Riksarkivets föreskrifter om återlämnande och gallring av handlingar hos Justitiekanslern
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Justitiekanslern Arkivbildare: Justitiekanslern Handlingsslag Kopior av beslut från andra myndigheter, ärendeförteckningar och handlingar i tillsyns- och skadeståndsärenden samt skrivelser som inte ska diarieföras Tidsomfattning: För återlämnande, från och med den 1 januari 2007
Återlämnande
En handling i en anmälan som lämnats in i ett ärende och där myndigheten beslutat att ärendet ska avslutas utan åtgärd, får återlämnas till den som har gett in handlingen i de fall det står klart att handlingen inte har haft någon betydelse för ärendets avgörande. Vid återlämnandet får den återlämnade handlingen ersättas med en bestyrkt kopia om Justitiekanslern anser det nödvändigt ur arkivhänseende.
Gallring
Följande handlingar får gallras med angivna frister.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Datainspektionens När överklagandetiden Handlingar i överklagabeslutsavskrifter i ären- har gått ut. de beslut ska bevaras. den enligt datalagen, Gäller från och med kreditupplysningslagen 1975. Ersätter serie A och inkassolagen. gallringsbeslut 1988:3.
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Ärendeförteckningar Tre år efter slutförd Gäller från och med från myndigheter som granskning. 1975. Ersätter RA-MS granskas enligt 10 § 1991:4. förordningen (1975: 1345) med instruktion för Justitiekanslern.
Handlingar i tillsyns- Tre år från beslutet. Gäller från och med ärenden som anhängig- den 1 december 1998. gjorts genom anmälan Ersätter RA-MS från enskilda och där 2001:45. det beslutats att ärendet ska avslutas utan åtgärd eller med endast ett brev till anmälaren.
Skrivelser från enskilda Tre år från beslutet. Gäller från och med som inte är ställda till den 1 december 1998. Justitiekanslern och Ersätter RA-MS som enligt beslut inte 2001:45. ska diarieföras (s.k. pärmärenden).
Handlingar avseende Två månader från det Gäller från och med inkomna underrättelser att ärendet har kommit den 1 april 2005. om beslut i rättshjälps- in till myndigheten. Ersätter RA-MS frågor som inte över- 2005:33. klagats.
Inkomna kopior från Efter att ärendet har Gäller från och med andra myndigheter i avslutats. den 1 januari 2008. tillsyns- och skade- Ersätter RA-MS ståndsärenden. 2008:51.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen
Dokumentation och tillämpning
Justitiekanslern ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas.
1. Denna författning träder i kraft den 1 december 2010. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter serie A gallringsbeslut 1988:3, RA-MS 1991:4, RA-MS 2001:45, RA-MS 2005:33 och RA-MS 2008:51.
Björn Jordell Britt-Marie Östholm