Uttalanden om vilka aspekter en myndighet behöver beakta när den väljer kommuniceringssätt i ett enskilt ärende

Anmälan

I en anmälan till JO klagade AA på Arbetsmarknads- och socialförvaltningen i Malmö kommun. Han framförde bl.a. följande. Han var ombud och offentligt biträde för en vårdnadshavare i ett ärende om upphörande av vård enligt lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, LVU. Han bad om att få utredningen i det ärendet skickad till sig men fick till svar att det rörde sig om omfattande sekretessmaterial och att han därför fick komma till förvaltningens kontor för att hämta ut den.

Utredning

JO begärde att Arbetsmarknads- och socialnämnden i Malmö kommun skulle yttra sig över det som framfördes i anmälan. Nämnden skulle särskilt beröra frågan om hur kommuniceringssättet står i överenstämmelse med 6 och 9 §§ förvaltningslagen (2017:900), FL.

Nämnden framförde bl.a. följande i sitt yttrande. Utredningen innehåller känsliga uppgifter. Det krävdes därför att den hanterades säkert. Det är dock en brist att ombudets begäran inte möttes i det här fallet.

AA kommenterade nämndens yttrande.

Bedömning

Innan en myndighet fattar ett beslut i ett ärende ska den som huvudregel underrätta den som är part om allt material av betydelse för beslutet och ge parten tillfälle att inom en bestämd tid yttra sig över materialet. Det är myndigheten som bestämmer hur underrättelse ska ske (25 § FL).

Inom förvaltningsrätten kommer den grundläggande rättsprincipen att ingen ska dömas ohörd till uttryck som en kommunikationsprincip. En regelrätt kommunikation förutsätter att en myndighet aktivt både informerar en part om sådana uppgifter som har tillförts ärendet och ger parten tillfälle att lämna synpunkter på innehållet i uppgifterna. Tillämpningen av kommunikationsprincipen fyller också en viktig funktion som utredningsmedel, eftersom den säkerställer ett fortlöpande utbyte av information och argument mellan dem som medverkar i ärendet. Bestämmelser om kommunikationsskyldighet bidrar på så sätt till att uppfylla förvaltningslagens övergripande ändamål, nämligen att värna enskildas rättssäkerhet och underlätta snabba avgöranden. (Se prop. 2016/17:180 s. 154.)

Bestämmelsen i 25 § FL innebär att det är myndigheten som bestämmer vilket tillvägagångssätt som ska användas vid kommunicering. Kommunikation kan genomföras såväl muntligt som skriftligt. Ett typiskt exempel är att myndigheten kommunicerar handlingar genom att skicka kopior av handlingarna till parten. Bestämmelsen hindrar dock inte att parten får del av materialet t.ex. i samband med ett besök hos myndigheten. Myndighetens val av underrättelseform kan dock inte göras helt skönsmässigt utan måste ske med beaktande av det allmänna kravet på service och de allmänna utgångspunkterna för handläggningen. (Se 6 och 9 §§ FL samt prop. 2016/17:180 s. 312.) Det innebär bl.a. att myndigheten måste beakta tillgänglighetsaspekter vid sitt val. Myndigheten måste också välja den underrättelseform som med beaktande av partens intressen i det enskilda fallet är enklast och ger det snabbaste resultatet. Vidare vill jag också framhålla att en myndighet måste iaktta objektivitetsprincipen när t.ex. en part kommuniceras (se 1 kap. 9 § regeringsformen och 5 § FL). Det betyder att myndigheten endast får beakta sakliga omständigheter vid den bedömning som ska göras. Av de skäl jag nu tar upp kan det vara lämpligt att också dokumentera det val av sätt att kommunicera på som myndigheten gör i ett enskilt ärende.

Ärenden enligt LVU ska handläggas skyndsamt (33 § LVU). I ett enskilt ärende kan det därför uppstå en situation när det är viktigt att socialnämndens utredning inför beslut enligt LVU kan kommuniceras både snabbt och säkert till den enskilde och hans eller hennes ombud och offentliga biträde. Det förutsätter enligt min mening att socialtjänsten har de rutiner och möjligheter i övrigt som det kräver. Jag anser alltså att det inte är tillräckligt att varje gång fullgöra kommuniceringsskyldigheten genom att lägga ut det material som ska kommuniceras för avhämtning i socialtjänstens reception. Som angetts är det myndigheten som bestämmer hur den ska kommunicera i ett enskilt fall, och att

det i praktiken innebär att en saklig bedömning behöver göras i varje ärende av det sätt på vilket utredningsmaterialet lämpligen ska kommuniceras. I de fall utredningsmaterialet innehåller integritetskänsliga uppgifter krävs en högre grad av säkerhet.

I det här fallet fick AA information om att han kunde hämta ut utredningen i socialtjänstens reception. Utredningar av det slag som det här var fråga om innehåller typiskt sätt känsliga uppgifter om enskilda och måste, som nämnden har framfört, hanteras varsamt. Jag ser med hänsyn till detta, och med beaktande av vad nämnden har uppgett om att den inte har tillgång till någon form av säker e-post, positivt på att den inte skickade utredningen digitalt. Som jag uppfattar nämndens yttrande till JO, anser den att utredningen borde ha skickats till AA på visst sätt. Jag ser ingen anledning att göra någon egen bedömning av den saken. Jag uppfattar det dock som att de enskilda tjänstemännen – när AA framställde sin begäran om att få utredningen skickad till sig på något sätt – gjorde en bedömning av frågan och kom fram till att utredningen skulle kommuniceras genom att AA fick hämta den i socialtjänstens reception. Även om det i efterhand går att komma fram till en annan slutsats än den som tjänstemännen gjorde vid det aktuella tillfället, finner jag inte tillräcklig anledning att rikta någon kritik mot nämnden för sin hantering i det här fallet. Jag nöjer mig i stället med att framhålla det jag har framfört ovan om vilka aspekter en myndighet behöver beakta vid valet av kommuniceringssätt.

Det som i övrigt har kommit fram i ärendet föranleder ingen åtgärd eller något uttalande från min sida.

Ärendet avslutas.

Beslutet har fattats av JO Thomas Norling. Dokumentet har fastställts digitalt och har ingen underskrift.

Seniora rättssakkunniga Eric Wahlberg har föredragit ärendet och byråchefen Christina Fredin har deltagit i beredningen.