Riksarkivets föreskrifter om behandling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse;

Syftet med dessa föreskrifter är att ge personuppgiftsansvariga som inte omfattas av föreskrifter om arkiv möjlighet att behandla personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse. Med föreskrifter om arkiv avses arkivlagen (1990:782) och föreskrifter meddelade med stöd av den lagen och andra föreskrifter som syftar till att arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser möjligheten att ta del av vissa handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltning och forskningens behov.

Föreskrifterna innehåller bestämmelser som kompletterar Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), här benämnd EU:s dataskyddsförordning.

Dessa föreskrifter gäller för 1. enskilda arkivbildare när de enligt artikel 5.1 b i EU:s dataskyddsförordning vidarebehandlar personuppgifter som avses i artikel 9.1 i förordningen (känsliga personuppgifter) för arkivändamål av allmänt intresse, och 2. den som i egenskap av personuppgiftsansvarig övertar personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse.

Föreskrifterna gäller endast om personuppgiftsbehandlingen är helt eller delvis automatiserad eller om personuppgifterna ingår eller kommer att ingå i ett register.

Termer och uttryck i dessa föreskrifter har samma betydelse som i EU:s dataskyddsförordning.

I dessa föreskrifter används följande uttryck med nedan angiven betydelse.

Arkivbildare Den i vars verksamhet personuppgifter som behandlas för ett arkivändamål av allmänt intresse ursprungligen har samlats in.

Arkivinstitution En juridisk person som övertar eller åt annan behandlar arkivmaterial för arkivändamål av allmänt intresse.

Arkivverksamhet Verksamhet i vilken personuppgifter behandlas för arkivändamål av allmänt intresse genom att exempelvis förvärva, bevara, bedöma, organisera, beskriva, kommunicera, främja, sprida eller ge tillgång till uppgifter av bestående värde för allmänintresset.

När en personuppgiftsansvarig enskild arkivbildare vidarebehandlar personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse med stöd av artikel 5.1 b i EU:s dataskyddsförordning får känsliga personuppgifter behandlas om 1. behandlingen är nödvändig för ett arkivändamål av allmänt intresse, 2. personuppgifterna har behandlats med stöd av artikel 9.2 i EU:s dataskyddsförordning, och 3. uppgifterna inte lämnas ut i strid med 12 §.

En enskild arkivinstitution får inom sin arkivverksamhet som personuppgiftsansvarig behandla personuppgifter i arkiv som har överlämnats till arkivinstitutionen om 1. behandlingen är nödvändig för ett sådant arkivändamål av allmänt intresse som avses i artikel 5.1 b i EU:s dataskyddsförordning, och 2. verksamheten uppfyller kraven i 9 §. Bedömningen enligt första stycket 1 ska dokumenteras innan personuppgiftsbehandlingen påbörjas.

Den enskilda arkivinstitutionen ska ha resurser och relevant kompetens för att kunna bedriva arkivverksamhet under stabila och långsiktiga former.

En enskild arkivinstitution får i sin arkivverksamhet som personuppgiftsansvarig behandla känsliga personuppgifter i arkiv som har överlämnats till arkivinstitutionen om 1. behandlingen är nödvändig för ett arkivändamål av allmänt intresse enligt 8 § första stycket 1,

2. den arkivbildare som har överlämnat uppgifterna har behandlat dem med stöd av artikel 9.2 i EU:s dataskyddsförordning eller, vid behandling hos arkivbildare som inte omfattas av EU:s dataskyddsförordning, hade haft sådant stöd om behandlingen hade omfattats av förordningen, och 3. uppgifterna inte lämnas ut i strid med 12 §.

En enskild arkivinstitution får i sin arkivverksamhet som personuppgiftsansvarig behandla sådana personuppgifter som avses i artikel 10 i EU:s dataskyddsförordning i arkiv som har överlämnats till arkivinstitutionen om 1. behandlingen är nödvändig för ett arkivändamål av allmänt intresse enligt 8 § första stycket 1, 2. den arkivbildare som har överlämnat uppgifterna har behandlat dem med stöd av EU:s dataskyddsförordning eller föreskrifter som har meddelats i anslutning till den eller, vid behandling hos arkivbildare som inte omfattas av EU:s dataskyddsförordning, hade haft sådant stöd om behandlingen hade omfattats av förordningen, och 3. uppgifterna inte lämnas ut i strid med 12 §.

Känsliga personuppgifter får lämnas ut till tredje part endast 1. om den registrerade har lämnat sitt samtycke till det, 2. om uppgifterna på ett tydligt sätt har offentliggjorts av den registrerade, 3. om utlämnandet behövs för att skydda den registrerades vitala intressen, 4. för forskning som har godkänts vid etikprövning enligt lagen (2003:460) om etikprövning av forskning som avser människor, 5. om skyldighet att lämna uppgifter följer av lag eller annan författning, eller 6. om det inte finns någon risk för att den enskilde eller någon närstående till denne lider skada, men eller annan olägenhet om uppgifterna lämnas ut. Första stycket gäller också när en enskild arkivinstitution som personuppgiftsansvarig behandlar sådana personuppgifter som avses i artikel 10 i EU:s dataskyddsförordning.

Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 november 2024.

KARIN ÅSTRÖM IKO Karin Brandqvist Sundblad

Elanders Sverige AB, 2024