven i Riksarkivets föreskrifter kan detta leda till särskilda kostnader.

text: 1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2006. Föreskrifterna gäller för handlingar som kommer in till och upprättas hos myndigheten från och med detta datum. Föreskrifterna får tillämpas för äldre handlingar. Skrivmateriel och förvaringsmedel som har upphandlats innan denna författning träder ikraft får dock tas i bruk till och med den 31 juli 2007.

text: 2. Genom föreskrifterna upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (

text: RA-FS 1986:3

text: ) angående framställning och hantering av kartor och ritningar som skall bevaras.

text: TOMAS LIDMAN Britt-Marie Östholm

text: 08-tryck, Bromma 2006