Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande och gallring hos universitet och högskolor
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndigheter: Universitet och högskolor enligt 1 kap. 1 § högskoleförordningen (1993:100) och de högskolor som anges i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Arkivbildare: Universitet och högskolor enligt 1 kap. 1 § högskoleförordningen (1993:100) och de högskolor som anges i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 juli 1993
Återlämnande och gallring
I förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor finns föreskrifter om bevarande och gallring av uppgifter i antagningsregister och studieregister.
Myndigheten får återlämna eller gallra handlingar enligt vad som anges i bilagan till föreskrifterna. Handlingar i ärenden som har överklagats omfattas inte av gallringsmedgivandet i första stycket.
Dokumentation och tillämpning
Myndigheten får föra över handlingar som får gallras enligt 3 § till elektroniska handlingar genom skanning under den tid de ska bevaras. Efter överföringen får de ursprungliga handlingarna gallras vid den tidpunkt som myndigheten själv fastställer.
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
2 (2)
Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av denna författning i fråga om gallring efter skanning.
Bevarande
Myndigheten ska dokumentera de kriterier och metoder som används för urval av de handlingar som enligt bilagan ska bevaras genom typurval samt vilka handlingar som ingår i urvalet.
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar enligt föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
1. Denna författning träder i kraft den 1 februari 2018. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Karlstads universitet (RA-MS 2014:52). 3. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter om gallring i högskolans i Jönköping med föregångare arkiv (RA-MS 1995:62).
Karin Åström Iko
Anna-Kristina Andersson
1(5)
Bilaga till
Universitet och högskolor får återlämna eller gallra handlingar i enlighet med de frister som anges.
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Ge stöd till verksamheten
Videoupptagningar från Får gallras 2 år efter mötestill- Avser till exempel persointerna möten. fället. nalmöten, arbetsgruppsmöten och konferenser.
Hantera antagning av studenter på grundnivå och avancerad nivå
Anmälningar med bilagor till Får gallras 2 år efter beslut om Allmänt råd: utbildning på grundnivå och antagning, om anmälan har För antagen som inte har avancerad nivå. registrerats i antagnings- eller registrerats i studieregister, studieregister. till exempel inresande, utländsk, student, bör anmälan med bilagor bevaras.
Arbetsprover för utbildning Får återlämnas efter beslut om Förekomsten av uppvisade som leder till konstnärlig antagning. arbetsprover bör dokumenexamen, arkitektexamen Om den sökande inte be- teras. eller motsvarande och som gärt återlämnande får arbets- Arbetsprover som utgör utgörs av allmänna hand- prover gallras 1 månad efter föremål och som inte har lingar. beslut om antagning. bedömts vara allmänna Dokumentation av uppvi- handlingar kan förstöras sade arbetsprover får gallras 2 eller återlämnas utan medår efter beslut om antagning. givande från Riksarkivet.
Inkomna svarshäften, hög- Får gallras efter utgången av Regleringen av gallringen skoleprovet. det kalenderhalvår som infaller efter att svarshäftet har förts 5 år efter provtillfället. över till annat medium är ett Inkomna svarshäften på undantag från 4 §. papper får gallras tidigast 1 år efter provtillfället efter överföring till annat medium.
Hantera antagning av studenter på forskarnivå
Anmälningar med bilagor till Får gallras 2 år efter beslut om Allmänt råd: utbildning på forskarnivå. antagning, om anmälan har Myndigheten bör bevara registrerats i antagnings- eller anmälan och bilagor för studieregister. antagen om bilagorna inte har arkiverats av myndigheten tidigare. Myndigheten bör för antagen också bevara tryckta skrifter som saknar fullständiga bibliografiska referenser.
2 (5)
Bilaga till
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Hantera studentärenden
Inkomna och upprättade Får gallras 2 år efter det att Avser handlingar som kan handlingar i samband med anmälan har kommit in till tillkomma vid anmälan inför anmälan om inför den tid- myndigheten om uppgifter om den tidpunkt då studierna punkt då studierna ska fort- återtagandet av studier har ska fortsätta enligt 5 § Unisätt efter ett studieuppehåll. registrerats i studieregister. versitets- och högskolerådets föreskrifter (UHRFS 2013:3) om anstånd med studier för antagna samt studieuppehåll, till exempel studentens anmälan och myndighetens beslut eller bekräftelsebrev.
Anmälningar om studieav- Får gallras 2 år efter det att brott. anmälan har kommit in till myndigheten om uppgifter om studieavbrottet har registrerats i studieregister.
Handlingar i ärenden om Får gallras 2 år efter det att återupptagande av studier beslut har fattats i ärendet om efter studieavbrott. uppgifter om återtagandet av studier har registrerats i studieregister.
Hantera bidrag m.m.
Handlingar i ärenden om Får gallras 10 år efter det att Förordningen (1995:938) utbildningsbidrag. beslut har fattats i ärendet. om utbildningsbidrag för Handlingar i ärenden som doktorander har upphört att inte har beviljats får gallras 2 gälla från och med den 1 juli år efter beslut. 2017. Enligt övergångs- Undantag från gallring: bestämmelserna gäller de Dokumentation av vilka som äldre föreskrifterna fortfasökt och beviljats bidrag ska rande för den som har bevilbevaras. jats utbildningsbidrag för doktorander, dock längst till utgången av juni 2020.
3 (5)
Bilaga till
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i ärenden om Får gallras 10 år efter det att Bestämmelsen omfattar tilldelning av internt utlysta beslut har fattats i ärendet. även ansökan från anställda medel och stipendium. Handlingar i ärenden som vid universitet och högskointe har beviljats får gallras 2 lor. år efter beslut. Bestämmelsen avser Undantag från gallring: dock inte registrerad stiftel- Dokumentation av vilka som se. har sökt och beviljats bidrag Allmänt råd: Enligt 6 § ska bevaras. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet, bör ansökan och beslut om beviljade medel i forskningsprojekt undantas från gallring.
Bedriva utbildning på grundnivå och avancerad nivå
Videoupptagningar från Får gallras 2 år efter avslutat Avser till exempel videouppundervisningstillfällen. kurstillfälle. tagningar från föreläsningar.
Undantag från gallring:
Videoupptagningar från undervisningstillfällen ska bevaras genom typurval.
Skriftliga provsvar. Får återlämnas till studenten Allmänt råd: Om en stuefter betygsättningen om be- dent begär omprövning av tyget har registrerats i studie- betyget bör provsvaret beregister. varas i 2 år efter att pröv- Provsvar som inte har åter- ningen har slutbehandlats. lämnats får gallras 2 år efter betygsättningen.
Undantag från gallring:
Ett exemplar av provformuläret ska bevaras.
Videoupptagningar från Får gallras 2 år efter examina- Avser till exempel videouppexaminationer. tionen. tagningar från seminarier med examinerande moment. Allmänt råd: Om en student begär omprövning av betyget bör provsvaret bevaras i 2 år efter att prövningen har slutbehandlats.
4 (5)
Bilaga till
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handledarrapporter med Får gallras 2 år efter avslutad bilagor från verksamhetsför- delkurs eller utbildning. lagd utbildning. Undantag från gallring: Myndigheten ska bevara rapporter om de har legat till grund för betygsättningen och betyget inte har registrerats i studieregister.
Studenternas rapporter med Får återlämnas till studenten Med bilagor avses utlåtanbilagor från praktik eller efter avslutad delkurs eller den från arbetsplatser och verksamhetsförlagd utbild- utbildningen om betyget har annan dokumentation som ning. registrerats i studieregister. bildar underlag till rappor- Rapporter och bilagor som ten. inte har återlämnats får gallras Allmänt råd: Myndighe- 2 år efter det att betyget har ten bör bevara rapporter registretats i studieregister. från praktik eller verksamhetsförlagd utbildning om de bedöms ha ett värde för forskningens behov.
Uppsatser för 60 högskole- Får gallras 5 år efter betygs- För uppsatser på kurser där poäng eller motsvarande datum om betyget har regi- 60 högskolepoäng utgör nivå. strerats i studieregister. den högsta nivån ska myndigheten ta särskild ställning till ett eventuellt bevarande av uppsatserna.
Kursvärderingar. Får gallras 2 år efter att en sammanställning har upprättats.
Undantag från gallring:
Sammanställningen ska bevaras.
Ansökningar med bilagor Får gallras 2 år efter att exaom examensbevis eller mensbeviset eller kursbeviset kursbevis. har utfärdats eller beslut om avslag har fattats. En förutsättning för gallringen i de fall där examensbevis eller kursbevis har utfärdats är att uppgifter om beviset har registrerats i studieregister.
Undantag från gallring:
Examensbevis och kursbevis ska bevaras.
5 (5)
Bilaga till
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Underlag för kontroll och Får gallras vid den tidpunkt Handlingar i ärenden enligt verifiering av uppgifter i stu- som myndigheten har fast- högskoleförordningen dieregister. ställt. (1993:100) omfattas inte av Vid fastställandet av tid- gallringsmedgivandet, till punkten är det viktigt att upp- exempel handlingar i ärenmärksamma att handlingarna den om tillgodoräknande av inte får gallras innan studier. - föreskriven redovisning, bearbetning eller kontroll har slutförts, - tidsfrist för revision och preskription har gått ut, och - betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt har upphört.
Samverka
Videoupptagningar från Får gallras 2 år efter mötestill- Avser till exempel videouppmöten med externa aktörer. fället. tagningar från konferenser, Undantag från gallring: seminarier, nätverksträffar Myndigheten ska bevara vi- som sker med externa aktödeoupptagningar som bedöms rer. ha ett värde för forskningen eller som har rönt stor uppmärksamhet.