Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.
Upphäver
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för de myndigheter som omfattas av förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem, förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag och förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Förutom vad som sägs i första stycket gäller föreskrifterna för sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, såvitt gäller allmänna handlingar.
Med räkenskapsinformation avses detsamma som i 3 § 4 a–c förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring.
Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter.
Gallring
Med de begränsningar som följer av 6 § får myndigheten gallra räkenskapsinformation m.m. i enlighet med bilagan. Allmänna råd. För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna redovisas i bilagan räkenskapsinformation enligt 5 § förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring som ska bevaras. I bilagan redovisas även handlingar enligt förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag som ska bevaras.
Räkenskapsinformation m.m. som efter en tid förlorar betydelse för den ekonomiska redovisningen, till exempel kopior och överflödiga sammanställningar som använts för fortlöpande intern kontroll, avstämning eller rapportering, får gallras med frister som myndigheten själv fastställer.
Gallring får endast ske av räkenskapsinformation som inte har eller kan antas få någon annan funktion än enligt 2 §. Räkenskapsinformation m.m. ska undantas från gallring om den har betydelse för – styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter, – annan föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision, – beräkning av pensionsgrundande inkomst, – myndighets internationella åtaganden, till exempel deltagande i verksamhet som finansieras av Europeiska unionen, – statistikframställning, utvärdering eller forskning, och – förståelsen av andra handlingar som bevaras. Allmänna råd. Myndigheten bör även överväga om verifikationer och fakturor hörande till vissa verksamheter eller som har förts över till eller lagras som elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) eller mikrofilm ska undantas från gallring.
Dokumentation
Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter. Allmänna råd. Om myndigheten väljer att undanta handlingar från gallring eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen till det dokumenteras.
Ytterligare föreskrifter om dokumentation av elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) finns i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Utlån
Myndigheten får låna ut verifikationer i original till utländska myndigheter för återhämtning av utländsk mervärdesskatt och för kontroll i samband med deltagande i verksamhet som finansieras av Europeiska unionen. En förutsättning är att en bestyrkt kopia förvaras på originalets plats under utlåningstiden.
1. Denna författning träder i kraft den 1 februari 2019. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2015:2) om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.
KARIN ÅSTRÖM IKO Håkan Lövblad
Bilaga
Bevarande och gallring av räkenskapsinformation m.m.
I tabellen används följande förkortningar: FÅB Förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag FBF Förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring
Räkenskapsinformation Bevarande Gallring m.m.
Avtal och andra handlingar av Regleringsbrev, avtal, kontrakt, Rutinbetonad korrespondens, särskild betydelse för att belysa beslutshandlingar, bevis, dona- till exempel avräkningsnotor verksamhetens ekonomiska tionsförordnanden och hand- och blanketter för rekvisition förhållanden, 3 § 4. b) FBF. lingar rörande lån, fordringar, för mervärdesskatt, och avtal av investeringar, marknadsstrate- en art och omfattning som är gier, försäkring, förvaltnings- frekvent förekommande och uppdrag, m.m., ska bevaras. som inte enligt 6 § dessa föreskrifter ska undantas gallring, får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Uppgifter som är av betydelse Instruktioner om redovisnings- Instruktioner och program till för att det ska gå att följa och principer, värderingsnormer, programmerbara kassaapparaförstå de enskilda bokförings- prisöverenskommelser, rättel- ter, kontokuranter, lagerinvenposternas behandling i bok- seposter m.m. , ska bevaras. teringslistor, m.m. får gallras föringen, 3 § 4. c) och 12 § 7 år efter utgången av det FBF. räkenskapsår som handlingarna avser. Grundbokföring, 8 § FBF. De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras i registreringsordning (dagbok), ska bevaras. Huvudbokföring, 8 § FBF. De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning (huvudbok), ska bevaras. Sidoordnad bokföring, 11 § De ekonomiska händelserna FBF. bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror, ska bevaras.
Räkenskapsinformation Bevarande Gallring m.m.
Verifikationer, 13 § FBF. Verifikationer som enligt 6 § Övriga verifikationer får gallras dessa föreskrifter ska undantas 7 år efter utgången av det gallring, ska bevaras. räkenskapsår som handlingarna avser. Fakturor, 1 kap. 17 § mervär- Fakturor som enligt 6 § dessa Övriga fakturor får gallras 7 år desskattelagen (1994:200). föreskrifter ska undantas gall- efter utgången av det räkenring, ska bevaras. skapsår som handlingarna avser.
Undantag:
Fakturor på papper som har skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Verkställande av gallring förutsätter att de skannade bilderna är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år. Elektroniska fakturor, 21 f § Elektroniska fakturor som en- Övriga elektroniska fakturor får FBF och 1 kap. 17 a § mervär- ligt 6 § dessa föreskrifter ska gallras 7 år efter utgången av desskattelagen (1994:200). undantas gallring, ska bevaras. det räkenskapsår som handlingarna avser.
Undantag:
Elektroniska fakturor som har förts över till myndighetens format för elektroniska fakturor får gallras efter överföring under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en faktura inte har förändrats och att myndighetens elektroniska fakturor är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 7 år.
Räkenskapsinformation Bevarande Gallring m.m.
Systemdokumentation och be- De delar av systemdokumenta- Övrig systemdokumentation handlingshistorik, 18 § FBF tion och behandlingshistorik och behandlingshistorik får och förordningen (1994:1261) som är nödvändiga för att pre- gallras 7 år efter utgången av om statliga myndigheters redo- sentera de ekonomiska händel- det räkenskapsår som handlingvisningssystem. serna som grund-, huvud- och arna avser. sidoordnad bokföring ska bevaras. Därutöver ska dokumentation bevaras enligt vad som anges i 8 §. Årsredovisning, 19 § FBF, 2 Bevaras. kap. 4 § och 10 kap. 1 § FÅB. Specifikation till årsredovis- Bevaras. ningen, 20 § FBF. Rapportering till och från stats- Register över myndigheter som Myndighets rapportering för redovisningen, 21 § FBF och tillhör den statliga redovis- hela räkenskapsåret som visar förordningen (1994:1261) om ningsorganisationen, ska beva- att denna överensstämmer med statliga myndigheters redovis- ras hos Ekonomistyrningsver- årsredovisningen får gallras ningssystem. ket. 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Övrig rapportering till och från statsredovisningen får hos myndighet gallras 2 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Inrapporterade uppgifter av- Övriga inrapporterade uppseende underlag för finansiellt gifter får hos Ekonomistyrsparande klassificerade och för- ningsverket gallras 7 år efter utdelade myndighetsvis per rä- gången av det räkenskapsår kenskapsår, ska bevaras hos som handlingarna avser. Ekonomistyrningsverket. Dokumentation av organisation Förteckning över behörigheten Dokumentation av uttag på staoch rutiner, 22 § FBF. att förfoga över myndighetens tens centralkonto, betalningar, medel, inventeringsprotokoll, avstämningar och kontroll register över inventarier och an- m.m. får gallras 7 år efter utläggningstillgångar m.m. per gången av det räkenskapsår räkenskapsår, ska bevaras. som handlingarna avser. Delårsrapport med specifika- Får gallras 7 år efter utgången tion, 8 kap, och 10 kap. 2 § av det räkenskapsår som hand- FÅB. lingarna avser.
Räkenskapsinformation Bevarande Gallring m.m.
Budgetunderlag, 9 kap. 3 § Bevaras. FÅB. Beräkningsunderlag, 9 kap. Bevaras. 3 a § FÅB i dess lydelse 2004-03-01 --2005-01-31. Särskild rapport som underlag Bevaras. för regeringens fördjupade prövning av verksamheten, 9 kap. 7 § FÅB. Verksamhetsplan, 10 kap. 3 § Bevaras. FÅB.
Elanders Sverige AB, 2019