Riksarkivets föreskrifter om bevarande och gallring hos Centrala studiestödsnämnden
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Centrala studiestödsnämnden (CSN) Arkivbildare: Centrala studiestödsnämnden, studiemedelsnämnder och vuxenutbildningsnämnder Medium: Pappershandlingar, mikrofilm och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med år 1964
Bevarande och gallring
I 16 § första stycket studiestödsdatalagen (2009:287) regleras gallringen av personuppgifter i ett ärende om studiestöd.
Handlingar upptagna i bilagan ska undantas från gallring och bevaras för historiska, statistiska och vetenskapliga ändamål samt för redovisningsändamål.
Gallring och bevarande av personuppgifter enligt 2-3 §§ ska även omfatta uppgifter om avlidna personer.
1. Denna författning träder i kraft den 1 februari 2013. 2. Genom denna författning upphävs följande författningar: Serie A Gallringsbeslut 1988:26 Centrala studiestödsnämnden (CSN), Serie A Gallringsbeslut 1988:27 Centrala studiestödsnämnden (CSN) och studiemedelsnämnderna (SMN), Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 1998:42) om gallring hos Centrala studiestödsnämnden, Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2000:17) om gallring hos Centrala studiestödsnämnden och
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2011:38) om bevarande hos Centrala studiestödsnämnden. 3. De upphävda föreskrifterna får tillämpas på pappershandlingar tillkomna t.o.m. 2003.
Björn Jordell
Britt-Marie Östholm
1(4)
Bilaga: Handlingar som ska bevaras angående studiestöd
Personuppgifter Uppgifter som ska Medium bevaras
Strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller
sammanställning enligt särskilda kriterier
Pappershandlingar som Samtliga uppgifter Pappershandlingar omfattas av studiestöds- Undantag: datalagen i studiemedels- Handlingar som får gallras nämndernas, vuxenutbild- enligt Riksarkivets föreningsnämndernas och skrifter Serie A Gallringsdelarkiv inom Centrala beslut 1988:26, Serie A studiestödsnämndens Gallringsbeslut 1988:27, arkivbildning t.o.m. 2003 RA-MS 1998:42 och RA-MS 2000:17
Mikrofilmer för personer Samtliga mikrofilmer Mikrofilm som är födda dag 1 eller dag 15
Bokföringsuppgifter
Verifikationer Personuppgifter som avser Elektroniska handlingar in- och utbetalningar samt (upptagningar för automatilånetransaktioner som ökar serad behandling) eller minskar lån eller bidrag, får bevaras i tio år efter det räkenskapsår de avser
Sökregister
Sökregister för mikrofilmer Samtliga register Elektroniska handlingar för personer födda dag 1 (upptagningar för automatieller dag 15 serad behandling)
Sökregister för diarieförda Samtliga register Elektroniska handlingar handlingar för diariet FIND (upptagningar för automati- IT (1990-1994) serad behandling)
Uppgifter om beviljning av studiehjälp i form av inackorderingstillägg och extra tillägg
fr.o.m. höstterminen 2007
Uppgifter om elev - Personnummer, Elektroniska handlingar - namn, och (upptagningar för automati- - adress serad behandling)
2(4)
Personuppgifter Uppgifter som ska Medium bevaras
Beslutsuppgifter - Personnummer för elev, - namn, - adress, - period, - stödform, - ärendeklass, - beloppstyp (bidrag), - beslutstyp (beviljat eller avslag), - beslutsgrunder, - tidsperiod för beslutet, - studietakt, - nivå (t.ex. gymnasial), - ev. skolform (t.ex. kommunal vuxenutbildning eller fristående), - beviljat belopp bidrag, - återkrävt belopp, - skolkod, - namn på skola, - utbildningskod, och - namn på utbildning
Uppgifter om beviljning av studiemedel
Uppgifter om den - Personnummer, Elektroniska handlingar studerande - namn, och (upptagningar för automati- - adress serad behandling)
Beslutsuppgifter - Personnummer, Elektroniska handlingar - namn, (upptagningar för automati- - adress, serad behandling) - period, - stödform, - ärendeklass, - beloppstyp (t.ex. bidrag eller lån), - beslutstyp (beviljat eller avslag), - beslutsgrunder, - tidsperiod för beslutet, - studietakt, - nivå (t.ex. gymnasial), - beviljat belopp bidrag, - beviljat belopp lån, - återkrävt belopp, - skolkod, - namn på skola, - utbildningskod, och - namn på utbildning
3(4)
Personuppgifter Uppgifter som ska Medium bevaras
Uppgifter om återbetalning eller återkrav
Uppgifter om skuldstorlek - Personnummer, Elektroniska handlingar - namn, (upptagningar för automati- - avgiftsår, serad behandling) - ingående skuld för året, - typ av lån, - uppgifter om ökad eller minskad skuld pga. inbetalningar (enligt betalningsplan), - extra inbetalningar, - räntor, - avgifter, - avskrivningar, - återkravsskulder, - uppgifter om skulden är konverterad till annan typ av lån pga. överföring, sammanläggning eller ändrade lånevillkor, och - utgående skuld för året
Uppgifter i betalningsplaner - Typ av lån, Elektroniska handlingar för studiemedel respektive - avgiftsår, (upptagningar för automatiåterkrav - ursprunglig årsavgift, serad behandling) - aktuell årsavgift, - beräkningssätt, - händelser som ger ny årsavgift , och - datum för skäl till sådana händelser
Aviseringshistorik - Aviseringsår, Elektroniska handlingar - aviseringshändelser (upptagningar för automatirörande förfallna belopp, serad behandling) - aviseringsdatum, och - halvår det förfallna beloppet avser
Övriga låneuppgifter - När återbetalnings- Elektroniska handlingar skyldighet inträffar, (upptagningar för automati- - antal återbetalningsår, serad behandling) - slutregleringsdatum, och - slutregleringsorsak
Uppgifter i enskilt - Personnummer, Elektroniska handlingar nedsättningsbeslut - namn, (upptagningar för automati- - avgiftsår, serad behandling) - skäl, och - motiv
4(4)
Personuppgifter Uppgifter som ska Medium bevaras
Uppgifter i enskilt - Personnummer, Elektroniska handlingar avskrivningsbeslut - namn, (upptagningar för automati- - avgiftsår, serad behandling) - skäl, - motiv, och - beslutande skäl
Uppgifter från gemensam hantering
Generella personuppgifter - Personnummer, Elektroniska handlingar - adresser, (upptagningar för automati- - tid för adresser, och serad behandling) - källa till adresser
Tidigare adressuppgifter - Tidigare adresser, Elektroniska handlingar - adresser som inte hämtats (upptagningar för automatifrån Skatteverket, serad behandling) - tid för tidigare adresser, och - källa till tidigare adresser
Uppgifter om utlands- - Uppgivna utlands- Elektroniska handlingar inkomster inkomster, och (upptagningar för automati- - år för utlandsinkomster serad behandling)