Kritik mot Utbildningsnämnden och Kommunstyrelsen i Höganäs kommun för att framställningar om att få ta del av allmänna handlingar handlades i strid med det s.k. efterforskningsförbudet

Anmälan AA anmälde två kommunala skolor inom Utbildningsnämnden i Höganäs kommuns verksamhetsområde samt en befattningshavare hos Kommunstyrelsen i Höganäs kommun för handläggningen av framställningar om att få ta del av allmänna handlingar i form av klasslistor. Han framförde bl.a. följande: Efter det att han hade återkallat sina framställningar, hade hans telefonnummer lämnats över till kommunens säkerhetsansvariga. Hon hade ringt till honom och, utan att hon hade till uppgift att sekretesspröva några handlingar, frågat efter hans identitet och syftet med hans framställningar.

Utredning JO uppmanade utbildningsnämnden att yttra sig över det som framfördes i anmälan.

Utbildningsnämnden (utbildningschefen BB) lämnade följande remissvar (en bilaga och hänvisningar till bilagan här utelämnade):

1. Redogörelse för handläggningen

Den 6 december 2017 blev två av kommunens grundskolor, Bruksskolan och Jonstorpsskolan, uppringda av en man som begärde ut klasslistor med adress och telefonnummer för åk 6 läsåret 2016/2017. Personen uppgav inte sitt namn, men däremot en e-postadress dit han ville ha uppgifterna skickade. Då han erbjöds att ta del av handlingarna i pappersform per post, om han angav en adress dit handlingarna kunde skickas, så drog han tillbaka sin begäran. Skolorna erbjöd mannen att få ta del av handlingarna i pappersform kostnadsfritt och att skicka dem per post utan avgift, så att han inte skulle behöva åka runt och ta del av uppgifterna på plats. I samtliga fall återkallade mannen sin begäran om att få ta del av handlingarna. På Bruksskolan mottogs samtalet av skoladministratören […] som kontaktade nämndsekreteraren för rådgivning. Nämndsekreteraren svarade att det gick bra att lämna ut handlingarna via vanlig post, men att utbildningsförvaltningen har som policy att inte lämna ut personuppgifter elektroniskt.

På Jonstorpsskolan mottogs samtalet av rektor […], som blev frågande till om detta kunde medföra en säkerhetsrisk för barn med skyddad identitet, eftersom mannen inte ville uppge sitt namn eller syfte med begäran. Vid misstanke om säkerhetsrisk har kommunens rektorer som rutin att kontakta kommunens säkerhetsansvarige […]. [Rektorn] kontaktade därför henne och uppgav under samtalet med henne telefonnumret till den person som hade hört av sig.

2. Utbildningsnämndens bedömning av handläggningen

Utbildningsnämnden anser att nämnden […] inte kan yttra sig över eller i övrigt bemöta kommunens säkerhetsansvarige[s] […] redogörelse för och faktiska handlande i aktuellt ärende, eftersom [hon] inte tillhör utbildningsnämndens förvaltning. Utbildningsnämnden har gett rektor[s] […] chef, verksamhetsledare grundskola […], i uppdrag att yttra sig över [rektorns] handläggning av ärendet. Verksamhetsledaren gör bedömningen att rektor […] har agerat i enlighet med de rutiner och beslutade riktlinjer som finns i Höganäs kommun. Utbildningsnämnden finner – mot bakgrund härav – att rektor inte har agerat fel eller på annat sätt handlat klandervärt i det här ärendet. JO uppmanade därefter kommunstyrelsen att lämna upplysningar om handläggningen av AA:s framställningar utifrån hans klagomål på kommunens säkerhetsansvariga.

Kommunstyrelsen (kommunchefen CC) lämnade ett remissvar och bifogade ett underyttrande från kommunens säkerhetsansvariga. Enligt remissvaret var kommunstyrelsens bedömning att den aktuella handläggningen inte hade varit förenligt med 2 kap. 14 § tryckfrihetsförordningen, TF. Kommunstyrelsen underströk även att den såg kolliderande intressen mellan den aktuella lagstiftningen och kommunens ansvar att skapa en trygg skolmiljö.

AA kommenterade remissvaren.

Bedömning

Var och en har rätt att ta del av allmänna handlingar i de delar som inte omfattas av sekretess (2 kap. 1 och 2 §§ TF). När en myndighet handlägger framställningar om att få ta del av allmänna handlingar gäller ett s.k. efterforskningsförbud och anonymitetsskydd. Myndigheten får alltså inte efterforska vem som har framställt en begäran eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om det finns hinder mot att handlingarna lämnas ut (2 kap. 14 § tredje stycket TF). Grundtanken bakom anonymitetsskyddet innebär också att myndigheten, om den får reda på uppgifter om sökanden, inte utan vidare bör föra dessa vidare (se t.ex. JO 2011/12 s. 580, dnr 2932-2010).

Utbildningsnämnden AA vände sig till två kommunala grundskolor, Bruksskolan och Jonstorpsskolan, med framställningar om att få ta del av allmänna handlingar i form av klasslistor. Efter det att han hade återkallat sina framställningar kontaktade rektorn för Jonstorpsskolan kommunens säkerhetsansvariga och lämnade under samtalet AA:s telefonnummer till henne. Enligt remissvaret tog rektorn den kontakten på grund av tveksamhet ”om detta kunde medföra en

säkerhetsrisk för barn med skyddad identitet”. Inget hindrade givetvis att rektorn tog kontakt med den säkerhetsansvariga för att diskutera eventuella säkerhetsrisker med ett utlämnande av klasslistorna. AA hade dock redan återkallat sin begäran och jag kan inte se att det var sakligt motiverat att lämna ut hans telefonnummer till henne. Jag är kritisk till rektorns agerande, som inte kan anses förenligt med grundtanken bakom efterforskningsförbudet.

Utbildningsnämnden ansvarar för befattningshavarna inom sitt verksamhetsområde. Nämnden kan därför inte undgå kritik för det inträffade. Eftersom nämnden enligt sitt remissvar bedömt att rektorn agerat enligt gällande riktlinjer och rutiner utgår jag från att nämnden ser över dessa och säkerställer att de stämmer överens med den rättsliga regleringen på området. Kommunstyrelsen Efter det att rektorn lämnat över AA:s telefonnummer till den säkerhetsansvariga ringde hon till honom. I deras telefonkontakter frågade hon vem han var och vilket syfte han hade med sina framställningar. Eftersom han återkallat framställningarna och det därmed var uppenbart att den efterfrågade informationen inte behövdes för att kunna pröva om det fanns hinder mot att lämna ut handlingarna, stred detta mot efterforskningsförbudet.

Kommunstyrelsen ansvarar för befattningshavarna inom sitt verksamhetsområde. Styrelsen ska därför kritiseras för det inträffade. Jag utgår från att styrelsen vidtar de åtgärder som krävs för att det inte ska upprepas.

Det som i övrigt har förekommit i ärendet ger inte anledning till några ytterligare åtgärder eller uttalanden från min sida.

Ärendet avslutas.