Under ett handläggningen av en begäran om utlämnande av allmän handling (studieintyg) har ett universitet kontaktat den som handlingen avsett för att erhålla adressuppgifter till den som begärt handlingen utlämnad. Agerande har bedömts som olämpligt

Under ett universitets handläggning av en begäran om utlämnande av allmän handling (studieintyg) har myndigheten kontaktat den som handlingen avsett i syfte att erhålla adressuppgifter till den som begärt handlingen utlämnad. Universitetets agerande har utifrån grundtanken bakom anonymitetsskyddet i 2 kap. 14 § tryckfrihetsförordningen bedömts som olämpligt

Anmälan

AA framförde i en anmälan till JO klagomål mot Karlstads universitet avseende handläggningen av hans begäran om utlämnande av allmän handling. Han kompletterade därefter sin anmälan. Till sina skrivelser fogade han vissa handlingar.

Av insända handlingar framgick följande. AA begärde i ett e-brev till Studentcentrum vid Karlstads universitet den 7 maj 2010 att studieintyg rörande en annan person, BB, skulle lämnas ut till honom via e-post. Eftersom universitetet som huvudregel inte lämnar ut studieintyg innehållande personnummer i elektronisk form skickades en förfrågan om ordinarie postadress per e-brev till AA. E-brevet kom emellertid i retur till universitetet som med anledning härav kontaktade BB för att efterhöra om denne kände till någon adress till AA.

AA ansåg att universitetet agerat olämpligt genom att kontakta BB.

Utredning

Karlstads universitet anmodades att inkomma med utredning och yttrande över vad som framförts i AA:s anmälan. I remissvar anfördes följande.

Karlstads universitet beklagar om hanteringen av ärendet förorsakat AA eller BB obehag. Det kan i efterhand konstateras, att det sätt som användes för att spåra AA:s adress ledde till konsekvenser som myndigheten inte kunde förutse, i och med att AA och BB var inbegripna i en för myndigheten helt okänd polemik med politiska anspelningar. Karlstads universitets ansträngningar att spåra postadressen till AA skedde dock helt utan några baktankar eller onda avsikter. Karlstads universitet försäkrar att hanteringen tvärtom har sin bakgrund i en iver att leverera efterfrågat studieintyg så snabbt som möjligt. Karlstads universitet har som statlig myndighet en skyldighet enligt tryckfrihetsförordningen att ge ut avskrift eller kopia av en allmän handling till den del den får lämnas ut. Begäran att få utskrift eller kopia av allmän handling ska

behandlas skyndsamt. Även förvaltningslagen innehåller bestämmelser om myndigheternas serviceskyldighet. I syfte att uppfylla dessa lagkrav har Karlstads universitet gjort efterforskningar för att få fram postadressen till den person som per e-post begärt ut en allmän handling. Utöver detta har Karlstads universitet inte gjort någon som helst efterforskning om vem AA är eller vilket syfte han hade med sin begäran. Frågan om kritik kan riktas mot ärendets handläggning överlämnas härmed till JO för bedömning.

Utredning

I brev ställt till AA från Karlstads universitet (undertecknat av CC) daterat 2010-05- 18 framgår hur arbetsgångens förlopp varit. Fredagen den 7 maj 2010 kom till Studentcentrums expedition en förfrågan per e-post från AA om studieintyg på BB. Expeditionspersonalen tog måndagen den 10 maj 2010 fram intyget i pappersform ur studeranderegistret, Ladok, med avsikt att sända detta till AA:s postadress. Karlstads universitet lämnar som huvudregel inte ut personuppgifter ur Ladok, som bl.a. innehåller personnummer, i elektroniskt format i större utsträckning än vad som följer av förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor. I e-postbrevet från AA fanns emellertid ingen postadress, varför ett svarsmail sändes iväg för att höra efter till vilken adress intyget skulle skickas. E-postbrevet till AA med förfrågan om hans postadress kom i retur med förklaringen att meddelandet inte kunde vidarebefordras till adressaten ”...for policy reasons”. Se bilaga 1 (här utesluten; JO:s anm.) . När det nu visade sig omöjligt att via e-post få veta vart intyget skulle skickas, återstod att spåra AA på annat sätt. Via sökmotorn ”hitta.se” kunde konstateras att det fanns 66 personer med detta namn runt omkring i Sverige. Av e-postbrevet framgick inte vari landet den efterfrågade AA var bosatt, varför det inte ansågs möjligt att spåra vilken AA som bett om intyget. Expeditionspersonalen kände väl till att frågor om utlämning av offentliga handlingar ska besvaras snabbt och att skälet till förfrågan inte får efterfrågas. På en studentexpedition är förfrågningar om studieintyg mycket vanliga, naturligtvis oftast av den berörde studenten själv men också arbetsgivare, bostadsbolag och andra ber om intyg för studenters räkning. I merparten av fallen handlar det om intyg som ska användas för att styrka ansökningar om bostad, arbete och studier på andra studieorter. Det kan handla om att styrka att man är student när man söker om medlemskap i olika föreningar eller söker studielån och stipendier. Expeditionspersonalen, som är van vid att skälen till förfrågningar om studieintyg är av högst oskyldig natur, valde då att kontakta BB för att fråga om han råkade känna till AA:s adress. Frågan om hans adress besvarades emellertid inte. AA vände sig därefter till JO i en skrivelse med rubriken ”Universitets bristfälliga handläggning av begäran om studieintyg” och sände universitetet en kopia av sin skrivelse. I denna finns den adress som expeditionspersonalen förgäves letat efter och studieintyget, som tagits fram måndagen den 10 maj 2010, kunde den 18 maj 2010 sändas till AA med ett förklarande brev om turerna i hanteringen.

– – –

I ett beslut den 11 april 2011 anförde JO Wiklund följande.

Bedömning I 2 kap. tryckfrihetsförordningen, TF, finns grundläggande bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet. Enligt 2 kap. 3 § TF är en handling allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten.

I 2 kap. 12 § TF stadgas att allmän handling som får lämnas ut, dvs. som inte omfattas av sekretess, ska på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Den som önskar ta del av handlingen har i sådant fall enligt 2 kap. 13 § TF även rätt att mot fastställd avgift få kopia av handlingen.

Enligt 2 kap. 14 § tredje stycket TF får inte en myndighet på grund av att någon begär att få ta del av allmän handling efterforska vem han är eller vilket syfte han har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut.

AA har i ett e-brev till Karlstads universitet begärt att få ta del av allmän handling. Genom att ange sig själv som avsändare av e-brevet har han gjort ett visst avkall på det anonymitetsskydd som han åtnjöt enligt tryckfrihetsförordningen. Hans skriftliga framställan utgör i sig en allmän handling hos myndigheten.

Karlstads universitet har, då det e-brev som sänts till AA kommit i retur den 10 maj 2010, som en serviceåtgärd försökt att finna andra sätt att komma i kontakt med honom. Universitetet har bl.a. kontaktat den person, BB, som handlingen avsåg i syfte att erhålla uppgift om AA:s postadress. Härvid har BB informerats om AA:s begäran och hans identitet.

Även om identiteten hos en person som begär att få ta del av allmänna handlingar är känd bör myndigheten, utifrån grundtanken bakom anonymitetsskyddet i 2 kap. 14 § TF, inte utan vidare föra uppgifterna vidare (jfr JO:s ämbetsberättelse 2000/01 s. 527). Att det i och för sig vällovliga syftet i förevarande fall varit att kunna skyndsamt lämna ut den begärda handlingen kan inte anses vara skäl att frångå den principen. Det var således inte lämpligt att universitetet kontaktade den person som handlingen avsåg för att få fram AA:s postadress.

Med den kritik som framgår av det anförda avslutas ärendet.