Migrationsverkets föreskrifter om åtkomst till personuppgifter vid utlandsmyndigheterna

Föreskrifterna innehåller kompletterande bestämmelser om åtkomst till personuppgifter vid utlandsmyndigheterna, där Migrationsverket är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter i migrationsärenden som behandlas delvis eller helt automatiserat av utlandsmyndigheterna enligt 9 § utlänningsdatalagen (2016:27).

Föreskrifterna gäller för den åtkomst som beställs av utlandsmyndigheterna.

Åtkomst till personuppgifter får endast ges när den anställde utför sitt arbete på utlandsmyndighetens kansli om inte annat beslutas i samråd med Migrationsverket.

Begäran om åtkomst till Migrationsverkets ärendehanteringssystem ska göras av behörighetsbeställare. I egenskap av sin befattning är myndighetschefen behörighetsbeställare. Genom skriftlig delegation kan myndighetschefen utse ytterligare behörighetsbeställare.

Behörighetsbeställaren ska säkerställa den anställdes behov av att ta del av personuppgifter för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter.

Den anställde ska ha genomgått utbildning i dataskydd, informationssäkerhet och användning av ärendehanteringssystem innan åtkomst tilldelas.

Åtkomst ska inte slentrianmässigt begäras och en individuell bedömning av behov och lämplighet ska alltid göras.

Migrationsverket ger den anställde åtkomst enligt vad behörighetsbeställare bedömt lämpligt enligt 2 §. Behörighet beviljas för maximalt två år i taget för lokalt anställd och tre år för utsänd och kan förlängas.

När det gäller anställd med särskilt bemyndigande ska ett föregående samråd ske med Utrikesdepartementet och Migrationsverket innan åtkomst tilldelas av Migrationsverket. Detta ska utföras enligt fastställda rutiner.

Båda myndigheterna kan begära att samråd ska ske även för andra åtkomster, och rutin för detta ska då fastställas.

Anställda vid utlandsmyndigheterna som har åtkomst till personuppgifter i Migrationsverkets ärendehanteringssystem får endast söka upp och ta del av den information som behövs för att utföra sina arbetsuppgifter.

Vid oklarhet om behandling av personuppgift tillhör den anställdes arbetsuppgifter eller ej, ska den anställde rådgöra med sin närmaste chef.

Denna bestämmelse gäller alla anställda som arbetar på utlandsmyndigheterna i migrationsärenden.

Behörighetsbeställare ansvarar för att göra en årlig uppföljning av samtliga behörigheter. Vid denna uppföljning ska ansvarig behörighetsbeställare se över varje behörighet och göra en individuell bedömning av om behörigheten fortfarande är nödvändig.

Om behörigheten inte längre är nödvändig för utförandet av arbetsuppgifter, eller om en lägre behörighet skulle vara tillräcklig, ska en beställning om avslutad eller ändrad behörighet göras skyndsamt. Detta ska även göras fortlöpande vid förändrade arbetsuppgifter eller avslutad tjänstgöring.

Utlandsmyndigheterna ska vid misstanke om oegentligheter anmäla detta till Utrikesdepartementet som vid behov kontaktar Migrationsverket för att få tillgång till loggar. När det gäller oegentligheter och incidenter i it-system eller personuppgiftsbehandling så ska utlandsmyndigheterna även kontakta Migrationsverket.

Migrationsverket ska i samråd med Utrikesdepartementet årligen och vid behov följa upp föreskriften. ____________________________________________________ Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 januari 2022. MIGRATIONSVERKET

INGA THORESSON HALLGREN Emelie Gustavsson