Riksarkivets beslut om gallring hos universitet och högskolor

1. Tillämpning och omfattning

Myndighet: Universitet och högskolor enligt 1 kap. 1 § högskoleförordningen (1993:100) och de högskolor som anges i bilagan till offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400) Arkivbildare: Universitet och högskolor enligt 1 kap. 1 § högskoleförordningen (1993:100) och de högskolor som anges i bilagan till offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400) Handlingsslag: Studieadministrativa handlingar och uppgifter Medium: Elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: 1987-01-01--2018-12-31

2. Gallring

Studieadministrativa handlingar får gallras enligt bilaga 1. Handlingar hos Handelshögskolan i Stockholm omfattas endast av bestämmelserna angående handlingar från verksamheten statligt stöd i form av utbildningsbidrag för doktorander (SFS 1992:318).

3. Bevarande

Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).

Uppgifter om studieresultat ska anges individuellt och får inte gallras enligt 2 kap. 1 § förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor.

4. Ikraftträdande

Detta beslut träder i kraft omedelbart.

Karin Åström Iko

Monika Jansson

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

Bilaga 1 till

Studieadministrativa handlingar i lokala databaser till det Lokalt ADB-baserat studieDOKumentationssystem (Ladok) som var i drift åren 1987-2018 får gallras enligt nedan.

Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar

Studiedokumentation

Handlingar och uppgifter När handlingarna och Handlingar och uppgifter som om studenters närvaro, uppgifterna inte längre behövs ska bevaras har förts över till resultat och examina samt för verksamheten. det nya Lokalt ADB-baserat uppgifter om Undantag från gallring: studieDOKumentationssystem programadministration, - Loggningsuppgifter över (Ladok), förutom de som finns registervård och ändringar av uppräknade som undantag för systemadministration. registreringsuppgifter. gallring. - Loggningsuppgifter över ändringar av studieresultat. - Uppgifter för utskrifter av examensbevis som inte bevaras på annan plats. - Händelseloggar. - Uppgifter om studenter som har avbrutit kurser inom två veckor varför registreringen på kursen ska tas bort, om uppgifterna inte finns bevarade på annan plats. - Uppgifter om villkor för uppflyttning i samband med terminsregistrering, om uppgifterna inte finns bevarade på annan plats.

Examen

Handlingar och uppgifter När handlingarna och Handlingar och uppgifter som om utfärdande av uppgifterna inte längre behövs ska bevaras har förts över till examina, inklusive för verksamheten. det nya Lokalt ADB-baserat katalog-, diarieförings- och studieDOKumentationssystem statistikuppgifter. (Ladok).

Uppföljning

Underlag till 7 år efter utgången av det år då årsredovisningen. handlingarna och uppgifterna kom in eller upprättades.