Kritik mot Regeringskansliet för långsam handläggning av sju framställningar om utlämnande av allmänna handlingar

Anmälan

I en anmälan den 4 april 2025 klagade Dagens Nyheter (DN) på Regeringskansliets handläggning av sju framställningar om allmänna handlingar under oktober 2024–januari 2025. DN uppgav att grunden för anmälan var att myndighetens handläggningstid inte varit förenlig med skyndsamhetskravet i tryckfrihetsförordningen och förde fram bl.a. följande.

Under aktuell period granskade reportrar vid redaktionen uppgifter om dåvarande nationella säkerhetsrådgivaren AA och personer nära honom. Som ett led i arbetet vände sig tidningens medarbetare till Regeringskansliet för att få ut allmänna och offentliga handlingar. I sju fall har Regeringskansliet efterkommit dessa framställningar med ett inte godtagbart dröjsmål.

Utredning

JO begärde att Regeringskansliet skulle yttra sig över det som fördes fram i anmälan. Begäran om yttrande avsåg inte den del av anmälan som rörde e-postloggar för statsministern och hans statssekreterare (jfr 15 § 4 lagen med instruktion för [JO]).

I ett yttrande den 1 september 2025 uppgav Statsrådsberedningen (rättschefen BB) följande.

Relevanta regleringar och rutiner i Regeringskansliet

Frågor om att lämna ut handlingar som förvaras i Regeringskansliet prövas inom det departement… som förvarar handlingarna. Är det tveksamt om en handling ska lämnas ut, eller om en sökande begär det, ska frågan om utlämnande prövas av ett statsråd i departementet eller – när det gäller handlingar som hör till Regeringskansliets förvaltningsavdelnings verksamhetsområde – av ett statsråd i Statsrådsberedningen. Detta framgår av 18 § förordningen (1996:1515) med instruktion för Regeringskansliet. Hur Regeringskansliet ska hantera en begäran om att få ta del av allmänna handlingar behandlas i Statsrådsberedningens promemoria Allmänna handlingar i Regeringskansliet (SB PM 2022:1). Av promemorian framgår bl.a. följande. Regeringskansliets förvaltningsavdelning (Förvaltningsavdelningen) ansvarar för handläggningen av utlämnandeärenden som rör dels handlingar som förvaras i Regeringskansliets gemensamma administrativa system, dels handlingar som skapas av de gemensamma tekniska systemen, dvs. loggar. I första hand är det den tjänsteman som har ansvar för vården av en handling som ska pröva om den kan lämnas ut.

Hanteringen av utlämnandeärenden i Statsrådsberedningen och Förvaltningsavdelningen

De utlämnandeärenden som omfattas av JO:s granskning rörde handlingar i Statsrådsberedningen och Förvaltningsavdelningen. En begäran om utlämnande av allmän handling inkommer i regel via registraturen som lämnar begäran till det departement som ska pröva frågan. I Statsrådsberedningen respektive Förvaltningsavdelningen gör typiskt sett en medarbetare med samordnande ansvar en initial bedömning av vad begäran omfattar och identifierar behov av eventuella förtydliganden och preciseringar. Begäran överlämnas sedan till berörda personer eller sakfunktioner för att ta fram eventuella handlingar och bedöma om de är allmänna och om uppgifter i dem är föremål för sekretess. Vid dessa bedömningar behövs ofta rättsligt stöd. Om handlingarna innehåller uppgifter som även rör en annan person eller funktion i Regeringskansliet finns ofta ett behov av att inhämta uppgifter från berörda för att få ett tillräckligt underlag för prövningen. Det kan avse omständigheter av betydelse för bedömningen av t.ex. vilken påverkan en uppgifts röjande kan få för Sveriges förbindelser med en viss stat eller för Sveriges försvarsförmåga. Behovet av sådant samråd kan gälla såväl politiska som opolitiska tjänstemän eller funktioner. När det gäller handlingar i Statsrådsberedningen och Förvaltningsavdelningen aktualiseras jämförelsevis ofta behov av samråd. Statsrådsberedningens samordnande roll i Regeringskansliet innebär att uppgifter som finns där i många fall är inhämtade från andra departement eller rör andra departements ansvarsområden. En sekretessbedömning kan därför kräva kompletterande uppgifter från dessa departement. På liknande sätt ansvarar Förvaltningsavdelningen för handlingar i Regeringskansliets gemensamma system, medan en sekretessprövning oftast bara kan göras med stöd av den som handlingen eller uppgifterna rör, t.ex. den medarbetare vars e-postlogg begärs ut. Om ett utlämnandeärende bedöms kunna få politiska konsekvenser informeras den politiska ledningen om ärendet innan utlämnandet. När ett utlämnandeärende har initierats av media lämnar en kommunikationsfunktion besked, besvarar frågor och sköter övrig kommunikation till följd av ärendet.

Omständigheter i allmänhet som påverkat handläggningen

Under perioden september 2024–februari 2025 var den dåvarande nationella säkerhetsrådgivaren och organisationen under honom föremål för flera olika mediegranskningar som hanterades parallellt. Samtidigt var det säkerhetspolitiska läget mycket allvarligt vilket innebar en betydande påverkan på berörda delar av säkerhetsrådgivarens organisation, vilken då fortfarande var under uppbyggnad. Mediegranskningarna föranledde ett mycket stort antal framställningar om att få ta del av allmän handling, varav de som nu är föremål för JO:s granskning endast utgjorde en bråkdel. Granskningarna innebar att ett stort tryck riktades mot ett fåtal medarbetare, bl.a. inom säkerhetsrådgivarens organisation. Utöver utlämnandeärendena hanterade Regeringskansliet samtidigt en stor mängd frågor från media som på olika sätt berörde samma krets. Många gånger krävde besvarandet av dessa frågor en hel del utredningsåtgärder och liknande överväganden som sker vid den prövning som görs i samband med utlämnande av allmän handling. De utlämnandeärenden som var aktuella under perioden var ofta breda, krävde många gånger omfattande eftersökningar och resulterade inte sällan i att större mängder handlingar eller uppgifter behövde gås igenom och bedömas. Det fanns därför ofta behov av att be om klargöranden och avgränsningar från de som begärt handlingar utlämnande. Mängden utlämnandeärenden och det faktum att framställningar från olika ingivare ofta överlappade varandra försvårade också hanteringen. Många av framställningarna rörde personer i den centrala statsledningen och funktioner som arbetar med frågor som rör Sveriges säkerhet. Denna typ av framställningar aktualiserar ofta kvalificerade överväganden kring flera sekretessgrunder, bl.a. utrikes- och försvarssekretess… Sekretessprövningar av detta slag kräver dessutom en god förståelse för de sammanhang i vilka uppgifterna förekommer. Dessa omständigheter medför att det ofta finns ett stort behov av såväl samråd i sak inom Regeringskansliet som rättsligt stöd. Så var också fallet när det gäller flera av de aktuella framställningarna. Under delar av den aktuella perioden pågick dessutom utredningar av bl.a. riksdagens konstitutionsutskott gällande vissa av de frågor som granskades av media. Att den krets medarbetare i Regeringskansliet som hanterade och var insatta i frågorna behövde hantera ett flertal olika granskningar och utredningar bidrog till en ökad arbetsbelastning. Utredningarna innebar också att externa kontakter behövde tas för att inhämta underlag för sekretessprövningen av begärda handlingar. Sammantaget innebar mängden förfrågningar, de parallella mediegranskningarna och andra myndigheters utredningar samt arbetsbördan till följd av det säkerhetspolitiska läget att hanteringen av utlämnandeärendena tog längre tid än normalt. Berörda delar av myndigheten behövde under längre perioder omprioritera arbetet. Det avsattes personal särskilt för att hantera medias framställningar och frågor. I vart fall fem anställda ägnade sig åt frågorna på heltid under ett antal månader. När mediegranskningarna intensifierades under december 2024–januari 2025 blev påverkan på verksamheten särskilt påtaglig vilket i några fall ledde till missförstånd och förbiseenden. Mellankommande helger bidrog också till att försena handläggningen.

Handläggningen i de konkreta fallen

Framställning nr 1 Begäran inkom på eftermiddagen den 3 oktober 2024 och avsåg anställningsavtal, sammanställning och underlag för resor och representation, direktmeddelanden avseende den dåvarande nationella säkerhetsrådgivaren samt

beslut fattade av honom. Vissa handlingar hade endast han själv tillgång till och vissa förvarades i Regeringskansliets gemensamma system som olika enheter i Förvaltningsavdelningen ansvarar för. Begäran i den del som avsåg sammanställning och underlag för resor och representation gällde ett omfattande material. Regeringskansliet började med att lämna ut en förteckning över fakturor och utlägg. Detta ledde till att sökanden vid två tillfällen kom in med preciseringar av vilka underlag han ville ta del av. En precisering avseende fakturor hanterades inom ramen för aktuell framställning och en precisering avseende utlägg utgjorde det som anmälaren har betecknat som framställning nr 6. Den del av begäran som avsåg direktmeddelanden krävde omfattande efterforskningar av säkerhetsrådgivaren på ett flertal plattformar, manuella handgrepp för att överföra informationen till en form som kunde hanteras av Regeringskansliet och väckte flera rättsliga och praktiska frågor som det löpande togs ställning till. Mot bakgrund av den brett formulerade begäran kontrollerades bl.a. om sökanden var intresserad av direktmeddelanden till eller från några särskilda personer, vilket dock inte var fallet. De direktmeddelanden som slutligen lämnades ut omfattade 44 sidor. Det material som först behövde bedömas var dock betydligt mer omfattande. Det krävdes en analys av vilka delar som omfattades av begäran och vilka av dessa delar som utgjorde allmänna handlingar. Vid sekretessprövningen av materialet uppkom behov av att samråda med Försvarsdepartementet och Utrikesdepartementet. Handlingarna lämnades slutligen ut i maskerat skick på grund av att ett flertal uppgifter omfattades av sekretess enligt 15 kap. 1 § och 18 kap. 1 § OSL [ offentlighets- och sekretesslagen, JO:s anm. ]. Begäran i den del som avsåg beslut som säkerhetsrådgivaren hade fattat krävde omfattande manuella efterforskningar eftersom det i berörda diarier inte är möjligt att göra sökningar på beslutsfattare. Framställningen besvarades genom fyra delutlämnanden. Den 10 oktober lämnades säkerhetsrådgivarens anställningsbeslut och tillhörande handlingar ut. Den 11 oktober lämnades förteckningen över utlägg för resor och representation ut. Samma dag hade de beslut som säkerhetsrådgivaren fattat identifierats. Efter sekretessprövning lämnades dessa ut den 16 oktober. Den 14 oktober hade direktmeddelandena som begärts ut identifierats. Den 5 november var sekretessprövningen avseende direktmeddelandena klar. Det fjärde och sista delutlämnandet gjordes den 7 november.

Framställning nr 2 Begäran inkom sent på eftermiddagen den 28 november 2024. Den gällde fakturor i Regeringskansliets gemensamma system. På grund av hög arbetsbelastning påbörjades handläggningen först på eftermiddagen den 3 december. När det efterforskades vilka handlingar som fanns uppstod missförstånd mellan den som hanterade begäran och systemansvarig enhet vilket ledde till fördröjningar i handläggningen. Med anledning av vad den identifierade fakturan avsåg inhämtades viss information från den berörda enheten inom Statsrådsberedningen och det gjordes överväganden kring sekretess. Arbetet med detta påbörjades den 4 december och sekretessprövningen var klar fredagen den 6 december. Handlingen lämnades ut måndagen den 9 december.

Framställning nr 3 Begäran inkom den 2 december 2024 och gällde e-postmeddelanden som skickats mellan någon av fem medarbetare i Statsrådsberedningen och e-postadresser med domän gmail.com under en tiomånadersperiod. I det här fallet krävdes det att respektive medarbetare själv gick igenom sin in- respektive

utkorg, bl.a. för att klarlägga vilka meddelanden som var allmänna handlingar och om något meddelande i så fall kunde omfattas av sekretess. Framställningen besvarades genom tre delutlämnanden. Den första medarbetarens e-postmeddelanden identifierades och färdigställdes för utlämnande den 3 december. När det gäller den andra medarbetaren var en första identifiering klar den 4 december. När rättsligt stöd efterfrågades samma dag konstaterades att ingen av handlingarna var allmän. När det gäller den tredje medarbetaren uppstod oklarheter kring hur begäran skulle förstås och vilka handlingar som omfattades av begäran. Dessa klarades ut den 17 december. Den medarbetarens handlingar färdigställdes för utlämnande den 18 december. Det första delutlämnandet gjordes till följd av hög arbetsbelastning och mellankommande helger först den 30 december. Vid samma tillfälle gavs besked om att det inte fanns några handlingar som motsvarade begäran avseende den andra medarbetaren. När det gäller den fjärde medarbetaren omfattade utlämnandet 137 sidor med e-postmeddelanden. En första identifiering av relevanta epostmeddelanden var färdig den 12 december och omfattade då betydligt fler sidor. När rättsligt stöd efterfrågades konstaterades dock att flera av handlingarna inte var allmänna. Det uppstod därefter missförstånd om vilka handlingar som skulle lämnas ut. Delutlämnandet skedde den 14 januari 2025. Den femte medarbetaren befann sig på tjänsteresa vid tidpunkten för begäran. På grund av begränsad åtkomst till e-posten inleddes arbetet med att identifiera begärda handlingar först när medarbetaren var tillbaka i Sverige. Ett 130-tal e-postmeddelanden identifierades varav flera innehöll relativt omfattande bilagor. När rättsligt stöd lämnades uppstod frågor kring i vilken egenskap flera av meddelandena hade skickats eller mottagits. Dessa klarades ut först när medarbetaren var tillbaka från en längre semester och handlingarna lämnades ut den 16 januari 2025.

Framställning nr 4 Begäran inkom den 2 december 2024 och gällde en uppteckning från ett samtal mellan den dåvarande säkerhetsrådgivaren och motsvarande funktion i ett annat land. Den handläggare som ansvarar för handlingen kontaktades samma dag. Frågan om sekretess enligt 15 kap. 1 § OSL aktualiserades och det samråddes i den frågan med Utrikesdepartementet. Bedömningen var klar fredagen den 20 december och innebar att merparten av uppgifterna i handlingen maskerades på grund av sekretess. Handlingen lämnades till följd av hög arbetsbelastning och mellankommande helger ut först den 27 december.

Framställning nr 5 Begäran inkom den 16 december 2024 och rörde såvitt nu är aktuellt e-postloggar för sju medarbetare i Statsrådsberedningen och Förvaltningsavdelningen. Sådana uppgifter förvaras i myndighetens gemensamma system. E-postloggarna skickades på eftermiddagen den 17 december till berörda medarbetare i Statsrådsberedningen och Förvaltningsavdelningen för samråd i sekretessfrågan. Framställningen i aktuella delar besvarades genom fyra delutlämnanden. Dessa gjordes tillgängliga i Regeringskansliets forskarsal med hänsyn till mängden personuppgifter i materialet. I flera av e-postloggarna gjordes maskeringar på grund av sekretess enligt 15 kap. 1 § samt 18 kap. 8 och 13 §§ OSL. Den 18 december var sekretessbedömningen klar för två av medarbetarna och den 19 december för den tredje medarbetaren. Dessa omfattades av det första delutlämnandet. Därefter uppstod missförstånd kring vilka uppgifter som omfattades av sekretess. Dessa klarades ut den 20 december. Samma dag lämnades besked om att sammanställningarna fanns tillgängliga i Regeringskansliets forskarsal.

Den 30 december var sekretessbedömningen klar för uppgifterna som avsåg de två medarbetare som omfattades av det andra delutlämnandet. Den 3 januari 2025 lämnades besked om att sammanställningarna fanns tillgängliga i forskarsalen. Den 23 december 2024 var sekretessbedömningen klar för uppgifterna som avsåg medarbetaren som omfattades av det tredje delutlämnandet. På grund av förbiseende i samband med mellankommande helger lämnades dock besked om att sammanställningen fanns tillgänglig i forskarsalen först den 8 januari 2025. När det gäller uppgifterna som avser medarbetaren som omfattades av det fjärde och sista delutlämnandet var sekretessbedömningen klar den 21 januari 2025. Den 24 januari lämnades sammanställningen i forskarsalen, men av misstag informerades inte sökanden om det förrän den 30 januari.

Framställning nr 6 Begäran inkom den 18 december 2024 och avsåg fakturor och verifikationer. Regeringskansliet bad om ett förtydligande av sökanden som återkom med svar på eftermiddagen samma dag. Begärda handlingar togs fram ur de gemensamma systemen. Fakturorna lämnades till Statsrådsberedningen efter arbetstid samma dag och verifikationerna dagen efter. Berörd enhets bedömning av fakturorna blev klar den 22 januari 2025 och de lämnades ut den 23 januari. När det gäller verifikationerna blev bedömningen klar den 30 januari och de lämnades ut samma dag.

Framställning nr 7 Begäran inkom den 20 januari 2025 och avsåg en diarieförd handling. Handlingen var av sådan karaktär att den förvarades på särskild plats som endast en medarbetare i Regeringskansliet hade tillgång till. En komplex sekretessbedömning aktualiserades enligt 18 kap. 1 § OSL. Det var också nödvändigt att samråda externt. Utlämnandet skedde den 29 januari när sekretessbedömningen var klar.

Avslutande kommentarer

Det kan konstateras att det under den aktuella perioden funnits flera omständigheter som har försvårat en skyndsam hantering av de utlämnandeärenden som omfattas av remissen. Även med beaktande av detta borde flera av framställningarna ha besvarats snabbare. Erfarenheterna från den här perioden har följts upp och lett till att åtgärder vidtagits i syfte att skapa en bättre robusthet i hanteringen av utlämnandeärenden. Utbildningsinsatser för medarbetare genomförs och stödmaterial tas fram eller ses över för att underlätta handläggningen. Detta har bl.a. lett till ett minskat behov av rättsligt stöd vid bedömningar. Avslutningsvis kan nämnas att Regeringskansliet under de senaste åren har sett en kraftig ökning av antalet utlämnandeärenden. Till följd av det har det på flera håll i myndigheten rekryterats medarbetare för att förstärka hanteringen av sådana ärenden, bl.a. i Statsrådsberedningen.

DN kommenterade yttrandet.

Rättsliga utgångspunkter En begäran om att få en kopia av en allmän handling ska behandlas skyndsamt (2 kap. 16 § andra stycket tryckfrihetsförordningen).

Skyndsamhetskravet innebär att myndigheten normalt sett måste ge ett besked i utlämnandefrågan samma dag som begäran görs. Någon eller några dagars

fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om handlingen kan lämnas ut. Ett visst ytterligare dröjsmål kan vara ofrånkomligt om begäran avser eller kräver genomgång av ett omfattande material.

Bedömning

Granskningen Dagens Nyheter (DN) granskade under hösten 2024 och början av 2025 den dåvarande nationella säkerhetsrådgivaren AA och personer nära honom i Regeringskansliet. Som en del i arbetet begärde reportrar vid tidningen att få ta del av allmänna handlingar hos myndigheten. Enligt anmälan har Regeringskansliet inte handlagt framställningarna så skyndsamt som tryckfrihetsförordningen kräver.

Sammanlagt sju framställningar är föremål för JO:s granskning. En av dem gjordes i oktober 2024, fem i slutet av november och i december 2024 samt en i januari 2025. Handlingarna som begärdes var bl.a. anställningsavtal och beslut som säkerhetsrådgivaren fattat, direktmeddelanden i hans tjänstetelefon, e-postloggar och e-postmeddelanden för flera tjänstemän samt fakturor och verifikationer. Fyra av framställningarna rörde ett stort antal handlingar. Vikten av att kravet på skyndsamhet efterlevs Den grundlagsfästa handlingsoffentligheten är central i den svenska rättsordningen och ett fundament i vår demokrati. Handlingsoffentlighetens ändamål är att garantera rättssäkerheten samt effektivitet i förvaltningen och i folkstyret. Genom tillgången till allmänna handlingar får allmänheten och massmedierna en allsidig och objektiv information om myndigheternas ärenden och verksamhet i stort. Regleringen möjliggör alltså en fri och konstruktiv debatt i skilda samhällsfrågor samtidigt som den är en väsentlig förutsättning för den medborgerliga kontrollen av att den offentliga makten utövas under lagarna. (Prop. 1975/76:160 s. 70 och prop. 2001/02:70 s. 9.)

För att rätten till insyn inte ska urholkas är det viktigt att handläggningen sker skyndsamt på det sätt som tryckfrihetsförordningen föreskriver. Det får anses vara av särskild betydelse för offentlighetsprincipens genomslag att medier kan bevaka myndigheters handlingar och förmedla uppgifter ur dessa till allmänheten.

Jag vill framhålla att det är särskilt viktigt att just Regeringskansliet respekterar insynsrätten. Risken är annars stor att inte heller andra myndigheter anser sig behöva leva upp till grundlagens krav, vilket på sikt skulle kunna vara ett hot mot handlingsoffentligheten. (JO 2013/14 s. 585, dnr 639-2012 m.fl.) Handläggningen har inte varit förenlig med kravet på skyndsamhet Några inledande frågor Tryckfrihetsförordningens reglering om skyndsamhet vid handlingsutlämnanden är sträng men inte rigid. En bedömning måste göras i

varje enskilt fall med beaktande av alla relevanta omständigheter. Varje dröjsmål behöver dock kunna motiveras. Även om det måste godtas att det tar en viss tid att exempelvis identifiera den handling som efterfrågas och göra en sekretessprövning, finns en gräns för hur lång tid sådana åtgärder får ta.

Det kan många gånger vara svårt för JO att bedöma rimligheten i tidsåtgången endast utifrån upplysningen att en viss åtgärd behövt utföras. För att frågan ska få en tillräcklig belysning vid JO:s granskning är det därför av stor betydelse att myndigheten redovisar sin egen bedömning på ett så utförligt sätt som omständigheterna ger anledning till. (13 kap. 6 § regeringsformen och t.ex. JO 2024 s. 449, dnr 5614-2023 och JO 2013/14 s. 585.)

I Regeringskansliets yttrande redogörs för vilka åtgärder som behövt vidtas innan respektive framställning var slutligt behandlad och det uttalas att det funnits flera omständigheter som försvårat en skyndsam hantering. Samtidigt konstateras att flera av framställningarna ändå borde ha besvarats snabbare, men utan att det anges vilka framställningar som därmed avses. Någon närmare och mer precis bedömning av handläggningen av de enskilda framställningarna redovisas inte heller. Detta har försvårat min granskning, och jag är kritisk till denna brist.

I yttrandet anges vidare att den politiska ledningen informeras före ett utlämnande om ett utlämnandeärende bedöms kunna få politiska konsekvenser. Det anges inte närmare om så skett med anledning av någon av de aktuella framställningarna. Jag vill med anledning av detta rent allmänt säga att jag inte ser något principiellt hinder mot att exempelvis en politisk ledning informeras så länge det sker på objektiva grunder och att de krav som gäller för ett handlingsutlämnande inte åsidosätts (JO 2024 s. 233, dnr 10048-2022). Informationsgivningen får alltså inte medföra att ett utlämnande fördröjs.

Min bedömning av Regeringskansliets handläggning Det har generellt sett tagit lång tid att behandla framställningarna. Jag noterar dock att det förekommit att Regeringskansliet i ett par fall bett om förtydliganden om vilka handlingar som efterfrågades och att ett antal delutlämnanden gjordes. Sådana åtgärder är ägnade att påskynda handläggningen.

Skälen till den långa handläggningstiden har varierat. Statsrådsberedningen har bl.a. pekat på en hög arbetsbelastning och lyft fram att det pågick flera parallella granskningar som rörde den nationella säkerhetsrådgivaren samt att kvalificerade sekretessprövningar behövde göras. Det hänvisas också till missförstånd som orsak till att utlämnanden tagit lång tid.

Jag ifrågasätter inte att organisationen inom Regeringskansliet var pressad och inte heller att noggranna överväganden om sekretess behövde göras. En myndighet som Regeringskansliet måste dock även vid sådana förhållanden

alltid ha en beredskap att hantera framställningar om allmänna handlingar i enlighet med tryckfrihetsförordningens krav.

Med anledning av att missförstånd mellan medarbetare inom Regeringskansliet i flera fall synes ha fördröjt handläggningen vill jag erinra om vikten av att det finns tydliga och väl kända rutiner för handlingsutlämnande. Detta kan vara särskilt värdefullt när trycket på organisationen är högt.

En övergripande iakttagelse är att handlingar inte alltid lämnats ut så snart de tagits fram och sekretessprövats vilket naturligtvis inte är acceptabelt. Till exempel tog det nästan fyra veckor från det att myndigheten var färdig med sekretessprövningen av en tjänstemans e-postmeddelanden till dess att de lämnades ut (framställning 3, som också behandlas nedan).

Vissa handlingar är till sin karaktär sådana att de typiskt sett bör kunna tas fram mycket snabbt. Det gäller till exempel anställningsavtal, fakturor och e-postloggar. Sekretessprövningen bör i normalfallet inte ta någon längre tid. En handläggningstid på en vecka eller mer för en enstaka sådan handling kan i det här fallet inte anses vara godtagbar (framställning 1 och 2). Inte heller är det tillräckligt skyndsamt att det tog fem respektive sex veckor att lämna ut 25 tydligt angivna fakturor och verifikationer (framställning 6).

En framställning gällde sju tjänstemäns e-postloggar under en period om 14 dagar. En e-postlogg innehåller normalt endast en ärendemening och uppgifter om avsändare, mottagare samt tid. Framställningen besvarades genom flera delutlämnanden. Även med beaktande av att det handlade om flera tjänstemäns loggar, att vissa uppgifter i loggarna omfattades av sekretess och att framställningen gjordes i anslutning till jul- och nyårshelgerna borde utlämnandet ha gått att genomföra snabbare än vad som skedde. Ett av utlämnandena skedde efter 18 dagar och två efter tre respektive sex veckor (framställning 5).

Två av framställningarna gällde specifika diarieförda handlingar. Den ena handlingen var på sex sidor och även om en sekretessprövning samt samråd med ett annat departement genomfördes så har jag svårt att se att en handläggning på nästan fyra veckor är godtagbar (framställning 4). I fråga om den andra handlingen har det förts fram att den var åtkomlig för endast en viss medarbetare och att bestämmelser om bland annat förundersökningssekretess aktualiserades. Trots de knapphändiga uppgifterna som lämnats om handlingens omfattning och karaktär, framstår det som att sekretessprövningen borde ha kunnat genomföras snabbare än på de nio dagar som det tog (framställning 7).

Inte heller de begärda e-postmeddelandena från fem tjänstemän lämnades ut tillräckligt skyndsamt (framställning 3). Även denna framställning besvarades genom delutlämnanden, varav två fördröjdes på grund av missförstånd och hög arbetsbelastning. Ett tredje delutlämnande gjordes efter drygt sex veckor. Det omfattade visserligen cirka 130 e-postmeddelanden, varav flera innehöll relativt

omfattande bilagor, men handläggningen försenades på grund av en begränsad åtkomst till tjänstemannens e-post under dennes tjänsteresa och semester. Detta är inte en godtagbar anledning till att ett utlämnande av en allmän handling fördröjs. JO har i flera beslut uttalat att en myndighet måste ha tillgång till e-postmeddelanden även när en tjänsteman är frånvarande (t.ex. JO 2002/03 s. 497, dnr 2668-2000).

Sammanfattning och kritik Även om det finns ett par enskilda delutlämnanden som möjligen kan undantas så är det min samlade bedömning att de aktuella framställningarna inte handlagts med den skyndsamhet som tryckfrihetsförordningen kräver. För detta ska Regeringskansliet kritiseras.

Statsrådsberedningen har fört fram att åtgärder vidtagits i syfte att skapa en mer robust hantering av utlämnandeärenden. Jag ser positivt på det.

Jag har även i ett annat beslut denna dag kritiserat Regeringskansliet för att inte ha levt upp till tryckfrihetsförordningens krav på skyndsamhet vid en begäran om allmän handling (se dnr 5825-2025).

Ärendet avslutas.

Beslutet har fattats av JO Per Lennerbrant. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift.

Rättssakkunniga Johanna Cervin-Ellqvist har föredragit ärendet och byråchefen Sara Johannesson har deltagit i beredningen.