En skyldighet att informera anställda vid myndigheter under regeringen om arbetsgivaravgifter och allmän löneavgift

Promemoria

En skyldighet att informera anställda vid myndigheter under regeringen om arbetsgivaravgifter och allmän löneavgift

Finansdepartementet Avdelningen för offentlig förvaltning

Promemorians huvudsakliga innehåll

I promemorian föreslås att det ska införas en skyldighet för myndigheter under regeringen att lämna uppgifter till sina anställda om de arbetsgivaravgifter och den allmänna löneavgift som myndigheterna enligt lag är skyldiga att betala med anledning av ersättning för arbete. Skyldigheten föreslås regleras i en ny förordning som ska träda i kraft den 1 januari 2026.

1 Ärendet och dess beredning

I februari 2024 fick en sakkunnig, i det följande utredaren, i uppdrag att biträda Finansdepartementet att utreda förutsättningarna för att införa en skyldighet för myndigheter under regeringen att i samband med löneutbetalningar, t.ex. i lönespecifikationer, till arbetstagare redovisa inbetalda socialavgifter och att lämna förslag som innebär att en sådan skyldighet införs (HR2024/00378). Förslagen i denna promemoria, som har tagits fram inom Regeringskansliet, är ett led i den fortsatta beredningen av utredarens förslag.

2 Förslag till förordning om statliga myndigheters skyldighet att informera anställda om arbetsgivaravgifter och allmän löneavgift

Härigenom föreskrivs följande.

1 § Denna förordning gäller för myndigheter under regeringen och innehåller bestämmelser om att en anställd ska informeras om de arbetsgivaravgifter och den allmänna löneavgift som hänför sig till anställningen.

Förordningen är meddelad med stöd av 8 kap. 7 § regeringsformen.

2 § En myndighet ska när den enligt 34 kap. 3 a § skatteförfarandelagen (2011:1244) lämnar information till en betalningsmottagare som är anställd på myndigheten även lämna uppgifter om

1. de sammanlagda avgifter som myndigheten till följd av ersättning för arbete till den anställde är skyldig att betala enligt socialavgiftslagen (2000:980) och lagen (1994:1920) om allmän löneavgift, och

2. summan av avgifterna enligt 1 och den ersättning för arbete som myndigheten är skyldig att göra skatteavdrag för.

Denna förordning träder i kraft den 1 januari 2026.

3 De flesta anställda informeras inte om de avgifter som betalas för en anställning

3.1 Arbetsgivare ska betala avgifter för sina anställda

Socialavgifter utgörs av arbetsgivaravgifter och egenavgifter och tas ut för att finansiera de sociala trygghetssystemen, t.ex. sjuk- och föräldraförsäkringen samt den statliga ålderspensionen. Arbetsgivaravgifter betalas i första hand av arbetsgivare och egenavgifter betalas normalt av fysiska personer som bedriver aktiv näringsverksamhet, dvs. enskilda näringsidkare och fysiska personer som är delägare i handelsbolag. Regler om socialavgifter finns i socialavgiftslagen (2000:980). Arbetsgivaravgifterna är i ett principiellt hänseende försäkringsavgifter även om det faktiska försäkringsinslaget varierar mellan försäkringsslagen och det för flertalet försäkringar saknas en direkt koppling mellan avgiften och förmånen. Den inkomstgrundande ålderspensionen intar dock en särställning med en klar koppling mellan inbetalda avgifter och ålderspension. Arbetsgivaravgifterna består av sex delavgifter. Nivån på delavgifterna framgår av tabell 3.1.

Utöver socialavgifter ska, enligt lagen (1994:1920) om allmän löneavgift, även en allmän löneavgift betalas av arbetsgivare och enskilda näringsidkare samt av fysiska personer som är delägare i handelsbolag. Författningstekniskt ingår den allmänna löneavgiften varken i arbetsgivaravgifterna eller i egenavgifterna, men eftersom den debiteras i samband med och på samma underlag, som arbetsgivaravgifterna brukar den i dagligt tal ingå i begreppet socialavgifter. Den allmänna löneavgiften är dock i både rättslig och ekonomisk mening en skatt (prop. 1994/95:122 s. 18).

Den allmänna löneavgiften infördes 1995 för att finansiera de avgifter som är förenade med EU-medlemskapet och uppgick då till 1,5 procent. Med undantag för ålderspensionen bestäms arbetsgivaravgifternas delavgifter varje år genom en s.k. kalibrering där nivån sätts för att motsvara prognosen för de utgifter som avgiften ska finansiera. När kalibreringen av arbetsgivaravgifterna är klar bestäms egenavgifterna utifrån en bestämd formel. Efter kalibreringen bestäms den allmänna löneavgiften. Den allmänna löneavgiften fungerar som ett ”dragspel” och justeras för att hålla det totala avgiftsuttaget oförändrat vid förändringar i socialavgifterna (Finansdepartementets rapport Beräkningskonventioner 2025).

För inkomståret 2024 uppgår arbetsgivaravgifterna och den allmänna löneavgiften till sammanlagt 31,42 procent av avgiftsunderlaget, dvs. den ersättning som arbetsgivaren är skyldig att betala avgifter för. Den allmänna löneavgiften uppgår till 11,62 procent. Det sammanlagda avgiftsuttaget har inte förändrats sedan 2009.

Tabell 3.1 Avgiftssatser för arbetsgivaravgifter och allmän löneavgift 2024

Procent

Typ av avgift

Sjukförsäkringsavgift 3,55 Föräldraförsäkringsavgift 2,60 Ålderspensionsavgift 10,21 Efterlevandepensionsavgift 0,60 Arbetsmarknadsavgift 2,64

Källa: Skatteverket.

Utöver lagstadgade avgifter kan arbetsgivare på grund av avtal vara skyldiga att betala andra typer av avgifter till följd av ersättning för arbete. Arbetsgivare kan enligt kollektivavtal vara skyldiga att t.ex. göra avsättningar till tjänstepension och andra trygghetssystem som arbetsmarknadens parter reglerar. Enligt en prognos från Arbetsgivarverket kommer det genomsnittliga sammanlagda avgiftsuttaget enligt kollektivavtal för myndigheter under regeringen att uppgå till ca 23 procent av den utbetalda lönen 2025 (https://www.arbetsgivarverket.se/arbetsgivarguiden/avgifteroch-skatter, hämtat 2025-02-12).

3.2 Anställda ska informeras om de uppgifter som arbetsgivaren lämnar i arbetsgivardeklarationen

Den som är skyldig att göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter, t.ex. arbetsgivare, ska enligt skatteförfarandelagen (2011:1244), i det följande förkortad SFL, lämna en arbetsgivardeklaration för varje redovisningsperiod (26 kap. 3 §). En redovisningsperiod omfattar en kalendermånad. Arbetsgivardeklarationen ska bl.a. innehålla uppgift om sammanlagda skatteavdrag och arbetsgivaravgifter (26 kap. 19 § SFL). Arbetsgivardeklarationen ska också för varje betalningsmottagare innehålla uppgift om bl.a. den ersättning för arbete som utbetalaren (arbetsgivaren) är skyldig att göra skatteavdrag för, skatteavdragets belopp och den ersättning som utbetalaren är skyldig att betala arbetsgivaravgifter för (26 kap. 19 a § SFL). Arbetsgivaravgifter och skatteavdrag ska redovisas i arbetsgivardeklarationen för den månad under vilken ersättningen betalas ut. Deklarationen ska lämnas in till Skatteverket senast månaden efter redovisningsperioden och skatterna och avgifterna ska vara betalda senast den dag då deklarationen ska ha kommit in till Skatteverket. I många fall lämnas arbetsgivardeklarationer direkt från arbetsgivarens lönesystem.

Utbetalaren ska informera betalningsmottagaren om de uppgifter som har redovisats om honom eller henne i arbetsgivardeklarationen (34 kap. 3 a § SFL). En arbetsgivare är alltså skyldig att informera sina anställda om de uppgifter som lämnas i arbetsgivardeklarationen. Informationen ska

lämnas senast den dag då arbetsgivardeklarationen ska ha kommit in till Skatteverket. Informationsskyldigheten kan fullgöras genom en lönespecifikation som skickas ut i samband med löneutbetalningen, om uppgifterna i lönespecifikationen överensstämmer med de uppgifter som lämnas i arbetsgivardeklarationen (prop. 2016/17:58 s. 190).

3.3 Det finns ingen generell skyldighet för arbetsgivare att informera sina anställda om avgifterna

Det finns inte en i lag reglerad generell skyldighet för arbetsgivare att lämna lönespecifikationer till sina anställda. De flesta arbetsgivare torde dock tillhandahålla lönespecifikationer till sina anställda i samband med löneutbetalningar.

Någon skyldighet att informera de anställda om de arbetsgivaravgifter och den allmänna löneavgift som betalas med anledning av avgiftspliktig ersättning för arbete finns inte. En del arbetsgivare informerar dock i samband med löneutbetalningar till anställda, t.ex. i lönespecifikationer, om de arbetsgivaravgifter som de är skyldiga att betala till följd av ersättning för arbete.

4 En skyldighet för myndigheterna under regeringen att informera sina anställda om arbetsgivaravgifter och allmän löneavgift

Promemorians förslag: En myndighet under regeringen ska, när den lämnar information till en anställd om de uppgifter som lämnas i arbetsgivardeklarationen, även lämna uppgifter om de sammanlagda avgifter som den till följd av ersättning för arbete till den anställde är skyldig att betala enligt socialavgiftslagen och lagen om allmän löneavgift, samt summan av avgifterna och den ersättning för arbete som den är skyldig att göra skatteavdrag för.

Skälen för förslaget

Anställda vid myndigheter under regeringen bör informeras om de

avgifter som arbetsgivaren ska betala enligt lag

Att skattesystemet är transparent är viktigt såväl ur ett demokratiskt perspektiv som för systemets legitimitet. De skatter och avgifter som en arbetsgivare betalar för en anställd bör redovisas på ett samlat, tydligt och öppet sätt. I dag är det endast ett fåtal statliga arbetsgivare som informerar sina anställda om storleken på de socialavgifter som tas ut på ersättningen till den anställde. Att arbetsgivare informerar sina anställda om avgifterna kan leda till att de anställda får en ökad förståelse för hur mycket avgifterna 7

uppgår till och tydliggöra skillnaden mellan vad arbetsgivaren betalar för en månads arbetsinsats och vad en anställd får utbetalt i lön. För att tydliggöra den kostnad för socialavgifter som en arbetsgivare har på grund av ersättning till anställda bör de anställda få information om avgifterna i samband med löneutbetalningar. Myndigheterna under regeringen är arbetsgivare för knappt 290 000 anställda och kan föregå med gott exempel för andra offentliga och privata arbetsgivare.

Utöver de avgifter som arbetsgivaren ska betala enligt socialavgiftslagen och lagen om allmän löneavgift förekommer det även att kollektivavtal innehåller bestämmelser som innebär en skyldighet för arbetsgivare att betala andra typer av avgifter till följd av en anställning (se avsnitt 3.1). Uttaget av avgifter av detta slag och hur dessa bör redovisas är en fråga som arbetsmarknadens parter förfogar över. Avgifter som arbetsgivaren ska betala enligt kollektivavtal bör därför inte omfattas av informationsskyldigheten.

Mot denna bakgrund bör det införas en skyldighet för myndigheterna under regeringen att informera sina anställda om de avgifter som de till följd av ersättning för arbete till anställda är skyldiga att betala enligt socialavgiftslagen och lagen om allmän löneavgift. Regleringen bör införas i en ny förordning, benämnd förordningen om statliga myndigheters skyldighet att informera anställda om arbetsgivaravgifter och allmän löneavgift.

Uppgifterna bör lämnas vid samma tidpunkt som information om uppgifter i arbetsgivardeklarationen

De flesta arbetsgivare informerar sina anställda om de uppgifter som lämnas om den anställde i arbetsgivardeklarationen i lönespecifikationer i samband med löneutbetalningen. Ofta lämnas lönespecifikationen i digital form. Arbetsgivare bör lämpligen informera om avgifterna och den allmänna löneavgiften vid samma tidpunkt. En myndighet bör därför vara skyldig att lämna uppgifterna på individnivå till den anställde när den lämnar information enligt 34 kap. 3 a § SFL om de uppgifter om individen som lämnas i arbetsgivardeklarationen.

Information bör lämnas om avgifterna och summan av avgifterna och

ersättning för arbete

En redovisning av belopp för varje delavgift som arbetsgivaren är skyldig att betala enligt socialavgiftslagen framstår inte som motiverad och riskerar att bli svåröverskådlig. Den administrativa bördan för arbetsgivarna bör vidare så långt som möjligt minimeras. Informationsskyldigheten bör därför utformas på så sätt att en myndighet ska informera den anställde om de sammanlagda avgifter som den till följd av ersättning för arbete till den anställde är skyldig att betala enligt socialavgiftslagen och lagen om allmän löneavgift, samt summan av avgifterna och ersättningen för arbete som myndigheten är skyldig att göra skatteavdrag för.

5 Ikraftträdande

Promemorians förslag: De nya reglerna ska träda i kraft den 1 januari 2026.

Skälet för förslaget: Myndigheterna bör ges tid att se över behovet av att, samt i förekommande fall, genomföra ändringar i sina lönesystem för att ha förutsättningar att redovisa de aktuella uppgifterna till sina anställda. Myndigheterna behöver vidare ha förutsättningar att informera sina anställda om vad de nya reglerna innebär. Mot denna bakgrund bör förordningen träda i kraft den 1 januari 2026.

6 Konsekvenser

Promemorians bedömning: Förslaget innebär ett visst administrativt merarbete för myndigheterna. Förslaget kan även innebära kostnader för systemutveckling för en del myndigheter. Kostnaderna bör dock vara begränsade och av engångskaraktär, och bör hanteras inom befintliga anslagsramar.

Förslaget bedöms kunna leda till att anställda vid myndigheter under regeringen får en ökad förståelse för hur mycket avgifterna uppgår till.

Förslaget bedöms inte medföra några konsekvenser för kommuner och regioner, privata arbetsgivare, den lokala demokratin, enskilda, företag eller det brottsförebyggande arbetet. Förslaget bedöms vidare vara förenligt med EU-rätten.

Skälen för bedömningen

Information har inhämtats från ett urval av myndigheter

Av de statligt anställda är knappt 290 000 anställda vid myndigheter under regeringen. Statens servicecenter (SSC) har till uppgift att efter överenskommelse med myndigheterna tillhandahålla tjänster som gäller administrativt stöd åt myndigheterna, såsom lönerelaterade tjänster. Den 1 oktober 2024 var 144 myndigheter under regeringen (sammanlagt ca 47 procent av de statligt anställda) anslutna till SSC:s lönerelaterade tjänster. För att få en närmare bild av de rättsliga, tekniska och administrativa förutsättningarna för myndigheter under regeringen att informera sina anställda om arbetsgivaravgifter och allmän löneavgift har information hämtats in genom förfrågningar till SSC och ett urval av andra myndigheter under regeringen som inte är anslutna till SSC:s lönerelaterade tjänster. De senare myndigheterna är Polismyndigheten, Försvarsmakten, Kriminalvården, Trafikverket, Uppsala universitet, Domstolsverket, Tullverket, Ekobrottsmyndigheten, Länsstyrelsen i Kronobergs län, Myndigheten för ung-

doms- och civilsamhällesfrågor och Första AP-fonden. Myndigheterna har sammanlagt ca 110 000 anställda.

Konsekvenser för myndigheter under regeringen

Av de myndigheter som svarat på förfrågan är det endast Första AP-fonden som i nuläget månatligen informerar sina anställda om socialavgifter. De uppgifter som ska redovisas är dock tillgängliga för myndigheterna. Flera myndigheter, bl.a. Uppsala universitet, Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor och Tullverket, har genom lönesystemen förutsättningar att lämna uppgifterna till sina anställda.

För att det ska vara möjligt att informera om uppgifterna kan det dock för många myndigheter krävas att ändringar genomförs i de lönesystem som används av myndigheterna. I de flesta fall torde anställda informeras om de uppgifter som lämnas i arbetsgivardeklarationen i lönespecifikationer. Samtliga de myndigheter som har svarat på förfrågan lämnar lönespecifikationer till sina anställda i samband med löneutbetalningar. SSC tillhandahåller lönespecifikationer för sina kundmyndigheters räkning i digital form via digital brevlåda och lönesystem. Myndigheter som inte är anslutna till SSC:s tjänster tillhandahåller lönespecifikationer på olika sätt, t.ex. genom postutskick, via en digital brevlåda, ett lönesystem eller en bank. De flesta av SSC:s kundmyndigheter använder lönesystemet Primula. Ett tiotal, framför allt större myndigheter, använder systemet Heroma, medan systemen Pol och Palasso endast används av sammanlagt fem kundmyndigheter.

Förutsättningarna att redovisa uppgifterna varierar alltså mellan myndigheter. Ändringar i lönesystem behöver ske i dialog med samt genomföras av systemleverantörerna och tidsåtgången för åtgärderna är därför svårbedömd. Tiden för att genomföra nödvändiga åtgärder uppskattas i vart fall till flera månader. Genomförandet av åtgärderna kan komma att påverka genomförandet av eventuell annan systemutveckling som pågår eller planeras av myndigheter.

För åtminstone de flesta myndigheter som är anslutna till SSC:s lönerelaterade tjänster samt Domstolsverket, kan ändringar enligt avtalen med systemleverantörerna till följd av författningskrav göras utan kostnad för myndigheterna. För de myndigheter som är anslutna till SSC:s tjänster och använder systemet Palasso följer av avtal med systemleverantören att SSC och leverantören delar på utvecklingskostnaderna. Systemet håller dock på att fasas ut och SSC planerar för att de berörda kundmyndigheterna, med undantag för utlandsmyndigheterna, ska ha övergått till andra system senast under hösten 2025. Även systemet POL håller på att fasas ut och avsikten är att kundmyndigheterna som använder det systemet ska ha övergått till andra system 2027. Det följer av nuvarande avtal med leverantören av systemet POL att ändringar till följd av författningskrav kan göras utan kostnad för myndigheterna. En del av de myndigheter som inte är anslutna till SSC har uppgett att de först efter dialog med systemleverantören kan konstatera om en systemutveckling kommer innebära en kostnad för myndigheten.

De berörda myndigheterna kan vidare behöva genomföra informationsinsatser till sina anställda om innebörden av de nya reglerna.

Sammanfattningsvis bedöms förslaget innebära visst administrativt merarbete för myndigheterna. Det kan vidare inte uteslutas att förslaget kan medföra kostnader för systemutveckling för en del myndigheter. Kostnaderna bedöms dock vara begränsade och av engångskaraktär samt bör hanteras inom befintliga anslagsramar.

Konsekvenser för arbetstagare vid myndigheter under regeringen Införandet av informationsskyldigheten bedöms kunna leda till att anställda får en ökad förståelse för hur mycket socialavgifterna uppgår till och tydliggöra skillnaden mellan vad arbetsgivaren betalar för en månads arbetsinsats och vad den anställde får utbetalt i lön.

Övriga konsekvenser

Förslaget bedöms inte medföra några konsekvenser för kommuner och regioner, privata arbetsgivare, den lokala demokratin, enskilda, företag eller det brottsförebyggande arbetet. Förslaget bedöms vidare vara förenligt med EU-rätten.