Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RAFS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter

Vad som sägs i 9 kap. 5, 6 och 10 §§ gäller inte för Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar. Bestämmelser enligt första stycket meddelas istället i särskilda föreskrifter.

Bestämmelser om överlämnande av allmänna handlingar till enskilda organ som avses i 2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen, finns i lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.

Ändrade RA-FS 1997:4, RA-FS 2008:4 och RA-FS 2012:1. 1

Bestämmelser för kommittéer som avses i 1 § kommittéförordningen (1998:1474) om överlämnande till en annan myndighet, finns i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om kommittéer under regeringen.

Bestämmelser för en myndighet som ska överlämna arkiv till en annan myndighet

En myndighet som upphör helt och hållet och vars verksamhet inte förs över till en annan myndighet, ska i enlighet med 11 § arkivlagen (1990:782) lämna över sitt arkiv till Riksarkivet inom tre månader, om inte regeringen eller Riksarkivet föreskriver något annat.

En myndighet som upphör helt eller delvis och vars verksamhet förs över till en annan myndighet ska lämna över sitt arkiv eller berörda delar av arkivet till den myndighet som tar över verksamheten, om inte annat följer av – lag eller föreskrift som meddelas av regeringen, – särskilt beslut av regeringen, eller – överenskommelse med Riksarkivet i enlighet med 9 § arkivlagen (1990:782). Om elektroniska handlingar införlivas i den övertagande myndighetens arkiv ska arkivexemplar framställas och tillföras den överlämnande myndighetens arkiv, med undantag av det som gäller enligt 9 §.

Allmänna råd. Överlämnandet bör dock ske endast under förutsättning att den mottagande myndigheten behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna bedriva den överförda verksamheten. En myndighet som ska lämna över delar av arkivet bör överväga möjligheten att för överlämnande framställa kopior av handlingarna eller att föra över handlingarna till elektroniska handlingar. Myndigheten bör även överväga att tillgodose den övertagande myndighetens behov av tillgång till handlingarna genom utlån för tjänsteändamål i enlighet med 7 § arkivförordningen (1991:446).

En myndighet vars verksamhet upphör helt eller delvis och överförs till en annan myndighet ska innan överföringen skriftligen rapportera detta till Riksarkivet.

Arkiv som överlämnas ska dokumenteras i myndighetens arkivredovisning i enlighet med 6 kap. Dokumentation som avses i det första stycket ska sändas till Riksarkivet inom sex månader efter det att verksamheten har förts över.

Allmänna råd. Handlingar som tillhör ett ärende som ska införlivas i arkivet hos den myndighet som tar över ärendet bör även dokumenteras i ärenderegister eller motsvarande sökmedel till myndighetens allmänna handlingar.

Dokumentation som har upprättats i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om handlingar på papper, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på

En myndighet som tar över arkiv från en annan myndighet får inte blanda samman handlingarna med det egna arkivet. Myndigheten kan dock om det finns särskilda skäl införliva vissa handlingar med det egna arkivet.

Allmänna råd. Med särskilda skäl avses t.ex. att ett införlivande av handlingarna är en förutsättning för att verksamheten ska kunna bedrivas vidare hos den övertagande myndigheten. Myndigheten bör överväga om det finns alternativ till att övertagna arkivhandlingar införlivas i myndighetens arkiv, t.ex. genom att endast kopior av handlingar lämnas över och införlivas.

Elektroniska handlingar som införlivas i den övertagande myndighetens arkiv ska i den fortsatta hanteringen kunna påvisa samband med den överlämnande myndigheten.

Arkiv som tas över ska dokumenteras i myndighetens arkivredovisning i enlighet med 6 kap. Dokumentation som avses i första stycket ska sändas in till Riksarkivet inom sex månader efter det att verksamheten har tagits över.

Allmänna råd. Handlingar som tillhör ett ärende som införlivas i arkivet bör även dokumenteras i ärenderegister eller motsvarande sökmedel till myndighetens allmänna handlingar.

Om Riksarkivet har föreskrivit eller beslutat om gallring eller annat avhändande för de handlingar som tas över och fristen för avhändandet inte har löpt ut, får den övertagande myndigheten istället verkställa detta.

Allmänna råd. Ändring, rättelse och gallring i övertagna handlingar bör dokumenteras på ett sådant sätt att det framgår vem som har vidtagit åtgärden.

Bestämmelser om överlämnande till Riksarkivet

En myndighet kan enligt 9 § arkivlagen (1990:782), efter överenskommelse överlämna arkivmaterial till Riksarkivet.

En myndighet som önskar lämna över arkivmaterial till Riksarkivet ska komma in med en framställning om detta.

Ändrat RA-FS 2008:4. 3

enskommelse om överlämnande till Riksarkivet. Framställningen bör innehålla en förteckning över de handlingar som överlämnandet avser.

Myndigheten ska kontakta Riksarkivet i så god tid före överlämnandet att Riksarkivet ges tillfälle att samråda kring överlämnandet eller inspektera de handlingar som ska överlämnas.

Arkiv som överlämnas ska vara förtecknade och handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut ska vara gallrade om inte myndigheten kommer överens om annat med Riksarkivet.

Dokumentation som har upprättats i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om handlingar på papper, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på mikrofilm, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på ritfilm och reprografisk film samt Riksarkivets föreskrifter om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband, och som behövs för Riksarkivets fortsatta bevarande, vård och tillhandahållande av handlingarna, ska följa med vid överlämnandet.

Vid överlämnande till Riksarkivet gäller bestämmelser om transporter av handlingar i enlighet med de föreskrifter som räknas upp i 16 §.

I överlämnandet ska ingå det antal exemplar av handlingarna som framgår av de föreskrifter som räknas upp i 16 §.

Vid överlämnande av arkivmaterial ska Riksarkivet i enlighet med 17 § andra stycket arkivförordningen (1991:446) träffa överenskommelse med myndigheten om ersättning för kostnader hos Riksarkivet för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna samt för engångskostnader i samband med övertagandet.

Allmänna råd. Om myndigheten inte har följt kraven i Riksarkivets föreskrifter kan detta leda till särskilda kostnader för myndigheten i samband med överlämnandet.

Särskilda bestämmelser om överlämnande av elektroniska handlingar till Riksarkivet

Vid överlämnande till Riksarkivet gäller bestämmelser om transporter av elektroniska handlingar i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar.

Inför ett överlämnande ska myndigheten på begäran av Riksarkivet tillhandahålla de elektroniska handlingarna samt tillhörande dokumentation för analys eller verifiering. Riksarkivet kommer i varje enskilt fall överens med myndigheten hur detta ska ske.

Elektroniska handlingar som överlämnas till Riksarkivet ska uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar.

Vid överlämnande av elektroniska handlingar till Riksarkivet ska Riksarkivet besluta om – innehåll och omfattning, – vilken dokumentation som krävs, och – hur överlämnandet ska ske.

Överlämnandet får ske först sedan – verifiering eller analys i enlighet med 21 § har genomförts, – innehållet och omfattningen av de elektroniska handlingarna har fastställts, – dokumentationen har godkänts av Riksarkivet, och – Riksarkivet har kommit överens med myndigheten på vilket sätt överlämnandet ska ske.

Varje överlämnande ska omfatta – elektroniska handlingar, – dokumentation i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, och – utdrag ur myndighetens arkivredovisning.

Denna författning träder i kraft den 1 januari 2019.

KARIN ÅSTRÖM IKO Carl Billengren

Elanders Sverige AB, 2018