Riktlinjer i enlighet med artikel 8 och kapitel VI i direktiv (EU) 2015/849 om riktlinjer och förfaranden för efterlevnadskontroll och rollen och ansvarsområdena för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

EBA/GL/2022/05 14 juni 2022

Riktlinjer

i enlighet med artikel 8 och kapitel VI i direktiv (EU) 2015/849 om riktlinjer och förfaranden för efterlevnadskontroll och rollen och ansvarsområdena för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

1. Efterlevnads- och rapporteringsskyldigheter

Riktlinjernas status

1. Detta dokument innehåller riktlinjer som har utfärdats enligt artikel 16 i förordning (EU) nr 1093/2010 . I enlighet med artikel 16.3 i förordning (EU) nr 1093/2010 ska behöriga myndigheter och kreditinstitut och finansiella institut med alla tillgängliga medel söka följa riktlinjerna.

2. I riktlinjerna fastställs Europeiska bankmyndighetens (EBA) syn på lämplig tillsynspraxis inom det europeiska systemet för finansiell tillsyn eller på hur EU-rätten bör tillämpas inom ett särskilt område. De behöriga myndigheter, enligt definitionen i artikel 4.2 i förordning (EU) nr 1093/2010, som berörs av riktlinjerna ska följa dem genom att på lämpligt sätt införliva dem i sin praxis (till exempel genom att ändra sina rättsliga ramverk eller tillsynsrutiner), även när riktlinjerna i första hand riktas till institut.

Rapporteringskrav

3. I enlighet med artikel 16.3 i förordning (EU) nr 1093/2010 ska de behöriga myndigheterna meddela EBA om de följer eller tänker följa dessa riktlinjer, alternativt ange skälen till att de inte gör det, senast den 21.11.2022. Om ingen sådan anmälan inkommer inom denna tidsfrist kommer EBA att anse att de behöriga myndigheterna inte tillämpar riktlinjerna. Anmälningar ska lämnas på det formulär som tillhandahålls på EBA:s webbplats med hänvisningen ”EBA/GL/2022/05”. Anmälningar bör lämnas in av personer som har befogenhet att rapportera om hur riktlinjerna följs på de behöriga myndigheternas vägnar. Alla förändringar i graden av efterlevnad ska också rapporteras till EBA.

4. Anmälningarna kommer att offentliggöras på EBA:s webbplats i enlighet med artikel 16.3.

2. Syfte, tillämpningsområde och definitioner

Syfte och tillämpningsområde

5. I dessa riktlinjer anges rollen, uppgifterna och ansvarsområdena för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, ledningsorganet och den högre befattningshavare som ansvarar för efterlevnaden av bestämmelserna om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism samt interna riktlinjer, kontroller och förfaranden, i enlighet med artikel 8 och artikel 45 och artikel 46 i direktiv (EU) 2015/849.

6. Dessa riktlinjer gäller för kreditinstitut eller finansiella institut enligt definitionen i artikel 3.1 och 3.2 i direktiv (EU) 2015/849. Dessa riktlinjer gäller för alla befintliga strukturer i ledningsorganen, oavsett vilken styrelsestruktur som används (monistisk och/eller dualistisk ledningsstruktur och/eller annan struktur) i medlemsstaterna.

7. Termerna ”ledningsorganet i dess ledningsfunktion” och ”ledningsorganet i dess tillsynsfunktion” används genomgående i dessa riktlinjer utan hänvisning till någon särskild styrningsstruktur och hänvisningar till ledningsfunktioner (verkställande funktioner) och tillsynsfunktioner (icke verkställande funktioner) bör tolkas som gällande för organen eller ledamöterna i det ledningsorgan som är ansvarig för denna funktion enligt nationell lagstiftning. Nationell bolagsrätt kan innehålla särskilda bestämmelser om ledningsorganet och dessa riktlinjer gäller utan att det påverkar tillämpningen av sådana bestämmelser.

Adressater

8. Dessa riktlinjer vänder sig till de behöriga myndigheter som avses i artikel 4.2 iii i förordning (EU) nr 1093/2010. De riktar sig också till kreditinstitut och finansiella institut enligt definitionen i artikel 3.1 och 3.2 i direktiv (EU) 2015/849, som är finanssektorsaktörer enligt artikel 4.1 a i förordning (EU) nr 1093/2010.

Definitioner

9. Om inte annat anges har de termer som används och definieras i direktiv (EU) 2015/849 samma betydelse i dessa riktlinjer. Dessutom gäller följande definitioner i dessa riktlinjer: Det eller de organ i kreditinstitutet eller Ledningsorgan det finansiella institutet som har utsetts i enlighet med nationell lagstiftning och som har befogenhet att fastställa kreditinstitutets eller det finansiella institutets strategi, mål och allmänna inriktning, och som har uppsikt över och övervakar ledningens beslutsfattande, inbegripet de personer som i praktiken leder institutets verksamhet. Ledningsorganet i dess tillsynsfunktion Ledningsorganet när det agerar i sin roll att ha uppsikt över och övervaka ledningens beslutsfattande. Ledningsorganet i dess ledningsfunktion Ledningsorganet när det agerar i sin roll att leda kreditinstitutet eller det finansiella institutets dagliga verksamhet.

3. Genomförande

Tillämpningsdatum

10. Dessa riktlinjer gäller från och med den 1 december 2022.

4. Riktlinjer

4.1 Rollen och ansvarsområdena för ledningsorganet inom ramverket för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och för den högre befattningshavare med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

11. Ledningsorganet bör ansvara för att godkänna kreditinstitutets eller det finansiella institutets övergripande strategi för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och för att övervaka dess genomförande. I detta syfte bör det gemensamt ha tillräckliga kunskaper, färdigheter och erfarenheter för att förstå riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism som förknippas med kreditinstitutets eller det finansiella institutets verksamhet och affärsmodell, inbegripet kunskap om det nationella rättsliga ramverket för förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism.

4.1.1 Ledningsorganets roll i dess tillsynsfunktion inom ramverket för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

12. Ledningsorganet i sin tillsynsfunktion bör ansvara för att ha uppsikt över och övervaka genomförandet av ramverket för intern styrning och intern kontroll för att säkerställa att tillämpliga krav efterlevs såvitt avser förebyggandet av penningtvätt och finansiering av terrorism.

13. I tillägg till bestämmelserna i de europeiska tillsynsmyndigheternas riktlinjer för intern styrning bör, i tillämpliga fall, ett kreditinstituts eller ett finansiellt instituts ledningsorgan i sin tillsynsfunktion a) vara informerade om resultaten av den allmänna riskbedömningen av penningtvätt och finansiering av terrorism, b) ha uppsikt över och övervaka i vilken utsträckning riktlinjerna och förfarandena för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism är lämpliga och effektiva mot bakgrund av de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som kreditinstitutet eller det finansiella institutet är exponerat för, och vid behov vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att korrigerande åtgärder vidtas, c) minst en gång om året se över verksamhetsrapporten från den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och däremellan få uppdateringar mer frekvent för verksamhet som exponerar kreditinstitutet eller det finansiella institutet för högre risker för penningtvätt och finansiering av terrorism, d) minst en gång om året bedöma hur effektivt funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism fungerar, inbegripet att i förekommande fall beakta slutsatserna från genomförda interna och/eller externa granskningar med anknytning till bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, inbegripet med avseende på lämpligheten hos de personella och tekniska resurser som tilldelats den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.

14. Ledningsorganet i sin tillsynsfunktion bör säkerställa att den ledamot i ledningsorganet som avses i avsnitt 4.1.3 eller, i tillämpliga fall, den högre befattningshavare som avses i avsnitt 4.1.4, som ansvarar för genomförandet av de lagar och andra författningar som är nödvändiga för att följa direktiv (EU) 2015/849 a) har de kunskaper, färdigheter och erfarenheter som krävs för att identifiera, bedöma och hantera de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som kreditinstitutet eller det finansiella institutet är exponerat för, och för att genomföra riktlinjer, kontroller och förfaranden för bekämpandet av penningtvätt och finansiering av terrorism, b) har en god förståelse för kreditinstitutets eller det finansiella institutets affärsmodell och den sektor där det är verksamt och i vilken utsträckning denna affärsmodell exponerar kreditinstitutet eller det finansiella institutet för risker för penningtvätt och finansiering av terrorism, c) med nödvändig skyndsamhet informeras om beslut som kan påverka de risker som kreditinstitutet eller det finansiella institutet är exponerat för.

15. Ledningsorganet i sin tillsynsfunktion bör ha tillgång till och beakta uppgifter och information som är tillräckligt detaljerad och av tillräckligt hög kvalitet för att organet ska kunna fullgöra sina åligganden avseende bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på ett effektivt sätt. Ledningsorganet i sin tillsynsfunktion bör åtminstone i god tid ha direkt tillgång till verksamhetsrapporten från den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, internrevisionsfunktionens rapport, externa revisorers resultat och iakttagelser i tillämpliga fall, samt den behöriga myndighetens slutsatser, relevant kommunikation med finansunderrättelseenheten och de tillsynsåtgärder eller sanktioner som ålagts.

4.1.2 Ledningsorganets roll i dess ledningsfunktion inom ramverket för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

16. När det gäller interna riktlinjer, kontroller och förfaranden som avses i artiklarna 8.3 och 8.4 i direktiv (EU) 2015/849 bör ett kreditinstituts eller ett finansiellt instituts ledningsorgan i sin ledningsfunktion a) genomföra den lämpliga och effektiva organisatoriska och operativa struktur som krävs för att följa den strategi för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som antagits av ledningsorganet, med särskilt fokus på adekvat auktoritet och lämplighet hos de personella och tekniska resurser som tilldelats den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, inbegripet behovet av en särskild enhet för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som ska bistå den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, b) säkerställa genomförandet av interna riktlinjer och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, c) minst en gång per år se över verksamhetsrapporten från den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, d) säkerställa adekvat, skyndsam och tillräckligt detaljerad rapportering om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism till den behöriga myndigheten, e) om operativa funktioner hos den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism utkontrakteras, säkerställa efterlevnaden av de europeiska tillsynsmyndigheternas riktlinjer om utkontraktering och de europeiska tillsynsmyndigheternas riktlinjer för intern styrning , i tillämpliga fall, och få regelbunden rapportering från tjänsteleverantören till ledningsorganet.

4.1.3 Identifiering av den ledamot i ledningsorganet som ansvarar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

17. Den ledamot i ledningsorganet som ska identifieras i enlighet med artikel 46.4 i direktiv (EU) 2015/849 bör i synnerhet ha tillräckliga kunskaper, färdigheter och erfarenheter när det gäller risker för penningtvätt och finansiering av terrorism och genomförandet av riktlinjer, kontroller och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, med en god förståelse för kreditinstitutets eller det finansiella institutets affärsmodell och den sektor inom vilken kreditinstitutet eller det finansiella institutet är verksamt.

18. Den ledamot i ledningsorganet som avses i artikel 46.4 i direktiv (EU) 2015/849 bör avsätta tillräckligt med tid och ha tillräckliga resurser för att kunna utföra sina uppgifter i fråga om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på ett effektivt sätt. Han eller hon bör rapportera utförligt om sina uppgifter såsom de omnämns i avsnitt 4.1.5 och regelbundet, vid behov och utan onödigt dröjsmål, informera ledningsorganet i dess tillsynsfunktion.

4.1.4 Identifiering av en högre befattningshavare med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism om inget ledningsorgan har inrättats

19. Om det inte finns något ledningsorgan bör kreditinstitutet eller det finansiella institutet utse en högre befattningshavare som har det yttersta ansvaret för genomförandet av de lagar, förordningar och andra författningar som är nödvändiga för att följa direktiv (EU) 2015/849, och som har tillräckligt med tid, resurser och befogenheter för att kunna utföra sina uppgifter på ett effektivt sätt.

20. Den högre befattningshavare som avses i stycke 19 bör ha tillräckliga kunskaper, färdigheter och erfarenheter när det gäller risker för penningtvätt och finansiering av terrorism och genomförandet av riktlinjer, kontroller och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, med en god förståelse för kreditinstitutets eller det finansiella institutets affärsmodell och den sektor inom vilken kreditinstitutet eller det finansiella institutet är verksamt. Dessutom bör han eller hon ges tillräckligt med tid, resurser och befogenheter för att kunna utföra sina uppgifter på ett effektivt sätt.

4.1.5 Uppgifter och roll för den ledamot i ledningsorganet eller den högre befattningshavare som ansvarar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

21. Utan att det påverkar ledningsorganets övergripande och kollektiva ansvar bör kreditinstitut eller finansiella institut, när de utser en ledamot i ledningsorganet eller den högre befattningshavare som avses i punkterna 17 och 19, identifiera och beakta potentiella intressekonflikter och vidta åtgärder för att undvika eller minska dem.

22. Den ledamot i ledningsorganet, eller den högre befattningshavare som i förekommande fall har utsetts, med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör säkerställa att hela ledningsorganet, eller företagsledningen om inget ledningsorgan har inrättats, är medvetet om hur riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism påverkar företagets övergripande riskprofil. Ansvarsområdena för den ledamot i ledningsorganet, eller den högre befattningshavare som i förekommande fall har utsetts, med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, med tanke på utförandet av deras uppgifter enligt artikel 46.4 i direktiv (EU) 2015/849, och särskilt när det gäller genomförandet av riktlinjer, kontroller och förfaranden för att minska och effektivt hantera riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism enligt artikel 8 i det direktivet, bör åtminstone omfatta följande: a) Att säkerställa att riktlinjerna, förfarandena och de interna kontrollåtgärderna för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism är adekvata och proportionella, med beaktande av kreditinstitutets eller det finansiella institutets särdrag och de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som det är exponerat för. b) Att tillsammans med ledningsorganet göra en bedömning av om det vore lämpligt att utse en separat regelefterlevnadsansvarig för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på företagsledningsnivå, i enlighet med avsnitt 4.2.2. c) Att stödja ledningsorganet med att bedöma behovet av en särskild enhet för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism för att bistå den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism i utförandet av sina uppgifter, med beaktande av omfattningen och komplexiteten i kreditinstitutets eller det finansiella institutets verksamhet och dess exponering för riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism. Personalen inom denna enhet bör ha den expertis, de färdigheter och den kunskap som krävs för att bistå den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, och den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör delta i rekryteringsprocessen. d) Att säkerställa att ledningsorganet får regelbundna rapporter om den verksamhet som utförs av den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och att ledningsorganet får tillräckligt omfattande och aktuell information och uppgifter om risker för penningtvätt och finansiering av terrorism och efterlevnad av bestämmelserna om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, vilka är nödvändiga för att ledningsorganet ska kunna fullgöra den roll och de uppgifter som det anförtrotts. Sådan information bör också omfatta kreditinstitutets eller det finansiella institutets förbindelser med den nationella behöriga myndigheten och kommunikation med finansunderrättelseenheten, utan att det påverkar sekretessen för rapporter om misstänkta transaktioner, och den behöriga myndighetens eventuella slutsatser om penningtvätt och finansiering av terrorism avseende kreditinstitutet eller det finansiella institutet, inbegripet ålagda åtgärder eller sanktioner. e) Att informera ledningsorganet om allvarliga eller betydande problem och överträdelser när det gäller bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och rekommendera åtgärder för att avhjälpa dem. f) Att säkerställa att den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism i) har direkt tillgång till all information som han eller hon behöver för att utföra sina uppgifter, ii) har tillräckligt med personella och tekniska resurser och verktyg för att på ett adekvat sätt kunna utföra de uppgifter som tilldelats honom eller henne, och iii) är väl informerad om de incidenter och brister förknippade med bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som identifierats av de interna kontrollsystemen och av nationella och, när det gäller koncerner, utländska tillsynsmyndigheter.

23. Den ledamot i ledningsorganet, eller den högre befattningshavare som i förkommande fall har utsetts, med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör vara den huvudsakliga kontaktpunkten inom ledningen för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism. Dessutom bör den ledamot i ledningsorganet, eller den högre befattningshavare som i förkommande fall har utsetts, med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism säkerställa att alla farhågor som rör bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism har, vederbörligen adresseras, och i det fall detta inte är möjligt, vederbörligen övervägs av ledningsorganet i dess ledningsfunktion eller, i tillämpliga fall, av företagsledningen. Om ledningsorganet i sin ledningsfunktion eller, i tillämpliga fall, företagsledningen beslutar att inte följa rekommendationen från den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, bör de vederbörligen motivera och dokumentera sitt beslut mot bakgrund av de risker och farhågor som den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism tar upp. I händelse av en betydande incident bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism ha direkt tillgång till ledningsorganet i dess tillsynsfunktion.

4.2 Rollen och ansvarsområdena för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

4.2.1 Utnämning av den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

24. Vid beslut om huruvida den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism ska utses i enlighet med artikel 8.4 i direktiv (EU) 2015/849 bör ledningsorganet ta hänsyn till omfattningen och komplexiteten i kreditinstitutets eller det finansiella institutets verksamhet och dess riskexponering för penningtvätt och finansiering av terrorism i enlighet med de kriterier som anges i avsnitt 4.2.2.

25. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör utses på företagsledningsnivå. Han eller hon bör ha tillräckliga befogenheter att på eget initiativ föreslå alla nödvändiga eller lämpliga åtgärder för ledningsorganet i dess tillsyns- och ledningsfunktion för att säkerställa att de interna åtgärderna för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism efterlevs och är effektiva.

26. I de fall den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism utses i enlighet med artikel 8.4 i direktiv (EU) 2015/849 bör ledningsorganet bestämma om denna roll ska utövas på heltid eller om den kan utföras av en anställd eller befattningshavare utöver dennes befintliga uppgifter inom kreditinstitutet eller det finansiella institutet.

27. I de fall uppgifterna för regelefterlevnadsansvariges för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism ska anförtros en befattningshavare eller anställd som redan har andra uppgifter eller funktioner inom kreditinstitutet eller det finansiella institutet, bör ledningsorganet identifiera och beakta eventuella intressekonflikter och vidta de åtgärder som krävs för att undvika eller, om detta inte är möjligt, hantera dessa. Ledningsorganet bör säkerställa att personen i fråga kan avsätta tillräckligt med tid till rollen som regelefterlevnadsansvarig för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.

28. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör på begäran ställa sig till den behöriga myndighetens och finansunderrättelseenhetens förfogande och bör därför normalt anlitas och arbeta i det land där kreditinstitutet eller det finansiella institutet är etablerat.

29. Om det står i proportion till den risk för penningtvätt och finansiering av terrorism som kreditinstitutet eller det finansiella institutet är exponerat för och i den utsträckning detta är tillåtet enligt nationell lagstiftning kan den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism anlitas för att arbeta i en annan jurisdiktion. I sådana fall bör kreditinstitutet eller det finansiella institutet ha de system och kontroller som krävs för att säkerställa att den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism har tillgång till alla nödvändiga uppgifter och system som krävs för att han eller hon ska kunna utföra sina uppgifter och är tillgänglig för att utan dröjsmål möta den lokala finansunderrättelseenheten och den behöriga myndigheten. Kreditinstitutet eller det finansiella institutet bör också kunna visa för den relevanta behöriga myndigheten att de åtgärder som det har vidtagit i detta avseende är lämpliga och effektiva.

30. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör kunna tilldela och delegera sina uppgifter i enlighet med avsnitt 4.2.4 till andra befattningshavare och anställda som agerar under hans eller hennes ledning och tillsyn, förutsatt att det yttersta ansvaret för att dessa uppgifter faktiskt fullgörs ligger kvar hos den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.

31. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör ingå i den andra försvarslinjen och som sådan ingå i en oberoende funktion, och följande villkor bör vara uppfyllda: a) Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör vara oberoende av de affärsområden eller enheter som han eller hon kontrollerar och kan inte vara underordnad en person som har ansvar för förvaltningen av något av dessa affärsområden eller enheter. b) Kreditinstitutet eller det finansiella institutet har infört interna förfaranden för att säkerställa att den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism alltid har obegränsad och direkt tillgång till all information som är nödvändig för att han eller hon ska kunna utföra sina uppgifter. Beslutet om vilken information han eller hon behöver tillgång till i detta avseende bör fattas av den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism själv. c) I händelse av en betydande incident bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism kunna rapportera och ha direkt tillgång till ledningsorganet i dess tillsynsfunktion eller till företagsledningen om inget ledningsorgan har inrättats.

4.2.2 Proportionalitetskriterier för utnämning av en separat regelefterlevnadsansvarig för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

32. Ett kreditinstitut eller ett finansiellt institut bör utse en separat regelefterlevnadsansvarig för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, såvida det inte är en enskild näringsidkare eller har ett mycket begränsat antal anställda eller de skäl som anges i stycke 33 motiverar att ingen utses.

33. Om ledningsorganet beslutar att inte utse en separat regelefterlevnadsansvarig för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör skälen motiveras och dokumenteras och uttryckligen hänvisa till åtminstone följande kriterier: a) Arten av kreditinstitutets eller det finansiella institutets verksamhet och de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som är förenade med denna, med beaktande av dess geografiska exponering, kundbas, distributionskanaler och de produkter och tjänster det erbjuder. b) Storleken på dess verksamhet i jurisdiktionen, antalet kunder, antalet transaktioner och deras volym samt antalet anställda i heltidsekvivalenter. c) Kreditinstitutets eller det finansiella institutets juridiska form, inbegripet huruvida kreditinstitutet eller det finansiella institutet ingår i en koncern.

34. I de fall en separat regelefterlevnadsansvarig för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism inte utses bör kreditinstitutet eller det finansiella institutet organisera utförandet av uppgifterna för den regelefterlevnadsansvariges för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism (se avsnitt 4.2.4 om uppgifter och roll för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism) antingen genom den ledamot i ledningsorganet som avses i avsnitt 4.1.3 eller den högre befattningshavare som ansvarar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism enligt avsnitt 4.1.4, eller genom utkontraktering av operativa funktioner enligt avsnitt 4.2.6, eller genom en kombination av de föregående alternativen.

35. När den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism agerar för två eller flera enheter inom koncernen eller har andra uppgifter, bör kreditinstitutet eller det finansiella institutet säkerställa att det trots detta fortfarande är möjligt för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism att effektivt utföra sina uppgifter. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör verka för olika enheter endast om enheterna ingår i samma koncern. Men på grund av den särskilda karaktären hos sektorn för företag för kollektiva investeringar kan den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism betjäna flera fonder.

4.2.3 Lämplighet, kompetens och expertis

36. När det gäller den granskning av anställda som avses i artikel 8.4 a i direktiv (EU) 2015/849 bör ett kreditinstitut eller ett finansiellt institut före utnämningen bedöma om den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism har a) anseendet, ärligheten och integriteten som krävs för att han eller hon ska kunna utföra sitt uppdrag, b) lämplig kompetens och expertis när det gäller bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, inbegripet kunskap om det tillämpliga rättsliga och regulatoriska ramverket för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, och genomförandet av riktlinjer, kontroller och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, c) tillräckliga kunskaper om och förståelse för de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som är förknippade med kreditinstitutets eller det finansiella institutets affärsmodell för att kunna utföra sin funktion effektivt, d) relevant erfarenhet av identifiering, bedömning och hantering av riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism, e) tillräckligt med tid och senioritet för att kunna utföra sina uppgifter på ett effektivt, oberoende och självständigt sätt.

37. Kreditinstituten eller de finansiella instituten bör säkerställa att funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism fungerar kontinuerligt som en del av deras övergripande kontinuitetshantering. Den bör omfatta möjligheten att den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism avbryter sina uppgifter och att det finns en delegat tillgänglig med lämplig kompetens och expertis för att ta över uppgifterna för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism om han eller hon är frånvarande under en viss tid eller om integriteten hos den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism ifrågasätts.

4.2.4 Uppgifter och roll för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

38. Rollen och ansvarsområdena för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör definieras tydligt och dokumenteras.

a. Utveckling av ett ramverk för riskbedömning

39. När det gäller den identifiering och riskbedömning som avses i artikel 8.1 i direktiv (EU) 2015/849 bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism utveckla och upprätthålla ett ramverk för riskbedömning av penningtvätt och finansiering av terrorism för allmän riskbedömning och kunders riskprofiler avseende penningtvätt och finansiering av terrorism i linje med EBA:s riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism .

40. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör rapportera resultaten av den allmänna riskbedömningen och kunders riskprofiler avseende penningtvätt och finansiering av terrorism till ledningsorganet, via ledamoten i ledningsorganet, eller till den högre befattningshavare som ansvarar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, eller direkt, om han eller hon anser det nödvändigt. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör föreslå för ledningsorganet vilka åtgärder som ska vidtas för att minska dessa risker. Lanseringen av en ny produkt eller tjänst eller betydande förändringar av befintliga produkter eller tjänster, utvecklingen av en ny marknad eller inledandet av ny verksamhet bör inte påbörjas förrän tillräckliga resurser för att förstå och hantera de tillhörande riskerna finns tillgängliga och genomförs på ett effektivt sätt.

b. Utarbetande av riktlinjer och förfaranden

41. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör säkerställa att lämpliga riktlinjer och förfaranden kontinuerligt införs, uppdateras och genomförs på ett effektivt sätt. Riktlinjer och förfaranden bör stå i proportion till de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som kreditinstitutet eller det finansiella institutet har identifierat. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör åtminstone a) ange de riktlinjer och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som ska antas av kreditinstitutet eller det finansiella institutet, samt de kontroller och system som ska genomföras enligt artikel 8.4 i direktiv (EU) 2015/849, b) säkerställa att riktlinjer och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism genomförs effektivt av kreditinstitutet eller det finansiella institutet i enlighet med avsnitt d om övervakning av efterlevnaden, c) säkerställa att riktlinjer och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism ses över regelbundet och ändras eller uppdateras vid behov, d) föreslå hur man ska hantera eventuella ändringar av rättsliga eller regulatoriska krav eller av risker för penningtvätt och finansiering av terrorism samt hur man på bästa sätt kan åtgärda brister eller tillkortakommanden som identifierats genom övervakning eller tillsyn.

42. De riktlinjer, kontroller och förfaranden som avses i artikel 8.4 i direktiv (EU) 2015/849 bör åtminstone omfatta följande: a) Metoden för den allmänna riskbedömningen och kunders riskprofil avseende penningtvätt och finansiering av terrorism. b) Kundkännedom, inbegripet den som föreskrivs i EBA:s reviderade riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism , och en process för godkännande av kunder enligt vad som förklaras nedan i avsnitt c om kunder, särskilt för högriskkunder. c) Intern rapportering (analys av ovanliga transaktioner) och inlämnande av rapporter om misstänkta transaktioner till finansunderrättelseenheten. d) Registerhållning. e) Arrangemang för övervakning av efterlevnaden av bestämmelserna om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism enligt avsnitt d om övervakning av regelefterlevnaden.

c. Kunder, inklusive högriskkunder

43. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör rådfrågas innan företagsledningen fattar ett slutligt beslut om att etablera affärsförbindelser med nya högriskkunder eller upprätthålla affärsförbindelser med högriskkunder i linje med kreditinstitutets eller det finansiella institutets riskbaserade interna riktlinjer för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, och i synnerhet i situationer där företagsledningens godkännande uttryckligen krävs enligt direktiv (EU) 2015/849. Om företagsledningen beslutar att inte följa råden från den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör den vederbörligen dokumentera sitt beslut och redogöra för hur den avser att minska de risker som den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism tar upp.

d. Övervakning av regelefterlevnaden

44. Som en andra försvarslinje bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism ansvara för att övervaka huruvida de åtgärder, riktlinjer, kontroller och förfaranden som genomförs av kreditinstitutet eller det finansiella institutet uppfyller dess skyldigheter i fråga om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör också övervaka den faktiska tillämpningen av kontroller för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som tillämpas av affärsområden och interna enheter (första försvarslinjen).

45. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör säkerställa att ramverket för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism uppdateras vid behov, och under alla omständigheter när brister upptäcks, nya risker uppstår eller det rättsliga eller det regulatoriska ramverket har ändrats.

46. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör rekommendera ledningsorganet korrigerande åtgärder som ska vidtas för att avhjälpa konstaterade svagheter i kreditinstitutets eller det finansiella institutets ramverk för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, inbegripet svagheter som identifierats av behöriga myndigheter eller av interna eller externa revisorer.

e. Rapportering till ledningsorganet

47. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör ge ledningsorganet råd om vilka åtgärder som ska vidtas för att säkerställa efterlevnad av tillämpliga lagar, regler, förordningar och standarder, och bör tillhandahålla sin bedömning av de möjliga effekterna av eventuella ändringar i lagstiftningen eller regelverket för kreditinstitutets eller det finansiella institutets verksamhet och ramverket för regelefterlevnad.

48. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör uppmärksamma ledamoten i ledningsorganet eller den högre befattningshavare med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på a) de områden där genomförandet av kontroller av bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör genomföras eller förbättras, b) de lämpliga förbättringar som föreslås i förhållande till led a ovan, c) en lägesrapport om eventuella betydande åtgärdsprogram, minst en gång om året som en del av den verksamhetsrapport som avses i punkt 50 och på ad hoc-basis eller regelbundet, beroende på förbättringarna, för att tillhandahålla information om graden av exponering för riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism och de åtgärder som vidtagits eller rekommenderats för att minska och effektivt hantera dessa risker, d) huruvida de personella och tekniska resurser som avsatts för funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism är otillräckliga och bör förstärkas.

49. Kreditinstitutet eller det finansiella institutet måste vara redo att delge den behöriga myndigheten en kopia av den verksamhetsrapport som avses i punkt 50.

50. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör utarbeta en verksamhetsrapport minst en gång om året. Verksamhetsrapporten bör stå i proportion till omfattningen och arten av kreditinstitutets eller det finansiella institutets verksamhet. Verksamhetsrapporten kan vid behov baseras på information som redan skickats till de nationella behöriga myndigheterna i form av andra rapporter. Verksamhetsrapporten ska innehålla åtminstone följande information: 1) Om riskbedömningen av penningtvätt och finansiering av terrorism: a) En sammanfattning av de viktigaste resultaten av den allmänna riskbedömningen för penningtvätt och finansiering av terrorism som avses i artikel 8 i direktiv (EU) 2015/849, om en sådan uppdatering har gjorts under det senaste året, och en bekräftelse av huruvida den behöriga myndigheten krävde att den skulle lämnas in för rapporteringsåret . b) En beskrivning av eventuella ändringar förknippade med den metod som används av kreditinstitutet eller det finansiella institutet för att bedöma den enskilda kundriskprofilen, med angivande av hur en sådan förändring är anpassad till kreditinstitutets eller det finansiella institutets allmänna riskbedömning av penningtvätt och finansiering av terrorism. c) Klassificeringen av kunder efter riskkategori, inklusive antalet kundfiler per riskkategori för vilka granskning och uppdatering av kundkännedom är utestående. d) Information och statistiska uppgifter om i) antalet ovanliga transaktioner som upptäckts, ii) antalet ovanliga transaktioner som analyserats, iii) antalet rapporter om misstänkta transaktioner eller aktiviteter till finansunderrättelseenheten (uppdelat efter verksamhetsland), iv) antalet kundrelationer som kreditinstitutet eller det finansiella institutet har avbrutit på grund av farhågor rörande bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, v) antalet förfrågningar om information som mottagits från finansunderrättelseenheten, domstolar och brottsbekämpande organ. 2) Om resurser: e) En kort beskrivning av organisationsstrukturen för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och, i förekommande fall, av alla betydande ändringar som gjorts under det gångna året och av det bakomliggande resonemanget. f) En kort beskrivning av de personella och tekniska resurser som kreditinstitutet eller det finansiella institutet har avsatt till funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism. g) I tillämpliga fall, förteckningen över processer för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som utkontrakterats med en beskrivning av den tillsyn som kreditinstitutet eller det finansiella institutet utövar över dessa aktiviteter. 3) Om riktlinjer och förfaranden: h) En sammanfattning av viktiga åtgärder som vidtagits och förfaranden som antagits under året, inklusive en kort beskrivning av de rekommendationer, problem, tillkortakommanden och oegentligheter som identifierats under rapporteringsåret. i) En beskrivning av de åtgärder för övervakning av efterlevnad som vidtagits för att bedöma hur kreditinstitutets eller det finansiella institutets riktlinjer, kontroller och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism tillämpas av kreditinstitutets eller det finansiella institutets anställda, ombud, distributörer och tjänsteleverantörer, samt lämpligheten hos eventuella övervakningsverktyg som kreditinstitutet eller det finansiella institutet använder för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism. j) En beskrivning av den utbildning för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som slutförts och av utbildningsplanen för nästa år. k) En verksamhetsplan för funktionen för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism för det kommande året. l) Resultat av interna och externa granskningar som är relevanta för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och eventuella framsteg som gjorts av kreditinstitutet eller det finansiella institutet för att åtgärda dessa resultat. m) Tillsynsaktiviteter, inbegripet kommunikation med kreditinstitutet eller det finansiella institutet, som utförs av den behöriga myndigheten, inlämnade rapporter, konstaterade överträdelser och ålagda sanktioner, tillsammans med hur kreditinstitutet eller det finansiella institutet åtar sig att avhjälpa de konstaterade överträdelserna och i vilket skede korrigerande åtgärder vidtas, utan att det påverkar andra periodiska rapporter som kan krävas i händelse av tillsynsaktiviteter eller korrigerande åtgärder.

f. Rapportering av misstänkta transaktioner

51. När det gäller den regelefterlevnadsansvariges för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism skyldighet enligt artikel 33.2 i direktiv (EU) 2015/849 att vidarebefordra den information som avses i stycke 1 i den artikeln, bör han eller hon se till att andra anställda vars stöd efterfrågas vid fullgörandet av vissa aspekter av denna funktion har de färdigheter, kunskaper och den lämplighet som krävs för att bistå med denna uppgift. Vederbörlig hänsyn bör tas till känsligheten och konfidentialiteten hos den information som kan offentliggöras och till kreditinstitutets eller det finansiella institutets skyldigheter att inte offentliggöra uppgifter.

52. När den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism vidarebefordrar information till finansunderrättelseenheten i enlighet med artikel 33.2 i direktiv (EU) 2015/849 bör han eller hon se till att informationen vidarebefordras på ett effektivt sätt i ett format och på ett sätt som överensstämmer med eventuella riktlinjer som utfärdats av den nationella finansunderrättelseenheten. Som en del av sin roll enligt den bestämmelsen bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism a) förstå hur systemet för övervakning av transaktioner fungerar och hur det är utformat, inbegripet scenarier som omfattas i enlighet med de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som kreditinstitutet eller det finansiella institutet utsätts för och interna förfaranden för att hantera varningar, b) ta emot rapporter från kreditinstitutets eller det finansiella institutets anställda, ombud eller distributörer, eller rapporter som på annat sätt tagits fram av kreditinstitutets eller det finansiella institutets system, om kännedom om eller misstanke om penningtvätt eller finansiering av terrorism, eller om att en person kan ha varit, är eller kan vara kopplad till penningtvätt och finansiering av terrorism, c) säkerställa att dessa rapporter beaktas skyndsamt för att fastställa huruvida det finns kännedom om eller misstanke om att medel utgör vinning av brottslig verksamhet, inbegripet penningtvätt och finansiering av terrorism, eller huruvida en person kan ha varit, är eller kan vara kopplad till penningtvätt och finansiering av terrorism, den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör även fastställa, dokumentera och genomföra en prioriteringsprocess för interna rapporter som mottagits så att interna rapporter, särskilt vad gäller högrisksituationer behandlas med nödvändig skyndsamhet d) vid bedömningen av de mottagna rapporterna föra ett register över alla utvärderingar som gjorts samt eventuell återkoppling från finansunderrättelseenheten i efterhand för att förbättra upptäckten av framtida misstänkta transaktioner, e) säkerställa att kännedom eller misstanke om penningtvätt eller finansiering av terrorism eller om en persons koppling till penningtvätt och finansiering av terrorism rapporteras utan dröjsmål till finansunderrättelseenheten och tillsammans med rapporten lämna sådana fakta, händelser eller information och dokumentation som krävs för att belägga misstanken om eller de fall där det finns rimliga skäl att misstänka penningtvätt eller finansiering av terrorism, f) säkerställa ett skyndsamt och uttömmande svar på varje begäran om information från finansunderrättelseenheten, och g) regelbundet överväga skälen till att varningar om ovanliga aktiviteter eller transaktioner inte eskalerades som interna rapporter för att avgöra om det finns några problem som behöver åtgärdas för att säkerställa en effektiv upptäckt av misstänkt aktivitet eller misstänkta transaktioner.

53. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör säkerställa att kreditinstitutets eller det finansiella institutets interna kontroller gör det möjligt för institutet att följa alla riktlinjer som finansunderrättelseenheten tillhandahåller.

54. Kreditinstitut eller finansiella institut bör uppmärksamma sina chefer och anställda på skyldigheten att strikt följa förbudet mot att informera kunden eller tredje parter om att en analys av penningtvätt och finansiering av terrorism pågår eller kan komma att inledas och att begränsa tillgången till denna information till de personer som behöver den för att kunna utföra sina uppgifter. Även om det finns en skyldighet att inte offentliggöra uppgifter inom kreditinstitutet eller det finansiella institutet bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism fortfarande noggrant överväga till vem inom institutet information om rapporter som lämnats till finansunderrättelseenheten eller varje begäran om uppgifter som mottagits från finansunderrättelseenheten tillhandahålls. Rapporteringsförfarandet bör vara konfidentiellt och identiteten på de personer som deltar i utarbetandet och vidarebefordrandet av rapporten bör skyddas genom en integritetspolicy.

g. Utbildning och riskmedvetenhet

55. I enlighet med skyldigheten enligt artikel 46.1 i direktiv (EU) 2015/849 och i enlighet med EBA:s reviderade riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism vederbörligen informera personalen om de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som kreditinstitutet eller det finansiella institutet är exponerat för, inbegripet metoder, trender och typologier för penningtvätt och finansiering av terrorism, samt om den riskbaserade metod som kreditinstitutet eller det finansiella institutet tillämpar för att minska dessa risker. Denna information kan ta sig olika uttryck, till exempel genom företagsbrev, intranätet och möten.

56. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör övervaka utarbetandet och genomförandet av ett pågående utbildningsprogram för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism. I samarbete med kreditinstitutets eller det finansiella institutets personalavdelning bör en årlig plan för utbildning av personal dokumenteras och hänvisas till i verksamhetsrapporten till ledningsorganet i enlighet med stycke 50.

57. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör se till att all personal uppmärksammas på de interna rapporteringsförfaranden som antagits av kreditinstitutet eller det finansiella institutet.

58. Utöver generell utbildning bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism vid tillämpningen av artikel 46.1 i direktiv (EU) 2015/849 bedöma de särskilda utbildningsbehoven inom kreditinstitutet eller det finansiella institutet och se till att lämplig teoretisk och praktisk utbildning ges till personer som exponeras för olika nivåer av risker för penningtvätt och finansiering av terrorism, såsom a) personer som arbetar med regelefterlevnad under ansvaret för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, b) personer som är i kontakt med kunder eller som har i uppdrag att utföra deras transaktioner (anställda, ombud och distributörer), c) personer som ansvarar för att utveckla förfaranden eller interna verktyg som är tillämpliga på aktiviteter som kan vara känsliga för risker för penningtvätt och finansiering av terrorism.

59. Innehållet i de särskilda utbildningsprogram som tillhandahålls personer med olika nivåer av exponering för risker för penningtvätt och finansiering av terrorism bör anpassas på grundval av ett riskbaserat förhållningssätt i enlighet med EBA:s reviderade riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism .

60. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör fastställa bedömningsindikatorer för att kontrollera att den utbildning som tillhandahålls är effektiv.

61. Om kreditinstitutet eller det finansiella institutet antar ett utbildnings- och informationsprogram som utvecklats utomlands, till exempel av dess säte eller moderföretag, bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism se till att detta program anpassas till de rättsliga och lagstadgade regler som är tillämpliga på nationell nivå, samt med hänsyn till typologier avseende risker för penningtvätt och finansiering av terrorism och kreditinstitutets eller det finansiella institutets specifika verksamhet.

62. Om viss utbildningsverksamhet utkontrakteras till en tjänsteleverantör bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism säkerställa i) att tjänsteleverantören har den kunskap om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som krävs för att garantera kvaliteten på den utbildning som ska tillhandahållas, ii) att ledningsvillkoren för utkontrakteringen fastställs och respekteras och iii) att innehållet i utbildningen är anpassat till det berörda kreditinstitutets eller det finansiella institutets särdrag.

4.2.5 Förhållande mellan funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och andra funktioner

63. Både funktionen för regelefterlevnad och den oberoende funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör placeras i kreditinstitutens och de finansiella institutens andra försvarslinje.

64. Om funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism skiljer sig från den allmänna funktionen för regelefterlevnad bör kreditinstitut eller finansiella institut, utöver bestämmelserna i de europeiska tillsynsmyndigheternas riktlinjer för intern styrning av en transparent och dokumenterad beslutsprocess och en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter inom ramverket för intern kontroll, uppfylla bestämmelserna i detta avsnitt.

65. Den oberoende granskningsfunktion som avses i artikel 8.4 b i direktiv (EU) 2015/849 bör inte kombineras med funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.

66. Riskhanteringsfunktionen, i den mån kreditinstitutet eller det finansiella institutet har en riskhanteringsfunktion och, i förekommande fall, riskkommittén, bör ha tillgång till relevant information och data som behövs för att de ska kunna fullgöra sin uppgift, inbegripet information och data från relevanta interna kontrollfunktioner, såsom efterlevnad av bestämmelserna om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.

67. Ett gott samarbete för att utbyta information bör äga rum mellan riskhanteringschefen och den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör samarbeta med riskfunktionen i syfte att fastställa metoder för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som är förenliga med kreditinstitutets eller det finansiella institutets riskhanteringsstrategi.

4.2.6 Utkontraktering av operativa uppgifter för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

68. I tillägg till de europeiska tillsynsmyndigheternas riktlinjer om utkontraktering , beroende på vad som är tillämpligt, och om utkontraktering av operativa funktioner för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism är tillåten enligt nationell lagstiftning, bör kreditinstitut eller finansiella institut beakta följande huvudprinciper: a. Det yttersta ansvaret för efterlevnaden av rättsliga och regulatoriska skyldigheter, oavsett om specifika funktioner utkontrakteras eller inte, ligger hos kreditinstitutet eller det finansiella institutet. b. Kreditinstitutets eller det finansiella institutets och tjänsteleverantörens respektive rättigheter och skyldigheter bör tydligt fördelas och fastställas i ett skriftligt avtal. c. Det kreditinstitut eller det finansiella institut som förlitar sig på ett utkontrakteringsarrangemang bör förbli ansvarigt för att övervaka och hålla uppsikt över kvaliteten på den tillhandahållna tjänsten. d. Koncernintern utkontraktering bör omfattas av samma regelverk som om utkontraktering skett till en tjänsteleverantörer utanför gruppen . e. Utkontraktering av funktioner får inte leda till delegering av ledningsorganens ansvarsområden. Strategiska beslut förknippade med bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör inte utkontrakteras. Dessa beslut omfattar särskilt i. godkännandet av den allmänna riskbedömningen av penningtvätt och finansiering av terrorism. ii. beslutet om den interna organisationen av kreditinstitutets eller det finansiella institutets ramverk för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, iii. antagandet av interna riktlinjer och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, iv. godkännandet av den metod som används för att fastställa den risk för penningtvätt och finansiering av terrorism som en viss affärsförbindelse utgör och tilldelningen av riskprofilen, v. godkännande av de kriterier som kreditinstitutet eller det finansiella institutet ska använda för att upptäcka misstänkta eller ovanliga transaktioner i den löpande övervakningen och/eller rapporteringen. Kreditinstituten och de finansiella instituten förblir ytterst ansvariga för beslutet att rapportera misstänkta transaktioner till finansunderrättelseenheten, även i situationer där identifiering och/eller rapportering av misstänkta transaktioner utkontrakteras.

69. Kreditinstitut och finansiella institut bör följa utkontrakteringsprocessen, i enlighet med EBA:s riktlinjer om utkontraktering, när de utkontrakterar operativa uppgifter som lyder under ansvaret för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism till en tjänsteleverantör. Detta inbegriper identifiering och bedömning av relevanta risker med utkontrakteringsarrangemanget, motivering av beslutet att utkontraktera mot bakgrund av de mål som eftersträvas (oavsett om det syftar till att säkerställa en optimal fördelning av resurser för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism i hela koncernen eller på grundval av proportionalitetskriterierna), tillbörlig granskning av den presumtiva tjänsteleverantören och kontraktsslutande av utkontrakteringsavtalet.

70. Det kreditinstitut eller det finansiella institut som utkontrakterar uppgifter som lyder under ansvaret för funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör anförtro sin regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism följande: i) Att övervaka tjänsteleverantörens utförande för att säkerställa att utkontrakteringen på ett effektivt sätt gör det möjligt för kreditinstitutet eller det finansiella institutet att uppfylla alla sina rättsliga och regulatoriska skyldigheter i fråga om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism. ii) Att regelbundet kontrollera att tjänsteleverantören fullgör de åtaganden som följer av avtalet. I enlighet med den dokumenterade analysen bör den regelbundna kontrollen säkerställa att funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism förses med medel för att regelbundet och tillfälligt kontrollera att tjänsteleverantören uppfyller sina skyldigheter. Vad gäller kundernas data bör funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och den behöriga myndigheten ha åtkomsträttigheter till tjänsteleverantörens system/databaser. iii) Att rapportera om utkontrakteringen till ledningsorganet som en del av verksamhetsrapporten från den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism eller närhelst omständigheterna så kräver, särskilt så att nödvändiga avhjälpande åtgärder vidtas så snart som möjligt.

71. Om kreditinstitutet eller det finansiella institutet inte har några egna befattningshavare eller anställda utöver ett ledningsorgan kan det utkontraktera funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism till en tjänsteleverantör. I sådana fall bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism vara den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism hos en av tjänsteleverantörerna som har erfarenhet av eller kunskap om den typ av verksamhet eller transaktioner som utförs av kreditinstitutet eller det finansiella institutet.

72. I situationer där kreditinstitutet eller det finansiella institutet använder sig av koncernintern utkontraktering bör det särskilt vidta nödvändiga åtgärder för att identifiera och hantera eventuella intressekonflikter som kan uppstå till följd av ett sådant utkontrakteringsavtal. Moderföretaget i koncernen bör a) säkerställa att en förteckning över fall av koncernintern utkontraktering av bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism är etablerad i de berörda enheterna och regelbundet görs tillgänglig för samråd, i syfte att fastställa vilken funktion som har anknytning till vilken rättslig enhet, och b) säkerställa att koncernintern utkontraktering inte äventyrar efterlevnaden av de skyldigheter i fråga om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som åligger varje dotterföretag, filial eller annan form av etablering,

73. Utkontraktering av uppgifter i samband med bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism till tjänsteleverantörer som är etablerade i tredjeländer bör omfattas av ytterligare skyddsåtgärder för att säkerställa att utkontrakteringen, till följd av tjänsteleverantörens lokalisering, inte ökar risken för bristande efterlevnad av kraven i lagar och andra författningar eller för ett ineffektivt utförande av de utkontrakterade uppgifterna, och inte heller hindrar den behöriga myndighetens förmåga att effektivt utöva sina tillsynsbefogenheter över tjänsteleverantören.

4.3 Organisation av funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på koncernnivå

4.3.1 Allmänna bestämmelser om koncernsammanhang

74. Kreditinstitutet eller det finansiella institutet bör anpassa sitt ramverk för intern kontroll till verksamhetens särdrag, dess komplexitet och de därmed förbundna riskerna, med beaktande av koncernsammanhanget.

75. Kreditinstitutet eller det finansiella institutet bör se till att moderföretaget, om det är ett kreditinstitut eller ett finansiellt institut, har tillräckliga uppgifter och tillräcklig information och kan bedöma riskprofilen för penningtvätt och finansiering av terrorism i hela koncernen, i enlighet med EBA:s riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism .

76. Om kreditinstitutet eller det finansiella institutet är moderföretag i en koncern bör det se till att varje ledningsorgan, affärsområde och intern enhet, inklusive varje intern kontrollfunktion, har den information som krävs för att det ska kunna utföra sina uppgifter. Det bör särskilt säkerställa utbyte av lämplig information mellan affärsområdena och funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, och den allmänna funktionen för regelefterlevnad, om dessa är olika funktioner, på koncernnivå och mellan cheferna för internkontrollfunktionerna på koncernnivå och kreditinstitutets eller det finansiella institutets ledningsorgan.

4.3.2 Ledningsorganets roll när det gäller bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på koncernnivå

77. Om moderföretaget är ett kreditinstitut eller ett finansiellt institut och därmed en ansvarig enhet enligt direktiv (EU) 2015/849 bör dess ledningsorgan utföra åtminstone följande uppgifter: a) Säkerställa att koncernenheterna genomför sina egna allmänna riskbedömningar för penningtvätt och finansiering av terrorism på ett samordnat sätt och baserat på en gemensam metod, samtidigt som deras egna särdrag återspeglas, i syfte att kartlägga de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som varje koncernenhet är exponerad för, med beaktande av artikel 8.1 i direktiv (EU) 2015/849 och EBA:s reviderade riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism . b) När de informeras av medlemmar i gruppens ledningsorgan eller en högre befattningshavare med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism eller direkt av den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism i gruppen, om tillsynsaktiviteter som bedrivs av en behörig myndighet i enheter i koncernen, eller om brister som identifierats där, säkerställa att dotterföretaget eller filialen slutför avhjälpande åtgärder med nödvändig skyndsamhet och på ett effektivt sätt.

4.3.3 Organisatoriska krav på koncernnivå

78. Vid genomförandet av koncernövergripande riktlinjer och förfaranden enligt artikel 45 i direktiv (EU) 2015/849 bör motstridiga intressen, dvs. verksamhet som genererar risk för penningtvätt och finansiering av terrorism, såsom den kommersiella verksamheten, mellan ett kreditinstituts eller ett finansiellt instituts moderföretag, som är en ansvarig enhet enligt direktiv (EU) 2015/849, och ett dotterföretag eller en filial, inte äventyra efterlevnaden av kraven på bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, och bör begränsas.

79. Kreditinstitutets eller det finansiella institutets moderföretag bör a) utse en ledamot av sitt ledningsorgan eller en högre befattningshavare med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bland de högre befattningshavare på moderföretagets nivå, samt en regelefterlevnadsansvarig för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism för koncernen, b) inrätta en organisatorisk och operativ samordningsstruktur på koncernnivå med tillräckliga beslutsbefogenheter för gruppens ledning för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism för att göra denna position effektiv när det gäller att hantera och förebygga risker för penningtvätt och finansiering av terrorism, i enlighet med proportionalitetsprincipen och tillämplig nationell lagstiftning, c) godkänna koncernens interna riktlinjer och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och säkerställa att dessa är förenliga med koncernens struktur och med storleken på och egenskaperna hos de kreditinstitut eller finansiella institut som ingår i koncernen, d) inrätta interna kontrollmekanismer för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på koncernnivå, e) regelbundet utvärdera effektiviteten i riktlinjerna och förfarandena för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på koncernnivå, och f) för ett kreditinstitut eller ett finansiellt institut som driver filialer eller dotterföretag inom landet, eller i en annan medlemsstat eller i ett tredjeland, utse en regelefterlevnadsansvarig för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på koncernnivå som samordnare för att säkerställa att alla enheter i koncernen som bedriver finansiell verksamhet genomför koncernens riktlinjenivå och adekvata och lämpliga system och förfaranden för att effektivt förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism,

80. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism för koncernen bör samarbeta fullt ut med varje enhets regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.

81. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism för koncernen bör ha åtminstone följande uppgifter: a) Samordna den företagsövergripande bedömning av riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism som görs på lokal nivå av enheter i koncernen och organisera sammanställningen av resultaten för att få en god förståelse för arten, intensiteten och lokaliseringen för de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som koncernen som helhet är exponerad för. b) Utarbeta en koncerngemensam allmän riskbedömning av penningtvätt och finansiering av terrorism. I detta avseende bör koncernens moderenhet i sitt riskhanteringssystem för penningtvätt och finansiering av terrorism på koncernnivå ta hänsyn till både de enskilda riskerna för koncernens olika enheter och deras eventuella inbördes relationer som skulle kunna ha en betydande inverkan på den koncernomfattande riskexponeringen. I detta avseende bör särskild uppmärksamhet ägnas åt de risker som koncernens filialer eller dotterföretag som är etablerade i tredjeländer exponeras för, särskilt om de utgör en hög risk för penningtvätt och finansiering av terrorism. c) Fastställa standarder för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på koncernnivå och säkerställa att lokala riktlinjer och förfaranden på enhetsnivå överensstämmer med de lagar och andra regelverk för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som är tillämpliga på varje enhet i koncernen individuellt, och även är anpassade till de koncernstandarder som fastställts. d) Samordna verksamheten hos de olika lokala regelefterlevnadsansvariga för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism i gruppens operativa enheter för att säkerställa att de arbetar konsekvent. e) Övervaka att filialer och dotterbolag i tredjeländer följer EU:s bestämmelser om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, särskilt när kraven för förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism är mindre stränga än de som anges i direktiv (EU) 2015/849 . f) Fastställa riktlinjer, förfaranden och åtgärder för hela koncernen, särskilt när det gäller dataskydd och informationsutbyte inom koncernen i syfte att bekämpa penningtvätt och finansiering av terrorism, i enlighet med nationella rättsliga bestämmelser. g) Se till att koncernens enheter har lämpliga förfaranden för rapportering av misstänkta transaktioner och för korrekt utbyte av information, inbegripet information om att en rapport om misstänkta transaktioner har lämnats in (utan att det påverkar tillämpningen av nationella sekretessregler om sådana finns).

82. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism för koncernen bör utarbeta en verksamhetsrapport minst en gång per år och lägga fram den för koncernens ledningsorgan. Utöver de punkter som nämns i stycke 50 bör rapporten från koncernens regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism åtminstone innehålla följande punkter från den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism i filialer och dotterföretag: a) Konsoliderad statistik på gruppnivå, särskilt om riskexponering och misstänkta aktiviteter b) Övervakning av inneboende risker som har uppstått i ett dotterföretag eller en filial och i andra dotterföretag och filialer, och analys av effekterna av kvarstående risker. c) Tillsynsgranskningar, interna eller externa granskningar av dotterföretag eller filialer till kreditinstitutet eller det finansiella institutet, inbegripet de allvarliga svagheter som identifierats i kreditinstitutets eller det finansiella institutets riktlinjer och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism samt åtgärder eller rekommendationer för korrigerande åtgärder. d) Information om styrning och tillsyn av dotterföretag och filialer, i tillämpliga fall med särskild inriktning på dem som är belägna i högriskländer.

83. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism för ett dotterföretag eller en filial bör ha en direkt rapporteringslinje till koncernens regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.

84. Koncernen bör säkerställa att de riktlinjer och förfaranden som enheterna har infört anpassas till koncernens förfaranden och riktlinjer i den utsträckning detta är tillåtet enligt tillämplig nationell lagstiftning. På grundval av proportionalitetskriterierna bör kreditinstitut eller finansiella institut, när så är lämpligt, inrätta kommittéer (inklusive en regelefterlevnadskommitté) för ledningsorganet i dess tillsynsfunktion i enlighet med avsnitt 5 i EBA:s reviderade riktlinjer för intern styrning .