Krigsarkivets föreskrifter om gallring av handlingar och upptagningar för ADB i system INH

Gallring

1.

De till Fortifikationsförvaltningen insända uppgifterna i delsystemet byggnader i blocket fastighetsregister skall bevaras i digital form hos Fortifikationsförvaltningen. Avställning av databasen skall ske varje år. Bestämmelserna i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om framställning och hantering av upptagningar för ADB (RA-FS 1991:3, TFG 801:910036) skall därvidlag följas.

2.

Övriga upptagningar för ADB samt indata och utdata ur system INFI gallras, då de inte längre erfordras för tjänsten under förusättning att nedanstående utdatalistor (2.1. - 2.3.) bevaras:

2.1

Varje fastighetsförvaltande myndighet (motsv) skall vart femte år, med början 1993, ta fram följande utdatalistor:

Ur blocket fastighetsregister:

delsystem listnamn byggnader förtcckning Över byggnader befästningar befästningsregister inhyrda byggnader byggnadsregister inhyrningar mark markregister

2.2

Varje fastighetsförvaltande myndighet (motsv) skall för varje budgetår, med början för budgetåret 1992/93, ta fram följande utdatalistor:

Ur blocket verksamhetsplan

delsystem listnamn byggnadsärenden verksamhetsöversikt avslutade ärenden befästningsärenden verksamhetsöversikt avslutade ärenden markärenden verksamhetsöversikt avslutade ärenden Listorna skall tas fram i juli månad och avse det nyss avslutade budgetåret.

Anm till 2.1. och 2.2:

Listorna skall endast framställas av de fastighetsförvaltande myndigheter (motsv) som regelbundet använder sig av delsystemet i fråga.

2.3

Utdatalistor som utgör bilagor till utgående skrivelser skall bevaras.

Anm till 2.1.-2.3:

Utdatalistorna skall framställas på åldringsbeständigt papper.

2.4

Fortifikationsförvaltningen skall bevara fullständiga användarhandböcker för systemet.

Övrigt