Kungörelse med generella riktlinjer m.m. för förhyrning av lokaler för allmän försäkringskassa

utfärdad den 7 mars 1983.

Riksförsäkringsverket föreskriver i samråd med byggnadsstyrelsen att i bilaga 1 och 2 angivna generella riktlinjer m.m. för förhyrning av lokaler för allmän försäkringskassa (bedömning av lokalbehov och handläggningsordning) skall tillä mpas vid handläggning av lokalärende hos en allmän försäkringskassa.

Denna kungörelse träder i kraft dagen efter den dag då kungörelsen enligt uppgift på den utkom från trycket i Riksförsäkringsverkets författningssamling.

RIKSFÖRSÄKRINGSVERKET

KARL GUSTAF SCHERMAN

Birgit Strand Einar Edvardsson

Bilaga 1

RIKSFÖRSÄKRINGSVERKET BYGGNADSSTYRELSEN

Generella riktlinjer m.m. för förhyrning av lokaler för allmän försäkringskassa

__________________________________________________ BEDÖMNING AV LOKALBEHOV - PROGRAM BEDÖMNING AV LOKALFÖRSÖRJNINGSALTERNATIV __________________________________________________

Riksförsäkringsverket (RFV) och byggnadsstyrelsen (BS) har enats om följa nde bedömningsprinciper beträffande areabehov för lokalkontor. Överenskommelsen innebär att AM-gruppens rekommendationer fortfarande tillämpas vid försäkringskassans egna bedömningar.

1. FK:s programarbete och val av lokalalternativ skall fortsättningsvis utgå från en ramangivelse för area (BRA-H) per tjänst. Beträffande olika begrepp, se sid 3 och 4 i bilagan. Ramen anges som en normalkurva och framgår av nästa sida. Normalkurvan är baserad på AM-gruppens rekommendationer och de erfarenheter som erhållits vid hittillsvarande tillämpning. Slutarkiv ingår inte i beräkningen.

Inom angiven ram beslutar FK om program och lokaldispositioner. Normalkurvan är utgångspunkt vid bedömningar i enskilt ärende men är inte formellt bindande. Ett överskridande av angivna normalvärden vid lokalanskaffning kan nödvändiggöras av begränsningar i disponibla lokalers utformning och använd-

barhet. Överskridanden i program och lokalförslag skall särskilt motiveras av FK enligt punkt 2.

2. FK upprättar detaljerade lokalprogram utifrån angiven ram, enligt de rekommendationer som gäller för kassorna och enligt de särskilda anvisningar som kan meddelas i enskilda projekt.

2.1 I de fall samrådsskyldighet med BS ej föreligger (se handläggningsordningen i bilaga 2) beslutar FK om lokallösning inom ramen för angiven normalkurva och med ledning av AM-gruppens rekommendationer. Om FK vill hävda ett areabehov i program som överstiger angiven normalkurva skall samråd ske med RFV.

2.2 I samrådsärenden där FK vill hävda ett areabehov i program eller föreslår en lokallösning som överstiger angiven normalkurva skall behovet motiveras av FK och prövas i fortsatta samråd med RFV och BS. Förslag till lokalprogram med FK:s motiveringar skall därvid ingå i remitterade handlingar.

Bild

Programmeringsrutiner för försäkringskassorna har utarbetats av Försäkringskasseförbundets arbetsmiljögrupp (AM-gruppen). Metoder, areabeteckningar m.m. har anpassats till förutsättningen att försäkringskassornas verksamhet till sin merpart utförs i storrum. Metoder, begrepp och beteckningar har härigenom kommit att avsevärt avvika från vad som tillämpas i byggnadsstyrelsens reguljära lokalhållning.

Samband mellan skilda tillämpade begrepp framgår av följande sammanställning.

Beteckningar FK Beteckningar BS _______________________________________________________

Kontorsnettoarea BRA-Arbetsutrymmen (BRA-A) -Arbetsrum Arbetsutrymmens andel -Grupputrymmen i hyresarea indelas -Tekniklokaler därtill i: -Verkstadslokaler - Arbetsyta -Laborativa lokaler - Tillträdesyta -Förvaring - Fördelningsyta -Övrigt

Våtarea BRA-Personalutrymmen (BRA-P)

Kommunikation (del) BRA-Horisontella kommunikationer (BRA-HK) _________________________________________________________ Hyresarea BRA-Hyresarea (BRA-H) _________________________________________________________ Kommunikation (del) BRA-Vertikala kommunikationer (BRA-VK)

- BRA-Driftutrymmen (BRA-D) _________________________________________________________ S:a Bruksarea S:a Bruksarea ________________________________________________________

Till följd av valda begrepp och definitioner tillämpar FK i detaljprogram en beräkningsmetod där areabehov för enskilda befattningshavare och funktioner anges som andel av BRA-H och inte enligt byggnadsstyrelsens modell som andel av BRA-A. Effekten av detta beräkningssätt är att areabehovet för varje funktion vid samma standard anges med ett m2-tal som 1,2 - 1,4 gånger överstiger motsvarande uppgifter i byggnadsstyrelsens lokalprogram.

En översättning av AM-gruppens rekommenderade areor för vissa arbetsplatser till area enligt byggnadsstyrelsens redovisningssätt ges i följande sammanställning.

Bild

Deltidsarbetets inverkan på ytbehovet

Deltid är relativt vanligt förekommande på lokalkontoren. Då de deltidsarbetande oftast arbetar mer än 50 % av hel tid måste man räkna med att ge det övervägande flertalet en egen arbetsplats. Då ytbehovsberäkningen är baserad på antalet tjänster enligt personalstat, innebär det att tillräckliga ytor ej beräknas för arbetsplatser och vissa gemensamma funktioner.

För att vid ytbehovsberäkning ta hänsyn till deltidsarbete räknas vissa ytor upp med faktorn 1,2. Deltidsfaktorn 1,2 skall ses som ett medelvärde. På blanketten för ytbehovsberäkning framgår vid vilka funktioner deltidsfaktorn ska användas.

För att få en mer exakt omräkningsfaktor kan man i stället vid varje planeringstillfälle ta fram uppgifter om antalet deltidsanställda för det aktuella lokalkontoret samt försöka bedöma ev. förväntade avvikelser.

Ovan skisserade modeller för beräkning av deltidens inverkan är avsedda att skapa möjligheter att ge alla anställda en egen arbetsplats. Möjligheten att med rullhurtsar, rullskåp, rullvagnar samt lätt inställbara stolar skapa en personlig arbetsplats runt en grundmöblering av t.ex. bord, hylla och tillsatsbord då t.ex. två deltidstjänster arbetar för- respektive eftermiddag bör dock så långt möjligt utnyttjas.

Förändringsyta

Vid planering av lokalkontor måste hänsyn också tas till faktorer som i framtiden kan innebära förändringar av verksamheten för att därigenom försöka säkerställa att tillgänglig yta "klarar" en eventuell ökning av antalet anställda eller att möjligheter att avyttra överblivna lokalytor finns vid minskning.

Då behovet av lokalyta skall fastställas måste hänsyn tas till förväntade förändringar av främst följande faktorer

- socialförsäkringens administrations- och reformutveckling - befolkningstal - befolkningssammansättning - sysselsättnings- och näringsstruktur.

Det har inte ansetts vara en riktig väg att rekommendera generella normer för förändringar. I stället har kassorna rekommenderats att med ledning av bl.a. ovan nämnda faktorer göra prognoser om antalet tjänstemän vid aktuellt lokalkontor för olika tidpunkter framåt i tiden.

Bilaga 2

RIKSFÖRSÄKRINGSVERKET BYGGNADSSTYRELSEN

Generella riktlinjer m.m. för förhyrning av lokaler för allmän försäkringskassa

__________________________________________________ HANDLÄGGNINGSORDNING __________________________________________________

Allmänt

Den allmänna försäkringskassan (FK) - centralkontoret - svarar för utredningar och bedömningar av lokalbehov inom sitt område. Beslut i lokalärende där standarden överstiger angiven normalkurva sker i samråd med RFV enligt bilaga 1, punkt 2.1.

I de fall den årliga hyreskostnaden exklusive bränsletillägg överstiger 400 000 kr eller hyrestiden överstiger 10 år samt i de fall kostnader för projektering och ombyggnad beräknas överstiga 500 000 kr skall försäkringskassa samråda med riksförsäkringsverket (RFV) och byggnadsstyrelsen (BS) enligt följande handläggningsordning.

Med förhyrning avses dels förhyrning av ny lokal, dels omteckning av hyreskontrakt för befintliga lokaler med förändrade villkor.

I tillämpliga delar gäller handläggningsordningen även lokaler i egen fastighet.

FK uppmärksammas på att påbörjade överläggningar med hyresvärd innan godkännande från RFV/BS föreligger inte får leda till att försäkringskassan genom muntliga löften eller på annat sätt blir betalningsansvarig för åtgärder vidtagna av hyresvärden.

I de fall FK i samrådsärende föreslår ett konkret hyresobjekt skall ritning på lokalen samt kopia på eventuellt föreslagna kontrakt ingå i remitterade handlingar. Beträffande dimensioneringsfrågor se bilaga 1.

Överläggningar om revideringar av projekt, granskningar av lämnade anbud eller revideringar av preliminära hyreskontrakt skall ske med deltagande av FK.

Större investeringsärenden bör så tidigt som möjligt upptas i FK:s och RFV:s långtidsplanering och genom RFV anmälas till BS.

A. Lokaler hyrs utan om- eller tillbyggnad. Omteckning av hyreskontrakt utan om- eller tillbyggnad men med förändrade villkor.

Hyreskostnad exkl. tillägg >400 000 kr/år eller hyrestid >10 år.

FK remitterar ärendet till RFV för godkännande. RFV samråder innan godkännandet med BS. BS samråd skall lämnas skriftligt. Verken skall vara eniga. Vid oenighet skall ärendet underställas regeringens prövning. Efter godkännande tecknar FK kontrakt med hyresvärden.

B. Lokaler hyrs med om-, till- eller nybyggnad. Ombyggnad inom befintliga hyrda lokaler. Investering 500 000 -

2 milj kr, finansiering FK.

Hyreskostnad exkl tillägg ≤400 000 kr/år och hyrestid ≤10 år.

FK informerar RFV. FK samråder direkt med BS beträffande investering, upphandling och regleringar i hyreskontrakt. BS samråd skall vara skriftligt. FK och BS skall vara eniga. RFV skall informeras om den slutliga uppgörelsen innan kontrakt tecknas. Efter samråd tecknar FK kontrakt med hyresvärden.

Hyreskostnad exkl. tillägg >400 000 kr/år eller hyrestid >10 år.

FK remitterar ärendet till RFV för godkännande. RFV samråder innan godkännande med BS. BS samråd skall vara skriftligt. Verken skall vara eniga. Efter godkännande tecknar FK kontrakt med hyresvärden.

C. Lokaler hyrs med om-, till- eller nybyggnad. Ombyggnad inom befintliga hyrda lokaler. Investering >2 milj kr, finansiering FK.

FK remitterar ärendet till RFV. RFV inhämtar samrådsyttrande från BS. Ärendet skall av RFV underställas regeringens prövning. Vid beredningen gäller Allmänna anvisningar för handläggning av statliga lokalförsörjningsärenden budgetdepartementet 1979.

D. Lokaler hyrs med om-, till- eller nybyggnad. Ombyggnad inom befintliga hyrda lokaler. Investering >500 000 kr, finansiering hyresvärd.

Investering 500 000 - 2 milj kr.

Ärendet handläggs av FK enligt vad som anges under allmänt eller punkt A, utgående från resulterande total årshyra exklusive tillägg.

Investering >2 milj kr.

Förhyrning som innebär ny- eller ombyggnad direkt för lokalbrukarens behov skall handläggas enligt samma regler som anges under punkt C.

Denna bestämmelse innebär att FK inte får medverka i projekt på sådant sätt att kassan kan göras betalningsansvarig innan godkännande av projektet lämnats av regeringen.

E. Avveckling av lokaler.

I de fall FK frånträder eller hyr ut lokaler skall BS informeras för prövning av alternativ statlig användning. Uppsägning av kontrakt sker genom FK.