Kommissionens beslut av den 13 november 2014 om systemet för tidig varning som ska tillämpas av kommissionen och dess genomförandeorgan (2014/792/EU)
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR BESLUTAT FÖLJANDE
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002, särskilt artikel 56.1, och
med beaktande av rådets förordning (EG) nr 215/2008 av den 18 februari 2008 med budgetförordning för tionde Europeiska utvecklingsfonden, särskilt artikel 17,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 av den 11 september 2013 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och om upphävande av rådets förordning (EG) nr 1073/1999, särskilt artiklarna 7.6 och 11, och
(1) Kommissionen, som är ansvarig för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget och andra medel som förvaltas av unionen med vederbörlig hänsyn tagen till principen om en sund ekonomisk förvaltning som fastställs i artiklarna 30–33 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, är skyldig att bekämpa bedrägerier och annan olaglig verksamhet som påverkar unionens ekonomiska intressen. För att säkerställa att kommissionens utanordnare och genomförandeorgan får fullständig information om hot mot unionens ekonomiska intressen, är det nödvändigt att fastställa interna bestämmelser utöver kommissionens beslut C(2014) 2784.
(2) I syfte att bekämpa bedrägeri och skydda unionens ekonomiska intressen använder kommissionen den centrala databas över uteslutna som avses i artikel 108 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 1302/2008 av den 17 december 2008 om den centrala databasen över uteslutna och systemet för tidig varning i beslut 2008/969/EG, Euratom, av den 16 december 2008 om systemet för tidig varning som ska användas av kommissionens utanordnare och genomförandeorgan. I avvaktan på den lagstiftande myndighetens antagande av förslaget om ändring av budgetförordningen är det nödvändigt att säkerställa att systemet för tidig varning (nedan kallat systemet) förblir effektivt.
(3) I mellantiden kommer syftet med systemet att förbli oförändrat. Systemet bör säkerställa att spridningen, inom kommissionen och dess genomförandeorgan, av information med begränsad spridning sker genom att man i systemet registrerar varningar om personer som skulle kunna utgöra ett hot mot gemenskapernas ekonomiska intressen och rykte, eller mot eventuella andra medel som förvaltas av unionen.
(4) Mot bakgrund av att direktörerna för genomförandeorganen har ställning som utanordnare, en befogenhet som delegerats av kommissionen för genomförandet av driftsanslag, bör de ges tillgång till systemet på samma sätt som kommissionens generaldirektorat för förvaltningen av administrativa anslag och driftsanslag.
(5) Eftersom de chefer för unionens delegationer som fungerar som kommissionens utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 56.2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 har ställning som utanordnare, vilket är en befogenhet som delegerats av kommissionen för genomförandet av driftsanslag, bör de ges tillgång till systemet på samma sätt som kommissionens generaldirektorat för förvaltningen av administrativa anslag och driftsanslag.
(6) Enligt artikel 7.6 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 av den 11 september 2013 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och om upphävande av förordning (EG) nr 1073/1999 och rådets förordning (Euratom) nr 1074/1999 har byrån skyldighet att utan dröjsmål förse berörda avdelningar vid kommissionen med uppgifter om pågående utredningar, för att visa när det kan vara lämpligt att vidta administrativa säkerhetsåtgärder till skydd för unionens ekonomiska intressen. Enligt artikel 11 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 har den också skyldighet att upprätta en rapport efter avslutad utredning som ska åtföljas av rekommendationer från generaldirektören om huruvida åtgärder bör vidtas eller inte, särskilt av institutionerna. För att den behöriga utanordnaren ska kunna begära en varning är det nödvändigt att fastställa vilka uppgifter som Olaf ska överlämna till kommissionen.
(7) Olaf bör ges tillgång till systemet för att fullfölja sina utredningsuppgifter, sin underrättelseverksamhet och sin bedrägeriförebyggande verksamhet som utövas enligt förordning (EU, Euratom) nr 883/2013.
(8) För att underlätta situationen bör tillämpningen av systemet förenklas, antalet varningskategorier minskas, deras tillämpningsområde förtydligas och varningarnas benämningar göras självförklarande.
(9) Varningar om kontroller på grundval av uppgifter från Olaf bör föreslås av den behörige utanordnaren efter samråd med GD Budget och rättstjänsten, i nära samarbete med Olaf.
(10) Den behörige utanordnaren bör föreslå kommissionen varningar om uteslutning som bör bedömas på ett centraliserat sätt av generaldirektoratet för budget och rättstjänsten när så är lämpligt. När dessa varningar om uteslutning föreslås på grundval av de uppgifter som lämnas av Olaf bör de bedömas i nära samarbete med Olaf. Samma förfarande bör tillämpas när den behörige utanordnaren har för avsikt att vidta någon åtgärd som kan påverka de berörda personernas rättigheter.
(11) Den ansvarige utanordnaren bör, i nära samarbete med Olaf, besluta om vilka följder som krävs för att skydda unionens ekonomiska intressen och bör dessutom underrätta Olaf om dessa beslut.
(12) Den ansvarige utanordnaren bör vara ansvarig för att begära att varningar förs in, ändras, tas bort eller förnyas. För att behålla en tillräcklig kontrollnivå bör en sådan begäran göras på den nivå som fastställs i kommissionens beslut C(2014) 2784.
(13) Räkenskapsföraren bör säkerställa att lämpliga tekniska arrangemang finns för att systemet effektivt ska kunna tillämpas inom kommissionens centrala redovisningssystem.
(14) Ingående uppgifter om betalningskraven och kvarstad kommer genom kommissionens centrala redovisningssystem att göras tillgängliga för alla kommissionens avdelningar och genomförandeorgan. Varningarna W3a (kvarstad) och W4 (betalningskrav) enligt beslut 2008/969/EG, Euratom bör upphöra. Enbart dessa uppgifter motiverar inte automatiskt en varning. Det krävs att den behörige utanordnarenen gör en bedömning av samtliga omständigheter i målet för att avgöra om en varning är nödvändig eller inte.
(15) Enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter ska kommissionens behandling av personuppgifter ske i överensstämmelse med de lagenliga behandlingskraven och kraven avseende överföring av uppgifter som anges i förordningen, och att denna behandling omfattas av förhandskontroll av Europeiska datatillsynsmannen efter anmälan från kommissionens uppgiftsskyddsombud.
(16) Enligt bestämmelserna om uppgiftsskydd ska rätten för de personer vars uppgifter har eller kan komma att föras in i systemet fastställas.
(17) Vissa rättigheter till uppgiftsskydd omfattas av undantag som anges i artikel 20 i förordning (EG) nr 45/2001, vilka ska bedömas från fall till fall och tillämpas temporärt. Avdelningen med ansvar för att begära att relevanta uppgifter ändras, rättas eller tas bort bör besluta om tillämpningen av dessa undantag.
(18) Den person som är föremål för en eventuell varning om uteslutning bör beredas möjlighet att uttrycka sina synpunkter skriftligen, innan en begäran om registrering av varningen avseende denna person görs i systemet. Samma möjlighet bör ges när den behöriga utanordnaren har för avsikt att vidta en åtgärd som kan påverka den berörda personens rättigheter.
(19) Om det föreligger vägande legitima skäl, bör denna möjlighet i undantagsfall ställas på framtiden för att skydda sekretessen i samband med utredningen eller det nationella rättsliga förfarandet.
(20) Tillämpningen av beslut 2008/969/EG, Euratom, bör fortsätta till och med den 1 juli 2015 i den utsträckning som detta är nödvändigt för att säkerställa efterlevnaden av rådets förordningar om restriktiva åtgärder, som antagits på grundval av artikel 215 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (även kallat EUF-fördraget), intill dess att systemet för periodiserad redovisning kan bearbeta de uppgifter som finns i den relevanta databasen inom avdelningen med ansvar för de utrikespolitiska instrumenten. Detta sker i form av en registrering av en W5b-varning enligt beslut 2008/969/EG, Euratom.
(21) Beslut 2008/969/EG, Euratom bör fortsätta att gälla för W3a- och W4-varningar till den 1 juli 2015, vilka då bör ha omformats till kontrollbaserade varningar med avseende på tillämpningen av avsnitt 4 i detta beslut.
(22) Genomförandet av detta beslut kräver en regelbunden utvärdering av systemets funktion samt av dess reella bidrag till skyddet av unionens ekonomiska intressen.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
AVSNITT 1 ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
Artikel 1 – Syfte, mål och tillämpningsområde
1. Genom detta beslut inrättas det system för tidig varning (nedan kallat systemet) som ska användas av kommissionens utanordnare och genomförandeorgan när de genomför Europeiska unionens allmänna budget och förvaltar eventuella andra medel som förvaltas av unionen.
2. Systemet bidrar till att skydda unionens ekonomiska intressen och unionens anseende, samt till kampen mot bedrägeri och en sund ekonomisk förvaltning.
3. Syftet med systemet är att
a) genom registrering av varningar informera kommissionens ansvariga utanordnare och genomförandeorganen om att en person skulle kunna utgöra ett hot mot unionens ekonomiska intressen och anseende eller mot eventuella andra medel som förvaltas av unionen, och
b) utifrån dessa varningar göra det möjligt för den behöriga utanordnaren att göra kontroller eller vidta lämpliga åtgärder, också de som avses i avsnitt 4.
4. Informationen bidrar till att säkerställa
a) förebyggande av risker genom kontroll på grundval av information i ett tidigt skede om en misstänkt person eller iakttagelser som rör
väsentliga fel eller oriktigheter,
allvarligt fel i yrkesutövningen,
allvarliga kontraktsbrott, eller
bedrägeri, korruption eller varje annan olaglig verksamhet som skadar unionens ekonomiska intressen i enlighet med artikel 141 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012.
b) Uteslutande av en person i enlighet med artiklarna 106.1 och 109.1 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002.
Artikel 2 – Definitioner
I detta beslut gäller följande definitioner:
a) räkenskapsföraren: kommissionens räkenskapsförare eller den underordnade medarbetare som räkenskapsföraren har delegerat vissa uppgifter till i enlighet med artikel 69 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
b) den behöriga utanordnaren: utanordnare genom delegering från kommissionen i den mening som avses i artikel 65 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 är ansvariga i enlighet med de interna reglerna för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget (nedan kallad budgeten), inklusive direktörer för genomförandeorgan och utanordnare genom vidaredelegering i den mening som avses i artikel 65 i den förordningen, vilka utövar funktionen som direktör och cheferna för unionens delegationer som fungerar som kommissionens utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 56.2 i den förordningen.
c) registrerade: en identifierbar person enligt vad som avses i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter.
d) resultat: fakta som upptäckts och kunnat fastställas under genomförandet av ett rättsligt åtagande, eller i samband med revisioner eller undersökningar som utförts av revisionsrätten, Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf), internrevisionstjänsten (IAS) eller någon annan revision eller kontroll som genomförts under ansvar av den behöriga utanordnaren.
e) rättsligt åtagande: ett åtagande som kommissionen ingått enligt avdelningarna V–VIII i del 1 och del 2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
f) person: en fysisk eller juridisk person eller en sammanslutning som inte är en juridisk person enligt nedan:
En mottagare enligt definitionen i artikel 2 i i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
En anbudssökande eller anbudsgivare.
En bidragssökande.
En deltagare i en pristävling.
En betald extern expert i enlighet med artikel 204 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
En person med rätt att företräda, fatta beslut eller utöva kontroll över en annan juridisk person enligt vad som avses i artikel 106.1 b och e i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
g) allvarligt fel i yrkesutövningen: överträdelse av lagar, författningar eller etiska normer för det yrke som personen tillhör, samt eventuellt felaktigt agerande som påverkar personens yrkesmässiga trovärdighet.
h) underentreprenör: en ekonomisk aktör som har föreslagits av en anbudssökande, anbudsgivare eller kontraktspart för att utföra delar av ett kontrakt, samtidigt som den upphandlande myndigheten inte har några direkta rättsliga åtaganden gentemot aktören.
i) väsentligt fel eller oriktighet: väsentligt fel eller oriktighet enligt definitionen i artikel 166.2 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012.
j) kontaktperson för varningen: den person inom det generaldirektorat som ansvarar för begäran som är ansvarig för varningen till dess att den tas bort.
Artikel 3 – Systemets funktion
1. Räkenskapsföraren ska säkerställa lämpliga tekniska arrangemang för en effektiv drift av systemet och dess övervakning.
Räkenskapsföraren ska föra in, ändra, förnya eller ta bort varningar som begärts av den behöriga utanordnaren.
2. Räkenskapsföraren ska anta genomförandeåtgärder avseende tekniska aspekter och definiera därtill hörande förfaranden, också på säkerhetsområdet.
Räkenskapsföraren ska meddela dessa åtgärder till kommissionens generaldirektorat och till genomförandeorganen.
Artikel 4 – Befogenhet och förfarande för att begära, ändra, förnya eller ta bort en varning
1. Bara den behöriga utanordnaren får begära registrering, ändring, förnyelse eller borttagande av en varning.
2. Den behöriga utanordnaren ska rikta begäran om registrering, ändring, förnyelse eller borttagande av varningar till räkenskapsföraren. Den behöriga utanordnaren ska använda formuläret i bilagan till detta beslut.
3. Den kontaktperson för varningar som avses i artikel 8 ska kontrollera att kraven i artiklarna 11 och 12 är uppfyllda innan den överlämnar begäran till räkenskapsföraren.
Artikel 5 – Tillgång till systemet
Kommissionens generaldirektorat och genomförandeorganen ska ges direkt tillgång till informationen i systemet via kommissionens centrala redovisningssystem.
Kommissionens generaldirektorat eller genomförandeorgan med ansvar för ett lokalt system kan använda det centrala redovisningssystemet för att få tillgång till informationen i systemet, under förutsättning att samstämmigheten mellan informationen kan garanteras i det lokala systemet och det centrala redovisningssystemet.
Artikel 6 – Användningen av systemet
Information som lagras i systemet får bara användas för genomförandet av budgeten eller förvaltningen av andra eventuella medel som förvaltas av unionen. Detta ska inte påverka den information som ingår i den centrala databasen för uteslutning av anbud (nedan kallad databasen) som avses i artikel 1.2 och 1.3 i förordning (EG, Euratom) nr 1302/2008.
Olaf får använda uppgifterna i systemet och databasen för sina undersökningar enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 av den 11 september 2013 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och om upphävande av förordning (EG) nr 1073/1999 (Olaf-förordningen), och för att förebygga bedrägerier, bland annat genom riskanalyser.
Artikel 7 – Tidpunkt för samråd om systemet
Den ansvariga utanordnaren ska kontrollera om det finns en varning i systemet som gäller en person i följande skeden:
a) Innan ett enskilt budgetåtagande ingås.
b) Innan ett övergripande budgetåtagande ingås om personen är känd i det skedet.
c) Vid preliminära budgetåtaganden, innan det rättsliga åtagandet ingås, vilket ger rätt till kommande betalningar såvida det inte rör sig om personalkostnader och återbetalning av resekostnader för deltaganden i möten och uttagningsprov.
d) Vid upphandlings- eller bidragsförfaranden, pristävlingar och inbjudningar att anmäla intresse, senast innan tilldelningsbeslutet fattas.
e) När det gäller upphandling, om den upphandlande myndigheten begränsar antalet anbudssökande som inbjuds att lämna anbud, innan urvalet av anbudssökandena har avslutats.
f) Innan en eventuell utbetalning såvida det inte rör sig om personalkostnader och återbetalning av resekostnader för deltaganden i möten och tävlingar.
Artikel 8 – Kontaktperson för varningen
Kontaktpersonen för varningen ska:
a) Förbereda begäran om registrering av en varning.
b) Översända begäran och all annan information om varningen till räkenskapsföraren.
c) Tillhandahålla den information som gör det möjligt för andra behöriga utanordnare att göra kontroller eller besluta om de konsekvenser som avses i avsnitt 4.
AVSNITT 2 INFORMATION SOM FÖRS IN I SYSTEMET
Artikel 9 – Varningskategorier
1. Varningarna i systemet ska delas in i följande två kategorier:
a) Kontrollbaserade varningar: om en person är misstänkt eller föremål för upptäckt av bedrägerier, korruption eller annan olaglig verksamhet som riktar sig mot unionens ekonomiska intressen som avses i artikel 141 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012, som gäller väsentliga fel eller oriktigheter, allvarligt fel i yrkesutövningen eller allvarliga kontraktsbrott.
b) Varningar om uteslutning: om en person utesluts i enlighet med de grunder för uteslutning som anges i artiklarna 106.1 och 109.1 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
2. En person kan bli föremål för olika varningar som registrerats på olika grunder.
Artikel 10 – Information i systemets varningar
Varningar inom systemet ska innehålla följande information:
b) Typ av varning.
c) Hur länge varningen ska gälla.
d) Grunder till att en person utgör ett hot med avseende på unionens ekonomiska intressen och anseende eller eventuella andra medel som förvaltas av unionen.
e) Informationen om det kontradiktoriska förfarandet.
f) Namnet på den behöriga utanordnaren.
g) Namnet på den kontaktperson för varning som avses i artikel 8 i detta beslut.
Artikel 11 – Kontrollbaserade varningar
1. Den behöriga utanordnaren kan begära en kontrollbaserad varning om något av följande villkor är uppfyllt:
a) Olaf har underrättat den behöriga utanordnaren enligt förordning (EU, Euratom) nr 883/2013, om utredningarna visar att det kan vara lämpligt att vidta åtgärder för att skydda unionens ekonomiska intressen.
b) Europeiska revisionsrätten har lämnat upplysningar till kommissionen, eller internrevisionstjänsten har lämnat upplysningar till den behöriga utanordnaren som tyder på bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet som påverkar unionens ekonomiska intressen i den mening som avses i artikel 141 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012, eller som gäller väsentliga fel eller oriktigheter, allvarliga fel i yrkesutövningen eller allvarliga kontraktsbrott med anknytning till en person.
c) Den behöriga utanordnaren har utfört en översyn, revision eller en kontroll som tyder på bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet som påverkar unionens ekonomiska intressen i den mening som avses i artikel 141 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012, som gäller väsentliga fel, oriktigheter eller allvarligt fel i yrkesutövningen eller allvarligt kontraktsbrott när det gäller en person, eller har fått information om en sådan översyn, revision eller kontroll.
2. En kontrollbaserad varning ska ha en längsta varaktighet på ett år. Kontrollen ska tas bort när en varning om uteslutning begärs, eller när det inte längre föreligger något behov av kontroll.
3. Vid utgången av den period som avses i punkt 2 ska den kontrollbaserade varningen automatiskt tas bort.
4. Den behöriga utanordnaren får begära förnyelse av den kontrollbaserade varningen om Olaf informerar utanordnaren om att slutsatserna om de utredningar som avses i punkt 1 ännu inte har utformats, men att utredningarna motiverar att den kontrollbaserade varningen bibehålls. Den behöriga utanordnaren kan även begära förnyelse av den kontrollbaserade varningen om villkoren som anges i punkt 1 b och c fortfarande är uppfyllda.
5. Den behöriga utanordnaren ska ange orsakerna till varför förnyelsen är nödvändig för att skydda unionens ekonomiska intressen och anseende.
6. En förnyelse ska betraktas som en ny begäran om en kontrollbaserad varning.
Artikel 12 – Varningar om uteslutande
1. Den behöriga utanordnaren ska begära en varning om uteslutning i de fall som avses i artiklarna 106.1 eller 109.1 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
2. En varning om uteslutning ska tas bort när uteslutningsperioden löpt ut.
3. En varning om uteslutning ska automatiskt föras in från systemet till databasen.
Artikel 13 – Information från Olaf
När Olaf vidarebefordrar information i enlighet med artikel 7.6 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 för att bistå den behöriga utanordnaren när beslut fattas om att vidta förebyggande åtgärder för att skydda Europeiska unionens ekonomiska intressen eller i enlighet med artikel 11 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 ska informationen omfatta följande:
a) Den berörda personens identitet.
b) En sammanfattning av de faktiska omständigheterna och de risker som identifierats i utredningen. Sammanfattningen ska vara tillräcklig för att göra det möjligt för personen att höras i enlighet med artikel 16 i detta beslut.
c) Eventuella rekommendationer om särskild sekretess i fall där utredningsåtgärderna måste vidtas av en nationell rättslig myndighet eller i fråga om externa utredningar som ingår i en nationell myndighets behörighet, i enlighet med de nationella bestämmelser som är tillämpliga på utredningen.
AVSNITT 3 FÖRFARANDEN VID REGISTRERING AV EN VARNING
Artikel 14 – De centrala avdelningarnas föregående samråd för kontroll av varningar
Den behöriga utanordnaren ska, innan beslut fattas om att begära registrering av en kontroll på grundval av uppgifter som lämnats in av Olaf i enlighet med artiklarna 7.6 och 11 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013, samråda med generaldirektoratet för budget (den centrala finansenheten) och, där så är lämpligt, med rättstjänsten, i nära samarbete med Olaf i överensstämmelse med förordning (EU, Euratom) nr 883/2013.
Artikel 15 – De centrala avdelningarnas bedömning av varningar om uteslutning
Innan en varning om uteslutning och om lämplig tidsrymd för denna begärs för de fall som avses i artikel 106.1 b, c och e samt i artikel 109.1 på förslag av den behöriga utanordnaren, ska en centraliserad bedömning genomföras av generaldirektoratet för budget och rättstjänsten. Om den varning om uteslutning som föreslås av den behöriga utanordnaren grundas på uppgifter som lämnats av Olaf ska denna bedömning göras i nära samarbete med Olaf.
Artikel 16 – Rätt att höras
1. Registrering av varningar omfattas av följande regler:
a) Om den behöriga utanordnaren har för avsikt att registrera en varning om uteslutning eller att vidta åtgärder som kan påverka den berörda personens rättigheter negativt ska den berörda personen först få tillfälle att yttra sig skriftligen. Den behöriga utanordnaren ska ge den berörda personen minst 14 kalenderdagar att inkomma med ett yttrande. Samtidigt ska den behöriga utanordnaren upplysa den berörda personen om att varningen kommer att registreras om inget yttrande inkommer. I förekommande fall ska den behöriga utanordnaren ge den berörda personen möjlighet att yttra sig på grundval av de uppgifter som lämnats av Olaf.
b) Om personen inkommer med yttranden som inte ändrar den behöriga utanordnarens bedömning ska denne uppmana räkenskapsföraren att aktivera varningen. Om personen inkommer med yttranden som enligt den behöriga utanordnaren leder till att en varning blir oproportionell eller överflödig ska varningen inte aktiveras, och personen ska informeras om detta. I förekommande fall ska räkenskapsföraren till den behöriga utanordnaren bekräfta registreringen av varningen i databasen för systemet för tidig varning.
c) Den behöriga utanordnaren ska meddela den berörda personen att varningen aktiverats och för vilken tidsperiod. Ett sådant meddelande krävs emellertid inte om personen inte svarat på uppmaningen att yttra sig skriftligen.
2. Den behöriga utanordnaren kan i väntan på beslut om uteslutningens varaktighet begära registrering av varningar om uteslutning för de fall som avses i artikel 106.1 e i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 redan innan den berörda personen fått tillfälle att yttra sig. Den behöriga utanordnaren ska ge personen möjlighet att yttra sig om uteslutningens varaktighet.
3. Om den behöriga utanordnaren har ett officiellt dokument som redogör för situationen kan denne begära registrering av en varning om uteslutning i de situationer som avses i artikel 106.1 a i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 redan innan den berörda personen fått tillfälle att yttra sig. Den behöriga utanordnaren ska meddela den berörda personen att varningen registrerats.
4. Den behöriga utanordnaren kan i undantagsfall frångå kravet att ge den berörda personen möjlighet att yttra sig skriftligen innan registrering av en varning om uteslutning begärs, eller innan någon åtgärd vidtas som negativt kan påverka den berörda personens rättigheter, förutsatt att det finns avgörande och berättigade skäl att låta utredningen eller de nationella rättsliga förfarandena omfattas av sekretess och samtidigt fortsätta med registrering av varningen.
5. När Olaf informerar den behöriga utanordnaren i enlighet med artikel 13 ska det anges huruvida utredningen eller nationella rättsliga förfaranden behöver omfattas av sekretess och huruvida den berörda personens möjlighet att yttra sig behöver åsidosättas.
6. Personen ska ges möjlighet att yttra sig så snart skälen att skydda en utredning eller nationella rättsliga förfaranden inte längre föreligger.
Artikel 17 – Uppgiftsskydd och de registrerades rättigheter
1. Den behöriga utanordnaren ska informera de registrerade om att deras uppgifter kan komma att tas med i databasen för systemet för tidig varning, och upplysa dem om vilka som kan komma att få tillgång till dessa uppgifter. Denna allmänna information ska delges skriftligen, bland annat i meddelanden om upphandling, förslagsinfordringar, pristävlingar och, om inga infordringar görs, innan kontrakt eller bidrag tilldelas.
2. Den behöriga utanordnare som begär registrering av en varning ska vara ansvarig för kontakterna med den person vars personuppgifter införs i databasen för systemet för tidig varning. Utanordnaren ska bemöta begäranden från berörda personer om att korrigera felaktiga eller ofullständiga personuppgifter, liksom även alla andra begäranden och frågor från sådana personer.
3. Berörda personer kan också skriftligen av räkenskapsföraren begära uppgifter om huruvida de är registrerade i databasen för systemet för tidig varning.
Räkenskapsföraren ska tillhandahålla dessa uppgifter såvida inte den behöriga utanordnaren, i överenskommelse med Olaf, där så behövs beslutar att de begränsningar som avses i artikel 20.1 i förordning (EG) nr 45/2001 gäller.
4. Varningar som tagits bort ska vara åtkomliga enbart för revision och utredningar och ska inte längre vara tillgängliga för databasens användare.
Personuppgifter om fysiska personer som uteslutits får dock sparas för ovannämnda syften i högst fem år efter det att varningen har tagits bort.
Artikel 18 – Översyn av varningar
Om den person för vilken en varning registrerats i databasen för systemet för tidig varning tillhandahåller nya uppgifter som visar att skälen för registrering inte längre föreligger ska den behöriga utanordnaren begära att varningen tas bort.
Den person för vilken en varning registrerats i databasen kan klaga hos ombudsmannen och begära rättslig prövning.
AVSNITT 4 VARNINGARNAS FÖLJDER
Artikel 19 – Allmänna bestämmelser om följder
1. Den behöriga utanordnaren ska av kontaktpersonen för varningen begära alla relevanta uppgifter som behövs för att besluta om de följder som anges i detta avsnitt.
2. Om den behöriga utanordnaren på grundval av uppgifter som lämnas av Olaf begär registrering av en kontrollbaserad varning enligt artikel 11 ska den behöriga utanordnaren följa det förfarande som anges i artikel 14 eller 15 i detta beslut och besluta om följderna i nära samarbete med Olaf, i överensstämmelse med förordning (EU, Euratom) nr 883/2013.
3. När beslut om följder fattas ska den behöriga utanordnaren för alla varningar beakta följande kriterier:
a) Riskerna för unionens ekonomiska intressen och anseende.
b) Det rättsliga åtagandets belopp och varaktighet.
c) Hur brådskande genomförandet av det rättsliga åtagandet är.
d) Typen av omständigheter.
e) Hur allvarliga omständigheterna är.
f) De eventuella följderna av genomförandet av det rättsliga åtagandet.
För varningar om uteslutning ska den behöriga utanordnaren även beakta av vilken art och hur allvarliga skälen för uteslutningen är, liksom behovet av att undvika avbrott i verksamheten.
4. Den behöriga utanordnaren ska under alla omständigheter skriftligen motivera sitt beslut om följder.
Artikel 20 – Följder av kontrollbaserad varning
1. När det gäller upphandling, tilldelningsförfaranden eller pristävlingar kan kontroll omfatta följande:
a) Den behöriga utanordnaren kan begära ytterligare styrkande handlingar enligt reglerna för upphandlingen, tilldelningsförfarandet eller pristävlingen.
b) För tilldelningsförfaranden, en analys av riskerna med förfinansiering.
2. När det gäller rättsliga åtaganden kan kontrollen omfatta följande:
a) kontroll av att åtgärden är förenlig med de rättsliga åtagandena, bland annat i fråga om tidsfrist och resultatens innehåll.
b) För befintliga bidrag: kontroll av att utgifterna är bidragsberättigande innan utbetalning sker eller revision eller kontroller på plats.
Artikel 21 – Rätt att höras efter en kontrollbaserad varning
Det förfarande som beskrivs i artikel 15 i detta beslut och rätten att höras enligt artikel 16 i detta beslut ska även gälla om en behörig utanordnare till följd av en kontrollbaserad varning överväger åtgärder som kan påverka de berörda personernas rättigheter negativt.
Artikel 22 – Följder av varningar om uteslutning för förfaranden och rättsliga åtgärder
1. När det gäller upphandling, tilldelningsförfaranden eller pristävlingar ska den behöriga utanordnaren utesluta personer som omfattas av en varning om uteslutning från deltagande i upphandling eller tilldelningsförfaranden, såvida inte dessa personer innehar en ensamrättsposition i den meningen att villkoren som anges i artikel 106.2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 är uppfyllda.
2. Om befintliga rättsliga åtaganden föreligger ska den behöriga utanordnaren besluta om följderna, bland annat någon av följande:
a) Genomförandet av kontraktet eller bidraget fortsätter och lämplig kontroll genomförs.
b) Tidsfristen för betalningar avbryts i enlighet med artikel 92.2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
c) Betalningarna avbryts i enlighet med artikel 208 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012.
d) Genomförandet av kontraktet eller bidraget avbryts i enlighet med artiklarna 116 och 135.5 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
e) Det rättsliga åtagandet sägs upp om det i dess villkor fastställs att det kan avslutas på grundval av den information för vilken varningen har registrerats.
3. Om personen är en underleverantör ska den behöriga utanordnaren kräva att anbudsgivaren, den anbudssökande eller uppdragstagaren ersätter underleverantören.
Artikel 23 – Följder av uteslutningsvarningar för budgettransaktioner
1. För uteslutningsvarningar ska den behöriga utanordnaren där så är lämpligt i räkenskapssystemet bekräfta att betalningen ska göras trots att en varning föreligger.
2. Om en uteslutningsvarning registrerats ska inga enskilda budgetåtaganden, ingen registrering av enskilda rättsliga åtaganden i budgeträkenskaperna grundad på ett övergripande åtagande och ingen avslutning av ett rättsligt åtagande grundat på ett preliminärt åtagande göras, utom om den berörda personen befinner sig i en ensamrättssituation i enlighet med villkoren i artikel 106.2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
AVSNITT 5 SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 24 – Upphävande
Beslut 2008/969/EG, Euratom om systemet för tidig varning som ska användas av kommissionens utanordnare och genomförandeorgan ska upphöra att gälla.
Artikel 25 – Övergångsbestämmelser
1. Uteslutningsvarningar som registrerats enligt beslut 2008/969/EG, Euratom ska förbli aktiva fram till slutet av deras varaktighetsperiod i enlighet med det beslutet.
2. Varningar i kategorierna W1, W2 och W3b som registrerats enligt beslut 2008/969/EG, Euratom ska anses vara kontrollbaserade varningar enligt detta beslut.
3. Varningar i kategorierna W3a och W4 ska även fortsättningsvis registreras fram till den 1 juli 2015 på de villkor som anges i beslut 2008/969/EG, Euratom. För tillämpningen av avsnitt 4 i detta beslut ska varningar i kategorierna W3a och W4 anses vara kontrollbaserade varningar enligt detta beslut. Beslut 2008/969/EG, Euratom ska fortsätta att gälla för varningar i kategori W5b fram till den 1 juli 2015.
Artikel 26 – Offentliggörande
Detta beslut ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning.
1 EUT L 298, 26.10.2012, s. 1.
2 EUT L 78, 19.3.2008, s. 1.
3 EUT L 248, 18.9.2013, s. 1.
4 Kommissionens beslut C(2014) 2784 av den 30 april 2014 om interna regler riktade till kommissionens avdelningar avseende genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget (Europeiska kommissionens avsnitt).
5 EUT L 344, 20.12.2008, s. 12.
6 EUT L 344, 20.12.2008, s. 125.
7 COM(2014) 358 final, 18.6.2014.
8 EUT L 8, 12.1.2001, s. 1.
9 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 av den 29 oktober 2012 om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget (EUT L 362, 31.12.2012, s. 1).
10 Kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 1302/2008 av den 17 december 2008 om den centrala databasen för uteslutning (EGT L 344, 20.12.2008, s. 12).
BILAGA
STANDARDFORMULÄR Begäran från den behöriga utanordnaren om införande, ändring eller avlägsnande av uppgifter i databasen för systemet för tidig varning eller den centrala databasen för uteslutning, att ställas till räkenskapsföraren OBS: en ansökan per varning
Ärende: Ansökan om [registrering/borttagning/ändring] av en varning i [systemet för tidig varning/databasen över uteslutna ekonomiska aktörer]
Tjänstemannens namn:
Namn på kontaktperson:
Begäran om
☐ registrering av en varning
☐ avlägsnande av den varning vars införande begärdes genom skrivelse Ares [xx] av den …
☐ ändring av den varning (inklusive förlängning av en existerande registrering) som begärts införd genom not Ares [xx] av den …
gällande följande person:
Benämning (för- och efternamn om det rör en fysisk person):
Rättslig form (om juridisk person):
Efternamn, förnamn på personer med rätt att företräda rättssubjektet:
Adress (om juridisk person, huvudkontorets adress): gata/gatunummer/postnummer/ort/land
Information med avseende på registret över rättsubjekt:
☐ Detta rättssubjekt finns redan i registret över rättssubjekt under följande kod(er): 6
☐ Ansökan om validering av detta rättssubjekt i ovannämnda register har redan gjorts.
Bifogat finns en utskrift av Abac-skärmbilden för den ställda begäran, med följande kod (inleds vanligen med ABC): Styrkande handlingar för validering av ansökan medföljer.
☐ Ansökan avser ett rättssubjekt som inte finns i ovannämnda register och för vilket information erhölls från en genomförandemyndighet eller ett genomförandeorgan i enlighet med artikel 108.2 och 108.3 i budgetförordningen (bifogas).
1. Jag ansöker om att följande varning ska införas:
☐ Verifieringsvarning av följande skäl: Om så krävs, ange hänvisning till samråd med GD Budget och, i förekommande fall, Rättstjänsten:
☐ Uteslutning i enlighet med budgetförordningen Den lagakraftvunna domen meddelades av följande domstol: Den lagakraftvunna domen meddelades den: DD/MM/ÅÅÅÅ Ange referens till rättstjänstens och GD Budgets bedömning: Ange referenser till det kontradiktoriska förfarandet:
☐ Artikel 106.1 a i budgetförordningen
☐ Artikel 106.1 b i budgetförordningen
☐ Artikel 106.1 c i budgetförordningen Ange referens till rättstjänstens och GD Budgets bedömning: Ange referenser till det kontradiktoriska förfarandet:
☐ Artikel 106.1 d i budgetförordningen Ange referenser till det kontradiktoriska förfarandet:
☐ Artikel 106.1 e i budgetförordningen Ange referens till rättstjänstens och GD Budgets bedömning: Ange referenser till det kontradiktoriska förfarandet: Den lagakraftvunna domen meddelades av följande domstol: Den lagakraftvunna domen meddelades den: DD/MM/ÅÅÅÅ
☐ Artikel 106.1 f i budgetförordningen (Sanktioner enligt artikel 109.1 i budgetförordningen) Ange referens till rättstjänstens och GD Budgets bedömning: Ange referens till det kontradiktoriska förfarandet och referens och datum till den behöriga utanordnarens beslut:
2. Redogörelse för skälen till varför varningen begärs:
3. Registreringens varaktighet:
Härmed intygas att uppgifterna har inhämtats och överförts i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 rörande skydd av personuppgifter.
[Namnteckning av person bemyndigad att ansöka om att en varning ska införas, tas bort eller ändras]
Kopia:
1 Fyll ej i avsnitten 1–4.
2 Fyll i alla avsnitt, inte bara det som avser begäran om ändring.
3 Om någon beskrivning inte kan lämnas på grund av konfidentialitetskrav, ange då icke angivet.
4 Uteslutningens varaktighet enligt artikel 106.1 b, c, e och f i budgetförordningen ska beslutas av utanordnaren enligt artikel 2 i beslutet om systemet för tidig varning. Uteslutningens varaktighet enligt artikel 106.1 a och d i budgetförordningen ska registreras för högst 5 år.