En effektivare och mer ändamålsenlig anskaffning och användning av lokaler

Promemoria

En effektivare och mer ändamålsenlig anskaffning och användning av lokaler

Finansdepartementet Avdelningen för offentlig förvaltning

November 2025

Promemorians huvudsakliga innehåll

I promemorian föreslås ändringar i förordningen (1993:528) om statliga myndigheters lokalförsörjning som innebär att en myndighet i sin lokalförsörjningsplanering ska verka för en effektiv och ändamålsenlig anskaffning och användning av lokaler. Ändringarna innebär vidare att myndigheter i sin lokalförsörjningsplanering ska undersöka möjligheten att samverka med andra myndigheter och att myndigheter med få anställda ska pröva om det finns förutsättningar att samlokalisera med andra myndigheter. Ändringarna innebär dessutom att Ekonomistyrningsverket (Statskontoret fr.o.m. den 1 januari 2026) ges möjlighet att meddela föreskrifter i frågor som rör samverkan, samlokalisering och effektivisering vid myndigheternas lokalförsörjningsplanering. Därutöver görs vissa förtydliganden och uppdateringar. Ändringarna föreslås träda i kraft den 1 maj 2026.

1 Förslag till förordning om ändring i förordningen (1993:528) om statliga myndigheters lokalförsörjning

Härigenom föreskrivs i fråga om förordningen (1993:528) om statliga myndigheters lokalförsörjning 1 dels att 2 § ska upphöra att gälla, dels att 7, 7 a, 9, och 12 §§ ska ha följande lydelse, dels att rubriken närmast före 5 § ska sättas närmast före 6 §, dels att det ska införas tre nya paragrafer, 5 – 5 b §§, och närmast före 5 § en ny rubrik av följande lydelse.

Senaste lydelse av 2 § 2007:710. Tidigare 5 § upphävd genom 1995:1297.

7 §

Varje myndighet ska lämna uppgifter om ingångna hyresavtal och om förändringar i dessa till Statskontoret. Skyldigheten enligt första stycket Skyldigheten enligt första stycket gäller inte uppgifter som omfattas gäller inte uppgifter som omfattas av sekretess. av sekretess eller uppgifter som avser lokaler belägna utanför Sverige.

7 a §

9 §

Senaste lydelse 2007:710. 4 Senaste lydelse 2007:710. 5 Senaste lydelse 2007:710.

(a x z) + b (a x z) + b a a

där a = hyres- eller där a = hyres- eller arrendekostnaden per år arrendekostnaden per år , z = den avtalade löptiden i antal z = den avtalade löptiden i antal år, och år, och b = övriga kostnadsåtaganden i b = övriga kostnadsåtaganden i avtalet. avtalet. Universitet och högskolor får Universitet och högskolor får ingå sådana avtal med en längre ingå sådana avtal med en längre löptid än tio år endast efter löptid än tio år endast efter regeringens medgivande till löp- regeringens medgivande till löptiden. Har avtalet en kortare löptid tiden. Om avtalet har en löptid som än tio år , krävs i stället regeringens är tio år eller kortare , krävs i stället medgivande till den ekonomiska regeringens medgivande till den förpliktelsen om resultatet vid en ekonomiska förpliktelsen om resulberäkning enligt formeln i andra tatet vid en beräkning enligt stycket blir större än 10. Detsamma formeln i andra stycket blir större gäller myndigheter som enligt bes- än 10. Detsamma gäller myndiglut av regeringen är huvudman för heter som enligt beslut av högre utbildning och forskning, när regeringen är huvudman för högre de ingår avtal om lokaler m.m. för utbildning och forskning, när de den verksamheten. ingår avtal om lokaler m.m. för den verksamheten. Myndigheten ska inhämta yttr- Myndigheten ska inhämta yttrande från Statskontoret om sådana ande från Statskontoret om sådana hyresavtal som kräver regeringens hyresavtal som kräver regeringens medgivande. medgivande.

6 12 § Statskontoret får meddela de Statskontoret får meddela de föreskrifter som behövs för verk- föreskrifter som behövs för ställigheten av 7 § första stycket. verkställigheten av 5 – 5 b §§ , 7 § första stycket och 9 § fjärde stycket. Föreskrifter som meddelas med stöd av första stycket gäller inte för Regeringskansliet. ___________________

Denna förordning träder i kraft den 1 maj 2026.

6 Senaste lydelse 2007:710.

2 Bakgrund

Promemorian innehåller förslag på ändringar i förordningen (1993:528) om statliga myndigheters lokalförsörjning. De föreslagna ändringarna grundar sig bl.a. på en framställan från Ekonomistyrningsverket om ändringar i förordningen om statliga myndigheters lokalförsörjning (Fi2023/01594). Därtill har Finansdepartementet sett behov av att göra vissa uppdateringar och ändringar av mer redaktionell karaktär. Vidare har slutsatser i Ekonomistyrningsverkets rapport Förbättrad uppföljning av statens lokalanvändning (ESV 2025:20) och iakttagelser och rekommendationer i Riksrevisionens rapport Kostsam kvadratjakt – statens användning och anskaffning av kontorslokaler (RiR 2025:17) aktualiserat behov av ändringar. Den 1 januari 2026 inordnas Statskontorets uppgifter i Ekonomistyrningsverket. Myndigheten byter samtidigt namn till Statskontoret (prop. 2025/26:1 utg.omr. 2 avsnitt 4.5.1). Regeringen har den 20 november 2025 beslutat om ändringar i den aktuella förordningen som träder i kraft den 1 januari 2026. Ändringarna innebär att namnet Ekonomistyrningsverket byts ut till Statskontoret. I promemorian anges därför Statskontoret vid omnämnandet av den sammanslagna myndigheten fr.o.m. den 1 januari 2026.

3 Förslag på ändringar i förordningen om statliga myndigheters lokalförsörjning

3.1 Möjligheten att fördela dispositionsrätter enligt förordningen tas bort

Promemorians förslag: Möjligheten för en myndighet, som enligt beslut av regeringen ska fördela medel från ett anslag till en annan statlig myndighet, att överlåta ansvar och befogenheter till den mottagande myndigheten ska tas bort.

Skälen för förslaget: Av 2 § förordningen om statliga myndigheters lokalförsörjning framgår att en myndighet som enligt beslut av regeringen ska fördela medel från ett anslag till en annan statlig myndighet får överlåta ansvar och befogenheter enligt förordningen till den mottagande myndigheten. Det finns inte längre någon möjlighet att fördela dispositionsrätter i enlighet med bestämmelsen i förordningen. Bestämmelsen bör därför upphävas.

3.2 En ändamålsenlig och effektiv anskaffning och användning av lokaler

Promemorians förslag: Det ska införas krav som förtydligar att en myndighet när den planerar för sin lokalförsörjning ska verka för en effektiv och ändamålsenlig anskaffning och användning av lokaler.

Skälen för förslaget: I statens verksamhet ska hög effektivitet eftersträvas och god hushållning iakttas, se 1 kap. 3 § budgetlagen (2011:203). Den svenska förvaltningsmodellen bygger på att myndigheterna i stor utsträckning själva, utifrån de uppgifter för verksamheten som riksdagen och regeringen fastställer, avgör hur verksamheten ska organiseras för att på bästa sätt tillgodose samhällets olika behov. I det ingår även hur myndigheten anskaffar och använder lokaler. Enligt 3 § myndighetsförordningen (2007:515) ansvarar myndighetens ledning inför regeringen för verksamheten och ska se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt. Myndigheternas fristående ställning och långtgående befogenheter att besluta om hur de egna uppgifterna ska lösas är en viktig komponent i den svenska förvaltningen som medför många fördelar. Arbetsgivarpolitiken i staten är långtgående delegerad till myndigheterna och det är myndighetscheferna som har ansvar för bl.a. kompetensförsörjning och arbetsmiljö för de statligt anställda. Ökat distansarbete och den ökande digitaliseringen har emellertid skapat nya behov som innebär att det går att ställa andra krav på kontorens dimensionering och utformning. Riksrevisionen har i rapporten Kostsam kvadratjakt – statens användning och anskaffning av lokaler bedömt att det finns stor besparingspotential för myndigheter i lägre kontorsarea per anställd (RiR 2025:17). Riksrevisionen har i sin granskning använt en kontorsarea om 15 kvadratmeter per anställd i sina räkneexempel. Om det urval av myndigheter som ingick i Riksrevisionens granskning skulle minska sina kontorsareor till 15 kvadratmeter per anställd skulle en kostnadsminskning på omkring 1 miljard kronor uppstå. Merparten av denna kostnadsminskning, 830 miljoner kronor, skulle uppstå om man lyckades minska kontorsarean per anställd hos stora kontorsmyndigheter. Utredningen om översyn av statens fastighetsförvaltning konstaterade i betänkandet Staten som fastighetsägare och hyresgäst att det i nybyggda lokaler som är anpassade för verksamheten kan uppnås en lokaleffektivitet på ner till tio kvadratmeter per anställd och att 15 kvadratmeter är ett högst rimligt mål samt att 20 kvadratmeter per anställd är möjligt att uppnå även i äldre kontorsfastigheter (SOU 2011:31). Som ovan konstaterats har möjligheten till distansarbete och den ökande digitaliseringen medfört att arbetssätten förändrats avsevärt sedan utredningen och för många kontorsmyndigheter bör en lägre kontorsarea per anställd vara möjlig att uppnå. Det är samtidigt viktigt att myndigheter även fortsatt har möjlighet att införskaffa de kontorslokaler som myndigheten behöver utifrån den verksamhet som bedrivs och för att säkra en god arbetsmiljö. Krav på exempelvis säkerhetsnivån och behovet av att hantera sekretessbelagda handlingar varierar mellan myndigheter och behöver beaktas när en myndighet planerar för sin lokalförsörjning.

Vidare är lokalernas läge något som bör beaktas när myndigheter planerar för sin lokalförsörjning. Riksrevisionens granskning visar att hyran per kvadratmeter ökar snabbt i förhållande till närheten till centralstationen i Stockholm. Riksrevisionen bedömer att statens kostnader kan minska med omkring 200 miljoner kronor årligen genom lokalisering från centrala delar av Stockholm till förorter (RiR 2025:17). Det bedöms även vara kostnadsbesparande för myndigheter, framförallt i Stockholmsområdet, att välja lägen utanför de mest centrala delarna. En förutsättning för att lokaliseringen ska vara kostnadseffektiv är dock att lokaliseringen inte inverkar på myndighetens möjlighet att fortsätta bedriva sin verksamhet med hög kvalitet. Det är viktigt att myndigheter även fortsatt har möjlighet att införskaffa de kontorslokaler som myndigheten behöver för sin verksamhet. Värt att notera är också att Riksrevisionen i sin granskningsrapport ser en indikation på bristande kostnadseffektivitet och ineffektiv kontorsanvändning i mindre centrala lägen. Det kan motivera att många myndigheter, oavsett läge, kan behöva överväga och pröva sina behov av kontorsytor. För myndigheter med en verksamhet som är starkt förknippad med vissa särskilda lokaler och där verksamheten bedrivs i s.k. ändamålsfastigheter (prop. 1997/98:137) kan behovet av den särskilda byggnaden i sig vara ett skäl att inte välja annan lokalisering. Mot den angivna bakgrunden bedöms myndigheter behöva ytterligare stöd i planeringen för sin lokalförsörjning genom tydligare styrning. Genom införandet av särskilda krav i lokalförsörjningsförordningen tydliggörs den förväntan som finns på att myndigheter vid planeringen, dimensioneringen och lokaliseringen av sina lokaler ska verka för en effektiv och ändamålsenlig lokalanvändning, t.ex. genom att beakta möjligheten till distansarbete och beläggningsgraden av lokalerna. I promemorian föreslås även att Statskontoret ska få meddela de föreskrifter som behövs för verkställigheten av dessa krav, se avsnitt 3.9. Förslaget innebär dock inte att en myndighets ledning ska besluta om att genomföra en ändring som syftar till lokaleffektivisering om det finns andra negativa konsekvenser för myndigheten och de bedöms väga tyngre än de eventuella kostnadsbesparingar som en ändring skulle innebära. Myndigheten måste göra en helhetsbedömning. I denna ska den följa Statskontorets föreskrifter och den kan ta stöd av Statskontorets allmänna råd. I sin lokalförsörjningsplanering kan myndigheter vidare dra nytta av de underlag och nyckeltal som Ekonomistyrningsverket har tagit fram inom ramen för regeringsuppdraget Förbättrad uppföljning av statens lokalanvändning (ESV 2025:20).

3.3 Samverkan

Promemorians förslag: Det ska införas krav på att en myndighet i planeringen för sin lokalförsörjning ska pröva om det är möjligt att genom att samverka med andra myndigheter minska statens kostnader eller uppnå andra fördelar.

Skälen för förslaget: När förordningen om myndigheters lokalförsörjning infördes 1993 fanns en bestämmelse om myndigheters skyldighet att beakta möjligheten att samverka kring lokaler i sin lokal- 7

försörjningsplanering. Bestämmelsen togs bort 1997. Enligt 6 § myndighetsförordningen ska myndigheter verka för att genom samarbete med myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet. Den allmänna skyldigheten i myndighetsförordningen bedöms dock inte ha skapat förutsättningar för myndigheter att i tillräcklig grad samverka om lokaler. Det bör därför förtydligas i förordningen om myndigheters lokalförsörjning att myndigheter ska samverka i planeringen för sin lokalförsörjning om det är kostnadseffektivt eller om det genom samverkan går att uppnå andra fördelar. Digitaliseringen och det ökade distansarbetet har ändrat förutsättningarna för dagens arbetssätt. Det medför att behovet av samordning har aktualiserats i större utsträckning. Möjligheten till samverkan blir särskilt aktuell för myndigheter som har likartade behov i sin verksamhet. En bestämmelse som liknar den som fanns fram till 1997 föreslås därför införas i förordningen. Genom införandet av en sådan bestämmelse förtydligas att myndigheter om det är möjligt ska samverka med varandra i fråga om anskaffning och användning av lokaler. Bestämmelsen innebär att myndigheter när de planerar för sin lokalförsörjning genom att samverka med varandra kan koordinera sitt arbete med anskaffning och användning av lokaler. Bestämmelsen innebär vidare att myndigheter kan samverka med varandra i fråga om andra gemensamma resurser kopplade till anskaffning eller användning av lokaler. Genom att myndigheterna använder gemensamma ytor, samordnar investeringar och gör gemensamma inköp bör statens kostnader för såväl anskaffning som användning av lokaler kunna minska. För vissa myndigheter kan det finnas skäl som gör att det inte är möjligt att samverka med andra myndigheter. Ett sådant skäl skulle kunna vara att den verksamhet som bedrivs har så höga krav på säkerhet att den inte kan röjas för utomstående. Det kan även finnas andra skäl som utesluter samverkan. Det skulle också kunna vara så att en myndighet kan samverka inom vissa delar av sin verksamhet men inte inom andra delar, eller att myndigheten kan samverka kring vissa arbetsmoment men inte andra. I detta sammanhang bör förtydligas att det fortsatt är myndighetens ledning som enligt 3 § myndighetsförordningen ansvarar inför regeringen för verksamheten och bl.a. ska se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt även om möjligheten till samverkan ska prövas när myndigheten planerar för sin lokalförsörjning. Myndigheten ska pröva om det är möjligt att minska statens kostnader eller uppnå andra fördelar genom att samverka med andra myndigheter. Bestämmelsen är avsedd att tydliggöra den förväntan som finns på att myndigheter när de planerar för sin lokalförsörjning ska beakta möjligheten att samverka med andra myndigheter om det är kostnadseffektivt och ändamålsenligt. I promemorian föreslås även att Statskontoret ska få meddela de föreskrifter som behövs för verkställigheten av dessa krav, se avsnitt 3.9.

3.4 Samlokalisering av mindre arbetsställen

Promemorians förslag: En myndighet med få årsarbetskrafter på en arbetsort eller ett arbetsställe ska i planeringen för sin lokalförsörjning pröva om det genom att samlokalisera med andra myndigheter är möjligt att minska statens kostnader eller uppnå andra fördelar.

Skälen för förslaget: I rapporten förbättrad uppföljning av statens lokalanvändning konstaterar Ekonomistyrningsverket att statens lokalanvändning skulle kunna effektiviseras om myndigheterna i högre grad kunde samlokalisera små arbetsställen (ESV 2025:20). I betänkandet En effektivare organisering av mindre myndigheter – analys och förslag föreslog utredningen att utgångspunkten bör vara att mindre myndigheter ska vara samlokaliserade med andra myndigheter, om de inte kan visa att förhyrning av egna lokaler är kostnadsmässigt och verksamhetsmässigt mer fördelaktigt (SOU 2025:13). Mot denna bakgrund föreslås att en bestämmelse införs som särskilt reglerar att myndigheter med få årsarbetskrafter på en arbetsort eller ett arbetsställe, ska pröva möjligheten till samlokalisering. I likhet med vad som angetts i avsnitt 3.3. kan det även i dessa fall finnas skäl för vissa myndigheter som gör att det inte är möjligt att samlokalisera med andra myndigheter. I promemorian föreslås att Statskontoret ska få meddela de föreskrifter som behövs för verkställigheten av detta krav, se avsnitt 3.9.

3.5 Undantag från att lämna uppgifter om lokaler utanför Sverige

Promemorians förslag: Det ska införas ett undantag som innebär att skyldigheten att lämna uppgifter om ingångna hyresavtal inte gäller uppgifter som avser lokaler som hyrs i ett annat land än Sverige.

Skälen för förslaget: Enligt 7 § förordningen om statliga myndigheters lokalförsörjning ska varje myndighet lämna uppgifter om ingångna hyresavtal och om förändringar i dessa till Ekonomistyrningsverket. Enligt andra stycket gäller skyldigheten enligt första stycket inte uppgifter som omfattas av sekretess. Ekonomistyrningsverket har i en framställan till regeringen anfört att det finns behov av att uppgifter om hyresavtal för lokaler utanför Sverige undantas från uppgiftsskyldigheten. Som grund för bedömningen anför myndigheten bl.a. följande. Ekonomistyrningsverket lämnar varje år underlag för prisomräkning av lokalkostnadsdelen av anslagen. Prisomräkningstalen ska baseras på rikthyror. Ekonomistyrningsverket har inte tillgång till marknadshyrornas utveckling för lokaler utanför Sverige. Ekonomistyrningsverket föreslår därför att de uppgifter som myndigheten ska tillhandahålla om den statliga lokalförsörjningen begränsas till lokaler som är belägna i Sverige. Därigenom harmoniseras statistiken med underlaget som ingår i prisomräkningen av lokalkostnader.

Mot bakgrund av vad som framgår av Ekonomistyrningsverkets framställan föreslås att det ska införas ett undantag från kravet på att lämna uppgifter om lokaler för lokaler som hyrs utomlands.

3.6 Uppdaterad hänvisning till bestämmelser om redovisning av förväntade större förändringar i sitt behov av lokaler

Promemorians förslag: Det ska framgå att bestämmelser om hur en myndighet ska redovisa förväntade större förändringar i sitt behov av lokaler finns i 9 kap. 6 § i förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.

Skälen för förslaget: I 7 a § förordningen om statliga myndigheters lokalförsörjning finns en upplysning om att bestämmelser om hur en myndighet ska redovisa förväntade större förändringar i sitt behov av lokaler finns i 9 kap. 3 a § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Beteckningen på vissa bestämmelser i 9 kap. i nämnda förordning har ändrats. Hänvisningen behöver därför uppdateras i enlighet med ändringarna i den förordningen.

3.7 Förtydligande om myndigheters befogenhet att ingå hyres- och arrendeavtal för annans behov

Promemorians förslag: Det ska framgå att en myndighet inom ramen för de resurser som den förfogar över får ingå de hyres- och arrendeavtal som behövs för myndighetens verksamhet eller för att uppfylla krav som följer av lokalförsörjningsförordningen eller föreskrifter som meddelats med stöd av förordningen. Genom ändringen förtydligas myndigheters befogenheter att ingå hyres- och arrendeavtal för annans behov.

Skälen för förslaget: Ekonomistyrningsverket har påtalat för regeringen att det enligt myndighetens tolkning finns otydligheter om det är tillåtet för myndigheter att hyra lokaler för någon annans verksamhet. Det är viktigt att myndigheter kan samverka kring lokaler eftersom det kan vara kostnadsbesparande. Det finns därför behov av att förtydliga myndigheters befogenheter att ingå hyres- och arrendeavtal i syfte att hyra ut i andra hand, dvs. att en myndighet är en s.k. värdmyndighet. En ändring föreslås därför i 9 § förordningen om statliga myndigheters lokalförsörjning genom att satsen ” som behövs för sin verksamhet” ersätts med ”som behöv s för myndighetens verksamhet eller för att uppfylla krav som följer av denna förordning eller föreskrifter som meddelats med stöd av denna förordning ”. Samtidigt ansvarar varje myndighetsledning enligt 3 § myndighetsförordningen för myndighetens verksamhet inför regeringen och förtydligandet av denna befogenhet innebär inte att en myndighetsledning bör ta onödiga risker i detta syfte.

Även med en generell bestämmelse som förtydligar möjligheten till samverkan kan det uppstå behov av en specifik reglering för en myndighet som upplåter lokaler till en annan myndighet på grund av de begränsningar som finns för att ta ut avgifter för samverkan. Enligt 4 § avgiftsförordningen (1992:191) får en myndighet, om det är förenligt med myndighetens uppgift enligt lag eller annan förordning, mot avgift tillhandahålla lokaler om det är av tillfällig natur eller av mindre omfattning. En värdmyndighet kan alltså i dessa fall upplåta och ta betalt för lokaler som den andra myndigheten nyttjar. När det gäller möjligheten att ta betalt enligt 4 § avgiftsförordningen finns dock begränsningen att tjänster får tillhandahållas bara om verksamheten är av tillfällig natur eller av mindre omfattning. Beroende på omfattningen kan det alltså behövas ett specifikt uppdrag till den myndighet som ska vara värd för lokalsamverkan. Om värdskapet ska ske på en mer permanent basis kan det även finnas skäl att samverkan regleras i myndighetens förordning med instruktion som en ordinarie uppgift.

3.8 Förtydligande av när regeringens medgivande krävs till den ekonomiska förpliktelsen som avtalet innebär

Promemorians förslag: Det ska framgå att regeringens medgivande i vissa fall krävs till den ekonomiska förpliktelsen även för avtal som har en löptid som är sex år eller kortare för myndigheter respektive tio år eller kortare för högskolor och universitet.

Skälen för förslaget: Av 9 § förordningen om statliga myndigheters lokalförsörjning framgår att en myndighet får ingå hyres- och arrendeavtal med längre tid än sex år endast efter regeringens medgivande till löptiden. Vidare framgår att regeringens medgivande även kan krävas i de fall avtalet har en kortare löptid än sex år men då den ekonomiska förpliktelsen är av viss omfattning. För universitet och högskolor gäller i stället en avtalstid som är kortare än tio år. Ekonomistyrningsverket föreslår i sin hemställan till regeringen att det ska förtydligas i bestämmelsen när regeringens medgivande krävs. Av bestämmelsen framgår inte att regeringens medgivande krävs även när hyrestiden är exakt 6 respektive 10 år. Det finns en otydlighet kring när regeringens medgivande till den ekonomiska förpliktelsen krävs. Bestämmelsen bör därför ändras enligt Ekonomistyrningsverkets förslag.

3.9 Bemyndigande att meddela föreskrifter

Promemorians förslag: Statskontoret ska få rätt att meddela de föreskrifter som behövs för inhämtande av yttrande från Statskontoret om sådana hyresavtal som kräver regeringens medgivande. Statskontoret ska få rätt att meddela de föreskrifter som behövs för en kostnadseffektiv och ändamålsenlig lokalförsörjningsplanering.

De föreskrifter som Statskontoret meddelar med stöd av förordningen om statliga myndigheters lokalförsörjning ska inte gälla Regeringskansliet.

Skäl för förslaget: Enligt 12 § förordningen om statliga myndigheters lokalförsörjning har Ekonomistyrningsverket rätt att meddela de föreskrifter som behövs för verkställigheten av 7 § första stycket, som avser uppgifter om ingångna hyresavtal och om förändringar i dessa som varje myndighet ska lämna till Ekonomistyrningsverket. Ekonomistyrningsverket har i framställan till regeringen efterfrågat bemyndigande om att meddela föreskrifter även för 9 §. I den paragrafen finns bestämmelser om att myndigheter ska inhämta yttrande från Ekonomistyrningsverket om sådana hyresavtal som kräver regeringens medgivande. Ekonomistyrningsverket har bl.a. fört fram att det finns behov av att kunna ställa krav på vilken information som ska lämnas till Ekonomistyrningsverket i samband med att en begäran om yttrande om sådana hyresavtal som kräver regeringens medgivande lämnas in till myndigheten. Ekonomistyrningsverkets yttrande utgör ett viktigt underlag för regeringen i bedömningen vid beslut om medgivande för hyrestid eller den ekonomiska förpliktelsen. Det är av vikt att utredningen är så komplett som möjligt och att omständigheterna är allsidigt belysta. Det finns därför behov av att Ekonomistyrningsverket, som vid tidpunkten för ikraftträdandet kommer att heta Statskontoret, får möjlighet att meddela de föreskrifter som behövs för verkställighet av 9 § fjärde stycket. Vidare föreslås att Statskontoret får rätt att meddela de föreskrifter som behövs för en kostnadseffektiv och ändamålsenlig lokanvändning i staten. Bemyndigandet avser bestämmelserna i 5 – 5 b §§. Ekonomistyrningsverket har i uppgift att samla in och tillhandahålla uppgifter om den statliga lokalförsörjningen och följa upp dessa uppgifter enligt 6 § förordningen (2016:1023) med instruktion för Ekonomistyrningsverket. Ekonomistyrningsverket tillhandahåller bl.a. databaser och har utvecklat nyckeltal inom lokalförsörjning. Vidare har myndigheten på regeringens uppdrag tagit fram underlag för att stärka förutsättningarna för en effektiv lokalanvändning i staten och lämnat förslag på utvecklade nyckeltal för att jämföra och bedöma effektiviteten i lokalanvändningen samt tagit fram en nyckeltalsapplikation (ESV 2025:20). Ekonomistyrningsverket bedöms därför ha tillgång till bra underlag för att kunna ta fram föreskrifter och allmänna råd för en kostnadseffektiv och ändamålsenlig användning av lokaler i staten. Sådana föreskrifter och allmänna råd kan bl.a. avse kontorsarea per anställd och lokalernas läge i Stockholmsområdet. Vidare bedöms det finnas behov av föreskrifter och allmänna råd som avser samverkan kring lokaler och samlokalisering. De föreskrifter som Statskontoret föreslås få rätt att meddela enligt förordningen ska tillämpas av samtliga myndigheter under regeringen med undantag för Regeringskansliet.

4 Ikraftträdande

Promemorians förslag: Förordningsändringarna ska träda i kraft den 1 maj 2026.

Skälen för förslaget: Förordningsändringarna bör träda i kraft så snart som möjligt, vilket bedöms vara den 1 maj 2026.

5 Konsekvenser

Promemorians bedömning: Förslagen förväntas på medellång till lång sikt kunna leda till effektiviseringar och kostnadsbesparingar. De kan inledningsvis innebära att ökade administrativa kostnader uppstår till följd av det merarbete som de nya kraven kan innebära för myndigheterna i deras planering av lokalförsörjningen. Eventuella kostnader som kan uppstå på kort sikt bedöms dock rymmas inom myndigheternas ekonomiska ramar. Om ändringar inte genomförs bedöms inga eller små förändringar komma till stånd, vilket skulle innebära uteblivna kostnadsbesparingar. De föreskrifter och allmänna råd som Statskontoret föreslås ta fram förutses ge myndigheter det stöd som behövs för myndigheternas strategiska arbete när de planerar för sin lokalförsörjning. Förslagen av förtydligande och redaktionell karaktär förväntas leda till en ökad tydlighet.

Lokalförsörjningsplanering Enligt 3 § myndighetsförordningen ansvarar myndighetens ledning inför regeringen för verksamheten och ska se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt. Myndighetsledningens ansvar för verksamheten är en viktig utgångspunkt för statens lokalförsörjning och ändringarna innebär inte att ansvarsförhållandet ändras. De föreslagna ändringarna som syftar till att förbättra förutsättningarna för samverkan mellan myndigheter (5 a, 5 b och 9 §§) förväntas, i vart fall på medellång och lång sikt, leda till bättre och mer kostnadseffektiva lokallösningar. På kort sikt kan administrativa kostnader uppstå till följd av det merarbete som de nya kraven kan innebära för myndigheterna i deras planering av lokalförsörjningen. Eventuella kostnadsökningar bedöms dock rymmas inom myndigheternas ekonomiska ramar. Särskilt när det gäller mindre myndigheter och myndigheter med mindre arbetsställen förväntas ökad samverkan leda till fler kostnadseffektiva lösningar som innebär kostnadsbesparingar på medellång och lång sikt. Alternativet att inte införa ändringar bedöms medföra att eventuella kostnadsbesparingar till följd av samverkan uteblir. Förslagen om en effektiv lokalanvändning (5 – 5 b §§) bedöms på medellång till lång sikt kunna leda till kostnadsbesparingar. Riksrevisionen har beräknat de samlade besparingarna för mindre kontorsarea per anställd och lokalisering till mindre centrala lägen till 2,5 – 4 miljarder 13

kronor årligen. Detta är dock högt räknat eftersom beräkningarna inte beaktar kostnaderna för de verksamhetsmässiga anpassningar som kan komma att krävas. Hyresavtal som fortfarande löper innebär vidare att det kan dröja innan det är möjligt för en myndighet att göra ändringar i lokalbeståndet. Det kan inledningsvis även innebära kostnader för eventuella ombyggnationer och det arbete som en flytt till nya lokaler innebär. Eventuella kostnader som kan uppstå på kort sikt bedöms dock rymmas inom myndigheternas ekonomiska ramar. Som Riksrevisionens granskning visar går anpassningen mot mindre kontor långsamt och många använder betydligt större area per anställd än jämförbara verksamheter (2025:17). Utan åtgärder bedöms därför inga eller små förändringar komma till stånd, vilket skulle innebära uteblivna kostnadsbesparingar. Förslagen kan även få konsekvenser för staten som arbetsgivare och för statligt anställda eftersom kontorslokaler och deras lokalisering kan påverka arbetsgivares möjlighet att rekrytera och behålla kompetens. Exempelvis kan ett centralt läge i Stockholm vara attraktivt för medarbetare och en flytt av en myndighet från ett centralt läge till ett annat läge kan få negativa konsekvenser för anställda i form av t.ex. minskad flexibilitet i vardagen samt längre och dyrare pendling. Det kan minska hur attraktiv en anställning vid myndigheten uppfattas, och därmed få konsekvenser för kompetensförsörjningen. Vidare kan en minskad yta per anställd innebära risker för arbetsmiljön, exempelvis genom ökat buller och minskad avskildhet. Det kan i förlängningen påverka trivseln på arbetsplatsen och därmed också kompetensförsörjningen. De aktuella förslagen innebär dock inte att en myndighets ledning ska besluta om att genomföra en ändring som syftar till lokaleffektivisering om denna typ av negativa konsekvenser för myndigheten bedöms väga tyngre än de eventuella kostnadsbesparingar som en ändring skulle innebära. Myndigheten måste göra en helhetsbedömning.

Ökad föreskriftsrätt för Statskontoret Förslaget om föreskriftsrätt (12 § första stycket) avseende vilket underlag som ska lämnas i samband med yttrande (9 § fjärde stycket) kan initialt leda till merarbete för Statskontoret vid utformningen av föreskrifterna, men kostnaderna bedöms kunna återgäldas i sin helhet eftersom Statskontoret och i förlängningen regeringen får korrekt underlag direkt. På sikt förväntas det leda till en minskad arbetsbörda. Förslaget om rätt att meddela föreskrifter (12 § första stycket) om en effektiv lokalförsörjning (5 – 5 b §§) bedöms dock innebära ett visst merarbete för Statskontoret. Med hänsyn till Statskontorets angränsande uppgifter och att myndigheten i dag tar fram föreskrifter och allmänna råd till förordningen bedöms detta kunna hanteras inom myndighetens ekonomiska ramar. De föreskrifter och allmänna råd som Statskontoret tar fram förutses ge myndigheter det stöd som behövs för myndigheternas strategiska arbete när de planerar för sin lokalförsörjning. Ändringarna förutses sammanfattningsvis ge förutsättningar för en mer kostnadseffektiv hantering av statens lokalförsörjning. Ändringarna förutses dessutom öka myndigheters kostnadsmedvetenhet. Inom ramen för den löpande uppföljningen av myndigheterna kommer det att vara möjligt att

följa upp hur myndigheterna anpassar sin verksamhet efter de ändrade förutsättningarna.

Ändringar av förtydligande och redaktionell karaktär De föreslagna ändringarna som är av förtydligande och redaktionell karaktär förutses skapa större tydlighet vid tillämpningen av de aktuella bestämmelserna i förordningen och kan därmed innebära minskad tidsåtgång för myndigheterna. Vad gäller uppdateringar av hänvisningar till aktuell lagstiftning (2 och 7 a §§) förutses dessa ändringar bidra med en ökad tydlighet vilket underlättar myndigheternas arbete. Förtydligandet om när regeringens medgivande till den ekonomiska förpliktelsen krävs (9 §) förutses också skapa tydlighet för myndigheterna vid tillämpningen av förordningen. En följd av förslaget kan vara att antalet avtal som Statskontoret ombeds yttra sig över och som kräver regeringens medgivande ökar, men denna ökning bedöms vara marginell. Förslaget om undantag från kravet på att lämna uppgifter om lokaler som hyrs utomlands (7 §) förväntas leda till att uppgiftslämnandet blir mer ändamålsenligt. Den administrativa bördan för myndigheter som hyr lokaler utomlands bedöms minska och bördan för Statskontoret bedöms minska, om än marginellt. Eventuella kostnadsökningar till följd av ändringarna ovan bedöms rymmas inom myndigheternas ekonomiska ramar.