Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar inom stödverksamheter
Bemyndigande
1 kap. Tillämpning
Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, och – sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till den del de allmänna handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen. Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges, sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket.
Föreskrifterna i denna författning gäller om det inte finns avvikande regler om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter eller beslut som grundar sig på lag eller förordning.
Föreskrifterna i denna författning får inte tillämpas på allmänna handlingar som är styrande för myndighetens verksamheter eller som dokumenterar myndighetens kärnverksamheter.
2 kap. Definitioner
I denna författning avses med gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför – förlust av betydelsebärande data, – förlust av möjliga sammanställningar, – förlust av sökmöjligheter, eller – förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.
Gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet, räkenskapsinformation, löne- och personaladministrativa handlingar, handlingar vid upphandling, pappershandlingar efter skanning och säkerhetshandlingar regleras i Riksarkivets föreskrifter om gallring av sådana handlingar.
Myndigheten får, med de begränsningar som följer av 3 och 4 §§, gallra allmänna handlingar i stödverksamheter som anges i bilagan till författningen.
Gallringen får endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning.
För allmänna handlingar som får gallras när de inte behövs för verksamheten ska fristen eller tidpunkten för gallring fastställas så att inte handlingarna gallras innan: – föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts, – tidsfrist för revision och preskription har gått ut, eller – betydelse för styrkande av rättigheter och skyldigheter.
4 kap. Dokumentation
Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.
Denna författning träder i kraft den 1 september 2021.
KARIN ÅSTRÖM IKO Anna-Kristina Andersson
Bilaga, Handlingar inom stödverksamheter
Handlingar Gallring Anmärkningar
1 Utrymmen och infrastruktur
1.1 Fastigheter, anläggningar och lokaler
Handlingar rörande När de inte behövs för förvaltning, drift, un- verksamheten. derhåll och kontroll av fastigheter och lokaler. Handlingar rörande När de inte behövs för utemiljöer. verksamheten. Handlingar rörande När de inte behövs för lokalvård. verksamheten. Handlingar rörande När de inte behövs för service och anpassning verksamheten. av arbetsplats.
2 Verksamhet och organisation
2.1 Informations- och kommunikationsteknik
Handlingar rörande När de inte behövs för Avser inte dokumendrift och förvaltning verksamheten. tation enligt 5 kap. av informationssys- Riksarkivets föreskriftem. ter (RA-FS 2009:1) och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
2.2 Logistik
Transporter, lagerhållning och resor
Handlingar rörande När de inte behövs för transporter och lager- verksamheten. hållning. Handlingar rörande När de inte behövs för resor och färdmedel. verksamheten.
Posthantering
Handlingar rörande När de inte behövs för posthantering. verksamheten.
Bibliotek
Handlingar som När de inte behövs för inkommer eller upp- verksamheten. 4 rättas inom ramen för myndighetens biblioteksverksamhet.
Handlingar Gallring Anmärkningar
2.3 Verksamhetsstöd
Ekonomi
Räkenskapsinforma- Se Riksarkivets företion. skrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation. Handlingar vid upp- Se Riksarkivets förehandlingar. skrifter och allmänna råd om gallring av handlingar vid upphandling.
Juridik
Administrativa hand- När de inte behövs för lingar rörande person- verksamheten. dataskydd. Handlingar i ärenden När de inte behövs för Avser inte handlingar i rörande registerutdrag, verksamheten. ärenden rörande rättelradering eller rättelser. se eller radering som överklagas. Handlingar i ärenden När de inte behövs för Avser inte handlingrörande utlämnande av verksamheten. ar i ärenden rörande allmänna handlingar. utlämnande som överklagas eller som lämnas ut med förbehåll.
Kommunikation information och utbildning
Handlingar rörande När de inte behövs för Avser inte webbplatser kommunikation, in- verksamheten. som helhet. formation och intern utbildning.
Löner och personaladministration
Handlingar inom löne- Se Riksarkivets föreoch personaladminis- skrifter och allmänna trativ verksamhet. råd om återlämnande och gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet.
Handlingar Gallring Anmärkningar
Informationssäkerhet
Säkerhetshandlingar. Se Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av säkerhetshandlingar och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar vid upphandling.
Elanders Sverige AB, 2021