Registrering av identitetsuppgifter

Fakta om rättsliga ställningstaganden

Rättsliga ställningstaganden utgör Migrationsverkets uttalanden om hur en författning bör tolkas och är styrande för myndighetens medarbetare. De beslutas av chefen för rättsavdelningen.

Rättsliga ställningstaganden förs in i en särskild dokumentserie, RS-serie. Dokumentserien är gemensam för hela myndigheten. Beslut om fastställande, ändringar och upphävande av ett rättsligt ställningstagande förs in i beslutsdokumentserien för chefen för rättsavdelningen.

1. Sammanfattning

I detta rättsliga ställningstagande ges vägledning för hur en sökandes identitetsuppgifter ska anges i ärendehanteringssystemen.

Sökandes identitet består av namn, födelsetid och som huvudregel medborgarskap. Vid en ansökan om uppehållstillstånd är det den sökande som har att styrka/klarlägga sin identitet. I vissa fall kan dock en bevislättnad förekomma, vilket innebär att det räcker att identiteten görs sannolik.

När en person som inte tidigare varit i kontakt med Migrationsverket ansöker om uppehållstillstånd registreras hans eller hennes identitetsuppgifter. Normalt sker registreringen i enlighet med de uppgifter som finns i sökandes pass. Om den sökande inte har ett godkänt pass får andra handlingar ligga till grund för registreringen. När den sökande är i avsaknad av handling är huvudregeln att identiteten registreras i enlighet med de uppgifter den sökande lämnar.

2. Bakgrund

Migrationsverket tar emot ansökningar gällande verkets ansvarsområden. När en ansökan ges in till Migrationsverket ska den registreras. En kontroll görs i Centrala utlänningsdatabasen (CUD, Migrationsverkets diarium för utlänningsärenden) för att avgöra om den sökande finns registrerad sedan tidigare. Om sökanden inte återfinns i databasen ska hans eller hennes identitetsuppgifter registreras med ett nytt dossiernummer. Detsamma gäller i de fall individen förekommer sedan tidigare, men i en annan identitet. Mer information om detta finns i Förvaltningshandboken, Alias – sammankoppling av individ.

Vad som sägs nedan gäller i tillämpliga delar även när det inte finns någon ansökan, men en utlännings identitetsuppgifter av någon annan anledning ska registreras i CUD. Samlad information om att registrera och diarieföra finns i Migrationsverket förvaltningshandbok.

3. Gällande rätt angående registrering

Migrationsverkets hantering och registrering av identitetsuppgifter regleras i EU:s dataskyddsförordning, utlänningsdatalagen (2016:27), utlänningsdataförordningen (2016:30) och förordningen (2019:502) med instruktion för Migrationsverket.

Av regelverket framgår att Migrationsverket får behandla bland annat identitetsuppgifter och att de personuppgifter som samlas in ska behandlas korrekt samt vara riktiga och adekvata.

4. Identitet

4.1 Identitetsbegreppet i praxis

En persons identitet består av namn, födelsetid och, som huvudregel, medborgarskap (se MIG 2011:11 och MIG 2012:1).

4.2 Beviskrav i ärenden om uppehållstillstånd

Utgångspunkten i ärenden om uppehållstillstånd är att det är den sökande som ska klarlägga sin identitet eller åtminstone göra den sannolik, beroende på ärendesort. Mer information om beviskraven avseende sökandens identitet finns i de rättsliga ställningstagandena RS/037/2021 (Kraven på klarlagd identitet och pass i ärenden om uppehållstillstånd) och RS/031/2021 (Sannolik identitet i asylärenden). Det naturliga sättet att klarlägga identiteten är att genom dokument visa vem man är.

I svensk rätt gäller principen om fri bevisföring, vilket innebär att det är tillåtet att ta upp alla former av bevis vid en rättslig prövning. Med detta menas att det i princip inte uppställs några begränsningar i fråga om de källor som får användas för att ta reda på sanningen. Även bevisvärderingen är fri. Det finns inte några legala regler om hur värderingen av bevis ska ske. Sammanfattningsvis gäller alltså i fråga om klargörande av identitet att det inte kan finnas någon bestämd regel angående vad som ska godtas som bevisning. All bevisning som tillförts ärendet ska beaktas och all bevisning värderas utifrån sina meriter.

5 Rättslig bedömning

5.1 Registrering av identitetsuppgifter

Huvudregeln vid registrering av identitetsuppgifter är att uppgifterna i hemlandspass eller motsvarande följs. Om personen uppger att uppgifterna inte stämmer bör han eller hon uppmanas att göra en rättelse av handlingen hos utfärdande myndighet.

Om sökanden vid ansökningstillfället varken genom pass eller genom andra handlingar kan klarlägga sin identitet, får de handlingar som uppvisas ligga till grund för registreringen av identitetsuppgifterna. När den sökande är helt i avsaknad av handlingar får istället hans eller hennes egna uppgifter ligga till grund för registreringen.

I de fall registreringen av identiteten inte grundas på uppgifterna i ett hemlandspass eller motsvarande ska en tjänsteanteckning göras, där det framgår vilka uppgifter som ligger till grund för registreringen.

Att registreringen av den sökandes identitet grundas helt på obestyrkta uppgifter innebär inte att någon värdering av uppgifterna ur bevishänseende görs.

5.1.1 Samband med folkbokföringen

Vid inflyttning till Sverige ska en person folkbokföras om nattvilan eller motsvarande vila (dygnsvilan) kan antas regelmässigt komma att tillbringas i landet under ett år (se 3 § folkbokföringslagen [1991:481]).

För den som ansöker om uppehållstillstånd och, om ansökan beviljas, kan antas komma att bli folkbokförd här i landet bör Migrationsverkets rutiner för registrering av individuppgifter i möjligaste mån motsvara den bedömning som görs vid folkbokföringen.

När individuppgifterna i hemlandspasset inte överensstämmer med de som framgår av uppehållstillståndskortet kommer individen i folkbokföringen att registreras i enlighet med hemlandspasset. Att Migrationsverket och Skatteverket har en samsyn gällande registrering av individuppgifter underlättar för den enskilde, samtidigt som eventuellt merarbete från myndigheternas sida därigenom kan undvikas.

Motsvarande önskemål gör sig dock inte gällande vid andra former av uppehållstillstånd, t.ex. ett tidsbegränsat uppehållstillstånd för besök här i landet. Enhetliga rutiner bör dock eftersträvas, förutsatt att det inte finns något motstående intresse som kan anses väga över.

5.1.2 Namn

Personens namnuppgifter registreras enligt huvudregeln i enlighet med uppgifterna i hans eller hennes pass.

Om endast ett namn finns angivet i passet registreras detta namn som efternamn. Individens förnamn får då registreras i enlighet med andra handlingar, eller om handlingar saknas på grundval av egna uppgifter.

I pass från länder som använder ett annat alfabet än det latinska brukar innehavarens namn anges dels med det inhemska alfabetet, dels med det latinska. Namnet på personer från länder med ett annat alfabet registreras normalt i enlighet med den transkription av namnet som finns i passet.

Om den sökande är från ett land med annat alfabet än det latinska och saknar handling där hans eller hennes namn transkriberats bör normalt sökandes egen uppfattning om hur hans eller hennes namn stavas med latinska bokstäver följas.

I de fall registreringen av namnet grundar sig på annat underlag än personens pass, eller på något sätt avviker från uppgifterna i passet, ska en tjänsteanteckning göras.

För barn som föds i Sverige men ännu inte fått ett namn registreras, i avvaktan på att barnet namnges, normalt okänt både som för- och efternamn. Efternamn kan dock registreras om det enligt medborgarskapslandets lagstiftning följer med automatiskt.

I vissa länder förs enbart ett av förnamnen in i passet eller ett förnamn anges med en initial eller en förkortning. Den som genom födelseattest eller annat kan visa att han eller hon har fler förnamn än vad som framgår av passet kan få dessa namn registrerade. Om ett namn i passet endast angetts genom initial eller förkortning, och personen saknar handling där det fullständiga namnet framgår, kan även hans eller hennes muntliga uppgifter ligga till grund för registrering av det fullständiga namnet.

Bedömningen och vad som legat till grund för registreringen ska framgå av en tjänsteanteckning.

I många länder saknas efternamn i vår mening. Exempelvis bär en person i många muslimska länder sin fars och farfars namn efter det egna namnet. I sådana fall registreras det tredje namnet, d.v.s. farfars namn, som efternamn. Det egna namnet och fars namn registreras som förnamn, i denna ordning.

5.1.3 Födelsetid

Sökandes födelsetid registreras enligt huvudregeln i enlighet med vad som anges i hans eller hennes pass. I avsaknad av pass får födelsetiden registreras enligt andra handlingar eller, om sådana saknas, på grundval av muntliga uppgifter.

I de fall registreringen av födelsetiden grundar sig på annat underlag än personens pass ska en tjänsteanteckning göras.

I vissa utländska pass är födelsetiden ofullständigt angiven, d.v.s. enbart födelseår framgår. Avgörande för hur födelsetiden ska registreras blir i sådana fall om personen kan förväntas bli folkbokförd i Sverige eller inte, eftersom en fullständig födelsetid kommer att krävas vid folkbokföring.

Huvudregeln är att den sökandes födelsetid registreras i enlighet med uppgifterna i passet. När födelsetiden är ofullständigt angiven i passet, såtillvida att endast födelseår framgår, registreras månad och dag med siffran noll. För en sökande som är född år 1952 innebär det att personens födelsetid i CUD registreras 520000. Huvudregeln tillämpas exempelvis när det är frågan om ett uppehållstillstånd för besök här i landet. Därmed kommer uppgifterna i individens uppehållstillståndskort att överensstämma med vad som anges i hans eller hennes pass.

Om det kan antas att den sökande kommer att folkbokföras här i landet ska en fullständig födelsetid, där både år, månad och dag framgår, registreras. När födelsetiden är ofullständigt angiven i passet får registrering ske enligt annan handling eller, om sådan saknas, på muntliga uppgifter angående månad och dag.

Om den sökande inte vet vilket år han eller hon är född får en uppskattning av åldern göras, i samförstånd med den sökande.

Det förekommer att den sökande inte känner till sin födelsemånad eller födelsedag. Registreringen ska i så fall i möjligaste mån ta hänsyn till vad den sökande känner till. Om han eller hon t.ex. uppger sig vara född på våren bör en vårmånad, men hänsyn tagen till årstiderna i hemlandet, registreras som födelsemånad.

Men när personen inte alls vet när han eller hon är född registreras den månad och dag personen ansöker om uppehållstillstånd som födelsetid.

Frågan om den sökande är under eller över 18 år kan ha stor betydelse vid prövningen av en ansökan om uppehållstillstånd. Men vad som sagts ovan gäller även om den sökande uppger sig fylla 18 innevarande år, trots att konsekvensen blir att dessa ungdomar därmed alltid registreras som 18 år den dag de ansöker om uppehållstillstånd.

Den sökande informeras om hur och på vilken grund födelsedatumet registreras. Allt dokumenteras i en tjänsteanteckning.

När födelsetiden registreras enligt egna uppgifter ska dagarna den 1 januari respektive den 1 juli undvikas av hänsyn till folkbokföringen, eftersom det för vissa av dessa födelsetider saknas födelsenummer. Istället får födelsetiden anges med en närliggande dag.

För att ett främlingspass ska kunna utfärdas krävs att sökanden har en fullständig födelsetid – där år, månad och dag framgår – angiven.

Det kan hända att det uppkommer tveksamhet om den ålder den sökande uppger är korrekt. Situationen kan uppstå t.ex. när den sökande uppges vara under 18 år, men det är tveksamt om den sökande verkligen är minderårig.

Denna bedömning kan ha stor betydelse för prövningen av ansökan.

Mer information om hanteringen av dessa situationer finns i det rättsliga ställningstagandet om åldersbedömning, RS/040/2021.

5.1.4 Medborgarskap

Bedömningen av en persons medborgarskap sker i första hand utifrån uppgifterna i hans eller hennes pass.

För den som saknar pass får medborgarskapet registreras i enlighet med andra handlingar eller, då personen är i avsaknad av handling utvisande medborgarskap, på grundval av den sökandes egna uppgifter.

I de fall registreringen av medborgarskapet grundas på annat än uppgifter i individens pass ska de överväganden som gjorts framgå i en tjänsteanteckning.

Om personen är statslös registreras han eller hon i enlighet därmed.

Undantaget från ovan nämnd rutin är när medborgarskapet är helt okänt vid ansökningstillfället, och inte med rimlig ansträngning går att klargöra med den sökande. I dessa fall registreras medborgarskapet som under utredning.

Frågan om sökandes medborgarskap får därefter utredas under handläggningen av hans eller hennes ansökan. Om uppgifter om sökandens medborgarskap framkommer ändras registreringen till aktuellt medborgarskap. Om medborgarskapet fortfarande är okänt när beslut fattas i ärendet ändras registreringen i enlighet därmed till okänt.

5.2 Ändring av identitetsuppgifter

När individregistreringen sker på obestyrkta uppgifter, men därefter andra individuppgifter framkommer kan, om de senare uppgifterna styrks, eller i förekommande fall görs sannolika, registreringen ändras. För att registreringen ska ändras krävs som huvudregel att ny bevisning tillkommit som styrker/gör sannolika sökandens egna uppgifter. Enbart det faktum att den sökande kommer med nya uppgifter bör normalt inte föranleda någon ändring.

Det är den sökande som har att styrka sin identitet, eller i förekommande fall göra den sannolik.

Vid en prövning av en asylansökan måste alltid initialt bedömas om sökanden gjort sin identitet och sitt ursprung sannolik, bl.a. för att fastställa vilket eller vilka länder ansökan ska prövas mot (se MIG 2007:12). Även frågan om den sökande är vuxen eller barn kan ha stor betydelse vid prövningen av de åberopade skälen, t.ex. för att ett barn ska ha rätt att återförenas med en förälder. När det framkommer andra uppgifter om identiteten än de som sökanden lämnat, kan det hända att Migrationsverket före det att ansökan om uppehållstillstånd avgörs ändrar registreringen av identitetsuppgifterna, emot vad den sökande uppgett. Observera dock vad som gäller för åldersbedömning i det rättsliga ställningstagandet RS/040/2021.

Om Migrationsverket beslutar att ändra en identitetsuppgift, som har avgörande betydelse för bedömningen av ärendet om uppehållstillstånd, ska själva bedömningen normalt framgå av beslutet när ärendet avgörs. Om Migrationsverket i sitt beslut finner att den sökande t.ex. inte har gjort sitt uppgivna medborgarskap sannolikt ska också registreringen av medborgskap ändras till okänt.

Frågan om andra identitetsuppgifter än de tidigare uppgivna kan även aktualiseras i samband med återvändandeskedet. Ny dokumentation angående identiteten kan komma fram i verkställighetsarbetet. Till exempel kan en passhandling med nya identitetsuppgifter visas upp för polismyndigheten och en ändring ska då göras i CUD. Se mer om detta i Förvaltningshandboken, Alias – sammankoppling av individer.

Här är viktigt att noggrant dokumentera ev. dokumentation som leder till att en annan identitet kan anses ha gjorts sannolik eller styrkt. Det kan ha betydelse för en ev. prövning av verkställighetshinder. JO uttalade i beslut den 9 december 2008 att den omständigheten att polismyndigheten inte dokumenterade hanteringen av identitetsfrågan gjorde det svårt att bedöma om de nya uppgifterna i detta fall var sådana att de kunde påverka bedömningen av eventuella verkställighetshinder, (JO 4023-2007, 2008-12-09).

Migrationsverket ändrar inte identitetsuppgifterna för en person som är folkbokförd här i landet. Han eller hon ska i sådana fall hänvisas till folkbokföringen.

Varje känd identitetsuppgift ska registreras i CUD och motsvaras av ett dossiernummer (se Förvaltningshandboken, Alias – sammankoppling av individer).

5.3 Överklagbarhet

Den sökande kan klaga på de identitetsuppgifter som registreras i CUD i samband med att ärendet om uppehållstillstånd slutligen avgörs.