Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande Arkivbildare: Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2005
Gallring
Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande får gallra handlingar som upptas i bilagan till denna författning i enlighet med vad som anges där.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Dokumentation och tillämpning
Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas.
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Innan gallring av handlingar som har skannats verkställs ska Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att de elektroniska handlingarna kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
1. Denna författning träder i kraft den 1 december 2010.
2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2005:80) om gallring hos Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande.
Björn Jordell
Britt-Marie Östholm
1(2)
Bilaga till
Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande får gallra följande handlingar med den gallringsfrist som anges i varje enskilt fall.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Handlingar i ärenden som 5 år efter beslut i Elektronisk handling avser ansökan om medel där ärendet och papper ansökan avslås eller avvisas
Handlingar i ärenden som 5 år efter Elektronisk handling avser ansökan om medel där ankomstdatum och papper ansökan återtas
Handling som avser ansökan 6 månader efter Elektronisk handling om medel där ansökan inte ankomstdatum fullföljs
Användaruppgifter till webb- 6 månader efter Elektronisk handling ansökan ankomstdatum
Ofullständiga handlingar som 1 år efter att ärendet Elektronisk handling avser ansökan om medel har avslutats Handlingarna ersätts av kompletterade ansökningshandlingar
Inkommen signaturblankett 1 år efter att ärendet Papper (S-blankett) har avslutats En skannad version av pappersförlagan bevaras
Handling som utgör yttrande När ett gemensamt Elektronisk handling över en ansökan från en yttrande från enskild granskare beredningsgruppen Ett gemensamt har upprättats yttrande från beredningsgruppen bevaras
Beslut om att avvisa, bevilja, 1 år efter att ärendet Papper eller avslå ansökan om medel har avslutats En skannad version av pappersförlagan bevaras
Inkommet beslutsmeddelande 1 år efter att ärendet Papper har avslutats En skannad version av pappersförlagan bevaras
2(2)
Bilaga till
Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande får gallra följande handlingar med den gallringsfrist som anges i varje enskilt fall.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkning
Påminnelsehandling om 1 år efter att ärendet Elektronisk handling ekonomisk- och vetenskaplig har avslutats redovisning
Inkommen ekonomisk rapport 1 år efter att ärendet Papper med underskrift har avslutats En skannad version av ekonomisk rapport med underskrift bevaras
Inkommen ekonomisk rapport När handlingen Elektronisk handling utan underskrift ersätts av en ekonomisk rapport En skannad version med underskrift av ekonomisk rapport med underskrift bevaras